Rancangan Bangun Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Client Server (studi kasus di bidang Kearsipan Badan Informasi dan Komunikasi PEMDA kota Bekasi)

INFORMASI DAN KOMUNIKASI PEMDA KOTA BEKASI )

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

ENDANG SOBALI

10104072

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

RANCANG BANGUN SISTEM PENGARSIPAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS CLIENT SERVER

( STUDI KASUS DI BIDANG KEARSIPAN BADAN

INFORMASI DAN KOMUNIKASI PEMDA KOTA BEKASI )

ENDANG SOBALI

10104072

Pembimbing I

Tati Harihayati M.,S.T.,M.T NIP. 41277006006

Menyetujui,

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Mira Kania Sabarnia, S.Si.,M.T. NIP. 41277006008

RANCANG BANGUN SISTEM PENGARSIPAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS CLIENT SERVER

( STUDI KASUS DI BIDANG KEARSIPAN BADAN

INFORMASI DAN KOMUNIKASI PEMDA KOTA BEKASI )

ENDANG SOBALI

10104072

Penguji I Penguji II

Khusnul Novianingsih, M.Si Tati Harihayati M.,S.T.,M.T NIP. 412770.060013 NIP. 41277006006

Penguji III

Dian Dharmayanti, S.T NIP. 41277006005

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Endang Sobali

Nim : 10104072

Judul Tugas Akhir : Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan

Surat Keluar Berbasis Client Server (Studi Kasus pada Bidang Kearsipan Badan Informasi Dan Komunikasi Pemda Kota Bekasi

Menyatakan bahwa saya tidak melakukan tindakan meniru, menyalin atau menjiplak tugas akhir/karya ilmiah yang telah ada. Apabila saya terbukti melakukan kegiatan tersebut, maka saya bersedia untuk menerima sanksi yang diberikan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dan berlaku di jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

Mengetahui, Yang memberi pertanyaan

Hai orang-orang beriman apabila kamu dikatakan kepadamu: "Berlapang-lapanglah dalam majlis", Maka lapangkanlah niscaya Allah akan memberi

kelapangan untukmu. dan apabila dikatakan: "Berdirilah kamu", Maka berdirilah, niscaya Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman di antaramu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat. dan

Allah Maha mengetahui apa yang kamu kerjakan.(Al-Mujadillah 58:11)

Tugas Akhir ini ku Persembahkan Untuk Orang-Orang Tersayang:

Mama dan Papah ku dan Keluarga Besar ku

MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS CLIENT SERVER

( STUDI KASUS DI BIDANG KEARSIPAN BADAN

INFORMASI DAN KOMUNIKASI PEMDA KOTA BEKASI )

Oleh

ENDANG SOBALI

10104072

Rancang bangun sistem pengolahan arsip ini dibangun untuk mempermudah proses kerja dalam pengelolaan arsip Surat masuk dan surat keluar khususnya dalam bidang kearsipan di Pemda Kota Bekasi yang dimaksudkan untuk lebih mengefisiensikan pengolahan data secara komputerisasi untuk menunjang pelaksanaan teknis dalam melaksanakan pengolahan data surat yang lebih akurat, efektif dan efisien. Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran, pertanyaan, dan sebagainya. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal.

Perancangan sistem yang digunakan dengan metode Waterfall/Classic Life

Cycle, alat yang digunakan untuk merancang sistem berupa Flow Map (Bagan

Alir Dokumen), Contex Diagram (Diagram Konteks), DFD (Data Flow

Diagram), dan teknik pengumpulan data dengan menggunakan metode penelitian

dengan cara observasi, wawancara dan studi pustaka. Tools yang digunakan

adalah Borland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dalam perancangan interface dan

MySQL Server 5.0 sebagai DBMS.

Hasil Pengujian alpha dari aplikasi ini adalah sistem yang dibangun secara fungsional sudah dapat menghasilkan output seperti yang diharapkan, dan hasil dari pengujian betha dari aplikasi ini tampilan dari program Rancang bangun sistem pengelolaan arsip yang dibangun sudah memenuhi kebutuhan, proses data masukan sudah memenuhi kebutuhan dan laporan yang dihasilkan sudah memenuhi kebutuhan.

Kata kunci : Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat keluar, Sistem Informasi, Analisis, Perancangan, Basis Data, Pengarsipan.

INCOMING LETTER AND OUTWARD LETTER

BASE ON CLIENT SERVER

(CASE STUDY AT INFORMATION AND COMUNICATION

PEMDA CITY BEKASI)

By

ENDANG SOBALI

10104072

Design to build system archives builded to water down process in management of archives, Incoming Letter, and the outward letter specially in the field in archive Pemda City Bekasi. meant to be more letter data processing efficiency that is in computerization to executing letter data processing which more accurate, efficient and effective. Letter is equipment or medium to submit statement or information in writing from the side of one to other party. The information cans be in the form of notification, statement, request, report, expostulation, idea, question, etcetera. Letter often applied by company or organisation because letter stands as a means of memory and as component of documentation for every process either internal and also eksternal.

Scheme of system applied with method Waterfall/Classic Life Cycle, equipment applied to design system in the form of Flow Map ( Documents Flow Chart), Contex Diagram ( Context Diagrams), DFD ( Data Flow Diagram), and data collecting technique by using research method by the way of observation, interview and book study. Tools applied is Borland Delphi 7.0 as application in scheme of interface and MySQLServer 5.0 as DBMS.

The results of alpha testing from this aplication is the system that is built functionally able to deliver the output as expected. And for this betha testing result from the system aplication is the layout of the programs about design to develop build system of archives management are appropriated with its function, process input data have fulfilled requirement and the report that is delivered has been complied the request.

Keyword : system archives of Incoming Letter and archives of Outward Letter, Information system, analysis, scheme, data base, archive.

Assalamu’alikum Wr. WB

Puji Syukur ke hadirat Allah SWT, karena atas segala hidayah dan rahmat-Nya, sehingga dapat menyelesaikan penulisan laporan Tugas Akhir ini yang

berjudul ”Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat

Keluar Berbasis Client Server (Studi kasus di bidang Kearsipan badan informasi dan komunikasi Pemda kota Bekasi”) .

Penyusunan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus ditempuh dalam menyelesaikan Studi Program Strata I (S-1) Jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, karena terbatasnya ilmu dan pengalaman yang ada. Untuk itu penulis meminta maaf atas segala kekurangan dan kesalahan yang ada, serta merasa perlunya kritik dan saran dari pihak-pihak lain untuk memperluas wawasan penulis.

Suatu kebahagiaan yang sangat besar bagi penulis untuk dapat menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung, ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya dan tidak terhingga terutama kepada :

2. Ibu Tati Harihayati M.,S.T.,MT, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan, nasehat dan semangat selama penulisan tugas akhir ini berlangsung.

3. Ibu Khusnul Novianingsih M.Si selaku doesen wali dan dosen penguji

yang telah memberikan masukan dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Ibu Dian Dharmayanti, S.T selaku dosen penguji

5. Bapak Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas

Komputer Indonesia.

6. Segenap Dosen dan Staf Tata Usaha Jurusan Teknik Informatika

Universitas Komputer Indonesia.

7. Ibu Sri Wahyuni S.E Selaku Kepala Bidang Kearsipan Pemda Kota

Bekasi.

8. Teh Evi, Erna Litasari Juniati, Adhe yang selalu mensuport penulis untuk

tetap semangat dalam Menyelesaikan Tugas Akhir ini

9. Ukar Sobari, Sony Wilihardy Sahabat ku yang selalu setia membantu dan

memberikan masukan yang sangat positif.

10.Rekan-rekan seperjuang ku ( Ridwan Sutisna, Nurman Sitinjak, Wilden,

semoga benang silaturahmi tidak akan pernah putus diantara kita.

Seperti pepatah mengatakan “Tiada Gading yang Tak Retak”, maka dari

itu penulis mengakui baik laporan maupun sistem yang dibuat dalam Tugas Akhir Skripsi ini jauh dari sempurna, karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT semata. Harapan penulis, semoga Tugas Akhir Skripsi ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis pribadi, Pemda Kota Bekasi, dan bagi seluruh pembaca laporan Tugas Akhir Skripsi ini.

Wasalamu’alikum Wr. WB

Bandung, Februari 2009

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK ...i

ABSTRACT ...ii

KATA PENGANTAR...iii

DAFTAR ISI...vi

DAFTAR TABEL ...xi

DAFTAR GAMBAR...xiv

DAFTAR SIMBOL ...xix

DAFTAR LAMPIRAN ...xxii

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1 Latar Belakang ...1

1.2 Identifikasi Masalah ...3

1.3 Maksud dan Tujuan...3

1.4 Batasan Masalah ...4

1.5 Metedologi Penelitian ...5

1.5.1 Teknik Penumpulan Data...5

1.5.2 Teknik Pengembangan Sistem ...6

1.6 Sistematika Penulisan ...7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...9

2.2 Landasan Teori...13

2.2.1 Konsep Dasar sistem ...12

2.2.2 Karakteristik sistem...13

2.2.3 Klasifikasi sistem ...15

2.3 Konsep Dasar Informasi...16

2.2.1 Konsep Dasar sistem Informasi ...17

2.4 Metode Pengembangan Sisem dengan Incremental...19

2.5 Analisis Perancangan Terstruktur ...19

2.5.1 Diagram Kontek...20

2.5.2 Data Flow Diagram (DFD) ...20

2.5.3 Kamus Data...20

2.5.5 Entity Relation Diagram (ERD...21

2.6 Konsep Basis Data ...22

2.5.1 Desain Basis Data ...23

2.7 Jaringan Komputer ...20

2.6.1 Jenis-Jenis Jaringan Komputer ...24

2.6.2 Topologi Jaringan ...25

2.8 Pengertian Client Server...28

2.9.2.1 Keistimewaan MySql...32

2.10 Konsep Dasar Pengarsipan...34

2.10.1 Jenis-Jenis Arsip ...35

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...39

3.1 Analisis Sistem...35

3.1.1 Prosedur yang terlibat ...35

3.1.2 Analisis Pengkodean...45

3.1.3 Analisis Basis Data ...48

3.1.4 Kebutuhan Non fungsional ...50

3.1.4.1 Analisis Perangkat keras/hardware...50

3.1.4.2 Analisis Perangkat lunak/software...52

3.1.4.3 Analisis pengguna/brainware...53

3.1.4.4 Analisis Jaringan ...54

3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional ...55

3.1.5.1 Diagram Konteks ...56

3.1.5.2 Data Flow Diagram (DFD) ...57

3.1.5.3 Spesifikasi Proses ...66

3.2.3 Perancangan Menu...95

3.2.4 Perancangan Antar Muka...96

3.2.4.1 Perancangan Antar Muka Masukan ...96

3.2.4.2 Perancangan Antar Muka Keluaran ...105

3.2.4.3 Perancangan Antar Format Pesan ...107

3.2.4.4 Perancangan Jaringan semantik ...108

3.3 Perancangan Prosedural Dengan Menggunakan Flowchart ...110

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ...115

4.1 Implementasi ...115

4.1.1 Perangkat Keras Pembangun ...115

4.1.2 Perangkat Lunak Pembangun ...116

4.1.3 Implementasi Jaringan ...117

4.1.4 Implementasi Pengguna ...117

4.1.5 Implementasi Basis Data...117

4.1.6 Implementasi Antar Muka ...120

4.1.6.1 Tampilan Form Kepala Bidang (Admin)...121

4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian Alpha...138

4.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ...147

4.2.4 Kamus dan Hasil Pengujian Beta...149

4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ...148

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...154

5.1 Kesimpulan ...154

5.2 Saran...155

DAFTAR PUSTAKA ...156

Lampiran A Tampilan Antar Muka ...157

Lampiran B Listing Program ...173

Lampiran C Hasil Kuesioner ...200

Lampiran D Dokumen Manual dari Sistem Lama ...204

1.1Latar Belakang

Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan adalah surat.

Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya [1]. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat merupakan bukti “Hitam diatas putih”, surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal.

Unit kearsipan badan informasi dan komunikasi pemda kota Bekasi merupakan perangkat daerah yang diberi tugas dan tanggung jawab mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan menangani kearsipan pada satuan perangkat daerah. Sebagaimana tercantum pada peraturan daerah kota Bekasi nomor 06 tahun 2003 yang terdapat pada pasal 8 bagian unit kearsipan pada masing-masing satuan kerja perangkat daerah (SKPD) berkewajiban untuk melakukan pembinaan mengenai pengurusan surat, penataan, pemeliharaan dan perawatan arsip surat. Arsip surat terdiri dari dua macam, yakni surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari perusahaan atau organisasi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat). Surat keluar merupakan

surat yang dibuat oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk ditujukan atau dikirim kepada perusahaan atau organisasi pemerintahan maupun perorangan.

Masalah penanganan surat merupakan masalah utama didalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut.

Sistem yang paling praktis dan efisien dalam penanganan surat masuk dan surat keluar adalah dengan menggunakan pengagendaan sistem nomor, dengan demikian setiap surat masuk dan surat keluar baik yang intern maupun ekstern dapat dicatat dalam buku agenda. Penomoran (pengkodean) surat dilakukan dengan tujuan agar mengetahui berapa banyak surat yang sudah beredar dalam aktifitas suatu perusahaan atau organisasi.

Penelitian yang dilakukan di Pemda Kota Bekasi, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem nomor belum praktis dan efisien. Hal ini disebabkan tidak adanya aplikasi yang menunjang untuk penyimpanan arsip-arsip surat masuk dan surat keluar pada pemda kota Bekasi, sehingga surat-surat yang masuk hanya diagendakan secara manual menggunakan buku agenda yang dapat mempersulit pencarian surat masuk maupun surat keluar tersebut.

Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah yang ada saat ini adalah dibangun suatu Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar untuk memberikan kemudahan pada bagian kearsipan di Pemda Kota Bekasi.

1.2Identifikasi Masalah

Saat ini dapat diidentifikasikan masalah yang ada dibagian kearsipan di Pemda Kota Bekasi adalah sebagai berikut :

1. Surat Masuk dan Surat Keluar masih dicatat pada buku besar.

2. Sering terjadinya surat yang hilang atau rusak.

3. Kesulitan pencarian arsip yang dibutuhkan, dikarenakan lamanya waktu

yang dibutuhkan dalam mencari arsip.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah membangun sebuah Rancang Bangun Sistem pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis client server dibagian kearsipan di Pemda Kota Bekasi.

Tujuan dari dibangunannya sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini adalah :

1. Mempermudah dalam pengolahan data kearsipan seperti data masukan, pencarian data, pengubahan data dan penghapusan data.

2. Memberikan informasi yang akurat, mudah, cepat dan tepat dalam pengolahan

data yang ada dibagian kearsipan.

3. Memperkecil kemungkinan dokumen yang hilang atau rusak.

4. Meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam memasukan data, dilakukan

1.4 Batasan Masalah

Batasan masalah dari sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

a. Data masukan untuk sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar adalah

data surat masuk dan data surat keluar.

b. Proses yang terlibat dalam Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

adalah pengolahan surat masuk dan surat keluar.

c. Keluaran dari sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar adalah laporan surat masuk, laporan surat keluar dan laporan statistik surat masuk dan surat keluar.

d. Perangkat lunak yang digunakan dalan pembuatan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar adalah:

d.1. Aplikasi dibangun dengan menggunakan Borland Delphi 7.0 d.2. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP

d.3. Database menggunakan MySQL 5.0 sebagai DBMS.

d.4. Metode yang digunakan adalah metode aliran data terstruktur, dimana

tools yang digunakan adalah Entity Relationship Diagram (ERD) untuk

menggambarkan model data ( Pemodelan Basis Data ), sedangkan untuk

menggambarkan model fungsional adalah Diagram Konteks dan Data

Flow Diagram (DFD).

e. User yang terlibat dalam proses pengolahan aplikasi Sistem Pengarsipan ini,hak aksesnya dibatasi dua bagian yaitu bagian Staff Kearsipan dan bagian Kepala Bidang kearsipan.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi adalah Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau ilmu pengetahuan yang lainnya [1].

Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif analisis yaitu dengan cara mengumpulkan data, menganalisa data, membuat suatu pemecahan masalah, dan kemudian disusun untuk menarik kesimpulan mengenai masalah tesebut. Ada dua teknik dalam metedologi penelitian yaitu teknik pengumpulan data dan teknik pengembangan data.

1.5.1 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat diperoleh dari objek penelitian. Cara yang mendukung untuk memperoleh datanya adalah sebagai berikut:

a. Studi Lapangan

Studi lapangan dapat dilakukan dengan cara mengadakan penelitian langsung ke Pemda Kota Bekasi yang menjadi objek penelitian, dengan 2 cara yaitu:

1. Observasi

Observasi adalah teknik yang digunakan untuk memperoleh data informasi dengan melihat secara langsung pada bagian Pengarsipan Pemda Kota Bekasi.

2. Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung kepada staff pengarsipan dengan masalah

yang dikaji sehingga memperoleh data yang memadai untuk diteliti yang berkaitan dengan topik yang diambil. tentang surat masuk dan surat keluar. b. Studi Literatur

Studi literatur adalah pengumpulan data melalui buku-buku, dokumen, jurnal yang erat kaitannya dengan topik yang dibahas dalam judul penelitian tugas akhir.

1.5.2 Teknik Pembangun Sistem

Teknik pengembangan sistem menggunakan metode Incremental yang

sudah dikembangkan dari waterfall model, karena metode Incremental ini terdiri

dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai atau mengalami kesalahan maka dapat kembali ketahap sebelumnya.

Tahapan-tahapan yang terdapat dalam metode waterfall dapat dilihat pada gambar 1.1 sebagai berikut:

1. Requirements analysis and definition adalah mengumpulkan kebutuhan secara

lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

2. Sistem and software design adalah desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai

dikumpulkan secara lengkap.

3. Implementation and unit testing adalah desain program diterjemahkan ke

dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.

4. Integration and sistem testing adalah penyatuan unit-unit program kemudian

diuji secara keseluruhan (sistem testing).

5. Operation and maintenance adalah mengoperasikan program di

lingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.

.

Gambar 1.1 Model WaterFall [2]

1.6 SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika penulisan dibagi menjadi beberapa bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan beberapa sub bab antara lain: latar belakang , identifikasi masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, serta

sistematika penulisan, dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran tentang urutan pemahaman dalam menyajikan laporan tugas akhir ini.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menguraikan tentang tinjauan pustaka yang melandasi pembahasan dalam skripsi ini, yang mencakup pengertian dasar tentang sistem, informasi, karakteristik sistem, klasifikasi sistem, sistem kearsipan, metodologi desain sistem, basis data, metode client- server, sekilas tentang MySQL, dan bahasa pemrograman Delphi 7.0.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menguraikan tentang analisis dan perancangan sistem membahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan. Menjelaskan mengenai langkah-langkah yang digunakan dalam proses perancangan sistem meliputi diagram konteks, data flow diagram, kamus data, rancangan antar muka dan jaringan semantik.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini akan menjelaskan tentang implementasi dari sistem, pengujian sistem dari perangkat lunak yang dibuat.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian dari bab pertama hingga bab empat yang memuat semua pembahasan, yaitu inti masalah dan tanggapan dari penulis, serta saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut.

2.1Tinjauan Instansi

Badan Informasi dan Komunikasi Pemda Kota Bekasi khususnya bagian Unit Kearsipan telah dibentuk berdasarkan peraturan daerah nomor 17 Tahun 2003, tentang pembentukan badan informasi dan komunikasi pemerintahan kota bekasi (lembaran daerah tahun 2003 nomor 17 seri D). Berdasarkan peraturan walikota bekasi tentang pedoman tata kearsipan pemerintahan kota pada pasal 1:6 menetapkan tugas pokok dan fungsi bagian unit kearsipan yaitu mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan menangani kearsipan pada satuan kerja perangkat daerah.

2.1.1 Keputusan Wali Kota Bekasi tentang tugas pokok dan fungsi badan Informasi dan Komunikasi.

1.Ketentuan Umum

a. Daerah adalah kota Bekasi

b.Pemerintahan daerah adalah walikota bekasi dan perangkat daerah sebagai penyelenggara pemerintahan daerah.

c. Walikota adalah walikota bekasi

e. Unit kearsipan adalah unit kerja yang secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan menagani kearsipan pada satuan kerja perangkat daerah.

2. Penyelenggaraan Tata Kearsipan Penyelenggaraan Tata Kearsipan meliputi

a.Penciptaan naskah dinas dengan sarana tata naskah dan pengurusan,

pengendalian naskah dinas.

b.Penataan arsip dengan sarana klasifikasi

c.Penyusutan arsip dengan sarana jadwal retensi arsip

d.Pemeliharaan dan perawatan arsip.

e.Pengelolaan arsip media baru.

2.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan penjabaran tingkatan hierarki suatu organisasi atau instansi, dimana dijelaskan bagian-bagian yang terkait dalam organisasi atau instansi tersebut. Sebelum menjabarkan fungsi dan tugas bagian yang terkait dari Badan Informasi dan Komunikasi khususnya Unit Kearsipan pemda Kota Bekasi, maka akan dijelaskan terlebih dahulu pengertian dari struktur. Struktur adalah bagaimana sesuatu disusun atau dibangun.

Organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang terdiri dari beberapa sub sistem atau elemen yang saling berinteraksi langsung untuk mencapai suatu tujuan bersama. Struktur organisasi Badan Informsi dan Komunikasi adalah sebagai berikut :

1. Unsur organisasi badan terdiri dari :

a. Pimpinan adalah kepala Badan

b. Pembantu pimpinan adalah Unit TU

c. Pelaksana adalah Unit, sub bidang dan kelompok jabatan fungsional

2. Susunan organisasi badan terdiri atas

a. Kepala

b. Unit TU membawahkan

1. Sub Unit umum

2. Sub Unit Perencanaan

c. Sub Unit Umum membawahkan

1. Unit MPSI

2. Unit Kearsipan

3. Unit Humas

d. Unit MPSI membawahkan

1. Sub Unit PSI

2. Sub Unit Pengolahan Data

e. Unit Kearsipan, membawakan

1. Sub Unit Program dan Pengajaran

f. Unit Humas, membawakan

1. Sub Unit Komunikasi dan Dokumentasi 2. Sub Unit Pemberitaan dan Penyajian Data

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

2.2 Landasan Teori 2.2.1 Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) masing-masing dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Antar sistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu dan terintegrasi.

Beberapa para ahli mengemukakan pengertian sistem seperti dibawah ini:

“ Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen

atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” JOG[2].

Suatu sistem dapat mempunyai karakteristik atau sifat yang tertentu yaitu

mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary),

lingkaran luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),

keluaran (output), dan sasaran (objective).

Sedangkan menurut Susanto Azhar pengertian dari sistem itu sendiri

sebagai berikut:

“ Sistem adalah kumpulan atau group dari bagian atau komponen apapun baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertent

Secara garis besar, sistem merupakan kumpulan komponen-komponen dan elemen-elemen yang saling berkaitan atau berhubungan dan saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan secara keseluruhan demi mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah dirancang sebelum sistem tersebut dibangun.

2.2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu sebagai

berikut .JOG[2]:

a. Komponen – komponen (Components)

Komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari

sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar sistem dan memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan, juga menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environtments)

Lingkungan luar sistem (environtments) dari suatu sistem adalah apapun

diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung (interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem yang lain.

e. Masukan (input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat

berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal

(signal input).

f. Keluaran (output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna.

Pengolah (process) adalah suatu kegiatan sesuai dengan prosedur yang

dimasukkan, untuk mengubah suatu masukkan menjadi keluaran yang bermanfaat.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goals)

Sasaran (objectives) atau tujuan (goals) adalah suatu keadaan yang

diharapkan dan ingin dicapai dari suatu sistem.

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem [1]

2.2.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari berberapa sudut pandang, diantaranya

sebagai berikut JOG[2]:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai abstrak (abstract system) dan sistem

fisik (physical system).

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia melibatkan interaksi manusia

dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang

menyebutnya dengan man-machine sytem.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system)

dan sistem tak tertentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interkasi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tertentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan

sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya.

2.3 Konsep Dasar Informasi.

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan

menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya, yang

menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu

dalam pengambilan sebuah keputusan”JOG[2]. Sumber dari informasi adalah

data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata yang terjadi pada saat tertentu.

2.3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang fundamental bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari sistem informasi. Ada beberapa pendapat yang dikemukakan mengenai definisi dari sistem informasi.

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis di dalam bukunya Accounting

Informatioon Systems mendefinisikan sistem informasi sebagai:

“Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”[4].

Sedangkan menutur Jogiyanto Hartono :

“Sistem Informasi merupakan sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan

kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan

pengendalian yang ditunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting,

memproses tipe transakti rutin tertentu, memberikan sinyal kepada manajemen

penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan

yang cerdik”[2].

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi merupakan perpaduan antara manusia, alat teknologi, media, prosedure dan pengendalian yang bertujuan untuk menata jaringan komunikasi sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat.

Gambar 2.3 Kegiatan Sistem Informasi [3]

Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain :

a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan diproses.

b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas. d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Kontrol, suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.4 Metode Pengembangan Sistem dengan Incremental

Metodologi yaitu kesatuan metode-metode atau aturan-aturan pekerjaan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan. Sedangkan metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik mengerjakan sesuatu.

Secara umum tujuan pengembangan sistem informasi adalah untuk memberikan kemudahan dalam menyampaikan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktivitas serta profitabilitas organisasi.

Pengembangan sistem dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Metode pengembangan sistem menggunakan metode Incremental yang sudah

dikembangakan dari Waterfall model, karena metode Incremental ini terdiri dari

tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai atau mengalami kesalahan maka dapat kembali ke tahap sebelumnya.

2.5 Analisis Perancangan Terstruktur

Dalam tahap perancangan suatu sistem diperlukan adanya teknik-teknik penyusunan sistem untuk menganalisa dan mendokumentasikan data yang mengalir didalam sistem tersebut. Tools yang digunakan untuk memodelkan

adalah diagram kontek, data flow diagram, kamus data, normalisasi, dan Entity

Relation Diagram (ERD).

2.5.1 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Untuk menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumbernya, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan.

2.5.2 Data Flow Diagran (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram alir yang dipresentasikan

dalam bentuk lambang-lambang tertentu yang menunjukkan proses atau fungsi, aliran data, tempat penyimpanan data, dan entitas eksternal. Penggunaan DFD sangat berguna untuk mengetahui prosedur suatu program. Keuntungan yang lain

adalah mempermudah pemakai atau user yang kurang menguasai komputer, untuk

mengerti sistem yang akan dibuat.

2.5.3 Kamus Data

Kamus data adalah peralatan yang ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi karena berfungsi untuk menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran pada data flow diagram, mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, dan

menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.

Menurut Jogiyanto pengertian dari kamus data adalah sebagai berikut :

“Kamus data adalah media penyimpan dalam suatu sistem yang berisi deskripsi

objek data yang disajikan atau dihasilkan oleh sistem” JOG[5].

Kamus data digunakan sebagai katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi, dengan menggunakan kamus data seorang analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap, sehingga pemakai sistem dapat memahami mengenai input, output, dan komponen penyimpanan sistem.

2.5.4 Entity Relation Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model diagram yang

menyatakan keterhubungan suatu entity dengan entity yang lain. Atau juga dapat dikatakan sebagai sebuah teknik untuk menggambarkan informasi yang dibutuhkan dalam sistem dan hubungan antar data-data tersebut.

Secara terjemahan dalam bahasa Indonesia, Entity Relationship Diagram

adalah diagram relasi atau keterhubungan entitas. Dari model Entity Relationship

Diagram akan didapatkan data-data yang dibutuhkan sistem. Dengan begitu maka

akan didapatkan pula kejelasan aktivitas yang dilakukan dalam sistem.

Kardinalitas model data harus dapat merepresentsikan jumlah peristiwa dari objek di dalam hubungan yang diberikan. Tillmann mendefinisikan kardinalitas dari object-relationship pair dengan cara sebagai berikut: kardinalitas

merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari satu [objek] yang dapat dihubungkan ke sejumlah peristiwa dari [objek] yang lain. Dengan mempertimbangkan semua kombinasi dari ‘satu’ dan ‘banyak’, dua [objek] dapat dihubungkan sebagai:

1. Satu-ke-satu (1:1)

2. Satu-ke-banyak (1:N)

3. Banyak-ke-satu (N:1)

4. Banyak-ke-banyak (M:N)

Relasi antara dua file atau dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga

macam, antara lain : a. One to One Relationship

hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu.

b. One to Many Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak atau

dapat pula dibalik menjadi banyak lawan satu. c. Many to Many Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak.

2.6 Konsep Basis Data

Basis data adalah sebuah objek pasif atau mati yang ada karena ada yang membuat dan hanya berguna jika ada program aplikasi yang mengelola atau menggerakkannya. Program aplikasi dan basis data yang tergabung akan menghasilkan sebuah sistem. Secara umum Sistem Basis Data merupakan sistem

yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan dalam sebuah

basis data di sebuah sistem komputer dan sekumpulan program DBMS (database

management system) yang memungkinkan beberapa pemakai atau program lain

untuk mengakses dan memanipulasi file – file tersebut.

2.6.1 Desain Basis Data

Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut dengan sistem basis

data (database sistem). Sistem basis data ini adalah suatu sistem informasi yang

mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Tujuan dari desain basis data ini adalah untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi

dengan baik. Perancangan database yang digunakan adalah untuk memudahkan

dalam mengetahui file-file database yang digunakan dalam perancangan sistem,

sekaligus untuk mengetahui hubungan antara file dari database tersebut.

Beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam database adalah sebagai

1. Melakukan perubahan-perubahan data untuk menyelesaikan dan untuk pengembangan yang akan datang

2. Mengurangi redudansi data atau duplikasi data.

3.. Menyimpan seluruh data dan informasi secara terpusat. 4. Menjamin keamanan data.

2.7 Jaringan Komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama sama menggunakan hardware/software yang terhubung dengan jaringan. Tiap komputer, printer atau periferal yang terhubung dengan jaringan disebut node.

Sebuah jaringan biasanya terdiri dari 2 atau lebih komputer yang saling berhubungan diantara satu dengan yang lain, dan saling berbagi sumber daya misalnya CDROM, Printer, pertukaran file, atau memungkinkan untuk saling berkomunikasi secara elektronik. Komputer yang terhubung tersebut, dimungkinkan berhubungan dengan media kabel, saluran telepon, gelombang radio, satelit, atau sinar infra merah.

2.7.1 Jenis-Jenis Jaringan Komputer

Ada 3 jenis macam jaringan komputer yaitu: 1. Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi didalam

sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan

workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai

bersama sumberdaya (misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

2. Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN

yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.

3. Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis

yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.

2.7.2 Topologi Jaringan

Topologi adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lainnya sehingga membentuk jaringan. Cara yang saat ini banyak digunakan adalah bus, token-ring, star dan peer-to-peer network. Masing-masing topologi ini mempunyai ciri khas, dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri. 1. Topologi Bus

Pada topologi ini semua simpul (umumnya computer) dihubungkan melalui kabel yang disebut bus. Kabel yang digunakan adalah kabel koaksial. Dalam topologi bus ini memiliki kelebihan dan kekurangan yaitu :

Kelebihan topologi Bus a. Hemat kabel

b. layout kabel sederhana c. mudah dikembangkan Kekurangan topologi Bus

a. Jika kabel utama putus, maka semua komputer tidak akan saling terhubung b. Deteksi dan isolasi kesalahan sangat kecil

c. diperlukan repeater untuk jarak jauh. 2. Topologi Ring

Topologi ring mirip dengan topologi bus. Informasi dikirim oleh sebuah komputer akan dilewatkan ke media transmisi, melewati suatu komputer ke computer berikutnya. ring (sering disebut ring saja) adalah cara menghubungkan komputer sehingga berbentuk ring (lingkaran). Setiap simpul mempunyai

tingkatan yang sama. Jaringan akan disebut sebagai loop, data dikirimkan kesetiap

simpul dan setiap informasi yang diterima simpul diperiksa alamatnya apakah data itu untuknya atau bukan. Terdapat kelebihan dan kekurangan dari tipe ini yaitu:

Kelebihan topologi Ring a. Hemat kabel

Kekurangan topologi Ring a. Biaya lebih mahal 3. Topologi Star

Dalam topologi Star, tiap-tiap terminal terhubung ke konsentrator (hub/switch sentral) yang berfungsi sebagai penguat multi-port ("multi-port repeater"). Tiap terminal melakukan "broadcast" ke seluruh terminal yang terhubung ke konsentrator.

Merupakan kontrol terpusat, semua link harus melewati pusat yang menyalurkan data tersebut kesemua simpul atau client yang dipilihnya. Simpul pusat dinamakan stasium primer atau server dan lainnya dinamakan stasiun sekunder atau client server. Setelah hubungan jaringan dimulai oleh server maka setiap client server sewaktu-waktu dapat menggunakan hubungan jaringan tersebut tanpa menunggu perintah dari server. Terdapat kelebihan dan kekurangan dari tipe ini yaitu:

Kelebihan topologi Bus a. Paling fleksible

b. Pemasangan atau perubahan stasiun sangat mudah dan tidak menggangu bagian jaringan lain

c. Kontrol terpusat

d. Kemudahan deteksi dan isolasi e. Kemudahan pengelola jaringan Kekurangan topologi Bus

b. Perlu pengangan khusus

c. Kontrol terpusat (HUB) jadi elemen kritis.

2.8Pengertian Client Server

Sistem Client Server mempunyai dua komponen utama yaitu komputer client

dan komputer server. Server merupakan komputer induk yang berfungsi sebagai

penyedia layanan untuk seluruh pemakai yang melakukan pemrosesan terbanyak untuk memenuhi permintaan-permintaan dari komputer client. Komputer server juga bertindak sebagai server database yang menyimpan data. Client yaitu

Komputer atau workstation dalam suatu jaringan yang mengakses data, file,

program, atau aplikasi dari komputer server, kemudian menampilkan data pada

interface aplikasi visual pengakses database yang dimiliki komputer client. Selain

itu client juga memiliki kemampuan untuk mengubah dan menghapus data tersebut.

Sistem Client Server merupakan suatu sistem komputer yang melibatkan

proses client yang meminta sesuatu pelayanan data kepada komputer server yang meyediakan layanan data tersebut. Sehingga baik client maupun server sama– sama melakukan pekerjaan. Keberadaan kombinasi client dan server ini membuat kumpulan dari program tidak dieksekusi dalam memori yang sama namun terbagi dalam komputer client dan server.

Arsitektur client server ini merupakan model konektivitas pada jaringan

fungsi yang berbeda satu sama lain. Pada model client server terdapat terminal khusus yang dapat melayani sampai pelayanan komputasi.

2.8.1 Cara Kerja Client Server

Sebuah server biasa melayani beberapa komputer client, walaupun ada juga yang hanya melayani satu client saja. Client merupakan sebuah komputer desktop yang terhubung ke jaringan. Apabila pemakai ingin memakai informasi, bagian aplikasi client mengeluarkan permintaan yang dikirim melalui jaringan kepada server. Server kemudian menjalankan permintaan dan mengirim informasi ke komputer client.

Selain memiliki tugas sebagai back end, server juga berperan sebagai

aplikasi yang mengelola sumber daya milik bersama seperti database, printer,

atau jalur komunikasi. Sistem client atau server yaitu pusat pemrosesan data. Sedangkan proses client meliputi program-program untuk mengirimkan pesan permintaan pada server serta melakukan pengaksesan pada data seperti mengedit, menghapus atau menambah data. Beberapa kegiatan pemrosesan yang dapat

dilakukan oleh client menjadikan program pada client sebagai aplikasi front end

yang digunakan sebagai antar muka atau interface bagi pemakai untuk

berinteraksi dengan server. Selain itu client juga melayani pemakaian sumber data

lokal seperti monitor, keyboard, dan perangkat lokal yang lain.

Berdasarkan hasil penelitian dan observasi yang dilakukan di Pemda kota Bekasi, dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak pendukung yang dibutuhkan pada proses pengembangan sistem yang akan dilakukan terdiri dua jenis aplikasi.

Aplikasi yang dibutuhkan yaitu MySql yang digunakan untuk pengelolaan

database server dan Borland Delphi7 sebagai aplikasi bahasa pemrograman yang

digunakan untuk membangun aplikasi visual sebagai interface yang

menghubungkan antara database dengan aplikasi yang akan dibangun. Hal ini

dilakukan agar dapat mengembangkan aplikasi dengan sistem client dan server

pada sistem komputerisasi yang akan dibangun.

2.9.1 Bahasa Pemrograman Delphi

Borland Delphi dirilis pertama kali pada bulan Februari 1995, dan sekarang sudah mencapai perkembangan sampai dengan Delphi 8.0. Delphi merupakan bahasa pemrograman yang mudah, karena Delphi adalah bahasa

pemrograman tingkat tinggi (High level) sehingga sangat memudahkan pemakai

untuk bermain-main ditingkat ini, apalagi mereka yang malas berurusan dengan level-level yang rendah. Pemrograman Delphi sangatlah mudah, kita tinggal klik dan Drag, dan jadilah program aplikasi yang kita inginkan. .

Keunggulan Borland Delphi7, yaitu:

1. IDE (Integrated Development Environment) atau lingkungan

pengembangan aplikasi sendiri adalah satu dari beberapa keunggulan delphi, didalamnya terdapat menu – menu yang memudahkan kita untuk membuat suatu proyek program.

2. Proses Kompilasi cepat, pada saat aplikasi yang kita buat dijalankan pada Delphi, maka secara otomatis akan dibaca sebagai sebuah program, tanpa dijalankan terpisah.

3. Mudah digunakan, source kode delphi yang merupakan turunan dari pascal, sehingga tidak diperlukan suatu penyesuain lagi.

4. Bersifat multi purphase, artinya bahasa pemograman Delphi dapat digunakan untuk mengembangkan berbagai keperluan pengembangan aplikasi.

5. Banyak komponen untuk membuat aplikasi database.

6. Memberi kemudahan dalm pengkoneksian database.

2.9.2 MYSQL

MySQL adalah Relational Database Management Sistem (RDBMS) yang

didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public Lisense).

Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan, tetapi tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.

MySQL merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak

lama, yaitu SQL (Stuctur Query Language). SQL adalah sebuah konsep

pengoperasian database, terutama untuk pemilihan seleksi dan pemasukan data, yang kemungkinan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Kehandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja

optimizer dalam melakukan proses perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun

yang dilakukan oleh singel-user, kecepatan Query MySQL bisa sepuluh kali lipat

lebih cepat dari postgreSQL dan lima kali lebih cepat dibanding interbase.

2.9.2.1 Keistimewaan MySQL

Sebagai database server yang memiliki konsep modern, MySQL memiliki banyak keistimewaan. Berikut beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL yaitu :

1. Portability

MySQL dapat berjalan stabil dalam berbagai sistem operasi seperti windows, Linux, FreeBSD, Mac OSX Server, dan lain-lain.

2. Open Source

MySQL didistribusikan secara oper source, sehingga dapat digunakan

secara bebas.

3. Multiuser

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah. Hal ini memungkinkan sebuah database server

MySQL dapat diakses client secara bersamaan.

4. Performance Tuning

MySQL memiliki kecepatan yang tinggi dalam menangani Query, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL persatuan waktu.

MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed/unsigned integer, float, double, char, varchar, blob, time, timestamp, year, set, dan enum.

6. Comand and Function

MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam Query.

7. Security

MySQL memiliki lapisan sekuritas seperti level subnetmask, name host,

dan izin akses user dan dengan mperizinan yang mendetail serta password

ter-enkripsi.

8. Scalabilitas and Limit

MySQL mampu menangani database dengan skala besar, dengan jumlah record lebih dari 50 juta dan 60 juta tabel serta 5 milyar baris. Selain itu, batas indeks yang dapat ditampung mencapai 2 indeks pada setiap tabel.

9. Connectivity

MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol

TCP/IP, Unix Socet (UNIX), atau Named Pipes (NT).

10.Localisation

Deteksi pesan kesalahan pada client dengan menggunakan lebih dari 20

bahasa.

Interface terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan

menggunakan fungsi API (Aplication Programming Interface).

12.Client and Tools

Dilengkapi dengan berbagai macam tools yang dapat digunakan untuk

administrasi database, dan pada setiap tools yang akan disertakan petunjuk

online.

13.Stuctur Tabel

Struktur Tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTEK TABEL, dibanding database lainnya semacam postgreSQL ataupun Oracle.

2.10 Konsep Dasar Pengarsipan

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.

Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu

record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,

rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangung

jawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa

Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

2.10.1 Jenis-Jenis Arsip

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

1. Berdasarkan Fungsi.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. (b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan adminstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

2. Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:

1. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan

untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

2. Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai

kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

3. Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut

transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

4. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan

teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

1. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

2. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

(c ) Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum (d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara

nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. (d) Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

(f) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat

(arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

(g) Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang

terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem (system analysis) dapat didefiniskan sebagai penguraian dari

suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya[1]. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Analisis sistem ini akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisis menuju pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.

3.1.1 Prosedur Yang Terlibat

Prosedur adalah kumpulan dari proses dalam suatu sistem yang sedang terkait antara satu dengan yang lainnya untuk pencapai tujuan yang telah ditetapkan[3].

Prosedur yang ada pada Unit kearsipan Pemda Kota Bekasi saat ini dibagi menjadi 3 prosedur, yaitu prosedur pengolahan surat masuk, prosedur pembuatan surat keluar dan prosedur laporan pengolahan surat masuk dan surat keluar.

Prosedur-prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Prosedur pengolahan surat masuk

a. Pengantar memberikan surat masuk ke Staff kearsipan.

b. Staff kearsipan menerima surat masuk dari pengantar kemudian surat tersebut

diseleksi kepada siapa tujuannya, apabila surat tersebut ditujukan kepala Unit maka surat tersebut diberikan kepada kepala unit untuk dibaca, kemudian apabila surat tersebut untuk unit pengolah maka surat tersebut diberikan kepada unit pengolah untuk dikelola dan apabila bukan buat kepala unit atau unit pengolah maka surat tersebut dikembalikan lagi kepada pengirim surat.

c. Kepala unit menerima surat masuk dari staff kearsipan, kemudian surat

tersebut dibaca dan apabila surat tersebut sudah dibaca maka surat tersebut dikembalikan ke staff kearsipan.

d. Unit Pengolah menerima surat masuk dari staff kearsipan, kemudian surat

tersebut dibaca dan apabila surat tersebut sudah dibaca maka surat tersebut digandakan menjadi 2 rangkap, satu rangkap diberikan ke unit kearsipan dan satu rangkap lagi disimpan untuk dijadikan arsip

e. Staff kearsipan menerima surat masuk yang sudah dibaca oleh kepala unit dan

unit pengolah, kemudian surat tersebut dicatat oleh staff kearsipan dan disimpan kedalam laci tempat penyimpanan surat untuk dijadikan arsip.

Pengantar Staff kearsipan Unit pengolahan

A1 A2

Kepala Bidang

A 1 = Arsip surat masuk

A 2 = Arsip buku kenda masuk

keterangan

Surat masuk Surat masuk

Penyeleksian tujuan surat

Tujuan kepada unit pengolah ? Pencatatan suk surat ma li surat

Surat masuk untuk unit pengolah

surat masuk yang sudah dicatat

Buku kendali surat masuk

Surat masuk yang sudah dibaca Ya Tidak Surat masuk untuk kepala bidang

Surat masuk yang sudah dibaca

surat masuk untuk Unit Pengolah Tujuan Untuk

kepala bidang ?

Surat masuk untuk kepala

bidang

Surat masuk bukan untuk unit pengolah dan kepala

bidang

Surat masuk yang sudah digandakan

surat masuk bukan utk kepala

bidang Tidak Penyeleksian ulang tujuan surat masuk Ya Penggandaan surat masuk 2 1 Surat masuk yang sudah digandakan

A3

Arsip surat masu t pengolah

A3 = 1 k uni

2. Posedur pembuatan Surat Keluar

a. Pemohon memberikan permohonan surat keluar kepada bagian staff

Kearsipan.

b. Staff kearsipan menerima surat permohonan dari pemohon, kemudian surat

keluar diperiksa kelengkapannya, jika surat keluar tidak lengkap atau tidak sesuai surat keluar tersebut dikembalikan ke pemohon dan apabila pemohonan surat tersebut dilengkapi, maka surat permohonan tersebut diarsipkan dan staff kearsipan melakukan pembuatan surat keluar baik surat keluar yang dapat merupakan surat balasan dari surat yang masuk ataupun juga dari pemohon.

c. Setelah melakukan pembuatan surat keluar kemudian diberikan Kepala unit

untuk divalidasi atau ditandatangani

d. Kepala unit menerima surat keluar yang dibuat oleh staff kearsipan kemudian

surat tersebut ditandatangani oleh kepala unit, setelah ditandatangani surat tersebut dikembalikan lagi kepada staff kearsipan.

e. Staff kearsipan menerima surat keluar yang telah divalidasi oleh kepala unit,

kemudian surat keluar dicatat kedalam buku kendali surat keluar.

f. Surat keluar yang sudah dicatat kemudian difotocopy, surat keluar yang sudah

difotocopy aslinya diserahkan kepada pemohon dan duplikasinya disimpan kedalam laci tempat penyimpanan surat keluar untuk dijadikan arsip.

K e p a la B id a n g S ta ff K e a r s ip a n

P e m o h o n

A 4 = k e te r a n g a n

P e r m o h o n a n s u r a t k e lu a r

P e m e r ik s a a n k e le n g k a p a n

s u r a t p e r m o h o n a n

L e n g k a p ?

P e r m o h o n a n s u r a t k e lu a r y a n g s u d a h

le n g k a p P e r m o h o n a n

s u r a t k e lu a r

P e r m o h o n a n s u r a t k e lu a r y a n g t id a k

le n g k a p

P e r m o h o n a n s u r a t k e lu a r y a n g t id a k

le n g k a p

S u r a t k e lu a r

S u r a t k e lu a r y a n g s u d a h d ita n d a ta n g a n

B u k u K e n d a li s u r a t K e lu a r

S u r a t k e lu a r y a n g s u d a h d i ta n d a ta n g a n

P e n c a t a t a n s u r a t k e lu a r

S u r a t k e lu a r y a n g s u d a h

d ic a t a t

P e n g g a n d a a n s u r a t k e lu a r

S u r a t k e lu a r

Y a

T id a k

A 5

A 6

P e n a n d a ta n g a n a n s u r a t k e lu a r

A 5 =

A r s ip p e r m o h o n a n s u r a t k e lu a r A r s ip b u k u k e n d a li s u r a t k e lu a r

2 1 S u r a t k e lu a r y a n g s u d a h d ig a n d a k a n

P e m b u a t a n s u r a t k e lu a r

S u r a t k e lu a r . d o c

P e n c e t a k a n s u r a t k e lu a r

P r in t o u t S u r a t k e lu a r I n p u t s u r a t k e lu a r

P e r m o h o n a n s u r a t k e lu a r

A 4

A 6 = A r s ip s u r a t k e lu a r y a n g s u d a h d ig a n d a k a n

3. Prosedur Pelaporan

a. Staff kearsipan membuat laporan yang diambil dari data buku kendali surat

masuk dan buku kendali surat keluar.

b. Laporan- laporan diserahkan ke kepala unit untuk ditandatangani dan

disahkan

c. Laporan-laporan yang sudah ditandatangani oleh kepala unit diserahkan

kembali ke Staff kearsipan yang akan disimpan ke dalam arsip laporan.

Staff Kearsipan Kepala Bidang A2 A5 Buku kendali surat masuk Buku kendali surat keluar Laporan surat masuk Yang sudah dibuat

Laporan surat keluar Yang sudah dibuat

Laporan surat masuk Yang sudah dibuat

Laporan surat keluar Yang sudah dibuat

Pengesahan laporan Laporan surat masuk yang sudah disahkan Laporan surat keluar yang sudah

disahkan A6 A7 Laporan surat masuk yang sudah disahkan Laporan surat keluar yang sudah

disahkan

keterangan

A2 = Arsip buku kendali surat masuk A6 = Arsip laporan surat masuk

Buku kendali surat keluar

A5

A7 = Arsip laporan surat keluar A5 = Arsip buku kendali surat keluar

Buku kendali surat masuk

A2

Pembuatan laporan

Gambar 3.3 Flowmap Pelaporan

3.1.2 Analisis Pengkodean

Pengkodean berguna untuk mengklarifikasikan data, guna mempermudah dalam mengelompokan data dan memprosesnya, juga mempersingkat dalam mengidentifikasikan suatu objek, sehingga suatu kesamaan dalam

mengidentifikasikan objek dapat terhindari. Kode-kode yang digunakan pada sistem yang berjalan saat ini di Pemda Kota Bekasi adalah:

999.999.XXXXXX.

Menyatakan Singkatan nama Bidang

Menyatakan kode surat masuk Menyatakan no urut surat masuk

1. Kode Surat Masuk

Kode surat masuk yang ada di Pemda Kota Bekasi ini terdiri dari 3 digit yaitu sebagai berikut:

Format

contoh: 027.112.UPTD TK menyatakan surat masuk dengan no surat 112 dengan no kode surat 027 dari unit pelaksanaan teknik dinas pembinaan TK

2. Kode Surat Keluar

Kode surat keluar yang ada di Pemda Kota Bekasi ini terdiri dari 5 digit yaitu sebagai berikut:

Format 999.999.

Menyatakan Tahun XXXXX. MM.YYYY.

Menyatakan kode surat keluar Menyatakan no urut surat keluar

Menyatakan Bulan

Menyatakan Singkatan nama Bidang

Contoh: 400.110.Inf.mei.2008 menyatakan surat keluar dengan no surat 110 dengan no kode surat 400 dari unit infokom pada bulan mei tahun 2008

3. Kode Surat

Kode Surat adalah ciri atau tanda dari surat berupa kata tangkap yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kode Surat dipergunakan sebagai tanda pengenal surat, untuk memudahkan menelusuri kode-kode disusun indeks kaitan, indeks kaitan ini terdiri dari himpunan nama-nama masalah dan kaitannya yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun dengan mempergunakan tiga angka dasar, dilengkapi dengan kode pembantu dan singkatan nama komponen. Adapun kode surat yang sering digunakan adalah sebagai berikut :

000 : Merupakan kode surat tentang surat Umum.

100 : Merupakan kode surat tentang Surat Pemerintahan. 200 : Merupakan kode surat mengenai Politik.

300 : Merupakan kode surat tentang Surat Keamanan dan ketertiban. 400 : Merupakan kode surat mengenai Surat Kesejahteraan.

500 : Merupakan kode surat mengenai Surat Perekonomian.

600 : Merupakan kode surat tentang Surat Pekerjaan Umum Ketenagakerjaan. 700 : Merupakan kode surat tentang pengawasan.

800 : Merupakan kode surat tentang Kesekertarisan. 900 : Merupakan kode surat tentang keuangan.

3.1.3 Analisis Basis Data

Analisis basis data akan dilakukan perancangan proses yang bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem Pengarsipan yang berbasis komputer. Perancangan proses yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang sedang berjalan. Usulan perancangan yang dilakukan adalah merubah sistem pengarsipan yang masih manual menjadi sistem pengarsipan yang berbasis komputer.

Perancangan proses sistem ini meliputi Entity Relation Diagram yang berfungsi

untuk menjelaskan aliran data yang diproses sehingga dapat menghasilkan informasi yang diharapkan.

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan relasi

antar tabel dengan tujuan untuk memperjelas hubungan antar tabel penyimpanan.

Entity Relationship Diagram (ERD) terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas

dan hubungan antar entitas-entitas yang saling berhubungan. Entity Relationship

Diagram (ERD) dari Rancang bangun sistem pengarsipan surat masuk dan surat

Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pemda Kota Bekasi

Kamus data dari gambar diagram ERD dari rancang bangun sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar diatas adalah sebagai berikut:

1. SuratMasuk :{No_Suratmasuk, Tgl_aslisurat, perihal, Tgl_terimasurat, isi

2. Surat Keluar : { No_suratkeluar, Tgl_surat, perihal, tujuan, penerima, lampiran, jenis, alamat surat, sifat, nama, posisi_arsip}.

3. Pegawai : { Nip, nama, kd_unit, nama unit}.

4. User : { Nama, nip, password, jenis }.

5. Unit : { Kd_unit, nama}.

6. Klasifikasi : { Kd_klasifikasi, keterangan, posisi}.

3.1.4 Kebutuhan Non Fungsional

Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan non fungsional. Spesifikasi kebutuhan non fungsional adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem. Kebutuhan non fungsional meliputi analisis perangkat keras/hardware, analisis perangkat

lunak/software dan analisis pengguna/brainware.

3.1.4.1Analisis Perangkat Keras / Hardware

Analisis kebutuhan perangkat keras merupakan analisis terhadap kemampuan perangkat keras untuk menjalankan sistem yang akan dibangun. Perangkat keras komputer yang tersedia diruang Staff Kearsipan dan ruang kepala unit Kearsipan

Pemda Kota Bekasi saat ini masing-masing terdapat 1 unit, spesifikasi dari komputer yang ada sebagai berikut

a. Processor : kecepatan 2.0 GHz

b. Hardisk : kapasitas 40 GB

c. Memory : kapasitas 256 MB

d. Monitor : ukuran 15” resolusi 800 x 600

e. Mouse dan keyboard

Perangkat keras komputer yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang akan dibangun minimal memiliki spesifikasi sebagai berikut :

1. Komputer server diletakan pada bagian kepala kearsipan dengan

spesifikasi sebagai berikut:

a. Processor : Kecepatan (1.8 GHz)

b. Hardisk : kapasitas 40 GB

c. Memory : kapasitas 256 MB

d. Monitor : ukuran 15” resolusi 800 x 600

e. Mouse dan keyboard

2. Komputer client diletakan dibagian staff kearsipan dengan spesifikasi

sebagai berikut:

a. Processor : Kecepatan (1.8GHz)

b. Hardisk : kapasitas 40 GB

d. Monitor : ukuran 15” resolusi 800 x 600

e. Mouse dan keyboard

3. Dua buah printer diletakan pada bagian kepala unit dan bagian staff

Perangkat keras komputer yang ada saat ini memenuhi kebutuhan dalam menjalankan aplikasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang akan dibangun.

3.1.4.2Analisis Perangkat Lunak / Software

Perangkat lunak (software) yang digunakan di Pemda Kota Bekasi saat ini

adalah sebagai berikut:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP SP1

2. Aplikasi lainnya : Microsoft Office 2003

Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung aplikasi yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

1. Microsoft Windows XP SP 1

2. Microsoft Office 2003

3. Borland Delphi 7.0

4. MySQL 5.0.

Perangkat lunak yang ada saat ini telah memenuhi kebutuhan untuk menjalankan aplikasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang akan dibangun.

3.1.4.3Analisis Pengguna

Analisis kebutuhan pengguna yang dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja pengguna yang terlibat dalam sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar beserta karakteristiknya. Sistem yang sedang berjalan melibatkan dua orang pengguna, yaitu : bagian Staff kearsipan dan bagian kepala unit. Setiap pengguna yang ada pada Pemda Kota Bekasi pada umumnya sudah bisa mengoperasikan

komputer dengan Microsoft office 2003. Berikut adalah karakteristik pengguna pada

Pemda Kota Bekasi: A. Kepala Unit Kearsipan

1. Kepala Unit

Nama : Drs.Yati Rosdiawati MSi

Jabatan : Kepala Unit Kearsipan

Pendidikan : Magister Sistem Informasi

Kemampuan : Menggunakan Microsoft Office, Sistem Operasi Windows

XP dan kemampuan bahasa.

Jenis Pengguna : Administrator

B. Staff Kearsipan 1. Nama User

Jabatan : Staff Kearsipan

Pendidikan : Diploma 3

Kemampuan : Menggunakan Microsoft Office, Sistem Operasi Windows XP dan kemampuan bahasa.

Jenis Pengguna : Operator

Hasil wawancara setiap user yang ada dibagian kearsipan Pemda Kota

Bekasi ini pada umumnya sudah bisa mengoperasikan komputer, dari

wawancara yang dilakukan dan dapat disimpulkan bahwa setiap user dapat

mengoperasikan program aplikasi office 2003 seperti Microsoft Word dan

Microsoft Excel.

3.1.4.4Analisis Jaringan

Jaringan komputer pada staff kearsipan pemda kota Bekasi saat ini belum terbentuk sehingga apabila aplikasi Rancang Bangun Sistem Pengarsipan

dipergunakan maka dibutuhkan perangkat keras (hardware) tambahan untuk

menunjang berjalannya sistem ini. Adapun perangkat keras tambahan yang

dibutuhkan adalah Hub / Switch sebagai concentrator dan kabel RJ-45 sebagai

Untuk memberikan gambaran tentang struktur jaringan komputer yang akan dibangun, maka dibawah ini akan memberikan contoh struktur jaringan komputer yang diusulkan. Topologi yang digunaka adalah topologi bus.

SWITCH KABEL UTP

KABEL UTP

Ruang Ke

pala Bidang Kearsipan

Ruang Sub Bid.Peng Kearsipan

Ruang Bid. Progam dan

Pengembangan

Ruang Bagian Tata Usaha

Ruang Bid. Pemberitaan dan penyajian data

Ruang SuBag.Perencanaan

Ruang SuBag. Humas

Gambar 3. 5 Strurktur jaringan komputer yang diusulkan

3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang dilakukan pada saat implementasi sistem. Kebutuhan fungsional pada aplikasi sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar meliputi diagram konteks, data flow diagram, kamus data, dan spesifikasi proses.

Staff Kearsipan

(Operator) Kepala Bidang _(admin)

SI Pengarsipan Surat Masuk Dan

Surat Keluar

Info login invalid

Info surat masuk yang diinginkan Info surat keluar yang diinginkan Info klasifikasi

Info Unit Info User Info pegawai Info statistik surat

Laporan surat masuk yang diingnkan Laporan surat keluar yang diinginkan Data login

Data surat masuk Data surat keluar

Data login

Data surat masuk yang diinginkan Data surat keluar yang diinginkan Data klasifikasi

Data Unit Data User Data pegawai

Info login invalid Info surat masuk Info surat keluar Info statistik surat Laporan surat masuk Laporan surat keluar 3.1.5.1Diagram Konteks

Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan[1]. Gambar diagram konteks dapat dilihat pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 Diagram konteks Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

3.1.5.2Data Flow Diagram (DFD )

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan

sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file

kartu, microfiche, hard disk, tape, disket dan sebagainya). DFD merupakan alat yang

cukup populer saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

DFD Level 0 pada rancang bangun sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.7.

Berdasarkan hasil presentase diatas maka dapat disimpulkan sebanyak 2 orang atau 100 % menyatakan sangat setuju bahwa aplikasi sistem Aplikasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini mudah digunakan.

Tabel 4.26 Hasil Pengujian Pertanyaan no. 3

No Keterangan Responden Persentase %

1 Sangat Setuju 0 0

2 Setuju 2 100

3 Kurang Setuju 0 0

4 Tidak Setuju 0 0

Jumlah 2 100

Berdasarkan hasil prosentase diatas maka dapat disimpulkan sebanyak 2 orang atau 100 % menyatakan sangat setuju bahwa aplikasi sistem Aplikasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini dapat membantu dalam kegiatan pengolahan data.

Tabel 4.27 Hasil Pengujian Pertanyaan no. 4

No Keterangan Responden Persentase %

1 Sangat Setuju 0 100

2 Setuju 2 0

3 Kurang Setuju 0 0

4 Tidak Setuju 0 0

Jumlah 2 100

Berdasarkan hasil presentase diatas maka dapat disimpulkan sebanyak 2 orang atau 100 % menyatakan sangat setuju bahwa dari aplikasi sistem Aplikasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini dapat memberikan informasi yang diinginkan.

153

Tabel 4.28 Hasil Pengujian Pertanyaan no. 5

No Keterangan Responden Persentase %

1 Sangat Setuju 0 0

2 Setuju 2 0

3 Kurang Setuju 0 0

4 Tidak Setuju 0 0

Jumlah 2 100

Berdasarkan hasil prosentase diatas maka dapat disimpulkan sebanyak 2 orang atau 100 % menyatakan setuju bahwa dari waktu pengolahan aplikasi sistem Aplikasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini cepat.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem pengarsipan di Pemda Kota Bekasi, proses pengolahan data pengarsipan dapat berjalan lebih maksimal.

2. Sistem pengarsipan di Pemda Kota Bekasi mempunyai fasilitas untuk mengolah data surat masuk, pembuatan data surat keluar.

3. Program sistem pengarsipan ini memudahkan bagi petugas kearsipan dalam setiap kegiatannya.

4. Proses pencarian Arsip yang di perlukan dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat.

5. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu waterfall adalah sesuai, karena model ini menyarankan pendekatan pengembangan secara sekuen dan sistemastis untuk pengembangan perangkat lunak dimulai dilevel sistem, berlanjut ke analis, lalu perancangan, pemrograman, pengujian dan pemeliharaan.

155

5.2 Saran

Berdasarakan kesimpulan yang telah diuraikan diatas maka penulis dapat memberikan beberapa saran yang dapat membantu mengatasi beberapa kekurangan yang ada, Diantaranya:

1. Dalam proses pengolahan surat masuk dan surat keluar Perlu dibuat adanya sistem backup, agar data-data yang telah ada tersimpan dalam data history. 2. Rancang bangun sistem pengarsipan berbasis Client Server dinilai dapat

dengan mudah dipelajari, sangat mudah digunakan, dengan tampilan yang cukup menarik dan menyenangkan user.

3. Melakukan perubahan password secara berkala sehingga pengarsipan akan terjamin keamanannya sehingga isi data surat yang penting dan rahasia terjaga dari pihak yang berkepentingan.

4. Pembuatan program aplikasi rancang bangun sistem pengarsipan ini masih sederhana terutama tampilan aplikasi itu sendiri, sehingga ada baiknya dibuat tampilan yang lebih menarik dan dikembangkan lebih lanjut.

5. Aplikasi Sistem Pengarsipan ini dapat dikembangkan lebih lanjut, sehingga informasi yang disajikan dapat lebih jelas, lebih lengkap serta lebih banyak, agar dapat menjadi suatu sistem informasi yang dapat menyajikan informasi secara lengkap.

[1] Al-Bahra, Lajamudin, 2005, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta.

[2] Husni, 2004, Pemrograman Database dengan Delphi, Graha Ilmu, Yogyakarta.

[3] Irawan Budhi, 2005, Jaringan Komputer, Graha Ilmu, Yogyakarta.

[4] Kadir Abdul, 2004, Dasar Aplikasi Database MySql Delphi, Andi, Yogyakarta.

[5] Nugroho, Adi, 2004, Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, Informatika, Bandung.

[6] Pressman, Roger S, 2002, Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku I), Andi, Yogyakarta.

[7] Pressman, R.S. (2005), Software Engineering : A Practitioner’s Approach, McGrawHill, NewYork.

[8] Setiawan, Yudha C. (2004), Trik dan Tip Delphi, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

BIODATA

Nama Lengkap Endang Sobali

Tempat Tgl Lahir Karawang. 17 Mei 1985

Jenis Kelamin Laki-laki

Agama Islam

Golongan Darah O

Pekerjaan Pelajar Mahasiswa

Status Single

Jalan Jl.Syeh Quro Plawad Karawang

Kelurahan/Desa Plawad RT.05. RW.01.

Kecamatan Karawang Timur

Kabupaten Karawang

Provinsi Jawa Barat

Alamat

Kode pos 41351

No Telp Rumah (0267) 401256

No Hanphone 0856249699996

Kegemaran(Hobby) Music, olahraga

e-mail endangsobali@yahoo.co.id

Alamat di Bandung Jl.Tubagus Izmail Bawah No 27 Rt 05 Rw 01 Lebak

Gede Bandung

RIWAYAT PENDIDIKAN

TINGKAT NAMA

PENDIDIKAN JURUSAN

TAHUN

LULUS TEMPAT

SD SDN PLAWAD III - 198 KARAWANG

SLTP SLTPN 1 KARAWANG - 2001 KARAWANG

SMU SMUN 1 TELUKJAMBE IPA 2004 KARAWANG

S-1 UNIVERSITAS KOMPUTER