Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Kantor Notaris Dan PPAT Septy Kuarta Ichtiani, SH

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Disusun Oleh : HERMAN

10509789

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa hukum . Dalam pengelolaan data pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH masih dilakukan dengan mengandalkan pencarian arsip-arsip, Pada saat pencarian arsip pun administrasi harus mencari ke semua rak arsip, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama, serta dalam pengelolaan data barang banyak mengalami kesulitan. Dengan sistem yang berjalan saat ini cukup menghambat terhadap kebutuhan data yang seharusnya tersedia dengan cepat, tepat dan akurat. Adapun tujuan dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan, membuat perancangan Sistem Informasi, mengimplementasikan Sistem Informasi serta melakukan analisis dan pengujian program yang terbatas pada sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.

Adapun untuk mencapai tujuan tersebut, metode penelitian yang digunakan meliputi desain penelitian menggunakan metode deskriptif, metode pengumpulan data yang digunakan dengan wawancara dan observasi, metode pendekatan yang digunakan adalah metode pendekatan terstruktur, metode pengembangan sistemnya adalah model prototype, alat bantu analisis dan perancangan meliputi flowmap, diagram kontek, kamus data dan perancangan basis data. Adapun perangkat lunak pendukung dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH ini adalah Microsoft Visual Basic 6, SQL Server 2000, Microsoft Access 2007

Sistem Informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat mempermudah dalam memberikan informasi kepada pengguna, sehingga membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat.

ii

engaged in legal services. In a data management archiving incoming mail and outgoing mail at the Notary Office and PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH is still done by relying on search archives, search the archives At any administration should look into all shelf filing, so it takes a long time, as well as in goods data management experience any difficulties. With the current system that runs quite inhibiting to the needs of data should be available quickly, precisely and accurately. The purpose of this thesis is to know the system is running, making the design of Information Systems, Information Systems to implement and conduct analysis and testing programs are limited to the filing system of incoming mail and outgoing mail at the Notary Office and PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.

As for achieving these objectives, the research methods used include research design using descriptive methods, data collection methods used by the interviews and observations, the approach used is structured method of approach, method development system is a prototype model, tool analysis and design includes flowmap , context diagrams, data dictionary and database design. As for software support in the manufacturing information system archiving incoming and outgoing mail at the Notary Office and PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH is a Microsoft Visual Basic 6, SQL Server 2000, Microsoft Access 2007.

Information Systems archiving incoming and outgoing mail is expected to facilitate in providing information to users, thus helping achieve the maximum work and can support rapid and accurate information.

iii

Alhamdulillah puji syukur bagi Allah SWT yang telah memberikan kita nikmat Iman dan Islam. Shalawat dan Salam tetap tercurahkan kepada jungjungan kita Rasulullah SAW, kepada keluarganya dan kepada sahabaat-sahabatnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR NOTARIS DAN PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH”.

Pada kesempatan ini, perkenankan penulis menyampaikan terimakasih dan rasa hormat serta penghargaan yang setinggi-tingginya atas bantuan dan dorongan yang telah penulis dapatkan sejak melakukan penelitian sampai pembuatan laporan Skripsi ini. Adapun ucapan terimakasih penulis tujukan kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.

2. Bapak Dr. Ir. Arry Akhmad Arman, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.

3. Bapak Dadang Munandar, SE., M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Bandung.

4. Ibu Marliana Budhiningtyas, S.Si, M.Si, selaku dosen pembimbing yang banyak membantu, membimbing dan memberikan saran kepada penulis. 5. Ibu Rina Kurniawati, S.Kom, M.Kom, selaku Dosen Wali yang selalu

iv

7. Ibu Septy Kuarta Ichtiani, SH yang telah mengijinkan penulis melakukan penelitian di Kantor beliau.

8. Seluruh staff Kantor Septy Kuarta Ichtiani, SH yang banyak membantu dalam memberikan informasi.

9. Kedua Orang Tua, yang telah memberikan dukungan, do’a dan restu serta perhatiannya setiap waktu, saya ucapkan terimakasih yang tak terhingga. 10. Bapak H.Ir.Moch.Chandra S beserta keluarga yang banyak memberikan

dukungan moril maupun materil.

11. Saudara, kerabat dan kakak-kakak sepupu, serta seluruh keluarga besar penulis yang telah memberikan banyak dukungan serta doa.

12. Teman, sahabat, sekaligus adik, Doddy yang selalu tak segan memberikan dukungan, motivasi, semangat dan bantuan yang begitu besar dan berharga. 13. Teman-teman MI-Konversi Karyawan angkatan 2009 dan MI-Karyawan,

serta pihak-pihak lain yang telah membantu penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhir kata semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis selama ini mendapatkan balasan yang setimpal dari Allah SWT.

Bandung, Agustus 2011

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer. Penggunaan komputer yang umum adalah penggunaan komputer di suatu perusahaan. Fungsi dari penggunaan komputer pada suatu perusahaan pada umumnya adalah sebagai alat bantu pengolahan data, perhitungan gaji karyawan, dan lain-lain. Salah satu pertimbangan perusahaan dalam penggunaan komputer diantaranya adalah dapat tersedianya data yang dapat memberikan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Cara-cara manual mungkin masih saja dapat dipergunakan bila data yang diolah masih sedikit. Tetapi bagaimana kalau data yang diolah jumlahnya sudah ratusan, atau bahkan ribuan? Tentu saja SDM yang mengolahnya akan merasakan kejenuhan dan lama-kelamaan informasi yang dihasilkan mungkin menjadi tidak akurat lagi. Selain itu, keterlambatan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan perusahaan dan akhirnya akan mengganggu perkembangan perusahaan.

Makin lama makin dirasakan bahwa pengolahan data dengan cara manual semakin banyak menunjukkan kelemahan. Karena itu maka diperlukan suatu

pengolahan data yang lebih canggih dengan menggunakan komputer. Hal ini diperlukan untuk merealisasikan perolehan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu.

Pada Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. mengalami kesulitan dalam pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pekerjaan Notaris dan PPAT merupakan pekerjaan yang banyak menyangkut tentang data atau keterangan yang harus dicatat atau diolah secara teratur, sehingga segala sesuatu yang menyangkut tentang data atau keterangan tersebut mempunyai kegunaan atau nilai tertentu, sehingga arsip yang diperlukan dapat mudah ditemukan dan sistematis. Dengan menyimpan data atau keterangan tersebut, maka didapat surat yang disebut dengan arsip. Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif, semua proses masih dilakukan secara manual.

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, perlu diadakan pembangunan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar sehingga permasalahan tersebut diatas dapat diselesaikan untuk itu penulis mengangkatnya jadi materi skripsi dengan judul “Sistem Informasi Pengarsipan S u r a t M a s u k d a n S u r a t K e l u a r d i K a n t o r N o t a ri s d a n P P A T S E P T Y K U A R T A I C H T I A N I , S H .”

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penyusun mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :

1. Tidak tersedianya pelayanan informasi pengarsipan berbasis komputer untuk menunjang banyaknya arsip surat masuk dan surat keluar.

2. Proses pencarian data surat masuk dan surat keluar harus dilakukan dengan mencari data surat masuk dan surat keluar satu per satu karena data surat masuk dan surat keluar sering tidak sesuai dengan data surat masuk dan surat keluar disebabkan karena tidak ada pencatatan surat masuk dan surat secara komputerisasi.

Dari identifikasi masalah yang telah disebutkan diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang saat ini sedang berjalan pada Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH ?

2. Bagaimana perancangan sistem Informasi pada Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH ?

3. Bagaimana implementasi sistem Informasi pada Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH ?

4. Bagaimana pengujian sistem Informasi pada Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH ?

1.3 Maksud Dan Tujuan

Berdasarkan dari latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya. Maksud dari penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem informasi pengarsipan surat

masuk dan surat keluar di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah merubah sistem lama menjadi sistem yang baru dimana sistem baru dengan sistem menggunakan komputerisasi.

1. Untuk mengetahui sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang saat ini sedang berjalan pada Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH ?

2. Untuk membuat perancangan sistem Informasi pada Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.?

3. Untuk mengetahui implementasi sistem Informasi pada Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. ?

4. Untuk mengetahui analisis dan pengujian sistem Informasi pada Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. ?

1.4 Kegunaan Penelitian

Kegunaan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang telah didapat selama dibangku kuliah. dan hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan, adapun kegunaan dari penelitian ini dapat berguna di lingkungan praktis dan lingkungan akademis.

1.4.1 Kegunaan Praktis

Bagi Notaris dan Karyawan Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH, dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat membantu dalam meningkatkan kinerja karyawan SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH sehingga dalam memberikan informasi tentang data-data surat masuk dan surat keluar dapat lebih baik dari sebelumnya dan cara pengolahan pencatatan data surat masuk dan surat keluar juga akan lebih mudah karena semuanya sudah berbasis Client Server.

1.4.2 Kegunaan Akademis

Bagi pengembangan ilmu sistem informasi yaitu dengan cara membuat aplikasi-aplikasi baru yang berbasis sistem informasi untuk mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi pada objek penelitian.

Bagi peneliti lain, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus referensi di dalam penulisan.

Bagi penulis, penelitian ini merupakan suatu studi kasus tentang bagaimana membuat sebuah Sistem Informasi pada sebuah perusahaan. Melalui penelitian ini penulis akan mendapatkan pengetahuan yang baru dan akan lebih mengerti cara membangun suatu sistem informasi karena sekaligus praktek dan mengimplementasikan.

1.5 Batasan Masalah

Dalam pelaksanaan penelitian di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. ini penulis membatasi permasalahan dalam hal :

1. Sistem yang dibangun hanya menyediakan informasi yang berkaitan dengan arsip surat masuk dan surat keluar pada Kantor Notaris dan PPAT ini.

2. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini hanya digunakan di bagian Administrasi dengan bagian-bagian yang terkait lainnya yang ada di Kantor Notaris dan PPAT ini .

3. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini berbentuk software yang dibangun dengan bahasa pemrograman VB 6.0 dan database SQL Server 2000 dan Microsoft Access 2007

4. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini berbentuk client server.

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi Penelitian Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.

yang beralamatkan di Perumahan Kota Baru, Jl. Kenanga No.222 Desa Cangkuang Kulon, Kecamatan Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung.

Waktu Penelitian akan dilaksanakan pada bulan Maret 2011 sampai dengan Juni 2011.

Tabel 1.1 Estimasi Waktu Penelitian

Kegiatan Penelitian

Maret April Mei Juni

2011 Dalam Minggu

2011 Dalam Minggu

2011 Dalam Minggu

2011 Dalam Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Penyusunan Proposal Survei Objek Penelitian Pengumpulan Data a. Observasi b. Wawancara Analisa dan Perencanaan a. Analisis prosedur b. Analisis dokumen c. Perancangan database d. Perancangan I/O Pengkodean Uji Coba Program

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen.

2.1.1.Definisi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 2) sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu

Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem- subsistem. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem

dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2. Karekteristek Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal). 1. Komponen sistem (component) Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya.Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (input) Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Pengolahan sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output.

7. Keluaran sistem (output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem (objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya

2.2. Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 7). Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu

organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy. Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi

Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data

(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : Andi Kristanto) Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang

menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali. Begitu seterusnya.

2.2.2. Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 10). Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus : 1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan

harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan

2.2.3. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11) telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan ? Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali.

Adapun penjelasannya sebagai berikut : Jogiyanto (2002 : 15)

1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta senua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Keenam komponen harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:

INPUT MODEL OUTPUT

BASIS DATA

DATA DIOLAH INFORMASI

TEKNOLOGI

KONTROL

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi Sumber : Jogiyanto [2002 : 16]

2.3.2. Aplikasi Sistem Informasi

Aplikasi Sistem informasi terdiri dari empat sub sistem yaitu sistem pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistem), Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistem), Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistem), dan Sistem Pakar (Expert Sistem).

Sistem Pakar (Expert System) Sistem Pendukung Keputusan

(Decision Support System) Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System)

Gambar 2.3 Aplikasi Sistem Informasi Sumber : Jogiyanto [2002 : 17]

2.4. Arsitektur Aplikasi

Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan computer, Client Server dan manfaat jaringan komputer.

2.4.1. Pengertian Jaringan Komputer

Menurut Abdul kadir (2003 : 352) yang dimaksud topologi jaringan adalah susunan komputer secara fisik dalam suatu jaringan. Secara garis besar topologi jaringan komputer ada tiga diantaranya yaitu :

1. Topologi Bus

Pada Topologi ini Kabel yang digunakan adalah kabel koaksial. Jika seorang pemakai mengirimkan pesan ke seorang pemakai lain maka pesan tersebut akan melalui bus. Setiap komputer perlu membaca alamat dalam pesan. Sekiranya alamat pesan cocok dengan alamat komputer pembaca, komputer tersebut segera mengambil pesan tersebut.

Gambar 2.4 Topologi Bus (Sumber: Abdul Kadir, 2003: 353)

2. Topologi Cincin

Topologi cincin mirip dengan topologi bus. Informasi dikirim oleh sebuah komputer akan dilewatkan ke media transmisi, melewati satu komputer ke komputer berikutnya. Kelemahan topologi cincin terletak pada kegagalan salah satu simpul. Jika ada satu simpul yang mengalami kegagalan, maka semua hubungan terputus. Topologi ini biasa digunakan pada LAN.

Gambar 2.5 Topologi Cincin (Sumber: Abdul Kadir, 2003: 354) 3. Topologi Star

Pada topologi star terdapat komponen sebagai pusat pengontrol semua simpul yang hendak berkomunikasi selalu melalui pusat pengontrol tersebut. Dalam hal ini, pusat pengontrol berupa hub atau switch. Topologi ni bias digunakan untuk LAN, MAN, ataupun WAN karena topologi ini mempunyai karakteristik sebagai berikut:

a. Mudah dikelola dan dihubungkan, penyebab kegagalan mudah diketahui

Hub

b. Keunggulannya adalah jika satu kabel terputus yang lainnya tidak terganggu. c. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel satu

traffic node, biasanya digunakan kabel UTP. Dibawah ini merupakan gambar dari topologi star.

Gambar 2.6 Topologi Star (Sumber: Abdul Kadir, 2003: 355) 2.4.2.Jenis – Jenis Jaringan Komputer

Menurut Abdul Kadir (2003:418) jenis-jenis jaringan ada dua, yaitu: 1. Model Peer To Peer

Model hubungan peer to peer memungkinkan user membagi sumberdaya yang ada dikomputernya baik berupa file, layanan printer dan lain-lain serta mengakses sumber daya yang terdapat pada komputer lain.

2. Model Client/Server

Model hubungan client/Server memungkinkan jaringan untuk mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server. Sebuah file server

menjadi jantung dari keseluruhan sistem, memungkinkan untuk menakses sumber daya, dan menyediakan keamanan.

2.4.3. Manfaat Jaringan Komputer

Menurut Abdul Kadir (2003:415) Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut:

1. Sharing Resources

Sharing resources digunakan agar seluruh program, peralatan/periperal lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi.

2. Media komunikasi

Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk catting maupun untuk mengirim pesan/informasi.

3. Integrasi Data

Pembangunan jaringan komunikasi dapat mencegah ketergatungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan satu komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya, oleh sebab inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.

4. Pengembangan dan Pemeliharan

Menerapkan jaringan komunikasi ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya. Jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya. Misalnya

untuk memberikan perindungan serangan virus maka pemakai cukup memusatkan perhatian pada harddisk yang ada pada komputer pusat.

5. Keamanan Data

Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan, data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.

6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini

Menerapkan pemakaian sumberdaya secara bersama-sama, maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang di akses selalu terbaru. Karena ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung diketahui oleh setiap pemakai.

2.4.4. Konsep Client Server

Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal. CCITT (Consultative Cimmittee International Telephony dan Tegraphy), yang sekarang dikenal ITU-T (International Telecommunications Union Telephony), menyebut terminal sebagai piranti terminal data (data terminal equipment = DTE).

Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem

lainnya. Sistem client server dirancang untuk memisahkan layanan basis data dari client, dengan penghubungnya dengan menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi sumber daya (http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/jaringan-client-server/20 Maret 2011).

Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat meminta data atau informasi dari server.

2.5. Perangkat Lunak Pendukung

Yaitu perangkat lunak yang akan digunakan untuk membangun maupun melakukan pengembangan suatu aplikasi sistem informasi.

2.5.1. Microsoft Visual Basic 6.0

Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk di pelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface), atau program yang memungkinkan penggunaan komputer dapat berkominikasi menggunakan media grafik atau gambar dengan komputer tersebut. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan anda menyusun sebuah program dengan memasang objek- objek grafis dalam sebuah form.

Visual Basic 6.0 berawal dari Bahasa pemrograman BASIC (Beginners Allpurpose Symbiloc Instruction Code).Karena Bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan popular, maka hampir setiap programmer menguasai Bahasa ini.Pada tahun 1980-an, system operasi DOS cukup popular di kalangan pengguna PC karena didalamnya disertai Bahasa BASIC yang dikenal dengan QBASIC (Quick Basic).Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan.Di era windows, microsoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga Visual Basic 6.0.

2.5.2. Microsoft SQL Server 2000

Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. SQL server 2000 mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan perfomansi yang baik.Microsoft SQL Server sendiri memiliki beberapa versi, Masing masing versi memiliki perbedaan dalam hal maksimum ukuran database, RAM, jumlah koneksi, serta berbagai feature lanjutan. Versi Personal, Developer, dan Desktop dapat diinstall di OS Desktop seperti Windows 2000 Professioanal dan Xp, sedangkan versi Enterprise dan Standard hanya dapat diinstal di Windows 2000/2003 Server serta NT Server. Versi Windows CE biasa digunakan untuk PDA dan Pocket PC.

Dengan Microsoft SQL Server 2000, database bukanlah sebuah file tetapi merupakan sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek yang

berhubungan. Misal sebuah database berisi data, struktur database, index, sekuritas, view, dan stored procedure. Objek-objek dalam sebuah database adalah sebagai berikut :

1. Database

Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan data, dan mengakses data.

2. Tabel

Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah. 3. Kolom

Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.

4. Tipe data

Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data.Tipe-tipe yang dapat dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, Boolean dan lain-lain.

5. Stored procedure

Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di dalam sebuah procedure.

6. Trigger

7. Stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan, diubah, atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integrasi di dalam database.

8. Rule

Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai dengan aturan.

9. Primary key

Menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data yang lain. 10. Foreign key

Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain.

11. Konstrain

Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.

12. Default

Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.

13. View

Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan beberapa tabel. View dapat dipakai untuk menjaga keamanan data.

14. Index

Membantu mengorganisasikan data sehingga query menjadi lebih cepat. 15. Fungsi

satu atau lebih dari satu dan mengeluarkan nilai baik berupa skalar maupun tabular (berbentuk tabel).

2.6. Konsep Dasar Pengarsipan

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dan sebagainya.

Dalam bahasa Inggris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,

rekaman, dan sebagainya.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangung jawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

2.7. Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh seseorang pada orang lain baik dinas maupun pribadi. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan peringatan dan lain - lain. Surat kerap kali menghendaki tanggapan/balasan dengan demikian terjadilah hubungan surat menyurat/korespondensi.

Sebagai alat komunikasi , surat juga berfungsi sebagai :

a. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian,keputusan dan sebagainya. b. Alat pengingat , misalnya surat yang telah di arsipkan

c. Dokumen histories misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.

2.7.1. Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu instansi pemerintahan organisasi, perusahaan maupun pihak lain yang berasal dari pihak intern maupun extern. Misalnya surat ijin,permohonan naik gaji,cuti.

Pengertian surat masuk Notaris dan PPAT adalah surat yang datang dari pihak luar yang kemudian diterima, diolah dan di catat oleh bagian administrasi ke dalam buku surat masuk untuk selanjutnya dibuat tanda terima untuk diserahkan ke pengirim dan laporan ke notaris.

2.7.2. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan/dikirimkan oleh suatu instansi pemerintahan organisasi, perusahaan maupun pihak lain yang berasal dari pihak extern maupun intern. Misalnya surat balasan, permohonan revisi, pengiriman berkas.

Pengertian surat keluar Notaris dan PPAT adalah surat yang diberikan kepada pihak yang besangkutan baik sebuah peusahaan,organisasi atau pihak lain yang bersangkutan dengan surat masuk yang dikirimkan.

2.8. Notaris dan PPAT

Menurut pasal 15 UUJN nomor 30 tahun 2004, yang dimaksud dengan Notaris adalah pejabat umum yang satu-satunya berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam

suatu akta otentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan grosse, salinan dan kutipannya, semuanya sepanjang pembuatan akta itu oleh suatu peraturan umum tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain.

Definisi PPAT berdasarkan bunyi pasal 1 ayat 1 dari Peraturan Pemerintah No 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah bahwa yang dimaksud dengan PPAT atau Pejabat pembuat Akta Tanah adalah pejabat umum yang diberikan kewenangan untuk membuat akta-akta otentik mengenai perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun.

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

Suharsimi Arikunto (2006 : 118) menyatakan, “Objek penelitian dipandang sebagai apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian”, Selanjutnya Suharsimi Arikunto (2006: 145) menyatakan, “Subjek penelitian adalah subjek yang dituju untuk diteliti oleh peneliti sedangkan responden adalah orang yang diminta memberikan keterangan atau pendapat tentang suatu fakta”. Objek dari penelitian skripsi adalah sebuah Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian, maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH tersebut.

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Sejarah berdirinya Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH, pada awalnya dasar pengangkatan sebagai Notaris dan PPAT adalah berdasarkan Surat Keputusan Menteri Agraria/Kepala badan Pertanahan Nasional tertanggal 2 Juni 1998 nomor 8-XI-1998 tentang pengangkatan Notaris dan Pejabat Pembuat Akta Tanah dan penunjukan daerah kerjanya yaitu seluruh Kecamatan di Kabupaten Daerah Tingkat II Garut, berkedudukan di Kecamatan Leles.

Pada tanggal 30 Juli 1997 Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. mengajukan surat permohonan untuk diangkat sebagai Notaris di Kabupaten Daerah Tingkat II Bandung yang berkedudukan di Padalarang. Dari pengajuan surat pemohonan tersebut pada tanggal 24 Pebruari 1999 Menteri Kehakiman Republik Indonesia mengeluarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia nomor : C-448.HT.03.01-Th.1999 tentang pengangkatan Notaris. Pada tahun 2005 kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. berpindah alamatkan di Perumahan Kota Baru, Jl. Kenanga No.222, Desa Cangkuang Kulon, Kecamatan Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, telp./fax. (022) 5411052.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Adapun visi dari Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH yaitu ”Be a Good Notary Public”

Misi dari Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH adalah sebagai berikut :

1. Mengedepankan loyalitas melalui kerjasama antar semua bagian secara harmonis.

2. Mengembangkan dan meningkatkan sumber daya yang ada sehingga mampu bersaing secara kompetitif.

3. Meningkatkan produktifitas dan efisien kerja

Staff Konseptor Akta 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Dokumentasi Struktur Organisasi Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH

3.1.4 Deskripsi Tugas

Adapun deskripsi tugas dari struktur organisasi Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. sebagai berikut :

1. Notaris dan PPAT

1. Membuat akta-akta otentik

2. Mengesahkan surat-surat di bawah tangan (legalisir) 3. Mendaftarkan surat-surat di bawah tangan (waarmerking)

4. Memberikan nasehat hukum dan penjelasan mengenai undang-undang kepada pihak-pihak yang bersangkutan.

2. Assisten Notaris dan PPAT

Tugas Assisten Notaris dan PPAT adalah membantu tugas Notaris dan PPAT. Notaris dan PPAT

Assisten Notaris dan PPAT

3. Staff Lapangan

Tugas staff lapangan adalah berkaitan dengan kegiatan Badan Pertanahan Nasional (BPN) yaitu mengurusi keluar masuk akta di BPN.

4. Staff Konseptor Akta

Tugas Staff Konseptor Akta adalah merancang pembuatan akta Notaril dan Jual Beli.

5. Staff Admin dan Umum

Tugas dari Staff Admin dan Umum adalah finishing pembuatan akta, membuat surat keluar dan masuk, mengelola pengarsipan, dan mendistribusikan untuk surat klien.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu teknis atau cara mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatat data, baik data primer maupun data sekunder yang digunakan untuk keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan terdapat suatu kebenaran data-data yang akan diperoleh.

Pengertian metode penelitian yang dikemukakan oleh Sujoko, Stevanus dan Yuliawati (2009 : 7) adalah sebagai berikut: ”Metode penelitian adalah strategi dalam melakukan penelitian termasuk tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melakukan penelitian”.

Adapun pengertian mengenai metode deskriptif menurut Sugiyono (2004:29) adalah :

”Metode deskriptif adalah metode yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran terhadap objek yang diteliti melalui data atau sampel yang telah terkumpul sebagaimana adanya, tanpa melakukan analisis dan membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum.”

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa metode deskriptif merupakan metode yang berfungsi untuk menggambarkan secara sistematis tentang fakta-fakta serta hubungan antar variabel yang diselidiki dengan cara mengumpulkan data sebagaimana adanya tanpa perlu melakukan analisis.

3.2.1 Desain Penelitian

Desain penelitian merupakan rancangan penelitian yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan proses penelitian. Desain penelitian akan berguna bagi semua pihak yang terlibat dalam proses penelitian, karena langkah dalam melakukan penelitian mengaju kepada desain penelitian yang telah dibuat.

Pengertian desain penelitian yang telah dikemukakan oleh Sekaran (2003 : 118) menyatakan bahwa “Desain Penelitian adalah suatu rencana penelaahan atau penelitian secara ilmiah dalam rangka menjawab pertanyaan peneltian atau identifikasi masalah”.

Menurut Sugiyono (2004 : 18), proses penelitian dapat disimpulakan sebagai berikut:

”Proses penelitian terdiri atas : 1. Sumber Masalah

2. Rumusan Masalah

3. Konsep dan teori yang relevan dan penemuan yang relevan 4. Metode Penelitian

5. Menyusun Instrument Penelitian 6. Kesimpulan.”

Berdasarkan proses penelitian yang dijelaskan diatas, maka desain pada penelitian ini dijelaskan sebagai berikut:

1. Sumber Masalah

Peneliti menentukan masalah-masalah sebagai fenomena untuk dasar penelitian. 2. Perumusan Masalah

Rumusan masalah merupakan suatu pertanyaan yang akan dicari jawabanya melalui pengumpulan data. Proses penemuan masalah merupakan tahap penelitian yang paling sulit karena tujuan penelitian ini adalah menjawab masalah penelitian sehingga suatu penelitian tidak dapat dilakukan dengan baik jika masalahnya tidak dirumuskan secara jelas. Rumusan masalah atau pertanyaan penelitian akan mempengaruhi pelaksanaan tahap selanjutnya didalam tahap penelitian. Pada penelitian ini masalah-masalah dirumuskan melalui suatu pertanyaan, yang akan diuji dengan cara menguiji hipotesis.

3. Konsep dan teori yang relevan dan penemuan yang relevan

Untuk menjawab rumusan masalah yang sifatnya sementara (hipotesis) maka, peneliti dapat membaca referensi teoritis yang relevan dengan masalah dan

berfikir. Selain itu penemuan penelitian sebelumnya yang relevan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk memberikan jawaban smentara terhadap masalah penelitian (hipotesis). Telaah teoritis mempunyai tujuan untuk menyusun kerangka toritis yang menjadi dasar untuk menjawab masalah atau petanyaan penelitian yang merupakan tahap penelitian dengan menguji terpenuhinya kriteria pengetahuan yang rasional.

4. Metode Penelitian

Untuk menguji hipotesis tersebut peneliti dapat memilih metode penelitian yang sesuai, pertimbangan ideal untuk memilih metode itu adalah tingkat ketelitian data yang diharapkan dan konsisten yang dikehendaki. Sedangkan pertimbangan praktis adalah tersedianya dana, waktu, dan kemudahan yang lain. Pada penelitian ini metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif.

5. Menyusun Instrument Penelitian

Setelah metode penelitian yang sesuai dipilih, maka peneliti dapat menyusun instrument penelitian. Instrument penelitian ini digunakan sebagai alat pengumpul data. Instrument pada penelitian ini yaitu human instrument (peneliti sebagai instrumen), untuk melakukan wawancara secara langsung atau observasi. Selain melakukan wawancara langsung, instrumen yang digunakan adalah buku catatan mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan. Setelah data terkumpul maka selanjutnya dianalisis untuk menjawab rumusan masalah.

Kesimpulan adalah langkah terakhir dari suatu periode penelitian yang berupa jawaban terhadap rumusan masalah dengan menekankan pada pemecahan masalah berupa informasi mengenai solusi masalah yang bermanfaat sebagai dasar untuk pembuatan keputusan.

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Jenis dan metode pengumpulan data ada dua, yaitu data primer dan data sekunder.

3.2.2.1 Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi, Kuesioner ) Adapun sumber data primer yang didapat oleh penulis melalui cara : 1. Wawancara

Wawancara adalah suatu cara untuk mendapatkan data melalui tanya jawab langsung dengan responden tentang objek yang sedang diteliti. Dalam hal ini peneliti mewawancarai Notaris dan Staff Notaris di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.

2. Observasi

Observasi adalah suatu cara untuk mendapatkan data dengan cara datang langsung ketempat dilakukannya penelitian. Dalam hal ini peneliti datang ke Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder (dokumentasi)

Sumber data sekunder didapat dari dokumen-dokumen yang bersangkutan dengan objek yang diteliti yang ada di tempat dilakukannya penelitian.

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Dalam sebuah penelitian terutama pada saat menganalisis sistem akan lebih mudah jika menggunakan metode pendekatan dan pengembangan sistem.

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang akan digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan analisis dan perancangan terstruktur. Dalam metode ini terdapat :

• Flow Map

• Diagram Konteks

• Data Flow Diagram (DFD)

• Entity Relationship Diagram (ERD)

• Kamus Data

• Normalisasi File

• Tabel Relasi

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat dikelompokkan menjadi beberapa tahapan yang dapat membantu kita dalam mengembangkan sebuah sistem.

Metode pengembangan sistem yang dipakai penulis adalah dengan menggunakan metode Prototype. Metode Prototype merupakan suatu metode dalam

pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk suatu program dengan cepat dan bertahap. Metode Prototype juga membuat suatu proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah.

Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan apabila menggunakan metode Prototype :

1. Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai. Analis sistem mewawancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan dari apa yang diinginkan pemakai terhadap sistem. 2. Mengembangkan prototype. Analis sistem mungkin bekerjasama dengan

spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih peralatan prototyping untuk mengembangkan sebuah prototype.

3. Menentukan apakah prototype dapat diterima. Analis mendidik pemakai dalam penggunaan prototype dan memberikan kesempatan kepada pemakai untuk membiasakan diri dengan sistem. Pemakai memberikan masukan bagi analis apakah prototype memuaskan. Jika ya, langkah 4 akan diambil, jika tidak prototype direvisi dengan mengulangi langkah 1, 2, dan 3 dengan pengertian yang lebih baik mengenai kebutuhan pemakai.

Berikut ini adalah gambar dari tahapan pendekatan Prototype :

Gambar 3.2 Pengembangan Prototype Jenis I

(Sumber : Raymond McLeod, Jr, Sistem Informasi Manajemen)

Beberapa kelebihan dari model Prototype :

1. Komunikasi antara analis sistem dan pemakai membaik.

2. Analis dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai. 3. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.

4. Spesialis informasi dan pemakai menghabiskan lebih sedikit waktu usaha dalam mengembangkan sistem.

5. Penerapan menjadi lebih mudah. Beberapa kelemahan dari model Prototype :

1. Prototype hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh – sungguh dalam menyediakan waktu dan pikiran untuk mengerjakan prototype.

2. Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembangan lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototype.

3. Mengingat target waktu yang pendek, ada kemungkinan sistem yang dibuat tidak lengkap atau bahkan sistem kurang teruji.

4. Jika terlalu banyak proses pengulangan dalam pembuatan prototype, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan reaksi yang negatif. 5. Apabila tidak terkelola dengan baik, prototype menjadi tidak pernah berakhir.

Hal ini disebabkan permintaan terhadap perubahan terlalu mudah untuk dipenuhi.

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat bantu analisis yang digunakan penulis dalam menyelesaikan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Flow Map

Bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.

2. Diagram Kontek

Diagram Konteks merupakan gambaran umum dari sebuah sistem yang menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem. Posisi diagram konteks dari sistem ada dalam konteks yang berhubungan dengan lingkungan sistem.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, dan dapat menggambarkan aliran data didalam sistem yang jelas. DFD merupakan penurunan dari diagram konteks. Pembuatan DFD bertujuan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar proses yang berhubungan satu sama lain dengan aliran data yang ada didalam sistem.

4. Kamus Data

Kamus data adalah data directory atau disebut juga dengan istilah systemData Directory adalah katalog kata fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data ini memuat tentang :

• Nama. Adalah nama database atau tabelnya.

• Deskripsi. Adalah uraian singkat dari database atau tabel tersebut.

• Struktur data. Adalah daftar fields (komponen data) yang ada didalam database atau tabel tersebut.

• Tipe data field. Adalah tipe data dalam representasi komputer untuk masing-masing data.

5. Perancangan Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

a. Normalisasi

Normalisasi merupakan cara atau proses untuk mengidentifikasi tabel kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut lainnya.

Bentuk-bentuk dari proses normalisasi adalah sebagai berikut : 1. Bentuk Tidak Normal

Tabel dalam bentuk tidak normal atau yang belum ternormalisasi adalah tabel yang memiliki atribut yang berulang.

2. Bentuk Normal Pertama (1NF) Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data.

3. Bentuk Normal Kedua (2NF) Pada tahap normal kedua haruslah sudah ditentukan primary keynya. Primary key tersebut haruslah lebih sederhana, lebih unik, dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya, dan lebih sering digunakan pada tabel / relasi tersebut. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan tidak boleh ada ketergantungan antara field-field non-kunci (ketergantungan transitif). Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada kunci utama.

b. Tabel Relasi

Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

3.2.4 Pengujian Software

Pengujian software dapat dilakukan dengan menggunakan pengujian black box/black box testing. Pengujian Black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian Black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori :

1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang. 2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja.

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem

tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan digunakan juga untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

suatu perbaikan. Analisis yang dilakukan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar didapatkan data seperti dibawah ini.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen terdiri dari fungsi, sumber, rangkap, distribusi, data periode dan isi. Adapun analisis dokumen yang ada pada absensi pegawai :

A. Form Tanda Terima surat masuk

Fungsi : Untuk memberikan tanda terima surat masuk Sumber : Pengirim

Rangkap : 2 (dua)

Distribusi : Bagian Administrasi

Periode : Setiap surat masuk diterima

Isi : tanggal_terima_surat, no_surat, lampiran, perihal, pengirim,

alamat_pengirim, isi singkat surat, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_ penyimpanan

B. Form surat keluar

Fungsi : Permohonan pembuatan surat keluar Sumber : Ass. Notaris

Rangkap : 2 (dua)

Distribusi : Administrasi, Notaris

Periode : Setiap pembuatan surat keluar

Isi : tanggal_surat, nomor_surat, lampiran, perihal, ditujukan, alamat_tujuan, isi_singkat_surat,

tanggal_kirim, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan, bln, thn, tgl.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.

4.1.2.1Flow Map Surat Masuk

Surat Keluar

Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Membuat Surat Keluar

Surat Keluar Surat Keluar

Memeriksa & Memberi Acc

Acc

Surat Keluar Tidak

Surat Keluar Sudah Acc Surat Keluar Sudah Acc Membubuhkan Cap Surat Keluar Sudah di Cap dan

Acc Laporan Surat Keluar A2 Surat Keluar Siap Dikirim

Ass. Notaris Bag. Administrasi Notaris Penerima

Laporan Surat Keluar Ya Mengklasifi-kasikan Surat Keluar dan Membuat Laporan Surat Keluar Siap Kirim A1 Keterangan : A1 : Arsip Surat Keluar A2 : Arsip Laporan Surat Keluar

4.1.2.2Diagram Kontek

Gambar 4.3 Diagram Kontek Surat Masuk dan Surat Keluar Yang Berjalan

4.1.2.3Data Flow Diagram

Pengirim

Pengolahan Surat Masuk

Bag. Administrasi

Ass.Notaris Notaris

Pengolahan

Surat Keluar Penerima

Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

Surat Keluar Data Surat Keluar

Data Surat Keluar

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada pengolahan surat masuk dan surat keluar belum terkoordinasi dengan baik karena pelaksanaannya dan peralatan yang digunakan masih manual sehingga terdapat arsip yang sulit ditemukan dan belum terdapatnya laporan yang menyeluruh. Kelemahan –kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan yaitu :

• Dalam proses pencatatan surat masuk dan surat keluar supaya tidak terjadi keterlambatan dalam pencatatannya dan dalam membuat laporan surat masuk dan keluar.

• Dalam proses pencarian data arsip yang diperlukan supaya tidak memerlukan waktu yang lama.

• Pendistribusian surat dilaksanakan secara manual sehingga memperlambat kerja pencatatan.

4.2 Perancangan Sistem

Pembuatan sebuah rancangan sistem yang digunakan untuk memperbaiki atau membuat sistem baru sehingga dapat menutupi atau mengurangi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang dirancang berdasrkan analisis pada sistem yang sedang berjalan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menganalisis perancangan sistem surat masuk dan surat keluar di Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifitaskan dan mengefisienkan waktu pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem Informasi yang di usulkan memiliki beberapa keunggulan dan persediaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang di usulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Karena didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan dan fasilitas lainnya yang akan mempermudah user untuk menggunakan sistem ini.

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Pada tahapan perancangan prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berbasis komputer. Perancangan proses yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang masih manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer. Adapun perancangan proses ini mencakup flowmap, diagram kontek, data flow diagram, kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

4.2.3.1Flow Map Surat Masuk

Surat Keluar

Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Surat Keluar Surat Keluar

Memeriksa & Memberi Acc

Acc

Surat Keluar Tidak

Surat Keluar Sudah Acc Surat Keluar

Sudah Acc

Membubuhkan Cap

Ass. Notaris Bag. Administrasi Notaris Penerima

Db

.Surat

Masuk & Keluar

Buat Surat Keluar

Mengklasifi-kasikan Surat Keluar dan

Membuat Laporan Membuat Lap.Surat Keluar

Surat Keluar Siap Dikirim Laporan Surat Keluar A2 Laporan Surat Keluar Surat Keluar Siap Kirim A1 Ya Keterangan : A1 : Arsip Surat Keluar A2 : Arsip Laporan Surat Keluar

4.2.3.2Diagram Kontek

Gambar 4.7 Diagram Kontek Surat Masuk dan Surat Keluar yang Diusulkan

4.2.3.3Data Flow Diagram a. DFD Level 1

Gambar 4.8 DFD Level 1 Surat Masuk dan Surat Keluar yang Diusulkan

b. DFD Level 2 Proses 1

Pengirim

1.1 Input Data

Bag. Administrasi

Notaris

Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

Laporan Surat Masuk Data Surat Masuk

1.2 Cetak Kartu Surat Masuk

Data Surat Masuk Kartu Surat Masuk

1.3 Cetak Laporan

Data Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

Tabel Surat Masuk

Gambar 4.9 DFD Level 2 Proses 1 Surat Masuk dan Surat Keluar yang Diusulkan

c. DFD Level 2 Proses 2

Gambar 4.10 DFD Level 2 Proses 2 Surat Masuk dan Surat Keluar yang Diusulkan

4.2.3.4Kamus Data

1. Nama Arus Data : Data surat masuk Aliran data : Pengirim-proses 1.2

Proses 1.2- Administrasi Proses 1.1 - tabel surat masuk Proses 1.1 – proses 1.2

Atribut : tanggal_terima_surat, no_surat, lampiran, perihal, pengirim, alamat_pengirim, isi singkat surat, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_ penyimpanan

2. Nama Arus Data : Data surat keluar Aliran data : Pegawai - proses 2.1

Proses 2.1 – proses 2.2 Proses 2.2 - tabel surat keluar

Atribut : tanggal_surat, no_surat, lampiran, perihal, ditujukan, alamat_tujuan, isi_singkat_surat, tgl_kirim, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan.

3. Nama Arus Data : Laporan surat masuk

Aliran data : Pengirim – tabel surat masuk Tabel surat masuk – proses 1.2 Proses 1.2 – kepala bagian arsip

Atribut : no_surat, tanggal_masuk_surat, klasifikasi_surat, perihal, asal_surat, alamat_surat, letak arsip 4. Nama Arus Data : Laporan surat keluar

Aliran data : Pegawai – tabel surat keluar Tabel surat keluar – proses 2.3 Proses 2.3 – bagian umum

Atribut : no_surat, tanggal_keluar_surat, klasifikasi_surat, perihal, tujuan_surat, alamat_tujuan_surat, letak_arsip.

4.2.4 Perancangan Basis Data

Pada tahapan perancangan basis data ini bertujuan untuk menghasilkan perancangan basis data sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang berbasis komputer. Adapun perancangan basis data ini mencakup normalisasi, relasi tabel, entity relationship diagram, struktur file, kodifikasi yang dapat menjelaskan basis data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

4.2.4.1 Normalisasi

Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas beserta relasinya yang berfungi untuk menghilangkan redudansi data, menentukan key yang unik untuk mengakses data dan juga untuk pembentukan relasi sedemikian rupa sehingga database tersebut mudah untuk dimodifikasi.

a. Tujuan dari Normalisasi

1. Untuk menghilang kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas 3. Untuk mempermudah modifikasi data b. Proses Normalisasi

1. Data diuraikan dalam bentuk tabel, kemudian dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu dalam beberapa tingkatan normalisasi.

2. Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana lagi sampai memenuhi bentuk tabel yang optimal.

c. Tahapan Normalisasi

Tahap Normalisasi dimulai dari tahap paling awal yaitu bentuk tidak nomalnya, Normal Kesatu/1NF hingga yang paling ketat tingkat normalisasinya (Normal Kelima/5NF). Tetapi pada umumnya dalam proses normalisasi itu hanya sampai kepada tingkat normalisasi 3NF atau BCNF karena dalam tingkat tersebut sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas. Tahap-tahap dalam proses normalisasi tersebut yaitu sebagai berikut ini :

1. Bentuk Tidak Normal

Merupakan sekumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tersebut tidak lengkap maupun terduplikasi. Data akan dikumpulkan dengan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Dalam

Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris ini, bentuk tidak normalnya yaitu sebagai berikut :

{kode_arsip, keterangan, kode_klasifikasi, keterangan, tanggal_terima_surat, nomor_surat, lampiran, perihal, pengirim, alamat_pengirim, isi_singkat_surat, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan, tanggal_surat, nomor_surat, nomor_surat_masuk, lampiran, perihal, ditujukan, alamat_tujuan, isi_singkat_surat, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan, userid, nama, spassword}

2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF)

Bentuk normal 1NF terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (multivalued attribute), atribut composite atau kombinasinya dalam domain data yang sama. Setiap atribut dalam tabel tersebut harus bernilai atomic (tidak dapat dibagi-bagi lagi).

{kode_arsip, keterangan, kode_klasifikasi, keterangan, tanggal_terima_surat, nomor_surat, lampiran, perihal, pengirim, alamat_pengirim, isi_singkat_surat, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan, tanggal_surat, nomor_surat, nomor_surat_masuk, lampiran, perihal, ditujukan, alamat_tujuan, isi_singkat_surat, tanggal_kirim, tanda_terima_oleh, arsip_penyimpanan, userid, nama, spassword}

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF)

Bentuk normal 2NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah memenuhi bentuk 1NF, dan semua atribut selain primary key, secara utuh memiliki Functional

Dependency pada primary key. Sebuah tabel tidak memenuhi 2NF, jika ada atribut yang ketergantungannya (Functional Dependency) hanya bersifat parsial saja (hanya tergantung pada sebagian dari primary key). Jika terdapat atribut yang tidak memiliki ketergantungan terhadap primary key, maka atribut tersebut harus dipindah atau dihilangkan.

tbSurat_Masuk = {tanggal_terima_surat, nomor_surat*, lampiran, perihal, pengirim, alamat_pengirim, isi_singkat_surat, tanda_terima_oleh,klasifikasi_surat,arsip_penyimpanan }

tbSurat_Keluar = {tanggal_surat,nomor_surat**, nomor_surat_masuk*, lampiran, perihal, ditujukan, alamat_tujuan, isi_singkat_surat, tanggal_kirim, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan}

tbUser = { userid*, nama,spassword}

4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Yaitu apabila relasi merupakan normalisasi kedua dan tidak tergantung secara transitif pada primary key atau pada bentuk normal ketiga ini mencari ketergantungan selain pada primary key.

tbArsip = {kode_arsip*, keterangan} tbKlasifikasi_Surat = {kode_klasifikasi*, keterangan}

tbSurat_Masuk = {tanggal_terima_surat, nomor_surat*, lampiran, perihal, pengirim, alamat_pengirim, isi_singkat_surat, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan} tbSurat_Keluar = { tanggal_surat, nomor_surat**, nomor_surat_masuk,*

lampiran, perihal, ditujukan, alamat_tujuan, isi_singkat_surat, tanda_terima_oleh, klasifikasi_surat, arsip_penyimpanan} tbUser = { userid*, nama,spassword }

4.2.4.2 Relasi Tabel

Tabel relasi ini berfungsi untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang dirancang dalam Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.

Adapun Relasi Tabel dari Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH adalah sebagai berikut :

Gambar 4.11 Tabel Relasi yang Diusulkan

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas tersebut. Berlainan dengan model objek, tekanan utama pada ERD adalah table-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. Kesatuan relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran, dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang ditunjukkan dengan model relasi.

Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu: 1. Satu ke satu (One To One)

2. Satu ke banyak (One To Many) 3. Banyak ke banyak (Many To Many)

Entity Relational Diagram (ERD) dari Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. adalah sebagai berikut:

Login

membuat Administrasi

membuat Surat Masuk

memiliki Surat Keluar Penerima mengirim Pengirim menerima N N N N 1 1 1 N N

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

menerima

Laporan Surat Masuk 1 1 1 1 1 1 Gambar 4.12

Entity Relationship Diagram (ERD) yang diusulkan

4.2.4.4. Struktur File

Struktur file merupakan penggambaran tentang file-file yang mendukung sistem informasi ini. Struktur filenya yaitu dalam bentuk file database Microsoft

Office Access 2007. Berikut ini adalah struktur file pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.

1. Nama File : tbArsip Primary Key : Kode_arsip

Tabel 4.1 Spesifikasi Tabel Arsip Nama Field Tipe Ukuran Keterangan

Kode_Arsip Text 5 Kode fasilitas arsip Keterangan Text 50 Keterangan letak

arsip

2. Nama File : tbKlasifikasi_Surat Primary Key : Kode_Klasifikasi

Tabel 4.2

Spesifikasi Tabel Klasifikasi Surat Nama Field Tipe Ukuran Keterangan Kode_Klasifikasi Text 2 Kode fasilitas

klasifikasi

Keterangan Text 50 Keterangan

klasifikasi arsip

3. Nama File : tbSurat_Masuk Primary Key : Nomor_Surat

Tabel 4.3

Spesifikasi Tabel Klasifikasi Surat Masuk Nama Field Tipe Ukuran Keterangan Tanggal_Terima_

Surat

Date/Time - Tanggal diterimanya surat

Nomor_Surat Text 15 Nomor surat masuk

Lampiran Integer - Lampiran surat

masuk

Perihal Text 255 Perihal surat masuk

Pengirim Text 50 Nama Pengirim surat

masuk

Alamat_Pengirim Text 50 Alamat pengirim

surat masuk

Isi_Singkat_Surat Text 255 Isi singkat surat masuk

Tanda_Terima_ Oleh

Text 50 Nama penerima surat masuk

Klasifikasi_Surat Text 2 Klasifikasi surat masuk

Arsip_ Penyimpanan

Text 5 Arsip penyimpanan

surat masuk

4. Nama File : tbSurat_Keluar Primary Key : Nomor_Surat

Tabel 4.4

Spesifikasi Tabel Klasifikasi Surat Keluar Nama Field Tipe Ukuran Keterangan Tanggal_ Surat Date/Time - Tanggal

dikeluarkannya surat

Nomor_Surat Text 15 Nomor surat

Nomor_Surat_ Masuk

Text 15 Nomor surat keluar

Lampiran Integer - Lampiran surat

Tabel 4.4

Spesifikasi Tabel Klasifikasi Surat Keluar (lanjutan) Nama Field Tipe Ukuran Keterangan

Perihal Text 255 Perihal surat keluar Ditujukan Text 50 Nama tujuan surat Alamat_Tujuan Text 50 Alamat tujuan surat Isi_Singkat_Surat Text 255 Isi singkat surat

keluar Tanda_Terima_

Oleh

Text 50 Nama pembuat surat keluar

Klasifikasi_Surat Text 2 Klasifikasi surat keluar

Arsip_ Penyimpanan

Text 5 Arsip penyimpanan

surat keluar

5. Nama File : tbUser Primary Key : Userid

Tabel 4.5

Spesifikasi Tabel Klasifikasi User Nama Field Tipe Ukuran Keterangan

Userid Text 50 Id user

Nama Text 50 Nama user

Spassword Text 50 Password user

4.2.4.5. Kodifikasi

Kodifikasi (pengkodean) ini berfungsi untuk mendifinisikan keterangan dari suatu objek secara singkat dan dapat dipergunakan dalam pengklasifikasian data. Kodefikasi tersebut dapat ditentukan dari rangkaian huruf, angka ataupun karakter

khusus. Pada Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris ini terdapat kodefikasi yang digunakan, yaitu sebagai berikut :

1. Kodefikasi Letak Arsip

Kodefikasi Letak Arsip terdiri dari 5 (lima) digit. Keterangannya seperti pada gambar berikut ini :

XX - XX Nomor rak

Kode Rak

Gambar 4.13 Kodefikasi Letak Arsip

Contoh kodefikasinya seperti berikut ini : Kodefikasi Letak Arsip : RK-01

Keterangan :

RK : Kode Rak 01 : Nomor Rak

2. Kodefikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Kodefikasi Surat Masuk dan Surat Keluar terdiri dari 13 (tiga belas) digit. Keterangannya seperti pada gambar berikut ini :

XXX – XX – XXXX – X

Kode Jenis Surat Tahun

Bulan Nomor Surat

Gambar 4.14 Kodefikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Contoh kodefikasinya seperti berikut ini : Kodefikasi Letak Arsip : 001-05-2011-M Keterangan :

001 : Nomor Surat

05 : Bulan

2011 : Tahun

M : Kode Jenis Surat ( M berarti Surat Masuk dan K berarti Surat

Keluar)

4.2.5. Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. ini terdiri dari Struktur Menu, Perancangan Input dan Perancangan Output.

4.2.5.1. Struktur Menu

Perancangan struktur menu bertujuan untuk memudahkan dalam penggunaan fungsi–fungsi program yang ada pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH. dapat dilihat pada gambar berikut:

Menu Utama

Data Master Administrasi Surat Laporan Utility Keluar

Klasifikasi Surat Arsip Penyimpanan

Surat Masuk Surat Keluar Pencarian Surat Laporan Surat

Masuk

Laporan Surat

Keluar Data User Login

Gambar 4.15 Struktur Menu 4.2.5.2. Perancangan Input

Perancangan input merupakan awal dimulainya suatu proses informasi administrasi yang berasal dari informasi atau data yang berkaitan langsung dengan administrasi. Akurat tidaknya suatu data dari sistem informasi, tidak lepas dari data yang dimasukkan, jika data yang dimasukkan kurang lengkap, maka hasilnya pun tidak akan optimal dalam menunjang pengambilan keputusan. Untuk mencegah

ketidakakuratan dari suatu hasil sistem informasi, maka perlu memperhitungkan data apa yang harus diinputkan kedalam sistem, sehingga hasilnya dapat berguna secara optimal dalam pengambilan keputusan khususnya penyelesaian suatu permasalahan yang dihadapi.

1. Rancangan Form Login

Form login ini akan tampil sebelum menuju ke tampilan utama. Form ini berfungsi untuk mengatur operator yang berhak mengakses program ini. Dalam form ini, program akan meminta data username dan password dari admin yang telah terdaftar. Rancangan Form login ini adalah sebagai berikut :

Login : Username Password

OK Cancel

Gambar 4.16 Rancangan Form Login

2. Rancangan Form Klasifikasi Surat

Form Klasifikasi Surat ini digunakan untuk mengklasifikasikan surat. Dalam form ini, terdapat proses untuk menambah, mengubah, membatalkan dan menghapus data klasifikasi surat. Rancangan formnya seperti pada gambar berikut ini :

Klasifikasi Surat x Kode Klasifikasi

Keterangan

Baru/Simpan Ubah Hapus Batal Keluar

Gambar 4.17 Rancangan Form Klasifikasi Surat

3. Rancangan Form Arsip Penyimpanan

Form Arsip Penyimpanan ini digunakan untuk menyimpan arsip. Dalam form ini, terdapat proses untuk menambah, mengubah, membatalkan dan menghapus data arsip penyimpanan. Rancangan formnya seperti pada gambar berikut ini :

Letak Arsip x

Kode Arsip Keterangan

Baru/Simpan Ubah Hapus Batal Keluar

4. Rancangan Form Surat Masuk

Form Surat Masuk ini digunakan untuk memasukan data surat masuk. Dalam form ini, terdapat proses untuk menambah, mengubah, membatalkan dan menghapus data arsip penyimpanan. Rancangan formnya seperti pada gambar berikut ini :

Surat Masuk x

Tanggal Terima Surat Nomor Surat

Lampiran lembar

Perihal

Pengirim

Alamat Pengirim Deskripsi/Uraian singkat isi surat

Tanda Terima Oleh Klasifikasi Surat Arsip Penyimpanan

Baru/Simpan Ubah Hapus Batal Keluar

5. Rancangan Form Surat Keluar

Form Surat Keluar ini digunakan untuk memasukan data surat keluar. Dalam form ini, terdapat proses untuk menambah, mengubah, membatalkan dan menghapus data arsip penyimpanan. Rancangan formnya seperti pada gambar berikut ini :

Surat Keluar x

Tanggal Surat

Nomor Surat

Lampiran lembar

Perihal

Ditujukan Kepada Alamat yang dituju Deskripsi/Uraian singkat isi surat

Tanggal dikirim Tanda Terima Oleh Klasifikasi Surat Arsip Penyimpanan

Baru/Simpan Ubah Hapus Batal Keluar

6. Rancangan Form Laporan Surat Masuk

Form Laporan Surat Masuk ini digunakan untuk menampilkan laporan surat masuk. Dalam form ini, terdapat proses cetak untuk mencetak laporan surat masuk. Rancangan formnya seperti pada gambar berikut ini :

Cetak Surat x

Cetak Surat

Berdasarkan

Berdasarkan Tanggal :

* s/d

Berdasarkan Bulan

s/d

Cetak

Gambar 4.21 Rancangan Form Laporan Surat Masuk

6. Rancangan Form Laporan Surat keluar

Form Laporan Surat Masuk ini digunakan untuk menampilkan data surat keluar. Dalam form ini, terdapat proses cetak untuk mencetak laporan surat keluar. Rancangan formnya seperti pada gambar berikut ini :

Cetak Surat x

Cetak Surat

Berdasarkan

Berdasarkan Tanggal :

* s/d

Berdasarkan Bulan

s/d

Cetak

Gambar 4.22 Rancangan Form Laporan Surat Keluar

4.2.5.3. Perancangan Output

Perancangan output merupakan keluaran yang dihasilkan untuk kemudian dicetak. Adapun rancangan output dari sistem yang dirancang, sebagai berikut :

1. Rancangan Output Surat Masuk

Perancangan Output Surat Masuk ini yang kemudian dijadikan tanda terima. Adapun rancangannya seperti pada gambar berikut ini :

108

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sample di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa perangkat lunak secara fungsional mengeluarkan hasil sesuai dengan yang diharapkan bahwa tidak ada redudansi pada sistem.

109

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah melakukan penelitian secara menyeluruh terhadap Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang sedang berjalan, penulis berusaha mencari penyelesaian masalahnya dengan membuat Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang baru untuk memperbaiki dan mengurangi kesalahan yang ada pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang sedang berjalan. Maka penulis dapat membuat kesimpulan dan memberikan saran agar Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH. dapat berjalan lebih efektif dan efisien sehingga dapat membantu kinerja para staff dan karyawannya.

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan pada tahap-tahap penelitian yang telah dilakukan dalam menganalisis Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH. penulis menarik kesimpulan bahwa :

1. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis komputer dapat mempermudah dalam memberikan informasi kepada pengguna.

2. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis komputer diharapkan dapat mempermudah dalam pencarian data surat masuk dan data

110

surat keluar, juga dalam menyajikan informasi yang dihasilkan lebih akurat dan tepat waktu.

3. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis komputer dapat mempermudah dalam proses pengolahan data surat masuk dan surat keluar, pengarsipannya dan pembuatan laporan.

6.2. Saran

Penulis berharap agar informasi yang telah disampaikan dapat berguna bagi Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH. dan aplikasi yang telah dibuat dapat membantu dalam meningkatkan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis komputer sesuai dengan yang diharapkan. Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mempunyai beberapa saran yaitu :

1. Agar Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI,SH ini dapat diterapkan dengan baik, dengan dukungan jaringan yang telah dibuat sehingga dapat membantu pengarsipan dan pengelolaan data surat masuk dan surat keluar.

2. Perlu adanya pelatihan sumber daya yang akan melakukan penggunaan terhadap program aplikasi sehingga sistem dapat berjalan dengan baik.

3. Penulis berharap Sistem yang telah di bangun bisa di kembangkan untuk pengarsipan dokumen-dokumen lain yang ada di Kantor Notaris ini.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Abdul kadir. 2004. Pengenalan Sistem informasi. Andi. Yogyakarta.

[2] Abdul Kadir dan Terra CH. Triwahyuni. 2003 Pengenalan Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta.

[3] Dr. Azhar Susanto, MBus, Ak 2004. Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta.

[4] Fathansyah, 2002 “Basis Data”, Informatika, Bandung.

[5] Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D. 2004. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta.

[6] Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D. 2004. Analisis dan Desain. Andi. Yogyakarta.

[7] Roger S. Pressman, Ph.D. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktis (buku 1). Andi. Yogyakarta.

[8] http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/jaringan-client-server/20 April 2011.

Motto;

Kegagalan Adalah Keberhasilan Yang Tertunda

Maka Janglah Putus Asa

Berikanlah Sesuatu Yang Baik Untuk Diri Ini, Detik Ini,

dan Untuk Masa Depan Nanti

Terimakasih Kupersembahkan Kepada

Kedua Orang Tua (Wali), Keluarga, Dosen-Dosen,

Serta Sahabat- Sahabatku

BIODATA PENULIS

Nama :

Herman

Tempat :

Bandung Tanggal Lahir :

19 September 1984 Jenis Kelamin :

Laki-Laki

Alamat :

Jalan Sukamulya Bandung

( Jl.Balong Gede No.65 Bandung) No Telepon :

085720220605 (022) 4241767

E-Mail : sepupu_herman@yahoo.com