TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Aset Pada PT. Bina Megah Indowood.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ASET PADA PT. BINA MEGAH INDOWOOD

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

FATKUR ALFIANTO 11410100273

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ASET PADA PT. BINA MEGAH INDOWOOD

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana

Oleh:

Nama : Fatkur Alfianto

NIM : 11410100273 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai civitas academica Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, saya :

Nama : Fatkur Alfianto

NIM : 11410100273

Program Studi : S1 Sistem Informasi

Jurusan/ Fakultas : Fakultas Teknologi dan Informatika

Demi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, menyetujui untuk memberikan kepada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya Hak Bebas

Royalty Non Eksklusif (Non-Exclusive Royalty Free Right) atas karya ilmiah yang

berjudul:

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ASET PADA PT. BINA MEGAH INDOWOO

Untuk disimpan, dialih mediakan, dikelola dalam bentuk database, atau dipublikasikan untuk kepentingan akademis dengan tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Surabaya, 1 Agustus 2016

Fatkur Alfianto

iv DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ...x

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1 Latar Belakang Masalah ...1

1.2 Rumusan Masalah ...3

1.3 Batasan Masalah ...3

1.4 Tujuan ...3

1.5 Manfaat ...4

1.6 Sistematika Penulisan ...4

BAB II LANDASAN TEORI ...6

2.1 Manajemen Aset ...6

2.1.1 Pengertian Manajemen ...6

2.1.2 Pengertian Aset ...7

2.1.3 Pengertian Manajemen Aset ...8

2.1.4 Klasifikasi Aset ...10

2.1.5 Siklus Manajemen Aset ...12

2.1.6 Tujuan Manajemen Aset ...13

2.2 Sistem Informasi Manajemen Aset ...16

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Aset ...16

2.2.2 Sistem Pemeliharaan dan Pengelolaan Aset ...21

2.2.3 Penyusutan Aset ...26

2.3 Sistem ...27

v

2.5 Bahasa Pemrograman ...30

2.6 Konsep Basis Data ...32

2.6.1 Sistem Basis Data ...32

2.6.2 Database Management System (DBMS)...32

2.6.3 Desain Sistem ...35

2.7 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) ...36

2.7.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ...36

2.7.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak ...37

2.8 Teknik Wawancara ...38

2.9 Teknik Observasi ...38

2.10 Analisa dan Perancangan Sistem ...39

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...41

3.1 Identifikasi Permasalahan ...41

3.2 Analisis Permasalahan ...44

3.3. Analisis Kebutuhan ...44

3.4 Perancangan Sistem ...45

3.4.1 Alur Sistem ...45

3.4.2 Data Flow Diagram ...58

3.4.3 Entity Relationship Diagram ...63

3.4.4 Struktur Database ...66

3.4.5 Desain Interface ...75

3.4.6 Desain Laporan ...81

3.4.7 Desain Uji Coba ...83

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...88

4.1 Implementasi Sistem ...88

4.2 Uji Coba Sistem ...89

4.2.1 Uji Coba Form Utama ...89

vi

4.2.3 Uji Coba Form Master Aset ...92

4.2.4 Uji Coba Form Transaksi Pemeliharaan ...94

4.2.5 Uji Coba Form Transaksi Usulan Disaktivasi ...96

4.2.6 Uji Coba Form Transaksi Pengalihan Aset ...99

4.2.7 Uji Coba Form Transaksi Disaktivasi...101

4.2.8 Uji Coba Form Transaksi Penyusutan ...103

4.2.9 Uji Coba Form Transaksi Usulan Pengadaan ...106

4.2.10 Uji Coba Form Transaksi Pengadaan Aset ...108

4.2.11 Uji Coba Form Cetak Laporan Rincian Aset ...111

4.2.12 Uji Coba Form Cetak Laporan Histori Pemeliharaan Aset ...112

4.2.13 Uji Coba Form Cetak Laporan Biaya Pemeliharaan Aset ...113

4.2.14 Uji Coba Form Cetak Laporan Penyusutan Aset ...113

4.2.15 Uji Coba Form Cetak Laporan Pengalihan Aset ...114

4.2.16 Uji Coba Form Cetak Laporan Aset Nonaktif ...115

4.2.17 Uji Coba Form Cetak Laporan Pengadaan Aset ...116

BAB V PENUTUP ...117

5.1 Kesimpulan ...117

5.2 Saran ...117

DAFTAR PUSTAKA ...118

BIODATA PENULIS ...120

1 1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Bina Megah Indowood (PT. BMI) adalah perusahaan swasta yang bergerak dibidang wood manufacture dengan produk utama wood flooring dan wood decking. Berdiri pada tahun 2007 PT.Bina Megah Indowood berlamatkan di jalan Putat Lor 16 Menganti Gresik, Jawa Timur, 61174. Adapun beberapa produk yang dihasilkan oleh PT Bina Megah Indowood adalah hasil olahan kayu Merbabu, kayu Kuku, kayu Jati Sika dan kayu Sonokeling. Saat ini PT. Bina Megah Indowood tumbuh menjadi produsen lantai kayu utama dan eksportir dengan jangkauan global yang luas, tidak hanya memiliki pangsa pasar di Asia namun juga menjangkau pasar Australia, Afrika hingga Eropa. Adapun produk-produk kayu jadi yang di hasilkan PT. Bina Megah Indowood adalah E4E, E2E, S4S, T&G (Tongued and Grooved), Decking dan FJL E2E (Finger Joint Laminating), FJL E4E.

Sebagai perusahaan eksportir, PT. BMI memiliki banyak aset tetap untuk menunjangan proses bisnisnya. Menurut Mulyadi, (2001:591) aset tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomi lebih dari satu tahun buku, dan diperoleh oleh perusahaan untuk melaksanan kegiatan perusahaan dan bukan untuk dijual kembali. Aset tetap yang dimiliki PT. BMI diantaranya: Mesin Moulding, Mesin Spindle, Dinamo mesin cross cut, Double End, Mesin Double Planer, Mesin Single Planer, Mesin Single Rip saw, Mesin Jump Cross Cut, Mesin Jointer , Conveyor, Forklift, dan lain-lain. Aset tetap tersebut harus dikelola dengan baik agar dapat menunjang proses bisnis perusahaan

dan memberikan manfaat serta keuntungan maksimal terhadap perusahaan. Proses pengelolaan aset PT. BMI diantarannya adalah proses pemeliharaan, pengadaan, pengalihan, disaktivasi aset, dan perhitungan penyusutan aset. Proses pemeliharaan PT. BMI adalah pemeliharaan terhadap aset produktif seperti kendaraan dan mesin. Proses pengadaan merupakan proses mengadakan / membeli aset baru. Proses pengalihan merupakan proses pemindahan aset kepada pihak lain sedangkan disaktivasi aset adalah menonaktifkan aset-aset yang sudah tidak produktif dan/atau sudah tidak digunakan. Proses perhitungan nilai penyusutan adalah proses hitung nilai aset dan nilai buku untuk semua aset yang dimiliki.

Tabel 1. Nilai Aset PT. BMI Tahun 2015 Kelompok Aset Jumlah Nilai Total Aset

Tanah 9 12,010,638,000.00

Bangunan 18 20,994,474,150.00

Mesin 42 17,473,600,000.00

Peralatan 25 3,619,500,000.00

Kendaraan 12 2,796,005,258.00

Inventaris 142 677,623,298.50

Total Nilai Aset 57,571,840,706.50

Masalah yang dialami PT. Bina Megah Indowood (BMI) dalam pengelolaan aset adalah proses pengelolaannya dilakukan secara manual dan hanya dicatat menggunakan Microsoft® Office Excel. Sedangkan pemeliharaan aset dilakukan apabila ada kerusakan atau ada permasalahan terhadap aset tersebut, tidak terjadwal secara berkala (kecuali kendaraan) sehingga masa pakai lebih pendek dari masa pakai normalnya. Akibatnya, perusahaan harus melakukan pengadaan kembali atau mengganti komponennya yang rusak sehingga perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk aset tersebut. Selain itu, sulit untuk

menentukan kapan suatu aset itu perlu diganti atau diservis. Permasalahan lain yang dihadapi PT. BMI adalah pencatatan aset yang tidak terkontrol, penonaktifan aset, lambatnya pencarian data aset serta pelaporan aset yang seringkali tidak tepat.

Berdasarkan permasalahan-permasalahan tersebut, maka PT. BMI membutuhkan sebuah aplikasi yang mampu mengelola aset-aset yang dimiliki PT. BMI, menjadwalkan secara berkala waktu perawatannya, penghapusan aset dapat tercatat dengan baik, menampilkan nilai penyusutan aset secara otomatis serta pelaporan aset yang cepat, tepat, dan akurat.

1.2 Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang yang ada, maka perumusan masalah adalah bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah pada penelitian ini sebagai berikut:

1. Metode Penyusutan aset yang digunakan dalam aplikasi mengacu pada proses hitung penyusutan yang digunakan oleh bagian akuntansi PT. Bina Megah Indowood

2. Data aset yang digunakan adalah data asli milik PT. Bina Megah Indowood

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang ingin dicapai adalah menghasilkan aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah

Indowood yang dapat membantu dalam pengelolaan aset diantaranya proses pengadaan, pengalihan, disaktivasi aset, pemeliharan, penghitung penyusutan dan pembuatan laporan-laporannya.

1.5 Manfaat

Penelitian ini diharapkan memiliki manfaat yaitu: 1. Dapat mempermudah dalam melakukan pengelolaan aset. 2. Dapat menjadi pengingat waktu pemeliharaan aset.

3. Dapat memberikan rekomendasi terhadap aset yang dipilih berdasarkan histori pemeliharaannya

4. Dapat mempercepat proses penghitungan nilai penyusutan

5. Memudahkan dalam mencetak laporan-laporan aset yang diperlukan.

1.6 Sistematika Penulisan

Di dalam penyusunan laporan tugas akhir ini secara sistematis diatur dan disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab. Adapun urutan dari bab pertama sampai bab terakhir adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi penggunanya, serta sistematika penulisan laporan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan rancang bangun aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas analisa dan perancangan sistem. Analisa berisi penjelasan dari timbulnya masalah beserta penyelesaiannya, sedangkan perancangan sistem berisi Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Desain Input / Output.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini membahas tentang kebutuhan perangkat lunak, perangkat keras, implementasi dan evaluasi sistem. Implementasi ini mengacu pada perancangan desain sistem yang telah dibuat dan berfokus dalam pengelolaan aset. Dalam implementasi ini juga berisi penjelasan Graphical User Interface (GUI) sistem yang telah dibuat. Sedangkan evaluasi sistem berisi validasi dan uji coba sistem agar terhindar dari error serta berjalan sesuai yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem dimasa yang akan datang.

6

2.1 Manajemen Aset

Manajemen aset merupakan suatu ilmu yang dibutuhkan bagi setiap entitas/instansi/organisasi. Manajemen aset diterapkan guna mempermudah proses pengelolaan aset tersebut agar dapat memberikan nilai (value) bagi organisasi tersebut.

Manajemen Aset adalah spesifikasi dari ilmu manajemen dan merupakan gabungan dari ketiga dasar ilmu yaitu manajemen, akuntansi, dan teknik sipil. Dalam kaitan ini Manajemen Aset diartikan sebagai suatu kegiatan manajemen dalam mengelola aset fisik yang berupa fasilitas dalam rangka meningkatkan control atau pengawasan terhadap operasi penggunaan dan pemeliharaan dari aset tersebut. Hal ini agar dapat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi.

Dengan penerapan manajemen aset maka setiap entitas bisa memanfaatkan aset yang mereka miliki dengan optimal/sesuai dengan tupoksinya. Untuk mengoptimalkan aset tersebut maka alangkah lebih baik dijelaskan terlebih dahulu pengertian dari manajemen, aset, dan manajemen aset.

2.1.1 Pengertian Manajemen

Menurut Stoner (2006) “Manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Menurut Nawawi (2003) ”Manajemen merupakan serangkaian proses yang terdiri atas perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), pengawasan (controlling) dan penganggaran (budgeting)”.

Menurut Daft yang diterjemahkan oleh Tarnujaya & Shirly (2006)

“Manajemen (management) adalah pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang

efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi”.

Berdasarkan pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah kegiatan pengelolaan yang dimulai dari perencanaan, pengorgansasian, pelaksanaan, hingga pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.1.2 Pengertian Aset

Aset berasal dari kosa kata bahasa Inggris. Asset secara umum artinya adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value), atau nilai tukar (exchangevalue) yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha, individu atau perorangan (Hidayat, 2011: 4). Aset adalah sarana atau sumber daya ekonomik yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang harga perolehannya atau nilai wajarnya harus diukur secara objektif (Munawir, 2007: 30).

Menurut Raymodn H. Peterson, definisi aset adalah assets that one can touch, hold, or feel. Typicallycalled fixed assets in accounting literature, tangible assets are the physical things that a business uses in the production of goods and services. They constitute the production facilities, buildings, equipment, and vehicles. These operational assets of a business include furniture, computers, and

similar items not used up within a year.(Accounting for Fixed Asset 2nd edition, :11)

Menurut pendapat Djumara (2007), Aset adalah barang, yang dalam pengertian hukum disebut benda, yang terdiri dari benda tidak bergerak dan benda bergerak, baik yang berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud (Intangible), yang tercakup dalam aktiva/kekayaan atau harta kekayaan dari suatu instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu perorangan.

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 2005, tentang Standar Akuntansi Pemerintah menyatakan bahwa: Aset adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya.

Dari beberapa pendapat tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa aset adalah barang atau benda yang dimiliki dan/atau dimiliki oleh suatu instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu perorangan baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak yang memiliki nilai ekonomis.

2.1.3 Pengertian Manajemen Aset

Menurut Sugiama (2013:15) berdasarkan pada pengelolaan aset fisik, secara definitif manajemen aset adalah ilmu dan seni untuk memandu pengelolaan kekayaan yang mencakup proses merencanakan kebutuhan aset, mendapatkan, menginventarisasi, melakukan legal audit, menilai, mengoperasikan, memelihara,

membaharukan atau menghapuskan hingga mengalihkan aset secara efektif dan efisien.

Menurut Hariyono (2007), Pengelolaan Aset adalah kegiatan mengelola suatu barang yang dimiliki mulai dari perencanaan, pengadaan, operasi dan pemeliharaan serta penghapusan. Berdasarkan pada Departemen of Threasury and Finance (2004), bahwa pengertian Manajemen Aset adalah proses pengelolaan suatu barang yang memiliki nilai dan manfaat lebih dari 1 tahun yang digunakan dalam kegiatan operasional Perusahaan.

Pemerintah South Australia dalam Hariyono (2007) mendefinisikan

manajemen aset sebagai “…a process to manage demand and guide acquisition,

use and disposal of assets to make the most of their service delivery potential, and manage risks and costs over their entire life”, yang artinya proses untuk mengelola permintaan dan akuisisi panduan, penggunaan dan penjualan aset untuk memanfaatkan potensi layanan, dan mengelola risiko dan biaya seumur hidup aset. Sedangkan definisi lain dari manajemen aset menurut Danylo dan Lemer dalam

Hariyono, (2007) adalah “…a methodology to efficiently and equitably allocate

resources amongst valid and competing goals and objectives.”, yang artinya sebuah metodologi efisien dan mengalokasikan sumber daya secara adil untuk mencapai tujuan dan sasaran.

Dari pengertian mengenai manajemen dan aset di atas, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen aset secara umum adalah proses mulai dari perencanaan (planning) sampai dengan penghapusan (disposal) dan perlu adanya pengawasan terhadap aset-aset tersebut.

2.1.4 Klasifikasi Aset

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan, aset diklasifikasikan ke dalam aset lancar (current asset) dan aset nonlancar (noncurrent asset).

Suatu aset diklasifikasikan sebagai aset lancar jika dapat direalisasikan atau dimiliki untuk dipakai atau dijual dalam waktu dua belas bulan sejak tanggal pelaporan. Aset yang tidak dapat dimasukkan dalam kriteria tersebut diklasifikasikan sebagai aset nonlancar. Aset lancar meliputi kas dan setara kas, investasi jangka pendek, piutang, dan persediaan. Aset nonlancar diklasifikasikan menjadi investasi jangka panjang, aset tetap, dana cadangan, dan aset lainnya meliputi aset tak berwujud dan aset kerja sama atau kemitraan. Aset tetap meliputi tanah, peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi, dan jaringan, dan aset tetap lainnya.

Berdasarkan uraian diatas, secara ringkas asset bisa digambarkan sebagai berikut:

Menurut para ahli, dalam manajemen aset, aset diklarifikasikan kedalam beberapa jenis. Untuk mengetahui klasifikasi aset bisa dilihat berdasarkan bentuknya, aset berdasarkan karakteristik, aset berdasarkan sumber dana dan aset berdasarkan pandangan dari segi hukum.

2.1.4.1 Aset Berdasarkan Bentuknya

Dalam Hermanto (2009), dijelaskan bahwa aset diklasifikasikan berdasarkan bentuknya dibagi atas 2 jenis, yaitu aset berwujud (tangible) dan aset tidak berwujud (intangible).

Tabel 2.1 Bentuk Aset Sumber : Hermanto (2009) No Bentuk Aset Aset

1 Berwujud (Tangible)

-Bangunan -Infrastruktur -Mesin/Peralatan -Fasilitas

2 Tidak Berwujud (Intangible)

-Sistem Organisasi (Tujuan, Visi, dan Misi) -Hak Cipta (Patent)

-Kualitas (Quality)

-Nama Baik/Citra (Goodwil) -Budaya ( Culture)

-Sikap, Hukum, Pengetahuan, Keahlian (Capacity) -Perjanjian (Contract)

-Motivasi (Motivation)

Aset Berwujud (Tangible)

Bentuk aset tangible (berwujud) adalah aset yang keadaannya benar-benar ada dan dapat dilihat volume, bentuk, ukuran, berat, dimana mempunyai masa manfaat lebih baik dari dua belas bulan untuk digunakan dalam kegiatan pemerintah atau dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Bentuk aset berwujud yaitu bangunan, infrastruktur, mesin/peralatan dan fasilitas.

Aset tidak berwujud (intagible)

Aset intangible (tidak berwujud), adalah aset non keuangan yang dapat di identifikasikan dan tidak mempunyai wujud fisik serta dimiliki untuk digunakan dalam menghasilkan barang atau jasa atau digunakan untuk tujuan lainnya termasuk hak atas kekayaan intelektual.

Bentuk aset yang tidak berwujud adalah sistem organisasi (visi dan misi), patent (hak cipta), quality (kualitas), goodwill (namabaik / citra), culture (budaya), capacity (sikap, hukum, pengetahuan, keahlian), contract (perjanjian) dan motivation (motivasi).

2.1.5 Siklus Manajemen Aset

Dalam manajemen aset terdapat proses sistematis untuk pemeliharaan, upgrade, dan mengoperasikan aset fisik dengan biaya yang efektif, dengan menggabungkan prinsip rekayasa dengan praktek bisnis dan teori ekonomi, dan menyediakan alat yang memfasilitasi agar lebih terorganisir, menggunakan pendekatan logis untuk pengambilan keputusan sehingga tersedia kerangka kerja untuk perencanaan jangka pendek dan jangka panjang.

Menurut Hindrawan, dkk, (2006: 119) siklus hidup fisik dari suatu aset atau kelompok aset memiliki empat fase, yaitu perencanaan, pengadaan (acquisition), operasi dan pemeliharaan, serta penghapusan (disposal).

Dalam manajemen aset terdapat siklus hidup manajemen yang disebut sebagai Life Cycle Asset Management seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini :

Gambar 2.2 Siklus hidup manajemen asset

a) Fase perencanaan adalah fase identifikasi kebutuhan, yaitu ketika ada permintaan atas aset.

b) Fase pengadaan, yaitu ketika aset dibeli, dibangun atau dibuat.

c) Fase pengoperasian dan pemeliharaan, yaitu ketika aset digunakan untuk tujuan yang telah ditentukan. Fase ini diselingi dengan pembaruan, pergantian atau perbaikan secara periodik atas aset yang rusak.

d) Fase penghapusan (disposal) dilakukan ketika umur ekonomis suatu aset telah habis atau ketika kebutuhan atas pelayanan yang disediakan aset telah hilang.

2.1.6 Tujuan Manajemen Aset

Tujuan manajemen aset dapat ditentukan dari berbagai dimensi atau sudut pandang. Secara umum tujuan manajemen aset adalah untuk pengambilan

keputusan yang tepat agar aset yang dikelola berfungsi secara efektif dan efisien. Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektif dalam pengelolaan aset berarti aset yang dikelola dapat mencapai tujuan yang diharapkan organisasi bersangkutan, misal mencapai kinerja tertinggi dalam pelayanan pelanggan. Sedangkan efektivitas berarti derajat keberhasilan yang dapat dicapai berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. Atau efektifitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tinggi-rendahnya target yang telah dicapai misal jumlah capaian, derajat kualitas, waktu dan lain-lain.

Sebuah capaian dapat dinyatakan dalam prosentase target yang dicapai dari keseluruhan target yang ditetapkan. Jika capaian target tersebut tinggi, berarti efektifitasnya makin tinggi pula. Serangkaian kegiatan yang dapat merealisasikan tujuan dengan tepat, maka berarti seluruh kegiatan tersebut memiliki efektifitas yang tinggi. Dengan kata lain efektif itu mampu mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Adapun efisien berarti menggunakan sumber daya serendah mungkin untuk mendapat hasil (output) yang tinggi, atau efisien itu rasio yang tinggi antara output dengan input. Dalam manajemen aset, efisiensi yang senantiasa melekat dalam setiap tahap pengelolaan aset terutama upaya mencapai efisiensi yang tinggi dalam menggunakan waktu, tenaga, dan biaya. Jika tujuan aset dinyatakan lebih spesifik dibanding tujuan umum, maka tujuan manajemen aset yang lebih rinci yaitu:

1. Meminimisasi biaya selama umur aset bersangkutan (to minimize the whole life cost of assets)

3. Dapat mencapai penggunaan serta pemanfaatan aset secara optimum (optimizing the utilization of assets)

Menurut Hariyono (2007), tujuan utama manajemen aset adalah membantu suatu entitas dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini mencakup panduan pengadaan, penggunaan, dan penghapusan aset, serta mengatur risiko dan biaya yang terkait selama siklus hidup aset. Menurut Hariyono juga, agar efektif dalam prinsip dan teknik manajemen aset sebagai aktivitas komprehensif, perlu dikaitakan dengan beberapa faktor sebagai berikut: 1. Kebutuhan dari para pengguna aset,

2. Kebijakan dan peraturan perundangan,

3. Kerangka manajemen dan perencanaan organisasi, 4. Kelayakan teknis dan kelangsungan komersial,

5. Pengaruh eksternal/pasar (seperti komersial, teknologi, lingkungan, dan industri), serta

6. Persaingan permintaan dari para stakeholder dan kebutuhan merasionalisasikan operasi untuk memperbaiki pemberian pelayanan atau untuk meningkatkan keefektifan biaya.

Sedangkan menurut Siregar (2004), ada tiga tujuan utama dari manajemen adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi pemanfaatan dan pemilikan.

2. Terjaga nilai ekonomis dan potensi yang dimiliki. .

3. Objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan serta alih penguasaan.

2.2 Sistem Informasi Manajemen Aset

Sistem informasi manajemen aset merupakan sebuah sistem informasi yang mengelola dan mengolah data-data yang berkaitan dengan aset dan mampu mengakomodasi proses-proses yang terdapat dalam manajemen aset.

Fungsi utama yang perlu disediakan pada sistem informasi manajemen aset adalah sebagai berikut:

1. mengakomodasi kegiatan operasional dalam pengelolaan aset sangatlah penting; 2. pihak manajemen juga mengharapkan sistem yang dapat menyediakan informasi

secara up to date;

3. sistem dapat diakses di mana pun dan kapan pun oleh user dengan privilleges tertentu;

4. sistem yang terintegrasi dengan sistem lainnya, baik yang sudah ada maupun yang sedang dalam tahap pengembangan;

5. pengelolaan dan pengembangan sistem pada tahapan selanjutnya dapat dilakukan dengan mudah;

6. sistem yang menerapkan keamanan terhadap aplikasi karena menyimpan data-data yang sangat penting.

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Aset

Sistem informasi manajemen menurut O’Brien (2010) adalah suatu kombinasi teratur apapun dari orang-orang (brainware), hardware, software, jaringan komunikasi (netware), dan sumberdaya data (dataware) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Mc Leod dan George P. Schell (2008) mendefinisikan sistem informasi manajemen

sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa.

Sistem informasi manajemen secara umum dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan penentuan alternatif tindakan dalam sebuah organisasi sistem tersebut. Dimana dalam pengoperasiannya sistem informasi manajemen menggunakan suatu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, model manajemen, keputusan, serta sebuah terminal data (Jimmy L. Gaol, 2008). Dengan demikian, sistem informasi manajemen sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organisasi bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang berguna untuk setiap hierarki manajemen dalam perencanaan, pengendalian dan evaluasi kegiatan organisasi.

Sistem informasi manajemen aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset yang ditujukan untuk perusahaan besar atau BUMN yang memiliki aset dengan jumlah banyak yang seharusnya memerlukan sebuah divisi sendiri untuk pengelolaan aset tersebut. Sistem informasi manajemen aset seharusnya dapat menjawab permasalahan-permasalahan aset sering muncul dan atau dihadapi oleh perusahaan berskala enterprise (Dit TIK UPI, 2008: 4). Adapun permasalahan tersebut diantaranya, adalah sebagai berikut.

1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis. 2. Aset memiliki penanganan yang spesifik.

3. Aset memiliki nilai tertentu dikaitkan dengan posisi geografis. 4. Aset memliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda.

Sistem informasi manajemen aset merupakan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola aset yang ditujukan untuk dapat menjawab permasalahpermasalah aset, seperti berikut (Taramitra, 2008) :

1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis; 2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik;

3. Aset memiliki “nilai” tertentu dikaitkan dengan posisi geografis;

4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda;

5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah; 6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi;

7. Manajemen data masih manual;

8. Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal. Dengan adanya sistem informasi manajemen aset (SIMA) diharapkan dapat memberikan manfaat, diantaranya :

1. Tertib aministrasi, seluruh data tercatat dengan baik, proses pengelolaan data cepat;

2. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset, seperti penataan kawasan;

3. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik;

4. Manajemen pemeliharaan aset;

5. Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan.

data atribut baik secara deskriptif yang menunjukan identitas maupun dokumen legal yang menunjukan kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset tersebut. Selain itu, aset memiliki nilai, baik nilai perolehan maupun nilai pasar serta nilai penyusutannya.

Seluruh tahapan menajemen aset dimonitor dengan menggunakan sebuah sistem yang disebut dengan SIMA. Dengan adanya sistem, seluruh aktifitas aset di perusahaan dapat terpantau secara berkelanjutan. Bahkan, identitas dari aset tersebut akan diupdate setelah pendataan selesai. Hasil dari inventaris kemudian diproses dalam database yang kemudian diproses lebih lanjut didalam SIMA. Adapun, konsep dasar dari SIMA dapat dijelaskan sebagai berikut.

Gambar 2.4 Konsep dasar Sistem Informasi Manajemen Aset

Menurut Taramitra (2008) SIMA merupakan sebuah aliran data untuk pengelolaam aset yang ditujukan untuk perusahaan swasta ataupun pemerintah, yang bertujuan untuk memperoleh informasi dari aset tersebut. SIMA dapat memudahkan dalam pengelompokan tanggung jawab dan hak terhadap aset tersebut, baik berupa tanggung jawab, pemeliharaan, dan jatuh tempo suatu kewajiban. Setiap aset memiliki data atribut baik secara deskriptif yang

menunjukkan identitas maupun dokumen legal yang menunjukkan kepemilikan/hak dan kewajiban terhadap aset tersebut. Selain itu, aset pun memiliki nilai-nilai kondisi fisik. Nilai dari suatu aset biasanya diperoleh dari nilai pasar, penyusutan, maupun nilai perolehan. Sedangkan, kondisi fisik aset berupa “baik” atau “rusak”.

Seluruh data dari aset tersebut diproses dalam database untuk dilanjutkan pada sebuah SIMA, yang ditujukan untuk menghasilkan informasi dari aset tersebut. Informasi yang diperoleh dari SIMA, akan mempengaruhi keputusan pihak manajemen dalam menyusun strategi selanjutnya. Misalnya: SIMA menghasilkan informasi bahwa terdapat aset yang belum digunakan, maka selanjutnya pihak manajemen akan menetapkan strategi apakah aset tersebut akan disewakan atau dijual (hal ini merupakan salah satu strategi optimasi aset).

Menurut Siregar (2004) objek pengembangan SIMA adalah semua aset yang terdiri dari tanah, bangunan, kendaraan, mesin dan peralatan, serta aset lainnya. Pengembangan SIMA adalah sebagai alat untuk optimalisasi dan efisiensi pengelolaan asset BUMN/BUMD. Sedangkan SIMA adalah suatu konsep pengelolaan asset yang memadukan beberapa disiplin keahlian anatara lain:

1) Penyusunan system dan prosedur logistik (aset) 2) Penyusunan aplikasi komputer bidang logistik 3) Pendataan (iventarisasi) aset

4) Penilaian aset 5) Konsultasi properti 6) Manajemen properti

Dengan memadukan berbagai disiplin keahlian dalam menunjang pemanfaatan terbaik dari asset yang dimiliki, penerapan SIMA akan sangat akan sangat menunjang kepentingan BUMN/BUMD, antara lain :

1. Tertib aministrasi aset

2. Mengetahui pemanfaaatan tertinggi dan terbaik aset 3. Mempermudah pengendalian aset

4. Mengetahui nilai aset

5. Mendukung pengembangan strategi.

2.2.2 Sistem Pemeliharaan dan Pengelolaan Aset

Menurut Dufffua (1999), “System is a collection of components that work

together toward common objective”. Jadi sistem merupakan sekumpulan komponen-komponen yang saling berintegrasi dan bekerja sama yang memiliki tujuan yang sama. Pemeliharaan dianggap sebagai sebuah sistem dengan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara pararel dengan sistem produksi.

Menurut Duffuaa (1999) pemeliharaan dapat didefinisikan sebagai “the

combination of activities by which equipment or a system is kept in, or restored to, a state in which it can perform its designed function”. Pemeliharaan merupakan kombinasi berbagai aktivitas untuk mempertahankan suatu peralatan atau sistem bekerja sesuai dengan fungsinya. Sedangkan menurut Heizer (2006) “pemeliharaan adalah semua aktivitas yang terlibat dalam menjaga peralatan suatu sistem agar tetap bekerja”.

Jadi berdasarkan pengertian pemeliharaan dan sistem di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem pemeliharaan adalah sekumpulan komponen yang

saling terintegrasi antara kegiatan-kegiatan pemeliharaan untuk tercapainya pemeliharaan. Sebuah sistem pemeliharaan dapat dilihat sebagai sebuah model sederhana input-output. Input yang dimaksud adalah tenaga kerja, manajemen, peralatan, bahan baku, dan sebagainya. Sedangkan output adalah peralatan yang sudah habis, dapat diandalkan, dan juga dikonfigurasi untuk mencapai perencanaan dari operasi.

Menurut Hindrawan, dkk (2006: 185) pengoperasian dan pemeliharaan aset yang baik adalah sebagai berikut.

a. Pemeriksaan dan pemeliharaan aset secara berkala. b. Penilaian terhadap kondisi aset.

c. Menentukan jenis pemeliharaan yang akan dilakukan. d. Menyajikan ramalan biaya pemeliharaan rutin.

e. Terdapat riwayat pemeliharaan.

Proses pada sistem pemeliharaan merupakan kumpulan kegiatan mentransformasikan sumber daya-sumber daya yang berupa fasilitas, tenaga kerja, peralatan, suku cadang, dan manajemen, secara efektif dan efisien, sehingga dihasilkan output berupa kehandalan. Proses pemeliharaan terbagi menjadi fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), dan pengendalian (controlling).

Fungsi pemeliharaan adalah memperbaiki mesin atau peralatan (Equipment) yang rusak dan menjaga agar selalu dalam kondisi siap dioperasikan. Menurut Patner (1995), pemeliharaan adalah meliputi seluruh kegiatan yang diambil untuk menjaga kondisi mesin yang bisa diterima. Pemeliharaan mempunyai tujuan utama sebagai berikut :

1) Untuk memperpanjang usia kegunaan aset mesin produksi yang ada di pabrik (yaitu setiap bagian dari suatu tempat kerja, bangunan dan isinya). 2) Kemampuan produksi dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan rencana

produksi.

3) Menjaga kualitas pada tingkat yang tepat untuk memenuhi apa yang dibutuhkan oleh produksi itu sendiri dan kegiatan produksi tidak terganggu. 4) Untuk membantu pengurangan pemakaian dan penyimpanan diluar batas

dan menjaga modal yang diinvestasikan dalam perusahaan selama waktu yang ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan mengenai investasi tersebut.

5) Untuk mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin, dengan melaksanakan kegiatan perawatan secara efektif dan efisien.

6) Menghindari kegiatan pemeliharaan yang dapat membahayakan keselamatan kerja.

7) Mengadakan kerjasama yang erat dari perusahaan dengan fungsi-fungsi utama yang lain dari perusahaan dan dalam rangka mencapai tujuan utama perusahaan tersebut yaitu memperoleh keuntungan yang sebanyak mungkin dengan total biaya yang rendah.

Bagian pemeliharaan berkaitan erat dengan proses produksi karena kegagalan kegiatan pemeliharaan sangat mengganggu kelancaran proses produksi. Dengan adanya kegiatan pemeliharaan yang baik dan efektif, akan mencegah timbulnya kerusakan (breakdown) pada waktu yang telah diperkirakan terlebih dahulu

Menurut Coder (1992), dalam kenyataannya pelaksanaan kegiatan pemeliharaan akan berbeda untuk masing-masing jenis peralatan atau kekhususan suatu industri dan kekhususan persoalan-persoalannya. Lingkup dari kegiatan perawatan dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

1) Primary Function (Fungsi Utama)

Fungsi ini selalu setiap hari dikerjakan oleh bagian perawatan. Fungsi ini terdiri dari :

a. Maintenance Of Existing Plant Equipment : Perawatan dari semua peralatan dipabrik, yaitu mereparasi peralatan produksi yang diperlukan secara cepat dan ekonomis dan memperkirakan perbaikan dengan preventive maintenance sebisa mungkin.

b. Equipment Inspection and Lubrication : Pemeriksaan dan pelumasan terhadap peralatan. Tugas ini biasanya sudah merupakan pekerjaan rutin dari bagian perawatan.

c. Maintenance Of Existing Plant Building and Grounds : Pemeliharaan dari bangunan pabrik dan lantai gedung yang biasanya menjadi tanggung jawab bagian perawatan.

2). Secondary Function (Fungsi Penunjang)

Fungsi ini sebagai kegiatan tambahan pada bagian pemeliharaan. Fungsi ini terdiri dari :

a. Stores Keeping : Penggudangan peralatan/perlengkapan dan material yang berhubungan dengan kegiatan operasional pemeliharaan.

b. Plant Protection : Perlindungan pabrik (misalnya dari kebakaran) yang biasanya ditugaskan pada bagian pemeliharaan.

c. Salvage and Waste Proposal : Pembuangan sampah limbah yang berhubungan dengan peralatan yang ditetapkan menjadi bagian dari pemeliharaan.

Menurut Assauri (1993), dalam setiap kegiatan tidak dapat terlepas dari prosedur atau langkah-langkah untuk melakukan kegiatan tersebut. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan perawatan antara lain :

1. Inspeksi

Kegiatan ini meliputi kegiatan pemeriksaan secara berkala untuk semua peralatan yang dimiliki sesuai dengan rencana beserta kegiatan pengecekkan terhadap peralatan yang mengalami kerusakan dan membuat laporan dari hasil pengecekkan tersebut. Adapun maksud dari kegiatan ini adalah untuk mengetahui kondisi peralatan yang dimiliki perusahaan, karena peralatan dalam kondisi baik akan memperlancar proses produksi. Laporan-laporan inspeksi berguna bagi bagian perawatan untuk mengadakan perbaikan yang tepat pada sasaran, selain itu berguna bagi pengambil keputusan untuk memutuskan antara mengganti atau memperbaiki mesin atau peralatan yang rusak.

2. Kegiatan Teknik

Kegiatan ini meliputi kegiatan percobaan peralatan baru, dan pengembangan peralatan atau komponen peralatan yang baru diganti, serta melakukan penelitian terhadap kemungkinan pengembangannya. Dalam kegiatan ini diperlukan kemampuan untuk melakukan perubahan maupun perbaikan bagi kemajuan peralatan pabrik tersebut.

3. Kegiatan Produksi

Kegiatan produksi merupakan kegiatan perawatan yang sebenarnya, yaitu memperbaiki mesin dan peralatan. Melaksanakan kegiatan yang disarankan dalam

kegiatan inspeksi dan teknik. Adapun maksud dari kegiatan ini adalah agar kegiatan proses produksi dapat berjalan dengan lancar kembali, diperlukan suatu usaha perbaikan segera jika terdapat kerusakan pada peralatan.

4. Pekerjaan Administrasi

Pekerjaan administrasi merupakan kegiatan yang meliputi pencatatan biaya pengeluaran untuk kegiatan perawatan, kebutuhan komponen, laporan kegiatan yang telah dikerjakan, waktu inspeksi dan perbaikan, lamanya perbaikan dilakukan dan jumlah komponen yang tersedia dibagian perawatan. Jadi dalam kegiatan pencatatan ini termasuk penyusunan perencanaan dan jadwal yaitu rencana waktu suatu mesin harus diperiksa, diservis dan direparasi.

5. Perawatan Bangunan

Perawatan bangunan merupakan kegiatan untuk menjaga agar bangunan tetap terpelihara.

2.2.3 Penyusutan Aset

Penyusutan adalah semua aktiva tetap kecuali tanah akan menyusut. Ayat jurnal penyesuaian diperlukan untuk mencatat pengalokasian beban penyusutan yang merupakan pemindahan dari akun aktiva ke akun beban (Soemarso, 2005). Menurut PSAK No. 16 Tahun 2009, penyusutan adalah alokasi jumlah suatu aset yang dapat disusutkan sepanjang masa manfaat yang diestimasi. Penyusutan dilakukan terhadap aktiva tetap berwujud dengan syarat sebagai berikut:

1. Diharapkan digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi 2. Memiliki suatu masa manfaat yang terbatas

Proses hitung penyusutan asset pada PT. Bina Megah Indowood dihitung berdasarkan nilai aset periode sebelumnya ditambah nilai kredit dikurangi nilai debet. Nilai kredit didapatkan dari pembagian nilai beli asset dibagi dengan dasar perhitungan, hasilnya dibagi dengan 12 (jumlah bulan dalam 1 tahun).

2.3 Sistem

Sistem adalah salah satu bagian dari istilah sistem informasi di mana sistem berperan penting dalam sebuah perusahaan. Menurut Murdick (1991) mengatakan bahwa sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedure bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan atau energi dan atau barang.

Sistem itu sendiri memiliki beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Menurut Jogiyanto (2005) sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni :

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan sistem

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem

Masukan (input) sistem adalah energi yang masuk kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah pengendalian energi yang dimasukan supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran sistem

Keluaran (output) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya

untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran sistem

Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan berhasil apabila mencapai/ mengenai sasaran ataupun tujuan.

2.4 Pengertian Aplikasi

Aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu konsep yang menjadi suatu pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu. Menurut Noviansyah (2008). Aplikasi software yang dirancang untuk suatu tugas khusus dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

a. Aplikasi special purpose, suatu program yang khusus dibuat untuk menjalankan satu fungsi tertentu.

b. Aplikasi multi purpose, suatu program yang dapat menjalankan dengan berbagai fungsi berbeda.

Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instructiom) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadioutput. Menurut Jogiyanto (2006).

2.5 Bahasa Pemrograman

Bahasa pemrograman merupakan suatu himpunan dari aturan sintaks dan semantik yang dipakai untuk mendefinisikan program komputer. Bahasa ini memungkinkan seorang programmer dapat menentukan secara persis data mana yang akan diolah oleh komputer, bagaimana data ini akan disimpan/diteruskan, dan jenis langkah apa secara persis yang akan diambil dalam berbagai situasi. Berikut macam-macam bahasa pemrograman:

1. Bahasa pemograman JAVA

Java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai komputer termasuk telepon genggam. Java tidak boleh disalahpahami sebagai JavaScript. JavaScript adalah bahasa scripting yang digunakan oleh web browser.

2. Bahasa pemograman Visual Basic

Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang sangat popular di lingkungan sistem operasi Microsoft Windows. Karena Bahasa pemrograman ini dapat diinstegrasi secara langsung dengan komponen-komponen yang ada di dalam Microsoft Windows sehingga memudahkan pengguna untuk mengoperasikan program yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman ini.

PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama FI (Form Interpreted), yang wujudnya berupa sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web.

4. Bahasa pemograman HTML

HyperText Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa markup yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web dan menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah browser Internet.

Pada penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic .NET dikarenakan spesifikasi komputer pada PT. Bina Megah Indowood mendukung untuk aplikasi berbasis desktop dan user/karyawan sudah terbiasa menggunakan aplikasi berbasis desktop.

Visual Basic .NET adalah Visual Basic yang direkayasa kembali untuk digunakan pada platform .NET sehingga aplikasi yang dibuat menggunakan Visual Basic .NET dapat berjalan pada sistem komputer apa pun, dan dapat mengambil data dari server dengan tipe apa pun asalkan terinstal .NET Framework. Menurut (Hidayatullah, 2014, hal. 5)

Berikut ini perkembangan Visual Basic .NET : a. Visual Basic .NET 2002 (VB 7.0) b. Visual Basic .NET 2003 (VB 7.1) c. Visual Basic 2005 (VB 8.0) d. Visual Basic 2008 (VB 9.0) e. Visual Basic 2010 (VB 10.0)

f. Visual Basic 2012 (VB 11.0) g. Visual Basic 2013 (VB 12.0)

Pada umumnya Visual Basic .NET terpaket dalam Visual Studio .NET. Pada distribusinya, terdapat berbagai versi Visual Studio .NET yaitu versi Professional, Premium dan yang paling lengkap adalah versi Ultimate. Kelebihan Visual Basic .NET :

1. Sederhana dan mudah dipahami 2. Mendukung GUI

3. Menyederhanakan deployment

4. Menyederhanakan pengembangan perangkat lunak 5. Mempermudah pengembangan aplikasi berbasis web 6. Migrasi ke VB .NET dapat dilakukan dengan mudah

7. Banyak digunakan leh programmer-programmer di seluruh indonesia

2.6 Konsep Basis Data

2.6.1 Sistem Basis Data

Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengolah record-record mengunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahan sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk prosse pengambilan keputusan. Menurut Marlinda (2004).

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data

(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai (user), aplikasi lain (bersifat operasional).

Keuntungan sistem basis data adalah :

a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.

b. Menjaga konsistensi data. c. Keamanan data dapat tejaga. d. Integritas dapat dipertahankan. e. Data dapat digunakan bersama-sama. f. Menyediakan recovery.

g. Memudahkan penerapan standarisasi. h. Data bersifat mandiri (data independence).

i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pendidikan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah :

a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. c. Perangkat lunaknya relatif mahal.

d. Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian yang terkait.

2.6.2 Database Management System (DBMS)

Database adalah suatu susunan/kumpulan data oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara

terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu mengunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Menurut Marlinda (2004).

Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan data, isoalasi data untuk standarisasi, multile user (banyak pemakai), dan masalah keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data). Berikut adalah database yang pakai untuk membuat sebuah aplikasi tersebut: Microsoft SQL Server 2008 adalah salah satu aplikasi DBMS yang sudah sangat banyak digunakan oleh para pemrogram aplikasi basis data. Contoh DBMS lainnya adalah : MySQL, PostgreSQL, MS Access dari Microsoft, DB2 dari IBM, Oracle, Dbase, dsb.

Pada penelitian ini menggunakan basis data MySQL Server selain mudah terkoneksi dengan bahasa pemrograman Visual Basic .NET. Menurut Didik Dwi Prasetyo (2004 :18) MySQL merupakan salah satu database server yang berkembang di lingkungan open source dan didistribusikan secara free (gratis) dibawah lisensi GPL. MySQL merupakan RDBMS (Relational Database Management System) server. RDBMS adalah program yang memungkinkan pengguna database untuk membuat, mengelola, dan menggunakan data pada suatu model relational. Dengan demikian, tabel-tabel yang ada pada database memiliki relasi antara satu tabel dengan tabel lainnya. Beberapa keunggulan dari MySQL yaitu :

MySQL lebih cepat tiga sampai empat kali dari pada database server komersial yang beredar saat ini, mudah diatur dan tidak memerlukan seseorang yang ahli untuk mengatur administrasi pemasangan MySQL.

b. Didukung oleh berbagai bahasa

Database server MySQL dapat memberikan pesan error dalam berbagai bahasa seperti Belanda, Portugis, Spanyol, Inggris, Perancis, Jerman,dan Italia. c. Mampu membuat tabel berukuran sangat besar

Ukuran maksimal dari setiap tabel yang dapat dibuat dengan MySQL adalah 4 GB sampai dengan ukuran file yang dapat ditangani oleh sistem operasi yang dipakai.

d. Lebih Murah

MySQL bersifat open source dan didistribusikan dengan gratis tanpa biaya untuk UNIX platform, OS/2 dan Windows platform.

2.6.3 Desain Sistem

Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

2.7 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC)

2.7.1 Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus dipamerkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata (IEEE Computer Society, 2004). Dalam menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses, fungsional atau non-fungsional, dan properti yang akan muncul. Keseluruhan proses tersebut dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat lunak.

Kedua yaitu, proses dari kebutuhan itu sendiri. Didalamnya digambarkan model, aktor, dukungan dan manajemen, kualitas dan pengembangan dari proses itu sendiri. Ketiga yaitu, elisitasi kebutuhan yang menjelaskan darimana kebutuhan perangkat lunak berasal dan bagaimana caranya mendapatkannya. Keempat yaitu, analisis kebutuhan yang membahas konflik antar kebutuhan, interaksi perangkat lunak dengan lingkungan sekitar, dan mengkolaborasikan antara kebutuhan sistem dengan perangkat lunak. Selain itu, termasuk di dalamnya klasifikasi kebutuhan, pemodelan konseptual, desain arsitektur dan alokasi kebutuhan, dan negosiasi kebutuhan.

Kelima yaitu, spesifikasi kebutuhan yang menghasilkan dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Keenam yaitu, validasi kebutuhan yang memastikan kebutuhan perangkat lunak yang dijabarkan benar-benar telah sesuai sebelum digunakan. Yang terakhir, ketujuh yaitu, pertimbangan praktis, yang

menggambarkan beberapa topik yang perlu dupahami dalam pelaksanaannya. Topik itu seperti sifat berulangnya sebuah proses, manajemen dan pemeliharaan, dan pengukuran kebutuhan.

2.7.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak

Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Analisis dan perancangan sistem berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Menurut Kendall dan Kendall (2003). Kemudian, analisis dan perancangan sistem tersebut dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.

2.8 Teknik Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik pengambilan data oleh peneliti dengan langsung berdialog dengan responden untuk menggali informasi dari responden. Dalam wawancara, peneliti tidak harus bertatatap muka secara langsung, tetapi dapat melalui media tertentu misalnya telepon, teleconference, chatting melalui internet, bahkan melalui short message service (SMS) dan e-mail. (Suliyanto, 2006).

Teknik ini merupakan salah satu teknik yang paling sering digunakan oleh peneliti untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan terkait penelitian yang dilakukan. Di dalam dunia TI, para pengembang sebuah sistem sering menggunakan teknik ini untuk menggali informasi yang dibutuhkan stakeholder atau pemilik kepentingan.

2.9 Teknik Observasi

Teknik obervasi merukan teknik pengumpulan data dengan menggunakan panca indra, jadi tidak hanya pengamatan menggunakan mata. Mendengarkan,

mencium, mengecap, dan meraba termasuk salah satu bentuk observasi. Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan lembar pengamatan, serta bisa juga berupa catatan singkat mengenai hal-hal apa saja yang diobservasi. (Suliyanto, 2006).

Observasi sering digunakan sebagai teknik pengumpulan data tambahan selain wawancara, namun ada juga yang menggunakan observasi tanpa menggunakan wawancara. Di dalam melakukan observasi, panca indra yang paling berperan adalah penggamatan dengan mata atau melihat.

2.10 Analisa dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Menurut Jogiyanto (2005). Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.

Dalam melakukan analisa dan perancangan sistem diperlukan ketelitian yang sangat detail, karena dapat mempengaruhi hasil yang akan diciptakan. Jika analisa yang dilakukan sudah sesuai dengan prosedur maka sistem yang akan dirancang akan sesuai dengan apa yang akan dirancang sebelumnya.

Adapun langkah-langkah dasar dalam analisis sistem yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Menurut (Kendall & Kendall, 2003)

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski yang telah diterjemahkan oleh Jogiyanto (2005) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi.

41 3.1 Identifikasi Permasalahan

Dalam tahap ini, identifikasi permasalahan dilakukan pada saat dan setelah proses wawancara serta observasi pada PT. Bina Megah Indowood. Untuk melakukan identifikasi permasalahan, maka perlu dilakukan observasi oleh panelis pada PT. Bina Megah Indowood pada tanggal 12 Desember 2015 dan 19 Desember 2015. Data yang dibutuhkan untuk diidentifikasi, dikumpulkan dengan cara melakukan wawancara pada bagian akuntansi di PT. Bina Megah Indowood. Selain itu juga dilakukan pengamatan terhadap dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pengelolaan aset.

Pada PT. Bina Megah Indowood, pengelolaan aset masih dilakukan secara manual. Aset-aset di PT. Bina Megah Indowood dicatat menggunakan program Microsoft Excel. Penghitungan nilai penyusutan asset juga dilakukan menggunakan program yang sama. Selain itu, pemeliharaan asset tidak dicatat dengan baik. Sehingga dari proses-proses pengelolaan asset yang masih menggunakan Microsoft excel tersebut memiliki banyak kelemahan diantaranya: data asset tidak terpusat, sulit melihat histori penyusutan aset, lambat dalam menentukan kapan sebuah aset perlu dilakukan pemeliharaan, serta apa saja biaya-biaya yang telah digunakan untuk pemeliharaan asset tersebut. Dari wawancara dan observasi yang dilakukan didapatkan informasi diantaranya mengetahui proses pengadaan aset, disaktivasi aset, pemeliharaan aset, serta penghitungan nilai penyusutan aset.

Pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood terbagi menjadi tiga proses yaitu proses pengadaan, proses pemeliharaan, dan proses penilaian. Proses pengadaan aset dimulai dengan pembuatan usulan pengadaan aset yang dilakukan oleh bagian PPIC untuk dimintakan persetujuan kepada direktur. Kemudian data usulan pengadaan aset diberikan kepada bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan ke dalam komputer. Apabila direktur menyetujui maka dilakukan pengadaan aset berdasarkan usulan pengadaan yang telah dibuat.

Proses pemeliharaan aset dilakukan terhadap aset – aset tertentu yang membutuhkan perawatan berkala. Data pemeliharaan aset dicatat oleh bagian akuntansi untuk mengetahui masa pakai atau nilai ekonomis terhadap aset tersebut. Apabila sudah melebih masa pakai, maka aset tersebut akan dibuatkan usulan disaktivasi kepada bagian PPIC. Apabila disetujui, maka bagian akuntansi akan melakukan disaktivasi aset berdasarkan data usulan perubahan aset yang telah dibuat sebelumnya.

Proses penilaian aset dilakukan oleh bagian akuntansi untuk mengetahui nilai penyusutan aset-asetnya. Penghitungan nilai penyusutan dihitung berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan.

3.1.1 Document Flow Pengelolaan Aset

Gambar 3.1 menunjukkan alur dokumen pengelolaan asset pada PT. Bina Megah Indowood.

Gambar 3.1 Pengelolaan Aset

Pada proses pengelolaan aset, proses pertama yang dilakukan adalah melakukan pengecekan data aset. Apabila akan dilakukan perubahaan data aset, dilakukan pengecekan lagi apakah akan dilakukan pengadaan atau pemeliharaan. Apabila dilakukan pengadaan, maka akan dibuatkan usulan pengadaan aset. Sedangkan apabila dilakukan pemeliharaan, dilakukan pengecekan apakah aset akan diubah statusnya atau dilakukan pemeliharaan terhadap aset tersebut. Apabila dilakukan pemeliharaan, histori pemeliharaan akan disimpan.

3.2 Analisis Permasalahan

Melalui proses analisis yang dilakukan bagian akuntansi dalam pengelelolaan aset, diperoleh beberapa masalah diantaranya data aset tidak terpusat, data pemeliharaan tidak selalu tercatat, histori perubahaan status aset tidak tercatat, dan proses hitung nilai penyusutan masih dilakukan secara manual.

Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka PT. Bina Megah Indowood memerlukan sebuah aplikasi yang dapat mengelola aset. Aplikasi ini berbasis desktop karena mudah digunakan dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi lainnya. Aplikasi ini mampu mencatat semua data aset mulai dari proses pengadaan, disaktivasi aset, pemeliharaan aset, dan penghitungan nilai penyusutan aset serta pelaporannya.

3.3 Analisis Kebutuhan

Dalam proses membangun dan mengembangkan perangkat lunak, diperlukan perancangan spesifikasi perangkat lunak yang tepat dan detail, dengan tujuan agar perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut memiliki deskripsi fungsi yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh masing-masing pengguna. Kebutuhan fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional.

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

No. User Peran Tanggung jawab

1 Bagian

Akuntansi

a. Memasukkan data usulan

pengadaan aset

a. Data usulan pengadaan asset harus sesuai dengan data yang diberikan oleh bagian PPIC

b. Memasukkan data pengadaan

aset

b. Data pengadaan asset harus sesuai dengan data usulan pengadaan yang telah dibuat sebelumnya

c. Memasukkan data usulan disaktivasi aset

c. Data usulan disaktivasi asset harus sesuai dengan data yang diusulkan bagian PPIC

d. Memasukkan data disaktivasi

aset

d. Data disaktivasi asset harus sesuai dengan data usulan disaktivasi yang telah dibuat sebelumnya

e. Memasukkan data

pemeliharaan aset

e. Data pemeliharaan asset harus valid

f. Menghitung nilai penyusutan aset

f. Aset yang dihitung harus memenuhi kriteria yang telah ditentukan

perusahaan

3.4 Perancangan Sistem

Dalam perancangan aplikasi ini menurut Software Development Life Cycle (SDLC) ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), struktur database, desain interface,dan membuat desain uji coba.

3.4.1 Alur Sistem

Terdapat blok diagram dan alur sistem untuk aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood

3.4.1.1 Blok Diagram

Gambar 3.2 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood.

Input yang dibutuhkan untuk pengelolaan aset diantaranya adalah data aset, data usulan pengadaan aset, data pengadaan aset, data usulan diasktivasi aset, data

disaktivasi asset, data pengalihan aset, data pemeliharaan aset, standard kebijakan pemeliharan aset, dan data penyusutan aset.

Sedangkan output yang dihasilkan diantaranya adalah laporan informasi aset, laporan pengadaan aset, laporan aset yang dinonaktifkan, laporan pengalihan aset, laporan histori pemeliharaan aset, laporan biaya pemeliharaan aset, dan laporan nilai penyusutan aset PT. Bina Megah Indowood.

Gambar 3.2 Blok Diagram 3.4.1.2 System Flow

Untuk membuat aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood dibutuhkan alur sistem yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang berlaku pada

PT. Bina Megah Indowood. Berikut penjelasan alur system yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi pengelolaan aset.

3.4.1.2.1 System Flow Mengelola Data Aset

Pada Gambar 3.3 merupakan alur system mengelola data aset yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Proses pertama yang dilakukan adalah melakukan pengecekan data aset, apabila aset tidak ditemukan maka akan dilakukan penambahan aset baru. Sedangkan apabila aset ditemukan, data aset akan ditampilkan dan dapat dilakukan perubahan data aset apabila diperlukan.

3.4.1.2.2 System Flow Mengelola Data User

Pada Gambar 3.4 merupakan alur system mengelola data user yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Proses pertama yang dilakukan adalah melakukan pengecekan data user, apabila user tidak ditemukan maka akan dilakukan penambahan user baru. Sedangkan apabila user ditemukan, data user akan ditampilkan dan dapat dilakukan perubahan data user apabila diperlukan.

Gambar 3.4 System Flow Mengelola Data User. 3.4.1.2.3 System Flow Transaksi Pemeliharaan Aset

Pada gambar 3.5 merupakan alur sistem transaksi pemeliharaan aset. Proses diawali oleh bagian akuntansi dengan mengacu pada data standard kebijakan waktu pemeliharaan yang ditetapkan oleh PT. Bina Megah Indowood. Kemudian

dilakukan pengecekan, apakah data pemeliharaan aset yang bersangkutan ada. Apabila data ada,maka akan ditampilkan data pemeliharaan aset tersebut. Aset tersebut bisa ditambahkan transaksi pemeliharaan yang baru atau dilakukan perubahan terhadap data pemeliharaan sebelumnya. Setelah disimpan, akan dihasilkan laporan histori pemeliharaan aset, dan laporan biaya pemeliharaan aset.

3.4.1.2.4 System Flow Transaksi Usulan Disaktivasi Aset

Pada Gambar 3.6 merupakan alur sistem transaksi usulan disaktivasi aset aset. Proses diawali dari bagian PPIC yang memberikan data usulan disaktivasi aset kepada bagian akuntansi. Kemudian bagian akuntansi akan melakukan pengecekan terhadap data usulan disaktivasi aset tersebut. Apabila data disaktivasi aset tersebut baru, maka akan dimasukkan ke transaksi usulan disaktivasi aset yang baru, namun apabila data usulan disaktivasi aset tersebut sudah pernah dimasukkan sebelumnya, maka akan dilakukan perubahan terhadap transaksi usulan disaktivasi aset tersebut. Setelah dilakukan penyimpanan, akan dihasilkan laporan usulan disaktivasi aset.

3.4.1.2.5 System Flow Transaksi Pengalihan Aset

Pada gambar 3.7 merupakan alur sistem transaksi pengalihan aset. Proses diawali dari bagian akuntansi yang melakukan pengecekan data aset berdasarkan usulan disaktivasi aset. Apabila ditemukan data disaktivasinya, maka akan dilakukan perubahan terhadap data transaksi disaktivasi aset tersebut. Namun apabila tidak ditemukan, maka akan dimasukkan ke transaksi disaktivasi aset yang baru. Setelah dilakukan penyimpanan, maka akan dihasilkan laporan disaktivasi aset.

Gambar 3.7 System Flow Transaksi Pengalihan Aset 3.4.1.2.6 System Flow Transaksi Disaktivasi Aset

Pada Gambar 3.8 merupakan alur sistem transaksi disaktivasi aset aset. Proses diawali dari bagian PPIC yang memberikan data usulan disaktivasi aset kepada bagian akuntansi. Kemudian bagian akuntansi akan melakukan pengecekan

terhadap data usulan disaktivasi aset tersebut. Apabila data disaktivasi aset tersebut baru, maka akan dimasukkan ke transaksi usulan disaktivasi aset yang baru, namun apabila data usulan disaktivasi aset tersebut sudah pernah dimasukkan sebelumnya, maka akan dilakukan perubahan terhadap transaksi usulan disaktivasi aset tersebut. Setelah dilakukan penyimpanan, akan dihasilkan laporan usulan disaktivasi aset.

Gambar 3.8 System Flow Transaksi Disaktivasi Aset 3.4.1.2.7 System Flow Transaksi Hitung Penyusutan Aset

Pada gambar 3.9 merupakan alur sistem transaksi hitung penyusutan aset. Proses diawal oleh bagian akuntansi yang melakukan pengecekan terhadap data

penyusutan aset. Apabila ditemukan, data penyusutan akan ditampilkan. Bagian akuntansi dapat menambahkan transaksi hitung penyusutan yang baru atau mengubah data penyusutan aset sebelumnya. Setelah dilakukan penyimpanan, akan dihasilkan laporan nilai penyusutan aset.

3.4.1.2.8 System Flow Transksi Usulan Pengadaan Aset

Pada Gambar 3.10 merupakan alur sistem transaksi usulan pengadaan. Proses pertama dilakukan oleh bagian PPIC yeng membuat data usulan pengadaan, kemudian bagian akuntansi melakukan pengecekan apakah data usulan tersebutu sudah pernah diusulkan sebelumnya. Apabila belum pernah diusulkan, maka akan ditambakan ke transaksi usulan pengadaan yang baru. Apabila sudah pernah diusulkan, maka datanya akan ditambahkan ke usulan pengadaan yang terkait. Kemudian bagian akuntansi membuat laporan usulan pengadaan yang akan diserahkan ke pimpinan untuk dimintakan persetujuan. Apabila tidak disetujui maka, laporan usulan dikembalikan ke bagian PPIC, namun apabila disetujui akan dilanjutkan ke proses selanjutnya.

3.4.1.2.9 System Flow Transaksi Pengadaan Aset

Pada Gambar 3.11 merupakan alur sistem transaksi pengadaan aset. Proses diawali dari bagian PPIC yang memberikan data pengadaan kepada bagian akuntansi. Kemudian bagian akuntansi akan melakukan pengecekan terhadap data pengadaan tersebut. Apabila data pengadaan tersebut baru, maka akan dimasukkan ke transaksi pengadaan yang baru, namun apabila data pengadaan tersebut sudah pernah dimasukkan sebelumnya, maka akan dilakukan perubahan terhadap transaksi pengadaan tersebut. Setelah dilakukan penyimpanan, akan dihasilkan tiga laporan yakni, laporan aset diterima, laporan aset belum diterima, dan laporan pengadan aset.

3.4.2 Data Flow Diagram

Setelah proses perancangan dengan menggunakan alur sistem, langkah selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD) yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikembangkan.

3.4.2.1 Context Diagram

Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen aset ini dapat dilihat pada Gambar 3.12.

3.4.2.2 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan kelompok proses yang terlibat dalam aplikasi pengelolaan aset yang diawali dari context diagram sampai data flow diagram level N dan menunjukan sub proses-sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang ini menjelaskan hirarki proses aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood. Diagram berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD.

Seperti pada Gambar 3.13 diagram berjenjang aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood terdiri dari 7 proses yaitu maintenance, pemeliharaan, penilaian, disaktivasi, pengadaan, laporan, dan dashboard. Proses maintenance terdapat 2 sub proses yakni maintenance data aset, dan maintenance data user. Proses pemeliharan terdapat 2 sub proses yakni pemeliharaan aset dan kebijakan pemeliharaan aset. Proses penilaian terdapat 1 sub proses yaitu proses hitung nilai penyusutan (penilaian aset). Proses disaktivasi terdapat 2 sub proses yaitu usulan disaktivasi dan pengalihan aset. Proses pengadaan terdapat 1 sub proses yaitu usulan pengadaan . Proses Laporan terdiri dari 7 sub proses yakni laporan informasi aset, laporan histori pemeliharaan aset, laporan biaya pemeliharaan, laporan nilai penyusutan, laporan aset yang dinonaktifkan, laporan aset yang dialihkan, dan laporan pengadaan aset.

3.4.2.3 DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Aset

Berdasarkan context diagram Gambar 3.14 maka dapat dirancang DFD Level 0 Aplikasi pengelolaan aset dapat dilihat pada Gambar 3.14.

3.4.2.4 DFD Level 1 Mengelola Data Master

Gambar 3.15 DFD Level 1 Mengelola Data Master 3.4.2.5 DFD Level 1 Mengelola Transaksi

114

Gambar 4.23 Laporan Penyusutan Aset

Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Penyusutan Aset

No Tujuan Input Output

Diharapkan

Output Sistem 1. Mencetak

laporan penyusutan aset.

Memilih periode waktu yang

dibutuhkan

Cetak laporan penyusutan aset.

Sukses dan laporan

penyusutan aset berhasil

ditampilkan. 4.2.15 Uji Coba Form Cetak Laporan Pengalihan Aset

Pada form ini berisi proses cetak laporan pengalihan aset seperti pada Gambar 4.24. User pertama-tama memilih laporan yang akan dicetak pada tab menu Laporan dan Dashboard, kemudian memilih laporan pengalihan aset maka laporan akan tampil dan tercetak seperti pada gambar 4.24.

Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Pengalihan Aset

No Tujuan Input Output

Diharapkan

Output Sistem 1. Mencetak

laporan pengalihan aset.

Memilih periode waktu yang

dibutuhkan

Cetak laporan pengalihan aset.

Sukses dan laporan

pengalihan aset berhasil

ditampilkan. 4.2.16 Uji Coba Form Cetak Laporan Aset Nonaktif

Pada form ini berisi proses cetak laporan asset nonaktif seperti pada Gambar 4.25. User pertama-tama memilih laporan yang akan dicetak pada tab menu Laporan dan Dashboard, kemudian memilih laporan asset nonaktif maka laporan akan tampil dan tercetak seperti pada gambar 4.25.

Gambar 4.25 Laporan Aset Nonaktif

Tabel 4.17 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Aset Nonaktif

No Tujuan Input Output

Diharapkan

Output Sistem 1. Mencetak

laporan asset nonaktif.

Memilih periode waktu yang

dibutuhkan

Cetak laporan asset nonaktif.

Sukses dan laporan asset nonaktif berhasil ditampilkan.

116

4.2.17 Uji Coba Form Cetak Laporan Pengadaan Aset

Pada form ini berisi proses cetak laporan pengadaan aset seperti pada Gambar 4.26. User pertama-tama memilih laporan yang akan dicetak pada tab menu Laporan dan Dashboard, kemudian memilih laporan pengadaan aset maka laporan akan tampil dan tercetak seperti pada gambar 4.26.

Gambar 4.26 Laporan Pengadaan Aset

Tabel 4.18 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Pengadaan Aset

No Tujuan Input Output

Diharapkan

Output Sistem 1. Mencetak

laporan pengadaan aset.

Memilih periode waktu yang

dibutuhkan

Cetak laporan pengadaan aset.

Sukses dan laporan

pengadaan aset berhasil

117 PENUTUP 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari perancangan dan pembangunan aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood, adalah sebagai berikut : 1. Proses pemeliharaan aset lebih mudah dipantau karena setiap transaksi

pemeliharaan tersimpan dengan baik dan dapat dilihat melalui dashboard. 2. Proses disaktivasi aset, pengalihan aset, dan pengadaan aset dalam aplikasi

pengelolaan aset ini lebih efektif karena sebelum proses disaktivasi ataupun proses pengadaan dilakukan, harus dibuat usulan disaktivasi terlebih dahulu. 3. Proses hitung penyusutan lebih akurat dan lebih cepat karena aplikasi

pengelolaan aset ini melakukan hitung penyusutan secara otomatis berdasarkan data yang ada dalam master aset

5.2 Saran

Berikut ini diberikan beberapa saran untuk pengembangan aplikasi di masa mendatang :

1. Peningkatan fitur dengan mengintegrasikannya ke aplikasi atau sistem yang lainnya seperti aplikasi pengendalian bahan baku, aplikasi penjadwalan produksi, dan aplikasi keuangan.

2. Input by scanning dimana proses input data tidak lagi input manual tetapi dengan menggunakan barcode atau QR Code.

3. Penyimpanan data transaksi berupa data audio, video, ataupun image sebagai data tambahan terdokumentasi untuk mendukung relevansi dan keakuratan transaksi yang dimasukkan.

118

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofjan. 1993. Manajemen Produksi. Edisi Ketiga. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Corder, Anthony. 1992. Teknik Manajemen Pemeliharaan. Erlangga: Jakarta. Daft, L. Draft. 2007. Manajemen, Terjemahan Edward Tanujaya dan Shirly

Tiolina, Edisi Keenam, Salemba Empat : Jakarta.

Department of Treasury and Finance. 2004. Developing Strategic Asset Management Plans 2004. Government of Tazmania.

Dewan Standard Akuntansi Keuangan. 2009. Pernyataan Standard Akuntansi Keuangan Aset Tetap. Ikatan Akuntansi Indonesia: Jakarta

Djumara, Noorsyamsa. 2007 .Modul 3 Sumber Daya Alam Lingkungan Terbarukan dan Tidak Terbarukan Diklat Teknis Pengelolaan Lingkungan Hidup di Daerah (Environmental Assesment and Management). Jakarta.

Duffuaa, Salih O. 1999. Planning And Control of Maintenance Systems : Modeling And Anaysis.International Edition. John Wiley & Sons, Inc

Gaol, L, Jimmy. 2008. SI Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Grasindo: Jakarta. Hariyono, T. 2007. Modul Diklat Teknis Manajemen Aset Daerah. Jakarta.

Hidayat, Muchtar. 2011. Manajemen Aset (Privat dan Publik). Yogyakarta : LaksBang.

Hidayatullah, P. (2014). Visual Basic .NET Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif. Bandung: Informatika Bandung.

Hindrawan, Iwan, dkk. (2006). Manajemen Properti: Tinjauan Atas Real Properti dan aset publik. Jakarta: Lembaga Pengkajian dan Keuangan Publik dan Akuntan.

Heizer, J., Render, B. 2006. Manajemen Operasi, Ed. 7. Salemba Empat: Jakarta. Hermanto, Agus. (2009). Pengelolaan Barang Milik Negara. Jakarta: Depkeu

Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum. IEEE Computer Society.2004.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi Offset: Yogyakarta.

McLeod, Raymond, Jr. & Schell, George P, 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Terjemahan oleh Ali Akbar Y. & Afia R. F., Salemba Empat: Jakarta Munawir, S. 2007. Analisa Laporan Keuangan. Liberty: Yogyakarta.

Murdick, Robert G., dkk. 1991. Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern. Erlangga : Jakarta.

Murphy, Hannah. 2012. Guide to Integrated Strategic Asset Management. Brisbane:AAMCoG.

Nawawi, H. Hadari. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Bisnis Yang Kompetitif, Cetakan ke-7, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta. Noviansyah. 2008. Aplikasi penjualan online berbasis web. Yogyakarta: Andi.

O’Brien, James A & Marakas, George M. 2010. Management System Information.

McGraw Hill: New York .

Patner. 1995. Management Asset. McGraw-Hill : New York.

Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2005 Tentang Standard Akuntansi Pemerintah Peterson, Raymond H. 2002. Accounting for Fixed Asset 2nd. John Wiley & Sons,

Inc: New York.

Prasetyo, Didik Dwi. 2004. Aplikasi Database Client/Server Menggunakan Delphi dan MySQL. PT.Elex Media Komputindo. Jakarta

Siregar, Doli D. 2004. Management Aset. Gramedia: Jakarta.

Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar. Ed. Revisi. Salemba Empat : Jakarta. Stoner, James A. F. 2006. Management Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall, Inc. Sugiama, 2013. Manajemen Aset Pariwisata. Guardaya Intimarta: Bandung. Suliyanto. 2006. Metode Riset Bisnis. Andi: Yogyakarta

Taramitra. 2008. Manajemen Aset. www.taramitra.co.id diakses 25 Oktober 2015. Tim Dit.TIK UPI. 2008. Manajemen Aset Berbasis Komputer. UPI : Bandung.