Tinjauan Atas Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Biaya Perjalanan Dinas Di Divisi Akuntansi Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung

DAFTAR RIWAYAT HIDUP A. DATA PRIBADI

  Nama : Kartika Suri Damai Yanti Tempat, tanggal lahir : Bandung, 04 September 1994 Jenis Kelamin : Perempuan Umur : 21 Agama : Islam Alamat : Jl. Kebon Kopi No. 191 RT/RW : 007/008 Status : Belum Menikah Telepon : 022-6035057 / 08985731094 Email : Kartikasuridy@gmail.com B.

   Latar Belakang Pendidikan

  1999-2000 : TK Almuawanah Bandung 2000-2006 : SDN Perumnas Cijerah 03 Bandung 2006-2009 : SMP Angkasa Bandung 2009-2012 : SMA Angkasa Bandung 2012- Sekarang : UNIKOM Bandung

C. Pengalaman Organisasi

  2015 : Menjadi Panitia dalam Acara Kegiatan Hearing Dialog

  “Regulasi Penyusunan APBD Provinsi Jawa Barat” di DPRD Jawa Barat.

  Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenarnya.

  Bandung, Desember 2015

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Laporan Kerja Praktek

  Peranan bagi Administrasi Keuangan bagi perusahaan sangatlah penting, dimana dasar pengambilan keputusan maupun kebijakan dilaksanakan sesuai dengan hasil yang telah dihasilkan. Oleh karena itu agar benar-benar mampu memberikan suatu manfaat kepada proses pengambilan keputusan, pengelolaan keuangan perlu dilakukan dengan sebaik mungkin. Administrasi keuangan berperan penting dalam menunjang kelancaran pencapaian tujuan dari suatu organisasi.

  Sehingga dalam melaksanakannya dibutuhkan suatu sistem yang menunjang kegiatan administrasi keuangan tersebut.

  Suatu perusahaan dapat dipastikan memiliki kegiatan perjalanan dinas sebagai bentuk tugas/pekerjaan yang diharuskan untuk beberapa pegawainya berpergian ke luar kota atau sampai ke luar negeri. Dan secara otomatis mengeluarkan banyak biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, dan meminimalisasi pengeluaran maka perusahaan diharuskan membuat sesuatu perancangan untuk mengatur semua biaya yang ada di dalam perusahaan tersebut.

  Upaya mempelancar pelayanan pembayaran biaya perjalanan dinas secara efektif, efesien, dan tertib administrasi, dipandang perlu untuk menetapkan standar pelayanan. Dan dari semua itu menghasilkan suatu perancangan yang disebut dengan prosedur pembayaran perjalanan dinas.

  Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan atau karyawan untuk melakukan kegiatan bisnis atau dinas, disetiap perjalanan dinas selalu terdapat perdiem atau uang pengganti biaya perjalanan dinas. Uang perdiem terdiri dari berbagai macam kriteria sehingga harus diperhitungkan secara benar dan teliti agar tidak terjadi kesalahan. Seperti masalah dalam perhitungan biaya menginap jika total perjalanan dinas 3 hari maka biaya penginapan hanya dihitung 2 hari tidak 3 hari karena hanya menginap selama 2 malam.

  PT.POS INDONESIA ini merupakan perusahaan BUMN, yang setiap aktivitasnya perusahaan menghadapi berbagai masalah yang timbul berupa masalah yang baru maupun yang sering terjadi. Disini lebih dititikberatkan pada aktivitas pembayaran, perusahaan melakukan pembayaran kesetiaprekanan tersebut sehingga perusahaan melakukan pembayaran lewat rekening sesuai perjanjian yang telah disepakati yang didalamnya terdapat prosedur-prosedur, fungsi-fungsi, dokumen- dokumen, catatan-catatan akuntansi, bukti pembelian dan informasi yang dihasilkan, dengan tujuan agar aktivitas pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada rekanan tepat dan bisa berjalan dengan baik.

  Dengan adanya aktivitas tersebut tidak menutup kemungkinan perusahaan mempunyai hutang usaha sehingga harus dilakukannya pembayaran hutang usaha tersebut kepada setiap rekanan yang bekerja sama dengan perusahaan. Dengan melakukan pembayaran tepat pada waktunya. Karena, apabila pembayaran melebihi jatuh tempo dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Sebab pembayaran hutang usaha ini merupakan masalah yang sering timbul dalam setiap aktivitas perusahaan dan bisa mempengaruhi hubungan baik dengan rekanan. Untuk mengatasi masalah tersebut, agar tidak terjadi keterlambatan pembayaaran yang bisa membuat perusahaan mengalami kerugiaan. Maka dalam menunjang aktivitas perusahaan tersebut perusahaan harus memiliki informasi yang baik sehingga dapat memberikan lebih banyak keuntungan.

  Fenomena yang terjadi di Bagian Akuntansi Keuangan Kantor PT. Pos Indonesia (PERSERO) Bandung, dalam pencatatan biaya pada perjalanan dinas ada permasalahan yang terutama menyangkut terjadinya kesalahan input data dari pihak Admin PJA, dalam pencatatan / perbedaan besar uang tidak sesuai dalam pembuatan NPP (Nota Permintaan Pembayaran), jaringan SAP (System Application Product) yang belum optimal dan kelengkapan surat-surat untuk memenuhi biaya perjalanan dinas masih begitu kurang lengkap.

  Berdasarakan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih dalam tentang pencatatan biaya perjalanan dinas di PT.POS INDONESIA (Persero), maka penulis menuangkannya ke dalam bentuk Laporan Kerja Praktek dengan

ATAS PROSEDUR PENCATATAN DAN

  judul “TINJAUAN

  

PEMBAYARAN BIAYA PERJALANAN DINAS PADA DIVISI

AKUNTANSI KANTOR PUSAT PT.POS INDONESIA (PERSERO)

BANDUNG ”.

1.2 Tujuan Laporan Kerja Praktek

  Tujuan laporan kerja praktek ini selain untuk mendapatkan pengalaman kerja didunia kerja sesungguhnya juga yang ingin dicapai dalam pembuatan laporan ini adalah: 1.

  Untuk mengetahui prosedur pencatatan dan pembayaran biaya perjalanan dinas di Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (PERSERO).

  2. Untuk mengetahui kendala-kendala prosedur pencatatan dan pembayaran biaya dalam perjalanan dinas di Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (PERSERO).

  3. Untuk mengetahui upaya-upaya apa saja yang sudah dilakukan dalam prosedur pencatatan dan pembayaran biaya dalam perjalanan dinas di Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (PERSERO).

1.3 Kegunaan Kerja Praktek

  1.3.1 Kegunaan Akademis

  Kegunaan akademis dalam penelitian ini adalah agar bermanfaat sebagai referensi ilmu akuntansi keuangan terutama mengenai prosedur pencatatan pembayaran biaya perjalanan dinas.

  1.3.2 Kegunaan Praktis

  Kegunaan praktik dalam penelitian ini adalah memberikan masukkan kepada perusahaan masalah dalam prosedur pencatatan pembayaran biaya pada perjalananan dinas perusahaan di Bagian Akuntansi Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (PERSERO) Bandung.

1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

  1.4.1 Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek

  Pelaksanaan kerja praktek dilakukan penulis pada Kantor Pusat PT.POS

  INDONESIA yang beralamatkan di Jl. Cilaki no 73 Bandung 40115A Kelurahan Citarum Kecamatan Bandung Wetan.

  1.4.2 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

  Waktu pelaksanaan kerja praktek mulai tanggal 03 Agustus 2015 sampai dengan 31 Agustus 2015, setiap hari Senin s.d Jumat Pukul 08:00 s.d 17:00 WIB.

Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktek

  Juni Juli Agustus September Oktober November Desember No Kegiatan 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015

  Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

  1 Mencari Tempat Kerja Praktek

  2 Pelaksanaan Kerja Praktek

  3 Pengambilan Data

  4 Pembuatan Laporan

  5 Sidang Laporan Praktek

  

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat PT. POS INDONESIA (PERSERO)

  Dunia perposan modern muncul di Indonesia sejak tahun 1602 pada saat

  VOC menguasai bumi nusantara ini. Pada saat itu, perhubungan pos hanya dilakukan di kota-kota tertentu yang berada di Pulau Jawa dan luar Pulau Jawa.

  Surat-surat atau paket-paket pos hanya diletakkan di Stadsherbrg atau Gedung Penginapan Kota sehingga orang-orang harus selalu mengecek apakah ada surat atau paket untuknya di dalam gedung itu. Untuk meningkatkan keamanan surat- surat dan paket-paket pos tersebut, Gubernur Jenderal G. W. Baron Van Imhoff mendirikan kantor pos pertama di Indonesia yang terletak di Batavia (Jakarta).

  Pos pertama ini didirikan pada tanggal 20 Agustus 1746.

  Kantor Pos di Indonesia selama 266 tahun telah melayani dan turut membentuk peradaban bangsa. Bermula dari semakin meningkatnya aktivitas hubungan dagang atau pun politik antara negeri Belanda dengan nusantara pada pertengahan abad ke-17, pemerintah Hindia Belanda memutuskan membuka outlet yang melayani korespondensi di Stadhuis-Batavia (sekarang Musium Fatahilah, Jakarta). Postkantoor yang dalam bahasa Indonesia menjadi Kantor Pos, diresmikan oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda Baron Van Inhoof pada 26 Agutus 1746.

  Sejak diresmikan peranan Kantor Pos semakin berkembang, termasuk di Pemerintah Hindia Belanda ke Pemerintah Indonesia dan akhirnya dikelola oleh Badan Usaha Milik Nergara yaitu PT. Pos Indonesia (Persero). Sekarang mereka yang berkunjung ke Kantor Pos tidak lagi sebatas mengirim surat-surat personal atau Kartu Lebaran, sebagian besar melakukan transaksi keuangan dari membayar kredit motor, membayar tagihan listrik, setoran pajak, sampai transfer dana instan.

  Begitu banyak kontribusi Kantor Pos terhadap peradaban bangsa Indonesia setelah berkiprah ratusan tahun. Menurut Setyo Riyanto, Direktur Retail dan Properti PT Pos Indonesia (Persero), sedikitnya terdapat tujuh fakta sejarah yang dapat dikemukakan mengenai hal itu (PR, 29 Agustus 2012) Pertama, Kantor Pos berkontribusi pada pembangunan Jalan Raya Pos dan urat nadi peradaban.Kedua, melahirkan prangko sebagai media komunikasi peradaban.Ketiga, Kantor Pos berperan meliterasi bangsa.Keempat, Kantor Pos melahirkan institusi bisnis pos.Kelima, Kantor Pos merintis pengelolaan keuangan publik.Keenam, Kantor Pos menjadi jejaring peradaban.Ketujuh, melahirkan sistem kode pos bagi peradaban masa depan.

  Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos Indonesia merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos Indonesia. Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan Pemerintah tersebut berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa perusahaan umum (perum) menjadi sebuah perusahaan (persero). Pos Indonesia memiliki Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang dicatatkan di Akta Notaris Sutjipto, S.

  H. Nomor 117 pada tanggal 20 Juni 1995 yang juga telah mengalami perubahan sebagaimana yang dicatatkan di Akta Notaris Sutjipto, S. H. Nomor 89 pada tanggal 21 September 1998 dan Nomor 111 pada tanggal 28 Oktober 1998.

2.2 Struktur Organisasi PT. POS INDONESIA (PERSERO)

  Secara umum setiap perusahaan memerlukan suatu struktur organisasi dengan tujuan untuk memperjelas pembagia tugan dan wewenang pada bagian- bagian di dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara bagian-bagian komponen dan posisi dalam perusahaan dan merupakan mekanisme-mekanisme formal bagaimna organisasi di kelola. Struktur organisasi berfungsi untuk member keterangan kepada setiap orangtentang pekerjaan tertentu, serta menjelaskan bahwa pekerjaan tersebut terkordinasi sedemikian rupa dalam rangka pencampaian tujuan organisasi. Oleh kerena itu struktur organisasi yang baik akan menjamin kegiatan perusahaan untuk berjalan dengan lancar, sehingga tujuan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan dapat dicapai secara optimal.

  Dalam struktur organisasi PT POS INDONESIA (PERSERO), pemimpin serta karyawan yang terlibat akan mampu bekerja sesuai dengan bidang masing- masing dapat menimbulkan kesatuan kerjasama yang terorganisir dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi Tingkat Pusat PT Pos Indonesia (Persero) terdiri dari unsur : a.

  Direktorat b. Non Direktorat c. Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Bandung, terdiri dari : 1.

  Direktur Utama.

  2. Direktorat Surat dan Paket.

  3. Direktorat Teknologi dan Jasa Keuangan.

  4. Direktorat Ritel dan Properti.

  5. Direktorat Keuangan.

  6. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum.

2.3 Deskripsi Job description PT. POS INDONESIA (PERSERO)

  Organisasi Tingkat Pusat PT Pos Indonesia (Persero) terdiri dari : 1.

  Direktur Utama melaksanakan tugasnya sebagai berikut : a.

  Bertanggung jawab atas kinerja perusahaannya.

  b.

  Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut kebijakan pengembangan perusahaan dari kebijakan lainnya yang bersifat umum.

  c.

  Direktur utama bertanggung jawab kepada Pemegang Saham.

  d.

  Menerima pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dari Kepala Satuan Pengawasan Internal, Sekertaris Perusahaan, dan Kepala Regional.

2. Direktorat Surat Dan Paket

  Direktorat Surat dan Paket merupakan Unit Koperasi Bisnis dan Operasi yang menjalankan perannya sebagai berikut : a.

  Penyelenggaraan pengelola penjualan dan pengembangan bisnis surat dan paket.

  b.

  Penyelenggaran proses, kloting, tranportasi, antaran, dan purna jual untuk mendukung pelaksanaan operasional kiriman surat dan paket.

  c.

  Merencanakan dan menetapkan kebijakan dan strategi pengelolaan proses, kloting, trasportasi, dan antaran kiriman surat dan paket.

  d.

  Merencanakan dan menetapkan target pendapatan surat dan paket.

  e.

  Pengelolaan penjualan dan operasional atas bisnis surat dan paket yang dilaksanakan di regional.

  Direktorat Surat dan Paket dalam pelaksanaan tugasnya dibantu oleh : A.

  SVP Penjualan mempunyai kewenangan untuk : 1.

  Menyetujui pengeluaran biaya penjualan layanan surat dan paket serta kirim pos internasional.

  2. Menetapkan kebijakan dan strategi pengelolaan penjualan dan piutang pendapatan.

  3. Menetapkan anggaran biaya penjualan.

  4. Menetapkan target penjualan layanan surat dan paket serta kiriman pos internasional.

  B.

  SVP Operasi bertanggung jawab atas hal-hal sebagai berikut : 1.

  Tercapainya standar waktu penyerahan kiriman pos.

  3. Efektivitas sistem operasi track and trace kiriman pos.

  4. Tercapainya pengamanan kiriman meliputi kiriman pos, kiriman uang fisik, serta mutu operasi.

  Dalam melaksanakan tugasnya SVP Penjualan dan SVP Operasi dibantu oleh : A.

  Vp Pengembangan Bisnis Surat melaksanakan aktivitas utamanya yaitu : 1.

  Mengelola anggaran biaya di bidangnya.

  2. Merancang kebijakan pengembangan bisnis.

  3. Merancang indikator dan mengukur kepuasan pelanggan surat.

  4. Menyusun kebijakan tarif.

  5. Menyusun laporan kinerja.

  B.

  Vp Pengembangan bisnis paket melaksanakan aktivitas utamanya yaitu : 1.

  Merancang indikator dan mengukur kepuasaan pelanggan paket.

  2. Mengelola anggaran biaya di bidangnya.

  3. Merancang kebijakan penelitian.

  4. Merancang kebijakan pengembangan bisnis.

  5. Menyusun laporan kinerja.

  3. Direktorat Teknologi dan Jasa Keuangan Direktorat Teknologi dan Jasa Keuangan menurut Unit Koperasi Operating Busisness yang menjalankan peran sebagai berikut: a.

  Penyelenggaraan pengelolaan infrastruktur dan operasional teknologi. b.

  Penyelenggaraan pengelolaan penjualan dan operasional bisnis jasa keuangan .

  3. Kehandalan dan ketersediaan informasi yang dibutuhkan perusahaan.

  A.

  4. Efektivitas kelancaran operasional bisnis jasa keuangan. Dalam melaksanakan tugasnya Direktorat Teknologi dan Jasa Keuangan dibantu oleh :

  3. Efektivitas pencapaian program kerja.

  2. Terkendalinya anggaran biaya jasa keuangan.

  Tercapainya kinerja/target pendapatan jasa keuangan.

  4. Terkendalinya biaya anggaran yang telah ditetapkan. ‘ B. SVP Jasa Keuangan bertanggung jawab atas hal-hal sebagai berikut : 1.

  2. Efektivitas pemeliharaan sistem dan sarana teknologi informasi.

  c.

  Kehandalan kinerja operasional sistem teknologi informasi.

  SVP Teknologi Informasi bertanggung jawab atas hal-hal sebagai berikut : 1.

  Penemuan kebutuan teknologi informasi untuk kepentingan perusahaan. Direktorat Teknologi dan Jasa Keuangan dibantu tugasnya oleh : A.

  e.

  Pengembangan struktur teknologi informasi .

  d.

  Perencanaan strategi dan kebijakan system teknologi informasi dan otomatis.

  VP Perencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi ditugaskan untuk melaksanakan aktivitas utama yaitu :

  1. Merumuskan kebijakan strategi dan perencanaan serta pengembangan arsitektur sistem teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan operasional perusahaan.

  2. Mengendalikan dan memastikan kesesuain sistem teknologi informasi perusahaan sesuai strategi dan perencanaan arsitektur teknologi informasi perusahaan yang telah ditetapkan.

  3. Memastikan efektivitas dan efesiensi sistem dan sarana teknologi informasi perusahaan yang akan diimplementasikan.

  B.

  VP Pengembangan Bisnis Jasa Keuangan ditugaskan untuk melaksanakan aktivitas utama yaitu :

  1. Membuat dan merekomendasikan studi kelayakan atau pengembangan bisnis/produk jasa keuangan.

  2. Melakukan market research bisnis jasa keuangan.

  3. Mengevaluasi dan memastikan bahwa implementasi pengembangan bisnis jasa keuangan sesuai dengan target.

  4. Direktorat Ritel dan Properti Direktorat Ritel dan Properti merupakan unit Korporasi Bisnis Ritel dan Properti yang menjalankan peran sebagai penyelenggaraan bisnis dan operasional property, pengelolaan PSO (Publics Service Obligation), bisnis dan operasional postshop, pengelolaan agen pos, pengelolaan outlet, bibnis dan operasional konsiyasi dan filateli. Direktorat ritel dan property mengelola a.

  Perencanaan strategi dan kebijakan pengelolaan bisnis dan operasional property, pengelolaan PSO, bisnis dan operasional postshop, oprasional agen pos.

  b.

  Perencanaaan strategi dan kebijakan outlate meliputi pelayanan dan operasional di loket, informasi dan solusi pelanggan, penangaan pengadu pelanggan.

  c.

  Perencanaan strategi dan kebijakan bisnis dan operasional konsiyasi dan filateli.

  d.

  Penemuan kebutuan benda konsoyiasi, prangko dan bendapos, benda filateli.

  e.

  Pembinaan pelanggan dan kerjasama kemitraan oprasiaonal dan bisnis. Direktorat Ritel dan Properti dibantu oleh : A.

  SVP Properti bertanggung jawab atas hal-hal sebagai berikut : 1.

  Efektivitas penyelenggaraan dukungan properti kepada seluruh unit organisasi perusahaan.

  2. Terpeliharanya administrasi aset gedung dan perlengkapan perusahaan.

  3. Keamananan aset gedung dan perlengkapan perusahaan dari kerusakan, kebakaran, dan tuntutan dari pihak lain.

  4. Pengelolaan dan pengendalian anggaran properti.

  B.

  SVP Ritel bertanggung jawab atas hal-hal sebagai berikut : 1.

  Terkendalinya anggaran biaya operasional direktorat pelayanan ritel.

  2. Tersedianya pemenuhan kebutuhan benda konsinyasi, prangko, dan

  3. Efektivitas penanganan informasi dan keluhan pelanggan.

  4. Kinerja bisnis di kantor pos dan agen pos.

  C.

  VP Publics Service Obligation (PSO) bertanggung jawab atas hal-hal sebagai berikut :

  1. Mengkoordinir perhitungan kebutuhan dana kompensasi PSO.

  2. Mengendalikan anggaran PSO.

  3. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan audit PSO yang dilakukan oleh pemerintah.

  4. Mengajukan kompensasi PSO pada pemerintah dan melakukan pendekatan agar dana kompensasi tersebut dapat dibayar sesuai jumlah dan waktu yang ditetapkan.

5. Direktorat Keuangan Direktorat Keuangan merupakan unit Organisasi Shared service Perusahaan.

  Direktorat Keuangan mengelola aktivitas utama sebagai berikut : a.

  Pengelola dan pengendalian keuangan perusahaan di kantor pusat dan seluruh unit bisnis.

  b.

  Pengendalian penyelenggaraan aktivitas keuangan secara terpusat.

  c.

  Penetapan RKAP perusahaan perusahaan serta ketetapan dan kecepatan distribusinya kepada seluruh direktorat dan unit bisnis.

  d.

  Penetapan kebijakan dan pengendalian implementasi system akuntansi keuangan. e.

  Penetapan kebijakan dan pengendalian implementasi system akuntansi keuangan untuk pengembalian keputusan bisnis.

  Direktorat Keuangan dibantu tugasnya oleh : A.

  VP Treasury dan Pajak ditugaskan untuk melakukan aktivitas utama yaitu:

  1. Merumuskan dan merancang strategi dan kebijakan pengelolaan likuiditas perusahaan.

  2. Mengelola sumber daya pada VP treasury dan pajak.

  3. Melakukan pencairan sumber dana untuk kepentingan perusahaan.

  4. Merumuskan rancangan kebijakan perpajakan dan pengendalian pelaksanaan perpajakan perusahaan.

  B.

  VP Manajemen Keuangan ditugaskan untuk melakukan aktivitas utama yaitu :

  1. Menyusun kebijakan atau SOP tentang pengeluaran biaya, penanggung jawab anggaran, harga perhitungan sendiri untuk kepentingan perusahaan.

  2. Menetapkan alokasi target pendapatan dan biaya.

  3. Menyusun, menetapkan dan mengembangkan sistem dan mekanisme harga perhitungan sendiri.

  4. Mengesahkan (otorisator) Surat Perintah Bayar hingga jumlah tertentu sesuai dengan ketentuan batas kewenangan yang berlaku.

  C.

  VP Akuntansi ditugaskan untuk melakukan aktivitas utama yaitu :

  1. Mengembangkan, mengevaluasi, dan mengendalikan pelaksanaan sistem akuntansi keuangan, akuntansi biaya, dan akuntansi perpajakan perusahaan.

  2. Mengkoordinasikan penyusunan laporan akuntansi biaya untuk penyedian informasi akuntansi guna membantu pengambilan keputusan bisnis perusahaan.

  3. Merumuskan harga pokok produk.

  4. Mengendalikan dan mengevaluasi penyusunan pelaporan keuangan perusahaan.

  6. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum mengelola aktivitas utama sebagai berikut : a.

  Pengelolaan strategi dan kebijakan SDM mencangkup seluru aspek menajemen SDM.

  b.

  Penyelenggaraan layanan di dukung SDM dan fungsi SDM yang merupakan implementasi strategi dan kebijakan SDM di seluru unit bisnis.

  c.

  Perancangan system konpensasi dan benefit perusahaan.

  d.

  Perancanaan system performance appraisal untuk mengukur prestasi karyawan.

  e.

  Penyelengaraan training dan pople devoloment sesuai dengan pola karir yang di tetapkan. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum dibantu tugasnya oleh : A.

  SVP Umum dan Bina Lingkungan Perusahaan bertanggung jawab atas hal-hal sebagai berikut :

  1. Tercapainya kelancaran pemenuhan kebutuhan kendaraan jabatan, sarana kerja dan supplies di seluruh unit kerja.

  2. Terkendalinya proses pengadaan barang dan jasa.

  3. Efektivitas dan kelancaran program bina lingkungan perusahaan.

  4. Kelancaraan pengelolaan dan pengaturan kerumahtanggaan kantor pusat.

  B.

  VP Human Resource Strategy ditugaskan untuk melakukan aktivitas utama yaitu :

  1. Penyusunan dan pengintegrasian semua kebijakan dan peraturan manajemen sumber daya manusia.

  2. Perencanaan dan pengembangan organisasi perusahaan.

  3. Mengevaluasi implementasi job management.

2.4 Aktivitas PT. POS INDONESIA (PERSERO)

  PT Pos Indonesia (Persero)memang telah identik dengan perusahaan jasa untuk pengiriman surat ataupun paket, namun untuk saat ini PT Pos Indonesia (Persero)telah memiliki beberapa jenis produk yang memang bukan merupakan kegiatan umumnya seperti pada jasa keuangan dan juga properti.

  Hal itu merupakan salah satu kegiatan ekspansi usaha yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero)yang diharapkan agar nantinya dapat menambah jumlah produk dari PT Pos Indonesia (Persero)sudah mencapai 23 jenis produk, namun sejak awal 2013 jumlah produknya pun meningkat menjadi 36 jenis produk.

  Hal itu disebabkan karena adanya beberapa produk yang lebih dispesifikasikan dan juga adanya penambahan produk baru. Berikut ini adalah beberapa produk yang terdapat di PT Pos Indonesia (Persero) : 1.

  Mail and Logistic (MLO) A.

  Surat Pos 1.

  Surat Standar 2. Kiriman Korporat 3. Surat Kilat Khusus 4. Pos Express B. Paket Pos 1.

  Paket Standar 2. Paket Kilat Khusus C. Pos Internasional 1.

  Paketpos Biasa LN 2. Paketpos Cepat LN 3. EMS 2. Financial Services A.

  Transfer Uang 1.

  Weselpos Prima 2. Weselpos Instan

3. Western Union 4.

  Weselpos kemitraan DN 5. Kiriman Uang Lainnya 6. Giropos B. Pospay 1.

  Tabanas Batara 2. Angsuran Perbankan (SOPP) 3. Setoran Telepon (SOPP) 4. Setoran PAM (SOPP) 5. Setoran PLN (SOPP) 3. Ritel dan Properti 1.

  Meterai 2. Benda Konsinyasi Lainnya 3. Ritel lainnya 4. Filateli

• Prangko Filateli -

  Mini Sheet

• Souvenir Sheet -

  Sampul (SHP,SHP SS)

• Prangko Prisma -

  Benda Filateli Lainnya 5. Gedung Kantor 6. Ruangan Kantor

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Landasan Teori

3.1.1 Pengertian Prosedur

  Prosedur merupakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk menyelenggarakan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapainya tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien, untuk lebih jelasnya mengenai pengertian prosedur berikut menurut beberapa ahli :

  Menurut Mulyadi (2011;23) Pengertian Prosedur adalah: “Serangkaian langkah/kegiatan klerikal yang tersusun secara sistematis berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikuti untuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan”.

  Menurut Mulyadi (2010;5) menjelaskan bahwa Prosedur adalah:

  

“Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang

  dalam suatu department atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara serangkaian transaksi perusahaan yang terjadi berulang”.

  Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Prosedur adalah serangkaian langkah yang tersusun secara sistematis yang biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih untuk menjamin penanganan secara serangkaian transaksi perusahaan yang terjadi berulang.

  3.1.2 Pengertian Pencatatan

  Pencatatan sangat perlu dilakukan pada setiap kegiatan yang akan dan telah dilakukan untuk merekam dalam tulisan secara rinci, untuk lebih jelasnya mengenai pengertian pencatatan berikut menurut beberapa ahli :

  Menurut Gunandi (2008:9) menjelaskan bahwa Pencatatan adalah : “Pencatatan adalah proses data perusahaan dengan teknik tertentu dan mengolahnya sehingga dapat disusun menjadi laporan”.

  Menurut Mulyadi (2008:5) menjelaskan bahwa Pencatatan adalah : “Pencatatan adalah kegiatan yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang- ulang”.

  Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Pencatatan adalah proses kegiatan yang dibuat perusahaan untuk menjamin penanganan secara seragam dan mengolahnya sehingga dapat disusun menjadi laporan.

  3.1.3 Pengertian Pembayaran

  Setiap hari transaksi pembayaran selalu terjadi, pembayaran ini terjadi karena adanya bermacam-macam transaksi ekonomi seperti jual beli barang dan jasa, untuk lebih jelasnya pengertian pembayaran menurut beberapa ahli sebagai berikut:

  Menurut H. Melayu S.P Hasibuan (2010:117) menjelaskan bahwa Pembayaran adalah :

  “Pembayaran adalah berpindahnya hak pemilik atas sejumlah uang atau dan dari pembayar kepada penerimanya, baik langsung maupun melalui media jasa-jasa perbankan”.

  Menurut Tirto Waluyo (2010) menjelaskan bahwa Pembayaran adalah : “Pembayaran adalah suatu tindakan menukarkan sesuatu uang atau barang dengan maksud dan tujuan yang sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih”.

  Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan Pembayaran adalah suatu yang dilakukan oleh dua orang/lebih yang menukarkan uang atau barang baik langsung maupun melalui jasa-jasa perbankan.

3.1.4 Pengertian Biaya

  Biaya merupakan bagian atau unsur dari harga pokok dan merupakan unsur yang paling pokok dalam akuntansi biaya, untuk lebih jelasnya mengenai pengertian biaya menurut beberapa ahli sebagai berikut :

  Menurut Mulyadi (2009:23) menjelaskan bahwa Biaya adalah : “Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi, yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu”.

  Menurut Katandinata (2000:24) menjelaskan bahwa Biaya adalah :

  “Biaya adalah pengorbanan yang diukur dengan satuan uang, yang dilakukan dan harus dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu”.

  Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan Biaya adalah pengorbanan yang diukur dalam satuan uang yang dilakukan atau kemungkinan yang akan terjadi untuk mencapai tujuan tertentu.

3.1.5 Pengertian Perjalanan Dinas

  Perjalanan dinas adalah suatu pegawai yang diamanatkan untuk pergi keluar kota maupun dalam kota untuk menjalankan suatu tugas, untuk mengetahui lebih jelasnya tentang perjalanan dinas berikut menurut beberapa ahli sebagai berikut:

  Menurut Drs. Ignatius Wursanto (2006:209) menjelaskan bahwa Perjalanan Dinas adalah : “Perjalanan Dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjanaan kedinasan”.

  Menurut Mulyadi (2007:117) menjelaskan bahwa perjalanan dinas adalah: “Perjalanan Dinas adalah perjalanan keluar dari tempat kedudukan untuk kepentingan dinas atas perintah pejabat yang berwenang dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dengan beban yang sehemat-hematnya dengan tidak mengurangi efesien dan efektifitas. Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai yang keluar dari kedudukan nya untuk kepentingan dinas atas perintah pejabat yang berwenang.

3.2 Hasil Pelaksanaan Dan Pembahasan Kerja Praktek

3.2.1 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

  Adapun beberapa hal yang dilakukan oleh penulis selama melakukan kegiatan kerja praktek di Kantor PT.POS INDONESIA Bandung adalah membantu karyawan atau pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya dalam menginput data-data dan menyerahkan data-data tersebut ke bagian-bagian tertentu.

3.2.1.1 Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Biaya Perjalanan Dinas Pada Bagian Akuntansi Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung

  Adapun prosedur dalam pencatatan dan pembayaran biaya perjalanan dinas yaitu:

  1. Pegawai menerima surat perintah perjalanan dinas dari dan yang sudah ditanda-tangani langsung oleh atasan.

  2. Kemudian pegawai melakukan perjalanan dinas sesuai dengan perintah perjalanan yang sudah diterima.

  3. Setelah selesai dari perjalanan dinas, pegawai langsung memberikan kwintansi-kwintansi atas biaya perjalanan dinas dan diserahkan kepada pihak administrasi PJA (Penanggung Jawab Anggaran).

  4. Lalu pihak administasi PJA (Penanggung Jawaban Anggaran) membuatkan NPP (Nota Permintaan Pembayaran) dengan menginput besar uang yang dikeluarkan sesuai dengan bukti kwintansi dan lampiran yang ada (bukti transport + bukti biaya hotel/akomodasi + uang harian).

  5. Print out NPP (Nota Permintaan Pembayaran) kemudian diserahkan kepada ordonatur selaku penanggung jawaban anggaran, otorisator selaku pengawas atau pengendalian biaya, fiatur selaku pengawasan dalam pencairan biaya, dan kontrol posting selaku mengawasi jurnal atas biaya dan untuk ditanda- tangani oleh masing-masing pejabat yang berwenang dan di approve pada SAP (System Application Product) setelah diyakini kebenarannya.

  6. Lalu NPP (Nota Permintaan Pembayaran) yang sudah memenuhi persyaratan diserahkan kepada bagian pengelolaan kas untuk dilakukan pencairan dana.

  7. Dan dana tersebut sampai pada pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas.

3.2.1.2 Hambatan Yang Terjadi Pada Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Biaya Dalam Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung

  Hambatan yang sering terjadi di Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung dalam prosedur pencatatan biaya perjalanan dinas adalah dalam kesalahan pencatatan / perbedaan dari besar uang dalam pembuatan NPP (Nota Permintaan Pembayaran).

  Kelengkapan syarat untuk perjalanan dinas masih begitu kurang lengkap. Dan yang terakhir adalah tentang jaringan SAP (System Application and Product) yang masih terputus-putus.

3.2.1.3 Upaya Yang Dilakukan Pada Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Biaya Dalam Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT.POS

  INDONESIA Bandung

  Upaya yang dilakukan pada Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung dalam prosedur pencatatan dan pembayaran biaya perjalanan dinas adalah untuk memantau pihak administarasi PJA (Penanggung Jawab Anggaran) agar tidak terjadi lagi kesalahan dalam membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran) serta meyakini kwintasi-kwintasi yang melampirinya sudah lengkap.

  Memanggil karyawan yang melakukan perjalanan dinas di Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung untuk melengkapi persyaratan perjalanan dinas seperti kwintansi-kwintansi (bukti transport + bukti biaya hotel dan akomodasi + uang harian) agar nantinya tidak menghambat proses pencairan dananya.

  Dan yang terakhir tentang jaringan SAP yang masih sering terputus-putus membuat proses untuk mengapprove menjadi lama, sebaiknya bagian sistem melakukan pengecekan ulang atau memeriksa terhadap jaringan SAP nya sehingga nanti tidak memperlambat proses pencairan dana anggarannya.

3.2.2 Pembahasan Kerja Praktek

  Adapun pembahasan atas hasil kerja praktek yang dilakukan oleh penulis

  3.2.2.1 Analisis Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Biaya Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung

  Pada proses prosedur pencatatan dan pembayaran biaya perjalanan dinas di Kantor Pusat PT.POS INDONESIA sudah baik akan tetapi pada tahap administrasi PJA (Penanggung Jawab Anggaran) belum adanya kontrol yang baik sehingga terjadi kesalahan dalam pembuatan NPP (Nota Permintaan Pembayaran) tidak sesuai dengan lampirannya.

  Yang mana apabila itu terjadi maka NPP (Nota Permintaan Pembayaran) dimaksud akan di reject atau ditolak dan harus diganti dengan NPP (Nota Permintaan Pembayaran) yang baru.

  3.2.2.2 Analisis Hambatan Yang Terjadi Pada Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Biaya Dalam Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung

  Analisis hambatan yang terjadi di Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung dalam prosedur pencatatan biaya perjalanan dinas adalah pada saat kontrol posting masih adanya kesalahan dari administrasi PJA (Penanggung Jawaban Anggaran) dalam input data atau salah mencatat angka dalam pembuatan NPP (Nota Permintaan Pembayaran) dan masih ada salah satu tanda tangan untuk berkas pengeluaran biaya yang kosong di dokumen NPP.

  Untuk kelengkapan syarat perlengkapan untuk perjalanan dinas masih adalah tentang jaringan SAP (System Application and Product) yang masih sedikit kurang efektif.

3.2.2.3 Analisis Upaya Yang Dilakukan Pada Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Biaya Dalam Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung

  Analisis upaya untuk prosedur pencatatan dan pembayaran biaya perjalanan dinas sudah baik dan mengikuti prosedur di perusahaan. Akan tetapi, admin PJA (Penanggung Jawab Anggaran) harus lebih teliti lagi dalam membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran) agar tidak salah lagi dalam mencatat angka di pembuatan NPP (Nota Permintaan Pembayaran) dan pihak kontrol posting harus mengecek lagi tanda tangan yang belum di isi oleh pihak-pihak tertentu di berkas NPP-nya.

  Untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas di Kantor Pusat PT.POS INDONESIA Bandung untuk tidak lupa melengkapi persyaratan perjalanan dinas seperti bukti tiket pembayaran kendaraan untuk supaya mempermudah proses pembayarannya dana supaya lebih cepat cair.

  Dan yang terakhir tentang jaringan SAP yang masih kurang begitu efektif, sebaiknya melakukan pengecekan ulang terhadap jaringan SAP nya sehingga nanti tidak memperlambat proses mengapprove.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

  Setelah melakukan Kerja Praktek di Kantor PT. POS INDONESIA Bandung pada Bagian Akuntansi, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

  1. Proses prosedur pencatatan dan pembayaran perjalanan dinas sudah baik akan tetapi masih belum ada kontrol yang baik pada admin PJA (Penanggung Jawab Anggaran).

  2. Kendala yang sering terjadi di kantor pusat PT.Pos Indonesia adalah masih terjadi kesalahan input data / salah mencatat atau perbedaan besar uang dalam pembuatan NPP, persyaratan perjalanan dinas masih belum lengkap dan jaringan SAP masih terputus-putus.

  3. Upaya yang dilakukan oleh kantor pusat PT.Pos Indonesia yaitu memantau pihak admin PJA (Penanggung Jawab Anggaran) agar tidak salah lagi dalam pembuatan NPP, dan untuk karyawan tidak lupa lagi membawa persyaratan perjalanan dinas seperti kwintansi dan lampirannya, dan untuk jaringan SAP harus lebih sering lagi pengecekan ulang terhadap jaringan SAP-nya.

4.2 SARAN

  Dilihat dari kendala - kendala yang di hadapi PT Pos Indonesia dalam prosedur pembayaran perjalanan dinas maka penulis dapat memberikan saran bagi pihak perusahaan untuk mengatasi kendala kendala tersebut adalah: 1.

  Perusahaan lebih sering lagi memberi pelatihan kepada pihak admin PJA (Penanggung Jawaban Anggaran) dalam membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran).

  2. Untuk karyawan yang tidak memberikan persyaratan perjalanan dinas kepada perusahaan untuk memberikan sanksi supaya karyawan tidak lupa lagi membawa persyaratan tersebut.

  3. PT. Pos Indonesia harus menggunakan jaringan internet yang bagus agar mempermudakan user untuk login masuk ke dalam SAP dan mencairkan dana anggaranya kepada pegawai.

  

TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENCATATAN

DAN PEMBAYARAN BIAYA PERJALANAN DINAS

DI DIVISI AKUNTANSI KANTOR PUSAT PT.POS

  

INDONESIA (PERSERO) BANDUNG

LAPORAN KERJA PRAKTEK

  Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Pada Program Studi Akuntansi Strata Satu

  Oleh : NAMA : KARTIKA SURI DAMAI YANTI

  NIM : 21112109

  

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

  DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................................................... i

SURAT PUBLIKASI ................................................................................................................. ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAAN .................................................................................. iii

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... iv

DAFTAR ISI .............................................................................................................................. vii

DAFTAR TABEL ...................................................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................................. xi

  

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1

  1.1 Latar Belakang Laporan Kerja praktek .................................................................... 1

  1.2 Tujuan Laporan Kerja Praktek .................................................................................. 4

  1.3 Kegunaan Kerja Praktek ........................................................................................... 4

  1.3.1 Kegunaan Akademis ..................................................................................... 4

  1.3.2 Kegunaan Praktis .......................................................................................... 4

  1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek .............................................................................. 5

  1.4.1 Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek ................................................................ 5

  1.4.2 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek ................................................................ 5

  

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ..................................................................... 7

  2.1 Sejarah Singkat PT. Pos Indonesia (PERSERO) ................................................. 7

  2.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (PERSERO) ........................................... 9

  2.3 Deskripsi job description PT. Pos Indonesia (PERSERO) ................................. 10

  2.4 Aktivitas PT. Pos Indonesia (PERSERO) ........................................................... 19

  

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK .................................................................... 22

  3.2.1.1 Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT. Pos Indonesia ................................................... 26

  3.2.2.3 Analisis Upaya Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Perjalanan DinasPada Kantor Pusat PT. Pos Indonesia ................ 30

  3.2.2.2 Analisis Hambatan Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT. Pos Indonesia ............... 29

  3.2.2.1 Analisis Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT. Pos Indonesia ........................................... 29

  3.2.2 Pembahasan Kerja Praktek ....................................................................... 28

  3.2.1.3 Upaya Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT. Pos Indonesia ........................................... 28

  3.2.1.2 Hambatan Prosedur Pencatatan Dan Pembayaran Perjalanan Dinas Pada Kantor Pusat PT. Pos Indonesia .......................................... 27

  3.2.1 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................................. 26

  3.1 Landasan Teori ..................................................................................................... 22

  3.2 Hasil Pelaksanaan dan Pembahasan Kerja Praktek ............................................. 26

  3.1.5 Pengertian Perjalanan Dinas ..................................................................... 25

  3.1.4 Pengertian Biaya ....................................................................................... 24

  3.1.3 Pengertian Pembayaran ............................................................................. 23