TA : Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dokumen Pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN

DOKUMEN PADA YAYASAN HANG TUAH CABANG

SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh: MIS’FAN 07.41010.0316

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

ix

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Pembatasan Masalah ... 3

1.4. Tujuan ... 3

1.5. Sistematika Penulisan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Aplikasi ... 6

2.2 Surat ... 7

2.2.1 Pengertian Surat Masuk ... 8

2.2.2 Pengertian Surat Keluar ... 9

2.2.3 Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 9

2.2.4 Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 11

2.3 System Development Life Cycle (SDLC) ... 12

x

2.6 Testing Software ... 19

2.6.1 Objektivitas Testing ... 20

2.6.2 Test Case ... 21

2.6.3 Black Box Testing ... 21

2.7 Web ... 22

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 24

3.1. Analisis Sistem ... 24

3.1.1. Analisi Kebutuhan ... 25

3.1.2. Blok Diagram ... 25

3.1.3. Document Flow ... 27

3.2. Perancangan Sistem ... 31

3.2.1. System Flow ... 32

3.2.2. Data Flow Diagram (DFD) ... 34

3.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 39

3.3. Struktur Tabel ... 41

3.4. Perancangan Input dan Output(I/O) ... 45

3.5. Desain Uji Coba ... 56

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 61

4.1 Implementasi Sistem ... 61

xi

Halaman

4.1.2 Penjelasan Implementasi Sistem ... 62

4.2 Evaluasi Sistem ... 66

4.2.1 Uji Coba Aplikasi ... 67

4.2.2 Pembahasan Evaluasi ... 86

BAB V PENUTUP ... 89

5.1 Kesimpulan ... 89

5.2 Saran ... 89

DAFTAR PUSTAKA ... 90

LAMPIRAN ... 92

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Yayasan Hang Tuah adalah sebuah lembaga pendidikan yang didirikan oleh Jalasenastri TNI AL dari Sabang sampai Merauke yang berpusat di Jakarta. Salah satu cabangnya adalah Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya yang bertempat di Jl. Laksda M. Nazir 46. Saat ini, Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya memiliki 33 Satuan Pendidikan mulai dari TK, SD, SMP, SMA, dan SMK serta memiliki 7 Sekolah perwakilan yang tersebar di Pulau Jawa. Untuk bisa meningkatkan kualitas, maka Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya harus bisa menyediakan pelayanan yang maksimal dalam hal ini adalah di bidang pengelolaan arsip yang digunakan untuk memenuhi seluruh kebutuhan yayasan maupun satuan pendidikan yang berkepentingan. Karena pengelolaan merupakan aset yang sangat penting di dalam suatu organisasi (Barthos, 2012: 2).

Selama ini proses pengelolaan dokumen di Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya adalah dengan menyusun dan mendata surat masuk dan surat keluar yang terkumpul di bagian administrasi. Dengan banyaknya jumlah surat masuk dan surat keluar membuat bagian administrasi tidak dapat mengkoordinasi dokumen mana saja yang harus diprioritaskan terlebih dahulu (dokumen penting).

Setelah tahap pendataan dokumen kemudian mengelompokkan dan melakukan penomoran dokumen. Selama ini penomoran dilakukan dengan melihat standar pengkodean, standar pengelolaan dokumen yang ditulis secara manual. Agar dapat membantu pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya maka selain

2

penomoran dibuat secara otomatis, juga terdapat fitur pencarian yang diinginkan. Karena pencarian yang dilakukan saat ini masih manual, melihat begitu banyak dokumen yang disimpan akan membutuhkan waktu yang lama maka akan dibuat fitur pencarian. Hal ini memudahkan pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya dalam mencari dokumen.

Setelah melakukan penomoran dokumen maka tahap terakhir adalah tahap pengesahan dokumen. Sebelum dokumen/surat diserahkan, semua dokumen yang diterima terlebih dahulu disahkan oleh penanggung jawab yang disini adalah pimpinan pengurus cabang. Proses penandatanganan dilakukan dengan memenui penanggung jawab tersebut. Apabila penanggung jawab tidak ada di tempat maka pihak tata usaha menunggu sampai penanggung jawab tersebut ada di tempat. Hal ini juga membutuhkan waktu yang lama.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka akan timbul dampak negatif bagi Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya seperti yang dikemukakan oleh Laserfich (2007: 45), yaitu banyak waktu yang terbuang untuk mencari dokumen yang diinginkan, banyaknya penumpukan dokumen dan tidak adanya tempat khusus dimana dokumen disimpan dan dipelihara (Repository).

Dengan adanya aplikasi pencatatan dokumen ini pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya diharapkan dapat memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mencatat serta menyimpan berkas atau dokumen beberapa tahun lebih lama serta mempermudah pencarian data dokumen dalam waktu yang relatif cepat sehingga mampu mengelola data dokumen dalam bentuk softcopy dengan lebih mudah.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas dapat dirumuskan permasalahan dalam Tugas Akhir ini yaitu bagaimana merancang bangun aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

1.3. Pembatasan Masalah

Adapun beberapa batasan masalah yang digunakan yaitu:

1. Keamanan dari aplikasi pencatatan dokumen ini mencakup otentifikasi

pemakai, hak akses setiap pengguna.

2. Penyimpanan dokumen dari aplikasi ini berupa softcopy hasil dari scan.

3. Penyimpanan dokumen dari aplikasi ini mendukung beberapa bentuk format

dokumen seperti .pdf, .doc, .docx, .pptx, .ppt, .xls, .xlsx.

4. Dokumen yang digunakan adalah surat-menyurat dan hanya pada bagian

kependidikan.

5. Aplikasi pembuatan dokumen tidak dibahas di dalam tugas akhir ini.

1.4. Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah merancang bangun aplikasi pencatatan yang dapat mencatat, menyimpan dan mencari dokumen dengan jumlah yang banyak secara cepat pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penyusunan laporan ini dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:

4

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika dari rancang bangun aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan pencatatan dokumen, proses penanganan surat masuk dan surat keluar, dokumen digital dan TPS (Transaction Processing

System). Teori tersebut digunakan untuk menyelesaikan

permasalahan dalam rancang bangun aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang pembahasan sistem dan perancangan sistem yang meliputi prosedur penelitian, identifikasi permasalahan, document flow, system flow, context diagram, HIPO, data flow diagram, entity relationship diagram

(CDM), entity relationship diagram (PDM), struktur tabel, desain I/O, rancangan pengujian dan evaluasi aplikasi terhadap

fungsi aplikasi dan pengguna (end user) aplikasi.

BAB IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

Bab ini menjelaskan tentang implementasi dari analisis dan aplikasi yang dibuat secara keseluruhan beserta penjelasan dari rancangan input dan output. Adapun isi dari bab ini antara lain:

Kebutuhan sistem hardware, kebutuhan sistem software, instalasi program, implementasi sistem, hasil evaluasi sistem mengenai uji coba aplikasi, analisa hasi uji coba sistem, uji coba kemudahan penggunaan aplikasi oleh end user.

BAB V : PENUTUP

Bab ini menjelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah program aplikasi selesai dibuat dan saran untuk proses pengembangan selanjutnya.

6 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Aplikasi

Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem perniagaan, permainan, pelayanan masyarakat, periklanan atau semua proses yang hamper manusia lakukan (Pramana 2005: 19).

Sedangkan menurut Anisyah (2000:30), aplikasi adalah penerapan, penggunaan atau penambahan Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas-tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data.

Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket kadang disebut sebagai suatu paket atau suite aplikasi (application suite). Contohnya adalah

Microsoft Office dan OpenOffice.org, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah

kata, lembar kerja, serta beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi. Sering kali, mereka memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah.

2.2 Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003: 36). Dan juga surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (Gie, 2002: 115).

Selain itu surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (Sedarmayanti, 1997: 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.

Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah.

Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Jadi dari beberapa

8

pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.

2.2.1 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman (Wursanto, 1991: 113).

Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991: 113):

1. Surat Penting

Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

2. Surat Rutin

Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung ditindak lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.

3. Surat Rahasia

Surat yang harus disampaikan sesegera mungkin kepada pimpinan (orang yang bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat.

4. Surat Pribadi

Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan, walaupun disertai jabatan formalnya.

2.2.2 Pengertian Surat Keluar

Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto, 1991: 46).

2.2.3 Prosedur Penanganan Surat Masuk

Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan (Herijanto, 1994: 104).

Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat yang telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto (1994: 105), prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

10

1. Penerimaan Surat

 Mengumpulkan surat masuk yang diterima.

 Meneliti ketetapan alamat surat.

2. Pensortiran Surat

 Memisahkan surat ke dalam surat dinas (rutin, penting atau rahasia) maupun

surat pribadi.

 Menyortir berdasarkan tujuannya.

3. Pembukaan Surat

 Membaca surat dinas (rutin, penting atau rahasia).

 Memeriksa lampiran-lampiran.

 Membubuhkan sampel agenda.

4. Pengagendaan Surat Masuk

 Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk.

5. Pengklasifikasian Surat

 Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat.

6. Pendistribusian Surat

 Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.

 Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan menyusun dari yang

paling penting sampai kurang penting.

 Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan

2.2.4 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh pihak kantor untuk intern maupun ekstern (Wursanto, 1991: 115).

Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga

kegiatan administrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapan–tahapan dalam

pengelolaan surat keluar dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Prosedur Penanganan Surat Keluar Sumber: (Wursanto, 1991: 115)

12

Keterangan:

1. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh pimpinan

perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris.

2. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris

maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang telah ditentukan.

3. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik apabila

ada kekurangan dan telah benar penulisannya.

4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai

dengan nomor surat yang telah dikeluarkan.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.

2.3 System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Pressman (1997), Model ini biasa disebut juga dengan model

waterfall atau disebut juga classic life cycle. Adapun pengertian dari SDLC ini adalah

suatu pendekatan yang sistematis dan berurutan. Tahapan-tahapannya adalah

Requirements (analisis sistem), Analysis (analisis kebutuhan sistem), Design

(perancangan), Coding (implementasi), Testing (pengujian) dan Maintenance (perawatan).

Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak, berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke

bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall, seperti terlihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 System Development Life Cycle (SDLC) Model Waterfall Sumber: (Pressman, 1997)

Penjelasan SDLC Model Waterfall, adalah sebagai berikut: a. Requirement (Analisis Sistem)

Dalam merancang sebuah perangkat lunak, yang pertama harus dilakukan adalah membangun semua elemen sistem yang diperlukan. Sistem merupakan hal yang penting dalam membuat sebuah perangkat lunak, karena perangkat lunak harus berhubungan langsung dengan elemen lainnya seperti perangkat keras, basis data, dan manusia. Tahap ini didefinisikan sebagai sebuah tahap yang menghasilkan sebuah kondisi yang diperlukan oleh pengguna untuk menyelesaikan permasalahan ataupun mencapai sebuah tujuan. Tahap ini

Requirements (analisis sistem)

Analysis (analisis kebutuhan sistem)

Design (perancangan)

Coding (implementasi)

Testing (pengujian)

Maintenance (perawatan)

14

bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna dan kemudian mentransformasikan ke dalam sebuah deskripsi yang jelas dan lengkap.

b. Analysis (Analisis Kebutuhan Sistem)

Pada tahap ini dalam perancangan perangkat lunak, perlu mengetahui karakteristik dasar dari perangkat lunak yang akan dirancang, seperti fungsi, bentuk, dan tampilan dari perangkat lunak tersebut. Tahap analisis sistem ini bertujuan untuk menjabarkan segala sesuatu yang nantinya akan ditangani oleh perangkat lunak. Tahapan ini adalah tahapan pemodelan yang merupakan sebuah representasi object di dunia nyata.

c. Design (Perancangan)

Untuk membuat suatu perangkat lunak perlu dirancang struktur datanya, arsitektur perangkat lunak, detil prosedur dan karakteristik tampilan yang akan disajikan. Tahap perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi langkah dan berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda, yaitu: struktur data, arsitektur perangkat lunak dan detil algoritma. Proses ini menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah model perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi.

d. Coding (Implementasi)

Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan diterjemahkan ke dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut dengan tahap implementasi, yaitu tahap yang mengkonversi apa yang telah dirancang

sebelumnya ke dalam sebuah bahasa yang dimengerti oleh komputer. Kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan sehingga mampu memberikan layanan-layanan kepada penggunanya.

e. Testing (Pengujian)

Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan pada program yang telah dibuat. Dapat juga digunakan untuk memastikan apakah input proses dengan benar, sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai. Tahap ini terdapat 2 metode pengujian perangkat yang dapat digunakan, yaitu: metode black-box dan white-box. Pengujian dengan metode

black-box merupakan pengujian yang menekankan pada fungsionalitas dari

sebuah perangkat lunak tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam perangkat lunak tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji menggunakan metode black-box dikatakan berhasil jika fungsi-fingsi yang ada telah memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian dengan menggunakan metode white-box yaitu menguji struktur internal perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan oleh perangkat lunak.

f. Maintenance (Perawatan)

Jika aplikasi tersebut telah sesuai, akan diberikan kepada pengguna dan terdapat penyesuaian atau perubahan sesuai dengan keadaan yang diinginkan, sehingga membutuhkan perubahan terhadap aplikasi tersebut. Tahap ini dapat pula diartikan sebagai tahap penggunaan perangkat lunak yang disertai dengan perawatan dan perbaikan. Perawatan dan perbaikan suatu perangkat lunak

16

diperlukan, termasuk didalamnya adalah pengembangan, karena dalam prakteknya ketika perangkat lunak digunakan terkadang masih terdapat kekurangan ataupun penambahan fitur-fitur baru yang dirasa perlu.

2.4 Dokumen Digital

Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Dokumen sangat penting, baik dalam kehidupan sehari-hari, organisasi, maupun bisnis. (Sugiarto dan Wahyono, 2005).

Dokumen digital merupakan setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara atau gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (Sugiarto dan Wahyono, 2005).

2.5 Transaction Processing System (TPS)

Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi

sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. (Astrini Diah Ayu, 2012).

Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data: setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan

lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data: data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu

sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.

Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:

1. Klasifikasi: data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut

jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan.

2. Sortir: data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian

data, misalnya disortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk.

3. Perhitungan: melakukan operasi aritmatika terhadap elemen data tertentu,

misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan.

4. Pengikhtisaran: melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesis data

menjadi total, subtotal, rata-rata.

5. Penyimpanan data: data transaksi harus disimpan dan dipelihara sehingga selalu

18

6. Penyiapan dokumen: beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk

memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.

Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut:

a. Volume data yang diproses relatif sangat besar.

b. Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.

c. Kecepatan pengolahan diperlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa

diperoses dalam waktu singkat.

d. Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan

internal.

e. Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan.

f. Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.

g. Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.

h. Komputasi tidak terlalu rumit.

Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu: 1. Batch processing: data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan

atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.

2. Online processing: data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada

saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.

3. Real-time processing: pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat

kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.

4. Inline processing: biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi

antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.

Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi internet maka dilahirkan sistem client-server yang populer dengan nama On Line

Transaction Processing (OLTP). Prosedur pengolahan mirip dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online processing

menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based) sementara OLTP

menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan

Customer Integrated System (CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna

melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM (automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas elektronik).

2.6 Testing Software

Menurut Romeo (2003) testing software adalah proses mengoperasikan

software dalam suatu kondisi yang dikendalikan, untuk verifikasi apakah telah

berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau

20

kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. Verifikasi adalah pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi adalah melihat kebenaran sistem, apakah proses yang telah dilakukan adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh user. Jadi, dapat disimpulkan bahwa testing merupakan tiap-tiap aktivitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut dari software.

Testing software dilakukan untuk mendapatkan informasi reliable terhadap software dengan cara termudah dan paling efektif, antara lain:

a. Apakah software telah siap digunakan ?

b. Apa saja risikonya ?

c. Apa saja kemampuannya ?

d. Apa saja keterbatasannya ?

e. Apa saja masalahnya ?

f. Apakah telah berlaku seperti yang diharapkan ?

2.6.1 Objektivitas Testing

Secara umum objektivitas dari testing adalah untuk melakukan verifikasi, validasi dan deteksi error untuk menemukan masalah dan tujuan dari penemuan ini adalah untuk membenahinya. Namun terdapat pula beberapa pendapat dari praktisi yang dapat pula dipandang sebagai bagian dari objektivitas testing, antara lain:

a. Meningkatkan kepercayaan bahwa sistem dapat digunakan dengan tingkat risiko

b. Menyediakan informasi yang dapat mencegah terulangnya error yang pernah terjadi.

c. Menyediakan informasi yang membantu untuk deteksi error secara dini.

d. Mencari error dan kelemahan atau keterbatasan sistem.

e. Mencari sejauh apa kemampuan dari sistem.

f. Menyediakan informasi untuk kualitas dari produk software.

2.6.2 Test Case

Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu

inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun kegunaan dari test case ini, adalah sebagai berikut:

a. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi (Black

Box Testing).

b. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain (White

Box Testing).

2.6.3 Black Box Testing

Black box testing, dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari

sistem atau komponen yang dites, juga disebut sebagai behavioral testing,

specification-based testing, input / output testing atau functional testing. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada

spesifikasi kebutuhan dari software. Kategori error yang akan diketahui melalui

black box testing adalah sebagai berikut:

22

b. Error dari antar muka.

c. Error dari struktur data atau akses eksternal database.

d. Error dari kinerja atau tingkah laku. e. Error dari inisialisasi dan terminasi.

2.7 Web

Menurut Simamarta (2010), aplikasi web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi web biasanya berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridisasi, antara hipermedia dan sistem informasi.

Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang dapat dijalankan oleh browser web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk pengeksekusian proses bisnis. Interaksi web dibagi ke dalam tiga langkah yaitu:

1. Permintaan

Pengguna mengirimkan permintaan ke server web, biasanya via halaman web yang ditampilkan pada browser web.

2. Pemrosesan

Server web menerima permintaan yang dikirimkan oleh pengguna, kemudian memproses permintaan tersebut.

3. Jawaban

Halaman web bisa terdiri dari beberapa jenis informasi grafis (tekstual dan multimedia). Kebanyakan komponen grafis dihasilkan dengan tool khusus, menggunakan manipulasi langsung dari editor WYSIWYG.

24

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Analisis Sistem

Adapun langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Observasi

Observasi dilakukan dengan cara melakukan pengamatan atau peninjauan langsung terhadap obyek penelitian yang dalam hal ini dilakukan pada pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya. Penelitian yang dilakukan meliputi tahap-tahap sebagai berikut:

Langkah 1 : Pemahaman Standar Pencatatan Dokumen Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya

Agar pencatatan dokumen-dokumen tersebut konsisten, maka diperlukan suatu standar sebagai pedoman pencatatan dokumen.

Langkah 2 : Studi Literatur

Mengumpulkan informasi-informasi yang dapat mendukung pengerjaan Tugas Akhir ini. Sumber informasi ini berupa jurnal, karya ilmiah, dan buku pendukung yang berhubungan dengan Pencatatan Dokumen Digital, Standar Pengkodean, Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar,

Transaction Processing System (TPS) dan Repository.

Langkah 3 : Pengumpulan Data

Setelah memperoleh referensi, langkah selanjutnya adalah melakukan pengumpulan data dengan melakukan survey. Pengumpulan data dilakukan

dengan melakukan survey kepada pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya yang akan menjalankan sistem nantinya. Data yang diteliti adalah dokumen-dokumen yang terkait dengan surat-menyurat.

Langkah 4 : Analisis Sistem

Dalam tahap analisis sistem, dilakukan analisis dan menggambarkan proses pencatatan dokumen yang sedang berlangsung saat ini pada pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

3.1.1. Analisis Kebutuhan

Setelah melakukan analisis sistem terhadap proses pencatatan dokumen pada pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya, selanjutnya penulis melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem yang akan dibuat dengan melihat proses pada aktivitas pencatatan dokumen yang sudah ada saat ini. Analisis kebutuhan sistem yang akan dibangun akan dijelaskan dengan blok diagram.

3.1.2. Blok Diagram

Blok diagram menggambarkan rancangan kebutuhan sistem pencatatan dokumen yang akan dibangun dengan mengetahui input yang dibutuhkan, kemudian mengolah data tersebut menjadi output yang mendukung kebutuhan terkait pencatatan dokumen seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.2.

26

INPUT PROSES OUTPUT

Surat Masuk _{Proses Penyimpanan}

Data Arsip Kependidikan

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar Proses Pencarian

Surat Keluar

Laporan Surat Tugas

Gambar 3.1 Blok Diagram Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dokumen Pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya

Dari blok diagram di atas dapat menggambarkan 3 informasi pokok yang dihasilkan, dari informasi tersebut masing-masing mempengaruhi untuk melakukan suatu keputusan sesuai tujuan dibangunnya sistem ini, adapun penjelasan rincinya sebagai berikut:

1. Input

Ada 2 user yang melakukan penginputan, yaitu tata usaha dan karyawan. Adapun inputan yang dibutuhkan dalam aplikasi ini antara lain :

a. Surat Masuk

Data surat dari karyawan yang diterima oleh tata usaha.

b. Surat Keluar

Data surat dari tata usaha yang akan diberikan oleh karyawan.

2. Proses

a. Penyimpanan

Inputan yang dibutuhkan adalah surat masuk dan surat keluar yang kemudian akan disimpan pada proses ini.

b. Pencarian

Mencari surat masuk atau surat keluar yang telah tersimpan dalam database.

3. Output

Adapun output yang dihasilkan dalam aplikasi ini antara lain:

a. Data arsip kependidikan

b. Laporan surat masuk

c. Laporan surat keluar

3.1.3. Document Flow

Document flow merupakan diagram alir yang menjelaskan gambaran

umum dari proses bisnis yang terjadi saat ini. Berikut ini adalah proses yang terdapat dalam proses pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

A. Document Flow Proses Penerimaan dan Peyimpanan Surat

Document flow proses penerimaan dan penyimpanan dokumen pada

Gambar 3.2 memodelkan bagaimana surat diterima dan disimpan. Pada proses penerimaan dan penyimpanan saat ini surat yang masuk akan diterima oleh bagian Tata Usaha. Kemudian bagian Tata Usaha akan memeriksa ketetapan alamat dan tujuan surat tersebut.

Setelah diperiksa kemudian akan dipisahkan surat masuk tersebut ke dalam surat dinas (rutin, penting atau rahasia) maupun surat pribadi dan menyortir

28

berdasarkan tujuannya. Surat masuk yang telah dipisahkan dan disortir kemudian akan dicatat ke dalam buku besar penerimaan surat. Tahap selanjutnya surat akan disimpan dan dikumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat ke dalam gudang arsip.

Karyawan Tata Usaha

Mulai

Selesai Memberikan

surat yang telah disiapkan

Validasi surat masuk

Buku besar penerimaan surat Surat yang dipisahkan

dan disortir

Surat Masuk Ya

Mencatat kedalam buku

besar Memisahkan dan menyortir

Surat

Menyimpan dan mengumpulkan

surat Tidak

Gambar 3.2 Document Flow Proses Penerimaan dan Penyimpanan Surat

B. Document Flow Proses Pengesahan Surat

Pada document flow proses pengesahan dokumen, surat masuk akan diterima sesuai dengan proses penerimaan dokumen sebelumnya dan bagian Tata

Usaha akan mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan pengurus cabang dengan menyusun dari yang paling penting sampai kurang penting dan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat intruksi pimpinan).

Selanjutnya Tata Usaha menyerahkan kebagian sekretaris yang akan diteruskan kebagian pimpinan pengurus cabang untuk disahkan. Setelah pimpinan pengurus cabang mensahkan surat tersebut, kemudian dikembalikan lagi kebagian sekretaris. Tahap berikutnya sekretaris meneruskan kembali surat yang diterima dari pimpinan pengurus cabang kebagian Tata Usaha yang kemudian akan diserahkan kekaryawan yang bersangkutan, dengan mengarsipan surat terlebih dahulu. Tata usaha akan membuat laporan surat keluar setiap bulan dan akan diserahkan kebagian sekretaris. Document flow proses pengesahan dokumen dapat dilihat pada Gambar 3.3.

30

Karyawan Tata Usaha Sekertaris Pimpinan Pengurus

Cabang

Mulai

Memberikan surat yang telah

disiapkan Validasi surat masuk

Buku besar penerimaan surat Surat yang dipisahkan

dan disortir Surat Masuk Ya Mencatat kedalam buku besar Memisahkan dan menyortir Surat Menyimpan dan mengumpulkan surat Mengklasifikasikan surat dan memberi lembar disposisi Meneruskan ke Pimpinan untuk disah kan Mengesahkan surat

Surat yang sudah disahkan Memberikan surat yang sudah disahkan Mengarsipkan dan membuat laporan surat keluar Surat Keluar yang

sudah disahkan

Laporan surat keluar Surat Keluar yang

sudah disahkan

Selesai

Tidak

Memeriksa Surat Masuk

Gambar 3.3 Document Flow Proses Pengesahan Surat

C. Document Flow Proses Pencarian Surat

Pada document flow proses pencarian dimana karyawan akan meminta surat yang dibutuhkan dan bagian Tata Usaha mencatat surat yang dibutuhkan ke dalam buku besar. Selanjutnya akan dicari di gudang tempat pengarsipan dokumen disimpan. Apabila surat yang dicari tidak ada makan bagian Tata Usaha akan membuatkan surat yang baru. Document flow proses pencarian dokumen dapat dilihat pada Gambar 3.4.

Karyawan Tata Usaha

Mulai

Meminta surat yang dibutuhkan

Mencari surat yang dibutuhkan Buku Besar penerimaan surat

Memilih surat yang dibutuhkan

Mencatat surat yang dibutuhkan

Surat ditemukan?

Surat yang dibutuhkan Ya

Tidak Surat yang

dibutuhkan

Selesai

Gambar 3.4 Document Flow Proses Pencarian Surat

3.2. Perancangan Sistem

Tahap perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi langkah dan berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda, yaitu: struktur data, arsitektur perangkat lunak dan detail algoritma. Proses ini menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuath model perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi. Perancangan sistem menggurakan layar layout, proses bisnis, proses diagram dan dokumnetasi

32

lainnya. Perancangan ini dapat dilakukan dengan membuat perancangan tampilan, merancangkan pemodelan data dan pemodelan proses. Hasil dari tahap ini akan menjelaskan sistem baru sebagai kumpulan modul atau sub-sistem.

Aplikasi ini dirancang dengan menggunakan model terstruktur. Tahap perancangan sistem digambarkan dengan membuat System Flow Diagram untuk mengetahui alur dan kebutuhan dalam membangun sistem ini. Selanjutnya berdasarkan System Flow Dagram yang telah dibuat, akan dibuat Context

Diagram yang kemudian dilakukan decompose untuk membuat Data Flow Diagram (DFD). Dalam DFD disebutkan pula kebutuhan-kebutuhan akan

tabel-tabel yang mendukung sistem informassi tersebut, sehingga selanjutnya akan dilakukan perancangan terhadap kebutuhan database yang sesuai dengan DFD.

Database tersebut dirancang menjadi Conceptual Data Model (CDM) yang

kemudian dilakukan generate ke dalam Physical Data Model (PDM).

3.2.1. System Flow

System flow merupakan diagram alir yang akan menjelaskan gambaran

umum dari proses bisnis. Berikut ini adalah proses yang terdapat dalam proses pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

A. System Flow Proses Pembuatan Surat

Gambar system flow proses pembuatan surat pada Gambar 3.5 memodelkan proses pembuatan surat yang dilakukan antara tata usaha dengan karyawan. Proses ini dimulai dari karyawan akan memilih surat yang akan dibutuhkan kemudian muncul notifikasi di bagian tata usaha dan tata usaha akan mencari surat yang dimaksud di tabel surat. Apabila surat yang diminta oleh

karyawan ada maka akan dilanjut ke proses pengesahan selanjutnya, namun jika tidak ditemukan makan tata usaha akan membuatkannya dan akan menyimpan (arsip) ke tabel surat untuk dilanjut ke proses pengesahan berikutnya.

System Flow Pembuatan Surat

Karyawan Tata Usaha

Mulai

Jenis Surat

Jenis Surat

Meminta Surat

Notifikasi Permintaan Surat

Mencari Surat yang diminta

Surat ditemukan? Surat

Mengupload surat yang telah dibuat

Surat yang dicari

Ya Tidak

1

Selesai

Surat

Gambar 3.5 System Flow Proses Pembuatan Surat

B. System Flow Proses Pengesahan Surat

Gambar system flow proses pengesahan surat pada Gambar 3.6 memodelkan bagaimana surat tersebut di sah kan. Pada system flow ini tata usaha akan mengirim surat yang ada di tabel surat dan diminta oleh karyawan pada proses sebelumnya ke bagian sekretaris dan akan tampil notifikasi pada halaman sekretaris lalu akan diteruskan kepimpinan pengurus untuk disahkan. Terdapat

34

notifikasi pada halaman pimpinan pengurus cabang surat mana saja yang akan disahkan kemudian setelah surat disahkan, akan dikembalikan lagi ke sekretaris dan diteruskan ke bagian tata usaha. Kemudian bagian tata usaha akan mengarsipkan surat yang disahkan dan akan membuat laporan surat keluar yang akan diserahkan ke bagian sekretaris.

System Flow Pengesahan Surat

Karyawan Tata Usaha Sekertaris Pimpinan Pengurus Cabang

1

Mulai

Selesai

Surat yang dicari

Mengirim Surat ke Sekertaris

Notifikasi Permintaan

Surat

Melanjutkan Surat ke Pimpinan

Notifikasi Pengesahan

Surat

Mengesahkan Surat

Surat yang disahkan

Mengirim Surat yg disahkan Notifikasi Surat

yang disahkan

Meneruskan ke Tata Usaha Notifikasi Surat

yang disahkan

Mengarsip Surat yang disahkan

Laporan Surat Keluar Laporan Surat Keluar

Notifikasi surat yang diminta

Gambar 3.6 System Flow Proses Pengesahan Surat

3.2.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram adalah cara untuk memodelkan proses dalam analisis

dan perancangan perangkat lunak, khususnya dengan pendekatan terstruktur. Pada

dalam sistem. Semua masukan dan keluaran dari sistem akan digambarkan dengan jelas.

A. Context Diagram

Context Diagram merupakan adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya

sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

Context Diagram aplikasi ini digambarkan pada Gambar 3.7.

Surat Keluar Legalisir

Laporan Surat Keluar Legalisir

Laporan Surat Tugas

Data Permintaan Surat Tugas

Data Permintaan Laporan Surat Keluar Surat

Laporan Surat Tugas Laporan Surat Keluar Legalisir Laporan Surat Tugas

Surat Tugas

Laporan Surat Keluar Legalisir

Posisi Surat

Surat Masuk Legalisir Surat Keluar Legalisir

Surat Keluar Legalisir

Daf tar Surat Baru

Daf tar Permintaan Surat Surat Masuk External

Daf tar Permintaan Surat

Daf tar Jenis Surat

Surat Tugas Tata Usaha

Karyaw an

Pimpinan Pengurus Cabang

0

Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dokumen Y ayasan Hang Tuah Cabang

Surabaya

+

Sekretaris

Gambar 3.7 Context Diagram Aplikasi Pencatatan DokumenYayasan Hang Tuah Cabang Surabaya

Pada context diagram tersebut, terdapat satu proses yaitu proses pencatatan dokumen Yayasan Hang Tuah dengan empat entitas, yaitu:

36

1. Entitas Karyawan

Karyawan akan melakukan log in terlebih dahulu, sistem memberi daftar jenis surat yang tersimpan di database. Karyawan membuat permintaan surat ke sistem dimana data ini nantinya akan diproses sehingga menghasilkan daftar permintaan surat.

2. Entitas Tata Usaha

Tata usaha akan menerima inputan berupa notifikasi daftar permintaan surat dari karyawan. Apabila daftar surat yang diminta tidak ada didatabase maka akan dibuatkan surat baru dan kemudian akan disimpan.

3. Entitas Sekretaris

Sekretaris akan meminta daftar laporan surat keluar mana akan dilaporan oleh bagian tata usaha ke bagian pimpinan pengurus cabang. Kemudian sistem akan meneruskan laporan surat keluar kebagian pimpinan pengurus cabang dan juga sekretaris.

4. Entitas Pimpinan Pengurus Cabang

Pimpinan pengurus cabang akan menerima inputan berupa notifikasi surat masuk dari tata usaha untuk dilegalisir. Setelah surat terlegalisir akan disampaikan kebagian tata usaha dan diteruskan kembali kebagian karyawan yang meminta surat tersebut. Pimpinan pengurus cabang dapat juga memberi langsung surat tugas yang mana sistem akan meneruskan kebagian tata usaha yang selanjutnya akan disampaikan ke karyawan yang bersangkutan.

B. Diagram Berjenjang Proses

Diagram jenjang proses berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuan dari diagram jenjang proses adalah dapat memberikan informasi mengenai fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Rancang bangun aplikasi pencatatan dokumen ini memiliki 3 sub proses yang meliputi permintaan surat, legalisir surat (pengesahan) dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, diagram jenjang proses pencatatan dokumen dapat dilihat pada Gambar 3.8.

0

Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dokumen Pada Yayasan Hang Tuah Cabang

Surabaya

1

Permintaan Surat

2 Legalisir Surat (Pengesahan)

1.1

Pencarian Surat

1.2

Pembuatan Surat

3

Pembuatan Laporan

Gambar 3.8 Diagram Berjenjang Proses

C. Data Flow Diagram Lowest Level

Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai dari context diagram seperti dapat dilihat pada Gambar 3.7. Dari context diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah (lowest level) untuk menggambarkan sistem lebih rinci.

38

1. DFD Level 0 Aplikasi Pencatatan Dokumen

Pada Data Flow Diagram (DFD) Level 0 pada aplikasi pencatatan dokumen terdapat tiga proses utama yaitu permintaan surat, legalisir surat (pengesahan) dan pembuatan laporan. DFD Level 0 pada aplikasi pencatatan dokumen pada Hang Tuah Cabang Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.9.

Data Jabatan Data Kategori Surat

Data Jenis Surat

Data History

Data Surat Data User

Status Surat

Data Permintaan Laporan Surat Keluar Data Permintaan Surat Tugas

Surat

Status Surat

Data Posisi

Data Surat Posisi Surat

Laporan Surat Keluar Legalisir

Laporan Surat Tugas Surat Tugas

Surat Masuk External

Daf tar Permintaan Surat

Laporan Surat Keluar Legalisir Surat Keluar Legalisir

Laporan Surat Keluar Legalisir Laporan Surat Tugas

Daf tar Surat Baru Surat Tugas

Surat Keluar Legalisir Surat Keluar Legalisir Daf tar Permintaan Surat

Surat Masuk Legalisir

Laporan Surat Tugas Daf tar Jenis Surat

Tata Usaha 2 Legalisir Surat (Pengesahan) Pimpinan Pengurus Cabang 1 Surat 3 Permintaan 2 Posisi Sekretaris 3 Pembuatan Laporan Karyaw an 1 Permintaan Surat + 4 User 5 Jenis_Surat 6 Kategori_Surat 7 Jabatan 8 History

Gambar 3.9 DFD level 0 Aplikasi Pencatatan Dokumen Pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya

2. DFD Level 1 Permintaan Surat

DFD Level 1 permintaan surat memiliki dua proses untuk mencari surat dan juga membuat surat. DFD level 1 pada proses permintaan surat tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.10.

Data Jabatan

Data Kategori Surat Data Jenis Surat

Data User Status Surat

Surat

Surat Tugas Surat Masuk External A mbil Data Surat

Daf tar Permintaan Surat Daf tar Jenis Surat

Posisi Surat

Data Posisi Daf tar Permintaan Surat

Data Surat

Surat Tugas

Karyaw an Tata Usaha

Pimpinan Pengurus Cabang

1 Surat 2 Posisi

1

Pencarian Surat

2

Pembuatan Surat 3 Permintaan

4 User

5 Jenis_Surat 6 Kategori_Surat

7 Jabatan

Gambar 3.10 DFD level 1 Permintaan Surat

3.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram(ERD) menggambarkan basis data yang ada

pada aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya. ERD dalam pengelolaan ini akan dibagi menjadi 2, yakni Conceptual Data

Model(CDM) dan Physical Data Model(PDM). Berikut penjelasan dari

40

A. Conceptual Data Model (CDM)

Pada Conceptual Data Model dari aplikasi pencatatan dokumen Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya terdapat tujuh tabel diantaranya tabel user, jabatan, surat, jenis surat, kategori surat dan posisi. Terdapat pasang tabel yang memiliki hubungan many to many, yaitu tabel user dengan table surat sehingga menghasilkan satu tabel baru. Tabel tersebut muncul pada saat dilakukan

Generate Model, CDM ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.

m em ilik i m em buat

m endistribus ik an

m em buat

m em puny ai m em puny ai

m em puny ai m em ilik i

Surat id_surat nama_surat no_surat perihal tanggal_masuk tanggal_keluar f iledoc f ilepdf surat_tugas status_pengesahan tanggal_pengesahan keterangan Jenis_Surat id_jenis nama_jenis Kategori_Surat id_kategori nama_kategori user nik nama_user passw ord email status jabatan id_jabatan nama_jabatan posisi id_posisi nama_posisi Permintaan id_permintaan tanggal_permintaan status_permintaan keterangan

Gambar 3.11 CDM Aplikasi Pencatatan Dokumen Yayasan Hang Tuah

B. Physical Data Model (PDM)

PDM dari aplikasi pencatatan dokumen Yayasan Hang Tuah terdapat delapan tabel yang terdiri atas tabel user, tabel jabatan, tabel surat, tabel jenis surat, tabel kategori surat, tabel posisi, tabel permintaan dan tabel history. PDM dari aplikasi pencatatan dokumen Yayasan Hang Tuah ini dapat dilihat pada Gambar 3.12.

ID_SUR AT = ID_SUR AT N IK = N IK

N IK = N IK

ID_SUR AT = ID_SUR AT

N IK = N IK

ID_POSISI = ID_POSISI ID_J ABATAN = ID _J ABATAN

ID_KATEGOR I = ID_KATEGORI ID_J ENIS = ID_J EN IS SURAT ID_SURAT varchar(20) ID_JENIS varchar(20) ID_KATEGORI varchar(20) ID_POSISI varchar(20) NIK varchar(20) NAMA_SURAT varchar(50) NO_SURAT varchar(30) PERIHA L varchar(50) TANGGAL_MA SUK date TANGGAL_KELUA R date FILEDOC varchar(200) FILEPDF varchar(200) SURAT_TUGA S varchar(30) STA TUS_PENGESA HA N varchar(30) TANGGAL_PENGESA HAN date KETERA NGAN long varchar

JENIS_SURAT ID_JENIS varchar(20) NAMA_JENIS varchar(50)

KATEGORI_SURA T ID_KATEGORI varchar(20) NAMA_KA TEGORI varchar(50) USER

NIK varchar(20) ID_JABA TA N varchar(20) NAMA_USER varchar(50) PASSWORD varchar(32) EMA IL varchar(50) STA TUS varchar(30)

JABATA N ID_JABA TA N varchar(20) NAMA_JABATAN varchar(50)

POSISI ID_POSISI varchar(20) NAMA_POSISI varchar(30) PERMINTAA N

ID_PERMINTAA N varchar(20)

NIK varchar(20)

ID_SURAT varchar(20) TANGGAL_PERMINTA AN date STA TUS_PERMINTAA N varchar(30) KETERA NGAN_2 long varchar

HISTORY ID_SURAT varchar(20) NIK varchar(20)

Gambar 3.12 PDM Aplikasi Pencatatan Dokumen Yayasan Hang Tuah

3.3. Struktur Tabel

Struktur tabel merupakan penjabaran dan penjelasan dari suatu database. Dalam struktur tabel dijelaskan fungsi dari masing-masing tabel hingga fungsi masing-masing field yang ada di dalam tabel. Selain itu juga terdapat tipe data dari masing-masing field beserta konstrainnya.

A. Tabel USER

Nama Tabel : USER Primary Key : NIK

Foreign Key : ID_JABATAN

42

Tabel 3.1 Tabel USER

No Field Tipe Data Length Const Keterangan

1 NIK Varchar 20 PK Kode Identitas

Pengguna

2 ID_JABATAN Varchar 20 FK Kode Identitas

Jabatan

3 NAMA_USER Varchar 50 - Nama Pengguna

4 PASSWORD Varchar 32 - Kata Sandi

5 EMAIL Varchar 50 - Email Pengguna

6 STATUS Varchar 30 - Status Pengguna

B. Tabel JABATAN

Nama Tabel : JABATAN Primary Key :ID_JABATAN Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan

Tabel 3.2 Tabel JABATAN

No Field Tipe Data Length Const Keterangan

1 ID_JABATAN Varchar 20 PK Kode Identitas

Jabatan

2 NAMA_JABATAN Varchar 50 - Nama Jabatan

C. Tabel JENIS_SURAT

Nama Tabel : JENIS_SURAT Primary Key : ID_JENIS Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan berbagai jenis surat

No Field Tipe Data Length Const Keterangan

1 ID_JENIS Varchar 20 PK Kode Identitas Jenis

Surat

2 Nama_Jenis Varchar 50 - Nama Jenis Surat

D. Tabel SURAT

Nama Tabel : SURAT Primary Key : ID_SURAT

Foreign Key : ID_JENIS, ID_KATEGORI, ID_POSISI Fungsi : Untuk menyimpan surat

Tabel 3.4 Tabel SURAT N

o

Field Tipe

Data

Length Const Keterangan

1 ID_SURAT Varchar 20 PK Kode Identitas Surat

2 ID_JENIS Varchar 20 FK Kode Identitas Jenis

Surat

3 ID_KATEGORI Varchar 20 FK Kode Identitas Kategori

Surat

4 ID_POSISI Varchar 20 Kode Identitas Posisi

Surat

5 NIK Varchar 20 FK Kode Identitas Pengguna

6 NAMA_SURAT Varchar 50 - Nama Surat

7 NO_SURAT Varchar 30 - Nomor Surat

8 PERIHAL Varchar 50 - Perkara/Urusan Surat

9 TANGGAL_MASUK Date - - Tanggal Masuk Surat

10 TANGGAL_KELUAR Date - - Tanggal Keluar Surat

11 FILEDOC Varchar 200 - Download Surat Format

.doc

12 FILEPDF Varchar 200 - Download Surat Format

.pdf

13 SURAT_TUGAS Varchar 30 - Surat Dalam Bentuk

Tugas atau Tidak

14 STATUS_PENGESAH

AN

Varchar 30 - Status Pengesahan Sudah

atau Tidak 15 TANGGAL_PENGESA

HAN

Date - - Tanggal Surat Disahkan

16 KETERANGAN Long

varchar

44

E. Tabel KATEGORI_SURAT

Nama Tabel : KATEGORI_SURAT Primary Key : ID_KATEGORI Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan kategori surat

Tabel 3.5 Tabel KATEGORI_SURAT

No Field Tipe Data Length Const Keterangan

1 ID_KATEGORI varchar 20 PK Kode Identitas

Kategori Surat

2 NAMA_KATEGORI Varchar 50 - Nama Kategori

Surat

F. Tabel POSISI

Nama Tabel : POSISI Primary Key : ID_POSISI Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data posisi

Tabel 3.6 Tabel POSISI

No Field Tipe Data Length Const Keterangan

1 ID_POSISI Varchar 20 PK Kode Identitas

Posisi Surat

2 NAMA_POSISI Varchar 30 - Nama Posisi Surat

Berada

G. Tabel PERMINTAAN

Nama Tabel : PERMINTAAN Primary Key : ID_PERMINTAAN Foreign Key : NIK, ID_SURAT

Tabel 3.7 Tabel PERMINTAAN N

o

Field Tipe

Data

Lengt h

Con st

Keterangan

1 ID_PERMINTAAN Varchar 20 PK Kode Identitas

Permintaan

2 NIK Varchar 20 FK Kode Identitas

Pengguna

3 ID_SURAT Varchar 20 FK Kode Identitas

Surat

4 TANGGAL_PERMINTAAN Date - - Tanggal

Permintaan

5 STATUS_PERMINTAAN Varchar 30 - Permintaan/Peng

esahan/Batal

6 KETERANGAN Long

Varchar

- - Keterangan

H. Tabel HISTORY

Nama Tabel : HISTORY Primary Key : -

Foreign Key : ID_SURAT, NIK

Fungsi : Untuk menyimpan data surat yang sudah pernah diminta atau diberikan kepengguna

Tabel 3.8 Tabel HISTORY

No Field Tipe Data Length Const Keterangan

1 ID_SURAT Varchar 20 FK Kode Identitas

Surat

2 NIK Varchar 20 FK Kode Identitas

Pengguna

3.4. Perancangan Input dan Output(I/O)

Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output untuk berinteraksi antara user dengan sistem. Perancangan antarmuka ini terdiri dari seluruh proses yang akan diimplementasikan pada aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.

46

3.4.1. Rancangan Antar Muka Halaman Utama

Halaman utama aplikasi merupakan tampilan awal saat aplikasi dijalankan. Halaman utama aplikasi terdapat menu untuk login. Pada Gambar 3.11 merupakan tampilan dari halaman utama aplikasi.

Halaman Home

Enter Text Enter Password

APLIKASI PENCATATAN DOKUMEN PADA YAYASAN HANG TUAH CABANG SURABAYA

Username : Password :

Masuk Lupa Password

Logo Yayasan

Gambar 3.13 Rancangan Antar Muka Halaman Utama

3.4.2. Rancangan Antar Muka Login

Halaman login berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi. Pada halaman ini pengguna (user) diharuskan memasukan username dan password untuk dapat mengakses aplikasi ini. Desain halaman login dapat dilihat pada Gambar 3.14.

Enter Text Enter Password Username :

Password :

Masuk

Lupa Password

3.4.3. Rancangan Antar Muka Halaman Dashboard Tata Usaha

Halaman dashboard tata usaha (admin) merupakan halaman awal admin yang berguna untuk mengetahui adanya surat masuk, membuat surat baru dan

history dari karyawan yang pernah meminta surat. Halaman dashboard tata usaha

ini memiliki beberapa menu yaitu daftar permintaan surat, surat masuk, surat keluar, surat tugas, tambah surat dan daftar keseluruhan surat yang dimiliki. Rancangan antar muka halaman Dashboard tata usaha ini bisa dilihat pada Gambar 3.15.

Halaman Home Tata Usaha

Masukkan Password baru Pengaturan Akun

Laporan

Masukkan Password baru

Masukkan Password Lama Surat

Tabel Karyawan

Password Baru Ganti Password

Ganti Password

Surat Masuk Surat Keluar

Ulangi

Masukkan Password Lama Untuk Menyimpan Password yang Baru

Simpan Surat Tugas

Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

Laporan Surat Tugas

History Karyawan

Gambar 3.15 Rancangan Antar Muka Halaman Dashboard Tata Usaha

3.4.4. Rancangan Antar Muka Daftar Permintaan Surat Tata Usaha

Halaman daftar permintaan surat merupakan desain antar muka yang digunakan untuk mengetahui daftar permintaan surat apa saja yang diminta oleh

user karyawan. Tata usaha nantinya dapat mengetahui surat apa saja yang masuk

48

usaha akan membuatkan surat yang baru. Pada halaman ini terdapat 2 action yaitu kirim surat dan buat surat. Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.16.

Halaman Home Tata Usaha

Pengaturan Akun

Laporan Surat

Tabel Karyawan

Daftar Permintaan Surat

Ganti Password

Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta

Jenis Status Surat Pribadi ADA

Tidak Ada

-Kirim Surat Buat Surat

Tanggal Minta 12-12-2012 12-12-2012

Laporan Surat Tugas

Pengirim Misfan Affan

History Karyawan

Gambar 3.16 Rancangan Antar Muka Daftar Permintaan Surat Tata Usaha

3.4.5. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Masuk Tata Usaha

Halaman surat masuk merupakan rancangan antar muka yang digunakan untuk mengetahui surat yang sudah dibuat oleh tata usaha dan siap dikirim ke pimpinan. Surat yang tadinya tidak ada dalam tabel surat akan dibuat dan diberi keterangan seperti nomor surat, perihal dan jenisnya kemudian diunggah dalam dalam format .doc (dokumen words). Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.17.

Halaman Home Tata Usaha Pengaturan Akun Laporan Surat Tabel Karyawan Surat masuk Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta

Jenis Surat Pribadi Download File.doc File.doc Tanggal Minta 12-12-2012 12-12-2012

Laporan Surat Tugas

Pengirim Misfan Affan Tanggal Sah 10-10-2100 10-10-2100 ST-001 Penolakan Surat Pribadi

Kirim Ke Pengirim Kirim Ke Pengirim

History Karyawan

Gambar 3.17 Rancangan Antar Muka Halaman Surat Masuk Tata Usaha

3.4.6. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Keluar Tata Usaha

Halaman surat keluar merupakan rancangan antar muka yang digunakan untuk menampilkan surat yang sudah dikirim atau disahkan oleh pimpinan. Pada surat keluar akan tercatat tanggal masuk dan tanggal yang disahkan. Tata usaha akan membuat file.pdf yang nantinya dikirim kebagian karyawan. Rancangan antar muka halaman surat keluar tata usaha dapat dilihat pada Gambar 3.18.

Halaman Home Tata Usaha

Pengaturan Akun Laporan Surat Tabel Karyawan Surat keluar Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta

Jenis Surat Pribadi Download File.doc File.doc Tanggal Minta 12-12-2012 12-12-2012

Laporan Surat Tugas

Pengirim Misfan Affan Tanggal Sah 10-10-2100 10-10-2100 ST-001 Penolakan Surat Pribadi

Upload

File.pdf File.pdf

History Karyawan

Yang dikirim .pdf. Jika kolom upload blm terisi .pdf maka

tombol kirim tidak nyala

Kirim Kirim

50

3.4.7. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Tugas Tata Usaha

Halaman surat tugas merupakan rancangan antar muka yang digunakan untuk mengetahui surat tugas yang diberikan pimpinan ke bagian tata usaha. Surat yang diberikan akan berbentuk file.doc yang nanti tata usaha akan mengunduh atau dapat memberikan langsung kekaryawan bagian yang terkait yang sudah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan. Rancangan antar muka halaman surat tugas tata usaha dapat dilihat pada Gambar 3.19.

Halaman Home Tata Usaha

Pengaturan Akun Laporan Surat Tabel Karyawan Surat Tugas Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta

Download File.doc File.doc Tanggal Dibuat 12-12-2012 12-12-2012

Laporan Surat Tugas

ST-001 Penolakan 3 Surat Cinta ST-001 Penolakan

4 Surat Cinta File.doc

12-12-2012 12-12-2012 ST-001 Penolakan

File.doc

History Karyawan

Gambar 3.19 Rancangan Antar Muka Halaman Surat Tugas Tata Usaha

3.4.8. Rancangan Antar Muka Halaman Tambah Surat Tata Usaha

Halaman tambah surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan Tata Usaha untuk menambah surat baru. Dihalaman ini surat akan didetail dan dicatat mulai dari nomor surat, perihal dan jenis surat tersebut kemudian akan diupload dan disimpan. Rancangan antar muka tambah surat tata usaha dapat dilihat pada Gambar 3.20.

Halaman Home Tata Usaha Surat Penting Pengaturan Akun Laporan Surat Text Text Text Surat Pribadi Surat Rahasia Surat Rutin Text Tabel Karyawan Tambah Surat Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

Laporan Surat Tugas

Nama Surat No Surat Perihal Jenis File Browse Upload History Karyawan

Gambar 3.20 Rancangan Antar Muka Halaman Tambah Surat Tata Usaha

3.4.9. Rancangan Antar Muka Halaman Daftar Surat Tata Usaha

Halaman daftar surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan tata usaha untuk melihat seluruh daftar surat yang tersedia. Pada halaman ini detail surat dapat terlihat dan karyawan siapa saja yang pernah meminta surat tersebut. Fitur pencarian juga dapat digunakan untuk memudahkan tata usaha melakukan pencarian surat. Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.21.

Halaman Home Tata Usaha

Cari Surat Pengaturan Akun

Laporan Surat

Daftar Surat yang dimiliki

Tanggal Sah Tabel Karyawan Detail Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

Laporan Surat Tugas

No Nama Surat No Surat Perihal Jenis Download

Tampilkan Menurut Jenis Tampilkan Semua Jenis Surat

History Karyawan

DI kolom ini muncul history siapa saja yang pernah meminta surat ini

52

3.4.10. Rancangan Antar Muka Halaman Request Surat Karyawan

Halaman request surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan oleh karyawan untuk membuat daftar permintaan surat yang dibutuhkan. Karyawan akan memilih jenis surat dan kemudian akan muncul list pada kolom

List Surat. Apabila karyawan tidak menemukan surat yang dimaksud maka akan

ditulis pada kolom nama surat untuk disampaikan dan dibuat oleh tata usaha. Rancangan antar muka request surat karyawan dapat dilihat pada Gambar 3.22.

Halaman Home Karyawan

Surat Penting Cari Surat Text Pengaturan Akun Surat Surat Pribadi Surat Rahasia Surat Rutin

No Nama Surat No Surat Perihal

Tambah Surat Nama Surat

Request Surat Ganti Password

Request Surat Daftar Request Surat

Jenis Surat

List Surat yang Tersedia

Keterangan :

Jika surat yang dicari tidak ada, maka ketikan nama surat untuk merequest surat lalu klik OK

1 Surat Cinta ST-001 Penolakan

2 Surat Cinta ST-002 Jadian

Daftar Surat Masuk

Muncul list surat ketika karyawan memilih jenis

surat

Daftar Permintaan Surat

No Nama Surat No Surat Perihal

1 Surat Cinta ST-001 Penolakan

2 Surat Cinta

Kirim Jenis Disable Jika Kolom Nama Surat Terisi OK Status

Surat Pribadi ADA

Tidak Ada

-Gambar 3.22 Rancangan Antar Muka Halaman Request Surat Karyawan

3.4.11. Rancangan Antar Muka Halaman Daftar Surat Masuk Karyawan

Halaman daftar surat masuk merupakan rancangan antar muka yang digunakan karyawan melihat surat masuk yang telah diminta sebelumnya. Terdapat fitur download dalam format file.pdf yang langsung dapat dicetak oleh bagian karyawan. Rancangan antar muka daftar surat masuk karyawan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.23.

Halaman Home Karyawan

Pengaturan Akun

Surat

Daftar Surat Masuk Ganti Password

Request Surat Daftar Request Surat Daftar Surat Masuk

No Nama Surat No Surat Perihal

1 Surat Cinta ST-001 Penolakan

2 Surat Cinta

Jenis Surat Pribadi

-Tanggal Request Download

12-12-2012 12-12-2012 Tanggal Masuk File.pdf 12-12-2012 12-12-2012 File.pdf

Pdf yang tidak bisa dicopy text nya

Gambar 3.23 Rancangan Antar Muka Halaman Daftar Surat Masuk Karyawan

3.4.12. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Masuk Pimpinan

Halaman surat masuk merupakan rancangan antar muka yang digunakan pimpinan untuk melihat surat masuk dari tata usaha. Pada halaman ini pimpinan akan mengetahui surat apa saja yang masuk untuk disahkan. Detail surat yang akan disahkan akan muncul beserta pengirim dan tanggal permintaan surat. Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.24.

Halaman Home Pimpinan

Pengaturan Akun Surat Surat masuk Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas

No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta

Jenis Surat Pribadi Download File.doc File.doc Tanggal Minta 12-12-2012 12-12-2012 Pengirim Misfan Affan ST-001 Penolakan Surat Pribadi

Pengesahan Tanggal 12-12-2012 12-12-2012

54

3.4.13. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Tugas Pimpinan

Halaman tambah surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan pimpinan untuk memberikan surat tugas. Dihalaman ini pimpinan akan mengupload surat tugas yang dikehendaki. Pimpinan akan menentukan siapa saja yang menerima surat tugas tersebut. Rancangan antar muka surat tugas pimpinan dapat dilihat pada Gambar 3.25

Halaman Home Pimpinan

Pengaturan Akun

Surat

Text

Text

Text

Text Ganti Password

Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas

Nama Surat

No Surat

Perihal

File Browse

Upload Surat Tugas

Kirim Ke Pilih Karyawan

Daftar Karyawan yang menerima surat tugas

No Nama Karyawan Jabatan

Hapus yang terpilih 1

2

Ketika Memilih karyawan eh ternyata ada yang salah, jadi ya di centang trus di hapus dengan

button ini

Gambar 3.25 Rancangan Antar Muka Halaman Tambah Surat

3.4.14. Rancangan Antar Muka Halaman Laporan Surat Masuk

Halaman laporan surat masuk merupakan rancangan antar muka yang berfungsi untuk menampilkan seluruh laporan surat masuk selama periode yang ditentukan. Rancangan antar muka laporan surat masuk tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.26.

Halaman Home Tata Usaha Pengaturan Akun Laporan Surat Tabel Karyawan Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

Laporan Surat Tugas

Laporan Surat Masuk Dokumen Yayasan Hang Tuah

Cabang Surabaya

Surat Masuk per 21 januari 2015 Pilih Periode : M

January 15 TWTFSS

1234 567891

0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 Tanggal Sekarang

Total Surat Masuk

History Karyawan

Logo Yayasan

No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta

Jenis Surat Pribadi Tanggal Minta 12-12-2012 12-12-2012 Tanggal Sah

ST-001 Penolakan Surat Pribadi

Gambar 3.26 Rancangan Antar Muka Halaman Laporan Surat Masuk

3.4.15. Rancangan Antar Muka Halaman History Karyawan

Halaman history karyawan merupakan rancangan antar muka yang digunakan untuk melihat detail surat yang pernah diminta oleh karyawan. Rancangan antar muka history karyawan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.27.

Halaman Home Tata Usaha

search Pengaturan Akun Laporan Surat Tanggal Sah Detail Tabel Karyawan Ganti Password Surat Masuk Surat Keluar Surat Tugas Tambah Surat Daftar Surat yang dimiliki

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat

Laporan Surat Tugas

History Karyawan yang meminta surat

No Nama Karyawan Nama Surat No Surat Perihal Jenis

History Karyawan

Permintaan Surat per 21 januari 2015

Pilih Periode : M

January 15 T WT F S S

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1

Tanggal Masuk Tanggal Keluar

56

3.5. Desain Uji Coba

Desain uji coba bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Kekurangan atau kelemahan sistem pada tahap ini akan dievaluasi sebelum diimplementasikan. Proses pengujian menggunakan black box testing yaitu aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan bahwa aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan. Uji coba yang akan dilakukan antara lain :

a. Uji coba fungsi aplikasi

b. Uji coba kompatibilitas aplikasi

3.5.1. Uji Coba Fungsi Aplikasi

Proses uji coba dilakukan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi dari web pencatatan dokumen ini telah berjalan dengan benar dan sesuai dengan kebutuhan pihak Yayasan Hang Tuah. Setiap fungsi yang disediakan akan diuji hasilnya sesuai dengan test case. Desain uji coba fungsi aplikasi adalah sebagai berikut:

A. Desain Uji Coba Fungsi Login

Fungsi fungsi login digunakan untuk melakukan pembatasan hak akses kepada pengguna. Pada fungsi login dilakukan dengan cara menginputkan nik dan password ini akan diketahui level login masing-masing user yaitu sebagai pimpinan, tata usaha, sekretaris atau karyawan. Desain test case untuk uji coba fungsi login dapat dilihat pada Tabel 3.9.

Tabel 3.9 Data User Id

User

Nama User Password Level

9. Uji Coba Pencarian Surat

Uji coba pencarian surat dilakukan untuk mengetahui perbandingan seberapa cepat pencarian yang dilakukan oleh sistem terhadap pencarian yang dilakukan saat ini. Pada Tabel 4.8 dilakukan uji coba pencarian yang akan menunjukan nilai perbandingan waktu pencarian surat secara manual dengan pencarian melalui aplikasi yang dibuat.

Tabel 4.8 Uji Coba Pencarian Surat

No Tujuan Masukan Hasil

1. Pencarian surat secara manual.

100 surat Waktu yang dibutuhkan untuk mencari surat 58.6 detik. 2. Pencarian surat dengan

aplikasi yang telah dibuat.

100 surat Waktu yang dibutuhkan untuk mencari surat 2.5 detik lebih cepat 95.7%.

10. Uji Coba Penumpukan Surat

Uji coba penumpukan surat dilakukan untuk mengetahui perbandingan seberapa banyak penumpukan yang terjadi oleh sistem terhadap penumpukan yang ada saat ini. Pada Tabel 4.9 dilakukan uji coba penumpukan yang akan menunjukan nilai perbandingan waktu penumpukan surat saat ini dengan penumpukan dengan bantuan aplikasi yang dibuat.

Tabel 4.9 Uji Coba Penumpukan Surat

No Tujuan Masukan Hasil

1 Membandingkan

penumpukan yang terjadi sebelum adanya aplikasi yang dibuat.

200 surat Dari penumpukan yang terjadi, surat masih terjadi penumpukan dengan total surat 189 surat.

2. Membandingkan

penumpukan yang terjadi sebelum adanya aplikasi yang dibuat.

200 surat Dari penumpukan yang terjadi dan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat penumpukan

86

No Tujuan Masukan Hasil

surat berkurang 61.5% sebesar dengan total surat 77.

11. Uji Coba Repository Surat

Uji coba repository surat dilakukan untuk mengetahui perbandingan seberapa besar tempat yang dibutuhkan untuk menyimpan dan memelihara surat dengan bantuan aplikasi yang dibuat terhadap besar tempat yang dimiliki saat ini. Pada Tabel 4.10 dilakukan uji coba repository yang akan menunjukan nilai perbandingan ukuran tempat penyimpanan saat ini dengan adanya aplikasi yang dibuat.

Tabel 4.10 Uji Coba Repository Surat

No Tujuan Masukan Hasil

1 Membandingkan ukuran tempat (luas) yang dimiliki sebelum adanya aplikasi yang dibuat.

100 m2 Hasil yang didapat bahwa ukuran yang dibutuhkan dengan dengan data surat yang dimiliki adalah 81 m2.

2. Membandingkan ukuran tempat (luas) yang dimiliki sesudah adanya aplikasi yang dibuat.

100 m2 Hasil yang didapat bahwa ukuran yang dibutuhkan dengan dengan data surat yang dimiliki dan bantuan aplikasi yang dibuat adalah 10 m2 sebesar 90%.

4.2.2 Pembahasan Evaluasi

Pada uji coba Form mengecek login pada Tabel 4.3 terdapat tiga uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut digunakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada Form Login. Hasil uji coba yang telah dilakukan menunjukkan bahwa aplikasi telah menghasilkan keluaran yang telah

diharapkan yaitu dapat mengecek validasi data dan menampilkan halaman sesuai dengan level user.

Pada uji coba Form melakukan pendaftaran user pada Tabel 4.4 terdapat empat uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut digunakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada Form Pendaftaran User. hasil uji coba yang telah dilakukan menunjukkan bahwa aplikasi telah menghasilkan keluaran yang telah diharapkan yaitu dapat menambah user dan berhasil memberikan pesan notifikasi apabila data user yang diisi tidak lengkap.

Pada uji coba Form mengelola master user pada Tabel 4.5 terdapat tiga uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut digunakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada Form Master User. Hasil uji coba yang telah dilakukan menunjukkan bahwa aplikasi telah menghasilkan keluaran yang telah diharapkan yaitu mengedit user dan menonaktifkan status user.

Pada uji coba Form mengelola master surat pada Tabel 4.6 terdapat empat uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut diguanakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada Form pendaftaran. Hasil uji coba yang telah dilakukan menunjukkann bahwa aplikasi telah menghasilkan keluaran yang diharapkan yaitu dapat menampilkan halaman master surat, dapat menampilkan halaman master surat, menampilkan informasi pesan berhasil, dan menampilkan informasi pesan kolom masih kosong.

Pada uji coba Form pengesahan surat pada Tabel 4.7 terdapat beberapa uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut digunakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada Form pengesahan dokumen. Hasil uji

88

coba yang dilakukan menunjukkan bahwa keluaran yang dihasilkan sesuai dengan harapan yaitu dapat memberikan pengesahan surat.

Pada uji coba pencarian surat pada Tabel 4.8 terdapat dua uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut digunakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada pencarian surat. Hasil uji coba yang dilakukan menunjukkan bahwa keluaran yang dihasilkan sesuai dengan harapan yaitu pencarian yang dilakukan oleh aplikasi yang dibuat lebih cepat dibandingkan pencarian yang dilakukan saat ini yang masih manual.

Pada uji coba penumpukan surat pada Tabel 4.9 terdapat dua uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut digunakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada penumpukan surat. Hasil uji coba yang dilakukan menunjukkan bahwa keluaran yang dihasilkan sesuai dengan harapan yaitu penumpukan yang terjadi dengan bantuan aplikasi yang dibuat lebih sedikit dibandingkan penumpukan yang terjadi saat ini.

Pada uji coba repository surat pada Tabel 4.10 terdapat dua uji coba yang dilakukan. Uji coba tersebut digunakan untuk mengetahui respon masukan dan keluaran yang dihasilkan pada repository surat. Hasil uji coba yang dilakukan menunjukkan bahwa keluaran yang dihasilkan sesuai dengan harapan yaitu tempat yang dibutuhkan dengan bantuan aplikasi yang dibuat lebih kecil dibandingkan dengan tempat yang saat ini dimiliki.

89 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap rancang bangun aplikasi pengelolaan dokumen, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Penelitian ini telah menghasilkan aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya yang dapat mencatat, menyimpan dan mengurangi penumpukan surat sebesar 61.5% serta dapat menghemat tempat untuk penyimpanan dan pemeliharaan khusus dokumen sebesar 90%.

2. Aplikasi dapat memperbaiki sistem yang terdahulu dan mempermudah pencarian data dokumen dalam waktu yang relative cepat 95,7% dibanding pencarian yang dilakukan saat ini sehingga mampu mengelola data dokumen dalam bentuk softcopy dengan lebih mudah.

5.2 Saran

Berdasarkan aplikasi yang telah dibuat, saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya adalah sistem dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan menambah notifikasi melalui SMS gateway agar setiap user dapat menerima notifikasi tanpa harus membuka aplikasi terlebih dahulu.

90

DAFTAR PUSTAKA

Anisyah. 2000. Aplikasi untuk Windows Phone. Yogyakarta: Andi Offset.

Astrini, Diah Ayu. (2012, Juli). Penerapan Transaction Processing System. Jurnal Pendidikan, Volume 3(Nomor 2), 31. Diperoleh tanggal 23 Desember 2014, dari http://pppjj.usm.my

Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Bumi Aksara.

Coles, Michael and Cotter, Hilary. 2009. Pro Full-Text Search in SQL Server 2008. United Stated of America.

Gie, the Liang. 2002. Administrasi Perkantoran. Jogyakarta: Modern Liberty. Herijanto, Pudji. 1994. Modul Manajemen Kearsipan. Malang: Politeknik

Universitas Brawijaya Malang.

Laserfiche. 2007. Document Management Overview. Long Beach: Laserfiche. Pramana, H.W., 2005. Aplikasi Manajemen Perekrutan Berbasis Access. Jakarta:

PT. Elex Media Komputindo.

Pressman, R. S. 1997. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi, Edisi Ke 1.Yogyakarta: Andi.

Romeo, 2003. Testing dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, Surabaya: STIKOM Surabaya.

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekertaris. Semarang: CV. Mandar Maju.

Softbless. 2012. Alfresco – Document Management System, [Online].

[http://www.softbless.com/document-management-system-alfresco-indonesia, diakses pada 27 Agustus 2014].

Sugiarto, Agus dan T. Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern (dari Konvensional ke Basis Komputer). Yogyakarta: Gava Media.

Wardhana, Lingga dan Makodian, Nuraksa. 2010. Technopreneur. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.