Pera:ncangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
DI PERPUSTAKAAN SWISS GERMAN UNIVERSITY
MARIA MARGRITH TIRTASARI
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
i
PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir berjudul Perancangan
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German
University adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan
belum diajukan dalam bentuk apa pun ke perguruan tinggi mana pun. Sumber
informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak
diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam
Daftar Pustaka di bagian akhir tugas akhir ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, April 2014
Maria Margrith Tirtasari
NIM G652110035
ii
RINGKASAN
MARIA MARGRITH TIRTASARI. Perancangan Sistem Informasi Pengadaan
Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University. Dibimbing oleh
KUDANG BORO SEMINAR dan BADOLLAHI MUSTAFA.
Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam
kegiatan perpustakaan. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan cepat dan tepat
maka akan berpengaruh terhadap proses selanjutnya sehingga proses alih
pengetahuan dari perpustakaan kepada pemustaka akan berjalan dengan lambat.
Campur tangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengadaan
bahan perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi. Saat ini di Indonesia,
khususnya di daerah Jakarta dan sekitarnya, sistem informasi untuk perpustakaan
semakin banyak dikembangkan, namun sayangnya pengembangan sistem
informasi ini hanya diperuntukkan bagi proses katalogisasi dan sirkulasi bahan
perpustakaan, sedangkan proses pengadaan bahan perpustakaan belum
dikembangkan secara maksimal. Menurut pengamatan, hanya terdapat tiga
perpustakaan perguruan tinggi swasta yang telah menerapkan sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan yaitu Perpustakaan Universitas Pelita Harapan,
Perpustakaan Universitas Atma Jaya dan Perpustakaan Universitas Bina
Nusantara.
Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu prototipe sistem informasi
berbasis web guna menunjang proses pengadaan bahan perpustakaan di
Perpustakaan Swiss German University. Penelitian ini terdiri dari empat tahapan
yaitu wawancara dengan tiga kepala perpustakaan perguruan tinggi yang telah
menerapkan sistem informasi pengadaan, wawancara dengan semua unit yang
terlibat guna menganalisis kebutuhan staf, perancangan prototipe sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan dan pengujian prototipe sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara internal menunjukkan bahwa hampir
seluruh unit yang terlibat merasakan bahwa proses pengadaan bahan perpustakaan
memakan waktu lama dan minimnya informasi mengenai status pemesanan bahan
perpustakaan tersebut. Berdasarkan kebutuhan semua unit yang terlibat dirancang
sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang tidak
membutuhkan proses yang lama dalam mengajukan order, menyetujui order dan
mengetahui status pemesanan bahan perpustakaan. Hasil pengujian prototipe yang
dilakukan oleh semua unit yang terlibat menunjukkan bahwa prototipe sistem
informasi pengadaan yang diusulkan lebih baik daripada proses pengadaan dengan
cara konvensional karena dapat menghemat waktu dan proses persetujuan
pengadaan bahan perpustakaan dapat dilakukan dimana saja sehingga tidak
menghambat proses bisnis. Prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan ini dapat digunakan di unit lain di Swiss German University dan
perpustakaan perguruan tinggi swasta yang lain sesuai dengan kebutuhan.
Kata kunci: sistem informasi, prototipe, proses pengadaan, perpustakaan
perguruan tinggi, Swiss German University
iii
SUMMARY
MARIA MARGRITH TIRTASARI. The Design of an Information System for the
Acquisition of Library Materials in the Swiss German University Library.
Supervised by KUDANG BORO SEMINAR and BADOLLAHI MUSTAFA.
Acquisition of library materials is the first process in every library
activities. If the process was not done fast and accurate, it will effects the whole
process in the library services and the transformation of information to the users
will be going slowly. Information technology is highly needed in acquisition
process in the university library. Unfortunately nowadays, an acquisition
information system is not yet the main focus of information system designs in the
private university libraries in Jakarta and the surrounded areas. According to the
writer’s observation, only three university libraries already apply an acquisition
information system, which are Pelita Harapan University Library, Atma Jaya
University Library and Bina Nusantara University Library.
This research aims to create a prototype web based acquisition information
system to support the acquisition process in the Swiss German University Library.
This research consists of four stages, (1) interviews with the head librarians from
private university libraries which already apply an acquisition information system;
(2) interviews with all other staff who are involved in the acquisition process to
analyze their needs; (3) designing a prototype acquisition information system; and
(4) user acceptance testing for all staff who are involved in the acquisition
process. Internal interview showed that almost all people involved in library
materials acquisition process claim that the current acquisition system is relative
slow and minimum information about the books’ inquiring status. Based on the
early, internal interviews and users’ needs, the prototype acquisition information
system was designed to reduce the long procedure for proposing an order,
approving an order and finding out the order status of the library materials. The
prototype acquisition information system was tested by all staff involved in the
acquisition process. The result shows that the prototype acquisition information
system was better than the conventional acquisition process because it could save
time and the approval process could be accessed anywhere and anytime without
ruin the business process. This prototype acquisition information system could be
applied in the other departments in Swiss German University and other private
university libraries based on their needs.
Keywords: information system, prototype, acquisition process, university library,
Swiss German University
iv
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2014
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa
mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk
kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan,
penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak
merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya
tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
v
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
DI PERPUSTAKAAN SWISS GERMAN UNIVERSITY
MARIA MARGRITH TIRTASARI
Tugas Akhir
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Profesional
Pada
Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
vi
Penguji Luar Komisi Pada Ujian Tesis: Ir Yuyu Yulia, SIP, MSi
vii
Judul Tugas Akhir
Nama
NIM
Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di
Perpustakaan Swiss German University
Maria Margrith Tirtasari
G652110035
Disetujui,
Komisi Pembimbing
Prof Dr Ir Kudang Boro Seminar, MSc
Ketua
Drs Badollahi Mustafa, MLib
Anggota
Diketahui,
Ketua Program Studi
Teknologi
Informasi
Perpustakaan
Dekan Sekolah Pasca Sarjana
untuk
Aziz Kustiyo, SSi, MKom
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 5 April 2014
Tanggal Lulus:
viii
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada kemuliaan Allah Bapa di Surga
atas segala karuniaNya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema
yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan April 2013 ini adalah
Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan
Swiss German University.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Prof. Dr. Kudang Boro
Seminar, M.Sc dan Bapak Drs. Badollahi Mustafa, M. Lib selaku pembimbing
yang telah memberikan saran dan masukan di sela jadwalnya yang padat. Bapak
Aziz Kustiyo, S.Si,, M.Kom. yang senantiasa mau mendengar keluh kesah kami,
Ibu Ir. Yuyu Yulia, S.IP., M.Si. yang mau meluangkan waktunya untuk menjadi
penguji pada sidang akhir. Semua dosen pada Program Studi Teknologi Informasi
untuk Perpustakaan yang sudah banyak memberikan inspirasi dan pengetahuan
baru, tak lupa untuk Pak Ruchyan dan Pak Fikih yang sering direpotkan siang dan
malam.
Ucapan terimakasih penulis sampaikan juga kepada Ibu Dr. rer. nat. Filiana
Santoso selaku atasan yang senantiasa memberikan keleluasaan waktu bagi
penulis dalam menyelesaikan tugas belajar. Penulis juga mengucapkan terima
kasih sebesar-besarnya kepada Hermawan Haryanto dan Budhi Setiawan yang
selalu meluangkan waktu dan memberikan ilmunya dalam perancangan sistem
informasi pengadaan bahan perpustakaan. Ucapan terima kasih juga penulis
sampaikan kepada Bapa, Mama, keluarga besar Lamury & Fernandez, temanteman kuliah, rekan kerja di Swiss German University, para narasumber yang
telah memberikan bantuan, perhatian, pengertian, dan dukungan penuh selama
menyelesaikan penelitian hingga penyusunan karya ilmiah ini.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan ilmu
perpustakaan di Indonesia.
Bogor, April 2014
Maria Margrith Tirtasari
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
x
ix
DAFTAR GAMBAR
x
DAFTAR LAMPIRAN
xi
1 PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan Penelitian
2
Manfaat Penelitian
2
Ruang Lingkup Penelitian
2
2 TINJAUAN PUSTAKA
3
Prototipe
3
Sistem Informasi
4
Pengadaan Bahan Perpustakaan
5
Perpustakaan Perguruan Tinggi
8
Perpustakaan Swiss German University (SGU)
8
Objek Penelitian
11
Teknik dan Peralatan Penelitian
11
Road Map Penelitian
12
3 METODE
15
Kerangka Pemikiran
15
Pendekatan Penelitian
16
Layout Penelitian
16
Lokasi dan Jadwal Penelitian
17
Pelaksanaan Penelitian
18
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
18
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perguruan Tinggi Swasta
18
Sistem Pengadaan Bahan Perpustakaan di SGU Secara Konvensional
19
Wawancara Internal
20
Infrastruktur Fisik
22
Karakteristik Pengguna
23
Unified Modelling Language (UML)
24
Context Diagram
24
x
Data Flow Diagram
26
Entity-relationship Diagram
26
Use Case Diagram
27
Perancangan Prototipe
28
User Acceptance Test (UAT)
37
Perbandingan Proses Pengadaan Bahan Perpustakaan Secara Konvensional
dan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan yang Diusulkan
39
5 SIMPULAN DAN SARAN
42
Simpulan
42
Saran
42
DAFTAR PUSTAKA
43
LAMPIRAN
45
RIWAYAT HIDUP
50
DAFTAR TABEL
1 Responden pada user acceptance test
11
2 Perbandingan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
18
3 Persyaratan Infrastruktur Fisik
23
4 Jumlah pertanyaan pada user acceptance test
38
DAFTAR GAMBAR
1 Proses pengembangan prototipe
4
2 Alur sistem informasi
5
3 Siklus alih informasi
6
4 Struktur organisasi Swiss German University
10
5 Tampilan order dengan vendor Amazon
13
6 Sejarah order berdasarkan vendor bahan perpustakaan
13
xi
7 Tampilan detail invoice per vendor
14
8 Tahapan penelitian
16
10 Waktu pemesanan bahan perpustakaan
20
11 Informasi status pemesanan bahan perpustakaan
21
12 Informasi sisa anggaran per Program Studi
21
13 Tingkat kepuasan pemustaka terhadap
22
14 Context diagram pengadaan buku bahan perpustakaan di SGU
25
15 DFD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
26
16 ERD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
27
17 Use case diagram proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU
28
18 Tampilan pengisian formulir order bahan perpustakaan
29
19 Daftar permintaan bahan perpustakaan diproses oleh kaprodi
30
20
Penolakan permintaan bahan perpustakaan yang diorder oleh
pemustaka
31
21 Proses perbaikan data oleh bagian pengadaan perpustakaan
31
22 Proses persetujuan order oleh staf bagian keuangan
32
23 Tampilan anggaran per program studi pada staf bagian keuangan
32
24 Proses permintaan penawaran harga kepada toko buku
33
25 Tampilan pengisian penawaran harga oleh vendor
33
26 Tampilan penawaran harga dari vendor
34
27 Tampilan update status pada pemustaka
34
28 Tampilan pencetakan order pembelian pada kepala bagian pembelian
35
29 Tampilan pengiriman invoice oleh vendor
36
30 Tampilan edit data bahan perpustakaan oleh staf katalogisasi
36
31 Tampilan status akhir pemesanan bahan perpustakaan
37
32 Alur kerja sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
41
DAFTAR LAMPIRAN
1 Formulir wawancara awal
45
2 Formulir wawancara internal
46
3 Formulir pengujian prototipe sistem informasi pengadaan
47
xii
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perpustakaan memegang peranan penting dalam menyediakan bahan
perpustakaan bagi pemustakanya. Begitu juga dengan perpustakaan perguruan
tinggi yang sudah seharusnya menyediakan bahan perpustakaan yang digunakan
oleh dosen dan mahasiswa dalam proses belajar dan mengajar serta dalam
melakukan penelitian. Proses pengadaan bahan perpustakaan yang akan menjadi
koleksi di perpustakaan dapat diperoleh dari pembelian, hadiah dan tukar menukar
dengan instansi lain. Tidak seperti pengadaan bahan perpustakaan lain, proses
pengadaan bahan perpustakaan melalui pembelian harus dilakukan dengan teliti
karena menyangkut sejumlah dana yang dialokasikan untuk perpustakaan.
Pustakawan harus dapat meyakinkan pimpinan perguruan tinggi bahwa dana yang
digunakan untuk pengadaan koleksi di perpustakaan tidak sia-sia dengan adanya
proses pengadaan yang tepat.
Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam
kegiatan perpustakaan. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan cepat dan tepat
maka akan berpengaruh terhadap proses selanjutnya sehingga proses alih
pengetahuan dari perpustakaan kepada pemustaka akan berjalan dengan lambat.
Campur tangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengadaan
bahan perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi.
Perumusan Masalah
Saat ini di Indonesia, sistem informasi untuk perpustakaan semakin banyak
dikembangkan, namun sayangnya sistem informasi ini hanya diperuntukkan bagi
proses katalogisasi dan sirkulasi bahan perpustakaan, sedangkan proses pengadaan
bahan perpustakaan yang merupakan proses awal dan penentu proses transformasi
informasi di perpustakaan kadang terlupakan. Jika kita melihat perkembangan di
negara lain, seperti di Amerika Serikat, sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan telah dikembangkan sejak tahun 1986 dimana sistem informasi
pengadaan dikembangkan dengan tujuan penghematan biaya pengadaan dan
mengidentifikasi dimana sumber keterlambatan prosedur pengadaan bahan
perpustakaan (Hawks 1989). Di India, sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan sudah dimulai sebelum tahun 2010. Pada sebuah penelitian, terdapat
22 perpustakaan perguruan tinggi di India telah menggunakan sistem informasi
pengadaan (Mulla, Chandrashekera, Talawar 2010). Menurut pengamatan penulis,
pada perpustakaan perguruan tinggi swasta di daerah Jakarta dan sekitarnya hanya
terdapat tiga perpustakaan yang menggunakan sistem informasi yang terdiri dari
pengadaan, katalogisasi, dan sirkulasi yaitu Perpustakaan Universitas Bina
Nusantara (Binus), Perpustakaan Universitas Atmajaya dan Perpustakaan
2
Universitas Pelita Harapan (UPH). Atas dasar itulah, tugas akhir ini akan
merancang sebuah prototipe sistem informasi yang berguna bagi pengadaan bahan
perpustakaan di Swiss German University (SGU).
Tujuan Penelitian
Terdapat beberapa tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini guna
merumuskan jawaban dari latar belakang permasalahan yang telah dikemukakan
di atas, yaitu:
1.
2.
3.
Membangun prototipe sistem informasi berbasis web guna menunjang
pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Melakukan uji coba prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan berbasis web di SGU.
Mengembangkan rancangan sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan di SGU.
Manfaat Penelitian
Setiap penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara
langsung maupun tidak langsung terhadap bidang ilmunya. Manfaat yang dapat
dihasilkan dari penelitian ini adalah:
1.
2.
Menghasilkan prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan staf bagian
pengadaan di Perpustakaan SGU dan unit yang terlibat dalam proses
pengadaan bahan perpustakaan.
Menjadi dasar kebijakan bagi perpustakaan perguruan tinggi swasta di
Indonesia dalam merancang dan mengembangkan sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi karena keterbatasan waktu, tenaga dan
biaya, maka hanya terbatas pada empat hal yaitu:
1.
Identifikasi kebutuhan staf bagian pengadaan di Perpustakaan SGU dan
unit yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan.
3
2.
3.
4.
Perancangan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
berbasis web di SGU.
Sistem informasi pengadaan tidak mencakup proses seleksi bahan
perpustakaan.
Sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan hanya terbatas pada
buku tercetak.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Prototipe
Menurut Whitten dan Bentley (2007), dalam perancangan sebuah sistem
informasi dikenal istilah analisis sistem yang merupakan teknik pemecahan
masalah yang mengurai sebuah sistem menjadi komponen dengan tujuan untuk
mempelajari sejauh mana komponen ini bekerja dan berinteraksi untuk memenuhi
kebutuhan pengguna akhir dari sebuah sistem informasi. Analisis sistem ini terdiri
dari beberapa pendekatan antara lain model-driven, sistem terakselerasi,
penemuan persyaratan dan proses desain ulang. Prototipe termasuk di dalam
pendekatan analisis sistem terakselerasi. Prototipe pada sebuah sistem informasi
adalah skala kecil, wakil atau model kerja dari persyaratan pengguna atau desain
yang diajukan untuk sebuah sistem informasi.
Prototipe yang diberikan dapat mengurangi fungsi atau tampilan tertentu
hingga prototipe cukup untuk diterimanya implementasi dari persyaratan yang
diminta dari pengguna akhir. Sistem analis dapat menggunakan prototipe untuk
berdiskusi dengan pengguna bagaimana sistem yang diajukan tersebut dapat
memperbaiki sebuah proses dan sistem analis dapat mendemonstrasikan proses
bisnis yang baru. Prototipe dapat membantu pengguna untuk menemukan hal lain
yang belum pernah terpikirkan sebelumnya dan merangsang pengguna untuk
berpikir “outside the box”. Berikut ini adalah karakteristik prototipe yang efektif:
1. Operative. Prototipe harusnya adalah sebuah model kerja dengan penekanan
pada kata kerja. Cara sederhana untuk memulai sebuah prototipe adalah
mock-up, sebuah formulir elektronik (seperti tampilan) yang menunjukkan
sistem informasi seperti apa tetapi tidak dapat mengeksekusi sebuah
aktifitas.
2. Fokus. Untuk menilai konsep yang spesifik atau untuk memverifikasi
sebuah pendekatan, prototipe harus fokus pada satu tujuan saja.
3. Cepat. Pengembangan prototipe yang cepat membutuhkan peralatan yang
cocok untuk membuat tampilan dan software. Prototipe tidak membutuhkan
pengembangan aplikasi yang lengkap. Hal yang terpenting adalah secara
cepat merancang sebuah prototipe yang dapat dinilai.
4
Tujuan prototipe harus dibuat secara jelas dan terperinci sejak awal proses
perancangan sistem informasi. Hal ini dapat berarti membangun sistem untuk
prototipe tampilan pengguna, untuk membangun sistem yang dapat menguji
persyaratan sistem secara fungsional atau untuk membangun sistem yang dapat
mendemonstrasikan kelayakan aplikasi sistem informasi kepada pimpinan.
Tahapan berikutnya adalah untuk menentukan apa yang diletakkan dalam
prototipe. Beberapa fungsi dapat dikesampingkan terlebih dahulu guna
menghemat biaya prototipe. Pada tahap terakhir yaitu evaluasi harus dibuat modul
untuk pelatihan pengguna dan tujuan prototipe harus dapat digunakan untuk
menyampaikan rencana evaluasi. Pengguna memerlukan waktu untuk menjadi
nyaman dengan sistem yang baru dan mencari pola penggunaan yang cocok. Pada
saat mereka dapat menggunakan sistem secara normal, mereka kemudian dapat
menemukan kesalahan (Sommerville 2011). Proses pengembangan prototipe
dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Proses pengembangan prototipe
Sumber: Sommerville, 2011.
Sistem Informasi
O’Brien (2003) mencoba mendefinisikan sistem informasi yang menurutnya
adalah kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak,
jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan
dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi. Manusia mengandalkan
sistem informasi untuk berkomunikasi dengan yang lain menggunakan perangkat
fisik (hardware), instruksi dan prosedur proses informasi (software), jalur
komunikasi (networks), dan data yang disimpan (data resources) sejak awal mula
peradaban. Lima komponen utama dari sebuah sistem informasi dapat dijelaskan
pada Gambar 2.
5
Gambar 2 Alur sistem informasi
Sumber: O'Brien, 2003.
Manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data dan jaringan adalah lima
komponen dasar dari sebuah sistem informasi. Komponen manusia meliputi
pengguna akhir dan spesialis sistem informasi, komponen perangkat keras
meliputi mesin dan media, perangkat lunak meliputi program dan prosedur, data
termasuk data dan pengetahuan, jaringan meliputi media komunikasi dan jaringan.
Data diubah menjadi informasi dan keluarannya berupa produk informasi bagi
pengguna akhir. Proses informasi terdiri dari masukan, proses, keluaran,
penyimpanan dan kontrol.
Hal yang patut diingat adalah bahwa kelima komponen sistem informasi ini
terdapat di dalam sebuah organisasi dimana terdapat pula faktor lain yang
mempengaruhi keberlangsungan sebuah sistem informasi yaitu lingkungan kerja,
budaya kerja, struktur organisasi, proses bisnis, politik perusahaan dan kebijakan
manajemen. Kebijakan dan prosedur yang dimiliki oleh sebuah organisasi
memungkinkan sebuah sistem informasi dapat semakin berkembang dan menjadi
layanan pendukung organisasi tersebut. Karyawan dapat menggunakan sistem
informasi tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku secara bebas dan
bertanggung jawab dan manajemen dapat menggunakan sistem informasi untuk
menentukan langkah yang strategis guna menuntun organisasi ke arah yang lebih
baik (Laudon 2012).
Pengadaan Bahan Perpustakaan
Pengadaan bahan perpustakaan merupakan cara untuk mendapatkan koleksi
perpustakaan dengan tiga pilihan yaitu pembelian, tukar-menukar dan hadiah.
Pengadaan bahan perpustakaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur
sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk
mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi
(Sulistyo Basuki 1991).
6
Menurut Evans dan Saponaro (2005), tujuan utama dari perpustakaan dan
pusat informasi adalah untuk membantu peralihan informasi dan pengembangan
pengetahuan. Pustakawan harus dapat menginterpretasikan keinginan pemustaka
agar dapat digunakan, inilah pentingnya melakukan proses pengadaan bahan
perpustakaan dengan benar sehingga peralihan informasi kepada pemustaka dapat
berjalan dengan baik. Proses ini dapat dijelaskan pada Gambar 3.
Persiapan
Penyimpanan
Organisasi
Interpretasi
Pengadaan
Penggunaan
Seleksi
Identifikasi
Mulai
Penyebaran
Selesai
Gambar 3 Siklus alih informasi
Sumber: Evans dan Saponaro, 2005.
Pada Gambar 3 dapat dilihat bahwa proses pengadaan termasuk proses
awal dalam siklus alih informasi. Proses ini dimulai dari identifikasi data, seleksi,
pengadaan, pengorganisasian, penyimpanan, penggunaan hingga berujung kepada
penyebaran informasi. Terdapat tiga tahap yang terdapat dalam proses pengadaan
bahan perpustakaan yaitu proses permintaan, pemesanan awal dan pemesanan.
Tahap pertama dalam proses pengadaan bahan perpustakaan adalah mengelola
pesanan yang masuk, pesanan dapat berupa lisan, email ataupun dalam formulir
yang lengkap berupa kartu atau dalam bentuk online. Pada tahap ini, staf
pengadaan memeriksa apakah bahan perpustakaan yang dipesan telah terdapat
dalam koleksi perpustakaan. Tahap pemesanan awal adalah tahap pengecekan
bahan perpustakaan pada katalog penerbit atau toko buku berdasarkan judul atau
pengarang. Tahap pemesanan sangat penting karena perpustakaan harus
menginformasikan kepada vendor tentang deskripsi bibliografi buku seperti judul,
pengarang, dan ISBN (International Standard Book Number) atau ISSN
(International Standard Serial Number) dengan benar sehingga tidak akan ada
salah pengiriman bahan perpustakaan yang dilakukan oleh vendor.
7
Masih menurut Evans dan Saponaro (2007), bagian pengadaan mempunyai
tujuan internal, yaitu:
1. Mengadakan bahan perpustakaan secepat mungkin.
2. Mengutamakan keakuratan dalam setiap prosedur.
3. Membuat proses yang sederhana dan mencari harga yang termurah.
4. Membangun hubungan baik dengan unit kerja yang lain dan dengan
vendor.
Menurut Yulia dan Sujana (2007) dalam pengembangan koleksi diperlukan
adanya kebijakan seleksi dan kebijakan pengadaan yang dibuat berupa pedoman
internal yang menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf perpustakaan
dan penyeleksi dalam menentukan dan mengadakan bahan perpustakaan.
Kebijakan pengadaan berisi prosedur yang harus digunakan untuk memperoleh
bahan perpustakaan termasuk membuat format order, daftar vendor yang bekerja
sama dalam mengadakan bahan perpustakaan, prosedur dalam menerbitkan
proforma invoice dan menentukan lokasi bahan perpustakaan. Bahan
perpustakaan dapat diperoleh dengan cara pembelian, pertukaran dan hadiah.
Dalam melakukan pembelian, banyak hal yang perlu dijadikan pertimbangan yaitu
ketersediaan dana, prosedur pembelian, prosedur pembayaran, dan prosedur
administratif di bea cukai. Pembelian buku dapat dilakukan melalui penerbit, toko
buku, toko buku online dan agen buku.
Beberapa kalangan menyamakan istilah pengadaan dengan pengembangan
koleksi (collection development) meski kedua hal ini merupakan hal yang
berbeda. Dalam Action Plan 2011-2013, IFLA menegaskan bahwa kegiatan
pengembangan koleksi meliputi perencanaan dan pengembangan bahan
perpustakaan yang berguna bagi lembaga induknya. Pengembangan koleksi
meliputi penilaian terhadap kebutuhan pemustaka, analisis statistik penggunaan
koleksi, dan berdasarkan ketersediaan budget. Proses pengembangan koleksi
meliputi:
•
•
•
•
Formulasi kriteria seleksi.
Rencana resource sharing.
Seleksi dan penyiangan rutin.
Mengevaluasi pilihan untuk akses terhadap bahan perpustakaan.
Sedangkan kegiatan pengadaan bahan perpustakaan (tercetak maupun
elektronik) diadakan dengan cara pembelian, tukar menukar dan hadiah, terdiri
dari:
•
•
•
•
•
•
Pemesanan, penerimaan, klaim dan pembayaran bahan perpustakaan
Seleksi dan evaluasi vendor bahan perpustakaan
Penawaran harga
Lisensi sumber elektronik
Kegiatan Open Access
Komunikasi ilmiah
8
Kegiatan lainnya adalah harga bahan perpustakaan, penggantian bahan
perpustakaan yang hilang atau rusak, duplikasi bahan perpustakaan, hubungan
pustakawan dengan penerbit dan toko buku serta pemanfaatan teknologi untuk
memperkaya akses terhadap sumber-sumber informasi (IFLA 2010).
Proses pengadaan bahan perpustakaan secara online kadang diartikan juga
dengan istilah e-procurement. E-procurement adalah penggunaan teknologi
berbasis web untuk mendukung proses pembelian termasuk permintaan,
pembelian barang, kontrak, pemesanan dan pembayaran. E-procurement
mendukung pembelian bahan secara langsung dan tidak langsung dan memakai
beberapa fungsi berbasis web seperti katalog online, order pembelian dan
pemberitahuan pengiriman (Turban et al. 2010). Perbedaan mendasar antara
proses pengadaan bahan perpustakaan secara online dengan e-procurement adalah
bahwa proses pengadaan bahan perpustakaan hanya berorientasi kepada barang
sementara e-procurement dapat berorientasi kepada barang dan jasa. Proses
pengadaan bahan perpustakaan adalah untuk menunjang kegiatan belajar
mengajar sementara e-procurement lebih kepada kepentingan bisnis perusahaan.
Proses pengadaan bahan perpustakaan tidak selalu harus melewati tahap tender
sementara e-procurement harus selalu melewati tahap tender karena nilainya yang
besar.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1991), perpustakaan perguruan tinggi adalah
perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya maupun
lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu
perguruan tinggi mencapai tujuannya. Tujuan perpustakaan perguruan tinggi
yaitu:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya
staf, pengajar dan mahasiswa namun sering pula mencakup tenaga
administrasi.
2. Menyediakan bahan perpustakaan rujukan (referensi) pada semua tingkat
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke
mahasiswa program pascasarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
Perpustakaan Swiss German University (SGU)
Perpustakaan SGU adalah sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang
didirikan bersamaan dengan didirikannya perguruan tinggi tersebut pada tahun
2000. Perpustakaan ini pada mulanya didirikan di atas ruangan sebesar 50m 2 dan
hanya dikelola oleh satu orang staf perpustakaan berlatar belakang pendidikan
9
non-perpustakaan. Saat ini perpustakaan dikelola oleh satu orang kepala
perpustakaan dan dua orang staf perpustakaan berlatar belakang pendidikan ilmu
perpustakaan.
Sistem informasi di Perpustakaan SGU dimulai pada tahun 2004 pada saat
penerapan sistem informasi Atheneum. Pada tahun 2006 dengan berbagai
pertimbangan, SGU memutuskan untuk migrasi dari sistem operasi berbasis
Windows ke sistem operasi berbasis Linux. Hal ini mengakibatkan sistem
informasi Atheneum tidak dapat lagi digunakan. Pada tahun 2008, perpustakaan
bekerjasama dengan unit Information System Support (ISS) SGU
mengembangkan sistem informasi pengatalogan yang dinamakan SGU-Lib.
Sistem informasi ini menambah fitur sirkulasi pada tahun 2011 dan hingga saat ini
berusaha mengembangkan dan menambah fitur-fitur lain.
Jika menilik kepada pernyataan O’Brien mengenai komponen sistem
informasi, berikut penjabaran komponen sistem informasi di SGU :
1. Manusia
Komponen manusia (brainware) termasuk pemustaka yang terdiri dari
mahasiswa, dosen dan staf sebagai komponen manusia yang menggunakan
sistem informasi ; pustakawan sebagai komponen manusia yang
memasukkan data menjadi sebuah informasi yang berguna ; jajaran
manajemen yang menyetujui pengajuan sistem informasi dan
menggunakannya sebagai dasar kebijakan serta unit ISS sebagai
komponen manusia yang merancang dan mengontrol sistem informasi.
2. Perangkat keras
Perangkat keras (hardware) terdiri dari tiga komputer untuk penelusuran
informasi oleh pemustaka di dalam perpustakaan, tiga komputer untuk
pustakawan untuk menginput data, satu komputer untuk unit ISS guna
merancang dan mengontrol sistem informasi perpustakaan dan satu server
yang digunakan untuk menyimpan data. Printer termasuk komponen
perangkat keras dalam sebuah sistem informasi karena dapat mencetak
informasi menjadi bentuk tercetak. Sebaliknya, scanner dapat mengalih
bentuk informasi tercetak menjadi bentuk digital.
3. Perangkat lunak
Perangkat lunak (software) terdiri dari web browser yang memungkinkan
penelusuran dapat dilakukan melalui intranet dan internet, PHPMyAdmin
dan SQL yang merupakan bahasa pemrograman dapat digunakan dalam
membangun sebuah basis data. Flash player memungkinkan pemustaka
untuk melihat dokumen full text dalam format SWF (Shockwave Flash).
Sistem operasi Linux juga memungkinkan pustakawan menginput data
buku dalam bentuk excel dan menerjemahkannya ke dalam bentuk CSV
(Comma Separated Values).
4. Jaringan
Jaringan (netware) terdiri dari jaringan internet sehingga penelusuran
dapat dilakukan tidak hanya dari perpustakaan tetapi juga dari luar
perpustakaan.
10
5. Data
Data (dataware) terdiri dari data anggota perpustakaan, daftar buku dan
artikel jurnal, daftar permintaan bahan perpustakaan, daftar pemesanan
bahan perpustakaan kepada vendor, file buku, dokumen Budget
Realisation Request Form, skripsi dan tesis dalam bentuk PDF.
Unit yang terdapat pada Perpustakaan SGU adalah unit katalogisasi, unit
sirkulasi dan unit pengadaan. Unit katalogisasi bertugas untuk mengolah buku,
majalah dan surat kabar dari proses awal yaitu proses pemberian cap, pemberian
nomer klasifikasi dan subyek buku, penginputan data pada database hingga
pemberian label pada buku. Kegiatan sirkulasi dilakukan secara bergantian oleh
tiga orang staf perpustakaan yang setiap tiga jam sekali akan bertugas di area
sirkulasi. Proses sirkulasi mencakup peminjaman, pengembalian dan penagihan
buku kepada mahasiswa, staf dan dosen. Tugas utama unit pengadaan di
Perpustakaan SGU adalah menyediakan bahan perpustakaan untuk dipinjamkan
dan dibeli oleh pemustakanya. Proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU
melibatkan beberapa pihak yaitu ketua program studi (kaprodi), dekan, unit
pengadaan, unit pembelian, bagian keuangan, rektorat dan ketua yayasan. Pihak
yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan tersebut dapat dilihat
pada Gambar 4.
Gambar 4 Struktur organisasi Swiss German University
Sumber: http://www.sgu.ac.id
11
Objek Penelitian
Objek penelitian menurut Sugiyono (2005) adalah sasaran ilmiah untuk
mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Objek dalam penelitian
ini adalah sistem informasi, pengadaan bahan perpustakaan dan Perpustakaan
SGU.
Teknik dan Peralatan Penelitian
Teknik yang akan digunakan di dalam penelitian ini adalah teknik
wawancara. Wawancara menurut Sekaran dan Bougie (2009) adalah metode
pengumpulan data untuk mendapatkan informasi mengenai masalah tertentu.
Teknik wawancara mempunyai keuntungan fleksibilitas dalam mengadaptasi, dan
mengubah pertanyaan pada saat berlangsungnya wawancara. Teknik yang akan
digunakan di dalam penelitian ini adalah wawancara langsung dan tertutup
sehingga dapat mencapai tujuan penelitian.
Wawancara awal dilakukan terhadap tiga kepala perpustakaan perguruan
tinggi di daerah Jakarta dan sekitarnya yang telah menerapkan sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara internal akan dilakukan terhadap
beberapa pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan bahan perpustakaan di
SGU yang terdiri dari delapan orang requestor yang terdiri dari delapan orang
kaprodi dan empat orang approver yang terdiri dari satu orang kepala
perpustakaan, satu orang staf pembelian, satu orang staf keuangan dan satu orang
wakil rektor bidang akademik.
Wawancara terakhir dilakukan pada saat user acceptance test terhadap
semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Responden pada saat user acceptance test ini dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Responden pada user acceptance test
Responden
Mahasiswa
Dosen
Staf administrasi
Kaprodi
Dekan
Kepala perpustakaan
Staf pengadaan
Staf katalogisasi
Staf keuangan
Staf pembelian
Kepala bagian pembelian
Wakil rektor bidang akademik
Vendor
Total
Jumlah
5
3
2
8
3
1
1
1
2
1
1
1
4
33
12
Road Map Penelitian
Sebuah universitas di Rhode Island, Amerika Serikat, telah menerapkan
sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang dikembangkan oleh Charles
Haffner. Keunggulan dari sistem informasi ini adalah membantu pekerjaan staf
perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien karena hanya menggunakan satu
sumber utama yaitu sistem informasi terautomasi tanpa perlu melihat file
pemesanan berupa kertas yang tersebar dimana-mana, merekam data vendor
sehingga tidak perlu mengetik ulang jika ada pemesanan terhadap vendor yang
sama, buku yang tidak jadi dipesan dapat dipesan kembali tanpa perlu diketik
ulang, mengetahui pesanan apa yang belum tiba, mempunyai kapasistas
penyimpanan yang besar sehingga dapat mencari semua pesanan dalam waktu
singkat (Frechette 1985).
Monroe County Public Library di Indiana, Amerika Serikat memulai usaha
mereka untuk menerapkan sistem informasi pengadaan pada tahun 1992 dengan
menggunakan decision support system. Sistem informasi ini mempunyai empat
modul yaitu modul database yang dapat menunjukkan perbandingan anggaran,
tren sirkulasi, katalogisasi, stok buku, dan buku yang dibuang ; modul forecasting
yang dapat memprediksi anggaran dan tren sirkulasi ; modul alokasi anggaran
yang dapat mengetahui sisa anggaran pada masing-masing unit dan modul
scenario-testing yang dapat menghitung stok di masa yang akan datang (Gleeson
dan Ottensmann 1994).
Pada artikel yang pernah dimuat pada Bulletin of Information Technology
mengemukakan bahwa Defense Science Library di India telah menggunakan
sistem pengadaan perpustakaan secara terotomasi sejak tahun 1994. Software
yang digunakan adalah Sanjay, sebuah software yang dikembangkan berdasarkan
software CDS/ISIS yang dikeluarkan oleh UNESCO. Software ini dapat
mengirimkan informasi buku baru kepada pemustaka, menampilkan data lengkap
sebuah buku kepada tim seleksi, membuat order baru, mengingatkan order kepada
vendor, memproses tagihan dan mengecek sisa anggaran (Sharma 1994).
Pada tahun 1999, sebuah sistem informasi yang dinamakan Koha
dikembangkan oleh Katipo Communications dan Horowhenua Library Trust di
New Zealand. Hingga saat ini Koha terus memperbaiki dan menambah fiturnya
pada Koha versi terakhir yaitu Koha 3.14.4 yang dirilis sejak Februari 2014. Koha
dapat digunakan pada komputer yang berbasis Linux dan Windows. Modul yang
terdapat dalam sistem informasi Koha adalah modul pengadaan, pengatalogan,
sirkulasi dan serial. Keunggulan Koha yaitu open source sehingga dapat
dikembangkan oleh siapapun sesuai dengan kebutuhan (Zico 2009). Modul yang
terdapat dalam sistem informasi Koha adalah modul pengadaan, pengatalogan,
sirkulasi dan serial. Pada modul pengadaan, terdapat modul budget, modul
vendor, modul order, modul invoice. Proses bisnis pengadaan bahan perpustakaan
dimulai dengan mengisi kurs mata uang yang akan dipakai dalam proses
pembayaran. Tahap kedua adalah mengisi dana yang tersedia untuk tahun yang
sedang berjalan. Jenis bahan perpustakaan dibagi menjadi fiksi, non fiksi, dan
audio visual yang masing-masing memiliki anggaran tersendiri. Order bahan
perpustakaan dilakukan dengan memilih vendor. Bahan perpustakaan yang akan
diorder didapatkan dari katalog buku yang sudah dimiliki oleh perpustakaan, dari
13
saran pemustaka, dari langganan terbitan berkala, dan dari sumber referensi dari
luar. Pustakawan dapat mengecek sejarah order per vendor untuk mengetahui
order mana saja yang belum diterima sehingga dapat melakukan klaim kepada
vendor bahan perpustakaan. Beberapa tampilan sistem informasi pengadaan Koha
dapat dilihat pada Gambar 5, 6 dan 7.
Gambar 5 Tampilan order dengan vendor Amazon
Gambar 6 Sejarah order berdasarkan vendor bahan perpustakaan
14
Gambar 7 Tampilan detail invoice per vendor
Salah satu kekurangan Koha yaitu menggunakan bahasa pemrograman Perl
yang tidak mudah dipahami dan tidak berorientasi kepada pengguna sistem
informasi. Di Indonesia, hanya terdapat dua pengguna Koha yang resmi tercatat
yaitu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Solo dan Perpustakaan Museum
di Bandung (Priyanto 2010).
Perpustakaan perguruan tinggi negeri seperti Perpustakaan Universitas
Indonesia juga telah menggunakan sistem informasi pengadaan. Sayangnya,
sistem informasi tersebut belum dikembangkan secara maksimal sehingga baru
terbatas kepada pemesanan buku online yang dapat diisi oleh pemustaka melalui
web perpustakaan. Pada Perpustakaan National University of Singapore, sistem
informasi pengadaan yang dinamakan Millenium dikembangkan sejak tahun 1995.
Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan sistem informasi lain. Fitur yang
menonjol pada sistem informasi ini adalah order yang dilakukan secara otomatis
dengan vendor utama. Kekurangan dari sistem informasi ini adalah sistem
informasi pengadaan yang tidak berbasis web sehingga menyulitkan proses
persetujuan oleh pihak manajemen, kekurangan lainnya adalah sistem informasi
ini tidak terintegrasi dengan sistem informasi yang ada di unit di luar
perpustakaan seperti bagian keuangan dan akademik.
Lamborn dan Smith (2001) pernah melakukan penelitian tentang
penggabungan sistem informasi pengadaan dan sistem akuntansi keuangan. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa staf dapat menghemat waktu, data dari
perpustakaan dapat ditransfer secara akurat, dan pembayaran kepada vendor dapat
dilakukan dengan cepat.
Penelitian lain pernah dilakukan oleh Farell dan Truitt (2004) yang
merancang sebuah sistem informasi pengadaan yang lebih ditekankan kepada
pentingnya data vendor bahan perpustakaan. Lain lagi yang dilakukan oleh ShihTing dan Ming-Chien (2012) yang pernah merancang sebuah sistem informasi
15
pengadaan bahan perpustakaan yang mengumpulkan kata kunci yang tidak
ditemukan oleh pemustaka dalam penelusuran bahan perpustakaan. Kata kunci ini
dihubungkan dengan basis data toko buku yang secara otomatis akan mencari
judul yang berhubungan dengan kata kunci tersebut.
Di Indonesia, penelitian mengenai e-procurement telah banyak dilakukan
seperti yang dilakukan oleh Wibowo (2006) yang merancang portal pembelian
online dari tahap model bisnis hingga perancangan arsitektur sistem. Hasil dari
penelitian ini adalah portal pembelian online berbasis web yang membuat
pekerjaan lebih efisien. Penelitian lain dilakukan oleh Komarudin (2007)
merancang e-procurement berdasarkan analisa internal dan eksternal sebuah
perusahaan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa cara otomasi dapat
mempersingkat proses bisnis pembelian dimana penghematan waktu ini
berhubungan dengan efektifitas, efisiensi, dan kapasitas pengadaan yang
dilakukan oleh bagian pembelian. Namun sayangnya, penelitian mengenai sistem
informasi pengadaan di bidang perpustakaan belum pernah dilakukan.
3 METODE
Kerangka Pemikiran
Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam
mengadakan koleksi yang tepat dan berguna bagi pemustaka. Jika proses ini tidak
ditunjang dengan alat bantu yang terhubung dengan teknologi dan informasi maka
proses pengadaan bahan perpustakaan akan berjalan lama sehingga informasi
yang diterima oleh pemustaka juga akan semakin lamban. Dengan
dikembangkannya sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan di SGU tentunya akan memudahkan staf bagian pengadaan dalam
melakukan pekerjaannya sehari-hari. Staf perpustakaan dan unit lain yang terkait
akan menghemat waktu dalam proses pengadaan bahan perpustakaan dan dapat
melakukan pekerjaan yang lain sehingga penggunaan waktu kerja dapat berjalan
lebih efektif dan efisien.
Metode penelitian kualitatif akan digunakan untuk menemukan model yang
tepat dalam membuat prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di
SGU yang sesuai dengan manfaat dan tujuan penelitian. Metode penelitian
kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi
objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik
pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat
induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada
generalisasi (Sugiyono 2005). Pada penelitian ini, data didapatkan dengan cara
melakukan studi literatur, melakukan pengamatan tentang desain sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan, dan wawancara terhadap staf di
bagian pengadaan di perpustakaan SGU serta unit yang terkait dengan proses
16
pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Objek penelitian pada tugas akhir ini
adalah sistem informasi, pengadaan bahan perpustakaan dan Perpustakaan SGU.
Pendekatan Penelitian
Setelah membaca dan menganalisis teori dan penelitian sebelumnya, juga
dengan melihat keterbatasan waktu, tenaga dan dana, penelitian ini akan
merancang prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Layout Penelitian
Layout penelitian dapat membuat penelitian lebih terstruktur dan terarah.
Tahapan penelitian pada tugas akhir ini dapat dilihat dari Gambar 8.
Mulai
Wawancara
Awal
Wawancara
Internal
Perancangan
Prototipe
Pengujian
Prototipe
Selesai
Gambar 8 Tahapan penelitian
Penelitian ini terdiri dari empat tahap yaitu wawancara dengan tiga
perpustakaan universitas yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan,
17
wawancara dengan semua unit yang terlibat dalam proses pengadaan
perpustakaan guna menganalisis kebutuhan staf, perancangan prototipe
informasi pengadaan bahan perpustakaan dan pengujian prototipe
informasi pengadaan bahan perpustakaan oleh semua unit yang terlibat
proses pengadaan bahan perpustakaan.
bahan
sistem
sistem
dalam
a. Wawancara awal
Wawancara awal dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai sistem
informasi pengadaan, keterkaitan dengan sistem informasi lain dan modul
yang terdapat pada sistem informasi tersebut. Wawancara awal ini dilakukan
terhadap tiga perpustakaan universitas di daerah Jakarta dan sekitarnya yang
sudah menerapkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yaitu
Perpustakaan Universitas Pelita Harapan, Perpustakaan Universitas Bina
Nusanta dan Perpustakaan Universitas Atmajaya. Formulir wawancara awal
dapat dilihat pada Lampiran 1.
b. Wawancara internal
Pada tahap kedua dilakukan wawancara terhadap semua unit yang terlibat
dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Wawancara dilakukan
terhadap delapan orang requestor yang terdiri dari delapan orang kaprodi
dan empat orang approver yang terdiri dari satu orang kepala perpustakaan,
satu orang staf pembelian, satu orang staf keuangan dan satu orang wakil
rektor bidang akademik. Formulir wawancara internal dapat dilihat pada
Lampiran 2.
c. Perancangan prototipe sistem informasi pengadaan
Setelah mendapatkan informasi mengenai sistem informasi pengadaan dari
beberapa perpustakaan universitas dan mengetahui kebutuhan internal staf
yang terlibat dalam proses pengadaan di SGU, maka dibuat sebuah prototipe
sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan .
d. Pengujian prototipe sistem informasi pengadaan
Prototipe sistem informasi diujikan terhadap 33 orang yang terlibat dalam
proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Perincian dari 33 responden
tersebut dapat dilihat pada Tabel 1. Formulir pengujian prototipe sistem
informasi pengadaan dapat dilihat pada Lampiran 3.
Lokasi dan Jadwal Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di kampus SGU yang berlokasi di Bumi
Serpong Damai, Tangerang. Jadwal kegiatan penelitian dimulai pada bulan Mei
2013 sampai dengan bulan Maret 2014.
18
Pelaksanaan Penelitian
Pelaksanaan penelitian akan ditekankan kepada perancangan prototipe
sistem informasi di SGU dalam melakukan proses pengadaan bahan perpustakaan.
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan
di Perguruan Tinggi Swasta
Berdasarkan wawancara awal dengan tiga kepala perpustakaan perguruan
tinggi swasta di daerah Jakarta dan sekitarnya didapati informasi bahwa
penerapan sistem informasi proses pengadaan bahan perpustakaan perguruan
tinggi swasta dirintis pertama kali oleh Perpustakaan Universitas Bina Nusantara
pada tahun 2000, diikuti oleh Perpustakaan Universitas Pelita Harapan pada tahun
2004 dan Perpustakaan Universitas Atmajaya pada tahun 2007. Perbandingan
sistem informasi yang digunakan oleh ketiga perpustakaan tersebut di atas dapat
dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Perbandingan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
di tiga perpustakaan perguruan tinggi tahun 2013
Kategori
Atmajaya
Binus
UPH
Pengguna Sistem Informasi
Civitas academica
Perpustakaan,
Perpustakaan dan
keuangan, dan
kaprodi
kaprodi
Berbasis Web
Integrasi sistem dengan unit
lain
Ya
Ya
Tidak
Katalogisasi &
Katalogisasi,
Katalogisasi &
sirkulasi
sirkulasi, SDM,
sirkulasi
akademik & keuangan
Integrasi sistem
dengan
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
toko buku atau penerbit
Otomatis
mengirimkan
email ke vendor
Pemesanan
buku
secara
online oleh pemustaka
Pengecekan status buku
Ya
Ya
Tidak
Jumlah permintaan online
160
200
25
per bulan
19
Sistem Pengadaan Bahan Perpustakaan di SGU Secara Konvensional
Proses pengajuan pengadaan bahan perpustakaan untuk koleksi
perpustakaan yang dapat dipinjamkan kepada pemustaka didasarkan kepada
anggaran dan kebutuhan yang telah diajukan oleh setiap program studi pada setiap
bulan Agustus. Kaprodi dapat mengajukan pembelian bahan perpustakaan dengan
mengisi formulir Budget Realisation Request Form (BRRF) dan melampirkan
anggaran yang telah disetujui oleh ketua yayasan kepada dekan untuk kemudian
diajukan kepada perpustakaan sebagai departemen yang terkait dengan proses
pengadaan bahan perpustakaan. Unit pengadaan memeriksa ketersediaan dan
harga bahan perpustakaan untuk kemudian diteruskan kepada staf bagian
keuangan untuk diperiksa ketersediaan dana dari setiap program studi. Staf bagian
keuangan meneruskan dokumen kepada wakil rektor bidang akademik dan jika
disetujui akan masuk ke bagian pembelian. Staf bagian pembelian akan meminta
penawaran harga dari beberapa vendor dan memberikan rekomendasi vendor
dengan harga terbaik kepada kepala bagian pengadaan yang akan diteruskan
kepada wakil rektor bidang non-akademik. Jika persetujuan telah diberikan,
barulah bagian pembelian membuat order pembelian yang diberikan kepada
vendor. Proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU yang dilakukan secara
konvensional dapat dilihat pada alur kerja yang terdapat pada Gambar 9.
Gambar 9 Alur Kerja Proses Pengadaan Bahan Perpustakaan
di Perpustakaan SGU Secara Konvensional
20
Wawancara Internal
Wawancara internal dilakukan terhadap delapan orang requestor dan
empat orang approver untuk mengetahui kebutuhan dan kepuasan pemustaka
dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. 11 pertanyaan
PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
DI PERPUSTAKAAN SWISS GERMAN UNIVERSITY
MARIA MARGRITH TIRTASARI
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
i
PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir berjudul Perancangan
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German
University adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan
belum diajukan dalam bentuk apa pun ke perguruan tinggi mana pun. Sumber
informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak
diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam
Daftar Pustaka di bagian akhir tugas akhir ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, April 2014
Maria Margrith Tirtasari
NIM G652110035
ii
RINGKASAN
MARIA MARGRITH TIRTASARI. Perancangan Sistem Informasi Pengadaan
Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University. Dibimbing oleh
KUDANG BORO SEMINAR dan BADOLLAHI MUSTAFA.
Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam
kegiatan perpustakaan. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan cepat dan tepat
maka akan berpengaruh terhadap proses selanjutnya sehingga proses alih
pengetahuan dari perpustakaan kepada pemustaka akan berjalan dengan lambat.
Campur tangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengadaan
bahan perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi. Saat ini di Indonesia,
khususnya di daerah Jakarta dan sekitarnya, sistem informasi untuk perpustakaan
semakin banyak dikembangkan, namun sayangnya pengembangan sistem
informasi ini hanya diperuntukkan bagi proses katalogisasi dan sirkulasi bahan
perpustakaan, sedangkan proses pengadaan bahan perpustakaan belum
dikembangkan secara maksimal. Menurut pengamatan, hanya terdapat tiga
perpustakaan perguruan tinggi swasta yang telah menerapkan sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan yaitu Perpustakaan Universitas Pelita Harapan,
Perpustakaan Universitas Atma Jaya dan Perpustakaan Universitas Bina
Nusantara.
Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu prototipe sistem informasi
berbasis web guna menunjang proses pengadaan bahan perpustakaan di
Perpustakaan Swiss German University. Penelitian ini terdiri dari empat tahapan
yaitu wawancara dengan tiga kepala perpustakaan perguruan tinggi yang telah
menerapkan sistem informasi pengadaan, wawancara dengan semua unit yang
terlibat guna menganalisis kebutuhan staf, perancangan prototipe sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan dan pengujian prototipe sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara internal menunjukkan bahwa hampir
seluruh unit yang terlibat merasakan bahwa proses pengadaan bahan perpustakaan
memakan waktu lama dan minimnya informasi mengenai status pemesanan bahan
perpustakaan tersebut. Berdasarkan kebutuhan semua unit yang terlibat dirancang
sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang tidak
membutuhkan proses yang lama dalam mengajukan order, menyetujui order dan
mengetahui status pemesanan bahan perpustakaan. Hasil pengujian prototipe yang
dilakukan oleh semua unit yang terlibat menunjukkan bahwa prototipe sistem
informasi pengadaan yang diusulkan lebih baik daripada proses pengadaan dengan
cara konvensional karena dapat menghemat waktu dan proses persetujuan
pengadaan bahan perpustakaan dapat dilakukan dimana saja sehingga tidak
menghambat proses bisnis. Prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan ini dapat digunakan di unit lain di Swiss German University dan
perpustakaan perguruan tinggi swasta yang lain sesuai dengan kebutuhan.
Kata kunci: sistem informasi, prototipe, proses pengadaan, perpustakaan
perguruan tinggi, Swiss German University
iii
SUMMARY
MARIA MARGRITH TIRTASARI. The Design of an Information System for the
Acquisition of Library Materials in the Swiss German University Library.
Supervised by KUDANG BORO SEMINAR and BADOLLAHI MUSTAFA.
Acquisition of library materials is the first process in every library
activities. If the process was not done fast and accurate, it will effects the whole
process in the library services and the transformation of information to the users
will be going slowly. Information technology is highly needed in acquisition
process in the university library. Unfortunately nowadays, an acquisition
information system is not yet the main focus of information system designs in the
private university libraries in Jakarta and the surrounded areas. According to the
writer’s observation, only three university libraries already apply an acquisition
information system, which are Pelita Harapan University Library, Atma Jaya
University Library and Bina Nusantara University Library.
This research aims to create a prototype web based acquisition information
system to support the acquisition process in the Swiss German University Library.
This research consists of four stages, (1) interviews with the head librarians from
private university libraries which already apply an acquisition information system;
(2) interviews with all other staff who are involved in the acquisition process to
analyze their needs; (3) designing a prototype acquisition information system; and
(4) user acceptance testing for all staff who are involved in the acquisition
process. Internal interview showed that almost all people involved in library
materials acquisition process claim that the current acquisition system is relative
slow and minimum information about the books’ inquiring status. Based on the
early, internal interviews and users’ needs, the prototype acquisition information
system was designed to reduce the long procedure for proposing an order,
approving an order and finding out the order status of the library materials. The
prototype acquisition information system was tested by all staff involved in the
acquisition process. The result shows that the prototype acquisition information
system was better than the conventional acquisition process because it could save
time and the approval process could be accessed anywhere and anytime without
ruin the business process. This prototype acquisition information system could be
applied in the other departments in Swiss German University and other private
university libraries based on their needs.
Keywords: information system, prototype, acquisition process, university library,
Swiss German University
iv
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2014
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa
mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk
kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan,
penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak
merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya
tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
v
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
DI PERPUSTAKAAN SWISS GERMAN UNIVERSITY
MARIA MARGRITH TIRTASARI
Tugas Akhir
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Profesional
Pada
Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
vi
Penguji Luar Komisi Pada Ujian Tesis: Ir Yuyu Yulia, SIP, MSi
vii
Judul Tugas Akhir
Nama
NIM
Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di
Perpustakaan Swiss German University
Maria Margrith Tirtasari
G652110035
Disetujui,
Komisi Pembimbing
Prof Dr Ir Kudang Boro Seminar, MSc
Ketua
Drs Badollahi Mustafa, MLib
Anggota
Diketahui,
Ketua Program Studi
Teknologi
Informasi
Perpustakaan
Dekan Sekolah Pasca Sarjana
untuk
Aziz Kustiyo, SSi, MKom
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 5 April 2014
Tanggal Lulus:
viii
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada kemuliaan Allah Bapa di Surga
atas segala karuniaNya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema
yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan April 2013 ini adalah
Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan
Swiss German University.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Prof. Dr. Kudang Boro
Seminar, M.Sc dan Bapak Drs. Badollahi Mustafa, M. Lib selaku pembimbing
yang telah memberikan saran dan masukan di sela jadwalnya yang padat. Bapak
Aziz Kustiyo, S.Si,, M.Kom. yang senantiasa mau mendengar keluh kesah kami,
Ibu Ir. Yuyu Yulia, S.IP., M.Si. yang mau meluangkan waktunya untuk menjadi
penguji pada sidang akhir. Semua dosen pada Program Studi Teknologi Informasi
untuk Perpustakaan yang sudah banyak memberikan inspirasi dan pengetahuan
baru, tak lupa untuk Pak Ruchyan dan Pak Fikih yang sering direpotkan siang dan
malam.
Ucapan terimakasih penulis sampaikan juga kepada Ibu Dr. rer. nat. Filiana
Santoso selaku atasan yang senantiasa memberikan keleluasaan waktu bagi
penulis dalam menyelesaikan tugas belajar. Penulis juga mengucapkan terima
kasih sebesar-besarnya kepada Hermawan Haryanto dan Budhi Setiawan yang
selalu meluangkan waktu dan memberikan ilmunya dalam perancangan sistem
informasi pengadaan bahan perpustakaan. Ucapan terima kasih juga penulis
sampaikan kepada Bapa, Mama, keluarga besar Lamury & Fernandez, temanteman kuliah, rekan kerja di Swiss German University, para narasumber yang
telah memberikan bantuan, perhatian, pengertian, dan dukungan penuh selama
menyelesaikan penelitian hingga penyusunan karya ilmiah ini.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan ilmu
perpustakaan di Indonesia.
Bogor, April 2014
Maria Margrith Tirtasari
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
x
ix
DAFTAR GAMBAR
x
DAFTAR LAMPIRAN
xi
1 PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan Penelitian
2
Manfaat Penelitian
2
Ruang Lingkup Penelitian
2
2 TINJAUAN PUSTAKA
3
Prototipe
3
Sistem Informasi
4
Pengadaan Bahan Perpustakaan
5
Perpustakaan Perguruan Tinggi
8
Perpustakaan Swiss German University (SGU)
8
Objek Penelitian
11
Teknik dan Peralatan Penelitian
11
Road Map Penelitian
12
3 METODE
15
Kerangka Pemikiran
15
Pendekatan Penelitian
16
Layout Penelitian
16
Lokasi dan Jadwal Penelitian
17
Pelaksanaan Penelitian
18
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
18
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perguruan Tinggi Swasta
18
Sistem Pengadaan Bahan Perpustakaan di SGU Secara Konvensional
19
Wawancara Internal
20
Infrastruktur Fisik
22
Karakteristik Pengguna
23
Unified Modelling Language (UML)
24
Context Diagram
24
x
Data Flow Diagram
26
Entity-relationship Diagram
26
Use Case Diagram
27
Perancangan Prototipe
28
User Acceptance Test (UAT)
37
Perbandingan Proses Pengadaan Bahan Perpustakaan Secara Konvensional
dan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan yang Diusulkan
39
5 SIMPULAN DAN SARAN
42
Simpulan
42
Saran
42
DAFTAR PUSTAKA
43
LAMPIRAN
45
RIWAYAT HIDUP
50
DAFTAR TABEL
1 Responden pada user acceptance test
11
2 Perbandingan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
18
3 Persyaratan Infrastruktur Fisik
23
4 Jumlah pertanyaan pada user acceptance test
38
DAFTAR GAMBAR
1 Proses pengembangan prototipe
4
2 Alur sistem informasi
5
3 Siklus alih informasi
6
4 Struktur organisasi Swiss German University
10
5 Tampilan order dengan vendor Amazon
13
6 Sejarah order berdasarkan vendor bahan perpustakaan
13
xi
7 Tampilan detail invoice per vendor
14
8 Tahapan penelitian
16
10 Waktu pemesanan bahan perpustakaan
20
11 Informasi status pemesanan bahan perpustakaan
21
12 Informasi sisa anggaran per Program Studi
21
13 Tingkat kepuasan pemustaka terhadap
22
14 Context diagram pengadaan buku bahan perpustakaan di SGU
25
15 DFD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
26
16 ERD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
27
17 Use case diagram proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU
28
18 Tampilan pengisian formulir order bahan perpustakaan
29
19 Daftar permintaan bahan perpustakaan diproses oleh kaprodi
30
20
Penolakan permintaan bahan perpustakaan yang diorder oleh
pemustaka
31
21 Proses perbaikan data oleh bagian pengadaan perpustakaan
31
22 Proses persetujuan order oleh staf bagian keuangan
32
23 Tampilan anggaran per program studi pada staf bagian keuangan
32
24 Proses permintaan penawaran harga kepada toko buku
33
25 Tampilan pengisian penawaran harga oleh vendor
33
26 Tampilan penawaran harga dari vendor
34
27 Tampilan update status pada pemustaka
34
28 Tampilan pencetakan order pembelian pada kepala bagian pembelian
35
29 Tampilan pengiriman invoice oleh vendor
36
30 Tampilan edit data bahan perpustakaan oleh staf katalogisasi
36
31 Tampilan status akhir pemesanan bahan perpustakaan
37
32 Alur kerja sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
41
DAFTAR LAMPIRAN
1 Formulir wawancara awal
45
2 Formulir wawancara internal
46
3 Formulir pengujian prototipe sistem informasi pengadaan
47
xii
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perpustakaan memegang peranan penting dalam menyediakan bahan
perpustakaan bagi pemustakanya. Begitu juga dengan perpustakaan perguruan
tinggi yang sudah seharusnya menyediakan bahan perpustakaan yang digunakan
oleh dosen dan mahasiswa dalam proses belajar dan mengajar serta dalam
melakukan penelitian. Proses pengadaan bahan perpustakaan yang akan menjadi
koleksi di perpustakaan dapat diperoleh dari pembelian, hadiah dan tukar menukar
dengan instansi lain. Tidak seperti pengadaan bahan perpustakaan lain, proses
pengadaan bahan perpustakaan melalui pembelian harus dilakukan dengan teliti
karena menyangkut sejumlah dana yang dialokasikan untuk perpustakaan.
Pustakawan harus dapat meyakinkan pimpinan perguruan tinggi bahwa dana yang
digunakan untuk pengadaan koleksi di perpustakaan tidak sia-sia dengan adanya
proses pengadaan yang tepat.
Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam
kegiatan perpustakaan. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan cepat dan tepat
maka akan berpengaruh terhadap proses selanjutnya sehingga proses alih
pengetahuan dari perpustakaan kepada pemustaka akan berjalan dengan lambat.
Campur tangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengadaan
bahan perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi.
Perumusan Masalah
Saat ini di Indonesia, sistem informasi untuk perpustakaan semakin banyak
dikembangkan, namun sayangnya sistem informasi ini hanya diperuntukkan bagi
proses katalogisasi dan sirkulasi bahan perpustakaan, sedangkan proses pengadaan
bahan perpustakaan yang merupakan proses awal dan penentu proses transformasi
informasi di perpustakaan kadang terlupakan. Jika kita melihat perkembangan di
negara lain, seperti di Amerika Serikat, sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan telah dikembangkan sejak tahun 1986 dimana sistem informasi
pengadaan dikembangkan dengan tujuan penghematan biaya pengadaan dan
mengidentifikasi dimana sumber keterlambatan prosedur pengadaan bahan
perpustakaan (Hawks 1989). Di India, sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan sudah dimulai sebelum tahun 2010. Pada sebuah penelitian, terdapat
22 perpustakaan perguruan tinggi di India telah menggunakan sistem informasi
pengadaan (Mulla, Chandrashekera, Talawar 2010). Menurut pengamatan penulis,
pada perpustakaan perguruan tinggi swasta di daerah Jakarta dan sekitarnya hanya
terdapat tiga perpustakaan yang menggunakan sistem informasi yang terdiri dari
pengadaan, katalogisasi, dan sirkulasi yaitu Perpustakaan Universitas Bina
Nusantara (Binus), Perpustakaan Universitas Atmajaya dan Perpustakaan
2
Universitas Pelita Harapan (UPH). Atas dasar itulah, tugas akhir ini akan
merancang sebuah prototipe sistem informasi yang berguna bagi pengadaan bahan
perpustakaan di Swiss German University (SGU).
Tujuan Penelitian
Terdapat beberapa tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini guna
merumuskan jawaban dari latar belakang permasalahan yang telah dikemukakan
di atas, yaitu:
1.
2.
3.
Membangun prototipe sistem informasi berbasis web guna menunjang
pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Melakukan uji coba prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan berbasis web di SGU.
Mengembangkan rancangan sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan di SGU.
Manfaat Penelitian
Setiap penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara
langsung maupun tidak langsung terhadap bidang ilmunya. Manfaat yang dapat
dihasilkan dari penelitian ini adalah:
1.
2.
Menghasilkan prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan staf bagian
pengadaan di Perpustakaan SGU dan unit yang terlibat dalam proses
pengadaan bahan perpustakaan.
Menjadi dasar kebijakan bagi perpustakaan perguruan tinggi swasta di
Indonesia dalam merancang dan mengembangkan sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi karena keterbatasan waktu, tenaga dan
biaya, maka hanya terbatas pada empat hal yaitu:
1.
Identifikasi kebutuhan staf bagian pengadaan di Perpustakaan SGU dan
unit yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan.
3
2.
3.
4.
Perancangan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
berbasis web di SGU.
Sistem informasi pengadaan tidak mencakup proses seleksi bahan
perpustakaan.
Sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan hanya terbatas pada
buku tercetak.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Prototipe
Menurut Whitten dan Bentley (2007), dalam perancangan sebuah sistem
informasi dikenal istilah analisis sistem yang merupakan teknik pemecahan
masalah yang mengurai sebuah sistem menjadi komponen dengan tujuan untuk
mempelajari sejauh mana komponen ini bekerja dan berinteraksi untuk memenuhi
kebutuhan pengguna akhir dari sebuah sistem informasi. Analisis sistem ini terdiri
dari beberapa pendekatan antara lain model-driven, sistem terakselerasi,
penemuan persyaratan dan proses desain ulang. Prototipe termasuk di dalam
pendekatan analisis sistem terakselerasi. Prototipe pada sebuah sistem informasi
adalah skala kecil, wakil atau model kerja dari persyaratan pengguna atau desain
yang diajukan untuk sebuah sistem informasi.
Prototipe yang diberikan dapat mengurangi fungsi atau tampilan tertentu
hingga prototipe cukup untuk diterimanya implementasi dari persyaratan yang
diminta dari pengguna akhir. Sistem analis dapat menggunakan prototipe untuk
berdiskusi dengan pengguna bagaimana sistem yang diajukan tersebut dapat
memperbaiki sebuah proses dan sistem analis dapat mendemonstrasikan proses
bisnis yang baru. Prototipe dapat membantu pengguna untuk menemukan hal lain
yang belum pernah terpikirkan sebelumnya dan merangsang pengguna untuk
berpikir “outside the box”. Berikut ini adalah karakteristik prototipe yang efektif:
1. Operative. Prototipe harusnya adalah sebuah model kerja dengan penekanan
pada kata kerja. Cara sederhana untuk memulai sebuah prototipe adalah
mock-up, sebuah formulir elektronik (seperti tampilan) yang menunjukkan
sistem informasi seperti apa tetapi tidak dapat mengeksekusi sebuah
aktifitas.
2. Fokus. Untuk menilai konsep yang spesifik atau untuk memverifikasi
sebuah pendekatan, prototipe harus fokus pada satu tujuan saja.
3. Cepat. Pengembangan prototipe yang cepat membutuhkan peralatan yang
cocok untuk membuat tampilan dan software. Prototipe tidak membutuhkan
pengembangan aplikasi yang lengkap. Hal yang terpenting adalah secara
cepat merancang sebuah prototipe yang dapat dinilai.
4
Tujuan prototipe harus dibuat secara jelas dan terperinci sejak awal proses
perancangan sistem informasi. Hal ini dapat berarti membangun sistem untuk
prototipe tampilan pengguna, untuk membangun sistem yang dapat menguji
persyaratan sistem secara fungsional atau untuk membangun sistem yang dapat
mendemonstrasikan kelayakan aplikasi sistem informasi kepada pimpinan.
Tahapan berikutnya adalah untuk menentukan apa yang diletakkan dalam
prototipe. Beberapa fungsi dapat dikesampingkan terlebih dahulu guna
menghemat biaya prototipe. Pada tahap terakhir yaitu evaluasi harus dibuat modul
untuk pelatihan pengguna dan tujuan prototipe harus dapat digunakan untuk
menyampaikan rencana evaluasi. Pengguna memerlukan waktu untuk menjadi
nyaman dengan sistem yang baru dan mencari pola penggunaan yang cocok. Pada
saat mereka dapat menggunakan sistem secara normal, mereka kemudian dapat
menemukan kesalahan (Sommerville 2011). Proses pengembangan prototipe
dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Proses pengembangan prototipe
Sumber: Sommerville, 2011.
Sistem Informasi
O’Brien (2003) mencoba mendefinisikan sistem informasi yang menurutnya
adalah kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak,
jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan
dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi. Manusia mengandalkan
sistem informasi untuk berkomunikasi dengan yang lain menggunakan perangkat
fisik (hardware), instruksi dan prosedur proses informasi (software), jalur
komunikasi (networks), dan data yang disimpan (data resources) sejak awal mula
peradaban. Lima komponen utama dari sebuah sistem informasi dapat dijelaskan
pada Gambar 2.
5
Gambar 2 Alur sistem informasi
Sumber: O'Brien, 2003.
Manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data dan jaringan adalah lima
komponen dasar dari sebuah sistem informasi. Komponen manusia meliputi
pengguna akhir dan spesialis sistem informasi, komponen perangkat keras
meliputi mesin dan media, perangkat lunak meliputi program dan prosedur, data
termasuk data dan pengetahuan, jaringan meliputi media komunikasi dan jaringan.
Data diubah menjadi informasi dan keluarannya berupa produk informasi bagi
pengguna akhir. Proses informasi terdiri dari masukan, proses, keluaran,
penyimpanan dan kontrol.
Hal yang patut diingat adalah bahwa kelima komponen sistem informasi ini
terdapat di dalam sebuah organisasi dimana terdapat pula faktor lain yang
mempengaruhi keberlangsungan sebuah sistem informasi yaitu lingkungan kerja,
budaya kerja, struktur organisasi, proses bisnis, politik perusahaan dan kebijakan
manajemen. Kebijakan dan prosedur yang dimiliki oleh sebuah organisasi
memungkinkan sebuah sistem informasi dapat semakin berkembang dan menjadi
layanan pendukung organisasi tersebut. Karyawan dapat menggunakan sistem
informasi tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku secara bebas dan
bertanggung jawab dan manajemen dapat menggunakan sistem informasi untuk
menentukan langkah yang strategis guna menuntun organisasi ke arah yang lebih
baik (Laudon 2012).
Pengadaan Bahan Perpustakaan
Pengadaan bahan perpustakaan merupakan cara untuk mendapatkan koleksi
perpustakaan dengan tiga pilihan yaitu pembelian, tukar-menukar dan hadiah.
Pengadaan bahan perpustakaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur
sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk
mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi
(Sulistyo Basuki 1991).
6
Menurut Evans dan Saponaro (2005), tujuan utama dari perpustakaan dan
pusat informasi adalah untuk membantu peralihan informasi dan pengembangan
pengetahuan. Pustakawan harus dapat menginterpretasikan keinginan pemustaka
agar dapat digunakan, inilah pentingnya melakukan proses pengadaan bahan
perpustakaan dengan benar sehingga peralihan informasi kepada pemustaka dapat
berjalan dengan baik. Proses ini dapat dijelaskan pada Gambar 3.
Persiapan
Penyimpanan
Organisasi
Interpretasi
Pengadaan
Penggunaan
Seleksi
Identifikasi
Mulai
Penyebaran
Selesai
Gambar 3 Siklus alih informasi
Sumber: Evans dan Saponaro, 2005.
Pada Gambar 3 dapat dilihat bahwa proses pengadaan termasuk proses
awal dalam siklus alih informasi. Proses ini dimulai dari identifikasi data, seleksi,
pengadaan, pengorganisasian, penyimpanan, penggunaan hingga berujung kepada
penyebaran informasi. Terdapat tiga tahap yang terdapat dalam proses pengadaan
bahan perpustakaan yaitu proses permintaan, pemesanan awal dan pemesanan.
Tahap pertama dalam proses pengadaan bahan perpustakaan adalah mengelola
pesanan yang masuk, pesanan dapat berupa lisan, email ataupun dalam formulir
yang lengkap berupa kartu atau dalam bentuk online. Pada tahap ini, staf
pengadaan memeriksa apakah bahan perpustakaan yang dipesan telah terdapat
dalam koleksi perpustakaan. Tahap pemesanan awal adalah tahap pengecekan
bahan perpustakaan pada katalog penerbit atau toko buku berdasarkan judul atau
pengarang. Tahap pemesanan sangat penting karena perpustakaan harus
menginformasikan kepada vendor tentang deskripsi bibliografi buku seperti judul,
pengarang, dan ISBN (International Standard Book Number) atau ISSN
(International Standard Serial Number) dengan benar sehingga tidak akan ada
salah pengiriman bahan perpustakaan yang dilakukan oleh vendor.
7
Masih menurut Evans dan Saponaro (2007), bagian pengadaan mempunyai
tujuan internal, yaitu:
1. Mengadakan bahan perpustakaan secepat mungkin.
2. Mengutamakan keakuratan dalam setiap prosedur.
3. Membuat proses yang sederhana dan mencari harga yang termurah.
4. Membangun hubungan baik dengan unit kerja yang lain dan dengan
vendor.
Menurut Yulia dan Sujana (2007) dalam pengembangan koleksi diperlukan
adanya kebijakan seleksi dan kebijakan pengadaan yang dibuat berupa pedoman
internal yang menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf perpustakaan
dan penyeleksi dalam menentukan dan mengadakan bahan perpustakaan.
Kebijakan pengadaan berisi prosedur yang harus digunakan untuk memperoleh
bahan perpustakaan termasuk membuat format order, daftar vendor yang bekerja
sama dalam mengadakan bahan perpustakaan, prosedur dalam menerbitkan
proforma invoice dan menentukan lokasi bahan perpustakaan. Bahan
perpustakaan dapat diperoleh dengan cara pembelian, pertukaran dan hadiah.
Dalam melakukan pembelian, banyak hal yang perlu dijadikan pertimbangan yaitu
ketersediaan dana, prosedur pembelian, prosedur pembayaran, dan prosedur
administratif di bea cukai. Pembelian buku dapat dilakukan melalui penerbit, toko
buku, toko buku online dan agen buku.
Beberapa kalangan menyamakan istilah pengadaan dengan pengembangan
koleksi (collection development) meski kedua hal ini merupakan hal yang
berbeda. Dalam Action Plan 2011-2013, IFLA menegaskan bahwa kegiatan
pengembangan koleksi meliputi perencanaan dan pengembangan bahan
perpustakaan yang berguna bagi lembaga induknya. Pengembangan koleksi
meliputi penilaian terhadap kebutuhan pemustaka, analisis statistik penggunaan
koleksi, dan berdasarkan ketersediaan budget. Proses pengembangan koleksi
meliputi:
•
•
•
•
Formulasi kriteria seleksi.
Rencana resource sharing.
Seleksi dan penyiangan rutin.
Mengevaluasi pilihan untuk akses terhadap bahan perpustakaan.
Sedangkan kegiatan pengadaan bahan perpustakaan (tercetak maupun
elektronik) diadakan dengan cara pembelian, tukar menukar dan hadiah, terdiri
dari:
•
•
•
•
•
•
Pemesanan, penerimaan, klaim dan pembayaran bahan perpustakaan
Seleksi dan evaluasi vendor bahan perpustakaan
Penawaran harga
Lisensi sumber elektronik
Kegiatan Open Access
Komunikasi ilmiah
8
Kegiatan lainnya adalah harga bahan perpustakaan, penggantian bahan
perpustakaan yang hilang atau rusak, duplikasi bahan perpustakaan, hubungan
pustakawan dengan penerbit dan toko buku serta pemanfaatan teknologi untuk
memperkaya akses terhadap sumber-sumber informasi (IFLA 2010).
Proses pengadaan bahan perpustakaan secara online kadang diartikan juga
dengan istilah e-procurement. E-procurement adalah penggunaan teknologi
berbasis web untuk mendukung proses pembelian termasuk permintaan,
pembelian barang, kontrak, pemesanan dan pembayaran. E-procurement
mendukung pembelian bahan secara langsung dan tidak langsung dan memakai
beberapa fungsi berbasis web seperti katalog online, order pembelian dan
pemberitahuan pengiriman (Turban et al. 2010). Perbedaan mendasar antara
proses pengadaan bahan perpustakaan secara online dengan e-procurement adalah
bahwa proses pengadaan bahan perpustakaan hanya berorientasi kepada barang
sementara e-procurement dapat berorientasi kepada barang dan jasa. Proses
pengadaan bahan perpustakaan adalah untuk menunjang kegiatan belajar
mengajar sementara e-procurement lebih kepada kepentingan bisnis perusahaan.
Proses pengadaan bahan perpustakaan tidak selalu harus melewati tahap tender
sementara e-procurement harus selalu melewati tahap tender karena nilainya yang
besar.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1991), perpustakaan perguruan tinggi adalah
perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya maupun
lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu
perguruan tinggi mencapai tujuannya. Tujuan perpustakaan perguruan tinggi
yaitu:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya
staf, pengajar dan mahasiswa namun sering pula mencakup tenaga
administrasi.
2. Menyediakan bahan perpustakaan rujukan (referensi) pada semua tingkat
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke
mahasiswa program pascasarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
Perpustakaan Swiss German University (SGU)
Perpustakaan SGU adalah sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang
didirikan bersamaan dengan didirikannya perguruan tinggi tersebut pada tahun
2000. Perpustakaan ini pada mulanya didirikan di atas ruangan sebesar 50m 2 dan
hanya dikelola oleh satu orang staf perpustakaan berlatar belakang pendidikan
9
non-perpustakaan. Saat ini perpustakaan dikelola oleh satu orang kepala
perpustakaan dan dua orang staf perpustakaan berlatar belakang pendidikan ilmu
perpustakaan.
Sistem informasi di Perpustakaan SGU dimulai pada tahun 2004 pada saat
penerapan sistem informasi Atheneum. Pada tahun 2006 dengan berbagai
pertimbangan, SGU memutuskan untuk migrasi dari sistem operasi berbasis
Windows ke sistem operasi berbasis Linux. Hal ini mengakibatkan sistem
informasi Atheneum tidak dapat lagi digunakan. Pada tahun 2008, perpustakaan
bekerjasama dengan unit Information System Support (ISS) SGU
mengembangkan sistem informasi pengatalogan yang dinamakan SGU-Lib.
Sistem informasi ini menambah fitur sirkulasi pada tahun 2011 dan hingga saat ini
berusaha mengembangkan dan menambah fitur-fitur lain.
Jika menilik kepada pernyataan O’Brien mengenai komponen sistem
informasi, berikut penjabaran komponen sistem informasi di SGU :
1. Manusia
Komponen manusia (brainware) termasuk pemustaka yang terdiri dari
mahasiswa, dosen dan staf sebagai komponen manusia yang menggunakan
sistem informasi ; pustakawan sebagai komponen manusia yang
memasukkan data menjadi sebuah informasi yang berguna ; jajaran
manajemen yang menyetujui pengajuan sistem informasi dan
menggunakannya sebagai dasar kebijakan serta unit ISS sebagai
komponen manusia yang merancang dan mengontrol sistem informasi.
2. Perangkat keras
Perangkat keras (hardware) terdiri dari tiga komputer untuk penelusuran
informasi oleh pemustaka di dalam perpustakaan, tiga komputer untuk
pustakawan untuk menginput data, satu komputer untuk unit ISS guna
merancang dan mengontrol sistem informasi perpustakaan dan satu server
yang digunakan untuk menyimpan data. Printer termasuk komponen
perangkat keras dalam sebuah sistem informasi karena dapat mencetak
informasi menjadi bentuk tercetak. Sebaliknya, scanner dapat mengalih
bentuk informasi tercetak menjadi bentuk digital.
3. Perangkat lunak
Perangkat lunak (software) terdiri dari web browser yang memungkinkan
penelusuran dapat dilakukan melalui intranet dan internet, PHPMyAdmin
dan SQL yang merupakan bahasa pemrograman dapat digunakan dalam
membangun sebuah basis data. Flash player memungkinkan pemustaka
untuk melihat dokumen full text dalam format SWF (Shockwave Flash).
Sistem operasi Linux juga memungkinkan pustakawan menginput data
buku dalam bentuk excel dan menerjemahkannya ke dalam bentuk CSV
(Comma Separated Values).
4. Jaringan
Jaringan (netware) terdiri dari jaringan internet sehingga penelusuran
dapat dilakukan tidak hanya dari perpustakaan tetapi juga dari luar
perpustakaan.
10
5. Data
Data (dataware) terdiri dari data anggota perpustakaan, daftar buku dan
artikel jurnal, daftar permintaan bahan perpustakaan, daftar pemesanan
bahan perpustakaan kepada vendor, file buku, dokumen Budget
Realisation Request Form, skripsi dan tesis dalam bentuk PDF.
Unit yang terdapat pada Perpustakaan SGU adalah unit katalogisasi, unit
sirkulasi dan unit pengadaan. Unit katalogisasi bertugas untuk mengolah buku,
majalah dan surat kabar dari proses awal yaitu proses pemberian cap, pemberian
nomer klasifikasi dan subyek buku, penginputan data pada database hingga
pemberian label pada buku. Kegiatan sirkulasi dilakukan secara bergantian oleh
tiga orang staf perpustakaan yang setiap tiga jam sekali akan bertugas di area
sirkulasi. Proses sirkulasi mencakup peminjaman, pengembalian dan penagihan
buku kepada mahasiswa, staf dan dosen. Tugas utama unit pengadaan di
Perpustakaan SGU adalah menyediakan bahan perpustakaan untuk dipinjamkan
dan dibeli oleh pemustakanya. Proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU
melibatkan beberapa pihak yaitu ketua program studi (kaprodi), dekan, unit
pengadaan, unit pembelian, bagian keuangan, rektorat dan ketua yayasan. Pihak
yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan tersebut dapat dilihat
pada Gambar 4.
Gambar 4 Struktur organisasi Swiss German University
Sumber: http://www.sgu.ac.id
11
Objek Penelitian
Objek penelitian menurut Sugiyono (2005) adalah sasaran ilmiah untuk
mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Objek dalam penelitian
ini adalah sistem informasi, pengadaan bahan perpustakaan dan Perpustakaan
SGU.
Teknik dan Peralatan Penelitian
Teknik yang akan digunakan di dalam penelitian ini adalah teknik
wawancara. Wawancara menurut Sekaran dan Bougie (2009) adalah metode
pengumpulan data untuk mendapatkan informasi mengenai masalah tertentu.
Teknik wawancara mempunyai keuntungan fleksibilitas dalam mengadaptasi, dan
mengubah pertanyaan pada saat berlangsungnya wawancara. Teknik yang akan
digunakan di dalam penelitian ini adalah wawancara langsung dan tertutup
sehingga dapat mencapai tujuan penelitian.
Wawancara awal dilakukan terhadap tiga kepala perpustakaan perguruan
tinggi di daerah Jakarta dan sekitarnya yang telah menerapkan sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara internal akan dilakukan terhadap
beberapa pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan bahan perpustakaan di
SGU yang terdiri dari delapan orang requestor yang terdiri dari delapan orang
kaprodi dan empat orang approver yang terdiri dari satu orang kepala
perpustakaan, satu orang staf pembelian, satu orang staf keuangan dan satu orang
wakil rektor bidang akademik.
Wawancara terakhir dilakukan pada saat user acceptance test terhadap
semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Responden pada saat user acceptance test ini dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Responden pada user acceptance test
Responden
Mahasiswa
Dosen
Staf administrasi
Kaprodi
Dekan
Kepala perpustakaan
Staf pengadaan
Staf katalogisasi
Staf keuangan
Staf pembelian
Kepala bagian pembelian
Wakil rektor bidang akademik
Vendor
Total
Jumlah
5
3
2
8
3
1
1
1
2
1
1
1
4
33
12
Road Map Penelitian
Sebuah universitas di Rhode Island, Amerika Serikat, telah menerapkan
sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang dikembangkan oleh Charles
Haffner. Keunggulan dari sistem informasi ini adalah membantu pekerjaan staf
perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien karena hanya menggunakan satu
sumber utama yaitu sistem informasi terautomasi tanpa perlu melihat file
pemesanan berupa kertas yang tersebar dimana-mana, merekam data vendor
sehingga tidak perlu mengetik ulang jika ada pemesanan terhadap vendor yang
sama, buku yang tidak jadi dipesan dapat dipesan kembali tanpa perlu diketik
ulang, mengetahui pesanan apa yang belum tiba, mempunyai kapasistas
penyimpanan yang besar sehingga dapat mencari semua pesanan dalam waktu
singkat (Frechette 1985).
Monroe County Public Library di Indiana, Amerika Serikat memulai usaha
mereka untuk menerapkan sistem informasi pengadaan pada tahun 1992 dengan
menggunakan decision support system. Sistem informasi ini mempunyai empat
modul yaitu modul database yang dapat menunjukkan perbandingan anggaran,
tren sirkulasi, katalogisasi, stok buku, dan buku yang dibuang ; modul forecasting
yang dapat memprediksi anggaran dan tren sirkulasi ; modul alokasi anggaran
yang dapat mengetahui sisa anggaran pada masing-masing unit dan modul
scenario-testing yang dapat menghitung stok di masa yang akan datang (Gleeson
dan Ottensmann 1994).
Pada artikel yang pernah dimuat pada Bulletin of Information Technology
mengemukakan bahwa Defense Science Library di India telah menggunakan
sistem pengadaan perpustakaan secara terotomasi sejak tahun 1994. Software
yang digunakan adalah Sanjay, sebuah software yang dikembangkan berdasarkan
software CDS/ISIS yang dikeluarkan oleh UNESCO. Software ini dapat
mengirimkan informasi buku baru kepada pemustaka, menampilkan data lengkap
sebuah buku kepada tim seleksi, membuat order baru, mengingatkan order kepada
vendor, memproses tagihan dan mengecek sisa anggaran (Sharma 1994).
Pada tahun 1999, sebuah sistem informasi yang dinamakan Koha
dikembangkan oleh Katipo Communications dan Horowhenua Library Trust di
New Zealand. Hingga saat ini Koha terus memperbaiki dan menambah fiturnya
pada Koha versi terakhir yaitu Koha 3.14.4 yang dirilis sejak Februari 2014. Koha
dapat digunakan pada komputer yang berbasis Linux dan Windows. Modul yang
terdapat dalam sistem informasi Koha adalah modul pengadaan, pengatalogan,
sirkulasi dan serial. Keunggulan Koha yaitu open source sehingga dapat
dikembangkan oleh siapapun sesuai dengan kebutuhan (Zico 2009). Modul yang
terdapat dalam sistem informasi Koha adalah modul pengadaan, pengatalogan,
sirkulasi dan serial. Pada modul pengadaan, terdapat modul budget, modul
vendor, modul order, modul invoice. Proses bisnis pengadaan bahan perpustakaan
dimulai dengan mengisi kurs mata uang yang akan dipakai dalam proses
pembayaran. Tahap kedua adalah mengisi dana yang tersedia untuk tahun yang
sedang berjalan. Jenis bahan perpustakaan dibagi menjadi fiksi, non fiksi, dan
audio visual yang masing-masing memiliki anggaran tersendiri. Order bahan
perpustakaan dilakukan dengan memilih vendor. Bahan perpustakaan yang akan
diorder didapatkan dari katalog buku yang sudah dimiliki oleh perpustakaan, dari
13
saran pemustaka, dari langganan terbitan berkala, dan dari sumber referensi dari
luar. Pustakawan dapat mengecek sejarah order per vendor untuk mengetahui
order mana saja yang belum diterima sehingga dapat melakukan klaim kepada
vendor bahan perpustakaan. Beberapa tampilan sistem informasi pengadaan Koha
dapat dilihat pada Gambar 5, 6 dan 7.
Gambar 5 Tampilan order dengan vendor Amazon
Gambar 6 Sejarah order berdasarkan vendor bahan perpustakaan
14
Gambar 7 Tampilan detail invoice per vendor
Salah satu kekurangan Koha yaitu menggunakan bahasa pemrograman Perl
yang tidak mudah dipahami dan tidak berorientasi kepada pengguna sistem
informasi. Di Indonesia, hanya terdapat dua pengguna Koha yang resmi tercatat
yaitu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Solo dan Perpustakaan Museum
di Bandung (Priyanto 2010).
Perpustakaan perguruan tinggi negeri seperti Perpustakaan Universitas
Indonesia juga telah menggunakan sistem informasi pengadaan. Sayangnya,
sistem informasi tersebut belum dikembangkan secara maksimal sehingga baru
terbatas kepada pemesanan buku online yang dapat diisi oleh pemustaka melalui
web perpustakaan. Pada Perpustakaan National University of Singapore, sistem
informasi pengadaan yang dinamakan Millenium dikembangkan sejak tahun 1995.
Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan sistem informasi lain. Fitur yang
menonjol pada sistem informasi ini adalah order yang dilakukan secara otomatis
dengan vendor utama. Kekurangan dari sistem informasi ini adalah sistem
informasi pengadaan yang tidak berbasis web sehingga menyulitkan proses
persetujuan oleh pihak manajemen, kekurangan lainnya adalah sistem informasi
ini tidak terintegrasi dengan sistem informasi yang ada di unit di luar
perpustakaan seperti bagian keuangan dan akademik.
Lamborn dan Smith (2001) pernah melakukan penelitian tentang
penggabungan sistem informasi pengadaan dan sistem akuntansi keuangan. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa staf dapat menghemat waktu, data dari
perpustakaan dapat ditransfer secara akurat, dan pembayaran kepada vendor dapat
dilakukan dengan cepat.
Penelitian lain pernah dilakukan oleh Farell dan Truitt (2004) yang
merancang sebuah sistem informasi pengadaan yang lebih ditekankan kepada
pentingnya data vendor bahan perpustakaan. Lain lagi yang dilakukan oleh ShihTing dan Ming-Chien (2012) yang pernah merancang sebuah sistem informasi
15
pengadaan bahan perpustakaan yang mengumpulkan kata kunci yang tidak
ditemukan oleh pemustaka dalam penelusuran bahan perpustakaan. Kata kunci ini
dihubungkan dengan basis data toko buku yang secara otomatis akan mencari
judul yang berhubungan dengan kata kunci tersebut.
Di Indonesia, penelitian mengenai e-procurement telah banyak dilakukan
seperti yang dilakukan oleh Wibowo (2006) yang merancang portal pembelian
online dari tahap model bisnis hingga perancangan arsitektur sistem. Hasil dari
penelitian ini adalah portal pembelian online berbasis web yang membuat
pekerjaan lebih efisien. Penelitian lain dilakukan oleh Komarudin (2007)
merancang e-procurement berdasarkan analisa internal dan eksternal sebuah
perusahaan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa cara otomasi dapat
mempersingkat proses bisnis pembelian dimana penghematan waktu ini
berhubungan dengan efektifitas, efisiensi, dan kapasitas pengadaan yang
dilakukan oleh bagian pembelian. Namun sayangnya, penelitian mengenai sistem
informasi pengadaan di bidang perpustakaan belum pernah dilakukan.
3 METODE
Kerangka Pemikiran
Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam
mengadakan koleksi yang tepat dan berguna bagi pemustaka. Jika proses ini tidak
ditunjang dengan alat bantu yang terhubung dengan teknologi dan informasi maka
proses pengadaan bahan perpustakaan akan berjalan lama sehingga informasi
yang diterima oleh pemustaka juga akan semakin lamban. Dengan
dikembangkannya sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan
perpustakaan di SGU tentunya akan memudahkan staf bagian pengadaan dalam
melakukan pekerjaannya sehari-hari. Staf perpustakaan dan unit lain yang terkait
akan menghemat waktu dalam proses pengadaan bahan perpustakaan dan dapat
melakukan pekerjaan yang lain sehingga penggunaan waktu kerja dapat berjalan
lebih efektif dan efisien.
Metode penelitian kualitatif akan digunakan untuk menemukan model yang
tepat dalam membuat prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di
SGU yang sesuai dengan manfaat dan tujuan penelitian. Metode penelitian
kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi
objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik
pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat
induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada
generalisasi (Sugiyono 2005). Pada penelitian ini, data didapatkan dengan cara
melakukan studi literatur, melakukan pengamatan tentang desain sistem informasi
pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan, dan wawancara terhadap staf di
bagian pengadaan di perpustakaan SGU serta unit yang terkait dengan proses
16
pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Objek penelitian pada tugas akhir ini
adalah sistem informasi, pengadaan bahan perpustakaan dan Perpustakaan SGU.
Pendekatan Penelitian
Setelah membaca dan menganalisis teori dan penelitian sebelumnya, juga
dengan melihat keterbatasan waktu, tenaga dan dana, penelitian ini akan
merancang prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Layout Penelitian
Layout penelitian dapat membuat penelitian lebih terstruktur dan terarah.
Tahapan penelitian pada tugas akhir ini dapat dilihat dari Gambar 8.
Mulai
Wawancara
Awal
Wawancara
Internal
Perancangan
Prototipe
Pengujian
Prototipe
Selesai
Gambar 8 Tahapan penelitian
Penelitian ini terdiri dari empat tahap yaitu wawancara dengan tiga
perpustakaan universitas yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan,
17
wawancara dengan semua unit yang terlibat dalam proses pengadaan
perpustakaan guna menganalisis kebutuhan staf, perancangan prototipe
informasi pengadaan bahan perpustakaan dan pengujian prototipe
informasi pengadaan bahan perpustakaan oleh semua unit yang terlibat
proses pengadaan bahan perpustakaan.
bahan
sistem
sistem
dalam
a. Wawancara awal
Wawancara awal dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai sistem
informasi pengadaan, keterkaitan dengan sistem informasi lain dan modul
yang terdapat pada sistem informasi tersebut. Wawancara awal ini dilakukan
terhadap tiga perpustakaan universitas di daerah Jakarta dan sekitarnya yang
sudah menerapkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yaitu
Perpustakaan Universitas Pelita Harapan, Perpustakaan Universitas Bina
Nusanta dan Perpustakaan Universitas Atmajaya. Formulir wawancara awal
dapat dilihat pada Lampiran 1.
b. Wawancara internal
Pada tahap kedua dilakukan wawancara terhadap semua unit yang terlibat
dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Wawancara dilakukan
terhadap delapan orang requestor yang terdiri dari delapan orang kaprodi
dan empat orang approver yang terdiri dari satu orang kepala perpustakaan,
satu orang staf pembelian, satu orang staf keuangan dan satu orang wakil
rektor bidang akademik. Formulir wawancara internal dapat dilihat pada
Lampiran 2.
c. Perancangan prototipe sistem informasi pengadaan
Setelah mendapatkan informasi mengenai sistem informasi pengadaan dari
beberapa perpustakaan universitas dan mengetahui kebutuhan internal staf
yang terlibat dalam proses pengadaan di SGU, maka dibuat sebuah prototipe
sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan .
d. Pengujian prototipe sistem informasi pengadaan
Prototipe sistem informasi diujikan terhadap 33 orang yang terlibat dalam
proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Perincian dari 33 responden
tersebut dapat dilihat pada Tabel 1. Formulir pengujian prototipe sistem
informasi pengadaan dapat dilihat pada Lampiran 3.
Lokasi dan Jadwal Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di kampus SGU yang berlokasi di Bumi
Serpong Damai, Tangerang. Jadwal kegiatan penelitian dimulai pada bulan Mei
2013 sampai dengan bulan Maret 2014.
18
Pelaksanaan Penelitian
Pelaksanaan penelitian akan ditekankan kepada perancangan prototipe
sistem informasi di SGU dalam melakukan proses pengadaan bahan perpustakaan.
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan
di Perguruan Tinggi Swasta
Berdasarkan wawancara awal dengan tiga kepala perpustakaan perguruan
tinggi swasta di daerah Jakarta dan sekitarnya didapati informasi bahwa
penerapan sistem informasi proses pengadaan bahan perpustakaan perguruan
tinggi swasta dirintis pertama kali oleh Perpustakaan Universitas Bina Nusantara
pada tahun 2000, diikuti oleh Perpustakaan Universitas Pelita Harapan pada tahun
2004 dan Perpustakaan Universitas Atmajaya pada tahun 2007. Perbandingan
sistem informasi yang digunakan oleh ketiga perpustakaan tersebut di atas dapat
dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Perbandingan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
di tiga perpustakaan perguruan tinggi tahun 2013
Kategori
Atmajaya
Binus
UPH
Pengguna Sistem Informasi
Civitas academica
Perpustakaan,
Perpustakaan dan
keuangan, dan
kaprodi
kaprodi
Berbasis Web
Integrasi sistem dengan unit
lain
Ya
Ya
Tidak
Katalogisasi &
Katalogisasi,
Katalogisasi &
sirkulasi
sirkulasi, SDM,
sirkulasi
akademik & keuangan
Integrasi sistem
dengan
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
toko buku atau penerbit
Otomatis
mengirimkan
email ke vendor
Pemesanan
buku
secara
online oleh pemustaka
Pengecekan status buku
Ya
Ya
Tidak
Jumlah permintaan online
160
200
25
per bulan
19
Sistem Pengadaan Bahan Perpustakaan di SGU Secara Konvensional
Proses pengajuan pengadaan bahan perpustakaan untuk koleksi
perpustakaan yang dapat dipinjamkan kepada pemustaka didasarkan kepada
anggaran dan kebutuhan yang telah diajukan oleh setiap program studi pada setiap
bulan Agustus. Kaprodi dapat mengajukan pembelian bahan perpustakaan dengan
mengisi formulir Budget Realisation Request Form (BRRF) dan melampirkan
anggaran yang telah disetujui oleh ketua yayasan kepada dekan untuk kemudian
diajukan kepada perpustakaan sebagai departemen yang terkait dengan proses
pengadaan bahan perpustakaan. Unit pengadaan memeriksa ketersediaan dan
harga bahan perpustakaan untuk kemudian diteruskan kepada staf bagian
keuangan untuk diperiksa ketersediaan dana dari setiap program studi. Staf bagian
keuangan meneruskan dokumen kepada wakil rektor bidang akademik dan jika
disetujui akan masuk ke bagian pembelian. Staf bagian pembelian akan meminta
penawaran harga dari beberapa vendor dan memberikan rekomendasi vendor
dengan harga terbaik kepada kepala bagian pengadaan yang akan diteruskan
kepada wakil rektor bidang non-akademik. Jika persetujuan telah diberikan,
barulah bagian pembelian membuat order pembelian yang diberikan kepada
vendor. Proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU yang dilakukan secara
konvensional dapat dilihat pada alur kerja yang terdapat pada Gambar 9.
Gambar 9 Alur Kerja Proses Pengadaan Bahan Perpustakaan
di Perpustakaan SGU Secara Konvensional
20
Wawancara Internal
Wawancara internal dilakukan terhadap delapan orang requestor dan
empat orang approver untuk mengetahui kebutuhan dan kepuasan pemustaka
dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. 11 pertanyaan