Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

SISTEM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA

PERPUSTAKAAN UMUM PEMERINTAH KOTA BINJAI

KERTAS KARYA

Oleh :

Agustianum br Perangin-angin

082201012

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapakan kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA, sehingga penulis dapat meneyesaikankan kertas karya ini

yang berjudul “SISTEM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADGA

PERPUSTAKAAN UMUM PEMERINTAH KOTA BINJAI”. Sholawat dan salam kepada junjunangan kita Nabi besar Muhammad SAW, semoga kita mendapat pertolongannya dihari kemudian Amin.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Ahnel Irfan Perangin-angin dan Ibunda tercinta syafriyani br Ginting dan Almarhumah Ibunda Bakti Denny br surbakti yang telah begitu banyak memberikan dukungan moril, materil dan yang paling utama doa yang tiada tara diucapkan disetiap sujudnya.

Penulis sepenuhnya menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapakan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr.Drs Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D3

Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Sekaligus dosen pembaca pada kertas karya ini.

3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.KOM selaku dosen pembimbing yang telah

banyak meluangkankan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, Msi, selaku dosen wali yang telah memebikan banyak arahan dan bimbingan selama penulis mengikuti kegiatan akademik. 5. Seluruh Staf Penganjar dan Staf Administrasi Program Studi D3 Peprustakaan

Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumater Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

6. Ibu Mukramah, S.Pd , selaku Kepala Perpustakaan Umum Pemerintah Kota

7. Ibu Nismah Perangin-angin, S.Sos, selaku kepala bagian pengadaan pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai yang telah banyak memberikan informasi kepada penulis dan meluangkan waktu kepad penulis sehingga kertas karya ini dapat selesai.

8. Buat seluruh keluarga besar penulis dan untuk adik-adiku tercinta Ema, Fanny dan Zahra yang telah banyak memberikan dukungan sehingga kertas karya ini dapat terselaikan.

9. Sahabat- sahabat penulis: Bela, Mj, Yuni, Ida, Melda. Terimakasih kawan atas hari-hari indah bersama kalian, doa , dukungan, canda tawa, kemarahan, kesediahan yang kita jalani selama perkuliahan ini takkan terlupakan bagi penulis.

10.Seluruh teman-teman yang baik – baik khususnya angkatan 2008 D3 Ilmu

Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih kawan untuk hari-hari yang indah bersama kalian selama perkulihan.

11.Seluruh adik-adik kelas penulis yang saya sayangi harus semangat ya.

Terimakasih untuk hari-hari yang indah bersama kalian.

Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.Penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya kepada semua pihak apabila selama pembuatan kertas karya ini ada tingkah laku penulis yang kurang berkenann. Dan kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis ucapkan banyak terikasih dan mendapat Ridho dan Rahmat dari Allah SWT, Ain.

Medan, Juni 2011 Penulis

Agustianum Br Perangin-angin Nim 082201012

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... iii

DAFTAR TABEL ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1Latar Belakang ... 1

1.2Tujuan penulisan……… ... 3

1.3Ruang lingkup ... 3

1.4Metode pengumpulan data……… .... 4

BAB II KAJIAN TEORITIS……… 5

2.1. Perpustakaan umum... ... 5

2.1.1. Pengertian perpustakaan umum ... 5

2.1.2. Tujuan perpustakaan umum ... 5

2.1.3. Fungsi perpustakaan umum ... 7

2.1.4. Tugas perpustakaan umum ... 8

2.1.5. Ciri-ciri perpustakaan umum ... 8

2.2. Pengertian pengadaan bahan pustaka ... 8

2.3. Tujuan pengadaan bahan pustaka ... 9

2.4. Fungsi pengadaan bahan pustaka ... 10

2.5. Pemilihan bahan pustaka ... 10

2.5.1. Prinsip-prinsip seleksi pengadaan bahan pustaka ... 11

2.5.2. Alat bantu pemilihan pengadaan bahan pustaka ... 13

2.5.3. Pihak yang berwenang melakukan Pengadaan bahan pustaka ... 14

2.6. Sistem pengadaan bahan pustaka ... 15

... 2.6.1. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian ... 16

2.6.2. Pengadaan bahan pustaka melalui pemesanan ... 18

2.6.3. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah... 19

2.6.4. Pengadaan bahan pustaka melalui Tukar-menukar ... 20

2.6.5. Pengadaan bahan pustaka melalui titipan ... 21

2.6.6. Pengadaan bahan pustaka melalui Terbitan sendiri ... 22

2.7. Inventarisasi bahan pustaka ... 23

2.8. Jenis-jenis bahan pustaka ... 26

2.8.1. Karya tercetak ... 26

2.8.2. Karya non cetak... 26

2.8.3. Bentuk mikro... 27

2.8.4. Dalam bentuk elektronik... 27

2.8.5. Web ( Akses online) ... 28

BAB III SISTEM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UMUM PEMERINTAH KOTA BINJAI

3.1. Sejarah singkat ... 29

3.2. Visi Misi ... 29

3.2.1. Tujuan Perpustakaan ... 30

3.2.2. Waktu Pelayanan ... 30

3.2.3. Struktur Organisasi ... 31

3.2.4 Tenaga perpustakaan ... 32

3.2.5. Anggaran/Dana... 34

3.2.6. Koleksi Perpustakaan ... 34

3.2.7. Sistem Pelayanan Perpustakaan ... 37

3.3. Sistem Pengadaan ... 37

3.3.1. Pembelian ... 38

3.3.2. Sumbangan/Hadiah... 39

3.2.3. Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka ... 41

3.3.4. Inventarisasi Bahan Pustaka ... 42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 43

4.2. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 45

DAFTAR TABEL

Tabel-1 Pegawai berdasarkan tugas/fungsi ... 32 Tabel-2 Pegawai bersarkan jabatan ... 33

Tabel-3 Koleksi buku yang terdapat pada

Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai ... 35

Tabel-4 Jenis koleksi surat kabar yang terdapat pada

Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai ... 36

Tabel-5 Daftar buku yang dibeli Perpustakaan Umum

Pemerintah Kota Binjai pada Tahun 2010 ... 39

Tabel-6 Bahan pustaka yang diperoleh dari

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia... 41 Tabel-7 Inventarisasi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai ... 42

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Oleh : Agustianum Br Perangin-angin

Nim : 082201012

PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN

Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd.

NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Oleh : Agustianum Br Perangin-angin

Nim : 082201012

Dosen Pembimbing : Hotlan Siahaan, S.Sos. M.I.Kom NIP : 197803312005012003

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. NIP : 19570407 1986032 001

Tanda Tangan :

PERSEMBAHANKU

Ayah……Bunda

Karenamu aku ada

Karenamu aku mengenal ALLAH SWT

Karenamu aku mengenal dunia

Karenamu aku mengerti arti kehidupan

Karenamu aku mengenal keindahan dan kebahagiaan

Karena Doamu aku bisa jadi kuat dalam menapaki setiap cobaan

Karena senyummu aku bisa menjadi sosok yang insan yang

indah

Sahabat

Tanpa kalian hidup ini terasa sepi

Tanpa dorongan dan semangat dari kalian hidup ku tak berarti

Sahabat

kalian selalu ada untukku

Sahabat

Aku sayang dan cinta kalian semua

sahabat

Jika kau bersedih tertawalah…

Jika kau merasa terkekang menarilah…

Jika kau merasa tertekan ingatlah wajah ku…

Karena aku akan selalu ada untuk kalian

Ini ku persembahkan untuk

Keluarga besarku dan sahabatku

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar belakang

Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang bertugas untuk mengumpulkan, mengola, menyimpan, menyebarluaskan dan melestarikan informasi. Sama halnya dengan perpustakaan umum yang merupakan suatu perpustakaan yang didirikan oleh pemerintah setempat untuk kepentingan umum atau masyarakat dengan tujuan masyarakat bisa memanfaatkan segala fasilitas yang ada dan berhak mendapatkan informasi yang baik, benar sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna tanpa harus memandang ras karena di perpustakaan umum semua diperlakukan sama tanpa memandang status sosial.

Pada intinya semua perpustakaan memiliki tujuan yang sama yakni memberikan informasi tepat guna kepada pengguna yang membutuhkannya. Informasi yang dikelola perpustakaan pada umumnya dalam bentuk monograf atau sering kita sebut dengan buku, selain itu ada juga dalam bentuk jurnal, majalah, piringan hitam dan bentuk informasi lainnya. Dari semua bentuk informasi terdapat dua pengelompokannya yaitu bentuk tercetak dan non cetak yang sama-sama disebut dengan koleksi perpustakaan.

Untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan terhadap bahan pustaka, perlu diadakannya pengadaan yang terencana, terorganisir dan terarah sesuai dengan kebutuhan pengguna yang akan dilayani. Hal ini dikarenakan pengadaan bahan pustaka untuk umum tidaklah mudah ini disebabkan karena penguna perpustakaan yang berbeda-beda kebutuhannya maka dari itu perlu pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam meningkatkan kualias perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna. Perpustakaan dituntut untuk mampu mendukung segala kebutuhan informasi yang tepat guna kepada masyarakat.

Pengadaan bahan pustaka merupakan suatu hal yang sangat penting. Tanpa pengadaan bahan pustaka sebuah perpustakaan tidak akan pernah jalan karena salah satu penunjang aktivitas dari perpustakaan adalah adanya bahan pustaka yang sudah tersaji dengan indah dan rapi di rak yang dapat dimanfaat oleh pengguna. Untuk itu pengadaan bahan pustaka sangat dibutuhkan pada perpustakaan karena melalui proses

pengadaan kita mengetahui dari mana buku yang tersaji di rak itu berasal dan bahan pustaka lainnya yang dimiliki sebuah perpustakaan.

Dalam memilih bahan pustaka, perpustakaan hendaknya memperhatikan tingkat aktualitas, keberadaan ide baru, dan kedalaman isi/pembahasan isi suatu buku. Perpustakaan mesti memilih buku-buku yang dapat memberikan pencerahan bagi pembaca.

Sadar akan hal itu Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai benar-benar selektif dalam memilih bahan pustaka yang akan disajikan, hak ini dikarenakan perpustakaan ini perpustakaan yang terdapat di lingkungan masyarakat umum. Dari hasil pengamatan penulis pengadaan bahan pustaka sebagian besar dilakukan dengan pembelian ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan apa yang cocok untuk pengguna yang bisa digunakan dan bermanfaat bagi masyarakat yang menggunkan jasa perpustakaan sebagai sarana tempat informasi.

Selain memberikan koleksi bahan pustaka yang tepat guna Pepustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga memudahkan pengguna untuk mecari informasi atau buku yang dicari dengan menyusunnya dengan baik dan rapi. Untuk memenuhi itu semua perpustakaan melakuakan penomoran pada punggung buku dengan menentukan nomor klasifikasi, dan berpedoman pada DDC edisi 21 meskipun sekarang sudah terbit DDC edisi 22. Selain itu dalam menentukan nomor klasifikasi pedoman yang digunakan adalah Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

Secara keseluruhan sistem kerumahtanggaan Pepustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai masih dialakukan secara manual. Hal ini dapat dilihat pada bagian peminjaman. Pengguna yang melakukan peminjaman harus mencatat nama pada buku peminjaman dan kartu buku. Selain itu pengatalogannya juga masih menggunakan kartu katalog. Tetapi pengguna tidak menggunakan kartu tersebut untuk melihat buku yang akan dipinjamnya. Melainkan pengguna menelusur langsung ke rak dan memilih bahan pustaka yang akan dipinjam. Selain itu, penyusunan bahan pustaka juga kurang rapi dan terkadang ada buku yang tidak pada kelasnya.

Hal ini juga disadari perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, ini dikarenakan perpustakaan juga masih banyak kekurangan dimana-mana terutama pada bahan pustaka yang terkadang tidak cocok oleh pengguna.

Dari uraian di atas, maka penulis tertarik untuk mengobservasi dan memaparkannya dalam bentuk kertas karya. Yang menjadi pokok pembahasan dalam

penulisan kertas karya nantinya adalah proses pengadaan dan masalah-masalah yang mungkin akan akan ditemukan dalam pengadaan bahan pustaka.

Berdasarkan uraian di atas, penulis menetapkan judul kertas karya ini adalah“ Sistem

Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai”.

1.2. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah

1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengadaan bahan pustaka di

perpustakaan umum Pemerintah kota Binjai.

2. Untuk mengetahui jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan umum

Pemerintah kota Binjai.

3. Untuk mengetahui kendala atau hambatan yang dihadapi dalam proses

pengadaan bahan pustaka di perpustakaan umum Pemerintah Kota Binjai.

1.3. Ruang lingkup Penulisan

Sesuai dengan uraian latar belakang yang telah dipaparkan dan judul yang telah ditetapkan, maka penulis membatasi tulisan ini dengan tujuan dapat sebagai pedoman penulisan. Adapun ruang lingkup penulisan kertas karya ini meliputi beberapa aspek yang berhubungan dengan koleksi perpustakaan, sistem pengadaan bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka dan proses seleksi bahan pustaka pada perpustakaan umum Pemerintah kota Binjai.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menetapkan metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagi berikut

1. Studi kepustakaan

Penulis mengumpulkan data melalui beberapa literatur dan beberapa sumber bacaan yang relevan dengan penulisan kertas karya ini.

2. Observasi

Penulis melihat dan mengamati langsung ke perpustakaan umum Pemerintah kota Binjai, terutama kebagian pengadaan.

3. Wawancara

Menanyakan langsung kepada pustakawan tentang segala aspek yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka.

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1. Perpustakaan Umum

2.1.1. Pengertian perpustakaan umum

Perpustakaan umum merupakan salah satu tempat dimana terdapat berbagai macam informasi bagi seluruh lapisan masyarakat. Adapun pengertian perpustakaan umum menurut Sutarno (2003 : 32) perpustakaan umum adalah : Lembaga pendidikan yang sangat demokratis karena menyediakan sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang dan tingkat sosial, umur dan pendidikan serta perbedaan lainnya.

Pendek kata perpustakaan umum memberikan layanan kepada semua orang, anak-anak, remaja, dewasa, pelajar, mahasiswa, pegawai, ibu rumah tangga, para usia lanjut, laki-laki maupun perempuan.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 46) “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum merupakan lembaga yang menyediakan informasi sesuai kebutuhan masyarakatnya, tanpa memandang status sosial dan didirikan dengan menggunakan dana umum

dengan tujuan dapat melayani kebutuhan informasi secara umum dan secara cuma-cuma dan saling menguntungkan satu sama lain.

2.1.2. Tujuan perpustakaan umum

Menurut buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 6) tujuan Perpustakaan Umum dibagi ke dalam tiga jenis tujuan sebagai berikut :

1. Tujuan Umum

Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan

kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang

berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat berada dalam jangkauan layanan, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.

2. Tujuan Fungsional

Tujuan fungsional dan tujuan khusus Perpustakaan Umum adalah :

a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca

khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan.

b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan

informasi.

c. Mendidik masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan

memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna. d. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri.

e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.

f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.

g. Meningkatkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah

yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.

h. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional yang

menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.

3. Tujuan Operasional

Tujuan operasional Perpustakaan Umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaluasi keberhasilannya.

Dalam Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (1991 : 46) dinyatakan bahwa Perpustakaan Umum mempunyai empat tujuan utama yaitu :

1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang

dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.

2. Menyediakan informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya

sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. Fungsi ini sering disebut sebagai fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat disebut sebagai pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup. Pendidikan seperti ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi umum. Perpustakaan nasional juga terbuka untuk umum namun untuk memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan, adakalanya harus melalui perpustakaan lain.

4. Bertindak sebagai agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan

pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni.

Dari kedua pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan umum adalah menyediakan segala informasi yang dibutuhkan oleh msyarakat yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat sehingga dapat menciptakan masyarakat yang berpendidikan tinggi sehingga tercipta masyarakat yang berkelakuan baik.

2.1.3. Fungsi perpustakaan umum

Sesuai dengan tujuan dari perpustakaan umum yang menjadikan masyarakat berpendidikan dan bermoral, perpustakaan juga dituntut dapat memberikan fungsi perpustakaan yang tepat guna bagi masyarakat umum. Menurut Sulistyo-Basuki (1993-27) perpustakaan umum berfungsi sebagai:

Sebagai sarana simpan karya manusia

1. Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya. 2. Fungsi Informasi

Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan. 3. Fungsi Rekreasi

Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan bacaan ini disediakan oleh perpustakaan

4. Fungsi Pendidikan

artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah 5. Fungsi Kultural

Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat.

2.1.4. Tugas perpustakaan umum

Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5), “Tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.

2.1.5. Ciri-ciri perpustakaan umum

Ciri-ciri perpustakaan umum menurut Sulistyo-Basuki (1992) ialah

1. Terbukan untuk umum artinya terbuka bagi siapa saja tanpa memandang

perbedaan jenis kelamin, agama, kepercayaan, ras, usia, pandangan politik dan pekerjaan.

2. Dibiayai oleh dana umum. Dana umum adalah dana yang berasal dari

masyarakat yang biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh pemerintah.

3. Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.

2.2. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka

Tugas pokok suatu perpustakaan adalah memberikan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna. Untuk mengadakan tugas tersebut perpustakaan harus didukung oleh koleksi yang lengkap, tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sehingga untuk melaksakan itu semua perpustakaan harus merancang semua keadaan pengadaan tersebut dengan baik.

Menurut Soetminah (1990 : 7) “Pengadaan koleksi adalah proses penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.”

Sedangkan menurut Sutarno (2006 : 174) “ Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi.

Selain pendapat di atas Pangaribuan (2009 : 1) “ Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan kerja dalam proses pengelolahan perpustakaan yang harus ditangani secara baik dan terarah”

Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun dan menyeleseksi bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati dan layak bagi para pengguna.

2.3. Tujuan pengadaan bahan pustaka

Pada saat ini banyak perpustakaan berdiri dan mengaku sebagai badan penyedia informasi profesional dan berkualitas. Namun, kenyataannya tidaklah demikian hanya sedikit perpustakaan yang menjalankan tugas-tugasnya dengan baik.

Menurut Philips (1992 : 6) dapat dilihat perpustakaan yang berkualitas dapat dilihat dengan cara memperhatikan program perpustakaan sebagai berikut:

1. Melakukan perbandingan koleksi dengan perpustakaan lain yang sejenis

dan seimbang.

2. Melakukan perbandingan koleksi dengan perpustakaan yang lebih besar

dan maju.

3. Melakukan evaluasi pada koleksi yang sudah tesedia dan dilayani pihak

perpustakaan pada pengguna

4. Melakukan program perbaikan pengembangan koleksi sesuai dengan hasil

evaluasi pengembangan koleksi

Selain pendapat di atas Perpustakaan Nasional RI, (2002 : 6) menyatakan bahwa setiap perpustakaan yang beroperasi harus melakukan program pengembangan koleksi dengan tujuan:

1. Melakukan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka.

2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.

3. Menetapkan skala prioritas pada bahan perpustakaan yang dikembangkan.

4. Mengadakan kerja sama dengan perpustakan pada pengadaan bahan pustaka

dan pelayanannya setiap unit perpustakaan.

5. Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.

2.4. Fungsi pengadaan bahan pustaka

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan pengguna ada didalam koleksi yang akan disajikan.

Pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan informasi kepada pengguna. Untuk itu perlu disadari oleh petugas, anggota staf, dan pemakai bahwa secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.

2.5. Pemilihan bahan pustaka

Pemilihan bahan pustaka adalah proses mengidentifikasi bahan-bahan pustaka yang akan di tambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka sangat penting dalam pengadaan bahan pustaka, karena pada kenyataan perpustakaan tidak mampu menyediakan dana dari anggaran yang tersedia untuk sejumlah buku yang terbit. Melalui tahapan pemilihan bahan pustaka diharapkan akan dapat menghasilkan pengadaan bahan pustaka yang baik dan sesuia dengan kebutuhan pengguna.

Pemilihan bahan pustaka dilakukan untuk memunuhi kebutuhan pengguna. Pemilihan bahan pustakan dimadsudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain ini diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Dengan adanya pemilihan bahan pustaka, maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai. Menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 431) faktor yang dipertimbangkan dalam pemilihan bahan perpustakaan adalah

1. Buku

Tahu tentang keadaan buku dipasaran (seberapa jauh buku yang tersedia dipasaran, bagaimana proyaksi mendatang, dan sebagainya)

2. Pemakai

Pustakawan harus memahami pemakai dan pandai menduga kemungkinan permintaan pemakai dalam berbagai bidang pengetahuan.

3. Sumber daya

Pustakawan mengetahui sumber daya ada, termasuk dana dan anggaran pengadaan buku, staf, buku yang tersedia, serta buku yang dapat dipinjam dari perpustakaan lain. Namum yang paling penting adalah dana.

Sedangkan menurut Soetminah (1992 : 76), bahan pustaka yang akan diadakan harus dipilih secara cermat disesuaikan dengan :

1. Minat dan kebutuhan pemakai

3. Kemajuan pengetahuan dan keyakinan jiwa dalam arti positif yang dibawanya.

4. Pustakawan yang memiliki kualitas dalam pelayanan.

Dari uraian di atas pustakawan harus mengetahui tentang bahan pustaka, memahami kebutuhan pengguna, dan mengetahui anggaran perpustakaan pengadaan bahan perpustakaan. Dan yang paling penting pustakawan harus menyusun daftar buku yang harus dipertimbangkan untuk di adakan pada pengadaan bahan pustaka.

2.5.1. Prinsip-prinsip seleksi pengadaan bahan pustaka

Persoalan yang sangat penting dalam seleksi menetapkan dasar pemikiran untuk kegiatan ini. Ini disebabkan karena prinsip penyeleksian bahan pustaka sangatlah penting dalam menunjang kemajuan suatu perpustakaan. Dalam hal ini peran seorang pustakawan sangat besar, karena menyeleksi bahan pustaka tidak gampang, butuh keahlian dan pengetahuan yang luas. Menurut Pangaribuan (2009 : 2), prinsip- prinsip dalam pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui tujuan dan fungsi perpustakaan, dan mengetahui

program-program yang akan dilaksanakan perpustakaan.

2. Mengetahui latar belakang pengguna perpustakaan, misalnya saapa

saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca angggota, minat dan penelitian yang sedang dan dilakukan, berapa banyak mereka menggubakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok lainnya.

3. Mengetahui keberadaan pemasaran buku baik nasional ,ataupun

internasioal.

4. Hendaknya personil pustakawan pengadaan bersikap netral dalam

menjalankan tugasnya, tidak bersikap mendua dalam memandang para pengguna perpustakaan dan kebutuhan mereka.

5. Menerapkan asa keseimbangan dalam pengelolaan anggaran

pengadaan bahan pustaka.

6. Menguasai sarana bibliografi yang digunakan dalam pemilihan bahn

pustaka.

7. Memperhatikan ketentuan pemerintah dan perundang-undangan yang

berkaitan dengan prosedur pengdaan barang atau jasa bagi kepeluan instansi pemerintah (peraturan yang saat ini berlaku adalah Kepres no.8 tahun 2003).

8. Memelihara tertib administrasi dari seluruh kegiatan pengadaan.

Sedangkan menurut Philipps (1992 : 12) bahwa prinsip seleksi bahan pustaka adalah :

1. Relevansi atau sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. 2. Beriorientasi pada pengguna.

3. Berpedoman pada kebutuhan pengguna

4. Informasi yang akan disediakan merupakan informasi yang terbaru dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

5. Menggunakan alat bantu seleksi yang tersedia

6. Kerja sama dengan berbagai pihak.

Selain pendapat di atas Soetminah (1992:76), menyatakan bahwa bahan pustaka harus dipilih sesuai dengan:

1. Minat dan kebutuhan pemakaian

2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkungan layanan perpustakaan 3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti positif

4. Bahan pustaka memenuhi kwalitas persyaratan.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa bahan pustaka termasuk sebagai pedoman pengadaan bahan pustaka, dan dihararapkan bahwa koleksi perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan.

2.5.2. Alat bantu pemilihan pengadaan bahan pustaka

Untuk melakukan pemilihan bahan pustaka ada sarana yang dapat membantu dalam proses tersebut yaitu alat bantu seleksi.

Menurut Pangaribuan (2009 : 8) jenis alat bantu seleksi yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Alat Bantu Seleksi

Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka yang dipilih atau tidak, karena informsi yang diberikan tidak terbatas pada data bibliografi saja, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat, tinjauan (riview) dengan panjang yang bervariasi.

Contoh alat bantu seleksi yaitu: a. Majalah tinjauan buku b. Rensensi buku di surat kabar

c. Katalog penerbit secara online pada web. 2. Alat Identifikasi dan Verifikasi

Yaitu alat bantu seleksi yang hanya menvantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu. Alat bnatu ini dipakai untuk mengetahui verifikasi, apaka judul, edisi, nama pengarang, harga dan lain-lain. Tepat dengan yang diinformasikan oleh pihak lain. Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah:

a. Katalog Penerbit

c. Bibliografi

d. Accession list,dan lain-lain.

Sedangkan menurut Darmono (2001), menyatakan alat bantu seleksi adalah sebagai berikut:

1. Katalog Penerbit dari berbagai Penerbit

Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan

luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku.

2. Tinjauan Buku

Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama.

3. Bibliografi Nasional Indonesia

Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintahan, laporan konferensi serta peta.

4. Daftar Buku IKAPI

Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan.

5. Resensi

Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televisi.

Dalam memilih bahan pustaka pihak perpustakaan harus menentukan alat bantu yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Hal ini agar mempermudah kerja pustakawan dalam menyediakan bahan pustaka yang akan di layangkan pada pengguna.

2.5.3. Pihak yang Berwenang melakukan Pengadaan Bahan Pustaka

Pihak yang melakukan pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan umum tidak hanya para pustakawan, melainkan pengguna yang menikmati fasilitas tersebut. Memang tidak mudah memilih dan menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan

kebutuhan umum para pengguna untuk itu para pustakawan harus melakukan riset tentang keadaan para pengguna yang akan menggunakan perpustakaan umum tersebut. Hal ini dilakukan agar saling melengkapi antara perpustakaan dan pengguna. Menurut Pangaribuan (2009 : 5) pihak yang berwenang dalam melakukan pemilihan bahan pustaka perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaan. 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja.

3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani.

4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi.

5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi.

6. Memahami berbagai kendala yang ada.

Sedangakan menurut Yulia (1993:27), pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut:

1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah

kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.

2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi

adalah dewan penasehat/penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.

3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang

melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.

4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi

adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.

2.6. Sistem Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka diperpustakaan merupakan hal yang sangat penting,sehingga diperlukan hal-hal yang mendukung agar pengadaan bahan pustaka bisa benar-benar terpenuhi dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Ada beberapa sistem yang dapat digunakan dalam mengadakan bahan pustaka.

Menurut Pangaribuan (2009: 1) sistem pengadaan bahan pustaka ialah sebagai berikut:

1. Pembelian

2. Hadiah dan deposit

Sistem tersebut dilakukan diadakan untuk lebih mengarahkan petugas untuk melaksanakan tugas pengadaan bahan pustaka secara tepat, baik dan sistematis.

Sedangkan menurut Akbar (2010 : 4) menyatakan sistem pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan:

1. Pembelian

2. Pemesanan

3. Hadiah atau sumbangan

4. Tukar-Menukar

5. Titipan

6. Penerbitan Sendiri.

2.6.1. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian

Pengadaan bahan pustaka dengan pembelian adalah cara yang sangat efektifbdan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu dibutuhkan anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku, dengan pembelian pustakawan bisa memilih bahan pustaka yang diinginkan dan yang cocok untuk para pengguna perpustakaan. Menurut Pangaribuan (2009 : 9) pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara antara lain:

1. Melalui Toko Buku

Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah pembelian relative kecil. Kekurangn yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di tokok buku. Disamping itu, tidak semua pesanan buku dari satu buku cenderung menerima pesanan dalam bentuk judul terbatas namun eksemplar dari pada banyak judul dengan pemesanan rata-rata satu eksemplar berjudul. Sedangkan keuntungan dan kemudahannya adalah kita dapat melakukan efesiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.

2. Melalui penerbit, baik dalam maupun luar negeri

Secara umum defenisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, penerbit, mengedit dan memprosesnya dalam bentuk buku. Pembelian buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini, perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan di adakan dapat dipesan langsung dapat penerbitnya. Menurut Pangaribuan (2009 : 9) cara pemesanan melalui penerbit adalah: a. Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan anda.

b. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut

c. Kirimkan daftar pesanan kepad penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaan buku-buku dan harga satunya.

d. Setelah diterima periksa dana yang tersedia

e. Lakukan pembayaran langsung atau melaui bank.

f. Bukti pembayaran melalui bank harus dikirimkan ke penerbit disertai

dengan surat pengantar.

g. Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus disimpan sebagai

bukti pembayaran.

h. Melalui agen buku (Jobber), baik dalam maupun luar negeri.

Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berpean sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka tebitan luar negeri. Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dan potongan harga dan penyimpanan dalam gudang besar dan menjualnya kepada toko buku dan perpustakaa. Pustakawan lebih menyukai pembelian melalui agen buku. Hal ini disebabkan beberapa alasannya, antara lain:

1. Dengan melalui agen buku, semua judul-judul yang berasal dari berbagai

penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku.

2. Agen buku tidah hanya menerima pesanan dari perpustakaan saja, tetapi

lebih dari satu mereka juga menindak lanjuti dengan membantu memenuhi memecahkan masalah yang mungkin timbul dalam transakasi pesan memesan.

Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksanakan dengan benar sehingga tidak terjadi pemborosan dana.

2.6.2. Pengadaan bahan pustaka melalui pemesanan

Pengadaan bahan pustaka melalui pemesanan merupakan proses pengadaan yang dilakukan oleh petugas pengadaan untuk memesan buku yang akan dibeli kepada pihak penerbit atau agen buku.

Menurut Yulia (1994 : 44) cara pemesanan bahan pustaka ialah

1. Petugas pengadaan mempersiapkan kartu pemesanan. Kartu pemesanan

dibuat dalam bentuk catalog ini bertujuan untuk memudahkan pengecekan lembaran permintaan.

2. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari

3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada.

4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku

untuk mendapat layanan.

5. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau check), sebesar jumlah

pembeliannya ,dan mintakan bukti pembayarannya beserta faktur pembeliannya

6. Beritahu pada pemesanan (misalnya pada staf pengajar), bahwa buku-buku

yang telah dipesan telah datang. Permintaan buku yang oleh satu dan lain hal tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberiathukan kepada pemesannya.

7. Untuk judul-judul yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut, perlu

dicarikan pda toko lain yang berada di kota tersebut, atau pada toko buku di kota lain yang terdekat.

Adapun pemesanan bahan pustaka melalui penerbit dan melalui agen. Pemesanan melalui penerbit biasanya hanya dilaukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Sedangkan, pemesanan melalui agen biasanya agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga (discount), dan menyimpannya dalam gudang besar , kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memeberikan pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan.

Adapun evaluasi terhadap agen buku oleh pustakawan biasanya memperhatikan beberapa hal yaitu :

1. Pelayanan ekstra

2. Potongan harga (discount)

3. Waktu pengiriman (delivery time)

4. Pemenuhan pemesanan

2.6.3. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah

Cara lain untuk menambah koleksi perpustakaan adalah melalui hadiah atau sumbangan. Cara ini memang mudah hanya saja perlu diperhitungkan dalam pengadaan koleksi bahan pustaka hal ini dikarenakan terkadang hadiah yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau koleksi sudah kadaluarsa. Sehubungan dengan ini penanganan hadiah harus tercantum dalam kebijakan pengembangan koleksi.

Menurut Soetminah (1992 : 72) Hadiah dapat diperoleh dengan cara:

Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah dalam perpustakaan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah dalam negeri atau luar negeri. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara lisan atau tulisan. Permintaan dengan cara lisan hendaknya dilakukan dengan tertulis melalui surat agar ada bukti yang jelas. Perpustakaan hendaknya memenfaatkan kesempatan ini untuk memperoleh hadiah terutama bahan pustaka yang langka.

Langkah langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan bahan pustaka adalah:

a. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta sebagai hadiah.

b. Mengirimkannya pada alamat yang akan dituju sebagai surat

permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta lampiran daftar yang telah disiapkan.

c. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan

dicocokkan dengan surat pengantarnya, apabila sudah cocok dapat langsung diinventarisasi.

d. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta

mengembalikan tanda terima kasih 2. Hadiah tidak atas permintaan

Suatu lembaga atau perseorangan sering memberikan hadiah bahan pustaka kepada suatu perpustakaan tanpa diminta. Hal ini dapat terjadi karena lembaga atau seseorang mempunyai bahan pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja memberi hadiah atau bantuan pada perpustakaan tertentu.

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan setelah menerima hadiah tersebut adalah :

a. Menyesuaikan bahan pustaka dengan surat pengantar dan

lampirannya.

b. Mengirimkan surat ucapan terma kasih dan mengembalikan surat

pengantar.

c. Menyeleksi bahan pustaka yang sesuai dengan tujuan, fungsi, serta ruang lingkup layanan perpustakaan, diinventarisasi, sedangkan yang tidak cocok dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain sebagai tukar menukar

2.6.4. Pengadaan bahan pustaka melalui Tukar-menukar

Pertukaran bahan pustaka disebagian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung diantara lembaga-lembaga, tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan kepada bagian pengadaan. Bisanya tukar menukar dapat dilakukan apabila bahan pustaka tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau jumlah eksemplar yang terlalu banyak. Tukar menukar dapat dilakukan jika ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakannya.

Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar menukar mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan, karena bahan pustaka yang diperoleh secara cum-cuma sepanjang bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pengguna.

Menurut Yulia (1994 : 56) adapun tujuan pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan sebagai berikut :

1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli

ditoko buku, atau tidak tersedia karena alasan lain.

2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpusakaan untuk

membuang buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.

3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar

peprustakaan khusunya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara formal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaa research(penelitian) yang besar.

Menurut Yulia (1994 : 58) sumber pertukaran ialah sebagai berikut : 1. Universitas /akademi yang berupa terbitan resmi, disertasi, atau

abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.

2. Pemerintah, berupa undang-undang, peraturan, lembaran negara,

program pemerintah, terbitan resmi lainnya. 3. Organisasi ilmiah dan profesi.

4. Perusahaan- perusahaan industri.

2.6.5. Pengadaan bahan pustaka melalui titipan

Menurut Perpustakaan Nasional RI (1992 : 17)Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatakan oleh pengguna.

Perpustakaan dapat memperkaya koleksinya dengan menerima titipan dari pihak lain. Penerimaan titipan haruslah bahan perpustakaan yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna dan harus ada kesepakatan antara pihak yang menitip dengan perpustakaan. Perpustakaan bertanggung jawab penuh atas bahan pustaka yang dititipkan walaupun bahan pustaka tersebut bukan sepenuhnya milik perpustakaan. Hal ini disebabkan karena pada suatu saat pemiliknya bisa mengambil bahan pustaka yang dititipkannya pada suatu saat dengan melalui prosedur dan perjanjian yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.

Menurut Soetminah (1992 : 74) langkah-langkah penerimaan bahan pustaka titipan adalah:

1. Pustaka beserta daftranya diterima, kemudian dicocokkan dan

apabila sudah cocok pustaka langsung dapat diinventarisasi dan di proses sampai dapat dipinjamkan.

2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang

dilengkapi dengan keteranagn seperti:

a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipan pada perpustakaan selama jangka waktu...x...tahun

b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai,

maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi lain.

c. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan

memperbaiki, tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya.

d. Setelah ketentuan itu disepakati, maka kedua belah pihak

menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan melalui titipan juga dimanfaatkan oleh pengguna dengan status tetap milik penitip.

2.6.6. Pengadaan bahan pustaka melalui Terbitan sendiri

Dalam Buku Pedoman Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 19), penerbit sendiri mencangkup:

1. Penerbit dan lembaga induk tempat perpustakaan berada:

a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan

(depository) semua penerbitan lembaga itu.

b. Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua

penerbit lembaga yang bersangkutan.

2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan Koleksi buletin, manual bibliografi, dan lain-lain.

Koleksi terbitan sendiri ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak ada dipasaran, sedangkan informasinya sangat penting bagi lembaga ilmiah lainnya. Untuk melengkapi koleksinya sebaiknya perpustakaan harus menghimpun semua bahan pustaka yang diterbitkan oleh perpustakaan induk dimana peprustakaan itu bernaung.

2.7. Inventarisasi bahan pustaka

Inventarisasi bahan pustaka merupakan langkah awal dalam langkah pemberian jati diri buku dan pendaftaran kedalam buku induk. Hal utama yang dilakukan sebelum kegiatan inventarisasi adalah melekukan pengecekan penerimaan bahan pustaka.

Menurut Massofa (2008), ”Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.

Sedangkan menurut Yulia (1993), Buku induk buku mempunyai fungsi yaitu :

1. Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.

2 Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.

3. Mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakan pada saat/tahun tertentu.

4. Untuk mengetahui judul-judul buku yang hilang.

5. Mengetahui jumlah koleksi buku menurut jenis, bahasa,

pembelian, hadiah, maupun berdasarkan tukar-menukar.

Selain pendapat di atas Soetminah (1992 : 81) menyatakan bahwa Kegiatan inventasisasi mencangkup :

1. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk

2. Memberi nomor induk /inventarisai setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.

3. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume, dan nomor edisi yang diterima.

4. Majalah yang dijilid diperlukan sebagai buku.

5. Memberi cap/stampel milik pada setiap buku, pada halaman yang telah ditentukan.

Contoh kepemilikan dan cap inventarisasi

Menurut Pangaribuan (2009:12-13), informasi yang dicantumkan pada pencatatan buku induk adalah

1. Nomor urut.

2. Tanggal penerimaan yaitu: Tanggal kapan buku tersebut diterima. Tanggal

ini dicantumkan pada setiap eksemplar buku yabg diinventarisasi.

3. Pengarang, nama pengarang ditulis setelah dibalik terlebih dahulu

sebagaimana dilakukan dalam pengatalogan. Apabila buku yang memiliki pengarang lebih dari satu, sebaiknya semua nama pengarang tersebut ditulis, tetapi jika nama pengarang lebih dari tiga orang, maka ditulis nama pengarang pertama diikuti dengan menambanhkan et.al atau dkk.

4. Judul buku, yaitu judul buku secara keseluruhan namun jika terlalu panjang dapat dipotong tanpa mengurangi arti judul tersebut dengan menambah tiga titik(...).

5. Tempat terbit/penerbit, yaitu tempat kota terbit dimana buku tersebut

diterbitkan dan oleh penerbit mana (tulis nama penerbitnya), isi dapat dilihat pada halaman judul. Dan tahun terbit, yaitu kapan (tahun berapa buku tersebut diterbitkan).

6. Asal/sumber perolehan. Dalam kolom ini dicatat dari mana buku berasal,

apakah dari hasil pembelian, hadiah, tukar menukar, dan sebagainya.

7. Bahasa. Untuk kolom ini dicantumkan bahasa agar dapat diketahui jumlah

buku yang berbahasa indonesia, inggris, dan bahasa asing lainnya. Hal ini dapat dibuat dengan menggunakan singkat I untuk bahasa indonesia, E untuk bahasa inggris, A untuk bahasa Asing diluar bahasa inggris.

Tgl diterima:... Asal dari :... Harga:... Tanda buku :... No.Induk:... Tgl. Invent:...

MILIK PEPRUSTAKAAN UMUM KOTA BINJAI

8. Nomor inventarisasi/induk, yaitu nomor inventarisasi, dimana setiap jilid/eksemplar buku diberi nomor sendiri.

9. Harga buku jika diketahui. Dapat dilakukan untuk buku-buku hasil pembelia. 10.Golongan (nomor klasifikasi), kolom ini dicatat setelah buku diperoses.

11.Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal yang dianggap perlu dan

belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan.

Contoh buku induk/inventarisasi Sumber : Pangaribuan (2009 : 13)

2.8. Jenis-Jenis Bahan Pustaka

Menurut Kohar, Ade (2003:6) koleksi perpustakaan adalah yang meliputi berbagai format bahan pustaka sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi. Sedangkan menurut

Pangaribuan (2009 : 2), jenis-jenis bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Karya cetak

2. Karya non cetak

3. Bentuk mikro

4. Karya dalam bentuk elektronik

5. Web (akses online)

2.8.1. Karya Cetak

Menurut Pangaribuan (2009:2), karya cetak adalah pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:

1. Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standart UNESCO tebal buku paling seeikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku fiksi, teks,dan rujukan.

2. Terbitan sendiri

Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Bahan pustaka yang termasuk terbitan bersri adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulan, dan sebagainya.

No Tgl No

Ind

Pengarang Jdl Impresum Asal

Bahasa Jlh No Kls

ket

2.8.2. Karya NonCetak

Karya noncetak sering dikatakan sebagai bahan non buku ataupun bahan pandang dengar.

Menurut Siregar (2010 : 16) yang termasuk dalam jenis bahan pustaka noncetak adalah:

1. Rekaman suara

Rekaman suara adalah bahan pustaka dalam betuk pita kaset dan pirangan hitam

2. Gambar Hidup dan Rekaman Video

Yang termasuk dalam betuk ini adalah film dan kaset video yang pada umumnya bersifat rekreasi.

3. Bahan Grafika

Ada dua jenis tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung seperti lukisan, bagan, foto dan gambar lukisan yang harus dilihat dengan bantuan alat seperti selid, transpransi dan film strip.

2.8.3. Bentuk Mikro

Menurut Siregar (2010 : 55) Bentuk mikro adalah koleksi perpustakaan yang merupakan alih media dari buku ke dalam mikro seperti mikro film dan mikro fice (carik mikro). Koleksi mikro hanya dapat dibaca dengan alat bantu yaitu mikro reader. Bentuk mikro juga dapat dicetak dengan alat yaitu mikro reader priter. Yang termasuk dalam jenis bentuk mikro adalah: 1. Mikro film

Bentuk mikro film dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm dan 35 mm.

2. Mikrofis

Bentuk mikro dalam lembara film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standard) dan 75 mm x 125 mm.

3. Mikroopaque

Bentuk mikro dimana informasinnya dicetak dalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukurannya sebesar mikrofis.

Sedangkan menurut Pangaribuan (2009:3), bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film an tidak dapat dibaca dengan mata biasa

melainkan harus memakai alat yang dinamakan micro-reader. Bahan

pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan dalam bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercangkup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya.

2.8.4. Dalam bentuk elektronik

Menurut Pangaribuan (2009: 3) Dalam perkembangan teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan kedalam media elektronik seperti pita

magnetik dan cakram atau disk. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer. Yang termasuk ke dalam kelompok ini adalah: disket, CD-ROM dll.

2.8.5. Web ( Akses online)

Web akses online adalah bahan dari bahan pengelola informasi lain yang dapat diakses dengan bentuk internet. Baik yang diperoleh secara cuma-cuma (gratis) maupun dengan pembelian. Bahan tersebut dihubungkan (link) dari perpustakaan digital kita.

2.9. Kebijakan pengadaan bahan pustaka

Kebijakan pengadaan bahan pustaka sangat penting hal ini dikarenakan untuk dapat mencapai hasil yang memuaskan dan mampu memenuhi keperluan pemakai secara efektif dan efisien. Maka dari itu untuk memenuhi itu semua kebijakan pengadaan bahan pustaka sebaiknya dirumuskan secara tertulis. Karena dengan adanya kebijakan pegadaan dapat memudahkan keja pustakawan untuk memilih bahan pustaka yang sebagai koleksi perpustakaan yang muktahir, up to date dan ampu memenuhi kebutuhan pengguna dengan baik.

Menurut Massofa (2008), menyatakan kebijakan pengembangan koleksi

berfungsi sebagai:

1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.

2. Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai,

administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya.

3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.

BAB III

SISTEM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UMUM PEMERINTAH KOTA BINJAI

3.1. Sejarah Singkat Pepustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Perpustakaan umum Pemerintah Kota Binjai berdiri sejak tahun 2007 dengan adanya PERDA No.19 tahun 2007. Sebelumnya perpustakaan hanyalah sebagai seksi yang berada dibawah naungan kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data Elektronik. Sebelunya pernah berada dinaungan Bagian Orta (Organisasi Tata Laksana Pemerintahan) itu hanya sebagai seksi yang berada disekariat walikota Binjai yang menempati ruangan 4 X 10 m. Namun sekarang sudah berubah menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai yang beralamat di Jalan Sudirman Sky Cros lantai V sejak desember 2008.

3.2. Visi dan Misi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Adapun visi dan misi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai adalah sebagai berikut :

1. Visi

Sesuai dengan pandangan para pustakawan di Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai yang mengartikan visi sebagai cara pandang jauh kedepan tentang kemana Instansi Pemerintah harus dibangun agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Dan gambran tentang keadaan masa depan yang diinginkan oleh Instansi Pemerintah. Dari pandangan ini maka Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai memiliki Visi yaitu :

”Budaya baca meningkat, arsip aman menuju SDM siap pakai.” 2. Misi

Guna mewujudkan visi yang telah ditetapkan, maka disusunlah Misi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai adalah sebagai berikut :

1. Menyediakan informasi dan literatur yang tepat, cepat dan akurat kepada pengguna.

2. Melaksanakan promosi dan pengembangan Perpustakaan dengan mitra kerja.

3. Melaksanakan kegiatan pembinaan dan pelayanan yang profesional. 4. Membina, mengembangkan dan mendaya gunakan semua jenis Perpustakaan.

5. Meningkatkan kemampuan pengelolaan Perpustakaan dan Arsip Daerah secara modern.

3.2.1. Tujuan Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Tujuan merupakan implementasi atau penjabaran misi dan merupakan sesuatu apa yang akan dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu tertentu yakni 1 (satu) sampai 5 (lima) tahu.

Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah :

1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dibidang Perpustakaan dan

Arsip.

2. Meningatkan sarana dan prasarana bidang kepustakawanan dan kearsipan

dalam upaya memenuhi kebutuhan informasi masyarakat.

3. Meningkatkan budaya baca masyarakat Kota Binjai.

3.2.2. Waktu pelayanan Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Waktu pelayanan atau jam buka pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota

Binjai adalah sebagai berikut:

Senin – kamis : Pukul 08.00 s/d 16.00 Wib

Jum’at : Pukul 08.00 s/d 15.30 Wib

Pada jam-jam inilah pengguna dapat menikmati layanan-layanan yang ada diperpustakaan umum Pemerintah Kota Binjai.

3.2.3. Struktur organisasi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Strukrur organisasi sangat diperlukan dalam organisasi untuk membantu proses kegiatan kerja. Dengan adanya struktur organisasi dapat diketahui tentang kedudukan, tugas serta tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam suatu organisasi atau Instansi.

Bagan Struktur Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Kepala kantor Perpustakaan dan Arsip kota Binjai

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai.

3.2.4. Tenaga Perpustakaan

Salah satu penunjang perpustakaan menjadi lebih baik ialah dengan adanya tenaga pustakawan yang menjalankan fungsi dan tugasnya masing-masing. Pustakawan merupakan orang yang berperan secara langsung dalam melaksanankan seluruh kegiatan yang ada diperpustakaan untuk itu tenaga pustakawan sangat penting bagi kelangsungan perpustakaan.Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai memiliki kurang lebih 19 (sembilan belas) pegawai baik yang berlatar belakang pustakawan maupun tidak.

Tabel – 1

Pegawai berdasarkan tugas/fungsi

No Tugas/ fungsi Jumlah pegawai

1. Tenaga teknis perpustakaan 13 orang

2. Tenaga administrasi 6 orang

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai.

Seksi Pengolahan dan pembinaan Perpustakaan

Seksi Pelayanan dan Refrensi

Seksi Pembinaan dan Pelayananan Kearsipan

Tabel- 2

Pegawai berdasarkan pekerjaan/jabatan

No Nama Pegawai Jabatan

1. Mukramah, S.Pd Kepala perpustakaan

2. Triyanti Saputri, S.Sos Kasubbag tata usaha

3. Sri Anggraini Kasi pengolahan dan

pembinaan perpustakaan

4. Ernawati Kasi pembinaan kearsipan

5. Nismah Br P, S.Sos Kasi pelayanan dan referensi

6. M. Affan, SE Staf

7. Verawaty P, Amd Staf

8. Obet Mesah Staf

9. Ulfa Husnah Untari Staf

10 Rustiana Staf

11. Nurdiayani Ismail Staf

12. Dewi Chairunnisa, Spdi Staf

13. Heni Tirtayani, SH Staf

14. Ihdar Mirza Staf

15. Lusi Afrida yanti Staf

16. T. Amelda Natasa Staf

17. Ricky Indrawan, SE Staf

19. Wuri Tesa Malinda Staf

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

3.2.5. Anggaran/Dana

Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah tersedianya dana. Sejumlah dana harus dipersiapkan untuk menunjang perpustakaan agar mampu memenuhi kebutuhan penggunanya. Anggaran dana pada Perpustakaan Umum Permerintah Kota Binjai diperoleh dari anggaran pemerintah setempat yang diterima setiap tahunnya.

3.2.6. Koleksi Perpustakaan

Koleksi perpustakaan hendaknya dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan tepat guna. Ini juga yang dilakukan oleh Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai untuk menuju SDM yang siap pakai. Dalam hal ini pustakawan harus benar-benar mengetahui bahan pustaka apa yang cocok bagi masyarakat Kota Binjai.

Koleksi yang terdapat pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai adalah sebagai berikut:

1. Buku

ketersediaan buku di perpustakaan lebih banyak dibandingkan dengan bahan koleksi lainnya. Sampai saat ini jumlah buku yang terdapat di perpustakaan adalah 6.902 judul dengan 1.0214 eksemplar, 295 judul untuk koleksi Referensi, dan 397 judul untuk koleksi anak. Adapun jumlah koleksi buku di Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai dapat dilihat pada tabel-3.

Tabel-3

Koleksi Buku yang terdapat di Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

No Nomor kelas Jumlah Judul

Buku

1. 000- General/karya umum 430

2. 100- Philosophy and psicology/filsafat dan psikologi 83

3. 200- Region/agama 1.166

4. 300- Social science/ilmu social 1.055

5. 400- Language/bahasa 998

6. 500- Natural science/ilmu murni 202

7. 600- Technology/applied science/teknologi/ilmu terapan 1.337

8. 700- The art/sport/seni/olahraga 420

9. 800- Literature/kesusastraan 457

10 900- Geography and history/georafi dan sejarah 754

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

2. Surat kabar

Perpustakaan berlangganan secara rutin beberapa surat kabar terbitan daerah dan kota. Adapun jenis surat kabar yang terdapat di Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai dapat dilihat pada tabel- 4

Tabel-4

Jenis koleksi Surat kabar yang terdapat di Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

No Judul

2. KPK Pos

3. Perjuangan

3. Peta

Peta yang terdapat di Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai adalah Peta Dunia dan Peta Indonesia yang bejumlah 2 (dua) eksemplar.

4. Foto

Foto yang terdapat diperpustakaan sebanyak 20 (dua puluh ) buah. Adapun jenis- jenis foto yang dikoleksi adalah foto-foto walikota Binjai sejak tahun 1947sampai dengan sekarang yaitu sebanyak 14buah. Selain itu juga terdapat foto-foto kunjungan studi banding pustakawan ke Perpustakaan daerah-daerah.

5. Kaset Video

Kaset vidio terdapat diperpustakaan sebanyak 50 (lima puluh) buah. Adapun jenis-jenis kaset vidio yang terdapat pada Perpustakaan Umum Pemeritah Kota Binjai adalah kaset video anak-anak belajar.

6. Koleksi Referensi

Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga memiliki beberapa koleksi referensi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Berikut ini adalah koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

a. Kamus

b. Peraturan perundang-undangan

c. Ensiklopedi

d. Atlas

7. Koleksi Anak

Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai memiliki ruang baca yang nyaman untuk anak dan koleksi untuk anak. Dan beberapa kaset video belajar untuk anak.

Dari keseluruhan koleksi yang ada diperpustakaan dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh para pengguna.

Sistem pelayanan Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai adalah terbuka. Sistem layanan terbuka disini dimana pengguna bisa memilih langsung buku yang diinginkannya ke rak buku. Pengguna dapat memeriksa sendiri buku, isi, ilustrasi dan sebagainya sebelum buku tersebut dipinjam.

3.3. Sistem Pengadan Bahan Pustaka

Salah satu pembinaan koleksi adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam memenuhi kebutuhan pengguna, perpustakaan harus melaksanakan pengadaan bahan pustaka secermat mungkin, sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Setiap perpustakaan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka mempunyai cara yang berbeda-beda, begitu pula dengan Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai mempunyai cara tersendiri dalam melakukan pengadaan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi di perpustakaan.

Pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara:

1. Pembelian

2. Sumbangan

3.3.1. Pembelian

Salah satu cara yang dilakukan dalam pengadaan bahan pustaka adalah dengan cara pembelian. Pembelian merupakan cara yang paling efektif dan yang paling mudah untuk dilakakuan demi kelancaran proses pengadaan bahan pustaka. Pembelian bahan pustaka merupakan salah satu cara yang banyak dilakukan oleh suatu perpustakaan. Pembelian adalah cara pengadaan bahan pustaka yang paling sering dilakukan oleh Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai. Pembelian bahan pustaka dilakukan setiap setahun sekali yang dananya diperoleh dari APBD kota Binjai.

Pembelian bahan pustaka dilakukan tidak hanya langsung datang ke toko buku, melainkan ke agen buku. Untuk buku yang dibeli langsung biasanya pustakawan membeli buku yang disesuaikan dengan keadaan pengguna atau masyarakat pada umumnya dimana perpustakaan bernaung dan berdiri, selain itu pustakawan juga memesan buku kepada agen, untuk memesan buku biasanya pustakawan memberikan

judul buku atau subjek dari buku yang akan dipesan. Dapat dilihat pada Tabel-5 buku yang dibeli oleh Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai pada tahun 2010 dari APBD kota Binjai.

Tabel-5

Daftar buku yang dibeli Perpustakaan Umum Pemerintah kota Binjai pada tahun 2010

No Judul Jumlah eksemplar

1. Seni dan budaya anak 200 eksemplar

2. Biografi 84 eksemplar

3. Geografi 93 eksemplar

4. Sastra dan bahasa 104 eksemplar

5. Sejarah 46 eksemplar

6. Ilmu pengetahuan umum 113 eksemplar

7. IPS 70 eksemplar

8. Perturan-peraturan 33 eksemplar

9. Komputer 13 eksemplar

10. Fiksi 150 ekemplar

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Jumlah buku yang dibeli oleh Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

3.3.2. Sumbangan atau Hadiah

Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah atau sumbangan. Pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai hadiah atau sumbangan bahan pustaka dapat diperoleh dengan cara hadiah atas permintaan.

Hadiah Atas Permintaan

Koleksi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga memperoleh hadiah atas permintaan dari berbagai perpustakaan. Proses yang dilakukan dalam mengajukan permintaan sumbangan bahan pustaka adalah:

1. Menyusun bahan pustaka yang akan diminatkan sebagai

hadiah.

2. Mengirimkan surat kepada alamat yang dimintai hadiah.

Permohonan dengan jelas kegunaannya, serta lampiran daftar yang telah disiapkan.

3. Apabila hadiah sudah diterima, hadiah harus dicocokkan

dengan hadiah yang kita minta, apabila sudah cocok dapat langsung diinventarisasi.

4. Mengirimkan surat ucapan terimakasih kepada pengirim.

Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga mendapat hadiah dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yaitu berupa Mobil untuk Perpustakaan Keliling Kota Binjai. Selain itu, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia juga memberikan hadiah berupa buku untuk Perpustakaan Keliling Kota Binjai yang dapat dilihat pada tabel-6.

Tabel -6

Bahan pustaka yang diperoleh dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

No Nomor kelas Jumlah per judul Jumlah eksemplar

1. 000- General/karya umum 11 22

2. 100- Philosophy and psicology/filsafat dan psikologi 3 6

3. 200- Region/agama 94 188

4. 300- Social science/ilmu social 57 114

5. 400- Language/bahasa 15 30

6. 500- Natural science/ilmu murni 49 98

7. 600- Technology/applied science/teknologi/ilmu

terapan

194 388

8. 700- The art/sport/seni/olahraga 28 56

9. 800- Literature/kesusastraan 81 162

10 900- Geography and history/georafi dan sejarah 19 38

Jumlah 551 1102

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

3.3.3. Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka

Dalam memilih bahan pustaka, Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai melihat langsung ke lapangan bagaimana keadaan umum masyarakat setempat, sehingga pustakawan bisa memilih bahan pustaka yang cocok untuk masyarakat setempat. Setelah didapat buku apa kira–kira yang cocok, biasanya pustakawan berpedoman pada katalog penerbit yang ada untuk melihat daftar buku. Walaupun ini jarang dilakukan oleh Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, tetapi Perpustakaan memiliki beberapa katalog penerbit diantaranya :

1. Katalog Penerbit Diva Press

Biasanya Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai lebih sering membeli buku langsung ke toko karena mereka menanggap itu lebih efektif, walaupun terkadang mereka memesan buku kepada pemborong. Untuk pemesanan Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai biasanya memberikan daftar list buku yang akan di beli dan biasanya dilihat dari katalog penerbit yang diberikan penerbit ke pada pihak perpustakaan. Biasanya didalam proses pemesanan pihak perpustakaan dan pihak pemborong melakukan perjanjian yang dimana isinya: Apabila buku yang di cari tidak ada dan tidak sesuai pihak perpustakaan bisa membatalkan pembelian dan bisa meminta buku dengan judul yang lain dengan harga yang sama.

3.3.4. Inventarisasi Bahan Pustaka

Inventarisasi bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap perpustakaan. Setiap bahan pustaka yang diterima baik melelui pembelian, dan hadiah/sumbangan dicatat kedalam buku induk/buku inventarisasi.

Berikut ini adalah contoh tabel inventarisasi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Tabel – 7

Inventarisai Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Tgl Nomor Pengarang Judul Kota

terbit

Penerbit Tahun No klas keterangan Judul Eks

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Cara pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan Umum Pemerintah Kota

Binjai adalah dengan cara pembelian dan hadiah/sumbangan.

2. Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

melihat langsung ke lapangan keadaan umum masyarakat setempat. Sehingga bahan pustaka yang dibeli sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

3. Jenis koleksi pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai terdiri dari

buku dan non buku.

4. Jumlah koleksi buku yang terdapat pada Perpustakaan Umum Pemerintah

Kota Binjai adalah sebanyak 6.902 judul dan 1.0214 eksemplar.

5. Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai menggunakan alat bantu

pemilihan bahan pustaka yaitu katalog penerbit.

6. Setiap buku yang berada di perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai di

inventarisasi.

4.2. Saran

Setelah membahas kegiatan pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, penulis ingin mengajukan beberapa saran sebagai masukan untuk Pepustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, anrata lain:

1. Pustakawan harus melengkapi sarana pemilihan bahan pustaka dengan

meminta katalog penerbit kepada penerbit buku, baik di dalam maupun di luar negeri.

2. Sebaiknya perpustakaan sudah terautomasi agar memudahkan pengadaan

bahan pustaka dan sistem temu balik informasi.

3. sebaiknya perpustakaan menyediakan form pemesanan buku untuk

mengetahui buku apa yang dibutuhkan oleh pengguna.

4. Sebaiknya alat bantu pemilihan bahan pustaka yang digunakan perpustakaan

Umum Pemerintah Kota Binjai tidak hanya katalog penerbit melainkan juga menggunakan bibliografi.

DAFTAR PUSTAKA

Akbar, Meidi Abdul. 2003. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Perpustakaan.(Online).

Akbar, Meidi Abdul. 2010. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Perpustakaan.(Online).

Darmono. 2001. Pengadaan Bahan Pustaka. Yogyakarta : UGM.

Departemen Pendidikan Nasional R.I 1992. Buku Pedoman Perguruan Tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional R.I.

Departemen Pendidikan Nasional R.I 2000. Buku Pedoman Perguruan Tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional R.I.

Kohar, Ade. 2003. Teknik Menyusun Kebijakan Pengembangan Koleksi

Perpustakaan. Jakarta: Pustakawan Madya-PDII LIPI.

Massofa, 2008. Pengadaan Bahan Pustaka. http://massofa.wordpress.com

Pangaribuan, Syakirin. 2009. Pengadaan Bahan Pustaka. Medan : USU press. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 1999. Jakarta : Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 2000. Jakarta : Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan.

Philipps, Eva. 1992. Membina Perpustakaan.Jakarta : Pusat Dokumentasi dan

Informasi Ilmiah.

Siregar, Belling. 2010. Pengatalongan Bahan Buku Khusus Bahan Audio Visual.

Medan : Universitas Sumatera Utara.

Soetminah. 1992. Pepustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta :

Kanisius

Soetminah. 1994. Pepustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta :

Kanisius.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sulistyo-Basuki. 1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama.

Sutarno, N.S. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. Sutarno, N.S. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. Yulia, Yuyu. 1994. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas terbuka

3.3.2. Sumbangan atau Hadiah

Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah atau sumbangan. Pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai hadiah atau sumbangan bahan pustaka dapat diperoleh dengan cara hadiah atas permintaan.

Hadiah Atas Permintaan

Koleksi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga memperoleh hadiah atas permintaan dari berbagai perpustakaan. Proses yang dilakukan dalam mengajukan permintaan sumbangan bahan pustaka adalah:

1. Menyusun bahan pustaka yang akan diminatkan sebagai hadiah.

2. Mengirimkan surat kepada alamat yang dimintai hadiah. Permohonan dengan jelas kegunaannya, serta lampiran daftar yang telah disiapkan.

3. Apabila hadiah sudah diterima, hadiah harus dicocokkan dengan hadiah yang kita minta, apabila sudah cocok dapat langsung diinventarisasi.

4. Mengirimkan surat ucapan terimakasih kepada pengirim.

Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai juga mendapat hadiah dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yaitu berupa Mobil untuk Perpustakaan Keliling Kota Binjai. Selain itu, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia juga memberikan hadiah berupa buku untuk Perpustakaan Keliling Kota Binjai yang dapat dilihat pada tabel-6.

Tabel -6

Bahan pustaka yang diperoleh dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

No Nomor kelas Jumlah per judul Jumlah eksemplar

1. 000- General/karya umum 11 22

2. 100- Philosophy and psicology/filsafat dan psikologi 3 6

3. 200- Region/agama 94 188

4. 300- Social science/ilmu social 57 114

5. 400- Language/bahasa 15 30

6. 500- Natural science/ilmu murni 49 98

7. 600- Technology/applied science/teknologi/ilmu terapan

194 388

8. 700- The art/sport/seni/olahraga 28 56

9. 800- Literature/kesusastraan 81 162

10 900- Geography and history/georafi dan sejarah 19 38

Jumlah 551 1102

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

3.3.3. Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka

Dalam memilih bahan pustaka, Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai melihat langsung ke lapangan bagaimana keadaan umum masyarakat setempat, sehingga pustakawan bisa memilih bahan pustaka yang cocok untuk masyarakat setempat. Setelah didapat buku apa kira–kira yang cocok, biasanya pustakawan berpedoman pada katalog penerbit yang ada untuk melihat daftar buku. Walaupun ini jarang dilakukan oleh Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, tetapi Perpustakaan memiliki beberapa katalog penerbit diantaranya :

1. Katalog Penerbit Diva Press 2. Katalog Penerbit Kawan-Pustaka

Biasanya Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai lebih sering membeli buku langsung ke toko karena mereka menanggap itu lebih efektif, walaupun terkadang mereka memesan buku kepada pemborong. Untuk pemesanan Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai biasanya memberikan daftar list buku yang akan di beli dan biasanya dilihat dari katalog penerbit yang diberikan penerbit ke pada pihak perpustakaan. Biasanya didalam proses pemesanan pihak perpustakaan dan pihak pemborong melakukan perjanjian yang dimana isinya: Apabila buku yang di cari tidak ada dan tidak sesuai pihak perpustakaan bisa membatalkan pembelian dan bisa meminta buku dengan judul yang lain dengan harga yang sama.

3.3.4. Inventarisasi Bahan Pustaka

Inventarisasi bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap perpustakaan. Setiap bahan pustaka yang diterima baik melelui pembelian, dan hadiah/sumbangan dicatat kedalam buku induk/buku inventarisasi.

Berikut ini adalah contoh tabel inventarisasi Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai

Tabel – 7

Inventarisai Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai Tgl Nomor Pengarang Judul Kota

terbit

Penerbit Tahun No klas keterangan Judul Eks

Sumber : Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Cara pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai adalah dengan cara pembelian dan hadiah/sumbangan.

2. Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai melihat langsung ke lapangan keadaan umum masyarakat setempat. Sehingga bahan pustaka yang dibeli sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. 3. Jenis koleksi pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai terdiri dari

buku dan non buku.

4. Jumlah koleksi buku yang terdapat pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai adalah sebanyak 6.902 judul dan 1.0214 eksemplar.

5. Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka yaitu katalog penerbit.

6. Setiap buku yang berada di perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai di inventarisasi.

4.2. Saran

Setelah membahas kegiatan pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, penulis ingin mengajukan beberapa saran sebagai masukan untuk Pepustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai, anrata lain:

1. Pustakawan harus melengkapi sarana pemilihan bahan pustaka dengan meminta katalog penerbit kepada penerbit buku, baik di dalam maupun di luar negeri.

2. Sebaiknya perpustakaan sudah terautomasi agar memudahkan pengadaan bahan pustaka dan sistem temu balik informasi.

3. sebaiknya perpustakaan menyediakan form pemesanan buku untuk mengetahui buku apa yang dibutuhkan oleh pengguna.

4. Sebaiknya alat bantu pemilihan bahan pustaka yang digunakan perpustakaan Umum Pemerintah Kota Binjai tidak hanya katalog penerbit melainkan juga menggunakan bibliografi.

DAFTAR PUSTAKA

Akbar, Meidi Abdul. 2003. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Perpustakaan.(Online).

Akbar, Meidi Abdul. 2010. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Perpustakaan.(Online).

Darmono. 2001. Pengadaan Bahan Pustaka. Yogyakarta : UGM.

Departemen Pendidikan Nasional R.I 1992. Buku Pedoman Perguruan Tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional R.I.

Departemen Pendidikan Nasional R.I 2000. Buku Pedoman Perguruan Tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional R.I.

Kohar, Ade. 2003. Teknik Menyusun Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Jakarta: Pustakawan Madya-PDII LIPI.

Massofa, 2008. Pengadaan Bahan Pustaka. http://massofa.wordpress.com Pangaribuan, Syakirin. 2009. Pengadaan Bahan Pustaka. Medan : USU press. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 1999. Jakarta : Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 2000. Jakarta : Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan. Philipps, Eva. 1992. Membina Perpustakaan.Jakarta : Pusat Dokumentasi dan

Informasi Ilmiah.

Siregar, Belling. 2010. Pengatalongan Bahan Buku Khusus Bahan Audio Visual. Medan : Universitas Sumatera Utara.

Soetminah. 1992. Pepustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius

Soetminah. 1994. Pepustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sulistyo-Basuki. 1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sutarno, N.S. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. Sutarno, N.S. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. Yulia, Yuyu. 1994. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas terbuka