10
jadwal, data karyawan, department, user, validasi laporan, data absensi, gaji dan juga penggajian. Gambar 5 adalah class diagram sistem penggajian PT. BNI.
Gambar 5. Class diagram penggajian
IV. Hasil dan Pembahasan
Dengan adanya sistem informasi penggajian yang telah dimodifikasi, perusahaan dapat menggunakan sistem sesuai kebutuhan perusahaan. Sistem informasi penggajian ini berisi proses
data dan informasi lengkap mengenai sistem absensi, data karyawan dan juga penggajian karyawan. Dengan adanya sistem informasi penggajian ini membuat alur kerja karyawan
menjadi lebih teratur, dengan proses awal yaitu karyawan melakukan absen sampai pada gaji
11
dibagikan kepada karyawan, semua proses menjadi terorganisir dan juga lebih efektif serta efisien. Tahap pertama dalam proses pengolahan gaji dibutuhkan data karyawan, pengambilan
data karyawan dari sistem yang sebelumnya menggunakan flashdisk dan selanjutnya diimport kedalam sistem yang baru selain itu juga dapat diinpukan secara manual, setelah data karyawan
masuk kedalam sistem yang baru maka dapat dilakukan tahap-tahap selanjutnya. Identitas karyawan dan seluruh data karyawan juga terdapat pada halaman ini, pada halaman ini pihak
HRD dapat menambah, mengubah, menghapus dan juga melihat data karyawan yang ada. Fungsi-fungsi tersebut digunakan untuk mengolah data karyawan jika ada karyawan yang
mengundurkan diri, ada karyawan baru maupun memperbaiki kesalahan-kesalahan pada data karyawan yang sudah ada. Pihak HRD memiliki hak akses penuh pada data kayawan dan
menjadi satu-satunya aktor yang dapat mengakses data karyawan. Halaman modul-modul yang terdapat pada sistem infomasi penggajian ini dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. Halaman home admin
Selanjutnya adalah halaman data karyawan, pada halaman ini terdapat data mengenai karyawan seperti nama, kode karyawan, alamat, HP dan data-data lain seperti pada gambar 7.
Gambar 7. Halaman data karyawan
12
Tahap kedua dalam proses pengolahan gaji dibutuhkan data absensi karyawan, karyawan melakukan absensi dengan menggunakan smart card sebagai id card masing-masing karyawan
yang harus dilakukan saat masuk kerja dan pulang kerja. Semua data absensi yang telah dilakukan semua karyawan akan otomatis masuk kedalam sistem dan tersimpan pada tabel
absensi pegawai yang nantinya akan diolah untuk data penggajian karyawan. Dengan sistem absensi ini maka waktu untuk membuat laporan absensi pun jadi lebih singkat dari pada
sebelumnya yang harus diinputkan satu-persatu, selain itu data menjadi akurat dan tidak ada lagi kecurangan yang terjadi pada sistem absensi karena absensi tidak dapat diubah-ubah lagi. Pada
sistem informasi penggajian ini yang memiliki hak akses pada modul absensi hanya karyawan, HRD dan juga manajer perusahaan.
Absensi akan dilakukan dengan menggunakan smart card agar menanggulangi kecurangan pada sistem absensi. Karyawan melakukan kewajiban absen karyawan dan tidak memiliki hak
akses lain pada modul absensi, sedangkan pihak HRD memiliki hak akses pada data absensi semua karyawan yang ada, namun hak yang diberikan hanya sebatas memeriksa data absensi
apakah ada karyawan yang lupa absen atau tidak, HRD tidak memiliki hak akses untuk mengubah atau menambah data absensi guna menanggulangi proses kecurangan dalam absensi
dan yang terakhir yaitu manajer, manajer memiliki hak akses yang sama dengan HRD yaitu memeriksa data absensi karyawan, data absensi karyawan memang tidak banyak berhubungan
dengan manajer perusahaan namun semua laporan harus diketahui oleh manajer agar jika nantinya terjadi masalah maka data-data tersebut dapat digunakan untuk menjadi dasar
pengambilan keputusan yang tepat. Pada laporan absensi data-data karyawan yang ditampilkan dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Halaman laporan absensi
Komponen penerimaan yang dibutuhkan dalam sistem ini adalah gaji pokok, insentif dan tunjangan. Gaji pokok merupakan hak karyawan atas hasil kerja yang dilakukan. Perusahaan
memberikan gaji pokok sesuai ketentuan pemerintah yang berlaku yaitu UMP Upah Minimum Pegawai ada pula karyawan yang menerima gaji pokok diatas UMP karena kinerja yang
memuaskan dan kesetiaan terhadap perusahaan. Insentif dan tunjangan merupakan imbalan tambahan bagi karyawan atas kinerja karyawan yang memuaskan sehingga pimpinan perusahaan
memberikan upah lebih atas kinerja karyawan termasuk juga hasil lembur apabila ada. Selain itu
13
juga ada uang makan yang perbulan setiap karyawan mendapat Rp 150.000, dan juga uang jabatan Rp 100.000 untuk jabatan-jabatan tertentu saja dan memenuhi kualifikasi. Untuk cara
menghitung uang lembur yaitu :
4
Selain komponen penerimaan juga terdapat komponen potongan, yang termasuk komponen potongan adalah potongan absen, dan juga pajak. Potongan absen adalah potongan gaji yang
dilakukan karena karyawan tidak hadir atau ijin, potongan absen dilakukan dengan cara :
5
Selanjutnya yaitu potongan pajak, potongan pajak yang dilakukan hanya potongan untuk BPJS sebesar Rp 59.500. Pada PT. Bayuadji Nusantara Industries juga terdapat bonus THR
Tunjangan Hari Raya yang diberikan saat hari raya Idul Fitri berupa gaji normal satu bulan yang biasa disebut dengan gaji bulan 13 yang diberikan untuk menunjukan apresiasi perusahaan
kepada karyawan atas kinerja kerja dan juga kesetiaan terhadap perusahaan selama ini. Dan apabila ada karyawan tetap yang melakukan cuti maka karyawan tersebut tetap akan menerima
gaji satu bulan penuh.
Tahap selanjutnya adalah penghitungan gaji karyawan yang diolah menggunakan data karyawan dan juga data absensi dalam satu bulan, pada tahap ini output yang keluar antara
karyawan satu dengan karyawan lain akan berbeda mengacu kepada absensi dan juga insentif masing-masing karyawan. Selain insentif dan juga absensi ada pula uang jabatan, tidak semua
jabatan memiliki uang jabatan karena alasan tertentu dan juga SOP dari perusahaan. Beberapa contoh jabatan yang memiliki uang jabatan adalah manajer keuangan, HRD, kepala bagian. Hasil
penghitungangaji karyawan dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Halaman gaji karyawan
4
Beny Setiawan selaku keuangan PT. BNI pada tanggal 11 Maret 2015
5
Beny Setiawan selaku keuangan PT. BNI pada tanggal 11 Maret 2015
14
Bagian output dalam modul penggajian yaitu slip gaji yang akan diterima karyawan. Slip gaji akan tercetak berdasarkan perhitungan dengan sistem penggajian yang telah dimodifikasi
sesuai kebutuhan perusahaan. Slip gaji akan dicetak oleh bagian keuangan dan akan diberikan kepada karyawan yang akan menerima gaji. Pada slip gaji karyawan akan mengetahui pula
sistem perhitungan gaji miliknya dan memeriksa apakah gaji yang diterima sama dengan yang telah dilakukan dalam sebulan ini, contoh slip gaji yang menjadi output dari sistem penggajian
ini yaitu pada Gambar10.
Gambar 10. Slipgaji karyawan
Sistem penggajian ini selain untuk mempermudah sistem perhitungan gaji juga mempermudah semua karyawan dengan melakukan absensi secara mudah, cepat dan akurat yaitu
dengan scan smart card saja otomatis data akan langung terinputkan kedalam sistem dan tersimpan pada tabel absensi karyawan. Selain itu dengan adanya sistem ini juga memudahkan
semua karyawan dalam memeriksa jadwal mereka masing-masing dengan cara scan smart card dan akan muncul beberapa pilihan yang salah satunya untuk melihat jadwal kerja karyawan, dan
yang paling penting, kekeliruan data lembur karyawan berupa jam lembur yang tidak cocok dengan lembur yang dilakukan akan teratasi dengan sistem penggajian yang baru karena masing-
masing karyawan dapat memeriksa jam lemburnya. Dengan demikian tidak akan ada lagi kekeliruan data lembur karyawan. Pada Gambar 11.a adalah tampilan jadwal dan pada gambar
11.b adalah tampilan jam lembur karyawan.
Gambar 11.a Halaman jadwal karyawan, b Halaman lembur karyawan
15
Dari semua proses yang ada tentunya menghasilkan laporan-laporan yang harus disetujui oleh manajer agar dapat dilakukan proses yang selanjutnya. Pada sistem penggajian ini juga
merangkup hal itu, dengan adanya sistem penggajian yang baru maka akan mempermudah sistem validasi laporan kepada manajer karena tidak perlu lagi print laporan dan ditunjukan
kepada manajer namun cukup dengan manajer melihat laporan yang dibutuhkan, dan jika ada kesalahan atau hal lain maka manajer tinggal memberikan koreksi seperti yang seharusnya pada
kolom komentar dan bagian yang dituju akan memperbaiki laporan yang sebelumnya, dengan adanya sistem validasi laporan yang seperti ini tentunya akan lebih memudahkan semua bagian.
Berikut adalah tampilan laporan-laporan yang diperiksa oleh manajer, pada Gambar 12.a validasi laporan absensi karyawan, Gambar 12.b adalah validasi laporan gaji karyawan.
Gambar 12.a. Validasi laporan absensi karyawan
Gambar 12.b. Validasi laporan gaji karyawan
Hasil dari wawancara setelah adanya sistem penggajian yang baru PT. Bayuadji Nusantara Industries mengalami keuntungan dalam mengolah data dan sistem ini dapat menyelesaikan
kendala perusahaan seperti: proses penghitungan gaji yang dilakukan satu-persatu yang menjadikan proses tersebut memakan waktu yang cukup lama kini dapat teratasi karena dengan
menggunakan sistem penggajian yang baru proses penghitungan gaji karyawan tidaklah satu- persatu dan tidak memakan waktu lama, terlambatnya pembagian gaji karyawan kini juga
tentunya tidak terjadi lagi, kesalahan perhitungan gaji karyawanpun dapat teratasi karena sistem yang akan bekerja bukan lagi user, terlambatnya laporan-laporan kepegawaian dan juga beberapa
kesalahan dalam proses penggajiantelah teratasi karena laporan tidak lagi manual. Selain itu pada proses absensi yang sering terjadi kecurangan seperti karyawan mengubah jam absensinya
sekarang tidak akan terjadi lagi karena data absensi tidak dapat diubah lagi, dan yang terakhir perbedaan perhitungan jam lembur antara karyawan dengan staf yang sering terjadi pun dapat
16
teratasi karena absensi menggunakan smart card dan karyawan dapat memeriksa kapan pun dibutuhkan. Pengujian system dilakukan dengan menggunakan metode black box dan data
pengujian ditampilka pada Gambar 13.
Kelas Uji Yang diharapkan
Hasil Pengamatan Kesimpulan
