2
PT. BNI didirikan oleh Mayjend TNI Purn Sumpono Bayuadji dan mulai beroperasi sejak tahun 1995. PT. Bayuadji Nusantara Industries memproduksi dan mendistribusikan air minum
dalam kemasan dengan merek JAVA. Ada 4 empat jenis kemasan AMDK yang diproduksi dan didistribusikan saat ini, yaitu: Cup 240 ml, Botol 600 ml, Botol 1500 ml, dan Galon 19 liter.
Lingkungan pabrik JAVA sangat mendukung dalam proses produksi dan pengemasan langsung air minum dan proses produksi berasal dari mata air dalam satu area pabrik 15m antara mata air
dengan proses mesin produksi
1
. Selama ini sistem informasi penggajian yang ada pada PT. Bayuadji Nusantara Industries
masih bisa dikatakan secara manual, karena pemrosesan gaji karyawan masih dilakukan dengan microsoft excel saja dan SDM yang ada juga baru menguasai penggunaan microsoft excel secara
sederhana. Dengan jumlah karyawan yang cukup banyak dan proses penghitungan gaji yang dilakukan satu-persatu tentunya menjadikan proses tersebut memakan waktu yang cukup lama,
sehingga sering terjadi beberapa kendala dalam proses penggajian seperti terlambatnya pembagian gaji karyawan, kesalahan perhitungan gaji karyawan, terlambatnya laporan-laporan
kepegawaian. Selain itu pada proses absensi juga sering terjadi kecurangan yaitu sering terjadi perbedaan perhitungan jam lembur antara karyawan dengan staf keuangan dan sering terjadi
kecurangan pada input absensi karyawan. Pasalnya selain gaji pokok, masih ada banyak hal yang menjadi bahan pertimbangan perhitungan gaji seorang karyawan, mulai dari jam lembur, cuti,
tunjangan hari raya, pajak penghasilan dan lain sebagainya. Itulah yang membuat keberadaan program penggajian harus dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk menghitung besaran gaji
karyawan secara tepat.
Dengan permasalahan tersebut maka penelitian ini akan menghasilkan sistem informasi penggajian dengan sistem absensi menggunakan smart card, karena dengan sistem absensi smart
card akan dapat mengurangi kecurangan-kecurangan yang selama ini sering terjadi dalam sistem absensi dan juga guna untuk menginputkan data absensi karyawan secara otomatis kedalam
sistem penggajian ini, selain itu dengan menggunakan smart card nantinya karyawan dapat memeriksa setiap saat jam dan juga gaji lembur yang sudah dilakukan, selain itu karyawan juga
dapat memeriksa jadwal jam kerja nya kedalam sistem yang ada. Dengan adanya sistem informasi penggajian ini laporan-laporan karyawan dan perhitungan gaji tentunya dapat
dilakukan dengan lebih cepat sehingga gaji dapat diberikan sesuai tanggal dan tidak akan terjadi masalah seperti sebelumnya. Dengan demikian aplikasi yang dirancang tidak hanya memberi
keuntungan dalam mengelola data yang ada menjadi sebuah informasi namun dengan pemanfaatan sistem informasi diharapkan akan menambah efektifitas dan efisiensi dalam
penghitungan data-data penggajian karyawan. Untuk mengatasi kendala dalam proses penggajian dan karena keuntungan yang didapatkan tersebu
t maka penelitian ini berupa “Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada PT. Bayuadji Nusantara Industries
”.
II. Tinjauan Pustaka
Penelitian tentang Sistem Informasi Penggajian telah banyak dilakukan sebelumnya dan menjadi referensi dalam penelitian ini. Contoh penelitian-penelitian yang sebelumnya yaitu
1
Kusmana, S.Pd selaku Manager PT. BNI pada 11 Maret 2015
3
Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai membahas tentang sistem informasi penggajian pegawai dan memberikan informasi tentang gaji pegawai [4].
Sistem perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah ini dikembangkan dengan menggunakan beberapa software yakni visual basic 6.0 dan Crystal
Report, persamaan dengan penelitian ini adalah sama-sama menggunakan Crystal Report tapi aplikasi yang digunakan untuk membuat modul penggajiannya dengan teknologi yang berbeda
dan pemodelan sistemnya juga menggunakan cara yang berbeda.
Penelitian yang kedua yaitu Sistem Informasi Penggajian Karyawan PT. Surya Utama Nusaparka Semarang [14], penelitian ini menggunakan Microsoft Access 2000 dan bahasa
pemrograman Visual Basic yang merupakan aplikasi basis data popular yang sangat memperhatikan kemudahan pemakaian, fleksibel, dan integrasi dengan program aplikasi lainnya,
kemudahan kerja pada sistem jaringan serta pemanfaatan secara optimal fasilitas yang terdapat pada internet dan intranet, persamaan dengan penelitian yang akan dilakukan adalah sama-sama
menggunakan Crystal Report unuk hasil slip gajinya namun aplikasi dan teknologi yang dipakai juga berbeda.
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan
jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana buruh. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang dihasilkan [6]. Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial dan administratif. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode perbulan.
Sedangkan istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada keryawan lapangan baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik. Sedangkan tarif upah biasanya diekspresikan secara
perminggu atau perjam [7]. Berikut adalah pengertian gaji menurut para ahli, 1. Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan
maupun karyawan pelaksana [6], 2. Gaji adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pemimpin- pemimpin, pengawas-pengawas, karyawan tata-usaha dan karyawan-karyawan kantor serta para
manajer lainnya. Jumlah pembayaran gaji biasanya ditetapkan secara perbulan [8]. Komponen Gaji mencakup semua pengeluaran yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk pekerja dan di
terima atau dinikmati pekerja baik secara langsung, rutin atau tidak langsung [9].
Didalam penggajian terdapat beberapa prosedur mengenai gaji, yaitu:1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 2. Prosedur pencatatan waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar gaji
dan upah. 4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. 5. Prosedur pembayaran gaji dan upah. Selain itu penggajian menurut fungsi gaji bukan hanya membantu manajer personalia dalam
menentukan gaji yang adil dan layak saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu: 1. Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi. 2. Untuk mendorong
pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi. 3. Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang [10].
Pembuat pertama kali teknologi awal smart card adalah orang Jepang bernama Kunitaka Arimura pada tahun 1970. Smart card sering disebut sebagai chip card atau integrated circuit
IC card. Keunggulannya adalah smart card tidak perlu mengakses semua data di database yang terletak diserver karena sudah ada sebagian data yang tersimpan di kartu. Sedangkan
4
memory card adalah smart card yang dipasangi memory silicon tanpa microprocessor. Fungsi dasar suatu smart card adalah untuk mengidentifikasi card holder ke sistem komputer. Card
holder disini adalah pemilik asli kartu tersebut. Contact smart card memiliki chip kecil keemasan pada kartu, saat dibaca oleh reader, chip tersebut melakukan kontak dengan konektor
yang dapat membaca informasi dari chip, dan dapat menuliskan informasi kembali kedalam chip. Beberapa jenis smart card masa kini memiliki chip microprocessor serta memory didalamnya
sehingga smart card itu sendiri mampu menjalankan berbagai aplikasi seperti memproses data, melakukan proteksi terhadap data, serta melakukan proses otentifikasi. Contactlless smart card
merupakah salah satu teknologi absensi yang sering dipakai pada perusahaan saat ini, karena sistem proses menyimpan data absensi karyawan dengan menggunakan teknologi contactless
smart card mempunyai kelebihan yaitu memudahkan proses penyimpanan data absensi karyawan secara struktur, dan memudahkan proses absensi secara cepat, serta mengurangi
terjadinya kesalahan pada data absensi karyawan, cara penggunaanya cukup mudah, kartu tinggal di sentuhkan pada reader.
Basic salary adalah bentuk gaji bulanan yang sifatnya biaya tetap, yang tidak tergantung kepada produk yang dihasilkan, besar atau kecil produk tidak berpengaruh kepada besarnya
biaya yang dikeluarkan. Dasar yang digunakan untuk menentukan basic salary adalah: pangkat, golongan, tingkat pendidikan, lama kerja, jabatan dan sebagainya. Tujuan dari basic salary
adalah untuk keamanan artinya sebatas memenuhi kebutuhan dasar seseorang karyawan saja. Kemudian, terdapat insentif yaitu tambahan pendapatan bagi karyawan yang sangat bergantung
kepada produk yang dihasilkan, semakin besar produk semakin besar insentif. Dasar yang digunakan bermacam-macam misalnya berdasarkan kinerja karyawan, atau berdasarkan posisi
karyawan. Tujuannya adalah untuk merangsang kinerja dan motivasi karyawan. Lalu yang terakhir adalah bonus yang merupakan penghargaan dari organisasi bagi karyawan yang
berprestasi, biasanya diberikan pada akhir tahun, atau penghargaan kepada seluruh karyawan. Tujuannya adalah untuk memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi atau
kesejahteraan karyawan reward. Untuk bonus biasanya pada saat hari raya Idul Fitri diberikan tunjangan hari raya yang sering disebut gaji bulan ke 13 dalam bentuk THR[11].
Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur
sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Absensi mempunyai 2 jenis yaitu: 1. Absensi
manual merupakan cara pencatatan kehadiran dengan menggunakan tanda tangan. 2. Absensi non manual merupakan suatu cara pencatatan kehadiran dengan menggunakan sistem
terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan mengentrikan nip dan sebagainya [8]. Berkembangnya teknologi berdampak pada pengelolaan
absensi dengan memanfaatkan kelebihan teknologi informasi sehingga dapat mempunyai beberapa manfaat yaitu: Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat, informasi hasil
pencarian yang disajikan lebih lengkap, Link antar bagian divisi, Mempermudah dalam melakukan Entry dan Update data, Memudahkan pembuatan laporan dan rekapitulasi, Terdapat
fasilitas informasi. Dengan demikian sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah kerja bagian kepegawaian, serta meningkatkan kualitas kinerja dari perusahaan [12].
5
III. Metodologi Penelitian
