1
I. Pendahuluan
Sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur dari people orang, hardware perangkat keras, software piranti lunak, prosedur SOP, computer networks and data communications
jaringan komunikasi, serta database basis data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi [1]. Dengan adanya sistem informasi
pada perusahaan, maka akan memberikan beberapa keuntungan diantaranya yaitu : a. Untuk meningkatkan efisiensi operasional, karyawan dapat menghemat waktu bekerja, sistem informasi
memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. b. Untuk memperkenalkan inovasi kepada
bisnis. c.
Mendukung sistem pengambilan keputusan, sistem informasi yang dirancang dan
dilakukan dengan baik akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan. Sistem informasi akan mempermudah manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan karena
sistem informasi menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi tersebut dilakukan.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah menjadikan ilmu komputer sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Teknologi informasi
sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi organisasi yang tangguh sehingga mampu melahirkan keunggulan kompetitif yang menjadi strategi unggulan ditengah
persaingan yang semakin ketat dewasa ini. Pemanfaatan sistem informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek, pengelolaan informasi yang ditujukan oleh kecepatan dan
ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi validitas yang dihasilkan, hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer hardware, program
aplikasi pendukung software, perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi [2].
Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu perusahaan adalah sistem informasi kepegawaian yang didalamnya terdapat sistem penggajian. Sebuah perusahaan tidak
dapat berdiri tanpa didukung oleh program administrasi yang memadai, salah satunya yaitu penggunaan aplikasi penggajian karyawan. Definisi sistem informasi adalah serangkaian aktifitas
bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif yang terdiri dari input, proses dan menghasilkan output
berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi perusahaan [3]. Penggajian adalah memberikan kompensasi untuk pegawai yang berupa gaji sebagai kembalian finansial kepada
para pegawai sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi, instansi atau lembaga [4]. Penggajian merupakan salah satu dari pengendalian internal yang harus diperhatikan dalam
perusahaan. Tindak kecurangan sering dilakukan oleh karyawan pada bagian absensi dan penggajian. Hal ini membuat kerugian besar bagi perusahaan apabila tidak diperhatikan. Absensi
dan penggajian harus dilakukan secara aman, efisien dan efektif [5]. Data absensi karyawan sangatlah erat hubungannya dengan data gaji karyawan, karena gaji karyawan juga ditentukan
atau dipengaruhi oleh absensi karyawan itu sendiri [6].
PT. Bayuadji Nusantara Industri PT. BNI adalah salah satu dari perusahaan-perusahaan yang berada dibawah naungan Group Bayuadji, dan menjadi satu-satunya perusahaan yang
bergerak di bidang Air Minum Dalam Kemasan AMDK. PT. Bayuadji Nusantara Industries
2
PT. BNI didirikan oleh Mayjend TNI Purn Sumpono Bayuadji dan mulai beroperasi sejak tahun 1995. PT. Bayuadji Nusantara Industries memproduksi dan mendistribusikan air minum
dalam kemasan dengan merek JAVA. Ada 4 empat jenis kemasan AMDK yang diproduksi dan didistribusikan saat ini, yaitu: Cup 240 ml, Botol 600 ml, Botol 1500 ml, dan Galon 19 liter.
Lingkungan pabrik JAVA sangat mendukung dalam proses produksi dan pengemasan langsung air minum dan proses produksi berasal dari mata air dalam satu area pabrik 15m antara mata air
dengan proses mesin produksi
1
. Selama ini sistem informasi penggajian yang ada pada PT. Bayuadji Nusantara Industries
masih bisa dikatakan secara manual, karena pemrosesan gaji karyawan masih dilakukan dengan microsoft excel saja dan SDM yang ada juga baru menguasai penggunaan microsoft excel secara
sederhana. Dengan jumlah karyawan yang cukup banyak dan proses penghitungan gaji yang dilakukan satu-persatu tentunya menjadikan proses tersebut memakan waktu yang cukup lama,
sehingga sering terjadi beberapa kendala dalam proses penggajian seperti terlambatnya pembagian gaji karyawan, kesalahan perhitungan gaji karyawan, terlambatnya laporan-laporan
kepegawaian. Selain itu pada proses absensi juga sering terjadi kecurangan yaitu sering terjadi perbedaan perhitungan jam lembur antara karyawan dengan staf keuangan dan sering terjadi
kecurangan pada input absensi karyawan. Pasalnya selain gaji pokok, masih ada banyak hal yang menjadi bahan pertimbangan perhitungan gaji seorang karyawan, mulai dari jam lembur, cuti,
tunjangan hari raya, pajak penghasilan dan lain sebagainya. Itulah yang membuat keberadaan program penggajian harus dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk menghitung besaran gaji
karyawan secara tepat.
Dengan permasalahan tersebut maka penelitian ini akan menghasilkan sistem informasi penggajian dengan sistem absensi menggunakan smart card, karena dengan sistem absensi smart
card akan dapat mengurangi kecurangan-kecurangan yang selama ini sering terjadi dalam sistem absensi dan juga guna untuk menginputkan data absensi karyawan secara otomatis kedalam
sistem penggajian ini, selain itu dengan menggunakan smart card nantinya karyawan dapat memeriksa setiap saat jam dan juga gaji lembur yang sudah dilakukan, selain itu karyawan juga
dapat memeriksa jadwal jam kerja nya kedalam sistem yang ada. Dengan adanya sistem informasi penggajian ini laporan-laporan karyawan dan perhitungan gaji tentunya dapat
dilakukan dengan lebih cepat sehingga gaji dapat diberikan sesuai tanggal dan tidak akan terjadi masalah seperti sebelumnya. Dengan demikian aplikasi yang dirancang tidak hanya memberi
keuntungan dalam mengelola data yang ada menjadi sebuah informasi namun dengan pemanfaatan sistem informasi diharapkan akan menambah efektifitas dan efisiensi dalam
penghitungan data-data penggajian karyawan. Untuk mengatasi kendala dalam proses penggajian dan karena keuntungan yang didapatkan tersebu
t maka penelitian ini berupa “Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada PT. Bayuadji Nusantara Industries
”.
II. Tinjauan Pustaka