Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR
PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN

OLEH
ATIKA ASRINI
072102136

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2010

Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang

memberikan rahmat dan hidayah-Nya, serta nikmat yang tak terhingga baik
nikmat kesehatan, keselamatan dan terutama nikmat waktu serta kesempatan,
sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Shalawat dan
salam penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW, yang
dengan tuntunannya telah membawa manusia kealam kebenaran yang penulis
harapkan syafaatnya di hari akhir kelak, Amin.
Tugas akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah
satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut
maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “Pengawasan Internal Gaji
dan Upah Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak menerima bantuan,
bimbingan, dukungan dan nasehat – nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada:
1.

Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.

2.

Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si,Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

3.

Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan
meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberi bimbingan dan
mengarahkan penulis sehingga skripsi minor ini dapat terselesaikan.

4.

Ibu Hj. Fepty Aniar, SE selaku Ka.Sub.Bag. Pendidikan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.

5.

Bapak/ Ibu Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6.

Ayahanda Syafruddin Tanjung dan Ibunda Asniah yang telah setia, sabar dan
tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan
kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang
tidak akan mungkin terbalas, hanya tugas akhir ini yang penulis persembahkan
sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini belum sempurna dan masih
banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan
kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga tugas akhir

ini dapat

memberikan manfaat kepada pembacanya.

Medan, 02 Juni 2010
Hormat penulis,

ATIKA ASRINI

Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................

i

DAFTAR ISI .......................................................................................... iii
BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .....................................................

1

B. Perumusan Masalah ............................................................

4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...........................................

4

D. Metode Penelitian ...............................................................

5

1.

Sumber Data ............................................................

5

2.

Jenis Penelitian .......................................................

5

3.

Lokasi Penelitian .....................................................

6

4.

Waktu Penelitian .....................................................

6

E. Sistematika Penulisan ..........................................................

6

BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ............................

8

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ....................... 10
C. Job Description ................................................................. 14
D. Jaringan Kegiatan .............................................................. 19
E. Kinerja Kegiatan Terkini ................................................... 20
F. Rencana Kegiatan ............................................................... 21

Universitas Sumatera Utara

BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Gaji Dan Upah ................................................ 22
B. Unsur-unsur Gaji Dan Upah .............................................. 24
C. Perhitungan Gaji Dan Upah .............................................. 27
D. Prosedur Pencatatan Gaji Dan Upah ................................. 31
E. Pengawasan Intern Gaji Dan Upah ................................... 33

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................ 40
B. Saran .................................................................................. 40

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................

v

LAMPIRAN

Universitas Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN

A. .................................................................................................... Latar
Belakang Masalah
Perusahaan didirikan untuk memperoleh laba demi kelangsungan
perusahaan. Apa lagi di era globalisasi saat ini persaingan antara perusahaan satu

dengan yang lain sangat ketat. Oleh karena itu perusahaan harus dikelola dengan
efektif agar tetap eksis dalam bidangnya.
Setiap perusahaan mempunyai tujuan tertentu untuk memperoleh laba
yang maksimum. Akan tetapi ada beberapa perusahaan yang tidak mengutamakan
laba sebagai tujuan perusahaannya atau sering disebut dengan perusahaan nirlaba.
Perusahaan

nirlaba

ditujukan

untuk

kegiatan

yang

bertujuan

sosial,

kemasyarakatan atau lingkungan yang tidak semata-mata mencai keuntungan
materi.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih
berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan
kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat. yang menyelenggarakan pendidikan, penelitian,
dan pengabdian kepada masyarakat.

Universitas Sumatera Utara

Tujuan dari lembaga pendidikan tinggi negeri tersebut yaitu mencapai
keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumber daya sesuai dengan
asas pengelolaan

yang

profesional serta meningkatkan kualitas

secara

berkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam persaingan dan kerjasama
global. Dari tujuan tersebut, dituntut untuk meningkatkan kualitas sumber daya
yang terdidik yang nantinya akan menghasilkan lulusan yang berkualitas dan
mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
internasional.
Di dalam bidang pendidikan, Universitas Sumatera Utara sudah mampu
meraih peringkat 6 se-Indonesia dan khusus Fakultas Ekonomi di peringkat
akreditas B se-Indonesia berdasarkan prestasi dari anak didiknya. Untuk
mempertahankan dan meningkatkan prestasi tersebut tidak hanya di dukung dari
peserta didik melainkan mendapatkan dukungan dari staff pengajar dan pegawai
pelaksana kegiatan operasional dan administrasinya. Karena jika ketiadaan
mereka, semua proses tidak akan berjalan dengan baik dan lancar.
Untuk itu tenaga kerja, baik staff pengajar maupun pegawai adminstrasi
merupakan bagian yang penting di dalam suatu kegiatan dan pencapaian tujuan.
Sumbangan yang diberikan oleh pegawai kepada lembaga pendidikan tinggi
dimulai sejak awal pendidikan, yaitu menyusun dan merencanakan tujuan-tujuan
lembaga yang akan dicapai, melaksanakan kegiatan administrasi lembaga
pendidikan tinggi dan pengawasannya sampai tercapainya tujuan lembaga
pendidikan tinggi. Sumbangan tersebut berupa tenaga, pikiran, pengalaman dan

Universitas Sumatera Utara

keahlian. Sebagai imbalan atas apa yang mereka sumbangan maka mereka akan
memperoleh balas jasa berupa Gaji atau Upah.
Di lembaga pendidikan tinggi juga harus memperhatikan kesejahteraan
pegawai dengan memberikan gaji dan fasilitas yang seimbang dengan pekerjaan
yang dilakukan pegawai. Jika pegawai sebagai elemen yang penting dalam
lembaga diabaikan kesejahteraannya maka akan mempengaruhi administrasi
lembaga pendidikan tinggi yang maksimal. Oleh sebab itu lembaga harus lebih
bijaksana dalam penetapan sistem gaji dan upah sehingga dirasakan adil oleh
pegawai sesuai dengan apa yang mereka kerjakan.
Tujuan utama diadakannya pengawasan gaji dan upah adalah untuk
mengevaluasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap sistem penggajian dan
pengupahan yang memberikan masukan untuk koreksi atau perbaikan bagi pihak
yang berkepentingan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang bergerak dibidang
pendidikan, dimana di dalamya terdiri dari beberapa kepala bagian, dan masingmasing bagian memiliki jumlah pegawai dan staff pengajar yang cukup banyak.
Sehingga mereka kesulitan untuk mengadakan pengawasan intern atas gaji dan
upah, sehingga sering terjadi kesalahan pada saat pembayaran gaji dan upah
beberapa pegawai. Untuk mengantisipasinya perusahaan memerlukan sistem
pengawasan intern gaji dan upah agar dapat tercipta hubungan yang harmonis
antara pegawai dengan pimpinannya.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik membahas gaji dan upah.
Disini penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Pengawasan Internal

Universitas Sumatera Utara

Gaji dan Upah Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.”
B. ....................................................................................................
Perumusan Masalah
Pengawasan

gaji

dan

upah

sangat

penting

untuk

menghindari

kemungkinan terjadinya penyelewengan dan penyimpangan terhadap gaji dan
upah yangdapat merugikan perusahaan. Adapun masalah pokok yang dirumuskan
penulis adalah, ”Apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang
ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif.”

C. ....................................................................................................
Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.

Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai
berikut:
a. Untuk mengetahui bagaimana manajemen Fakultas Ekonomi USU
dalam melaksanakan pengawasan internal gaji dan upah.
b. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah
yang diterapkan Fakultas Ekonomi USU telah efektif.

2. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan penulis
adalah:

Universitas Sumatera Utara

a. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan praktis mengenai
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
b. Bagi Fakultas, dapat memberikan masukan untuk memperbaiki
pengawasan intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
c. Bagi penulis – penulis lainnya, dapat digunakan sebagai
pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan
datang.

D.

Metode Penelitian
Penelitian merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengolahan, analisa

data yang dilakukan dengan menggunakan metode penelitian secara ilmiah,
Adapun metode penelitian yang digunakan.
1.

Sumber Data
a. Data Primer, yaitu yang diperoleh penulis langsung dari lembaga
pendidikan yang berhubungan dengan objek penelitian.
b. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh penulis dari sumber lain
seperti buku, surat kabar, dan media lainnya yang relevan dengan
masalah yang diteliti.

2.

Jenis Penelitian
a. Library Research,

yaitu penelitian yang

dilakukan untuk

memperoleh data berdasarkan bahan – bahan kepustakaan melalui
buku – buku dan majalah.

Universitas Sumatera Utara

b. Field Research, yaitu penelitian yang berlangsung dilakukan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, data di sini bersifat
primer yaitu data yang paling mendekati permasalahan yang
dilakukan dengan cara:
1)

Observasi
Yaitu penulis secara langsung mengamati prosedur pencatatan
dan perhitungan gaji dan upah untuk mendapatkan gambaran
yang jelas.

2) Wawancara
Yaitu penulis mengajukan pertanyaan kepada pihak – pihak
yang terkait dengan objek penelitian.
3.

Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang terletak di JL. Prof. TM. Hanafiah, SH.

4.

Waktu Penelitian
Waktu penelitian yang dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara untuk mendapatkan data penelitian dilakukan pada
22 Maret 2010 hingga 27 Mei 2010.

E.

Sistematika Penulisan
Pembahasan yang ada pada paper ini dibagi dalam empat (4) bab, yang

kemudian terbagi dalam sub-bab, yaitu:

Universitas Sumatera Utara

BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitan, metode penelitian dan
sistematika penulisan.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSTAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini diuraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi
sejarah singkat Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi Fakultas Ekonomi
USU, job description, jaringan kegiatan , kinerja kegiatan terkini, dan rencana
kegiatan.
BAB III: TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis membandingkan teori dengan praktek pada
Fakultas Ekonomi USU mengenai pengertian gaji dan upah, unsur – unsur gaji
dan upah, penghitungan gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah serta
pengawasan intern gaji dan upah.
BAB IV: PENUTUP
Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini.
Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab
terdahulu dan mencoba memberikan saran. Saran yang dirasakan perlu unutk
efektivitas lembaga pendidikan tinggi negeri dimasa yang akan datang.

Universitas Sumatera Utara

BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau
di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh),
dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada

dibawah Presiden

Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan

Fakultas

Ekonomi

Universitas

Sumatera

Utara

yang

berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

Universitas Sumatera Utara

8

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma
III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan pemegang saham (stakeholder) lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya.

Universitas Sumatera Utara

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat dilihat berikut ini :

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan

: Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I

: Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II

: Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan III

: Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI
Ketua

: Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris

: Dra. Komariah Pandia, M.Si

Anggota

: Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si

Universitas Sumatera Utara

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Prof. Dr. lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, M.Si

DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua

: Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris

: Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc

Manajemen
Ketua

: Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Sekretaris

: Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi
Ketua

: Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Universitas Sumatera Utara

Sekretaris

: Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III
Keuangan
Ketua

: Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris

: Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi
Ketua

: Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris

: Iskandar Muda, SE, M.Si

Kesekretariatan
Ketua

: Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Sekretaris

: Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA
Ka. Bag. Tata Usaha

: Sofia Anita, SE

Kasub. Pendidikan

: Fepty Aniar, SE

Kasub. Perlengkapan

: M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Keuangan

: Eka Yuliani, SE

Kasub. Kepegawaian

: Kamariah, SE

Kasub. Kemahasiswaan

: Zailiana, S.Sos

Bendaharawan

: Maslan, SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENTING
Puslitbank

Universitas Sumatera Utara

Pengarah

: Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Sekretaris

: Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Unit Pelayanan
Kepala

: Hotmal Jafar, SE, MM, Ak

C. Job Description
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur
organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian.
1. Dekan dan Pembantu Dekan
Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan
pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan,
mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada
Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila
Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu
Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.
2. Kepala Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan

akademik,

administrasi

umum

dan

keuangan,

kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

Universitas Sumatera Utara

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i.

Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j.

Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.

2.1 Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c) Melakukan administrasi akademik.

Universitas Sumatera Utara

d) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e) Menghimpun

dan

mengklasifikasi

data

pencapaian

target

kurikulum.
f) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
fakultas.
g) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h)

Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan laporan Bagian.

2.2 Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b) Mengumpulkan

dan

mengelolah

data

ketatausahaan

dan

kerumahtanggaan.
c) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d) Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran
dan pertanggungjawaban keuangan.
g) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

Universitas Sumatera Utara

h) Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j) Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan
bagian.

2.3 Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b) Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c) Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e) Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul
kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan
guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h) Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i) Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j) Menyusun

laporan kerja

sub

bagian dan

mempersiapkan

penyusunan laporan bagian.

2.4 Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

Universitas Sumatera Utara

a) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b) Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan
alumni.
c) Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d) Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h) Melakukan

pemantauan

pelaksanaan

kegiatan

pembinaan

kemahasiswaan.
i) Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j) Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan
alumni.
k) Menyusun

laporan kerja

sub

bagian dan

mempersiapkan

penyusunan laporan bagian.

2.5 Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

Universitas Sumatera Utara

b) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d) Melakukan

penyimpanan

dokumen

dan

surat

dibidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
f) Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g) Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.

D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan tidak berorientasi
pada perolehan laba, seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.

Universitas Sumatera Utara

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminarseminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll)
sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma

Universitas Sumatera Utara

keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
2. Perkuliahan semester genap / ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
4. Wisuda mahasiswa

Universitas Sumatera Utara

BAB III
TOPIK PENELITIAN

Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya sudah pasti
membutuhkan karyawan untuk menjalankan kegiatan operasi. Begitu juga dengan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang bergerak dalam bidang
pendidikan. Untuk peningkatkan kualitas peserta didik menjadi sumber daya yang
mampu bersaing di era global nantinya, tenaga kerja sangat berperan penting
didalamnya. Pimpinan harus berusaha merangsang pegawainya agar dapat
melakukan tugasnya dengan baik.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja pegawai yaitu
dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang bisa
diterima disebut sebagai gaji dan upah. Oleh karena itu jumlah gaji dan upah yang
diberikan harus berdasarkan peraturan yang dapat diterima semua pegawai. Untuk
itu didalam bab ini penulis mencoba membahas yang menjadi topik penelitian
yaitu bagaimana pengawasan internal gaji dan upah pegawai pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada
karyawan atas jasa – jasa yang mereka berikan selama satu periode tertentu. Bagi
setiap perusahaan gaji dan upah merupakan hal yang penting untuk
mempertahankan agar dedikasi pegawai terhadap pengawasan perusahaan tetap

22
Universitas Sumatera Utara

tinggi. Perusahaan harus membayar gaji dan upah secara lancar kepada pegawai
dengan harapan pegawai akan berusaha meningkatkan kinerjanya sehingga
perusahaan memperoleh nilai tambah di mata masyarakat.
Sedangkan upah merupakan imbalan diberikan kepada buruh-buruh yang
melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik yang
pembayarannya biasa diteteapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan
yang diselesaikan. (Sugiyurso dan Winarni, 2005:95)
Menurut Mulyadi, gaji umumnya merupakan pembayaran jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan dan dibayarkan secara
bulanan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan
hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
(2001:373)
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti
pendidikan, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian
karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan
langsung terhadap faktor-faktor tersebut di atas. Dengan kata lain upah itu dibayar
pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan.
Defenisi lain menyebutkan bahwa upah itu sendiri mempunyai arti sebagai
jumlah keseluruhan yang ditetapkan sebagai pengganti jasa yang telah
dikeluarkan oleh tenaga kerja meliputi massa atau syarat tertentu. Sedangkan gaji
merupakan pengganti jasa tenaga kerja dengan tugas yang sifatnya lebih konstan.
Ditetapkan dengan multi perhitungan yang lebih panjang misalnya bulanan,
triwulan bahkan tahunan. (Poernomo, 1971:208).
Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana di Fakultas
Ekonomi Uneversitas Sumatera Utara mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain
yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, tunjangan
umum, uang lembur, uang makan, dan lain-lain.

Universitas Sumatera Utara

Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah merupakan balas jasa yang
diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan.
Jumlah gaji yang dibayarkan secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah
tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.

B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji dan upah penting
bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai
motivator dalam bekerja. Gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar
dan membutuhkan tenaga ekstra untuk

mengawasi agar tidak terjadi

penyelewengan. Di dalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah
gaji dan upah mempunyai pengertian yang sama, terjadi karena gaji dan upah
sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan atau majikan kepada
pegawai atau buruh.
Adapun unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah sebagai berikut.
1. Gaji pokok
Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada PNS/CPNS yang diangkat
dalam satu pangkat / golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
2. Tunjangan istri/ suami
Tunjangan istri/ suami adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS
yang beristri / bersuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Universitas Sumatera Utara

3. Tunjangan Anak
Tunjangan Anak adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang
mempunyai anak (anak kandung, anak tiri dan anak angkat) yang belum
berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak
mempunyai penghasilan sendiri.
4. Tunjangan Jabatan
Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri
sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang
berlaku.
5. Tunjangan Jabatan Struktural
Tunjangan Jabatan Sturktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada
sektariat daerah, dinas daerah dan lembag teknis lainnya.
6. Tunjangan Jabatan Fungsional
Tunjangan Jabatan Fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan
kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana
yang diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan
aparatur Negara.
7. Tunjangan Beras
Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai
negeri sipil dalam bentuk natura (beras).
8. Lembur
Lembur adalah upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam
kerja biasa yang telah ditetapkan sebelumnya,

Universitas Sumatera Utara

9. Perlengkapan dan sarana lain-lain, upah ini diterima karyawan secara tidak
langsung sebab diterima dalam bentuk jasa perusahaan seperti pelayanan
kesehatan, hiburan, perumahan, transportasi yang diterima tidak dalam
bentuk uang.
10. Insentif
Sejumlah uang yang diberikan
mencapai target

kepada pegawai FE USU yang telah

tertentu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan

kepada karyawan apabila bekerja diatas standard yang telah ditentukan
sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Unsur-unsur pengawasan intern gaji dan upah berdasarkan AICPA (1999 : 48)
antara lain :
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tepat, jelas dan tegas.
2. Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan secara efektif yang
memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta
milik, hutang, pendapatan serta biaya.
3. Adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
disetiap bagian dalam organisasi.
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang
diminta oleh tanggung jawabnya.
Perbedaan antara gaji dan upah :
1. Gaji
-

Berlaku secara nasional

-

Dikeluarkan oleh pemerintah pusat

-

Biasanya ditinjau 5 tahun sekali

-

Ada sistem kenaikan dengan jumlah perincian dari pusat pemerintahan

-

Dasar pemberian adalah golongan / tingkat pekerjaan

Universitas Sumatera Utara

-

Diikuti dengan sistem tunjangan

2. Upah
-

Dapat berlaku secara lokal

-

Dikeluarkan pemerintahan daerah

-

Ditinjau setiap 1 tahun sekali

-

Dasar pemberian adalah hasil dan waktu

-

Tidak ada sistem kenaikan

-

Tidak ada sistem tunjangan

C. Perhitungan Gaji dan Upah
Besar kecilnya gaji dan upah pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji pegawai
bulanan dibayar dalam jumlah tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
fakultas. Gaji pokok yang diterima pegawai berbeda jumlahnya, karena
dipengaruhi oleh tingkat jabatan dan kedudukan dalam fakultas. Gaji pokok
pegawai juga menerima tunjangan lainnya.

Rumus Sistematis :

PENDAPATAN BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN – POTONGAN

PERHITUNGAN GAJI PEGAWAI NEGERI SIPIL
PENGHASILAN :
Gaji Pokok

xxx

Universitas Sumatera Utara

Tunjangan Istri/Suami (10% dari Gaji Pokok)

xxx

Tunjangan Anak (2,5% dari Gaji Pokok)

xxx+

xxx

Tunjangan Perbaikan Penghasilan

xxx

Tunjangan Struktural

xxx

Tunjangan Fungsional

xxx

Tunjangan Pendapatan Umum

xxx

Tunjangan Beras

xxx+

Jumlah Bruto

xxx

Tunjangan Pajak Penghasilan

xxx

Pembulatan

xxx+

Jumlah Kotor

xxx

Potongan-Potongan :
Potongan Beras

xxx

IWP 10%

xxx

Pajak Penghasilan

xxx

Tabungan Perumahan :

xxx+

Jumlah Potongan

xxx-

Jumlah Bersih

xxx

Keterangan perhitungan gaji pegawai :
1. Gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan serta ruang gaji
menurut ketentuan berlaku.
2. Upah yang diberikan pemerintah terhadap pegawai dalam bentuk natura (uang
beras).

Universitas Sumatera Utara

3. Tunjangan istri / suami sebesar 10 % dari gaji pokok.
4. Tunjangan anak sebesar 2,5% dari gaji pokok dalam hal kedua-duanya suami /
istri, pegawai negeri tunjangan keluarga (istri / suami / anak) dibayarkan
kepada pegawai negeri yang gaji pokoknya lebih tinggi.
5. Tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku :
Adapun persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan IIIAIVD sebagai berikut:
Golongan IIIA

: 146% x gaji pokok

Golongan IIIB

: 139% x gaji pokok

Golongan IIIC

: 133% x gaji pokok

Golongan IIID

: 127% x gaji pokok

Golongan VIA

: 114% x gaji pokok

Golongan VIB

: 107% x gaji pokok

Golongan IVC

: 107% x gaji pokok

Golongan IVD

: 101% x gaji pokok

6. Tunjangan pendapatan umum
(Gol I

: Rp 175.000)

(Gol II

: Rp 180.000)

(Gol III : Rp 185.000)
7. Tunjangan beras besarnya ditentukan sesuai dengan keputusan menteri
keuangan.

Ketetapan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi USU antara lain :

Universitas Sumatera Utara

1. Hari Kerja
Fakultas Ekonomi USU memberikan 6 (enam) hari jam kerja bagi pegawai
dalam 1 minggu yang dimulai dari hari senin sampai dengan sabtu.
a. Senin – kamis
Masuk

: 08.00 - 12. 00 WIB

Istirahat

: 12.00 – 13.00 WIB

Masuk kembali

: 13.00- 14.00 WIB

b. Jumat
Masuk

: 08.00- 11.00 WIB

c. Sabtu
Masuk
2.

: 08.00- 13. 00 WIB

Hari istirahat
Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas
waktu tertentu dan istirahat makan siang terhitung dari satu jam pukul 12.00 –
13.00 WIB. Istirahat mingguan jatuh pada hari minggu saja dan untuk libur
nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.

3.

Cuti
Pada Fakultas Ekonomi USU cuti memiliki dua bagian yaitu cuti tahunan
selama 6 hari dan cuti kehamilan selama tiga bulan.

Dokumen yang penting dalam Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Laporan absensi atau buku harian
b. Daftar / surat keterangan gaji dan upah
c. Amplop gaji dan upah

Universitas Sumatera Utara

D. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah, ada
baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Dimana
prosedur merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan
beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindak dalam melakukan transaksitransaksi yang sering terjadi. (Hadibroto 1984:10)
Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji
dan upah menurut Usry (1994:73) adalah sebagai berikut:
a. Time Keeping Department
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
b. Payroll Department
Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur
dan fungsi – fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan
perusahaan. Departemen gaji dan uaph diwajibkan menyelenggarakan
tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah
untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah perusahaan disusun berdasarkan
clock card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer.
c. Cost Department
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin
harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk
membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah.
Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya
produksi dan jasa – jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output,
kegiatan departemen dan masing – masing jenis produk .
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan
upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sebagai berikut:
1. Bagian Umum

Universitas Sumatera Utara

a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan
intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang
diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat
sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari
nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut ( kawin, tidak kawin, anak
yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan
dan keterangan lainnya.
b. Pegawai Pencatatan Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan
untuk

mencegah

penyelewengan

pencatatan

kehadiran

karyawan.

Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung
gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data – data
karyawan dan hal – hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.
2. Kepala Bagian Masing – Masing Unit
Kepala bagian masing – masing unit mencek kehadiran para pegawai
sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan ( promosi ).

Bagian keuangan :
 Kasir
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima
setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian

Universitas Sumatera Utara

keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia
menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut

kemudian

dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.
 Bagian pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti – bukti dari
pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan
pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
 Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas
yang termasuk ke dalam pengawasan fakultas secara menyeluruh. Dalam hal
pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur– prosedur
pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah
ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan internal gaji dan upah yang sedang
dijalankan.

E. Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Didalam

pengawasan

terkait,

pengendalian

adapun

pengendalian

merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan
personil lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang
pencapaian tiga golongan tujuan keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, sedangkan pengertian dari
pengendalian intern merupakan suatu proses, dijalankan oleh orang, dapat

Universitas Sumatera Utara

diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak
bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling
berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi. Berbeda dengan
pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pemimpin
dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan
penting bagi Fakultas, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan
menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan
manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pemberian gaji dilakukan per
bulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap
pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung
jawab bagian.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka
perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal
sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting
untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
membutuhkan.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas
menurut AICPA (American Instute of Certified Public Accounting ). Dalam arti
sempit, prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data – data
administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem sosial yang mempunyai
wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.

Universitas Sumatera Utara

Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti yang luas dan dalam
arti sempit menurut Commitee on Auditing Procedure AICPA. Pengawasan intern
meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang
dikoordinasikan, yang digunakan didalam perusahaan untuk melindungi harta
milik perusahaan,
meningkatkan

memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,

efesiensi

didalam

operasi

dan

mendorong

dipatuhinya

kebjiaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Pengawasan intern dalam arti
sempit diartikan sama dengan “internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur
yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi
yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh
bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan
upah menurut Baridwan (2002:127) adalah:
1.

Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau
melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2.

Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk
seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan
menyusun statistik gaji dan upah.

3.

Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran
nama – nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan
daftar potongannya.

4.

Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi
pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.

5.

Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan
pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.

Universitas Sumatera Utara

Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengawasan intern
gaji dan upah yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara,
dilakukan pembayaran gaji dan upah dan pelaksanaannya melibatkan beberapa
bagian antara lain :
1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan
baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan
baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat
permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari
karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:


Teman – teman pegawai fakultas



Badan – badan penempatan tenaga kerja



Advertensi



Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian

personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan
berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan
mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang
dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-

Universitas Sumatera Utara

bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan
hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan
karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan
diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selam
masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan
ketentuan penggajian yang berlaku.
2. Bagian Pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib
hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi
karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff
dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini
terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan
waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan kartu
gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan
mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
pembukuan.
5. Bagian Pembukuan

Universitas Sumatera Utara

Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji dan upah

xxx

Hutang gaji dan upah

xxx

Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah
dibayarkan maka bagian pembukuan aka