Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Oleh :

RISKA MAYSARAH RANGKUTI 102102124

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK NAMA MAHASISWA : RISKA MAYSARAH RANGKUTI

NIM : 102102124

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ...2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

NIP.19830406 200812 1 004

Abdillah Arif Nasution,SE, M.Si, Ak

Tanggal : ...2013 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

NIP.131 127 370 Drs. Rustam, M.Si, Ak

Tanggal : ...2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU

NIP. 19560407 198002 1 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA MAHASISWA : RISKA MAYSARAH RANGKUTI

NIM : 102102124

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, ...2013

( RISKA MAYSARAH RANGKUTI ) 102102124

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim…

Dengan segala puji dan syukur penulis ucapkan ke pada Tuhan Yang Maha Esa Allah SWT atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan dan bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak. Sehingga pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis “H. Kaharuddin Rangkuti dan Ratna Nelly, serta kepada abang dan kakak, Taufiq Akbar Rangkuti, Rizki Fadillah Rangkuti, Yosica Ratu Rangkuti dan keponakanku tersayang Syavira Nura Balqis atas doa dan dukungannya selama ini.

Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini, yaitu :

1. Bapak PROF.DR.AZHAR MAKSUM, MEc.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs.Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.

3. Bapak Abdillah Arif Nasution, SE, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir sehingga dapat dengan baik.

4. Bapak / Ibu Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Semua teman seperjuangan di DIII Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terkhusus My Shadow, 7Menara dan teman-teman lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah mendukung penulis dalam melaksanakan kegiatan Magang dan penyelesaiaan Tugas Akhir.

Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan Tugas Akhir ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang dimiliki penulis baik itu sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun demi penyempurnaan Tugas Akhir ini.

Semoga Laporan Tugas Akhir ini berguna bagi pembaca secara umum dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.

Medan, Juli 2013 Hormat Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 12

D. Jaringan Kegiatan ... 16

E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Pengertian Gaji dan Upah ... 20

B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 22

C. Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah ... 26

D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah ... 34

E. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 40

F. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah ... 40

G. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah ... 42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 44

B. Saran ... 45

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga pendidikan negeri yang pada tahun 2003 berstatus PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003. Universitas Sumatera Utara terdiri dari 12 Fakultas dan Program Pasca Sarjana, salah satunya ialah Fakultas Ekonomi.

Dalam menjalankan aktivitasnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tentu mempunyai struktur oganisasi yang terdiri dari pegawai dan staf. Dalam hal ini, pihak-pihak yang telah memberikan jasanya dalam menjalankan aktivitas di Fakultas Ekonomi akan diberi gaji atau upah. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memperhatikan kesejahteraan setiap pegawai dan staf agar mereka lebih termotivasi untuk bekerja lebih baik untuk kedepannya. Dengan kinerja yang baik akan menghasilkan hasil yang baik pula, sehingga tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat tercapai dengan baik pula.

Maka dalam hal ini, gaji dan upah sangat besar sekali pengaruhnya karena dapat mempengaruhi kinerja para pegawai dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Masalah ini tidak menyangkut berapa jumlah uang yang diterima, melainkan menyangkut beban pekerjaan maupun berkaitan dengan moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya.

Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah akan membuat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih memperhatikan penentuan tarif gaji sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan.

Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan pengawasan yang baik oleh pihak manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan dapat merangsang motivasi kerja pegawai dan staf melalui pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain sebagainya. Sehingga diharapkan tenaga kerja semakin produktif.

Mengingat gaji dan upah merupakan hal yang sensitif, maka pengawasan internal atas gaji dan upah sangat penting untuk menghindari penyelewengan atau kecurangan dana yang dapat merugikan perusahaan.

Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian internal , antar lain :

1. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur, sistem dan prosedur sautu organisasi semakin rumit. Untuk dapat mengawasi operasi organisasi, manajemen hanya dapat mengandalkan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.

2. Tanggung jawab utama untuk melindungi asset organisasi , mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak pada management, sehingga management harus mengatur sistem pengendalian intern yang sesuai untuk memenuhi tangggung jawab tersebut.

3. Pengawasan oleh lebih dari atu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kekurangan-kekurangan yang bisa terjadi pada manusia. Saling cek merupakan salah satu karateristik sistem pengendalian internal yang baik.

4. Pengawasan yang “built-in” langsung pada sistem berupa pengendalian intern yang dianggap lebih tepat daripada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa (khususnya yang berasal dari luar organisasi).

B. Rumusan Masalah

Pengawasan gaji dan upah sangat penting untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat merugikan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Bagaimana pelaksanaan pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian

Tujuan penelitian ini dilakukan adalah untuk mengetahui sistem pengawasan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat penelitian

a. Bagi Penulis, sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat mengenai sistem pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Bagi perusahaan, dapat memberikan masukan seperti dengan dilakukannya pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.

c. Bagi penulis - penulis lainnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal survey / observasi

Adapun jadwal penelitian dan penyusunan Tugas Akhir yang harus saya persiapkan untuk menyelesaikan tugas akhir tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1

Jadwal Penyusunan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

2013

MEI JUNI JULI

I II III IV I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

2. Rencana isi

Laporan Penelitian ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan, profil perusahaan , topik penelitian, dan penutup dimana satu sama lain

saling berkaitan. Adapun rencana isi Tugas Akhir dirinci seperti di bawah ini:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan tugas akhir yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.

BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Bab ini menguraikan sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI USU

Dalam bab ini penulis mencoba membahas dan menganalisa data yang diperoleh dari perusahaan terhadap struktur organisasi, pengertian gaji dan upah, unsur – unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah, sistem pengawasan internal gaji dan upah serta analisis dan evaluasi unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah dan sistem pengawasan internalnya.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini. Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu dan mencoba memberikan saran yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara lahir di luar kota Medan atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didiriknn tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja (Banda Aceh) dan sebagai pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Dumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI NO. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0535/01/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Starata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Akuntansi

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahsiswa/i pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (costumer) dan stakeholder.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sbagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian -

penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas - batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu intansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber: Pedoman dan Informasi FE USU 2007-2008

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari:

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasisswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melakukan urusan persuratan, kerumahtanggan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melakukan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mngklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuanga.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasu pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan funsional, urutan kenaikan jabatan atau pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap / tidak tetap / emeritus, izin dan cuti.

g. Melaksanakan pemeberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktur dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumi

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumi adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan

perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dimana Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam berkerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalaah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap aktivitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memilki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya ; Idul Fitri, Natal, Isra’ Mi’raj, Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil / genap 2. Perkuliahan semester ganjil / genap

3. Ujian Mid semester / ujian semester ganjil / genap 4. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyususn beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu rencana Mahasiswa, kartu hasil Studi, Jadwal Kuliah, jadwal Ujian mid semester, dan jadwal Ujian semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dab dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan komputasi mahasiswa, setiap penerimaan mahsiswa baru di adakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti Applied Approach, workshop, seminar, dan lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa baru sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan paangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Depaartemen.

10.Memberi dorongan kepada dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 da S3 baik daalm maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Meningkatka kegiatan seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan pimpinan Fakultas.

13.Member bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas. 14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk

BAB III

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH

PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Pengertian Gaji dan Upah

Berikut adalah beberapa pengertian gaji dan upah menurut beberapa pendapat para ahli, yaitu :

Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 95) : Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrative dan manjemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yng diberi kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.

Menurut Ruky (2001 : 8) : gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedang upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan, baik untuk pekerjaan sendiri maupun keluarganya.

Menurut Malthis dan Jackson (2002 : 119-378) : upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja.

Menurut Mulyadi (2001:317) : upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jam satuan produk yang dihasilkan karyawan.

Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap. Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.

Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap factor-faktor tersebut diatas. Dengan kata lain upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan.

Dalam praktek diperusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda yaitu : 1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan

waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya dibayarkan persebulan.

2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi pada industri manufaktur. Upah dibayar kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses industri. Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.

B. Unsur – Unsur Gaji dan Upah

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah seperti tertara dibawah ini :

1. Gaji pokok

Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya.

2. Premi

Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah

ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.

3. Lembur

Lembur merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan memperoleh tarif yang lebih tinggi dibanding tarif sebelumnya.

4. Bonus

Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerjanya.

5. Catu

Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang, misalnya minyak, gula, beras dan sebagainya.

6. Perlengkapan dan sarana lain

Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa bentuk jasa seperti : Pelayanan kesehatan dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang.

Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.

Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus men- cermati semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsure-unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut :

1. Gaji pokok

Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat/ golongan, jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun non staff.

2. Insentif

Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target tertentu di luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila bekerja diatas standard yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Tunjangan-tunjangan

Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat tunjangan antara lain:

a. Tunjangan pendapatan umum

Adapun persentase penjabaran tunjangan yang diperoleh oleh karyawan pada karyawan golongan IIIA-IVD sebagai berikut :

Golongan IIIA : 146% x gaji pokok Golongan IIIB : 139% x gaji pokok Golongan IIIC : 133% x gaji pokok Golongan IIID : 127% x gaji pokok Golongan IVA : 114% x gaji pokok Golongan IVB : 107% x gaji pokok Golongan IVC : 107% x gaji pokok Golongan IVD : 101% x gaji pokok b. Tunjangan struktural

Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh karyawan yaitu: Tunjangan yang diberikan kepada Dekan, Kepala Bagian, Ketua Jurusan.

c. Tunjangan khusus

Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu, seperti: tunjangan pangan, tunjangan pension, tunjangan kesehatan, tunjangan lebaran dan natal, tunjangan PPh pasal 21, dan tunjangan Jamsostek.

Adapun unsur-unsur pengeluaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini adalah sebagai berikut:

1) Jamsostek pensiun : Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada pegawai dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan tersebut pension.

2) PPh Pasal 21 : Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang-undang perpajakan ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan.

C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah

Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2001 : 389) dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari :

1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain. 2. Kartu jam hadir

Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

4. Daftar gaji dan upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pertanyaan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.

7. Amplop gaji dan upah

Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.

Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu :

1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan.

2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.

3. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali

4. Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar.

5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.

6. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.

7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian-bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut:

1) Bagian Umum a. Data Karyawan

Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai

dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut (kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.

b. Pegawai Pencatatan Gaji dan Upah

Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.

2) Kepala Bagian Masing-Masing Unit

Kepala bagian masing-masing uhnit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan (promosi).

a. Bagian Keuangan 1)Kasir

Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.

2)Bagian Pembukuan

Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti-bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.

3)Internal Auditor

Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:

a. Time keeping departemen

Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. b. Payroll departemen

Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh

kerumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.

c. Cost departemen

Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.

Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayarkan pada setiap tanggal 1 dan 20 untuk pemberian insentif pada suatu priode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan keuntungan yang telah ditetapkan perusahaan.

Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi – Potongan-potongan

Ada beberapa cara emnghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai adalah untuk mencapai tujuan organisasi yaitu melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat.

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2005 : 124) sistem penghitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:

1. Sistem menurut upah waktu : dibedakan atas upah pekerjaan, upah perminggu dan upah perbulan.

2. Sistem upah menurut kesatuan hasil : jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah uapah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterpkan dalam perusahaan yang memproduksi barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterima tergantung dari kegiatan kerja.

3. Sistem borongan : suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volue pekerjaan dan lama mengerjakannya.

a. Hari kerja

Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut:

Pukul: 08.00- 12. 00 kerja Senin – kamis

Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat Pukul: 13.00- 14.00 kerja

Pukul: 08.00-11.00 kerja Jumat

Pukul: 08.00-13.00 kerja Sabtu

b. Cuti

1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji.

2. Cuti khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu: a. Cuti pada saat pernikahan.

Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan sebanyak 2 hari.

a. Cuti pada saat melahirkan

Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama dua minggu.

Pada cuti khusus ini pambayaran gaji pada karyawan tetap berlangsung dan tidak ada pemotongan gaji. Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai berikut :

Gaji Pokok per bulan Rp xxx

Uang Transport Rp xxx

Insentif Rp xxx

Uang Makan Rp xxx

Total Pendapatan Rp xxx

Potongan-potongan: Lain-lain:

Absensi Rp xxx

Gaji Bersih Rp xxx

-

D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah

Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.

Berikut merupakan beberapa pendapat mengenai pengertian pengawasan internal , seperti:

Menurut Holmes, Burns (2005: 1112) : Pengawasan internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaanya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan Publik (2002:341) : Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan penguphan menurut Mulyadi (2001 : 386) :

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.

4. Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

Tujuan dirancangnya sistem pengendalian intern dari kaca-pandang terkini dan sudah mencakup lingkup yang lebih luas (bukan hanya dari segi panang akuntansi saja) pada hakekatnya adalah :

1. Pencatatan, pengolahan data dan penyajian informasi yang dapat dipercaya. 2. Mengamankan aktiva suatu entitas organisasi.

3. Menigkatkan efektivitas dan efisiensi operasional.

Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

Ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian intern bagi suatu entitas organisasi, yaitu :

1. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian intern suatu entitas/organisasi adalah manajemen, karena dengan sistem pengendalian intern yang baik itulah top management dapat mengharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta dilindungi , dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik.

2. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar dan dapat diterapkan pada tiap entitas organisasi pada umumnya.

3. Sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal control tidak menjamin sepenuhnya bahwa entitas akan dapat mencapai tujuan, melainkan hanya member reasonable assurance (keyakinan memadai) yang mendorong tercapainya tujuan manajemen/organisasi.

4. Sistem pengendalian intern memiliki keterbatasan-keterbatasan (constraints). Misalnya, sebaik-baiknya control kalau pegawai yang melaksanakannya tidak cakap atau kolusi, maka tujuan pengendalian itu mungkin tidak tercapai.

5. Sistem pengendalian intern harus selalu dan terus-menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi,

Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:

1. Bagian personalia

Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.

Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:

a. Teman-teman pegawai perusahaan b. Badan-badan penempatan tenaga kerja c. Dan lain-lain

Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Kemudian mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan

lulus test kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan karyawan yang diterima.

Bagi calon karyawan yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan diangkat sebagai karyawan dengan masa tarainning paling lama tiga bulan, selama masa itu karyawan diberikann kedudukan yang sesuai dengan ketentun penggajian yang berlaku.

2. Bagian pengawasan waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shif dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3. Bagian adminstrasi dan keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikrimkan

kepada kasir di bagian pembukuan.

4. Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.

5. Bagian pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:

Beban Gaji dan upah xxx

Hutang gaji danupah xxx

Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:

Hutang gaji dan upah xxx

Kas xxx

Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan.

Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.

E. Analisa dan Evaluasi Unsur – unsur Gaji dan Upah

Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menerapkan sistem tambahan gaji pegawai yang mengabdikan dirinya pada perusahaan. Tambahan gaji yang di berikan oleh perusahaan cukup baik, dimana selain gaji pokok perusahaan juga memberikan tambahan pendapatan atau bantuan untuk meningkatakan kesejahteraan karyawan seperti tunjangan-tunjangan dan insentif

Dengan ini dapat dilihat bahwa perusahaan sangat memperhatikan kesejahteraan pegawainya agar dapat hidup layak. Dengan demikian tidak ada alasan bagi pegawai untuk menyatakan bahwa perusahaan tidak memperhatikan kesejahteraan mereka, apalagi sampai melakukan tindakan-tindakan yang tidak sesuai dengan peraturan perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah membayar gaji dan upah pegawai sesuai dengan ketetapan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

F. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pencatatan gaji dan upah akan selalu berada di bawah pengawasan internal control karena kecurangan dan penyelewengan sering terjadi akibat hasutan dan keterbujukan.

Kerungan dan penyelewengan tersebut seperti, Penerbitan cek setelah pegawai di berhentikan, denga cara:

1. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah dengan maksud untuk mendapatkan pembayarannya kedua kali.

2. Membuat kesalah- kesalahn dalam perhitungan gaji dan uapah. 3. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai

pengeluaran.

4. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.

Untuk mencegah hal tersebut terjadi maka pencatatan gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian yang terpisah, seperti adanya departemen personalia, departemen pencatatan waktu, departemen pembayaran upah dan departemen biaya.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melakukan perhitungan gaji dan upah dengan baik, karena menggunakan daftar gaji dan upah dan data-data yang diperlukan pada akhir periode meskipun terdapat jumlah karyawan dalam jumlah yang besar.

Saat dilakukannya pembayaran gaji dan upah ada beberapa ketentuan harus dipenuhi agar pengawasan terhadap pembayaran gaji dan upah dilakukan dengan semestinya seperti pegawai harus menunjukkan identitas pengenal , membubuhkan tanda tangan dan lain-lain dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua gaji dan upah telah dibayar dengan cara yang tepat dan kepada pihak yang benar dan tepat pula.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perhitungan berdasarkan bukti kehadiran atau absensi karyawan, tarif gaji pokok karyawan berdasarkan pangkat, golongan serta potongan-potongan yang dikenakan.

G. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah

Penilaian terhadap pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antar lain :

1. Di Fakultas Ekonomi USU syarat-syarat sistem pengawasan internal yang baik telah terlaksana dengan alasan bahwa struktu organisasi yang terdapat dalam perusahaan mempunyai pemisahan fungsi secara tepat, sehingga dengan sistem tersebut perusahan dapat melakuka pembayaran gaji dan upah dengan baik.

2. Fakultas Ekonomi USU sangat memperhatikan masalah pengawasan internal gaji dan upah, hal ini disebabkan karena perusahaan dapat dengan segera menyelesaiakan permasalahan-permasalahan yang timbul dalam gaji dan upah.

3. Fakultas Ekonomi USU telah melakukan pemisahan fungsi secara tepat dalam hal gaji pada beberapa bagian perusahaan tersebut. Personalia akan menrima karyawan yang dibutuhkan sesuai dengan yang diinginkan, serta akan mencatat, mengkonsep dan mencetak daftar gaji dan upah masing-masing karyawan.

4. Prosedur-prosedur pegawasan internal gaji dan upah dimulai dari penerimaan karyawan, pencatatan gaji dan upah dan kegiatan terakhir

pembayaran gaji dan upah kepada karyawan telah dijalankan dengan baik oleh Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang internal kontrol gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu :

1. Srtuktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan para karyawan dengan memberi tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya.

3. Prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan baik ditandai dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah, karena telah dilakukan pencatatan gaji dan upah pada bagian yang terpisah.

4. Prosedur perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik, walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak tetap melaksanakan perhitungan gaji dan upah dengan baik yang dipertanggungjawabkan dalam daftar gaji dan upah.

5. Sistem pengawasan internal gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik ditandai dengan pengawasan yang cermat atas gaji dan upah mulai dari perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efisiensi kerja.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas , maka di sini penulis memberikan saran-saran kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah :

1. Pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.

2. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju diiringi tingkat kebutuhan yang semakin tinggi.

3. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisien kerja, maka perlu diadakan job training bagi para pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu, S.P., 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.

Holmes, Arthur W, David C Burns, 2005. Auditing Norma dan Prosedur. Alih Bahasa Moh. Badjuri. Penerbit Erlangga. Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2002. Standar Profesional Akuntan Publik ., Cetakan Kedua. Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN : Yogyakarta. Malthis, Robert L, Jhon, H Jackson.2002. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Buku Dua. Edisi Pertama. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.

Ruky, Ahmad S. 2001. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran. Penerbit Media Pressindo : Yogyakarta.

Sugiyarso, Winarni, 2005. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Penerbit Media Pressindo, Yogyakarta.

Tanjung, Bahdin Nur. 2009. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah. Jakarta: Prenada Media Group.

1. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah dengan maksud untuk mendapatkan pembayarannya kedua kali.

2. Membuat kesalah- kesalahn dalam perhitungan gaji dan uapah. 3. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai

pengeluaran.

4. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.

Untuk mencegah hal tersebut terjadi maka pencatatan gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian yang terpisah, seperti adanya departemen personalia, departemen pencatatan waktu, departemen pembayaran upah dan departemen biaya.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melakukan perhitungan gaji dan upah dengan baik, karena menggunakan daftar gaji dan upah dan data-data yang diperlukan pada akhir periode meskipun terdapat jumlah karyawan dalam jumlah yang besar.

Saat dilakukannya pembayaran gaji dan upah ada beberapa ketentuan harus dipenuhi agar pengawasan terhadap pembayaran gaji dan upah dilakukan dengan semestinya seperti pegawai harus menunjukkan identitas pengenal , membubuhkan tanda tangan dan lain-lain dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua gaji dan upah telah dibayar dengan cara yang tepat dan kepada pihak yang benar dan tepat pula.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perhitungan berdasarkan bukti kehadiran atau absensi karyawan, tarif gaji pokok karyawan berdasarkan pangkat, golongan serta potongan-potongan yang dikenakan.

G. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah

Penilaian terhadap pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antar lain :

1. Di Fakultas Ekonomi USU syarat-syarat sistem pengawasan internal yang baik telah terlaksana dengan alasan bahwa struktu organisasi yang terdapat dalam perusahaan mempunyai pemisahan fungsi secara tepat, sehingga dengan sistem tersebut perusahan dapat melakuka pembayaran gaji dan upah dengan baik.

2. Fakultas Ekonomi USU sangat memperhatikan masalah pengawasan internal gaji dan upah, hal ini disebabkan karena perusahaan dapat dengan segera menyelesaiakan permasalahan-permasalahan yang timbul dalam gaji dan upah.

3. Fakultas Ekonomi USU telah melakukan pemisahan fungsi secara tepat dalam hal gaji pada beberapa bagian perusahaan tersebut. Personalia akan menrima karyawan yang dibutuhkan sesuai dengan yang diinginkan, serta akan mencatat, mengkonsep dan mencetak

pembayaran gaji dan upah kepada karyawan telah dijalankan dengan baik oleh Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang internal kontrol gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu :

1. Srtuktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan para karyawan dengan memberi tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya.

3. Prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan baik ditandai dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah, karena telah dilakukan pencatatan gaji dan upah pada bagian yang terpisah.

4. Prosedur perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik, walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak tetap melaksanakan perhitungan gaji dan upah dengan baik yang dipertanggungjawabkan dalam daftar gaji dan upah.

5. Sistem pengawasan internal gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik ditandai dengan pengawasan yang cermat atas gaji dan upah mulai dari perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efisiensi kerja.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas , maka di sini penulis memberikan saran-saran kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah :

1. Pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.

2. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju diiringi tingkat kebutuhan yang semakin tinggi.

3. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisien kerja, maka perlu diadakan job training bagi para pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu, S.P., 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.

Holmes, Arthur W, David C Burns, 2005. Auditing Norma dan Prosedur. Alih Bahasa Moh. Badjuri. Penerbit Erlangga. Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2002. Standar Profesional Akuntan Publik ., Cetakan Kedua. Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN : Yogyakarta. Malthis, Robert L, Jhon, H Jackson.2002. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Buku Dua. Edisi Pertama. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.

Ruky, Ahmad S. 2001. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran. Penerbit Media Pressindo : Yogyakarta.

Sugiyarso, Winarni, 2005. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Penerbit Media Pressindo, Yogyakarta.

Tanjung, Bahdin Nur. 2009. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah. Jakarta: Prenada Media Group.