Pengawasan Internal Gaji dan Upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

MUHAMMAD ARDIANSYAH 102102122

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : MUHAMMAD ARDIANSYAH

NIM : 102102122

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN

INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Tanggal...….. Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 131 127 370

Tanggal………..….. Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

(Drs. Rustam, M.Si, Ak)

NIP. 131 127 370

Tanggal……….... Plt. Dekan Fakultas Ekonomi USU

(Drs. H. Arifin Lubis MM, Ak)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MUHAMMAD ARDIANSYAH

NIM : 102102122

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

MEDAN, 22 Januari 2013

(MUHAMMAD ARDIANSYAH ) 102102122

KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Pengawasan Internal Gaji dan Upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat.

1. Bapak Drs. Arifin Lubis, MM, Ak, selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs, Rustam, M.Si Ak. selaku Dosen Pembimbing penulis yang yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

5. Bapak Santuso selaku supervisi saya yang sekaligus Bendaharawan Gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Ayahanda Mulyono dan Ibunda Ani yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, hanya tugas akhir ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin. Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.

Medan, Januari 2013 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

1. Tujuan Penelitian ... 4

2. Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Penelitian ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas ... 8

1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 9

2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 10

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... …… 15

D. Jaringan / Kegiatan ... 20

E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20

BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Pengertian Gaji dan Upah ... 24

B. Unsur-unsur Gaji dan Upah ... 26

C. Sistem Penggajian……… 29

D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah ... 31

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir ... 5

2. Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji pada Fakultas Ekonomi

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi saat ini, perkembangan dunia usaha semakin pesat. Para pengusaha sedapat mungkin dituntut untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap survive dibidangnya serta tidak tertinggal dengan perusahaan lainnya. Pertumbuhan dunia usaha yang pesat ini, dapat kita lihat dari banyak berdirinya perusahaan – perusahaan yang bergerak di bidang yang berbeda-beda, baik perusahaan jasa, perusahann dagang, atau perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha menengah, atau usaha besar.

Pada umumnya, setiap perusahaan bertujuan untuk memaksimumkan laba dan mengembangkan usahanya kecuali perusahan nirlaba. Berbagai saran dan usaha telah banyak dilakukan perusahaan agar tujuan perusahaan dapat terealisasikan. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya faktor tenaga kerja. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai tenaga kerja.

Sumber Daya Manusia atau SDM adalah salah satu faktor yang sangat penting dalam mewujudkan tujuan instansi. Tenaga kerja memberi sumbangan berupa tenaga, pikiran, pengalaman dan keahlian.

Berbicara mengenai tenaga kerja ini, maka kita tidak dapat berpaling dari biaya gaji dan upah. Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawan.

Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan akan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji yang seimbang, maka akan ada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupaya melakukan tindakan – tindakan seperti : melakukan demo untuk kenaikan gaji, mogok kerja, dan melakukan kegiatan – kegiatan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.

Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah akan membuat perusahaan akan lebih memperhatikan penentuan tarif gaji sehingga dapar menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan. Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang besar, maka pembayaran gaji di dalamnya harus di awasi. Walaupun demkian masih saja sering terjadi kecurangan – kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusian gaji. Untuk mengatasi hal ini setiap perusahaan aharus melakukan pengawasan internal gaji agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan tenaga kerja.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu instansi pemerintahan yang bergerak dibidang pendidikan, yang mana di dalamnya terdapat struktur organisasi yang masing-masing memiliki jabatan, dan

juga memilki jumlah dosen dan pegawai yang cukup banyak. Banyaknya tenaga kerja yang digunakan fakultas maka biaya gaji merupakan salah satu unsur utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan banyak resiko kemungkinan terjadi kecurangan. Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat rawan terhadap penyelewengan terutama dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran gaji ini.

Beberapa jenis penyelewengan yang mungkin terjadi yaitu : sengaja memperbesar penjumlahan dalam buku daftar gaji, memperbesar dengan sengaja jumlah penghasilan pegawai dengan menambah jumlah jam kerja, sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji, dan tetap mencantumkan nama mantan pegawai dalam daftaf gaji.

Hal ini bisa saja membuat mereka merasa kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji kepada para dosen dan pegawai. Mengingat masalah gaji merupakan masalah yang seensitif, maka fakultas perlu mengembangkan suatu pengawasan bagi penggajian dan upah untuk para pegawai.

Sistem gaji dan upah baik adalah sistem yang dibantu dengan pengawasan yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dengan dapat merancang motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji yang sesuai, tunjangan bonus dan sebagainya. Melihat begitu pentingnya suatu sistem pengendalian gaji dan upah, maka penulis tertarik membuat tugas akhir ini dengan judul “ Sistem Pengawasan Gaji dan Upah Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai perindistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengawasan yang tegas dan objektif, fakultas dapat mendorong dosen dan pegawai untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka panulis mencoba untuk membahas permasalahan “ Apakah Sistem Pengawasan Gaji dan Upah pada Fakultas Ekonomi USU telah berjalan efektif dan efisien?”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian

a. Untuk mengetahui Apakah Sistem Pengawasan Gaji dan Upah pada Fakultas Ekonomi USU telah berjalan efektif dan efisien?

b. Sebagai syarat kelengkapan untuk kelulusan dari Fakultas Ekonomi USU.

2. Manfaat penelitian

1. Bagi penulis, berguna untuk mengetahui perbedaan yang ada antara praktek yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori bangku perkuliahan dan melalui buku – buku perusahaan.

2. Bagi instansi, dapat memberikan masukan kepada Fakultas Ekonomi USU, dan

3. Bagi peneliti selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis membuat jadwal penelitian dan penyusunan yang dibuat dalam bentuk tabel.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO NAMA KEGIATAN

MINGGU I II III IV 1. Menerima surat persetujuan judul tugas akhir

2.

Menerima data mengenai profil Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3.

Menerima data mengenai hal – hal yang berkaitan dengan masalah yang ditelitih yaitu mengenai Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Penyusunan laporan tugas akhir

2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sisitematis.

Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut :

• BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.

• BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan / kegiatan, kinerja kgiatan terkini, serta rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

• BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai pengertian gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, sistem penggajian serta prosedur perhitungan gaji dan upah

• BAB IV : PENUTUP

Bab ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah ditulis dalam tugas akhir ini dan juga meliputi saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Ringkas

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu tepatnya berada di kota Medan, namun pada kenyataannya Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25 / DIKTI / Kep / 1987 dan No.26 / DIKTI / Kep / 1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

a. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.

b. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi.

c. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui

kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Dibawah ini kita dapat melihat Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber: Pedoman dan Informasi FE USU 2007-2008

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

Keluarga Besar yang ada di USU meliputi : 1) Pimpinan Universitas :

Rektor : Prof. DR. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, MSc (CTM), SP.A (K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr.Ningrum Natasya Sirait, SH, M.LI Pembantu rector V : Drs. M. lian Dalimunthe, M.Ec.Ac

2) Pimpinan fakultas Ekonomi :

Dekan : Plt. Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi 3) Dewan Pertimbangan Fakultas :

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota :

• Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS • Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si • Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc • Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP • Prof. Dr. Ramli, MS

• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak • Ami Dilham, SE, M.Si

• Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak • Dr. Muslich Lutfi, MBA 4) Departemen Program Strata 1 :

4a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs.Syahrir Hakim Nst, M.Si 4b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si 4c. Akuntansi

Ketua : Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

5) Program Studi Strata 1 : 5a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M. Si.

5b. Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si 5c. Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

6) Program Diploma 6a. Keuangan

Plt. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

6b. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak 6c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, M.Si 7) Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub Kepegawaian : Maslan, SE

Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun dan mempersiapkan penyusunan laporan Kerja Sub Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkansistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan,keindahan dan keamanan lingkungan. e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usa-ha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya sudah pasti membutuhkan karyawan untuk menjalankan kegiatan operasi. Begitu juga dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang bergerak dalam bidang pendidikan. Karyawan yang bekerja akan mendapat balas jasa dan kompensasi. Dimana kompensasi yaitu fungsi manajemen personalia yang merupakan balas jasa untuk memotivasi karyawan karyawan yang telah memberikan jasanya terhadap perusahaan tersebut. Karyawan- karyawan tersebut bekerja bukan berdasarkan unsur paksaan dari perusahaan.

Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang diterima dalam bentuk uang disebut sebagai gaji. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan serta memiliki dampak yang besar terhadap kinerja pegawai dan pada pembayaran gaji tersebut haruslah memiliki sistem dan prosedur yang optimal sehingga penggajian terhadap pegawai dapat berjalan dengan baik dan mengurangi terjadinya penyelewegan terhadap penggajian itu sendiri . Untuk itu dalam bab ini penulis mencoba membahas yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pelaksanaan pengawasan gaji dan upah pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Pengertian Gaji dan Upah

Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran yang kepada pegawai yang diberi tugas – tugas administratif dari pemimpinnya. Bagi staf pengajar bertugas mendidik, serta melakukan penelitian dan pelayanan kepada masyarakat. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap. Sedangkan imbalan diberikan kepada buruh – buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik yang disebut dengan upah. Jumlah gaji pegawai atau karyawan pada umumnya ditetapkan dalam bulanan. Sedangkan jumlah upah biasanya dapat ditetapkan secara harian, jam kerja, unit pekerjaan yang dapat diselesaikan atau bisa juga dengan berdasarkan banyaknya pelayanan yan diberikan.

Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana (buruh) di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mungkin memperoleh manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, tunjangan umum, uang lembur, dan lain-lain.

Selain itu ada beberapa definisi menurut para ahli ekonomi mengenai gaji dan upah, antara lain :

Menurut Rivai (2004:379) adalah :

“Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan sebagai konsekuensi dari statusnya sebagai seorang karyawan yang memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan sedangkan upah merupakan balas jasa yang adil dan layak terhadap para pekerja atas jasa – jasanya dalam mecapai tujuan organisasi”.

Menurut Mulyadi (2001:377) adalah :

“Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja atau jumlah suatu produk yang dihasilkan oleh karyawan”.

Menurut Amstrong (1983:7) adalah :

“Gaji merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variable dan tunjangan lainnya”.

Menurut Reeve (1999:442) adalah :

“Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi dan jasa yang lama, sedangkan upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik.

Menurut Malthis dan Jackson (2002:119) :

“ gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja, sedangkan upah merupakan bayaran yang secara langsung dihitung berasarkan jumlah waktu kerja.

Gaji merupakan pembayaran yang dibayarkan kepada pemimpin, pengawas, pegawai tata usaha atau lainnya. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pegawai ataupun pekerja berdasarkan atas hasil kerja

ataupun ukuran lainnya yang bersifat borongan.

Maka dapat disimpulkan bahwa gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajemen, administratif, mendidik atau jasa-jasa yang serupa dengan jumlah gaji yang dibayar secara berkala dan tetap, misalnya dalam waktu perbulan. sedangkan imbalan kepada pegawai lapangan (tenaga kerja kasar), baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Biasanya upah diberikan atas jumlah jam kerja mingguan. Dengan demikian upah yang diterima buruh dapat berubah - ubah dari suatu periode ke periode lainnya tergantung hasil kerja yang telah dilakukannya.

B. Unsur-unsur Gaji dan Upah

Karyawan adalah aset perusahaan, oleh karena itu harus diperhatikan sebaik-baiknya tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai dengan imbalan atau penilaian. Perusahaan membeli jasa para karyawan maka dapat menjamin kesejahteraan dan kelangsunganhidup keluarganya dengan pemberian berupa gaji,upah dan tunjangan-tunjangan lainnya. Selain penting bagi karyawan, gaji dan upah penting pula bagi perusahaan karena merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk menghindari terjadinya penyelewengan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator mereka. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra dan berintegritas tinggi untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan

terhadap pengawasan dan pelaksanaannya.

Di dalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai. Unsur – unsur gaji pada perusahaan milik Negara dan swasta memiliki perbedaan.

Adapun unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang

diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

2. Tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang beristri/ besuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

3. Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri.

4. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku,

Adapun persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan IIIA-IV adalah sebagai berikut :

Golongan IIIA : 146% x gaji pokok Golongan IIIB : 139% x gaji pokok Golongan IIIC : 133% x gaji pokok

Golongan IIID : 127% x gaji pokok Golongan IVA : 114% x gaji pokok Golongan IVB : 107% x gaji pokok Golongan IVC : 107% x gaji pokok Golongan IVD : 101% x gaji pokok

5. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,

6. Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara,

7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan,

8. Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura (beras) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura (uang).

9. Lembur adalah upah yang dibayarkan karyawan yang melebihi jam kerja biasa yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

• Honorarium Program S-1 Ekstensi • Honorarium Program S-1 Reguler • Honorarium Program D-3

C.

Sistem Penggajian

Sistem penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumetera Utara tidak jauh berbeda dengan sistem penggajian pada instansi pemerintah lainnya. Sistem penggajian merupakan rangkaian dari kegiatan yang saling berkaitan satu sama lain. Sebagaimana telah diketahui bahwa sistem merupakan sekelompok atau lebih komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang saling bersatu untuk mencapai satu tujuan yang sama (hall, 2001:5), demikian halnya dengan sistem penggajian yang terdiri dari beberapa prosedur yang saling berkaitan.

Sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana prosedur memiliki fungsi masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda di dalm perusahaan. “ Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan Suatu pekerjaan”.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Bagian Pembuat Data

Bagian pembuat data bertugas mengolah data, dimana data harus selalu dicek apakah ada data atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database.

Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data terebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPT). Setelah itu, baru pihak

Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk disetujui.

b. Bendaharawan

Setiap tanggal 1, dan yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di fakultas Gaji dibagi ke pegawai maupun dosen.

Khusus untuk pegawai maupun dosen yang golongan III dan IV, gaji dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian dilakukan secara berkala selama dua tahun sekali. Besarnya uang yang diminya oleh pihak Fakultas adalah sesuai yang dibutuhkan.

c. Internal Auditor

Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.

Menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik,

2. Prosedur pencatat waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di funsi produksi untuk keperluan

distribusi biaya gji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalm prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.

4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati menfaat tenaga kerja.

5. prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.

Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan teori yang ada bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta

D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah

Istilah internal control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai control intern atau sering juga di tulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum

menulis lebih lanjut penulis akan memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.

Menurut Hermanto (2001:110) memberikan definisi sebagai berikut: “Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002:341) dalam buku Standard Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa: “Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan tercapai”.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat –alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan dengan gaji dan upah.

Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapt memungkinkan terjadinya penyelewengan.

Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan, hal ini sangat penting karena menyangkut sumber daya yang berkualitas seperti yang diharapkan oleh perusahaan dan demi tercapainya tujuan dari pada organisasi tersebut.

Adapun bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Baridwan (2002:125) adalah :

1. Mandor

Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2. Bagian Gaji dan Upah

Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistic gaji dan upah.

3. Bagian Personalia

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tarif gaji dan potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalm pengawassan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah. 5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja. Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengawasan internal gaji dan upah yang baik pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan upah yang pelaksanannya melibatkan beberapa bagian yaitu

1.

Bagian Personalia

Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia.

Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Kemudian berdasarkan formulir baru tersebut bagian personalia akan memeriksa permintaan karyawan baru dengan meliaht surat-surat permohonan yang ada.

Tetapi apabila belum ada permohonan yang masuk, maka bagian personalia akan mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti :

a. Teman – teman pegawai perusahaan. b. Badan – badan penempatan tenaga kerja c. Advertensi

d. Dan lain – lain

Bardasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon – calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima.

Kemudian mereka akan diminta untuk mengikuti test kesehatan, bagi karyawan yang lulus test pertama. Setelah test kesehatan mereka

kemudian akan diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, maka penentuan karyawan yang diterima akan ditentukan untuk diterima menjai karyawan baru dalam perusahaan tersebut.

Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan diangkat menjadi karyawan dengan masa percobaan selama 3 bulan, selama masa percobaan dilakukan, akan ditentukan karyawan tersebut akan mendapat kedudukan dan penggajian sesuai dengan ketentuan yang telah berlaku.

2.

Bagian Pengawasan Waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh bagian personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja dilapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 12-14 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3.

Bagian Administrasi dan Keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.

4.

Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkannya kepada

bagian pembukuan.

5.

Bagian Pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari begian pendistribusian

biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal :

Gaji dan upah……….Rp xxx

Hutang gaji dan upah……….Rp xxx Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan kepada bagian pembukuan akan menjurnal :

Hutang gaji dan upah………..Rp xxx

Kas ………Rp xxx 6.

Internal Auditor

Bagian ini bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan

internal Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara menyeluruh.

Untuk malaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah, ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu :

• Lingkungan pengawasan • Penilaian resiko

• Kegiatan pengawasan

• Informasi dan komunikasi, dan • Monitoring

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan

golongan masing-masing pegawai.

Kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM). Setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh Bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh Bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.

Di bawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Tabel 3.1

Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Gaji Pokok Rp xx

Penghasilan

2. Tunjangan Istri/Suami Rp xx 3. Tunjangan Anak Rp xx

4. Tunjangan lain-lain Rp xx Rp xx

5. Tunjangan Jabatan Struktural Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xx

Rp xx

6. Tunjangan Umum Rp xx 7. Tunjangan Tambahan Umum Rp xx 8. Tunjangan Papua Rp xx 9. Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xx 10. Tunjangan Beras Jumlah Bruto Rp xx

Rp xx

11. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xx 12. Pembulatan Rp xx

Jumlah Kotor Rp xx

1. PFK Beras Rp xx

Potongan

2. Simpanan Wajib 10% Rp xx 3. Sewa Rumah Rp xx 4. Tunggakan Rp xx 5. Hutang Kelebihan Rp xx 6. Lain-lain Rp xx 7. Pajak Penghasilan Rp xx 8. Tabungan Perumahan Rp xx

Jumlah potongan Rp xx Jumlah Bersih Rp xx

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Sistem pengendalian internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif,

2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,

3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai,

4. Sistem pengendalian internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan.

5. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan harus berdasarkan apa yang berlaku didalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

6. Unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengna pemberian kesejahteraan para pegawainya dengan memberikan tunjangan-tunjangan,

7. Prosedur penacatatan gaji yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijalankan sesuai dengan bagian masing-masing sehingga prosedur dapat berjalan sebagaimana mestinya,

B. Saran

Saran yang penulis sampaikan dibawah ini berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat pada bagian sebelumnya. Saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi kepentingan perusahaan dimasa mendatang adalah sebagai berikut :

1. Pengawasan intern gaji telah efektif, sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.

2. Sistem pelaksanaan pengawasan intern gaji mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tariff pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif. Mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran penggajian. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dan dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan produktifitas pegawai.

3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya.

4. Sistem pengawasan intern terhadap gaji mengenai fungsi pemotonga yamg dilaksanakan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan fungsi akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan.

5. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji pegawai beserta tunjangan yang diberikan pihak instansi terhadap pegawai harus lebih efektif agar terhindar penyelewengan dari para pegawai.

6. Sebaiknya unsure-unsur gaji yang telah dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dipertahankan agar tercapainya tujuan instansi secara menyeluruh,

7. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi kesalah pahaman diantara masing-masing karyawan atau bagian-bagiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Amstrong, Michael, 1983, Sistem Penggajian, Cetakan Pertama, Penerbit Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.

Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi Pertama, Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan Kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Ediisi Revisi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Usry, Milthon F, Hammer Lawrence H, 1994, Akuntansi gaji dan Upah, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Wirartha, Made, 2006. Metodologi Penelitian Sosial Ekonomi, Cetakan Pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta.

golongan masing-masing pegawai.

Kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM). Setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh Bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh Bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.

Di bawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Tabel 3.1

Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Gaji Pokok Rp xx Penghasilan

2. Tunjangan Istri/Suami Rp xx 3. Tunjangan Anak Rp xx

4. Tunjangan lain-lain Rp xx Rp xx

5. Tunjangan Jabatan Struktural Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xx

Rp xx

6. Tunjangan Umum Rp xx 7. Tunjangan Tambahan Umum Rp xx 8. Tunjangan Papua Rp xx 9. Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xx 10. Tunjangan Beras Jumlah Bruto Rp xx

Rp xx

11. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xx 12. Pembulatan Rp xx

Jumlah Kotor Rp xx

1. PFK Beras Rp xx

Potongan

2. Simpanan Wajib 10% Rp xx 3. Sewa Rumah Rp xx 4. Tunggakan Rp xx 5. Hutang Kelebihan Rp xx 6. Lain-lain Rp xx 7. Pajak Penghasilan Rp xx 8. Tabungan Perumahan Rp xx

Jumlah potongan Rp xx Jumlah Bersih Rp xx

BAB IV PENUTUP

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Sistem pengendalian internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif,

2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,

3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai,

4. Sistem pengendalian internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan.

5. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan harus berdasarkan apa yang berlaku didalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

6. Unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengna pemberian kesejahteraan para pegawainya dengan memberikan tunjangan-tunjangan,

7. Prosedur penacatatan gaji yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijalankan sesuai dengan bagian masing-masing sehingga prosedur dapat berjalan sebagaimana mestinya,

B. Saran

Saran yang penulis sampaikan dibawah ini berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat pada bagian sebelumnya. Saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi kepentingan perusahaan dimasa mendatang adalah sebagai berikut :

1. Pengawasan intern gaji telah efektif, sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.

2. Sistem pelaksanaan pengawasan intern gaji mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tariff pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif. Mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran penggajian. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dan dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan produktifitas pegawai.

3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya.

4. Sistem pengawasan intern terhadap gaji mengenai fungsi pemotonga yamg dilaksanakan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan fungsi akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan.

5. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji pegawai beserta tunjangan yang diberikan pihak instansi terhadap pegawai harus lebih efektif agar terhindar penyelewengan dari para pegawai.

6. Sebaiknya unsure-unsur gaji yang telah dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dipertahankan agar tercapainya tujuan instansi secara menyeluruh,

7. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi kesalah pahaman diantara masing-masing karyawan atau bagian-bagiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Amstrong, Michael, 1983, Sistem Penggajian, Cetakan Pertama, Penerbit Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.

Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi Pertama, Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan Kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Ediisi Revisi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Usry, Milthon F, Hammer Lawrence H, 1994, Akuntansi gaji dan Upah, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Wirartha, Made, 2006. Metodologi Penelitian Sosial Ekonomi, Cetakan Pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta.