Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

OLEH :

KRISNHOE RADITYA R. 102102179

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

   

NAMA : Krisnhoe RadityaRahara

NIM : 102102179

PROGRAM STUDI : DIII-AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Januari 2014 Dosen Pembimbing

Dra. Nurzaimah, MM, Ak NIP :19581114 198703 2 001

Tanggal : Januari 2014 Ketua Program Studi D-III Akuntansi

Drs. Rustam M.si, Ak,CA NIP :19511114198203 1 002

Tanggal : Januari 2014 Dekan Fakultas Ekonomi

Prof. Dr. AzharMaksum, M.Ec.Ac,Ak, CA NIP :19560407 198002 1 001

NAMA : Krisnhoe RadityaRahara

NIM : 102102179

PROGRAM STUDI : DIII-AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Januari 2014

KRISNHOE RADITYA NIM. 102102179

i

Bismillahirrahmanirrahim

Dengan rasa syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang banyak memberikan rahmat dan hidayahnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini, Shalawat dan salam penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW, yang dengan tuntunannya telah membawa manusia kealam kebenaran yang penulis harapkan syafaatnya di hari akhir kelak, Amin.

Membuat sebuah karya ilmiah berupa skripsi minor merupakan kewajiban bagi setiap mahasiswa yang hendak menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun skripsi minor dengan judul: “ Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”

Dalam penulisan skripsi minor ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dukungan dan nasehat – nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1) Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, CA,selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2) Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Ubiversitas Sumatera Utara.

4) IbuDra. Nurzaimah, MM, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu, tenaga dan fikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan penulis sehingga skripsi minor ini dapat terselesaikan.

5) Terutama terima kasih yang sebesar-besarnya untuk kedua Orang Tua saya yang selalu mendukung saya dalam mengerjakan Tugas Akhir ini baik secara moril maupun materil.

Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga skripsi minor ini dapat memberikan manfaat kepada pembacanya

Medan, Januari 2014 Penulis

iii

KATA PENGANTAR ... ...i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuandan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. ManfaatPenelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Penelitian ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II FAKULTAS EKONOMI USU ... 6

A.Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 6

B.Struktur Organisasi ... 8

C.UraianTugas ... 15

1. Bagian Tata Usaha ... 15

2. Sub Bagian Akademik ………...16

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan ... 17

D. Jaringan Kegiatan ... 20

E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 22

A. Pengertian Gaji dan Upah ... 22

B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 25

C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah ... 31

D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah ... 38

E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah ... 42

BAB IV PENUTUP ... 50

A. Kesimpulan ... 50

B. Saran ... 51

v

Nomor Judul Halaman

Nomor Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan didirikan untuk memperoleh laba demi menjamin kelangsungan perusahaan. Apa lagi di era globalisasi saat ini persaingan antara perusahaan satu dengan yang lain sangatlah ketat, oleh karena itu perusahaan harus dikelola dengan efekif dan efisien supaya tetap eksis dalam bidangnya.

Dalam menjalankan aktivitasnya tentu perusahaan menggunakan sumber daya. Sumber daya terbagi atas dua yaitu sumber daya alam dan sumber daya manusia. Sumber daya merupakan faktor untuk menghasilkan barang dan jasa. Maka sumber daya ini akan dikontrol untuk melancarkan aktivitas perusahaan. Kontrol itu sendiri merupakan suatu usaha sistematis manajemen perusahaan guna pencapaian tujuan dengan cara membandingkan kinerja terhadap rencana serta perbedaan diantara keduanya.

Tenaga kerja adalah faktor yang tidak pernah lepas dalam perusahaan. Karena tenaga kerja sudah memberikan sumbangan kepada perusahaan sejak awal dimulainya kegiatan perusahaan. Sumbangan tersebut diberikan dalam bentuk tenaga, pikiran, ide-ide yang kreatif, pengalaman maupun keahlian. Sebagai imbalan atas apa yang mereka sumbangkan maka mereka berhak mendapatkan bala jasa berupa gaji dan upah. Oleh karena itu perusahaan harus dapat mengontrol dan memperhatikan kesejahteraan para tenaga kerja. Jika kebutuhan tenaga kerja dipenuhi perusahaan dengan semestinya, yaitu dengan sistem gaji dan

upah yang baik maka akan mendorong tenaga kerja itu bekerja dengan baik pula dan pastinya akan merangsang tenaga kerja untuk bekerja lebih baik. Sehingga hasil pekerjaannya akan lebih maksimal dan berkualitas. Sejalan dengan itu maka tujuan perusahaan akan tercapai.

Gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif bagi setiap perusahaan, untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan mengembangkan suatu kebijakan yaitu pengawasan. Dengan adanya pengawasan gaji dan upah sistem penggajian tersebut bisa berjalan dengan baik tanpa ada kecurangan. Jadi perusahaan harus membuat pengawasan khusus terhadap gaji dan upah dengan menunjuk beberapa orang yang ahli, yang bertanggung jawab dalam pencatatan gaji da upah agar tidak terjadi penyelewengan yang merugikan perusahaan dan karyawan karena itu bisa menjadi penghambat bagi tercapainya tujuan perusahaan.

Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan pengawasan yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dan dapat merangsang motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain sebagainya. Sehingga diharapkan tenaga kerja semakin produktif.

Begitu juga halnya Pada Fakultas Ekonomi USU Medan menginginkan setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji dan upah merupkan hal yang sensitif, maka pengawasan internal atas gaji dan upah sangat begitu penting, untuk menghindari akan penyelewengan atau kecurangan dana sehingga dapat merugikan perusahaan.

   

Melihat begitu pentingnya suatu sistem pengendalian gaji dan upah dalam kegiatan (aktivitas) suatu perusahaan, maka penulis tertarik membuat Tugas Akhir ini dengan judul “ Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada Bagian Keuangan FE USU “

B. Rumusan Masalah

Pengawasan gaji dan upah sangatlah penting yaitu untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat merugikan perusahaan. Adapaun masalah pokok yang dirumuskan penulis adalah, apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan Fakultas Ekonomi USU sudah efektif?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui bagaimana manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam melaksanakan pengawasan internal gaji dan upah.

b. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang diterapkan Fakultas Ekonomi USU sudah efektif. 2. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti adalah:

a. Bagi peneliti, sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat mengenai sistem pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi USU.

b. Bagi perusahaan dapat memberikan masukan sebagai bahan perbandingan dalam menentukan kebijaksanaan di masa yang akan datang.

c. Bagi peneliti lainnya dapat berguna sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya.

D. Rencana Penelitian

Sistematika penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian. 1. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari persiapan pelaksanaan survei, pelaksanaan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Jadwal kegiatan untuk lebih jelasnya dapat diliha di tabel jadwal kegiatan berikut ini.

   

Tabel Jadwal Penelitian

NO Kegiatan

Desember 2013 Januari 2014

Minggu Minggu I II III IV I II III IV

1 Persiapan Tugas Akhir

2 Pelaksanaan Tugas Akhir 3 Pelaporan Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Peneliti membuat suatu perincian sederhana tentang isi dari masing-masing bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian dapat lebih terarah. Untuk itu peneliti membagi pokok pembahasan dalam empat bab yaitu sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan dan rencana isi.

BAB II : FAKULTAS EKONOMI USU

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi, uraian tugas, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang pengertian gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah, prosedur perhitungan gaji dan upah, sistem pengawasan intern gaji dan upah.

BAB IV : PENUTUP

Merupakan bagian akhir dari penyusunan tugas akhir yang terdiri dari kesimpulan-kesimpulan serta saran yang dihasilkan dari penelitian ini. Dilengkapi dengan daftar pustaka sebagai referensi dari kesimpulan-kesimpulan yang diperlukan dalam penelitian.

7 BAB II

FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.Sesuai dengan Keputusan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan TinggiNo. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

   

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya

hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan,sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

   

Gambar 2.1

Gambar 2.1

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Sumber :Buku Pedoman dan Informasi FE USU Tahun 2007/2008 Ketua Program Studi Inter D Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala bagian Tata usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Dekan dan Pembantu

Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas Rektor dan Pembantu

Rektor Kepala Sub Bagia Tata Usaha Departemen Kepala sub bagian tata usaha Fakultas

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)

Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, SH, M.L.I

Purek V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak, CA Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Acc, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, M : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, CA : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak : Prof. Dr. Ramli, MS

 

   

: Ami Dilham, SE, M.Si

: Prof. Dr. RithaF.Dalimunthe ,SE, M.Si : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS : Prof. Dr. Rismayani, MS

: Prof. Dr. lic. rer.reg. Sirojuzilam, SE : Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

: Dr. Syafaruddin Ginting S,MAFIS : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si : Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Dr.Murni Daulay, M.Si

: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M. Ec DEPARTEMEN AKUNTANSI

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak

DEPARTEMEN MANAJEMEN

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec

PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN

Ketua : IrsadLubis, SE, M.SOc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Drs. Syafrizal Helmi, SE, M.Si

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN

 

   

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub.Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub.Umum dan Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub.Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE

LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank

Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak

BagianPerpustakaan

C. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaahperaturanperundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

 

   

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian. 4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun Rencana Kerjadan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

 

   

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumniadalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

 

   

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai

hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian jug tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

23 BAB III

SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Pengertian Gaji dan Upah

Istilah penggajian sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa – jasa yang mereka berikan selama satu periode perusahaan. Bagi setiap perusahaan gaji dan upah merupakan hal yang penting karena untuk mempertahankan agar dedikasi pegawai terhadap pengawasan perusahaan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji dan upah secara lancar kepada pegawai tentunya pegawai akan berusaha meningkatkan kinerjanya sehingga perusahaan memperoleh nilai tambah dimata masyarakat. Dan pada umumnya gaji merupakan penerimaan pegawai karena pemberian prestasinya kepada perusahaan yang jumlahnya tetap.

Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian tentang gaji dan upah menurut pakar – pakar ekonomi:

Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fees, yaitu:

“Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi dan jasa yang lama. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik (1999: 442).

Gaji umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang, jabatan manajer, dan dibayarkan secara perceraian bulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. (2001: 373)

Upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh buruh yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. Upah meliputi upah harian yang dihitung berdasarkan masa sehari dan upah mingguan yang dihitung berdasarkan masa seminggu.

Menurut Malthis dan Jackson“(2002 : 119-378):

“Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja.

Menurut Sugiyurso dan Winarni(2005:95):

Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrasi dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan. Pengertian diatas memiliki maksud yaitu upah merupakan balas jasa yang diterima oleh pekerja dari

 

   

diberikan kepada karyawan dibidang administrasi di perusahaan dan tenaga staff biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.

Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja kasar yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.

Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal–hal seperti pendidikannhya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap faktor – faktor tersebut diatas. Dengan kata lain upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan.

Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.

Menurut Munandar, (2001 : 311 ) “Anggaran kas (Cash Budget) adalah Budget yang merencanakan secara lebih terperinci tentang jumlah kas beserta perubahan-perubahannya dari waktu kewaktu selama periode yang akan datang, baik perubahan yang berupa penerimaan kas, maupun perubahan yang berupa pengeluaran kas.”

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa anggaran kas adalah gambaran atas seluruh rencana penerimaan dan pengeluaran uang tunai yang

bertalian dengan rencana keuangan perusahaan dan transaksi lainnya yang menyebabkanperubahan-perubahan pada posisi kas atau menunjukkan aliran kas pada periode tersebut.

Tujuan utama dilakukannya penyusunan anggaran / rencana kas adalah untuk merencanakan posisi likuiditas perusahaan sebagai dasar penentuan pinjaman atau investasi. Rencana aliran kas masuk dan keluar menunjukkan perlunya kemungkinan pembelanjaan jika terjadi defisit kas dan perlunya perencanaan jika terjadi kelebihan kas.

Tujuan utama anggaran kas adalah :

1. Memberikan taksiran posisi kas pada akhir setiap periode sebagai hasil dari operasi yang dijalankan

2. Mengetahui kelebihan atau kekurangan kas pada waktunya

3. Menentukan kebutuhan pembiayaan dan/ atau kelebihan kas menganggur untuk investasi

4. Menyelaraskan kas dengan (a) total modal kerja, (b) pendapatan penjualan, (c) biaya, (d) investasi, dan (e) utang

5. Menetapkan dasar yang sehat untuk pemantauan posisi kas secara trus menerus.

B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah

Ada bermacam – macam unsur gaji dan upah yang sering kita jumpai diberbagai macam buku, namun menurut Malthis, Jhon dan Jackson. (dalam

 

   

1. Kompensasi Langsung, terdiri dari: a. Gaji Pokok

Yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan biasanya sebagai gaji atau upah.

Gaji pokok terdiri dari:

 Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode – periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.

 Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu jam kerja

b. Gaji Variabel

Yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau organisasi.

Gaji variabel terdiri dari:

 Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing – masing karyawan.  Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena

prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik.

 Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada pemilik saham

2. Kompensasi tidak langsung a. Asuransi kesehatan b. Dana pensiun c. Libur pengganti

d. Kompensasi kinerja

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur – unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut

1. Gaji pokok

Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat/ golongan, jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun non staff.

2. Insentif

Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target tertntu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila bekerja diatas standard yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Tunjangan – tunjangan

Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara lain:

a. Tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan seperti:

 

   

Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan IIIA-IVD sebagai berikut:

- Golongan IIIA: 146% x gaji pokok - Golongan IIIB: 139% x gaji pokok - Golongan IIIC: 133% x gaji pokok - Golongan IIID: 127% x gaji pokok - Golongan VIA: 114% x gaji pokok - Golongan VIB: 107% x gaji pokok - Golongan IVC: 107% x gaji pokok - Golongan IVD: 101% x gaji pokok  Tunjangan Struktural

Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh karyawan yaitu:

Dekan

Kepala bagian  Tunjangan khusus

- Tunjangan tambahan

Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu, seperti: tunjangan pangan, tunjangan pension, tunjangan kesehatan, tunjangan lebaran dan natal, tunjangan Pph pasal 21, dan tunjangan Jamsostek.

Adapun unsure-unsur pengeluaran pada perusahaan ini adalah sebagai berikut: a. Jamsostek pensiun

Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan tersebut pension.

b. Pph Pasal 21

Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang – undang perpajakan ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan.

c. Hutang para karyawan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu fakultas yang dimiliki oleh Universitas Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara adalah perguruan tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN). Fakultas Ekonomi tidak bertujuan untuk memperoleh laba seperti perusahaan-perusahaan pada umumnya, melainkan bergerak dalam bidang jasa yaitu pendidikan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga mengelola anggaran kas. Anggaran kas disusun oleh bagian umum dan keuangan yang ada pada fakultas. Dari beberapa pengertian yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa anggaran kas mempunyai dua sektor, yaitu:

1. Sektor Penerimaan Kas, yang pada umumnya berasal dari Ekuitas (pemilik). Sumber kas masuk pada Fakultas yang utama adalah :

 Setoran uang kuliah yang berasal dari mahasiswa (S1 Reguler, Program Studi DIII, Program Ekstensi, dan kelas Mandiri) per semester.

 

   

2. Sektor Pengeluaran kas, yang pada umumnya berupa pengeluaran untuk biaya-biaya, baik biaya-biaya utama maupun biaya-biaya bukan utama. Penggunaan kas keluar yang utama adalah :

 Belanja Pegawai

 Belanja Barang (Bahan, Inventaris, Langganan Daya dan Jasa, Penyelenggaraan)

 Belanja Pemeliharaan (Kendaraan Bermotor, Inventaris dan gedung)  Belanja Perjalanan

Saldo kas pada akhir suatu periode (Bulanan/ Triwulan/ Tahunan) akan sama dengan saldo kas awal ditambah seluruh penerimaan dikurangi seluruh pengeluaran yang terjadi pada periode yang bersangkutan. Bilamana penerimaan melebihi pengeluarannya, maka saldo kas akhir akan meningkat. Sebaliknya bila pengeluaran melebihi penerimaan, maka saldo kas akhir menurun, bahkan mungkin terjadi defisit kas.

Tujuan utama di dalam penyusunan anggaran kas adalah untuk merencanakan atau menentukan kegiatan operasional sebagai dasar untuk menentukan optimalisasi kas di masa yang akan datang. Optimalisasi kas merupakan suatu usaha dimana kas yang ada harus dijaga agar jangan sampai kas tersebut mengalami kelebihan atau kekurangan.

Tujuan Penyusunan Anggaran Kas adalah sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan semua faktor produksi yang mengarah pada pencapaian tujuan secara umum.

2. Sebagai suatu alat untuk mengestimasikan semua estimasi yang mendasari disusunnya suatu anggaran sebagai titik pangkal disusunnya suatu kebijaksanaan keuangan dimasa yang akan datang.

3. Sebagai alat untuk melakukan penilaian prestasi, sehingga membangkitkan motivasi para pelaksananya agar dapat mengoreksi kekurangan yang terjadi. 4. Sebagai alat komunikasi semua fungsi dalam perusahaan sehingga

kebijaksanaan dan metode yang dipilih dapat dimengerti dan didukung oleh semua bagian, untuk tercapainya tujuan perusahaan.

Secara umum, tujuan disusunnya suatu anggaran adalah agar kebutuhan jangka pendek yang tercantum dalam anggaran dapat terpenuhi, anggaran akan menuntun agar pencapaian tujuan jangka pendek tetap konsisten sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan.

Usia anggaran pada umumnya satu tahun bertujuan agar anggaran harus memungkinkan untuk dilakukan revisi dari waktu ke waktu karena perubahan kondisi ekonomi peraturan pemerintah serta faktor-faktor eksternal lainnya.

Adapun manfaat anggaran kas adalah:

1. Kemungkinan posisi kas sebagai hasil rencana operasi perusahaan

2. Kemungkinan adanya surplus atau deficit karena rencana operasi perusahaan 3. Besarnya dana beserta saat-saat kapan dana itu dibutuhkan untuk menutup

defisit kas

 

   

C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah, ada baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Menurut Hadibroto, arti dari prosedur tersebut adalah sebagai berikut:

“Prosedur adalah merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindak dalam melakukan transaksi-transaksi yang sering terjadi”. (1984: 10)

Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Usry(1999: 305) adalah sebagai berikut:

a. Time keeping Departemen

Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.

b. Payroll Departemen

Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan uaph diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer.

c. Cost Departemen

Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa – jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing – masing jenis produk.

Anggaran kas menunjukkan arus uang masuk dan keluar yang direncanakan, dan posisi terakhir pada akhir periode interim tertentu misalnya akhir bulan. Sebagian besar perusahaan harus membuat rencana jangka panjang maupun rencana jangka pendek untuk arus uang mereka. Anggaran kas jangka pendek termasuk dalam rencana laba tahunan. Anggaran kas pada dasarnya meliputi dua bagian : (1) Penerimaan kas yang direncanakan. (2) Pengeluaran kas yang direncanakan.

Anggaran hampir selalu merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran merupakan rencana keuangan untuk masa depan, rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran disiapkan, pihak manajemen seharusnya mengembangkan suatu rencana strategis (strategic planning). Rencana strategis mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktivitas dan operasi dimasa depan.

Untuk menyusun suatu anggaran perusahaan sebagai alat perencanaan, maka Budget itu harus realistis, fleksibel/ luwes dan kontinyu. Realistis berarti tidak terlalu optimis dan tidak pula terlalu pesimis; fleksibel/ luwes berarti tidak

 

   

mungkin berubah; kontinyu berarti dilaksanakan secara terus-menerus, tidak merupakan suatu usaha yang insidentil.

Perencanaan adalah spesifikasi (perumusan) dari tujuan perusahaan yang ingin dicapai serta penentuan cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut, jadi perencanaan mengandung aspek :

1. Penentuan tujuan yang akan dicapai

2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh dari semua alternatif yang mungkin dipilih.

3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.

Manfaat penting adanya perencanaan yang baik di dalam suatu perusahaan adalah:

1. Karena tujuan yang ingin dicapai telah ditetapkan (dirumuskan), maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektivitas dan efisiensi setinggi mungkin.

2. Dapat untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi-koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.

3. Dapat mengindentifikasikan hambatan-hambatan yang timbul dan mengatasinya secara terarah.

4. Dapat menghindarkan adanya kegiatan, pertumbuhan, dan perkembangan yang tidak terarah dan terkontrol.

Winardi (1983 : 149) memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut: "Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan".

Dari kutipan diatas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya, pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik.

Sehubungan dengan itu, perencanaan yang disusun oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi kegiatan-kegiatan operasional, tujuan dari kegiatan tersebut, dan berapa jumlah anggaran yang disediakan. Adapun kegiatan- kegiatan operasional yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorarium, dan kegiatan-kegiatan lain.

Anggaran kas yang menunjukkan angka yang terlalu tinggi seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang telah direncanakan. Apabila hal ini terjadi, maka seluruh rencana mungkin perlu diperbaiki. Selain itu, anggaran dapat mengetahui dan mengatasi dengan segera apabila telah terjadi penyimpangan. Dan pada akhirnya realisasi dari anggaran inilah yang akan menjadi pedoman untuk menyusun anggaran tahun yang akan

 

   

upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut:

1. Bagian Umum a. Data Karyawan

Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut (kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.

b. Pegawai Pencatatan gaji dan upah

Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.

2. Kepala Bagian Masing – masing unit

Kepala bagian masing – masing uhnit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan (promosi). Bagian keuangan

Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.

b. Bagian pembukuan

Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti – bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.

c. Internal Auditor

Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah ditentukan, mengevaluasi system pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:

1. Time Keeping Departemen

Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.

 

   

2. Payroll Departemen

Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.

3. Cost Departemen

Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.

D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah

Besarnya gaji dan upah dalam sebuah perusahaan tidak selalu sama untuk setiap karyawan dan dapat berubah–ubah di masa yang akan datang, tergantung pada tingkat gaji dan upah dan jam kerja masing-masing karyawan. Terjadinya perbedaan tingkat gaji dan upah antar karyawan disebabkan oleh faktor pendidikan, pengalaman, kemampuan perusahaan, kondisi pekerjaan. Besarnya gaji dan upah antar suatu perusahan dengan perusahaan lain juga berbeda–beda. Faktor–faktor penting yang mempengaruhi tingkat upah itu antara lain:

a. Penawaran permintaan tenaga kerja b. Organisasi Buruh

c. Kemampuan perusahaan untuk membayar gaji dan upah d. Produktivitas

e. Biaya hidup

f. Sistem pemerintahan

Ada beberapa cara menghitung gasji dan upah. Sistem manapun yang dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan maksimal melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat. Menurut Hasibuan(2005: 124) sistem perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:

1. Sistem menurut upah waktu

Dibedakan atas uah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan. 2. Sistem upah menurut kesatuan hasil

Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang – barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dadri kegiatan kerja.

3. Sistem borongan

Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.

Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu

 

   

para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya.

Ketentuan jam kerja pada Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut: Senin – kamis

Pukul: 08.00- 12. 00 kerja Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat Pukul: 13.00- 14.00 kerja Jumat

Pukul: 08.00- 11.00 kerja Sabtu

Pukul 08.00- 13. 00 kerja

Hari minggu dan hari besar lainnya merupakan hari libur, namun pada hari tersebut terkadang digunakan untuk pertemuan khusus dengan pihak tertentu. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode perhitungan gaji dan uah yang dibayarkan kepada karyawannya didasarkan oleh penggolongan:

1. Pegawai Staff

Yang termasuk pegawai staff pada perusahaan ini adalah pegawai yang mempunyai keahlian, dinilai dari pendidikan atau lamanya masa kerja atau pengalaman kerja.

2. Pegawai Nonstaff

Gaji dan upah yang dibayarkan kepada paegawai non staff jumlahnya tidak sama, karena pegawai non staff digolongkan sebagai berikut:

Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan ini. Gaji dan upah karyawan bulanan yang dibenarkan, jumlahnya tetap sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.

b. Karyawan harian tetap

Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan. Dalam perusahaan sistem penggajian dan pengupahan melibatkan personalia dan umum, departemen keuangan dan departemen akuntansi. Bagian Akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribiusi biaya tenaga kerja. Untuk kepentingan penyediaan informasi guna pengawasan tenaga kerja.

Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai berikut:

Upah pokok xxx

Tunjangan- tunjangan tetap xxx

Gaji bulanan xxx

Upah lembur + tunjangan tidak tetap (kalau ada) xxx + Pendapatan kotor xxx Potongan – potongan :

Pajak Penghasilan xxx

Jamsostek xxx

Pengurangan lainnya xxx+

 

   

Sebagaiman telah kita uraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut adalah memang karyawan perusahan.

E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah

Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.

Menurut Hermanto memberikan defenisi sebagai berikut:

“Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan.” (2001: 110)

Sedangkan menurut Holmes dan Burns adalah:

Pengawasan Intern merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang sudah digariskan manajemen. (2005: 1112)

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa:

“Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai.” (2002: 341)

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah.

Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas menurut AICPA (American Instute of Certified Public Accountants) (1999:1). Dalam arti sempit “ prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data – data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem social yang

mempunyai wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan”. Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti yang luas dan dalam arti sempit menurut Comitte on Auditing Procedure AICPA . Pengawasan intern meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang dikoordinasikan, yang digunakan didalam perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efesiensi didalam operasi dan mendorong dipatuhinya kebjiaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Pengawasan intern dalam arti sempit diartikan sama dengan “internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur

 

   

yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.

standar atau sasaran, yaitu anggaran.Perbedaan anggaran dengan realisasi disebut dengan varians atau selisih/ penyimpangan. Penyimpangan yang akan terjadi dapat dibedakan menjadi dua kemungkinan :

1. Penyimpangan yang menguntungkan (favouriable varians), yaitu standard cost lebih besar dari aktual.

2. Penyimpangan yang merugikan (unfavouriable varians), yaitu standard cost yang lebih kecil dari aktual cost.

Pengawasan atau pengendalian menurut Supriyono (2001 : 7) adalah “Proses yang digunakan oleh manajemen agar para pelaksana bekerja dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau tujuan bagian organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.”

Pengawasan adalah fungsi kedua dari seorang pimpinan setelah perencanaan. Pengawasan hanya mengikuti perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan yang baik sekalipun tanpa pengawasan atau pengendalian yang baik akan sia-sia. Dalam hal ini tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan memperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat padahal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah. Berbeda dengan pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi Fakultas, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pemberian gaji dilakukan per bulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab bagian. Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

 

   

Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Bridwan adalah:

1. Mandor

Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2. Bagian Gaji dan Upah

Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistik gaji dan upah.

3. Bagian Personalia

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran nama – nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan daftar potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.

5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.

Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu: 1. Bagian Personalia

Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.

Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:

 Teman – teman pegawai perusahaan  Badan –badan penempatan tenaga kerja  Advertensi

 Dan lain-lain

Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.

Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut sakan diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selam masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuaid dengan

 

   

2. Bagian Pengawasan waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3. Bagian Administrasi dan Keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.

4. Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.

5. Bagian Pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:

Gaji dan upah xxx

Hutang gaji danupah xxx

Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:

Hutang gaji dan upah xxx

Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin. Bagan Alir Dokumen sistem Pengawasan Intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dengan jelas pada lampiran 2.

51 BAB IV PENUTUP

4.1.Kesimpulan

Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan padauraian-uraian tentang internal control gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu:

1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam keluarga ini mempunyai fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan para karyawan dengan memberikan tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya dari perusahaan.

3. Prosedur pencatatan gaji dan upah terlah dilakukan dengan baik ditandai dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah, agar tidak terjadi penyelewengan dan kecurangan maka pencatatan gaji dan upah dilakukan pada bagian terpisah.

4. Prosedur perhitungan gaji dan upah terlah dilaksanakan dengan sebaik mungkin, walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak tetap

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah. Berbeda dengan pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi Fakultas, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pemberian gaji dilakukan per bulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab bagian. Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Bridwan adalah:

1. Mandor

Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2. Bagian Gaji dan Upah

Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistik gaji dan upah.

3. Bagian Personalia

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran nama – nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan daftar potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.

5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.

Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu: 1. Bagian Personalia

Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.

Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:

 Teman – teman pegawai perusahaan  Badan –badan penempatan tenaga kerja  Advertensi

 Dan lain-lain

Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.

Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut sakan diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selam masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuaid dengan ketentuan penggajian yang berlaku.

2. Bagian Pengawasan waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3. Bagian Administrasi dan Keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.

4. Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.

5. Bagian Pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:

Gaji dan upah xxx

Hutang gaji danupah xxx

Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:

Hutang gaji dan upah xxx

Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin. Bagan Alir Dokumen sistem Pengawasan Intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dengan jelas pada lampiran 2.

BAB IV PENUTUP

4.1.Kesimpulan

Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan padauraian-uraian tentang internal control gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu:

1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam keluarga ini mempunyai fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan para karyawan dengan memberikan tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya dari perusahaan.

3. Prosedur pencatatan gaji dan upah terlah dilakukan dengan baik ditandai dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah, agar tidak terjadi penyelewengan dan kecurangan maka pencatatan gaji dan upah dilakukan pada bagian terpisah.

4. Prosedur perhitungan gaji dan upah terlah dilaksanakan dengan sebaik mungkin, walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak tetap