Sistem penggajian karyawan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Subang : laporan kerja praktek
DAFTAR RIWAYAT HIDUP I. DATA DIRI
Nama Lengkap : Erlinda Dwi Aprianti Nama Panggilan : Nda Tempat, Tanggal Lahir : Subang, 15 April 1990 Jenis Kelamin : Perempuan Agama : Islam Status : Belum Menikah Hobi : Mendengarkan musik Kewarganegaraan : Indonesia Alamat : Ds. Sukatani Kp. Sukanengah II RT 08 / RW 03 Kec. Compreng
Subang 41258 No. Telp : 081320093806 E-mail : nda_jhoo@yahoo.com FB : nda_jhoo@yahoo.com
II. PENDIDIKAN FORMAL No. Tahun Uraian Keterangan
1 2009 - Sekarang Mahasisiwi Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM Bandung) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Manajemen Informatika Semester 4 (Angkatan 2009) Sedang menempuh study
2 2005 - 2008 SMA Negeri I Teluk Jambe - Karawang Lulus/Berijazah 3 2002 - 2005 SLTP Negeri 1 Compreng, Subang Lulus/Berijazah 4 1996-2002 SD Negeri Sukatani - Subang Lulus/Berijazah
III. PENGALAMAN ORGANISASI No. Tahun Uraian Jabatan
1 2005 Organisasi Pramuka SMA Negeri I Teluk Jambe – Karawang Anggota 2 2007 Organisasi OSIS SMA Negeri I Teluk Jambe –
Karawang Bendahara 3 2002 Organisasi OSIS, Pramuka, PMR (Palang Merah
Remaja) SLTP Negeri 1 Compreng - Subang Anggota 4 2000 Organisasi Pramuka SD Negeri Sukatani - Subang Anggota
I. DATA DIRI
Nama Lengkap : Nia Kartika Br Pv Nama Panggilan : Tika Tempat, Tanggal Lahir : Berastepu, 25 Juni 1991 Jenis Kelamin : Perempuan Agama : Protestan Status : Belum Menikah Hobi : Musik, Lingkungan Kewarganegaraan : Indonesia Alamat : Jl. Kubang Selatan V No. 153 Bandung 40132 No. Telp :082116222755 E-mail : tikaronesee@yahoo.com FB : tikaronesee@yahoo.com
II. PENDIDIKAN FORMAL No. Tahun Uraian Keterangan
1 2009 - Mahasisiwi Universitas Komputer Sekarang Indonesia (UNIKOM Bandung) Sedang Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer menempuh Manajemen Informatika Semester 4 study
(Angkatan 2009) 2 2006 - 2009 SMA Negeri 1 Simpang IV Lulus/Berijazah 3 2003 - 2006 SLTP Negeri 1 Simpang IV Lulus/Berijazah 4 1997-2003 SD Negeri No. 040474 Tiga Serangkai Lulus/Berijazah
Sistem Penggajian Karyawan Dinas Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi Kabupaten Subang
Laporan Praktek Kerja
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan
Program Diploma III Program Studi Manajemen Informatika
Oleh : Erlinda Dwi Aprianti NIM. 10909052 Nia Kartika Br PV NIM. 10909056
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2011
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr. Wb.Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan ke
kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan baik disertai dengan Laporannya.
Laporan PKL ini disusun untuk memenuhi syarat kelulusan mata kuliah Praktek Kerja Lapangan dan salah satu syarat menempuh Diploma 3 Manajemen Informatika (MI) Universitas Komputer Indonesia (Unikom) Bandung.
Penulis sadari sepenuhnya bahwa tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, laporan PKL ini tidak mungkin diselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada :
1. Yth. Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc. selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer (FTIK) Unikom Bandung, terimakasih telah mengeluarkan serta menandatangani Surat Pengesahan Permohonan PKL.
2. Yth. Dadang Munandar, S.E, M.Si selaku Ketua Prodi MI FTIK Unikom Bandung yang memberikan arahan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan PKL ini.
3. Yth. Wahyu Nurjaya WK, ST., M.Kom selaku Dosen Wali MI-18 angkatan
Unikom Bandung yang telah memberikan bimbingan, memberikan informasi, memberikan ilmu-ilmunya dan arahan kepada penulis.
4. Yth. Staf Dosen Program Studi MI FTIK Unikom Bandung yang telah memberikan ilmu kepada baik dalam lingkungan kampus maupun di luar kampus sehingga penulis siap dengan tantangan-tantangan baru nantinya.
5. Yth. Sekretariat Program Studi MI FTIK Unikom Bandung, atas segala bantuan dan pengertiannya sebelum dan setelah proses penyelesaian PKL berlangsung.
6. Yth. Drs. Ade Rusmana, MSi selaku Kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) Kabupaten Subang.
7. Yth. Dra. Dedeh Ratnasih selaku Kepala Divisi Bagian Keuangan Disnakertrans Kabupaten Subang yang telah membimbing dalam penulisan laporan PKL.
8. Yth. Semua Staf-staf dan anggota divisi bagian Keuangan Disnakertrans Kabupaten Subang
9. Yth. seluruh Karyawan serta civitas akademika Unikom yang telah menunjukkan kepada seluruh masyarakat Indonesia bahwa kita mampu menciptakan prestasi-prestasi untuk bangsa ini.
10. Orang-orang terkasih khususnya keluarga, yang selalu membantu dan mendukung penulis, baik moril maupun materil terutama melalui untaian doa.
11. Yang saya banggakan semua teman-teman seperjuangan.
Akhir kata Penulis ucapkan terima kasih banyak pada semua pihak yang dapat disebutkan satu persatu. Maka penulis selanjutnya berharap dan berterima kasih atas segala saran dan masukan dari pembaca, serta menerima saran dan masukan tersebut dengan hati terbuka. Semoga laporan ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Amin....
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Juli 2011 Penulis
DAFTAR ISI
Hal
LEMBAR JUDUL …………………………………...….. i
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................. ii
KATA PENGANTAR ............................................................. iii
DAFTAR ISI ............................................................. vi
DAFTAR TABEL ............................................................. ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................. x DAFTAR SIMBOL ............................................................. xi
BAB I PENDAHULUAN ……………………………………….. 1
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan …...……………………... 1 1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ……………………………….. 2 1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan …………………....... 3
1.4. Batasan masalah ……………………………………………………. 3
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ……………………….. 4
BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................... 5
2.1. Pengertian Sistem .............................................................................. 5
2.1.3. Klasifikasi Sistem ................................................................. 6
2.2. Pengertian Informasi ......................................................................... 7
2.3. Pengertian Sistem Informasi ............................................................. 7
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ............................... 7 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ................................................. 7 2.4.2. Alat Bantu Analisis ............................................................. 8 1) Flow Map ....................................................................... 8 2) Diagram Kontek ............................................................ 9 3) Data Flow Diagram ...................................................... 10 4) Kamus Data .................................................................. 10 5) Perancangan Basis Data ............................................... 11
a) Normalisasi .............................................................. 11
b) Tabel Relasi ............................................................. 13
Bab III PROFIL PERUSAHAAN .......................................................... 10
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ........................................................... 14
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan ...................................................... 16
Deskripsi Kerja ............................................................................... 17 3.3.
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ....................... 19
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan ...................................................... 19 4.1.1. Analisis Dokumen ................................................................. 19 4.1.2.
4.1.2.2. Diagram Kontek SI yang Berjalan .......................... 23 4.1.2.3. Data Flow Diagram SI yang Berjalan .................... 24 4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan ............................................. 24
4.2. Usulan Perancangan Sistem ............................................................ 24 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem .................................................. 25 4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ................................. 25 4.2.2.1. Flow Map SI yang Diusulkan ................................. 28 4.2.2.2. Diagram Kontek SI yang Diusulkan ....................... 29 4.2.2.3. Data Flow Diagram SI yang Diusulka ................... 30 4.2.2.4. Kamus Data ............................................................. 31 4.2.2.5. Normalisasi .............................................................. 32 4.2.2.6. Diagram Entity Relationship.................................... 34 4.2.2.7. Tabel Relasi ............................................................. 34 4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang ............ 34
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN …………………………….…..… 36
Daftar Riwayat Hidup ................................................................................. 38Daftar Pustaka ………………………………………………..…………..… 42
Daftar Lampiran ……………………………………………………………. 43
DAFTAR PUSTAKA
http://www.idafazz.com/Pengertian Sistem/07 September 2011 http://sisteminformasi.blogdetik.com/Klasifikasi Sistem/07 September 2011 http://willis.comze.com/Sistem Informasi/07 September 2011 http://duniasisteminformasi.blogspot.com/Pengertian Sistem Informasi/07 September 2011
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan Dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini,
menjadikan informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam usaha menciptakan kemajuan di semua bidang kehidupan manusia. Dengan adanya teknologi telah banyak dirasakan kemudahan dalam mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Perkembangan teknologi informasi pada saat ini sangat pesat, sehingga manusia dalam mengerjakan setiap pekerjaan selalu membutuhkan komputer.
Komputer memiliki peranan yang sangat vital dalam pemecahan masalah khusus dalam pengolahan data, karena komputer memiliki kecepatan tingkat akurasi yang tinggi dalam pemrosesan data, sehingga dapat mempermudah pekerjaan manusia.
Adanya sistem komputer sangat membantu dalam pemecahan masalah terutama dalam hal pengolahan data. Penggunaan komputer juga dapat dijadikan alat untuk mencapai tujuan dan mencari kemudahan dalam melakukan suatu proses pekerjaan, terutama yang melibatkan banyak data.
Hampir disemua instansi-instansi baik yang bersifat negeri maupun swasta menggunakan sistem komputer, bahkan usaha-usaha kecil, menengah pun sudah memanfaatkan keberadaan sistem komputer.
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) Kabupaten Subang merupakan kantor dinas pemerintahan besar dan memiliki karyawan cukup banyak sehingga data-data karyawan tersebut harus terorganisir dengan baik, terutama dalam bidang penggajian karyawan.
Dengan permasalahan diatas penulis merasa tertarik melakukan penelitian untuk dijadikan bahan laporan kerja praktek yang mengambil judul
Sistem Penggajian Karyawan Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Subang.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian singkat di atas pada Disnakertrans Kabupaten Subang, terutama pada bagian penggajian karyawan, penulis mengindentifikasi beberapa masalah yang timbul yaitu :
1. Sistem yang digunakan pada Disnakertrans Kabupaten Subang terutama pada bagian penggajian karyawan dan pencatatannya masih bersifat semi manual sehingga Sistem Informasi yang berjalan tidak efektif dan efisien.
2. Penyimpanan laporan data-data penggajian karyawan tidak terorganisir dengan baik.
b. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian singkat di atas pada Disnakertrans Kabupaten Subang, terutama pada bagian penggajian karyawan, penulis merumuskan
1. Bagaimana Sistem Informasi Penggajian yang saat ini berjalan di Disnakertrans Kabupaten Subang.
2. Bagaimana penyimpanan laporan data-data penggajian karyawan.
3. Bagaimana Sistem Penggajian yang diusulkan.
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Maksud dari penelitian ini adalah untuk mengimplementasikan ngetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan serta sebagai syarat kelulusan yang harus diikuti untuk menyelesaikan laporan kerja praktek.
Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui sistem penggajian yang sedang berjalan pada Disnakertrans Kabupaten Subang.
2. Untuk membuat perancangan sistem penggajian yang baru pada Disnakertrans Kabupaten Subang.
3. Mengoptimalkan pembagian gaji kepada karyawan.
4. Meminimalkan kesalahan dalam pencatatan data penggajian karyawan.
5. Menyajikan data-data penggajian karyawan secara akurat periodik.
1.4. Batasan Masalah
Berdasarkan survei terhadap permasalahan dengan batasan masalah sebagai berikut :
1. Merubah sistem penggajian karyawan dari semimanual menjadi sistem terkomputerisasi.
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Penulis melakukan penelitian di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Subang Jl. Mayjend Sutoyo S No. 48 Telp. (0260) 411426, Subang di Bagian Keuangan pada tanggal 04-30 Juli 2011.
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan Kerja Praktek Waktu No Aktivitas Mg I Mg II Mg III Mg IVPengenalan Instansi PKL
1 X
2 Analisis sistem yang
X X
X
sedang berjalan Merancang sistem usulan
3 X
X
4 Menyusun Laporan
X X
X
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Kata sistem sendiri berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1 Elemen Sistem
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
a. Komponen-komponen Sistem
b. Batas sistem Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya Batas sistem ini c. Lingkungan Luar Sistem Segala sesuatu yang berada di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung Media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
1. Sistem Abstrak dan Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem Alamiah dan Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh manusia sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dan mesin.
3. Sistem Tertentu dan Tak Tentu.
Sistem tertentu sistem yang beroperasi degan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan sedangkan sistem tak tentu merupakan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem Tertutup dan Terbuka Sistem tertutup adalah sistem yang berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Suatu sistem yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode adalah bagaimana perangkat lunak dibuat sehingga prodak dapat terwujud. Metode pengembangan system yang digunakan adalah metode pengembangan sistem basis data.
Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat base juga merupakan suatu komponen penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam jenjang database.
2.4.2 Alat Bantu Analisis 1. Flow Map
Bagian dokumen merupakan diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir dalam suatu sistem. Adapun fungsi dari flow map adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen.
Flow Map
No Simbol Nama FungsiProses Komputerisasi Memproses data yang
1
masuk secara komputerisasi Proses Manual Memproses data yang
2
masuk secara manual Database Penyimpanan data atau file
3
secara komputerisasi
4 Arus Data Mengalirkan data atau arah
arus data
5 Dokumen Dokumen Input atau
Output atau manual komputer
6 Arsip Arsip dokumen
2. Diagram Kontek
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”
N Simbol Nama Fungsi o
1 Terminator Pihak-pihak yang berada di luar sistem, tetai secara langsung berhubungandengan sistem dalam hal memberi data atau menerima informasi
2 Proses Berisi mengenai sistem yang akan dibuat
3 Data Flow Berisi data atau informasi yang mengalir dari satu pihak ke sistem dan sebaliknya
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan kerja/proses secara garis besar. Dengan diagram aliran data dapat dipahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Adapun simbol- simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut :
Data Flow Diagram
No Simbol Nama Fungsi
1 Proses Menunjukan kegiatan atau kerja yang
dilakukan oleh organisasi, mesin, atau komputer
2 Entitas Luar Menunjukkan bagian dari luar yang yang
terlibat
3 Arus Data Menunjukkan aliran data
4 Penyimpanan
Data Menunjukkan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di sistem informasi 4.
Kamus Data
Kamus data menggambarkan data (dokumen) yang mengalir dari suatu proses ke proses lainnya, dari entitas luar ke proses atau dari proses ke entitas luar. Arus data ini dibutuhkan baik oleh sistem
5. Perancangan Basis Data
a) Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah. Masalah tersebut biasanya merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel- tabel tersebut pada level-level normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga.
Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
2. Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).
3. Bentuk normal kedua
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
4. Bentuk normal ketiga
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap
b) Tabel Relasi
Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas-himpunan entitas tersebut membentuk himpunan relasi
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Terbentuknya Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) Kabupaten Subang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.
Berdasarkan Peraturan Bupati Subang nomor 14 C.17 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Subang, Dinas adalah unsure pelaksana Pemerintah Daerah di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi. Dinas dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
3.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi
Disnakertrans Kabupaten Subang berdasarkan Peraturan Bupati Subang 14 C. 17 Tahun 2008 mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kewenangan pemerintah daerah di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi serta tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah atau Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
Untuk melaksanakan tugas tersebut diatas Disnakertrans Kabupaten Subang mempunyai fungsi :
1. Perumusan rencana dan pelaksanaan program pembangunan di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi.
2. Pelaksanaan pembinaan pembangunan di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi.
3. Pelaksanaan penempatan ketenagakerjaan.
4. Pelaksanaan pembinaan pengawasan ketenagakerjaan.
5. Pelaksanaan pembinaan transmigrasi
6. Pengelolaan Administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi Disnakertrans Kabupaten Subang sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Bupati Subang nomor 14 C. 17 Tahun 2008 sebagai berikut :
3.3 Deskripsi Kerja
Disnakertrans Kabupaten SUbang mempunyai visi sebagai berikut :
VISI “Terwujudnya tenaga kerja produktif, hubungan industrial yang harmonis, mobilitas penduduk yang mandiri dan gotong royong”.
Untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan profesionalisme dimana sikap dan tindakan setiap pegawai baik secara individual maupun kolektif berbasis pada ilmu senantiasa ditumbuhkembangkan atas dasar pengabdian kepada profesi dalam mengantisipasi berbagai perubahan lingkungan internal maupun eksternal untuk memenuhi kepentingan masyarakat.
Sedangkan misi merupakan operasionalisme landasan filosofis visi. Dengan adanya misi tersebut, diharapkan seluruh pegawai dan pihak yang berkepentingan dapat mengenal landasan kerja serta tujuan organisasi instansi pemerintah melalui peran dan program-programnya serta hasil yang akan diperoleh dimasa yang akan datang.
Untuk tercapainya visi Disnakertrans Kabupaten Subang telah ditetukan perumusan secara konseptual, maka misi yang ditentukan adalah sebagai berikut :
MISI 1. Pelayanan kepada masyarakat sebelum bekerja 2.
4. Pelayanan kepada masyarakat dalam mobilitas penduduk melalui transmigrasi.
Berdasarkan Visi dan Misi Dinas Tenaga Kerjan dan Transmigrasi Kabupaten Subang, maka ditetapkan tujuan kerja sebagai berikut: 1. Mengurangi angka pengangguran.
2. Mewujudkan tenangga kerja yang berkualitas yang memiliki kompetensi.
3. Menciptakan dan memperluas kesempatan kerja.
4. Mewujudkan perlindungan tenaga kerja sesuai peraturan dan perundang- undangan yang berlaku.
5. Mewujudkan penempatan transmigrasi ke luar Pulau Jawa.
6. Mewujudkan sumberdaya manusia transmigrasi yanh handal dan mandiri.
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis sistem adalah melakukan desain sistem pemecahan masalah
secara rinci. Analisis ini bertujuan untuk menjelaskan atau menjabarkan cara kerja sistem dan proses yang terjadi pada Sistem Informasi yang ada. Hasil analisis sistem ini merupakan gambaran awal yang nantinya akan digunakan untuk merancang program aplikasi.
4.1.1. Analisis Dokumen
Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui dokumen apa saja yang menjadi input, proses, dan output dari sistem ini.
Dokumen input adalah dokumen yang akan diproses oleh sistem yang bisanya dilakukan oleh entitas luar sistem. Dokumen proses adalah dokumen yang diperlukan oleh sistem dalam melakukan kegiatan absensi, sedangkan dokumen output adalah dokumen yang dihasilkan oleh proses olahan sistem, yang biasanya dari dalam sistem ke entitas luar.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Setelah dilakukan penelitian, diperoleh gambaran secara singkat tentang sistem dan beberapa kelemahan yang ada, terutama dari segi efektivitas dan efisiensi sistem yang digunakan. Dari sistem yang ada dapat digambarkan bahwa sistem informasi untuk penggajian masih Microsoft Excel. Bendahara juga harus mengambil gaji ke Bank dengan cara yang manual sehingga keamanan di perjalan kurang terjamin.
Melihat dari segi sistem informasi yang sedang berjalan, pengolahan data yang dilakukan kurang efisien dan efektif karena pada sistem pengolahan data gaji karyawan pada kantor Disnakertrans Kabupaten Subang dalam menyajikan laporan atau slip gaji karyawan datanya harus dientrikan terlebih dahulu karena tidak otomatis. Maka dengan sistem informasi ini laporan yang disajikan diberikan kepada karyawan atau pihak-pihak terkait membutuhkan waktu yang lama karena data-data yang diolah harus dientrikan manual secara berulang- ulang, teliti dan akurat.
Adapun sistem informasi penggajian yang sedang berjalan pada Disnakertrans Kabupaten Subang dapat dilihat sebagai berikut:
1. Karyawan menyerahkan data-data yang dibutuhkan oleh perusahaan ke bagian keuangan.
2. Dari data-data yang diterima dari karyawan, bagian keuangan kemudian membuat daftar gaji karyawan kemudian daftar gaji karyawan tersebut diserahkan ke Bendehara.
3. Bendahara kemudian mengambil gaji untuk semua karyawan ke Bank, membuat slip gaji kemudian menyerahkan slip gaji dan daftar gaji ke karyawan untuk ditandatangani sebagai bukti penerimaan gaji. Kemudian daftar gaji yang telah ditandatangani tersebut diserahkan ke bagian keuangan.
4. Berdasarkan daftar gaji yang telah ditandatangani kemudian bagian keuangan mengolah data dan membuat laporan gaji karyawan menggunakan program aplikasi Microsoft Excel lalu laporan tersebut diserahkan ke pimpinan.
5. Pimpinan kemudian mencek laporan tersebut kemudian menanda tanganinya. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk diarsip.
4.1.2.1. Flow Map Sistem Informasi yang Berjalan
Gambar 4.1 Flowmap SistemInformasi yang BerjalanKeterangan :
4.1.2.2. Diagram Kontek Sistem Informasi yang Berjalan
Gambar berikut merupakan diagram konteks dari Sistem Informasi pengajian karyawan yang sedang berjalan dimana entitas luar sistem yaitu karyawan, bendahara dan pimpinan. Sedangkan entitas internal yaitu bagian keuangan. Data yang menjadi masukan dalam SI tersebut yaitu data karyawan, slip gaji dan daftar gaji. Sedangkan informasi yang dihasilkan dari sistem yaitu laporan gaji.
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi yang Berjalan4.1.2.3. Data Flow Diagram Sistem Informasi yang Berjalan
Gambar 4.3 Data Flow Diagram Sistem Informasi yang Berjalan 4.1.3.Evaluasi Sistem Informasi yang berjalan
Pada Sistem Informasi yang sedang berjalan, penggajian karyawan masih menggunakan Aplikasi Microsoft Excel sehingga mengalami kesulitan saat pencarian data gaji karyawan. Keamanan dalam pengambilan gaji secara manual juga kurang terjamin
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang baru tidak terlepas kaitannya dari sistem baru agar sistem informasi penggajian yang ada pada kantor Disnakertrans Kabupaten Subang lebih efektif dan efisien.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Dalam perancangan suatu sistem, sistem analis dan pemakai sistem dapat menentukan baik atau buruknya alternatif yang diberikan terhadap sistem yang lama. Para pemakai sistem harus mencoba memakai, mengolah, memproses sistem yang baru agar para analis sistem tidak membuat keputusan secara sepihak. Seorang analis harus dapat mempersempit pilihan terhadap sistem dalam jumlah yang wajar, sehingga analis sistem dan pemakai sistem dapat bekerjasama dalam melakukan pemilihan dan alternatif yang diberikan terhadap sistem. Alternatif-alternatf tersebut antara lain :
1. Waktu untuk melakukan alternatif sistem, dalam arti waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem baru tersebut.
2. Keuntungan apa yang diperoleh dari pengembangan sistem yang baru tersebut.
3. Apakah sistem yang baru dapat memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pemakai terhadap informasi.
4. Apakah sistem yang baru dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Berdasarkan alternatif-alternatif diatas penulis berusaha dengan menggunakan program aplikasi database sehingga mempermudah proses penyajian informasi gaji karyawan.
Disnakertrans juga akan mengadakan kerja sama dengan pihak bank sehingga penggajian dapat dilakukan melalui bank sehingga penggajian lebih efektif dan efisien. Adapun sistem informasi penggajian yang penulis usulkan dapat dilihat sebagai berikut:
1. Karyawan menyerahkan data-data yang dibutuhkan oleh perusahaan ke bagian keuangan.
2. Dari data-data yang diterima dari karyawan, bagian keuangan kemudian membuat daftar gaji karyawan kemudian menyerahkannya ke Bendahara.
3. Bendahara menyerahkan daftar gaji tersebut ke pihak Bank. Pihak Bank akan menyetorkan gaji kepada karyawan melalui rekening masing-masing kemudian menyimpan data penyetoran ke dalam data base. Pihak bank akan membuat laporan penyetoran gaji dan menyerahkannya ke bendahara.
4. Karyawan dapat mencek gaji melalui ATM atau sms-Banking.
5. Bendahara membuat surat bukti telah menerima gaji untuk ditandatangani oleh karyawan kemudian menyerahkan bukti penerimaan gaji yang telah ditandatangani tersebut ke bagian keuangan.
6. Berdasarkan surat bukti yang telah ditandatangani kemudian aplikasi berbasis database dengan secara langsung bisa menyajikan laporan gaji karyawan yang dibutuhkan. Laporan yang dicetak tersebut diserahkan ke pimpinan.
7. Pimpinan kemudian mencek laporan tersebut kemudian menanda tanganinya. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk diarsip.
4.2.2.1. Flow Map Sistem Informasi yang Diusulkan
4.2.2.2. Diagram Kontek Sistem Informasi yang Diusulkan
Gambar berikut merupakan diagram konteks dari Sistem Informasi pengajian karyawan yang diusulkan dimana entitas luar sistem yaitu karyawan, bendahara dan pimpinan.
Sedangkan entitas internal yaitu bagian keuangan dan pihak bank.
Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Informasi yang Diusulkan4.2.2.3. Data Flow Diagram Sistem Informasi yang Diusulkan
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Sistem Informasi yang Diusulkan4.2.2.4. Kamus Data
1. Nama Arus Data : Data Karyawan Alias : - Aliran Data : Karyawan Struktur Data : nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan
2. Nama Arus Data : Daftar Gaji Alias : - Aliran Data : Bendahara Struktur Data : nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan
3. Nama Arus Data : Laporan Penyetoran Gaji Alias : - Aliran Data : Bendahara, F. Penyetoran Gaji Struktur : nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, tgl_setor, gaji_pokok, tunjangan, potongan, tot_gaji, bln_penggajian, no_rek
4. Nama Arus Data : Surat Bukti Telah Menerima Gaji Alias : Bendahara Aliran Data : nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, gaji_pokok, tunjangan, potongan, tot_gaji, bln_penggajian, no rek
5. Nama Arus Data : Laporan Penggajian Karyawan Alias : - Aliran Data : Pimpinan, F. Penggajian Karyawan Struktur : nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, gaji_pokok, tunjangan, potongan, tot_gaji, bln_penggajian, no_rek 4.2.2.5.
Normalisasi 4.2.2.5.1. Bentuk UnNormal
PEGAWAI = nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, potongan, tot_gaji, bln_penggajian, no_rek, nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, gaji_pokok, tunjangan, potongan, tot_gaji, bln_penggajian, no rek, nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, gaji_pokok, tunjangan, potongan, tot_gaji, bln_penggajian, no_rek
4.2.2.5.2. Bentuk Normal I
PEGAWAI = nip, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan, tgl_setor, gaji_pokok, tunjangan, potongan, tot_gaji, bln_penggajian, no_rek
4.2.2.5.3. Bentuk Normal II
PEGAWAI = {nip*, nama_peg, tgl_lahir, jen_kel, tlp, pendidikan, tgl_masuk, status, agama, golongan} GAJI = {no_rek*, tgl_setor, gaji_pokok, tunjangan, potongan, tot_gaji, bln_penggajian}
4.2.2.6. Diagram Entity Relationship
Gambar 4.7 Diagram Entity Relationalship 4.2.2.7.Tabel Relasi
Gambar 4.8 Tabel Relasi 4.2.3.Evaluasi terhadap sistem yang Diusulkan
Dari sistem yang baru terdapat beberapa kelebihan dibanding keamanan selama di perjalanan saat pengambilan gaji dapat dihindarkan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Penulis mengambil kesimpulan sistem informasi absensi karyawan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Subang, sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Penggajian ini dirancang dengan tujuan untuk mengganti pencatatan dan penyimpanan data penggajian secara semimanual menjadi sistem data base yaitu untuk meminimalisasi tingkat kesalahan dalam pencatatan dan mengelola data absensi penggajian karyawan.
2. Sistem Informasi Penggajian ini dapat mempermudah dan mempercepat waktu memperoses data penggajian karyawan.
5.2. Saran
Berdasarkan pengalaman dan pemahaman situasi yang diperoleh selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Subang bagian Keuangan, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Agar pihak perusahaan mengaplikasikan sistem informasi ini dalam memudahkan karyawan dalam mencatatkan penggajian dan menghemat waktu admin dalam mengolah data penggajian.
2. Agar sistem informasi penggajian ini menetapkan unit pengamanan untuk mengawasi dan menjaga, supaya tidak terjadi manipulasi karyawan dalam pencatatan penggajian.
3. Penulis ingin merekomendasikan kepada Disnakertrans Kabupaten Subang agar memberikan peraturan yang lebih ketat kepada Mahasiswa PKL, terutama dalam penampilan (berpakaian bebas tapi sopan), karena penulis melihat ada Mahasiswa PKL yang memakai pakaian seperti kaos dan celana jeans, sehingga menurut pendapat penulis seharusnya Mahasiswa PKL tidak memakai pakaian seperti itu agar terkesan lebih sopan dan berwibawa ( tidak santai).
4. Penulis merekomendasikan kepada karyawan Disnakertrans untuk memberlakukan sistem absensi yang lebih ketat agar para karyawan dapat lebih efisien dan tertib dalam waktu kerja.