Sistem Inventory Dan Distribusi Dengan Menggunakan Pendekatan Supply Chain Management Pada CV. Cipta Mandiri Cimahi

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Sehubungan dengan meningkatnya persaingan dalam pasar global, permintaan pelanggan yang semakin komplek dan semakin banyaknya produk baru yang bermunculan, maka setiap perusahaan harus mampu bersaing untuk menciptakan produk yang inovatif dengan cepat agar perusahaan tersebut dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya. CV.CIPTA MANDIRI berdiri pada tahun 2012 yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Sparepart, penyediaan barang untuk didistribusikan ke berbagai cabang, berupa produk jadi. Berdasarkan hasil wawancara dengan Mananger CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI, mengingat pentingnya masalah inventori dan distribusi, perlu diadakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang harusnya sistematis, terarah dan lengkap yang tentunya dipakai untuk membantu dalam menganalisa maupun pembuatan laporan dan juga sangat membantu dalam memperoleh informasi tentang data persediaan barang. Hal tersebut dapat dicapai dengan menerapkan konsep Supply Chain Management (SCM), dimana SCM dapat digunakan untuk mengelola aliran informasi, aliran produk, maupun aliran material antara supplier, perusahaan dan distributornya.

Masalah pertama adalah mengenai Source (sumber barang), yaitu mengenai jumlah barang yang kadang tidak sesuai dengan jumlah permintaan oleh cabang. Selain itu masalah yang kedua adalah mengenai Return (pengembalian) dimana kadang terdapat proses pengiriman produk yang tidak sesuai (cacat). Terakhir adalah mengenai Pengiriman yaitu waktu pengiriman yang kadang tidak selalu tepat waktu (terlambat). Sistem yang akan dibangun berbasis web agar dapat memudahkan dalam memberikan informasi dan layanan kepada pengguna atau bagian perusahaan.

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka akan dibangun suatu sistem yang dapat mengantisipasi masalah mengenai inventori dan

MENGGUNAKAN PENDEKATAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PADA CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI”.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI memiliki sistem inventori dan distribusi yang belum efisien, sehingga perlu dilakukan penelitian, yaitu bagaimana membangun sistem informasi Inventori dan Distribusi dengan menggunakan pendekatan Supply Chain Management pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI.

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti tersebut, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah membangun sistem inventori dan distribusi dengan metode

pendekatan Supply Chain Management pada CV.CIPTA MANDIRI.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Membuat sistem yang dapat memudahkan bagian gudang terhadap segala masalah mengenai pengendalian stok dan monitoring stok.

2. Membuat sistem yang dapat membantu bagian pengiriman dalam memberikan informasi mengenai jumlah barang dan jadwal yang harus didistribusikan.

1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang ditentukan dalam Analisis dan Perancangan sistem Informasi inventori pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI adalah sebagai berikut :

1. Sistem ini berbasis web online

2. Sistem ini hanya untuk mengetahui informasi mengenai inventori (pengendalian stok dan monitoring stok) dan pendistribusian di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI. 3. Sisitem ini hanya mengelola jenis barang Clutch cover (Tutup Kopling) dan Clutch

4. Sistem ini hanya menganalisis bagian Hilir dari SCM.

5. Sistem ini hanya menampilkan daftar dan jumlah stok, hasil peramalan data yang akan didistribusikan, jadwal pengiriman, serta laporan-laporan yang terkait dalam sistem.

6. Sistem ini menyediakan fitur-fitur sebagai berikut :

a. Inventori control CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI

Fitur ini berguna untuk pusat CV.CIPTA MANDIRICIMAHI dalam mengolah dan menganalisis inventori yang masuk dan keluar .

b. Direktori pendistribusian barang

Fitur ini berguna untuk CV.CIPTA MANDIRI CIMAHIdalam mengolah data

distribusi yang terjadi pada setiap transaksi bulan/tahun.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan untuk membangun aplikasi sistem

informasi inventori dan distribusi pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI ini

menggunakan metode analisis deskriptif yaitu suatu metodeyang bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang diperlukan, melalui tahapan sebagai berikut:

1. Metode Pengumpulan data

a. Studi Literatur

Studi ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah berbagai literatur-literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku-buku, teks, jurnal ilmiah, situs-situs di internet, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan topik penelitian.

b. Observasi

Studi ini dilakukan dengan cara mengunjungi tempat yang akan diteliti dan pengumpulan data dilakukan secara lansung terhadap permasalahan yang diambil.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan komunikasi langsung dengan narasumber yaitu berupa serangkaian pertanyaan yang akan diajukan pada responden untuk menjawab pertanyaan.

2. Metode Pembangunan Perangkat Lunak

Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan metode

waterfall, metode waterfall adalah metode yang digunakan dalam pendekatan yang sistematis dan sequensial melalui tahapan-tahapan yang ada untuk membangun sebuah aplikasi. Berikut gambar dari metode waterfall menurut Ian Sommerville (2011) :

Gambar 1.1 Diagram Metode Waterfall[2]

Berikut penjelasan dari fase-fase yang terdapat dalam metode waterfall :

A. System Engineering

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.

B. System Analysis

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksaan proyek pembuatan perangkat lunak.

C. System Design

Tahap penerjemah dari data yang dianalisis kedalam bentuk desain interface

atau antarmuka.

D. System Coding

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemograman tertentu.

E. System Testing

Merupakan tahap pengujian aplikasi terhadap sistem yang telah dibangun.

F. System Maintenance

Tahap akhir dimana suatu aplikasi yang sudah selesai dapat mengalami perubahan-perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan penguji.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah , rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

Membahas mengenai konsep dasar yang berkaitan dengan Inventori dan Distribusi, pengertian SCM (Supply Chain Management), peramalan ARIMA maupun teori teori pendukung yang digunakan untuk membuat sistem Inventori dan Distribusi menggunakan pendekatan Supply Chain Management serta aplikasi pembangun perangkat lunak.

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi tentang analisis masalah, analisis prosedur perencanaan kinerja sistem, analisis basis data, analisis kode, serta analisis kebutuhan non-fungsional dan fungsional, terdapat juga DFD (Data flow Diagram), dan segala model matematis untuk melakukan perancangan sistem yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat.

BAB 4

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Pada bab ini berisi hasil implementasi dari analisis dan perancangan sistem yang telah dibuat disertai juga hasil pengujian sistem yang dilakukan di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI sehingga diketahui apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang user-friendly.

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan yang bisa ditarik dari latar belakang yang telah diuraikan yaitu membangun sistem inventori dan distribusi. Dan adapun saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Tinjauan Perusahaan

2.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

CV. CIPTA MANDIRI pada mulanya merupakan sebuah toko yang bergerak di bidang penjualaan sparepart berbagai merek, antara lain : merek Mitsubishi, Suzuki, Mazda, Honda, Toyota, Yamaha dan sebagainya. Toko tersebut bernama"Toko Mandiri", yang berdiri pada tahun 2007 dan beralokasi di Jalan Sariwangi No. 23 Bandung.Pada saat itu toko Mandiri tersebut hanyalah merupakan toko pengecer biasa, belum menjadi agen atau distributor.

Tahun 2012, toko Cipta dipercaya menjadi distributor sparepart di daerah cimahi-Bandung. Juga pada Tahun 2012 pula toko Mandiri secara resmi menjadi "CV. CIPTA MANDIRI", CV.CIPTA MANDIRI merupakan perusahaan yang didirikan oleh dua orang keluarga, yaitu :

1. Andrija Salam Raharja (Pimpinan) 2. Imas Heryani (Asisten)

Bapak Andri Dikaryanto sebagai pemilik tunggal CV. CIPTA MANDIRI. CIMAHI adalah distributor sparepart berbagai merk untuk wilayah cimahi sampai saat ini. CV.CIPTA MANDIRI dipercaya oleh PT. MITRA menjadi distributor sparepart dan kebutuhan kendaraan lainnya seperti oli, aki motor, dan sebagainya. Adapun jenis-jenis sparepart yang tersedia di CV. CIPTA MANDIRI CIMAHI ini di antaranya:

1. Water Pump

2. Pinion gear dan side gear

3. Klem Accu

4. Master Rem

5. Clutch Cover (Tutup Kopling), Clutch Disc (Pelat Kopling), dan sebagainya.

2.1.2. Struktur Organisasi CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI

Adapun Struktur Organisasi CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI disajikan dalam gambar 2.1.

Pimpinan

Bagian pengadaan Bagian Gudang Bagian Distribusi

Supplier Cabang

Gambar 2.1.Struktur Organisasi CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI

2.1.3. Tugas pokok dan Fungsi

1. Pimpinan

Bertanggungjawab atas pengelolaan operasi dan pemeliharaan produk, mengelola transaksi pembelian, pemesanan, pengiriman, dan pelayanan pelanggan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka meningkatkan pelayanan secara efisien dan efektif dengan mutu dan keandalan untuk mencapai target kinerja perusahaan.

Tugas Pokok :

b. Menetapkan pola operasional pelayanan guna menjamin kepuasan pelanggan c. Menetapkan pola dan memonitor pelaksanaan pengiriman sehingga tercapai

akurasi yang tinggi.

d. Merencanakan prakiraan pemesanan produk untuk diinformasikan kepada supplier.

e. Memutuskan untuk melakukan pengembangan usaha perusahaan. f. Menerima laporan dari bawahannya sekaligus membebas tugaskan para

bawahannya apabila diperlukan. 2. Bagian Pengadaan

Bagian pengadaan bertanggungjawab atas proses pembelian kepada cabang maupun oleh supplier.

Tugas Pokok:

a. Melakukan pemesanan barang pada supplier

b. Memelihara hubungan kerjasama yang baik dengan supplier c. Menerbitkan jadwal pemesanan atau distribusi

d. Membuat laporan pengadaan setiap bulannya 3. Bagian Gudang

Bagian gudang bertanggungjawab atas penyediaan stok di gudang perusahaan. Tugas Pokok:

a. Menerima barang yang di beli.

b. Mencocokan dengan permintaan pembelian atau pengiriman. c. Meneliti kuantitas dan kualitas barang.

d. Membuat laporan dan mencatat barang yang di beli atau yang akan di distribusikan.

4. Bagian Distribusi

Bagian distribusi bertanggungjawab atas semua hal yang berhubungan dengan pengiriman.

Tugas Pokok:

a. Menerima jadwal pengiriman barang

b. Mengawasi semua kegiatan dalam proses distribusi

c. Membuat laporan pengiriman/distribusi bila terjadi kesalahan atau hambatan dalam pengiriman

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya. [1]

Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang. [2]

Dari dua pengertian tersebut, terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya.Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan memiliki tujuan.

2.2.1.1. Bentuk Dasar Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan di proses dan akan menghasilkan suatu keluaran.

Input Proses Output

Gambar 2.2 Bentuk Dasar Sistem [3]

2.2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen (susbsistem) yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Setiap subsitem mempunyai karakteristik dari sistem yang disajikan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang memasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat terbagi dua yaitu berupa masukan perawatan (maintenance input) yang artinya energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, dan masukan sinyal (signal input) yang diartinya energy yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa buangan,sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan Sistem

Pengolahan sistem adalah suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Sasaran sistem adalah suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dari keluaran yang dihasilkan.

2.2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut

1. Sistem abstrak (abstrack system) dan sistem fisik (phisycal system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sedangkan

Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.Misalnya, sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan sebagainya.

2. Sistem Alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human

made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sedangkan Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system). Sistem informasi merupakan contoh dari human machine system, karena menyangkut pengguna komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu

(probabilistic system)

Sistem tertentu (deterministic system) merupakan sistem dengan tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan sehingga dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat

diramalkan.Komputer merupakan contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sedangkan Sistem tak tentu (probabilistic sistem) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contoh sistem sosial, sistem politik, dan sistem demokrasi.

4. Sistem Tertutup (close system) dan system terbuka (open system)

Sistem tertutup (close system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya walaupun sebenarnya bersifat relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sedangkan Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilakan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain. [4]

2.3. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Informasi juga berarti kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan satu atau beberapa data yang memberikan arti dan manfaat untuk dapat diambil sebuah keputusan saat ini dan masa mendatang.

Informasi yang diperoleh dari pengolahan data dapat dinilai berdasarkan sifatnya. Sifat informasi yang menentukan nilai informasi adalah sebagai berikut :

2. Sifat luas dan kelengkapannya. 3. Ketelitian (accuracy).

4. Kecocokan dengan pengguna (relevance). 5. Ketepatan waktu.

6. Kejelasan (clarity).

7. Fleksibilitas/keluwesannya. 8. Dapat dibuktikan.

9. Tidak ada prasangka, dan Dapat diukur. [5]

2.3.1. Konsep Dasar Informasi

Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data hingga sampai ke pengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai kualitas yang baik. Adapun kualitas informasi (quality of information) tersebut diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu :

1. Relevan (Relevancy), dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut. How is the message used for problem solving (decision masking)?

2. Akurat (Accurate), yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.

3. Tepat waktu (TimeLines), Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru. 4. Ekonomis (Economy), What level of resources is needed to move information

through the problem-solving cycle ?. Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya.

5. Efisien (Efficiency) What level of resources is required for each unit of information output ?

6. Dapat dipercaya (Reliability), Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus

dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam

hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen. [6]

2.4. Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan komponen yang penting dalam suatu sistem.Informasi dibutuhkan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. [7]

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu alat yang membantu dalam menyediakan informasi bagi penerimanya dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan bagi manajemen didalam operasi perusahaan sehari-hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Sistem Informasi juga memiliki beberapa komponen, diantaranya:

1. Orang (People)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

2. Prosedur

Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

3. Basis Data

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

4. Perangkat Keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, DLL.

5. Perangkat Lunak (sotfware)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda

2.4.1. Komponen Sistem Informasi

Komponen – komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu:

1. Blok masukan (input)

Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.Input disini termasuk Metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.

2 . Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (output)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima

masukan,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Teknisi, perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data.

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer, basis data diakses atau

dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut data base manajemen sistem ( DBMS ).

6. Blok kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. [8]

2.5. Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem

Alat bantu dalam perancangan sistem merupakan pemodelan data, mendeskripsikan data yang terlibat dalam perangkat lunak. Adapun alat bantu dalam perancangan sistem berupa Flowmap, Context Diagram dan Data Flow Diagram, Kamus Data, dan Entity Relationship Diagram.

2.5.1. Flowmap / Document Flowchart

Disebut juga sebagai forms flowchart atau diagram alir dokumen atau

mapping flow chart atau paperwork flowchart atau diagram sistem prosedur kerja.

Flowmap merupakan diagram alir yang menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang digunakan dengan sistem informasi. Terdapat dua jenis entitas:

1. Entitas dalam (Internal): pelaku proses yaitu personal, tempat/bagian, atau

mesin seperti komputer dalam suatu sistem yang melakukan kegiatan pemrosesan/pengolahan (transformasi) data atau kegiatan pemrosesan informasi.

2. Entitas luar (External): entitas atau satuan unit yang terletak di lingkungan/di

luar sistem yang mengirim data ke sistem tersebut, atau menerima data dari sistem tersebut. [9]

2.5.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau dalam bahasa Indonesia menjadi Diagram Alir Data (DAD) adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (output).

DFD dapat digunakan untuk merepresentasikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada beberapa level abstraksi. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level yang lebih detail untuk merepresentasikan aliran informasi atau fungsi yang lebih detail. [10]

2.5.3. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data (data dictionary) digunakan untuk memperjelas aliran data yang digambarkan pada DFD. Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum (memiliki standar cara penulisan). [6] Kamus data biasanya berisi :

1. Nama-nama dari data.

2. Digunakan pada – merupakan proses-proses yang terkait data. 3. Deskripsi – merupakan deskripsi data.

4. Informasi tambahan – seperti tipe data, nilai data, batas nilai data, dan komponen yang membentuk data.

Kamus data pada DFD nanti harus dapat dipetakan dengan hasil perancangan basisi data yang dilakukan sebelumnya.Jika ada kamus data yang tidak dapat dipetakan pada tabel hasil perancangan basis data berarti hasil perancangan basis data dengan perancangan DFD belum sesuai, sehingga harus ada yang diperbaiki baik perancangan basis datanya, perancangan DFD-nya, atau keduanya.[11]

2.5.4. ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD adalah suatu pemodelan basis data konseptual yang menggambarkan basis data ke dalam bentuk entitas dan relasi yang terjadi diantara entitas-entitas yang ada. Entitas diartikan sebagai objek di dunia nyata yang bisa dibedakan dengan objek lain. Relasi diartikan sebagai hubungan yang terjadi diantara satu entitas dengan entitas lainya. [12]

2.6. Pengertian Inventori dan Klasifikasinya

Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu, dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventori, tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan.

Inventori adalah bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode. Secara umum pengertian Inventory adalah merupakan suatu aset yang ada dalam bentuk barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam operasi perusahaan maupun barang-barang yang sedang di dalam proses pembuatan.

Diantara pengertian diatas maka inventory dapat diklasifikasikan yang ditentukan oleh perusahaan, apabila jenis perusahaan yang membeli barang akan dijual lagi, maka klasifikasi hanya ada satu macam saja persedian barang dagangan. Sedangkan bila jenis perusahaan adalah pabrikasi yaitu perusahaan yang mengolah bahan mentah menjadi bahan jadi, maka klasifikasi inventory dibagi menjadi 3 kelompok yaitu:

1. Persediaan bahan baku 2. Persediaan dalam proses

3. Persediaan barang jadi

Setelah diperhatikan definisi inventory diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi. Barang ini dihasilkan sendiri dan dibeli dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir dari perusahaan itu sendiri, barang ini merupakan bahan utama dalam menghasilkan produk akhir, persediaan barang penolong atau pembantu adalah bahan-bahan yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir, tapi tidak secara langsung ikut serta dalam hasil produk akhir. Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali. [13]

2.7. Pengertian Distribusi dan Klasifikasinya

Perkembangan perekonomian di era globalisasi saat ini sangatlah pesat dan dinamis, Hal itu mengakibatkan adanya persaingan dalam perdagangan bebas untuk mengusai dan merebut pangsa pasar. Oleh karena itu perusahaan harus berusaha memanfaatkan segala sumber daya atau instrumen yang dimilikinya secara optimal dalam perencanaan serta operasinya. Dalam hal ini, perusahaan harus mampu mengefektifkan strategi pemasaran yang baik untuk mengetahui karakteristik selera dan keinginan pembeli dengan melakukan serangkaian kebijakan dalam pemasaran.

Dalam mempelajari arus barang dan jasa dari produsen ke konsumen perusahaan melakukan kegiatan pemasaran.Kegiatan pemasaran merupakan salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perusahaan.Kegiatan itu terdiri dari perencanaan produk, penetapan harga, distribusi dan promosi.Distribusi merupakan faktor penting dalam pemasaran. Adapun definisi distribusi adalah Saluran yang digunakan oleh produsen untuk menyalurkan barang tersebut dari produsen sampai ke konsumen atau pemakai industri.

Dalam menyampaikan produk dari produsen ke konsumen perusahaan harus menentukan metode dan saluran distribusi yang akan digunakan baik melalui distribusi langsung maupun distribusi tidak langsung. Distribusi langsung adalah penyaluran produk ke konsumen akhir dengan tidak mengunakan perantara, sedangkan distribusi tidak langsung adalah penyaluran produk ke konsumen akhir dengan menggunakan perantara. Saluran distribusi berpengaruh terhadap peningkatan volume penjualan, karena banyak sedikitnya produk yang sampai ke tangan konsumen ditentukan oleh perantara yang merupakan penghubung dari produsen ke konsumen. Dengan pemilihan saluran distribusi yang benar produk kita akan sampai pada konsumen secara cepat dan dapat bersaing dengan produk lainnya yang ada di pasar.[14]

2.8. Pengertian Perencanaan

Pengertian / Definisi Perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisisan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan demi masa depan yang baik.

Perencanaan atau rencana (plan) itu merupakan inti dari kegiatan manajemen, dan perencanaan memiliki banyak macam yaitu :

1. Perencanaan dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana

a. Rencana Jangka Panjang (long term planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 10-25 tahun.

b. Rencana Jangka Menengah (medium range planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 5-7 tahun.

c. Rencana Jangka Pendek (short range planning) adalah perencanaan umumnya berlaku hanya untuk 1 tahun.

2. Perencanaan dilihat dari tingkatannya

a. Rencana Induk (masterplan), adalah perencanaan yang menitik beratkan uraian kebijakan organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan mempunyai ruang lingkup yang luas.

b. Rencana Operasional (operational planning) adalah perencanaan yang

lebih menitik beratkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.

c. Rencana Harian (day to day planning) adalah perencanaan harian yang bersifat rutin.

3. Perencanaan ditinjau dari ruang lingkupnya

a. Rencana Strategis (strategic planning) adalah perencanaan yang berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Model perencanaan ini sulit untuk dirubah.

b. Rencana Taktis (tatical planning) adalah rencana yang berisi uraian yang bersifat jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatannya, asalkan tujuan tidak berubah.

c. Rencana menyeluruh (comprehensive planning) ialah rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.

d. Rencana Terintegrasi (integrated planning) ialah rencana yang mengandung uraian yang menyeluruh bersifat terpadu. [15]

2.9. Supply Chain Management

Supply Chain Management atau SCM adalah konsep atau mekanisme untuk meningkatkan produktivitas seluruh perusahaan yang tergabung dalam rantai pasok melalui optimalisasi kualitas dan waktu. Supply Chain Management dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktifitas (dalam bentuk entitas/fasilitas) yang terlibat dalam proses transformasi dan distribusi barang mulai dari bahan baku paling

awal dali alam sampai produk jadi pada konsumen akhir. Arsitektur dalam SCM

terdiri dari distribution, sales department, purchasing department, manufacturing department, dan database.

Sistem harus di dukung dengan jaringan internet untuk menghubungkan semua aliran informasi.Yang diperoleh dengan menggunakan metode SCM ini pada dasarnya terdiri dari aliran fisik berupa material atau produk, aliran pembayaran berupa uang atau credit, dan aliran informasi berupa kapasitas, jadwal pengiriman, order. Sistem informasi yang dibutuhkan berbasis web yang dapat menyediakan informasi secara real-time, sehingga proses pengambilan keputusan dalam SCM dapat berjalan dengan baik. 5 komponen dasar SCM diataranya perencanaan, sumber barang, Manufacturing, pengiriman, dan pengembalian.Dengan menerapkan sistem inventori dan distribusi ini diharapkan perusahaan dapat terus berkembang untuk menghadapi persaingan bisnisnya.

a. Konsep SCM

1. Mengintegrasikan dan mensingkronkan pemasok, manufaktur dan

distributor. Artinya produk yang dihasilkan dan didistribusikan memenuhi kualitas, jumlah, waktu, dan tujuan. Serta mengoptimalkan biaya dan meningkatkan daya sing dan layanan pelanggan.

2. Mengurangi jumlah pemasok. Artinya mengurangi ketidak-seragaman, biaya tambahan, proses negosiasi dan waktu pelacakan (tracking). Dan perubahan kecenderungan dari konsep multiple suppliers ke single supplier.

3. Kemitraan. Artinya Supplier partnership merupakan kemitraan yang dapat menjamin kelancaran arus barang. Dan melaksakan pengembangan secara terus-menerus dalam efisiensi biaya dan mutu barang.

4. Kegiatan SCM mendekat ke sumber dan pelaksanaan pengadaan langsung ke produsen, tanpa melalui perantara yang akan menambah biaya. Supplier dalam SCM berarti produsen, bukan perantara.

b. Prinsip SCM

1. Prinsip Integrasi, semua elemen yang terlibat dalam rangkaian SCM berada dalam satu kesatuan yang kompak dan bersama menyadari adanya saling ketergantungan.

2. Prinsip Jejaring, semua elemen berada dalam hubungan kerja selaras. 3. Prinsip Ujung ke Ujung, proses operasional mencakup elemen pemasok

yang paling hulu sampai ke konsumen yang paling hilir.

4. Prinsip saling Tergantung, setiap elemen dalam SCM menyadari bahwa untuk mencapai tujuan bersama dan meningkatkan daya saing, diperlukan kerjasama yang saling menguntungkan.

5. Prinsip Komunikasi, data yang akurat memberikan informasi tepat untuk memperlancar aliran barang.

6. Prinsip kemitraan, pemasok, manufaktur, distributor dan pelanggan bekerjasama, saling membagi dan mengkomunikasikan informasi, mempunyai tujuan yang sama, saling percaya dan mengutamakan kualitas dan waktu.

7. Prinsip dukungan, mendapatdukungan penuh dari manajemen dan fungsi opersional perusahaan dalam proses perencanaan, koordinasi, pelaksaan dan pengendalian. [16]

2.10. Metode Peramalan ARIMA

Model ARIMA merupakan salah satu teknik peramalan time series (deret waktu) yang hanya berdasarkan perilaku data variabel yang diamati. Model ARIMA sama sekali mengabaikan variabel independen karena model ini menggunakan nilai sekarang dan nilai-nilai lampau dari variabel dependen untuk menghasilkan

peramalan jangka pendek yang akurat. Secara harfiah, model ARIMA merupakan gabungan antara model AR (Autoregressive) dan model MA (Moving Average).

Model ARIMA hanya dapat diterapkan untuk deret waktu yang stasioner. Oleh karena itu, pertama kali yang harus dilakukan adalah menyelidiki apakah data yang kita gunakan sudah stasioner atau belum. Jika data tidak stasioner, yang perlu dilakukan adalah memeriksa pada pembedaan beberapa data akan stasioner, yaitu menentukan berapa nilai d. Proses ini dapat dilakukan dengan menggunakan koefisien ACF (Auto Correlation Function), atau uji akar-akar unit (unit roots test) dan derajat integrasi. Jika data sudah stasioner sehingga tidak dilakukan pembedaan terhadap data runtun waktu maka d diberi nilai 0.

Disamping menentukan d, pada tahap ini juga ditentukan berapa jumlah nilai lag residual (q) dan nilai lag dependen (p) yang digunakan dalam model. Alat utama yang digunakan untuk mengidentifikasi q dan p adalah ACF dan PACF (Partial Auto Correlation Funtion / Koefisien Autokorelasi Parsial), dan correlogram yang menunjukkan plot nilai ACF dan PACF terhadap lag. Koefisien autokorelasi parsial mengukur tingkat keeratan hubungan antara Xt dan Xt-k sedangkan pengaruh dari time

lab 1,2,3,…,k-1 dianggap konstan. Dengan kata lain, koefisien autokorelasi parsial mengukur derajat hubungan antara nilai-nilai sekarang dengan nilai-nilai sebelumnya (untuk time lag tertentu), sedangkan pengaruh nilai variabel time lab yang lain dianggap konstan. Secara matematis, koefisien autokorelasi parsial berorde m didefinisikan sebagai koefisien autoregressive terakhir dari model AR(m).

Ketepatan jumlah dan waktu pengiriman barang pada setiap cabang harus diperhitungkan perusaahaan dengan metode peramalan ARIMA. Pemenuhan stok barang dan jadwal distribusi barang dapat ditentukan. Penentuan jumlah barang yang harus di penuhi jumlah stoknya dimulai dengan menggunakan metode ACF untuk menemukan pola autokorelasi dan (fungsi autokorelasi parsial) PACF, nilai dari sebuah deret pada satu periode waktu berhubungan dengan nilai itu sendiri dari

periode sebelumnya. Dengan autokorelasi, ada suatu korelasi otomatis antar pengamatan dalam sebuah deret. Autokorelasi merupakan hasil dari pengaruh luar dalam skala besar dan pengaruh sistematik lainnya seperti trend dan musiman.

Hasil perhitungan ini diperlukan untuk menentukan model ARIMA yang sesuai, apakah ARIMA(p,0,0) atau AR(p),ARIMA(0,0,q) atau MA(q), ARIMA(p,0,q) atau ARMA(p,q), ARIMA(p,d,q). Sedangkan untuk menentukan ada atau tidaknya nilai d dari suatu model, ditentukan oleh data itu sendiri. Jika bentuk datanya stasioner,d bernilai 0, sedangkan jika bentuk datanya tidak stasioner, nilai d tidak sama dengan 0 (d> 0). Proses peramalannya sendiri antara lain :

start Penjualan

Proses penghitungan

ACF

Proses penghitungan

PACF

Proses penentuan nilai p, d, q

Proses penghitungan

AR

Proses penghitungan

MA

Proses penghitungan

ARMA

Proses penentuan model terbaik

Gambar 2.3 Flowchart ARIMA [17]

1. Proses penghitungan Auto Corellation Function (ACF) dengan rumus :

Keterangan :

k : time lag

rk : nilai ACF pada lag k

Xt : nilai deret berkala pada waktu t

X : rata-rata data

Srk : standart error ACF

Trk : trk statistik ACF

n : jumlah data b : orde differencing

2. Proses penghitungan Partial Auto Correlation Function (PACF) dengan rumus :

Keterangan :

k : time lag

rk : nilai ACF pada lag k

rkk : nilai PACF pada lag k

Srk : standart error PACF

Trkk : t statistik PACF

n : jumlah data b : orde differenci

Proses penentuan nilai p, d, q dengan menggunakan Plot hasil dari ACF dan PACF. Ditentukan berapa jumlah nilai lag residual (q) dan nilai lag dependen (p) yang digunakan dalam model. Alat utama yang digunakan untuk mengidentifikasi q dan p adalah ACF dan PACF (Partial Auto Correlation Funtion / Koefisien Autokorelasi Parsial), dan correlogram yang menunjukkan plot nilai ACF dan PACF terhadap lag.

3. Proses penghitungan Autoregressive (AR), yaitu suatu model yang menjelaskan pergerakan suatu variabel melalui variabel itu sendiri di masa lalu. Model autoregressive

orde ke-p dapat ditulis sebagai berikut:

………..[17]

Keterangan : Xt : data ke t

µ : nilai konstanta Ø : parameter Ar ke j et : nilai error pada ke t

4. Proses penghitungan Moving Average (MA), yaitu suatu model yang melihat pergerakan variabelnya melalui residualnya di masa lalu. Model Moving Average orde-q

dapat ditulis sebagai berikut:

………[17] keterangan :

Xt : data ke t

µ : nilai konstanta ϴ : parameter Ar ke j et : nilai error pada ke t

5. Proses penghitungan Autoregressive Integrated Moving Average atau ARIMA / ARMA. Dalam praktek, banyak data yang tidak stasioner. Jika data itu melalui proses

pembedaan sebanyak d kali menjadi stasioner, maka data itu dikatakan nonstasioner homogen tingkat d. Proses pembedaan disini bertujuan untuk mencapai kestasioneran, karena itu model ARIMA (p, d, q) dapat ditulis sebagai berikut:

Xt = µ + Ø Xt-1 + Ø2Xz-2 + Øp Xt-p + et - ϴ2 et2 - ϴ2 et q

Keterangan : Xt : data ke t

µ : nilai konstanta

Ø : parameter AR ke j

et : nilai error pada ke t ϴ : parameter MA ke j

6. Proses penentuan model terbaik yaitu menuliskan modelnya dan mengevaluasi nilai MSE. Hasil ramalan dikatakan baik apabila nilai dari model ramalannya mendekati data aktual serta memiliki tingkat kesalahan yang paling kecil. Mengevaluasi nilai MSE (nilai

Miss / error) dapat dilakukan dengan rumus :

……….. [17] Istilah – istilah dalam ARIMA :

1. Stasioneritas

Stasioneritas berarti bahwa tidak terdapat pertumbuhan atau penurunan pada data.Data secara kasarnya harus horisontal sepanjang sumbu waktu. Dengan kata lain, fluktuasi data berada di sekitar suatu nilai rata-rata yang konstan, tidak tergantung pada waktu dan varians dari fluktuasi tersebut pada dasarnya tetap konstan setiap waktu. Kestasineran merupakan kondisi yang diperlukan dalam analisis deret waktu. So, data yang digunakan untuk peramalan harus stasioner.

2. Differencing (pembedaan)

Apabila data yang digunakan tidak stasioner maka dilakukan differencing (pembedaan) agar data tersebut menjadi stasioner. Secara umum, apabila terdapat pembedaan orde ke-d untuk mencapai stasioneritas, maka ditulis:

………..………..[17] sebagai deret yang stasioner, dan model umum ARIMA (0,d,0) akan menjadi:

ARIMA (0,d,0)

……….…….…………[17] 2.11. Alat Bantu Dalam Pembangunan Aplikasi

Alat bantu dalam pembangunan aplikasi yang akan dibuat adalah Dreamweaver CS5, MySQL, dan iReport.

2.11.1 Sekilas Tentang Dreamweaver CS5

Macromedia Dreamweaver CS5 adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Saat ini terdapat software dari kelompok Adobe yang belakangan banyak digunakan untuk mendesain suatu web.Versi terbaru dari Adobe Dreamwever CS5 memiliki beberapa kemampuan bukan hanya sebagai software untuk desain web saja, tetapi juga menyunting kode serta pembuatan aplikasi web. Antara lain: JSP, PHP, ASP, XML, dan ColdFusion.

Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan oleh Web Desainer dan Web Programmer dalam mengembangkan suatu situs web.Hal ini disebabkan oleh ruang kerja, fasilitas, dan kemampuan Dreamwever yang mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas, baik dalam desain maupun membangun suatu situs web. [18]

2.11.2 Sekilas Tentang MySQL

MySQL merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. Open Source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code

(kode yang dipakai untuk membuat MySQL), selain tentu saja untuk executable-nya atau kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem operasi, dan bisa diperoleh

dengan cara mengunduh di Internet secara gratis. MySQL juga bersifat multiplatform.MySQL dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi.

Pengaksesan data dalam database dapat dilakukan dengan mudah melalui SQL (Structured Query Language). Data dalam database bisa diakses melalui aplikasi non-Web (misalnya dengan Visual Basic) maupun aplikasi non-Web (misalnya dengan PHP). [19] 2.11.3 Sekilas Tentang iReport

iReport merupakan software pembuat laporan secara visual. Mesin dalam iReport menggunakan library Java yang bernama Jasper Report (Jasper Soft).

iReport menghasilkan laporan yang dapat digabung ke dalam berbagai bahasa pemrograman atau aplikasi lain yang bertipe desktop maupun web, seperti:

1. Visual Basic 2. .Net

3. PHP

4. Delphi 5. Java 6. HTML Laporan yang dihasilkan dapat berupa:

1. Tampilan ke layar.

2. Dapat di ekspor menjadi file lain seperti pdf, open office dan microsoft office. 3. Dapat dikirimkan ke web aplikasi.

4. Langsung di cetak ke printer.

iReport mendukung banyak basis data seperti: mySQL, PostGreSQL, SQL yog, SQL Server dan sebagainya. [20]

31

3.1. Analisis Sistem

Analisis system adalah tahapan yang memiliki tujuan untuk mempelajari prosedur yang sedang berjalan saat ini dan kebutuhan pengguna dari aplikasi yang akan di bangun. Dalam analisis sistem ini dilakukan pembahasan yang lebih terperinci agar masalah yang di buat dapat lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan yang ada di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI.

3.1.1. Analisis Masalah

Analisis masalah merupakan tahap pertama dalam tahapan analisis yang bertujuan untuk mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu pertanyaan yang akan dipecahkan agar sistem dapat terpecahkan secara maksimal. Masalah yang timbul dalam sistem inventori dan distribusi di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI ini ialah:

1. Source (sumber barang), yaitu mengenai jumlah barang yang kadang tidak sesuai dengan jumlah permintaan oleh cabang.

2. Return (pengembalian), yaitu dimana kadang terdapat proses pengiriman produk yang tidak sesuai (cacat).

3. Pengiriman, yaitu mengenai waktu pengiriman yang kadang tidak selalu tepat waktu (terlambat).

3.1.2. Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan menjelaskan tentang terjadinya proses dan kegiatan sistem yang sedang berjalan pada kegiatan inventori dan distribusi di

CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI. Prosedur yang terjadi dalam kegiatan yaitu prosedur pembelian barang dan prosedur distribusi.

3.1.2.1 Prosedur Pembelian Barang

Prosedur pembelian barang adalah proses untuk mendapatkan daftar dan dokumen mengenai pembelian, yang ditangani oleh beberapa pihak/bagian dalam perusahaan yang sedang berjalan diantaranya bagian gudang, bagian pengadaan, pimpinan, dan supplier. Proses-proses yang terjadi dalam prosedur pembelian seperti pada gambar 3.1 dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Bagian gudang akan memberikan daftar barang yang hasilnya akan berupa daftar pembelian barang.

2. Bagian pengadaan akan menerima daftar pembelian barang oleh bagian gudang untuk menghasilkan dokumen pengadaan barang yang belum di ACC. Pimpinan akan menerima dokumen pengadaan yang belum di ACC untuk selanjutnnya akan di ACC-kan dan diberikan kembali kepada bagian pengadaan.

3. Dokumen yang telah berupa dokumen pengadaan barang ACC akan diberikan kepada supplier, menghasilkan dokumen pengiriman barang. 4. Supplier akan memberikan dokumen pengiriman barang kepada

Prosedur Pembelian Barang

Bagian Gudang Bagian Pengadaan Pimpinan Supplier

Daftar Barang Pengecekan Data Barang Daftar Pembelian Barang 1 Daftar Pembelian Barang Pengajuan Pembelian Barang Dokumen Pengadaan Barang belum ACC

Dokumen Pengadaan Barang belum ACC

ACC Dokumen Pengadaan Barang Dokumen Pengadaan Barang ACC Dokumen Pengadaan Barang ACC 2 Dokumen Pengadaan Barang ACC Pengadaan Barang Dokumen Pengiriman Barang 3 Dokumen Pengiriman Barang Pengecekan Barang Daftar Pengadaan Barang Baru 4 Daftar Pengadaan Barang Baru Daftar Pengadaan Barang Baru Penambahan Stok Barang

Daftar Stok Barang

Keterangan :

1. Arsip Daftar Pembelian Barang 2. Dokumen Pengadaan Barang ACC 3. Dokumen Pengiriman Barang 4. Daftar Pengadaan Barang Baru

3.1.2.2 Prosedur Distribusi

Prosedur distribusi barang pada CV.CIPTA MANDIRI adalah prosedur

yang dilakukan untuk mendapatkan jadwal distribusi barang dan dokumen pengiriman barang. Proses distribusi barang mencakup beberapa pihak diantaranya bagian distribusi, bagian gudang, pimpinan, dan cabang. Proses-proses yang terjadi dalam prosedur distribusi barang seperti pada gambar 3.2 dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Bagian gudang akan menerima daftar permintaan barang dari bagian distribusi. Bagian gudang akan melakukan pengecekan.

2. Hasil pengecekan bagian gudang berupa daftar ketersediaan barang, lalu diberikan kembali kepada bagian distribusi.

3. Bagian distribusi akan melakukan menjadwalan distribusi barang. Hasil berupa dua dokumen jadwal distribusi barang dan diberikan kepada cabang.

4. Penjadwalan distribusi barang menghasilkan dokumen pengiriman

barang belum ACC, untuk selanjutnya diberikan kepada pimpinan untuk di ACC.

5. Tiga dokumen pengiriman barang ACC oleh pimpinan akan di berikan

Prosedur Distribusi Barang

Bagian Distribusi Bagian Gudang Pimpinan Cabang

2

Keterangan :

1. Jadwal Distribusi Barang 2. Dokumen Pengiriman Barang ACC

Daftar Permintaan Barang Daftar Permintaan Barang Pengecekan Barang Daftar Ketersediaan Barang Daftar Ketersediaan Barang Penjadwalan Distribusi Barang Jadwal Distribusi Barang 1 Dokumen Pengiriman Barang belum ACC Jadwal Distribusi Barang Dokumen Pengiriman Barang belum ACC ACC Dokumen Pengiriman Barang Dokumen Pengiriman Barang ACC Dokumen Pengiriman Barang ACC Dokumen Pengiriman Barang ACC

3.1.3. Analisis Aturan Bisnis

Analisis aturan bisnis berisikan analisis aturan-aturan yang berlaku pada sistem yang sedang berjalan. Analisis aturan bisnis dibagi menjadi dua bagian yaitu :

3.1.3.1Analisis Aturan Bisnis Berdasarkan Fakta

Aturan bisnis yang terdapat pada sistem inventori dan distribusi di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI adalah sebagai berikut :

1. Source (sumber barang) ditangani oleh bagian pembelian disaat cabang meminta pengiriman barang, sebelum dikirimkan bagian pembelian akan mengecek dahulu stok yang tersedia di gudang.

2. Return (pengembalian) ditangani oleh bagian pembelian dan distribusi, dimana saat cabang memberikan komplain bahwa barang yang diterima tidak utuh/cacat.

3. Pengiriman ditangani oleh bagian distribusi disaat cabang meminta barang dan ada informasi dari bagian pembelian bahwa barang harus segera dikirimkan sesuai jadwal yang disepakati.

3.1.3.2Analisis Aturan Bisnis Berdasarkan Kebutuhan

Aturan bisnis yang terdapat pada sistem CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI adalah sebagai berikut :

1. Admin/asisten dari pimpinan CV.CIPTA MANDIRI dapat

meminimalisir kerugian yang cukup besar pada perusahaan.

2. Admin/asisten dari pimpinan CV.CIPTA MANDIRI dapat

meminimalkan dampak kurang baik terhadap kualitas barang atau produk.

3. Admin/asisten dari pimpinan CV.CIPTA MANDIRI dapat

meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan kepada customer.

Dari aturan bisnis berdasarkan fakta dan kebutuhan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa semua aturan yang ada sudah cukup dan dapat memenuhi kebutuhan untuk pembangunan sistem inventori dan distribusi di CV.CIPTA MANDIRI menggunakan pendekatan Supply Chain Management.

3.1.4 Analisis Supply Chain Management

Supply Chain atau rantai pasok adalah suatu sistem organisasi dalam kegiatan penyaluran barang (flow of goods) kepada pelanggan. Supply Chain merupakan jaringan dari berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama dalam menyelenggarakan penyaluran barang dengan baik. Supply Chain Management adalah suatu konsep atau mekanisme untuk meningkatkan produktivitas seluruh perusahaan yang tergabung dalam rantai pasok melalui optimalisasi kualitas dan waktu. Supply Chain Management melaksanakan kegiatan aliran barang yang meliputi perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan, transportasi, dan distribusi, mulai dari titik awal bahan baku (hulu) sampai ke titik pemakaian (hilir). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.3 berikut ini:

Adapun area cakupan dari SCM dapat terlihat dalam table berikut ini:

Tabel 3.3 Cakupan dari SCM[9]

Setiap channel dalam SCM akan memiliki ativitas-aktivitas yang saling mendukung. Secara keseluruhan, aktivitas-aktivitas tersebut meliputi peramalan kebutuhan, pengadaan materiil, produksi, pengendalian persediaan, distribusi, pergudangan dan sebagainya.

Berdasarkan data permintaan, SCM memiliki dua macam cara perhitungan, yaitu: 1. Rantai supply 2 level (Two level supply chain)Pada model ini hanya menghitung jumlah barang yang harus dipesan oleh suatu pihak kepada pihak lain. Misalnya jumlah barang yang harus dipesan perusahaan kepada supplier atau dari

Bagian Cakupan Kegiatan Antara lain:

Pengembangan Produk

Melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan supplier dalam perancangan produk baru

Pengadaan Memilih supplier mengevaluasi kinerja supplier,

melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier

Perencanaan dan

Pengendalian

Demand Planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan

Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas

Distribusi Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan

pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor servie level tiap pusat distribusi

aktual.2. Rantai supply 3 level atau lebih (Three or more level supply chain)Pada rantai supply 3 level, perhitungan jumlah barang yang harus dipesan dua pihak atau lebih secara berurutan didasarkan pada data permintaan rata-rata (average deman). Dimana data permintaan rata-rata dapat dihitung dengan metode moving average.[11]

Dalam menentukan jumlah barang yang dipesan, perlu dipertimbangkan on hand inventory (persediaan yang ada), on order quantity (jumlah bahan yang sedang dipesan tetapi belum datang), dan order quantity (jumlah barang yang harus di pesan untuk periode selanjutnya). Pertimbangan diatas akan menghasilkan order up to target yaitu jumlah pemesanan barang pada periode tertentu secara tepat waktu dan tepat jumlah. Menurut Askin (2001), apabila D adalah permintaan bahan baku per periode,

σ merupakan lead time, dan SS adalah safety stock, maka order up to target (R) adalah:R = D x (σ + 1) + SSOn hand inventory atau persediaan awal yang diinginkan setiap periode di notasikan dengan I* adalah hasil penjumlahan antara permintaan (D)

dengan safety stock (SS), sehingga:I* = D + SS maka: R = D x σ + I*Jumlah bahan

baku yang harus dipesan pada setiap periode (Qt) adalah hasil perhitungan order up to target (R) dikurangi on hand inventory (It) dan on order quantity (Ot) yang dapat dirumuskan :Qt = R – It – Ot.[12]

3.1.4.1 Analisis SCM di Hilir

Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.[14].

Contoh kasus pada perusahaan CV.CIPTA MANDIRI :

Masalah pertama adalah mengenai Source (sumber barang), yaitu mengenai jumlah barang yang kadang tidak sesuai dengan jumlah permintaan oleh cabang.

Selain itu masalah yang kedua adalah mengenai Return (pengembalian) dimana kadang terdapat proses pengiriman produk yang tidak sesuai (cacat). Terakhir adalah mengenai Pengiriman yaitu waktu pengiriman yang kadang tidak selalu tepat waktu (terlambat).

3.1.4.2 Analisis Metode ARIMA pada kasus Inventori dan Distribusi di CV.CIPTA MANDIRI

ARIMA (Autoregressive – Integreated – Moving Average) pertama kali dikembangkan oleh George Box dan Gwilym Jenkins untuk pemodelan analisis deret waktu. ARIMA sering disebut juga dipanggil Box-Jenkins models. ARIMA adalah penggabungan dua metode yaitu AR dan MA, ARIMA mewakili tiga pemodelan yaitu dari autoregressive model (AR), moving average (MA), dan autoregressive dan moving average model (ARMA/ARIMA) (Whitten, 2007). Tahapan pelaksanaan dalam pencarian model yaitu :

1. Identifikasi model sementara dengan menggunakan data masa lalu untuk mendapatkan model dari ARIMA. Tahap identifikasi dilakukan dengan mengamati pola estimasi ACF (Autocorellation Function) dan PACF (Parcial Autocorellation Function) yang diperoleh dari data yang selanjutnya digunakan untuk mendapatkan dugaan model yang sesuai dengan pola data.

2. Penafsiran atau estimasi parameter dari model ARIMA dengan menggunakan data masa lalu.

3. Pengujian diagnostik untuk menguji kelayakan model. Bila model tidak layak maka lakukan langkah identifikasi, estimasi, pengujian diagnostik hingga mendapat model yang layak.

4. Penerapan, yaitu peramalan nilai deret berkala yang akan datang menggunakan metode yang telah diuji.

5. Setelah ARIMA pada sistem inventori dan distribusi dilakukan cara manual. Tahapan proses yang akan diterapkan dalam contoh kasus antara lain :

Data Penjualan

Proses penghitungan

ACF

Proses penghitungan

PACF

Proses penentuan nilai p, d, q

Proses penghitungan

AR

Proses penghitungan

MA

Proses penghitungan

ARMA

Proses penentuan model terbaik

End Start

Asumsi Kasus Input :

- Data penjualan tahun 2013, yaitu periode bulan Januari sampai bulan Juni. - Data barang yang tersedia di gudang. Jenis barang yang diramalkan hanya dari 1

jenis barang, Clutch Cover saja atau Clutch Disc saja. - Data supplier, data cabang, dan data pengguna.

Variabel yang digunakan dalam analisis ini adalah data bulanan penjualan

sparepart dari bulan Januari 2013 sampai dengan bulan Juni 2013. Periode yang diramalkan adalah sebulan setelahnya, yaitu bulan Juli. Tujuan analisis ini adalah untuk menentukan model terbaik yang bisa digunakan untuk peramalan. Berikut adalah data yang digunakan.

Tabel 3.4 Data penjualan untuk barang Clutch Cover.

Cabang Periode

Jumlah Barang (Clutch cover)

Cabang Periode

Jumlah Barang (Clutch cover)

Cabang Periode

Jumlah Barang (Clutch cover)

Barokah Januari 200 Irian Januari 300 Jaya Januari 250

Barokah Februari 210 Irian Februari 350 Jaya Februari 200

Barokah Maret 199 Irian Maret 200 Jaya Maret 275

Barokah April 230 Irian April 250 Jaya April 350

Barokah Mei 210 Irian Mei 350 Jaya Mei 300

Barokah Juni 198 Irian Juni 375 Jaya Juni 250

Proses ARIMA

Data penjualan barang Clutch Cover yang akan diproses adalah untuk cabang Barokah

Tabel 3.5 Data penjualan untuk barang Clutch Cover cabang Barokah

Cabang Periode Data

Barokah Januari 200 Barokah Februari 210

Barokah Maret 199

Barokah April 230

Barokah Mei 210

1. Proses penghitungan Auto Correlation Function (ACF)

(Xt – X)(Xt+k – X)

(Xt – X)2

Rata-rata dari data barang(DP) = (207,8333333) r1= Ʃ (200 – 207,8333333)(200 – 207,8333333)

Ʃ (200- 207,8333333)2

= Ʃ (-7,8333333)*(-7,8333333)

Ʃ -7,83333332 = (Xt+k– X )

200 – 207,8333333 = - 7,8333333 - 7,83333332 = -61,3611105889

210 – 207,8333333 = 2,1666667 2,16666672 = 4,6944445889

199 – 207,8333333 = -8,8333333 - 8,83333332 = -78,0277771889

230 – 207,8333333 = 22,1666667 22,16666672 = 491,3611125889

210 – 207,8333333 = 2,1666667 2,16666672 = 4,6944445889

198 – 207,8333333 = -9,8333333 - 9,83333332 = -96,6944437889 +

736,8333333334 - 7,8333333 * 2,1666667 = -16,9722224111

2,1666667 * -8,8333333 = -19,1388891111 -8,8333333 * 22,1666667 = -195,8055551111 22,1666667 * 2,1666667 = 48,0277785889 2,1666667 * -9,8333333 = -21,3055558111

-9,8333333 * 0 = 0 +

-205,1944438555 r1 = -205,1944438555 = -0,2784814891

736,8333333334

-8,8333333 * 22,1666667 = 48.0278 22,1666667 * 2,1666667 = -19.1389

2,1666667 * -9,8333333 = -217.972 -9,8333333 * 0 = 0

0 * 0 = 0 + -119.889 r2 = -119.889 = -0.16270829

736,8333333334

(Dan seterusnya sampai dengan r6 )

Mencari nilai Sr

Rumus:

)

1/2

( n – b + 1 )1/2

Sr1 = ( 1 + 2 * (-0,2784814891))1/2

(6 – 1 + 1)1/2

Sr1 = 1,6497025522 = 0.56903

2

(Dan seterusnya sampai dengan Sr6)

Mencari tr1

Rumus : trk = rk

Srk

tr1 = r1 = -0,2784814891= -0.38745

2. Proses penghitungan Parcial Auto Correlation Function (PACF)

rk - j

rk - j

r1 = -0,2784814891 (0- (-0,2784814891)) (nilai 0 diambil dari nilai sebelumnya)

1 – (0 – (-0,2784814891)) = -0.15818

r2 = -0.16270829 – (-0.15818 – (-0.16270829)) (nilai -0.15818 diambil dari nilai

sebelumnya)

1 – (-0.15818 – (-0.16270829)) = -0.20879

(Dan seterusnya sampai dengan r6)

Mencari Sr1

Rumus : Srk = 1/(n – b + 1)1/2

Sr1 = 1 = 0.40825

(6 – 1 + 1)1/2

(Dan seterusnya sampai dengan Sr6)

Mencari tr1

Rumus : trk = rk

Srk

tr1 = r = -0.15818 = -0.38745

Sr 0.40825

3. Proses penentuan nilai p,d,q

Hasil dari semua perhitungan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 3.4 Hasil Perhitungan ACF dan PACF

Dari hasil perhitungan ACF dan PACF didapat pola grafiknya seperti berikut: ACF

Gambar 3.5 Grafik ACF PACF

-0.6 -0.5 -0.4 -0.3 -0.2 -0.1 0 0.1 0.2 0.3

1 2 3 4 5 6

Gambar 3.6 Grafik PACF 4. Proses penghitungan AutoCorrelation (AR)

Perhitungan peramalannya dengan matriks

β = (z’ z)-1 _{z’ y 1 200}

z’ = 1 x p Xp 1 ………. Xp-1 = 1 210

1xp+1 Xp…………. 1 199

⁞ ⁞ ⁞ 1 230

1x n-1 Xn Xn p 1 210

z = 1 1 ………… xn p = 1 1 1 1 1

Xp Xp+1……… Xn p 200 210 199 230 210

-0.7 -0.6 -0.5 -0.4 -0.3 -0.2 -0.1 0 0.1 0.2 0.3

1 2 3 4 5 6

y = 200

Xn 1 = 210

Xn 2 199

⁞ 230

Xn 210

(z’ z)’ = 1 1 1 1 1 * 1 200 = 5 1049

200 210 199 230 210 1 210

1 199 1049 220701

1 230

1 210

=

71,1021 -0,3379

-0,3379 0,0016

Z’ y =

1 1 1 1 1 * 200 = 1047 200 210 199 230 210 210 219440

199 230 210

Ar/β =

71,1021 -0,3379 * 1047 = 283,951

5. Proses penghitungan Moving Average (MA)

Perhitungan peramalannya dengan matriks

β = (z’ z)-1 _{z’ y}

β = pendugaan persamaan parameter

z =

(1xq – xq+1) (xq 2 – xq+1) …… (xq+y – xq+1

( xq+ 2-1)……… (xq+2y- xq+2)

(xn1 –xn) (xn 2– xn) (xn q – xn)

z = (200-210) (210-199) (199-230) z = 1 1 1 1

-10 11 -31 20

z’ = 1 -10

1 11

1 -31

1 20

y =

-10 11 -31 20

(z z’) =

1 1 1 1 * 1 -10 = 4 -10

-10 11 -31 20 1 11 -10 1582

1 -31

= 1 20

0,2540 0,0016

0,0016 0,0006

(z’ y) =

1 -10 * -10 = 12

1 11 11 -831

1 -31 -31

1 20 20

β = (z’ z)1 _{z’ y}

= 0,2540 0,0016 2

*

0,0016 0,0006 -831

MA/β = 1,713 -0,514

6. Proses penghitungan ARIMA/ARMA

Xt = µ + Ø Xt-1 + Ø2Xz-2 + Øp Xt-p + et - ϴ2 et2 - ϴ2 et q

283,951 0 1, 713 0

ARIMA/ARMA1 = AR + MA – DP

= 283,951 + 1,713 – 200 = 232.82

(Dan seterusnya sampai dengan ARIMA/ARMA6)

Hasil dari semua proses perhitungan dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

Gambar 3.7 Perhitungan AR, MA dan ARIMA Output :

Inventori

Berdasarkan gambar diatas terlihat bahwa nilai dari model AR = 1285,34, model MA

= 1280,05, dan model ARIMA/ARMA = 2565,39. Oleh karena itu, Metode

Terbaiknya adalah model dari ARMA = 2565,39.

Kesimpulan : Berdasarkan hasil peramalan tersebut dapat disimpulkan bahwa model terbaiknya adalah model dari ARMA dengan jumlah stok 2565,39. Jadi, pemesanan kepada perusahaan adalah 2566, untuk Safety Stock dalam gudang, perusahaan akan

melakukan pemesanan barang pada supplier pada saat stok di gudang sangat limit, yaitu 100. Dari hasil perhitungan tersebut diperoleh juga pola grafik dari AR, MA, dan ARIMA/ARMA seperti berikut :

Gambar 3.8 Grafik penjualan menggunakan AR

Gambar 3.9 Grafik penjualan menggunakan MA

180 190 200 210 220 230 240

Januari Februari Maret April Mei Juni

AR

Penjualan AR

180 190 200 210 220 230 240

Januari Februari Maret April Mei Juni

MA

Gambar 3.10 Grafik penjualan menggunakan ARIMA/ARMA Monitoring Stok

Cabang Jenis

Barang

Stok

digudang(Cabang)

Status Stok

Permintaan

Stok Terkirim

Barokah Clutch

Cover

200 menipis 2566 2600

Irian Clutch

Cover

50 Kurang 2800 2800

Jaya Clutch

Cover

1000 Stok

aman

2000 1000

Tabel 3.5 Monitoring Stok

Dari hasil peramalan dan monitoring pada cabang A(Barokah) bahwa stok yang tersedia digudang cabang Barokah masih terdapat sisa barang Clutch Cover sebanyak 200. Pemesanan dari hasil peramalan oleh cabang Barokah sebanyak 2566 barang, maka CV.CIPTA MANDIRI akan mendistribusikan barang jenis Clutch Cover sebanyak 2600 dari hasil pembulatan 2566. Jumlah barang dibulatkan karena stok di gudang cabang menipis, agar tidak terjadi kekurangan stok barang maka

0 50 100 150 200 250

Januari Februari Maret April Mei Juni

ARIMA

bagian distribusi melakukan pembulatan jumlah barang. Namun apabila stok pada gudang cabang berstatus aman, jumlah pengiriman akan dikurangi jumlah stok yang ada agar tidak terjadi penumpukan barang di gudang cabang.

Distribusi

Dari hasil peramalan maka akan dihasilkan juga Jadwal Distribusi seperti pada tabel berikut ini.

Tabel 3.6 Jadwal Distribusi Tanggal

Pengiriman (Periode Juli)

Nama Cabang Nama Barang Jumlah Barang

29 Juli 2013 A (Barokah) Clutch cover 5493

30 Juli 2013 B (Irian) Clutch cover 3502

31 Juli 2013 C (Jaya) Clutch cover 2505

2. Membuat sistem yang mempunyai dampak terhadap pengendalian biaya pada

perusahaan CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI. Masalahnya mengenai Return

(pengembalian) dimana kadang terdapat proses pengiriman produk yang tidak sesuai (cacat).

Proses pengembalian akan dilakukan secara manual (tanpa metode), dimana pengembalian akan dilakukan saat proses pengiriman akhir bulan selanjutnya. Barang/produk yang tak sesuai atau cacat akan diproses bersamaan dengan proses pegiriman, dimana agar tidak merugikan perusahaan.

Tabel 3.7 Jadwal Retur (pengembalian)

Nama Barang Tanggal

pemesanan

Jumlah pemesanan awal

Jumlah barang rusak

Clutch disc 6 April 2013 350 5

3. Membuat sistem yang mempunyai peranan penting dalam meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan kepada customer. Yaitu mengenai waktu pengiriman yang kadang tidak selalu tepat waktu (terlambat).

Proses pengiriman akan dilakukan secara manual(tanpa metode), dimana proses pengiriman akan dilakukan selama tiga hari yaitu tanggal 29 untuk Cabang A, tanggal 30 untuk Cabang B, dan tanggal 31 untuk Cabang C.

Tabel 3.8 Jadwal Distribusi Tanggal

Pengiriman (Periode Juli)

Nama Cabang Nama Barang Jumlah Barang

29 Juli 2013 A (Barokah) Clutch cover 5493

30 Juli 2013 B (Irian) Clutch cover 3502

31 Juli 2013 C (Jaya) Clutch cover 2505

3.1.5 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional

Analisis kebutuhan non-fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan dan masukan yang dibutuhkan oleh sistem. Analisis kebutuhan non-fungsional terbagi menjadi 3 bagian, yaitu :

6. Analisis perangkat keras. 7. Analisis perangkat lunak. 8. Analisis perangkat pengguna. 3.1.5.1 Analisis Perangkat Keras

Berdasarkan analisis perangkat keras yang sedang digunakan di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI, spesifikasi pernagkat keras yang digunakan dapat dilihat pada tabel 3.9.

Tabel 3.9 Spesifikasi Perangkat keras untuk Menjalankan Sistem Inventori dan Distribusi

No. Perangkat Keras Spesifikasi

1. Monitor 17”

2. Processor Processor dual core

berkecepatan 2,7 GHz

3. Memori / RAM berkecepatan 2,7 GHz

4. Harddisk 2 GB

5. VGA Card 320 GB

6. Keyboard VGA On-Board

7. Mouse Standar

8. Printer Standar

Perangkat keras untuk menjalankan Sistem Inventori dan Distribusi di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI ini memiliki kebutuhan spesifikasi seperti pada tabel 3.10.

Tabel 3.10 Spesifikasi Perangkat Keras Minimum untuk Menjalankan Sistem Inventori dan Distribusi

No. Perangkat Keras Spesifikasi

1. Monitor 15”

2. Processor Processor berkecepatan

1 GHz

4. Harddisk 60 GB

5. VGA Card VGA On-Board

6. Keyboard Standar

7. Mouse Standar

8. Printer Standar

Berdasarkan perbandingan perangkat keras yang ada dengan perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem inventori dan distribusi yang akan dibangun ini dapat disimpulkan bahwa perangkat keras yang sudah ada dapat digunakan untuk membangun dan menjalankan aplikasi.

3.1.5.2 Analisis Perangkat Lunak

Sistem Inventori dan Distribusi pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI ini selain membutuhkan perangkat keras juga dibangun. Adapun spesifikasi perangkat lunak yang digunakan di CV.CIPTA MANDIRI seperti pada tabel 3.11.

Tabel 3.11 Spesifikasi Perangkat Untuk Menjalankan Sistem Informasi Lunak Di CV.CIPTA MANDIRI

No. Perangkat Lunak Spesifikasi

1. Sistem Operasi Windows XP

2. Aplikasi Microsoft Word, Microsoft

Exel, dan Driver Printer

3. Browser Mozila Firefox

Perangkat lunak untuk menjalankan Sistem Inventori dan Distribusi Di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI inni membutuhkan spesifikasi perangkat lunak seperti pada tabel 3.10.

Tabel 3.10 Spesifikasi Pernagkat Lunak Untuk Menjalankan Sistem Inventori dan Distribusi

No. Perangkat Lunak Spesifikasi

1. Sistem Operasi Minimal Windows XP

2. Browser Mozila Firefox, Crome,

Opera

Berdasarkan perbandingan antara spesifikasi perangkat lunak yang digunakan di CV.CIPTA MANDIRI dengan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem Inventori dan Distribusi dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak yang sudah ada dapat digunakan untuk menjalankan sistem inventori dan distribusi.

3.1.5.3 Analisis Pengguna

Berdasarkan hasil pengumpulan data, diketahui bahwa tingkat pendidikan terendah yang dimiliki oleh pegawai CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI adalah SMA. Sebagian besar pegawai CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer dengan baik dan memiliki pengalaman yang cukup dalam mengoperasikan sistem operasi Windows maupun bekerja menggunakan Microsoft Office. Adapun analisis pengguna yang ada dapat dilihat pada tabel 3.11.

Tabel 3.11 Analisis Spesifikasi Pengguna Sistem Yang Ada

Pengguna Tanggung Jawab Tingkat

Pendidikan

Kemampuan Menggunakan

Komputer

Pengalaman

Bagian Gudang

Menerima Barang yang dibeli

Minimal : SMA Maksimal : S1

Mampu menggunakan

Pernah menggunakan

Mencocokan dengan pemesanan atau pengiriman (Distribusi) Meneliti Kuantitas dan kualitas Barang Membuat Laporan pembelian, pemesanan dan distribusi perangkat lunak office

aplikasi berbasis desktop Bagian Pengadaan Melakukan pemesanan barang pada supplier Memelihara hubungan kerjasama yang baik dengan supplier Menerbitkan jadwal pemesanan atau distribusi Membuat laporan

Minimal : SMA Maksimal : S1

Mampu Menggunakan

perangkat lunak office

Pernah menggunakan

aplikasi berbasis

pengadaan setiap bulannya

Pimpinan Menetapkan

rencana kerja dan anggaran Menetapkan pola

operasional pelayanan guna

menjamin kepuasan pelanggan Menetapkan pola

dan memonitor pelaksanaan distribusi sehingga

tercapai akurasi yang tinggi Memutuskan untuk

melakukan pengembangan usaha perusahaan

Menerima setiap laporan sekaligus

mengatur proses kinerja pekerja

Minimal : D3 Maksimal : S1

Mampu menggunakan

perangkat lunak office

Pernah menggunakan

aplikasi berbasis

Supplier Menerima data pemesanan dari CV.CIPTA MANDIRI Menjalin hubungan kerjasama yang baik Menyetujui proses distribusi dan pembayaran kepada CV.CIPTA MANDIRI

Minimal : D3 Maksimal : S1

Mampu menggunakan

perangkat lunak office

Pernah menggunakan aplikasi berbasis desktop Bagian Distribusi Menerima jadwal pengiriman barang Mengawasi semua kegiatan dalam proses distribusi Membuat laporan pengiriman/distrib

usi bila terjadi kesalahan atau hambatan dalam

pengiriman

Minimal : SMA Maksimal : S1

Pernah menggunakan

aplikasi berbasis

Cabang Melakukan pemesanan kepada

bagian pengadaan Menyetujui dalam proses distribusi sesuai jadwal yang

telah ada Menerima bukti

pemesanan dan pengiriman barang

Minimal : SMA Maksimal : S1

Pernah menggunakan

aplikasi berbasis

desktop

Pengguna sistem yang akan dibangun ini dibagi menjadi 4 Bagian yaitu Bagian Gudang, Bagian Pengadaan, Pimpinan dan Bagian Distribusi. Adapun spesifikasi pengguna yang akan dibangun dapat dilihat pada tabel 3.12.

Tabel 3.12 Analisis Spesifikasi Pengguna Sistem Yang Akan Dibangun

Pengguna Hak Akses Tingkat

Pendidikan

Kemampuan menggunakan

komputer

Asisten Dapat mengatur data

master seperti data supplier, data cabang,

master barang Melihat dan membuat laporan dari setiap proses

Minimal : D3 Maksimal : S1

Mammpu menggunakan perangkat lunak

office

pembelian dan pemesanan Dapat melakukan

peramalan Membuat laporan setiap terjadinya perubahan stok

barang

Maksimal : S1

menggunakan perangkat lunak

office

Bagian Distribusi Melakukan pengiriman

Dapat melakukan pembuatan laporan pengiriman barang, jadwal distribusi, jadwal permintaan dan penjualan

Minimal : D3 Maksimal : S1

Mammpu menggunakan perangkat lunak

office

Berdasarkan perbandingan antara karakteristik pengguna yang ada di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI sesuai kebutuhan pengguna pada sistem yang akan dibangun, maka sumber daya manusia yang ada di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI sudah memenuhi untuk menjalankan sistem yang akan dibangun.

3.1.6 Analisis Data

Analisis data didapat dari data yang akan dipakai dalam proses pembangunan sistem inventori dan distribusi di CV.CIPTA MANDIRI, kemudian data yang telah di peroleh dibangun sebuah desain basis data dengan menggunakan tools Entity Relational Diagram (ERD) yang digunakan untuk menjelaskan aliran data yang diproses sehingga dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Hubungan antar

iii

KATA PENGANTAR

Assalammu’alaikum Wr.Wb

Segala puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat, taufik dan hidayah-Nya, penyusunan skripsi yang berjudul “Sistem Inventori dan Distribusi Dengan Menggunakan Pendekatan Supply Chain Management

Pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI” dapat diselesaikan dengan baik.

Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan skripsi ini banyak mengalami kendala, namun berkat bantuan, bimbingan, kerjasama dari berbagai pihak dan berkah dari Allah SWT sehingga kendala – kendala yang dihadapi tersebut dapat diatasi. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada :

1. Kepada Allah SWT, yang telah memberikan kemudahan dan lindungannya dalam mengerjakan penulisan skripsi ini.

2. Ibunda Enah Sukaenah dan Ayahanda Aliko Dikaryanto, saudara serta semua keluarga yang sangat banyak memberikan bantuan moril, material, arahan, dan selalu mendoakan keberhasilan dan keselamatan selama menempuh pendidikan. 3. Kepada Ibu Utami Dewi W, S.Kom., M.Kom selaku pembimbing dan penguji 2

yang telah banyak meluangkan waktunya dalam memberikan pengarahan dan masukan yang sangat berguna bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini.

4. Kepada Dian Dharmayanti, S.T., M.Kom selaku penguji 1 yang telah memberikan banyak masukan yang sangat berguna bagi penulis.

5. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soebroto, M.Sc selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

6. Bapak Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir., M. Sc selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

7. Bapak Irawan Afrianto, S.T., M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

iv

8. Rekan – rekan kelas, rekan Mahasiswa dan sahabat – sahabat Program Studi yang telah banyak memberikan masukan kepada penulis baik selama dalam mengikuti perkuliahan maupun dalam penulisan skripsi ini.

9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini.

Akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan – kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini.

Wassalammu’alaikum Wr.Wb

Bandung, Februari 2015