46 yang harus dijaga kebersihannya dan harus pula memperhatikan suhu dan kelembaban
serta keamanan arsip yang dimaksudkan agar kerusakan dan kerahasiaan arsip tetap terjaga.
E. Penyusutan Arsip
Setiap kantor dari tahun ke tahun pasti mengalami peningkatan. Dengan meningkataya kegiatan disetiap kantor tersebut maka meningkat pula jumlah arsip yang ada
baik yang diterima dari pihak lain maupun arsip yang dihasilkan oleh kantor tersebut. Peningkatan jumlah arsip tersebut memerlukan tempat yang memadai, sedangkan tempat
penyimpanan arsip di kantor PDAM Surakarta tersebut terbatas. Sehingga terjadi penumpukan dokumen disetiap unit kerja.
“Arsip pada kantor PDAM Surakarta mempunyai masa akfif 5 tahun berarti sebuah arsip yang ada di PDAM dikategorikan sebagai arsip inaktif setelah 5 tahun Sumber data.-
Wawancara dengan staf bagian hubungan langganan”
Adapun hal-hal yang menyebabkan belum secara rutin melaksanakan kegiatan penyusutan arsip yaitu:
a. Karena belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk menangani arsip, hal
ini menyebabkan kurangnya perhatian terhadap keberadaan arsip yang seharusnya sudah waktunya diadakan penyusutan.
b. Pegawai yang menangani arsip adalah bukan pegawai khusus, jadi para pegawai tersebut
harus menangani atau menyelesaikan pekerjaan atau tugas utamanya, yang sesuai dengan
bidang tugasnya. Hal ini menyebabkan adanya anggapan kurang penting terhadap arsip, sebab pekerjaan menangani arsip bukan merupakan tugas utama dari pegawai yang
menangani arsip tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut, antara lain diperlukan penyusutan terhadap arsip-
arsip yang benar-benar sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, baik untuk sekarang maupun untuk yang akan datang.
F. Pemusnahan
47 Pemusnahan arsip merupakan kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah
berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti, karena hanya arsip yang tidak mempunyai nilai guna dalam
penyelenggaraan administrasi saja yang bisa dimusnahkan. Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai bagian hubungan langganan yaitu
pemusnahan arsip di kantor ini dilakukan terhadap arsip inaktif yang sudah lama tersimpan minimal 5 tahun disertai dengan berita pemusnahan arsip. Akan tetapi kegiatan pemusnahan
arsip pada bagian hubungan langganan belum pernah dilakukan, hal ini dikarenakan arsip- arsip sambungan baru dan arsip-arsip pengaduan tersebut sewaktu-waktu masih dibutuhkan.
Arsip merupakan dokumen yang pertu diperhatikan dan dipertahankan untuk itu perlu disimpan dan dirawat. Sebagai dokumen yang sangat penting maka keberadaan arsip
permohonan sambungan baru dan pengaduan sangat diperhatikan. Karena belum pernah diadakan pemusnahan arsip, maka arsip yang sudah jarang digunakan diletakan didalam
lemari arsip tersendiri tetapi masih dalam satu ruangan. “Dengan demikian belum pemah dilakukan hal ini dikarenakan atas pertimbangan
tertentu, yaitu arsip-arsip tersebut suatu saat masih dibutuhkan kembali. Sumber data : Wawancara dengan staff bagian hubungan langganan”
G. Fasilitas Kearsipan
