karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain itu, pelaksanaan pelatihan juga akan menghabiskan banyak biaya.
Menentukan kebutuhan
pelatihan dengan
pendekatan berbasis
kompetensi akan dapat membantu mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku apa yang diperlukan oleh karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya Gupta dkk, 2007. Pengukuran kebutuhan need assessment merupakan konsep yang digunakan untuk menentukan kebutuhan pelatihan Noe,
2000. Konsep tersebut disebut juga dengan analisis kebutuhan pelatihan atau analisis kesenjangan gap analysis yang dilakukan dengan mengukur
kesenjangan antara tingkat kompetensi karyawan pada saat ini dengan tingkat kompetensi yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Hariandja
2007 mengemukakan bahwa analisis kebutuhan pelatihan sangat penting karena merupakan landasan untuk kegiatan selanjutnya seperti pemilihan metode
pelatihan yang tepat dan biaya pelatihannya. Dari uraian diatas maka diperlukan suatu aplikasi analisis kebutuhan
pelatihan berbasis kompetensi. Aplikasi tersebut diharapkan dapat menentukan kebutuhan pelatihan pada setiap karyawan sesuai dengan kompetensi yang
dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan.
1.2 Perumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang di atas, perumusan masalah yang didapat adalah Bagaimana menentukan kebutuhan pelatihan bagi setiap karyawan sesuai
dengan kebutuhan dalam melaksanakan pekerjaan.
1.3 Pembatasan Masalah
Agar tugas akhir ini menjadi lebih fokus, maka perlu adanya batasan masalah sebagai berikut:
1. Lokasi penelitian dilaksanakan pada operasi bisnis hilir Downstream
PT.SMART Tbk. Refinery Surabaya di Departemen Personnel General Affairs.
2. Level kompetensi pada jenis kompetensi yang dibutuhkan organisasi di setiap
jabatanpekerjaan telah ditentukan antara 1 sampai dengan 4.
1.4 Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan dalam tugas akhir ini yang akan dicapai adalah menghasilkan aplikasi analisis kebutuhan pelatihan
berbasis kompetensi pada PT.SMART Tbk.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari perancangan suatu aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi pada PT. SMART Tbk adalah sebagai
berikut: 1.
Department head dapat mengetahui kebutuhan pelatihan diperlukan oleh karyawan dengan tepat.
2. Training officer dapat mengetahui peserta yang akan mengikuti pelatihan
beserta jumlahnya. 3.
Karyawan dalam mendapatkan pengetahuan dan keahlian secara tepat dan sesuai kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaannya.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penyusunan laporan ini dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika dari
rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan pelatihan, kompetensi, analisis kebutuhan pelatihan dan
software engineering. Teori tersebut digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dalam rancang bangun aplikasi
analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang pembahasan sistem dan perancangan sistem yang meliputi prosedur penelitian,
identifikasi permasalahan, document flow, system flow, context diagram, HIPO, Data Flow Diagram DFD, Entity
Relationship Diagram ERD, Contextual Data Model CDM, Physical Data Model PDM, desain IO dan pseudocode
program unit.
BAB IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI
Bab ini menjelaskan tentang implementasi dari analisis dan aplikasi yang dibuat secara keseluruhan beserta penjelasan dari
rancangan input dan output. Adapun isi dari bab ini antara lain: Kebutuhan hardware, kebutuhan software, instalasi aplikasi,
hasil uji coba sistem, uji coba kemudahan penggunaan aplikasi oleh end user dan hasil evaluasi sistem mengenai uji coba
aplikasi,.
BAB V : PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah program aplikasi selesai dibuat dan saran untuk proses
pengembangan selanjutnya.
7
BAB II LANDASAN TEORI
Landasan teori merupakan panduan untuk menemukan solusi pemecahan masalah yang sedang dihadapi. Pada bab ini akan dikemukakan landasan teori yang
terkait dengan permasalahan untuk mendukung rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi.
2.1
Pelatihan 2.1.1
Definisi Pelatihan
Menurut Rivai 2004 pelatihan adalah proses sistematis mengubah tingkah laku karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu, Mathis dan Jackson
2006 juga mengemukakan bahwa pelatihan yaitu proses dimana orang mendapatkan kapabilitas untuk mendapatkan pencapaian tujuan-tujuan organisasional. Orientasi
adalah usaha membantu para pekerja agar mengenali secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkunganiklim bisnis suatu
organisasi. Jadi dikatakan bahwa pelatihan khususnya orientasi yaitu suatu proses dimana kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui tingkat
keterampilan, kecakapan para karyawannya dan perusahaan berharap agar setelah diberi pelatihan para karyawan mampu menunjukkan prestasi kerjanya di dalam
perusahaan dan juga membantu calon karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerjanya.
Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama Mathis dan Jackson, 2006:
1. Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan
pekerjaan. 2.
Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan. 3.
Meningkatkan penerimaan antar pribadi oleh rekan-rekan kerja. 4.
Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi. 5.
Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.
2.1.2 Tujuan Pelatihan
Menurut Mathis dan Jackson 2006 menyatakan bahwa pelatihan dapat dirancang untuk memenuhi sejumlah tujuan berbeda dan dapat diklasifikasikan ke
dalam berbagai cara. Beberapa pengelompokan yang umum meliputi:
1. Pelatihan yang dibutuhkan dan rutin
Dilakukan untuk memenuhi berbagai syarat hukum yang diharuskan dan berlaku sebagai pelatihan untuk semua karyawan orientasi karyawan baru.
2. Pelatihan pekerjaan atau teknis
Memungkinkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab mereka dengan baik misalnya pengetahuan tentang produk, proses dan
prosedur teknis, dan hubungan pelanggan. 3.
Pelatihan antar pribadi dan pemecahan masalah Dimaksudkan untuk mengatasi masalah operasional dan antar pribadi serta
meningkatkan hubungan dalam pekerjaan organisasional misalnya komunikasi
antar pribadi keterampilan-keterampilan manajerial atau kepengawasan dan pemecahan konflik.
4. Pelatihan perkembangan dan inovatif
Menyediakan fokus jangka panjang untuk meningkatkan kapabilitas individual dan organisasional untuk masa depan misalnya praktik-praktik bisnis, perkembangan
eksekutif dan perubahan organisasional.
2.1.3 Jenis Pelatihan
Jenis pelatihan menurut Mathis dan Jackson 2006 menyatakan bahwa ada 3 jenis yang dapat ditetapkan yaitu sebagai berikut:
1. Pengetahuan
Menanamkan informasi kognitif dan perincian untuk peserta pelatihan. 2.
Keterampilan Mengembangkan perubahan perilaku dalam menjalankan kewajiban-kewajiban
pekerjaan dan tugas. 3.
Sikap Menciptakan ketertarikan dan kesadaran akan pentingnya pelatihan.
Keberhasilan dari pelatihan harus diukur dalam hubungannya dengan serangkaian tujuan karena pelatihan jarang mempunyai anggaran tidak terbatas dan
organisasi mempunyai banyak kebutuhan pelatihan, maka diperlukan adanya penetapan prioritas.
2.1.4 Sasaran Pelatihan
Menurut Rivai dan Sagala 2009, pada dasarnya setiap kegiatan yang terarah tentu harus mempunyai sasaran yang jelas, memuat hasil yang ingin dicapai
dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Demikian pula dengan program pelatihan, hasil yang ingin dicapai hendaknya dirumuskan dengan jelas agar langkah-langkah
persiapan dan pelaksanaan pelatihan dapat diarahkan untuk mencapai sasaran yang ditentukan. Oleh karena itu, sasaran pelatihan dikategorikan ke dalam beberapa tipe
tingkah laku yang diinginkan, antara lain: 1.
Kategori psikomotorik, meliputi pengontrolan otot-otot sehingga orang dapat melakukan gerakan-gerakan yang tepat. Sasarannya adalah agar orang tersebut
memiliki keterampilan fisik tertentu. 2.
Kategori afektif, meliputi perasaan, nilai dan sikap. Sasaran pelatihan dalam kategori ini adalah untuk membuat orang mempunyai sikap tertentu.
3. Kategori kognitif, meliputi proses intelektual seperti mengingat, memahami, dan
menganalisis. Sasaran pelatihan pada kategori ini adalah untuk membuat orang mempunyai pengetahuan dan keterampilan berpikir.
2.1.5 Prinsip-prinsip Pelatihan
Sofyandi 2008 mengemukakan lima prinsip pelatihan sebagai berikut: 1.
Participation, artinya dalam pelaksanaan pelatihan para peserta harus ikut aktif karena dengan partisipasi peserta akan lebih cepat menguasai dan mengetahui
berbagai materi yang diberikan.
2. Repetition, artinya senantiasa dilakukan secara berulang karena dengan
ulangan- ulangan ini peserta akan lebih cepat untuk memahami dan mengingat
apa yang telah diberikan.
3. Relevance, artinya harus saling berhubungan. Sebagai contoh, para peserta
pelatihan terlebih dahulu diberikan penjelasan secara umum tentang suatu pekerjaan sebelum mereka mempelajari hal-hal khusus dari pekerjaan tersebut.
4. Transference, artinya program pelatihan harus disesuaikan dengan kebutuhan-
kebutuhan yang nantinya akan dihadapi dalam pekerjaan yang sebenarnya. 5.
Feedback, artinya setiap program pelatihan yang dilaksanakan selalu dibutuhkan umpan balik yaitu untuk mengukur sejauh mana keberhasilan dari program
pelatihan tersebut.
2.1.6 Langkah-langkah Pelatihan
Menurut Dessler 2006, lima langkah pelatihan, yaitu: 1.
Analisis kebutuhan, yaitu mengetahui keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih dan mengembangkan pengetahuan khusus yang terukur serta tujuan
prestasi. 2.
Merencanakan instruksi, yaitu untuk memutuskan, menyusun dan menghasilkan isi program pelatihan termasuk buku kerja, latihan dan aktivitas.
3. Validasi, dimana orang-orang yang terlibat membuat sebuah program pelatihan
dengan menyajikannya kepada beberapa pemirsa yang dapat mewakili. 4.
Menerapkan program, yaitu melatih karyawan yang ditargetkan.
5. Evaluasi dan tindak lanjut, dimana manajemen menilai keberhasilan atau
kegagalan program pelatihan.
2.1.7 Metode Pelatihan
Menurut Rachmawati 2008, ada dua metode yang digunakan perusahaan untuk pelatihan, yaitu:
1. On the job training
Pelatihan pada karyawan untuk mempelajari bidang pekerjaannya dengan benar- benar mengerjakannya. Beberapa bentuk pelatihan on the job training, yaitu:
a. Couchingunderstudy
Bentuk pelatihan dan pengembangan ini dilakukan di tempat kerja oleh atasan atau karyawan yang berpengalaman. Metode ini dilakukan dengan pelatihan
cara informal dan tidak terencana dalam melakukan pekerjaan seperti menyelesaikan masalah, partisipasi dengan tim, kekompakkan, pembagian
pekerjaan, dan hubungan dengan atasan atau teman kerja. b.
Pelatihan magangapprenticeship training Pelatihan yang mengkombinasikan antara pelajaran di kelas dengan praktik di
tempat kerja setelah beberapa teori diberikan pada karyawan. Karyawan akan dibimbing untuk mempraktikkan dan mengaplikasikan semua prinsip belajar
pada keadaan pekerjaan sesungguhnya. Keuntungan metode on the job training menurut Dessler 2006, yaitu:
a. Metode ini relatif tidak mahal; orang yang dilatih belajar sambil bekerja.
b. Tidak membutuhkan fasilitas di luar kantor yang mahal seperti ruang kelas atau
peralatan belajar tertentu. c.
Metode ini juga memberikan pembelajaran, karena orang yang dilatih belajar dan
juga melakukannya dan mendapatkan timbal balik yang cepat atas prestasi mereka.
2. Off the job training
Pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan
pekerjaan. Beberapa bentuk pelatihan off the job training, yaitu: a.
Lecture Teknik seperti kuliah dengan presentasi atau ceramah yang diberikan
penyeliapengajar pada kelompok karyawan. Dilanjutkan dengan komunikasi dua arah dan diskusi. Hal ini digunakan untuk memberikan pengetahuan umum
pada peserta. b.
Presentasi dengan video Teknik ini menggunakan media video, film, atau televisi sebagai sarana
presentasi tentang pengetahuan atau bagaimana melakukan suatu pekerjaan. Metode ini dipakai apabila peserta cukup banyak dan masalah yang
dikemukakan cukup kompleks. c.
Vesibule training Pelatihan dilakukan di tempat yang dibuat seperti tempat kerja yang
sesungguhnya dan dilengkapi fasilitas peralatan yang sama dengan pekerjaan sesungguhnya.
d. Bermain peran role playing
Teknik pelatihan ini dilakukan seperti simulasi dimana peserta memerankan jabatan atau posisi tertentu untuk bertindak dalam situasi yang khusus.
e. Studi kasus
Teknik ini dilakukan dengan memberikan sebuah atau beberapa kasus manajemen untuk dipecahkan dan didiskusikan di kelompok atau tim dimana
masing-masing tim akan saling berinteraksi dengan anggota tim yang lain. f.
Self study Merupakan teknik pembelajaran sendiri oleh peserta dimana peserta dituntut
untuk proaktif melalui media bacaan, materi, video dan kaset. g.
Program pembelajaran Pembelajaran ini seperti self study, tapi kemudian peserta diharuskan membuat
rangkaian pertanyaan dan jawaban dalam materi sehingga dalam pertemuan selanjutnya rangkaian pertanyaan tadi dapat disampaikan pada penyelia atau
pengajar untuk diberikan umpan balik. h.
Laboratory training Latihan untuk meningkatkan kemampuan melalui berbagai pengalaman,
perasaan, pandangan dan perilaku di antara para peserta. i.
Action learning Teknik ini dilakukan dengan membentuk kelompok atau tim kecil dengan
memecahkan permasalahan dan dibantu oleh seorang ahli bisnis dari dalam perusahaan atau luar perusahaan.
2.2 Analisis Kebutuhan Pelatihan Training Need Analysis
2.2.1 Definisi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Menurut Mangkunegara 2003, Analisis kebutuhan pelatihan Training
Need Analysis adalah suatu studi sistematis tentang suatu masalah pendidikan dengan pengumpulan data dan informasi dari berbagai sumber untuk mendapatkan
pemecahan masalah atau saran tindakan selanjutnya. Analisis kebutuhan pelatihan merupakan sebuah analisis kebutuhan workplace yang secara spesifik dimaksudkan
untuk menentukan apa sebetulnya kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas. Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu perusahaan dalam menggunakan
sumber daya waktu, dana, dan lain-lain secara efektif sekaligus menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu.
Analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu diagnosa untuk menentukan
masalah yang dihadapi saat ini dan tantangan di masa mendatang yang harus dipenuhi oleh program pelatihan dan pengembangan Rivai dan Sagala, 2009. Hariandja
2007, mengemukakan analisis kebutuhan pelatihan dan pengembangan sangat penting, rumit, dan sulit. Dikatakan sangat penting karena di samping menjadi
landasan kegiatan selanjutnya seperti pemilihan metode pelatihan yang tepat, biaya pelatihannya tidak murah. Sehingga, jika pelatihan tidak sesuai dengan kebutuhan,
selain tidak meningkatkan kemampuan organisasi juga akan menghabiskan banyak biaya. Selanjutnya dikatakan rumit dan sulit sebab perlu mendiagnosis kompetensi
organisasi pada saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan kecenderungan perubahan situasi lingkungan yang sedang dihadapi dan yang akan
dihadapi pada masa yang akan datang.
2.2.2 Alasan Diadakannya Kebutuhan Pelatihan
Hardjana 2001, mengemukakan bahwa kebutuhan pelatihan muncul apabila: 1.
Kinerja dan prestasi karyawan belum sesuai dengan standar yang sudah ditentukan karena faktor-faktor yang ada pada mereka.
2. Organisasi menetapkan sasaran-sasaran baru, produk baru atau pasar baru.
3. Organisasi mengadakan perluasan atau perampingan usaha sehingga perlu dibentuk
struktur kerja baru. 4.
Organisasi mengadakan modernisasi dibidang peralatan, struktur organisasi dan manajemen baru.
5. Terbit dan berlaku perundang-undangan pemerintah yang baru yang menuntun
penyesuaian dan perubahan pada organisasi.
2.2.3
Tujuan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Tujuan dari analisis kebutuhan menurut Panggabean 2004 sebagai berikut: 1.
Mengindentifikasi keterampilan prestasi kerja khusus yang dibutuhkan untuk memperbaiki kinerja dan produktivitas.
2.
Menganalisis karakteristik peserta untuk menjamin bahwa program tersebut cocok
untuk tingkat pendidikan, pengalaman, dan keterampilan begitu juga sikap dan
motivasi seseorang.
3.
Mengembangkan pengetahuan khusus yang dapat diukur dan objektif. Dalam tahap ini
harus ada keyakinan bahwa penurunan kinerja dapat ditingkatkan melalui pelatihan
dan bukan disebabkan ketidakpuasan terhadap kompensasi.
2.2.4 Tipe Analisis Kebutuhan Pelatihan
Tipe analisis yang diperlukan dalam analisis kebutuhan pelatihan menurut Arep dan Tanjung 2002, yaitu:
1. Analisis organisasional
Analisis terhadap segala permasalahan organisasi yang lebih difokuskan pada permasalahan internal organisasiperusahaan.
2. Analisis operasional
Analisis yang diperlukan untuk menentukan standar operasi yang tepat dalam
melakukan suatu pekerjaan. Orang yang dibutuhkan dalam analisis operasional ini
adalah seorang ahlipakar yang dapat menentukan standar operasi yang mencakup
perilaku standar pemegang jabatan.
3. Analisis individu
Analisis yang dilakukan secara personal untuk menentukan apakah terdapat
kesenjangan antara kebutuhan-kebutuhan kerja dan organisasi yang teridentifikasi
standar yang ditentukan dengan perilaku dan karakteristik masing-masing
karyawan. Jika terdapat perbedaan antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja
sesungguhnya, maka pelatihan individu menjadi kebutuhan.
2.2.5 Langkah-langkah Analisis Kebutuhan Pelatihan
Menurut Grace 2001, langkah-langkah dasar untuk melaksanakan analisis kebutuhan pelatihan adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi tujuan organisasi dengan memastikan bahwa organisasi memiliki
tujuan bisnis yang jelas dan terfokus.
2. Menunjuk koordinator pelatihan untuk melakukan pengelolaan kegiatan pelatihan
dari perencanaan sampai dengan berlangsungnya kegiatan pelatihan. 3.
Mengumpulkan informasi tentang keterampilan dan kemampuan karyawan apa yang perlu dilakukan, apa yang sedang dilakukan serta bagaimana seseorang harus
melakukannya dengan baik. 4.
Menganalisis informasi tentang keterampilan dan kemampuan karyawan yang harus dicapai untuk saat ini dan masa depan.
5. Mengidentifikasi kesenjangan antara situasi saat ini dan apa yang akan diperlukan.
2.2.6 Konsep Analisis Kesenjangan Gap Analysis
Berikut adalah rumus yang dibangun untuk membantu dalam melakukan analisis Tasie, 2011:
C = A-B ……………………………………………………………..…. 2.1
Keterangan: A = Tingkat kompetensi yang dimiliki oleh karyawaan saat ini current competency
B = Tingkat kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan expected competency C = Tingkat kesenjangan kompetensi gap
Penentuan perlu tidaknya diberikan pelatihan ditentukan dengan hasil perhitungan gap. Jika gap kurang dari 0, maka diperlukan pelatihan. Jika gap sama
dengan 0 atau lebih dari 0, maka hasil tersebut juga dapat dijadikan sebagai acuan untuk kemajuan karir pada karyawan.
2.2.7 Penentuan Prioritas Kebutuhan Pelatihan
Hal yang perlu diperhatikan jika kebutuhan pelatihan telah ditentukan adalah menentukan sebuah prioritas dari pelatihan yang akan dilaksanakan. Seorang
koordinator pelatihan akan mengidentifikasi prioritas pelaksanaan pelatihan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berapa banyak karyawan yang membutuhkan
pelatihan dan sumber daya apa yang tersedia untuk pelatihan, merupakan suatu hal yang dipertimbangkan dalam memprioritaskan pelatihan.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Tasie 2011 tentang analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi, menjelaskan penentuan prioritas
pelaksanaan pelatihan dilakukan dengan menggunakan perhitungan rata-rata dari hasil perhitungan kesenjangan pada setiap kompetensi. Skala rata-rata hasil
perhitungan kesenjangan tersebut dibagi menjadi 3 bagian, yaitu high priority, medium priority, low priority. Rata-rata hasil perhitungan kesenjangan tertinggi yang
akan diprioritaskan untuk dilaksanakan. 2.3
Kompetensi 2.3.1
Definisi Kompetensi
Menurut Simanjuntak 2005 kompetensi individu adalah kemampuan dan keterampilan melakukan kerja. Kompetensi setiap orang dipengaruhi oleh beberapa
faktor yang dikelompokkan dalam 2 golongan, yaitu: 1.
Kemampuan dan keterampilan kerja. 2.
Motivasi dan etos kerja.
Sedangkan Mathis dan Jackson 2006 mengatakan kompetensi adalah karakteristik-karakteristik dasar yang dapat dihubungkan dengan kenaikan kinerja
individu atau tim. Ada semakin banyak organisasi menggunaan pendekatan kompetensi adalah:
1. Untuk mengkomunikasikan perilaku yang dihargai di seluruh organisasi.
2. Untuk meningkatkan tingkat kompetensi di organisasi tersebut.
3. Untuk menekankan kapabilitas karyawan guna meningkatkan keunggulan
kompetitif organisasional. Manopo 2011, dalam bukunya yang berjudul “Competency Based Talent
and Performance Management System ” menjelaskan bahwa definisi atau pendekatan
kompetensi yang relevan dapat digunakan dan diimplementasikan di dalam organisasi adalah sebagai berikut:
1. Model kompetensi menggambarkan kombinasi perilaku antara pengetahuan,
keterampilan, dengan karakteristik yang diperlukan untuk menunjukkan perannya dalam organisasi secara efektif dan kinerja yang sesuai di dalam organisasi Lucia
dan Lepsinger, 1999. 2.
Sekumpulan perilaku spesifik yang dapat diamati dan dibutuhkan oleh seseorang untuk sukses dalam melakukan peran dan mencapai tujuantarget perusahaan
Byham dan Moyer, 1998. Berdasarkan definisi-definisi kompetensi diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa kompetensi adalah sekumpulan perilaku organisasi yang dibentuk dari beberapa pengetahuan, keterampilan, sikap dan karakteristik pribadi yang diperlukan
oleh seseorang untuk sukses dalam melakukan pekerjaan dan mencapai tujuan organisasi.
2.3.2 Manfaat Pengembangan Model Kompetensi
Menurut Manopo 2011, manfaat dari pengembangan model kompetensi di organisasi dan implementasinya adalah sebagai berikut:
1. Dapat merekrut orang-orang terbaik sesuai dengan pekerjaan dan kebutuhan
organisasi 2.
Memaksimalkan produktivitas. Dengan adanya model kompetensi, organisasi terbantu untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan, termasuk mendorong
arah bisnis dan individu untuk fokus pada pengaruh yang dimunculkan terhadap kinerja tertinggi.
3. Memberi kesempatan dilakukannya proses umpan balik 360 derajat 360 degree
feedback. Proses ini diperlukan untuk menggambarkan bagaimana seseorang benar-benar bekerja dengan memfokuskan pada perilaku yang efektif untuk
menunjang pekerjaan. 4.
Dapat adaptasi terhadap perubahan. 5.
Menghubungkan perilaku ke dalam strategi dan nilai-nilai organisasi.
2.3.3 Model Kompetensi Spencer
Menurut Spencer dan Spencer dalam Manopo 2011 mendefinisikan kompetensi sebagai sejumlah karakteristik individu yang berhubungan dengan acuan
kriteria perilaku yang diharapkan dan kinerja yang terbaik dalam sebuah pekerjaan atau situasi yang diharapkan untuk dipenuhi.
Dengan kata lain, kompetensi menurut Spencer dan Spencer memandang kompetensi terdiri atas beberapa aspek berikut:
1. Sejumlah karakteristik bermakna sebagai faktor penting seorang individu dan
menjadi bagian dari kepribadian seseorang serta dapat memprediksi perilaku yang muncul.
2. Kompetensi memprediksi perilaku atau kinerja.
3. Kompetensi mampu memprediksi secara aktual apakah seseorang berperilaku
secara sesuai atau tidak dalam pekerjaannya. Dalam aplikasinya, Spencer dan Spencer membuat rating terhadap
penguasaan seseorang terhadap kompetensi yang dimaksud. Hal ini akan memudahkan seseorang user untuk mengidentifikasi secara objektif dan terukur
mengenai level kompetensi yang diharapkan dengan pencapaian individu terhadap kompetensi yang dimaksud. Di sini, Spencer dan Spencer menggunakan pendekatan
skala Likert untuk mendefinisikan level kompetensi tersebut.
2.3.4 Penilaian Berbasis Kompetensi
Menurut Fletcher 2005, penilaian berbasis kompetensi adalah suatu kegiatan pengumpulan bukti yang memadai untuk menunjukkan bahwa seseorang
dapat melakukan atau berperilaku sesuai standar yang ditetapkan dalam peran tertentu. Dalam penilaian berbasis kompetensi, perhatian akan ditujukan pada kinerja
aktual. Oleh karena itu, fokus yang akan dilakukan adalah pada apa yang dapat dilakukan oleh seseorang. Adapaun ciri-ciri dari pendekatan penilaian berbasis
kompetensi adalah sebagai berikut:
1. Fokus pada hasil.
2. Penilaian bersifat individual.
3. Tidak ada perbandingan dengan hasil individu lain.
4. Semua standar persyaratan harus dipenuhi.
5. Proses berkelanjutan mengarahkan pada pengembangan dan penilaian lebih
lanjut. Penilaian berbasis kompetensi menghasilkan nilai kompeten dan belum
kompeten pada setiap jenis kompetensi. Langkah-langkah untuk melakukan penilaian berbasis kompetensi terhadap seseorang adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan kriteria yang dipersyaratkan untuk individu dalam melakukan
pekerjaan. 2.
Mengumpulkan bukti mengenai hasil kinerja individu. 3.
Mencocokan bukti dengan hasil yang dipersyaratkan. 4.
Membuat penilaian mengenai pencapaian terhadap semua hasil kinerja yang dipersyaratkan.
5. Mengalokasikan nilai kompeten dan belum kompeten pada setiap kompetensi.
6. Membuat rencana untuk kompetensi-kompetensi yang belum kompeten.
Individu dapat dikatakan kompeten jika telah mencapai level kompetensi yang telah disyaratkan. Sesuai dengan model kompetensi Spencer, untuk mencapai
suatu level kompetensi, individu harus dapat bersikap dan berperilaku sesuai dengan indikator perilaku pada setiap level kompetensi. Indikator perilaku tersebut
merupakan suatu daftar perilaku yang harus ditampilkan untuk menentukan apakah
seseorang telah menunjukkan kompetensi tertentu atau tidak dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Penentuan level kompetensi dapat dilakukan dengan mengukur persentase tingkat kemampuan dari setiap indikator perilaku yang terdapat dalam setiap level
kompetensi. Tingkat kemampuan dari setiap indikator perilaku terbagi menjadi 3 bagian, yaitu, mampu, cukup mampu dan tidak mampu. Jika individu memiliki
jumlah per sentase 0 tidak mampu atau ≥ 50 cukup mampu dalam menunjukkan
perilaku tertentu maka dapat dikatakan belum mencapai suatu level kompetensi dan akan dibutuhkan pelatihan pada level tersebut. Jika individu memiliki jumlah
persentase 50 mampu dalam menunjukkan perilaku tertentu maka dapat dikatakan telah mencapai suatu level kompetensi.
2.4
Rekayasa Perangkat Lunak Software Engineering 2.4.1
Definisi Rekayasa Perangkat Lunak
Menurut Fritz Bauer dalam Pressman 2001, rekayasa perangkat lunak adalah penetapan dan pemakaian prinsip-prinsip rekayasa dengan tujuan mendapatkan
perangkat lunak yang ekonomis, terpercaya, dan bekerja efisien pada mesin yang sebenarnya komputer.
2.4.2 Pengontrol Kualitas Perangkat Lunak
Menurut Pressman 2001, rekayasa perangkat lunak terbagi menjadi 3 lapisan yang mampu mengontrol kualitas dari perangkat lunak, yaitu:
1. Proses process
Proses merupakan lapisan paling dasar dalam rekayasa perangkat lunak. Proses dari rekayasa perangkat lunak adalah perekat yang menyatukan lapisan-lapisan
teknologi dan memungkinkan pengembangan yang rasional dan periodik dari perangkat lunak komputer.
2. Metode methods
Metode dari rekayasa perangkat lunak menyediakan secara teknis bagaimana membangun sebuah perangkat lunak. Metode meliputi sekumpulan tugas yang
luas, termasuk di dalamnya analisis kebutuhan, perancangan, konstruksi program, pengujian, dan pemeliharaan. Metode dari rekayasa perangkat lunak bergantung
pada sekumpulan prinsip dasar masing-masing area teknologi dan memasukkan pemodelan aktivitas serta teknik deskriptif lainnya.
3. Alat bantu tools
Alat bantu dari rekayasa perangkat lunak menyediakan dukungan otomatis atau semi otomatis untuk proses dan metode. Ketika alat bantu diintegrasi, informasi
akan diciptakan oleh sebuah alat bantu yang dapat digunakan oleh lainnya, sebuah sistem untuk mendukung pengembangan perangkat lunak, yang juga disebut
computer-aided software engineering CASE. CASE menggabungkan perangkat lunak, perangkat keras, dan database perangkat lunak untuk menciptakan
lingkungan rekayasa perangkat lunak yang sejalan dengan computer-aided designengineering CADCAE untuk perangkat keras.
2.4.3 Waterfall Model
Menurut Pressman 2001, dalam perancangan perangkat lunak dikenal linier sequential model atau yang lebih dikenal dengan sebutan classic life cycle atau
waterfall model. Model ini menyarankan pendekatan yang sistematik dan berurutan dalam pengembangan perangkat lunak. Berikut adalah aktivitas secara detail di dalam
waterfall model, yaitu: 1.
System engineering Pemodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang
akan diaplikasikan ke dalam bentuk perangkat lunak. 2.
Analysis Seluruh kebutuhan perangkat lunak harus didapatkan pada tahap ini, termasuk
kegunaan perangkat lunak yang diharapkan pengguna dan batasan perangkat lunak.
3. Design
Desain dikerjakan setelah kebutuhan perangkat lunak dikumpulkan secara lengkap. Tahap ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan tersebut menjadi
representasi ke dalam bentuk blueprint software. 4.
Coding Perancangan yang telah dilakukan akan diterjemahkan ke dalam bentuk yang
dimengerti oleh komputer. 5.
Testing Tahap ini akan menentukan apakah perangkat lunak memenuhi persyaratan yang
ditetapkan dan menemukan kesalahan dalam kode program.
6. Maintanance
Tahap ini akan menangani permasalahan dan memperbaiki permintaan setelah perangkat lunak dirilis.
Gambar 2.1 Waterfall Model Pressman, 2001
2.4.4 Flow Chart
Flow chart adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas dan logis. Flow chart
menggunakan serangkaian simbol standar yang menggambarkan prosedur yang digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui sistem Romney dan Steinbart,
2003. Ada dua macam flow chart yang menggambarkan proses dengan menggunakan komputer, yaitu:
1. Flow chart system
Flow chart system adalah suatu gambar yang menunjukkan hubungan antara input, pemrosesan dan output dari suatu sistem informasi.
2. Flow chart program
Flow chart program adalah bagan yang memperlihatkan urutan proses secara logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Flow chart
program ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flow chart program maka urutan proses di program menjadi lebih jelas.
Flow chart disusun dengan simbol. Simbol-simbol yang digunakan dalam flow chart dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Simbol-simbol Flow Chart Romney dan Steinbart, 2003
Simbol Nama
Keterangan
Terminal Simbol untuk menunjukkan awal, akhir dan
pemberhentian dalam suatu proses atau program
Proses manual Simbol yang menunjukkan pengolahan yang
dilakukan secara manual Proses dengan
komputer Simbol untuk menunjukkan pengolahan yang
dilakukan dengan komputer Arah dokumen atau
proses Simbol menunjukkan arah aliran dokumen atau
proses On-page connector
Simbol untuk menggambarkan proses pada halaman yang sama
Off-page connector Simbol untuk menggambarkan proses pada
halaman yang berbeda Keputusan
Simbol untuk kondisi yang mnggambarkan langkah pengambilan keputusan
On-line keying Simbol yang menyatakan input dengan
menggunakan mesin yang mempunyai keyboard
Simbol Nama
Keterangan
Dokumen Simbol yang menyatakan input berasal dari
dokumen dalam bentuk tulisan tangan atau output dicetak dengan komputer
Inputoutput Simbol yang menyatakan proses input dan
output di dalam bagan alir program
Penyimpanan online Simbol yang menggambarkan data yang
disimpan dalam file on-line yang dapat diakses secara langsung
2.4.5 Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram DFD merupakan suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang
keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data
tersebut Kendall dan Kendall, 2008. Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu, DFD merupakan
gambaran dari sistem yang baik. Adapun beberapa simbol yang sering dipakai dalam DFD terdiri dari:
a. Simbol entity, digunakan sebagai sumber dari input sistem atau tujuan dari output
sistem.
Gambar 2.2 Simbol Entity
b. Simbol proses dimana sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap
input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah.
Gambar 2.3 Simbol Process
c. Simbol data store atau penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari
data yang dapat berupa suatu file atau basis data.
Gambar 2.4 Simbol Data Store d.
Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk menghubungkan antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses, dan
proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran data.
Gambar 2.5 Aliran Data
2.4.6 Entity Relationship Digram ERD
Menurut McLeod dan Schell 2007, Entity Relationship Diagram ERD merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antar entity di dalam database
sebagai entity dan relasi. Selain itu, ERD digunakan untuk memperlihatkan hubungan antar data store yang ada di DFD.
Untuk merancang ERD dibutuhkan adanya kardinalitas relasi untuk menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada
himpunan entitas yang lain Fathansyah, 2002. Kardinalitas relasi dikategorikan menjadi tiga, yaitu:
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan
keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh
satu departemen saja. 2.
One to many relationship Jenis hubungan antartabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan
beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja,
namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus. 3.
Many to many relationship Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record pada
satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat
ditangani oleh banyak departemen.
32
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi dan analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Aplikasi
Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi Pada PT.SMART Tbk. Identifikasi dan analisis permasalahan menggunakan teknik wawancara dan
observasi yang dilakukan di perusahaan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
PT.SMART Tbk. adalah salah satu perusahaan produsen minyak goreng, margarin dan minyak mentah atau yang disebut dengan CPO dengan bahan baku
kelapa sawit terbesar di Indonesia. PT.SMART Tbk. juga mendistribusikan, memasarkan dan mengekspor produk konsumen berbasis kelapa sawit. Selain
minyak curah dan minyak industri, produk turunan PT.SMART Tbk. juga dipasarkan dengan berbagai merek, seperti Filma dan Kunci Mas. Saat ini, merek-
merek tersebut diakui kualitasnya dan memiliki pangsa pasar yang signifikan di segmennya masing-masing di Indonesia.
PT.SMART Tbk memiliki beberapa pabrik di seluruh Indonesia, salah satunya terletak di Kota Surabaya. Pabrik di Surabaya terdapat 250 jenis jabatan
yang diisi oleh karyawan lebih dari 800 orang. Setiap karyawan yang mengisi jabatan-jabatan tersebut harus memiliki kompetensi yang dibutuhkan.
Agar pekerjaan dapat dikerjakan dan diselesaikan dengan baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai, hal yang paling dibutuhkan adalah SDM yang
berkualitas. Untuk mendapatkan SDM yang berkualitas, PT.SMART Tbk. setiap
tahun telah melaksanakan pelatihan. Pelatihan yang dilaksanakan saat ini bertujuan untuk mengembangkan kompetensi karyawan secara optimal dan untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan akan SDM yang berkualitas. Saat ini permasalahan yang dihadapi oleh PT.SMART Tbk. adalah kompetensi yang
dimiliki karyawan belum sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Pelatihan akan dilaksanakan sesuai dengan permintaan dari setiap
departemen. Departement head bertanggung jawab atas permintaan pelaksanaan pelatihan bagi karyawannya. Permintaan tersebut berupa pengajuan pelatihan
yang dibutuhkan oleh karyawan dalam mengembangkan kompetensi karyawan dan permintaan tersebut dilaksanakan setiap setahun sekali. Kebutuhan pelatihan
yang diajukan oleh department head, dilakukan tanpa adanya identifikasi mengenai pelatihan apa yang dibutuhkan oleh setiap karyawan dalam melakukan
pekerjaannya. Sehingga pelaksanaan pelatihan tidak dapat meningkatkan kompetensi setiap karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain itu,
pelaksanaan pelatihan juga akan menghabiskan banyak biaya. Tahun 2013, biaya pelaksanaan pelatihan sebesar 600 juta dengan total karyawan yang mengikuti
pelatihan mencapai 2168. Setelah melakukan identifikasi, selanjutnya adalah dengan melakukan
analisis permasalahan. Perlu diketahui terlebih dahulu proses bisnis yang dilaksanakan pada analisis kebutuhan pelatihan saat ini, peran dan tanggung
jawab pemegang kepentingan stakeholder yang terlibat di dalam proses tersebut. Peran dan tanggung jawab tersebut dapat dilihat pada Lampiran 10. Selain itu,
harus diketahui juga penerapan aturan rule dan kebijakan policy yang ada pada
perusahaan mengenai proses bisnis dalam menganalisis kebutuhan pelatihan, lebih lengkapnya bisa dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder
Stakeholder Proses Bisnis
Rule Policy
Department head
Pengembangan Karyawan
R1. Pengajuan
kebutuhan pelatihan
untuk karyawan
dilakukan setiap setahun sekali. -
R2. Pengajuan
kebutuhan pelatihan yang bukan termasuk
jenis pelatihan
utama dilakukan
sesuai dengan
anggaran yang telah ditetapkan pada setiap departemen.
-
R3. Pengajuan
kebutuhan pelatihan karyawan dilakukan
dengan sesuai dengan rencana pengembangan individu yang
dimiliki oleh karyawan. -
Training officer
Perencanaan Peserta
Pelatihan R4. Daftar rencana peserta
pelatihan sesuai
dengan pengajuan
kebutuhan pelatihan.
-
Dari peran role, aturan rule dan kebijakan policy yang didapatkan, selanjutnya adalah menggambarkannya kedalam bentuk flowchart, sehingga
diharapkan desain yang akan dibuat sesuai dengan peran, aturan, dan kebijakan yang ada di perusahaan. Dengan digambarkan kedalam bentuk flowchart, proses
bisnis mengenai analisis kebutuhan pelatihan dapat mudah untuk dipahami dan mudah untuk mengetahui proses-proses yang harus dieliminasi, ditambahkan atau
diintegrasikan dengan sistem yang baru, sehingga sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun sistem saat ini secara keseluruhan dapat
dilihat pada Gambar 3.1.
Training Officer Department Head
Mulai
Rencana Pengembangan
Individu
Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Pengembangan Karyawan
Selesai Laporan Rencana
Peserta Pelatihan Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan
Perencanaan Peserta Pelatihan
Gambar 3.1 Alir Sistem Analisis Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Gambar 3.1 merupakan alir sistem atau proses bisnis saat ini yang juga merupakan gambaran secara umum analisis kebutuhan pelatihan pada perusahaan.
Adapun penjelasan dari alir sistem tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Penjelasan Alir Sistem Analisis Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
No Proses
Nama Proses Input
Kegiatan Output
1 Perencanaan
Pengembangan Karyawan
Rencana Pengembangan
Individu Mengajukan kebutuhan
pelatihan pada masing- masing karyawan sesuai
rencana pengembangan individu.
Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan
2 Perencanaan
Peserta Pelatihan
Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan
Membuat laporan
rencana peserta
pelatihan setiap tahun. Laporan
Rencana Peserta
Pelatihan
3.1.1 Alir Proses Perencanaan Pengembangan Karyawan
Berikut ini merupakan alir proses yang lebih detil untuk proses pengembangan karyawan. Dimana hasilnya dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Department Head
Mulai
Selesai Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan Rencana
Pengembangan Individu
Membuat Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan Menentukan
Kebutuhan Pelatihan Utama
Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Keterangan: Sesuai dengan aturan dan kebijakan pada Tabel 3.1 Apakah sudah
saatnya mengajukan pelatihan? R1
Tidak Apakah ada
anggaran?R2 Ya
Menentukan Kebutuhan Pelatihan
Tambahan Ya
Tidak
Apakah sesuai dengan rencana pengembangan
individu?R3 Ya
Tidak A
A
Gambar 3.2 Alir Proses Perencanaan Pengembangan Karyawan
Adapun penjelasan dari alir proses pengembangan karyawan yang sesuai dengan Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Pengembangan Karyawan
No Proses
Nama Proses
Input Kegiatan
Output
1 Decision
Rencana Pengembangan
Individu Jika
sudah saatnya
menentukan kebutuhan
pelatihan maka proses berlanjut ke proses 2.
Jika tidak maka proses akan selesai.
-
2 Decision
Rencana Pengembangan
Individu Jika
anggaran telah
tersedia dan mencukupi maka proses lanjut ke
proses 4. Jika tidak maka lanjut ke proses 3.
-
3 Menentukan
Kebutuhan Pelatihan
Utama Rencana
Pengembangan Individu
Department head
menentukan kebutuhan
pelatihan utama
pada karyawan
berdasarkan rencana
pengembangan individu karyawan.
Kebutuhan Pelatihan
Karyawan
4 Menentukan
Kebutuhan Pelatihan
Tambahan Rencana
Pengembangan Individu
Department head
menentukan kebutuhan
pelatihan tambahan pada karyawan
berdasarkan rencana
pengembangan individu karyawan.
Kebutuhan Pelatihan
Karyawan
5 Decision
Kebutuhan Pelatihan
Karyawan Jika telah sesuai dengan
rencana pengembangan
individu maka proses akan lanjut ke proses 6.
Jika tidak maka kembali ke proses 1.
-
6 Membuat
Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan
Kebutuhan Pelatihan
Karyawan Department
head membuat
daftar pengajuan
pelatihan dengan
mengisi form
pengajuan yang
telah disediakan.
Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan
3.1.2 Alir Proses Perencanaan Peserta Pelatihan
Berikut ini merupakan alir proses yang lebih detil untuk proses perencanaan peserta yang akan mengikuti pelatihan. Alir proses tersebut dapat
dilihat pada Gambar 3.3.
Training Officer
Mulai
Selesai Laporan Rencana
Peserta Pelatihan Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan
Membuat Laporan Rencana
Peserta Pelatihan Mencatat
Rencana Peserta Pelatihan
Daftar Rencana Peserta Pelatihan
Keterangan: Sesuai dengan aturan dan kebijakan pada Tabel 3.1 Apakah sesuai
dengan pengajuan pelatihan? R4
Ya Tidak
A A
Gambar 3.3 Alir Proses Perencanaan Peserta Pelatihan
Adapun penjelasan dari alir proses perencanaan peserta pelatihan yang sesuai dengan Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Perencanaan Peserta Pelatihan
No Proses
Nama Proses Input
Kegiatan Output
1 Mencatat
Rencana Peserta Pelatihan
Daftar Pengajuan
Pelatihan Karyawan
Training officer mencatat data rencana peserta yang
akan mengikuti pelatihan. Daftar
Rencana Peserta
Pelatihan
2 Decision
Daftar Rencana
Peserta Pelatihan
Jika sesuai
dengan pengajuan pelatihan maka
proses akan lanjut ke proses 3. Jika tidak maka
kembali ke proses 1. -
3 Membuat
Laporan Rencana Peserta
Pelatihan Daftar
Rencana Peserta
Pelatihan Training officer membuat
laporan rencana peserta yang mengikuti pelatihan
untuk tahun ke depan. Laporan
Rencana Peserta
Pelatihan
3.2 Hasil Analisis
Setelah diketahui alir proses yang dilakukan oleh masing-masing pengguna, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis kebutuhan yang
sesuai dengan proses-proses tersebut. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing pengguna. Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan untuk masing-masing pengguna.
3.2.1 Analisis Proses Perencanaan Pengembangan Karyawan
Department head melakukan proses perencanaan pengembangan karyawan dengan menentukan kebutuhan pelatihan sesuai dengan rencana
pengembangan individu yang dimiliki oleh setiap karyawan. Rencana pengembangan individu tersebut berisi aspirasi karir karyawan untuk 5 tahun ke
depan, kebutuhan kompetensi yang harus dimiliki dan kebutuhan kompetensi yang akan dikembangkan. Department head menentukan kebutuhan pelatihan
karyawannya secara subjektif dan tidak mengidentifikasi tentang kebutuhan pelatihan karyawan yang sebenarnya. Sehingga hal tersebut dapat terjadi
ketidakefektifan terhadap pelaksanaan pelatihan yang akan diselenggarakan dan juga dapat menghabiskan banyak biaya.
Agar rencana dalam melaksanakan pelatihan sesuai dengan kebutuhan kompetensi dari setiap karyawan, maka dibutuhkan sebuah proses penilaian
kompetensi karyawan. Proses penilaian tersebut dilaksanakan untuk mengetahui kompeten atau tidaknya karyawan tersebut dalam menguasai suatu kompetensi.
Jika seorang karyawan tidak berkompeten terhadap suatu kompetensi, maka diperlukan sebuah pelatihan untuk karyawan tersebut. Pelatihan yang akan
dilaksanakan bertujuan untuk meningkatkan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan.
Untuk memenuhi kebutuhan pada proses pengembangan karyawan, maka diperlukan rancangan perangkat lunak dalam melakukan perhitungan penilaian
kompetensi karyawan secara objektif. Perhitungan penilaian kompetensi karyawan akan menghasilkan sebuah tingkat kompetensi. Kemudian akan
dilanjutkan ke perhitungan kesenjangan antara tingkat kompetensi karyawan dengan tingkat kompetensi jabatan. Hasil perhitungan kesenjangan tersebut
digunakan untuk melakukan penenentuan kebutuhan pelatihan karyawan. Perangkat lunak yang dibangun akan membutuhkan hardware dengan
spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan dari setiap fungsional. Pengadaan hardware tersebut berfungsi untuk menjalankan perangkat lunak dengan performa
yang baik. Selain itu, harus disediakan juga jaringan network pada komputer-
komputer yang akan dipasang pada setiap stakeholder di setiap fungsional. Jaringan tersebut digunakan untuk mengkases database ke komputer server.
3.2.2 Analisis Proses Perencanaan Peserta Pelatihan
Dalam proses perencanaan peserta yang akan mengikuti pelatihan, training officer melakukannya dengan cara manual, yaitu dengan melihat daftar
pengajuan kebutuhan pelatihan karyawan yang didapatkan dari department head. Kemudian dilakukan pencatatan atau pendokumentasian dengan menggunakan
aplikasi Microsoft Excel untuk dijadikan laporan kebutuhan pelatihan karyawan. Hal seperti itu akan membutuhkan waktu yang lama dan keakuratan data tentang
pencatatan peserta yang akan mengikuti pelatihan juga tidak menjamin kebenarannya.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah perangkat lunak yang dapat melakukan pencatatan peserta yang akan mengikuti pelatihan sesuai dengan
kebutuhan dalam menigkatkan kompetensinya. Pencatatan tersebut kemudian akan dijadikan laporan kebutuhan pelatihan karyawan dalam setiap tahun. Selain
itu, perangkat lunak juga harus dapat menghasilkan laporan prioritas kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan untuk mempermudah training officer dalam
menentukan jadwal kegiatan pelatihan. Untuk mendukung proses analisis kebutuhan pelatihan secara
keseluruhan, dibutuhkan 2 dua fungsional pada sistem yang akan dibangun di dalam perangkat lunak, yaitu melakukan update active file dan menentukan
standar kompetensi jabatan. Active file tersebut berupa data-data yang dibutuhkan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan, yaitu data jabatan, data
karyawan dan data kompetensi. Setelah data-data tersebut tersedia, selanjutnya
adalah melakukan analisis terhadap tugas dan tanggung jawab pada jabatan atau pekerjaan untuk diketahui jenis kompetensi apa yang diperlukan beserta tingkat
kompetensinya. Spesifikasi hardware yang digunakan untuk menjalankan perangkat
lunak akan disesuaikan dengan kebutuhan fungsional. Agar perangkat lunak dapat berjalan secara optimal dengan performa yang baik, maka akan ditentukan sebuah
spesifikasi minimal untuk kebutuhan hardware. Sebuah akses ke dalam database juga akan diperlukan untuk membaca dan menyimpan data. Oleh karena itu, akan
dibangun sebuah jaringan untuk menghubungkan komputer client dengan komputer server.
3.3 Solusi Permasalahan
Solusi yang akan diberikan ialah dengan membangun aplikasi untuk menentukan kebutuhan pelatihan pada setiap karyawan untuk periode tahun ke
depan. Selain itu, aplikasi juga dapat digunakan untuk menentukan prioritas pelaksanaan kebutuhan pelatihan sehingga training officer dapat dengan mudah
melakukan perencanaan pelatihan termasuk penjadwalan pada pelaksanaan pelatihan.
3.4 Kebutuhan Perangkat Lunak Software Requirement
Kebutuhan perangkat lunak merupakan langkah awal dalam membangun sebuah sistem atau aplikasi. Hal ini dilakukan agar aplikasi yang dibangun sesuai
dengan kebutuhan pengguna.
3.4.1 Elisitasi Kebutuhan Requirement Elicitation
Elisitasi kebutuhan atau pengumpulan kebutuhan adalah aktivitas awal untuk proses rekayasa kebutuhan requirement engineering. Proses elisitasi
dilakukan yaitu dengan cara wawancara dan observasi awal, namun yang dilakukan wawancara hanya kepada stakeholder yang terkait saja. Sebelum
kebutuhan dapat dianalisis, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Pada tahapan ini dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga dapat
diketahui data-data yang digunakan dan yang tidak digunakan terkait dengan pengembangan perangkat lunak.
Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi pada perusahaan. Data tersebut meliputi:
1. Data kompetensi
Data kompetensi adalah data yang berisi macam-macam kompetensi yang harus dimiliki oleh karyawan dalam melakukan pekerjaannya beserta
indikator perilakunya pada setiap tingkat kompetensi. 2.
Data jabatan Data jabatan atau pekerjaan merupakan data yang berisi profil jabatan. Data
tersebut dijadikan sebagai acuan untuk menentukan standar kompetensi yang dibutuhkan job profile dalam suatu jabatan tertentu. Setiap jabatan akan
memiliki standar kompetensi yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya.
3. Data karyawan
Data karyawan adalah data yang paling utama untuk mengetahui profil karyawan yang akan dinilai kompetensinya.
3.4.2 Analisis Kebutuhan Requirement Analysis
Sesuai dengan hasil elisitasi data-data yang dibutuhkan untuk membangun perangkat lunak, dibutuhkan beberapa proses yang dapat
digabungkan dan dibangun fungsi secara terkomputerisasi.
A. Analisis Kebutuhan Department Head
Setelah dilakukan analisis pada tahap yang sebelumnya, maka department head membutuhkan penambahan dan penyederhanaan untuk beberapa
proses, yaitu: 1.
Diperlukan penilaian terhadap kompetensi karyawan yang dilakukan oleh
department head.
2. Department head tidak lagi menentukan kebutuhan pelatihan karyawan
karena proses penentuannya sudah dapat dilakukan secara terotomasi pada
sistem yang terkomputerisasi.
3. Department head tidak lagi membuat daftar pengajuan kebutuhan pelatihan
karyawan dan memberikannya kepada training officer karena proses tersebut
sudah dapat dilakukan secara terkomputerisasi.
Dengan adanya perubahan yang dilakukan tersebut, maka proses yang ada saat ini kedepannya akan mengalami peningkatan kinerja dalam hal
hasiloutput penentuan kebutuhan yang diperoleh dari proses lebih akurat dan dapat dipercaya jika dibandingkan dengan hasiloutput saat ini.
B. Analisis Kebutuhan Training Officer
Dari hasil analisis terhadap proses yang dilakukan oleh training officer, dapat dilakukan peningkatan kinerja dengan menyederhanakan proses-proses
menjadi satu proses terkomputerisasi dan terintegrasi. Selain itu, penambahan fungsi diperlukan untuk mendukung proses yang dilakukan oleh department head.
Adapun penyederhanaan dan penambahan tersebut dilakukan pada proses berikut ini:
1. Training officer dibutuhkan dalam melakukan pengolahan data dan
pembuatan standar kompetensi jabatan untuk mendukung proses penentuan kebutuhan pelatihan yang dilakukan oleh department head. Pengolahan data
tersebut seperti, data kompetensi, data jabatan dan data karyawan yang
diperlukan dalam melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan.
2. Training officer sudah tidak lagi membuat laporan rencana peserta yang akan
mengikuti pelatihan karena sudah dapat dilakukan dengan komputerisasi. Sistem akan menampilkan laporan secara otomatis pada saat training officer
membutuhkan laporan tersebut.
Dengan adanya perubahan tersebut diatas, maka akan terjadi peningkatan kinerja dalam hal pemanfaatan waktu antara kondisi saat ini dan kondisi yang
terbaru pada pembuatan laporan rencana peserta yang akan mengikuti pelatihan. Selain itu, penambahan fungsi dalam pembuatan standar kompetensi jabatan akan
dapat membantu department head dalam melakukan penentuan kebutuhan pelatihan karyawan.
3.4.3
Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak.
Dalam membangun dan mengembangkan perangkat lunak, diperlukan perancangan spesifikasi perangkat lunak yang tepat dan detil, dengan tujuan agar
perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut memiliki deskripsi fungsi yang
sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh masing-masing pengguna. Kebutuhan
fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional. A.
Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan dasar dari fungsi penyusunan fungsi- fungsi yang akan dibangun di dalam perangkat lunak. Fungsi-fungsi perangkat
lunak tersebut telah melewati proses identifikasi kebutuhan setiap pengguna. Adapun kebutuhan fungsional yang sudah disetujui oleh stakeholder tersebut
adalah: 1.
Department head Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk department head dapat
dilihat pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Merencanakan Pengembangan Karyawan
Nama Fungsi Merencanakan Pengembangan Karyawan
Stakeholder
Department head
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk melakukan penilaian kompetensi karyawan dan pengukuran kesenjangan antara kompetensi
karyawan dengan kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan. Fungsi ini akan menghasilkan kebutuhan pelatihan karyawan.
Kondisi Awal
1. Data karyawan sudah tersedia
2. Data kompetensi sudah tersedia
3. Data indikator perilaku sudah tersedia
4. Data jabatan sudah tersedia
5. Data standar kompetensi Job Profile sudah tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna
Respon Sistem Cek Tahun Penilaian Kompetensi Karyawan
1. Pengguna memilih sub menu
“Employee Asessment” pada menu “Asessment Process”.
1. a
Sistem akan
menampilkan form
“Employee Asessment”. b
Sistem akan
menampilkan data
karyawan yang
belum dilakukan penilaian sesuai
dengan tahun
dilaksanakan penilaian.
Menilai Kompetensi Karyawan
2. Pengguna memilih karyawan
yang akan
dilakukan penilaian kompetensi dalam
melakukan pekerjaannya. 2.
Sistem akan menampilkan informasi singkat tentang
profil karyawan.
3. Pengguna akan melakukan
penilaian kompetensi
karyawan dengan menekan tombol “Behavior Indicators
Assessment ”. Aksi tersebut
dilakukan setelah memilih jenis dan nama kompetensi
yang akan dinilai. 3.
Sistem akan menampilkan Form Behavior Indicators
Assessment.
4. Pengguna
menentukan tingkat
kemampuan indikator
perilaku pada
setiap tingkat kompetensi. 4.
Sistem melakukan proses pengukuran
persentase dari
masing-masing tingkat kemampuan pada
indikator perilaku dalam menentukan tingkatlevel
kompetensi karyawan.
Menghitung Kesenjangan Kompetensi
5. Pengguna menyimpan hasil
penentuan tingkat indikator perilaku
pada setiap
tingkatlevel kompetensi
yang dimiliki
oleh karyawan.
5. a
Sistem akan
menyimpan hasil proses penentuan
tingkat kemampuan
indikator perilaku
tersebut ke
dalam database. b
Sistem akan
menampilkan hasil proses pengukuran
persentase dari
masing-masing tingkat kemampuan pada
indikator perilaku berupa tingkatlevel
kompetensi karyawan
saat ini
Employee Profile. c
Sistem akan
menghitung kesenjangan gap antara kompetensi
karyawan saat
ini Employee
Profile dengan
kompetensi jabatan Job Profile.
d Sistem
akan menampilkan
hasil
perhitungan kesenjangan gap tersebut.
e Sistem
akan menentukan
kebutuhan pelatihan karyawan dan
menampilkannya sesuai
dengan hasil perhitungan kesenjangan tersebut.
6. Pengguna menyimpan hasil
penilaian kompetensi
karyawan saat ini beserta kesenjangannya
dengan menekan tombol “Save”.
6. Sistem akan menyimpan
hasil penilaian kompetensi karyawan
beserta data
kebutuhan pelatihannya ke dalam database.
Menentukan Kebutuhan Pelatihan
7. Pengguna melihat laporan
kebutuhan pelatihan pada karyawan dengan memilih
sub menu “Department Analysis
” pada
menu “Report”.
7. Sistem akan menampilkan
form “Department
Analysis ”.
8. Pengguna memilih kategori
laporan yang
akan ditampilkan
berdasarkan departemen,
kompetensi, periode.
8. Sistem akan menampilkan
laporan kebutuhan
pelatihan bagi karyawan.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menentukan Kebutuhan Pelatihan
1. Pengguna melihat laporan
kebutuhan pelatihan dengan memilih
sub menu
“Individual Analysis” pada menu “Report”.
1. Sistem akan menampilkan
form “Individual
Analysis ”.
2. Pengguna memilih kategori
laporan yang
akan ditampilkan
berdasarkan nama karyawan.
2. Sistem akan menampilkan
laporan kebutuhan
pelatihan sesuai dengan nama
karyawan yang
dipilih.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna
Respon Sistem Menentukan Kebutuhan Pelatihan
1. Pengguna
tidak dapat
melihat laporan kebutuhan pelatihan karyawan.
1. Sistem akan menampilkan
pesan bahwa pengguna belum menetukan kategori
laporan yang akan di tampilkan.
Kondisi Akhir
1. Data Penilaian Indikator Perilaku Karyawan
2. Data Kompetensi Karyawan Employee Profile
3. Data Kebutuhan Pelatihan Karyawan
4. Laporan Hasil Penilaian Kompetensi
5. Laporan Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Kebutuhan Non-
Fungsional Security
Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem. Sistem
hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses menentukan
kebutuhan pelatihan.
Correctness Software yang akan dibangun akan mampu melakukan pengukuran kesenjangan antara
kompetensi karyawan
dengan kompetensi
jabatan dengan menggunakan rumus yang telah ditetapkan secara akurat. Selain itu, penggunaan
validasi data-data
pada saat
melakukan penyimpanan data juga diperlukan agar tidak
terjadi kesalahan input data akibat human error.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal
antarmuka tersebut.
Antarmuka software juga didukung dengan icon-icon untuk
semua jenis perintah agar pengguna lebih mudah untuk mengetahui jenis perintah di dalam
software tersebut.
Performance Software yang akan dibangun akan berjalan dalam performa terbaiknya jika dijalankan dalam
spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang diberikan.
Operability a.
Software yang dibangun akan menggunakan bahasa inggris karena bahasa tersebut lebih
dikenal oleh pengguna.
b. Selain itu, tata letak atribut-atribut perintah
akan dikelompokan berdasarkan fungsinya.
2. Training Officer
Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk training officer dalam melakukan update active file dapat dilihat pada Tabel 3.6.
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Melakukan Update Active File
Nama Fungsi Melakukan Update Active File
Stakeholder Training officer
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan merubah data jabatan, data karyawan dan data kompetensi
beserta data indikator perilakunya.
Kondisi Awal
1. Data kompetensi sudah tersedia
2. Data jabatan sudah tersedia
3. Data karyawan sudah tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna
Respon Sistem Input Data Jabatan
1. Pengguna memilih sub
menu “Department” pada menu “Maintenance File”.
1. Sistem akan menampilkan
form dengan tabel yang berisi data jabatan.
2. Pengguna
akan memasukkan data jabatan
dengan menekan tombol “Add”.
2. Sistem akan menampilkan
form “Add Position”.
3. Pengguna mengisi form
data jabatan sesuai dengan syarat-syarat
pengisian data.
3. Form data jabatan akan
terisi.
Menyimpan Data Jabatan
4. Pengguna
menekan tombol “Save”.
4. Sistem akan menyimpan
data jabatan ke dalam database.
Input Data Karyawan
5. Pengguna memilih sub
menu “Employee” pada menu “Maintenance File”.
5. Sistem akan menampilkan
form dengan tabel yang berisi data karyawan.
6. Pengguna
akan memasukkan
data karyawan
dengan menekan tombol “Add”.
6. Sistem akan menampilkan
form “Add Employee”.
7. Pengguna mengisi form
data karyawan
sesuai dengan
syarat-syarat pengisian data.
7. Form data karyawan akan
terisi.
Menyimpan Data Karyawan
8. Pengguna
menekan tombol “Save”.
8. Sistem akan menyimpan
data karyawan ke dalam database.
Input Data Kompetensi
9. Pengguna memilih sub
menu “Competency” pada menu “Maintenance File”.
9. Sistem akan menampilkan
form dengan tabel-tabel yang
berisi data
kompetensi dan
data indikator perilaku.
10. Pengguna
akan memasukkan
data kompetensi
dengan menekan tombol “Add”.
10. Sistem akan menampilkan
form “Add Competency”.
11. Pengguna
akan memasukkan
data indikator perilaku dengan
menekan tombol “Add” setelah
memilih nama
kompetensi dan tingkat kompetensi.
11. Sistem akan menampilkan
form “Add Behaviour
Indicator ”.
Menyimpan Data Kompetensi
12. Pengguna
menekan tombol “Save” untuk
menyimpan data
kompetensi pada
form “Add Competency”.
12. Sistem akan menyimpan
data kompetensi ke dalam database.
13. Pengguna
menekan tombol “Save” untuk
menyimpan data indikator perilaku setiap kompetensi
pada form
“Add Behaviour Indicator
”. 13.
Sistem akan menyimpan data indikator perilaku
setiap kompetensi
ke dalam database.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
Update Data Jabatan
1. Pengguna mengubah data
jabatan dengan menekan tombol “Edit” setelah
pengguna memilih data jabatan yang akan dirubah.
1. Sistem akan menampilkan
form “Edit Position”.
Update Data Karyawan
2. Pengguna mengubah data
karyawan dengan
menekan tombol “Edit” setelah pengguna memilih
data karyawan yang akan dirubah.
2. Sistem akan menampilkan
form “Edit Employee”.
Update Data Kompetensi
3. Pengguna mengubah data
kompetensi dengan
menekan tombol “Edit” setelah pengguna memilih
data kompetensi
yang akan dirubah.
3. Sistem akan menampilkan
form “Edit Competency”.
4. Pengguna mengubah data
indikator perilaku dengan menekan tombol “Edit”
setelah pengguna memilih data indikator perilaku
pada
setiap tingkat
kompetensi yang dipilih. 4.
Sistem akan menampilkan form
“Edit Behaviour Indicator
”.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna
Respon Sistem Menyimpan Data Jabatan
1. Pengguna
tidak dapat
menyimpan data jabatan ke dalam database.
1. Sistem akan menampilkan
pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat
pengisian data.
Menyimpan Data Karyawan
2. Pengguna
tidak dapat
menyimpan data karyawan ke dalam database.
2. Sistem akan menampilkan
pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat
pengisian data.
Menyimpan Data Kompetensi
3. Pengguna
tidak dapat
menyimpan data
kompetensi ke
dalam database.
3. Sistem akan menampilkan
pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat
pengisian data.
4. Pengguna
tidak dapat
menyimpan data indikator perilaku
setiap tingkat
kompetensi ke
dalam database.
4. Sistem akan menampilkan
pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat
pengisian data.
Kondisi Akhir
1. Data jabatan
2. Data karyawan
3. Data kompetensi
4. Data indikator perilaku
Kebutuhan Non-
Fungsional Security
Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem.
Sistem hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses
update active file.
Correctness Penggunaan validasi data-data pada saat melakukan penyimpanan data diperlukan agar
tidak terjadi kesalahan input data akibat human error.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut. Antarmuka
software juga didukung dengan icon-icon untuk semua jenis perintah agar pengguna
lebih mudah untuk mengetahui jenis perintah di dalam software tersebut.
Performance Software yang akan dibangun akan berjalan dalam performa terbaiknya jika dijalankan
dalam spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang diberikan.
Operability a.
Software yang dibangun akan menggunakan bahasa inggris karena bahasa tersebut lebih
dikenal oleh pengguna.
b. Selain itu, tata letak atribut-atribut perintah
akan dikelompokan berdasarkan fungsinya.
Berikut adalah fungsional training officer dalam membuat standar kompetensi untuk setiap jabatan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 3.7.
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Standar Kompetensi Jabatan
Nama Fungsi Membuat Standar Kompetensi Jabatan
Stakeholder Training officer
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk menentukan standar kompetensi yang dibutuhkan dalam melakukan suatu pekerjaan. Standar
kompetensi tersebut akan digunakan sebagai informasi bagi department head dalam melakukan penilaian kompetensi
karyawan.
Kondisi Awal
1. Data kompetensi sudah tersedia
2. Data jabatan sudah tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna
Respon Sistem Menentukan Kompetensi Jabatan
1. Pengguna memilih sub
menu “Standard
Competency ” pada menu
“Maintenance File”. 1.
Sistem akan menampilkan form
“Standard Competency
”. 2.
Pengguna memilih nama departemen, cost center
dan jabatan
untuk menambahkan kebutuhan
standar kompetensinya. 2.
Sistem akan menampilkan data standar kompetensi
pada jabatan yang telah dipilih oleh pengguna.
3. Pengguna
melihat dokumen
yang berisi
deskripsi jabatan
yang dipilih dengan menekan
tombol “Job Desc” 3.
Sistem akan menampilkan dokumen
yang berisi
deskripsi jabatan sesuai dengan nama jabatan yang
dipilih.
4. Pengguna
melakukan penambahan
standar kompetensi
yang dibutuhkan oleh jabatan
dengan menekan tombol “Add”.
4. Sistem akan menampilkan
form “Add Standard Competency
”.
5. Pengguna memilih jenis
dan nama
kompetensi untuk
ditambahkan ke
dalam kebutuhan standar kompetensi jabatan.
5. Sistem akan memberikan
dokumen pendukung yang berisi deskripsi tentang
jenis kompetensi
yang dipilih.
Menentukan Tingkat Kompetensi Jabatan
6. Pengguna
melihat dokumen
kamus kompetensi
yang telah
ditambahkan dengan
menekan tombol
“Competency Desc”. 6.
Sistem akan menampilkan dokumen
kamus kompetensi yang telah
ditambahkan pada jabatan.
7. Pengguna
menentukan tingkat kompetensi yang
dibutuhkan oleh jabatan. 7.
Sistem menyiapkan data standar kompetensi yang
dibutuhkan oleh jabatan. 8.
Pengguna menyimpan
data standar kompetensi jabatan dengan menekan
tombol “Save”. 8.
Sistem akan menyimpan data standar kompetensi
yang dibutuhkan
oleh jabatan.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna
Respon Sistem Menentukan Tingkat Kompetensi Jabatan
1. Pengguna
tidak dapat
menyimpan data standar kompetensi
yang akan
ditambahkan ke jabatan. 1.
Sistem akan menampilkan pesan yang menunjukkan
bahwa form belum terisi sepenuhnya.
Kondisi Akhir Data standar kompetensi Job profile
Kebutuhan Non-
Fungsional Security
Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem.
Sistem hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses
membuat standar kompetensi.
Correctness Penggunaan validasi data-data pada saat melakukan penyimpanan data diperlukan agar
tidak terjadi kesalahan input data akibat human error.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut. Antarmuka
software juga didukung dengan icon-icon untuk semua jenis perintah agar pengguna
lebih mudah untuk mengetahui jenis perintah di dalam software tersebut.
Performance Software yang akan dibangun akan berjalan dalam performa terbaiknya jika dijalankan
dalam spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang diberikan.
Operability a.
Software yang dibangun akan menggunakan bahasa inggris karena bahasa tersebut lebih
dikenal oleh pengguna.
b. Selain itu, tata letak atribut-atribut perintah
akan dikelompokan berdasarkan fungsinya.
Selain itu, terdapat juga fungsional Training Officer dalam melaksanakan perencanaan pelatihan karyawan sesuai dengan analisis kebutuhan pelatihan.
Lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 3.8.
Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Nama Fungsi
Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Stakeholder
Training Officer
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk merencanakan pelatihan terhadap peserta yang akan mengikuti pelatihan dan menentukan
prioritas kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan.
Kondisi Awal
1. Data kompetensi karyawan sudah tersedia
2. Data kebutuhan pelatihan karyawan sudah tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna
Respon Sistem Menentukan Peserta Pelatihan
1. Pengguna melihat laporan
kebutuhan pelatihan pada karyawan dengan memilih
sub menu
“Training Participants
” pada menu “Report”.
1. Sistem akan menampilkan
form “Training
Participants ”.
2. Pengguna
memilih kategori
laporan yang
akan ditampilkan
berdasarkan departemen, kompetensi, periode.
2. Sistem akan menampilkan
laporan peserta yang akan mengikuti pelatihan.
Menentukan Prioritas Pelaksanaan Pelatihan
3. Pengguna melihat laporan
prioritas pelaksanaan
pelatihan dengan memilih sub
menu “Priority
Training Need Report ”
pada menu “Report”. 3.
Sistem akan menampilkan form
“Priority Training Need Report
”.
4. Pengguna
menentukan periode tahun kegiatan
pelatihan yang
akan dilaksanakan.
4. Sistem akan menampilkan
laporan prioritas dalam melaksanakan
kegiatan pelatihan.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna
Respon Sistem Menentukan Peserta Pelatihan
1. Pengguna
tidak dapat
melihat laporan peserta yang
akan mengikuti
pelatihan. 1.
Sistem akan menampilkan pesan bahwa pengguna
belum menetukan kategori laporan yang ditampilkan.
Kondisi Akhir
1. Laporan Peserta Pelatihan
2. Laporan Prioritas Pelaksanaan Pelatihan
Kebutuhan Non-
Fungsional Security
Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem.
Sistem hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses
membuat laporan kebutuhan pelatihan.
Correctness Penggunaan validasi tipe dan jenis data pada
saat dimasukkan sebagai kategori dalam menampilkan laporan.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut. Antarmuka
software juga didukung dengan icon-icon untuk semua jenis perintah agar pengguna
lebih mudah untuk mengetahui jenis perintah di dalam software tersebut.
Performance Software yang akan dibangun akan berjalan dalam performa terbaiknya jika dijalankan
dalam spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang diberikan.
Operability a.
Software yang dibangun akan menggunakan bahasa inggris karena bahasa tersebut lebih
dikenal oleh pengguna.
b. Selain itu, tata letak atribut-atribut perintah
akan dikelompokan berdasarkan fungsinya.
B. Kebutuhan Non-Fungsional
Dalam penerapan fungsi-fungsi tersebut dengan tujuan mendukung kinerja fungsi utama dari sistem, dibutuhkan juga fungsi non-fungsional. Adapun
kebutuhan non-fungsional yang sudah disetujui stakeholder tersebut dapat dilihat lebih detil pada Tabel 3.9.
Tabel 3.9 Hubungan Fungsional dan Non-Fungsional Sistem
No. Stakeholder Fungsional Sistem
Non-Fungsional Sistem
1 Department
head Merencanakan
Pengembangan Karyawan a.
Security b.
Correctness c.
Interface d.
Performance e.
Operability
No. Stakeholder Fungsional Sistem
Non-Fungsional Sistem
2. Training
officer Melakukan Update Active
File a.
Security b.
Correctness c.
Interface d.
Performance e.
Operability Menentukan
Standar Kompetensi Jabatan
a. Security
b. Correctness
c. Interface
d. Performance
e. Operability
Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
a. Security
b. Correctness
c. Interface
d. Performance
e. Operability
3.5 Desain Sistem Software Design
Rancangan perangkat lunak merupakan suatu kegiatan dalam merancang atau mendesain perangkat lunak yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Proses desain pada tahap selanjutnya dilakukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya.
3.5.1 Alir Sistem System Flow
Sesuai dengan hasil analisis kebutuhan pada tahap sebelumnya, dapat diketahui bahwa pengguna yang akan menggunakan sistem ada 2 dua, yaitu
department head dan training officer. Proses perancangan alir sistem ini adalah alir sistem yang terbaru dan sesuai dengan hasil analisis kebutuhan.
Pada saat melakukan perancangan terkait dengan sistem yang terbaru, data pendukung perancangan seperti aturan dan kebijakan juga harus disesuaikan
dengan sistem yang terbaru. Oleh karena itu, data tersebut telah diperbarui dan telah disetujui oleh stakeholder. Data yang digunakan untuk perancangan alir
sistem terbaru dapat dilihat pada Tabel 3.10.
Tabel 3.10 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder Sesuai Sistem Baru
Stakeholder Proses
Rule Policy
Department head
Merencanakan Pengembangan
Karyawan R1.
Penilaian kompetensi
karyawan dilakukan
setiap setahun
sekali sebelum
dilaksanakan pelatihan. -
R2. Jika jumlah persentase tingkat kemampuan indikator perilaku
0 tidak mampu atau ≥ 50 cukup mampu, maka seorang
karyawan
dikatakan belum
mampu dalam mencapai suatu tingkat kompetensi. Jika jumlah
persentase tingkat kemampuan indikator perilaku 50 mampu
maka seorang karyawan dikatakan telah mencapai suatu tingkat
kompetensi. R3. Jika tingkat kesenjangan
antara
tingkat kompetensi
karyawan dengan
tingkat kompetensi jabatan adalah 0,
maka diperlukan pelatihan. -
Training officer
Melakukan Update Active
File R4. Active file berupa data
jabatan, karyawan dan kompetensi yang
sesuai dengan
kondisi perusahaan.
- Menentukan
Standar Kompetensi
Jabatan -
- Melaksanakan
Perencanaan Pelatihan
R5. Prioritas
pelaksanaan pelatihan
diutamakan pada
pelatihan yang memiliki rata-rata kesenjangan yang paling tinggi
dan jumlah peserta pelatihan untuk setiap jenis kompetensi.
P1. Jika sumber daya
yang dibutuhkan pada
pelaksanaan pelatihan belum
terpenuhi, maka pelaksanaan
dapat ditunda.
Dari hasil penyesuaian aturan dan kebijakan terbaru ada sedikit perbedaan dengan aturan dan kebijakan yang lama. Beberapa aturan dan kebijakan
ditambahkan pada proses penentuan kebutuhan pelatihan yang lama sesuai dengan kebutuhan sistem yang baru, namun proses pembuatan aturan dan kebijakan yang
baru ini tentu dibuat dengan mempermudah pengguna dalam menjalankannya. Setelah data aturan dan kebijakan sudah dibuat dan sudah disetujui oleh
stakeholder, maka proses perancangan alir sistem terbaru dapat dilakukan. Hasil alir sistem yang baru secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Training Officer Department Head
Karyawan
Mulai
Selesai Membuat Standar
Kompetensi Jabatan Kompetensi
Jabatan
Melaksanakan Perencanaan
Pelatihan Merencanakan
Pengembangan Karyawan
Karyawan
Standar Kompetensi
Kompetensi Karyawan
Melakukan Update Active File
Penilaian Pelatihan
Indikator Perilaku
Hasil Penilaian Kompetensi
Laporan Prioritas Kebutuhan Pelatihan
Laporan Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Job Description Kamus Kompetensi
Biodata Karyawan
Gambar 3.4 Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
Adapun penjelasan dari alir sistem terbaru yang sesuai dengan Gambar 3.4 dapat dilihat pada Tabel 3.11.
Tabel 3.11 Penjelasan Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
No Proses
Nama Proses Input
Kegiatan Output
1 Melakukan
Update Active File
Job Description,
Kamus Kompetensi,
Biodata Karyawan
Melakukan pengumpulan,
penyimpanan dan
perubahan data jabatan, karyawan
dan kompetensi
Data jabatan,
Data karyawan,
Data kompetensi
2 Membuat
Standar Kompetensi
Data jabatan dan
Data kompetensi
Melakukan pembuatan
standar kompetensi pada jabatan
dengan menentukan jenis-jenis
kompetensi yang
dibutuhkan oleh jabatan dan juga menentukan
tingkatlevel kompetensi tersebut.
Data standar
kompetensi
3 Merencanakan
Pengembangan Karyawan
Data standar kompetensi,
Data indikator
perilaku, Data
karyawan, Tingkat
indikator perilaku
karyawan Melakukan
penentuan kebutuhan
pelatihan untuk setiap karyawan
berdasarkan hasil
perhitungan kesenjangan antara
kompetensi karyawan saat ini dengan
kompetensi jabatan. Data
kompetensi karyawan,
Data penilaian,
Data pelatihan,
Hasil penilaian
kompetensi
4 Melaksanakan
Perencanaan Pelatihan
Data kompetensi
karyawan, Data
pelatihan Melaksanakan
perencanaan peserta
yang akan mengikuti pelatihan serta membuat
prioritas pelaksanaan
pada kegiatan pelatihan . Laporan
kebutuhan pelatihan
karyawan dan
Laporan Prioritas
Kebutuhan Pelatihan
A. Alir Sistem Baru Department Head
Berikut ini merupakan alir sistem yang lebih detil untuk alir sistem department head, dimana alir sistem department head telah disesuaikan dengan
proses bisnis, aturan rule dan kebijakan policy berdasarkan stakeholder sistem baru yang terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya mengenai alir sistem barunya
dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Department Head Karyawan
Mulai
Selesai Menilai Kompetensi
Karyawan Karyawan
Kompetensi Ya
Menghitung Kesenjangan
Kompetensi Kompetensi
Karyawan
Indikator Perilaku
Standar Kompetensi
Keterangan: Sesuai dengan aturan dan kebijakan pada Tabel 3.10 Pelatihan
Penilaian
Hasil Penilaian Kompetensi
Cek Tahun Penilaian Kompetensi
Karyawan Apakah sudah
saatnya menilai? R1
Tidak
Apakah gap 0? R3
Menentukan Kebutuhan
Pelatihan Ya
Tidak
Laporan Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Apakah tingkat kompetensi sudah
ditentukan? R2
Ya Tidak
Gambar 3.5 Alir Sistem Baru Merencanakan Pengembangan Karyawan
Adapun penjelasan dari alir sistem department Head dalam menentukan kebutuhan pelatihan yang sesuai dengan Gambar 3.5 dapat dilihat pada Tabel
3.12.
Tabel 3.12 Penjelasan Alir Sistem Baru Merencanakan Pengembagan Karyawan
No Proses
Nama Proses
Input Kegiatan
Output
1 Cek Tahun
Penilaian Kompetensi
Karyawan Data
kompetensi karyawan
Melakukan Pengecekan
terhadap tahun penilaian pada kompetensi karyawan.
- 2
Decision Data
kompetensi karyawan
Jika sudah
saatnya melakukan
penilaian kompetensi
karyawan, maka akan dilanjutkan ke
proses 3 dan jika belum saatnya, maka proses akan
diselesaikan. -
3 Menilai
Kompetensi Karyawan
Tingkat indikator
perilaku karyawan,
Data karyawan,
Data indikator
perilaku, Data
kompetensi Melakukan penilaian pada
indikator perilaku
pada setiap
tingkatlevel kompetensi yang dimiliki
karyawan saat ini sesuai dengan
pekerjaan yang
dilakukan. Tingkat
kompetensi karyawan,
Data penilaian
4 Decision
Tingkat kompetensi
karyawan Jika
tingkat kompetensi
karyawan sudah ditentukan setelah melalui penilaian
kompetensi, maka
akan dilanjutkan pada proses 5,
jika belum maka akan kembali ke proses 3.
-
5 Menghitung
Kesenjangan Kompetensi
Tingkat kompetensi
karyawan dan
Data standar
kompetensi Menghitung
kesenjangan antara tingkat kompetensi
karyawan saat ini dengan tingkat kompetensi jabatan.
Data kompetensi
karyawan dan
Hasil penilaian
kompetensi
No Proses
Nama Proses
Input Kegiatan
Output
6 Decision
Data kompetensi
karyawan Jika gap 0, maka proses
akan dilanjutkan
pada proses ke 5 dan jika gap 0
atau sama dengan 0, maka proses akan diselesaikan.
-
7 Menentukan
Kebutuhan Pelatihan
Data kompetensi
karyawan dan
Data indikator
perilaku Melakukan
penentuan kebutuhan pelatihan bagi
setiap karyawan. Data
pelatihan dan
Laporan Kebutuhan
Pelatihan Karyawan
B. Alir Sistem Baru Training Officer
Dalam perancangan alir sistem baru untuk training officer juga dirancang dan disesuaikan dengan aturan dan kebijakan yang baru. Lebih jelasnya alir sistem
yang baru dalam melakukan update active file dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Training Officer
Ya Mulai
Selesai Menyimpan Data
Jabatan Input Data Jabatan
Input Data Karyawan
Input Data Kompetensi
Menyimpan Data Karyawan
Menyimpan Data Kompetensi
Keterangan: Sesuai dengan aturan dan kebijakan pada Tabel 3.10 Job Description
Biodata Karyawan Kamus Kompetensi
Apakah ada perubahan?
R4 Pengecekan Data
Jabatan
Jabatan Apakah ada
perubahan? R4
Update Data Karyawan
Apakah ada perubahan?
R4 Update Data
Kompetensi Karyawan
Ya Kompetensi
Indikator Perilaku
Apakah ada yang terbaru?
R4 Ya
Apakah ada yang terbaru?
R4 Ya
Apakah ada yang terbaru?
R4 Ya
Tidak
Update Data Jabatan
Pengecekan Data Karyawan
Ya Tidak
Pengecekan Data Karyawan
Tidak Tidak
Tidak Tidak
Gambar 3.6 Alir Sistem Baru Melakukan Update Active File
Adapun penjelasan dari alir sistem training officer yang sesuai dengan Gambar 3.6 dapat dilihat pada Tabel 3.13.
Tabel 3.13 Penjelasan Alir Sistem Baru Melakukan Update Active File
No Proses
Nama Proses
Input Kegiatan
Output
1 Pengecekan
Data Jabatan
Job Description,
Data jabatan
Melakukan pengecekan
terhadap data jabatan yang ada di dalam database.
- 2
Decision Job
Description, Data
jabatan Jika terdapat perubahan
pada data jabatan, maka dilanjutkan ke proses 3 dan
jika tidak ada, maka proses akan berlanjut ke proses 4.
-
3 Update
Data Jabatan
Job Description,
Data jabatan
Melakukan proses
perubahan pada
data jabatan.
Data jabatan
4 Decision
Job Description
Jika terdapat
tambahan pada data jabatan, maka
lanjut ke proses 5 dan jika tidak
ada, maka
akan kembali ke proses 1.
-
5 Input Data
Jabatan Job
Description Proses
ini menjelaskan
tentang memasukkan data jabatan pada form yang
telah disediakan. Data jabatan
6 Menyimpan
Data Jabatan
Data jabatan
Melakukan proses
penyimpanan data jabatan ke dalam database.
Data jabatan
7 Pengecekan
Data Karyawan
Biodata karyawan,
Data karyawan
Melakukan pengecekan
terhadap data karyawan yang
ada di
dalam database.
- 8
Decision Biodata
karyawan, Data
karyawan Jika terdapat perubahan
pada data karyawan, maka dilanjutkan ke proses 9 dan
jika tidak ada, maka proses akan berlanjut ke proses 10.
-
9 Update
Data Karyawan
Biodata karyawan,
Data karyawan
Melakukan proses
perubahan pada
data karyawan.
Data karyawan
No Proses
Nama Proses
Input Kegiatan
Output
10 Decision
Biodata karyawan
Jika terdapat
tambahan pada data karyawan, maka
dilanjutkan ke proses 11 dan jika tidak ada, maka
akan kembali ke proses 7. -
11 Input Data
Karyawan Biodata
karyawan Proses
ini menjelaskan
tentang memasukkan data karyawan pada form yang
telah disediakan. Data
karyawan
12 Menyimpan
Data Karyawan
Data karyawan
Melakukan proses
penyimpanan data
karyawan ke
dalam database.
Data karyawan
13 Pengecekan
Data Kompetensi
Kamus kompetensi,
Data kompetensi
Melakukan pengecekan
pada data kompetensi yang ada di dalam database.
- 14
Decision Kamus
kompetensi, Data
kompetensi Jika terdapat perubahan
pada data
kompetensi, maka lanjut ke proses 15
dan jika tidak ada, maka proses akan berlanjut ke
proses 16. -
15 Update
Data Kompetensi
Kamus kompetensi,
Data kompetensi
Melakukan proses
perubahan pada
data kompetensi
serta data
indikator perilakunya. Data
kompetensi dan
Data indikator
perilaku 16
Decision Kamus
kompetensi Jika
terdapat tambahan
pada data kompetensi atau data
indikator perilaku,
maka lanjut ke proses 17 dan jika tidak ada, maka
akan kembali ke proses 13. -
17 Input Data
Kompetensi Kamus
kompetensi Proses
ini menjelaskan
tentang memasukkan data kompetensi
beserta indikator perilakunya pada
setiap tingkat kompetensi. pada
form yang
telah disediakan.
Data kompetensi
dan Data
indikator perilaku
18 Meyimpan
Data Kompetensi
Data kompetensi
dan Data
indikator perilaku
Melakukan proses
penyimpanan data
kompetensi beserta
indikator perilakunya ke dalam database.
Data kompetensi
dan Data
indikator perilaku
Berikut adalah alir sistem baru yang dilakukan oleh training officer dalam membuat standar kompetensi setiap jabatan pada Gambar 3.7.
Training Officer
Mulai
Selesai Menentukan
Kompetensi Jabatan Kompetensi
Jabatan
Menentukan Tingkat Kompetensi Jabatan
Standar Kompetensi
Gambar 3.7 Alir Sistem Baru Membuat Standar Kompetensi Jabatan Penjelasan dari alir sistem yang sesuai dengan Gambar 3.7 dapat dilihat
pada Tabel 3.14.
Tabel 3.14 Penjelasan Alir Sistem Baru Membuat Standar Kompetensi Jabatan
No Proses
Nama Proses
Input Kegiatan
Output
1 Menentukan
Kompetensi Jabatan
Data kompetensi,
Data jabatan Melakukan penentuan
kompetensi yang
dibutuhkan oleh
jabatan dalam
melaksanakan suatu
pekerjaan. -
2 Menentukan
Tingkat Kompetensi
Jabatan Data
kompetensi, Data jabatan
Melakukan penentuan tingkat
kompetensi yang harus dicapai oleh
karyawan dalam
melaksanakan jabatannya.
Data standar kompetensi
Selain melakukan pembuatan standar kompetensi jabatan, training officer juga akan melaksanakan perencanaan peserta yang akan mengikuti pelatihan
beserta prioritas pelaksanaan kegiatan pelatihan yang kemudian akan diimplementasikan, lebih jelasnya mengenai alir sistem baru tersebut dapat dilihat
pada Gambar 3.8.
Training Officer
Laporan Prioritas Pelaksanaan
Pelatihan Mulai
Selesai Mengecek
Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Kompetensi Karyawan
Menentukan Peserta Pelatihan
Laporan Peserta Pelatihan
Apakah terdapat peserta pelatihan?
R5 Tidak
Keterangan: Sesuai dengan aturan dan kebijakan pada Tabel 3.10 Pelatihan
Menentukan Prioritas
Pelaksanaan Pelatihan
Ya Apakah terdapat
peserta pelatihan? R5
Apakah terdapat kebutuhan pelatihan?
R5, P1 Ya
Tidak
Gambar 3.8 Alir Sistem Baru Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Adapun penjelasan dari alir sistem training officer yang sesuai dengan Gambar 3.8 dapat dilihat pada Tabel 3.15.
Tabel 3.15 Penjelasan Alir Sistem Baru Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
No Proses
Nama Proses Input
Kegiatan Output
1 Mengecek
Kebutuhan Pelatihan
Karyawan Data
Kompetensi karyawan
dan
Data pelatihan
Melakukan pengecekan terhadap
kebutuhan pelatihan karyawan.
-
2 Decision
Data kompetensi
karyawan dan
Data pelatihan
Jika terdapat kebutuhan pelatihan
karyawan, maka lanjut ke proses 3
dan jika tidak ada, maka kembali ke proses 1.
-
3 Menentukan
Peserta Pelatihan
Data kompetensi
karyawan dan
Data pelatihan
Melakukan penentuan
peserta yang
akan mengikuti pelatihan.
Laporan peserta
pelatihan
4 Menentukan
Prioritas Pelaksanaan
Pelatihan Data
kompetensi karyawan
dan
Data pelatihan
Melakukan penentuan
prioritas pada
pelaksanaan kegiatan
pelatihan. Laporan
prioritas pelaksanaan
pelatihan
3.5.2 Context Diagram
Berikut ini adalah desain context diagram untuk perangkat lunak yang akan dikembangkan. Pada context diagram terlihat ada 2 pengguna yang nantinya
akan berinteraksi dengan sistem, hal tersebut disesuaikan dengan stakeholder yang sudah diketahui pada tahap analisis. Seperti yang sudah dijelaskan
sebelumnya, bahwa penelitian ini akan menjelaskan mengenai analisis kebutuhan pelatihan. Adapun fungsi atau peran dari sistem yaitu menghasilkan laporan
kebutuhan pelatihan bagi karyawan termasuk peserta yang akan mengikuti pelatihan serta prioritas pelaksaan dari pelatihan tersebut. Laporan tersebut sangat
diperlukan dan berpengaruh terhadap kegiatan perencanaan pelatihan yang akan diimplementasikan. Lebih lengkapnya dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Laporan Kebutuhan Pelatihan Karyawan Laporan Prioritas Pelaksanaan Pelatihan
Has il Penilaian Kompetensi Tingkat Kompetensi Jabatan
Data Kompetensi Jabatan Des kripsi J abatan
Kamus Kompetens i Daftar Karyawan
Tingkat Indikator Perilaku Karyawan Laporan Peserta Pelatihan
Rancang Bang un Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan
+
Training Offic er
Department Head
Gambar 3.9 Context Diagram
3.5.3 Data Flow Diagram DFD
Proses yang terdapat pada DFD digambarkan sesuai dengan alir sistem baru masing-masing stakeholder. Pada Data Flow Diagram ini akan dijelaskan
secara detil mengenai analisis kebutuhan pelatihan. DFD untuk aplikasi yang sedang dikembangkan telah didefinisikan menjadi sub sistem Level 0 yang terdiri
dari 4 tiga fungsional, yaitu: melakukan update active file, membuat standar kompetensi jabatan, merencanakan pengembangan karyawan dan melaksanakan
perencanaan pelatihan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Data Kompetensi Laporan Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Laporan Prioritas Pelaks anaan Pelatihan Has il Penilaian Kompetensi
Data Kebutuhan Pelatihan Data Kebutuhan Pelatihan
Data Penilaian Data Kompetensi Jabatan
Tingkat Kompetensi Jabatan
Data Standar Kompetensi
Data Kompetensi Karyawan Data Kompetensi Karyawan
Data Indikator Perilaku Data Kompetensi
Data Jabatan Data Indikator Perilaku
Data Kompetensi Data Jabatan
Data Karyawan Kamus Kompetens i
Daftar Karyawan Des kripsi J abatan
Data Standar Kompetensi
Tingkat Indikator Perilaku Karyawan Data Karyawan
Laporan Peserta Pelatihan Training
Officer
Department Head
2 Membuat Standar Kompetensi
Jabatan
+
3 Merenc anakan Peng embangan
Karyawan
+
4 Melaksanakan Perenc anaan
Pelatihan
+
4 Karyawan
3 Standar
Kompetensi
6 Data Kompetensi Karyawan
1 Kompetensi
2 Jabatan
1 Melakukan Update Active File
+
5 Indikator Perilaku
1 Kompetensi
7 Penilaian
8 Pelatihan
Gambar 3.10 DFD Level 0
Pada Level 0 akan digambarkan lebih detil interaksi antara pengguna dengan sistem nantinya. Penjelasan singkat untuk Level 0 ini adalah sistem
dimulai dari training officer yang melakukan proses melakukan update active file dan selanjutnya adalah proses membuat standar kompetensi jabatan, Setelah
standar kompetensi tersimpan pada database, maka proses berikutnya dilakukan department head untuk merencanakan pengembangan bagi karyawan. Data
kebutuhan pelatihan yang sudah dihasilkan oleh proses merencanakan pengembangan karyawan, maka dilanjutkan ke proses melaksanakan perencanaan
pelatihan. Proses perencanaan pelatihan tersebut dilakukan oleh training officer dengan menghasilkan laporan peserta pelatihan dan laporan prioritas pelaksanaan
pada pelatihan.
A. Level 1 Melakukan Update Active File
Pada level 1 ini merupakan proses melakukan update active file yang terdapat pada hasil rancangan lebih detil mengenai proses analisis kebutuhan
pelatihan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11 DFD Level 1 Melakukan Update Active File
Data Kompetensi Data Indikator Perilaku
Kamus Kompetens i
Data Indikator Perilaku Data Kompetensi
[Data Kompetensi] [Data Indikator Perilaku]
Data Karyawan Daftar Karyawan
[Daftar Karyawan] Data Karyawan
[Data Karyawan] Des kripsi J abatan
[Deskrips i Jabatan] Data Jabatan
Data Jabatan [Data Jabatan]
Training Offic er
4 Karyawan
2 Jabatan
1 Kompetensi
5 Indikator Perilaku
1.1 Update Data Jabatan
1.2 Input Data Jabatan
1.3 Menyimpan Data J abatan
1.4 Update Data Karyawan
1.5 Input Data Karyawan
1.6 Menyimpan Data Karyawan
1.7 Update Data Kompetensi
1.8 Input Data Kompetens i
1.9 Menyimpan Data Kompetensi
Proses pada level 1 ini dimulai dari proses melakukan input data yang dibutuhkan dalam fungsional selanjutnya. Data kebutuhan yang dimasukkan
adalah data jabatan, karyawan dan kompetensi. Data indikator perilaku pada setiap tingkatlevel kompetensi juga dimasukkan karena data tersebut digunakan
untuk proses penilaian yang dilakukan oleh department head. Setelah dilakukan input data, proses selanjutnya adalah proses penyimpanan data ke dalam database.
Proses pada level 1 ini dianggap telah selesai jika semua data yang dibutuhkan oleh sistem semua sudah terkumpul dan tersimpan ke dalam database.
Pada level 1 ini juga dilakukan proses update pada setiap data atau active file. Proses update akan dilakukan jika terjadi perubahan data sesuai dengan
kondisi perusahaan saat ini. Untuk mengetahui kondisi perusahaan, training officer sebelumnya melakukan cross check terhadap deskripsi pekerjaan, struktur
organisasi, daftar karyawan dan kamus kompetensi yang diperlukan oleh suatu jabatan.
B. Level 1 Membuat Standar Kompetensi Jabatan
Pada level 1 ini merupakan hasil rancangan lebih detil lagi mengenai proses analisis kebutuhan pelatihan pada level 0 dalam membuat standar
kompetensi. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.12. Proses pada level 1 ini dimulai dari training officer memasukkan data
kompetensi dan data jabatan ke dalam sistem. Kemudian training officer melakukan penentuan jenis-jenis kompetensi yang diperlukan oleh setiap jabatan.
Setelah itu, proses yang terakhir adalah menentukan tingkat kompetensi jabatan. Output yang dihasilkan dari proses tersebut, yaitu berupa data standar kompetensi
yang akan disimpan ke dalam database.
Gambar 3.12 DFD Level 1 Membuat Standar Kompetensi Jabatan
C. Level 1 Merencanakan Pengembangan Karyawan
Pada level 1 ini menjelaskan lebih detil tentang proses menentukan kebutuhan pelatihan untuk setiap karyawan. Untuk mengetahui lebih jelasnya
proses tersebut, dapat dilihat pada Gambar 3.13 Proses ini bermula pada saat data standar kompetensi jabatan dan data
karyawan telah tersedia, kemudian department head akan melakukan penilaian terhadap indikator-indikator perilaku pada setiap tingkat kompetensi yang dimiliki
oleh karyawan. Output yang dihasilkan oleh proses tersebut adalah tingkat kompetensi yang dimiliki oleh karyawan saat ini dan selanjutnya akan disimpan
ke dalam database. Untuk proses berikutnya adalah melakukan perhitungan kesenjangan antara tingkat kompetensi karyawan dengan tingkat kompetensi
jabatan. Hasil proses pada perhitungan kesenjangan tersebut akan digunakan untuk menentukan kebutuhan pelatihan bagi karyawan. Setelah kebutuhan
Data Kompetensi Data Jabatan
[Ting kat Kompetensi J abatan] [Data Kompetensi J abatan]
[Data Kompetensi] [Data Jabatan]
Kompetensi Jabatan
[Data Standar Kompetensi] Training
Officer
3 Standar
Kompetensi 2.1
Menentukan Kompetensi Jabatan
2.2 Menentukan Tingkat
Kompetensi Jabatan 2
Jabatan 1
Kompetensi
pelatihan telah diketahui, maka akan disimpan pada data kebutuhan pelatihan ke dalam database.
Gambar 3.13 DFD Level 1 Merencanakan Pengembangan Karyawan
D. Level 1 Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Pada level 1 melaksanakan perencanaan pelatihan, di dalamnya terdapat 3 tiga proses, yaitu proses mengecek kebutuhan pelatihan karyawan,
menentukan peserta pelatihan dan menentukan prioritas pelaksanaan pelatihan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Data Indikator Perilaku
[Data Kebutuhan Pelatihan] Data Kompetensi Karyawan
[Data Kompetensi Karyawan] [Data Kompetensi]
[Data Standar Kompetensi] Tingkat Kompetensi Karyawan
[Laporan Kebutuhan Pelatihan Karyawan] [Hasil Penilaian Kompetensi]
[Data Indikator Perilaku] [Data Karyawan]
[Data Penilaian] [Ting kat Indikator Perilaku Karyawan]
Data Kompetensi Karyawan Data Kompetensi Karyawan
Department Head
4 Karyawan
5 Indikator Perilaku
6 Data Kompetensi Karyawan
3 Standar
Kompetensi 1
Kompetensi 7
Penilaian
8 Pelatihan
3.1 Cek Tahun Penilaian
Kompetensi Karyawan
3.2 Menilai Kompetensi
Karyawan
3.3 Meng hitung Kesenjang an
Kompetensi 3.4
Menentukan Kebutuhan Pelatihan
5 Indikator Perilaku
Data Kebutuhan Pelatihan Karyawan Laporan Peserta Pelatihan
Data Kebutuhan Pelatihan Karyawan Data Kebutuhan Pelatihan
Data Kompetensi Karyawan
Training Officer
6 Data Kompetensi Karyawan
8 Pelatihan
1 Meng ecek Kebutuhan
Pelatihan Karyawan
2 Menentukan Peserta
Pelatihan
3 Menentukan Prioritas
Pelaksanaan Pelatihan
Gambar 3.14 DFD Level 1 Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Proses bermula pada saat kebutuhan pelatihan bagi setiap karyawan sudah ditentukan oleh sistem dan datanya telah tersimpan di dalam database.
Kemudian, sistem akan melakukan pengecekan terhadap data kebutuhan pelatihan apakah kebutuhan pelatihan pada tahun yang diharapkan sudah ditetapkan
sebelumnya. Jika sudah ditetapkan, maka selanjutnya sistem akan menampilkan sebuah laporan peserta yang akan mengikuti pelatihan sesuai dengan kebutuhan
pelatihan karyawan pada proses menentukan peserta pelatihan. Setelah laporan peserta pelatihan tampil, maka proses selanjutnya adalah menentukan prioritas
untuk melaksanakan kegiatan pelatihan dengan menampilkan laporan prioritas pelaksanaan pelatihan. Laporan-laporan tersebut akan digunakan oleh training
officer dalam melakukan perencanaan pelatihan yang akan diimplementasikan.
3.5.4 Entity Relationship Diagram ERD
ERD merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk mempresentasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan sistem ke
dalam suatu bentuk dengan tujuan untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data pemakai. Dalam perancangan aplikasi ini, telah terbentuk ERD yang
merupakan lanjutan dari pembuatan desain dengan menggunakan DFD, yang disimbolkan dalam bentuk entity.
A. Conceptual Data Model CDM
Gambar 3.15 Conceptual Data Model CDM
CDM merupakan gambaran secara keseluruhan tentang konsep struktur basis data yang dirancang untuk program atau aplikasi. CDM yang dirancang
untuk aplikasi analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai
Mempunyai Menilai
Melakukan Mempunyai
Membent uk Mempunyai
Mempunyai Memegang
Karyawan NIK
Nama Gol ongan
T gl _Lahi r T gl _Masuk
Status Photo
Kompetensi Det_Komp
Nama_Kompetensi Fi l e_Komp
Jabatan Nama_Jabatan
Nama_Dept Nama_CC
Atasan Fi l e_Des kri ps i
Standar Kompetensi Standar_Level
Kompetensi Karyawan T ahun
T ingkat_Kompetens i Gap
Pengguna Username
Pass word Logi n_As
Indi kator Peri l aku Indi kator
T ingkat Program_Pel ati han
Peni l ai an T ahun
T ingkat_Kompeten
Pel atihan Pel atihan
Pri ori tas
B. Physical Data Model PDM
PDM menggambarkan secara detil konsep struktur basis data untuk suatu program atau aplikasi. PDM terbentuk dari CDM yang menggambarkan tabel-
tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun PDM tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.16.
Gambar 3.16 Physical Data Model PDM
3.5.5 Struktur Basis Data
Sesuai dengan PDM yang telah dirancang, dapat dibentuk suatu struktur basis data yang akan digunakan untuk penyimpanan data yaitu :
1. Nama Tabel : PENGGUNA
Primary Key : USERNAME Foreign Key : NAMA_JABATAN
Fungsi : Menyimpan data pengguna aplikasi
NIK = NIK DET_KOMP = DET _KOMP
TAHUN = T AHUN DET_KOMP = DET _KOMP
NIK = NIK
NIK = NIK USERNAME = USERNAME
INDIKATOR = INDIKAT OR NAMA_JABATAN = NAMA_JABAT AN
DET_KOMP = DET _KOMP NAMA_JABATAN = NAMA_JABAT AN
DET_KOMP = DET _KOMP NAMA_JABATAN = NAMA_JABAT AN
KARYAWAN NIK
varchar10 NAMA_JABATAN
varchar50 NAMA
varchar50 GOLONGAN
varchar5 TGL_LAHIR
date TGL_MASUK
date STATUS
varchar10 PHOTO
long binary KOMPETENSI
DET_KOMP varchar50
NAMA_KOMPETENSI varchar25
FILE_KOMP long binary
JABATAN NAMA_JABATAN
varchar50 NAMA_DEPT
varchar25 NAMA_CC
varchar10 ATASAN
varchar50 FILE_DESKRIPSI
long binary
STANDAR_KOMPETENSI NAMA_JABATAN
varchar50 DET_KOMP
varchar50 STANDAR_LEVEL
integer KOMPETENSI_KARYAWAN
NIK varchar10
DET_KOMP varchar50
TAHUN varchar4
USERNAME varchar10
TINGKAT_KOMPETENSI integer
GAP integer
PENGGUNA USERNAME
varchar10 NAMA_JABATAN
varchar50 PASSWORD
varchar6 LOGIN_AS
varchar15 INDIKATOR_PERILAKU
INDIKATOR varchar200
DET_KOMP varchar50
TINGKAT integer
PROGRAM_PELATIHAN varchar70
PENILAIAN NIK
varchar10 INDIKATOR
varchar200 TAHUN_NILAI
varchar4 TINGKAT_KOMPETEN
varchar15
PELATIHAN NIK
varchar10 DET_KOMP
varchar50 TAHUN
varchar4 PELATIHAN
varchar70 PRIORITAS
integer
Tabel 3.16 Struktur Tabel Pengguna No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 USERNAME
Varchar10 Primary Key Id pengguna aplikasi
2 NAMA_JABATAN
Varchar50 Foreign Key
Nama jabatan pengguna
3 PASSWORD
Varchar6 Not Null
Password pengguna aplikasi
4 LOGIN_AS
Varchar15 Not Null
Jenis login pengguna aplikasi
2. Nama Tabel : KARYAWAN
Primary Key : NIK Foreign Key : NAMA_JABATAN
Fungsi : Menyimpan data karyawan
Tabel 3.17 Struktur Tabel Karyawan No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 NIK
Varchar10 Primary Key
Nomor induk karyawan
2 NAMA_JABATAN
Varchar50 Foreign Key
Nama jabatan karyawan
3 NAMA
Varchar50 Not Null
Nama karyawan 4
GOLONGAN Varchar5
Not Null Golongan karyawan
5 TGL_LAHIR
Date Not Null
Tanggal lahir karyawan
6 TGL_MASUK
Date Not Null
Tanggal mulai bekerja karyawan
7 STATUS
Varchar10 Not Null
Status karyawan 8
PHOTO Long Binary
Allow Null Foto karyawan
3. Nama Tabel : JABATAN
Primary Key : NAMA_JABATAN Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jabatan
Tabel 3.18 Struktur Tabel Jabatan No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 NAMA_DEPT
Varchar25 Not Null
Nama departemen 2
NAMA_CC Varchar10
Not Null Cost Center
3 NAMA_JABATAN
Varchar50 Primary Key Nama jabatan
4 FILE_DESKRIPSI
Long Binary Allow Null
Dokumen deskripsi jabatan
4. Nama Tabel : KOMPETENSI
Primary Key : NAMA_KOMPETENSI, DET_KOMP Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data kompetensi
Tabel 3.19 Struktur Tabel Kompetensi No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 NAMA_KOMPETENSI
Varchar10 Not Null
Nama jenis kompetensi
2 DET_KOMP
Varchar25 Primary
Key Nama kompetensi
3 FILE_KOMP
Varchar10 Allow Null
Dokumen kamus kompetensi
5. Nama Tabel : INDIKATOR_PERILAKU
Primary Key : INDIKATOR Foreign Key : DET_KOMP
Fungsi : Menyimpan data indikator perilaku
Tabel 3.20 Struktur Tabel Indikator Perilaku No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 INDIKATOR
Varchar200 Primary Key Indikator
perilaku 2
DET_KOMP Varchar50
Foreign Key Nama
kompetensi 3
TINGKAT Integer
Not Null Level
kompetensi
No. Field
Tipe Data Constraint
Keterangan
4 PROGRAM_PELATIHAN
Varchar70 Not Null
Nama program pelatihan
6. Nama Tabel : STANDAR_KOMPETENSI
Primary Key : NAMA_JABATAN, DET_KOMP Foreign Key : NAMA_JABATAN, DET_KOMP
Fungsi : Menyimpan data standar kompetensi
Tabel 3.21 Struktur Tabel Standar Kompetensi No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 NAMA_JABATAN
Varchar50 Primary Key,
Foreign Key Nama jabatan
2 DET_KOMP
Varchar50 Primary Key,
Foreign Key Nama kompetensi
3 STANDAR_LEVEL
Integer Not Null
Standar level kompetensi pada
setiap jabatan
7. Nama Tabel : KOMPETENSI_KARYAWAN
Primary Key : NIK, DET_KOMP, TAHUN Foreign Key : NIK, DET_KOMP, USERNAME
Fungsi : Menyimpan data kompetensi karyawan
Tabel 3.22 Struktur Tabel Kompetensi Karyawan No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 NIK
Varchar10 Primary
Key, Foreign
Key Nomor induk
karyawan
2 DET_KOMP
Varchar50 Primary
Key, Foreign
Key Nama
kompetensi
No. Field
Tipe Data Constraint
Keterangan
3 TAHUN
Varchar4 Primary
Key Tahun penilaian
kompetensi karyawan
4 USERNAME
Varchar10 Foreign
Key Id pengguna
aplikasi
5 TINGKAT_KOMPETENSI
Integer Not Null
Tingkat kompetensi
karyawan
6 GAP
Integer Not Null
Gap antara tingkat
kompetensi karyawan
dengan kompetensi
jabatan
8. Nama Tabel : PELATIHAN
Primary Key : NIK, DET_KOMP, TAHUN, PELATIHAN Foreign Key : NIK, DET_KOMP, TAHUN
Fungsi : Menyimpan data pelatihan yang dibutuhkan karyawan
Tabel 3.23 Struktur Tabel Pelatihan No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 NIK
Varchar10 Primary Key,
Foreign Key Nomor induk
karyawan 2
DET_KOMP Varchar50
Primary Key, Foreign Key
Nama kompetensi
3 TAHUN
Varchar4 Primary Key,
Foreign Key
Tahun penilaian kompetensi
karyawan
4 PELATIHAN
Varchar10 Primary Key
Nama program pelatihan yang
dibutuhkan
5 PRIORITAS
Integer Not Null
Tingkat kompetensi
yang dimiliki oleh karyawan
9. Nama Tabel : PENILAIAN
Primary Key : NIK, DET_KOMP, TAHUN, PELATIHAN Foreign Key : NIK, DET_KOMP, TAHUN
Fungsi : Menyimpan data pelatihan yang dibutuhkan karyawan
Tabel 3.24 Struktur Tabel Penilaian No.
Field Tipe Data
Constraint Keterangan
1 NIK
Varchar10 Primary
Key, Foreign
Key Nomor induk
karyawan
2 INDIKATOR
Varchar200 Primary
Key, Foreign
Key Indikator
perilaku
3 TAHUN_NILAI
Varchar4 Primary
Key Tahun penilaian
kompetensi karyawan
4 TINGKAT_KOMPETEN
Varchar15 Not Null
Tingkat kompeten pada
indikator perilaku
3.5.6 Perancangan Prosedur dan Program Unit
Penjabaran aplikasi dengan menggunakan pseudocode merupakan konstruksi awal pemrograman aplikasi yang akan dibangun dapat terlihat serta
memberikan deskripsi dari setiap fungsi yang akan dibangun, dan juga disertai dengan desain tampilan antarmuka aplikasi. Pada tugas akhir ini, penjelasan lebih
detil dari sistem akan dibagi dan disesuaikan dengan pengguna aplikasi yang sudah dijelaskan sebelumnya. Perancangan ini tentu saja disesuaikan dengan
proses-proses yang ada pada DFD. rancangan yang disesuaikan dengan fungsional dan pengguna sistem nantinya adalah sebagai berikut:
1. Department Head
a. Merencanakan Pengembangan Karyawan
Menampilkan menu untuk menentukan kebutuhan pelatihan bagi setiap karyawan, seperti terlihat pada Tabel 3.23
Tabel 3.25 Detil Form Merencanakan Pengembangan Karyawan
Nama Fungsi Merencanakan Pengembangan Karyawan
Stakeholder Department head
Design Interface “Employee
Assessment
”
Employee Assessment
NIK Name
Department Cost Center
Position Search….
NIK : Name :
Department : Cost Center :
Position : -
- -
- -
Photo Year :
Competency Type : Competency Name :
Job Level : Employee Level :
Behaviour Indicator Assessment GAP :
Save Competency Desc
Close
Description “Employee
Assessment
”
Fungsi dari form ini adalah untuk melakukan penentuan tingkat kompetensi pada karyawan dan penentuan kebutuhan
pelatihan karyawan sesuai dengan kesenjangan antara tingkat kompetensi jabatan dengan tingkat kompetensi
karyawan.
Design Interface “Behaviour
Indicator Assessment
”
Behaviour Indicator Assessment
Indicator Level Competent
NIK : Name :
Department : Cost Center :
Position : -
- -
- -
Photo Year :
Competency Type : Competency Name :
Job Level : Employee Level :
Finish Close
- -
- -
- Prev
Next
Description “Behaviour
Indicator Assessment
”
Fungsi dari form ini adalah untuk melakukan penilaian karyawan pada indikator perilaku yang terdapat pada setiap
tingkat kompetensi. Penilaian tersebut akan digunakan untuk menentuakn tingkat kompetensi karyawan.
Design Interface “Assessment
Report
”
Assessment Report
Cost Center : Department :
Competency Type : Competency Name :
Year : View Assessment Report
Close Position :
Superior : Employee Name :
All Employee An Employee
Description “Assessment
Report
”
Fungsi dari form ini adalah untuk menampilkan laporan hasil penilaian kompetensi. Laporan tersebut akan dicetak dan
akan diberikan pada karyawan yang telah dinilai kompetensinya.
Design Interface “Department
Analysis
”
Department Analysis
All Department Department :
All Competency Competency Type :
Competency Name : Year :
View Report Close
Description “Department
Analysis
”
Fungsi dari form ini adalah untuk menampilkan dan mencetak laporan kebutuhan pelatihan karyawan pada setiap
tahun berdasarkan kategori nama departemen dan nama kompetensi.
Design Interface “Individual
Analysis
”
Individual Analysis
Cost Center : Department :
Year : View Report
Close Position :
Employee Name :
Description “Individual
Analysis
”
Fungsi dari form ini adalah untuk menampilkan dan mencetak laporan kebutuhan pelatihan karyawan pada setiap
tahun dalam setiap individu atau karyawan.
Table Input
username, karyawan,
jabatan, kompetensi,
standar_kompetensi, indikator_perilaku.
Table Output
penilaian, kompetensi_karyawan, pelatihan.
Non-Functional
Security Hanya bisa diakses oleh pengguna yang
memiliki hak akses dalam melakukan proses menentukan kebutuhan pelatihan.
Correctness Mampu menentukan tingkat kompetensi
karyawan sesuai dengan penilaian indikator perilaku. Selain itu, mampu melakukan
pengukuran kesenjangan antara kompetensi karyawan dengan kompetensi jabatan.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut.
Performance Dibangun pada performa terbaik dalam
spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang akan diberikan.
Operability Tata letak atribut-atribut perintah akan
dikelompokan berdasarkan fungsinya.
Query
Select 1.
select pengguna.username, jabatan.nama_dept, pengguna.nama_jabatan,
pengguna.password, pengguna.login_as from pengguna inner join jabatan on
pengguna.nama_jabatan = jabatan.nama_jabatan
2. select karyawan.nik, jabatan.nama_dept,
jabatan.nama_cc, jabatan.atasan, karyawan.nama_jabatan, karyawan.nama,
karyawan.golongan, karyawan.tgl_lahir, karyawan.tgl_masuk, karyawan.status from
karyawan inner join jabatan on karyawan.nama_jabatan =
jabatan.nama_jabatan
3. select standar_kompetensi.nama_jabatan,
kompetensi.nama_kompetensi, standar_kompetensi.det_komp,
standar_kompetensi.standar_level from standar_kompetensi inner join kompetensi on
standar_kompetensi.det_komp = kompetensi.det_komp where
standar_kompetensi.nama_jabatan=NamaJ abatan
4. select distinct nama_kompetensi from
kompetensi 5.
select standar_kompetensi.nama_jabatan, kompetensi.nama_kompetensi,
standar_kompetensi.det_komp, standar_kompetensi.standar_level from
standar_kompetensi inner join kompetensi on standar_kompetensi.det_komp =
kompetensi.det_komp where standar_kompetensi.nama_jabatan=namaj
abatan and kompetensi.nama_kompetensi=jeniskompet
ensi
6. select distinct standar_level from
standar_kompetensi where det_komp=NamaKompetensi and
nama_jabatan = NamaJabatan
7. select from indikator_perilaku where
det_komp=namakompetensi and tingkat=tingkat
8. Select pelatihan.tahun, pelatihan.nik,
karyawan.nama, jabatan.nama_dept, jabatan.nama_cc, karyawan.nama_jabatan,
kompetensi.nama_kompetensi, pelatihan.det_komp,
standar_kompetensi.standar_level, kompetensi_karyawan.tingkat_kompetensi,
kompetensi_karyawan.gap, pelatihan.pelatihan, pelatihan.prioritas from
pelatihan inner join karyawan on pelatihan.nik = karyawan.nik inner join
jabatan on karyawan.nama_jabatan = jabatan.nama_jabatan inner join
kompetensi_karyawan on pelatihan.nik = kompetensi_karyawan.nik and pelatihan.tahun
= kompetensi_karyawan.tahun and pelatihan.det_komp =
kompetensi_karyawan.det_komp and karyawan.nik = kompetensi_karyawan.nik
inner join standar_kompetensi on jabatan.nama_jabatan =
standar_kompetensi.nama_jabatan inner join kompetensi on
kompetensi_karyawan.det_komp = kompetensi.det_komp and
standar_kompetensi.det_komp = kompetensi.det_komp order by
jabatan.nama_dept, karyawan.nama, pelatihan.prioritas
Update update penilaian set tingkat_kompeten = {0}
where nik = nik and tahun = tahun and indikator = indikator, tingkatkompeten
Insert 1.
insert into kompetensi_karyawan valuesnik,tahun,namakompetensi,
username, tingkatkompetensi, gap 2.
insert into penilaian valuesnik,tahun, indikator, tingkatkompeten
Pseudocode
Login GetPosition
GetEmployee GetCompetency
GetStandardCompetency GetBehaviourIndicator
SaveIndicatorAssessment GetEmployeeLevel
GetGAP GetTrainingNeed
SaveEmployeeAssessment SaveTrainingNeed
PrintReportTrainingNeed PrintReportAssessment
2. Training Officer
a. Melakukan Update Active File
Menampilkan menu untuk melakukan pengelolaan data induk atau active file yang akan digunakan pada penentuan kebutuhan pelatihan bagi setiap
karyawan, seperti terlihat pada Tabel 3.26
Tabel 3.26 Detil Form Melakukan Update Active File
Nama Fungsi Melakukan Update Active File
Stakeholder Training officer
Design Interface “Department
Record
”
Department Record NIK
Name Department
Cost Center Position
Search….
Add Edit
Job Desc Close
View Report
AddEdit Position
Department Name : Cost Center :
Superior : Position :
File Attacthment : Job Description
Browse Save
Back
Description “Department
Record
”
Fungsi dari department record form ini adalah untuk mengelola data jabatan yang ada pada setiap departemen.
Design Interface “Employee
Record
”
Employee Record
NIK Name
Department Superior
Position Search….
Cost Center Group
Entry Date Date of Birth
Status
Add Edit
Delete Close
View Report
AddEdit Employee
01-Jan-2012 01-Jan-1950
Department : Cost Center :
Position : Superior :
File Photo : Browse
Save Back
NIK : Name :
Group : Entry Date :
Date of Birth : Status :
Photo
Description “Employee
Record
”
Fungsi dari employee record form adalah untuk mengelola data karyawan pada perusahaan.
Design Interface “Competency
Record
”
Competency Record
Competency Type Competency Name
Search…. Indicator
Add Edit
View Desc Close
Training Program : -
Level : Add
Edit Competency Type :
Competency Name : - -
AddEdit Competency
Competency Type : Competency Name :
File Attacthment : Competency
Browse Save
Back
AddEdit Behaviour Indicator
Competency Type : Competency Name :
Save Back
Level : Training Program :
Indicator :
Description “Competency
Record
”
Competency record form ini berfungsi untuk mengelola data kompetensi beserta data indikator perilaku pada setiap
tingkat kompetensi.
Table Input username, jabatan, kompetensi.
Table Output jabatan, karyawan, kompetensi, indikator_perilaku.
Non-Functional
Security Hanya bisa diakses oleh pengguna yang
memiliki hak akses dalam melakukan proses menentukan kebutuhan pelatihan.
Correctness Penggunaan validasi data-data pada saat
melakukan penyimpanan
data juga
diperlukan agar tidak terjadi kesalahan input data akibat human error.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut.
Performance Dibangun pada performa terbaik dalam
spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang akan diberikan.
Operability Tata letak atribut-atribut perintah akan
dikelompokan berdasarkan fungsinya.
Query
Select 1.
select pengguna.username, jabatan.nama_dept, pengguna.nama_jabatan,
pengguna.password, pengguna.login_as from pengguna inner join jabatan on
pengguna.nama_jabatan = jabatan.nama_jabatan
2. select distinct nama_dept from jabatan
3. select distinct nama_cc from jabatan where
nama_dept = NamaDepartemen 4.
select nama_jabatan from jabatan where nama_cc=CostCenter
5. select atasan from jabatan where nama_dept
= NamaDepartemen and nama_cc=CostCenter and
nama_jabatan=NamaJabatan
6. select from kompetensi
Update 1.
update jabatan set nama_dept =
NamaDepartemen, nama_cc = CostCenter, atasan = Atasan,
nama_jabatan = NamaJabatan where nama_jabatan = NamaJabatan
2. update jabatan set file_deskripsi = select
BulkColumn from openrowset bulk nLokasiFile, single_blob as a where
nama_jabatan = NamaJabatan
3. update karyawan set nik = NIK,
nama_jabatan = NamaJabatan, nama = Nama, golongan = Golongan, tgl_lahir
= TglLahir, tgl_masuk = TglMasuk, status = Status where nik = NIK
4. update karyawan set photo = select
BulkColumn from openrowset bulk nLokasiFilePhoto, single_blob as a
where nik = NIK
5. update kompetensi set nama_kompetensi =
{0}, det_komp = {1} where nama_kompetensi = JenisKompetensi and
det_komp = NamaKompetensi, JenisKompetensi, NamaKompetensi
6. update kompetensi set file_komp = select
BulkColumn from openrowset bulk nLokasiFileKompetensi, single_blob as a
where nama_kompetensi = JenisKompetensi and det_komp =
NamaKompetensi
7. update indikator_perilaku set indikator =
Indikator where det_komp = NamaKompetensi and tingkat = Tingkat
and indikator = Indikator
8. update indikator_perilaku set
program_pelatihan = ProgramPelatihan where det_komp = NamaKompetensi and
tingkat = Tingkat
Insert 1.
insert into jabatan valuesNamaDepartemen,Cost
Center,Atasan,NamaJabatan, NULL 2.
insert into karyawan valuesNIK, NamaJabatan, Nama, Golongan,
TglLahir, TglMasuk, Status, NULL 3.
insert into kompetensi valuesJenisKompetensi,NamaKompeten
si, NULL 4.
insert into indikator_perilaku valuesNamaKompetensi, Tingkat,
Indikator, ProgramPelatihan
Delete delete from karyawan where nik = NIK
Pseudocode
Login GetPosition
GetCompetency SavePosition
SaveEmployee SaveCompetency
SaveBehaviourIndicator UpdatePosition
UpdateEmployee UpdateCompetency
UpdateBehaviourIndicator DeleteKaryawan
b. Membuat Standar Kompetensi Jabatan
Menampilkan menu untuk membuat standar kompetensi yang harus dimiliki oleh karyawan dalam menjalankan jabatannya, seperti terlihat
pada Tabel 3.27 Tabel 3.27 Detil Form Membuat Standar Kompetensi Jabatan
Nama Fungsi Membuat Standar Kompetensi Jabatan
Stakeholder
Training officer
Design Interface “Standard
Competency
”
Add Standart Competency Department :
Cost Center : Position :
Save Back
Competency Type : Competency Name :
Job Desc Competency Desc
Job Level :
Standart Competency
Competency Type Competency Name
Job Level
Add Competency Desc
Job Desc
Close Department :
Cost Center : Position :
View Report
Description “Standard
Competency
”
Fungsi dari form ini adalah untuk membuat standar kompetensi pada setiap jabatan beserta tingkat kompetensi
yang dibutuhkan dalam melaksanakan jabatan tersebut.
Table Input username, jabatan, kompetensi
Table Output standar_kompetensi
Non-Functional
Security Hanya bisa diakses oleh pengguna yang
memiliki hak akses dalam melakukan proses menentukan kebutuhan pelatihan.
Correctness Penggunaan validasi data-data pada saat
melakukan penyimpanan
data juga
diperlukan agar tidak terjadi kesalahan input data akibat human error.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut.
Performance Dibangun pada performa terbaik dalam
spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang akan diberikan.
Operability Tata letak atribut-atribut perintah akan
dikelompokan berdasarkan fungsinya.
Query
Select 1.
select pengguna.username, jabatan.nama_dept, pengguna.nama_jabatan,
pengguna.password, pengguna.login_as from pengguna inner join jabatan on
pengguna.nama_jabatan = jabatan.nama_jabatan
2. select distinct nama_dept from jabatan
3. select distinct nama_cc from jabatan where
nama_dept = NamaDepartemen 4.
select nama_jabatan from jabatan where nama_dept = NamaDepartemen and
nama_cc=CostCenter 5.
select distinct nama_kompetensi from kompetensi
6. select distinct det_komp from kompetensi
where nama_kompetensi=JenisKompetensi Insert
insert into standar_kompetensi valuesNamaJabatan, NamaKompetensi,
StandarLevel
Pseudocode
Login GetPosition
GetCompetency SaveStandardCompetency
c. Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Menampilkan menu untuk menampilkan laporan peserta yang akan mengikuti pelatihan dalam periode setiap tahun beserta prioritasnya untuk
mengimplementasikan program pelatihan seperti terlihat pada Tabel 3.28 Tabel 3.28 Detil Form Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Nama Fungsi Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Stakeholder Training officer
Design Interface “Training
Participants
”
Training Participants
All Department Department :
Competency Type : Competency Name :
Year : View Report
Close Training Need Programme :
Description “Training
Participants
”
Fungsi dari form ini adalah untuk menampilkan dan mencetak laporan peserta yang akan mengikuti pelatihan
pada setiap tahun.
Design Interface “Priority
Training Need Report
”
Priority Training Need Report
Year : View Report
Close
Description “Priority
Training Need Report
”
Fungsi dari form ini adalah untuk menampilkan dan mencetak laporan prioritas kebutuhan pelatihan karyawan
pada setiap tahun.
Table Input
username, jabatan,
karyawan, kompetensi,
standar_kompetensi
Table Output -
Non-Functional
Security Hanya bisa diakses oleh pengguna yang
memiliki hak akses dalam melakukan proses menentukan kebutuhan pelatihan.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut.
Performance Dibangun pada performa terbaik dalam
spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang akan diberikan.
Operability Tata letak atribut-atribut perintah akan
dikelompokkan berdasarkan fungsinya.
Query
Select 1.
Select distinct pelatihan.tahun, pelatihan.nik, karyawan.nama, jabatan.nama_dept,
jabatan.nama_cc, karyawan.nama_jabatan, kompetensi.nama_kompetensi,
pelatihan.det_komp, standar_kompetensi.standar_level,
kompetensi_karyawan.tingkat_kompetensi, kompetensi_karyawan.gap,
pelatihan.pelatihan, pelatihan.prioritas from pelatihan inner join karyawan on
pelatihan.nik = karyawan.nik inner join jabatan on karyawan.nama_jabatan =
jabatan.nama_jabatan inner join kompetensi_karyawan on pelatihan.nik =
kompetensi_karyawan.nik and pelatihan.tahun = kompetensi_karyawan.tahun and
pelatihan.det_komp = kompetensi_karyawan.det_komp and
karyawan.nik = kompetensi_karyawan.nik inner join standar_kompetensi on
jabatan.nama_jabatan = standar_kompetensi.nama_jabatan inner join
kompetensi on kompetensi_karyawan.det_komp =
kompetensi.det_komp and standar_kompetensi.det_komp =
kompetensi.det_komp where kompetensi.nama_kompetensi
=JenisKompetensi and pelatihan.det_komp =NamaKompetensi and pelatihan.tahun
=tahun and pelatihan.pelatihan =Pelatihan order by jabatan.nama_dept,
jabatan.nama_cc
2. Select distinct pelatihan.tahun, pelatihan.nik,
karyawan.nama, jabatan.nama_dept, jabatan.nama_cc, karyawan.nama_jabatan,
kompetensi.nama_kompetensi, pelatihan.det_komp,
standar_kompetensi.standar_level, kompetensi_karyawan.tingkat_kompetensi,
kompetensi_karyawan.gap, pelatihan.pelatihan, pelatihan.prioritas from
pelatihan inner join karyawan on pelatihan.nik = karyawan.nik inner join
jabatan on karyawan.nama_jabatan = jabatan.nama_jabatan inner join
kompetensi_karyawan on pelatihan.nik = kompetensi_karyawan.nik and pelatihan.tahun
= kompetensi_karyawan.tahun and pelatihan.det_komp =
kompetensi_karyawan.det_komp and karyawan.nik = kompetensi_karyawan.nik
inner join standar_kompetensi on jabatan.nama_jabatan =
standar_kompetensi.nama_jabatan inner join kompetensi on
kompetensi_karyawan.det_komp = kompetensi.det_komp and
standar_kompetensi.det_komp = kompetensi.det_komp where pelatihan.tahun
=tahun order by kompetensi.nama_kompetensi desc,
pelatihan.det_komp, pelatihan.prioritas
Pseudocode
Login PrintReportTrainingPlan
3.5.7 Program Unit
Program unit merupakan kumpulan dari setiap pseudocode yang ada dalam setiap fungsi yang akan dibangun yang berfungsi sebagai dasar dalam
membangun aplikasi dan menerapkan fungsi-fungsi tersebut ke dalam pemrograman dan konstruksi aplikasi yang akan dikembangkan. Program unit
tersebut seperti terlihat pada Tabel 3.29
Tabel 3.29 Program Unit Sistem Nama Fungsional
Program Unit
Merencanakan Pengembangan
Karyawan 1.
Login
2. GetPosition
3. GetEmployee
4. GetCompetency
5. GetStandardCompetency
6. GetBehaviourIndicator
7. SaveIndicatorAssessment
8.
GetEmployeeLevel
9.
GetGAP
10.
GetTrainingNeed
11. SaveEmployeeAssessment
12. SaveTrainingNeed
13. PrintReportTrainingNeed
14. PrintReportAssessment
Melakukan Update Active File 1.
Login
2. GetPosition
3. GetCompetency
4.
SavePosition
5.
SaveEmployee
6.
SaveCompetency
7.
SaveBehaviourIndicator
8.
UpdatePosition
9.
UpdateEmployee
10. UpdateCompetency
11. UpdateBehaviourIndicator
12.
DeleteKaryawan
Membuat Standar Kompetensi Jabatan
1. Login
2. GetPosition
3. GetCompetency
4. SaveStandardCompetency
Melaksanakan Perencanaan
Pelatihan
1. Login
2. PrintReportTrainingPlan
3.5.8 Program Flowchart dan Pseudocode
Berikut ini merupakan hasil rancangan pseudocode secara detil dari beberapa program unit yang telah dirancang, selain itu agar lebih mudah dalam
memahami pseudocode tersebut, maka dirancang juga program flowchart-nya. Pada rancangan pseudocode dan program flowchart berikut, hanya program unit
yang dicetak tebal pada Tabel 3.29 yang akan dijadikan sampel rancangan pseudocode dan flowchart programnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Tabel 3.30.
Tabel 3.30 Program Flowchart dan Pseudocode No
Program Unit Pseudocode
1 Login
START String X, Y
X = READ username and Y = READ password User = READ db.pengguna.username and
Pass = READ db.pengguna.password If X = User Y = Pass Then
LOAD MainForm Else
PRINT “Username Password Incorrect” End if
END
Program Flowchart
Start String X,Y
X = READ Username Y = READ Password
User = READ db.pengguna.username
Pass = READ db.pengguna.password
X=User Y=Pass PRINT
User a e Password
I correct LOAD MainForm
Tidak Ya
End
2 GetEmployeeL
evel
Pseudocode
START Int i, Lvl, N, countIndicator, competent, Qcompetent,
Ncompetent, Jmlcompetent, JmlQcompetent, JmlNcompetent, EmployeeLevel
Lvl = READ Level countIndicator = READ TotalIndicator
competent = 0 Qcompetent = 0
Ncompetent = 0 N = countIndicator
– 1 For i = 0 to N
Jmlcompetent = Jmlcompetent + 1 JmlQcompetent = JmlQcompetent + 1
JmlNcompetent = JmlNcompetent + 1 competent = JmlcompetentcountIndicator100
Qcompetent =
JmlQcompetentcountIndicator100 Ncompetent =
JmlNcompetentcountIndicator100 Next i
If Ncompetent = 0 Then If Qcompetent 50 Then
If competent 50 Then EmployeeLevel = Lvl
PRINT EmployeeLevel Else
EmployeeLevel = Lvl – 1
PRINT EmployeeLevel End if
Else EmployeeLevel = Lvl
– 1 PRINT EmployeeLevel
End if Else
EmployeeLevel = Lvl – 1
PRINT EmployeeLevel End if
END
Program Flowchart
Start Int I, Lvl, N, countIndicator, competent,
Qcompetent, Ncompetent, Jmlcompetent, JmlQcompetent, JmlNcompeten,
EmployeeLevel Lvl = READ Level
countIndicator = READ Total Indicator competent = 0
Qcompetent = 0 Ncompetent = 0
Jmlcompetent = 0 JmlQcompetent = 0
JmlNcompetent = 0 N = countIndicator - 1
competent 50
PRINT EmployeeLevel End
For I = 0 to N Jmlcompetent = Jmlcompetent +1
JmlQcompetent = JmlQcompetent +1 JmlNcompetent = JmlNcompetent+1
competent = Jmlcompetent countIndicator 100 Qcompetent = Jmlcompetent countIndicator 100
Ncompetent = Jmlcompetent countIndicator 100 Next i
Ncompetent = 0 Qcompetent 50
Ya Ya
Ya Tidak
EmployeeLevel = Lvl -1 EmployeeLevel = Lvl
3 GetGAP
Program Flowchart
Start
Int A, B, Gap
A = READ JobLevel B = READ EmployeeLevel
End Gap = B
– A PRINT Gap
Pseudocode
START Int A, B, Gap
A = READ JobLevel B = READ EmployeeLevel
Gap = B – A
PRINT Gap END
4 GetTraining
Need
Program Flowchart
Start Int I, B, N, Gap
String PL, Pelatihan Gap = READ Gap
B = READ EmployeeLevel PL = READ
db.indikator_perilaku.program _pelatihan
End N = B + Gap
B = B+1 For I = B to N
Pelatihan = PL Next i
Pseudocode
START Int i, B, N, Gap
String PL, Pelatihan Gap = READ Gap
B = READ EmployeeLevel PL = READ
db.indikator_perilaku.program_pelatihan N = B+Gap
B = B+1 For i = B to N
Pelatihan = PL Next i
END
3.5.9 Desain Arsitektur
Pengembangan perangkat lunak membutuhkan adanya perangkat keras dan konfigurasi sistem yang tepat, sehingga perangkat lunak tersebut dapat bekerja
dengan baik. Kebutuhan sistem mendefinisikan kebutuhan perangkat keras untuk mendukung kinerja perangkat lunak yang terdiri dari spesifikasi sistem,
spesifikasi jaringan dan spesifikasi lainnya. Sesuai dengan hasil analisis kebutuhan, dapat diberikan solusi spesifikasi
perangkat lunak dan perangkat keras serta konfigurasi jaringan dengan model client-server. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.17.
Server
Client Client
Gambar 3.17 Client-Server
Konsep yang digunakan pada model arsitektur ini adalah two tier concept. Pada konsep ini pembagian proses load dilakukan ke dalam dua bagian. Aplikasi
utama dijalankan atau berjalan pada sisi client yang biasanya mengirimkan request dalam bentuk sintaks SQL ke sebuah database server yang berfungsi
sebagai media penyimpanan. Sehingga bagian utama dari aplikasi berjalan pada sisi komputer client. Adapun spesifikasi minimum perangkat keras komputer
server dan client untuk mendukung kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dapat dilihat pada Tabel 3.31.
Tabel 3.31 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Client Server
a Prosessor Intel Dual Core
b 2 GB RAM DDR2
c 350 GB HDD
d Standard VGA
e Network Interface Card
f LCD Monitor
g Keyboard
h Optical Mouse
a Prosessor Intel Core 2 Duo 2GHz
b 4 GB RAM DDR3
c 500 GB HDD
d Standard VGA
e Network Interface Card
f LCD Monitor
g Keyboard
h Optical Mouse
104
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Implementasi
Implementasi program merupakan implementasi dari hasi analisis dan desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Dengan adanya implementasi ini,
diharapkan dapat membantu perusahaan dalam melakukan analisis kebutuhan pelatihan yang lebih optimal senhingga pelaksanaan pelatihan terlaksana dengan
efektif dan efisien. Sebelum melakukan implementasi, pengguna harus mempersiapkan
kebutuhan-kebutuhan dari
program yang
akan diimplementasikan, yaitu berupa perangkat lunak dan kebutuhan perangkat keras
seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.
4.2 Konfigurasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
