21
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Aanalis Sistem
Analis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada
dalam transaksi SMK Nasional Mojosari khususnya mengenai penanganan pendaftaran siswa baru dan pembayaran spp yang masih menggunaplikasi excel.
Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document flow
yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi tersebut. Untuk melakukan transaksi pendaftaran siswa baru dan pembayaran spp
Dokumen flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada SMK Nasional Mojosari. Dokumen flow menggambarkan proses
yang berhubungan dalam kegiatan transaksi sebelum menggunsistem informasi terintegrasi.
4.2 Desain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:
1. System Flow
2. HIPO
3. Context Diagram
4. Data Flow Diagram DFD
22
5. CDM PDM
6. DBMS
7. Desain Input Output
Ketujuh langkah tersebut dijelaskan sebagai berikut: 1.
System Flow Dengan melihat dan menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini,
maka dilakukan suatu prosedur pengembangan yaitu dengan membuat system flow baru. System Flow yang ada digambarkan sebagai berikut :
Pada system flow Penjualan dimulai dari calon siswa membeli formulir ke petugas jaga, petugas jaga menyimpan data siapa saja yang telah membeli
formulir ke dalam database, petugas jaga memberikan formulir pendaftaran dan formulir daftar ulang untuk calon siswa yang sudah membeli formulir. Petugas
jaga membuat laporan penjualan formulir dari databse yang diberikan kepada kepala sekolah.
Apabila Apabila calon siswa sudah mengisi formulir pendaftaran dan sudah melengkapi persyaratan maka bagian Petugas jaga menyimpan data calon
siswa ke dalam database, calon siswa yang sudah mengisi formulir daftar ulang serta melengkapi berkas diberikan ke bag.administrasi untuk disimpan kedalam
database, bag.administrasi membuat rekap daftar ulang yang diberikan kepada kepala sekolah.
Bag.administrasi mencetak dokumen siswa baru sesuai jurusan yang sudah melakukan daftar ulang, dokumen siswa baru diberikan kepada bag.tata usaha
untuk pembagian kelas sesuai jurusan siswa baru dan menyimpan kedalam
23
databse, bag.tata usaha membuat rekap pembagian kelas yang diberikan kepada guru bk, guru kelas, dan kepala sekolah.
Bag.administrasi memberikan data siswa yang belum melunasi daftar ulang dan yang belum melakukan daftar ulang, untuk calon siswa yang melunasi
maupun mengangsur daftar ulang di buatkan nota dan menyimpan data tersebut kedalam databse, kemudian bag.administrasi membuat rekap daftar ulang yang
diberikan kepada kepala sekolah. Setelah melakukan daftar ulang siswa diberikan rincian pembayaran spp
bagi yang sudah melunasi atau belum melunasi pembayaran spp, untuk siswa yang ingin melakukan pembayaran spp dibuatkan nota dan menyimpan data
pembayaran spp kedalam database, dan bag.administrasi membuat rekap pembayaran spp yang diberikan kepada kepala sekolah.
24
CALON SISWA PETUGAS
MULAI
Simpan Penjualan
Formulir
Formulir Pendaftaran
Formulir Daftar Ulang
Tb.Penjualan Formulir
Cetak formulir pendaftaran dan
daftar ulang
Cetak Laporan Penjualan
Formulir Laporan
Penjualan Formulir
KEPSEK
SELESAI Dokumen
pembayaran
Gambar 4.1 System Flow Penjualan Fromulir
25
CALON SISWA ADMINISTRASI
PETUGAS
Formulir Pendaftaran
Formulir Daftar Ulang
MULAI
Mengisi Formulir
Pendafaran
Isi Formulir Daftar Ulang
Formulir Pendaftaran
Terisi
Formulir Daftar Ulang Terisi
Melengkapi persyaratan
pendaftaran Formulir
Pendaftaran Terisi
Persyaratan pendaftaran
Verivikasi ID Penjualan
Tb.Penjualan Formulir
Y
Cek Berkas Dan
Pengisian Formulir
A
T
A Data sesuai
B
T
B
Simpan Data Calon siswa
Y
Tb.Data Calon Siswa
Menyiapkan Berkas
Daftar Ulang C
D Formulir Daftar
Ulang Terisi Berkas Daftar
Ulang C
D
Verivikasi Data Calon Siswa
T
Cek Kelengkapan
Berkas
Y
Lengkap
E Simpan Data
Siswa Baru Dan
Pembayaran Daftar Ulang
Y
Tb.Data Siswa Baru
Cetak Rangkap Nota
Daftar ulang Nota Daftar
ulang
N
Nota Daftar ulang
Cetak Laporan Siswa Baru
KEPSEK
Laporan Siswa Baru
SELESAI
E
T
Data sesuai
Data sesuai
Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang
26
Pembagian kelas
3 Pembagian
kelas 2
ADMINISTRASI TATA USAHA
GURU KELAS GURU BK
Mulai
Tb.Data Siswa
Baru Cetak
dokumen data siswa
sesuai jurusan
Data siswa sesuai
jurusan Simpan data
pembagian kelas siswa
Tb. Data pembagia
n kelas Cetak
rangkap dokumen
pembagian kelas
Pembagian kelas
1 Pembagian
kelas 1
Pembagian kelas
2
KEPALA SEKOLAH
Pembagian kelas
3 Selesai
Formulir Daftar Ulang Terisi
Simpan Data Siswa Baru
Dan Pembayaran
Daftar Ulang
Gambar 4.3 System Flow Pembagian Kelas
27
ADMINISTRASI SISWA
KEPALA SEKOLAH
Mulai Nota Daftar
ulang Verivikasi nota
Daftar ulang Tb.Data
Siswa Baru Benar
Cetak rincian biaya daftar
ulang Y
Rincian biaya daftar ulang
Bayar
Cicil Y
T
Siapkan pelunasan
T
Siapkan pencicilan
Y Simpan
pencicilan daftar ulang
Simpan pelunasan
daftar ulang
Tb. Daftar Ulang
Tb. Daftar Ulang
Cetak nota pencicilan
daftar ulang Nota
pencicilan daftar ulang
Cetak nota pelunasan
daftar ulang Nota
pelunasan daftar ulang
T
Cetak laporan daftar ulang
Laporan daftar ulang
Selesai A
A A
Dokumen pembayaran
daftar ulang Dokumen
pembayaran daftar ulang
Gambar 4.4 System Flow Daftar Ulang
28
ADMINISTRASI SISWA
KEPALA SEKOLAH
Mulai
Verivikasi pembayaran
SPP Lunas
T Cetak rincian
pembayaran spp
Rincian pembayaran
spp
Selesai Siapkan
pembayaran Bayar
Y Tb.Data
Siswa Baru
Update pembayaran
spp Tb.SPP
Cetak nota pembayaran
SPP Nota
pembayaran SPP
Cetak laporan Pembayaran
SPP Laporan
pembayaran SPP
1 T
1
1 Y
Dokumen pembayaran
Gambar 4.5 System Flow Pembayaran SPP
29
2. Hierarchi Input Output
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU
DAN PEMBAYARAN SPP PADA SMK NASIONAL
3
PEMBAGIAN KELAS
2
PENDAFTARAN DAN DAFTAR ULANG
1
PENJUALAN FORMULIR
4
PEMBAYARAN DAFTAR ULANG
5
PEMBAYARAN SPP
1.1
MASTER PENJUALAN FORMULIR
1.2
LAPORAN PENJUALAN FORMULIR
2.1
PENDAFTARAN
2.2
DAFTAR ULANG SISWA BARU
3.1
PEMBAGIAN KELAS SESUAI JURUSAN
3.2
LAPORAN PEMBAGIAN KELAS
4.1
DAFTAR ULANG
4.2
LAPORAN DAFTAR ULANG
5.1
PEMBAYARAN SPP
5.2
LAPORAN PEMBAYARAN SPP
Gambar 4.6 Hierarchy Input Output HIPO
Hierarchi Input Output HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi.
Gambar 4.6 adalah hierarchy chart dari Rancang Bangun Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembaaran SPP pada SMK Nasional Mojosari.
3. Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context diagram terdapat 7tiga external entity, yaitu : Calon Siswa, Petugas,
Administrasi, Tata Usaha, Guru BK, Guru Kelas, Kepala Sekolah untuk detailnya pada Gambar 4.7 dibawah ini
30
Nota_Pelunasan_daftar_ulang Nota_Pencicilan_daftar_ulang
Laporan_daftar_ulang Data_Pendaftar
Laporan_Pembayaran_SPP Nota_Pembayaran_SPP
Pembayaran_SPP
Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa_Baru
Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa dokumen_Pembagian_Kelas
Data_Siswa_Sesuai_Jurusan Nota_Daftar_Ulang
Dokumen_daftar_ulang
Laporan_Siswa_Baru Laporan_Penjualan_Formulir
Data_Daftar_Ulang Data_Penjualan_Formulir
Membeli_Formulir
Sistem_Aplikasi_Pendaftaran_ Siswa_Baru_SMK_Nasional
+
Calon_Siswa Petugas
Kepala_Sekolah Administrasi
Tata_Usaha
Guru_BK Guru_Kelas
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level Context
4. Data Flow Diagram DFD
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh
kegiatan yang terdapat pada Sistem Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembayaran SPP secara jelas. Pada transaksi ini yaitu mengelola penjualan
formulir, pendaftaran dan daftar ulang, pembagian kelas, daftar ulang, dan pembayaran spp yang terlihat antara lain Petugas, Tata Usaha, Administrasi.
Seperti terlihat pada Gambar 4.8 DFD level 0.
31
Laporan_Pembayaran_SPP Nota_Pembayaran_SPP
melihat data menyimpan dan baca data
Pembayaran_SPP proses selanjutnya3
Laporan_daftar_ulang Nota_Pelunasan_daftar_ulang
menyimpan dan membaca_data Dokumen_pembayaran_daftar_ulang
proses selanjutnya2
Nota_Pencicilan_daftar_ulang baca_data
Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa_Baru dokumen_Pembagian_Kelas
Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa menyimpan dan membaca
mengambil proses selanjutnya1
Data_Siswa_Sesuai_Jurusan Nota_Daftar_Ulang
Dokumen_daftar_ulang Data_Pendaftar
Data_Daftar_Ulang
Laporan_Siswa_Baru proses selanjutnya
Baca Simpan dan Membaca
menyimpan dan baca Laporan_Penjualan_Formulir
Simpan dan baca Membeli_Formulir
Data_Penjualan_Formulir Calon_Sisw
a
Petugas Calon_Sisw
a Kepala_Sekolah
Kepala_Sek olah
Administras i
Calon_Sisw a
Tata_Usah a
Guru_Kelas Guru_BK
Kepala_Sek olah
Calon_Sisw a
Calon_Sisw a
Kepala_Sek olah
1 Penjualan
Formulir
+
4 Penjualan
Formulir
2 Pendaftaran dan
daftar ulang
+
5 Data Siswa baru
6 calon siswa
Calon_Sisw a
3 Pembagian Kelas
+
7 Data Pembagian Kelas
Kepala_Sek olah
Calon_Sisw a
Calon_Sisw a
4 Daftar Ulang
+
Calon_Sisw a
8 Daftar_ulang
9 SPP
5 Pembayaran SPP
+
Gambar 4.8 DFD level 0
32
Pada DFD level 1 proses Penjualan Formulir terdapat 2 sub proses, yaitu mengelola data master Penjualan Formulir dan laporan Penjualan Formulir.
Pertama Calon Siswa membeli formulir pendaftaran . Kedua Petugas Jaga menginputkan data penjualan formulir kedalam Database penjualan formulir.
Dengan melihat Database penjualan formulir, kemudian system mengeluarkan laporan yang diserahkan kepada Kepala Sekolah.
Gambar 4.9 DFD level 1 Penjualan Formulir
Pada DFD level 1 proses Penjualan Formulir terdapat 2 sub proses, yaitu Pendaftaran dan Daftar Ulang Siswa Baru. Pertama Calon Siswa nyerahkan
formulir pendaftaran dan disimpan kedalam Database Calon Siswa. Kedua calon siswa menyerahkan data daftar ulang beserta berkas yang diperlukan dan
disimpan kedalam Database Data Siswa Baru. Dengan melihat Database Data Siswa Baru, kemudian system mengeluarkan laporan siswa baru yang diserahkan
33
kepada Kepala Sekolah,dokumen daftar ulang diserahkan kepada Administrasi, dan nota daftar ulang di serahkan kepada Calon Siswa.
Gambar 4.10 DFD level 1 Pendaftaran dan Daftar Ulang
Pada DFD level 1 proses Pembagian Kelas terdapat 2 sub proses, yaitu Pembagian Kelas Sesuai Jurusan dan Laporan Pembagian Kelas. Pertama Tata
Usaha mengecek Database Data Siswa Baru untuk membagi kelas siswa baru sesuai dengan jurusan siswa baru, dan disimpan kedalam Database Data
Pembagian Kelas. Kedua system mengeluarkan laporan pembagian kelas siswa baru yang diserahkan kepada Kepala Sekolah, Guru Kelas, Guru BK.
34
Gambar 4.11 DFD level 1 Pembagian Kelas
Pada DFD level 1 proses Daftar Ulang terdapat 2 sub proses, yaitu Daftar Ulang dan Laporan Daftar Ulang. Pertama system mengecek Database Data
Siswa Baru apakah calon siswa sudah melunasi atau belum melunasi pembayaran daftar ulang, untuk Calon Siswa yang ingin melunasi dan mengangsur
pembayaran Daftar Ulang dapat menyerahkan dokumen pembayaran dan disimpan kedalam Database Daftar Ulang. Kedua system mengeluarkan laporan
daftar ulang yang diserahkan kepada Kepala Sekolah, nota daftar ulang baik yang sudah lunas maupun yang mengangsur diserahkan kepada Calon Siswa.
35
Gambar 4.12 DFD level 1 Daftar Ulang
Pada DFD level 1 proses Pembayaran SPP terdapat 2 sub proses, yaitu Pembayaran SPP Siswa dan Laporan Pembayaran SPP. Pertama system mengecek
Database Data Siswa Baru apakah calon siswa sudah melunasi atau belum melunasi pembayaran SPP, untuk Calon Siswa yang ingin melunasi pembayaran
SPP dapat menyerahkan dokumen pembayaran spp dan disimpan kedalam Database SPP. Kedua system mengeluarkan laporan pembayaran spp yang
diserahkan kepada Kepala Sekolah, nota pembayaran spp yang diserahkan kepada Calon Siswa.
36
Gambar 4.13 DFD level 1 Pembayaran SPP
5. Entity Relation Diagram
Entity Relation DiagramERD menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini Entity Relation Diagram dari Sistem Informasi
Pendaftarn Siswa Baru dan Pembayaran SPP pada SMK Nasional Mojosari.
1. Conceptual Data Model
Pada Gambar 4.14 menjelaskan tantang Conceptual Data modelCDM yang terdiri dari empat tabel yang saling berhubungan dari sistem informasi
Pendaftarn Siswa Baru dan Pembayaran SPP pada SMK Nasional Mojosari.
37
Gambar 4.14 Conseptual Data Model
2.
Physical Data Model Pada Gambar 4.15 menjelaskan tentang Physical Data Model yang telah
digenerate dari conceptual data model yang sebelumya dari Sistem Informasi Pendaftarn Siswa Baru dan Pembayaran SPP pada SMK Nasional Mojosari.
38
Gambar 4.15 Physical Data Model
6. Desain Database
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Aplikasi Tambah Daya. Data- data
dibawah ini akan menjelaskan satu – persatu detail dari struktur tabel setiap
tabelnya.
A. Tabel Input Data Siswa
Nama Tabel : Input Data Siswa
Primary Key : No_Thn_STTB
Foreign Key : -
NOMOR = NOMOR
NO_PENDAFTARAN = NO_PENDAF TARAN ID_SEKOLAH = DAT_ID_SEKOLAH
ID_SEKOLAH = ID_SEKOLAH NO_PENDAFTARAN = NO_PENDAF TARAN
ID_KEPSEK = ID_KEPSEK
ID_KEPSEK = ID_KEPSEK NO_PENDAFTARAN = NO_PENDAF TARAN
ID_ADMIN = ID_ADMIN
CALON_SISWA NO_PENDAFTARAN
Text5 ID_SEKOLAH
Text20 DAT_ID_SEKOLAH
Text20 NOMOR
Text5 NAMA_SISWA
Text20 PILIHAN_M ASUK
Text10 JENIS_KELAM IN
Text10 TTL
DateTime AGAM A
Text10 ALAMAT
Text50 NO_TELP
Integ er NO_STTB
Integ er NILAI_SKHUN
Integ er TGL_TRANSAKSI
DateTime IJAZAH
Text1 SKHUN
Text1 PHOTO
Text1 TAHUN_MASU K
DateTime PETUGAS
NOMOR Text5
ID_KEPSEK Text15
NAMA_PETUGAS Text20
NAMA_PIKET Text20
ADMINISTRASI ID_ADMIN
Text15 ID_KEPSEK
Text15 NAMA_ADMIN Text20
KEPALA_SEKOLAH ID_KEPSEK
Text15 NAMA
Text20 DATA_KEAHLIAN
NAMA_KEAHLIAN Text20
DATA_WALI NO_PENDAFTARAN
Text5 NAMAWALI
Text20 ALAMATWALI
Text20 NOTELEPON
Integ er SATUS_PEKERJAAN
Text20 AGAM AWALI
Text10
DATA_ASAL_SEKOLAH ID_SEKOLAH
Text20 NO_PENDAFTARAN
Text5 NAMA_SEKOLAH
Text20 ALAMAT_SEKOLAH
Text20 NO_TELEPON
Integ er DAFTAR_ULANG_DAN_PEMBAYARAN_SPP
ID_ADMIN Text15
NO_PENDAFTARAN Text5
39
Fungsi : Menyimpan Data Siswa
Tabel 4.1 Tabel Input Data Siswa
B. Tabel Daftar Ulang
Nama Tabel : Tabel Daftar Ulang
Primary Key : -
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Daftar Ulang
No. Nama_Field
Type_Data Keterangan
1 No_Pendaftaran
varchar50 2
Nama_Siswa varchar50
3 Pilihan_masuk
varchar50 4
Tanggal_Lahir Datetime
5 Agama_siswa
varchar50 6
Alamat_siswa varchar50
7 No_tlp
varchar50 8
Asal_sekolah varchar50
9 No_Thn_STTB
varchar50 Primary Key
10 Nilai_SKHUN
Int 11
Nama_wali varchar50
12 Pekerjaan
varchar50 13
Alamat_wali varchar50
14 No_tlp_wali
Int 15
Pilihan_program varchar50
16 Izajah
Int 17
Skhun Int
18 Photo
Int 19
Tahun Int
40
Tabel 4.2 Tabel Daftar Ulang
C. Tabel Penjualan Formulir
Nama Tabel : Tabel Penjualan Formulir
Primary Key : Nomor
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Penjualan Formulir
Tabel 4.3 Tabel Penjualan Formulir
D. Tabel Petugas
Nama Tabel : Tabel Petugas
Primary Key : Nomor
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Petugas
No. Nama_Field
Type_Data Keterangan
1 ID
varchar50 2
Nama_kelas varchar50
3 Tanggal
varchar50 4
Jurusan varchar50
5 Biaya_daftar_ulang
varchar50 6
Terbayar varchar50
7 Kekurangan
varchar50 8
Status varchar50
No. Nama_Field
Type_Data Keterangan
1 Nomor
varchar50 Primary Key
2 Nama
varchar50 3
Jumlah numeric18, 0
4 Harga
decimal18, 0 5
Tanggal varchar50
41
Tabel 4.4 Tabel Petugas
E. Tabel Pembagian Kelas
Nama Tabel : Tabel Pembagian Kelas
Primary Key : -
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Pembagian Kelas
Tabel 4.5 Tabel Pembagian Kelas
F. Tabel Pembayaran SPP
Nama Tabel : Tabel Pembayaran SPP
Primary Key : Induk
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Pembayaran SPP
Tabel 4.6 Tabel Pembayaran SPP No.
Nama_Field Type_Data
Keterangan
1 Nomor
varchar50 Primary Key
2 Tanggal
varchar50 3
Pukul varchar50
4 Nama_Petugas
varchar50 5
Nama_piket varchar50
No. Nama_Field
Type_Data Keterangan
1 Nama
varchar50 2
Program_Pilihan varchar50
3 Tahun
varchar50 4
Kelas varchar50
No. Nama_Field
Type_Data Keterangan
1 Induk
varchar50 Primary Key
2 Nama
varchar50 3
Tanggal Datetime
4 Jurusan
varchar50
42
7. Desain Input Output
Desain inputoutput merupakan rancangan inputoutput berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan
data. Desain inputoutput juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun system.
a. Menu Utama