Aanalis Sistem Desain Sistem

21

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Aanalis Sistem

Analis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam transaksi SMK Nasional Mojosari khususnya mengenai penanganan pendaftaran siswa baru dan pembayaran spp yang masih menggunaplikasi excel. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi tersebut. Untuk melakukan transaksi pendaftaran siswa baru dan pembayaran spp Dokumen flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada SMK Nasional Mojosari. Dokumen flow menggambarkan proses yang berhubungan dalam kegiatan transaksi sebelum menggunsistem informasi terintegrasi.

4.2 Desain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah: 1. System Flow 2. HIPO 3. Context Diagram 4. Data Flow Diagram DFD 22 5. CDM PDM 6. DBMS 7. Desain Input Output Ketujuh langkah tersebut dijelaskan sebagai berikut: 1. System Flow Dengan melihat dan menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini, maka dilakukan suatu prosedur pengembangan yaitu dengan membuat system flow baru. System Flow yang ada digambarkan sebagai berikut : Pada system flow Penjualan dimulai dari calon siswa membeli formulir ke petugas jaga, petugas jaga menyimpan data siapa saja yang telah membeli formulir ke dalam database, petugas jaga memberikan formulir pendaftaran dan formulir daftar ulang untuk calon siswa yang sudah membeli formulir. Petugas jaga membuat laporan penjualan formulir dari databse yang diberikan kepada kepala sekolah. Apabila Apabila calon siswa sudah mengisi formulir pendaftaran dan sudah melengkapi persyaratan maka bagian Petugas jaga menyimpan data calon siswa ke dalam database, calon siswa yang sudah mengisi formulir daftar ulang serta melengkapi berkas diberikan ke bag.administrasi untuk disimpan kedalam database, bag.administrasi membuat rekap daftar ulang yang diberikan kepada kepala sekolah. Bag.administrasi mencetak dokumen siswa baru sesuai jurusan yang sudah melakukan daftar ulang, dokumen siswa baru diberikan kepada bag.tata usaha untuk pembagian kelas sesuai jurusan siswa baru dan menyimpan kedalam 23 databse, bag.tata usaha membuat rekap pembagian kelas yang diberikan kepada guru bk, guru kelas, dan kepala sekolah. Bag.administrasi memberikan data siswa yang belum melunasi daftar ulang dan yang belum melakukan daftar ulang, untuk calon siswa yang melunasi maupun mengangsur daftar ulang di buatkan nota dan menyimpan data tersebut kedalam databse, kemudian bag.administrasi membuat rekap daftar ulang yang diberikan kepada kepala sekolah. Setelah melakukan daftar ulang siswa diberikan rincian pembayaran spp bagi yang sudah melunasi atau belum melunasi pembayaran spp, untuk siswa yang ingin melakukan pembayaran spp dibuatkan nota dan menyimpan data pembayaran spp kedalam database, dan bag.administrasi membuat rekap pembayaran spp yang diberikan kepada kepala sekolah. 24 CALON SISWA PETUGAS MULAI Simpan Penjualan Formulir Formulir Pendaftaran Formulir Daftar Ulang Tb.Penjualan Formulir Cetak formulir pendaftaran dan daftar ulang Cetak Laporan Penjualan Formulir Laporan Penjualan Formulir KEPSEK SELESAI Dokumen pembayaran Gambar 4.1 System Flow Penjualan Fromulir 25 CALON SISWA ADMINISTRASI PETUGAS Formulir Pendaftaran Formulir Daftar Ulang MULAI Mengisi Formulir Pendafaran Isi Formulir Daftar Ulang Formulir Pendaftaran Terisi Formulir Daftar Ulang Terisi Melengkapi persyaratan pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Persyaratan pendaftaran Verivikasi ID Penjualan Tb.Penjualan Formulir Y Cek Berkas Dan Pengisian Formulir A T A Data sesuai B T B Simpan Data Calon siswa Y Tb.Data Calon Siswa Menyiapkan Berkas Daftar Ulang C D Formulir Daftar Ulang Terisi Berkas Daftar Ulang C D Verivikasi Data Calon Siswa T Cek Kelengkapan Berkas Y Lengkap E Simpan Data Siswa Baru Dan Pembayaran Daftar Ulang Y Tb.Data Siswa Baru Cetak Rangkap Nota Daftar ulang Nota Daftar ulang N Nota Daftar ulang Cetak Laporan Siswa Baru KEPSEK Laporan Siswa Baru SELESAI E T Data sesuai Data sesuai Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang 26 Pembagian kelas 3 Pembagian kelas 2 ADMINISTRASI TATA USAHA GURU KELAS GURU BK Mulai Tb.Data Siswa Baru Cetak dokumen data siswa sesuai jurusan Data siswa sesuai jurusan Simpan data pembagian kelas siswa Tb. Data pembagia n kelas Cetak rangkap dokumen pembagian kelas Pembagian kelas 1 Pembagian kelas 1 Pembagian kelas 2 KEPALA SEKOLAH Pembagian kelas 3 Selesai Formulir Daftar Ulang Terisi Simpan Data Siswa Baru Dan Pembayaran Daftar Ulang Gambar 4.3 System Flow Pembagian Kelas 27 ADMINISTRASI SISWA KEPALA SEKOLAH Mulai Nota Daftar ulang Verivikasi nota Daftar ulang Tb.Data Siswa Baru Benar Cetak rincian biaya daftar ulang Y Rincian biaya daftar ulang Bayar Cicil Y T Siapkan pelunasan T Siapkan pencicilan Y Simpan pencicilan daftar ulang Simpan pelunasan daftar ulang Tb. Daftar Ulang Tb. Daftar Ulang Cetak nota pencicilan daftar ulang Nota pencicilan daftar ulang Cetak nota pelunasan daftar ulang Nota pelunasan daftar ulang T Cetak laporan daftar ulang Laporan daftar ulang Selesai A A A Dokumen pembayaran daftar ulang Dokumen pembayaran daftar ulang Gambar 4.4 System Flow Daftar Ulang 28 ADMINISTRASI SISWA KEPALA SEKOLAH Mulai Verivikasi pembayaran SPP Lunas T Cetak rincian pembayaran spp Rincian pembayaran spp Selesai Siapkan pembayaran Bayar Y Tb.Data Siswa Baru Update pembayaran spp Tb.SPP Cetak nota pembayaran SPP Nota pembayaran SPP Cetak laporan Pembayaran SPP Laporan pembayaran SPP 1 T 1 1 Y Dokumen pembayaran Gambar 4.5 System Flow Pembayaran SPP 29 2. Hierarchi Input Output SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU DAN PEMBAYARAN SPP PADA SMK NASIONAL 3 PEMBAGIAN KELAS 2 PENDAFTARAN DAN DAFTAR ULANG 1 PENJUALAN FORMULIR 4 PEMBAYARAN DAFTAR ULANG 5 PEMBAYARAN SPP 1.1 MASTER PENJUALAN FORMULIR 1.2 LAPORAN PENJUALAN FORMULIR 2.1 PENDAFTARAN 2.2 DAFTAR ULANG SISWA BARU 3.1 PEMBAGIAN KELAS SESUAI JURUSAN 3.2 LAPORAN PEMBAGIAN KELAS 4.1 DAFTAR ULANG 4.2 LAPORAN DAFTAR ULANG 5.1 PEMBAYARAN SPP 5.2 LAPORAN PEMBAYARAN SPP Gambar 4.6 Hierarchy Input Output HIPO Hierarchi Input Output HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Gambar 4.6 adalah hierarchy chart dari Rancang Bangun Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembaaran SPP pada SMK Nasional Mojosari. 3. Context Diagram Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context diagram terdapat 7tiga external entity, yaitu : Calon Siswa, Petugas, Administrasi, Tata Usaha, Guru BK, Guru Kelas, Kepala Sekolah untuk detailnya pada Gambar 4.7 dibawah ini 30 Nota_Pelunasan_daftar_ulang Nota_Pencicilan_daftar_ulang Laporan_daftar_ulang Data_Pendaftar Laporan_Pembayaran_SPP Nota_Pembayaran_SPP Pembayaran_SPP Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa_Baru Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa dokumen_Pembagian_Kelas Data_Siswa_Sesuai_Jurusan Nota_Daftar_Ulang Dokumen_daftar_ulang Laporan_Siswa_Baru Laporan_Penjualan_Formulir Data_Daftar_Ulang Data_Penjualan_Formulir Membeli_Formulir Sistem_Aplikasi_Pendaftaran_ Siswa_Baru_SMK_Nasional + Calon_Siswa Petugas Kepala_Sekolah Administrasi Tata_Usaha Guru_BK Guru_Kelas Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level Context 4. Data Flow Diagram DFD DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada Sistem Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembayaran SPP secara jelas. Pada transaksi ini yaitu mengelola penjualan formulir, pendaftaran dan daftar ulang, pembagian kelas, daftar ulang, dan pembayaran spp yang terlihat antara lain Petugas, Tata Usaha, Administrasi. Seperti terlihat pada Gambar 4.8 DFD level 0. 31 Laporan_Pembayaran_SPP Nota_Pembayaran_SPP melihat data menyimpan dan baca data Pembayaran_SPP proses selanjutnya3 Laporan_daftar_ulang Nota_Pelunasan_daftar_ulang menyimpan dan membaca_data Dokumen_pembayaran_daftar_ulang proses selanjutnya2 Nota_Pencicilan_daftar_ulang baca_data Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa_Baru dokumen_Pembagian_Kelas Dokumen_Pembagian_Kelas_Siswa menyimpan dan membaca mengambil proses selanjutnya1 Data_Siswa_Sesuai_Jurusan Nota_Daftar_Ulang Dokumen_daftar_ulang Data_Pendaftar Data_Daftar_Ulang Laporan_Siswa_Baru proses selanjutnya Baca Simpan dan Membaca menyimpan dan baca Laporan_Penjualan_Formulir Simpan dan baca Membeli_Formulir Data_Penjualan_Formulir Calon_Sisw a Petugas Calon_Sisw a Kepala_Sekolah Kepala_Sek olah Administras i Calon_Sisw a Tata_Usah a Guru_Kelas Guru_BK Kepala_Sek olah Calon_Sisw a Calon_Sisw a Kepala_Sek olah 1 Penjualan Formulir + 4 Penjualan Formulir 2 Pendaftaran dan daftar ulang + 5 Data Siswa baru 6 calon siswa Calon_Sisw a 3 Pembagian Kelas + 7 Data Pembagian Kelas Kepala_Sek olah Calon_Sisw a Calon_Sisw a 4 Daftar Ulang + Calon_Sisw a 8 Daftar_ulang 9 SPP 5 Pembayaran SPP + Gambar 4.8 DFD level 0 32 Pada DFD level 1 proses Penjualan Formulir terdapat 2 sub proses, yaitu mengelola data master Penjualan Formulir dan laporan Penjualan Formulir. Pertama Calon Siswa membeli formulir pendaftaran . Kedua Petugas Jaga menginputkan data penjualan formulir kedalam Database penjualan formulir. Dengan melihat Database penjualan formulir, kemudian system mengeluarkan laporan yang diserahkan kepada Kepala Sekolah. Gambar 4.9 DFD level 1 Penjualan Formulir Pada DFD level 1 proses Penjualan Formulir terdapat 2 sub proses, yaitu Pendaftaran dan Daftar Ulang Siswa Baru. Pertama Calon Siswa nyerahkan formulir pendaftaran dan disimpan kedalam Database Calon Siswa. Kedua calon siswa menyerahkan data daftar ulang beserta berkas yang diperlukan dan disimpan kedalam Database Data Siswa Baru. Dengan melihat Database Data Siswa Baru, kemudian system mengeluarkan laporan siswa baru yang diserahkan 33 kepada Kepala Sekolah,dokumen daftar ulang diserahkan kepada Administrasi, dan nota daftar ulang di serahkan kepada Calon Siswa. Gambar 4.10 DFD level 1 Pendaftaran dan Daftar Ulang Pada DFD level 1 proses Pembagian Kelas terdapat 2 sub proses, yaitu Pembagian Kelas Sesuai Jurusan dan Laporan Pembagian Kelas. Pertama Tata Usaha mengecek Database Data Siswa Baru untuk membagi kelas siswa baru sesuai dengan jurusan siswa baru, dan disimpan kedalam Database Data Pembagian Kelas. Kedua system mengeluarkan laporan pembagian kelas siswa baru yang diserahkan kepada Kepala Sekolah, Guru Kelas, Guru BK. 34 Gambar 4.11 DFD level 1 Pembagian Kelas Pada DFD level 1 proses Daftar Ulang terdapat 2 sub proses, yaitu Daftar Ulang dan Laporan Daftar Ulang. Pertama system mengecek Database Data Siswa Baru apakah calon siswa sudah melunasi atau belum melunasi pembayaran daftar ulang, untuk Calon Siswa yang ingin melunasi dan mengangsur pembayaran Daftar Ulang dapat menyerahkan dokumen pembayaran dan disimpan kedalam Database Daftar Ulang. Kedua system mengeluarkan laporan daftar ulang yang diserahkan kepada Kepala Sekolah, nota daftar ulang baik yang sudah lunas maupun yang mengangsur diserahkan kepada Calon Siswa. 35 Gambar 4.12 DFD level 1 Daftar Ulang Pada DFD level 1 proses Pembayaran SPP terdapat 2 sub proses, yaitu Pembayaran SPP Siswa dan Laporan Pembayaran SPP. Pertama system mengecek Database Data Siswa Baru apakah calon siswa sudah melunasi atau belum melunasi pembayaran SPP, untuk Calon Siswa yang ingin melunasi pembayaran SPP dapat menyerahkan dokumen pembayaran spp dan disimpan kedalam Database SPP. Kedua system mengeluarkan laporan pembayaran spp yang diserahkan kepada Kepala Sekolah, nota pembayaran spp yang diserahkan kepada Calon Siswa. 36 Gambar 4.13 DFD level 1 Pembayaran SPP 5. Entity Relation Diagram Entity Relation DiagramERD menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini Entity Relation Diagram dari Sistem Informasi Pendaftarn Siswa Baru dan Pembayaran SPP pada SMK Nasional Mojosari. 1. Conceptual Data Model Pada Gambar 4.14 menjelaskan tantang Conceptual Data modelCDM yang terdiri dari empat tabel yang saling berhubungan dari sistem informasi Pendaftarn Siswa Baru dan Pembayaran SPP pada SMK Nasional Mojosari. 37 Gambar 4.14 Conseptual Data Model 2. Physical Data Model Pada Gambar 4.15 menjelaskan tentang Physical Data Model yang telah digenerate dari conceptual data model yang sebelumya dari Sistem Informasi Pendaftarn Siswa Baru dan Pembayaran SPP pada SMK Nasional Mojosari. 38 Gambar 4.15 Physical Data Model 6. Desain Database Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Aplikasi Tambah Daya. Data- data dibawah ini akan menjelaskan satu – persatu detail dari struktur tabel setiap tabelnya. A. Tabel Input Data Siswa Nama Tabel : Input Data Siswa Primary Key : No_Thn_STTB Foreign Key : - NOMOR = NOMOR NO_PENDAFTARAN = NO_PENDAF TARAN ID_SEKOLAH = DAT_ID_SEKOLAH ID_SEKOLAH = ID_SEKOLAH NO_PENDAFTARAN = NO_PENDAF TARAN ID_KEPSEK = ID_KEPSEK ID_KEPSEK = ID_KEPSEK NO_PENDAFTARAN = NO_PENDAF TARAN ID_ADMIN = ID_ADMIN CALON_SISWA NO_PENDAFTARAN Text5 ID_SEKOLAH Text20 DAT_ID_SEKOLAH Text20 NOMOR Text5 NAMA_SISWA Text20 PILIHAN_M ASUK Text10 JENIS_KELAM IN Text10 TTL DateTime AGAM A Text10 ALAMAT Text50 NO_TELP Integ er NO_STTB Integ er NILAI_SKHUN Integ er TGL_TRANSAKSI DateTime IJAZAH Text1 SKHUN Text1 PHOTO Text1 TAHUN_MASU K DateTime PETUGAS NOMOR Text5 ID_KEPSEK Text15 NAMA_PETUGAS Text20 NAMA_PIKET Text20 ADMINISTRASI ID_ADMIN Text15 ID_KEPSEK Text15 NAMA_ADMIN Text20 KEPALA_SEKOLAH ID_KEPSEK Text15 NAMA Text20 DATA_KEAHLIAN NAMA_KEAHLIAN Text20 DATA_WALI NO_PENDAFTARAN Text5 NAMAWALI Text20 ALAMATWALI Text20 NOTELEPON Integ er SATUS_PEKERJAAN Text20 AGAM AWALI Text10 DATA_ASAL_SEKOLAH ID_SEKOLAH Text20 NO_PENDAFTARAN Text5 NAMA_SEKOLAH Text20 ALAMAT_SEKOLAH Text20 NO_TELEPON Integ er DAFTAR_ULANG_DAN_PEMBAYARAN_SPP ID_ADMIN Text15 NO_PENDAFTARAN Text5 39 Fungsi : Menyimpan Data Siswa Tabel 4.1 Tabel Input Data Siswa B. Tabel Daftar Ulang Nama Tabel : Tabel Daftar Ulang Primary Key : - Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan Data Daftar Ulang No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 No_Pendaftaran varchar50 2 Nama_Siswa varchar50 3 Pilihan_masuk varchar50 4 Tanggal_Lahir Datetime 5 Agama_siswa varchar50 6 Alamat_siswa varchar50 7 No_tlp varchar50 8 Asal_sekolah varchar50 9 No_Thn_STTB varchar50 Primary Key 10 Nilai_SKHUN Int 11 Nama_wali varchar50 12 Pekerjaan varchar50 13 Alamat_wali varchar50 14 No_tlp_wali Int 15 Pilihan_program varchar50 16 Izajah Int 17 Skhun Int 18 Photo Int 19 Tahun Int 40 Tabel 4.2 Tabel Daftar Ulang C. Tabel Penjualan Formulir Nama Tabel : Tabel Penjualan Formulir Primary Key : Nomor Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan Data Penjualan Formulir Tabel 4.3 Tabel Penjualan Formulir D. Tabel Petugas Nama Tabel : Tabel Petugas Primary Key : Nomor Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan Data Petugas No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 ID varchar50 2 Nama_kelas varchar50 3 Tanggal varchar50 4 Jurusan varchar50 5 Biaya_daftar_ulang varchar50 6 Terbayar varchar50 7 Kekurangan varchar50 8 Status varchar50 No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Nomor varchar50 Primary Key 2 Nama varchar50 3 Jumlah numeric18, 0 4 Harga decimal18, 0 5 Tanggal varchar50 41 Tabel 4.4 Tabel Petugas E. Tabel Pembagian Kelas Nama Tabel : Tabel Pembagian Kelas Primary Key : - Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan Data Pembagian Kelas Tabel 4.5 Tabel Pembagian Kelas F. Tabel Pembayaran SPP Nama Tabel : Tabel Pembayaran SPP Primary Key : Induk Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan Data Pembayaran SPP Tabel 4.6 Tabel Pembayaran SPP No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Nomor varchar50 Primary Key 2 Tanggal varchar50 3 Pukul varchar50 4 Nama_Petugas varchar50 5 Nama_piket varchar50 No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Nama varchar50 2 Program_Pilihan varchar50 3 Tahun varchar50 4 Kelas varchar50 No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Induk varchar50 Primary Key 2 Nama varchar50 3 Tanggal Datetime 4 Jurusan varchar50 42 7. Desain Input Output Desain inputoutput merupakan rancangan inputoutput berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain inputoutput juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun system.

a. Menu Utama