PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian Kelas Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN

SISWA BARU DAN PEMBAGIAN KELAS PADA SMK PGRI 2

SIDOARJO

PROYEK SISTEM INFORMASI Program Studi

DIII Manajemen Informatika

Oleh:

LUTFIANDOKO YOGHA PRATAMA 13390100009

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II HASIL SURVEY ... 6

2.1 Gambaran Umum SMK PGRI 2 Sidoarjo ... 6

2.2 Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo ... 7

2.3 Visi dan Misi SMK PGRI 2 Sidoarjo ... 8

2.3.1 Visi SMK SMK PGRI 2 Sidoarjo ... 9

2.3.2 Misi SMK SMK PGRI 2 Sidoarjo ... 9

xi

2.5 Deskripsi Tugas ... 11

2.6 Analisis Sistem Sedang Berjalan ... 13

BAB III LANDASAN TEORI ... 18

3.1 Pendidikan ... 18

3.2 Pendaftaran Sekolah ... 18

3.3 Sistem ... 19

3.4 Sistem Informasi ... 19

3.5 Analisis Sistem ... 20

3.6 Desain Sistem ... 20

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 21

4.1 Analisis Sistem ... 21

4.2 Desain Sistem ... 21

4.2.1 System Flow ... 21

4.2.2 Data Flow Diagram ... 27

4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 32

4.2.4 Struktur Tabel ... 33

4.2.5 Desain Input/Output ... 39

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 50

5.1 Sistem Yang Digunakan ... 50

5.2 Cara Setup Program ... 50

5.3 Penjelasan Pemakaian ... 51

5.3.1 Form Menu Utama ... 51

5.3.2 Form Master ... 52

xii

5.3.4 Form Laporan ... 67

BAB VI PENUTUP ... 70

6.1 Kesimpulan ... 70

6.2 Saran ... 70

DAFTAR PUSTAKA ... 71

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Deskripsi Pekerjaan... 11

Tabel 4.1 Tabel Formulir ... 34

Tabel 4.2 Tabel User ... 34

Tabel 4.3 Tabel Penjualan Formulir... 35

Tabel 4.4 Tabel Pendaftaran ... 35

Tabel 4.5 Tabel Daftar Ulang... 36

Tabel 4.6 Tabel Calon Siswa ... 36

Tabel 4.7 Tabel Jurusan ... 37

Tabel 4.8 Tabel Wali Kelas ... 37

Tabel 4.9 Tabel Wali ... 37

Tabel 4.10 Tabel Pembagian Kelas ... 38

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo ... 7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi SMK PGRI 2 Sidoarjo ... 10

Gambar 2.3 Document Flow Penjualan Formulir ... 14

Gambar 2.4 Document Flow Pendaftaran ... 15

Gambar 2.5 Document Flow Daftar Ulang ... 16

Gambar 2.6 Document Flow Pembagian Kelas ... 17

Gambar 4.1 System Flow Penjualan Formulir ... 23

Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran ... 24

Gambar 4.3 System Flow Daftar Ulang ... 25

Gambar 4.4 System Flow Pembagian Kelas ... 26

Gambar 4.5 Context Diagram Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian Kelas .. 27

Gambar 4.6 DFD Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian Kelas ... 29

Gambar 4.7 DFD Level 1 Sub Proses Penjualan Formulir ... 29

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses Pendaftaran ... 30

Gambar 4.9 DFD Level 1 Sub proses Daftar Ulang ... 31

Gambar 4.10 DFD Level 1 Sub Proses Pembagian Kelas ... 31

Gambar 4.11 Conceptual Data Model ... 32

Gambar 4.12 Phisycal Data Model ... 33

Gambar 4.13 Desain Form Menu Utama ... 39

Gambar 4.14 Desain Form Login ... 40

xv

Gambar 4.16 Desain Form Master Petugas ... 41

Gambar 4.17 Desain Form Master Formulir ... 42

Gambar 4.18 Desain Form Wali Kelas ... 42

Gambar 4.19 Desain Form Kelas ... 43

Gambar 4.20 Desain Form Penjualan Fomulir ... 44

Gambar 4.21 Desain Form Pendaftaran ... 45

Gambar 4.22 Desain Form Daftar Ulang ... 46

Gambar 4.23 Desain Form Pembagian Kelas ... 47

Gambar 4.24 Kwitansi Pembayaran ... 47

Gambar 4.25 Laporan Penjualan ... 48

Gambar 4.26 Laporan Pendaftaran ... 48

Gambar 4.27 Laporan Daftar Ulang... 49

Gambar 4.28 Laporan Pembagian Kelas ... 49

Gambar 5.1 Form Menu Utama ... 51

Gambar 5.2 Fitur Login... 52

Gambar 5.3 Notifikasi pada Login User ... 52

Gambar 5.4 Tampilan Form Master Formulir... 53

Gambar 5.5 Tampilan Form Master Formulir dengan sesuai jumlah ... 54

Gambar 5.6 Form Master Jurusan ... 54

Gambar 5.7 Tampilan Form Master User ... 55

Gambar 5.8 Tampilan Form Master User Password generate ... 56

Gambar 5.9 Tampilan Form Wali Kelas ... 56

Gambar 5.10 Form Kelas ... 57

xvi

Gambar 5.12 Tampilan Form Penjualan Formulir ... 59

Gambar 5.13 Cek Kode Formulir Kosong ... 60

Gambar 5.14 Cek Kode Formulir tidak ada ... 60

Gambar 5.15 Cek Kode Formulir sudah terjual ... 61

Gambar 5.16 Form Pendaftaran ... 62

Gambar 5.17 No Penjualan tidak boleh kosong ... 62

Gambar 5.18 No Penjualan yang dicari Tidak ada ... 63

Gambar 5.19 Form Daftar Ulang ... 64

Gambar 5.20 No Pendaftaran tidak boleh kosong ... 64

Gambar 5.21 Data Calon Siswa otomatis terisi ... 65

Gambar 5.22 Form Pembagian Kelas ... 66

Gambar 5.23 Listview otomatis terisi ... 66

Gambar 5.24 Kwitansi Pembayaran ... 67

Gambar 5.25 Laporan Penjualan ... 68

Gambar 5.26 Laporan Pendaftaran ... 68

Gambar 5.27 Laporan Daftar Ulang ... 69

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Surat Hasil Survey ... 74

Lampiran 2. Hasil Wawancara ... 75

Lampiran 3. Kwitansi Pembayaran ... 76

Lampiran 4. Laporan Formulir Terjual ... 77

Lampiran 5. Laporan Pendaftaran ... 78

Lampiran 6. Laporan Daftar Ulang ... 79

Lampiran 7. Daftar Siswa ... 80

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Era globalisasi merupakan pemicu cepatnya perubahan yang terjadi pada berbagai aspek kehidupan masyarakat. Dalam hal ini dunia pendidikan mempunyai tanggung jawab yang besar, terutama dalam menyiapkan sumber daya manusia yang tangguh. Pendaftaran siswa baru merupakan salah satu cara yang digunakan oleh suatu lembaga pendidikan. Pendafataran dilakukan oleh calon siswa untuk menentukan bidang kemampuannya sendiri.

SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah salah satu contoh lembaga pendidikan menengah kejuruan yang membuka pendaftaran siswa baru. Pendaftaran siswa baru hanya dilakukan ketika tahun ajaran baru. Proses pendaftaran siswa baru pada SMK PGRI 2 Sidoarjo masih menyimpan dokumen-dokumen siswa pada rak dokumen. Proses ini membuat dokumen yang telah diarsip sering berantakan dan hilang. Proses ini juga membuat kinerja dari pihak Tata Usaha dalam mengarsipkan dokumen menjadi tidak efisien. Pihak pendafataran juga membutuhkan waktu yang lama untuk menghasilkan laporan yang disampaikan kepada Kepala Sekolah.

Sistem ini membantu SMK PGRI 2 Sidoarjo dalam meningkatkan kinerja dari pihak yang menangani proses pendafataran dan pembagian kelas. Sistem ini juga membantu dalam mengarsipkan dokumen yang diubah menjadi data-data.

Hal ini dapat disimpulkan, bahwa pendaftaran siswa baru merupakan proses penting dalam suatu lembaga pendidikan. Pentingnya dokumen-dokumen dari calon siswa baru dapat diarsipkan dengan mudah dengan sistem ini. Sistem ini membantu pihak SMK PGRI 2 Sidoarjo yang berkaitan dengan sistem ini menjadi efektif dan efisien. Sistem ini juga membantu dalam membuat laporan-laporan yang berkaitan tentang proses pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu Bagaimana Merancang Bangun Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian Kelas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah yang terkait mengenai masalah di atas adalah sebagai berikut:

1. Sistem ini membahas beberapa proses yang terdiri dari: (a) Proses Penjualan Formulir Pendaftaran, (b) Proses Pendaftaran siswa baru, (c) Proses Daftar Ulang, (d) Proses pembagian Kelas.

2. Sistem ini menghasilkan laporan-laporan yang terdiri dari: (a) Laporan Penjualan Formulir, (b) Laporan Pendaftaran Siswa Baru, (c) Laporan Daftar Ulang, (d) Daftar Pembagian Kelas.

3. Aplikasi yang dihasilkan berupa aplikasi desktop.

1.4 Tujuan

Tujuan dari Merancang Bangun Sistem Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian Kelas ini adalah untuk mengatasi permasalahan dalam proses pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas yang sedang dihadapi SMK PGRI 2 Sidoarjo. Sistem ini meningkatkan keakuratan data dan membantu kemudahan dalam proses pembagian kelas.

1.5 Manfaat

Sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas dapat dimanfaatkan oleh pengguna khususnya staff organisasi sekolah. Pengguna tersebut antara lain:

1. Petugas Pendaftaran dan Daftar Ulang

Memudahkan dan mempercepat proses penjualan formulir, pendataan calon siswa yang mendaftar dan daftar ulang, membuat laporan mengenai penjualan formulir hingga pendaftaran ulang.

2. Kepala Sekolah

Memudahkan dan memepercepat dalam mengetahui informasi semua kegiatan yang terjadi berdasarkan laporan.

3. Tata Usaha

Memudahkan untuk menyimpan maupun melihat data siswa baru, serta memudahkan dalam penyusunan daftar pembagian kelas.

4. Wali Kelas

Membantu dalam penerimaan daftar pembagian kelas yang berisi data siswa.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang SMK PGRI 2 Sidoarjo, sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang akan dibuat supaya tidak keluar dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum SMK PGRI 2 Sidoarjo yang menguraikan gambaran umum perusahaan seperti lokasi, keadaan, kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan instansi/lembaga tersebut, sejarah berdirinya, dan struktur organisasi SMK PGRI 2 Sidoarjo.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori singkat yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini yang meliputi sistem, sistem informasi, analisis sistem, desain sistem, administrasi dan teori-teori penunjang lainnya yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan proyek ini. Bab ini juga berisi tentang System Flow, Context Diagram, Struktur File, dan Desain Input/Output (IO).

Bab kelima implementasi dan pembahasan mengenai sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini.

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan/inti dari bab-bab sebelumnya dan bab ini juga memuat saran-saran yang bisa diterapkan untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.

6 BAB II HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum SMK PGRI 2 Sidoarjo

SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sekolah menengah kejuruan swasta yang bertempat di Jl. Jenggolo Gg. III No. 61, Sidoarjo. Sekolah ini memiliki 4 program jurusan yaitu Multimedia (MM), Rekayasa Perangkat Lunak (RPL), Akuntansi (AK), dan Administrasi Perkantoran (APK).

SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki berbagai fasilitas diantara lain laboratorium khusus untuk setiap program jurusan, lapangan olahraga, kantin, masjid, dan lain sebagainya. Tersedia beberapa ekstrakulikuler yang mampu membantu siswa didik untuk mengembangkan bakat dan hobinya. Para Pembimbing yang masing - masing ahli dalam bidangnya membuat minat siswa didik semakin besar pada fasilitas yang di sediakan oleh SMK PGRI 2 Sidoarjo ini. Ada berbagai macam ekstrakulikuler yang di sediakan, diantaranya yaitu Paskibraka, Ekstra Bola Voli, Ekstra Basket, Ekstra Futsal, dll. Suasana yang tergolong sejuk juga membuat para siswa didik merasa nyaman.

Fasilitas yang diberikan oleh pihak SMK PGRI 2 Sidoarjo memenuhi kebutuhan siswa . Siswa menggunakan fasilitas yang diberikan digunakan dengan baik. Labolatorium yang digunakan untuk praktik siswa dalam menempuh pelajaran kejuruan. Labolatorium juga dilengkapi dengan komputer yang mempunyai spesifikasi baik.

2.2 Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo

Gambar 2.1 Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo Arti dari Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sebagi berikut: 1. Bentuk

Sayap kiri-kanan masing-masing terdiri dari 5 helai bulu Berwarna kuning, melambangkan cita-cita setinggi angkasa di bidang pendidikan dengan dasar Pancasila, membawa tunas muda harapan bangsa ke masa cerah dan gemilang.

2. Lukisan Corak dan Warna

Pada bulu bagian bawah warna putih dengan tulisan PGRI berwarna merah melambangkan pengabdian yang dilandasi kesucian, cinta kasih, kemurnian dan keberanian bagi kepentingan rakyat. Suluh berdiri tegak bercorak 4 garis tegak dan datar berwarna kuning dengan nyala 5 sinar api warna merah melambangkan :

a. Suluh dengan 4 garis tegak dan datar warna kuning, berarti fungsi guru (Prasekolah, SD, SMP, SMA, SMK, dan perguruan Tinggi) dengan hakekat tugas pengabdiannya sebagai pendidik yang besar dan luhur.

b. Nyala api dengan lima sinar warna merah yang berarti Pancasila dalam Arti Ideologis dan Sasaran budi, cipta, rasa, karsa dan karya generasi dalam Arti Teknik.

c. Empat buku mengapit suluh dengan posisi 2 datar dan 2 tegak (simetris) dengan warna corak putih melambangkan sumber ilmu yang menyangkut nilai-nilai moral pengetahuan, ketrampilan dan akhlak bagi tingkatan lembaga-lembaga pendidikan pradasar, dasar, menengah dan tinggi.

d. Warna dasar tengah hijau melambangkan kemakmuran generasi. e. Pita putih bertulisan Perkumpulan Pembina Lembaga Pendidikan

sebagai penyangga sayap, melambangkan ikatan yang kokoh kuat guru seluruh Indonesia di dalam mengejar cita-citanya.

3. Arti Keseluruhan

Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan PGRI dengan itikad dan kesadaran pengabdian yang suci murni dengan segala keberanian, keluhuran jiwa dan cinta kasih senantiasa menunaikan darma baktinya terhadap Negara, Tanah Air dan Bangsa Indonesia dalam menididik budi, cipta, rasa, karsa dan karya generasi bangsa menjadi manusia Pancasila yang memiliki moral, pengetahuan, ketrampilan, dan akhlak yang tinggi.

2.3 Visi dan Misi SMK PGRI 2 Sidoarjo

Visi dan Misi yang dimiliki oleh SMK PGRI 2 Sidoarjo mencakup beberapa hal. Visi dan Misi tersebut adalah sebagai berikut:

2.3.1 Visi SMK SMK PGRI 2 Sidoarjo

Mewujudkan SMK yang berkualitas, unggul dalam prestasi berdasarkan IMTAQ serta menghasilkan tamatan yang mampu bersaing di tingkat nasional maupun global.

2.3.2 Misi SMK SMK PGRI 2 Sidoarjo

SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki beberapa misi yang harus ditempuh dalam mewujudkan visinya.

a. Menyiapkan tamatan siap kerja serta berproduktifyang dilandasi IMTAQ serta menguasai IPTEK

b. Meningkatkan kualitas kegiatan belajar mengajar dalam mencapai kopetensi siswa berstandarnasional

c. Mengembangkan potensi sekolah yang bernuansa industri dan mampu bersaing di tingkat nasional

d. Mengembangkan sekolah sebagai pusat Pendidikan dan Pelatihan Kejuruan Terpadu (PPKT) yang memberikan layanan prima pada masyarakat

e. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan kualitas pembinaan kesiswaan dalam mewujudkan IMTAQ dan sikap kemandirian

2.4 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat dilihat pada Gambar 2.2.

2.5 Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi tugas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo sebagai berikut dapat lihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Deskripsi Pekerjaan

NO JABATAN TUGAS

1 Dinas Pendidikan

Dinas Pendidikan merupakan unsur pelaksana pemerintahan daerah, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2 Kepala Sekolah

Kepala Sekolah adalah pimpinan tertinggi di sekolah. Pola kepemimpinananya sangat berpengaruh bahkan sangat menentukan kemajuan sekolah. Oleh karena itu dalam pendidikan modern kepemimpinan kepala sekolah merupakan jabatan strategis dalam mencapai tujuan pendidikan.

3

YPLP (Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan)

Yayasan Yang Mengelola Dan Membina Lembaga-Lembaga Pendidikan Di Lingkungan PGRI.

4 Komite Sekolah

Badan ini merupakan suatu institusi yang mandiri bertujuan untuk meningkatkan tanggung jawab dan peran serta masyarakat dengan mewadahi dan menyalurkan aspirasi dan prakarsa masyarakat dalam melahirkan kebijakan operasional dan program pendidikan di satuan pendidikan.

5 Bendahara Bagian Sekolah yang melaksanakan tugas administrasi sekolah.

6 Tata Usaha

Bagian Sekolah yang melaksanakan tugas ketatausahaan sekolah, seperti menyimpan dokumen-dokumen sekolah.

NO JABATAN TUGAS

7 WKS Kurikulum

WKS memiliki peranan dalam membantu kepala sekolah seperti menyusun program pengajaran, Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan, Menyusun jadwal evaluasi belajar dan

pelaksanaan ujian akhir, Mengatur pelaksaan program perbaikan dan pengayaan, ataupun Melakukan supervisi administrasi akademis, dan lain-lain.

8 WKS Kesiswaan

WKS berfungsi membina siswa yang dapat memperdalam dan memperluas pengetahuan siswa, mengembangkan bakat dan minat, kreatifitas serta ketrampilan siswa. 9 WKS Sarana

WKS Sarana berfungsi untuk membantu

mengembangkan sarana-sarana guna membantu proses belajar mengajar dalam sekolah.

10 WKS HUMAS

Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan tugas hubungan industri atau masyarakat yang menyusun dan melaksanakan program kerja, mengarahkan dan membina, memimpin,

mengawasi serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas, khususnya dibidang kerjasama dengan dunia usaha yang relevan serta melaksanakan pemasaran tamatan.

11 Perpustakaan

Bagian dari sekolah yang membantu siswa dalam proses belajar dengan menyediakan sarana dalam pendidikan

12

KAPROLI (Kepala Program Keahlian)

KAPROLI memiliki tanggung jawab seperti Mengkoordinir tugas guru dalam

pembelajaran,Mengkoordinir pengembangan bahan ajar, Melaksanakan program praktik kerja industry, Melaksanakan uji kompetensi, dan lain-lain

13

OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah)

Suatu organisasi yang berada di

tingkat sekolah di Indonesia yang dimulai dari Sekolah Menengah yaitu Sekolah Menengah Pertama (SMP) dan Sekolah Menengah Atas (SMA) atau Sekolah Menegah Kejuruan (SMK).

NO JABATAN TUGAS

14 KOPSIS

Koperasi yang berada dalam lingkungan sekolah yang anggotanya adalah siswa dari sekolah tersebut yang dapat melakukan kegiatan ekonomi tanpa badan hukum.

15 POKJA PSG

Suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan keahlian kejuruan yang memadukan secara sistematik dan sinkron program

pendidikan di sekolah dan program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui bekerja langsung di dunia kerja, terarah untuk mencapai suatu tingkat keahlian professional tertentu.

16 Wali Kelas

Wali Kelas adalah Guru yang membantu Kepala Sekolah untuk membimbing siswa dalam

mewujudkan disiplin kelas, sebagai manajer dan motivator untuk membangkitkan gairah / minat siswa untuk beprestasi di kelas.

17

UKS (Unit Kesehatan Sekolah)

UKS adalah suatu usaha yang

dilakukan sekolah untuk menolong murid dan juga warga sekolah yang sakit di kawasan lingkungan sekolah. UKS biasanya dilakukan di ruang kesehatan suatu sekolah

18 Siswa

Anggota masyarakat yang berusaha

mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran pada jalur pendidikan.

2.6 Analisis Sistem Sedang Berjalan

SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki bagian yang menangani pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas yang belum memiliki sistem. Pada tahapan analisis sistem dibuat Document Flow, yang terdiri 4 Document Flow sebagai berikut: a) Document Flow Penjualan Formulir, b) Document Flow Pendaftaran, c) Document Flow Daftar Ulang, d) Document Flow Pembagian Kelas.

A. Document Flow Penjualan Formulir

Pada document flow ini kompmenjelaskan pada proses awal dimulai pada pembeli yang membayar untuk membeli formulir. Petugas mencatat setiap penjualan formulir dan kemudian petugas menyerahkan berkas pembayaran kepada pembeli. Laporan penjualan diambil dari berkas pembayaran yang telah diarsip oleh petugas yang nantinya laporan penjualan diserahkan kepada Kepala Sekolah yang dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Proses Pendaftaran Siswa Baru

Petugas Kepala Sekolah

Calon Siswa Baru

Mulai Formulir Pendaftaran Mengisi Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Cek Kelengkapan Pendaftaran Sesuai Catat Dokumen Pendaftaran Y Dokumen Pendaftaran Membuat Bukti Pendaftaran Bukti pendaftaran 1 Bukti pendaftaran₁ 2 N Membuat Formulir Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Membuat Laporan Pendaftaran Laporan Pendaftaran Selesai Berkas Pendaftaran T 1 1

B. Document Flow Pendaftaran

Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. petugas mencatat dokumen pendaftaran dan membuat bukti pendaftaran. Bukti pendaftaran diberikan kepada calon siswa dan diarsip oleh petugas. Bukti pendaftaran diserahkan kepada calon siswa dan digunakan untuk membuat laporan pendaftaran yang diserahkan kepada kepala sekolah. Document Flow Pendaftaran dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Proses Pendaftaran Siswa Baru

Petugas Kepala Sekolah

Calon Siswa Baru

Mulai Formulir Pendaftaran Mengisi Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Cek Kelengkapan Pendaftaran Sesuai Catat Dokumen Pendaftaran Y Dokumen Pendaftaran Membuat Bukti Pendaftaran Bukti pendaftaran 1 Bukti pendaftaran₁ 2 N Membuat Formulir Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Membuat Laporan Pendaftaran Laporan Pendaftaran Selesai Berkas Pendaftaran T 1 1

C. Document Flow Daftar Ulang

Proses Daftar Ulang ini dimulai dari calon siswa yang menyerahkan formulir daftar ulang dan kemudian dicek kelengkapan daftar ulang oleh petugas. Document Flow Daftar Ulang yang dapat dilihat pada Gambar 2.5.

Proses Daftar Ulang

Petugas Calon Siswa Baru

T Y Cek Kelengkapan Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Melengkapi Persyaratan Daftar Ulang Membuat Bukti Daftar Ulang Mulai Sesuai Bukti Daftar Ulang 1 Selesai Bukti Daftar Ulang 2 1 Berkas Daftar Ulang N

D. Document Flow Pembagian Kelas

Pihak Tata Usaha mendapatkan Data Calon Siswa yang didata oleh Tata Usaha. Kemudian Tata Usaha membuat daftar pembagian kelas yang dirangkap menjadi tiga dan dibagikan kepada wali kelas serta kepala sekolah yang dapat dilihat pada Gambar 2.6.

Document Flow Pembagian Kelas

Wali Kelas Kepala Sekolah Tata Usaha

Petugas Daftar Ulang

Mulai

Calon Siswa

Mendata Siswa Baru Sesuai

Jurusan

Siswa Baru Sesuai Jurusan Membuat Daftar Pembagian Kelas Setiap Jurusan Pembagian kelas 2 3 2 Pembagian kelas 1 Pembagian kelas 3 Selesai

18 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pendidikan

Dalam proses pendidikan terkait berbagai hal seperti pendidik, kurikulum, buku, metoda mengajar, dan lain-lain. Sedangkan hasil pendidikan dapat meliputi hasil belajar (yang berupa pengetahuan, sikap dan keterampilan) setelah selesainya suatu proses belajar mengajar tertentu. Dalam rangka yang lebih besar, hasil proses pendidikan dapat berupa kelulusan dari lembaga pendidikan. (Idris, 1992:39).

3.2 Pendaftaran Sekolah

Menurut Herek (1982:9) pada dasarnya Pendaftaran ini untuk memperlancar dan mempermudah proses pendaftaran siswa siswi baru, pendataan dan pembagian kelas seorang siswa siswi. Sehingga dapat terorganisir, teratur dengan cepat dan tepat dengan beberapa persyaratan yang telah ditentukan oleh sekolah. Proses pendaftaran siswa baru merupakan salah satu kewajiban pihak sekolah dan Dinas Pendidikan setiap tahun ajaran baru.

Menurut Desi Anwar (2003;331) pendaftaran adalah suatu proses yang dilakukan calon siswa baru untuk mendaftar kesekolah dengan tujuan untuk menjadi salah satu bagian dari sekolah tersebut.

3.3 Sistem

Menurut beberapa para ahli yang menerangkan tentang sistem. Menurut Hartono (2005:2) dengan bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan “sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Menurut Susanto (2004:18) dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yang menyatakan bahwa: “sistem adalah sekumpulan/group dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

3.4 Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (1999 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Sutabri (2004 : 36) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.5 Analisis Sistem

Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2003:13), perangkat atau teknik untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus databerisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau constrainnya.

3.6 Desain Sistem

Tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Hartono (2005:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

21 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem ini digunakan untuk melihat proses-proses sistem baru yang dibuat. Dari analisa sistem ini juga dapat melihat perbedaan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru. Analisa sistem ini berisi dan System Flow, Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram.

4.2 Desain Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow berikut ini: 4.2.1 System Flow

System Flow digunakan untuk melihat rancangan sistem dibuat. Setelah menggambarkan document flow yang ada di SMK PGRI 2 Sidoarjo, maka langkah berikutnya adalah mengajukan atau merancang sistem baru untuk menunjang atau mempercepat dan agar tidak kehilangan data. Langkah pertama untuk membuat sistem tersebut adalah membuat system flownya terlebih dahulu. Berikut ini adalah system flow yang direkomendasikan guna menunjang kinerja pada bagian Pendaftaran pada SMK PGRI 2 Sidoarjo.

A. System Flow Penjualan Formulir dan Pendaftaran

Pada system flow di atas menjelaskan pada proses awal dimulai pada pembeli yang membayar untuk membeli formulir. Petugas memasukkan data setiap penjualan formulir dan menyimpan data tersebut ke dalam tabel penjualan. Petugas menyerahkan berkas pembayaran kepada pembeli. Petugas membuatkan kwitansi pembayaran rangkap 2 yang diberikan kepada pembeli dan diarsipkan. Laporan penjualan diambil dari tabel penjualan formulir yang telah disimpan oleh petugas yang nantinya laporan penjualan diserahkan kepada Kepala Sekolah. System flow Penjulan Formulir dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Proses Pendaftaran dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas mengecek no formulir apakah nomor formulir tersebut telah ada atau tidak ada dalam tabel. Apabila tidak ada maka proses tidak dapat dilakukan karena no formulir tidak ada. Apabila ada maka petugas memasukkan data-data pendaftaran kedalam tabel pendaftaran. Petugas membuat bukti pendaftaran yang diambil dari tabel pendaftaran. Bukti pendafataran tersebut diarsip dan diberikan kepada calon siswa. Bukti pendafataran yang diasip digunakan untuk membuat formulir daftar ulang dan untuk mengisi data calon siswa yang disimpan pada tabel calon siswa. Laporan pendaftaran dibuat dari tabel pendaftaran yang diberikan oleh kepala sekolah. System Flow Pendaftaran dapat dilihat pada Gambar 4.2.

System Flow Penjualan Formulir Pendaftaran Petugas Laporan Penjualan Formulir 2 Kepala Sekolah Pembeli 1 Laporan Penjualan Formulir N 2 Formulir Pendaftaran N Mulai Dokumen Pembayaran Selesai Kwitansi Pembayaran 1 1 Menyimpan Penjualan Formulir Penjualan Formulir Membuat Bukti Penjualan Formulir Kwitansi Pembayaran 1 Membuat Laporan Penjualan

System Flow Pendaftaran Siswa Baru

Kepala Sekolah Petugas

Calon Siswa Baru

Y N Formulir Daftar Ulang Selesai Mulai Formulir Pendaftaran Terisi Laporan Pendaftaran Formulir Daftar Ulang Bukti pendaftaran 2 1 Penjualan Formulir Verifikasi No Formulir Pendaftaran Ada ? Y Cetak Bukti Pendaftaran Cetak Formulir Daftar Ulang Bukti pendaftaran1 Cetak Laporan Pendaftaran Input Data Pendaftaran 1 1 Pendaftaran 2 T 2 Menyimpan Data Calon Siswa Calon Siswa

B. System Flow Daftar Ulang

Proses Daftar Ulang ini dimulai dari calon siswa yang menyerahkan formulir daftar ulang. Petugas mengecek No Pendaftaran dan calon siswa yang telah disimpan dalam proses pendaftaran dan calon siswa. Apabila tidak ada maka proses langsung selesai dan apabila ada maka petugas update status daftar ulang yang ada pada tabel calon siswa dan menyimpan data daftar ulang yang disimpan dalam tabel daftar ulang dan dari tabel tersebut digunakan untuk cetak bukti daftar ulang. System Flow Daftar Ulang dapat dilihat pada Gambar 4.3.

System Flow Daftar Ulang

Petugas Calon Siswa Baru

Y Formulir Daftar Ulang Terisi Mulai Verifikasi No Pendaftaran

dan calon siswa Pendaftaran

Ada

Update status Daftar ulang & Menyimpan Data Daftar Ulang

Y Cetak Bukti Daftar Ulang Bukti Daftar Ulang 2 1 Bukti Daftar Ulang 1 Selesai Daftar Ulang T N Calon Siswa Calon Siswa

C. System Flow Pembagian Kelas

Pihak Tata Usaha mendata calon siswa yang ada dalam tabel calon siswa dan jurusan. Lalu Tata Usaha input data pembagian kelas yang mengacu pada tabel calon siswa, kelas, dan wali kelas. Kemudian Tata Usaha cetak daftar pembagian kelas rangkap 3 yang diberikan kepada Wali Kelas, Kepala Sekolah, dan diarsip. System Flow Pembagian Kelas dapat dilihat pada Gambar 4.4.

System Flow Pembagian Kelas

Wali Kelas Kepala Sekolah Tata Usaha Mulai Mendata Calon Siswa perjurusan Calon Siswa Menyimpan Data Pembagian Kelas Pembagian Kelas Mencetak Daftar Pembagian Kelas perjurusan Selesai 3 2 Pembagian kelas 1 Pembagian kelas 3 Pembagian kelas 2 Jurusan Kelas Wali Kelas

4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan aliran data dan proses yang terjadi dalam sebuah sistem serta entitas–entitas apa saja yang terlibat.

A. Context Diagram

Pada Gambar di bawah ini adalah context diagram dari Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian Kelas Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Context Diagram Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian dapat dilihat pada Gambar 4.5.

B. DFD Level 0

Pada Gambar di bawah ini adalah DFD level 0 dari Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian Kelas Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 0 ini terdapat empat macam proses. Pertama adalah proses Penjualan Formulir, kedua adalah proses Pendaftaran, ketiga adalah proses Daftar Ulang, keempat adalah proses data Pembagian Kelas. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Gambar 4.6 DFD Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian Kelas

C. DFD Level 1

Gambar 4.7 adalah DFD level 1 dari Proses Penjualan Formulir. Pada DFD level 1 Penjualan Formulir ini terdapat 2 proses. seperti yang terlihat pada Gambar 4.7.

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses Pendaftaran

Gambar 4.8 merupakan sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian Kelas Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses.

Gambar 4.9 merupakan Pada Gambar di bawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian Kelas Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses. Gambar 4.9 dapat dilihat di bawah ini.

Gambar 4.9 DFD Level 1 Sub proses Daftar Ulang

Gambar 4.10 di atas merupakan Pada Gambar di bawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian Kelas Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 1 proses. 4.2.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan tabel-tabel yang ada dalam sebuah sistem berikut relasi antar tabelnya.

A. Conceptual Data Model

Pada gambar di bawah ini menjelaskan tentang Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari delapan table. Tabel tersebut yang saling berhubungan dari Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian Kelas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo seperti pada Gambar 4.11.

B. Physical Data Model

Pada gambar di bawah ini merupakan Physical Data Model (PDM) yang telah di generate dari conceptual data model yang sebelumnya dari Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian Kelas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dan untuk lebih jelasnya lihat Gambar 4.12.

Gambar 4.12 Phisycal Data Model

4.2.4 Struktur Tabel

Struktur tabel Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru dan Pembagian Kelas ini dideskripsikan sebagai berikut:

1. Tabel Formulir

Nama Tabel : Formulir Primary Key : No_Formulir Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data Formulir Tabel 4.1 Tabel Formulir

No. Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 No_Formulir Varchar2(20) Primary Key

2 Thn_ajar Varchar2(10) Not Null

3 Harga int Not Null

2. Tabel Data Petugas Nama Tabel : User Primary Key : Id_User Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data Petugas. Tabel 4.2 Tabel User

No. Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 Id_User Varchar2(10) Primary Key

2 Nama_User Varchar2(50) Not Null

3 Password int Not Null

3. Tabel Penjualan Formulir

Nama Tabel : Penjualan Formulir Primary Key : No_penjualan Foreign Key : Id_User

No_Formulir

Tabel 4.3 Tabel Penjualan Formulir

No. Nama Kolom Tipe Data Keterangan 1 No_penjualan Varchar2(10) Primary Key 2 Nama_Pembeli Varchar2(50) Not Null

3 Tgl_penjualan Datetime Not Null

4 Id_User Varchar2(10) Foreign Key

5 No_Formulir Varchar2(20) Foreign Key

4. Tabel Pendaftaran

Nama Tabel : Pendaftaran Primary Key : No_Pendaftaran Foreign Key : Id_petugas

No_Penjualan

Fungsi : Menyimpan Data Pendaftaran Tabel 4.4 Tabel Pendaftaran

No. Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 No_Pendaftaran Varchar2(10) Primary Key

2 Tgl_Pendaftaran datetime Not Null

3 Id_User Varchar2(10) Foreign key

4 No_penjualan Varchar2(10) Foreign Key

5. Tabel Daftar Ulang

Nama Tabel : Daftar Ulang Primary Key : no_daftarulang Foreign Key : Id_User

NISN

Tabel 4.5 Tabel Daftar Ulang

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan 1 No_DaftarUlang Varchar2(10) Primary Key 2 Tgl_DaftarUlang Datetime Not Null

3 Id_User Varchar2(10) Foreign Key

4 NISN Int Foreign Key

6. Tabel Calon Siswa

Nama Tabel : Calon_Siswa Primary Key : NISN

Foreign Key : No_Pendaftaran Kode_Jur Kode_Wali

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Calon Siswa Tabel 4.6 Tabel Calon Siswa

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 NISN Varchar2(20) Primary Key

2 Nama_Calon_Siswa Varchar2(50) Not Null

3 J_Kelamin Varchar2(1) Not Null

4 Alamat_Calon_Siswa Varchar2(50) Not Null

5 Kode_Jur Varchar2(10) Foreign Key

6 No_Pendaftaran Varchar2(10) Foreign Key

7 Kode_Wali Varchar2(10) Foreign Key

8 Status_daftar_ulang Varchar2(1) Not Null

7. Tabel Jurusan

Nama Tabel : Jurusan Primary Key : Kode_Jur Foreign Key : -

Tabel 4.7 Tabel Jurusan

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 Kode_jur Varchar2(10) Primary Key

2 Nama_jur Varchar2(50) Not Null

8. Tabel Wali Kelas

Nama Tabel : Wali Kelas

Primary Key : Kode_Wali_Kelas Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Wali Kelas Tabel 4.8 Tabel Wali Kelas

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan 1 Kode_Wali_Kelas Varchar(20) Primary key 2 Nama_Wali_Kelas Varchar(50) Not Null

3 Jkel Varchar(1) Not Null

4 Alamat Varchar(50) Not Null

5 No_Telp Varchar(15) Not Null

9. Tabel Wali

Nama Tabel : Wali Primary Key : Kode_Wali Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Wali Tabel 4.9 Tabel Wali

No Nama Kolom Tipe Data Constraint

1 Kode_wali Varchar(10) Primary Key

2 Nama_wali Varchar(50) Not Null

3 Tempat_lahir_wali Varchar(20) Not Null 4 Tanggal_lahir_wali Datetime Not Null

No Nama Kolom Tipe Data Constraint

5 Agama_wali Varchar(20) Not Null

6 Pendidikan Varchar(20) Not Null

7 Pekerjaan Varchar(20) Not Null

8 Alamat_Wali Varchar(50) Not Null 9 Status_Hidup Varchar(15) Not Null

10 Hubungan Varchar(20) Not Null

11 No_Telp Varchar(13) Null

10. Tabel Pembagian Kelas

Nama Tabel : Pembagian_Kelas Primary Key : Kode_Pembagian_Kel Foreign Key : Kode_Jur

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Pembagian Kelas Tabel 4.10 Tabel Pembagian Kelas

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan 1 Kode_Pembagian_Kel Varchar2(10) Primary Key

2 Kode_Jur Varchar2(10) Foreign Key

3 Jml_Seluruh_Siswa Int Not Null

4 Kap_Maks_Perkelas Int Not Null

11. Tabel Kelas

Nama Tabel : Kelas Primary Key : Kode_Kelas Foreign Key : Kode_Wali_Kelas

NISN

Kode_Pembagian_Kelas

Tabel 4.11 Tabel Kelas

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 Kode_Kelas Varchar2(10) Primary Key

2 Nama_Kelas Varchar2(50) Not Null

3 Thn_Ajar Varchar2(10) Not Null

4 Kode_Wali_Kelas Varchar2(10) Foreign Key

5 NISN Varchar2(20) Foreign Key

6 Kode_Pembagian_Kel Varchar2(10) Foreign Key

7 Jml_Murid Int Not Null

4.2.5 Desain Input/Output

Di bawah ini terdapat desain dari program aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan Pembagian kelas Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dan dijelaskan bagaimana cara menggunakan program ini nantinya.

A. Desain Form Menu Utama

Pada saat menjalankan aplikasi Sistem Informasi ini pertama kali tampil form seperti di bawah, dan pada form di bawah terdapat beberapa menu yang berisi fitur-fitur dari aplikasi yang ditunjukkan pada Gambar 4.13.

B. Desain Form Login

Sebelum menggunakan aplikasi ini user dipersilahkan untuk login terlebih dahulu. Form login terdapat dua kolom, yaitu kolom username dan password, apabila isi dari username dan password sudah benar maka fitur-fitur pada aplikasi ini terbuka sesuai dengan user yang login yang ditunjukkan pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14 Desain Form Login C. Desain Form Master Jurusan

Form master jurusan berfungsi untuk melihat data jurusan. Dengan form ini data jurusan di simpan ke database jurusan dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.15.

D. Desain Form Master User

Form ini berfungsi untuk penyimpanan data user. Form master user mempunyai textbox kode user, nama user, dan password yang muncul ketika tombol generate ditekan dan untuk lebih lengkapnya perhatikan Gambar 4.16.

Gambar 4.16 Desain Form Master Petugas E. Desain Form Master Formulir

Form ini berfungsi untuk menyimpan data master formulir yang dilakukan oleh petugas administrasi. Form master formulir mempunyai textbox kode formulir, harga, tahun ajar, serta Jumlah untuk banyak data yang dibuat. Form tersebut juga memiliki tombol Simpan dan hapus. Selengkapnya perhatikan Gambar 4.17.

Gambar 4.17Desain Form Master Formulir F. Desain Form Master Wali Kelas

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Wali Kelas. Form ini Berisikan Kode Wali Kelas, Nama Wali Kelas, Jenis Kelamin, Alamat, dan No Telepon. Form ini hanya memiliki 2 tombol yaitu Simpan dan Ubah. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.18.

G. Desain Form Kelas

Form Kelas ini hanya menampilkan data kelas yang telah disimpan ketika proses pembagian kelas selesai. Form ini menampilan Nama Siswa, NISN, Kelas yang ditempati, dan Nama Wali Kelas. Tampilan tersebut hanya muncul ketika Kelas dipilih, kemudian tampilan tersebut muncul sesuai dengan kelas yang dipilih dan untuk lebih detailnya dapat dilihat pada Gambar 4.19.

Gambar 4.19 Desain Form Kelas H. Desain Form Penjualan Formulir

Form ini berfungsi untuk menyimpan data pejualan formulir yang baru dan menghapus data penjualan yang batal terjual. Form penjualan formulir ini hanya dapat diakses oleh petugas penjualan yang mempunyai hak akses sebagai pengelola penjualan hingga daftar ulang. Form tersebut juga memiliki tombol simpan, hapus. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.20.

Gambar 4.20DesainForm Penjualan Fomulir

I. Desain Form Pendaftaran

Form pendaftaran berfungsi untuk menyimpan data pendaftaran ke dalam database. pendaftaran tersebut memiliki jenis yang berbeda-beda. Form pendaftaran ini ketika tombol simpan ditekan maka data calon siswa yang telah diisi otomatis disimpan kedalam database calon siswa dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.21.

Gambar 4.21DesainForm Pendaftaran J. Desain Form Daftar Ulang

Form ini berfungsi untuk menyimpan data daftar ulang ke dalam database daftar ulang yang digunakan oleh petugas untuk penginputan data daftar ulang. Selain itu, jika tombol simpan ditekan maka database calon siswa diubah berdasarkan nisn pada tabel daftar ulang dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22DesainForm Daftar Ulang

K. Desain Form Pembagian Kelas

Form ini digunakan untuk menyimpan data Pembagian Kelas sekaligus menyimpan data kelas. Form ini berisi isian tahun ajar yang otomastis muncul, kemudian memilih jurusan dan wali kelas untuk mengisi data kelas. Kemudian kapasitas dan jumlah muncul sesuai dengan kelas masing-masing. Ketika tombol simpan ditekan, maka aplikasi ini menyimpan data pembagian kelas terlebih dahulu kemudian menyimpan data kelas dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.23.

Gambar 4.23DesainForm Pembagian Kelas

L. Desain Laporan Kwitansi Penjualan Formulir

Laporan ini berfungsi mencetak kwitansai sesuai dengan nama yang sudah membeli formulir pendaftaran dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.24.

M. Desain Laporan Penjualan

Laporan ini berfungsi menampilkan laporan Penjualan dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.25.

Gambar 4.25Laporan Penjualan N. Desain Laporan Pendaftaran

Laporan daftar ulang berfungsi menampilkan data daftar ulang. Dalam laporan daftar ulang ada pilihan kategori yang berdasarkan periode dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.26.

O. Desain Laporan Daftar Ulang

Laporan Daftar Ulang berfungsi menampilkan data Daftar Ulang dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.27.

Gambar 4.27Laporan Daftar Ulang P. Desain Laporan Pembagian Kelas

Laporan Pembagian Kelas berfungsi menampilkan data Pembagian Kelas dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.28.

50 BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem Yang Digunakan

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan sistem pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo yaitu:

A. Software Pendukung

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate Version 2009. b. Microsoft Visual Studio 2005.

c. Microsoft SQL Server 2005. B. Hardware Pendukung

a. Komputer dengan processor Core i3 M 370 @ 2.40 GHz atau lebih tinggi.

b. Graphic Intel 32-bit dengan resolusi 1366 x 768 atau lebih tinggi. c. Memori RAM 2.00 GB atau lebih tinggi.

5.2 Cara Setup Program

Dalam tahap ini, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap penginstalan perangkat lunak. Berikut langkah-langkah penginstalan:

1. Install SQL Server pada komputer yang digunakan.

2. Install Program Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru di komputer.

5.3 Penjelasan Pemakaian

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian Sistem Informasi Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru pada SMK Nasional Mojosari. Berikut pembahasan pemakaian dari Sistem Informasi Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru pada SMK Nasional Mojosari

5.3.1 Form Menu Utama

Pertama, aplikasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas ini membuka Menu Utama yang berisi menu bar untuk memilih form yang dibuka. Pada awal aplikasi berjalan, semua menubar mati kecuali menu yang berisi Log In dan Exit yang aktif yang diperlihatkan pada Gambar 5.1.

Gambar 5.1Form Menu Utama

Selanjutnya user diwajibkan untuk login. Karena fitur-fitur pada aplikasi ini terbuka apabila username dan password yang dimasukkan user sesuai dengan username dan password yang ada pada database yang diperlihatkan pada Gambar 5.2.

Gambar 5.2Fitur Login

Saat username dan password tidak diisi keluar pesan “Username atau Password tidak Boleh Kosong !”. Maka harus diisi dengan username dan password yang benar. Apabila muncul notifikasi “Username atau Password anda Salah” maka proses verifikasi username dan password gagal. Bila hal tersebut terjadi maka user tidak dapat mengakses fitur yang ada pada sistem. Jika username dan password yang diinputkan benar maka sistem menampilkan user yang login dan mengaktifkan fitur yang ada sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh user seperti Gambar 5.3.

Gambar 5.3 Notifikasi pada Login User

5.3.2 Form Master

Aplikasi sistem pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas memiliki menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form

master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.

A. Form Master Formulir

Form Formulir berfungsi menambahkan data formulir. Form ini terletak pada menu data master pada Form Utama. User Admin dapat menambah data formulir dan untuk menambah formulir user dapat mengklik tombol simpan agar tersimpan pada database. No Formulir otomatis keluar saat form load atau saat tombol simpan ditekan dapat di lihat pada Gambar 5.4.

Gambar 5.4Tampilan Form Master Formulir

Form Formulir memiliki textbox jumlah yang befungsi untuk menentukan banyaknya data yang disimpan. Apabila jumlah telah ditentukan dan tombol simpan ditekan maka listview memunculkan data-data seperti Gambar 5.5.

Gambar 5.5 Tampilan Form Master Formulir dengan sesuai jumlah

B. Form Master Jurusan

Form ini berfungsi menyimpan data jurusan ke dalam database. Form ini terletak di menu data master dari form utama. Pertama user mengisi Jurusan dengan namajurusan yang ingin di tambah. Selanjutnya tekan simpan setelah mengisi nama jurusan yang diperlihatkan pada Gambar 5.6.

C. Form Master User

Form ini berfungsi untuk menyimpan data user ke dalam Database. Petugas hanya dapat diakses oleh user yang memiliki status sebagai admin, selain admin form ini tidak dapat di akses oleh user lain. Terletak pada menu data master pada form utama. Langkah pertama user admin dapat menambah data user. Jika data sudah di masukan ke dalam textbox tekan tombol simpan. Kode user otomatis keluar ketika form petugas dibuka dan tombol simpan di tekan yang diperlihatkan pada Gambar 5.7.

Gambar 5.7Tampilan Form Master User

Password otomatis keluar jika admin menekan tombol test untuk memunculkan generate password 6 digit secara random dapat dilihat pada Gambar 5.8.

Gambar 5.8Tampilan Form Master User Password generate

D. Form Master Wali Kelas

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Wali Kelas. Data ini digunakan untuk menentukan wali kelas pada saat pembagian kelas dan untuk lebih datailnya dapat dilihat pada Gambar 5.9.

E. Form Master Kelas

Form pembagian kelas ini digunakan untuk menyimpan data pembagian kelas. Form ini juga berfungsi untuk menyimpan data kelas. Form ini terdapat tahun ajar, jurusan, dan kelas untuk menentukan kelas bagi calon siswa yang telah mendaftar ulang. Form ini juga berisi kapasitas maksimal kelas dan jumlah calon siswa yang telah mendaftar ulang pada jurusan yang mereka pilih yang diperlihatkan Gambar 5.10.

Gambar 5.10 Form Kelas

Data dari calon siswa otomatis muncul pada listview jika petugas memilih jurusan. Kapasitas dari jurusan tersebut juga muncul dengan sendirinya dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 5.11.

Gambar 5.11 Listview otomatis terisi

5.3.3 Form Transaksi

Aplikasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas memiliki beberapa form transaksi mulai dari transaksi penjualan formulir, pendaftaran, daftar ulang, dan pembagian kelas. Form-form master digunakan mengelola data-data transaksi yang ada.

A. Form Penjualan Formulir

Form ini hanya dapat di akses oleh user petugas. Form ini berfungsi untuk menyimpan data penjulan formulir yang sedang berlangsung. Pertama petugas harus mengecek terlebih dahulu apakah nomor formulir yang dimasukkan ada atau tidak ada dan apakah formulir tersebut sudah pernah dijual atau belum. Bila formulir belum terjual dan ada, maka harga formulir muncul. Maka masukkan nama pembeli, kemudian tekan tombol simpan. Ketika disimpan, status

pada database formulir berubah S yang berarti formulir tersebut sudah terjual pada Gambar 5.12.

Gambar 5.12Tampilan Form Penjualan Formulir

Apabila Petugas tidak memasukkan No Formulir. Maka muncul pesan “Kode Formulir tidak boleh kosong !” yang dapat dilihat pada Gambar 5.13.

Gambar 5.13Cek Kode Formulir Kosong

Sedangkan apabila petugas mengisi kode formulir yang salah maka tampil pesan “Maaf, Kode Formulir yang dicari Tidak ada ! “ pada Gambar 5.14.

Gambar 5.14Cek Kode Formulir tidak ada

Sedangkan apabila petugas mengisi kode formulir yang telah terjual tampil pesan “Maaf, Formulir yang dicari sudah terjual ! “ pada Gambar 5.15.

Gambar 5.15 Cek Kode Formulir sudah terjual

B. Form Pendaftaran

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Pendaftaran. No pendaftaran otomatis terisi ketika form di buka. No penjualan harus dicek terlebih dahulu. ketika dicek berhasil maka no formulir otomatis terisi dengan database yang telah disimpan ketika menjual formulir. Selanjutnya isilah data calon siswa dan walinya yang mendaftar. Kemudian tekan tombol simpan yang diperlihatkan pada Gambar 5.16.

Gambar 5.16 Form Pendaftaran

Jika No Penjualan tidak di isi atau kosong maka tampil pesan seperti Gambar 5.17.

Apabila No Penjualan yang dicari salah maka muncul tampilan seperti Gambar 5.18.

Gambar 5.18 No Penjualan yang dicari Tidak ada C. Form Daftar Ulang

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Daftar Ulang kedalam database Daftar Ulang. Ketika form dibuka, kode daftar ulang otomatis terisi oleh sistem. Kemudian, petugas mengecek no pendaftaran apakah no pendaftaran tersebut ada atau tidak ada dalam database. Jika no pendaftaran ada, maka NISN dari calon siswa muncul beserta data yang telah di isi ketika pendaftaran. Jika dimunculkan kembali untuk memverifikasi apakan data dari calon siswa benar atau salah. Jika calon siswa sudah benar maka tekan tombol simpan pada Gambar 5.19.

Gambar 5.19 Form Daftar Ulang

Jika No Daftar Ulang tidak di isi atau kosong maka tampil pesan “No Pendaftaran Tidak Boleh Kosong !” pada Gambar 5.20.

Data calon siswa otomatis terisi pada saat petugas memasukkan no pendaftaran dengan benar. Data calon siswa ini terisi dengan data yang telah disimpan pada saat pendaftaran dan untuk lebihnya dapat dilihat pada Gambar 5.21.

Gambar 5.21 Data Calon Siswa otomatis terisi D. Form Pembagian Kelas

Form pembagian kelas ini digunakan untuk menyimpan data pembagian kelas. Form ini juga berfungsi untuk menyimpan data kelas. Form ini terdapat tahun ajar, jurusan, dan kelas untuk menentukan kelas bagi calon siswa yang telah mendaftar ulang. Form ini juga berisi kapasitas maksimal kelas dan jumlah calon siswa yang telah mendaftar ulang pada jurusan yang mereka pilih yang diperlihatkan Gambar 5.22.

Gambar 5.22 Form Pembagian Kelas

Data dari calon siswa otomatis muncul pada listview jika petugas memilih jurusan. Kapasitas dari jurusan tersebut juga muncul dengan sendirinya dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 5.23.

5.3.4 Form Laporan

Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan

yang dihasilkan dari data master dan data transaksi. Dimana data tersebut dapat

digunakan dalam mengambil keputusan.

A. Kwitansi Pembayaran

Ketika petugas ingin memberikan kwitansi, petugas hanya perlu menekan menu Cetak Dokumen lalu pilih Kwitansi Pembayaran. Setelah itu Kwitansi otomatis keluar seperti Gambar 5.24.

Gambar 5.24 Kwitansi Pembayaran B. Laporan Formulir Terjual

Setiap laporan hanya dapat dicetak oleh petugas tata usaha. Terdapat beberapa laporan dalam menu laporan. Seperti laporan penjualan yang ditampilkan pada Gambar 5.25.

Gambar 5.25 Laporan Penjualan C. Laporan Pendaftaran

Laporan pendaftaran ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang terjadi pada tanggal tersebut. Laporan pendaftaran keluar jika tata usaha menekan menu Laporan lalu memilih Laporan Pendaftaran seperti Gambar 5.26.

D. Laporan Daftar Ulang

Laporan Daftar Ulang ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang dapat di lihat pada Gambar 5.27.

Gambar 5.27 Laporan Daftar Ulang E. Daftar Siswa

Laporan Daftar Siswa ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang dapat di lihat pada Gambar 5.28.

70 BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Proses pengembangan proyek sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

a. Pengembangan sistem yang lama ke sistem yang baru dapat membantu kinerja sistem yang baik dimana untuk memudahkan user dalam hal input data dan data tidak mudah hilang atau terselip .

b. Implementasi dari sistem dapat menghasilkan sebuah laporan-laporan yang di butuhkan khususnya untuk laporan penjualan, laporan pendafataran, daftar ulang, dan laporan pembagian kelas dimana kepala sekolah bisa melihat hasil laporan yang sesuai dan terinci.

6.2 Saran

Saran dari pengembangan aplikasi ini adalah semoga aplikasi yang ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi andalan. Semoga Aplikasi ini dibangun menggunakan jaringan agar Bagian administrasi dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke ruang Tata Usaha untuk update data siswa setiap ada pembaruan terkait pendaftaran siswa baru.

71

DAFTAR PUSTAKA

Idris, Zahara. 1992. Pengantar Pendidikan. Jakarta: Gramedia

Hartono, Jogiyanto, HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi

Hartono, Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo: Jakarta.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offest. Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi offest. Anwar, Desi. 2002. Kamus Bahasa Indonesia. Surabaya: PT. Amelia

Gambar 5.22 Form Pembagian Kelas

Data dari calon siswa otomatis muncul pada listview jika petugas memilih jurusan. Kapasitas dari jurusan tersebut juga muncul dengan sendirinya dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 5.23.

67

5.3.4 Form Laporan

Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data master dan data transaksi. Dimana data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan.

A. Kwitansi Pembayaran

Ketika petugas ingin memberikan kwitansi, petugas hanya perlu menekan menu Cetak Dokumen lalu pilih Kwitansi Pembayaran. Setelah itu Kwitansi otomatis keluar seperti Gambar 5.24.

Gambar 5.24 Kwitansi Pembayaran B. Laporan Formulir Terjual

Setiap laporan hanya dapat dicetak oleh petugas tata usaha. Terdapat beberapa laporan dalam menu laporan. Seperti laporan penjualan yang ditampilkan pada Gambar 5.25.

Gambar 5.25 Laporan Penjualan C. Laporan Pendaftaran

Laporan pendaftaran ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang terjadi pada tanggal tersebut. Laporan pendaftaran keluar jika tata usaha menekan menu Laporan lalu memilih Laporan Pendaftaran seperti Gambar 5.26.

69

D. Laporan Daftar Ulang

Laporan Daftar Ulang ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang dapat di lihat pada Gambar 5.27.

Gambar 5.27 Laporan Daftar Ulang E. Daftar Siswa

Laporan Daftar Siswa ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang dapat di lihat pada Gambar 5.28.

70 BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Proses pengembangan proyek sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

a. Pengembangan sistem yang lama ke sistem yang baru dapat membantu kinerja sistem yang baik dimana untuk memudahkan user dalam hal input data dan data tidak mudah hilang atau terselip .

b. Implementasi dari sistem dapat menghasilkan sebuah laporan-laporan yang di butuhkan khususnya untuk laporan penjualan, laporan pendafataran, daftar ulang, dan laporan pembagian kelas dimana kepala sekolah bisa melihat hasil laporan yang sesuai dan terinci.

6.2 Saran

Saran dari pengembangan aplikasi ini adalah semoga aplikasi yang ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi andalan. Semoga Aplikasi ini dibangun menggunakan jaringan agar Bagian administrasi dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke ruang Tata Usaha untuk update data siswa setiap ada pembaruan terkait pendaftaran siswa baru.

71

DAFTAR PUSTAKA

Idris, Zahara. 1992. Pengantar Pendidikan. Jakarta: Gramedia

Hartono, Jogiyanto, HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi

Hartono, Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo: Jakarta.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offest. Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi offest. Anwar, Desi. 2002. Kamus Bahasa Indonesia. Surabaya: PT. Amelia Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.