Ruang Lingkup Pemantauan Pemantauan Pada Aspek Manajemen

Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 5 c. Aspek Lingkungan dan sosial masyarakat.

IV. HASIL OBSERVASI DAN PEMANTAUAN

1. Ruang Lingkup Pemantauan

Aktivitas kegiatan monitoring Pada pada tanggal 4 Oktober 2015 TPM berkoordinasi dengan Pejabat Pembuat Komitmen PPK 10. Bapak Ir. Agung Setiawan, M.T serta staf PPK 10, terkait dengan perkembangan dalam pelaksanaan dilapangan pada proyek Paket 03 Manggopoh Padang Sawah Provinsi Sumatra Barat. Tim TPM dengan PPK 10, yaitu bapak Ir. Agung Setiawan, M.T, menjelaskan tentang ruang lingkup kemajuan dan permasalahan yang timbul atau yang terjadi di lapangan dan schedule pelaksanaan dan nilai perkembangan bobot kemajuan pelaksanaan proyek dari pihak kontraktor pada saat ini dan laporan perbulannya, pihak pengawas dan catatan hasil rapat lapangan pada bulan Juli sd Oktober 2015. Tim TPM perlu berdiskusi dengan unsur Pengelola, Pengawasan, dan Pelaksana Proyek. tentang aspek manajemen, aspek teknik dan aspek pengelolaan lingkungan hidup RKPPL serta informasi dokumentasi yang dibutuhkan TPM dalam pelaksanaan tugas dilapangan. Pada kunjungan dan pertemuan dengan PPK 10 beliau memberikan data- data dan informasi umum proyek serta dokumen spesifikasi proyek, Data proyek pekerjaan pelebaran ruas jalan Manggopoh Padang Sawah Link No. 022, dengan sepanjang ruas 32 Km dimulai dari Km. 102+000 sampai dengan Km. 134+200. Rencana Penanganan: Pelebaran Rumija menjadi 13 M, terdiri dari lebar badan jalan = 7 meter, Bahu jalan = 2 meter dan DMJ = 1 meter. Atau 1+2+7+2+1 = 13 meter.

2. Pemantauan Pada Aspek Manajemen

Dalam proses penyelesaian proyek pembangunan jalan pada paket 03 Manggopoh- Padang Sawah Provinsi Sumatera Barat ini ada hal yang sangat penting dari awal sampai akhir yang menjadi tanggung jawab baik owner sebagai pemilik, konsultan perencana dan konsultan pegawas maupun kontraktor pelaksana dalam hal ini adalah PT. Jaya Konstruksi, maka dipilih Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 6 suatu cara yang tepat yaitu sistem manajemen proyek guna memecahkan masalah-masalah yang terjadi dilapangan, diperlukannya suatu carasuatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu organisasi kelompok orang-orang kearah capaian tujuan proyek. Manajemen merupakan suatu kekuatan yang mempunyai fungsi sebagai alat pemersatu, penggerak dan pengkoordinir faktor alam, tenaga dan dana yang diperlukan pada proyek konstruksi paket 03 Manggopoh- Padang Sawah. Proyek konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang memiliki jangka waktu yang biasanya terdapat suatu proses yang berfungsi untuk mengolah sumber daya proyek sehingga dapat menjadi suatu hasil kegiatan yang menghasilkan sebuah bangunan konstruksi seperti jalan. Adapun proses yang terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya melibatkan pihak-pihak yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan terlibatnya banyak pihak dalam sebuah proyek konstruksi maka hal ini akan dapat menyebabkan potensi terjadinya konflik juga sangat besar sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa proyek konstruksi sebenarnya mengandung konflik yang cukup tinggi juga. Manajemen Konstruksi pada umumnya akan meliputi mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu, manajemen material serta manjemen tenaga kerja. Pada prinsipnya dalam manajemen konstruksi, manajemen tenaga kerja merupakan salah satu hal yang lebih ditekankan. Hal ini disebabkan manajemen perencanaan hanya berperan sekitar 20 dari rencana kerja proyek. Sisanya manajemen pelaksanaan termasuk didalamnya pengendalian biaya dan waktu proyek. Adapun fungsi dari manajemen konstruksi yaitu: 1 Sebagai Quality Control sehingga dapat menjaga kesesuaian antara perencanaan, pengawasan dan pelaksanaan proyek. 2 Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi di lapangan yang tidak pasti serta mengatasi kendala terjadinya keterbatasan waktu pelaksanaan. 3 Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai. Hal itu dilakukan dengan opname laporan harian, mingguan dan bulanan. 4 Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan dalam pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan. Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 7 5 Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sebuah sistem informasi yang baik yang dapat digunakan untuk menganalisis performa dilapangan. Dipergunakannya manajemen sebab manajemen adalah sebagai ilmu dan seni yang merupakan bentuk kerja, berfungsi penting sebagai pedoman kegiatan, standar pelaksanaan, sumber motivasi maupun sebagai dasar rasional pengorganisasian agar pelaksanaan kegiatan-kegiatan dapat mencapai suatu tujuan yang berhasil dan berdaya guna secara cepat, efektif dan efisien. Terdapat beberapa peranan dan fungsi pada manajemen proyek yaitu: POMC Planning, Organizing and Staffing, Motivating, Controlling. 1 Perencanaan Planning : mempunyai tiga arti, yaitu : a Pengambilan keputusan decision making b Memikirkan secara mendalam untuk memutuskan apa yang harus diperbuat c Menetapkan sasaran dan menjabarkan cara mencapai sasaran-sasaran tersebut. Tujuan perencanaan adalah menemukan kesempatan-kesempatan di masa mendatang dan membuat rencana-rencana untuk memanfaatkannya. Rencana yang paling efektif adalah memanfaatkan kesempatan dan menghilangkan halangan atas dasar kekuatan dan kelemahan dari organisasi. 2 Pengaturan Penyediaan Staff Organizing and Staffing : Dalam suatu pekerjaan umumnya terdiri dari beberapa orang yang bersepakat untuk bekerja sama, maka diperlukan suatu pengaturan yang jelas, siapa yang mengerjakan apa, dan kepada siapa orang yang bekerja tersebut harus mempertanggungjawabkan pekerjaannya memberikan laporan. Maka tercipta struktur organisasi yang berfungsi sebagai sarana penentu dan pengatur, serta pembagi tugas antara orangkelompok orang. Dalam struktur organisasi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain : • Hubungan antara bawahan dan atasan harus jelas, komunikasi timbal balik harus terpelihara. Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 8 • Tugas disertai pemberian wewenang yang berimbang dengan tanggung jawab responsibility yang dipikulnya. Tanggung gugat accountibility terhadap atasan juga harus ada. • Uraian tugas pekerjaan untuk staff dan pimpinan perlu dijabarkan dengan jelas dan konkrit job discription. • Makin tinggi jenjang manajerial makin sedikit bawahannya, dan sebaliknya makin ke bawah makin banyak orang yang dibawahinya struktur piramida. 3 Menggerakkan Motivating adalah kemampuan dari seorang manager proyek untuk memberikan alasan kepada bawahannya untuk pengembangan sumber daya manusia dan bimbingan kerja yang berperan disini adalah Faktor LeadershipJiwa kepemimpinan. Pemimpin proyek selalu berusaha agar para bawahannya menjadi ahli dalam bidang pekerjaannya dan terampil dalam bidang manajemennya. Faktor Motivasi yang perlu diciptakan oleh seorang manager proyek, meliputi: • Komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan, sehingga tercipta iklim kerja yang berkesinambungan. • Diciptakan unsur partisipasi dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. • Metoda, program kerja yang mantap dan jelas. • Berorientasi kepada hasil pekerjaan • Delegasi pekerjaan harus disertai tanggung jawab yang jelas, limitasi wewenang untuk dapat mengambil keputusan serta kriteria tentang hasil pekerjaan. • Menghargai bawahan yang berprestasi dan ciptakan disiplin yang tegas. • Menciptakan suasana agar bawahan memiliki kemampuan dan kemauan untuk bekerja sama secara kelompok team work. 4 Pengontrolan Controlling Pengontrolan dilakukan untuk melihat dan mengawasi perkembangan pekerjaan, apakah sesuai dengan rencana, atau apakah ada penyimpangan ? Pengontrolan dan Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 9 pengawasan pekerjaan bisa dilakukan dari laporan dan dari pengecekkan lapangan, dan dari keduanya dilakukan pencocokan mana yang lebih aktual mendekati kondisi idealnya. Tujuan pengontrolan tidak mencari kesalahan orang, melainkan untuk menjaga dan melihat apakah hasil pekerjaan sesuai dengan rencana atau tidak, sesuai rencana yang dimaksud adalah kegiatan proyek dapat dimulai, dilaksanakan dan diselesaikan menurut jadwal yang telah ditentukan, budget yang disediakan, mutu pekerjaan yang ditetapkan dan sumber daya alam serta sumber daya manusia yang tersedia. 5 Langkah dalam melakukan fungsi kontrol : a Adanya prestasi standard sebagai tolak ukur. b Mengukur hasil prestasi pekerjaan. c Membandingkan mengevaluasi hasil prestasi aktual dengan standard prestasi yang diharapkan. d Melakukan tindakan koreksi, bilamana standard prestasi tidak tercapai. Secara spesifik konsep manajemen adalah merupakan suatu proses, dimana di dalamnya diberikan input dan diharapkan manajemen dapat menghasilkan output sesuai sasaran sebagaimana yang ditetapkan. Input dalam proses manajemen terdiri dari bermacam-macam sumber daya resources, seperti: • Sumber Daya Manusia tenaga kerja • Sumber Daya Alam Material bahan • Sumber Modal dana • Mesin Peralatan alat • Metode Kerja Organisasi Kegiatan Pada Proyek Pelaksanaan suatu kegiatan proyek perlu pengorganisasian yang terkoordinasi secara efektif dan sistematis. Organisasi kegiatan ini dibutuhkan untuk mempelancar pelaksanaan dan keberhasilan proyek sehingga hasil yang pekerjaan lebih maksimal dan sesuai dengan rencana. Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 10 Untuk tercapainya sasaran pelaksanaan sebagai mana diharapkan, maka setiap unsur yang terlibat harus dapat berinteraksi dengan baik dan saling menunjang antara satu dengan yang lainnya sesuai dengan wewenang dan fungsinya masing-masing. Agar semua pekerjaan berjalan lancar maka unsur yang terkait ini telah membuat dan menyepakati suatu rencana kerja dan syarat syarat kontrak, spesifikasi umum dan gambar Detailed Engineering Design DED. Struktur Organisasi Pelaksanaan Proyek Berdasarkan FIDIC Untuk menjamin pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan segala ketentuan dan tepat pada waktunya, maka dibentuklah badan-badan hukum dan susunan struktur organisasi pembangunan infrastruktur jalan paket 03 manggopoh-padang sawah Provinsi Sumatera Barat, dimana unsur-unsur yang terlibat langsung dalam menangani kegiatan tersebut adalah: 1 Employer Owner Pengguna Jasa; PPK 10: Ir. Agung Setiawan, M.T 2 EnjinirDesign and Supervision Consultants DSC; Joint Venture of Renardet S.A, PT. Cipta Strada, PT. Daya Creasi Mitrayasa, PT. Seecoons and PT. Yodya Karya Persero. Employer Owner Pengguna Jasa PPK 10 Terikat dengan Perjanjian Kontrak  Keterikatan Layanan Profesional  Bertindak sebagai Employer Sesuai kewenangannya  Bertindak untuk Kepentingan Employer Penyedia Jasa Kontraktor Enjinir Konsultan Supervisi TL. DSC WINRIP Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 11 3 Penyedia Jasa Kontraktor; PT. Jaya Konstruksi Manggala Pratama. Tbk Dalam pelaksanaan FIDIC menerapkan sistem garis lurus, dimana Employer Owner Pengguna Jasa PPK 10 dalam pengendalian pelaksanaan konstruksi tidak dapat langsung berhubungan dengan Kontraktor sebagai Penyedia Jasa PT. Jaya Konstruksi Manggala Pratama. Tbk. Employer PPK mendelegasikan sebagian besar wewenangnya terutama pada bidang pengawasan teknis proyek kepada Enjinir Team-Leader DSC, kecuali kewenangan melakukan Amendment Contract, pembebas-tugaskan Penyedia Jasa atas tugas dan kewajiban yang ada dalam kontrak. Kewenangan yang dilimpahkan pada Injinir yang perlu persetujuan EmployerPPK adalah seperti: 1 Menyetujui tambahan biaya atau perpanjangan waktu pada kondisi tak terduga; 2 Menginstruksikan atau menyetujui Variasi; 3 Menentukan jumlah pembayaran dalam mata uang yang dapat dipakai; 4 Menyetujui perpanjangan waktu pelaksanaan; 5 Konsekuensi atas resiko Pengguna Jasa; 6 Penyesuaian akibat perubahan peraturan; dan 7 Penyesuaian akibat perubahan biaya. Hubungan antara EmployerPengguna Jasa dengan Penyedia Jasa Kontraktor terikat dengan Perjanjian Kontrak. Injinir bertindak atas nama EmployerPengguna Jasa sesuai wewenang yang didelegasikan untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan oleh Kontraktor. Sedangkan hubungan Injinir terhadap EmployerPengguna Jasa adalah: 1 Keterikatan atas Layanan Profesional; 2 Bertindak sebagai EmployerPengguna Jasa sesuai kewenangannya; 3 Bertindak untuk kepentingan EmployerPengguna Jasa. Beberapa Catatan Tentang Pelaksanaan Manajemen Proyek Pada Paket 03, sebagai berikut: Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 12 1 Progress pelaksanaan fisik pada bulan September 2015 adalah 65.63 dari target sekitar 89.96, ada keterlambatan atau deviasi sebesar 24.33. 2 Waktu yang sudah terpakai adalah 85.89, tersisa 14.11 untuk menyelesaikan 34.37. 3 Menurut informasi dari Kontraktor, penyebab dari keterlambatan tersebut dikarenakan AMP sering terjadi kerusakan. 4 Ada kesan bahwa Konsultan Supervisi Field Team DSC kurang percayadiri dalam melaksanakan tugasnya dan juga kekurangan tenaga, sehingga kurang malsimal dalam pengawasan. 5 Peran PPK dalam mengelola manajemen proyek sangat diperlukan terutama dalam koordinasi dengan instansi lain misalnya PLN untuk pemindahan tiang listrik, PT. Telkom untuk pemindahan utilitas tiang dan kabel telepon, dengan PAM untuk utilitas pipa air minum, dan koordinasi antar lembaga pemerintah lainnya. Selain itu dalam hal komunikasi dan sosialisasi dengan masyarakat sekitar proyek, terutama mereka yang terkena dampak langsung proyek. 6 Perlu kerjasama yang sinergis antara Injinir dengan Kontraktor dalam melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing komponen sesuai kewenangan masing-masing. Spesifikasi Tenaga Ahli Profesional Staffting dan tenaga teknis pada Konsultan Supervisi Field Team DSC Paket 03 Manggopoh-Padang Sawah sebagai berikut: No. Posisi Pekerjaan Jumlah Bidang Profesi Tenaga Ahli Profesional 1. Site Engineer SE 1 Pemantauan ketat atas prestasi kontraktor dan melaporkan kepada PPK. Bertanggung jawab terutama atas pengendalian seluruh pelaksanaan pengawasan pekerjaan, berdasarkan ketentuan dan persyaratan yang telah di tentukan dalam dokumen kontrak. 2. Quality Engineer QE 1 Melakukan pengawasan dan pemantauan atas kualitas material, alat dan hasil pekerjaan, termasuk pengaturan dan pengadaan Stone Chrusher pemecah batu danatau Asphalt Mixing Plan AMPpengolah Campuran Aspal danatau Batching Plant dan peralatan lain yang diperlukan. Melakukan analis semua test, termasuk usulan Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 13 Komposisi Campuran Job Mixing Formula, baik untuk pekerjaan aspal, soil cement dan beton, serta memberikan rekomendasi dan justifikasi teknis atas persetujuan dan penolakan usulan tersebut. 3. Quantity Engineering QE 1 Melakukan pengawasan secara terus menerus dan memeriksa semua pengukuran, kalkulasi kuantitas untuk sertifikat pembayaran bulanan Monthly CertificateMC dan memastikan bahwa kontraktor di bayar dengan tepat dari volume pekerjaan yang sesuai dengan ketentuan- ketentuan dalam dokumen kontrak. 4. Chief Inspector CI 1 Chief Inspector bertanggung jawab pada pengendalian kegiatan yang berhubungan dengan aspek desain, pengukuran volume bahan dan pekerjaan sebagai dasar pembayaran Tenaga Teknisi 5. Inspector 3 Mengawasi semua pengambilan contoh material dan pengadaan transportasi ke laboratorium untuk di tes, setelah di tes Inspector harus menginformasikan kepada kontraktor tentang hasil pengujian dan setiap perbaikan yang di butuhkan. Menggambar kemajuan harian yang dicapai kontraktor pada grafik chart yang telah disetujui 6. Surveyor 3 Membantu dan berhubungan dengan tim supervisi dalam semua hal yang berhubungan dengan pengukuran kuantitas, rencana dan hasil pekerjaan 7. Laboratorium Technician 3 Melakukan pengawasan dan pemantauan ketat atas pengaturan personil dan peralatan laboratorium kontraktor, agar pelaksanaan pekerjaan selalu didukung tersedianya tenaga dan peralatan pengendalian mutu sesuai dengan persyaratan dalam dokumen kontrak. Melakukan pengawasan dan pemantauan atas pengaturan dan pengadaan Stone Chrusher dan Asphalt Mixing Plant atau peralatan yang diperlukan 8. Tenaga Pendukung 3 Tenaga Pendukung Supporting Staff adalah petugas administrasi perkantoran yang dibutuhkan dalam menunjang pelaksanaan pekerjaan . Laporan Pemantauan Tahap II Paket. 03: Manggopoh Padang Sawah Third Party Monitoring TPM Universitas Bung Hatta UBH Padang Western Indonesia National Road Improverment Project WINRIP 14

3. Pemantauan Pada Aspek Teknis.