Analisis Prosedur Sistem Informasi Penggajian Karyawan Di PT. Bintang Mitra Textindo Bandung

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN

DI

PT. BINTANG MITRA TEXTINDO

BANDUNG

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Oleh

1.09.06.049 - Ardolin Simanungkalit 1.09.06.061 - Silvi Danu Respita

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada era globalisasi sekarang ini ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang sangat pesat dan sangat mempengaruhi seluruh umat manusia di seluruh dunia. Oleh karena itu, seiring dengan perkembangan zaman, manusia berusaha untuk menciptakan peralatan dan teknik yang dapat mempermudah serta menyempurnakan pengolahan dan penyampaian informasi, sehingga menghasilkan informaasi yang cepat dan akurat. Dari sekian banyaknya teknologi, komputer merupakan salah satu alat untuk membantu dalam menyempurnakan pengolahan dn penyampaian informasi. Teknologi komputer dapat mempermudah berbagai kegiatan, untuk menghasilkan informasi sebagai penunjang dalam pengambilan keputusan, selain itu keutuhan data lebih terjamin.

Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolahan data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan perusahaan –perusahaan yang ingin mwngembangkan usaha danmencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolahan data yaitu computer. Dengan adanya computer sebagai alat pengolahan data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan atau pun instansi dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan perushaaan dalam mencapai tujuan

Kebutuhan akan informasi akan terus meningkat untuk digunakan dalam kehidupan sehari-hari, dalam dunia usaha, kerja, maupun instansi pemerintahan. Manusia membutuhkan

suatu sistem informasi yang baik guna mempercepat proses kerja dan mendapatkan hasil yang lebih cepat dan akurat.

Setiap perusahaan maupun instansi membutuhkan suatu sistem aplikasi pengolahan data dan perhitungan gaji karyawan. PT. BINTANG MITRA TEXTINDO adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Perusahaan yang berlokasi di daerah kawasan industri di Bandung ini pun sangat membutuhkan sistem informasi perhitungan gaji karyawan yang baik dikarenakan saat ini perusahaan hanya menggunakan aplikasi Ms. Excel dalam proses perhitungan gaji karyawannya serta penyimpanan data masih berupa arsip. Hal ini menyebabkan proses penggajian menjadi kurang efektif dan masih terdapat kesalahan-kesalahan dalam prosesnya.

Komputer merupakan suatu alaty kerja yang membantu dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Kegiatan sederhan apapaun dapat diidentifikasi dan dikembangkan menjadi sebuah program computer. Hal ini melandasi penulis membuat sistem informasi, beberapa proses yang terdapat dalam sistem informasi tersebut dapat ditangani oleh sebuah program computer.

Prosedur kerja bidang penggajian ini dibuat untuk membantu dalam pengolahan data gaji. Oleh karena itu penulis membuat suatu sistem informasi penggajian karyawan.

Maka dengan sistem informasi ini diharapkan dapat membantu kinerja para keryawan dalam pengelolaan data karyawan maupun data gaji karyawan.

Sistem informasi penggajian adalah suatu sistem akuntansi yang digunakan perusahaan untuk menangani pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jabatan manajemen, dan dibayarkan dengan secara tetap. Sistem informasi yang digunakan dalam menganalisis informasi keuangan dalam pembayaran gaji

adalah sistem informasi penggajian. Dari sistem informasi tersebut akan dapat diketahui prosedur yang membentuk sistem, fungsi-fungsi yang terkait, dokumen- dokumen yang digunaka, dan catatan-catatan yang digunakan perusahaan.

PT. BINTANG MITRA TEXTINDO adalah sebuah perusahaan yang tergoong mempunyai banyak karyawan atau pegaawai. Pengolahan data gaji pegawai tentu menjadi salah satu hal penting dalam kegiatan perusahaan, sehingga perusahaan membutuhkan suatu system informasi yang dapat melakukan fungsi-fungsi pengolahan dan pengolahan data khususnya gaji pegawai secara efeektif dan efisien. Permasalah saat ini di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO belum tersedia system informasi untuk penggajian. Semua kegiatan pengolahan data penggajian. Semua kegiatan pengolahan data penggajian pada PT. BINTANG MITRA TEXTINDO masih dilakukan dengan system manual. Masalah lamanya pembuatan laporan penggajian, pembuatan daftar gaji dan slip gaji, atau bahkan keterlambatan dalam pembuatannya adalah beberapa contoh kasus yang sering tejadi di dalam pengolahan data penggajian. Hal tersebut menyebabkan lambatnya informasi laporan penggajian kepada pimpinan dan juga kurang dan kurang optimalnya pelaynan khususnya penggajian kepada para pegawai.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk membuat suatu sistem perhitungan gaji karyawan yang diharapkan dapat memberikan kemudahan dan mampu meningkatkan efektivitas kerja di bagian keuangan serta dapat menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat.

Maka dengan demikian penulis mencoba menarik permasalahan tersebut untuk

dijadikan Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN GAJI

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat diidenifikasi beberapa permasalahan yang akan dibahas oleh peneliti, yaitu :

1. Masih terdapatnya kesalahan perhitungan dalam sistem keuangan.

2. Pada saat pencarian data yang akan digunakan sebagai dasar perhitungan gaji

mengalami kesulitan karena data tersebut disimpan dalam bentuk berkas atau arsip.

3. Keterlambatan dalam pembuatan daftar gaji dan slip gaji

4. Lambatnya informasi laporan penggajian kepada pimpinan.

5. Kurang optimalnya pelayanan khususnya kepada para pegawai.

1.3.Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil analisis sistem yang ada dan pengidentifikasian masalah, maka dapat dirumuskan permasalahan yang akan dibahas, yaitu :

1. Bagaimana system informasi penggajian yang sedang berjalan pada PT. BINTANG

MITRA TEXTINDO.

2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Perhitungan Gaji Karyawan yang baik,

cepat, dan akurat guna mempermudah proses penggajian di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO.

3. Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Penggajian di PT. BINTANG

1.4.Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

1.4.1. Maksud Kerja Praktek

Adapun maksud yang dapat diperoleh dari kerja praktek dalam bentuk laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut :

Merancang Sistem Informasi Perhitungan Gaji Karyawan di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO guna mempermudah bagian keuangan dalam memproses perhitungan gaji karyawannya.

1.4.2. Tujuan Kerja Praktek

Sedangkan tujuan dari kerja praktek adalah :

1. Untuk mengetahui sistem informasi penggajian yang sedang berjalan pada PT. BINTANG MITRA TEXTINDO.

2. Untuk membuat peracangan sistem informasi penggajian pada PT. BINTANG

MITRA TEXTINDO.

3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi penggajian pada PT.

BINTANG MITRA TEXTINDO.

1.5. Kegunaan Penelitian

1. Dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dalam pembuatan program sistem informasi perhitungan gaji karyawan..

2. Memberikan pengetahuan bagi pihak-pihak yang belum memahami materi

yang sedang diteliti.

1.5.2. kegunaan Praktis

1. Dapat membantu perusahaan dalam memecahkan kendala yang dihadapi,

terutama pada sistem perhitungan gaji karyawan.

2. Dengan adanya sistem ini diharapkan kinerja perusahaan akan lebih

maksimal.

1.6. Batasan Masalah

Penulis membatasi masalah yang akan dibahas adalah :

1. Program aplikasi hanya mengenai perhitungan gaji karyawan saja.

2. Program aplikasi yang akan diterapkan hanya digunakan pada Bagian keuangan.

3. Untuk upah lembur program aplikasi hanya membahas untuk jabatan- jabatan

tertentu.

1.7. Waktu dan Tempat Penelitian

1) Waktu Penelitian

Kegiatan Penelitian dilaksanakan pada tanggal 1 Agustus s/d 29 Agustus 2009.

Kegiatan Penelitian ini dilakukan di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO. Jl. Raya Banjaran Km 14,9 Bandung.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Data dan Pengolahan Data

“Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek”. (Fathansyah,Ir, hal 2).

Berdadarkan pendapat di atas maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan dan mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya dapat berupa fakta-fakta dan angka-angka yang pada dasarnya belum berartu apabila belum diolah dalam suatu sistem tertentu, sehingga dapat membentuk suatu teori atau konsep-konsep yang selanjutnya dapat dimengerti.

Maka, pengolahan data merupakan segala kegiatan baik dengan menggunakan peralatan elektronik dengan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengolah elektronik menjadi informasi.

2.1.2. Sistem dan Karakteristik Sistem

Sistem dapat diartikan sekelompok unsur yang Saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai hasil tertentu. Menurut G.R. Terry dalam bukunya Principle of management system, definisi sistem adalah :

Sistem dapat dianggap sebagai suatu keseluruhan yang terorganisasi yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan dengan cara tertentu dan yang ditujukan kearah tujuan tertentu. (G.R. Terry, 1978 :1).

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung (Interface), masukan (Input), keluaran (Output) dan sasaran.

Berikut ini adalah penjelasan dari penulisan tentang karakteristik sistem diatas secara rinci :

1. Komponen Sistem, suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai

sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem, daerah yang yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang

lain atau lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem, apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung sistem, media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang

lainnya.

5. Masukan sistem, energi yang dimasukan kedalam sistem yaitu masukan perawatan (

maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input).

6. Keluaran sistem, hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem yang lain.

7. Pengolah sistem, suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem, suatu sistem pasti mempunyai tujuan (Goal) atau sasaran.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia.

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan

human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-machine.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruhi dengan lingkungan luarnya.

2.1.4. Pengertian Informasi

Informasi adalah hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Dalam informasi terdapat perencanaan, pengendalian atau pengawasanm, performance dan sumber daya. Sedangkan infomasi itu sendiri dapat diproses dengan EDP (Electronic Data Processing) maupun non EDP.

Menurut Gordon B. Davis

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan-keputusan-keputusan yang akan datang. (Gordon B. Davis, 1996 :11).

Sumber dari informasi adalah data, dimana data adalah kenyataan nyata. Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Data yang telah diolahj tersebut diterima oleh pihak-pihak yang membutuhkan infomasi untuk digunakan dalam pembuatan dan pengambilan keputusan.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya dan relevan.

1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, harus jelas mencerminkan maksudnya.

3. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan jika terlambat informasi akan berakibat fatal untuk organisasi.

4. Relevan, berarti informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevensi untul

tiap-tiap arang berbeda.

Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkanya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.1.5. Pengertian Sistem Informasi

Informasi sangat diperlukan oleh manajemen didalam mengambil keputusan dapat

diperoleh dari sistem informasi atau yang biasa disebut dengan processing system atau

informasi processing system.

Menurut Jogiyanto H.M dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi, definisi sistem informasi adalah :

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mandukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1. Blok Masukan

Input yang mewakili data yang masuk kedalam sistem informsi. Input diisi termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjelaskan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan ,mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Dasar Data

Dasar data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Supaya sisteminformasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian didalamnya.

Kegiatan yang terdapat dalam sistem informasi mencakup antara lain :

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkansuatu

informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari prose diatas tersebut.

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan

sesuai dengan yang diharapkan.

2.2.Pemodelan Sistem

Dalam pemodelan sistem yang akan dibuat diperlukan perangkat/tool yang digunakan untuk menganalisis dan perancangan sistem informasi.

Pemodelan sistem yang dimaksud adalah :

2.2.1. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) adalah yang dikenal sebagai Diagram Alir Data (DAD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baaru yang akan dikembangkan secara logis, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan.

Ada tiga tipe data flow diagram, yaitu context diagram (diagram konteks), data flow diagram dan data flow diagram logika.

a. Diagram konteks

Diagram konteks adalah diagram tingkat atas, yaitu diagram yang paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang menggambaarkan aliaran-aliran data kedalam dan keluar sistem kemudian ke dalam dan keluar entitas eksternal.

b. Data flow diagram fisik

Data flow diagram fisik adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas interanl dan eksternal dari sistem tersebut, entitas internal adalah personal, tempat atau mesin dalam didtem tersebut yang mentanspormasi data. Data flow diagram fisik tidak menunjukan apa yang dilakukan, tetapi menunjukan dimana, bagaimana dan siapa dalam suatu proses pada sebuah sistem.

c. Data flow diagram logika

Data flow diagram logika digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Data flow diagram logika tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi penekanannya hanya pada logika pada kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem yang dijelaskan secara logika.

2.2.2. Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) menggambarkan hubungan antar objek data. ERD adalah suatu model jarignan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari suatu sistem secara abstrak.

Tujuan utama dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukan objek-objek data (entity) dan relatioanship-relationship yang ada pada objek tersebut.

2.2.3. Hubungan Antara File

Merupakan penggambaran yang menunjukan struktur data yang saling berhubungan dengan elemen-elemen lainnya.

2.2.4. Kamus data

Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu istem informasi. Kamus data ini, digunkan sebagai lat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan.

2.2.5. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Merupakan suatu bagan yang menunjukan arus dari dokumen yang mengalir didalam sistem termasuk tembusan-tembusannya, digunakan dalam analisis dan perancangan sistem.

2.3.Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membantu sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi.

Proses ( Model ) Input

(Data) _Dasar

Data

Output (Model)

Gambar 2.0. Siklus Informasi

( Sumber : [Jog01] )

2.4.Pengertian Basis Data

Menurut [Fat99] pengertian tentang basis data yaitu :

“ Basis data ( database ) didefinisikan sebagai himpunan kelompok data ( arsip ) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis ”.

Operasi-operasi basis data yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data meliputi :

a. Pembuatan basis data baru (Create database)

b. Penghapusan basis data baru (Drop database)

d. Penghapusan file atau table dari ke suatu basis data (Drop table)

e. Penambahan atau pengisian data baru ke sebuah file atau tabel di sebuah basis data (Insert)

f. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (Retrieve atau Search)

g. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (Update)

h. Penghapusan data dari sebuah file atau tabel (Delete)

2.5.Pengertian Gaji dan Upah

Menurut [Ind02] dalam kamus lengkap Bahasa Indonesia :

“Pengertian gaji adalah upah kerja yang dibayar dalam waktu ketaaat atau bisa juga disebut balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu.”

Dengan pengertian gaji diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa gaji adalah sebagai balas jasa atau penghargaaan atas hasil kerja seseorang.

Imbal jasa yang diberikan kepada karyawan seringkali disebut dengan gaji, upah atau kompensasi, akan tetapi bila ketiga nama itu ditelaah satu persatu, maka pengertiannya akan berbeda.

2.6.Pengertian Penggajian

“Penggajian berasal dari kata gaji yang berarti balas jasa yang diberikan kepada karyawan karena karyawan tersebut telah menyumbangkan jasa, tenaga, dan pikiran terhadap perusahaan. Penggajian meliputi masalah-masalah seperti pemeliharaan struktur, gaji, survey gaji, dan pembayaran tambahan.”

2.6.1. Fungsi Penggajian

Adapun fungsi dari sistem informasi perhitungan gaji karyawan yaitu :

1. Pengembangan sumber daya alam secara efisien.

2. Pemberian gaji yang baik bagi karyawan yang berprestasi guna mendorong

karyawan lain ikut berprestasi.

3. Penggajian yang baik mendirong perusahaan memperoleh karyawan yang

produktif.

4. Gaji mendorong perbaikan dan stabilitas ekonomi.

2.6.2. Aturan perhitungan Gaji

Adapun aturan perhitungan gaji yang berlaku di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO yaitu :

1. Gaji pokok, total perhitungan gaji pokok berdasarkan jabatan.

2. Tunjangan-tunjangan umum, yaitu :

1. Tunjangan keluarga

a. Tunjangan istri atau suami sebesar 10% dari gaji pokok.

2. Tunjangan Fungsional : tunjangan ini dibayarkan sesuai dengan ketentuan berlaku.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. BINTANG MITRA TEXTINDO adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam

bidang manufaktur. Perusahaan ini menspesialisasikan pada produksi kain. Perusahaan

didirikan pada bulan Maret 2006, dan memulai produksinya pada bulan Desember 2006. Pada tahun 2006 perusahaan memiliki karyawan lebih dari 100 orang.Bagi perusahaan teknologi dan sumber daya manusia adalah tulang punggung dari segala kegiatan operasional, yang mendukung jalannya perusahaan dan menyukseskan perusahaan.

3.2. Visi dan Misi Perusahaan

Adapun visi dari perusahaan adalah :

a. Menjadi perusahaan terpercaya dan dapat diandalkan untuk pelanggan dan

supplier.

b. Menghormati manusia dan akan selalu bekerja sama dengan baik.

c. Selalu menjaga lingkungan dan mengkontribusikannya untuk mengikat tali

persaudaraan.

Adapun misi dari perusahaan adalah :

b. Untuk Karyawan : menyediakan lingkungan kerja yang baik, aman, bersih dan menyenankan.

c. Untuk Pemegang Saham : memberi keuntungan bagi para pemegang saham

oleh perbaikan dan kemajuan yang efisien dan produktif.

d. Untuk Masyarakat : memelihara hubungan yang baik masyarakat dan turut

mendukung terhadap lingkungan.

3.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut adalah bagan struktur organisasi di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO adalah sebagai berikut :

Gambar 3.0. Struktur Organisasi PT. BINTANG MITRA TEXTINDO

( Sumber : [Bag Kepegawaian PT.BINTANG MITRA TEXTINDO] )

Deskripsi kerja adalah suatu rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Adapun fungsi dan tugas para staff karyawan di PT. adalah sebagai berikut :

1. President Director

Merupakan jabatan tertinggi dalam perusahaan, mengambil keeputusan, dan bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan.

2. Direksi

Melakukan koordinasi dengan President Director sekaligus membawahi bagian HRD dan bagian keuangan.

3. Bagian Kepegawaian

Merupakan bagian yang mengurusi segala sesuatu tentang data karyawan, pengembangan sumber daya alam dan perekrutan karyawan baru.

4. Bagian Keuangan

Bertanggung jawab dengan segala sesuatu yang menyangkut keuangan, akuntansi, anggaran dan pengelolaan pendapatan.

5. Factory Planning

Bertugas mengkoordinir dan merencanakan segala kegiatan yang akan dilaksanakan di pabrik.

6. Marketing

Bagian yang bertugasmenganalisis strategi dan pasar dari perusahaan. 7. Manage Sistem

Bertugas menangani kualitas manajemen perusahaan.

8. Advisor Manufacturing

Bertugas menangani kedisiplinan kerja karyawan. 9. Logistic Control

Menangani pemesanan produk dari konsumen sampai pengiriman produk ke konsumen.

10.Logistic Prod

Bertugas merencanakan dan mengendalikan produk. 11.Finishing Good

Bertugas mengirim produk kepada konsumen. 12.Purchasing Dept

Bertugas pada pembelian barang-barang yang dibutuhka perusahaan, baik produksi maupun barang bukan produksi.

13.Import

Bertugas malakukan pembelian barang impor. 14.Local

Bertugas melakukan pembelian barang local. 15.Service Part

Bertugas melakukan pembelian suku cadang. 16.Prod. Control

Bertugas mengontrol jalannya produksi.. 17.Produksi

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Dari hasil analisis yang dilakukan, peneliti menemukan beberapa permasalahan dari sistem yang berjalan di PT. BINTANG MITRA TEXTINDOkhususnya pada bagian Keuangan.dalam mengolah data penggajian karyawannya yang masih menggunakan aplikasi sederhana, hal ini menyebabkan kinerja perusahaan menjadi kurang maksimal. Oleh karenanya dilakukan suatu perancangan sistem untuk menghasilkan suatu informasi untuk mendukung kegiatan perhitungan gaji karyawan pada bagian Keuangan.

4.2. Analisis Dokumen

Analisa dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang digunakan oleh sistem serta spesifikasi apa saja yang ada dalam dokumen tersebut. Dokumen yang digunakan oleh Bagian Keuangan dalam mengolah data perhitungan gaji karyawannya adalah :

1 Nama Dokumen : Data karyawan

Fungsi : Berisi keterangan data karyawan

Sumber : Bagian Kepegawaian

Rangkap : 1 ( Satu )

Aliran Data : dari bagian Kepegawaian ke bagian Keuangan

2 Nama Dokumen : Data absen dan lembur

Fungsi : Berisi keterangan data absen dan lembur karyawan

Rangkap : 1 ( Satu )

Aliran Data : dari Bagian Kepegawaian ke Bagian Keuangan

3 Nama Dokumen : Data penggajian dan tunjangan

Fungsi :Untuk mengetahui hasil dari proses perhitungan gaji

Sumber : Bagian Keuangan

Rangkap : 1 ( Satu )

Aliran Data : dari Bagian Keuangan ke Direksi

4 Nama Dokumen : Laporan Data karyawan

Fungsi : Berisi laporan keterangan data karyawan

Sumber : Bagian Kepegawaian

Rangkap : 1 ( Satu )

Aliran Data : dari Bagian Kepegawaian ke Bagian Keuangan

5 5.  Nama Dokumen : Laporan Data Gaji karyawan

Fungsi : Berisi laporan data gaji karyawan

Sumber : Bagian Keuangan

Rangkap : 3 ( tiga )

Aliran Data : dari Bagian keuangan ke Bagian kepegawaian dan

direksi.

4.3. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Adapun analisis prosedur yang sedang berjalan di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO adalah sebagai berikut :

1. Karyawan menyerahkan data karyawan dan data absensi kepada Bagian Kepegawaian.

2. Setelah mendapat data karyawan dan data absensi, maka Bagian Kepegawaian akan memproses pencatatan data karyawan dan data absensi.

3. Setelah memproses data karyawan dan data absensi, maka akan dibuat laporan data karyawan dan absensi.

4. Laporan data karyawan dan absensi lalu diberikan kepada Bagian Keuangan untuk diproses dalam perhitungan gaji karyawan beserta tunjangan.

5. Setelah diproses lalu dibuat laporan data gaji karyawan beserta tunjangan, laporan dibuat rangkap dua. Satu untuk direksi dan satu untuk mencetak slip gaji di bagian keuangan.

6. Slip gaji yang sudah dicetak diberikan kepada karyawan dan dibuat laporan untuk disimpan menjadi arsip di Bagian Keuangan.

4.3.1. Flow Map

Flow map merupakan gambaran secara keseluruhan sistem, berikut dibawah ini adalah gambaran flow map yang sedang berjalan :

Karyawan Bag.Kepegawaian Bag. Keuangan Direksi

DGK

DG K

Gambar 4.0. Flowmap yang sedang berjalan

DK : data karyawan DA : data absen

DGK : arsip data gaji karyawan

4.3.2. Diagram Konteks

Diagram konteks dipergunakan untuk menggambarkan sistem penggajian karyawan serta secara garis besar atau keseluruhan. Diagram koteks ini dirancang memperhatikan

Data Karyawan

Data Absensi 

Pencatatan DK & DA

Data Karyawan & 

Absensi 

Buat Lap. DK & DA

Laporan 

Data Karyawan

Data Absensi

Laporan

Penghitunga n Gaji

Data Penggajian & 

Tunjangan

Buat Lap. Gaji Karyawan

Lap. DGK   2

Lap. DGK   1

Data Penggajian & 

Tunjangan

Cetak Slip Gaji

Lap. DGK   1

Slip Gaji

DGK

Slip Gaji 

Lap. DGK   2 

masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem perhitungan gaji karyawan digambarkan sebagai berikut

Gambar 4.1. Diagram Konteks yang sedang berjalan

4.3.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran sistem secara logika. Diagram biasanya digunakan untuk membuat sebuah modul sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-prosesyang saling terhubung satu sama lainnya. Keuntungan menggunakan DFD

adalah agar memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai komputer untuk lebih

mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses diagram alir data merupakan sekumpulan program data juga merupakan data secra manual. Dari pengertian dan definisi serta keuntungan-keuntungan yang didapat dari penggunaan DFD maka dapat ditarik kesimpulan bahwa data flow diagram merupakan suatu gambaran mengenai semua kegiatan dan aktifitas yang terjadi di dalam proses aktifitas tersebut untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami didalm proses pengolahan data, berikut ini digambarkan DFD Level 0 sebagai berikut :

karyawan

Direksi 1.0 Proses Pencatatan

DA & DK

3.0 Proses Perhitungan Gaji 5.0 Cetak Slip Gaji 2.0 Buat Lap. DK & DA

4.0 Buat Lap. DGK DK

DA

DK & DA

La

p. DK &

DA

S

lip

Ga

ji

Arsip Data Gaji Karyawan

Lap.

DGK

Data Gaji Lap. DGK

Gambar 4.2. DFD Level 0 yang sedang berjalan

DK : data karyawan DA : data absen

DGK : arsip data gaji karyawan

4.3.4. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

Sistem Informasi yang sedang berjalan di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO masih menggunakan sistem yang kurang maksimal, sehingga menyebabkan proses perhitungan gaji dan pencarian data lama dan cara penyimpanan data yang masih berupa arsip sering hilang.

Dengan adanya Sistem Informasi perhitungan gaji karyawan yang baik mampu menanggulangi kelemahan sistem yang sedang berjalan di perusahaan. Dengan sistem ini

melakukan pencarian data karyawan dan proses perhitungan gaji karyawan akan lebih cepat dan tidak akan mengalami kesalahan lagi, arsip data pun tersimpan dengan aman karena berbentuk file dan tersimpan dalam data base.

4.4. Analisis Sistem Yang Diusulkan

1. Bagian kepegawaian menyerahkan data karyawan berikut absennya ke bagian keuangan

2. Di bagian keuangan data karyawan dan absen tersebut di input ke Database penggajian

3. Setelah di proses dalam database kemudian bagian keuangan Slip Gaji dan mencetak 2 rangkap laporan data gaji karyawan

• Rangkap pertama : diarsipkan di bagian keuangan

• Rangkap kedua : diserahkan ke direksi kemudian di arsipkan

4. kemudian Bagian keuangan menyerahkan slip gaji kepada karyawan

4.4.1. Flow Map

Flow map merupakan gambaran secara keseluruhan sistem, berikut dibawah ini adalah gambaran flow map yang diusulkan.

Gambar 4.3. Flow map yang diusulkan

DGK : Data Gaji Karyawan

4.4.2. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat untuk memodelkan sistem secara global atau secara garis besar saja. Digunakan untuk menggambarkan sistem dan lingkungan luar yang berhubungan.

DGK DGK

Gambar 4.4 Diagram Konteks yang diusulkan

4.4.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) adalah suatau gambaran sistem secara logika. Diagram biasanya digunakan untuk membuat sebuah modul sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu sama lainnya. Keuntungan menggunakan DFD

adalah supaya memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai komputer untuk lebih

mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses diagram alir data merupakan sekumpulan program data juga merupakan data secara manual. Dari pengertian dan definisi serta keuntungan-keuntungan yang didapat dari penggunaan DFD maka dapat ditarik kesimpulan bahwa data flow diagram merupakan suatu gambaran mengeai semua kegiatan dan aktifitas yang terjadi didalam aktifitas tersebut untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami didalam kegiatan proses pengolahan data, berikut ini digambarkan DFD Level 0 sebagai berikut :

Karyawan 1.0 Input DK Direksi 5.0 Cetak Slip Gaji 4.0 Buat Lap. DGK 3.0 Hitung Gaji F. Data karyawan

F. DGK D. G a ji Slip G a ji D. Gaji DK D. Gaj i Lap. DGK Ba. Kepegawaian DK & DA

DK , D A & le m b u r 2.0 Input DA &lembur F. Data Absen &

Gambar 4.5. DFD Level 0 yang diusulkan

DK : Data karyawan DA : Data absen

DGK : Data gaji karyawan

4.6. Kebutuhan Hardware dan Software

Berdasarkan hardware dan software yang dibutuhkan, maka penulis mengusulkan:

4.6.1 Kebutuhan Hardware

Kebutuhan hardware yang dibutuhkan antara lain:

1. 1 Unit server, antara lain :

a) CPU Pentium IV 1,7 Ghz

b) 128 RAM

c) VGA Card 32 MB

d) Harddisk 40 GB

e) Keyboard standar

f) Mouse standar

2. 1Unit Client, antara lain :

a) CPU Pentium III 500 MHz

b)128 RAM

c) VGA Card on board

d)Harddisk 20 GB

f) Mouse standar

4.6.2 Kebutuhan Software

Kebutuhan Software yang dibutuhkan antara lain :

1. 1 Unit Server, antara lain :

Network Operating Sistem (NOS) : Micrsoft Windows NT 2000.

Back End (DBMS) : SQL SERVER 2000

2. 1 Unit Client, antara lain :

Network Operating Sistem (NOS) : Microsoft XP Profesional

BAB V

PENUTUP

Setelah mengadakan penelitian, menganalisa permasalahan dan merancang sistem informasi, yang telah dituangkan dalam bab-bab sebelumnya, maka dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat membantu dalam kemajuan sistem informasi penggajian pada PT. BINTANG MITRA TEXTINDO, khususnya di bagian keuangan.

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis pada perencanaan sistem informasi penggajian karyawan, maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut :

1. Program aplikasi sistem informasi perhitungan gaji karyawan yang telah penulis buat dapat memberikan kemudahan dalam proses pengolahan dan perhitungan gaji karyawan di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO.

2. Media penyimpanan data yang tadinya masih berupa arsip kini menjadi

terkomputerisasi dan tersimpan dalam database dengan adanya sistem aplikasi ini, sehingga mempermudah pencarian data.

5.2. Saran

Agar sistem informasi ini perhitungan gaji karyawan lebih optimal dan berjalan sesuai dengan harapan, maka kami memberikan pertimbangan untuk

pihak PT. BINTANG MITRA TEXTINDO terutama di bagian keuangan, yaitu berdasarkan hasil dari perancangan sistem informasi perhitungan gaji karyawan ini maka masih memungkinkan untuk dikembangkan lagi.

Gambar 4.3. Flow map yang diusulkan

DGK : Data Gaji Karyawan

4.4.2. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat untuk memodelkan sistem secara global atau secara garis besar saja. Digunakan untuk menggambarkan sistem dan lingkungan luar yang berhubungan.

DGK DGK

Gambar 4.4 Diagram Konteks yang diusulkan

4.4.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) adalah suatau gambaran sistem secara logika. Diagram

biasanya digunakan untuk membuat sebuah modul sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu sama lainnya. Keuntungan menggunakan DFD adalah supaya memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai komputer untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses diagram alir data merupakan sekumpulan program data juga merupakan data secara manual. Dari pengertian dan definisi serta keuntungan-keuntungan yang didapat dari penggunaan DFD maka dapat ditarik kesimpulan bahwa data flow diagram merupakan suatu gambaran mengeai semua kegiatan dan aktifitas yang terjadi didalam aktifitas tersebut untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami didalam kegiatan proses pengolahan data, berikut ini digambarkan DFD Level 0 sebagai berikut :

Karyawan 1.0 Input DK Direksi 5.0 Cetak Slip Gaji 4.0 Buat Lap. DGK 3.0 Hitung Gaji F. Data karyawan

F. DGK D. G a ji Slip G a ji D. Gaji DK D. Gaj i Lap. DGK Ba. Kepegawaian

DK & DA

DK , D A & le m b u r 2.0 Input DA &lembur F. Data Absen &

Gambar 4.5. DFD Level 0 yang diusulkan

DK : Data karyawan DA : Data absen

DGK : Data gaji karyawan

4.6. Kebutuhan Hardware dan Software

Berdasarkan hardware dan software yang dibutuhkan, maka penulis mengusulkan:

4.6.1 Kebutuhan Hardware

Kebutuhan hardware yang dibutuhkan antara lain:

1. 1 Unit server, antara lain : a) CPU Pentium IV 1,7 Ghz b) 128 RAM

c) VGA Card 32 MB d) Harddisk 40 GB e) Keyboard standar f) Mouse standar

2. 1Unit Client, antara lain : a) CPU Pentium III 500 MHz b)128 RAM

c) VGA Card on board d)Harddisk 20 GB e) Keyboard standar

f) Mouse standar

4.6.2 Kebutuhan Software

Kebutuhan Software yang dibutuhkan antara lain :

1. 1 Unit Server, antara lain :

Network Operating Sistem (NOS) : Micrsoft Windows NT 2000.

Back End (DBMS) : SQL SERVER 2000

2. 1 Unit Client, antara lain :

Network Operating Sistem (NOS) : Microsoft XP Profesional

BAB V

PENUTUP

Setelah mengadakan penelitian, menganalisa permasalahan dan merancang sistem informasi, yang telah dituangkan dalam bab-bab sebelumnya, maka dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat membantu dalam kemajuan sistem informasi penggajian pada PT. BINTANG MITRA TEXTINDO, khususnya di bagian keuangan.

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis pada perencanaan sistem informasi penggajian karyawan, maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut :

1. Program aplikasi sistem informasi perhitungan gaji karyawan yang telah penulis buat dapat memberikan kemudahan dalam proses pengolahan dan perhitungan gaji karyawan di PT. BINTANG MITRA TEXTINDO.

2. Media penyimpanan data yang tadinya masih berupa arsip kini menjadi terkomputerisasi dan tersimpan dalam database dengan adanya sistem aplikasi ini, sehingga mempermudah pencarian data.

5.2. Saran

Agar sistem informasi ini perhitungan gaji karyawan lebih optimal dan berjalan sesuai dengan harapan, maka kami memberikan pertimbangan untuk

pihak PT. BINTANG MITRA TEXTINDO terutama di bagian keuangan, yaitu berdasarkan hasil dari perancangan sistem informasi perhitungan gaji karyawan ini maka masih memungkinkan untuk dikembangkan lagi.