Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum

(1)

PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN

PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA

Oleh:

HERLIA NINGRUM 092103073

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN


(2)

NAMA : HERLIA NINGRUM

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NIM : 092103073

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA

Tanggal: Desember 2012 Ketua Program Studi

D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

Tanggal: Desember 2012

PLT DEKAN

(

NIP. 19560101 198203 1 005 Drs.H. Arifin Lubis, MM,AK)


(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : HERLIA NINGRUM

NIM : 092103073

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN

PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL

SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR

BAKU SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2012 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

(Inneke Qamariah, SE, M,Si) NIP . 1983072020064 2 003


(4)

KATA PENGANTAR

BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM ASSALAMU’ALAIKUM Wr. Wb

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat ridho-Nya, serta

shalawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan hikmat kesempatan, kesehatan serta hikmat pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan.

ALHAMDULLILLAH penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan

judul ‘’Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian

Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum’’, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan

bimbingan serta dorongan dari brbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh

sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih

kepada:

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M. &H, M.Sc. (C.T.M), Sp.A.(K),

Selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, AK, selaku PLT Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera utara.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu Dekan I


(5)

4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

6. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang telah

bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing

penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

7. Bapak Suhardi GS, ST, MM , selaku Pejabat Pembuat Komitmen

Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan.

8. Bapak Agus Parlindungan, BSc, selaku Kepala Urusan Administrasi

Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan.

9. Staf pada Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan.

10. Secara khusus dan teristimewa penulis berikan kepada Ayahanda Sutrisno

dan Ibunda tercinta Poniyati yang selalu memberikan dukungan moril

maupun material bagi penulis untuk meraih cita-cita.

11. Untuk kakak tercinta Herma Wati, Heni Andriani, abang tercinta Hendra

Gunawan, Hendi Feliansyah,Heru Siswanto serta adik tercinta Herlinda

Yunita dan Hafy Ramadhani.

12. Buat teman magangku Evi yuliani dan Uli Astari

13. Untuk sahabatku Inun, Dini, Dyan, Agun, Dhede, Ega, nana, yuli dan

teristimewa buat Beebe yang selalu mendukung dan mensupport penulis

agar tetap semangat. Terima kasih y semuanya.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam


(6)

karena itu,penulis mengharap kan kritik dan saran yang bersifat membangun demi

kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.

Akhir qalam penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang

telah membantu sehingga Tugas Akhir ini selesai,dan memanjatkan do’a kepada

ALLAH SWT,agar kebaikan dan bantuan yang di berikan kepada penulis dapat di

balas oleh ALLAH SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca

khusus nya Penulis.

Medan, Desember 2012

Penulis


(7)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penulisan ... 3

D. Manfaat Penulisan ... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 6

A.Sejarah Singkat Kementrian Pekerjaan Umum ... 6

B. Struktur Organisasi ... 8

C. Job Description ... 11

D.Kinerja Usaha Terkini ... 19

E. Rencana Kegiatan ... 20

BAB III PEMBAHASAN ... 21

A.Proses surat masuk dan surat keluar ... 22

B. Pengertian dan Fugsi Surat ... 23

C. Syarat-Syarat Surat yang Baik ... 25

D.Jenis-Jenis Surat ... 25

E. Bentuk-Bentuk Surat ... 26

F. Bagian-Bagian Surat ... 31

G.Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar: ... 35

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 35

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 41

H.Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 48

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 50

A.Kesimpulan ... 50

B. Saran ... 51

DAFTAR PUSTAKA


(8)

DAFTAR TABEL

NO. Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 4 Tabel 1.2 Jumlah Surat Masuk Penyediaan Air Baku... 47 Tabel 1.3 Jumlah Surat Keluar Penyediaan Air Baku ... 47


(9)

DAFTAR GAMBAR

NO. Halaman

1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi kementrian Pekerjaan

Umum... 11

2. Gambar 3.1 Contoh Bentuk Surat Full Block Style... 27

Gambar 3.2 Contoh Bentuk Surat Block Style... 27

3. Gambar 3.3 Contoh Bentuk Surat Semi Block Style... 28

4. Gambar 3.4 Contoh Bentuk Surat Indented Style ... 28

5. Gambar 3.5 Contoh Bentuk Surat Hanging Paragraph Style... 29

6. Gambar 3.6 Contoh Bentuk Surat Old Official Style ... 29

7. Gambar 3.7 Contoh Bentuk Surat New Official Style... 30

8. Gambar 3.8 Kop Surat Kementrian Pekerjaan Umum ... 31

9. Gambar 3.9 Lembar Disposisi Kementrian Pekerjaaan Umum... 44

10.Gambar 4.1 Bentuk Surat Masuk Kementrian Pekerjaan Umum ... 45

11.Gambar 4.2 Bentuk Surat Keluar Kementrian Pekerjaan Umum... 46


(10)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang

begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti:

e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain

sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan

keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut

adalah surat.

Menurut Sedarmayanti (2001:162), Surat adalah alat komunikasi tertulis

yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk

menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih

memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan

tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang di

komunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman,

pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju

sesuai dengan sumber aslinya.

Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut

sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di

tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi

sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti

hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat,


(11)

kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Dalam suatu lembaga baik swasta

maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan

surat-menyurat atau korespondensi, maka pada suatu perusahaan atau instansi

kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian. Mengingat pentingnya

peranan surat, maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi

atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu

surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8), modul menangani

surat masuk dan surat keluar, surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh

suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi,

sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang di keluarkan atau di buat suatu

organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan

maupun kelompok.

Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi,

sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan

surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan

korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang

mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan

surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan

surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,

pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan

pengiriman surat (Finoza, 2004:17). Disinilah letak pentingnya keberedaan

sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu


(12)

3

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpul kan bahwa menjalankan

kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai

dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai

dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang

dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai

tujuan yang telah direncakan.

Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka

penulis memilih judul “TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN

AIR BAKU SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah“ Bagaimana

Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Penyediaan Air

Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera Utara”?.

C.Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tata

cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku


(13)

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain :

1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal

penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori

maupun praktek.

2. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk

penyempurnaan dalam tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar

dimasa yang akan datang.

3. Bagi Peneliti selanjutnya

Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai tata cara pengelolaan

surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di kementrian Pekerjaan Umum Jl. Jend. Besar

Dr. A.H. Nasution No.30 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat


(14)

5

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiataan

Juli Agustus September

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Konsultasi

2

Pengumpulan

Data

3

Penulisan

Laporan

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 8 s/d 15 September 2012.

Pada tahap pengumpulan data, penulis melakukan observasi yang akan

dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan September 2012. Pada tahap

ini penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris pada bagian Penyediaan Air

Baku Kementrian Pekerjaan Umum Sumatera Utara mengenai topik yang akan

dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang

penulisan Tugas Akhir ini.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab,

antara lain:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan


(15)

BAB II: PROFIL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi,

uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan tata cara pengelolaan

surat masuk dan surat keluar pada Penyediaan Air Baku Kementerian

Pekerjaan Umum.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang tata cara pengelolaan surat

masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Penyediaan Air Baku


(16)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara

"Pekerjaan Umum" adalah terjemahan dari istilah bahasa Belanda

" Openbare Werken" yang pada zaman Hindia Belanda disebut "Waterstaat

swerken". Di lingkungan Pusat Pemerintahan dibina oleh Dep.Van Verkeer &

Waterstaat (Dep.V&W), yang sebelumnya terdiri dari 2 Dept.Van Guovernements

Bedri jven dan Dept.Van Burgewrlijke Openbare Werken.Dep. V dan W dikepalai

oleh seorang Direktur,yang membawahi beberapa Afdelingen dan Diensten sesuai

dengan tugas/wewenang Depertemen ini.

Sesudah Pemerintahan Indonesia membentuk Kabinet yang pertama, maka

pada Menteri mulai menyusun organisasi serta sifatnya. Pekerjaan Umum pada

waktu itu (1945) berpusat di Bandung, dengan mengambil tempat bekas gedung

V.&W. Dikenal dengan nama "Gedung Sate". Khusus pada permulaan

terbentuknya Negara Kesatuan RI, maka susunan Kementerian berbeda sebagai

berikut : Dalam masa proloog G 30 S. PKI terjadilah dalam sejarah Pemerintahan

RI suatu Kabinet yang besar disebut dengan nama Kabinet DwiKora atau Kabinet

100 Menteri, dimana pada masa ini dibentuk Koordinator Kementerian.

Kementerian Pekerjaan Umum Medan berdiri pada tanggal 15 april 1948.

Sebelumnya, Sumatera Utara yang berpusat di kota medan termasuk ke dalam


(17)

Provinsi Sumatera Utara dibentuk meliputi sebagian Aceh. Tahun 1956, Aceh

dipisahkan menjadi Daerah Otonom dari Provinsi Sumatera Utara.

Untuk lebih efektifnya pengelolaan SDA dan didasarkan kepada Undang-undang

No. 17 tahun 2003 Tentang Keuangan Negara dan Undang-undang No.1/2004

Tentang Perbendaharaan Negara serta Peraturan Pelaksanaannya terbentuknya

Balai Wilayah Sungai, adalah sebagai berikut :

a. Undang-undang No. 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara dan

Undang-undang No.1/2003 Tentang Perbendaharaan Negara serta

Peraturan Pelaksanaannya.

b. Undang-undang No.7 Tahun 2004, tentang Sumber Daya Air.

c. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 286/PRT/M/2005 Tentang

Organisasi dan Tata Kerja Dep. PU

Visi Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Bagian Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara

Terwujudnya kemanfaatan sumber daya air yang berkelanjutan untuk

sebesar- besar kemakmuran rakyat.

Misi Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Bagian Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara

a. Konservasi sumber daya air

b. Pendayagunaan sumber daya air (Pemantauan, Penyediaan, Penggunaan

Pengembangan, dan Pengusahaan).

c. Pengendalian dan penanggulangan daya rusak air.

d. Pemberdayaan dan peningkatan peran masyarakat, dunia usaha, dan


(18)

9

e. Peningkatan ketersediaan dan keterbukaan data dan informasi sumber daya

air.

Tujuan Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Bagian Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara

Tujuan Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya

Air Pada Penyediaan Air Baku adalah sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan pengelolaan Sumber Daya Air secara efektif dan

optimal untuk meningkatkan kelestarian fungsi dan keberlanjutan

pemanfaatan SDA serta mengurangi resiko daya rusak air.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsife terhadap perubahan

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Pekerjaan Umum adalah unsur pelaksanaan Konstruksi, pendayagunaan

sumber daya air, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya

air, pengendalian daya rusak air, pengabdian/pelayanan masyarakat. Pekerjaan

Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Penyediaan Air Baku

merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pelayanan dan pengaduan

non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil

jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

C. Struktur Organisasi

Organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang mempunyai peranan

penting yang langsung berinteraksi dengan sosial. Dengan adanya struktur

organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan dan instansi pemerintah


(19)

menentukan aktivitas–aktivitas dan memberikan wewenang kepada

masing bagian untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab terhadap

masing-masing perusahaan dan instansi pemerintah.

Struktur organisasi dapat mencegah terjadinya penyimpangan yang akan

terjadi di dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan

dapat di terapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan

melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat

dicapai.

Suatu perusahaan dan instansi dari berbagai unit kerja yang dapat

dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk

melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara

vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan


(20)

11

Bagan Struktur Organisasi Penyediaan Air Baku

Gambar : 2.1.

Sumber : Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Penyediaan Air Baku Sumatera II (2012)

Kepala SNVT : IR. Saudara Raja GukGuk

Pejabat Pembuat Komitmen : Suhardi GS, ST, MM

Kepala Urusan Teknik : Darma Agus, ST

Kepala Urusan Program : Yusran Rangkuti, S. ST

Kepala Urusan Administrasi : Agus Parlindungan, Bsc

Kepala SNVT Pelaksanaan Pemanfaatan Air Sumatera Utara II Provinsi Sumatera

Pejabat Pembuat Komitmen Penyediaan Air

Baku Kepala Urusan Teknik Kepala Urusan Program, Pengawasan Kepala Urusan Administrasi Bendahara Pengeluaran Pembantu Staf Pengawasan Lapangan Pengawasan Utama


(21)

Bendahara : Herwin, SE

Staf Teknik : Dedi Setiawan Ritonga, ST

Rahmad Dhani, Amd

Sarah Sagala, ST

Staf Pengawasan dan Pelaksanaan : Hevrina Irayana, Amd

Tidora Situmorang, Amd

Staf Administras : Yusniar, SE

Ahmad Gajali, SE

Muhammad Rifky

Kamaluddin

Hary

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Penyediaan Air

Baku Kementerian Pekerjaan Umum di Medan yang terdiri dari :

1. Kepala SNVT Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air Sumatera II Prov. Sumatera Utara mempunyai tugas:

a. Menetapkan Rencana Umum Pengadaan

b. Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di

Kementerian Pekerjaan Umum.

c. Menetapkan Pejabat Pengadaan

d. Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

e. Menetapkan Panitia Peneliti Kontrak


(22)

13

g. Menyampaikan Laporan Keuangan dan laporan lainnya sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan

h. Menyelesaikan perselisihan antara PKK dengan Pejabat Pengadaan, dalam

hal terjadi perbedaan pendapat

i. Mengwasi Penyimpanan dan Pemeliharaan seluruh dokumen pengadaan

barang/Jasa dan menerima hasil pekerjaan pengadaan barang/Jasa

dilampiri dokumen laporan dalam bentuk hardcopy dan softcopy

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PKK)

a. Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi

spesifikasi teknis barang/jasa, harga perkiraan sendiri dan rancangan

kontrak

b. Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa

c. Menandatangani kontrak/surat perintah kerja

d. Melaksanakan kontrak dengan penyedia barang/jasa

e. Mengendalikan pelaksanaan kontrak

f. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaikan pengadaan barang/jasa kepada

kepala SNVT PJPA Sumatera II prov. Sumut

g. Menyerahkan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa kepada kepala SNVT

PJPA Sumatera II prov.Sumut dengan berita acara penyerahan

h. Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan

hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada kepala SNVT PJPA Sumatera II

prov.Sumut setiap triwulan

i. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan


(23)

j. Mengusulkan kepada kepala SNVT PJPA Sumatera II Prov. Sumut

mengenai perubahan paket pekerjaan dan/perubahan jadwal kegiatan

pengadaan apabila diperlukan

k. Menetapkan Tim Pendukung termasuk panitia peneliti kontrak apabila

diperlukan

l. Menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjalasan teknis (Aanwijzer)

untuk membantu pelaksanaan tugas apabila diperlukan

m. Menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang/jasa

sesuai ketentuan yang berlaku

n. Menyiapkan, menandatangani dan melaksanakan perjanjian/kontrak

dengan pihak penyedia barang/jasa

o. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada

kepala SNVT PJPA Sumatera II Prov. Sumut

p. Menyerahkan asset hasil pengadaan barang/jasa dan asset lainnya kepada

Menteri dengan berita acara penyerahan melalui Kasatker dilampiri

dokumen laporan dalam bentuk hardcopy dan softcopy

q. Menandatangani fakta integritas

r. Melaksanakan rencana kerja sebagaiman yanga telah ditetapkan

s. Menandatangani surat keputusan yang mengakibatkan pengeluaran

(lembur,honor,vakasi), surat perintah tugas atas persetujuan atas langsung

untuk pejabat Eselon IV dan staf serta surat perintah perjalanan dinas


(24)

15

t. Menyusun Dokumen pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang

tercantum dalam dokumen pendukungnya yang akan dilaksanakan secara

swakelola

u. Menandatangani berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara

pemeriksaan barang

v. Menandatangani bukti-bukti dokumen pengeluaran anggaran satuan kerja,

baik yang dilakukan secara kontraktual maupun secara swakelola

w. Menandatangani surat permintaan pembayaran serta dokumen

pendukungnya atas persetujuan kepala satuan kerja dan selanjutnya

diteruskan kepada pejabat yang melakukan pengujian dan perintah

pembayaran

x. Mengajukan tagihan/perintah pembayaran kepada bendahara pengeluaran

untuk pembayaran yang membebani uang persediaan

y. Menyusun laporan seluruh kegiatan yang dilakukannya sesuai DIPA dan

menyampaikannya kepada kepala Satuan kerja

z. Menyusun usulan rencana kegiatan satuan tahunan yang merupakan

bagian dari Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga

(RKA-KL) untuk tahun berikutnya

3. Kepala Urusan Teknik dan Staf

a. Melaksanakan pekerjaan perencanaan teknik irigasi dan rawa untuk

pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh SNVT pelaksanaan

jaringan pemanfaatan air Sumatera II Prov. Sumatera Utara, termasuk


(25)

b. Bersama-sama unit kerja terkait lainnya menyusun perencanaan pekerjaan

dalam RKA-KL/DIPA dan revisi.

c. Menyusun TOR pekerjaan jasa kontruksi dan jasa konsultan yang akan

dilaksanakan SNVT pelaksanaan jaringan pemanfaatan Air Sumatera II

Prov. Sumatera Utara

d. Melaksanakan pekerjaan penyelidikan geologi teknik dan mekanika tanah,

pekerjaan pengujian bahan/material, mutu beton serta survai/pengukuran

untuk mendukung pembuatan detail design dan pelaksanaan pekerjaan.

e. Membina sumber daya manusia pada unit kerjanya.

f. Memberikan saran-saran masukan-masukan kepada pejabat pembuat

komitmen baik diminta maupun tidak

g. Dalam melaksanakan tugasnya urusan teknik bertanggung jawab kepada

pejabat pembuat komitmen

4. Kepala Urusan Program Pengawasan dan Pelaksanaan (PROWASLAK) dan Staf

a. Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap pengadaan jasa

konstruksi dan konsultan yang dilaksanakan;

b. Menghimpun dan mengevaluasi program pelaksanaan tahunan baik

konstruksi maupun konsultan yang disusun oleh masing-masing pelaksana

kegiatan

c. Melaksanakan pembinaan metode pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang

dilaksanakan oleh pelaksana kegiatan

d. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan terhadap kualitas dan


(26)

17

e. Menysusun laporan hasil kegiatan pembinaan pelaksanaan pekerjaan

konsultan

f. Menyusun laporan program pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan

konsultan

g. Menghimpun dan mengevaluasi program pelaksanaan tahunan baik

konstruksi maupun konsultan yang di susun oleh masing-masing pelaksana

kegiatan

h. Membina sumber daya manusia yang ada di unitnya

i. Memberi saran-saran dan masukan-masukan kepada pejabat pembuat

komitmen diminta maupun tidak diminta

j. Dalam melaksanakan tugasnya Urusan Prowaslak bertanggung jawab

kepada pejabat pembuat komitmen

5. Kepala Urusan Administrasi dan Staf

a. Melaksanakan tugas-tugas kehumasan kantor dan tugas kerumah tanggaan,

kesekretariatan kantor serta membantu pembinaan kesejahteraan dan

keselamatan kerja sumber daya manusia

b. Menyusun rencana pengadaan kebutuhan administrasi umum meliputi

peralatan dan perlengkapan, perbekalan suku cadang dan bahan-bahan

lainnya untuk menunjang kegiatan kantor, serta melaksanakan

pengadaan,penyiapan, penata-usahaan barang-barang kebutuhan dan

peralatan kantor sesuai ketentuan/peraturan yang berlaku

c. Mengawasi dan melaksanakan pembinaan kehumasan dan kerumah


(27)

d. Membuat laporan simak BMN secara periodik dan melakukan koordinasi

dengan unit akutansi kuasa pengguna barang (UAKPB) satuan kerja

e. Melaksanakan kegiatan keamanan dan pengamanan di lingkungan kantor

f. Membantu melaksanakan pengadaan tanah/ganti rugi tanah dan bangunan

serta sertifikasi atas tanah tersebut membantu melaksanakan sosialisasi

rencana pelaksanaan pekerjaan setiap bagian pelaksanaan kegiatan

g. Membina sumber daya manusia yang ada di unitnya

h. Memberikan saran-saran, masukan kepada pejabat pembuat komitmen,

baik diminta maupun tidak diminta

i. Urusan Administrasi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab

kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PKK)

6. Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Staf

a. Membantu Bendahara pengeluaran di dalam pengelolaan uang persediaan

(UP)

b. Menyusun laporan keuangan yang dilakukannya dan menyampaikannya

kepada bendahara pengeluaran

c. Bertanggung jawab atas pengelolaan uang persediaan (UP) yang dilakukan

atas aspek hukum, peraturan perundang-undangan dan tujuan pengeluaran.

d. Bertanggung jawab kepada bendahara pengeluaran.

7. Pengawas

Pengawas Utama :

a. Merencanakan kegiatan-kegiatan pengawasan

b. Memberikan bimbingan teknis mengenai pelaksanaan pekerjaan


(28)

19

c. Membimbing para pengawas lapangan

d. Memeriksa kegiatan-kegiatan dan laporan-laporan pengawas lapangan

e. Memeriksa Kwantitas (volume) pekerjaan yang diajukan oleh kontraktor

untuk status mutual check nol dan akhir

f. Menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dilapangan

g. Membantu pejabat pembuat komitmen dalam berkoordinasi dengan

instansi-instansi terkait di lapangan

h. Melaksanakan koordinasi dengan unsur-unsur pembantu pejabat pembuat

komitmen untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan

i. Membantu unsur pembantu pejabat pembuat komitmen dalam hal

pekerjaan survey, pengumpulan data, penelitian dan masalah tanah

j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pejabat pembuat komitmen

yang ada kaitannya dengan tugas-tugas pejabat pembuat komitmen

memberikan saran-saran sebagai masukan kepada pejabat pembuat

komitmen baik diminta maupun tidak diminta

k. Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya, pengawas utama

bertanggung jawab kepada pejabat pembuat komitmen.

Pengawas Lapangan :

a. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan

sehari-hari untuk mendapatkan hasil pekerjaan sesuai kwalitas,kwantitas

dan waktu sebagaimana yang dimaksudkan dalam kontrak

b. Menemukan masalah, kesalahan-kesalahan, kekurangan-kekurangan

sebelum dan selama pelaksanaan pekerjaan dan melaporkannya kepada


(29)

c. Memeriksa ketinggian dan dimensi pekerjaan lapangan

d. Memeriksa mutu dan jumlah bahan sebelum pelaksanaan, yang akan

digunakan dalam pekerjaan

e. Memeriksa peralatan yang akan digunakan oleh kontraktor

f. Memeriksa jumlah pekerja dan jumlah peralatan yang digunakan dalam

pelaksanaan pekerjaan

g. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan laporan-laporan lain

yang dimintakan mengenai kegiatan pekerjaan di lapangan

h. Menjaga lingkungan pekerjaan agar tidak terganggu akibat dari

pelaksanaan pekerjaan

i. Melaksanakn tugas lain yang diberikan oleh pengawas utama yang

berkaitan dengan tugas-tugas kegiatan

j. Memberikan saran-saran sebagai masukan kepada pengawas utama baik

diminta maupun tidak diminta, dan kepada pejabat pembuat komitmen bila

diminta.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus di jalankan

sesuai dengan tujuan instansi Kementerian Pekerjaan Umum Penyediaan Air

baku, terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dapat

terwujud. Usaha terkini yang dijalankan perusahaan atau instansi yaitu

menyelengggarakan program pembangunan pomparisasi jaringan air baku

terhadap masyarakat, perencanaan, pelaksanaan konstruksi, pendayagunaan

sumber daya air, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya


(30)

21

melakukan pembinaan terhadap bagian Penyediaan Air Baku agar dapat

menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas

yang baik.

Kegiatan–kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Kementerian

Pekerjaan Umum, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal,

Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj,dan lain-lain) sehingga selalu memiliki nilai-nilai

dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa

kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumaera Utara antara lain :

1. Persiapan gambar intake

2. Detail engineering design

3. Rencana anggaran kerja


(31)

A. Proses Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Proses surat masuk

Menurut Endang (2007:56), Proses surat masuk adalah surat yang memuat

informasi tentang permassalahan pokok yang baik secara langsung ataupun tidak

langsung akan mempengaruhi keberhasilan organisasi atau perusahaan.

Proses pengelolaan surat masuk yaitu :

a. Semua surat masuk termasuk surat penting diterima oleh unit penerima

b. Unit penerima meneruskan kepada unit penyortir

c. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat

lampiran dan sampul surat

d. Unit pencatat mengisi kolom-kolom berdasarkan data-data yang ada pada

surat tersebut. Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah

beserta lembar disposisi

e. Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah.

2. Proses surat keluar

Menurut Endang (2007: 58), Proses surat keluar adalah yang bersifat

kedinasan yang dibuat oleh organisasi yang ditujukan kepda pihak lain diluar


(32)

23

Proses pengelolaan surat keluar yaitu :

1. Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah

pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian

surat-surat.

2. Konsep surat-surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah.

Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha

atau sekretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut.

3. Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau

sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan

untuk ditandatangani.

4. Setelah surat ditandatangani, surat tersebut dikembalikan kepada satuan kerja

tata usaha atau sekretriat.

Menurut Endang, dkk (2006), Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat

keluar adalah pekerjaan surat menyurat dengan menggunakan aturan/sistem yang

telah ditetapkan yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan

kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat-menyurat

demi pencapaian tujuan suatu instansi.

B. Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerjasama baik

kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerjasama

tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah

satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi yaitu dengan


(33)

Menurut djuhari,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi

tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain

yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.

Menurut Suprapto (2004:13), Surat adalah jenis karangan paparan karena

di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa

yang dipikirkan dan dirasakan.

Menurut Sedarmayanti (2001:162), Surat adalah alat komunikasi tertulis

yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk

menyampaikan berita.

Menurut Finoza (2004:4), Surat adalah informasi tertulis yang dapat

dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan

tertentu.

Dari berbagai definisi surat di atas, dapat ditarik garis besar, yaitu:

a. Surat berisikan berita, pernyataan, ataupun informasi dari suatu pihak

kepada pihak lain.

b. Surat memiliki persyaratan tertentu, seperti ukuran kertas, model atau

bentuk surat, bahasa yang khas, pencantuman tanda tangan, dan sebagainya.

Surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya

tujuan organisasi. Oleh sebab itu, perlu diusahakan agar dapat membuat surat

dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi

pula penilaian negatif terhadap organisasi.

2. Fungsi Surat

Menurut Achmad, dkk (2009:9), Surat sebagai alat komunikasi


(34)

25

a. Sebagai wakil atau duta orang/organisasi.

b. Sebagai alat bukti yang otentik.

c. Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan organisasi.

d. Sebagai dasar pengambilan keputusan.

e. Alat bantu pengingat.

f. Sebagai dasar penelusuran sejarah orgnisasi.

Adapun fungsi surat pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian

Pekerjaan Umum sama dengan fungsi surat yang tersebut diatas.

C. Syarat-Syarat Surat yang Baik

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2001:163), Surat yang baik harus:

1. Objektif dan bukan Subjektif.

2. Sistematika susunan isi surat.

3. Singkat, tidak bertele-tele.

4. Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa

5. Lengkap isinya

6. Sopan

7. Wujud fisik yan menarik (kualitas kertas,bentuk surat, ketikan,dan

sebagainya).

D. Jenis-jenis Surat

Menurut Sedarmayanti (2001: 164), Surat dapat diklasifikasikan menjadi

beberapa jenis, yaitu:

1. Menurut wujudnya: karto pos, surat bersampul, memorandum, nota, dan


(35)

2. Menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat pemerintah, surat

permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat

keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan surat

pesanan.

3. Menurut sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan

surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima: surat biasa, surat edaran, dan surat

pengumuman.

5. Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat

biasa.

6. Menurut Urgancy penyelesaianya: surat sangat segera, surat segera, dan

surat biasa.

7. Menurut prodesur pengurusanya: surat masuk dan surat keluar.

8. Menurut jangkauannya: surat intern dan surat ekstern.

E.Bentuk-bentuk Surat

Menurut Achmad, dkk Korespondensi Bisnis Indonesia, secara umum

bentuk surat dibagi menjadi delapan bentuk, sebagai berilut:

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

2. Bentuk lurus (block style).

3. Bentuk setengah lurus (semi block style).

4. Bentuk lekuk (indented style).

5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragrafh style).

6. Bentuk resmi Indonesia lama (old official style).


(36)

(37)

(38)

(39)

(40)

31

F. Bagian-bagian Surat

Menurut Achmad,dkk (2007:13), Korespondensi Bisnis Indonesia,

bagian-bagian surat terdiri dari:

3. Kepala surat 8. Salam penutup

4. Nomor Surat 9. Nama Organisasi

5. Tanggal 10. Nama penandatangan

6. Alamat tujuan 11. Jabatan penandatanganan

7. Hal/perihal 12. Lampiran

8. Salam pembuka 13. Tembusan

9. Isi surat 14. Inisial

Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Penyedian Air Baku

Kementerian Pekerjaan Umum terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk

satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Kementerian

Pekerjaan Umum adalah:

1. Kepala Surat (kop surat)

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA

AIR BALAI WILAYAH SUNGAI

SUMATERA II SNVT Pelaksanaan Jaringan Pemanfaataatan Air SUMATERA II PROV. SUMUT Penyediaan Air Baku Jln. Jend.Besar DR. A.H. Nasution No. 30 PKL. Masyhur Lantai III Telp.: (061) 7870179 Kode Pos : 20143 Medan

Gambar 3.9 Kop surat Kementerian Pekrjaan Umum


(41)

Kop Surat yang digunakan Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian

Pekerjaan Umum terdiri dari:

a. Lambang/logo Kementerian Pekerjaan Umum

b. Nama instansi/organisasi

c. Alamat lengkap

d. Nomor telepon, dan Kode Pos

2. Nomor Surat

Nomor surat ditulis di bawah kepala surat. Sistem penomoran surat pada

kementerian Pekerjaan Umum memiliki standarisasi yang telah ditetapkan

oleh Kementerian Pekerjaan Umum, dengan urutan.

TABEL 3.2

Kode Perihal Surat Masuk Kementerian Pekerjaan Umum

NO LINGKUP KODE PERIHAL

1. Umum UM Penerapan, pelaksanaan, pembinaan tata

persuratan,kearsipan,laporan berkala, laporan kegiatanfisik dan laporan lainnya yang bersifat umum

2. Hubungan

Masyarakat

HM Pengumpulan yang diperoleh dari surat

kabar, majalah, penerbitan lainnya, pengelolaan/penyusunan, penyajian, dan penyebaran.

3. Keuangan KU Penyusunan rencana kerja anggaran

kementerian/lembaga,pelaksanaan

anggaran, penyediaan barang dan jasa, pelaporan anggaran, pembendaraan, pelaksanaan anggaran dan bantuan luar negeri


(42)

33

Latihan inventarisasi kebutuhan pendidikan

latihan, pelaksanaan pendididikan dan latihan, pelaksanaan seminar dan diskusi

5. Pengawasan PW Pengawasan bidang administrasi umum,

pengawasan bidang penelitian,

pengembangan, dan pengawasan bidang sumber daya manusia.

Sumber : Sekretariat Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum Medan (2012)

3. Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat pada Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian

Pekerjaan Umum letaknya berada di bawah kepala surat, di sebelah kanan

sejajar dengan nomor surat. Nama bulan dituliskan dengan huruf secara

lengkap.

4. Lampiran

Lampiran surat ditulis di bagian kiri bawah kepala surat, tepatnya diantara

nomor surat dan perihal

1. Hal/perihal

Sama halnya dengan lampiran, hal/perihal juga dituliskan di bagian kiri

bawah surat. Hal/perihal dituliskan setelah nomor surat dan lampiran.

2. Alamat dan Tujuan

Pada bagian Penyediaaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum, apabila

alamat yang dituju adalah nama organisasi atau nama perusahaan, maka

penulisan Yth. Tidak diperlukan, namun bila yang dituju adalah nama orang

atau jabatan, maka menggunakan Yth.


(43)

Pada dasarnya, surat resmi dinas pemerintah/instansi pemerintah tidak

terdapat salam pembuka (Solutation). Namun, pada bagian Penyedian Air

Baku Kementerian Pekerjaan Umum ada juga surat yang mengggunakan

salam pembuka, yaitu” Dengan hormat”. Salam pembuka “Dengan hormat”,

jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, dimaksukkan ke dalam kalimat

pertama pembuka surat (alinea pertama).

4. Isi Surat

Sebelum mengeluarka surat keluar, bagian Penyediaan Air Baku Kementerian

Pekerjaaan Umum terlebih dahulu mengkonsep isi surat. Hal ini berfungsi

untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu

sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep, diharapkan surat dapat

tersusun secara singkat, jelas, benar, dan sopan.

5. Salam Penutup

Salam penutup jarang digunakan pada surat resmi dinas pemerintah, hal ini

dilakukan agar menghindari penghormatan yang berlebih-lebihan. Di dalam

surat yang dikeluarkan oleh Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan

Umum tidak digunakan salam penutup, melainkan cukup menyebutkan nama

jabatan, tanda tangan, nama terang,dan NIP (Nomor Induk Pegawai).

6. Nama Organisasi/Bagian Organisasi yang Menulis Surat

Nama organisasi/bagian organisasi tidak dicantumkan karena sudah tertera

pada bagian kepala surat Kementeian Pekerjaan Umum.

7. Jabatan Penanda Tangan Surat

Nama jabatan dicantumkan agar diketahui siapa yang mengirimkan surat


(44)

35

8. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Surat

Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat dicantumkan untuk semua

surat keluar pada Kementerian Pekarjaan Umum, bahkan diberi cap stempel

Kementetian Pekerjaan Umum. Selain itu, cap tanda tangan digunakan juga

untuk pembubuhan tanda tangan pada surat-surat yang harus dibuat dalam

jumlah banyak sekaligus, misalnya edaran. Namun cap tanda tangan tersebut

tidak digunakan untuk surat yang sifatnya penting beharga.

9. Tembusan

Surat-surat keluar yang ditangani Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian

Pekerjaan Umum biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila

ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut, misalnya

Kepala SNVT, Pejabat Pembuat Komitmen, maupun Stap-Stap.

G.Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Sedarmayanti (2003:88), Tata cara pengelolaan surat masuk

dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: tata cara pengelolaan surat (penting) masuk, tata

cara pengelolaan surat biasa (rutin) masuk, dan tata cara pengelolaan surat

(rahasia) masuk.

a. Tata Cara pengelolaan surat Penting Masuk

1) Penerimaan Surat, bertugas:

i. Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya


(45)

ii. Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit

pengolah/nama pejabat.

iii. Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.

iv. Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya).

Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.

v. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat

atau pada sampul surat untuk surat tertutup.

2) Pencatat Surat, bertugas:

Pada dasarnya surat, baik surat masuk ataupun surat keluar, perlu dicatat.

Pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Cara

pencatatan dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat surat, yaitu surat

penting dan surat biasa juga surat rahasia.

3) Pengarah

a) Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan

disampaikan.

b) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana

yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana

yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.

c) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang

berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal

lain yang ditentukan oleh pimpinan.

d) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan


(46)

37

4) Unit Pengolah

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:

a. Pimpinan unit pengolah, bertugas:

i. Menulis disposisi/intruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan

oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah

ii. Mengembalikan surat serta lembar disposisi yang telah diisi

disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.

b. Tata unit pengola, bertugas:

i. Menerima surat

ii. Menyimpan surat untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah,

kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2

diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari

pimpinan.

c. Pengolah surat/pelaksana, bertugas:

i. Menerima surat beserta lembar disposisi (lebar I), yang telah ada disposisi

pimpinan, dari tata usaha pengelola, kemudian memproses/melaksanakan

tugasnya sesuai intruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.

ii. Setelah selesai memproses surat tersebut,pengolah mengembalikan surat

ke Tata Usaha Unit Pengolah.

iii. Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.

5) Penata Arsip/Penyimpanan Arsip/Arsiparis, bertugas:

i. Menerima surat yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah

dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya.


(47)

ii. Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.

b. Tata Cara Penngelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk

Menurut Sedarmayanti (2003:35), Menangani surat biasa (rutin) masuk,

prosesnya lebih sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah

menggunakan lembar pengantar surat biasa.

1) Pencatat, bertugas:

a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam

lembar pengantar rangkap dua.

b) Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah.

c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.

2) Unit pengolah, bertugas:

a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua.

b) Menyimpan lembar pengantar II

c) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.

d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat

kepada pengolah/pelaksanaan.

c. Tata Cara Pengelolaan Surat Rahasia Masuk

Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua)

dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Setelah

memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar

dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa pada

kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan


(48)

39

di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian,

dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan dan pengendalian

surat masuk dan surat keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan

khusus, berdasarkan teori yang ada.

Pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum, tata

cara pengeolaan surat masuk dan surat keluar lebih sederhana. Tidak ada

perbedaan yang berarti antara pengurusan surat masuk penting, biasa, maupun

rahasia. Hanya saja Penyediaan Air Baku harus menjaga agar surat penting dan

surat rahasia tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.

Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Penyediaan Air Baku

Kementerian Pekerjaan Umum, yaitu:

1. Surat diterima di Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan

Umum.

2. Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampirkan)

3. Kemudian surat ditulis kedalam buku Agenda lalu klasifikasikan (tergolong

surat masuk dan surat keluar). Hal-hal yamg ditulis kedalam Buku Agenda

adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas (perihal surat),

dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).

4. Penyediaan Air Baku membuat lembar disposisi yang nantinya akan

diajukan kepada Kepala SNVT. Hal-hal yang harus diisi Penyediaan Air

Baku ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nomor urut surat di

Buku Agenda dan Kode perihal), sifat surat (penting, rahasia, segera,


(49)

5. Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Kepala SNVT. Kemudian

kepala SNVT akan membaca surat dan mengisi lembar disposisi tersebut.

Tujuan pengisian lembar disposisi oleh Kepala SNVT adalah untuk

mengetahui bagaimana tindak lanjut dari Kepala SNVT terhadap surat

masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Kepala SNVT yaitu tanggal

(tanggal penyelesaian surat), kepada (siapa yang akan menindaklanjuti surat

tersebut, misalnya Pejabat Pembuat Komitmen), isi disposisi (diisi dengan

memberikan nomor kode mengenai isi disposisi. Misalnya: 10. Berarti surat

tersebut akan diproses. Kode mengenai isi disposisi dapat dilihat pada

Gambar), dari (pemberi perintah/disposisi, yaitu Kepala SNVT), dan paraf

Kepala SNVT. Berikut lembar gambar disposisi (surat masuk) yang di

gunakan pada kementerian Pekerjaan Umum.

6. Lembar disposisi yang telah diisi oleh Kepala SNVT diserahkan kembali

kepada Penyediaan Air Baku

7. Penyediaan Air Baku melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar

disposisi.

8. Selanjutnya Penyediaan Air Baku akan membuat lembar disposisi. Hal-hal

yang diisi Penyediaan Air Baku yaitu nomor kendali, pengellola (pihak yang

diberi instruksi oleh Kepala SNVT), kode, tanggal surat, nomor surat, asal

surat, lampiran, perihal, dan catatan.

9. Surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada petugas atau pegawai dari

pejabat/pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya


(50)

41

2. Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Sedarmayanti (2003:91), Tata kearsipan dengan memanfaatkan

Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat keluar dibagi menjadi bagian,

yaitu: tata cara pengelolaan surat penting keluar dan tata cara pengelolaan surat

biasa (rutin) keluar.

a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Keluar

Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula dilakukan oleh

Unit Pengelolah, dan diserahkan ke unit kearsipan, agar unit kearsipan selalu

menetahui apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.

b.Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar

1) Unit Pengolah, bertugas:

a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar

b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit kearsipan.

2) Pencatat, bertugas:

a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan

ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.

b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit

pengolah dengan disertai lembar pengantar II

c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatatan sebagai bukti penyampaian.

Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Penyediaan Air Baku

Kementerian Pekerjaan Umum lebih sederhana karena tidak semua surat keluar

harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Pimpinan. Pada umumnya surat

yang akan dikirim ke luar Kementerian Pekerjaan Umum telah dikonsep dan


(51)

Kepagawaian sehingga Sekretaris Pimpinan tidak perlu repot mempersiapkan

konsep surat dan mengetiknya.

Tata cara pengelolaan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku

Kementerian Pekerjaan Umum yaitu:

1) Surat yang akan dikirim diterima di bagian Penyediaan Air Baku. Dalam hal

ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian

Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih

dahulu di Bagian Sekretaris Pimpinan. Untuk surat yang harus dibuat sendiri

oleh Sekretaris Pimpinan, maka sekretaris terlebih dahulu membuat konsep

surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.

2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Kepala SNVT untuk

disetujui. Bila Kepala SNVT merasa surat tersebut masih butuh

perbaikan/revisi, maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya

sesuai dengan perintah Kepala SNVT.

3) Setelah surat disetujui, maka Sekretaris Pimpinan akan memberi nomor surat

keluar dan membubuhkan stempel tanggal.

4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam map (untuk semua surat yang

ditandatangani oleh Kepala SNVT)

(untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Kepala SNVT tetapi perlu

tindak lanjut dari Kepala SNVT). Untuk surat-surat biasa/rutin, dan rahasia

harus ditandatangani langsung oleh Kepala SNVT.

5) Setelah ditandatangani Kepala SNVT, maka selanjutnya membubuhkan


(52)

43

6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam

Buku Agenda.

7) Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah

mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju melalui kurir atau kantor pos.

Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Penyediaan Air Baku sangat

banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga bulan terakhir, yaitu


(53)

PENYEDIAAN AIR BAKU

Nomor : Tanggal : Perihal :

Asal :

KODE :

INDEX :

TGL PENYELESAIAN DISPOSISI :

Kepada Yth :

Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi PUM

Pengawas Utama

CATATAN

ISI INTRUKSI / SARAN / INFORMASI

Untuk diketahui Harap diproses Harap dihadiri

Chek dan laporkan hasilnya Minta pendapat saudara Hubungi ybs

Bicarakan dengan pejabat pembuat komitmen Mewakili pejabat pembuat komitmen Photocopy pejabat pembuat komitmen File

Gambar 3.9 Lembar Disposisi Kementerian Pekerjaan Umum pada Penyediaan Air Baku


(54)

45 ... ... .... ... ... ... ... ... : ... ... ... : ... ... .. ... ... : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... : ... ... ... SURAT-MASUK TGL-MASUK NO. AGENDA


(55)

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... : ... ... ... : ... ... : ... ... .... ... ... : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... : ... ... ... ... ... ...


(56)

47

Tabel 3.3

Jumlah Surat Masuk Penyediaan Air Baku

Waktu

Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara

Jul 2012 21 14 12 9 5

Agu 2012 17 14 20 4 6

Sep 2012 30 23 7 18 5

Jumlah 68 51 39 31 16

Total Surat Masuk

205

Sumber : Sekretariat Kementerian Pekerjaan Umum Pada Bagian Penyediaan Air Baku (2012)

Tabel 3.4

Jumlah Surat Keluar Penyediaan Air Baku

Waktu

Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara

Jul 2012 25 19 11 13 7

Agu 2012 19 30 22 6 5

Sep 2012 28 20 17 27 6

Jumlah 72 69 50 46 18

Total Surat

Keluar

255


(57)

H.Sistem Penyimpanan /Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:21), Dalam penyimpanan arsip dikenal 3

(tiga) azas pengorganisasian, yaitu

a. Azas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan

di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak

melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.

b. Azas Desentralisasi

Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di

masing-masing unit dalam suatu organisasi.

c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada

masing-masing azas. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh

semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya

khusus disimpan di masing-masing unit.

2. Sistem Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:70), mengemukakan 5 (lima) macam sistem

penataan arsip, yaitu:

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

b. Sistem Masalah/perihal (Subject Filling System)

c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)


(58)

49

Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian

Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum menggunakan azas

gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari surat-surat

yang masuk maupun surat keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang

bersangkutan (misalnya: surat dari dan untuk Bagian Penyediaan Air Baku

disimpan di Bagian Penyediaan Air Baku,surat dan untuk Bagian Kepagawaian

disimpan di Bagian Kepagawaian, surat dari dan untuk Kepala disimpan di Bagian

Sekretaris Pimpinan,dan sebagainya) dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap

penting) disimpan dipusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Pimpinan walaupun

surat tersebut dari dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepagawaian. Namun

surat tersebut akan digandakan sehingga hagian yang bersangkutan juga dapat

mengarsipkan untuk kepentingan bagiannya.

Surat-surat di Bagian Sekretariatan Pimpinan diarsipkan berdasarkan

prosedur pengurusannya, yaitu surat-surat yang masuk dan surat-surat yang

keluar. Setelah itu, surat masuk diklasifikasikan lagi berdasarkan asalnya, yaitu

surat masuk yang berasal dari luar Perusahaan (eksternal). Sedangkan untuk surat

keluar tidak diklasifikasikan lagi karena surat keluar yang ada hanya berasal dari

dalam Perusahaan. Surat-surat tersebut kemudian dimasukkan ke dalam suatu map

penyimpanan yang disebut letter file. Setelah itu, semua letter file yang telah diisi

surat masuk dan surat keluar disimpan ke dalam filling cabinet (lemari arsip).


(59)

1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan

sebagai berikut:

1. Bagian Penyedian Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera

Utara merupakan salah satu unit kerja yang melakukan aktivitas

korespondensi.

2. Keseluruhan Surat-surat yang masuk ke dalam Kementerian Pekerjaan

Umum diproses terlebih dahulu di bagian Penyediaan Air Baku sebelum

didistribusikan kepada unit/bagian yang bersangkutan.

3. Surat-surat yang akan dikirim diketik sandiri oleh masing-masing

unit/bagian yang bersangkutan untuk kemudian diproses di bagian

Penyedian Air Baku sebelum dikirim.

4. Tata cara pengelolaan surat masuk pada bagian Penyediaan Air Baku

Kementerian Pekerjaan Umum meliputi penerimaan surat di bagian

Penyediaan Air Baku, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Penyediaan Air

Baku (bila ada lampiran), pencatatatan ke dalam buku Agenda, pengisian

lembar disposisi, dan pendistribusian surat.

5. Tata cara pengelolaan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku

Kementerian Pekerjaan Umum meliputi pengkonsepan surat, pengetikan

surat, perbaikan surat/ revisi surat bila perlu, pemberian nomor surat,


(60)

51

pemberian stempel Kementerian Pekerjaan Umum, pencatatan ke dalam

buku Agenda, dan terakhir penerimaan surat kepada alamat yang dituju.

6. Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Penyediaan Air

Baku tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti,

karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer,

printer, yang dapat digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner,

mesin fax, fillingcabinet ( lemari arsip), dan stempel tandatangan Pejabat

pembuat komitmen. Hanya saja, untuk surat masuk Penyediaan Air Baku

sering kali tidak menuliskan nama orang yang dituju kedalam buku

Agenda.

2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku Direktoriat Kementeriaan

Pekerjaan Umum dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat

yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan

lagi.

2. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mengembangkan

keterampilan dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil,

teliti,dan cekatan

3. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mempertahankan

hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan


(61)

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi

Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi. 2009. Surat Menyurat

Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung.

Endang, Sri, Sri Mulyani dan Suyetty. 2006. Modul Menangani Surat Masuk

dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta.

Finoza, Lamuddin, 2004, Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Edisi

Revisi. Diksi Intan Mulia, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen

Perkantoran.Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Tekhnologi

Modern. Cetakan III. Mandar Maju Bandung.


(1)

47

Tabel 3.3

Jumlah Surat Masuk Penyediaan Air Baku

Waktu

Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara

Jul 2012 21 14 12 9 5

Agu 2012 17 14 20 4 6

Sep 2012 30 23 7 18 5

Jumlah 68 51 39 31 16

Total Surat Masuk

205

Sumber : Sekretariat Kementerian Pekerjaan Umum Pada Bagian Penyediaan Air Baku (2012) Tabel 3.4

Jumlah Surat Keluar Penyediaan Air Baku

Waktu

Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara

Jul 2012 25 19 11 13 7

Agu 2012 19 30 22 6 5

Sep 2012 28 20 17 27 6

Jumlah 72 69 50 46 18

Total Surat Keluar


(2)

H.Sistem Penyimpanan /Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:21), Dalam penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) azas pengorganisasian, yaitu

a. Azas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.

b. Azas Desentralisasi

Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.

c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masing-masing azas. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

2. Sistem Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:70), mengemukakan 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) b. Sistem Masalah/perihal (Subject Filling System)


(3)

49

Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum menggunakan azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari surat-surat yang masuk maupun surat keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang bersangkutan (misalnya: surat dari dan untuk Bagian Penyediaan Air Baku disimpan di Bagian Penyediaan Air Baku,surat dan untuk Bagian Kepagawaian disimpan di Bagian Kepagawaian, surat dari dan untuk Kepala disimpan di Bagian Sekretaris Pimpinan,dan sebagainya) dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap penting) disimpan dipusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Pimpinan walaupun surat tersebut dari dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepagawaian. Namun surat tersebut akan digandakan sehingga hagian yang bersangkutan juga dapat mengarsipkan untuk kepentingan bagiannya.

Surat-surat di Bagian Sekretariatan Pimpinan diarsipkan berdasarkan prosedur pengurusannya, yaitu surat-surat yang masuk dan surat-surat yang keluar. Setelah itu, surat masuk diklasifikasikan lagi berdasarkan asalnya, yaitu surat masuk yang berasal dari luar Perusahaan (eksternal). Sedangkan untuk surat keluar tidak diklasifikasikan lagi karena surat keluar yang ada hanya berasal dari dalam Perusahaan. Surat-surat tersebut kemudian dimasukkan ke dalam suatu map penyimpanan yang disebut letter file. Setelah itu, semua letter file yang telah diisi surat masuk dan surat keluar disimpan ke dalam filling cabinet (lemari arsip).


(4)

1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Bagian Penyedian Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera Utara merupakan salah satu unit kerja yang melakukan aktivitas korespondensi.

2. Keseluruhan Surat-surat yang masuk ke dalam Kementerian Pekerjaan Umum diproses terlebih dahulu di bagian Penyediaan Air Baku sebelum didistribusikan kepada unit/bagian yang bersangkutan.

3. Surat-surat yang akan dikirim diketik sandiri oleh masing-masing unit/bagian yang bersangkutan untuk kemudian diproses di bagian Penyedian Air Baku sebelum dikirim.

4. Tata cara pengelolaan surat masuk pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum meliputi penerimaan surat di bagian Penyediaan Air Baku, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Penyediaan Air Baku (bila ada lampiran), pencatatatan ke dalam buku Agenda, pengisian lembar disposisi, dan pendistribusian surat.

5. Tata cara pengelolaan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum meliputi pengkonsepan surat, pengetikan


(5)

51

pemberian stempel Kementerian Pekerjaan Umum, pencatatan ke dalam buku Agenda, dan terakhir penerimaan surat kepada alamat yang dituju. 6. Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Penyediaan Air

Baku tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti, karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer, printer, yang dapat digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner, mesin fax, fillingcabinet ( lemari arsip), dan stempel tandatangan Pejabat pembuat komitmen. Hanya saja, untuk surat masuk Penyediaan Air Baku sering kali tidak menuliskan nama orang yang dituju kedalam buku Agenda.

2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku Direktoriat Kementeriaan

Pekerjaan Umum dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi.

2. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mengembangkan keterampilan dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil, teliti,dan cekatan

3. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan surat-menyurat.


(6)

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi. 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung.

Endang, Sri, Sri Mulyani dan Suyetty. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta.

Finoza, Lamuddin, 2004, Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Edisi Revisi. Diksi Intan Mulia, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran.Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Tekhnologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju Bandung.