Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum
PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN
PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA
Oleh:
HERLIA NINGRUM 092103073
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
(2)
NAMA : HERLIA NINGRUM
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NIM : 092103073
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA
Tanggal: Desember 2012 Ketua Program Studi
D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19741012 200003 2 003
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
Tanggal: Desember 2012
PLT DEKAN
(
NIP. 19560101 198203 1 005 Drs.H. Arifin Lubis, MM,AK)
(3)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : HERLIA NINGRUM
NIM : 092103073
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN
PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL
SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR
BAKU SUMATERA UTARA
Medan, Desember 2012 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
(Inneke Qamariah, SE, M,Si) NIP . 1983072020064 2 003
(4)
KATA PENGANTAR
BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM ASSALAMU’ALAIKUM Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat ridho-Nya, serta
shalawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan hikmat kesempatan, kesehatan serta hikmat pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan.
ALHAMDULLILLAH penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan
judul ‘’Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian
Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum’’, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan serta dorongan dari brbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh
sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih
kepada:
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M. &H, M.Sc. (C.T.M), Sp.A.(K),
Selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, AK, selaku PLT Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu Dekan I
(5)
4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
6. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing
penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.
7. Bapak Suhardi GS, ST, MM , selaku Pejabat Pembuat Komitmen
Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan.
8. Bapak Agus Parlindungan, BSc, selaku Kepala Urusan Administrasi
Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan.
9. Staf pada Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan.
10. Secara khusus dan teristimewa penulis berikan kepada Ayahanda Sutrisno
dan Ibunda tercinta Poniyati yang selalu memberikan dukungan moril
maupun material bagi penulis untuk meraih cita-cita.
11. Untuk kakak tercinta Herma Wati, Heni Andriani, abang tercinta Hendra
Gunawan, Hendi Feliansyah,Heru Siswanto serta adik tercinta Herlinda
Yunita dan Hafy Ramadhani.
12. Buat teman magangku Evi yuliani dan Uli Astari
13. Untuk sahabatku Inun, Dini, Dyan, Agun, Dhede, Ega, nana, yuli dan
teristimewa buat Beebe yang selalu mendukung dan mensupport penulis
agar tetap semangat. Terima kasih y semuanya.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam
(6)
karena itu,penulis mengharap kan kritik dan saran yang bersifat membangun demi
kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.
Akhir qalam penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu sehingga Tugas Akhir ini selesai,dan memanjatkan do’a kepada
ALLAH SWT,agar kebaikan dan bantuan yang di berikan kepada penulis dapat di
balas oleh ALLAH SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca
khusus nya Penulis.
Medan, Desember 2012
Penulis
(7)
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penulisan ... 3
D. Manfaat Penulisan ... 3
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 6
A.Sejarah Singkat Kementrian Pekerjaan Umum ... 6
B. Struktur Organisasi ... 8
C. Job Description ... 11
D.Kinerja Usaha Terkini ... 19
E. Rencana Kegiatan ... 20
BAB III PEMBAHASAN ... 21
A.Proses surat masuk dan surat keluar ... 22
B. Pengertian dan Fugsi Surat ... 23
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik ... 25
D.Jenis-Jenis Surat ... 25
E. Bentuk-Bentuk Surat ... 26
F. Bagian-Bagian Surat ... 31
G.Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar: ... 35
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 35
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 41
H.Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 48
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 50
A.Kesimpulan ... 50
B. Saran ... 51
DAFTAR PUSTAKA
(8)
DAFTAR TABEL
NO. Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 4 Tabel 1.2 Jumlah Surat Masuk Penyediaan Air Baku... 47 Tabel 1.3 Jumlah Surat Keluar Penyediaan Air Baku ... 47
(9)
DAFTAR GAMBAR
NO. Halaman
1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi kementrian Pekerjaan
Umum... 11
2. Gambar 3.1 Contoh Bentuk Surat Full Block Style... 27
Gambar 3.2 Contoh Bentuk Surat Block Style... 27
3. Gambar 3.3 Contoh Bentuk Surat Semi Block Style... 28
4. Gambar 3.4 Contoh Bentuk Surat Indented Style ... 28
5. Gambar 3.5 Contoh Bentuk Surat Hanging Paragraph Style... 29
6. Gambar 3.6 Contoh Bentuk Surat Old Official Style ... 29
7. Gambar 3.7 Contoh Bentuk Surat New Official Style... 30
8. Gambar 3.8 Kop Surat Kementrian Pekerjaan Umum ... 31
9. Gambar 3.9 Lembar Disposisi Kementrian Pekerjaaan Umum... 44
10.Gambar 4.1 Bentuk Surat Masuk Kementrian Pekerjaan Umum ... 45
11.Gambar 4.2 Bentuk Surat Keluar Kementrian Pekerjaan Umum... 46
(10)
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang
begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti:
e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain
sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan
keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut
adalah surat.
Menurut Sedarmayanti (2001:162), Surat adalah alat komunikasi tertulis
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih
memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan
tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang di
komunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman,
pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya.
Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut
sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di
tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi
sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti
hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat,
(11)
kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Dalam suatu lembaga baik swasta
maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan
surat-menyurat atau korespondensi, maka pada suatu perusahaan atau instansi
kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian. Mengingat pentingnya
peranan surat, maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi
atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu
surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8), modul menangani
surat masuk dan surat keluar, surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh
suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi,
sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang di keluarkan atau di buat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi,
sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan
surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan
korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
pengiriman surat (Finoza, 2004:17). Disinilah letak pentingnya keberedaan
sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu
(12)
3
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpul kan bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai
dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka
penulis memilih judul “TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN
AIR BAKU SUMATERA UTARA”.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah“ Bagaimana
Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Penyediaan Air
Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera Utara”?.
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tata
cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku
(13)
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain :
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal
penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori
maupun praktek.
2. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk
penyempurnaan dalam tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar
dimasa yang akan datang.
3. Bagi Peneliti selanjutnya
Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai tata cara pengelolaan
surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di kementrian Pekerjaan Umum Jl. Jend. Besar
Dr. A.H. Nasution No.30 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat
(14)
5
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiataan
Juli Agustus September
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Konsultasi
2
Pengumpulan
Data
3
Penulisan
Laporan
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 8 s/d 15 September 2012.
Pada tahap pengumpulan data, penulis melakukan observasi yang akan
dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan September 2012. Pada tahap
ini penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris pada bagian Penyediaan Air
Baku Kementrian Pekerjaan Umum Sumatera Utara mengenai topik yang akan
dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang
penulisan Tugas Akhir ini.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab,
antara lain:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan
(15)
BAB II: PROFIL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi,
uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan tata cara pengelolaan
surat masuk dan surat keluar pada Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaan Umum.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang tata cara pengelolaan surat
masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Penyediaan Air Baku
(16)
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara
"Pekerjaan Umum" adalah terjemahan dari istilah bahasa Belanda
" Openbare Werken" yang pada zaman Hindia Belanda disebut "Waterstaat
swerken". Di lingkungan Pusat Pemerintahan dibina oleh Dep.Van Verkeer &
Waterstaat (Dep.V&W), yang sebelumnya terdiri dari 2 Dept.Van Guovernements
Bedri jven dan Dept.Van Burgewrlijke Openbare Werken.Dep. V dan W dikepalai
oleh seorang Direktur,yang membawahi beberapa Afdelingen dan Diensten sesuai
dengan tugas/wewenang Depertemen ini.
Sesudah Pemerintahan Indonesia membentuk Kabinet yang pertama, maka
pada Menteri mulai menyusun organisasi serta sifatnya. Pekerjaan Umum pada
waktu itu (1945) berpusat di Bandung, dengan mengambil tempat bekas gedung
V.&W. Dikenal dengan nama "Gedung Sate". Khusus pada permulaan
terbentuknya Negara Kesatuan RI, maka susunan Kementerian berbeda sebagai
berikut : Dalam masa proloog G 30 S. PKI terjadilah dalam sejarah Pemerintahan
RI suatu Kabinet yang besar disebut dengan nama Kabinet DwiKora atau Kabinet
100 Menteri, dimana pada masa ini dibentuk Koordinator Kementerian.
Kementerian Pekerjaan Umum Medan berdiri pada tanggal 15 april 1948.
Sebelumnya, Sumatera Utara yang berpusat di kota medan termasuk ke dalam
(17)
Provinsi Sumatera Utara dibentuk meliputi sebagian Aceh. Tahun 1956, Aceh
dipisahkan menjadi Daerah Otonom dari Provinsi Sumatera Utara.
Untuk lebih efektifnya pengelolaan SDA dan didasarkan kepada Undang-undang
No. 17 tahun 2003 Tentang Keuangan Negara dan Undang-undang No.1/2004
Tentang Perbendaharaan Negara serta Peraturan Pelaksanaannya terbentuknya
Balai Wilayah Sungai, adalah sebagai berikut :
a. Undang-undang No. 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara dan
Undang-undang No.1/2003 Tentang Perbendaharaan Negara serta
Peraturan Pelaksanaannya.
b. Undang-undang No.7 Tahun 2004, tentang Sumber Daya Air.
c. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 286/PRT/M/2005 Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Dep. PU
Visi Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Bagian Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara
Terwujudnya kemanfaatan sumber daya air yang berkelanjutan untuk
sebesar- besar kemakmuran rakyat.
Misi Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Bagian Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara
a. Konservasi sumber daya air
b. Pendayagunaan sumber daya air (Pemantauan, Penyediaan, Penggunaan
Pengembangan, dan Pengusahaan).
c. Pengendalian dan penanggulangan daya rusak air.
d. Pemberdayaan dan peningkatan peran masyarakat, dunia usaha, dan
(18)
9
e. Peningkatan ketersediaan dan keterbukaan data dan informasi sumber daya
air.
Tujuan Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Bagian Penyediaan Air Baku di Sumatera Utara
Tujuan Kementerian Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya
Air Pada Penyediaan Air Baku adalah sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan pengelolaan Sumber Daya Air secara efektif dan
optimal untuk meningkatkan kelestarian fungsi dan keberlanjutan
pemanfaatan SDA serta mengurangi resiko daya rusak air.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsife terhadap perubahan
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Pekerjaan Umum adalah unsur pelaksanaan Konstruksi, pendayagunaan
sumber daya air, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya
air, pengendalian daya rusak air, pengabdian/pelayanan masyarakat. Pekerjaan
Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Penyediaan Air Baku
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pelayanan dan pengaduan
non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
C. Struktur Organisasi
Organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang mempunyai peranan
penting yang langsung berinteraksi dengan sosial. Dengan adanya struktur
organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan dan instansi pemerintah
(19)
menentukan aktivitas–aktivitas dan memberikan wewenang kepada
masing bagian untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab terhadap
masing-masing perusahaan dan instansi pemerintah.
Struktur organisasi dapat mencegah terjadinya penyimpangan yang akan
terjadi di dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat di terapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu perusahaan dan instansi dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan
(20)
11
Bagan Struktur Organisasi Penyediaan Air Baku
Gambar : 2.1.
Sumber : Pekerjaan Umum Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Pada Penyediaan Air Baku Sumatera II (2012)
Kepala SNVT : IR. Saudara Raja GukGuk
Pejabat Pembuat Komitmen : Suhardi GS, ST, MM
Kepala Urusan Teknik : Darma Agus, ST
Kepala Urusan Program : Yusran Rangkuti, S. ST
Kepala Urusan Administrasi : Agus Parlindungan, Bsc
Kepala SNVT Pelaksanaan Pemanfaatan Air Sumatera Utara II Provinsi Sumatera
Pejabat Pembuat Komitmen Penyediaan Air
Baku Kepala Urusan Teknik Kepala Urusan Program, Pengawasan Kepala Urusan Administrasi Bendahara Pengeluaran Pembantu Staf Pengawasan Lapangan Pengawasan Utama
(21)
Bendahara : Herwin, SE
Staf Teknik : Dedi Setiawan Ritonga, ST
Rahmad Dhani, Amd
Sarah Sagala, ST
Staf Pengawasan dan Pelaksanaan : Hevrina Irayana, Amd
Tidora Situmorang, Amd
Staf Administras : Yusniar, SE
Ahmad Gajali, SE
Muhammad Rifky
Kamaluddin
Hary
D. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Penyediaan Air
Baku Kementerian Pekerjaan Umum di Medan yang terdiri dari :
1. Kepala SNVT Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air Sumatera II Prov. Sumatera Utara mempunyai tugas:
a. Menetapkan Rencana Umum Pengadaan
b. Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di
Kementerian Pekerjaan Umum.
c. Menetapkan Pejabat Pengadaan
d. Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
e. Menetapkan Panitia Peneliti Kontrak
(22)
13
g. Menyampaikan Laporan Keuangan dan laporan lainnya sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan
h. Menyelesaikan perselisihan antara PKK dengan Pejabat Pengadaan, dalam
hal terjadi perbedaan pendapat
i. Mengwasi Penyimpanan dan Pemeliharaan seluruh dokumen pengadaan
barang/Jasa dan menerima hasil pekerjaan pengadaan barang/Jasa
dilampiri dokumen laporan dalam bentuk hardcopy dan softcopy
2. Pejabat Pembuat Komitmen (PKK)
a. Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi
spesifikasi teknis barang/jasa, harga perkiraan sendiri dan rancangan
kontrak
b. Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa
c. Menandatangani kontrak/surat perintah kerja
d. Melaksanakan kontrak dengan penyedia barang/jasa
e. Mengendalikan pelaksanaan kontrak
f. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaikan pengadaan barang/jasa kepada
kepala SNVT PJPA Sumatera II prov. Sumut
g. Menyerahkan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa kepada kepala SNVT
PJPA Sumatera II prov.Sumut dengan berita acara penyerahan
h. Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan
hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada kepala SNVT PJPA Sumatera II
prov.Sumut setiap triwulan
i. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan
(23)
j. Mengusulkan kepada kepala SNVT PJPA Sumatera II Prov. Sumut
mengenai perubahan paket pekerjaan dan/perubahan jadwal kegiatan
pengadaan apabila diperlukan
k. Menetapkan Tim Pendukung termasuk panitia peneliti kontrak apabila
diperlukan
l. Menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjalasan teknis (Aanwijzer)
untuk membantu pelaksanaan tugas apabila diperlukan
m. Menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang/jasa
sesuai ketentuan yang berlaku
n. Menyiapkan, menandatangani dan melaksanakan perjanjian/kontrak
dengan pihak penyedia barang/jasa
o. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada
kepala SNVT PJPA Sumatera II Prov. Sumut
p. Menyerahkan asset hasil pengadaan barang/jasa dan asset lainnya kepada
Menteri dengan berita acara penyerahan melalui Kasatker dilampiri
dokumen laporan dalam bentuk hardcopy dan softcopy
q. Menandatangani fakta integritas
r. Melaksanakan rencana kerja sebagaiman yanga telah ditetapkan
s. Menandatangani surat keputusan yang mengakibatkan pengeluaran
(lembur,honor,vakasi), surat perintah tugas atas persetujuan atas langsung
untuk pejabat Eselon IV dan staf serta surat perintah perjalanan dinas
(24)
15
t. Menyusun Dokumen pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang
tercantum dalam dokumen pendukungnya yang akan dilaksanakan secara
swakelola
u. Menandatangani berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara
pemeriksaan barang
v. Menandatangani bukti-bukti dokumen pengeluaran anggaran satuan kerja,
baik yang dilakukan secara kontraktual maupun secara swakelola
w. Menandatangani surat permintaan pembayaran serta dokumen
pendukungnya atas persetujuan kepala satuan kerja dan selanjutnya
diteruskan kepada pejabat yang melakukan pengujian dan perintah
pembayaran
x. Mengajukan tagihan/perintah pembayaran kepada bendahara pengeluaran
untuk pembayaran yang membebani uang persediaan
y. Menyusun laporan seluruh kegiatan yang dilakukannya sesuai DIPA dan
menyampaikannya kepada kepala Satuan kerja
z. Menyusun usulan rencana kegiatan satuan tahunan yang merupakan
bagian dari Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga
(RKA-KL) untuk tahun berikutnya
3. Kepala Urusan Teknik dan Staf
a. Melaksanakan pekerjaan perencanaan teknik irigasi dan rawa untuk
pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh SNVT pelaksanaan
jaringan pemanfaatan air Sumatera II Prov. Sumatera Utara, termasuk
(25)
b. Bersama-sama unit kerja terkait lainnya menyusun perencanaan pekerjaan
dalam RKA-KL/DIPA dan revisi.
c. Menyusun TOR pekerjaan jasa kontruksi dan jasa konsultan yang akan
dilaksanakan SNVT pelaksanaan jaringan pemanfaatan Air Sumatera II
Prov. Sumatera Utara
d. Melaksanakan pekerjaan penyelidikan geologi teknik dan mekanika tanah,
pekerjaan pengujian bahan/material, mutu beton serta survai/pengukuran
untuk mendukung pembuatan detail design dan pelaksanaan pekerjaan.
e. Membina sumber daya manusia pada unit kerjanya.
f. Memberikan saran-saran masukan-masukan kepada pejabat pembuat
komitmen baik diminta maupun tidak
g. Dalam melaksanakan tugasnya urusan teknik bertanggung jawab kepada
pejabat pembuat komitmen
4. Kepala Urusan Program Pengawasan dan Pelaksanaan (PROWASLAK) dan Staf
a. Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap pengadaan jasa
konstruksi dan konsultan yang dilaksanakan;
b. Menghimpun dan mengevaluasi program pelaksanaan tahunan baik
konstruksi maupun konsultan yang disusun oleh masing-masing pelaksana
kegiatan
c. Melaksanakan pembinaan metode pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang
dilaksanakan oleh pelaksana kegiatan
d. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan terhadap kualitas dan
(26)
17
e. Menysusun laporan hasil kegiatan pembinaan pelaksanaan pekerjaan
konsultan
f. Menyusun laporan program pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan
konsultan
g. Menghimpun dan mengevaluasi program pelaksanaan tahunan baik
konstruksi maupun konsultan yang di susun oleh masing-masing pelaksana
kegiatan
h. Membina sumber daya manusia yang ada di unitnya
i. Memberi saran-saran dan masukan-masukan kepada pejabat pembuat
komitmen diminta maupun tidak diminta
j. Dalam melaksanakan tugasnya Urusan Prowaslak bertanggung jawab
kepada pejabat pembuat komitmen
5. Kepala Urusan Administrasi dan Staf
a. Melaksanakan tugas-tugas kehumasan kantor dan tugas kerumah tanggaan,
kesekretariatan kantor serta membantu pembinaan kesejahteraan dan
keselamatan kerja sumber daya manusia
b. Menyusun rencana pengadaan kebutuhan administrasi umum meliputi
peralatan dan perlengkapan, perbekalan suku cadang dan bahan-bahan
lainnya untuk menunjang kegiatan kantor, serta melaksanakan
pengadaan,penyiapan, penata-usahaan barang-barang kebutuhan dan
peralatan kantor sesuai ketentuan/peraturan yang berlaku
c. Mengawasi dan melaksanakan pembinaan kehumasan dan kerumah
(27)
d. Membuat laporan simak BMN secara periodik dan melakukan koordinasi
dengan unit akutansi kuasa pengguna barang (UAKPB) satuan kerja
e. Melaksanakan kegiatan keamanan dan pengamanan di lingkungan kantor
f. Membantu melaksanakan pengadaan tanah/ganti rugi tanah dan bangunan
serta sertifikasi atas tanah tersebut membantu melaksanakan sosialisasi
rencana pelaksanaan pekerjaan setiap bagian pelaksanaan kegiatan
g. Membina sumber daya manusia yang ada di unitnya
h. Memberikan saran-saran, masukan kepada pejabat pembuat komitmen,
baik diminta maupun tidak diminta
i. Urusan Administrasi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab
kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PKK)
6. Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Staf
a. Membantu Bendahara pengeluaran di dalam pengelolaan uang persediaan
(UP)
b. Menyusun laporan keuangan yang dilakukannya dan menyampaikannya
kepada bendahara pengeluaran
c. Bertanggung jawab atas pengelolaan uang persediaan (UP) yang dilakukan
atas aspek hukum, peraturan perundang-undangan dan tujuan pengeluaran.
d. Bertanggung jawab kepada bendahara pengeluaran.
7. Pengawas
Pengawas Utama :
a. Merencanakan kegiatan-kegiatan pengawasan
b. Memberikan bimbingan teknis mengenai pelaksanaan pekerjaan
(28)
19
c. Membimbing para pengawas lapangan
d. Memeriksa kegiatan-kegiatan dan laporan-laporan pengawas lapangan
e. Memeriksa Kwantitas (volume) pekerjaan yang diajukan oleh kontraktor
untuk status mutual check nol dan akhir
f. Menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dilapangan
g. Membantu pejabat pembuat komitmen dalam berkoordinasi dengan
instansi-instansi terkait di lapangan
h. Melaksanakan koordinasi dengan unsur-unsur pembantu pejabat pembuat
komitmen untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan
i. Membantu unsur pembantu pejabat pembuat komitmen dalam hal
pekerjaan survey, pengumpulan data, penelitian dan masalah tanah
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pejabat pembuat komitmen
yang ada kaitannya dengan tugas-tugas pejabat pembuat komitmen
memberikan saran-saran sebagai masukan kepada pejabat pembuat
komitmen baik diminta maupun tidak diminta
k. Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya, pengawas utama
bertanggung jawab kepada pejabat pembuat komitmen.
Pengawas Lapangan :
a. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan
sehari-hari untuk mendapatkan hasil pekerjaan sesuai kwalitas,kwantitas
dan waktu sebagaimana yang dimaksudkan dalam kontrak
b. Menemukan masalah, kesalahan-kesalahan, kekurangan-kekurangan
sebelum dan selama pelaksanaan pekerjaan dan melaporkannya kepada
(29)
c. Memeriksa ketinggian dan dimensi pekerjaan lapangan
d. Memeriksa mutu dan jumlah bahan sebelum pelaksanaan, yang akan
digunakan dalam pekerjaan
e. Memeriksa peralatan yang akan digunakan oleh kontraktor
f. Memeriksa jumlah pekerja dan jumlah peralatan yang digunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan
g. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan laporan-laporan lain
yang dimintakan mengenai kegiatan pekerjaan di lapangan
h. Menjaga lingkungan pekerjaan agar tidak terganggu akibat dari
pelaksanaan pekerjaan
i. Melaksanakn tugas lain yang diberikan oleh pengawas utama yang
berkaitan dengan tugas-tugas kegiatan
j. Memberikan saran-saran sebagai masukan kepada pengawas utama baik
diminta maupun tidak diminta, dan kepada pejabat pembuat komitmen bila
diminta.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus di jalankan
sesuai dengan tujuan instansi Kementerian Pekerjaan Umum Penyediaan Air
baku, terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dapat
terwujud. Usaha terkini yang dijalankan perusahaan atau instansi yaitu
menyelengggarakan program pembangunan pomparisasi jaringan air baku
terhadap masyarakat, perencanaan, pelaksanaan konstruksi, pendayagunaan
sumber daya air, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya
(30)
21
melakukan pembinaan terhadap bagian Penyediaan Air Baku agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan–kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Kementerian
Pekerjaan Umum, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal,
Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj,dan lain-lain) sehingga selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumaera Utara antara lain :
1. Persiapan gambar intake
2. Detail engineering design
3. Rencana anggaran kerja
(31)
A. Proses Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Proses surat masuk
Menurut Endang (2007:56), Proses surat masuk adalah surat yang memuat
informasi tentang permassalahan pokok yang baik secara langsung ataupun tidak
langsung akan mempengaruhi keberhasilan organisasi atau perusahaan.
Proses pengelolaan surat masuk yaitu :
a. Semua surat masuk termasuk surat penting diterima oleh unit penerima
b. Unit penerima meneruskan kepada unit penyortir
c. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat
lampiran dan sampul surat
d. Unit pencatat mengisi kolom-kolom berdasarkan data-data yang ada pada
surat tersebut. Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah
beserta lembar disposisi
e. Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah.
2. Proses surat keluar
Menurut Endang (2007: 58), Proses surat keluar adalah yang bersifat
kedinasan yang dibuat oleh organisasi yang ditujukan kepda pihak lain diluar
(32)
23
Proses pengelolaan surat keluar yaitu :
1. Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah
pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian
surat-surat.
2. Konsep surat-surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah.
Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha
atau sekretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut.
3. Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau
sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan
untuk ditandatangani.
4. Setelah surat ditandatangani, surat tersebut dikembalikan kepada satuan kerja
tata usaha atau sekretriat.
Menurut Endang, dkk (2006), Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat
keluar adalah pekerjaan surat menyurat dengan menggunakan aturan/sistem yang
telah ditetapkan yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan
kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat-menyurat
demi pencapaian tujuan suatu instansi.
B. Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerjasama baik
kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerjasama
tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah
satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi yaitu dengan
(33)
Menurut djuhari,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.
Menurut Suprapto (2004:13), Surat adalah jenis karangan paparan karena
di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa
yang dipikirkan dan dirasakan.
Menurut Sedarmayanti (2001:162), Surat adalah alat komunikasi tertulis
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan berita.
Menurut Finoza (2004:4), Surat adalah informasi tertulis yang dapat
dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan
tertentu.
Dari berbagai definisi surat di atas, dapat ditarik garis besar, yaitu:
a. Surat berisikan berita, pernyataan, ataupun informasi dari suatu pihak
kepada pihak lain.
b. Surat memiliki persyaratan tertentu, seperti ukuran kertas, model atau
bentuk surat, bahasa yang khas, pencantuman tanda tangan, dan sebagainya.
Surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya
tujuan organisasi. Oleh sebab itu, perlu diusahakan agar dapat membuat surat
dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi
pula penilaian negatif terhadap organisasi.
2. Fungsi Surat
Menurut Achmad, dkk (2009:9), Surat sebagai alat komunikasi
(34)
25
a. Sebagai wakil atau duta orang/organisasi.
b. Sebagai alat bukti yang otentik.
c. Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan organisasi.
d. Sebagai dasar pengambilan keputusan.
e. Alat bantu pengingat.
f. Sebagai dasar penelusuran sejarah orgnisasi.
Adapun fungsi surat pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaan Umum sama dengan fungsi surat yang tersebut diatas.
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2001:163), Surat yang baik harus:
1. Objektif dan bukan Subjektif.
2. Sistematika susunan isi surat.
3. Singkat, tidak bertele-tele.
4. Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa
5. Lengkap isinya
6. Sopan
7. Wujud fisik yan menarik (kualitas kertas,bentuk surat, ketikan,dan
sebagainya).
D. Jenis-jenis Surat
Menurut Sedarmayanti (2001: 164), Surat dapat diklasifikasikan menjadi
beberapa jenis, yaitu:
1. Menurut wujudnya: karto pos, surat bersampul, memorandum, nota, dan
(35)
2. Menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat pemerintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat
keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan surat
pesanan.
3. Menurut sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan
surat yang isinya masalah sosial.
4. Menurut jumlah penerima: surat biasa, surat edaran, dan surat
pengumuman.
5. Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat
biasa.
6. Menurut Urgancy penyelesaianya: surat sangat segera, surat segera, dan
surat biasa.
7. Menurut prodesur pengurusanya: surat masuk dan surat keluar.
8. Menurut jangkauannya: surat intern dan surat ekstern.
E.Bentuk-bentuk Surat
Menurut Achmad, dkk Korespondensi Bisnis Indonesia, secara umum
bentuk surat dibagi menjadi delapan bentuk, sebagai berilut:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style).
3. Bentuk setengah lurus (semi block style).
4. Bentuk lekuk (indented style).
5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragrafh style).
6. Bentuk resmi Indonesia lama (old official style).
(36)
(37)
(38)
(39)
(40)
31
F. Bagian-bagian Surat
Menurut Achmad,dkk (2007:13), Korespondensi Bisnis Indonesia,
bagian-bagian surat terdiri dari:
3. Kepala surat 8. Salam penutup
4. Nomor Surat 9. Nama Organisasi
5. Tanggal 10. Nama penandatangan
6. Alamat tujuan 11. Jabatan penandatanganan
7. Hal/perihal 12. Lampiran
8. Salam pembuka 13. Tembusan
9. Isi surat 14. Inisial
Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Penyedian Air Baku
Kementerian Pekerjaan Umum terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk
satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Kementerian
Pekerjaan Umum adalah:
1. Kepala Surat (kop surat)
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA
AIR BALAI WILAYAH SUNGAI
SUMATERA II SNVT Pelaksanaan Jaringan Pemanfaataatan Air SUMATERA II PROV. SUMUT Penyediaan Air Baku Jln. Jend.Besar DR. A.H. Nasution No. 30 PKL. Masyhur Lantai III Telp.: (061) 7870179 Kode Pos : 20143 Medan
Gambar 3.9 Kop surat Kementerian Pekrjaan Umum
(41)
Kop Surat yang digunakan Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaan Umum terdiri dari:
a. Lambang/logo Kementerian Pekerjaan Umum
b. Nama instansi/organisasi
c. Alamat lengkap
d. Nomor telepon, dan Kode Pos
2. Nomor Surat
Nomor surat ditulis di bawah kepala surat. Sistem penomoran surat pada
kementerian Pekerjaan Umum memiliki standarisasi yang telah ditetapkan
oleh Kementerian Pekerjaan Umum, dengan urutan.
TABEL 3.2
Kode Perihal Surat Masuk Kementerian Pekerjaan Umum
NO LINGKUP KODE PERIHAL
1. Umum UM Penerapan, pelaksanaan, pembinaan tata
persuratan,kearsipan,laporan berkala, laporan kegiatanfisik dan laporan lainnya yang bersifat umum
2. Hubungan
Masyarakat
HM Pengumpulan yang diperoleh dari surat
kabar, majalah, penerbitan lainnya, pengelolaan/penyusunan, penyajian, dan penyebaran.
3. Keuangan KU Penyusunan rencana kerja anggaran
kementerian/lembaga,pelaksanaan
anggaran, penyediaan barang dan jasa, pelaporan anggaran, pembendaraan, pelaksanaan anggaran dan bantuan luar negeri
(42)
33
Latihan inventarisasi kebutuhan pendidikan
latihan, pelaksanaan pendididikan dan latihan, pelaksanaan seminar dan diskusi
5. Pengawasan PW Pengawasan bidang administrasi umum,
pengawasan bidang penelitian,
pengembangan, dan pengawasan bidang sumber daya manusia.
Sumber : Sekretariat Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum Medan (2012)
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat pada Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaan Umum letaknya berada di bawah kepala surat, di sebelah kanan
sejajar dengan nomor surat. Nama bulan dituliskan dengan huruf secara
lengkap.
4. Lampiran
Lampiran surat ditulis di bagian kiri bawah kepala surat, tepatnya diantara
nomor surat dan perihal
1. Hal/perihal
Sama halnya dengan lampiran, hal/perihal juga dituliskan di bagian kiri
bawah surat. Hal/perihal dituliskan setelah nomor surat dan lampiran.
2. Alamat dan Tujuan
Pada bagian Penyediaaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum, apabila
alamat yang dituju adalah nama organisasi atau nama perusahaan, maka
penulisan Yth. Tidak diperlukan, namun bila yang dituju adalah nama orang
atau jabatan, maka menggunakan Yth.
(43)
Pada dasarnya, surat resmi dinas pemerintah/instansi pemerintah tidak
terdapat salam pembuka (Solutation). Namun, pada bagian Penyedian Air
Baku Kementerian Pekerjaan Umum ada juga surat yang mengggunakan
salam pembuka, yaitu” Dengan hormat”. Salam pembuka “Dengan hormat”,
jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, dimaksukkan ke dalam kalimat
pertama pembuka surat (alinea pertama).
4. Isi Surat
Sebelum mengeluarka surat keluar, bagian Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaaan Umum terlebih dahulu mengkonsep isi surat. Hal ini berfungsi
untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu
sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep, diharapkan surat dapat
tersusun secara singkat, jelas, benar, dan sopan.
5. Salam Penutup
Salam penutup jarang digunakan pada surat resmi dinas pemerintah, hal ini
dilakukan agar menghindari penghormatan yang berlebih-lebihan. Di dalam
surat yang dikeluarkan oleh Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan
Umum tidak digunakan salam penutup, melainkan cukup menyebutkan nama
jabatan, tanda tangan, nama terang,dan NIP (Nomor Induk Pegawai).
6. Nama Organisasi/Bagian Organisasi yang Menulis Surat
Nama organisasi/bagian organisasi tidak dicantumkan karena sudah tertera
pada bagian kepala surat Kementeian Pekerjaan Umum.
7. Jabatan Penanda Tangan Surat
Nama jabatan dicantumkan agar diketahui siapa yang mengirimkan surat
(44)
35
8. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Surat
Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat dicantumkan untuk semua
surat keluar pada Kementerian Pekarjaan Umum, bahkan diberi cap stempel
Kementetian Pekerjaan Umum. Selain itu, cap tanda tangan digunakan juga
untuk pembubuhan tanda tangan pada surat-surat yang harus dibuat dalam
jumlah banyak sekaligus, misalnya edaran. Namun cap tanda tangan tersebut
tidak digunakan untuk surat yang sifatnya penting beharga.
9. Tembusan
Surat-surat keluar yang ditangani Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaan Umum biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila
ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut, misalnya
Kepala SNVT, Pejabat Pembuat Komitmen, maupun Stap-Stap.
G.Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Sedarmayanti (2003:88), Tata cara pengelolaan surat masuk
dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: tata cara pengelolaan surat (penting) masuk, tata
cara pengelolaan surat biasa (rutin) masuk, dan tata cara pengelolaan surat
(rahasia) masuk.
a. Tata Cara pengelolaan surat Penting Masuk
1) Penerimaan Surat, bertugas:
i. Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya
(45)
ii. Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
pengolah/nama pejabat.
iii. Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
iv. Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya).
Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.
v. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat
atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
2) Pencatat Surat, bertugas:
Pada dasarnya surat, baik surat masuk ataupun surat keluar, perlu dicatat.
Pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Cara
pencatatan dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat surat, yaitu surat
penting dan surat biasa juga surat rahasia.
3) Pengarah
a) Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan
disampaikan.
b) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana
yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana
yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.
c) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang
berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal
lain yang ditentukan oleh pimpinan.
d) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan
(46)
37
4) Unit Pengolah
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
a. Pimpinan unit pengolah, bertugas:
i. Menulis disposisi/intruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan
oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah
ii. Mengembalikan surat serta lembar disposisi yang telah diisi
disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.
b. Tata unit pengola, bertugas:
i. Menerima surat
ii. Menyimpan surat untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah,
kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2
diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari
pimpinan.
c. Pengolah surat/pelaksana, bertugas:
i. Menerima surat beserta lembar disposisi (lebar I), yang telah ada disposisi
pimpinan, dari tata usaha pengelola, kemudian memproses/melaksanakan
tugasnya sesuai intruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.
ii. Setelah selesai memproses surat tersebut,pengolah mengembalikan surat
ke Tata Usaha Unit Pengolah.
iii. Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.
5) Penata Arsip/Penyimpanan Arsip/Arsiparis, bertugas:
i. Menerima surat yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah
dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya.
(47)
ii. Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.
b. Tata Cara Penngelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk
Menurut Sedarmayanti (2003:35), Menangani surat biasa (rutin) masuk,
prosesnya lebih sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah
menggunakan lembar pengantar surat biasa.
1) Pencatat, bertugas:
a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam
lembar pengantar rangkap dua.
b) Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah.
c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.
2) Unit pengolah, bertugas:
a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua.
b) Menyimpan lembar pengantar II
c) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.
d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat
kepada pengolah/pelaksanaan.
c. Tata Cara Pengelolaan Surat Rahasia Masuk
Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua)
dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Setelah
memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa pada
kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan
(48)
39
di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian,
dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan dan pengendalian
surat masuk dan surat keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan
khusus, berdasarkan teori yang ada.
Pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum, tata
cara pengeolaan surat masuk dan surat keluar lebih sederhana. Tidak ada
perbedaan yang berarti antara pengurusan surat masuk penting, biasa, maupun
rahasia. Hanya saja Penyediaan Air Baku harus menjaga agar surat penting dan
surat rahasia tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Penyediaan Air Baku
Kementerian Pekerjaan Umum, yaitu:
1. Surat diterima di Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan
Umum.
2. Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampirkan)
3. Kemudian surat ditulis kedalam buku Agenda lalu klasifikasikan (tergolong
surat masuk dan surat keluar). Hal-hal yamg ditulis kedalam Buku Agenda
adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas (perihal surat),
dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).
4. Penyediaan Air Baku membuat lembar disposisi yang nantinya akan
diajukan kepada Kepala SNVT. Hal-hal yang harus diisi Penyediaan Air
Baku ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nomor urut surat di
Buku Agenda dan Kode perihal), sifat surat (penting, rahasia, segera,
(49)
5. Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Kepala SNVT. Kemudian
kepala SNVT akan membaca surat dan mengisi lembar disposisi tersebut.
Tujuan pengisian lembar disposisi oleh Kepala SNVT adalah untuk
mengetahui bagaimana tindak lanjut dari Kepala SNVT terhadap surat
masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Kepala SNVT yaitu tanggal
(tanggal penyelesaian surat), kepada (siapa yang akan menindaklanjuti surat
tersebut, misalnya Pejabat Pembuat Komitmen), isi disposisi (diisi dengan
memberikan nomor kode mengenai isi disposisi. Misalnya: 10. Berarti surat
tersebut akan diproses. Kode mengenai isi disposisi dapat dilihat pada
Gambar), dari (pemberi perintah/disposisi, yaitu Kepala SNVT), dan paraf
Kepala SNVT. Berikut lembar gambar disposisi (surat masuk) yang di
gunakan pada kementerian Pekerjaan Umum.
6. Lembar disposisi yang telah diisi oleh Kepala SNVT diserahkan kembali
kepada Penyediaan Air Baku
7. Penyediaan Air Baku melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar
disposisi.
8. Selanjutnya Penyediaan Air Baku akan membuat lembar disposisi. Hal-hal
yang diisi Penyediaan Air Baku yaitu nomor kendali, pengellola (pihak yang
diberi instruksi oleh Kepala SNVT), kode, tanggal surat, nomor surat, asal
surat, lampiran, perihal, dan catatan.
9. Surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada petugas atau pegawai dari
pejabat/pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya
(50)
41
2. Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Sedarmayanti (2003:91), Tata kearsipan dengan memanfaatkan
Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat keluar dibagi menjadi bagian,
yaitu: tata cara pengelolaan surat penting keluar dan tata cara pengelolaan surat
biasa (rutin) keluar.
a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Keluar
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula dilakukan oleh
Unit Pengelolah, dan diserahkan ke unit kearsipan, agar unit kearsipan selalu
menetahui apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.
b.Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar
1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar
b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit kearsipan.
2) Pencatat, bertugas:
a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan
ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit
pengolah dengan disertai lembar pengantar II
c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatatan sebagai bukti penyampaian.
Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Penyediaan Air Baku
Kementerian Pekerjaan Umum lebih sederhana karena tidak semua surat keluar
harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Pimpinan. Pada umumnya surat
yang akan dikirim ke luar Kementerian Pekerjaan Umum telah dikonsep dan
(51)
Kepagawaian sehingga Sekretaris Pimpinan tidak perlu repot mempersiapkan
konsep surat dan mengetiknya.
Tata cara pengelolaan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku
Kementerian Pekerjaan Umum yaitu:
1) Surat yang akan dikirim diterima di bagian Penyediaan Air Baku. Dalam hal
ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian
Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih
dahulu di Bagian Sekretaris Pimpinan. Untuk surat yang harus dibuat sendiri
oleh Sekretaris Pimpinan, maka sekretaris terlebih dahulu membuat konsep
surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.
2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Kepala SNVT untuk
disetujui. Bila Kepala SNVT merasa surat tersebut masih butuh
perbaikan/revisi, maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya
sesuai dengan perintah Kepala SNVT.
3) Setelah surat disetujui, maka Sekretaris Pimpinan akan memberi nomor surat
keluar dan membubuhkan stempel tanggal.
4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam map (untuk semua surat yang
ditandatangani oleh Kepala SNVT)
(untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Kepala SNVT tetapi perlu
tindak lanjut dari Kepala SNVT). Untuk surat-surat biasa/rutin, dan rahasia
harus ditandatangani langsung oleh Kepala SNVT.
5) Setelah ditandatangani Kepala SNVT, maka selanjutnya membubuhkan
(52)
43
6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam
Buku Agenda.
7) Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah
mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju melalui kurir atau kantor pos.
Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Penyediaan Air Baku sangat
banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga bulan terakhir, yaitu
(53)
PENYEDIAAN AIR BAKU
Nomor : Tanggal : Perihal :
Asal :
KODE :
INDEX :
TGL PENYELESAIAN DISPOSISI :
Kepada Yth :
Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi PUM
Pengawas Utama
CATATAN
ISI INTRUKSI / SARAN / INFORMASI
Untuk diketahui Harap diproses Harap dihadiri
Chek dan laporkan hasilnya Minta pendapat saudara Hubungi ybs
Bicarakan dengan pejabat pembuat komitmen Mewakili pejabat pembuat komitmen Photocopy pejabat pembuat komitmen File
Gambar 3.9 Lembar Disposisi Kementerian Pekerjaan Umum pada Penyediaan Air Baku
(54)
45 ... ... .... ... ... ... ... ... : ... ... ... : ... ... .. ... ... : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... : ... ... ... SURAT-MASUK TGL-MASUK NO. AGENDA
(55)
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... : ... ... ... : ... ... : ... ... .... ... ... : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... : ... ... ... ... ... ...
(56)
47
Tabel 3.3
Jumlah Surat Masuk Penyediaan Air Baku
Waktu
Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara
Jul 2012 21 14 12 9 5
Agu 2012 17 14 20 4 6
Sep 2012 30 23 7 18 5
Jumlah 68 51 39 31 16
Total Surat Masuk
205
Sumber : Sekretariat Kementerian Pekerjaan Umum Pada Bagian Penyediaan Air Baku (2012)
Tabel 3.4
Jumlah Surat Keluar Penyediaan Air Baku
Waktu
Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara
Jul 2012 25 19 11 13 7
Agu 2012 19 30 22 6 5
Sep 2012 28 20 17 27 6
Jumlah 72 69 50 46 18
Total Surat
Keluar
255
(57)
H.Sistem Penyimpanan /Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:21), Dalam penyimpanan arsip dikenal 3
(tiga) azas pengorganisasian, yaitu
a. Azas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan
di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak
melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.
b. Azas Desentralisasi
Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di
masing-masing unit dalam suatu organisasi.
c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada
masing-masing azas. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh
semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya
khusus disimpan di masing-masing unit.
2. Sistem Penataan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:70), mengemukakan 5 (lima) macam sistem
penataan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
b. Sistem Masalah/perihal (Subject Filling System)
c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)
(58)
49
Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian
Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum menggunakan azas
gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari surat-surat
yang masuk maupun surat keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang
bersangkutan (misalnya: surat dari dan untuk Bagian Penyediaan Air Baku
disimpan di Bagian Penyediaan Air Baku,surat dan untuk Bagian Kepagawaian
disimpan di Bagian Kepagawaian, surat dari dan untuk Kepala disimpan di Bagian
Sekretaris Pimpinan,dan sebagainya) dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap
penting) disimpan dipusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Pimpinan walaupun
surat tersebut dari dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepagawaian. Namun
surat tersebut akan digandakan sehingga hagian yang bersangkutan juga dapat
mengarsipkan untuk kepentingan bagiannya.
Surat-surat di Bagian Sekretariatan Pimpinan diarsipkan berdasarkan
prosedur pengurusannya, yaitu surat-surat yang masuk dan surat-surat yang
keluar. Setelah itu, surat masuk diklasifikasikan lagi berdasarkan asalnya, yaitu
surat masuk yang berasal dari luar Perusahaan (eksternal). Sedangkan untuk surat
keluar tidak diklasifikasikan lagi karena surat keluar yang ada hanya berasal dari
dalam Perusahaan. Surat-surat tersebut kemudian dimasukkan ke dalam suatu map
penyimpanan yang disebut letter file. Setelah itu, semua letter file yang telah diisi
surat masuk dan surat keluar disimpan ke dalam filling cabinet (lemari arsip).
(59)
1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. Bagian Penyedian Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera
Utara merupakan salah satu unit kerja yang melakukan aktivitas
korespondensi.
2. Keseluruhan Surat-surat yang masuk ke dalam Kementerian Pekerjaan
Umum diproses terlebih dahulu di bagian Penyediaan Air Baku sebelum
didistribusikan kepada unit/bagian yang bersangkutan.
3. Surat-surat yang akan dikirim diketik sandiri oleh masing-masing
unit/bagian yang bersangkutan untuk kemudian diproses di bagian
Penyedian Air Baku sebelum dikirim.
4. Tata cara pengelolaan surat masuk pada bagian Penyediaan Air Baku
Kementerian Pekerjaan Umum meliputi penerimaan surat di bagian
Penyediaan Air Baku, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Penyediaan Air
Baku (bila ada lampiran), pencatatatan ke dalam buku Agenda, pengisian
lembar disposisi, dan pendistribusian surat.
5. Tata cara pengelolaan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku
Kementerian Pekerjaan Umum meliputi pengkonsepan surat, pengetikan
surat, perbaikan surat/ revisi surat bila perlu, pemberian nomor surat,
(60)
51
pemberian stempel Kementerian Pekerjaan Umum, pencatatan ke dalam
buku Agenda, dan terakhir penerimaan surat kepada alamat yang dituju.
6. Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Penyediaan Air
Baku tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti,
karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer,
printer, yang dapat digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner,
mesin fax, fillingcabinet ( lemari arsip), dan stempel tandatangan Pejabat
pembuat komitmen. Hanya saja, untuk surat masuk Penyediaan Air Baku
sering kali tidak menuliskan nama orang yang dituju kedalam buku
Agenda.
2. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku Direktoriat Kementeriaan
Pekerjaan Umum dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat
yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan
lagi.
2. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mengembangkan
keterampilan dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil,
teliti,dan cekatan
3. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mempertahankan
hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan
(61)
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi
Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Djuhari, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi. 2009. Surat Menyurat
Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung.
Endang, Sri, Sri Mulyani dan Suyetty. 2006. Modul Menangani Surat Masuk
dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta.
Finoza, Lamuddin, 2004, Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Edisi
Revisi. Diksi Intan Mulia, Jakarta.
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen
Perkantoran.Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.
Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Tekhnologi
Modern. Cetakan III. Mandar Maju Bandung.
(1)
47
Tabel 3.3
Jumlah Surat Masuk Penyediaan Air Baku
Waktu
Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara
Jul 2012 21 14 12 9 5
Agu 2012 17 14 20 4 6
Sep 2012 30 23 7 18 5
Jumlah 68 51 39 31 16
Total Surat Masuk
205
Sumber : Sekretariat Kementerian Pekerjaan Umum Pada Bagian Penyediaan Air Baku (2012) Tabel 3.4
Jumlah Surat Keluar Penyediaan Air Baku
Waktu
Pihak yang Dituju Pejabat Pembuat Komitmen Kaur Teknik Kaur Prowaslak Kaur Administrasi Bendahara
Jul 2012 25 19 11 13 7
Agu 2012 19 30 22 6 5
Sep 2012 28 20 17 27 6
Jumlah 72 69 50 46 18
Total Surat Keluar
(2)
H.Sistem Penyimpanan /Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:21), Dalam penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) azas pengorganisasian, yaitu
a. Azas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.
b. Azas Desentralisasi
Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.
c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masing-masing azas. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.
2. Sistem Penataan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:70), mengemukakan 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) b. Sistem Masalah/perihal (Subject Filling System)
(3)
49
Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum menggunakan azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari surat-surat yang masuk maupun surat keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang bersangkutan (misalnya: surat dari dan untuk Bagian Penyediaan Air Baku disimpan di Bagian Penyediaan Air Baku,surat dan untuk Bagian Kepagawaian disimpan di Bagian Kepagawaian, surat dari dan untuk Kepala disimpan di Bagian Sekretaris Pimpinan,dan sebagainya) dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap penting) disimpan dipusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Pimpinan walaupun surat tersebut dari dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepagawaian. Namun surat tersebut akan digandakan sehingga hagian yang bersangkutan juga dapat mengarsipkan untuk kepentingan bagiannya.
Surat-surat di Bagian Sekretariatan Pimpinan diarsipkan berdasarkan prosedur pengurusannya, yaitu surat-surat yang masuk dan surat-surat yang keluar. Setelah itu, surat masuk diklasifikasikan lagi berdasarkan asalnya, yaitu surat masuk yang berasal dari luar Perusahaan (eksternal). Sedangkan untuk surat keluar tidak diklasifikasikan lagi karena surat keluar yang ada hanya berasal dari dalam Perusahaan. Surat-surat tersebut kemudian dimasukkan ke dalam suatu map penyimpanan yang disebut letter file. Setelah itu, semua letter file yang telah diisi surat masuk dan surat keluar disimpan ke dalam filling cabinet (lemari arsip).
(4)
1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Bagian Penyedian Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera Utara merupakan salah satu unit kerja yang melakukan aktivitas korespondensi.
2. Keseluruhan Surat-surat yang masuk ke dalam Kementerian Pekerjaan Umum diproses terlebih dahulu di bagian Penyediaan Air Baku sebelum didistribusikan kepada unit/bagian yang bersangkutan.
3. Surat-surat yang akan dikirim diketik sandiri oleh masing-masing unit/bagian yang bersangkutan untuk kemudian diproses di bagian Penyedian Air Baku sebelum dikirim.
4. Tata cara pengelolaan surat masuk pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum meliputi penerimaan surat di bagian Penyediaan Air Baku, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Penyediaan Air Baku (bila ada lampiran), pencatatatan ke dalam buku Agenda, pengisian lembar disposisi, dan pendistribusian surat.
5. Tata cara pengelolaan surat keluar pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum meliputi pengkonsepan surat, pengetikan
(5)
51
pemberian stempel Kementerian Pekerjaan Umum, pencatatan ke dalam buku Agenda, dan terakhir penerimaan surat kepada alamat yang dituju. 6. Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Penyediaan Air
Baku tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti, karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer, printer, yang dapat digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner, mesin fax, fillingcabinet ( lemari arsip), dan stempel tandatangan Pejabat pembuat komitmen. Hanya saja, untuk surat masuk Penyediaan Air Baku sering kali tidak menuliskan nama orang yang dituju kedalam buku Agenda.
2. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku Direktoriat Kementeriaan
Pekerjaan Umum dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi.
2. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mengembangkan keterampilan dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil, teliti,dan cekatan
3. Diharapkan Bagian Penyediaan Air Baku dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan surat-menyurat.
(6)
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Djuhari, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi. 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung.
Endang, Sri, Sri Mulyani dan Suyetty. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta.
Finoza, Lamuddin, 2004, Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Edisi Revisi. Diksi Intan Mulia, Jakarta.
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran.Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.
Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Tekhnologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju Bandung.