Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
57
15. Namun apabila jelektidak baik, Rendalsed membuat BRM yang
kemudian diserahkan ke Pengadaan, Gudang, akuntansi, dan PAM. b.
Penjualan Barang Proses bisnis penjualan barang yang terjadi pada Divisi HANDAKKOM
adalah sebagai berikut : 1.
Pembeli melakukan perjanjian berupa POSJAN dengan bagian penjualan dan pemasaran HANDAKKOM.
2. Apabila dalam perjanjian disebutkan ada pembayaran uang muka, maka
bagian Penjualan Pemasaran akan membuat surat penagihan uang muka, yang nantinya konsumen akan melakukan pembayaran uang
muka. 3.
Apabila tidak ada uang muka maka bagian penjualan akan membuat SP3. 4.
Surat SP3 diserahkan pada kepala bagian Penjualan Pemasaran untuk divalidasi.
5. Setelah SP3 divalidasi, bagian Penjualan pemasaran mambuat PPPJ
yang diserahkan kebagian Rendalsed. 6.
Bagian Rendalsed menerima PPPJ, kemudian Rendalsed mengirimkan barang ke Penjualan Pemasaran.
7. Rendalsed membuat BPP sebagai bukti pengeluaran material di gudang,
kemudian diserahkan ke Penjualan Pemasaran 8.
Bagian Penjualan Pemasaran mengirimkan barang ke konsumen.
58
9. Setelah barang dikirim ke konsumen, bagian Penjualan Pemasaran
membuat SPB berdasarkan BPP dari Rendalsed, SPB divalidasi oleh kepala bagian Penjualan Pemasaran.
10. Bagian Penjualan Pemasaran membuat MJH untuk pencatatan
penjualan material. 11.
MJH yang sudah divalidasi oleh kepala bagian Pemasaran Penjualan diserahkan ke bagian Akuntansi.
12. Bagian Akuntansi menerima MJH yang sudah divalidasi.
13. Bagian Akuntasi membuat MFT sebagai dasar penagihan penjualan
kepada konsumen.
4.1.2.1.Flow Map
Dalam flow map ini digambarkan bagaimana interaksi antara pengguna dengan sistem yang berjalan di Divisi HANDAKKOM. Gambar flow map proses
pembelian dan penjualan yang sedang berjalan dapat dilihat pada halaman berikut :
59
a. Flow map proses pembelian material yang sedang berjalan
Gambar 4.1 Flow Map pembelian yang sedang berjalan
60
Gambar 4.2 Flow Map pembelian yang sedang berjalan lanjutan
61
Keterangan :
PPMJ : Surat Permintaan Pengadaan Material
LReP : Laporan Rencana Pengadaan
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
BA Negosiasi : Berita Acara negosiasi SPKSJAN
: Surat Perjanjian LRP
: Laporan Realisasi Pengadaan PB
: Pengantar Barang LHP
: Laporan Hasil Pemeriksaan BMM
: Bukti Material Masuk BAPM
: Berita Acara Penerimaan Material BRM
: Bukti Retur Material A
: Arsip PPMJ B
: Arsip SPPH C
: Arsip SPKSJAN D
: Arsip LRP E
: Arsip PB F
: Arsip PB G
: Arsip BMM H
: Arsip LHP I
: Arsip BAPM J
: Arsip BRM
62
b. Flow map proses penjualan material yang sedang berjalan
Gambar 4.3 Flow Map penjualan yang sedang berjalan
63
Gambar 4.4 Flow Map penjualan yang sedang berjalan lanjutan
64
Keterangan :
SJAN : Surat Perjanjian SP3 : Surat permintaan penjualan produk
PPPJ : Permintaan ProdukJasa BPP
: Bukti Pengeluaran Produk SPB
: Surat Pengiriman Barang MJH : Bukti memorial jual handakkom
MFT : Bukti memorial faktur tagih SP
: Surat penagihan A
: arsip surat penagihan uang muka B
: arsip SP3 C
: arsip PPJ D
: arsip BPP E
: arsip BPP F
: arsip SPB G
: arsip MJH H
: arsip surat penagihan
65
4.1.2.2.Diagram Konteks
Diagram konteks ini menggambarkan ruang lingkup dari suatu proses. Berikut diagram kontek sistem informasi pembelian dan penjualan material pada Divisi
HANDAKKOM :
Gambar 4.5 Diagram Konteks yang sedang berjalan 4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD level 0 sistem yang sedang berjalan pada divisi Handakkom dapat dilihat pada halaman berikut ini :
66
Gambar 4.6 DFD Level 0 yang sedang berjalan Keterangan :
PPMJ : Surat Permintaan Pengadaan Material
LReP : Laporan Rencana Pengadaan
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
SPKSJAN : Surat Perjanjian
LRP : Laporan Realisasi Pengadaan
PB : Pengantar Barang
LHP : Laporan Hasil Pemeriksaan
67
BAPM : Berita Acara Penerimaan Material
BRM : Bukti Retur Material
SP3 : Surat permintaan penjualan
SPB : Surat Pengiriman Barang
MJH : Bukti memorial jual handakkom
MFT : Bukti memorial faktur tagih
SP : Surat penagihan
Proses pembelian dan penjualan yang terdapat dalam DFD level 0 diatas dipecah lagi untuk mengetahui prosedur yang lebih detail. Berikut DFD level 1 proses 1 yaitu
pembelian material yang dapat dilihat pada halaman berikut :
68
Gambar 4.7 DFD level 1 proses 1 Pembelian material berjalan Keterangan :
PPMJ : Surat Permintaan Pengadaan Material
LReP : Laporan Rencana Pengadaan
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
BA Negosiasi : Berita Acara negosiasi SPKSJAN
: Surat Perjanjian LRP
: Laporan Realisasi Pengadaan
69
PB : Pengantar Barang
LHP : Laporan Hasil Pemeriksaan
BMM : Bukti Material Masuk
BAPM : Berita Acara Penerimaan Material
BRM : Bukti Retur Material
Berikut merupakan DFD Level 1 proses 2 yaitu proses penjualan material yang dapat dilihat pada halaman berikut :
+ +
, -
- -
+
+ -
+ +
, ,
,
Gambar 4.8 DFD Level 1 proses 2 penjualan material berjalan
70
Keterangan : SJAN : Surat Perjanjian
SP3 : Surat permintaan penjualan PPPJ : Perintah Pengeluaran ProdukJasa
BPP : Bukti Pengeluaran Produk
SPB : Surat Pengiriman Barang
MJH : Bukti memorial jual handakkom MFT : Bukti memorial faktur tagih
SP : Surat penagihan