Manajemen File dengan Windows Explorer

C. Manajemen File dengan Windows Explorer

Dalam proses penggunaan aplikasi komputer seperti pembuatan file, penyimpanan file, pembuatan folder, penggunaan fasilitas drop and drag (pemindahan file dari hardisk atau ke dalam hardisk), pengenalan jenis file, penggantian nama file, mengedit file, memformat disket atau flash disk, membakar data ke dalam compact disk, serta masih banyak lagi merupakan pekerjaan manajemen file.

File atau dokumen merupakan informasi yang penting dan harus diatur dengan rapi sehingga pada saat akan diperlukan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Dalam komputer terdapat dua jenis file, yaitu file data dan file program.

File data adalah file yang berisikan informasi seperti tulisan, gambar, suara, dan lainnya yang dibuat sendiri, sedangkan file program adalah file yang berisi program, berupa program aplikasi atau program utility dan banyak mengandung file-file halus (subfile) yang mungkin berisi driver, kamus, daftar referensi, dan lain sebagainya.

Agar semua file pada komputer dapat bekerja secara maksimal dan mudah penanganannya, maka perlu ditata dengan rapi. Proses penataan file inilah yang disebut dengan manajemen file. Untuk membantu memanajemen file dan folder, Windows telah dilengkapi suatu fasilitas yang disebut Windows Explorer.

Windows Explorer merupakan suatu program aplikasi windows yang digunakan untuk mengoperasikan dan mengatur suatu driver, folder, maupun file. Dengan menggunakan Windows Explorer, Anda dapat melihat secara lengkap isi dan hirarki dari suatu drive, folder, dan seluruh file yang ada pada setiap folder. Pada jendela Exploring ini, Anda dapat dengan mudah menggunakan, memindahkan, menyalin, dan menghapus folder maupun file serta mengatur penggunaan drive yang aktif pada floppy disk, local drive, sistem jaringan, dan sistem koneksi internet.

Teknologi Informasi dan Komunikasi 1

Ada beberapa cara untuk menggunakan Windows Explorer, yaitu:

1. Cara pertama, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

a. Klik Start.

b. Kemudian pilih dan klik pada All Program.

c. Selanjutnya klik pada Accessories.

d. Berikutnya klik pada pilihan Windows Explorer.

2. Cara kedua, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

a. Arahkan mouse pada tombol Start dan tekan klik kanan.

b. Kemudian Pilih dan klik pada Explorer, tunggu beberapa saat hingga muncul tampilan sebagai berikut.

Gambar 4.17. Option Advanced untuk mengubah jenis monitor

Keterangan:

Kode Nama Toolbar Keterangan

A Back Digunakan untuk kembali ke tampilan sebe- lumnya

B Forward Digunakan untuk menuju tampilan berikut- nya

C Up Digunakan untuk berpindah ke bagian atas D Search

Digunakan untuk pencarian folder atau file dengan cepat

E Folder Digunakan untuk menampilkan atau menyem- bunyikan jendela Explorer

Bab 4: Sistem Operasi Komputer

F View Digunakan untuk melihat atau menampilkan jendela yang berisi file

G Show or Hide Digunakan untuk menampilkan atau menyem- groove Folder

bunyikan toolbar folder, biasanya akan di- munculkan di samping kiri

Pada sebelah kiri ditampilkan nama-nama folder yang terdapat pada komputer Anda dan pada jendela di sebelah kanan ditampilkan nama-nama folder dan file yang telah tersimpan pada komputer Anda.

1. Membuat Folder

Folder adalah suatu tempat yang berfungsi untuk menempatkan file-file (seperti map) sehingga file-file tersebut dapat dikelompokkan sesuai dengan kelompoknya masing-masing. Langkah-langkah untuk membuat folder adalah sebagai berikut.

a. Melalui desktop, klik kanan pilih New Folder.

b. Melalui Windows Explorer, caranya adalah sebagai berikut.

1) Klik menu File kemudian pilih New.

2) Kemudian, arahkan pointer ke Folder dan klik. Perhatikan tampilan berikut.

Gambar 4.18. Kotak dialog Windows Explorer

2. Mengubah Tampilan Folder

Anda dapat mengubah tampilan isi folder dengan menggunakan langkah berikut.

a. Pada jendela Explore klik menu View.

b. Kemudian, pilih dan klik salah satu perintah berikut.

1) Large icon digunakan untuk menampilkan nama drive , folder, dan file dengan bentuk tampilan ikon yang besar.

Teknologi Informasi dan Komunikasi 1

2) Small icon digunakan untuk menampilkan nama drive, folder, dan file dengan bentuk tampilan ikon yang kecil.

3) List, digunakan untuk menampilkan nama drive, folder, dan file dengan tampilan nama-namanya saja.

4) Details, digunakan untuk menampilkan nama drive, folder, dan file serta informasi lainnya secara lengkap.

5) Thumbnails digunakan untuk menampilkan detail file beserta karak- teristiknya, perhatikan tampilan thumbnail berikut.

Gambar 4.19. Folder yang telah diurutkan secara thumbnail

a. Mengubah urutan tampilan folder Untuk membuat tampilan folder secara berurutan sesuai dengan ke-

inginan, Anda dapat mengaturnya dengan cara sebagai berikut.

1) Klik menu View.

2) Klik dan pilih Arrange Icon by.

3) Klik pada pilihan Names (digunakan untuk membuat urutan ber- dasarkan nama file), pada layar akan muncul tampilan sebagai beri- kut.

Gambar 4.20. Folder yang telah diurutkan berdasarkan nama file Bab 4: Sistem Operasi Komputer

4) Kemudian silahkan Anda mencoba sendiri serta mengamati perbedaan dari perintah berikut.

a) Size : untuk menampilkan isi folder berdasarkan uru-

tan dan kapasitas file.

b) Type : untuk menampilkan isi folder berdasarkan uru-

tan jenis folder.

c) Date : untuk membuat urutan berdasarkan tanggal

file

d) Modified : untuk menampilkan isi folder berdasarkan uru- tan tanggal diubah/dimodifikasi.

e) Auto Arrange : untuk menata tampilan isi folder secara oto-

matis.

b. Mengelola Folder Untuk melihat isi lengkap suatu folder, cukup dilakukan dengan cara

mengklik nama folder yang Anda inginkan. Jika kita perhatikan dengan cermat, pada sebelah kiri setiap nama folder terdapat tanda “+” dan “-“. Kotak bertanda “+” menunjukkan bahwa folder tersebut masih mempunyai subfolder di bawahnya. Untuk menampilkan seluruh subfolder yang ada di bawahnya, cukup dilakukan dengan mengklik kotak bertanda “+” tersebut. Sedangkan kotak yang bertanda “-“ menunjukkan bahwa semua subfolder yang ada di bawahnya sudah ditampilkan.

1) Perintah Cut, Copy, dan Paste

a) Cut (memotong) Pada saat Anda melakukan perintah cut pada sebuah file, maka file tersebut akan dihapus dari tempat asalnya dan disimpan di sebuah tempat yang disebut clipboard.

b) Copy (menggandakan) Ketika Anda melakukan perintah copy pada sebuah data, maka data tersebut tanpa dihapus dari tempat asalnya dan akan disimpan di sebuah tempat yang disebut clipboard.

c) Paste Dengan menggunakan perintah Paste, Anda dapat menempatkan data-data dari clipboard ke tempat yang diinginkan. Clipboard adalah sebuah tempat untuk menyimpan data-data yang telah di-cut atau di-copy. Langkah-langkah melakukan cut, copy, dan paste. (1) Menggunakan Menu

(a) Klik file yang ingin Anda cut atau copy. (b) Klik pada Edit, yang terletak pada menu bar. (c) Pilihlah Cut atau Copy. (d) Tempatkan kursor pada tempat di mana Anda ingin me-

letakkan file yang telah Anda cut atau copy. (e) Klik pada Edit pada menu bar dan pilihlah Paste.

Teknologi Informasi dan Komunikasi 1

(2) Menggunakan Keyboard Shortcut Berikut ialah keyboard shortcut untuk melakukan cut, copy, atau paste. (a) Cut : Ctrl + X (b) Copy : Ctrl + C (c) Paste : Ctrl + V

(3) Menggunakan Ikon pada Toolbars (a) Pilihlah file yang ingin Anda copy.

(b) Klik ikon Cut

pada toolbars. (c) Tentukan tempat di mana Anda ingin meletakkan file yang

atau ikon Copy

telah Anda cut atau copy, sehingga tampil kotak dialog seperti berikut ini.

Gambar 4.21. Tanda + sebagai penunjuk bahwa dalam folder terdapat

subfolder yang lain

(d) Klik tombol Copy. Untuk melakukan perintah-perintah di atas ke bebe- rapa files secara sekaligus gunakan Crtl + klik kiri, atau gunakan Shift + klik kiri untuk memblok file-file yang berurutan. Untuk menampilkan isi dari clipboard dapat dilakukan dengan cara mengklik Start > Programs > Accessories > System Tools > Clipboard Viewer.

2) Menyalin Folder Untuk menyalin suatu folder ke tempat lain, dapat dilakukan

dengan menggunakan langkah sebagai berikut.

a) Klik kanan pada folder yang akan disalin.

b) Klik pada pilihan Copy.

c) Klik kanan pada drive yang Anda inginkan, lalu klik kanan dan pilih Paste, maka folder tersebut akan disalin pada drive yang dituju.

Selain cara di atas terdapat cara lain sebagai berikut.

a) Tekan tombol Ctrl (jangan dilepaskan).

Bab 4: Sistem Operasi Komputer Bab 4: Sistem Operasi Komputer

c) Setelah selesai lepaskan Ctrl dan tombol mousenya, tunggu hingga beberapa saat untuk menyelesaikan proses penyalinan folder.

Jika Anda menginginkan pembatalan perintah penyalinan folder, caranya adalah sebagai berikut.

a) Klik menu Edit.

b) Pilih dan klik perintah Undo copy.

3) Memindahkan Folder Pemindahan folder dari satu tempat ke tempat lain dapat dilakukan

dengan beberapa cara sebagai berikut.

a) Cara pertama (dengan menggunakan fasilitas drag and drop) Drag dan drop adalah perintah untuk menggunakan fasilitas

mouse dengan cara menekan tombol kiri mouse tanpa dilepas, kemudian mouse digerakkan (sesuai kebutuhan). Fungsi Drag and drop antara lain sebagai berikut. (1) Memindahkan objek simpan. (2) Memperbesar atau memperkecil objek sisipan. (3) Memunculkan ikon-ikon toolbar.

Berikut teknik penggunaan Drag and drop. (1) Pada jendela Exploring, klik (jangan dilepas) pada folder yang

ingin dipindah, lalu geserlah mouse ke tempat folder baru yang diinginkan.

(2) Lepaskan tombol mouse dan tunggu hingga beberapa saat.

b) Cara kedua Cara ini dilakukan dengan bantuan menu pada toolbar. Ada-

pun langkah-langkah dari cara ini adalah sebagai berikut. (1) Klik pada folder yang dinginkan, lalu klik menu Edit. (2) Klik perintah Cut atau menekan tombol Ctrl + X. (3) Pilihlah nama atau tempat folder untuk menempatkan hasil

pemindahan. (4) Klik menu Edit, lalu pilih Paste atau tekan tombol Ctrl+ V.

c) Cara ketiga Dengan menggunakan tombol toolbar sebagai berikut.

Digunakan untuk menyalin file atau folder yang Anda pilih ke clipboard.

Paste

Digunakan untuk mengambil file atau folder yang berada di dalam clipboard dan menempatkan pada posisi baru

Teknologi Informasi dan Komunikasi 1

3. File

File dapat diartikan kumpulan sejumlah komponen yang bertipe data sama, yang jumlahnya tidak tertentu. Manajemen sebuah file dapat diuraikan dalam materi berikut.

a. Memilih file Untuk memilih file tunggal, Anda dapat mengarahkan pointer ke arah nama file yang dikehendaki dan selanjütnya Anda klik. Sedangkan untuk

memilih beberapa file dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

1) File yang letaknya berurutan dapat dipilih dengan mengklik file awal dan selanjutnya Anda tekan tombol Shift pada keyboard dan tahan, kemudian klik file akhir yang Anda pilih. Selanjutnya, file-file yang telah Anda pilih akan terblok dengan warna hitam.

2) File yang letaknya tidak berurutan atau letaknya tidak berdekatan dapat dipilih dengan mengklik file awal. Selanjutnya, Anda tekan tombol Ctrl pada keyboard dan tahan, kemudian klik file yang Anda maksud, lakukan pemilihan file-file yang lainnya. Apabila sudah terpilih file-file yang dikehendaki, maka Anda dapat melepaskan penekanan tombol Ctrl. File-file yang telah terpilih terblok berwarna hitam.

Beberapa cara untuk menyeleksi file adalah sebagai berikut.

1) Click : untuk menyeleksi dan memilih file

2) Shift + Click : untuk menyeleksi beberapa file

3) Ctrl + Click : untuk menyeleksi file secara bebas

4) Ctrl + A : untuk menyeleksi secara keseluruhan

b. Memanggil file File yang sudah dibuat dan disimpan di hardisk dapat dipanggil dengan cara klik Start, kemudian pilih Explore. Cari folder yang akan dibuka pada drive di mana file tersebut disimpan dan klik dua kali pada file tersebut.

c. Mengedit file Mengedit adalah mengubah atau membetulkan kesalahan isi file yang pernah dibuat. Untuk mengedit file dapat dilakukan setelah kita masuk pada program aplikasi yang digunakan.

d. Menyimpan file File yang sudah diedit atau dibuat dapat langsung disimpan, caranya adalah klik menu File lalu pilih Save atau bisa juga menggunakan klik dua kali pada ikon disket, atau menggunakan kombinasi tombol Ctrl + S pada keyboard. Tentukan tempat atau lokasi penyimpanan, kemudian tulis nama file, setelah selesai klik tombol Save.

e. Mengganti nama file Untuk mengganti nama file, lakukan langkah-langkah berikut.

1) Klik kanan pada ikon Start > pilih Explore.

2) Cari file pada drive di mana file tersebut disimpan. Setelah itu, lakukan

klik kanan satu kali pada file tersebut kemudian pilih Rename.

Bab 4: Sistem Operasi Komputer

3) Selanjutnya, tulis atau ganti dengan nama yang dikehendaki. Setelah itu, tekan tombol Enter pada keyboard.

f. Menghapus file Langkah untuk mengahpus nama file adalah sebagai berikut.

1) Klik kanan pada nama file yang akan dihapus.

2) Klik pada pilihan Delete, di layar muncul kotak dialog sebagai beri- kut.

Gambar 4.22. Kotak dialog delete file

3) Klik tombol Yes untuk menghapus, klik pada pilihan No apabila menggagalkan.

Keterangan: File-file yang sudah dihapus akan dimasukkan ke dalam Recycle Bin. Apabila suatu saat akan mengakses kembali, Anda dapat membuka kembali melalui folder Recycle Bin.

Cari Tahu

Untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang manajemen file, Anda dapat mendownload atau mengakses link berikut melalui internet. http://giovanni.web.ugm.ac.id/?p=37 http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2008/06/luccas_- sistem_manajemen_file.doc http://iin-kimi.blogspot.com/2008/05/manajemen- file-dengan-windows-explorer.html

g. Menampilkan Properti File Properti file merupakan karakteristik dari suatu file yang meliputi

nama, type, alamat, ukuran, atribut, dan tanggal pembuatan file serta program untuk membuka file tersebut. Cara untuk menampilkan property file adalah sebagai berikut.

1) Aktifkan Windows Explorer, pilih ke folder di mana file berada.

2) Klik kanan pada file tersebut atau klik menu File

3) Pilih Property. Untuk lebih jelasnya perhatikan tampilan berikut ini.

Teknologi Informasi dan Komunikasi 1

Gambar 4.23. Option Property untuk menampilkan karakteristik file

Jenis file yang terdapat dalam komputer terdiri dari jenis file data hingga file yang berupa gambar, suara, grafik , video, dan mungkin masih banyak yang lainnya. File harus dapat menunjukkan asal program komputer atau perangkat lunak yang digunakan. Tanpa ciri yang jelas file tersebut tidak akan dikenali. Hal yang harus diperhatikan bahwa dalam pembuatan file tidak boleh membuat nama file yang sama persis di dalam satu folder. Dalam proses aplikasi, file dapat dikategorikan menjadi beberapa macam.

1) File induk (master file), yaitu file yang berisi record-record yang sangat diperlukan dalam organisasi.

2) File transaksi (transaction file) digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi.

3) File laporan (report file) berisi informasi yang akan ditampilkan.

4) File sejarah (history file) atau file arsip berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif, tetapi masih disimpan sebagai arsip.

5) File pelindung (backup file) merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di dalam database. File ini digunakan sebagai cadangan file dalam database.

h. Mencari File Untuk mencari file yang telah kita simpan pada media penyimpanan

dan kita terlupa di folder mana file itu tersimpan, klik-lah ikon Search pada toolbar dan kemudian akan dimunculkan tampilan Search di sebelah kiri pada jendela Windows Explorer.

1) Ketiklah nama file yang akan Anda cari pada kotak isian All or part of the file named.

2) Ketikan kata yang terkandung di dalam nama file pada kotak isian.

3) Tentukan nama folder/media simpan pada kotak kombo Look in.

4) Selanjutnya, klik tombol Search Now untuk memulai pencarian file. Tunggulah untuk beberapa saat, file yang telah berhasil ditemukan akan ditampilkan pada jendela Windows Explorer di sebelah kanan.

Bab 4: Sistem Operasi Komputer

4. Memformat Disket/Flash Disk

Perlu diketahui bahwa jika akan menyimpan file pada disket/flash disk, maka disket/flash disk diformat terlebih dahulu agar dapat digunakan. Jika disket belum diformat, maka disket tersebut tidak dapat dipakai atau digunakan. Langkah-langkah memformat disket/flash disk adalah sebagai berikut.

a. Masukkan disket dalam floppy disk dan flash disk ke dalam USB.

b. Klik kanan Start lalu pilih Explore.

c. Cari drive A (untuk disket) dan removable (untuk flash disk).

d. Klik kanan pada drive A (untuk disket) dan Removable (untuk flash disk) lalu klik Start untuk memulai pemformatan disk.

Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat!

1. Jelaskan kegunaan pilihan perintah Details pada menu View dalam Windows Explorer! 2. Sebut dan jelaskan toolbar stardar pada Windows Explorer! 3. Jelaskan manfaat pengaturan dokumen! 4. Jelaskan contoh-contoh perintah yang terdapat dalam Windows Explorer! 5. Jelaskan cara-cara mengganti nama file!

Petunjuk Keselamatan Kerja: Berhati-hatilah saat Anda mengoperasikan komputer. Pastikan semua perangkat telah ter-

sambung dengan benar. Periksalah sambungan listrik dengan teliti agar terhindar dari bahaya sengatan listrik dan korsleting. Gunakanlah perangkat keras komputer dengan baik dan lindungilah data atau software yang penting dari kerusakan serta ancaman virus.

Kerjakan tugas praktik berikut dengan baik! 1. Bukalah fasilitas Windows Explorer, kemudian lakukanlah kegiatan berikut. a. Urutkan folder-folder Anda menurut tanggal pembuatannya! b. Praktikkanlah pemotongan folder atau file yang terdapat di dalam fasilitas Windows Explorer! c. Tampilkanlah kembali dengan cara mem-paste file atau folder yang telah Anda potong!

2. Lakukanlah pemindahan file ke dalam folder Anda dengan menggunakan fasilitas Drop and drag dan Copy-Paste! 3. Seleksilah beberapa file yang sudah tidak terpakai untuk dihapus (gunakan fasilitas Ctrl + klik)! 4. Gantilah nama-nama file yang masih tersisa dengan nama yang baru, serta identifikasikan kapasitas filenya!

Teknologi Informasi dan Komunikasi 1