commit to user
Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam
menjalankan sistem.
B. Pengolahan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 1 1988:625 memberikan pengertian tentang olah dan pengolahan adalah sebagai berikut :
1.
Olah yaitu memasak mengerjakan, mengusahakan sesuatu barang dsb supaya menjadi lain atau menjadi lebih sempurna.
2.
Pengolahan yaitu proses, perbuatan, cara mengolah Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 2 1996:701
memberikan pengertian tentang olah adalah sebagai berikut : 1.
Olah yaitu : a Laku; ulah; cara melakukan sesuatu; akal daya upaya,tipu daya
b Perbuatan Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan adalah
suatu proses atau cara perbuatan mengubahmengusahakan sesuatu menjadi lebih sempurna atau memiliki nilai guna.
C. Pendistribusian 1. Definisi Distribusi
Cepat atau lambat alat atau barang yang disimpan dalam gudangtempat penyimpanan akan dikeluarkan guna didistribusikan kepada pihak yang
membutuhkan. Dalam pendistribusian perlu juga diusahakan bagaimana agar pengiriman alatbarang berjalan dengan aman dan dengan biaya yang murah
dalam artian pengiriman secara efektif dan efisien. Pengertian distribusi itu sendiri adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen sampai ke
tangan masyarakat konsumen. Produsen artinya orang yang melakukan kegiatan produksi. Konsumen artinya orang yang menggunakan barang atau pemakai
barangjasa dan orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor. Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi
commit to user
dan konsumsi. Berkat distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan konsumen. Dengan demikian kegunaan dari barang dan jasa tersebut akan lebih
meningkat setelah dapat dikonsumsi. Dari apa yang baru saja diuraikan tampaklah bahwa distribusi turut serta meningkatkan kegunaan menurut tempatnya place
utility dan menurut waktunya time utility. Distribusi Menurut Winardi 1986:299 dalam bukunya, “Prinsip-Prinsip
Manajemen” yang dimaksud dengan saluran distribusi adalah “Merupakan suatu kelompok perantara yang berhubungan erat satu sama lain dan yang menyalurkan
produk-produk kepada pembeli”. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, S. H. dalam bukunya
Dasar-dasar Pengantar Studi Administrasi Niaga Business Administratiton 1982 : 286 seri 5, “Distribusi” adalah bidang keahlian dan kegiatan-kegiatan
untuk mendekatkan barang-barang kita commodities, merchandise sedekat- dekatnya dan ditempatkan semenarik-menariknya kepada warga masyaraka,
calon-calon atau peminat pembeli, sedemikian rupa, sehingga mereka yang tadinya sudah menjadi langganan atau pemakai barang-barang merk lain mulai
piker-pikir untuk membeli dan memakai barang-barang produk perusahaan kita. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 3 2007:270 memberikan
pengertian tentang distribusi dan pendistribusian adalah sebagai berikut : Distribusi yaitu :
a
Pembagian barang keperluan sehari-hari kepada penduduk atau kepada pegawai, anggota tentara, polisi, dan sebagainya.
b
Penyaluran barang kepada beberapa orang atau kebeberapa tempat.
c
Pendistribusian yaitu pembagian, penyebaran ke tempat-tempat secara merata.
http:akupunmenulis.wordpress.com20090722produksi-konsumsi distribusi-dan-ekonomi-kerakyatan
July 22, 2009, dalam postingan Produksi, Konsumsi, Distribusi, dan Ekonomi Kerakyatan, “Distribusi” merupakan setiap
tindakan atau usaha yang dilakukan baik oleh orang atau lembaga yang ditujukan untuk menyalurkan barang-barang dan jasa-jasa dari produsen ke konsumen.
commit to user
Produsen perlu memikirkan saluran yang bagaimana yang akan dipilih untuk menyalurkan barang dan jasanya dengan tepat dan biaya murah.
Menurut Wikipedia http:id.m.wikipedia.orgwikidistribusi
, “Distribusi” adalah salah satu aspek dari pemasaran. Seseorang atau sebuah perusahaan
distributor adalah perantara yang menyalurkan produk dari pabrikan manufacturer dan pengecer retailer. Setelah suatu produk dihasilkan oleh
pabrik, produk tersebut dikirimkan dan biasanya juga sekaligus di jual ke suatu distributor.
Menurut Alex S. Nitisemito 1993 : 102 dalam buku “Marketing” Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau
menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Secara ekonomi, kegiatan distribusi merupakan suatu upaya untuk memberikan kegunaan waktu
dan tempat. Dalam memutuskan saluran distribusi biasanya melibatkan:
1.
Jumlah pedagang perantara yang akan dilibatkan
2.
Bagaimana memelihara saluran-saluran komunikasi antara berbagai tingkat dari pedagang perantara
3.
Seleksi pedagang perantara yang khusus
4.
Penempatan menurut letak geografis dari persediaan barang
5.
Lokasi dari pusat-pusat distribusi
Dalam kegiatan distribusi haruslah dituntut kerjasama yang baik dari tiap pelaksananya agar dalam kegiatan pendistribusian tidak terjadi kendala-
kendalahambatan-hambatan pada saat pendistribusian sehingga dalam kegiatan pendistribusian dapat berjalan dengan lancar. Dari berbagai pengertian di atas,
bisa diambil kesimpulan bahwa distribusi merupakan suatu struktur yang menggambarkan alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke
konsumen.
2.
Saluran Distribusi
Saluran ini mencakup siapa yang berpartisipasi dalam menghantarkan jasa. Menurut Lupiyoadi 2001 : 82 dalam buku “Manajemen Pemasaran Jasa Teori
dan Praktek ada tiga partisipan dalam distribusi jasa :
commit to user
a
Penyedia jasa
b
Intermediaryperantara
c
Konsumen
3.
Bentuk-bentuk Distribusi
a
Distribusi Langsung Adalah suatu metode penyimpanan barang kepada konsumen yang
dilakukan sendiri dan menyeluruh oleh suatu perusahaan tanpa melalui pihak lain sebagai perantara
b
Distribusi Tidak Langsung Adalah suatu cara menyalurkan barang dengan menggunakan jasa
perantara sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara perusahaan ke konsumen atau pelanggan.
Pemilihan bentuk distribusi ini sangat penting dan harus dilakukan secara teliti dan dengan pertimbangan yang masak, sebab kesalahan dalam pemilihan
bentuk distribusi akan dapat memperlambat bahkan memacetkan usaha penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen.
4.
Fungsi Distribusi
Fungsi distribusi menurut Kotler 2001 : 168-169 dalam bukunya “Manajemen Pemasaran Indonesia Analisis Perencanaan Implementasi dan
Pengendalian terjemahan jilid 2, yaitu :
a
Informasi : Pengumpulan dan penyebaran informasi
riset pemasaran mengenai pelanggan, pesaing, dan pelaku lain serta kekuatan dalam lingkungan pemasaran yang potensial dan yang ada
saat ini.
b
Promosi : Pengembangan dan penyebaran
komunikasi persuasif mengenai penawaran yang dirancang untuk menarik pelanggan.
commit to user
c
Negosiasi : Usaha untuk mencapai persetujuan akhir
mengenai harga dan syarat lain sehingga transfer kepemilikan dapat dilakukan.
d
Pemesanan : Komunikasi terbalik dari anggota saluran
pemasaran dengan produsen mengenai minat untuk membeli.
e
Pembiayaan : Perolehan dan alokasi dana yang dibutuhkan untuk membiayai persediaan pada tingkat saluran pemasaran yang berbeda.
f
Pengambilan resiko : Asumsi resiko yang berhubungan dengan pelaksanaan fungsi saluran pemasaran tersebut.
g
Pemilikan fisik : Kesinambungan penyimpanan dan
pergerakan produk fisik dari bahan mentah sampai ke pelanggan akhir.
h
Pembayaran : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu
organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.
i
Hak milik : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu
organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.
5.
Distribusi Jasa
Menurut Lamb Hair Mc Daniel 2001 dalam bukunya “Pemasaran” Distribusi jasa memfokuskan pada tiga hal penting, yaitu :
a
Meminimalisasi waktu tunggu
b
Mengelola kapasitas pelayanan
c
Meningkatkan pengiriman melalui saluran distribusi baru Salah satu hal yang menjauhkan distribusi jasa dari distribusi fisik adalah
bahwa Dalam produksi, suatu hambatan produksi dapat diobati dengan menggunakan persediaan pengaman atau jenis transportasi yang lebih cepat.
Pengganti seperti itu tidak mungkin dilakukan dalam jasa. Manfaat dari suatu jasa relatif juga tidak berwujud yaitu biasanya tidak dapat melihat manfaat tersebut.
Menurut J. David Viale 2000 : 97 dalam bukunya “Dasar-dasar Manajemen Sediaan” Distribusi fisik produk berlangsung melalui berbagai titik
distribusi yang ditempatkan secara geografis. Titik distribusi bisa meliputi fasilitas manufaktur, pusat distribusi, distributor, dan pengecer, atau distribusi barang
commit to user
dapat mengalir secara langsung ke pelanggan atau melalui berbagai tingkatan sepert ditunjukkan dibawah. Sediaan disimpan di setiap lokasi berdasarkan
kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan-pelanggan yang diinginkan, dan efisiensi operasi distribusi.
Distribusi fisik produk haruslah diperhitungkan dalam semua jenis lingkungan manufaktur dibuat-untuk-stok, dibuat-atas-pesanan, dan dirakit-atas-
pesanan serta lingkungan distributor dan pengecer. Berikut disajikan sebuah diagram yang menunjukkan distribusi fisik dan
manajemen material yang saling sesuai membentuk aliran barang yang logis.
Gambar 2.2 Aliran Fisik
Manajemen Material Manajemen Distribusi
Material Barang setengah jadi
BarangJadi
LOGISTIK Lokasi dan saluran distribusi untuk menyediakan jasa kepada pasar
sasaran adalah dua kunci area keputusan. Keputusan lokasi dan saluran mencakup bagaimana menyampaikan jasa kepada konsumen dan dimana terjadinya. Hal ini
memiliki relevansi yang besar karena jasa tidak dapat disimpan serta diproduksi dan dikonsumsi di tempat yang sama.
Pabrikan Pemasok
Pelanggan Pusat Distribusi Pelanggan
commit to user
D.
Sistem Distribusi
Sistem distribusi merupakan suatu rangkaian prosedur yang berurutan maupun unsur-unsur yang teratur maupun struktur yang menggambarkan
alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Menurut J. David Viale 2000 : 99 dalam bukunya yang berjudul
“Dasar-Dasar Manajemen Sediaan” menjelaskan sistem distribusi secara bebas dapat diklasifikasikan atas sistem tarik dan sistem dorong.
1.
Sistem Tarik Pada sistem tarik, keputusan penambahan kembali sediaan dilakukan di
gudang daerah. Hal ini berlawanan dengan pengambilan keputusan pada sistem dorong yang tersentralisasi. Keuntungan dari sistem tarik ini adalah kendali
terletak pada tim manajemen daerah. Sementara kerugian potensialnya adalah kurang terlihatnya penampakan antar gudang, sehingga dapat mengakibatkan
kelebihan sediaan.
2.
Sistem Dorong Sistem ini mendorong sediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan
penambahan kembali sediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari sistem dorong adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat, seperti pabrik.
Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi kebutuhan pelanggan lokal. Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan distribusi
distribution requirements planningDRP. Seperti halnya proses MRP, DRP menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu untuk
mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di semua tingkatan sistem distribusi.
Peramalan untuk permintaan independen, bersama dengan data penjualan aktual dijabarkan melalui berbagai tingkatan distribusi. Titik penghubung antara
sistem manufaktur dan sistem distribusi adalah jadwal induk produksi master production scheduleMPS. Pada perencanaan dan pengendalian sediaan distribusi
dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan jumlah sediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi. Sistem dorong tersentralisasi
commit to user
ini hanya digunakan dalam situasi di mana pusat distribusi dan pusat manufaktur dimiliki oleh satu perusahaan yang sama.
Menurut Sondang P. Siagian 2001 : 262-263 dalam bukunya “Kerangka Dasar Ilmu Administrasi” agar sistem yang handal dalam pendistribusian tercipta
diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alatbarang tertentu dengan para petugas penyimpanan. Kerjasama yang dimaksud akan lebih
mudah terbina dan terpelihara apabila :
a
Pengguna alatbarang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang diperlukan, dalam jumlah apa, dimana
diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan semua permintaan yang datang dari berbagai satuan kerja dalam
organisasi disediakan formulir permintaan barang untuk disampaikan kepada petugas gudang penyimpanan melalui suatu mekanisme dan
prosedur kerja yang diketahui bersama.
b
Terdapat kecekatan petugas gudang untuk memproses permintaan yang diterimanya dan menyampaikanmengirimkannya kepada satuan
kerja yang meminta dengan cepat dan aman.
c
Kesemuanya itu berarti bahwa harus ada suatu sistem distribusi yang tidak berbelit-belit akan tetapi tetap menjamin bahwa mekanisme dan
prosedur yang telah ditetapkan ditaati oleh semua pihak yang berkepentingan
E.
Metode Pengamatan
Metode pengamatan merupakan faktor penting di dalam suatu penelitian. Disamping untuk memperoleh data yang sesuai dengan tujuan penelitian juga
untuk mempermudah pengembangan dan guna kelancaran penyusunan laporan tugas akhir. Metode pengamatan yang digunakan dalam pengumpulan data ini,
sebagai berikut :
commit to user
1.
Lokasi Pengamatan Penulis mengambil lokasi pengamatan pada Kantor Pos Solo 57100 yang
terletak di Jalan Jendral Sudirman no.8 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :
a
Dimungkinkan adanya pengumpulan data sebagai bahan pembuatan laporan pengamatan yang penulis susun. Karena Kantor
Pos Solo 57100 merupakan salah satu perusahaan yang mengolah jasa hantaran pos nasional sehingga dituntut untuk mempunyai sistem
pengolahan dan pendistribusian yang baik agar terjadi peningkatan kualitas layanan jasa paket pos khususnya.
b
Diberikannya ijin kepada penulis untuk mengadakan pengamatan di Kantor Pos Solo 57100, sehingga penulis mudah dalam memperoleh
data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan.
c
Lokasinya yang mudah dijangkau.
d
Karena lokasi pengamatan merupakan tempat magang penulis, sehingga penulis dapat lebih leluasa memperoleh data dan informasi
yang dibutuhkan.
2.
Jenis Pengamatan Berdasarkan dengan rumusan permasalahan yang telah dikemukakan
diatas, bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang memaparkan dan menggambarkan realita secara
cermat dan sistematis mengenai system pengolahan dan pendistribusian paket pos pada Kantor Pos Solo 57100. Seperti yang dikemukakan Sutopo 2002 : 110-111
yaitu pengamatan yang mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya
di lapangan studinya.
3.
Sumber Data Data adalah fakta atau keterangan dari obyek yang diamati. Sumber data
dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut Sutopo 2002 : 50- 54 adalah :
commit to user
a.
Narasumber Data diperoleh melalui wawancara dengan Supervisor bagian jasa
logistik Paket, serta wawancara dengan beberapa karyawan sebagai informan yang dapat memberikan informasi yang menunjang.
b.
Dokumen Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku-buku,
peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta dokumen-dokumen maupun literatur yang ada pada Kantor Pos Solo 57100 yang berhubungan
dengan masalah yang diteliti, seperti pedoman pengolahan dan pendistribusian,arsip serta data advis paket pos Kantor Pos Solo
57100, dan buku referensi kepustakaan.
4.
Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini
berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo 2002 : 58-72 adalah sebagai berikut :
a.
Observasi Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi
berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan
pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data dengan
cara menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat, atau lokasi dan benda serta rekaman gambar dan wawancara. Dalam
hal ini penulis melakukan pengamatan langsung selama masa magang di bagian paket pos Kantor Pos Solo 57100 yaitu pada pertengahan
bulan januari sampai dengan pertengahan bulan maret 2012.
b.
Wawancara Yaitu cara pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara
langsung atau bertatap muka kepada narasumber yang berhubungan dengan materi pengamatan dan kegiatan yang dipelajari di lapangan
commit to user
kepada Supervisor bagian jasa logistik Paket serta beberapa karyawan lainnya di Kantor Pos Solo 57100 yang dianggap kompeten.
Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih hidup dan lengkap. Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara
mendalam tidak terstruktur dimana pertanyaan yang mengarah pada kedalaman informasi dilakukan secara mendalam dan dilakukan
beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas data yang diharapkan.
c.
Mengkaji Dokumen Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis bukan hanya
sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen yang berbentuk tertulis sederhana.
5.
Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model
analisis interaktif. Menurut Sutopo 2002 : 91-93 dalam model ini ada tiga komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan
yang dilakukan secara serempak dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Komponen analisa tersebut dilaksanakan secara
terpadu selama dan sesudah pengumpulan data. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :
a.
Reduksi data Data reduction Reduksi data merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan
dan pengabstrakan data yang muncul dari catatan lapangan, yaitu Kantor Pos Solo 57100. Proses ini berlangsung secara terus menerus
sepanjang pelaksanaan pengamatan. Proses analisis juga dimaksudkan untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus, dan membuang
hal-hal yang tidak penting serta mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.
commit to user
b.
Penyajian data Penyajian data dapat diartikan sebagai suatu rakitan kalimat yang
disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan dapat mudah dipahami. Berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan
peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain yang berdasarkan pemahamannya tersebut. Dalam tahapan ini sajian data
dalam bentuk narasi serta deskripsi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan.
c.
Penarikan kesimpulan Conclution drawing Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan
benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali
dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali
catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir.
Ketiga komponen utama tersebut saling mendukung dan berhubungan membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu
siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga
analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan.
Bagan 2.3 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan Kesimpulan
commit to user
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. PT. Pos Indonesia
1. Sejarah PT. Pos Indonesia
Pada dasarnya sebuah perusahaan akan selalu mengalami perubahan sejalan dengan perkembangan zaman yang seperti ini, baik mengenal perubahan
jenis, struktur organisasi. Di Nusantara, komunikasi jarak jauh dengan surat sudah mulai sejak zaman kerajaan-kerajaan. Namun yang berkirim surat dan
penerimanya adalah raja-raja, setidaknya kaum bangsawan, bukan orang kebanyakan. Dan surat itu diantarkan oleh pesuruh atau utusan kerajaan kurir
dengan berjalan kaki atau menunggang kuda. Pesannya mungkin pendek saja tidak seperti surat-surat modern yang sifatnya pribadi atau bercerita panjang lebar
tentang keadaan atau tempat. Ketika bangsa belanda mulai menjajakan kaki di bumi Nusantara ini, surat
menyurat menjadi “internasional”. Tidak saja antara raja dengan raja atau bangsawan dengan bangsawan di seantero Nusantara dan raja di negeri seberang,
yaitu Eropa khususnya negeri Belanda. Kurirnya tidak lagi berjalan kaki atau naik kuda melainkan naik kapal. Dan waktunya tidak hanya beberapa hari atau
minggu, tetapi berbulan-bulan. Ketika Belanda mendirikan perusahaan kongsi dagang dengan Hindia Timur di Nusantara dengan nama VOC Verenigde
Oostindinche Compagnie – United East Indies Company – Perusahaan Persatuan Kongsi Hindia Timur. Tanggal 20 Maret 1602 mereka lama kelamaan merasa
butuh mendirikan juga kantor yang dapat mengurusi pengiriman dan penerimaan surat antara mereka yang berada di Hindia Belanda dan induknya di Negeri
Belanda. Maka pada 26 Agustus 1746 VOC mendirikan Kantor Pos Pertama di Batavia atau Jakarta. Saat itu Batavia diperintah oleh Gubernur Jenderal G.W
Baron van Imhoff. Tahun 1750 di Semarang kota pelabuhan di Jawa Tengah Utara, juga didirikan kantor pos.
26
