BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem dan Prosedur
Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan yang ketat. Oleh karena itu,
perusahaan dituntut untuk melaksanakan sistem dan prosedur kegiatan yang efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya.
Menurut Cole dalam Baridwan 1990: 3, sistem adalah suatu kerangka dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang
menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut Mulyadi 2001: 5, sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan suatu komponen sistem yang saling
berhubungan satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan suatu kegiatan pokok perusahaan. Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu
sistem. Agar supaya target tersebut bias tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa
mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur
dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian, Azhar Susanto 2004: 25. Dari pengertian di atas yang telah dikemukakan
maka dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan sistem adalah suatu target atau sasaran akhir yang ingin dicapai dengan mengetahui ciri-ciri dan kriterianya sebagai tolak ukur suatu
keberhasilan dan menjadi dasar suatu pengenda 10
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang Mulyadi, 2001:5. Menurut Gillespie 1971:22 dalam Baridwan 1990:3, prosedur adalah urut-urutan pekerjaan yang klerikal,
yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya transaksi-transaksi yang sering terjadi di perusahaan.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal klerikal
operation terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencari informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode,
mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan.
2.2. Informasi
Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat Susanto 2005:33. Sedangkan menurut George H. Bodnar dan William S 2001;1 yang diterjemahkan
oleh Amir Abadi Yusuf menyatakan bahwa: “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Dari pengertian di
tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan pengolahan suatu data yang memberikan arti dan manfaat dalam pengambilan keputusan yang tepat.
Informasi merupakan sesuatu hal yang sangat berguna dan akan lebih bernilai dalam mempengaruhi suatu pengambilan keputusan dan karakteristik suatu informasi. Menurut
Krismiaji 2002:15 karakteristik informasi yang di antaranya sebagai berikut: a. “Relevan
b. Dapat dipercaya c. Lengkap
11 11
d. Tepat waktu e. Mudah dipahami
f. Dapat diuji g. Kebenaran.”
2.3. Akuntansi
Akuntansi adalah bahasa bisnis, setiap organisasi menggunakannya sebagai bahasa komunikasi saat berbisnis Susanto 2004:4. Akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah
data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan.” Dari kedua pengertian tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
akuntansi adalah bahasa bisnis dalam proses mencatat dan mengolah data transaksi berupa informasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan, Wing Wahyu Winarno 2006:18.
Bidang-bidang akuntansi terdiri dari: 1. “Akuntansi Keuangan 2. Auditing 3. Akuntansi Manajemen 4. Akuntansi Biaya 5. Akuntansi Perpajakan 6. Sistem Informasi
7. Penganggaran dan 8. Akuntansi Pemerintahan.” Soemarso 2002 : 9
2.4. Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi 2001:3, sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang disusun sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Stettler dalam Baridwan 1990:4, sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan,
prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha dengan tujuan untuk menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk
mengawasi usahanya, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
12 12
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu sistem untuk mengumpulkan, menyimpan, mengubah, dan melaporkan informasi yang diperlukan
manajemen untuk mengambil keputusan yang sudah direncanakan. Menurut Mulyadi 2001: 3-5,unsur pokok sistem akuntansi adalah:
1. Formulir Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
2. Jurnal Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan
dan meringkas data keuangan. 3. Buku besar
Buku besar adalah rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal.
4. Buku pembantu Buku pembantu adalah rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan, yang
tercantum dalam buku besar. 5. Laporan Keuangan
Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang berupa necara, laporan laba rugi, laporan harga pokok produksi, dan lain-lain.
Tujuan pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,
2. untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian serta struktur informasinya,
3. untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi, dan
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam pencatatan akuntansi.
13 13
2.5. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan atau yang berkaitan dengan masalah keuangan
menjadi informasi keuangan. Pada dasarnya sistem informasi akuntansi merupakan integrasi dari berbagai sistem atau siklus pengolahan transaksi.
Sistem informasi akuntansi adalah Kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi, informasi ini dikomunikasikan ke berbagai
pemakaian Bodnar, 2000:23. Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk
merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis Krismiaji, 2002; 4. Dari pengertian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi
akuntansi adalah suatu kumpulan sumber daya yang memproses data dan transaksi agar menjadi sebuah informasi yang bermanfaat untuk merencanakan dan mengoperasikan bisnis.
Setiap Perusahaan memiliki unit organisasi yang terkait sistem informasi akuntansi dan biasanya setiap unit tersebut menggunakan alat bantu seperti Komputer sebagai tempat
penginputan data transaksi, oleh karena itu adapun fungsi Sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut. Agar pihak
manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
14 14
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat
dan andal Bodnar, 2001:11.
2.6. Pembelian
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor
adalah pembelian dari pemasok luar negeri.yang dimana sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan
Mulyadi 2001:299. Sedangkan Menurut Soemarso. S.R 2004:194 pembelian adalah: ” Suatu kegiatan
perusahaan dagang yang meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. “Membeli barang dagangan secara tunai atau kredit.
2. Membeli aktiva produktif utnuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. Contoh pembelian aktiva produktif yaitu: pembelian kendaraan dan peralatan kantor.
3. Membeli barang dan jasa-jasa lainnya sehubungan dengan kegiatan perusahaan, seperti : gaji, biaya pengiriman, biaya telepon, dll”.
Pendapat lainpun dikemukakan oleh Irawati 2008:64 yang menyatakan bahwa pembelian adalah: “Suatu kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun
jasa dari satu pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan operasional
perusahaan.” Jadi berdasarkan pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa pembelian
merupakan membeli barang atau jasa baik itu untuk operasional perusahaan maupun untuk dijual kembali, yang didapat dari pemasok baik dalam negeri maupun luar negeri.
15 15
Adapun klasifikasi dari transaksi pembelian yang mendukung sistem informasi pembelian adalah sebagai berikut :
1. Pembelian secara kontan, yaitu pembelian yang dilaksanakan secara cash and carry, kebiasaan yang umum dimasa sekarang yaitu jangka waktu satu bulan pun dianggap
kontan. 2. Pembelian secara kredit, yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari
satu bulan. 3. Pembelian secara tender, yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai
cukup besar. 4. Pembelian dengan cara impor, yaitu pembelian yang menggunakan prosedur impor
dengan memanfaatkan letter of credit LC. 5. Pembelian secara komisi, yaitu pembelian barang yang bersifat titipan, atas barang-barang
yang terjualah yang kemudian dibayar. 6. Pembelian dipasar berjangka future trading, yaitu pembelian atas barang-barang yang
memiliki standar kualitas yagn ditawarkan dipasar berjangka, selain kuallitas telah terjamin juga dapat menutup kemungkinan kerugian karena adanya kenaikan harga.
7. Pembelian secara cicilan pada sewa guna usaha Leasing, yaitu suatu cara pembelian dimana harga atas barang dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank.
Bentuk lain adalah beli sewa yaitu pembayaran berupa sewa atas barang tersebut dianggap angsuran barang.
8. Pembelian secara kontrak, yaitu suatu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak. Biasanya pembelian secara
kontrak dilaksanakan apabila terjadi penjualan secara kontrak pula.
16 16
9. Pembelian melalui perantara komisioner, makelar, yaitu suatu jenis pembelian yang menggunakan jasa komisioner atau makelar sebagai perantara dalam pembelian dan untuk
jasa yang mereka berikan,mereka menerima komisi atau provisi. 10. Pembelian secara remburs, lebih bersifat cara pembayaran, yaitu pembayaran dilakukan
kepada pembawa atau yang mengangkut barang.
2.7. Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Hanggana 2007: 14, bahan baku adalah bahan yang menempel menjadi satu dengan barang jadi, mempunyai nilai relatif tinggi dibanding dengan nilai bahan yang
lain dalam pembuatan suatu produk. Menurut Mulyadi 2001: 299-311, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut.
1. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah:
a. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang di pilih.
c. Fungsi Penerimaan Dalam fungsi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
17 17
d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan
utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas
keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang. 2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Berikut ini adalah gambar jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian.
a. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir
surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan
mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang
18 18
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen. 3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah
dan mutu. b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian
yang besar. c. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih. d. Laporan penerimaan barang
19 19
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas.
e. Surat perubahan order Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian sebelumnya
telah diterbitkan. Perubahan tersebut berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian substitusi atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain
atau bisnis. f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran
utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagi surat pemberitahuan kreditur mengenai maksud pembayaran.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai
berikut. a. Register bukti kas keluar Voucher register. Digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian. b. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara
kredit. c. Kartu utang. Catatan yang berisi rincian saldo utang perusahaan kepada setiap kreditur.
d. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan sebagai buku pembantu yang berisi rincian mutasi jenis persediaan.
2.8. Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi, 2001: 163-170, sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi,
20 20
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur
organisasi merupakan kerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui
terjadinya transaksi. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas pelaksanaan setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencataan
yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya stuktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang
diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat bergantung kepada manusia yang melaksanakannya.
Di antara empat unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan
memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan
pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
21 21
BAB III ANALISA DAN EVALUASI
Kategori