Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem Akuntansi Pembelian
a. deskripsi kegiatan
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perushaan untuk pengadaan
barang yg diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 : pembelian lokal & impor
b. fungsi yg terkait
1.
2.
3.
4.
fungsi gudang
fungsi pembelian
fungsi penerimaan
fungsi akuntansi
c. jaringan prosedur yg membentuk sistem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
prosedur permintaan pembelian
prosedur permintaan penawaran harga & pemilihan pemasok
prosedur order pembelian
prosedur penerimaan barang
prosedur pencatatan utang
prosedur distribusi pembelian
1
Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian
Fungsi
Gudang
Permintaan pembelian
(1)
Fungsi
Pembelian
Permintaan penawaran
harga
(2)
Penyimpanan barang
(6)
Fungsi
Penerimaan
Pemasok
Penawaran harga
(3)
Order pembelian
(4)
Penerimaan barang dari pemasok
(5)
Laporan penerimaan barang
(7)
Fungsi
Akuntansi
Penerimaan faktur dari pemasok
(8)
d. informasi yg diperlukan oleh manajemen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
jenis persediaan yg telah mencapai titik pemesanan kembali
order pembelian yg telah dikirim kpd pemasok
order pembelian yg telah dipenuhi oleh pemasok
total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
saldo utang dagang kpd pemasok tertentu
tambahan kuantitas & harga pokok persediaan dari pembelian
2
e. dokumen yg digunakan
1. surat permintaan pembelian
2. surat permintaan penawaran harga
3. surat order pembelian
4. laporan penerimaan barang
5. surat perubahan order
6. bukti kas keluar
f. catatan akuntansi yg digunakan
1. register bukti kas keluar
2. jurnal pembelian
3. kartu utang
4. kartu persediaan
g. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
2.
3.
4.
fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan, & fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yg
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
5.
6.
7.
8.
9.
surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yg disimpan
dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yg langsung pakai
surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yg lebih tinggi
laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yg lebih tinggi
pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yg didukung dgn
surat order pembelian, laporan penerimaan barang, & faktur dari pemasok
3
10.
pencatatan ke dalam kartu utang & register bukti kas keluar (voucher register )
diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Praktik yg sehat
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang
surat order pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan
pemasok dipilh berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai
pemasok
barang hanya diperiksa & diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah
menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yg diterima dari pemasok dgn cara
menghitung & menginspeksi barang tsb & membandingkannya dgn tembusan surat
order pembelian
terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, & ketelitian perkalian dalam
faktur dari pemasok sebelum faktur tsb diproses untuk dibayar
catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn
rekening kontrol utang dalam buku besar
pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dgn syarat pembayaran guna
mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi
4
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok
h. bagan alir dokumen sistem akuntansi pembelian
Bagian Gudang
Mulai
Membuat
surat
permintaan
pembelian
Pada
saat
reorder
point
5
6
Surat
5
order
pembelian
Laporan 6
penerimaan
barang
2
Surat
1
permintaan
pembelian
1
N
Kartu
gudang
T
5
Bagian Pembelian
1
7
2
Surat
1
permintaan
pembelian
Laporan 1
penerimaan
barang
Membuat surat
permintaan
penawaran harga
Membuat surat
order pembelian
8
Surat
permintaan
penawaran harga
Surat
penawaran harga
Membuat perbandingan harga
PH
SPH
SPP
7
Dikirim ke
pemasok
6
Diterima
dari
pemasok
2
Faktur
Mencatat tgl
penerimaan
pada SOP lb
6 dan 7
Memeriksa
faktur
Faktur
5
4
3
2
Surat order 1
pembelian
9
T
5
Perbandingan
harga
Dari pemasok
4
Dikirim ke
pemasok
3
A
SPP = Surat Permintaan Pembelian
SOP = Surat Order Pembelian
SPPH = Surat Permintaan Penawaran 6
Harga
SPH = Surat Penawaran Harga
Bagian Penerimaan
Dari pemasok
3
SOP
Bagian Utang
Surat
pengantar
3
4
SOP
8
LPB
4
9
1
Membandingkan
faktur dari pemasok
dgn SOP & LPB
Membuat laporan
penerimaan barang
Membuat bukti
kas keluar
SOP
3
2
Register
bukti kas
N
2
N
6
Bukti Kas 2
Keluar
Faktur
LPB
1
SOP
4
3
3
Laporan 1
penerimaan
barang
10
Faktur
Memeriksa
barang yg dikirim
SOP
7
Bagian Kartu
Persediaan
Dikirim ke
Bagian
Gudang
bersamaan
dgn barang
Bukti Kas 1
Keluar
Register
bukti kas
LPB = Laporan Penerimaan Barang
10
T
Arsip bukti
kas keluar
yg belum
dibayar
7
Sistem Akuntansi Pembelian Dalam Lingkungan
Pengolahan Data Elektronik
Bagian Utang
Dari Bagian Pembelian
8
1
Faktur
LPB
Surat order
pembelian
DP
BTF
2
BKK
Mengisi batch
transfer form
BKK
Register
bukti kas
keluar
1
Batch
transfer
form
1
DP
Bukti Kas 1
Keluar
2
T
Mengisi batch
transfer form
2
T
Mengisi batch
transfer form
1
BKK = Bukti as Keluar
BTF = Batch Transfer Form
8
5
2
BKK
1
BKK
Batch
transfer
form
Batch
transfer
form
1
6
7
Penyimpangan
& control totals
Control totals
Register
bukti kas
keluar
Register cek
RA
1
3
BKK
1
Batch
transfer
form
Cek
Terminal
Batch input
control
totals log
Arsip
transaksi
pembelian
3
Log and
control
totals
8
Ke Bagian Kasa
4
5
9
Operator Komputer
4
Run 3
Arsip induk
utang
(updated)
Arsip transaksi
pembelian
Baca & sortasi
Penyimpangan
& Control
Totals
Run 1
Sort and Edit
Arsip BKK
yg akan
dibayar
Arsip transaksi
penjualan
Run 4
Membuat cek &
register cek
Run 2
Arsip induk
utang
(updated)
Membuat register
bukti kas keluar &
update arsip induk
Arsip induk
utang
(updated)
Arsip induk
persediaan
Arsip induk
persediaan
(updated)
Arsip induk
utang
(updated)
RA
Register bukti
kas keluar
Penyimpangan
& Control
Totals
6
Control
Totals
Cek
2
1
Register
cek
7
Control
Totals
10
a. deskripsi kegiatan
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perushaan untuk pengadaan
barang yg diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 : pembelian lokal & impor
b. fungsi yg terkait
1.
2.
3.
4.
fungsi gudang
fungsi pembelian
fungsi penerimaan
fungsi akuntansi
c. jaringan prosedur yg membentuk sistem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
prosedur permintaan pembelian
prosedur permintaan penawaran harga & pemilihan pemasok
prosedur order pembelian
prosedur penerimaan barang
prosedur pencatatan utang
prosedur distribusi pembelian
1
Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian
Fungsi
Gudang
Permintaan pembelian
(1)
Fungsi
Pembelian
Permintaan penawaran
harga
(2)
Penyimpanan barang
(6)
Fungsi
Penerimaan
Pemasok
Penawaran harga
(3)
Order pembelian
(4)
Penerimaan barang dari pemasok
(5)
Laporan penerimaan barang
(7)
Fungsi
Akuntansi
Penerimaan faktur dari pemasok
(8)
d. informasi yg diperlukan oleh manajemen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
jenis persediaan yg telah mencapai titik pemesanan kembali
order pembelian yg telah dikirim kpd pemasok
order pembelian yg telah dipenuhi oleh pemasok
total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
saldo utang dagang kpd pemasok tertentu
tambahan kuantitas & harga pokok persediaan dari pembelian
2
e. dokumen yg digunakan
1. surat permintaan pembelian
2. surat permintaan penawaran harga
3. surat order pembelian
4. laporan penerimaan barang
5. surat perubahan order
6. bukti kas keluar
f. catatan akuntansi yg digunakan
1. register bukti kas keluar
2. jurnal pembelian
3. kartu utang
4. kartu persediaan
g. unsur sistem pengendalian intern
Organisasi
1.
2.
3.
4.
fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan, & fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yg
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
5.
6.
7.
8.
9.
surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yg disimpan
dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yg langsung pakai
surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yg lebih tinggi
laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yg lebih tinggi
pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yg didukung dgn
surat order pembelian, laporan penerimaan barang, & faktur dari pemasok
3
10.
pencatatan ke dalam kartu utang & register bukti kas keluar (voucher register )
diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Praktik yg sehat
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang
surat order pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan
pemasok dipilh berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai
pemasok
barang hanya diperiksa & diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah
menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yg diterima dari pemasok dgn cara
menghitung & menginspeksi barang tsb & membandingkannya dgn tembusan surat
order pembelian
terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, & ketelitian perkalian dalam
faktur dari pemasok sebelum faktur tsb diproses untuk dibayar
catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn
rekening kontrol utang dalam buku besar
pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dgn syarat pembayaran guna
mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi
4
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok
h. bagan alir dokumen sistem akuntansi pembelian
Bagian Gudang
Mulai
Membuat
surat
permintaan
pembelian
Pada
saat
reorder
point
5
6
Surat
5
order
pembelian
Laporan 6
penerimaan
barang
2
Surat
1
permintaan
pembelian
1
N
Kartu
gudang
T
5
Bagian Pembelian
1
7
2
Surat
1
permintaan
pembelian
Laporan 1
penerimaan
barang
Membuat surat
permintaan
penawaran harga
Membuat surat
order pembelian
8
Surat
permintaan
penawaran harga
Surat
penawaran harga
Membuat perbandingan harga
PH
SPH
SPP
7
Dikirim ke
pemasok
6
Diterima
dari
pemasok
2
Faktur
Mencatat tgl
penerimaan
pada SOP lb
6 dan 7
Memeriksa
faktur
Faktur
5
4
3
2
Surat order 1
pembelian
9
T
5
Perbandingan
harga
Dari pemasok
4
Dikirim ke
pemasok
3
A
SPP = Surat Permintaan Pembelian
SOP = Surat Order Pembelian
SPPH = Surat Permintaan Penawaran 6
Harga
SPH = Surat Penawaran Harga
Bagian Penerimaan
Dari pemasok
3
SOP
Bagian Utang
Surat
pengantar
3
4
SOP
8
LPB
4
9
1
Membandingkan
faktur dari pemasok
dgn SOP & LPB
Membuat laporan
penerimaan barang
Membuat bukti
kas keluar
SOP
3
2
Register
bukti kas
N
2
N
6
Bukti Kas 2
Keluar
Faktur
LPB
1
SOP
4
3
3
Laporan 1
penerimaan
barang
10
Faktur
Memeriksa
barang yg dikirim
SOP
7
Bagian Kartu
Persediaan
Dikirim ke
Bagian
Gudang
bersamaan
dgn barang
Bukti Kas 1
Keluar
Register
bukti kas
LPB = Laporan Penerimaan Barang
10
T
Arsip bukti
kas keluar
yg belum
dibayar
7
Sistem Akuntansi Pembelian Dalam Lingkungan
Pengolahan Data Elektronik
Bagian Utang
Dari Bagian Pembelian
8
1
Faktur
LPB
Surat order
pembelian
DP
BTF
2
BKK
Mengisi batch
transfer form
BKK
Register
bukti kas
keluar
1
Batch
transfer
form
1
DP
Bukti Kas 1
Keluar
2
T
Mengisi batch
transfer form
2
T
Mengisi batch
transfer form
1
BKK = Bukti as Keluar
BTF = Batch Transfer Form
8
5
2
BKK
1
BKK
Batch
transfer
form
Batch
transfer
form
1
6
7
Penyimpangan
& control totals
Control totals
Register
bukti kas
keluar
Register cek
RA
1
3
BKK
1
Batch
transfer
form
Cek
Terminal
Batch input
control
totals log
Arsip
transaksi
pembelian
3
Log and
control
totals
8
Ke Bagian Kasa
4
5
9
Operator Komputer
4
Run 3
Arsip induk
utang
(updated)
Arsip transaksi
pembelian
Baca & sortasi
Penyimpangan
& Control
Totals
Run 1
Sort and Edit
Arsip BKK
yg akan
dibayar
Arsip transaksi
penjualan
Run 4
Membuat cek &
register cek
Run 2
Arsip induk
utang
(updated)
Membuat register
bukti kas keluar &
update arsip induk
Arsip induk
utang
(updated)
Arsip induk
persediaan
Arsip induk
persediaan
(updated)
Arsip induk
utang
(updated)
RA
Register bukti
kas keluar
Penyimpangan
& Control
Totals
6
Control
Totals
Cek
2
1
Register
cek
7
Control
Totals
10