Tinjauan Atas Sistem Informasi Persediaan Pada PT. Coca Cola Distribution Indonesia - Sales Center Cianjur

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Pada Program Studi Akuntansi Strata Satu

Oleh:

NAMA : MARISA HARDI NIM : 21110065

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iv LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... viii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 5

1.2.1 Maksud Kerja Praktek... 5

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek ... 6

1.3 Kegunaan Kerja Praktek ... 6

1.4 Metode Kerja Praktek ... 7

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ... 8

1.5.1 Lokasi Kerja Praktek ... 8

1.5.2 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek ... 8

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 9

2.1.1 Sejarah Lahirnya Coca Cola Indonesia ... 11

v

2.4 Struktur Organisasi Perusahaan ... 16

2.5 Uraian Tugas Perusahaan ... 17

2.6 Kegiatan Perusahaan ... 22

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 24

3.1.1 Sistem ... 24

3.1.2 Informasi... 25

3.1.3 Sistem Informasi ... 25

3.1.4 Sistem Informasi Akuntansi ... 26

3.1.5 Persediaan ... 27

3.1.6 Sistem Pengendalian Persedian ... 27

3.2 Pelaksanaan Kerja Praktek ... 29

3.3 Pembahasan Hasil Kerja Praktek ... 32

3.3.1 Prosedur Sistem Informasi Persediaan Pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur ... 33

3.3.2 Dokumen Perusahaan Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Persediaan Pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur ... 35

vi DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

vii

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Coca Cola Distribution Indonesia –

Sales Center Cianjur ... 17

Gambar 3.1 Delivery Document Pabrik (DDP) ... 35

Gambar 3.2 Delivery Document Gudang (DDG) ... 36

Gambar 3.3 Faktur Penjualan ... 37

Gambar 3.4 Pick Slip ... 38

Gambar 3.5 LOSLIS ... 39

viii

Graha Ilmu.

Azhar, Susanto. 2008, Sistem Informasi Akuntansi : Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer, Bandung: Lingga Jaya.

Jogiyanto. 2001, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: ANDI.

Krismiaji. 2002, Sistem Informasi Akuntansi, Jilid 1 , Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Lilis, Puspitawati dan Sri Dewi, Anggadini. 2011, Sistem Informasi Akuntansi,

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Romney, Marshall dan John Steinbart, Paul. 2004, Accounting Information Systems, Jakarta: Salemba Empat.

Reeves Fess, Warren. 2008, Accounting, Jakarta: Salemba Empat. www.google.com

Nama : Marisa Hardi Nama Panggilan : Ica

Tempat, tanggal lahir : Cianjur, 01 Januari 1993

Alamat : Kp Karag No. 01 RT/RW 04/01 Desa Rahong Kec. Cilaku Kab. Cianjur

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Perempuan Kewarganegaraan : Indonesia Suku bangsa : Sunda

Riwayat Pendidikan :

 Universitas Komputer Indonesia Bandung, Jawa Barat, 2010-sekarang  SMA Negeri 1 Cilaku-Cianjur, Jawa Barat, 2007-2010

 SMP Negeri 1 Cilaku-Cianjur, Jawa Barat, 2004-2007  SDN Sukasirna-Cianjur, Jawa Barat, 1998-2004

i

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, karunia, dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek yang disusun dan diajukan untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah kerja praktek Jenjang Strata Satu Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia Bandung. Dalam penyusunan laporan ini, penulis mengambil judul “TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT COCA COLA DISTRIBUTION INDONESIA – SALES CENTER CIANJUR”.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan wawasan penulis, oleh karena itu penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang berguna bagi semua pihak, bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya untuk masa yang akan datang.

Pada kesempatan kali ini penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada:

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.

ii

Ekonomi Universitas Komputer Indonesia Bandung.

4. Lilis Puspitawati, SE., M.Si., Ak., CA. Selaku Dosen Koordinator Kerja Praktek Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia Bandung dan Selaku Dosen Wali kelas Ak-2. 5. Sri Dewi Anggadini, SE., M.Si., Selaku Dosen Pembimbing yang telah

meluangkan waktu untuk membimbing penulis dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.

6. Bapak Ijan Teguh Priyana Selaku Distribution Center Manager, Bapak Aceng Jaelani Selaku Shipper, Bapak Ahmad Juanda dan Bapak Zaenudin Selaku Supervisor, terima kasih telah memberikan pengarahan, bimbingan serta perhatian selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur.

7. Seluruh staf dan karyawan PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur yang turut membantu terlaksananya Kerja Praktek. 8. Yang Tercinta Kedua Orang Tua saya, (Alm) Edi Suhardi dan Ating

Sutini yang sudah membesarkan saya juga selalu memberikan doa, kasih sayang dan dukungan dalam menempuh pendidikan untuk bekal di masa depan.

iii

akhirnya dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini, sukses selalu buat kamu.

11.Sahabat-sahabatku di Ak-2 yang tidak bisa disebutkan satu persatu atas bantuan dan dukungan yang tulus, semoga akan menjadi sebuah kenangan yang tidak bisa dilupakan.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan bersyukur kepada Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya serta bagi semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan kerja praktek ini.

Wassalamualaikum Wr.Wb

Bandung, Desember 2013

1 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Dalam memasuki perkembangan dunia ekonomi yang semakin luas saat ini, setiap perusahaan yang tumbuh dan berkembang memerlukan suatu pengendalian intern persediaan yang baik dalam mendukung dan memperlancar kegiatan usahanya. Dunia usaha yang semakin kompetitif menjadikan setiap perusahaan dituntut agar mampu mengelola perusahaan secara baik terutama dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam mewujudkannya dibutuhkan berbagai macam faktor pendukung baik langsung maupun tidak langsung dalam suatu proses kegiatan perusahaan.

Tujuan utama perusahaan adalah memperoleh laba yang optimal sesuai dengan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang, sehingga dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Banyak hal yang telah direncanakan tetapi dalam pelaksanaannya tidak dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.

Disamping itu persaingan yang terjadi didunia usaha semakin ketat, saat ini perusahaan di Indonesia semakin beragam ditemui. Salah satunya adalah perusahaan dagang yang semakin berinovatif dalam memberikan kemudahan dan kenyamanan kepada masyarakat dalam berbelanja dengan menawarkan kualitas, pelayanan yang

baik dan harga yang terjangkau oleh masyarakat dan memberikan keuntungan juga bagi pengusaha kecil. Seperti cara penjualan barang yang dimulai dengan pemesan barang sampai barang tersebut dikirim kepada outlet.

Seiring dengan pesatnya kemajuan Teknologi Informasi saat ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan suatu pekerjaan dan kegiatan usaha. Teknologi informasi merupakan sarana yang penting dan menunjang bagi suatu badan / instansi / departemen / perusahaan baik negeri maupun swasta dalam skala kecil, sedang, ataupun besar, sehingga dengan informasi dapat diharapkan mempermudah pekerjaan dan tujuan dapat tercapai secara optimal.

Informasi merupakan unsur yang mengkaitkan fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengoprasian, dan pengendalian perusahaan. Tanpa informasi suatu perusahaan tidak akan bisa menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan baik. Oleh sebab itu untuk menunjang pelaksanaan informasi badan / instansi / departemen / perusahaan yang baik dan teratur, maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi.

Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan yaitu informasi mengenai persediaan barang. Bagian gudang harus mencatat setiap kali terjadi transaksi, yaitu barang yang masuk, barang yang keluar, barang yang ada digudang atau biasa disebut stok barang. Hal ini membutuhkan ketelitian dari bagian gudang, supaya dalam setiap laporan tidak terjadi kesalahan pencatatan. Seperti kekeliruan dalam pencatatan barang yang sebenarnya masih banyak, tetapi di catat sudah habis

dan meminta pengiriman barang kepada pabrik, hal ini akan menimbulkan persediaan barang menumpuk dan merugikan perusahaan jika tidak terkendali.

Hal – hal tersebut, dapat dihindarkan dengan menggunakan suatu sistem informasi persediaan barang. Hal ini perlu dilakukan agar dapat menyajikan informasi persediaan barang yang lengkap dan dapat mengakses data dan informasi secara cepat, efisien, dan akurat. Kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan suatu informasi dapat didukung oleh sistem komputerisasi yang dapat memudahkan dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data suatu badan / instansi / departemen / perusahaan tersebut. Sehingga sistem informasi persediaan barang ini sangat penting untuk mendukung kegiatan operasional suatu perusahaan.

Dalam sebuah perusahaan, peranan sistem informasi persediaan barang menjadi salah satu faktor yang akan menentukan kelangsungan hidup perusahaan dan penjualan produk barang dagangan. Dampak positif atas adanya suatu sistem informasi persediaan barang yang terkendali dengan baik adalah pihak perusahaan dapat mengetahui dengan tepat setiap saat tentang kuantitas barang, kualifikasi barang yang masih tersedia, dan keadaan barang sesuai dengan catatan yang ada.

Persediaan barang dilakukan oleh perusahaan supaya dapat memenuhi permintaan dari konsumen (customer), karena suatu perusahaan harus memberikan kemudahan dan kenyamanan kepada masyarakat dalam berbelanja dengan menawarkan kualitas, pelayanan yang baik dan harga yang terjangkau oleh masyarakat dengan seperti itu bisa memberikan keuntungan juga bagi pengusaha kecil.

Tanpa adanya persediaan para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa. Sehingga menyebabkan masalah-masalah yang harus dihadapi oleh perusahaan semakin banyak dan semakin komplek. Salah satu permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan terutama perusahaan dagang yang besar adalah mengenai pengolahan persediaan barang dagang. Karena persediaan merupakan asset perusahaan, sehingga apabila dalam penanganannya tidak dilakukan dengan baik, maka akan menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Sehingga hal tersebut menjadikan perusahaan harus mampu mensiasati keadaan perekonomian yang serba sulit ini salah satunya dengan cara membangun suatu sistem informasi persediaan dengan baik agar dapat bertahan menjalankan usahanya.

PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur yang beralamat di Jalan Raya Bandung KM 7 Kampung Warung Jambu Cianjur dijadikan tempat pelaksanaan kerja praktek oleh penulis, karena PT Coca Cola Distribution Indonesia merupakan perusahaan yang menawarkan kualitas terbaik dan memuaskan pelanggan lebih dari 200 juta konsumen sesuai visi dan misi perusahaan.

Pada kerja praktek ini, penulis bertujuan untuk mengetahui sistem informasi yang berjalan serta dokumen yang terkait didalam sistem informasi persediaan pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur. Dimulai dengan mempelajari pencatatan dan pengecekan barang masuk ke gudang, pengecekan dan pencatatan

barang keluar dari gudang, menginput data loading (muatan) ke database, melakukan adjustment (penyesuaian) serta pembuatan laporan persediaan barang.

Dimana PT Coca Cola Distribution Indonesia merupakan perusahaan dengan skala yang besar sehingga dalam pengelolaan dan pengendalian persediaannya harus menerapkan sistem informasi yang baik agar dapat memenuhi permintaan konsumen setiap saat. Yang mana pada saat ini, PT Coca Cola telah menerapkan sistem terkomputerisasi. Akan tetapi dalam pelaksanaannya, kerap terjadi kesalahan dalam kegiatan operasional seperti barang yang dikirim kepada outlet tidak sesuai dengan pesanan atau tidak ada stok barang yang di order oleh customer.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk membahas mengenai persediaan barang dagang yang merupakan bagian kegiatan penting dari PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur dengan judul:

“TINJAUAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT COCA COLA DISTRIBUTION INDONESIA –SALES CENTER CIANJUR”.

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek 1.2.1 Maksud Kerja Praktek

Maksud dari pelaksanaan kerja praktek adalah untuk memperoleh data dan dokumen yang berkaitan dengan sistem informasi persediaan pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur.

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan dari pelaksanaan kerja praktek adalah sebagai berikut:

1) Untuk mengetahui prosedur sistem informasi persediaan di PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur.

2) Untuk mengetahui dokumen perusahaan yang terkait dengan judul penulis pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur.

1.3 Kegunaan Kerja Praktek

Pada kerja praktek ini, penulis mengharapkan manfaat yang maksimal bagi: a) Penulis

Kerja Praktek ini dilakukan untuk menambah pengetahuan dan pemahaman bagi penulis mengenai informasi persediaan barang serta memberikan pengalaman bagi penulis.

b) Perusahaan

Hasil dari kerja praktek ini diharapkan dapat memberikan masukan berarti bagi perusahaan, khususnya berkaitan dengan persediaan barang.

c) Akademis

Kerja praktek ini dapat menjadi masukkan guna memberikan kontribusi tentang persediaan bagi pihak akademis mengenai persediaan barang.

d) Peneliti Lain

Penulis berharap agar hasil kerja praktek ini dapat dijadikan sumber referensi dan gambaran khususnya mengenai perencanaan prosedur kerja shipper pada bagian gudang atau persediaan apabila peneliti lain akan mengambil tema yang sama.

1.4 Metode Kerja Praktek

Metode yang dilakukan dalam pelaksanaan kerja praktek adalah metode Days Release yaitu penyelenggaraan kerja praktek dilaksanakan pada hari kerja yaitu

Senin-Jum’at. Adapun teknik dalam pengumpulan data, diantaranya:

a) Field research, dimana dalam mencari informasi penulis melakukan

(interview) kepada pembimbing dan staff juga kepada bagian-bagian yang terkait secara langsung di lapangan.

b) Studi Pustaka, penulis mencari informasi berdasarkan beberapa referensi yang mendukung dalam membuat laporan kerja praktek.

c) Observation, dimana dalam mencari informasi penulis mengamati kegiatan secara langsung di PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

1.5.1 Lokasi Kerja Praktek

Penulis melaksanakan kerja praktek di PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur yang beralamat di Jalan Raya Bandung KM 7 Kampung Warung Jambu Cianjur di bagian Shipper (Bagian Gudang).

1.5.2 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Waktu pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan selama 20 hari. Pelaksanaan kerja praktek ini dilakukan setiap hari Senin – Jum’at dimulai dari tanggal 19 Juli 2013 sampai dengan tanggal 19 Agustus 2013 pada pukul 07.30 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB.

Tabel 1.1 Aktivitas Kerja Praktek

NO HARI WAKTU KETERANGAN

1 Senin – Jumat 07.30 Masuk Kerja Praktek

2 Senin – Jumat 07.30 - 16.00 Aktivitas Kerja Praktek 3 Senin – Jumat 16.00 Selesai Kerja Praktek

9 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Berawal pada bulan Mei 1886 seorang ahli farmasi dan ahli minuman dari Atlanta, Georgia, Amerika Serikat yang bernama Dr. John S. Pemberton, beliau mencampurkan suatu ramuan khusus dengan gula murni menjadi sirup yang berwarna caramel kemudian di aduk bersama air murni di dalam periuk tembaga. Frank M. Robinson, sahabat sekaligus akuntan Dr. Pemberton menamakan Coca-Cola karena berpendapat bahwa dua huruf C akan tampak menonjol untuk periklanan.

Setahun kemudian melalui kantor rekannya Jacob’s Pharmacy, Coca-Cola di jual untuk pertama kalinya. Spanduk yang bercat minyak dengan huruf-huruf miring mengalir, Spencer dengan tulisan “Drink Coca-Cola” di pasang di depan perusahaan

Jacob’s Pharmacy. Lahirlah minuman segar baru di dunia.

Dr. Pemberton menjual ciptaannya dengan harga 5 sen per gelas di apotiknya dan mempromosikan produknya dengan membagi ribuan kupon yang dapat ditukarkan untuk mencicipi satu minuman cuma-cuma. Pada tahun tersebut ia menghabiskan US$ 46 untuk biaya periklanan. Pada tahun 1892, Pemberton menjual hak cipta Coca-Cola kepada seorang manajer Asa G. Chandler yang kemudian mendirikan perusahaan The

Coca-Cola Company dengan kantor pusat di Atlanta, Georgia, Amerika Serikat pada 1892. Bisnisnya menjadikan Coca-Cola merupakan minuman favorit di setiap Negara bagian Amerika Serikat.

Chandler piawai dalam menciptakan perhatian konsumen dengan cara membuat berbagai macam benda-benda cinderamata berlogo Coca-Cola. Benda-benda tersebut kemudian dibagikan di lokasi-lokasi penjualan penting yang berkesinambungan. Gaya periklanan yang inovatif, seperti desain warna-warni untuk bus, lampu gantung hias dari kaca, serta serangkaian cinderamata seperti kipas, tanggalan dan jam dipakai untuk memasarkan nama Coca-Cola dan mendorong penjualan.

Joseph Beindenharn seorang pemilik toko besar yang menjual minuman dan makanan di daerah Mississippi pada tahun 1894, memperkirakan bahwa Coca-Cola akan sangat laku jika dijual dalam bentuk botol. Ide dari Joseph ini akhirnya jadi kenyataan 5 tahun kemudian pada saat usahawan lterkenal di Tenesse diberikan tugas oleh The Coca-Cola Company untuk membotolkan Coca-Cola.

Pada akhirnya timbullah suatu kerjasama yang menguntungkan tetapi masing-masing pihak mempunyai sistem manajemen dan kepemilikan sepenuhnya terpisah serta sangat independent atau dikenal dengan istilah “Franchised System”. The Coca-Cola Company berbeda dengan pabrik minuman lainnya yang ada di Tenesse. Pada tahun 1919 Robert W. Woodruff, presiden dari The Coca-Cola Company mempunyai gagasan agar Coca-Cola tidak hanya dinikmati oleh masyarakat Amerika, tetapi oleh masyarakat di bangsa-bangsa lain juga.

Akhirnya, pada tahun 1929 cita-cita Robert tercapai yaitu pada saat mendirikan The Coca-Cola Export Coorporation yang khususnya melayani penjualan Coca-Cola di luar negeri (Green L.F.,1987).

2.1.1 Sejarah Lahirnya Coca-Cola di Indonesia

Pada tahun 1972 Coca-Cola telah hadir di Indonesia ketika NetherlandIndische Mineral Water Fabriek (Pabrik Air Mineral Hindia Belanda) membotolkan untuk pertama kalinya di Batavia (Jakarta). Produksi Coca-Cola lumpuh pada jaman penjajahan Jepang (1942-1945) tetapi tepat pada sesudah kemerdekaan Republik Indonesia, pemerintah mengambil alih dan pabrik tersebut beroperasi dibawah nama The Indonesia Bottles Ltd Nv (IBL) dengan status perusahaan nasional (PT.CCBI).

Pabrik tersebut berkembang dan bergabung dengan pertambahan mitra usaha dan modal membentuk pabrik pembotolan madern pertama di Indonesia dengan nama baru PT. The Jaya Beverages Bottling Company pada tahun 1972. Pabrik ini berdiri sendiri baik segi kepemilikan maupun manajemennya. The Coca-Cola Company di Amerika tidak mempengaruhi pengolahan dan pembotolan serta pemasaran dari Coca-Cola di Indonesia, namun konsentratnya sama (PT.CCBI).

Saat ini sudah ada sekitar 11 perusahaan Coca-Cola yang berdiri di Indonesia, karena adanya penanaman modal bisnis dari pengusaha-pengusaha nasional. Daftar pabrik Coca-Cola yang telah berdiri di Indonesia dapat dilihat pada table berikut :

Tabel 2.1 Daftar Pabrik Coca-Cola di Indonesia

No Perusahaan Tempat Tahun

1 PT. Djaja Beverage Bottling Company Jakarta 1971

2 PT. Multi Bintang Indonesia Medan 1973

3 PT. Tirtalina Bottling Company Surabaya 1976

4 PT. Pan Java Bottling Company Semarang 1976

5 PT. Merannu Bottling Company Ujung Pandang 1981

6 PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company Bandung 1983

7 PT. Eka Tikma Bottling Company Balikpapan 1983

8 PT. Tribina Jaya Nusantara Bottling Company Padang 1985

9 PT. Banyu Agung Sejahtera Bottling Company Denpasar 1985

10 PT. Swarna Dwipa Mekar Bottling Company Tanjung Karang 1985

11 PT. Bangun Wenang Beverages Bottling Company

Manado 1991

2.1.2 Sejarah Coca Cola Bottling Indonesia

Coca Cola Bottling Indonesia merupakan salah satu produsen dan distributor minuman ringan terkemuka di Indonesia. Kami memproduksi dan mendistribusikan produk- produk berlisensi dari the Coca Cola Company. Perusahaan kami memproduksi dan mendistribusikan produk Coca Cola ke lebih dari 400.000 outlet melalui lebih dari 120 pusat penjualan.

Coca Cola Bottling Indonesia merupakan nama dagang yang terdiri dari perusahaan-perusahaan patungan (joint venture) antara perusahaan-perusahaan local yang dimiliki oleh pengusaha-pengusaha independent dan Coca Cola Amatil Limited, yang merupakan salah satu produsen dan distributor terbesar produk-produk Coca Cola di dunia.

Coca Cola Amatil pertama berinvestasi di Indonesia pada tahun 1992. Mitra usaha Coca Cola saat ini merupakan pengusaha Indonesia yang juga adalah mitra usaha saat perusahaan ini memulai kegiatan usahanya di Indonesia. Produksi pertama Coca Cola di Indonesia dimulai pada tahun 1932 di satu pabrik yang berlokasi di Jakarta. Produksi tahunan pada saat tersebut hanya sekitar 10.000 krat.

Saat itu perusahaan baru memperkerjakan 25 karyawan dan mengoperasikan tiga buah kendaraan truk distribusi. Sejak saat itu hingga tahun 1980 an, berdiri 11 perusahaan independen di seluruh Indonesia guna memproduksi dan mendisrtibusikan produk-produk The Coca Cola Company. Pada awal tahun 1990 an, beberapa diantara perusahaan-perusahaan tersebut mulai bergabung menjadi satu.

Tepat pada tanggal 1 Januari 2000, sepuluh dari perusahaan-perusahaan tersebut bergabung dalam perusahaan-perusahaan yang kini dikenal sebagai Coca Cola Bottling Indonesia. Saat ini, dengan jumlah karyawan lebih dari 10.000 orang, jutaan krat produksi kami di distribusikan dan di jual melalui lebih dari 400.000 gerai eceran yang tersebar di seluruh Indonesia.

2.1.3 Sejarah Berdirinya PT Coca Cola Distribution Indonesia

Pada tanggal 7 agustus 1979 berdiri PT. Tirta Mukti Indah bottling Company dengan status perusahaan Modal Dalam negeri (PMDN) yang mendapat kepercayaan dari PT. Coca Cola Indonesia untuk meproduksi dan memasarkan minuman Coca Cola, Sprite, Fanta untuk wilayah Jawa Barat. Pembangunan fisik pabrik PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company mulai dilaksanakan tanggal 2 Februari 1982 dengan lokasi Jl. Raya Bandung-Garut KM.26 Kabupaten Sumedang Jawa barat. Dengan usaha yang memakan waktu, tenaga, pikiran, dan uang, maka selesailah pembangunan pabrik yang diresmikan pada tanggal 15 Oktober 1983. Pada tanggal 8 November 1991 PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company resmi berubah menjadi PT. Coca Cola Tirtalina Bottling Company dengan status Perusahaan Modal Asing (PMA). Perubahan status ini disebabkan sebagian saham dari PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company dibeli oleh pihak asing, dalam hal I ini Allied Manufacturing and Trading Industries limited atau biasa disingkat Amatil.

Pemasaran dan penjualan produk PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company diserahkan kepada PT. Ranca Agung Luhur sebagai distributor tunggal sejak tanggal

22 September 1983 yang kemudian berganti nama menjadi PT. Coca Cola Banyu Argo Unit Jawa Barat pada tanggal 8 November 1991 bersamaan dengan pergantian nama PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company menjadi PT. Coca Cola Tirtalina Bottling Company. Baik PT. Coca Cola Banyu Argo maupun PT. Coca Cola Tirtalina Bottling Company pada tahun 1995 berafiliasi dengan Coca Cola Amatil, satu grup perusahaan Coca Cola di kawasan Asia Pasifik dan Eropa Timur yang bermarkas di Sydney Australia. Dan pada tanggal 1 Januari 2000, terjadi merger perusahaan Coca Cola di seluruh Indonesia dengan pergantian nama menjadi PT Coca Cola Amatil Indonesia Bottling untuk perusahaan pembotolan dan PT. Coca Cola Amatil Indonesia untuk perusahaan distributornya.

Kemudian pada tanggal 1 juli 2002, PT. Coca Cola Amatil Indonesia Bottling berubah nama menjadi PT. Coca Cola Bottling Indonesia dan PT. Coca Cola Amatil Indonesia berubah nama menjadi PT. Coca Cola Distribution Indonesia. Sedangkan untuk hal-hal yang bersifat penggabungan antara perusahaan pembotolan dan perusahaan distributor, nama yang dipergunakan adalah PT. Coca Cola Bottling Indonesia. Perubahan nama ini diharapkan dapat membuat masyarakat Indonesia merasa lebih akrab dengan Coca Cola.

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

 Kita bertekad untuk memberikan nilai terbaik bagi pemenang saham dengan menjadi perusahaan yang tumbuh terdepan dalam pasar minuman.

 Kita sangat menghargai karyawan berbagai merek “The CocaCola Company” dan karyawan kita yang berdedikasi serta yang berdisiplin memberikan PT. Coca Cola Distribution Indonesia suatu keunggulan bersaing yang berkesinambungan.

 Kita mengembangkan kemitraan sejati dengan para pelanggan untuk memuaskan lebih dari 200 juta konsumen yang dahaga.

2.3 Motto / Slogan Perusahaan

Slogan yang sekarang di gunakan dalam perusahaan PT Coca Cola Distribution Indonesia adalah “Buka Coca Cola Buka Semangat Baru”.

2.4 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka dasar dalam manajemen perusahaan, dimana dengan mempelajari struktur organisasi perusahaan maka dengan mudah pula mempelajari fungi, wewenang, hubungan antara karyawan serta tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi juga memudahkan pimpinan perusahaan dalam mengkoordinasikan unit kerja yang terlibat didalam organisasi.

Di dalam menjalankan perusahaan ini tentulah didukung oleh seluruh karyawan yang menciptakan suatu tata kerja yang baik, teratur, dan rapih sebagai alat pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dan digariskan oleh perusahaan sebelumnya. Salah satu cara untuk menciptakan suatu tata kerja yang baik, teratur, dan rapi adalah dengan menyusun struktur organisasi perusahaan sebagai hirarki dalam pemisahan tugas,

tanggung jawab, dan wewenang yang jelas dan tegas pada setiap bagian yang ada dalam perusahaan. Berikut adalah struktur organisasi PT Coca-Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur :

SHI

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur

2.5 Uraian Tugas Perusahaan

Berdasarkan pada struktur organisasi yang ada pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur, berikut adalah job description dari masing-masing jabatannya yang terlibat dengan Sistem Informasi Persediaan pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur:

DCM SHIPPING HEAD DELIVERY SPV DELIVERY SPV

SHIPPER BOOKEEPER

SECURITY DELIVERY MAN LOADER OB HELPER DELIVERY MAN HELPER

1. DCM (Distribution Center Manager)

Distribution Center Manager merupakan Koordinator yang paling tinggi, yang memiliki tugas mengkoordinasi tiap-tiap kegiatan di warehouse.

Fungsi dan Tanggung jawab dari Distribution Center Manager:

a. Mengkoordinir setiap kegiatan distribusi di warehouse Cianjur

b. Mengarahkan perumusan pokok-pokok kebijakan perusahaan dan strategi umum perusahaan yang akan menjadi acuan dalam penyusunan kebijakan operasional dan strategi

c. Mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran promosi, pengelolaan pasar (baik ke pengecer maupun ke konsumen)

d. Menilai hasil yang diperoleh perusahaan serta menetapkan tindak lanjut perbaikan yang diperlakukan untuk masalah yang dihadapi oleh perusahaan.

2. Shipping Head

Tugas dan wewenang dari Shipping Head adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas persediaan barang dagangan di gudang b. Mencatat barang dagangan yang masuk atau barang yang akan dijual c. Melakukan stok opname persediaan di gudang

d. Mencatat dan mengecek dokumen-dokumen barang yang dibawa pulang.

Shipping Head membawahi juga beberapa shipper yang mempunyai tanggung jawab sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab atas pemeriksaan total untuk semua muatan di container yang keluar dan membandingkan dengan faktur pengeluaran dan jika ada perbedaan, maka harus melakukan penyesuaian berikutnya b. Melakukan stok opname secara berkala dan kemudian melaporkannya

ke Shipping Head

c. Bertanggung jawab menginput semua barang di dalam Warehouse dan transaksi lainnya seperti pecah, hilang dan bocor ke dalam laporan persediaan.

3. Bookeeper

Bookeeper memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Mentransfer data kedalam sistem, memasukkan dan menganalisa seluruh transaksi yang terjadi setiap hari

b. Melakukan settlement terhadap shortage barang salesman hari sebelumnya dengan memasukkan payment dan adjustment

c. Melakukan analisis komprehensif dan review pada seluruh dokumen yang dimasukkan atau di transfer guna menentukan route yang dibebankan kepada salesman

d. Menyimpan seluruh laporan route settlement dan dokumen

e. Menjalankan generic checking data route settlement sampai seluruh kesalahan yang ada terkoreksi

f. Mencetak laporan staff settlement dan mentransfer ke salesman g. Pengelolaan kredit

h. Merekap hasil penjualan dari salesman.

4. Supervisor

Tugas dan tanggung jawab supervisor adalah sebagai berikut: a. Supervisor harus memiliki target penjualan

b. Mengembangkan suatu pasar

c. Supervisor memastikan absent para Delivery Man

d. Loading Compotition (muatan ke mobil) barang dari gudang ke kendaraan

e. Choacing para Delivery Man.

5. Delivery Man

Tugas dan tanggung jawab Delivery Man adalah sebagai berikut: a. Menjalankan perintah Supervisor

b. Menjadi orang yang mengambil maupun mengantar barang dagangan c. Mengantarkan produk ke outlet harus sesuai dengan invoice

d. Mengantarkan jenis transaksi cash/credit harus sesuai dengan invoice. 6. Helper

a. Menjadi pendamping delivery man selama proses pengantaran maupun pengambilan barang

c. Melaporkan lokasi kendaraan dan sejauh mana proses pengiriman berjalan kepada Supervisor.

7. Loader

Tugas dari Loader adalah:

a. Membantu menjalankan tugas shipper dalam melakukan pengecekkan barang

b. Membantu meracik barang

c. Menaikkan barang ke dalam mobil truk yang akan di angkut oleh Delivery Man.

8. Security

Tugas dari Security adalah:

a. Menjaga keamanan di dalam perusahaan b. Menerima arus keluar masuknya kendaraan

c. Menerima pengiriman produk dari pabrik bila karyawan gudang tidak ada di tempat.

9. Office Boy

Tugas Office Boy adalah :

a. Menjaga kebersihan kantor perusahaan

2.6 Kegiatan Perusahaan

Semua produk yang dijual dan didistribusikan oleh Coca-Cola Amatil Indonesia diproduksi langsung di Indonesia. Produk Coca-Cola Amatil Indonesia berasal dari bahan baku pilihan berkualitas tinggi dan diproses melalui beberapa tahap: penyiapan bahan, pencampuran, pencucian, pengisian dan penutupan, pengkodean, pemeriksaan, pengemasan, dan pengangkutan.

Saat ini ada delapan pabrik pembotolan yang tersebar di seluruh Indonesia, yaitu di Cibitung-Bekasi, Medan, Padang, Lampung, Bandung, Semarang, Surabaya dan Denpasar. Semua pabrik diwajibkan untuk mematuhi dan bahkan kerap kali melampaui standarisasi internasional dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pabrik Coca-Cola Amatil Indonesia juga teratur melaksanakan audit di bidang pengawasan mutu, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja.

Selama ini pabrik-pabrik Coca-Cola Amatil Indonesia telah menerima berbagai penghargaan dari The Coca-Cola Company atas pencapaian standar yang melampaui pabrik-pabrik sejenis di dunia. Atas kebanggan ini, Coca-Cola Amatil Indonesia membuka kesempatan bagi semua orang yang ingin melihat langsung proses produksi kami yang higienis dan berkualitas.

Mayoritas dari produk Coca-Cola Amatil Indonesia didistribusikan melalui lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar di seluruh Indonesia. Produk-produk tersebut diangkut oleh truk berukuran besar, kemudian didistribusikan ke pedagang-pedagang eceran dengan kendaraan yang lebih kecil. Apabila diparkir berderetan,

truk-truk penjualan Coca-Cola Amatil Indonesia akan membentuk garis sepanjang kurang lebih 17 km, membuat Coca-Cola Amatil Indonesia resmi menjadi salah satu perusahaan distribusi terbesar di Indonesia. Diperkirakan lebih dari 80% produk-produk Coca-Cola Amatil Indonesia dijual melalui para pengecer dan grosir, di mana 90% diantaranya berasal dari kategori pengusaha usaha kecil, dan mereka mempekerjakan kurang dari lima karyawan dengan omset penjualan per tahun kurang dari Rp. 1 milyar.

24 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan Kerja Praktek di PT Coca-Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur yang dimulai sejak tanggal 19 Juli 2013 samapai 19 Agustus 2013. Selama kerja praktek penulis ditempatkan pada bagian Shipper. Pelaksanaan Kerja Praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui prosedur sistem informasi persediaan dan mengetahui dokumen perusahaan yang terkait dengan judul penulis pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur.

3.1.1 Sistem

Definisi sistem menurut Azhar Susanto (2008:22), “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

Sedangkan sistem menurut Mulyadi (2008:3), “Sistem merupakan suatu organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaaan perusahaan”.

Berdasarkan pengertian diatas menunjukkan bahwa sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari beberapa komponen baik phisik ataupun non phisik yang saling bekerja sama satu sama lain untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen.

3.1.2 Informasi

Definisi informasi menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2004:11) mendefinisikan bahwa: “Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti”.

Menurut Azhar Susanto (2008:38), “Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”. Sedangkan menurut Baridwan (2005:5), “Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan yang tepat”.

Berdasarkan penjelasan diatas penulis dapat mengambil simpulan bahwa informasi adalah pengolahan data menjadi sesuatu yang lebih berguna serta sebagai dasar pengambilan keputusan.

3.1.3 Sistem Informasi

Definisi sistem informasi menurut John Nash dan Martin Robert (2002:16) mendefinisikan bahwa:

“Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk

menyimpan , mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

Definisi sistem informasi menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:13) mendefinisikan bahwa:

”Sistem Informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi”.

Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang dimaksudkan untuk mengolah transaksi-transaksi tertentu yang rutin.

3.1.4 Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Bodnar & Hapwood (2006) adalah:

“Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem berbasis computer yang dirancang untuk mentransformasi data akuntansi menjadi informasi, yang mencakup siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi”.

Sedangkan menurut Baridwan (2004:4) mendefinisikan sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkombinasikan informasi kuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan pihak-pihak luar (seperti pemerintah, masyarakat, investor, dan kreditor) pihak-pihak dalam (terutama manajemen)”.

Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem berbasis computer yang memproses

data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoprasikan bisnis serta pengambilan keputusan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak-pihak-pihak dalam.

3.1.5 Persediaan

Definisi persediaan menurut Warren Reeve Fess (2008:398) mendefinisikan bahwa:

“Persediaan merupakan barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan untuk bahan yang digunakan dalam proses produksi yang disimpan untuk tujuan itu”.

Definisi persediaan menurut Soemarso S.R (2004:384) mendefinisikan bahwa: “Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali”.

Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis dapat mengambil simpulan bahwa persediaan adalah barang dagang yang disimpan dan dijual kembali oleh perusahaan.

3.1.6 Sistem Pengendalian Persediaan

Menurut R. Agus Sartono (2001:453-456) menerangkan bahwa ada beberapa sistem pengendalian yaitu:

1. Sistem Komputernisasi

Perkembangan teknologi komputer akhir – akhir ini telah mengubah sistem pengendalian persediaan. Banyak perusahaan besar memanfaatkan

komputer dalam manajemen persediaan. Dengan komputernisasi, dimungkinkan pencatatan persediaan, pengurangan dan pengolahan data persediaan dilakukan dengan cepat. Selain itu komputer dapat menyediakan data kapan harus dilakukan pesanan kembali.

2. Sistem Just – in Time

Pada prinsipnya, metode ini hanya mensinkronkan kecepatan bagian produksi dengan bagian pengiriman.

3. Out - Scourcing

Altenatif dalam pengendalian persediaan ini adalah dengan cara membeli dari pihak luar. Dengan cara maka perusahaan tidak perlu harus memproduksi sendiri input yang diperlukan dalam proses produksi. Alternatif membeli dari luar dan dikombinasikan dengan just – in time method akan mampuh menekan persediaan pada tingkat yang sangat rendah dan dengan demikian akan meningkatkan efesiensi dan profitabilitas perusahaan.

4. Sistem Pengendalian ABC

Metode ABC pada prinsipnya memperhatikan faktor harga atau nilai persediaan, frekuansi pemakaian, risiko kehabisan tinggi dikelompokan ke dalam kelompok A. Kelompok ini berarti mencakup kelompok barang

yang sangat penting untuk diawasi dengan seksama. Kelompok B yang mencakup barang – barang yang relatif kurang penting. Kelompok C ini memungkinkan saja secara kuantitas besar tetapi dari segi nilai relatif kecil debandingkan dengan kelompok A. Dengan metode ini manajemen menitikberatkan pada kelompok A yang bernilai strategis bagi perusahaan.

5. Material Requirement Planning (MRP)

MRP pada hakikatnya merupakan sistem informasi yang berbasis komputer untuk penjadwalan produksi dan pembelian item produksi yang bersifat dependen demamd. Informasi mengenai permintaan produk jadi, struktur dan komponen produk, waktu tunggu (lead time), serta posisi persediaan saat ini digunakan untuk meningkatkan efektivitas biaya produksi dan pembelian.

3.2 Pelaksanaan Kerja Praktek

Hari/Tanggal Keterangan

Jum’at, 19 Juni 2013 Perkenalan mengenai perusahaan dengan pembimbing, juga mengenai aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan kinerja perusahaan.

Senin, 22 Juni 2013 Mengikuti meeting bersama tim Delivery Man atas pengarahan Supervisor.

Selasa, 23 Juni 2013 Mengamati struktur organisasi perusahaan serta melakukan interview atas fungsi dan tanggung jawabnya.

Rabu, 24 Juni 2013 Mengunjungi warehouse untuk belajar mengenal nama produk dan kode produk.

Kamis, 25 Juni 2013 Mempelajari dan melihat secara langsung serangkaian proses Warehouse Operational yaitu:

 Receiving:

Aktivitas penerimaan produk – produk di receiving area dari pengiriman awal (warehouse, outlate, dll)

 Put Away:

Aktivitas pemindahan produk – produk yang telah di cek dan terima dari receiving area ke lokasi penyimpanan (storage)

 Strorage:

Aktivitas penyimpanan produk – produk di lokasi yang telah ditentukan, sesuai dengan kategori produk (ABC kelas)

 Picking:

Aktivitas mempersiapkan produk yang akan di kirim, mulai dari pengambilan produk di storage area sampai pengelompokan produk di picking area.

 Loading:

Aktivitas pemuatan produk mulai dari pengambilan produk di picking area dan penyusunan produk di dalam truk. Jum’at, 26 Juni 2013 Mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan

Warehouse Operational.

Senin, 29 Juni 2013 Mengetahui langkah-langkah dalam melaksanakan Warehouse Operational:

a) Receiving

 Siapkan alat penerimaan produk (pallet, kalkulator, dll)

 Lakukan pengecekan dokumen pengiriman (FDD)

 Lakukan proses unloading product/ empties/ krat

 Lakukan pengecekan jumlah dan kualitas produk

 Lukukan administrasi penerimaan sesuai peraturan/ prosedur CCAI

Note : proses / prosedur penerimaan berlaku juga untuk penerimaan on hands stock (pengembalian full goods).

b) Put away

 Pindahkan roduk yang telah di cek /terima dari area penerimaan ke area penyimpanan (staging area) yang telah disiapkan

 Lakukan sesegera mungkin setelah produk di cek dan diterima, untuk menghindari kesalahan hitung (double counting)

 Pindahkan produk dengan peralatan yang layak.

c) Storage

 Letakkan produk dilokasi penyimpanan yang telah ditentukan

 Lakukan proses administrasi penerimaan produk sesegera mungkin, untuk meningkatkan akurasi stock

 Lakukan administrasi untuk produk yang rusak dengan menggunakan Claim to Vendor (CV) / Claim Quality (CQ)

 Pindahkan produk yang rusak ke area karantina.

d) Picking

 Siapkan LOSLIS

 Serahkan LOSLIS TRIP 1 kepada warehouse officer / administrasi

 Siapkan produk – produk yang akan di kirim di area picking sesuai dengan alokasi / tujuan pengiriman (route)

e) Loading

 Lakukan loading sesuai dengan LOSLIS dan tujuan / pelanggan

 Siapkan dokumen pengiriman sesuai dengan LOSLIS

 Cek kondisi kelayakan kendaraan dan perlengkapannya sebelum pengiriman dilakukan.

Selasa, 30 Juni 2013 Belajar menarik data (Pick Slip) yang di buat oleh Nasional Office dari sistem.

Rabu, 31 Juni 2013 Belajar membuat LOSLIS (Load Out / Load In Summary) Kamis, 1 Agustus 2013 Mempelajari hal-hal yang termasuk kedalam transaksi

lain-lain.

Jum’at, 2 Agustus 2013 Mempelajari pembuatan dokumen Stock Movement Report.

Senin, 5 Agustus 2013 Mempelajari sistem BASIS bersama pembimbing Selasa, 6 Agustus 2013 Mempelajari sistem BASIS bersama pembimbing Rabu, 7 Agustus 2013 Mempelajari sistem BASIS bersama pembimbing Senin, 12 Agustus 2013 Mempelajari sistem BASIS bersama pembimbing Selasa, 13 Agustus 2013 Mempelajari sistem BASIS bersama pembimbing Rabu, 14 Agustus 2013 Mempelajari sistem BASIS bersama pembimbing

Kamis, 15 Agustus 2013 Mengikuti aktifitas di bagian Sales Center, tujuannya untuk mengetahui kegiatan yang terjadi pada setiap bagian Sales Center, seperti kegitan Sales Representative dalam memasarkan produk serta memahami alur sistem yang terjadi antara Sales Center dengan Distribution Center. Jum’at, 16 Agustus 2013 Mengumpulkan data dengan wawancara dan meminta

dokumen yang berkaitan dengan judul laporan penulis. Senin, 19 Agustus 2013 Meminta izin permintaan data kepada pihak yang

berwewenang di perusahaan dan perpisahan dengan karyawan.

3.3 Pembahasan Hasil Kerja Praktek

Setelah melakukan kerja praktek selama satu bulan, penulis dapat mengetahui prosedur sistem informasi persediaan di PT Coca Cola Distribution Indonesia -Sales Center Cianjur. Sehingga penulis dengan mudah mengetahui dokumen perusahaan yang terkait dengan judul penulis pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur.

3.3.1 Prosedur Sistem Informasi Persediaan Pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur

Prosedur yang ada dalam Sistem Informasi Persediaan pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur sebagai berikut:

1) Plant mengagendakan barang yang akan dikirim kepada Distribution Center berdasarkan sistem, lalu menyiapkan barang yang akan dikirim dengan membuat Delivery Document Pabrik yang dibawa oleh Driver.

2) Driver menyerahkan Delivery Document Pabrik pada saat barang masuk

kepada shipper, lalu shipper mengecek barang di dalam container.

3) Shipper menurunkan barang ke gudang, lalu melakukan pengecekan ulang

di gudang. Jika sesuai dengan Delivery Document Pabrik, maka shipper menandatangani Delivery Document Pabrik, lalu driver menandatangani dan membawa ke security untuk ditandatangani dan diberikan 1 rangkap. Setelah itu, driver kembali ke ruangan shipper dan menyerahkan 2 rangkap ke shipper untuk diarsipkan. Jika barang tidak sesuai dengan dokumen, maka shipper membuat dokumen Transaksi Lain-Lain.

4) Setelah barang selesai diturunkan, shipper menaikkan barang (botol kosong) ke container lalu mengecek botol kosong di dalam container. Kemudian shipper membuat Delivery Document Gudang dan menandatanganinya. Lalu driver menandatangani, dan membawa ke security untuk ditandatangani. Kemudian driver kembali ke ruang shipper untuk menyerahkan 2 rangkap ke shipper untuk diarsipkan.

5) Setelah barang (botol kosong) diangkut, shipper membuat dokumen Load Out / Load In Summary yang digunakan delivery man untuk mengantarkan produk. Sebelumnya, shipper telah melakukan pengecekkan barang dengan menggunakan pick slip yang ditarik dari database oleh supervisor untuk mengetahui status barang yang dipesan oleh outlet tersedia atau tidak tersedia. Hasil dari pengecekkan ini, menjadi acuan shipper dalam membuat Load Out / Load In Summary.

6) Lalu shipper mencetak Faktur Penjualan untuk dibawa delivery man ketika mengantarkan barang kepada outlet.

7) Delivery man mengambil produk ke dalam gudang sesuai dokumen Load

Out / Load In Summary dan melakukan pengecekkan barang dengan Load Out / Load In Summary Manual.

8) Delivery man menyerahkan dokumen Load Out / Load In Summary kepada

shipper, lalu shipper melakukan pengecekan barang didalam mobil dan menyerahkan 1 rangkap kepada delivery man.

9) Shipper lalu melakukan adjustment dan menginput data loading.

10) Setelah Delivery man selesai menjual produk dan membawa botol kosong dari outlet, delivery man menyerahkan dokumen Load Out / Load In Summary ke shipper. Lalu shipper melakukan pengecekan botol kosong dan barang onhand.

11) Delivery man menyerahkan faktur penjualan 1 rangkap ke shipper yang sudah ditandatangani oleh outlet, lalu Shipper melakukan adjustment dan

menginput Load Out / Load In Summary dan membuat movement report yang akan di tanda tangani oleh DCM.

3.3.2 Dokumen Perusahaan Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Persediaan Pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur

Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Persediaan pada PT Coca Cola Distribution – Cianjur sebagai berikut:

1) Delivery Document terdiri dari 2 dokumen, yaitu Delivery Document Pabrik (DDP) dan Delivery Document Gudang (DDG). Dokumen tersebut digunakan sebagai bukti barang masuk ke gudang (DDP) dan barang keluar dari gudang (DDG).

Gambar 3.2 Delivery Document Gudang (DDG)

2) Faktur Penjualan, yaitu lembar bukti tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan atas pembelian suatu barang, yang digunakan sebagai bukti barang yang di order sudah diterima oleh outlet.

Gambar 3.3 Faktur Penjualan

3) Pick Slip, yaitu dokumen yang digunakan sebagai acuan untuk shipper dan loader dalam meracik barang yang di pesan oleh outlet. Sehingga shipper bisa mengetahui status produk yang di order oleh konsumen, produk apa saja yang tersedia dan mengetahui produk yang tidak ada stock. Dokumen ini di tarik dari database oleh supervisor.

Gambar 3.4 Pick Slip

4) Load Out / Load In Summary, terdiri dari 2 dokumen, yaitu Load Out /

Load In Summary (LOSLIS) dan Load Out / Load In Summary Manual.

Dokumen ini digunakan sebagai bukti jika barang yang dipesan outlet jadi diambil sesuai pesanan atau tidak, dokumen ini mengacu pada hasil dari Pick Slip.

Gambar 3.5 LOSLIS

5) Transaksi Lain – Lain, yaitu Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sesuai dengan Delivery Document Pabrik (DDP), seperti transaksi Repacking, Leakage in Warehouse, Breakage Full in Warehouse, dan lain-lain.

6) Movement Report, yaitu Laporan yang berisi daftar Delivery Document Pabrik (DDP) dan Delivery Document Gudang (DDG), Load Out / Load In

Summary, Dokumen Transaksi Lain-Lain. Movement Report merupakan

laporan keadaan barang secara keseluruhan yang ada di gudang dari stock awal barang hingga stock akhir barang.

42 4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek yang penulis lakukan pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur yang beralamat di Jalan Raya Bandung KM 7 Kampung Warung Jambu Cianjur, maka penulis dapat menarik kesimpulan tentang prosedur sistem informasi persediaan dan dokumen yang terkait di PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur:

1) Dalam menjalankan sistem informasi persediaan, terdapat prosedur yang saling berkesinambungan dari awal barang dikirim dari pabrik Coca Cola hingga barang itu sampai ke Distribution Center. Dimana dalam setiap pengiriman barang yang dilakukan oleh Plant, driver harus membawa Delivery Document Pabrik yang akan dijadikan acuan oleh shipper dalam pengecekkan barang saat barang masuk kepada Distribution Center. Setiap jumlah barang yang masuk harus sesuai dengan dokumen DDP dan kondisi barang harus dalam keadaan yang baik. Jika terdapat barang rusak atau tidak layak dijual, maka shipper harus membuat Dokumen Lain-Lain yang akan diberikan kepada driver untuk dibawa ke pabrik bersama barang yang rusak.

Ketika barang selesai diturunkan, maka shipper menaikkan barang (botol kosong) ke dalam container untuk dibawa ke pabrik dan membuat Delivery Document Gudang untuk dibawa oleh driver.

Setelah barang (botol kosong) diangkut, shipper membuat dokumen Load Out / Load In Summary yang digunakan delivery man untuk menjual produk dan melakukan pengecekkan barang dengan Load Out / Load In Summary Manual saat delivery man akan brangkat mengantarkan produk kepada outlet. Setiap barang yang akan dibawa oleh delivery man, harus sesuai faktur penjualan yang ditarik dari database oleh shipper.

Shipper lalu melakukan adjustment dan menginput data loading. Setelah Delivery man selesai menjual produk dan membawa botol kosong dari outlet, delivery man menyerahkan dokumen Load Out / Load In Summary ke shipper. Lalu shipper melakukan pengecekan botol kosong dan barang on hand. Selain itu Delivery man menyerahkan faktur penjualan 1 rangkap ke bookkepper yang sudah ditandatangani oleh outlet, lalu Shipper melakukan adjustment dan menginput Load Out / Load In Summary dan membuat movement report yang akan di tanda tangani oleh DCM.

2) Dokumen yang terkait pada bagian gudang yaitu: Delivery Document Pabrik (DDP), Delivery Document Gudang (DDG), Pick Slip, Load In Load Out Summary, Load In Load Out Manual (LOSLIS Manual), Dokumen Transaksi Lain-Lain, Movement Report (MR).

4.2 Saran

Dari hasil analisis penulis selama melaksanakan kerja praktek pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur, penulis mempunyai saran yaitu: Sistem informasi persediaan ini akan lebih baik apabila dari setiap fungsi lebih memperhatikan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga masing-masing fungsi dapat dikerjakan dengan lebih baik lagi.

CIANJUR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi S-1 Program Studi Akuntansi

MARISA HARDI 21110065

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek Pada tanggal

Bandung, 30 Desember 2013 Menyetujui,

Bahwa yang bertandatangan dibawah

ini,

penulis dan pihak perusahaan tempat penelitian, menyetujui:

"Untuk memberikan kepada Universitas Komputer Indonesia Hak Bebas Rovaltv

Noneksklusif atas penelitian

ini

dan bersedia untuk di-online-kan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kepentingan riset dan pendidikan".

Bandung, Desember 2013

Penulis

Marisa Hardi NrM. 21110081

Mengetahui Pembimbing

Catatan:

tl1r"-4t:,.::",frn,::YS,.:13.Y3,.11.

.,.

tl.D4tc

urtTu.K

r:i

Purlur4siK4

n./Di

'.f-{Lrf\F

un

lr_

Perusahaan

NrK. 19950219

Sn Dewi Airscadini. EE.. M.Si.

6) Movement Report, yaitu Laporan yang berisi daftar Delivery Document

Pabrik (DDP) dan Delivery Document Gudang (DDG), Load Out / Load In Summary, Dokumen Transaksi Lain-Lain. Movement Report merupakan laporan keadaan barang secara keseluruhan yang ada di gudang dari stock

42 BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek yang penulis lakukan pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur yang beralamat di Jalan Raya Bandung KM 7 Kampung Warung Jambu Cianjur, maka penulis dapat menarik kesimpulan tentang prosedur sistem informasi persediaan dan dokumen yang terkait di PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur:

1) Dalam menjalankan sistem informasi persediaan, terdapat prosedur yang saling berkesinambungan dari awal barang dikirim dari pabrik Coca Cola hingga barang itu sampai ke Distribution Center. Dimana dalam setiap pengiriman barang yang dilakukan oleh Plant, driver harus membawa Delivery Document

Pabrik yang akan dijadikan acuan oleh shipper dalam pengecekkan barang saat barang masuk kepada Distribution Center. Setiap jumlah barang yang masuk harus sesuai dengan dokumen DDP dan kondisi barang harus dalam keadaan yang baik. Jika terdapat barang rusak atau tidak layak dijual, maka shipper

harus membuat Dokumen Lain-Lain yang akan diberikan kepada driver untuk dibawa ke pabrik bersama barang yang rusak.

Ketika barang selesai diturunkan, maka shipper menaikkan barang (botol kosong) ke dalam container untuk dibawa ke pabrik dan membuat Delivery Document Gudang untuk dibawa oleh driver.

Setelah barang (botol kosong) diangkut, shipper membuat dokumen Load Out / Load In Summary yang digunakan delivery man untuk menjual produk dan melakukan pengecekkan barang dengan Load Out / Load In Summary Manual saat delivery man akan brangkat mengantarkan produk kepada outlet. Setiap barang yang akan dibawa oleh delivery man, harus sesuai faktur penjualan yang ditarik dari database oleh shipper.

Shipper lalu melakukan adjustment dan menginput data loading. Setelah

Delivery man selesai menjual produk dan membawa botol kosong dari outlet, delivery man menyerahkan dokumen Load Out / Load In Summary ke shipper.

Lalu shipper melakukan pengecekan botol kosong dan barang on hand. Selain itu Delivery man menyerahkan faktur penjualan 1 rangkap ke bookkepper yang sudah ditandatangani oleh outlet, lalu Shipper melakukan adjustment dan menginput Load Out / Load In Summary dan membuat movement report yang akan di tanda tangani oleh DCM.

2) Dokumen yang terkait pada bagian gudang yaitu: Delivery Document Pabrik (DDP), Delivery Document Gudang (DDG), Pick Slip, Load In Load Out Summary, Load In Load Out Manual (LOSLIS Manual), Dokumen Transaksi Lain-Lain, Movement Report (MR).

44

4.2 Saran

Dari hasil analisis penulis selama melaksanakan kerja praktek pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Cianjur, penulis mempunyai saran yaitu: Sistem informasi persediaan ini akan lebih baik apabila dari setiap fungsi lebih memperhatikan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga masing-masing fungsi dapat dikerjakan dengan lebih baik lagi.

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

PADA PT COCA COLA DISTRIBUTION INDONESIA – SALES CENTER CIANJUR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi S-1 Program Studi Akuntansi

MARISA HARDI 21110065

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek Pada tanggal

Bandung, 30 Desember 2013 Menyetujui,

SURAT

KETERANGAN

PERSETUJUAN

PUBLIKASI

Bahwa yang bertandatangan dibawah

ini,

penulis dan pihak perusahaan tempat penelitian, menyetujui:

"Untuk memberikan kepada Universitas Komputer Indonesia Hak Bebas Rovaltv

Noneksklusif atas penelitian

ini dan

bersedia untuk di-online-kan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kepentingan riset dan pendidikan".

Bandung, Desember 2013

Penulis

Marisa Hardi NrM. 21110081

Mengetahui Pembimbing

Catatan:

tl1r"-4t:,.::",frn,::YS,.:13.Y3,.11.

.,.

tl.D4tc

urtTu.K

r:i

Purlur4siK4

n./Di

'.f-{Lrf\F

un

lr_

Perusahaan

NrK. 19950219

Sn Dewi Airscadini. EE.. M.Si.