Tinjauan Atas Prosedur Imprest Fund Sistem Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (persero) Bandung
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Untuk dapat mengelola perusahaan dengan baik dan mencapai tujuan, perusahaan tidak dapat mengabaikan bahwa suatu laporan keuangan perusahaan sangat berpengaruh, selain itu pengelolaan kas yang baik juga sangat menunjang tercapainya tujuan perusahaan dalam menjalankan segala kegiatan perusahaan tersebut. Dalam hal ini pengawasan dalam pengelolaan perusahaan yang memadai juga harus ada. Oleh karena itu perlu dibentuk unit audit internal untuk membantu manajemen dalam sistem pengawasan dan pengendalian perusahaan. Dalam unit audit internal PT Telekomunikasi Indonesia,Tbk terdapat pengelolaan kas yang baik, pengelolaan kas tersebut menggunakan imprest fund system.
Internal Audit adalah suatu unit organisasi kantor perusahaan yang diberi peran untuk menjalankan fungsi penyelenggaraan salah satu fungsi corporate
support, yang dipimpin dan dikendalikan oleh Head of Internal Audit. Tugas
Internal Audit adalah penentuan strategi, kebijakan, program dan pelaksanaan internal audit serta perumusan rekomendasi kepada auditee, serta penentuan kebijakan, program dan pelaksanaan monitoring tindak lanjut atas hasil audit.
Dalam Internal Audit perlu dibuat Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan (RKAP) yang merupakan penjabaran dari Rencana Jangka Panjang Perusahaan, yang tertuang dalam CSS (Corporate Strategic Scenario) tahun 2010 – 2014, dimana target perusahaan untuk tahun 2010 menjadi sangat menantang karena pertumbuhan revenue sangat menggantungkan pada akselerasi new wave revenue.
(2)
Bab I Pendahuluan 2
RKAP sebagai penjabaran detil CAM (Corporate Anual Message), merupakan alat untuk membantu menyusun perencanaan detil operasional maupun financial sehingga alokasi resources dapat dilakukan dengan tepat dan mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Dalam RKAP juga membahas tentang Rencana Alat Produksi, Pemasaran dan Produksi Anggaran Investasi, Rencana Sumber Daya Manusia, Anggaran Pendapatan dan Beban, Proyeksi Laba/Rugi, Anggaran Arus Kas, Unjuk Kerja Financial dan Non Financial, Rencana Penghapusan Asset (bila ada).
Bagian unit internal audit membuat anggaran pengeluaran dan beban yang diusulkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran. Dalam anggaran dan beban dijelaskan tentang anggaran pengeluaran rutin yang berisi tentang dana pengeluaran yang dibutuhkan untuk pemenuhan kebutuhan kegiatan operasional internal audit dengan cara pembayaran langsung (cash and carry) seperti rapat, ATM, Cetak/FC, IBO, Konsultan dan BUA lainnya. Maka dalam rangka mengoptimalkan dana perusahaan khususnya untuk kebutuhan yang bersifat rutin dan tidak melalui proses pengadaan (pembelian langsung), Manajemen perusahaan memberikan fasilitas pengelolaan Imprest Fund yang dapat dikelola oleh personil masing-masing Unit Kerja yang ditunjuk atasannya.
Transaksi di dalam Imprest Fund terdiri dari Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang dilengkapi dengan Invoice atau kuitansi, Faktur Pajak bagi Pengusaha Kena Pajak, Nota / Bon Pembelian Barang / Jasa, Daftar Permintaan Penggantian / Pertanggungan Imprest Fund dan Anggarannya. Surat Permintaan pembayaran tersebut dibuat oleh pemegang imprest fund, selanjutnya Surat Permintaan
(3)
Bab I Pendahuluan 3
Pembayaran (SPP) tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk mancairkan dana yang diperlukan dalam menjalankan kegiatan rutin pada internal audit dengan cara pembayaran langsung.
Dalam hal ini penulis mencoba memperhatikan seluruh aspek kegiatan dalam internal audit khususnya dalam pelaksanaan imprest fund, bagaimana kegiatan tersebut diterapkan dan dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait. Hal ini dilakukan agar anggaran tersebut benar-benar digunakan secara efektif dan tugas internal audit dapat benar benar tercapai dengan didukung dana yang mencukupi.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk mengetahui dan meneliti masalah tersebut ke dalam bentuk Laporan Kerja Praktek dengan judul : “Tinjauan Atas Prosedur Imprest Fund System Pada Internal Audit
PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk”.
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
1.2.1 Maksud Kerja Praktek
Maksud dari kerja praktek yang dilaksanakan dalam rangka penyusunan laporan adalah agar dapat mengetahui gambaran yang jelas mengenai Prosedur Pencatatan kas kecil dengan Imprest Fund System pada Internal Audit pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
(4)
Bab I Pendahuluan 4
1.2.2 Tujuan Kerja Praktek
Tujuan yang hendak dicapai dengan mengadakan kerja praktek adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui Proses Penyusunan Rencana Kerja dan Aggaran Perseroan (RKAP) pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
2. Untuk mengetahui dokumen yang digunakan Imprest Fund System dan pengelolaan Imprest Fund System pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
3. Untuk mengetahui Prosedur-Prosedur dalam Imprest Fund System pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
1. Kegunaan Praktis
a. Kegunaan Bagi Penulis
Menambah pengetahuan terutama yang berkaitan dengan pencatatan kas kecil dengan menggunakan Imprest Fund system pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
b. Kegunaan Akademis
Untuk pengembangan ilmu akuntansi khususnya pada Internal Audit mengenai anggaran dalam Imprest dalam melaksanakan tugas unit internal audit dan untuk mengetahui pencatatan kas kecil dengan
(5)
Bab I Pendahuluan 5
menggunakan imprest fund system pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk
c. Kegunaan Bagi Pihak Lain
Dapat memberikan pengetahuan dan menjadi referensi khususnya bagi pihak yang mengkaji topik-topik yang berkaitan dengan masalah bahasan dalam laporan ini.
d. Kegunaan bagi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk
Hasil kerja praktek ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi perusahaan tentang pencatatan kas kecil dengan menggunakan
Imprest Fund system sangat baik digunakan oleh perusahaan untuk
mencapai target perusahaan khususnya unit bagian Internal Audit dalam menjalankan kegiatannya.
2. Kegunaan Teoritis
Untuk pemahaman teori-teori secara nyata tentang Imprest Fund system pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. serta pelaksanaannya dalam tempat praktek sehingga dapat menambah wawasan pengetahuan.
1.4 Metode Kerja Praktek
Dalam penyusunan laporan ini, penulis melaksanakan kuliah kerja praktek dengan menggunakan metode Block Release, yaitu suatu penelitian yang dilaksanakan pada waktu tertentu. Agar dapat tersusunnya laporan kuliah kerja praktek ini tentunya sangat memerlukan teknik-teknik pengumpulan data.
(6)
Bab I Pendahuluan 6
1.5 Lokasi dan waktu Kerja Praktek
Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Praktek pada Sub Bagian AVP Administration and Support Pada Bagian Internal Audit yang beralamat di Jln Japati No.1 Bandung-40133 Tel. (022) 452 5237 Sumber. Adapun waktu pelaksanaan Kerja Praktek selama 1 (satu) bulan, yakni dari tanggal 06 Juli 2010 sampai dengan 06 Agustus 2010, dari pukul 09.00 sampai dengan 16.00 WIB.
Berikut ini adalah tabel kegiatan kerja praktek penulis pada PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk. Adalah sebagai berikut :
NO KEGIATAN JULI AGUSTUS
I II III VI I
1. Perkenalan dan beradaptasi dengan karyawan dan lingkungan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
hii 2. Mendengarkan arahan dan penjelasan
pembimbing kerja praktek pada perusahaan mengenai kas kecil yang digunakan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Dengan menggunakan Imprest Fund System.
hiiii
3. Mengikuti seminar atau diskusi pada perusahaan bersama unit internal audit pada kantor PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
hiii
4. Mulai belajar membuat kas kecil dengan Imprest Fund System dibimbing oleh pembimbing kerja praktek dengan komputerisasi dan mempelajari anggaran pengeluaran perusahaan yang dicatat dalam kas kecil tersebut.
Hi
5. Mulai membuat kas kecil dengan Imprest Fund System dibimbing oleh pembimbing kerja praktek dengan komputerisasi
Hiii
(7)
7
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. adalah penyedia layanan telekomunikasi dan jaringan terbesar di Indonesia. TELKOM menyediakan layanan InfoComm, telepon tidak bergerak kabel (fixed wireline) dan telepon tidak bergerak nirkabel (fixed wireless), layanan telepon seluler, data dan internet, serta jaringan dan interkoneksi, baik secara langsung maupun melalui anak perusahaan.
Sampai dengan 31 Desember 2009, sebagian besar dari saham biasa TELKOM dimiliki oleh Pemerintah Republik Indonesia dan sisanya dimiliki oleh pemegang saham publik. Saham TELKOM diperdagangkan di Bursa Efek
Indonesia (“BEI”), New York Stock Exchange (“NYSE”), London Stock Exchange (“LSE”) dan Tokyo Stock Exchange (tanpa tercatat). Harga saham TELKOM di BEI pada akhir Desember 2009 adalah Rp9.450 dengan nilai kapitalisasi pasar saham TELKOM pada akhir tahun 2009 mencapai Rp190.512 miliar atau 9,43% dari kapitalisasi pasar BEI.
Untuk menghadapi tantangan dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan mobilitas dan konektivitas tanpa putus, TELKOM telah memperluas portofolio bisnisnya yang mencakup telekomunikasi, informasi, media dan edutainment (TIME). Dengan meningkatkan infrastruktur, memperluas teknologi Next Generation Network (NGN) dan memobilisasi sinergi di seluruh jajaran
(8)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 8
TELKOMGroup, TELKOM dapat mewujudkan dan memberdayakan pelanggan ritel dan korporasi dengan memberikan kualitas, kecepatan, kehandalan dan layanan pelanggan yang lebih baik.
PT. TELKOM Indonesia Unit Internal Audit mempunyai visi, misi dan tujuan dalam menjalankan kegiatan pemerintahan dan pembangunan, diantaranya:
1. Visi
Internal Audit Charter Perseroan Nomor: Tel.711/PW000/UTA-00/2008
menetapkam visi unit Internal Audit Sebagai “Smart Partner bagi Manajemen, Unit Bisnis/ Unit Kerja dan Anak Perusahaan agar tercipta budaya disiplin dalam melaksanakan seluruh ketentuan perundang-undangan/ kebijakan/ peraturan/ prosedur/proses bisnis yang berlaku.
2. Misi
Misi Unit Internal Audit adalah :
a. Menyediakan layanan dan konsultasi internal audit secara professional, obyektif serta independen bagi Manajemen, Unit bisnis/Unit Kerja, dan Anak Perusahaan,
b. Memberikan keyakinan (assurance) mengenai kelayakan pelaporan keuangan,
c. Mengawal secara aktif implementasi pengendalian intern, memberikan dukungan dalam meningkatka pelaksanaan Good Corporate Governace GCG, dan mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan resiko.
(9)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 9
2.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang didalamnya menggambarkan tugas dan wewenang yang harus dijalankan sesuai dengan posisinya dalam suatu organisasi tersebut. Dengan kata lain, dalam struktur organisasi yang baik tidak akan terjadi penyerobotan wewenang dan pelemparan tanggung jawab oleh dan kepada orang atau bagian lain.
Struktur organisasi diperlukan untuk membantu mengarahkan usaha dalam organisasi sehingga usaha tersebut dapat dikoordinasikan dan sejalan dengan tujuan yang ingin dicapai. Dari struktur organisasi yang ada dapat diketahui kewajiban dan tanggung jawab tiap orang sehingga akan jelas bagi mereka dalam menjalankan kewajibannya tersebut. Struktur organisasi yang baik akan mempermudah pula kontrol intern bagi perusahaan.
(10)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 10
STRUKTUR ORGANISASI
INTERNAL AUDIT
PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk.
2.1 Gambar Struktur Organisasi Internal Audit PT.Telekomunikasi Indonesia, Tbk
2.3Uraian Tugas atau Jabatan
a) Head of Internal Audit
Tugas dari Head of Internal Audit adalah sebagai berikut: a. Menetapkan strategi dan sistem pengelolaan internal audit
HEAD OF INTERNAL AUDIT VP Delivery Channel Audit VP Corporate Office & Shared Services
Audit
VP General Services AVP Konsumer
Audit
AVP Enterprise & Wholesale Audit
AVP Financial Statement Audit AVP ICOFR
Audit AVP Shared
Services Audit
AVP QA and System development General Audit
AVP QA and System Development IT Audit AVP QA and
System Development Reporting Ka. RO Area Sumatra… Indonesia Timur AVP Administration & Support VP Product Owner Audit
AVP Infrastructure Audit
AVP Network Operation, Service dan tariff audit
(11)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 11
b. Menetapkan program kerja dan menentukan anggaran unit internal audit serta pengeluaran uang sesuai dengan batas kewenangan yang telah ditetapkan
c. Menentukan approach dalam proses audit dengan pihak eksternal audit dan auditee
d. Menentukan menetapkan strategi, standar, sistem dan prosedur pelaksanaan audit internal
e. Menentukan materi rumusan kebijakan audit
f. Menetapkan Rencana Jangka Panjang Internal Audit
Dalam menjalankan proses utama, Head of Internal Audit dibantu oleh :
1. Vice President Product Owner Audit
2. Vice President Delivery Channel Audit
3. Vice President Corporate Office & Shared Services Audit
4. Vice President General Services
5. Assistant Vice President Administration & Support
6. Para Ka. RO Internal Audit Area
b) VP. Product Owner Audit
Tugas dari VP. Product Owner Audit adalah sebagai berikut:
a. Penyusunan rencana kerja audit tahunan termasuk RO IA untuk obyek audit dalam area product owner yang sudah terintegrasi, bersifat end to end dan dengan pendekatan Risk Based Audit
(12)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 12
b. Penyelenggaraan audit dengan pendekatan Risk Based Audit di tingkat kantor perusahaan dan mengawasi pelaksanaan audit di RO IA pada bidang yang menjadi tanggung jawabnya, meliputi :
i. Operasional Audit
ii. Evaluasi Control Self Assessment (CSA)
c. Pembuatan Laporan hasil audit di bidangnya yang berisi temuan audit yang penting, analisa dan rekomendasi perbaikan kepada Direktorat terkait
d. Mengkoordinir laporan pelaksanaan audit dari RO IA dan selanjutnya dibuat laporan hasil audit
e. Pengelolaan monitoring tindak lanjut hasil audit di bidangnya
f. Pembinaan hubungan yang intensif dan efektif dengan auditee yang berada pada area yang menjadi tanggung jawabnya, khusus untuk hal hal yang terkait dengan pemantauan tindak lanjut hasil audit IA, Pelaksanaan audit Eksternal, dan atau pihak-pihak lain
g. Pemberian asistensi kepada unit kerja terkait pada saat proses perencanaan dan penataan bisnis proses , dalam mengidentifikasi dan menetukan prioritas serta intensitas risk control pada rangkaian bisnis prosesnya
h. Penyelenggaraan supervisi da penilaian kinerja tim pelaksana audit dalam pelaksanaan kegiatan audit
(13)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 13
Dalam menjalankan aktivitas audit, VP . Product Owner Audit dibantu oleh : 1. AVP. Infrastruktur Audit
2. AVP. Network Operation Services & Tariff Audit
3. VP. Delivery Channel Audit
Tugas dari VP. Product Owner Audit adalah sebagai berikut:
a) Penyusunan rencana kerja audit tahunan termasuk RO IA untuk obyek audit dalam AREA Delivery Channel yang sudah terintegrasi, bersifat end to end dan dengan pendekatan Risk Based Audit
b) Penyelenggaraan audit dengan pendekatan Risk Based Audit di tingkat kantor perusahaan dan mengawasi pelaksanaan audit di RO IA pada bidang yang menjadi tanggung jawabnya, meliputi :
1) Operasional Audit
2) Evaluasi Control Self Assessment (CSA)
c) Pembuatan Laporan hasil audit di bidangnya yang berisi temuan audit yang penting, analisa dan rekomendasi perbaikan kepada Direktorat terkait d) Mengkoordinir laporan pelaksanaan audit dari RO IA dan selanjutnya
dibuat laporan hasil audit
e) Pengelolaan monitoring tindak lanjut hasil audit di bidangnya
f) Pembinaan hubungan yang intensif dan efektif dengan auditee yang berada pada area yang menjadi tanggung jawabnya, khusus untuk hal hal yang terkait dengan pemantauan tindak lanjut hasil audit IA, Pelaksanaan audit Eksternal, dan atau pihak-pihak lain
(14)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 14
g) Pemberian asistensi kepada unit kerja terkait pada saat proses perencanaan dan penataan bisnis proses , dalam mengidentifikasi dan menetukan prioritas serta intensitas risk control pada rangkaian bisnis prosesnya h) Penyelenggaraan supervisi dan penilaian kinerja tim pelaksana audit dalam
pelaksanaan kegiatan audit
Dalam menjalankan aktivitas audit, VP . Deleivery Channel Audit dibantu oleh :
1) AVP. Consumer Audit
2) AVP. Enterprise & Wholesale Audit
4. VP. Corporate Office & Shared Services Audit
Tugas dari VP. Product Owner Audit adalah sebagai berikut:
a) Penyusunan rencana kerja audit tahunan termasuk RO IA untuk obyek audit, bersifat end to end dan dengan pendekatan Risk Based Audit
b) Penyelenggaraan audit dengan pendekatan Risk Based Audit di tingkat kantor perusahaan dan mengawasi pelaksanaan audit di RO IA pada bidang yang menjadi tanggung jawabnya, meliputi :
1) Financial Audit
2) Operasional Audit
3) Evaluasi Control Self Assessment (CSA)
c) Pembuatan Laporan hasil audit di bidangnya yang berisi temuan audit yang penting, analisa dan rekomendasi perbaikan kepada Direktorat terkait d) Mengkoordinir laporan pelaksanaan audit dari RO IA dan selanjutnya
(15)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 15
e) Pengelolaan monitoring tindak lanjut hasil audit di bidangnya
f) Pembinaan hubungan yang intensif dan efektif dengan auditee yang berada pada area yang menjadi tanggung jawabnya, khusus untuk hal hal yang terkait dengan pemantauan tindak lanjut hasil audit IA, Pelaksanaan audit Eksternal, dan atau pihak-pihak lain
g) Pemberian asistensi kepada unit kerja terkait pada saat proses perencanaan dan penataan bisnis proses , dalam mengidentifikasi dan menetukan prioritas serta intensitas risk control pada rangkaian bisnis prosesnya h) Penyelenggaraan supervisi dan penilaian kinerja tim pelaksana audit dalam
pelaksanaan kegiatan audit
Dalam menjalankan aktivitas audit, VP . Corporate Office & Shared Services Audit dibantu oleh :
1) AVP. Financial Statement Audit
2) AVP. ICOFR Audit
3) AVP. Shared Services Audit
5. VP. General Services
Tugas dari VP. General Services adalah sebagai berikut :
a) Penyelenggaraan pengkajian, pengembangan dan perumusan strategi jangka panjang unit internal audit dan internal audit charter.
b) Pembuatan rencana kerja tahunan pada sub unit General Services.
c) Mengkoordinasikan perumusan strategi program kerja tahunan Internal Audit.
(16)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 16
d) Penyusunan mekanisme kerja, prosedur dan metodologi audit (General
Audit, Financial Audit, IT Audit termasuk IT General Control) dengan
pendekatan Risk Based Audit dan frame work SOA 302 / 404 yang telah melalui pengkajian dan pengembangan.
e) Penyelenggaraan Kontrol atas implementasi mekanisme kerja, prosedur dan metodologi audit.
f) Penyelenggaraan asistensi dan sosialisasi / internalisasi kebijakan, mekanisme, dan metologi baru kepada pihak-pihak yang berkaitan.
g) Penyusunan mekanisme kerja audit anak perusahaan.
h) Penyediaan dukungan yang diperlukan dalam proses pelaksanaan audit di anak perusahaan.
i) Mengkoordinasikan pelaksanaan sinergi audit antara VP. dan KA RO. j) Penyediaan istem pengelolaan administrasi dan dokumentasi di bidangnya. k) Penyelenggaraan penilaian kinerja staf dalam pelaksanaan kegiatan di
bidangnya
Dalam menjalankan aktivitas audit, VP. General Services dibantu oleh :
1) AVP QA and System Development General Audit
2) AVP QA and System Development IT Audit
3) AVP QA and System Development Reporting Subsidiary
6. AVP. Administration & Support
Tugas dari AVP. Administration & Support adalah :
a) Mengkoordinir penyusunan Program Kerja Audit / Non Audit Tahunan Internal Audit.
(17)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 17
b) Mengkordinir usulan RKA Internal Audit.
c) Penyelenggaraan Budget Committe Internal Audit.
d) Pengelolaan anggaran, sumber daya manusia, logistik, dan rumah tangga, serta administrasi perkantoran, peyusunan laporan-laporan terkait dan dokumentasi Internal Audit.
e) Mengkoordinir pelaksanaan aktivitas yang berkenaan dengan administrasi dan dokumentasi audit.
f) Penyelenggaraan peran sebagai koordinator speech writer dan content
provider terhadap materi yang akan disampaikan Head of Internal Audit
dalam berbagai pertemuan.
g) Penyelarasan aktivitas-aktivitas Head of Internal Audit yang bersifat strategis, khususnya yang mengandung muatan komitmen kepada pihak ketiga.
h) Penyelenggaraan rapat koordinasi Internal Audit.
i) Pengelolaan implementasi Budaya Perusahaan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan inisiatif manajemen di Internal Audit.
j) Pengelolaan proses pengadaan yang menjadi kewenangannya.
k) Membantu Head of Internal Audit dalam hal pelaksanaan tugas sebagai Sekretaris pada organ Penyelenggara audit investigasi.
(18)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 18
Dalam menjalankan perannya, AVP. Administration & Support berinteraksi dengan :
1) Para VP. dan Ka. RO. IA Area dalam hal koordinasi penyusunan Program Kerja Audit / Non Audit Tahunan Internal Audit dan RKA Internal Audit.
2) VP. Manajemen Accounting, SGM. Finance Center dan OSM. FCA 0,
dalam hal koordinasi penyusunan dan penggunaan anggaran Internal Audit.
3) Head of Corporate Affair, dalam hal koordinasi pelaporan kinerja,
agenda Radir, pengelolaan sarana dan prasarana perkantoran.
4) GSM. IS Corporate SSC. Operation ISC dalam hal penyediaan sarana
kerja.
5) SGM HR Center dan OSM HR Area 0, dalam hal pemanfaatan dan
pengembangan SDM Internal Audit.
6) VP. Legal & Compliance dalam hal koordinasi penyelesaian kontrak
pengadaan.
2.4Aspek Kegiatan Perusahaan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
Pemegang Imprest Fund adalah personil yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab untuk mengelola dana Imprest Fund di Unit Kerja tersebut. Dalam Pengelolaan Imprest Fund, Personil yang ditunjuk sebagai Pemegang Imprest Fund mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :
(19)
Bab II Gambaran Umum Perusahaan 19
a. Mengajukan permintaan Imprest Fund kepada Unit Perbendaharaan. b. Mengelola (menerima, menyimpan dan mengeluarkan) dana Imprest Fund
sesuai kewenangannya.
c. Melakukan verifikasi awal terhadap Surat Bukti Pengeluaran Kas.
d. Mengadministrasikan transaksi Imprest Fund dalam Lembar Pencatatan Imprest Fund.
e. Membuat pertanggungan pengeluaran Imprest Fund dan menyerahkan Dokumen Pertanggungan Imprest Fund kepada Unit Perbendaharaan yang dilampiri Surat Bukti Pengeluaran Kas.
f. Membantu tim pemeriksa dalam melakukan kas opname.
g. Mengembalikan saldo Imprest Fund dan menyerahkan dokumen pertanggungan yang dilampiri Surat Bukti Pengeluaran Kas pada tanggal cut-off akhir tahun.
h. Melakukan pencocokan saldo harian pada Lembar Pencatatan dengan pisik uang.
(20)
20 BAB III
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Bidang pelaksanaan kerja praktek ini penulis ditempatkan di bagian audit internal sub bagian AVP Administration & Support, dalam pelaksanaan tersebut penulis diberikan pengarahan dan bimbingan mengenai kegiatan instansi yang bertugas mencatat kas kecil dengan imprest fund system untuk pemenuhan kebutuhan operasional perusahaan yang memerlukan pembiayaan dengan cara pembayaran langsung (cash and carry).
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Penulis melaksanakan kerja praktek yang bertugas mencatat kas kecil yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada sub bagian AVP Administration & Support dengan menggunakan imprest fund system dengan sistem komputerisasi. Penulis dalam melaksanakan kerja praktek melakukan kegiatan :
1. Mencatat kas kecil dari cek yang telah diserahkan.
2. Penulis mendata pengeluaran sesuai dengan kwitansi yang telah disetujui oleh bagian keuangan dengan menggunakan sistem komputerisasi.
3.3 Pembahasan Hasil Kerja Praktek
Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif
(21)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 21
kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Michell Suharli & Co. ( 2006:176) mendefinisikan sistem kas kecil sebagai berikut :
”Sistem kas kecil (petty cash) yang fungsinya untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil (petty) dalam frekuensi yang relatif sering (frequentif). Aktivitas yang melibatkan kas kecil adalah pembentukan kas kecil, pembayaran menggunakan kas kecil dan pengisian kas kecil”.
Selain itu menurut Mulyadi (2001:529), Penyelenggaraan kas kecil adalah :
“Penyelenggaraan kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara, yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuuating fund system) dan Imprest System.”
Menurut Jerry J.Weygandt (2007:484) mendifinisikan petty cash fund adalah :
“Dana kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran dalam jumlah kecil”
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa jelas dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan
(22)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 22
dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil. Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum - Biaya perlengkapan - Biaya keperluan kantor - Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi. Jumlah dana kas
(23)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 23
kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund system dan Fluctuation fund system.
a. Imprest Fund System
Pada sistem Imprest Fund, Mulyadi ( 2001:529 ) mendefinisikan :
”Di dalam sistem ini penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan sebelumnya tersebut dinaikan atau dikurangi”.
Selain itu, menurut Michell Suharli & Co. ( 2006:176 ). Imprest Fund System adalah :
“Saldo kas kecil yang selalu tetap karena seluruh bon atau voucher pengeluaran kas dianggap uang tunai pada saat pengisian kembali kas kecil barulah bon/voucher tersebut di debet sebagai beban dan kas/bank berkurang di kredit ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada Imprest Fund System jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlah uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari
(24)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 24
kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya. Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan Imprest Fund System menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities). b. Fluctuation Fund System
Menurut Mulyadi ( 2001:529 ) Fluctuation Fund System dikatakan:
“Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening
dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.”
Selain itu, menurut Restu Ramdani dalam sebuah website
(http://eviramdani.wordpress.com/2010/05/22/akuntansi-kas-petty-cash/), mengatakan bahwa Fluctuation Fund System adalah :
“Sistem ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Pada saat pengisian, kalau menggunakan sistem dana tetap,
(25)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 25
maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnya yaitu bisa kurang ataupun lebih.
Menurut Michell Suharli & Co. (2006:176) mendefinisikan Fluctuating Fund System adalah :
“Pada setiap pengurangan dana akan mengkridit kas kecil dan saat
pengisian kembali kas kecil, jurnalnya kas kecil didebet dan kas/bank
dikredit.”
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil, yaitu :
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil.
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut.
(26)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 26
Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,- Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ).
Dari penjelasan diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method. Pencatatan kas kecil dengan menggunakan Imprest Fund System lebih baik digunakan karena jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah.
(27)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 27
3.3.1 Proses Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan
(RKAP) pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Penyusunan anggaran merupakan bagian dari proses perencanaan yang menyeluruh pada suatu Perusahaan dan sebagai salah satu tahapan dalam rangka menciptakan sistem pengendalian manajemen.
Perencanaan Tahunan yang tertuang dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) merupakan penjabaran dari Rencana Jangka Panjang Perusahaan, yang tertuang dalam CSS 2010 – 2014, dimana target perusahaan untuk tahun 2010 menjadi sangat menantang karena pertumbuhan revenue sangat menggantungkan pada akselerasi new wave revenue.
Faktor ekternal yang sangat berpengaruh dalam perencanaan ini adalah regulasi, tingkat kompetisi yang semakin tajam di binis Telekomunikasi serta tingkat penetrasi yang sudah tinggi, fluktuasi kondisi makro ekonomi antara lain penurunan pertumbuhan ekonomi, kenaikan inflasi dan fluktuasi nilai tukar mata uang. Dari sisi internal diperlukan best effort diberbagai bidang mulai dari penyediaan alat produksi, pemasaran hingga after sales service serta perlunya dukungan bisnis proses yang cepat dan tetap mematuhi aturan yang berlaku, serta berjalannya porses restrukturisasi mulai dari organisasi, budaya dan teknologi yang diharapkan mampu mendorong kinerja perusahaan menjadi lebih baik dari sisi pertumbuhan revenue maupun tingkat efisiensinya. Penulis mencoba menyimpulkan dari pembahasan diatas mengenai Proses Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKAP) 2010, yaitu Perencanaan Tahunan yang tertuang dalam Rencana Kerja Anggaran
(28)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 28
Perusahaan (RKAP) merupakan penjabaran dari Rencana Jangka Panjang Perusahaan menjadi sangat menantang karena pertumbuhan revenue sangat menggantungkan. Faktor ekternal yang sangat berpengaruh dalam perencanaan ini adalah regulasi, tingkat kompetisi yang semakin tajam di binis Telekomunikasi, fluktuasi kondisi makro ekonomi antara lain penurunan pertumbuhan ekonomi, kenaikan inflasi dan fluktuasi nilai tukar mata uang. Dari sisi internal diperlukan best effort diberbagai bidang mulai dari penyediaan alat produksi, pemasaran hingga after sales service serta perlunya dukungan bisnis proses yang cepat dan tetap mematuhi aturan yang berlaku, serta berjalannya proses restrukturisasi mulai dari organisasi, budaya dan teknologi yang diharapkan mampu mendorong kinerja perusahaan menjadi lebih baik dari sisi pertumbuhan revenue maupun tingkat efisiensinya. PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk telah benar-benar menyusun rencana kerja dan anggaran untuk menacapai target setting sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Target Setting perusahaan tersebut untuk jangka panjang perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan keuntungan sesuai dengan target yang diinginkan dalam waktu yang cukup lama.
3.3.2 Dokumen yang digunakan Imprest Fund System dan pengelolaan
Imprest Fund System pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
Imprest Fund adalah sejumlah dana tertentu yang dipisahkan dari Kas Besar perusahaan dengan tujuan untuk membiayai pengeluaran eksploitasi di
(29)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 29
suatu Unit Kerja yang besarnya belum dapat ditentukan dengan pasti. Jumlah Imprest Fund adalah tetap dalam satuan periode tertentu.
Transaksi di dalam Imprest Fund terdiri dari Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang dilengkapi dengan :
1) Invoice atau kuitansi yang disahkan oleh pejabat yang berwenang sebagai
pertanggungjawaban Cost Center.
2) Faktur Pajak bagi Pengusaha Kena Pajak. 3) Nota / Bon Pembelian Barang / Jasa.
4) Daftar Permintaan Penggantian / Pertanggungan Imprest Fund dan Anggarannya.
Dokumen Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund yaitu dokumen yang digunakan untuk Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund dan hanya dilakukan setahun sekali pada awal tahun takwim (lampiran IF-01). Lembar Pencatatan Imprest Fund adalah media yang digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran kas dalam pengelolaan Imprest Fund (lampiran IF-02). Sedangkan dokumen penggantian / pertanggungan Imprest Fund yaitu dokumen yang digunakan sebagai lampiran untuk mengajukan permintaan penggantian dan pertanggungan Imprest Fund (Lampiran IF-03).
Pengelolaan Imprest Fund adalah sebagai berikut :
1. Pemegang Imprest Fund merupakan personil yang telah ditunjuk oleh pejabat yang berwenang berdasarkan usulan dari masing-masing Kepala Unit Kerja. Dalam hal personil yang ditunjuk berhalangan sementara,
(30)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 30
maka Kepala Unit kerja harus memberitahukan kepada KADIV/KAKANDATEL/VPPerbendaharaan/Kabid Keuangan/Kabag Keuangan atas penunjukan sementara personil yang baru.
2. Unit Kerja yang boleh melakukan pengelolaan Imprest Fund untuk tingkat Kantor Perusahaan diatur oleh VP Perbendaharaan dan Divisi diatur oleh Kepala Divisi serta di KANDATEL atau KAKANDATEL.
3. Imprest Fund disimpan dalam Brankas/Box Uang yang terjamin
keamanannya atau dalam rekening Bank atas nama jabatan.Setiap akhir tahun pendapatan bunga tabungan atau jasa giro diakui sebagai pendapatan non operasional dan harus ditransfer ke rekening Kantor Perusahaan, sedangkan beban administrasi bank yang timbul dipertanggungkan sebagai pengeluaran kas.
4. Semua pengeluaran kas harus diyakini ketersediaan anggarannya dan dicatat dalam Lembar Pencatatan Imprest Fund. Surat Bukti Pengeluaran Kas dilampirkan sebagai bukti pertanggungan.Surat Bukti Pengeluaran Kas tidak boleh berupa Bon Sementara.
5. Setiap saat saldo dana imprest fund harus positif dan penggantian kas dilakukan setelah pengeluaran mencapai minimal 60% dari Imprest Fund. 6. Setiap tanggal cut-off akhir tahun, saldo Imprest Fund harus dikembalikan
ke Unit Perbendaharaan setempat (Imprest Fund bersaldo nol).
7. Besarnya Imprest Fund ditentukan oleh VP Perbendaharaan di Kantor Perusahaan, Kepala Divisi di Divsi, dan KAKANDATEL di Datel.
(31)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 31
Penulis mencoba menyimpulkan dari pembahasan diatas mengenai Dokumen yang digunakan Imprest Fund System dan pengelolaan Imprest Fund System pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. adalah Dokumen Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund yaitu dokumen yang digunakan untuk Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund dan hanya dilakukan setahun sekali pada awal tahun. Selain itu, pengelolaan imprest fund dengan baik dijalankan oleh PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk yaitu Imprest Fund tersebut disimpan dalam Brankas/Box. Semua pengeluaran kas harus diyakini ketersediaan anggarannya dan dicatat dalam Lembar Pencatatan Imprest Fund.
3.3.3 Prosedur-Prosedur dalam Imprest Fund pada Internal Audit PT.
Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
Prosedur-prosedur dalam Imprest Fund meliputi prosedur pengajuan, pengambilan, pertanggungan, dan pencatatan.Setelah prosedur tersebut dijalankan, ada pengawasan dan pelaporan yang dilakukan oleh atasan langsung Pemegang Imprest Fund.
Prosedur pengambilan, pertanggungan dan pencatatan Imprest Fund dilakukan sebagai berikut :
1. Pengajuan dan Penetapan Imprest Fund
a. VP/KABID/KABAG mengajukan nama pemegang Imprest Fund berikut besarnya dana kepada Unit Perbendaharaan.
(32)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 32
b. Unit Perbendaharaan melakukan evaluasi atas usulan tersebut yang mencakup besar, sifat dan jenis kegiatan.
c. Jenis-Jenis kegiatan yang didanaidari anggaran eksploitasi.
d. Unit Perbendaharaan menetapkan nama pemegang dan besarnya dana dengan Surat Keputusan yang ditandatangani oleh pejabat berwenang. 2. Pengambilan / Pembukuan Imprest Fund
Pengambilan Imprest Fund dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Personil yang ditunjuk sebagai pemegang Imprest Fund mengisi Dokumen Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund sesuai besaran dana yang telah ditetapkan untuk masing-masing Unit Kerja.
b. Dokumen tersebut harus disetujui oleh Atasan Langsung sesuai kewenangannya.
c. Dokumen tersebut dikirimkan ke Unit Perbendaharaan setempat untuk diverifikasi. Setelah disetujui, maka imprest fund dapat diberikan kepada pemegang Imprest Fund.
3. Pertanggungan / Penggantian Imprest Fund
Pertanggungan Impres Fund dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Semua pengeluaran Imprest Fund dicatat dalam lembar
pengeshaan Imprest Fund sesuai nomor dokumen, tanggal pengeluaran kas, nomor akun dan besarnya uang yang dibayarkan. Hal ini dilakukan setelah diyakini bahea pengeluaran kas tersebut masih tersedia anggarannya.
(33)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 33
b. Mengisi Dokumen Pertanggungan Imprest Fund sesuai Lembar Pencatatan Imprest Fund dengan mencantumkan Kode Pusat Pertanggungjawaban, nomor Akun dan besarnya uang yang dibayarkan.
c. Dokumen Pertanggungan Imprest Fund merupakan lampiran Surat Perintah Bayar (SPB) yang telah ditandatangani oleh Senior Officer di Kantor Perusahaan dan Kepala Bagian di Divisi serta teah disetujui atasan langsungnya dikirimkan ke Unit Perbendaharaan dengan dilampiri Surat Bukti Pengeluaran Kas. 4. Pencatatan Imprest Fund
Pencatatan Pengeluaran Kas dalam Imprest Fund dilakukan sebagai berikut :
a. Pembukaan / pengambilan Imprest Fund
Pada pengeluaran kas dalam Imprest Fund dilakukan sebagai berikut : 1) Unit Perbendaharaan mencatat pemindahbukuan dari akun Kas
Besar ke akun Imprest Fund. Berdasarkan Dokumen Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund, Unit Perbendaharaan mencatat dengan jurnal :
Dr. Imprest Fund
Cr. Kas besar / Bank (Dicatat sebesar pengeluaran Imprest Fund)
2) Pemegang Imprest Fund mencatat penerimaan dalam Lembar Pencatatan Imprest Fund sebesar dana yang diambil sebagai
(34)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 34
Imprest Fund (sesuai besaran dalam Dokumen Pembukaan /
Pengambilan Imprest Fund). b. Pengeluaran Imprest Fund
Pada saat pengeluaran Imprest Fund dan berdasarkan Surat Bukti Pengeluaran Kas Pemegang Imprest Fund mencatat tanggal pengeluaran kas, nomor akun dan besarnya uang yang dikeluarkan dalam Lembar Pencatatan Imprest Fund (tanpa melakuka jurnal). c. Penggantian / Pertanggungan imprest Fund
Pada saat penggantian / Pertanggungan Imprest Fund dilakukan, maka: 1) Pemegang Imprest Fund mengisi dokumen penggantian / pertanggungan Imprest Fund dan Surat Bukti Pengeluaran Kas serta mengirimkan dokumen tersebut kepada Unit Perbndaharaan. Dalam hal penggantian / pertanggungan dilakukan pada tanggal
cut-off akhir tahun, pemegang Imprest Fund mengirimkan
dokumentersebut berserta sisa dananya ke Unit Perbendaharaan. 2) Apabila penggantian / Pertanggungan Imprest Fund disetujui oleh
Unit Perbendaharaan, maka : Unit Perbendaharaan
Berdasarkan dokumen penggantian/ pertanggungan Imprest Fund yang dilampiri dengan Surat Bukti Pengeluaran Kas,
Unit Perbendaharaan mencatat dengan jurnal :
Dr. Beban.... XX
Cr. Kas besar / Bank XX Atau
(35)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 35
Dr. Beban.... XX
Cr. Kewajiban Pajak (PPh/ PPN, bila ada)
XX
Cr. Kas Besar / Bank XX
(Dicatat sebesar pengeluaran kas)
Apabila Penggantian / Pertanggungan dilakukan pada tanggal cut-off akhir tahun, berdasarkan dokumen tersebut maka Unit Perbendaharaan mencatat dengan jurnal:
Dr. Kas besar / Bank XX
Dr. Beban.... XX
Cr. Imprest Fund XX
(Kas besar / Bank dicatat sebesar pengembalian sisa dana Imprest Fund, Beban dicatat sebesar pengeluaran kas)
Apabila saat penutupan Imprest Fund terdapat jasa giro, maka unit perbendaharaan mencatat dengan jurnal :
Dr. Kas
Besar / Bank XX
Dr. PPH
Jasa Giro
XX
Cr. Pendapatan Jasa Giro
XX
Pemegang Imprest Fund
Untuk Penggantian / Pertanggungan Imprest Fund yang disetujui oleh Unit Perbendaharaan, maka Pemegang Imprest Fund mendapat penggantian dana dan dicatat dalam Lembar Pencatatan Imprest Fund sebagai penerimaan kas.
Apabila penggantian / pertanggungan Imprest Fund dilakukan pada tanggal cut-off akhir tahun, maka pengembalian sisa dana Imprest Fund tersebut dicatat sebagai pengeluaran kas.
(36)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 36
3) Penggantian / Pertanggungan Imprest Fund yang tidak memenuhi ketentuan yang berlaku dikembalikan oleh Unit Perbendaharaan kepada pemegang Imprest Fund untuk diperbaiki/ dilengkapi dapat dikirim kembali ke Unit Perbendaharaan.
d. Tata cara pengisian Lembar Pencatatan Imprest Fund
Pencatatan menggunakan media komputer / PC dalam bentuk form staffel dan pada saat pengisian dana (reimburse) hard copy disertakan sebagai lampiran.
1) Tuliskan pada header, Nama /NIK pemegang kas, nilai otorisasi, unit dan kode pusat pertanggungjawaban.
2) Kolom tanggal, dan transaksi diisi secara kronologis atas penerimaan/pengeluaran uang.
3) Kolom uraian diisi penjelasan seperlunya atas transaksi penerimaan/pengeluaran uang.
4) Kolom PP/nomor akun diisi kode angka PP / nomor akun untuk penyerapan anggarannya.
5) Kolom penerimaan diisi nilai penerimaan yang berasal dari penerimaan otorisasi, pengisian dana (reimburse).
6) Kolom pengeluaran diisi semua pengeluaran untuk keperluan operasional perusahaan.
(37)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 37
8) Pada saat halaman tersebut sudah penuh, maka kolom pengeluaran yang belum di reimburse dijumlah dan kemudian dipindahkan ke halam berikutnya beserta besaran saldonya.
9) Pada saat dilakukan pemeriksaan kas / kas opname Lembar Pencatatan Imprest Fund di print dan ditanda tangani oleh pemegang Imprest Fund, atasan langsung dan pemeriksa.
Setelah prosedur-prosedur dalam Imprest Fund meliputi prosedur pengajuan, pengambilan, pertanggungan, dan pencatatan dijalankan, ada pengawasan dan pelaporan yang dilakukan oleh atasan langsung Pemegang Imprest Fund.
1. Pengawasan
Dilakukan oleh atasan langsung Pemegang Imprest Fund meliputi : a. Pemeriksaan fisik ulang pada Unit Kerja Pemegang Imprest Fund. b. Pemeriksaan penerimaan dan pengeluaran uang.
c. Pemeriksaan sarana penyimpanan uang.
Pemeriksaan dilakukan sewaktu-waktu sebelum pertanggunga 2. Pelaporan
Kegiatan pelaporan pengelolaan Imprest Fund dilakukan oleh Unit Perbendaharaan yang meliputi pelaporan hasil pemeriksaan pemegang Imprest Fund secara periodik kepada Manajemen dan unit terkait paling lambat 15 (lima belas) hari setelah selesai pemeriksaan (Kas Opname).
(38)
Bab III Pelaksanaan Kerja Praktek 38
Penulis mencoba menyimpulkan dari pembahasan diatas mengenai Prosedur-Prosedur dalam Imprest Fund pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.,yaitu perusahaan tersebut telah menjalankan proses pencatatan kas kecil sesuai dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk dengan menggunakan Imprest Fund System yaitu meliputi prosedur pengajuan, pengambilan, pertanggungan, dan pencatatan.Setelah prosedur tersebut dijalankan, ada pengawasan dan pelaporan yang dilakukan oleh atasan langsung Pemegang Imprest Fund.
(39)
39
BAB IV
KESIMPULAN dan SARAN
4.1 Kesimpulan
Dalam pencatatan kas kecil diperlukan langkah awal yaitu penyusunan rencana kerja dan anggaran yang tertuang dalam Proses Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKAP) 2010. Dalam RKAP 2010 menjelaskan Perencanaan Tahunan Perusahahaan yang berisi penjabaran dari Rencana Jangka Panjang Perusahaan. Faktor ekternal yang sangat berpengaruh dalam perencanaan ini adalah regulasi, tingkat kompetisi yang semakin tajam di binis Telekomunikasi, fluktuasi kondisi makro ekonomi. Dari sisi internal diperlukan best effort diberbagai bidang.
Dokumen Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. yaitu dokumen yang digunakan untuk Pembukaan / Pengambilan Imprest Fund dan hanya dilakukan setahun sekali pada awal tahun. Selain itu, pengelolaan imprest fund dengan baik dijalankan oleh PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk yaitu dana Imprest Fund tersebut disimpan dalam Brankas/Box dan semua pengeluaran kas harus diyakini ketersediaan anggarannya dan dicatat dalam Lembar Pencatatan Imprest Fund.
Perusahaan tersebut telah menjalankan proses pencatatan kas kecil sesuai dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk dengan menggunakan Imprest Fund System yaitu meliputi
(40)
Bab VI Kesimpulan dan Saran 40
prosedur pengajuan, pengambilan, pertanggungan, dan pencatatan.Setelah prosedur tersebut dijalankan, ada pengawasan dan pelaporan yang dilakukan oleh atasan langsung Pemegang Imprest Fund.
4.2 Saran
Saran penulis bagi perusahaan adalah sebaiknya unit Internal Audit bagian pencatatan kas kecil, menyimpan cek dan kuitansi dengan baik supaya dana dalam Imprest Fund dapat dicairkan ke bagian keuangan dengan bukti yang tidak hilang atau tercecer. Dan sebaiknya pencatatan biaya pengeluaran dengan imprest fund system dicatat secepatnya supaya dalam pelaksanaan kerja seperti rapat rutin yang dilakukan perusahaan tidak ada hambatan dalam hal anggaran pengeluaran dan uang dalam brankas box tetap dalam nominal 40juta untuk menunjang kegiatan perusahaan.
(41)
TINJAUAN ATAS PROSEDUR
IMPREST FUND SYSTEM
PADA PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk. BANDUNG
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi S 1 Pada Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh :
NAMA : HELENA RIZQIA
NIM : 2.11.07.082
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
(42)
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... iv DAFTAR GAMBAR ... vi DAFTAR TABEL ... vii DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I : PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1 1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 3 1.2.1 Maksud Kerja Praktek ... 3 1.2.2 Tujuan Kerja Praktek ... 4 1.3 Kegunaan Kerja Praktek ... 4 1.4 Metode Kerja Praktek ... 5
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek……….. 6 BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 7 2.2 Struktur Organisasi ... 9 2.3 Uraian Tugas atau Jabatan ... 10 2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan ... 18
(43)
v
BAB III : PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 20 3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 20 3.3Pembahasan Hasil Kerja Praktek ... 20 3.3.1 Prosedur penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran... 27 3.3.2 Dokumen yang digunakan Imprest Fund System dan
pengelolaan Imprest Fund System pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk... 28 3.3.3 Prosedur-Prosedur dalam Imprest Fund pada Internal Audit PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk... 31 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ... 39 4.2 Saran ... 40 DAFTAR PUSTAKA... 41 LAMPIRAN - LAMPIRAN... 42 RIWAYAT HIDUP... 59
(44)
41
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta;
Suharli Michell. 2007. Akuntansi untuk bisnis jasa dan dagang. Jakarta;
Wedgant Jerry J., Donald E Kieso, Paul D Kimmel. 2007. Accounting Principles (Pengantar Akuntansi). Jakarta;
(45)
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmannirrahim,
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelasikan Laporan Kerja Praktek yang dilaksanakan pada PT Telekomunikasi Indonesia,Tbk.
Dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, penulis mengambil judul “Tinjauan atas Prosedur Imprest Fund Sistem Pada Internal Audit PT.
Telekomunikasi Indonesia,Tbk”. Penulis menyadari, bahwa dalam penulisan
laporan ini masih banyak kekurangan baik dari segi bentuk maupun isi, karena keterbatasannya ilmu pengetahuan, waktu, sumber dan tentunya kemampuan dan pengalaman yang penulis miliki. Tidak terlepas penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun yang lebih memberikan peningkatan kualitas laporan kerja praktek ini untuk perubahan dimasa mendatang.
Selama menyusun laporan ini, penulis banyak menerima bimbingan, arahan, bantuan dan dorongan yang sangat berarti dari pembimbing kerja praktek yaitu Ibu Ely Suhayati S.E.,M.Si.,Ak. Selain itu penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih juga kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, MSc. Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia
2. Prof. Dr. Hj. Ria Ratna Ariawati, M.S., Ak., Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia
(46)
ii
3. Sri Dewi Anggadini, S.E.,M.Si. Selaku Ketua Program Studi Akuntansi dan Dosen Wali di 4AK2.
4. Kepada Dosen dan staf Program Studi Akuntansi
5. Pimpinan dan segenap karyawan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (Persero) Bandung terutama Bapak Wawan Darmawan selaku AVP Administration And Support yang telah mengizinkan penulis melaksanakan kerja praktek dan Bapak Jajat Achmad Arief H. selaku senior officer performance and reporting sebagai pembimbing penulis diperusahaan. 6. Kepada Kedua Orang Tua Penulis, Bapak dan Ibu terimakasih atas kasih
sayang dan do’a yang tulus sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.
7. Mba asih,mas heri,mba heni, mas heru terima kasih juga atas kasih sayang dan dukungannya.
8. Untuk sahabat-sahabat Penulis Eva, Eca, Dita (Paviliun 23) terima kasih atas bantuan dan support kalian selama ini.
9. Semua teman-teman Penulis khususnya Ak-2 semuanya yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungannya, kompak selalu ya.
(47)
iii
Sekali lagi penulis banyak mengucapkan terima kasih untuk semuanya, atas segala bantuan dan dukungannya selama ini kepada penulis.
Bandung, Desember 2010 Penulis,
Helena Rizqia 2.11.07.082
(48)
(49)
Lampiran-Lampiran 42
Kerangka Pikir Target Setting RKAP 2010
Target Setting 2010
Berdasarkan potensi eksisting CAM 2010 Sasaran 2010 Kebijakan Program ij
Target Setting 2010 (1o1 Group Bisnis - Unit
Bisnis )
Penyusunan Asumsi :
1. -Makro Ekonomi 2. -Mikro Divisi 3. -Kebijakan 2010
4. -Potensi Eksisting Tambahan Growth :
1. Capex
2. Tambahan Potensi lain
3. Effort Div/UB lainnnya
Draft Target Setting 2010 - Potensi Eksisting - Tambahan Potensi
Review Sasaran CAM 2010 (Telkom &
Group) Aktual 2009
Outlook 2009
Target Setting 2010 (1o1 BOD – Group Bisnis)
(50)
Lampiran-Lampiran 43
Proses Penyusunan RKAP 2010
KR RKAP - KM Divisi/Unit CAM 2010 PROYEKSI 2010 Outlook 2009 CSS 2010-2014 ( Updated) Besaran RKAP Group Bisnis Asumsi
-Op. rev Growth -EBITDA Margin -tambahan Alpro
1o1 BOD – Group
Bisnis -Alat Produksi Eksisting -Op. Revenue -EBITDA Margin -Op. Expenses (hasil 1o1 Divisi)
KAKOM RKAP Telkom &
Group Review BOC &
BOD Aktual 2009 Target Setting Penetapan KR RKAP 1 o 1 RKAP
BOD - Group Bisnis Draft RKAP Telkom & Group 1o1 Group Bisnis-Unit Bisnis Penyusunan RKM,Group &
Unit Bisnis Pembahasan & Persetujuan BOD Disampaikan ke BOC
(51)
(52)
(53)
(54)
(55)
(56)
(57)
(58)
(59)
(60)
(61)
(62)
(63)
(64)
(65)
(66)
(67)
RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama : Helena Rizqia
NIM : 2.11.07.082
Tempat Tanggal Lahir : Jakarta, 09 Januari 1989
Agama : Islam
Alamat : Jl. H. Sidup No.19 rt.004/rw.003 Bintaro-Jakarta Selatan
Telp/Hp : 081953778234
DATA PENDIDIKAN
1. SD Negeri 08 Pagi Bintaro 1995-2001 Berijazah
2. SLTPN 178 Bintaro 2001-2004 Berijazah
3. SMU Negeri 86 Bintaro 2004-2007 Berijazah 4. Universitas Komputer Indonesia 2007-Sekarang
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama : Helena Rizqia
NIM : 2.11.07.082
Tempat Tanggal Lahir : Jakarta, 09 Januari 1989
Agama : Islam
Alamat : Jl. H. Sidup No.19 rt.004/rw.003 Bintaro-Jakarta Selatan
Telp/Hp : 081953778234
DATA PENDIDIKAN
1. SD Negeri 08 Pagi Bintaro 1995-2001 Berijazah
2. SLTPN 178 Bintaro 2001-2004 Berijazah
3. SMU Negeri 86 Bintaro 2004-2007 Berijazah