Macam - Macam Sekretaris

C. Macam - Macam Sekretaris

Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai. Menurut Ratnawati dan Sunarto 2006 : 4-6 macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu : 1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3, yaitu : a. Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat atau suatu perusahaan. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, mengatur tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris juga membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga. Universitas Sumatera Utara b. Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat. c. Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur. 2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2, yaitu : a. Sekretaris Junior Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa, Universitas Sumatera Utara pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanakan tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar. b. Sekretaris Senior Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapkan dapat lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka menyelesaikan tugasnya. Sedarmayanti, 1997 : 15 3. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Kerja Khususnya Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hokum, medis, teknik, dan lain-lain. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya. Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.

D. Peranan Sekretaris