Peranan Sekretaris Tugas Sekretaris

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.

D. Peranan Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor ata perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor. Menurut Saiman 2002 : 37 peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut : 1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. Universitas Sumatera Utara c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan. 2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuaidengan kecakapan dan kemampuan rule of the places. b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik. c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

E. Tugas Sekretaris

Menurut Wursanto 2004 : 16 tugas seorang sekretaris pada prinsipnya dibagi atas 2 macam, yaitu : 1. Tugas Rutin Sekretaris Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran Universitas Sumatera Utara tugas job description sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi : a. Membuat surat b. Menerima dan mengirim surat c. Mengetik d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan e. Menerima Telepon f. Mengirim Telegram g. Mengirim Faximile h. Menerima Dikte i. Menyiapkan Rapat Pimpinan j. Membuat Laporan k. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan. 2. Tugas Insidentil Sekretaris Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi : a. Tugas atas prakarsa sendiri; merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinanya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini, Universitas Sumatera Utara misalnya : b. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan lamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faximile, telepon, ataupun melalui internet. c. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil. d. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan; Karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya. Begitu pula pada Fakultas Ekonomi, Sekretaris memegang perenan penting. Peran penting sekretaris itu dikerjakan oleh dua orang sekretaris yang masing- masing memiliki tugas yang berbeda. Sekretaris 1 bertugas membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal dan eksternal, yaitu mengadakan komunikasi baik secara lisan, tertulis maupun melalui pesawat telepon, telegram, faximile, dan e-mail. Universitas Sumatera Utara Sekretaris 2 berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal Fakultas dan Universitas. Dan kedua sekretaris mampu melaksanakan tugas –tugas rutin tanpa menunggu instruksi dari pimpinan, dan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan dan harapan.

F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu