Sistem Informasi Absensi Dengan Metode Bercode Di PT. Brain Code Solution

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Teknologi informasi pada saat ini telah berkembang pesat sehingga mempunyai dampak dalam meningkatkan efektifitas dan keefisienan dalam melakukan setiap pekerjaan. Mungkin suatu kenaifan kalau berbicara tentang teknologi informasi dan komunikasi, tanpa membicarakan suatu benda yang bernama computer. Computer merupakan suatu media elektronik yang memegang peranan yang sangat penting dalam perkembangan yang terjadi saat ini.

Komputer bukan lagi barang mewah atau sesuatu yang langka untuk dimiliki oleh seseorang seperti awal kedatangannya, tetapi sudah menjadi suatu keperluan bahkan kebutuhan yang sangat bersifat umum dan fital, terutama bagi perusahaan dan badan instansi baik milik pemerintah maupun swasta. Penggunaan computer telah berkembang menjadi sebuah sarana komunikasi dan edukasi yang paling cepat saat ini. Sehingga penggunaannya menjadi penting disetiap sendi-sendi kehidupan masyarakat, termasuk dalam proses perolehan informasi pada suatu perusahaan.

Adapun berbicara tentang Sistem Informasi, Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan.

Sistem Informasi amat sangat penting terhadap persaingan dunia bisnis pada saat ini. Apalagi kita hidup di era teknologi informasi yang mempunyai karakteristik yang begitu cepat dalam perkembangannya, hari ini dunia berubah dengan cepatnya dibandingkan dengan era sebelumnya. Dalam dunia bisnis perubahan dunia yang begitu cepat sangat dibutuhkan suatu pengumpulan dan proses informasi yang merupakan dasar yang paling esensial sehingga seorang

2

pemimpin harus cepat mengambil keputusan yang efektif. Dengan computer kita dapat memproses data dimana kita dapat mendatangkan manfaat yang banyak. Untuk mendapatkan informasi yang cepat dibutuhkan beberapa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang cocok untuk dapat dimengerti oleh suatu system untuk mendapatkan data yang akurat dan tepat guna.

Pengumpulan data secara manual seperti penginputan melalui keyboard masih dianggap terlalu lambat dan kurang efisien jika dibandingkan dengan kemampuan computer yang menangani jutaan intruksi perdetiknya. Tingkat kesalahan yang tinggi dan lambatnya data yang masuk akan mengakibatkan juga dengan lambatnya informasi yang dihasilkan, sehingga dalam hal penginputan datanyan perlu dicari alternative lain yang dapat mengatasi masalah diatas, khususnya untuk penginputan data yang mempunyai cirri khas dengan panjang yang tetap, misalnya Nomor Induk Karyawan (NIK), Kode Barang, Nomor Seri Produksi dan sebagainya, dan hal ini yang menjadi masalah diperusahaan.

Barcode merupakan solusi yang tepat untuk menangani maslah ini , efisiensi dan efektifitas dapat dicapai dengan bantuan system barcode. Keunggulannya jika dibandingkan dengan alat input keyboard adalah kecilnya tingkat kesalahan (efektif), kecepatan (efisien) dan fleksibilitasnya. Hal ini yang mendorong penulis untuk membuat suatu system yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut dalam menyelesaikan laporan ini saya memilih judul SISTEM INFORMASI ABSENSI DENGAN METODE BARCODE DI PT BRAINCODE SOLUTION

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah penulis uraikan, maka penulis akan membuat suatu identifikasi masalah yang sedang dihadapi oleh BrainCode Solution. Adapun masalah yang dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut :

3

2. Keterlambatan untuk bag.keuangan dalam penerimaan data absensi, sehingga terjadi keterlambatan pula dalam pengelolaann data dan berakibat informasi yang dibutuhkan akan diterima dengan terlambat.

Berdasarkan permasalahan yang sudah diidentifikasi, maka penulis dapat merumuskan masalah-masalah yang ada di BrainCode Solution sebagai berikut :

1. Bagaimana system absensi yang berjalan pada PT.BrainCode Solution 2. Bagaimana system absensi yang diusulkan pada PT.BrainCode Solution

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian ini adalah untuk memenuhi matakuliah Praktek Kerja Lapangan. Serta dengan adanya sistem informasi pada kegiatan pengolahan data absensi diharapkan dapat membantu dan mempermudah bagian kepegawaian dalam mengelola dat absensi. Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah

1. Untuk mengetahui system yang sedang berjalan pada PT.BrainCode Solution

2. Untuk mempermudah atau mempercepat proses pengolahan data absensi dan pembuatan laporan absensi sehingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.

3. Untuk mengurangi penumpukan dokumen dan memudahkan pencarian data karena sudah terkomputerisasi dengan adanya system barcode.

4. Untuk membuat perancangan system absensi pada PT.BrainCode Solution

1.4. Batasan Masalah

Mengingat luasnya permasalahan maka diperlukan adanya batasan masalah agar memudahkan pembahasan. Pembahasan laporan keja praktek ini dibatasi pada system informasi absensi karyawan.

1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Adapun pelaksanaan kerja praktekm yaitu dilaksanakan di PT.Braincode Solutio yang beralamatt di Gedung Prince Center Lt.5 Suite 508 Jalan Jendral

4

Sudirman Kav 3 - 4 Jakarta. Penulis melakukan PKL tersebut kurang lebih selama satu bulan yaitu dimulai dari tanggal 12 Juli 2010 samapai dengan 12 Agustus 2010.

Berikut merupakan kegiatan-kegiatan yang dikerjakan oleh penulis selama penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT.Braincode Solution :

Table 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No Aktivitas

Juli-Agustus I II III IV V 1 Perijinan intansi

2

Wawancara Dan Pemberian Tugas

3

Pemahaman Cara Kerja Sistem Yang Ada

4 Analisis Dan Perancangan

5

Pembuatan Laporan Akhir Analisis Dan Perancangan

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan elemen yang berhubungan, yang merupakan suatu kesatuan. Asal kata system berasal dari bahasa yunani yaitu systema, yang artinya menempatkan bersama . Suatu sistem biasanya terdiri atas beberapa komponen (elemen) yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematikaseringkali bisa dibuat.

Menurut Jerry Fitz Gerald yang dikutip oleh HAR [2], menyatakan bahwa: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama - sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu .

Sedangkan menurut SUS [4], menyatakan bahwa: Sistem adalah kumpulan/ group dari bagian/ komponen apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu .

Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Sistem adalah :

Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan atau organisasi untuk mencapai sasaran tertentu .

2.1.1. Elemen Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolah (process) dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana yang telah direncanakan sebelumnya.

6

1. Mengarah kepada suatu tujuan tertentu 2. Merupakan suatu keseluruhan

3. Sistem bersifat terbuka 4. Adanya proses

5. Adanya hubungan timbal balik (feed back) antara elemen sistem yang satu dengan yang lainnya atau dengan lingkungan.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Sistem itu sendiri memiliki karakteristik atau beberapa sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran suatu tujuan (goal). Adapun penjelasan mengenai karakteristik dari suatu sistem adalah sebagai berikut:

a. Komponen Sistem (Components)

Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem.

b. Batas Sistem (Boundary)

Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input)

7

f. Keluaran Sistem (Output)

Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. g. Pengolah Sistem (Process)

Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).

h. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang, antara lain sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia (human made system).

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

2.2 Pengertian Informasi

Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting dan vital peranannya, karena tanpa adanya informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dan organisasi pun akan menjadi vakum. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Pengertian Informasi menurut HAR [2], menyatakan bahwa: Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya .

8

Sedangkan menurut SUS [4], menyatakan bahwa: Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan bermanfaat .

2.2.1. Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan dari beberapa hal yaitu:

a. Relevan (Relevancy)

Seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini dan kejadian yang akan datang.

b. Akurat (Accuracy)

Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan (Completeness), seluruh pesan telah benar/ sesuai (Correctness), serta pesan yang sudah lengkap atau hanya sistem yang diinginkan oleh user (Security).

c. Tepat Waktu (Timeliness)

Berbagai proses dapat diselesaikan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu.

d. Ekonomis (Economy)

Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi.

e. Efisien (Efficiency)

Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana (tidak berbelit-belit, tidak juga puitis, bahkan romantis), namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam atau bahkan menggetarkan setiap orang atau benda apapun yang menerimanya.

f. Dapat Dipercaya (Reliability)

Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.

9

2.2.2. Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya dan sebagian bersar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut HAR [2] nilai informasi (value of information) dikatakan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya mendapatkannya.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information generating system.

Menurut teori Robert A. Leitch/ K. Roscoe Davis dalam buku HAR [2], dinyatakan bahwa: Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan .

Berikut ini merupakan kegiatan system informasi:

1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.

2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk mengsilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Save, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

4. Output, yaitu kegiatan untuk mengsilkan laporandari suatu proses informasi.

5. Check, yaitu suatu aktifitasuntuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan sesuai denagn yang diharapkan.

10

1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : komputer, printer, jaringan. 2. Perangkat lunak (software).

3. Data : merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi tidak akan berjalan atau bekerja apabila tidak ada sesuatu yang menggerakkannya. Oleh karena itu, diperlukan beberapa komponen untuk menggerakkan sistem informasi tersebut. Kelima komponen dalam sistem informasi dapat diilustrasikan seperti terlihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Lima Komponen Sistem Informasi [Sumber : Analisis dan Desain, Edisi Pertama, 1989]

1. Perangkat Keras (Hardware)

Yang dimaksud dengan perangkat keras disini adalah komputer yang berperan sebagai alat input, alat proses dan alat output.

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan alat yang dipakai untuk menjalankan perangkat keras yang telah disebutkan diatas. Tanpa adanya perangkat lunak maka perangkat keras yang telah ada tidak akan dapat digunakan. Perangkat lunak ini dapat berupa sistem informasi maupun program aplikasi yang berhubungan dengan sistem informasi.

3. Data

Data merupakan bagian yang penting dari suatu sistem informasi, karena data adalah bahan baku untuk menghasilkan informasi.

11

4. Prosedur (Procedures)

Prosedur adalah suatu urutan dari suatu pekerjaan agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

5. Manusia (People)

Manusia merupakan bagian terpenting karena hanya manusia yang dapat menangani semua komponen yang telah disebutkan diatas. Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin.

b. People dan procedures yang merupakan manusia dan tata cara kerja menggunakan mesin.

c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.

2.3.2. Detail Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen - komponen yang disebut dengan istilah Blok Bangunan (Building Block), seperti yang terlihat pada gambar 2.2

Gambar 2.2 Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi [Sumber : Analisis dan Desain, Edisi Pertama, 1989]

12

Input mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan.

2. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu: teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Controls Block)

Agar sistem informasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka pelru diterapkan pengendalian - pengedalian didalamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti human error, api, air, temperatur, debu, kegagalan sistem, sabotase,dan sebagainya.

2.4. Metode Pendekatan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi

13

umumnya berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik, seperti misalnya kamus data (data dictionary), pseudocode, serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data, seperti :

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Merupakan bagan alir data yang menunjukkan arus dari dokumendokumen yang berupa laporan dan formulir termasuk tembusantembusannya. Bagan alir ini menggunakan symbol simbol yang sama dengan bagan alir system.

2.4.2. Alat Bantu Analisis

Alat alat apa saja yang digunakan untuk membantu dalam menganalisis mengerjakan tugas akhir kami alat bantu analisis yang kami gunakan antara lain : 1. Flow Map

Flow Map / Functional Chart disebut juga Diagram Prosedur Kerjaatau Diagram Alir fungsional. Flow maf Merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas system informasi dan kegiatan informasi yang berhubungan dengan system informasi.

Simbol yang Digunakan :

Konektor dlm satu halaman Konektor berbeda halaman Terminator Dokumen Operasi Manual Komputerisasi Penyimpa nan Data Disk Penyimp anan dlm tipe Arsip x x Seleksi Data Input Manual Display /Layar

14

Daftar Simbol 2.4 Simbol-simbol FlowMap

Petunjuk-petunjuk pembuatan Flow Map :

Buatlah kolom-kolom sesuai dengan jumlah entitas

Entitas dalam adalah pelaku proses bisa berupa persolan, bagian, atau computer dalam suatu system yang melakukan kegiatan pemrosesan/transpormasi data menjadi informasi

Entitas luar adalah suatu unit yang terletak dilingkingan luar system yang mengirim data ke system tersebut atau menerima informasi dari system Logika diagram sebaiknya mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Gunakan nak panah intuk menunjukan pemrosesan pada computer Ketika menyebrangi garis yang memisahkan satu kolom dengan kolom yang lain, gunakan symbol konektor

Dalam setiap kolom entitas dalam, paling sedikit ada satu proses manual/computer

Dokumen dengan dokumen dalam satu kolom, tidak dihubungkan secara langsung

Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat digambarkan melalui flowmap yang terpisah.

2. Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah system informasi yangmenggambarkan system dalam satu lingkaran yangn merepresentasikan keseluruhan proses dalam suatu system.

Menggembar konteks diagram terdiri dari :

Gambar system berupa 1 (satu) lingkaran dan beri nama system Gambar kotak entitas eksternal dan beri nama entitasnya

Buatkan arus data dari setiap entitas eksternal Berikut adalah Hal- hal yang perlu diperhatikan :

15

Eksternal Entity atau entitas eksternal atau terminator adalah kelompok pemakai, organisasi atau system lain yang merupakan sumber atau tujuan data dimana system yang dirancang melakukan komunikasi

Data yang diterima adalah data dari lingkungan dan data yang dihasilkan diberikan pada tujuan system atau lingkungan

Context diagram merupakan batsan system dari lingkungan yang dimulai dengan mengambatkan entitas eksternal, aliran data, aliran control, penyimpana dan proses tunggal yang merepresentasikan keselurujan system.

3. Data Flow Diaggram (DFD)

DFD adalah representasi grafik dari suatu system informasi yang menggambarkan komponen-komponen system, aliran data yang menggambarkan asal dan tujuan data tersebut serta menyimpan datanya.

DFD merupakan alat analisis dan perancangan system informasi yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang terstruktur, sehingga mudah dikomunikasikan oleh perancang system kepada pembuat program aplikasi maupun kepada pemakai. Berikut ini simbol yang digunakan DFD:

1. Kesatuan Luar

Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak.

2. Arus Data

Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (externalentity). Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3. Proses

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk

16

dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang bersudut-sudut tumpul atau sebuah lingkaran. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi:

4. Identifikasi proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkann nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.

5. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. 6. Simpanan Data

Merupakan simpanan dari data.

Berikut ini merupakan langkah-langkah penyusunan DFD:

1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem. 2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. 3. Gambarkan terlebih dahulu suatu diagram context.

4. Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di system terlebih dahulu.

5. Gambarkan sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang.

6. Gambarkan DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level satu dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.

4. Kamus Data

Kamus data dapat merupakan hasil property dari data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di system dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem denagn pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh

17

pemakai system. Pada tahap perancangan system kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.

5. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem yang sesuai dengan apa yang diinginkan, dimana dapat melalui tahapan berikut :

a. Normalisasi

Normalisasi merupakan tahapan perancangan dalam membangun basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. [Pohan (2000:48-56)]. Adapun langkah-langkah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal, diantaranya yaitu :

1. Bentuk Normal Pertama / 1 NF ( First Normal Form) Bentuk Normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memilikinatribut bernilai banyak (Multivalued Atribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

2. Bentuk Normal Kedua / 2 NF ( Second Normal Form) Bentuk Normal Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.

3. Bentuk Normal Ketiga / 3 NF (Third Normal Form) Bentuk Normal Ketiga terpenuhi jika dan hanya jika semua atribut bukan kunci memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.

b. Tabel Relasi

Dengan terdapatnya hubungan antar tabel dalam satu Database, maka kita perlu merelasikan tabel-tabel tersebut. Hal yang perlu diperhatikan pada relasi antar tabel adalah penentuan tabel parent dan tabel child. Tabel parent merupakan tabel induk, sedangkan tabel child merupakan tabel anak. Satu informasi atau satu record dalam tabel parent dapat digunakan oleh beberapa record dalam tabel child.

18

Misal suatu informasi dalam tabel Departemen yaitu nama departemen IT dengan kode departemen 10 dapat berisi beberapa record karyawan yang tersimpan dalam tabel Karyawan. Dalam hal ini tabel Departemen merupakan tabel parent dan tabel Karyawan merupakan tabel child.

2.5. Definisi Absensi

Absensi merupakan daftar hadir sekumpulan orang dari suatu kelompok orang banyak yang tergabung dalam sebuah instansi secara resmi yang mempunyai peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, serta batasan-batasan, dan orang-orang yang terlibat di dalamya terikat oleh peraturan tersebut. Jika sekelompok orang tersebut melanggarnya maka akan dikenakan sanksi sebagai hukuman dari pelanggaran yang dilakukan oleh orang tersebut sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang diterapkan oleh instansi tersebut.

Setiap instansi mempunyai peraturan dan ketetapan yang berbeda sesuai perjanjian diantara sekelompok orang tersebut pada saat mereka akan bergabung dalam sebuah instansi tertentu

Menurut IHW [5], absensi didefinisikan sebagai berikut : absensi adalah bukti kehadiran pekerja di tempat kerja. Pekerja wajib untuk melaksanakan sendiri pencatatan waktu hadirnya pada mesin pencatat waktu (AMANO) dan tanda tangan baik pada saat masuk bekerja dan pada saat meninggalkan tempat pekernjaan . Alat digunakan untuk merancang sistem :

1. Flow Map

Merupakan suatu diagram yang dipersentasikan dengan digambarkan sistem yang di dalamnya terdapat subsistem. Di dalam subsistem tersebut terdapat dokumen-dokumen yang mengalir, yang menghubungkan antara subsistem yang satu dengan yang lainnya. 2. Diagram Konteks (Contex Diagram)

Diagram Konteks merupakan level paling tinggi dalam suatu diagram alir data yang hanya memiliki sebuah lingkaran (proses) yang memodelkan seluruh sistem, sedangkan alir memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem. Digunakan juga untuk menggambarkan analisis sistem informasi secara keseluruhan.

19

2.6. Sekilas tentang Oracle Developer 6i

Oracle Developer 6i adalah software development tools dari oracle untuk membangun suatu aplikasi dari sistem database dengan designer interfaces, object orientation, produk integration yang mendukung life-cycle development application.

2.7. Database Oracle 9i

Oracle Database adalah salah satu produk Oracle Corp. Database Oracle adalah salah satu database robust, powerfull, secure untuk tingkatkan kompleksitas aplikasi yang tinggi.

2.8. SQL dan PL/SQL

SQL (Stuructured Query Language) adalah bahasa yang berbasis pada hubungan relasi kalkulus (relasi aljabar) dan banyak digunakan dalam lingkungan back end, baik untuk membuat tabel, manipilasi data, maupun pengontrolan transaksi yang dilakukan di dalam database. Secara umum SQL dibagi ke dalam tiga bagian yaitu Data Definition Language (DDL), Data Manipulation language (DCL), dan Data Control Language (DCL). Namun SQL juga dilengkapi kemampuan untuk melakukan fungsi-fungsi khusus lainnya seperti menghitung banyaknya record (count), melakukan penjumlahan nilai dari sebuah field (sum), menentukan nilai maksimal (max), dan sebagainya.

PL/SQL (Procedural Language/Struktural Query Language) adalah sebuah teknologi dari Oracle yang memperbolehkan untuk membuat sebuah blok program dalam oracle sebagimana layaknya dalam bahasa pemograman Procedural dalam Oracle, blok SL/PQL secara umum terdiri dari tiga bagian yaitu DECLARE (berisi deklarasi variabel, konstanta procedure, ataupun fungsi), BEGIN (berisi statemen-statemen yang akan dieksekusi), dan EXCEPTION (berisi perintah untuk mengatasi error yang mungkin terjadi).

20

2.9. Database (Basis Data)

Database merupakan suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatucara yang memudahkan pengambilan kembali, banyak file dapat terintegrasi secara logis dan ini merupakan konsep database.

Database adalah sekumpulan data-data yang disimpan dalam suatu file atau beberapa file atau secara operasional database adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom yang masing-masing kolom berisikan satu jenis (item) data.

Organisasi data pada database tradisional memiliki tujuan agar sistem informasi secara efektif dapat memberikan informasi secara akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap. Informasi ini merupakan hasil pengolahan data yang disimpan dalam file-file komputer.

Dalam konsep database, data memiliki tingkatan yang dikenal sebagai hierarki data yang terdiri dari :

1. Bit adalah unit terkecil dari data yang menggambarkan sinyal O dan I di mana O artinya tidak ada arus dan I artinya ada arus.

2. Byte atau elemen data adalah sekumpulan karakter-karakter yang membentuk suatu kata atau sekelompok kata atau angka.

3. Record merupakan sekumpulan dari field-field yang saling berhubungan. 4. File adalah kumpulan record-record yang berhubugan dengan suatu subyek

tertentu.

5. Database merupakan kumpulan dari data-data yang tersimpan dalam file.

2.10. Sejarah Barcode

Pada tahun 1932 sekelompok mahasiswa Harvard University dipimpin oleh Wallace membuat sebuah proyek yang memudahkan konsumen untuk memilih suatu barang yang ada di katalog berdasarkan kode barang dengan kartu berlubang (punc card). Barcode modern dimulai tahun 1948, Bernard Silver dan Woodland mengadakan suatu penelitian dengan sebuah pola dari tinta yang dapat memancarkan cahaya di bawah sinar ultraviolet, tahun 1949 Silver dan Woodland

21

mempatenkan aplikasi penemuannya dengan judul Classifying Apparatus and Method .

2.10.1. Definisi Barcode

Barcode adalah sekumpulan Bar (batang) yang pararel besarnya berwarna hitam dengan lebar tipis/tebal tipis/tebal yang terpisahkan oleh sebuah spasi (biasanya berwarna putih dengan lebar tipis/tebal) dan dapat dibaca oleh mesin tertentu (Barcode Reader Machine). Dimisalkan barcode sebagai sebuah keyboard pada sebuah piano yang tersusun seperti kunci pada piano. Setiap Bar yang putih dan hitam terdapat sekumpulan informasi ketika piano dimainkan oleh pemain mahir. Barcode adalah sebuah nilai-nilai pada informasi yang menunggu untuk dimainkan pada pengkodean pada suatu bar, alat pembaca (reader) di mana dapat membaca bar, spasi dan dengan menggunakan suatu program software sebagai penunjuk artinya.

2.10.2.Jenis Barcode

Ada bermacam-macam Barcode, diantaranya adalah : 1. EAN 13 (Uropean Article Number)

Datanya numerik dari 0-9, panjangnya 12 karakter dengan 1 karakter sebagai digit check

2. EAN 8

Datanya numerik dari 0-9 panjang maximum 7 karakter 3. Interleaved 2 of 5

Datany numerik dari 0-9 dengan panjang maximum 31 karakter 4. UPC A (Universal Product Code)

22

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

Braincode Solution adalah salah satu perusahaan di Indonesia, yang khusus bergerak dalam bidang mobile service. Braincode juga merupakan penyedia konten nirkabel yang inovatif dan secara teknis berkompeten di bidang ini. Dirintis oleh tim profesional yang memiliki banyak pengalaman dalam industri mobile, debut Braincode adalah pada tahun 2004 sebagai penyedia konten dan terdaftar di operator mobile service besar di Indonesia, yaitu :

Telkomsel Indosat XL

Telkom Flexi Esia

Hutchison ( Three ) SMART

Saat ini Braincode Solution memfokuskan usahanya pada pengembangan layanan konten mobile. Berbeda dengan provider lainnya, Braincode lebih banyak mengembangkan konten-konten tradisional, beserta dengan pengaturan dan karakteristik tradisional.

Didirikan pada tahun 2004, Braincode Solution ada untuk menyediakan informasi tentang teknologi dan solusi mobile/nirkabel untuk bisnis dan pasar. Keahlian yang dimiliki oleh kami adalah hasil dari pengalaman selama bertahun-tahun dalam mengembangkan solusi mengenai mobile dan aplikasi, tentunya dengan menggunakan teknologi terbaru dalam industri mobile.

Terkoneksi dengan operator GSM dan CDMA besar di Indonesia, Braincode sistem telah memproses jutaan SMS dan menyediakan solusi yang bernilai tinggi untuk B2B dan B2C yang meliputi :

23 Layanan SMS

Aplikasi mobile GPRS

Mitra kami adalah universitas, media (radio dan koran), masyarakat, lembaga-lembaga publik dan pemerintah, serta perusahaan swasta.

3.1.1. Visi dan Misi

Misi kami adalah unutk menyediakan konten yang berguna untuk memperkaya kehidupan pelanggan kami, maka dengan begitu akan secara efektif mendatangkan keuntungan yang maksimal untuk perusahaan.

Visi dan tujuan kami adalah untuk menjadikan perusahaan agar :

Menjadi penyedia konten terbaik di Indonesia, dan juga untuk pasar global dalam hal konten yang berkualitas dan juga dalam hal pendapatan.

Briancode Solution juga menggunakan standar operasional sesuai dengan tren teknologi yang mutakhir dan kebijakan-kebijakan berkaitan dengan masalah keamanan perusahaan pada semua tingkatan harus sesuai dengan :

Layanan web

Mobile world with SMS dan aplikasi mobile Wwireless dan aplikasi 3G beyond

3.1.2. Kegiatan Usaha dan Mutu Usaha Kegiatan usaha :

Braincode Solution memfokuskan kegiatan usahanya pada bidang : Pelayanan SMS

Sistem pelayanan SMS Braincode berkecimpung untuk, tapi tidak terbatas pada :

Kuis Polling

24 Komunikasi media interaktif

Layanan masyarakat Pendidikan

B2C dan dan industri kecil CRM

Konten aplikasi mobile dan pengembangannya

Braincode Solution melakukan pengembangan dan berinovasi terhadap konten aplikasi mobile yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai bidang bisnis. Kami mentargetkan produk dan layanan kami untuk B2B, B2C dan B2G.

Beberapa konten mobile kami adalah: Komik Mobile

Games Java Mobile Themes Color Wallpaper

Operator Logo & Picture Message Ringtones

3.1.3. Mutu Usaha

Kepuasan pelanggan adalah prioritas kami. Braincode Solution selalu berpegang pada prinsip-prinsip bisnis, dan juga memiliki standard sendiri agar sesuai dengan International SOP s.

Sistem kami dapat diakses dan tersedia selama 24 jam/hari, 7 hari/minggu dan 52 minggu/tahun serta setiap tahun kami selalu meyakinkan mitra kami dengan pelayanan dan kenyamanan yang berkualitas.

3.1.4. Penghargaan

Penghargaan yang pernah diterima oleh perusahaan kami diantarnaya adalah sebagai berikut :

Telkomsel Award 2005 sebagai Content Provider dengan Content Terbaik Selular Award, juara ke 2 untuk aplikasi mobile.

25

3.1.4. Rekan Kerja

Braincode Solution bekerjasama dengan : Microsoft Indonesia

Dell Indonesia

Departemen Lingkungan Hidup Indonesia Disnakertrans DKI

Telkomsel & SimpatiZone Radio dan TV, diantaranya: o TV Borobudur

o TV Riau o TV Batam o Trans TV o Trans7 o TPI o ANTV

o kurang lebih 100 atau lebih radio lokal Rumah Zakat Indonesia

Penerbit,majalah/tabloid dan agensi : Gramedia Group, PCPLUS, Gatra, Selular, Pulsa

Badan Peneliti dan Pengembangan (BPP) untuk edukasi peringatan dini tsunami dan pengumuman melalui radio lokal

Universitias: STAN, UGM Pertamina

Agensi Modeling Dan lain sebagainya

26

3.1.5. Pemetaan

Braincode gateway SMS mampu menangani lebih dari 10.000 SMS/detik secara bersamaan. Dan beberapa tahun terakhir, jutaan orang telah mengirimkan SMS mereka melalui sistem kami.

3.2. Struktur Oeganisasi

3.3. Deskripsi Kerja

1. Direktur Utama :

a. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif b. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi

c. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item

27 masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan

d. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar

e. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.

2. Direktur Keuangan :

a. Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulanan berbagai jenis risiko financial (financial risk management) yang dihadapi perusahaan, melakukan koordinasi aktifitas di Direktorat Keuangan, mengkoordinasi aktifitas sinergi untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan. b. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar

perumusan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan Direksi lainnya.

c. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan Direksi lainnya. d. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan

menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan Direksi lainnya. e. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang

optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.

f. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi erat dengan para pimpinan unit usaha.

28 g. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu

untuk keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan

3. Finance :

a. Melaksanakan sistem dokumentasi (filling) yang baik dan rapi b. Mengkoordinasikan , mengarahkan, membimbing dan mengawasi

pelaksanaan kegiatan pembuatan invoice/tagihan dan faktur pajak serta penagihan atas atas piutang dagang perusahaan.

c. Menyiapkan laporan rencana dan realisasi cash flow baik per minggu maupun per bulan

d. Memeriksa dan menandatangani laporan harian kas /bank dan laporan Rekonsiliasi Bank sebelum diserahkan kepada Finance Manager

e. Menyetujui dan menandatangani Bukti Penerimaan Kas/Bank sebagai media penerimaan perusahaan.

f. Menyetujui dan menandatangani pengeluaran uang kas perusahaan yang bersifat umum dan rutin sesuai denga batas jumlah pengeluaran yang telah ditetapkan.

4. HRD :

a. Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan SDM, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan.

b. Menyusun rencana kerja dan anggaran bagiannya sesuai dengan strategi, kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan tercapainya sasaran bagian SDM.

c. Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan, termasuk identifikasi

29 kebutuhan pelatihan dan evaluasi pelatihan, untuk memastikan tercapainya target tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan.

d. Mengkoordinasikan dan mengontrol anggaran bagian SDM agar digunakan dengan efektif dan efisien sesuai dengan rencana kerja. 5. Business Development Manager :

a. Bertanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan dan memastikan berjalannya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh

b. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal

c. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat

d. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul

6. Business Development :

a. Merepresentasikan bisnis perusahaan kepada client b. Menjalin kerjasama dengan pihak lain.

7. Creative Developer :

a. mencari ide-ide content untuk dibuat

b. membuat ide-ide baru untuk pengembangan bisnis 8. CS Manager :

30 b. Menyiapkan modul dan dokumentasi untuk membantu customer

service menjalankan tugasnya. 9. Customer Service :

a. menangani complain dari pelanggan

b. Mengidentifikasi, meneliti, dan menyelesaikan permasalahan pelanggan melalui sistem komputer

c. Mem-follow up permintaan pelanggan yang tidak bisa diselesaikan dengan segera

10.Direktur IT :

a. Mengarahkan dan mengembangkan strategi dan rencana TI perusahaan, mengkoordinasikan dan mengontrol implementasi layanan TI baik secara korporat maupun operasional, untuk memastikan tersedianya dukungan teknologi informasi yang handal, efektif dan efisien bagi kelancaran operasional perusahaan dalam mencapai sasaran sesuai dengan strategi perusahaan.

b. Mengembangkan dan menyusun strategi dan rencana TI perusahaan untuk jangka pendek, menengah, dan panjang, untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha

c. Menganalisa dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi serta pengaruhnya ke industri dan bidang usaha berkecimpung, untuk menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan TI secara korporat. d. Menyusun anggaran bagian TI dan mengontrol penggunaan dan

realisasi dari anggaran tersebut untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya.

e. Mengkordinir perencanaan arsitektur TI dengan membangun suatu pendekatan arsitektural TI untuk keseluruhan sistem perusahaan/ korporat, menyiapkan kapasitas perencanaan sehingga pelayanan

31 kepada pelanggan terpelihara secara konsisten dan tidak kompromis, mempertimbangkan kreasi-nilai dalam membangun suatu arsitektur perusahaan aplikasi, dan selalu mengupdate pengetahuan tentang perkembangan TI yang mutakhir.

f. Mengarahkan dan mengkordinir pendayagunaan software dan hardware untuk mencapai kinerja optimum di seluruh perusahaan 11.IT Admin : Menangani Server dan Networking

32

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam sistem dan berhubungan satu proses dengan proses lainnya.

Dari pemahnman proses tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan usulan terhadap sistem yang ada, untuk dikembanggkan lebih lanjut. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tahap analisis merupakan tahap yang cukup kritis, sebab kesalahan dalam analisis akan mempengaruhi pada tahap selanjutnya.

4.1.1. Analisis Dokumen

Setelah penulis mengetahui prosedur yang ada pada sistem absensi yang sedang berjalan ini, maka penulis dapat menyimpulkan dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem ini. Berikut ini akan diuraikan beberapa dokumen yang terkait dengan permasalahan yang diajukan, diantaranya :

1. Nama dokumen : Form Absensi

Fungsi : Mencatat data absensi pegawai Sumber : Pegawai

Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : bag.keuangan

Data Periode : Setiap melakukan absensi

Isi : Nip, Nama, Jabatan, Jam Masuk, Tgl, Keterangan 2. Nama dokumen :Form Laporan

Fungsi : Menginformasikan data absensi Sumber : bag.keuangan

Rangkap : 3 (tiga)

33

Data Periode : Setiap hari dan setiap bulanan

Isi : Nip, Nama, Jabtan, Tgl, Jam Masuk, Tgl Lap

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Berikut merupakan prosedur sistem absensi yang sedang berjalan di PT.Braincode Solution :

1. Karyawan memberikan kartu absensi kepada personalia.

2. Personalia menginputkan data absensi karyawan yang berisi tanggal, jam masuk dan jam keluar karyawan.

3. Personalia membuat rekap data absensi jika jumlah absensi kurang maka personalia akan membuat surat peringatan untuk diberikan ke karyawan.

4. Jika jumlah absen tidak kurang maka personalia membuat laporan absensi.

5. Bag.keuangan menerima laporan absensi dari personalia. 6. Kabag menerima laporan ansensi dari personalia

4.1.2.1. Flow Map

Flow Map adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar dalam suatu sistem. Diagram ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara

entity melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari struktur sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen. Berikut adalah flow map dari sistem yang sedang berjalan :

34

Gambar 4.1 Flow Map system yang sedang berjalan

Keterangan :

A : Arsip lap.absensi B : Arsip surat peringatan

35

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan yang mewakili semua proses yang terjadi dan menggambarkan bagaimana hubungan antara proses utama dan entitas yang terlibat dalam perancangan sistem penjualan tersebut. Berikut adalah flow map dari sistem yang sedang berjalan :

Gambar 4.2 Diagram Kontek system yang sedang berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

36

4.1.2. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Kekurangan dari system yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. System pengolahaan data absensi belum terkomputerisasi.

2. Penyimpanan dokumen yang tidak teratur atau masih berbentuk arsip. Selain itu mempunyai kekurangan, system yang berjalan juga mempunyai kelebihan yaitu karyawan memilki tugas yang jelas dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga tidak ada pekerjaan yang terbengkalai.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu proses yang mengaplikasikan berbagai teknik dan arsip yang bertujuan mendefinisikan kebutuhan suatu system sedemikian detail sehingga mendekati fisik yang sebenarnya dan untuk menghasilkan sesuatu yang baru atau memperbaharui system yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja yang sesuai dengan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Dimana suatu perancangan Sistem Informasi merupakan suatu langkah awal dalam pembuatan suatu system sehingga perlu diperhatikan kebuituhan software yang diharapkan. Berikut merupakan prosedur sistem absensi yang sedang berjalan di PT.Braincode Solution :

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan Sistem yang diusulkan adalah sistem komputerisasi agar dapat lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja pada bagian kepegawaian atau personalia. Juga diharapkan dapat lebih membantu sertamempermudah pengolahan data absensi karyawan pada PT.Braincode Solution.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Adapaun perancangan prosedur yang diusulkan dari prosedur sebelumnya yaitu sebagai berikut :

37

1. Karyawan melakukan pengisian absen yang dilakukan baik pada saat masuk dan pulang kerja ke database karyawan.

2. Personalia menginput data ansensi masuk, keluar dan tidak masuk kemudian menyimpannya kedalam database absensi karyawan.

3. Personalia membuat surat peringatan apabila jumlah absen kurang dari semestinya/standar.

4. Personalia membuat laporan absensi dan memberikan laporan absensi kepada bagian keuangan dan kabag.

5. bag.keuangan dan kabag menerima laporan absensi dari personalia.

4.2.2.1. Bagan alir dokumen (Flow Maf)

Bagan alir dokumen adalah suatu bagan yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir yang digunakan dalam sistem termasuk tembusan-tembusannya. Bagian ini menggambarkan aliran dokumen dan informasi arus antara pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi secara rinci bagan alir ini menunjukan dari mana dokumen itu berasal, distribusinya, serta tujuan digunakan dokumen tersebut.

Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem. Bagan ini dapat mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan terhadap sistem untuk memahami prosedur yang berjalan dalam sistem yang bersangkutan. Dibawah ini merupakan flow map dari Perancangan System Informasi Absensi Karyawan yang diusulkan :

38

Gambar 4.4 Flow Map

Keterangan :

39

4.2.2.2. Digram Konteks (Contex Diagram)

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi system informasi tersebut dengan lingkungan dimana system tersebut ditempatkan. Dalam penggambaranitu, system dianggap sebagai sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah interaksi system dengan linkungan yang akan mengaksesnya. Dibawah ini merupakan diagram konteks dari Perancangan System Informasi Absensi Karyawan yang diusulkan :

Gambar 4.5 Diagram Kontek

Diagram konteks diatas merupakan pola penggambaran yang memperlihatkan interaksi Sstem Informasi dengan lingkungan dimana system tersebut ditempatkan. Melalui diagram konteks diatas dapat diketahui bahwa system mendapat input dari entitas luar berupa absensi masuk dan keluar. Sedangkan ouput yang diberikan dari system ke entitas luar berupa laporan absensi.

40

4.2.2.3. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan lain sebagainya)atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan (misalnya hardisk, floppydisk, CD, dan sebagainya). Dibawah ini merupakan Data Flow Diagram dari Perancangan System Informasi Absensi Karyawan yang diusulkan :

Gambar 4.6 Data Flow Diagram

4.2.2.4. Kamus Data

Kamus data adalah catalog fakta tentang data kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu informasi untuk dapat mendefinisikan data yang mengalir disistem yang lengkap. Kamus dat berfungsi antara lain :

1. Menjelaskan aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran data flow diagram

2. Mendefinisikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya absensi diuraikan menjadi kode absensi, NIK, nama karyawan, alamat, dan sebagainya.

41

Aliran Data : Karyawan-proses1

Keterangan : absen masuk dan tidak masuk Alias : -

Elemen :

Nama data Type Keterangan

NIK Text Nomor Induk Karyawan Nama Text Nama Karyawan

Bagian Text Bagian Karyawan Kode barcode Date Kode barcode karyawan

Tabel 4.1 Kamus Data Karu Absensi Nama Data : Surat Peringatan

Aliran Data : - Proses 2 Karyawan Keterangan : Surat Peringatan Alias : -

Elemen :

Nama data Type Keterangan

NIK Text Nomor Induk Karyawan Nama Text Nama Karyawan

Bagian Text Bagian Karyawan

Tabel 4.2Kamus Data Surat peringatan Nama Data : Data Absensi

Aliran Data : -Proses1 file Data Absensi Masuk dan Tidak Masuk -File Data Absensi Masuk dan Tidak Masuk-Proses2 -File Data Absensi Masuk dan Tidak Masuk-Proses3 Keterangan : Absensi Masuk dan tidak Masuk Karyawan

42

Elemen :

Nama data Type Keterangan

NIK Text Nomor Induk Karyawan Nama Text Nama Karyawan

TTL Date Tempat Tanggal LAhir Karyawan

Agama Text Agama Karyawan Alamat Text Alamat Karyawan Kota Text Kota Karyawan Tlp Text Tlp Karyawan

KOde Pos Text Kode Pos Alamat Karyawan

Jenis Kelamin Text Gender Karyawan Status Text Status Karyawan Pendidikan Text Pendidikan Karyawan Tgl Masuk Date Tgl Masuk Karyawan Kode Bagian Text Bagian KAryawan Jabatan Text JAbatan Karyawan

Jam_Masuk dan Keluar Text Jam Masuk dan Keluara Karyawan

Izin_Masuk dan Keluar Text Izn MAsuk dan Keluar Karyawan

Ket Text Keterangan Tidak Masuk Karyawan

43

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang Diusulkan

Adapun beberapa keunggulan dari system yang diusuklkan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur yang diusulkan lebih mudah dipahami dibandingkan dengan prosedur yang berjalan.

2. Penyediaan database yang dirancang dapat mempermudah kinerja sistem baik pada saat penginputan data , pencarian data dan pencetakan data

44

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

1. Penggunaan barcode sangat tepat digunakan pada aplikasi absensi, dimana dengan menggunakan metode ini mempunyai cirri khusus dalam pengecekansendiri pada karakter sehingga dalam pembacaan dengan metode ini menjadi lebih teliti.

2. Proses absensi dengan menggunakan metode barcode memberikan nilai tambah bagi manajemenperusahaan dimana dengan menrapkan absensi dengan barcode dapat banyak menghemat waktuda;lam proses monitoring dan kontroling kehadiran karyawan. Dari pihak karyawan dapat cepat mengetahui total kerja dan total lemburnya.

3. Penginputan dari hasil kartu NIK, Integritas datanya terjaga dimana tingkat kesalahan pada saat penginputan sangat rendah dibandingkan dengan penginputan secara manual.

4. Implementasi yang mudah, seorang pengguna dapat dengan mudah belajar dengan menggunakan alat mesin barcode kurang lebih dengan 15 menit tanpa harus memiliki kemampuan.

5.2. Saran

Untuk melancarkan proses pengimputan absensi misalnya ada beberapa hal yang penting yaitu :

1. Kartu NIK secara periode pertiga bulan diupdate supaya bola barcode pada kartu NIK akan terus terlihat jelas.

2. Membuat back up file terlebih dahulu untuk menghindari kerusakan data dan kehilangan data.

3. Sistem aplikasi ini hendaknya digunakan oleh seorang operator yang memahami system komputerisasi sebagai penyajian info akan lebih baik.

Sistem Informasi Absensi dengan Metode Barcode di

PT.BrainCode Solution

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Leni Irmayanti NIM. 10507475

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

40

4.2.2.3. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan lain sebagainya)atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan (misalnya hardisk, floppydisk, CD, dan sebagainya). Dibawah ini merupakan Data Flow Diagram dari Perancangan System Informasi Absensi Karyawan yang diusulkan :

Gambar 4.6 Data Flow Diagram

4.2.2.4. Kamus Data

Kamus data adalah catalog fakta tentang data kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu informasi untuk dapat mendefinisikan data yang mengalir disistem yang lengkap. Kamus dat berfungsi antara lain :

1. Menjelaskan aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran data flow diagram

2. Mendefinisikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya absensi diuraikan menjadi kode absensi, NIK, nama karyawan, alamat, dan sebagainya.

41

Aliran Data : Karyawan-proses1

Keterangan : absen masuk dan tidak masuk Alias : -

Elemen :

Nama data Type Keterangan

NIK Text Nomor Induk Karyawan

Nama Text Nama Karyawan

Bagian Text Bagian Karyawan

Kode barcode Date Kode barcode karyawan

Tabel 4.1 Kamus Data Karu Absensi

Nama Data : Surat Peringatan Aliran Data : - Proses 2 Karyawan Keterangan : Surat Peringatan Alias : -

Elemen :

Nama data Type Keterangan

NIK Text Nomor Induk Karyawan

Nama Text Nama Karyawan

Bagian Text Bagian Karyawan

Tabel 4.2Kamus Data Surat peringatan

Nama Data : Data Absensi

Aliran Data : -Proses1 file Data Absensi Masuk dan Tidak Masuk -File Data Absensi Masuk dan Tidak Masuk-Proses2 -File Data Absensi Masuk dan Tidak Masuk-Proses3 Keterangan : Absensi Masuk dan tidak Masuk Karyawan

42

Elemen :

Nama data Type Keterangan

NIK Text Nomor Induk Karyawan

Nama Text Nama Karyawan

TTL Date Tempat Tanggal LAhir

Karyawan

Agama Text Agama Karyawan

Alamat Text Alamat Karyawan

Kota Text Kota Karyawan

Tlp Text Tlp Karyawan

KOde Pos Text Kode Pos Alamat

Karyawan

Jenis Kelamin Text Gender Karyawan

Status Text Status Karyawan

Pendidikan Text Pendidikan Karyawan

Tgl Masuk Date Tgl Masuk Karyawan

Kode Bagian Text Bagian KAryawan

Jabatan Text JAbatan Karyawan

Jam_Masuk dan Keluar Text Jam Masuk dan Keluara Karyawan

Izin_Masuk dan Keluar Text Izn MAsuk dan Keluar Karyawan

Ket Text Keterangan Tidak Masuk

Karyawan

43

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang Diusulkan

Adapun beberapa keunggulan dari system yang diusuklkan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur yang diusulkan lebih mudah dipahami dibandingkan dengan prosedur yang berjalan.

2. Penyediaan database yang dirancang dapat mempermudah kinerja sistem baik pada saat penginputan data , pencarian data dan pencetakan data

44

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

1. Penggunaan barcode sangat tepat digunakan pada aplikasi absensi, dimana dengan menggunakan metode ini mempunyai cirri khusus dalam pengecekansendiri pada karakter sehingga dalam pembacaan dengan metode ini menjadi lebih teliti.

2. Proses absensi dengan menggunakan metode barcode memberikan nilai tambah bagi manajemenperusahaan dimana dengan menrapkan absensi dengan barcode dapat banyak menghemat waktuda;lam proses monitoring dan kontroling kehadiran karyawan. Dari pihak karyawan dapat cepat mengetahui total kerja dan total lemburnya.

3. Penginputan dari hasil kartu NIK, Integritas datanya terjaga dimana tingkat kesalahan pada saat penginputan sangat rendah dibandingkan dengan penginputan secara manual.

4. Implementasi yang mudah, seorang pengguna dapat dengan mudah belajar dengan menggunakan alat mesin barcode kurang lebih dengan 15 menit tanpa harus memiliki kemampuan.

5.2. Saran

Untuk melancarkan proses pengimputan absensi misalnya ada beberapa hal yang penting yaitu :

1. Kartu NIK secara periode pertiga bulan diupdate supaya bola barcode pada kartu NIK akan terus terlihat jelas.

2. Membuat back up file terlebih dahulu untuk menghindari kerusakan data dan kehilangan data.

3. Sistem aplikasi ini hendaknya digunakan oleh seorang operator yang memahami system komputerisasi sebagai penyajian info akan lebih baik.

Sistem Informasi Absensi dengan Metode Barcode di

PT.BrainCode Solution

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Leni Irmayanti NIM. 10507475

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG