Pembangunan Sistem Pengolahan Data Pegawai di DPRD Kabupaten Bandung

(1)

KERJA PRAKTEK Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

Disusun Oleh :

DAUN ASPRIANTO

10109107

SANDI LESMANA

10109126

RULLY RAMDHANY

10109131

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(2)

LAMPIRAN G

RIWAYAT HIDUP

(3)

G-1

Tempat, Tanggal Lahir : Indramayu, 25 Oktober 1991 Alamat : Desa Rajaiyang

Kec.Losarang Kab. Indramayu Provinsi Jawa Barat

Jenis Kelamin : Laki-laki Tinggi Badan : 167 Berat Badan : 51

Nomer Handphone : (+62) 8562111005

Agama : Islam

Status : Belum Kawin

Kewarganegaraan : Indonesia

PENDIDIKAN FORMAL

Tahun 1996 – 2002 : SDN 1 Sawunggaling, Indramayu Tahun 2002 – 2005 : MTSN Losarang, Indramayu Tahun 2005 – 2008 : SMA PGRI 2 Sindang, Indramayu Tahun 2009 – Sekarang : S1 Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia, Bandung

(4)

G-2

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 28 januari 1992 Alamat : Jl.Kubang Selatan Rt.04 Rw.14

Kec.Coblong-Bandung 40132 Jenis Kelamin : Laki-laki

Tinggi Badan : 175

Berat Badan : 62

Nomer Handphone : (+62) 85721502488

Agama : Islam

Status : Belum Kawin

Kewarganegaraan : Indonesia

PENDIDIKAN FORMAL

Tahun 1997 – 2003 : SDN 1 Haurpancuh, Bandung Tahun 2003 – 2006 : SLTP Pasundan 6, Bandung

Tahun 2006 – 2009 : SMK PU(Pekerjaan Umum), Bandung Tahun 2009 – Sekarang : S1 Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Program Studi Teknik Informatika

(5)

G-3

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 04 April 1990

Alamat : Kp.Kebon Kalapa Rt.01 Rw.03 Ds.Batukarut Kec.Arjasari Kab.Bandung 40379

Jenis Kelamin : Laki-laki Tinggi Badan : 175

Berat Badan : 60

Nomer Handphone : (+62) 85721502488

Agama : Islam

Status : Belum Kawin

Kewarganegaraan : Indonesia

PENDIDIKAN FORMAL

Tahun 1997 – 2003 : SDN 1 Banjaran 2, Kab. Bandung Tahun 2003 – 2006 : SLTPN 1 Banjaran, Kab. Bandung Tahun 2006 – 2009 : SMA Pasundan 1, Bandung

Tahun 2009 – Sekarang : S1 Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Program Studi Teknik Informatika

(6)

iii LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... iii

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

DAFTAR SIMBOL ... xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud Dan Tujuan ... 2

1.3.1 Maksud ... 2

1.3.2 Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 2

1.5 Metode Penelitian ... 3

1.5.1 Metode Pengumpulan Data ... 4

1.5.2 Pembangunan Perangkat Lunak ... 4

(7)

2.1.1 Visi ... 8

2.1.2 Misi ... 8

2.1.3 Sejarah DPRD Kabupaten Bandung ... 9

2.1.4 Logo DPRD Kabupaten Bandung ... 9

2.1.5 Badan Hukum Instansi ... 11

2.1.6 Struktur Organisasi ... 12

2.1.7 Job Description ... 13

2.2 Landasan Teori... 20

2.2.1 Sistem Informasi Data Pegawai ... 20

2.2.2 Basis Data ... 20

2.2.3 Data Base Manajemen Sistem (DBMS) ... 21

2.2.4 Pemodelan Data ... 21

2.2.5 Analisis Sistem ... 22

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Jadwal Kerja Praktek ... 25

3.2 Cara/Teknik Kerja Praktek ... 25

3.3 Analisis Masalah ... 27

3.4 Analisis Sistem... 27

3.4.1 Analisis Prosedur Yang Berjalan ... 28

3.5 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional ... 32

3.5.1 Analisis Perangkat Keras ... 32

(8)

3.6.1 Entity Relationship Diagram (I/R Diagram) ... 35

3.6.2 Diagram Konteks ... 36

3.6.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 37

3.6.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 ... 38

3.6.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1 ... 38

3.6.3.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2 ... 39

3.6.3.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3 ... 39

3.6.3.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 4 ... 40

3.6.3.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 5 ... 41

3.6.4 Spesifikasi Proses ... 41

3.6.5 Kamus Data ... 58

3.7 Perancangan Sistem ... 61

3.7.1 Relasi Antar Tabel... 61

3.7.2 Struktur Tabel... 62

3.7.3 Perancangan Menu ... 64

3.7.4 Perancangan Antar Muka ... 64

3.7.4.1 Perancangan Antar Muka Masukan (Input) ... 65

3.7.5 Perancangan Semantik ... 70

3.7.6 Perancangan Pesan ... 71

3.7.6.1 Perancangan Pesan Nama Dan Password Kosong ... 71

3.7.6.2 Perancangan Pesan Nama Tidak Terdaftar ... 72

(9)

3.7.6.7 Perancangan Pesan Penambahan Data Belum Diisi ... 74

3.7.6.8 Perancangan Pesan Data Admin ... 74

3.7.6.9 Perancangan Pesan Pengubahan Data Admin ... 75

3.7.6.10 Perancangan Pesan Penghapusan Data Admin ... 75

3.7.7 Perancangan Prosedural ... 75

3.7.7.1 Flowchart Penambahan Data Pegawai... 76

3.7.7.2 Flowchart Pengubahan Data Pegawai ... 77

3.7.7.3 Flowchart Pencarian Data Pegawai ... 78

3.7.7.4 Flowchart Penghapusan Data ... 79

3.8 Implementasi Aplikas ... 80

3.8.1 Perangkat Keras Pembangun... 80

3.8.2 Perangkat Lunak Pembangun ... 81

3.8.3 Implementasi Pengguna ... 81

3.8.4 Implementasi Basis Data ... 81

3.8.5 Implementasi Antar Muka... 81

3.8.5.1 Tampilan Menu Login ... 82

3.8.5.2 Tampilan Menu Utama ... 82

3.8.5.3 Tampilan Tambah Data pegawai ... 83

3.8.5.4 Tampilan Ubah Data Pegawai ... 83

3.8.5.5 Tampilan Hapus Data Pegawai ... 84

3.8.5.6 Tampilan Data Admin ... 84

(10)

vii BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ... 87 4.2 Saran ... 88

(11)

Alhamdulillahirobbil’alamin, segala puji hanya milik Allah SWT semata, Robb semesta alam yang tiada hentinya mencurahkan seluruh nikmatNya, rahmatNya, dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek yang berjudul :

“PEMBANGUNAN SISTEM PENGOLAHAN DATA PEGAWAI DI DPRD KABUPATEN BANDUNG”

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini banyak kekurangan karena keterbatasan ilmu dan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar dapat dijadikan bahan perbaikan dan rujukan untuk masa yang akan datang.

Penyusunan laporan ini tidak akan terselesaikan tanpa bantuan dan dukungan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Kedua orang tua serta keluarga tercinta yang selalu memberikan doa dan pengorbanan yang tulus yang tak akan pernah terbalaskan oleh apapun juga.

2. Bapak Rohanda S.Sos.,M.Si, selaku Kepala Sub Bagian DPRD Kabupaten Bandung yang menjadi pembimbing selama kerja praktek dan telah memberikan kesempatan untuk mengaplikasikan ilmu yang kami dapat dari bangku perkuliahan.

3. Ibu Tati Harihayati M, S.T.,M.T, selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek dan Dosen wali.

4. Bapak Irawan Afrianto, S.T.,M.T, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

5. Seluruh staff kepegawaian DPRD Kabupaten Bandung yang telah menerima dengan baik serta membimbing penulis dalam melaksanakan kerja praktek.

(12)

Semoga Allah SWT membalas segala bantuan baik moril maupun materil yang telah diberikan kepada penulis dalam melaksanakan kerja praktek maupun dalam penyusunan laporan ini.

Akhirul kalam, penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan laporan ini sangat jauh dari sempurna baik dari segi paparan materi yang diuraikan, analisa maupun teknik penyusunan. Namun penulis berharap laporan kerja praktek yang telah disusun ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Amin.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Bandung, 09 Januari 2013

(13)

89 Yogyakarta.

[2] Sugiyanto. 2000. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, Yogyakarta.

[3] Jogiyanto, HM.2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta. [4] O’brien (2002, p.7) sistem informasi.

[5] date (2000,p.5) basis data. [6] connoly (2005,p16) DBMS

.

(14)

1.1 Latar Belakang Masalah

DPRD Kab.Bandung adalah Lembaga Perwakilan Rakyat di daerah yang merupakan wahana untuk melaksanakan demokrasi Pancasila, perlu secara berkesinambungan melakukan optimalisasi dalam melaksanakan fungsi legislasi, pengawasan dan budgeteir sehingga kedudukannya sebagai Lembaga Legislasi Daerah akan semakin mampu menyalurkan aspirasi masyarakat serta memfasilitasi tindak lanjut penyelesaian persoalan kemasyarakatan dan pemerintahan bersama-sama dengan pemerintah daerah sebagai mitra sejajar.

Berdasarkan wawancara dengan Bpk.Permadi selaku Kepala Bagian Umum di DPRD Kabupaten Bandung, menyatakan bahwa selama ini di bagian umum sering terjadinya kesulitan dalam pendataan pegawai baru, penentuan kenaikan jabatan, dan pembuatan laporan harian. Pendataan pegawai dibagian umum masih kurang efektif karena pemasukan data setiap pegawai dapat memakan waktu yang lama, penentuan kenaikan jabatan pegawai masih manual, pembuatan laporan harian masih menggunakan metode penulisan secara tertulis dan menggunakan mesin ketik.

Berdasarkan masalah tersebut, bagian umum membutuhkan adanya sebuah aplikasi atau sistem pengolahan data pegawai.

(15)

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka perumusan masalah yang diangkat adalah bagaimana membangun sistem pengolahan data pegawai berbasis desktop pada DPRD Kabupaten Bandung Jawa Barat.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari dibangunnya aplikasi sistem pengolahan data pegawai pada DPRD Kabupaten Bandung Jawa Barat ini adalah sebagai berikut : 1.3.1 Maksud

Maksud dari disusunnya laporan ini adalah untuk membangun sebuah sistem pengolahan data pegawai berbasis desktop di DPRD Kabupaten Bandung Jawa Barat.

1.3.2 Tujuan

Tujuan yang akan dicapai dari laporan ini yaitu :

1. Memudahkan petugas bagian umum dalam pendataan pegawai baru. 2. Memudahkan petugas bagian umum dalam menentukan kenaikan jabatan. 3. Memudahkan petugas bagian umum dalam pembuatan laporan harian. 1.4 Batasan Masalah

Agar masalah yang sedang ditinjau lebih terarah dan mencapai tujuan yang telah ditentukan, maka akan dibatasi masalah hanya kepada hal-hal dibawah ini :

1. Data yang diolah pada aplikasi ini adalah data : a. Data Anggota Pegawai Baru,

b. Data Penentuan Kenaikan Jabatan, c. Data Pembuatan Laporan harian.

(16)

2. Proses yang dilibatkan pada aplikasi yang akan dibangun berkaitan dengan : a. Proses pengolahan data pegawai baru,

b. Proses pengolahan penentuan kenaikan jabatan, c. Proses pembuatan laporan harian.

3. Keluaran dari aplikasi yang akan dibangun berupa : a. Data pegawai,

b. Penentuan kenaikan jabatan, c. Laporan data harian.

4. Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi berbasis desktop.

5. Analisis dan pemodelan yang digunakan dalam pembangunan aplikasi adalah pemodelan Terstruktur.

6. Perangkat lunak bantuan yang digunakan adalah : a. Menggunakan bahasa pemograman Delphi7 b. Menggunakan Database Desktop sebagai database

c. Menggunakan sistem operasi Windows XP dan Windows 7

1.5 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan tahapan-tahapan yang dilalui oleh peneliti mulai dari perumusan masalah sampai kesimpulan, yang membentuk sebuah alur yang sistematis. Metode penelitian ini digunakan sebagai pedoman peneliti dalam melaksanakan penelitian ini agar hasil yang dicapai ini tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Metode penelitian yang dilakukan terdiri dari metode pengumpulan data dan metode pembangunan perangkat lunak.

(17)

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Studi Pustaka

Studi ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah berbagai literatur-literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku-buku, teks, jurnal ilmiah, situs-situs di internet, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan topik penelitian.

2. Studi Lapangan

Studi ini dilakukan dengan cara mengunjungi tempat yang akan diteliti dan pengumpulan data dilakukan secara langsung. Metode yang digunakan dalam studi lapangan adalah dengan Wawancara (Interview).

Wawancara yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung dengan Pelaksana Seksi Penerapan Telematika.

1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak

Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall. Berikut ini adalah gambaran dan

fase-fase dari waterfall model menurut Roger S. Pressman (Gambar 1.1 ):

1. Communication

Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap

untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan customer, maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang

(18)

2. Planning

Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis requirement). Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement

atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user

dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan.

3. Modeling

Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah

perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.

Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software,

representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan

menghasilkan dokumen yang disebut software requirement.

4. Construction

Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean

merupakan penerjemah desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam

mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan

dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah

menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

(19)

5. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau

sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah

dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berskala.

Gambar 1.1 Model Waterfall [1] 1.6 Sistematika Penulisan

Secara garis besar dan untuk mempermudah dalam penyusunan dan pembacaannya, sistematika penulisan laporan kerja praktek yang dibagi dalam beberapa bab secara terurut dengan uraian sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian, serta sistematika penulisan.

(20)

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan tentang profil tempat kerja praktek, visi dan misi, sejarah DPRD kabupaten bandung, logo DPRD kabupaten bandung, badan hukum instansi, struktur organisasi, job description. Selain itu juga menjelaskan teori-teori yang berhubungan dalam penulisan tugas ini mencakup pengertian, konsep dan model pembahasan.

BAB 3 PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang jadwal kerja praktek, kegiatan kerja praktek, analisis dan rancangan sistem yang akan dibuat dengan menggunakan pemodelan terstruktur seperti Flowmap, Entity Relationship Diagram(ERD), Diagram

Konteks, Data Flow Diagram(DFD), flowchart. Selain itu juga berisi tentang

implementasi sistem, serta cara penggunaan program yang telah dirancang sebelumnya yang disajikan bersama tampilan program.

BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan penutup penyusunan laporan yang berisi kesimpulan yang didapatkan dari pelaksanaan pembuatan sistem pengolahan data pegawai di DPRD Kabupaten Bandung Jawa Barat dan juga berisi saran yang diusulkan dalam melakukan perbaikan-perbaikan diwaktu yang akan datang.

(21)

8 2.1. Profil Tempat Kerja Praktek

DRPD Kabupaten Bandung merupakan pemerintah Kabupaten Bandung Provinsi Jawa Barat yang terletak di Jl.Soreang Km.17.

Penjabaran mengenai profil DPRD Kabupaten Bandung meliputi sejarah singkat, visi dan misi dari DPRD Kabupaten Bandung, logo instansi yang digunakan oleh Desa Pangauban, struktur organisasi dan Job Description

perangkat DPRD Kabupaten Bandung, dan badan hukum yang mengatur tentang pemerintahan daerah. DPRD Kabupaten Bandung memiliki visi dan misi dalam perusahaannya diantaranya :

2.1.1. Visi

Terwujudnya Lembaga Legislatif yang responsif, transparan dan partisipatif dengan mengedepankan akhlakul karimah.

2.1.2. Misi

- Meningkatkan kualitas legislasi, pengawasan dan fungsi budgeter yang berahlakul karimah.

- Menumbuhkembangkan sinergi antar Alat-alat kelengkapan DPRD. - Mewujudkan transparansi kelembagaan.

- Mendorong terwujudnya akuntabilitas Pemerintahan Daerah dan terciptanya aparatur yang Bersih dan Berwibawa.

(22)

- Menumbuh kembangkan komunikasi efektif antara Fraksi dengan masyarakat pemilih.

2.1.3. Sejarah DPRD Kabupaten Bandung

Kabupaten Bandung, adalah sebuah kabupaten di Provinsi Jawa Barat, Indonesia. Ibukotanya adalah Soreang. Secara geografis letak Kabupaten Bandung berada pada 6Â°,41' - 7Â°,19' Lintang Selatan dan diantara 107Â°22' - 108Â°5' Bujur Timur dengan luas wilayah 176.239 ha. Batas Utara Kabupaten Bandung Barat; Sebelah Timur Kabupaten Sumedang dan Kabupaten Garut; Sebelah Selatan Kabupaten Garut dan Kabupaten Cianjur sebelah Barat Kabupaten Bandung Barat; di bagian Tengah Kota Bandung dan Kota Cimahi. Kabupaten Bandung terdiri atas 31 kecamatan, 266 Desa dan 9 Kelurahan. Dengan jumlah penduduk sebesar 2.943.283 jiwa (Hasil Analisis 2006) dengan mata pencaharian yaitu disektor industri, pertanian, pertambangan,perdagangan dan jasa.

2.1.4. Logo DPRD Kabupaten Bandung

Desain logo pemerintah DPRD Kabupaten Bandung adalah pembeda visual suatu wilayah dengan wilayah lain .

Arti dari logo yang terlihat pada gambar 2.1 di DPRD Kabupaten Bandung Lambang berbentuk perisai terbagi menjadi empat bagian yaitu:

- Bagian kanan atas berlatar kuning emas

Dengan gambar gunung (Gb. Tangkuban Perahu) berwarna hijau, melambangkan bahwa Kabupaten Bandung termasyhur karena tanahnya yang

(23)

subur di daerah bergunung-gunung, dan sebagai ciri memiliki gunung Tangkuban Perahu yang sangat terkenal dengan legenda Sangkuriang.

- Bagian melintang bergerigi

Merupakan bentuk bendungan kokoh kuat berwrna hitam. Melambangkan masyarakat Kabupaten Bandung memiliki pendirian yang kokoh dan kuat, baik secara fisik dalam membendung hawa nafsu.

- Pohon kina berwarna hijau dan belatar belakan merah

Melambangkan di Kabupaten Bandung kaya akan air, baik air maupun air danau. Kabupaten Bandung di lintasi oleh sungai citarum, sungai cikapundung, dan sungai sungai kecil lainnya. Kabupaten Badnung danau/situ patenggang, situ lembang, situ ciburuy, dan danau danau lainnya.

- Dibawah perisai tertulis dalam pita kuning : REPEH RAPIH KERTARAHARJA

Artinya :

REPEH : Suasana kehidupan yang aman dan tentram.

RAPIH : Suasana kehidupan yang rukun dan tertib dalam lingkungan yang bersih sehat dan asri.

KERTARAHARJA : Tatanan kehidupan yang sejahtera lahir dan batin secara seimbang, serasi adil dan merata.

(24)

Gambar 2.1. Logo DPRD Kabupaten Bandung 2.1.5. Badan Hukum Instansi

Dewan perwakilan rakyat daerah (disingkat DPRD) adalah bentuk lembaga perwakilan rakyat (parlemen) daerah (provinsi/kabupaten/kota) di Indonesia yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah bersama dengan pemerintah daerah. DPRD diatur dengan undang-undang, terakhir melalui Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009

DPRD berkedudukan di setiap wilayah administratif, yaitu:

- Dewan perwakilan rakyat daerah provinsi (DPRD provinsi), berkedudukan di ibukota provinsi.

- Dewan perwakilan rakyat daerah kabupaten (DPRD kabupaten), berkedudukan di ibukota kabupaten.

- Dewan perwakilan rakyat daerah kota (DPRD kota), berkedudukan di kota.

DPRD merupakan mitra kerja kepala daerah (gubernur/bupati/wali kota). Sejak diberlakukannya UU Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, kepala daerah tidak lagi bertanggung jawab kepada DPRD, karena dipilih

(25)

langsung oleh rakyat melalui pemilihan umum kepala daerah dan wakil kepala daerah.

2.1.6. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan susunan komponen-komponen atau unit kerja dalam suatu instansi dalam menjalin kegiatan kerja untuk mencapai tujuan. Gambar 2.2. merupakan struktur organisasi dari DPRD Kabupaten Bandung yang terdiri dari :

- Sekretaris DPRD.

- Bagian umum membawahi, sub bagian ketatausahaan, sub bagian rumah tangga, sub bagian humas protokol.

- Bagian persidangan membawahi, sub bagian program dan pelaporan, sub bagian rapat dan risalah, sub bagian alat kelengkapan DPRD.

- Bagian hukum dan perundang-undangan membawahi, sub bagian produk DPRD, sub bagian pengkajian dan pengembangan hukum, sub bagian pengolahan data dokumentasi dan perpusatakaan.

- Bagian keuangan membawahi, sub bagian anggaran, sub bagian verifikasi, sub bagian akutansi.

(26)

Gambar 2.2. Struktur Organisasi DPRD Kabupaten Bandung 2.1.7 Job Description

Rincian tugas pokok dan fungsi masing-masing bagian di pemerintah DPRD Kabupaten Bandung, meliputi :

SEKRETARIS

DPRD

KABAG UMUM KABAG

PERSIDANGAN KABAG HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN KABAG KEUANGAN KASUBAG KETATAUSAHA AN KASUBAG RUMAH TANGGA KASUBAG HUMAS DAN PROTOKOL KASUBAG PROGRAM DAN PELAPORAN KASUBAG RAPAT RISALAH KASUBAG ALAT KELENGKAPAN DPRD KASUBAG PRODUK DPRD KASUBAG PENGKAJIAN & PENGEMBANGAN HUKUM KASUBAG PENGOLAHAN DATA, DOKUMENTASI DAN PERPUSTAKAAN KASUBAG ANGGARAN KASUBAG VERIFIKASI

KAKASUBASEKR

KASUBAG AKUNTANSI

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN BANDUNG

(27)

1. Sekretaris DPRD

Tugas pokok Sekretariat DPRD Kabupaten Bandung adalah memberikan pelayanan administratif kepada Anggota DPRD.

2. Bagian Umum

Tugas pokok Bagian Umum adalah melaksanakan pengelolaan administrasi ketatausahaan, rumah tangga, protokoler dan kehumasan, dengan rincian program sebagai berikut :

a. Sub Bagian Ketatausahaan.

- Pengaturan dan pelayanan ketatatusahaan untuk Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD.

- Penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat naskah dinas, dan pengelolaan kearsipan serta pembuatan dan pengadaan naskah dinas.

- Pengelolaan dan penyiapan bahan kearsipan, seperti membuat kartu kendali, menyiapkan rak serta depo penyimpanan arsip.

- Pengadaan, dan penyimpanan dan pendistribusian alat tulis kantor.

- Pembinaan pegawai, pengelolaan dokumentasi kepegawaian mengenai kenaikan pangkat pensiun dan sebagainya.

- Mengirimkan peserta untuk mengikuti Diklat. b. Sub Bagian Rumah Tangga

- Pengurusan rumah tangga Sekretariat DPRD.

- Pemeliharaan dan perawatan barang inventaris gedung, kantor kendaraan serta fasilitas lainnya.

(28)

- Kodefikasi/inventarisasi barang-barang Sekretariat DPRD.

- Pengawasan, penjagaan keamanan, ketertiban, kebersihan kantor dan kegiatan DPRD dengan segala fasilitasnya.

- Pengawasan, penertiban, pengamanan terhadap tamu dan masyarakat. - Membuat jadwal jaga piket.

3. Sub Bagian Protokol Dan Humas

- Penyusunan perencanaan teknis operasional kehumasan dan keprotokolan. - Penyusunan rumusan kebijaksanaan di bidang kehumasan dan

keprotokolan.

- Memberi pelayanan aspirasi terhadap masyarakat. - Pengaturan waktu dan jadwal kegiatan DPRD.

- Pelaksanaan pemberitaan dan kehumasan Sekretariat dan alat–alat kelengkapan DPRD.

- Memfasilitasi kunjungan tamu. 4. Bagian Persidangan

Tugas pokok Bagian Persidangan adalah merumuskan kebijakan teknis, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengkoordinasian pelayanan persidangan, yang meliputi penyusunan program dan pelaporan DPRD, pelayanan rapat dan risalah, serta pelayanan administrasi alat kelengkapan DPRD. a. Sub Bagian Program dan Pelaporan

- Penyusunan perencanaan teknis operasional, penyusunan program pelaporan DPRD.

(29)

- Pengkoordinasian pelayanan administrasi kegiatan program Komisi dan kepanitiaan.

- Evaluasi dan monitoring pelaksanaan rencana dan program kerja DPRD. - Penyusunan pelaporan kegiatan DPRD.

b. Sub Bagian Rapat Dan Risalah.

- Penyusunan perencanaan teknis operasional pelayanan administrasi rapat dan pengelolaan risalah.

- Penyiapan dan pengadaan bahan rapat dan risalah/ persidangan DPRD. - Pembuatan risalah hasil rapat serta penggandaan bahan persidangan

DPRD.

- Pencatatan dalam kegiatan rapat dan risalah/persidangan DPRD. c. Sub Bagian Alat Kelengkapan DPRD

- Penyusunan perencanaan teknis operasional pelayanan administrasi dan pengembangan alat-alat kelengkapan DPRD.

- Pelayanan administrasi terhadap alat-alat kelengkapan DPRD. - Fasilitasi pengembangan alat-alat kelengkapan DPRD.

d. Bagian Hukum Dan Perundang-undangan

Tugas Pokok Bagian Hukum dan Perundang-undangan adalah merumuskan kebijakan teknis, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas pelayanan di bidang hukum dan perundang-Undangan meliputi pengolahan data, dokumentasi dan perpustakaan, pengkajian dan pengembangan hukum, penyusunan produk DPRD dan perundang-undangan, pelayanan fasilitasi materi hukum bagi kegiatan DPRD.

(30)

a. Sub Bagian Pengolahan Data, Dokumentasi dan Perpustakaan.

- Penyajian data yang lengkap dan akurat untuk bahan kegiatan DPRD, bagi kepentingan Pimpinan Komisi, Panitia Anggaran, Panitia Musyawarah, Panitia Khusus dan referensi bahan-bahan kepustakaan.

- Memberikan bahan masukan dan telaahan data yang berkaitan dengan aspirasi masyarakat terhadap hasil pembangunan, penyelenggaraan pemerintahan dan kemasyarakatan sebagai bahan pengambilan keputusan Pimpinan.

- Menghimpun data hasil masukan/inspirasi dari para Anggota DPRD maupun dari alat-alat kelengkapan DPRD Kabupaten Bandung.

- Mengkoordinasikan penyajian data dengan SKPD dan Instansi terkait dalam memberikan informasi/masukan data sebagai bahan kegiatan DPRD.

b. Sub Bagian Pengkajian dan Pengembangan Hukum

- Pengkajian terhadap permasalahan baik yang masuk ke DPRD maupun hal lain yang berkembang di masyarakat di inventarisasi pada lingkup bidang ideologi, sosial, politik, budaya dan agama.

- Menyampaikan suatu pertimbangan terhadap munculnya persoalan dengan memberikan alternatif-alternatif penyelesaian masalah yang harus ditangani dengan baik berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(31)

- Pemberian pertimbangan hukum atau konsultasi bagi Anggota DPRD maupun alat kelengkapan DPRD dalam perumusan kebijakan-kebijakan strategis

- Melakukan pengkajian dan pengembangan terhadap rencana kegiatan yang akan dan sedang dilaksanakan melalui kerjasama dengan lembaga penelitian lain.

- Melakukan koordinasi dengan SKPD, instansi terkait, dll.

- Pengkajian terhadap informasi potensi daerah, kewenangan daerah, produk hukum serta peraturan lainnya.

- Evaluasi dan pengembangan terhadap produk hukum hasil kegiatan DPRD.

- Pemberian pertimbangan hukum terhadap DPRD. - Inventarisasi setiap hasil produk-produk hukum DPRD. c. Sub Bagian Produk DPRD dan Perundang-Undangan.

- Fasilitasi penyusunan produk hukum daerah sebagai Hak Inisiatif DPRD. - Penyusunan produk DPRD dalam bentuk Keputusan DPRD, Keputusan

Pimpinan DPRD dan Rekomendasi DPRD.

- Mengkoordinasikan pengkajian dan pengembangan produk DPRD dan perundang-undangan dengan Sub Unit Kerja di Lingkungan Sekretariat DPRD.

(32)

Tugas Pokok Bagian Keuangan adalah merumuskan kebijakan teknis, mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan pengelolaan anggaran, pembukuan dan verifikasi.

1) Sub Bagian Anggaran.

- Penyusunan, perencanaan dan pengelolaan administrasi anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD.

- Pengaturan keuangan sesuai dengan posnya. - Penyusunan anggaran pasal-demi pasal. - Kegiatan lainnya yang menyangkut anggaran. 2) Sub Bagian Akuntansi.

- Pelaksanaan, Pencatatan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD. - Neraca keuangan kegiatan Sekretariat dan DPRD.

- Penanganan buku keuangan lainnya.

- Laporan penerimaan dan pengeluaran anggaran Sekretariat dan DPRD Kabupaten Bandung.

3) Sub Bagian Verifikasi.

- Penyusunan pelaksanakan pemeriksaan terhadap berkas pertanggungjawaban keuangan dan keluar masuknya anggaran .

- Pelaksanaan penyusunan dan pelayanan verifikasi anggaran DPRD. - Melaksanakan evaluasi dan pelaporan.

(33)

2.2. Landasan Teori

Landasan teori menjelaskan beberapa teori yang berkaitan dengan permasalahanyangdibahassebagaidasarpemahamandalamsebuahsistemserta

metodeyangdipakaiuntuk kegiatan pengembangan terhadap sistemsendiri. 2.2.1. Sistem Informasi Data Pegawai

Sistem informasi adalah bagian dari sistem yang di organisasikan dan bekerja menggunakan teknologi informasi dengan cara mengumpulkan, memproses, mengatur, melaporkan dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi atau dengan kata lain sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari sekumpulan elemen yang saling berinteraksi sehingga menghasilkan informasi yang di gunakan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. [4]. Sistem informasi data pegawai adalah proses komputerisasi pengolahan data mulai dari data data pegawai sampai data jabatan pegawai dengan ini dapat memudahkan user untuk mengolah data mengatur dan menjabarkan jabatan

pegawai.

2.2.2. Basis Data

Basis data menurut Date (2000, p.5) pada dasarnya merupakan sistem penyimpanan record yang terkomputerisasi. Sistem basis data merupakan sistem komputerisasi yang bertujuan untuk menyimpan informasi dan memungkinkan pemakai untuk mengambil kembali dan memperbaharui informasi tersebut sesuai dengan keinginan dan permintaan.[5]

(34)

2.2.3. Data Base Manajemen Sistem (DBMS)

Data Base Manajemen Sistem menrupakan suatu sistem perangkat lunak (software) yang membantu pemakaian dalam mendefinisikan, menciptakan,

mengatur dan mengontrol akses pada suatu basis data. DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut : 2. Data Definition Language (DDL)

Memungkinkan user untuk membuat spesifikasi tipe data, mendefinisikan basis data, struktur data dan data constaint.

3. Data Manipulation language (DML)

Memungkinkan pemakai untuk memasukan, memperbaharui, menghapus, atau mengambil dari basis data.[3]

2.2.4. Pemodelan data

Pemodelan data dapat di gambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram). Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu diagram yang

digunakan untuk menghubungkan antar elemen (Relational Condition), dimana

pada tahap selanjutnya dapat diimplementasikan kedalam bentuk tabel relasi. ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu:

1. Entitas

Entitas Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkaran pemakaian dan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

(35)

2. Atribut

Atribut merupakan elemen dari sebuah entitas yang berfungsi mendeskripsikan karakter entitas.

3. Hubungan

Hubungan atau relasi yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda [4]. ada beberapa macam hubungan antar relasi, antara lain:

a. Satu Ke Satu (One to One)

Satu ke satu adalah bentuk relasi antara satu entitas dengan sejumlah satu ke entitas dengan jumlah yang sama.

b. Satu Ke Banyak (One to Many)

Satu ke banyak adalah bentuk relasi dari entitas dengan jumlah satu ke entitas lain yang berjumlah lebih dari satu (Entitas dengan banyak alternatif tujuan).

c. Banyak Ke Banyak (Many to Many)

Banyak ke banyak adalah bentuk relasi yang mendeskripsikan permasalahan yang komplek yaitu hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas yang sama.

2.2.5. Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan tahapan yang dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Dimana, permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan adanya peluang baru. Sehingga tujuan

(36)

utama analisis sistem adalah untuk menetukan hal-hal detail yang akan dikerjakan oleh sistem yang akan diusulkan[6] Pada model analisis terdapat perangkat lunak yang dapat digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:

1. Flowmap

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis

dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap

mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut

2. Diagram Konteks

Diagramkonteks adalahtingkat tertinggidalam diagramaliran data danhanya berisisatu proses, yang mewakiliseluruh sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan

sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus).

Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam

diagram konteks.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses

yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan

(37)

data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Terdapat 4 (empat) macam simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram

diantaranya:

a. Kesatuan luar (external entity) atau batas sistem (Boundary)

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang

dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

b. Arus data (Data Flow)

Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan symbol panah.

c. Proses (process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

d. Simpanan data (Data Store)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa: 1) Suatu file atau database di sistem komputer

2) Suatu arsip atau catatan manual

(38)

BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 Jadwal Kerja Praktek

Pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan di Pemerintahan Kabupaten Bandung yang beralamat di Jln. Raya Soreang Km 17 Telp (022) 5891580 Soreang 40912. Pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan pada tanggal 12Juli 2012 sampai dengan 12Agustus 2012.

3.2 Cara/Teknik Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini dibagi kedalam beberapa tahapan kegiatan, yang antara lain :

1. Pembuatan surat permohonan kerja praktek ditujukan untuk Kepala Bagian Umum Pemerintahan Kabupaten Bandung.

2. Kepala Bagian Umum memberikan surat balasan permohonan kerja praktek di Kantor Pemerintahan Kabupaten Bandung.

3. Penempatan posisi kerja praktek. 4. Pelaksanaan kerja praktek.

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini dibagi kedalam beberapa tahapan kegiatan untuk mengetahui permasalahan yang ada di dalam pengolahan data pegawai. Adapun tahapan yang dilakukan antara lain, yaitu :

(39)

a. Pengumpulan data yang dibagi ke dalam tiga tahapan, yaitu : 1. Wawancara

Dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan kepada pembimbing kerja praktek yang telah dipilih mengenai cara yang dilakukan untuk pengolahan data pegawai di Pemerintahan Kabupaten Bandung.

2. Observasi

Dilakukan dengan cara terjun langsung untuk mengikuti kegiatan harian di Kantor Pemerintahan Kabupaten Bandung yang sebelumnya telah mendapatkan izin dari pembimbing Kerja Praktek dan Kepala Bagian Umum.

3. Studi Literatur

Studi literatur (library research), mengumpulkan data melalui buku - buku,

situs internet, dan catatan kuliah yang diperlukan dalam pembangunan sistem informasi pengolahan atau pemasukkan data pegawai.

b. Tahap analisis sistem

Setelah mendapatkan data yang cukup, langkah selanjutnya adalah kegiatan analisis, kegiatan analisis terdiri dari: analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak pembangun sistem, analisis user dan analisis sistem yang

sedang berjalan.

c. Perancangan sistem dan perangkat lunak

Setelah menganalisis sistem, selanjutnya adalah merancang aplikasi sistem informasi berbasis desktop dan menentukan arsitektur sistem secara

(40)

keseluruhan. Perancangan perangkat lunak melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak yang mendasar.

d. Pengkodean

Hasil perancangan sistem diterjemahkan kedalam kode-kode dengan menggunakan borland delphi 7.0.

e. Implementasi dan Pengujian Unit

Setelah membuat perancangan sistem dan perangkat lunak, langkah selanjutnya adalah perancangan perangkat lunak yang sudah dirancang direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program dan pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasi pembuatan sistem informasi pengolahan data pegawai.

3.3 Analisis Masalah

Kantor Pemerintahan Kabupaten Bandung dalam pengolahan data dan perhitungan kenaikan pangkat masih menggunakan cara manual. Dimana disaat akan memasukan data masih menggunakan Microsoft Excel dan melalui buku

besar. Dan proses perhitungan kenaikan pangkat hanya dilihat dari data pegawai yang sudah ada sehingga disaat melakukan perhitungan hanya menggunakan cara manual.

3.4 Analisis Sistem

Untuk memahami sistem yang akan dibuat maka salah satu tahapan yang harus dilalui adalah melakukan analisis. Pembahasan berikut merupakan analisis masalah, prosedur yang sedang berjalan, analisis kebutuhan non-fugsional, analisis basis data, dan analisis kebutuhan fungsional.

(41)

3.4.1 Analisis Prosedur yang Berjalan

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas absensi yang merangkap sebagai sekretaris, prosedur yang terlibat, yaitu:

1. Prosedur pendataan pegawai secara manual

Berikut adalah deskripsi prosedur data pegawai di Bagian Umum: a. Petugas absensi memberikan formulir untuk pendataan pegawai dan

di isi selengkap-lengkapnya oleh setiap pegawai.

b. Setiap pegawai menyerahkan data kepada petugas Bagian mulai dari NIP, nama, pangkat, jabatan, TMT, golongan, danmasa kerja. c. Petugas memeriksa data pegawai yang telah menyerahkan datanya,

kemudian petugas melakukan pengecekan ulang apabila data telah sesuai dengan yang di butuhkan maka data pegawai di arsipkan untuk di masukan ke dalam aplikasi.

(42)

d. Petugas akan mengembalikan formulir pendataan kepada pegawai yang bersangkutan, apabila data belum sesuai.

Untuk lebih jelasnya prosedur pendataan pegawai dapat dilihat padaGambar 3.1:

(43)

2. Prosedur Kenaikan Pangkat

Berikut adalah deskripsi prosedur kenaikan pangkat di Bagian Umum: a. Pegawai akan membuat formulir pengajuan kenaikan pangkat lalu

diserahkan ke Bagian Kepegawaian dan Umum.

b. Bagian Kepegawaian dan Umum akan melakukan pemeriksaan data pegawai dan formulir pengajuan kenaikan pangkat pegawai. c. Bagian Kepegawaian dan Umum akan membuat surat pengajuan

kenaikan pangkat untuk diserahkan ke kasubdit.

d. Kasubdit akan melakukan ACC ke surat pengajuan kenaikan pangkat, lalu diserahkan ke bagian Sekretariat untuk dibuatkan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat.

e. Bagian Sekretariat akan membuat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, lalu Surat Kenaikan Pangkat tersebut diserahkan ke Kasubdit untuk di tanda tangan.

f. Setelah Kasubdit menandatangani Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Tersebut, menjadi Surat Keputusan Kenaikan Pangkat yang resmi, lalu diserahkan ke Bagian Kepegawaian.

g. Oleh Bagian Kepegawaian dan Umum Surat Keputusan Kenaikan Pangkat tersebut dicatat datanya, lalu Surat Keputusan Kenaikan Pangkat diserahkan ke Pegawai sebagai bukti kenaikan pangkat.

(44)

h. Bagian Kepegawaian dan Umum membuat laporan kenaikan pengkat setiap bulanya, yang akan diserahkan ke Kasubdit, dan Bagian Sekretariat.

Dibawah ini adalah flowmap dari kenaikan pangkat yang berjalan:

(45)

3.5 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional

Analisis kebutuhan non-fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras / hardware, analisis perangkat lunak / software, analisis

pengguna / user .

3.5.1 Analisis Perangkat Keras

Analisis kebutuhan perangkat keras merupakan analisis terhadap kemampuan perangkat keras untuk menjalankan sistem yang akan di bangun. Perangkat keras komputer yang tersedia di Bagian Umum terdapat 1 unit dengan spesifikasi berikut :

a. Processor : Kecepatan 2.0 GHz b. Hardisk : Kapasitas 40 GB c. Memory : Kapasitas 128 MB

d. Monitor : Ukuran 15” resolusi 800 x 600 e. Mouse dan Keyboard

Perangkat keras komputer yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi Pendataan data pegawai Kabupaten Bandung yang akan dibangun minimal memiliki :

1. 1 Unit Komputer yang minimal memiliki spesifikasi berikut : a. Processor : Kecepatan 1.8 GHz

b. Hardisk : Kapasitas 40 GB c. Memory : Kapasitas 256 MB

(46)

e. Mouse dan Keyboard

2. 1 Buah Printer untuk melakukan Pencetakan Laporan

Berdasarkan spesifikasi rata-rata perangkat keras yang berada di Pemerintahan Kabupaten Bandung, apabila dibandingkan dengan analisis minimal perangkat keras yang dibutuhkan, maka analisis perangkat keras yang berada di Pemerintahan Kabupaten Bandung sudah memenuhi spesifikasi analisis perangkat keras yang diperlukan.

3.5.2 Analisis Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak yang digunakan untuk membuat sistem informasi pengolahan data pegawai ini antara lain :

a. Processor : Intel(R) Core(TM)2 Dou CPU Kecepatan 2.20GHz b. Hardisk : Kapasitas 250 GB

c. Memory : Kapasitas 2 GB

d. Monitor : Ukuran 17” resolusi 1366 x 768 e. System type : 64-bit Operating System

f. Mouse dan Keyboard. g. Adobe Photoshop cs. 3.5.3 Analisis Pengguna

Tipe pengguna pada sistem informasi ini ada satu yaitu admin atau petugas yang bertugas sebagai pengolah data pegawai. Pada Tabel 3.1 dijelaskan bahwa admin dapat melakukan semua operasi Back End Site seperti mengelola data

(47)

Tipe Pengguna Hak Akses Tingkat pendidikan Tingkat Keterampilan Jenis pelatihan

Admin Dapat melakukan semua operasi di dalam Back End Site. Minimal SMA, D3, dan S1 Berpengalaman mengoperasikan Windows XP, Microsoft office Word, memiliki pengetahuan tentang cara penggunaan aplikasi yang bersangkutan. Tidak diperlukan pelatihan khusus.

Tabel 3.1 Analisis Pengguna 3.5.4 Analisis Pengkodean

 Nomor Identitas Pegawai

Contoh : 19640111 198503 1 009 Tahun Lahir = 1964

Bulan Lahir = 01 Tanggal Lahir = 11

(48)

Tahun Diangkat = 1985 Bulan Diangkat = 03 Kode Jenis Kelamin = 1

No Urut = 009

Catatan : 1 = Kode Untuk Laki – Laki 2 = Kode Untuk Perempuan 3.6 Analisi Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan funsional adalah segala bentuk data yang dibutuhkan oleh sistem agar sistem dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang dibangun, dengan demikian perlu dilakukan analisis terhadap data yang dibutuhkan dari sistem yang sedang berjalan agar dapat diimplementasikan kedalam program aplikasi yang akan diajukan nantinya.

3.6.1 Entity Relationship Diagram (E-R Diagram)

ERD digunakan untuk menggambarkan relasi antar tabel dengan tujuan untuk memperjelas hubungan antar tabel penyimpanan. Entiry RelationshipDiagram (ERD) terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan

hubungan antar entitas-entitas yang saling berhubungan. Entity Relationship Diagram (ERD) dari Perancangan Aplikasi Pemasukan data pegawai Berikut

(49)

Gambar 3.3. Entity Relation Diagram (ERD) Sistem Pengolahan Data Pegawai Di DPRD Kabupaten Bandung

3.6.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan suatu model yang menjelaskan secara global bagaimana data digunakan dan ditransformasikan untuk proses atau dengan kata lain merupakan gambaran umum mengenai sistem yang menggambarkan aliran data kedalam dan keluar sistem. Diagram konteks aplikasi Pengolahan data pegawai Pemerintahan Kabupaten Bandung dapat dilihat pada gambar 3.4.

(50)

Gambar 3.4 Diagram Konteks Pengolahan Data Pegawai 3.6.3 Data Flow Diagram (DFD)

DFD (Data Flow Diagram) merupakan sebuah teknik yang

menggambarkan aliran data dan transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari masukan menuju keluaran. DFD dibuat jika pada Diagram Konteks masih terdapat proses yang mesti dijelaskan lebih rinci. Adapun DFD dari sistem dokumentasi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

(51)

3.6.3.1Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Data Flow Diagram (DFD) level ini menjelaskan proses-proses yang

terjadi pada pembangunan aplikasi lebih detail lagi. Terdapat empat proses utama yaitu Proses Login, Pengolahan Data Pegawai, Pengolahan Perhitungan Kenaikan Pangkat, Proses Pengolahan Data Admin, dan Laporan seperti yang terlihat pada gambar 3.5 berikut.

Gambar 3.5 DFD Level 1 Sistem Pengolahan Data Pegawai

3.6.3.2Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1

Berikut adalah DFD pada level 2 proses 1 bagian login pada sistem informasi pengolahan data pegawai pada gambar 3.6 berikut.

(52)

Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 1 Login 3.6.3.3Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2

Berikut adalah DFD pada level 2 proses 2 bagian pengolahan data pegawai pada sistem informasi pengolahan data pegawai pada gambar 3.7 berikut.

Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses 2 Pengolahan Data Pegawai 3.6.3.4Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3

Berikut adalah DFD pada level 2 proses 3 bagian pengolahan perhitungan kenaikan pangkat pegawai pada sistem informasi pengolahan data pegawai pada gambar 3.8 berikut.

(53)

Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 3 Pengolahan Perhitungan Kenaikan Pangkat 3.6.3.5Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 4

Berikut adalah DFD pada level 2 proses 4 bagian pengolahan data pegawai pada gambar 3.9 berikut.

(54)

3.6.3.6Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 5

Berikut adalah DFD pada level 2 proses 5 bagian pembuatan laporan pada gambar 3.10 berikut.

Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 5 Pembuatan Laporan 3.6.4 Spesifikasi Proses

Spesifikasi Proses digunakan untuk menggambarkan proses model aliran yang terdapat pada DFD (Data Flow Diagram). Spesifikasi proses dari gambaran

DFD diatas akan dijelaskan pada tabel sebagai berikut : Tabel 3.2 Spesifikasi Proses

NO Proses Keterangan

1. No. Proses 1.0

Nama Proses Login

(55)

Input Data login username, password

Output Info login username, passwordvalid atau invalid

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan username dan password}

Tambah data NIP

Ifdata usernameand passwordthen

Data valid

Else data tidak invalid

Endif End 2. No. Proses 1.1

Nama Proses Validasi username

Source Admin

Input Data login username

Output Info username valid atau invalid

Destination Admin

(56)

{Admin memasukan username}

If username kosong then

Tampilkan info login invalidusername kosong

Else

If username tidak ada then

Tampilkan info login invalid username salah

Else

Tampilkan info login username valid

End 3. No. Proses 1.2

Nama Proses Validasi password

Source Admin

Input Data login password

Output Info passwordvalid atau invalid

Destination Admin

Logika Proses Begin

(57)

If password kosong then

Tampilkan info login invalidpassword kosong

Else

If password tidak ada then

Tampilkan info login invalid password salah

Else

Tampilkan info login password valid

End 4. No. Proses 2.0

Nama Proses Pengolahan data pegawai

Source Admin

Input Data pengolahan pegawai

Output Info pengolahan pegawai

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin masuk menu pengolahan data pegawai}

(58)

5. No. Proses 2.1

Nama Proses Tambah data pegawai

Source Admin

Input Data pegawai

Output Info data pegawai

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan data pegawai yang akan ditambah}

If data pegawai tidak kosong then

Simpan info data pegawai di database

Else

Tampilkan info data pegawai tidak boleh kosong.

End 6. No. Proses 2.2

(59)

Source Admin

Input Data pegawai

Output Info data pegawai

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan data pegawai yang akan ditubah}

Cari data pegawai If data pegawai ada then Tampilkan data yang dicari If data pegawai diubahthen Data diubah dan disimpan Else data tidak temukan Endif

Endif End 7. No. Proses 2.3

Nama Proses Hapus data pegawai

(60)

Input Data pegawai

Output Info data pegawai

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan data pegawai yang akan dihapus}

Cari data pegawai If data pegawai ada then Tampilkan data yang dicari If data pegawai dihapusthen Tampil pesan hapus data Else data tidak dihapus

Endif Endif End 8. No. Proses 2.4

Nama Proses Cari data pegawai

Source Admin

(61)

Output Info data pegawai

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan data pegawai yang akan dicari}

Cari data pegawai If data pegawai ada then Tampilkan data yang dicari If data pegawai ditemukanthen Tampil pesan data ditemukan Else data tidak ada

Endif Endif End 9. No. Proses 3.0

Nama Proses Pengolahan perhitungan kenaikan pangkat

Source Admin

Input Data perhitungan kenaikan pangkat

(62)

Destination Admin, pegawai

Logika Proses Begin

{Admin masuk menu pengolahan perhitungan kenaikan pangkat}

End 10. No. Proses 3.1

Nama Proses Cari data yang akan dihitung

Source Admin

Input Data pegawai

Output Info caridata pegawai

Destination Admin, pegawai

Logika Proses Begin

{Admin mencari data pegawai yang akan dihitung kenaikan pangkat}

Cari data pegawai If data pegawai ada then Tampilkan data yang dicari If data pegawai ditemukanthen Tampil pesan data ditemukan

(63)

Else data tidak ada Endif

Endif End 12. No. Proses 3.2

Nama Proses Hitung tahun kenaikan pangkat

Source Admin

Input Data pegawai

Output Info data pegawai

Destination Admin, pegawai

Logika Proses Begin

{Admin menghitung data pegawai yang akan dihitung kenaikan pangkat}

Cari data pegawai If data pegawai ada then Hitung data yang dicari

If data pegawai ditemukanthen

Tampil pesan perhitungan selesai Else data tidak ada

(64)

Endif End 13. No. Proses 3.3

Nama Proses Lihat hasil perhitungan pangkat

Source Admin

Input Data pegawai yang akan dihitung

Output Info data pegawai yang telah dihitung

Destination Admin, pegawai

Logika Proses Begin

{Admin melihat data hasil perhitungan kenaikan pangkat}

Cari hasil perhitungan If hasil perhitungan ada then Lihat data yang dicari

If data pegawai ditemukanthen Tampil pesan lihat hasil Else data tidak ada

Endif Endif End

(65)

14. No. Proses 4.0

Nama Proses Proses pengolahan data admin

Source Admin

Input Data pengolahan admin

Output Info pengolahan admin

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin masuk menu proses pengolahan data admin}

End 15. No. Proses 4.1

Nama Proses Tambah data admin

Source Admin

Input Data admin

Output Info data admin

Destination Admin

(66)

{Admin memasukan data admin baru yang akan ditambah}

If data admin baru tidak kosong then

Simpan info data admin baru di database

Else

Tampilkan info data admin baru tidak boleh kosong.

End 16. No. Proses 4.2

Nama Proses Ubah data admin

Source Admin

Input Data admin

Output Info data admin

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan data admin yang akan ditubah}

(67)

If data admin ada then Tampilkan data yang dicari If data admin diubahthen Data diubah dan disimpan Else data tidak temukan Endif

Endif End 17. No. Proses 4.3

Nama Proses Hapus data admin

Source Admin

Input Data admin

Output Info data admin

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan data admin yang akan dihapus}

Cari data admin If data admin ada then Tampilkan data yang dicari

(68)

If data admin dihapusthen Tampil pesan hapus data Else data tidak dihapus

Endif Endif End 18. No. Proses 4.4

Nama Proses Cari data admin

Source Admin

Input Data admin

Output Info data admin

Destination Admin

Logika Proses Begin

{Admin memasukan data admin yang akan dicari}

Cari data pegawai If data pegawai ada then Tampilkan data yang dicari If data admin ditemukanthen Tampil pesan data ditemukan Else data tidak ada

(69)

Endif Endif End 19. No. Proses 5.0

Nama Proses Laporan

Source Admin

Input Data laporan pegawai dan admin

Output Info laporan pegawai dan admin

Destination Admin, pegawai

Logika Proses Begin

{Admin masuk menu laporan}

End 20. No. Proses 5.1

Nama Proses Cetak laporan

Source Admin

Input Data cetak laporan

(70)

Destination Admin, pegawai

Logika Proses Begin

{Admin masuk menu cetak laporan}

If cetak laporan then

Tampilkan cetak laporan

End

End 21. No. Proses 5.2

Nama Proses Lihat hasil laporan

Source Admin

Input Data hasil laporan

Output Info hasil laporan

Destination Admin, pegawai

Logika Proses Begin

{Admin masuk menu lihat hasil laporan}

If lihat hasil laporan then

(71)

End

3.6.5 Kamus Data

Kamus data atau data dictionary adalah Katalog fakta tentang data dan

kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, dapat menggambarkan data yang mengalir disistem dengan lengkap. Kamus data dapat mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir diantara proses, penyimpanan data dan entitas luar pada sistem. Kamus data tersebut sebagai berikut :

Tabel 3.3 Kamus Data

Nama Data Pegawai

Where Used / How Used Menambah data Pegawai proses 3.1.1 (input),simpan data Pegawai proses 3.1.2 (input), batal data Pegawai proses 3.1.3 (input), ubah data Pegawai proses 3.1.4 (input), hapus data Pegawai proses 3.1.5 (input).

Deskripsi Berisi seluruh data Pegawai Struktur Data NIP+Nama+Masa_kerja+TMT NIP

Nama Masa_kerja

[A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9]

(72)

TMT [A..z | a..z | 0..9]

Nama Data Golongan

Where Used / How Used Menambah data Golongan proses 3.2.1 (input),simpan data Golongan proses 3.2.2 (input), batal data Golongan proses 3.2.3 (input), ubah data Golongan proses 3.2.4 (input), hapus data Golongan proses 3.2.5 (input).

Deskripsi Berisi seluruh data Golongan Struktur Data Kode_golongan+Nama_golongan Kode_Golongan

Nama_Golongan

[A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9]

Nama Data Pangkat

Where Used / How Used Menambah data Pangkat proses 3.3.1 (input),simpan data Pangkat proses 3.32 (input), batal data Pangkat proses 3.3.3 (input), ubah data Pangkat proses 3.3.4 (input), hapus data Pangkat proses 3.3.5 (input).

Deskripsi Berisi seluruh data Pangkat Struktur Data Kode_pangkat+Nama_pangkat Kode_Pangkat

Nama_Pangkat

[A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9]

Nama Data Jabatan

(73)

(input),simpan data Jabatan proses 3.4.2 (input), batal data Jabatan proses 3.4.3 (input), ubah data GJabatan proses 3.4.4 (input), hapus data Jabatan proses 3.4.5 (input).

Deskripsi Berisi seluruh data Jabatan Struktur Data Kode_jabatan+Nama_jabatan Kode_Pangkat

Nama_Pangkat

[A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9]

Nama Data Admin

Where Used / How Used Menambah data Admin proses 3.5.1 (input),simpan data Admin proses 3.5.2 (input), batal data Admin proses 3.5.3 (input), ubah data Admin proses 3.5.4 (input), hapus data Admin proses 3.5.5 (input).

Deskripsi Berisi seluruh data Admin Struktur Data NIP+Nama+Masa_kerja+TMT NIP

Nama Masa_kerja TMT

[A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9] [A..z | a..z | 0..9]

(74)

3.7 Perancangan Sistem

Tahap Perancangan merupakan bagian dari metodologi pembangun suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah melalui tahap analisi. Tahap perancangan bertujuan untuk memberikan gambaran secara terinci bagaimana sebuah sistem akan dibangun.

3.7.1 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan proses pengorganisasian file yang berguna untuk menghilangkan kelompok elemen yang berulan. Proses pengelompokan menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya berfungsi untuk mengakses data yang sedemikian rupa sehignga database tersebut mudah untuk dimodifikasi, adapun skema relasi pada perancangan aplikasi Pendataan data pegawai Kabupaten Bandung dapat dilihat pada gambar 3.11.

(75)

Gambar 3.11 Relasi Antar Tabel Pada Pengolahan Data Pegawai 3.7.2 Struktur Tabel

Data-data yang digunakan dalam aplikasi ini disimpan dalam sebuah

database dengan nama database pegawai yang terdiri dari 5 tabel yaitu tabel data

pegawai, tabel data pangkat, tabel data jabatan, tabel data golongan dan tabel data admin.

(76)

Tabel 3.4 Tabel Data Pegawai