No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 5 dari 17 halaman
PERMINTAAN TINDAKAN PENCEGAHAN PAR
1.3. Adanya perintah yang mempunyai pengertian ganda 1.4. Perintah kerja tidak terdokumentasi dengan jelas
1.5. Rendahnya kinerja sistem, proses maupun produk 1.6. Sistem, proses atau produk tidak efisien efektif
1.7. Terdapat alternatif tindakan yang lebih efisien dan efektif
2. Rektorat, Dekanat, Pusat, Program StudiUPT dan atau Bagian bertanggung jawab untuk menentukan ruang lingkup, tim yang melakukan verifikasi dan
standar target pencapaian tindakan pencegahan.
B. Rencana dan Tindakan Pencegahan
1. Dalam merencanakan tindakan pencegahan harus dilakukan analisa : 1.1. Dalam analisa ini harus dipastikan secara jelas apakah suatu masalah
itu berulang atau potensial bermasalah. 1.2. Warek III bersama Rektorat, Dekanat, Pusat, Program StudiUPT dan
atau Bagian yang terkait dalam rapat menentukan ruang lingkup dan tindakan pencegahan yang akan dilakukan baik untuk yang berulang
maupun potensial.
1.3. Menetapkan penanggung jawab dari tindakan pencegahan yang akan dilakukan sesuai ruang lingkupnya. Penanggung jawab dapat berupa
tim yang secara khusus dibentuk atau bagian tertentu kepala bagian. 1.4. Dalam menganalisa akar masalah sebaiknya menggunakan siklus
PDCA Plan-Do - Check – Action dan metode 5 ”Why” dan 1 ”How”. Jika diperlukan, dapat mengulang pertanyaan ”Why” beberapa kali.
1.5. Dalam menganalisa, penanggung jawab dapat meminta bantuan kepada pihak lain, atau dibicarakan dalam rapat koordinasi tingkat rektorat,
dekanat, pusat, program studi UPT ataupun bagian dengan tujuan untuk dianalisa bersama sehingga didapatkan :
a. Kesepakatan standar tindakan pencegahan yang akan dilakukan sebagai bukti hasil tindakan pencegahan
b. Kerangka kerja c. Penanggung jawab pelaksana dan evaluator
d. Langkah pencegahan yang mungkin dilaksanakan serta
langkah-langkah darurat jika perlu yang dapat menghilangkan akar masalah
2. Berdasarkan hasil analisa di atas, Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi, UPT dan atau Bagian menyusun rencana pencegahan dalam form
PAR 4.0.000.0.02.0.01 Rev.00. Jika diperlukan dapat menambah halamanmelampirkan data atau informasi penting lainnya.
3. Rencana pencegahan diterapkan di lapangan oleh para pelaksana. 4.Bilamana dalam pelaksanaan tindakan pencegahan ini timbul masalah yang
tak terduga, harus diambil tindakan darurat dan tidak boleh menghentikan proses yang sudah berjalan normal sebelum tindakan pencegahan
dilakukan.
5. Sesuai dengan jenis masalahnya, rencana tindakan pencegahan dapat berupa: penyempurnaan sistem revisi dokumen, pelatihan,
penyempurnaan sarana operasi, penyempurnaan proses kerja, evaluasi
4.0.000.0.01.0.09
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 6 dari 17 halaman
PERMINTAAN TINDAKAN PENCEGAHAN PAR
terhadap sistem mutu dan lainnya lihat butir A.1..
C. Evaluasi Terhadap Penyelesaian Masalah.
