Prosedur Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR) Universitas YARSI

PERMINTAAN TINDAKAN

PENCEGAHAN (PAR)

NOMOR : 2.0.000.0.07.0.00

REVISI : 01

PENCEGAHAN(PAR)

NOMOR : 1

.0.000.0.00.0.00

Revisi : 00

BAGIAN/PEJABAT YANG

BERWENANG TANDA TANGAN

DISUSUN OLEH Wakil Rektor III

………..

Dr. H. Sonny Pamuji Laksono.Mkes.AIFM

DIPERIKSA OLEH Ketua SPMI

……….. Dr H Insan Sosiawan T.PhD

DISAHKAN OLEH Rektor

……….. Susi Endrini,SSi,MSc.PhD

DAFTAR ISI

Halama n

LEMBAR PENGESAHAN DAN JUDUL DAFTAR ISI

RIWAYAT REVISI DOKUMEN DAFTAR DISTRIBUSI

1 2 3 1. Tujuan

2. Ruang Lingkup

3. Tanggung jawab dan wewenang 4. Prosedur Mutu

5. Diagram Alir

6. Dokumen dan Rekaman Terkait 7. Lampiran

4 4 4 4 - 7 7 - 8 8 9 -11

1/2/20 10

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

No. Revisi Tanggal Terbit Penjelasan (singkat) Isi Perubahan 00 28 Desember 2009

01 1 Februari 2010 Penambahan daftar distribusi yaitu Audit Internal YARSI dan Direktur Pasca

1/2/20 10

DAFTAR DISTRIBUSI

No. JABATAN Nomor Salinan

1 MR 00

2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI 01

3 Rektor Universitas YARSI 02

4 Wakil Rektor I Universitas YARSI 03 5 Wakil Rektor II Universitas YARSI 04 6 Wakil Rektor III Universitas YARSI 05 7 Kepala Registrar Universitas YARSI 06 8 Kepala UPT Perpustakaan Universitas YARSI 07 9 Dekan Fakultas Kedokteran Universitas YARSI 08 10 Dekan Fakultas Ekonomi Universitas YARSI 09 11 Dekan Fakultas Hukum Universitas YARSI 10 12 Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas YARSI 11 13 Dekan Fakultas Psikologi Universitas YARSI 12

14 Audit Internal YARSI 13

15 Direktur Pascasarjana 14

Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan ”Daftar Induk Distribusi Dokumen” Dokumen nomor: 3.0.000.0.01.2.01 Rev.00

1/2/20 10

1. Tujuan

Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan tindakan pencegahan dan menjamin tindakan pencegahan diterapkan secara efektif sehingga dapat mengurangi penyebab potensial ketidaksesuaian pada sistem, produk, dan proses.

2. Ruang lingkup

Prosedur Permintaan Tindakan Pencegahan / Preventive Action Request (PAR) ini digunakan di seluruh unit di lingkungan Universitas YARSI.

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

3.1 Wakil Rektor III/ MR bertanggung jawab :

1) Memastikan Prosedur Permintaan Tindakan Pencegahan diterapkan di seluruh Universitas YARSI

2) Memastikan semua permintaan tindakan pencegahan didokumentasi dan ditulis di format Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR) ( 4.0.000.0.02.0.01 Rev.00 ) ditindaklanjuti oleh masing-masing Rektorat/ Dekanat/ Program Studi /Pusat dan atau Bagian yang terkait. 3) Memastikan semua tindakan pencegahan telah diselesaikan sesuai

rencana.

4) Melakukan evaluasi terhadap tindakan pencegahan yang dilakukan (verifikasi) untuk memastikan tindakan pencegahan yang dilakukan efektif

5) Memastikan semua Permintaan Tindakan Pencegahan dicatat dalam Daftar Induk Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR) (4.0.000.0.02.0.02 Rev.00) beserta statusnya, yang akan dipergunakan sebagai salah satu bahan analisa untuk memperbaiki kinerja sistem mutu yang diterapkan.

3.2 Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat/UPT dan atau Bagian bertanggungjawab untuk :

1) Menganalisa permintaan tindakan pencegahan yang timbul di area kerjanya agar diperoleh rencana tindakan pencegahan yang dapat menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian, sehingga tidak menimbulkan masalah baru atau kecenderungan berulangnya masalah yang sama.

2) Melakukan tindakan pencegahan yang direncanakan sesuai hasil analisa tersebut di atas dan dilakukan sesuai prosedur ini.

3) Membantu bilamana masalah yang timbul terkait dengan Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat/UPT dan atau Bagian dalam hal menganalisa dan melakukan tindakan pencegahan yang direncanakan.

4. Prosedur Mutu

A. Identifikasi Masalah Yang Membutuhkan Tindakan Pencegahan

1. Tindakan pencegahan timbul karena adanya hal-hal dibawah ini: 1.1. Masalah yang sama terjadi berulang kali

1.3. Adanya perintah yang mempunyai pengertian ganda 1.4. Perintah kerja tidak terdokumentasi dengan jelas 1.5. Rendahnya kinerja sistem, proses maupun produk 1.6. Sistem, proses atau produk tidak efisien / efektif

1.7. Terdapat alternatif tindakan yang lebih efisien dan efektif

2. Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi/UPT dan atau Bagian bertanggung jawab untuk menentukan ruang lingkup, tim yang melakukan verifikasi dan standar target pencapaian tindakan pencegahan.

B. Rencana dan Tindakan Pencegahan

1. Dalam merencanakan tindakan pencegahan harus dilakukan analisa :

1.1. Dalam analisa ini harus dipastikan secara jelas apakah suatu masalah itu berulang atau potensial bermasalah.

1.2. Warek III bersama Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi/UPT dan atau Bagian yang terkait dalam rapat menentukan ruang lingkup dan tindakan pencegahan yang akan dilakukan baik untuk yang berulang maupun potensial.

1.3. Menetapkan penanggung jawab dari tindakan pencegahan yang akan dilakukan sesuai ruang lingkupnya. Penanggung jawab dapat berupa tim yang secara khusus dibentuk atau bagian tertentu (kepala bagian). 1.4. Dalam menganalisa akar masalah sebaiknya menggunakan siklus

PDCA ( Plan-Do - Check – Action) dan metode 5 ”Why” dan 1 ”How”. Jika diperlukan, dapat mengulang pertanyaan ”Why” beberapa kali. 1.5. Dalam menganalisa, penanggung jawab dapat meminta bantuan kepada

pihak lain, atau dibicarakan dalam rapat koordinasi tingkat rektorat, dekanat, pusat, program studi / UPT ataupun bagian dengan tujuan untuk dianalisa bersama sehingga didapatkan :

a. Kesepakatan standar tindakan pencegahan yang akan dilakukan sebagai bukti hasil tindakan pencegahan

b. Kerangka kerja

c. Penanggung jawab pelaksana dan evaluator

d. Langkah pencegahan yang mungkin dilaksanakan serta langkah-langkah darurat jika perlu yang dapat menghilangkan akar masalah

2. Berdasarkan hasil analisa di atas, Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi, UPT dan atau Bagian menyusun rencana pencegahan dalam form PAR (4.0.000.0.02.0.01 Rev.00). Jika diperlukan dapat menambah halaman/melampirkan data atau informasi penting lainnya.

3. Rencana pencegahan diterapkan di lapangan oleh para pelaksana.

4.Bilamana dalam pelaksanaan tindakan pencegahan ini timbul masalah yang tak terduga, harus diambil tindakan darurat dan tidak boleh menghentikan proses yang sudah berjalan normal (sebelum tindakan pencegahan dilakukan).

5. Sesuai dengan jenis masalahnya, rencana tindakan pencegahan dapat berupa: penyempurnaan sistem (revisi dokumen), pelatihan,

terhadap sistem mutu dan lainnya (lihat butir A.1.).

C. Evaluasi Terhadap Penyelesaian Masalah.

1. Warek III melakukan verifikasi dengan tujuan antara lain :

1.1. Memastikan pelaksanaan tindakan pencegahan yang dilakukan sesuai dengan rencana pencegahan yang ditulis dalam form Permintaan Tindakan Pencegahan PAR (4.0.000.0.02.0.01 Rev.00). 1.2. Memastikan penyebab potensial akar masalah yang dicurigai sudah

di tindaklanjuti sehingga terhapus.

2. Hasil Verifikasi/ Evaluasi oleh Warek III :

2.1. Tidak memuaskan apabila hasil pencegahan tidak sesuai dengan target pencapaian maka dilakukan analisa ulang (butir B.1.).

2.2. Memuaskan apabila hasil pencegahan diselesaikan sesuai rencana tanpa menimbulkan masalah baru timbul dan akar masalah sudah dihilangkan.

D. Pengontrolan Rekaman Monitoring dan Standarisasi

1. Jika masalah sudah diselesaikan semua maka Warek III bertanggung jawab untuk Memberi Status “Closed”: pada form Daftar Induk PAR (4.0.000.0.02.0.02 Rev.00) dan form Permintaan Tindakan Pencegahan PAR (4.0.000.0.02.0.01 Rev.00). yang terselesaikan.

1.1. Menyimpan rekaman tindakan pencegahan yang sudah di-closed

(selesai) dan dimonitor hasil tindakan pencegahan tersebut apakah efektif dan tidak menimbulkan masalah baru.

1.2. Jika sampai rapat Tinjauan Manajemen periode berikutnya tidak ditemukan tindakan pencegahan yang efektif atau tetap potensial menimbulkan masalah, maka pada periode ini juga untuk penyelesaian masalah tersebut dijadikan sebagai masukan permintaan tindakan perbaikan dan dapat ditindaklanjuti sesuai Sistem Prosedur Permintaan Tindakan Perbaikan.

1.3. Menyimpan file-file tersebut dan menjadikan sebagai standar terbaru untuk penanganan kasus serupa.

2. Masalah diselesaikan sesuai rencana dan akar dari masalah sudah dihilangkan tetapi terjadi masalah baru, maka Warek III bertanggung jawab untuk :

2.1. Mengeluarkan Permintaan Tindakan Pencegahan terbaru sesuai dengan masalah baru tersebut.

2.2. Memberi status “closed” pada format Daftar Induk Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR) dan terhadap Permintaan Tindakan Pencegahan yang terdahulu.

2.3. Memastikan Rektor, Dekan, Ka. Pusat, Ka.Bagian dan atau Ka.Program Studi terkait terinformasi dengan baik dan bertanggung jawab terhadap Permintaan Tindakan Pencegahan terbaru ditindaklanjuti sesuai sistem dan prosedur ini.

a) Yang ditulis dalam Permintaan Tindakan Pencegahan belum diselesaikan dan atau tidak sesuai.

b) Dalam prakteknya, masalah masih ada dan kemungkinan akan berulang (sesuai keputusan Warek III/Wadek III).

3.1. Warek III mengembalikan form PAR kepada Rektor, Dekan, Ka.Program Studi Ka. Pusat, UPT adn atau Ka. Bagian terkait untuk melakukan analisa ulang. Jika diperlukan Warek III dapat memberikan masukan terhadap masalah yang tidak terselesaikan tersebut.

3.2. Warek III dan Wadek III harus memastikan tidak ada masalah baru yang terjadi berkaitan dengan rencana pencegahan yang tidak terselesaikan dengan baik (butir A.1.1).

1/2/20 10

5.Diagram Alir

Diagram Alir pada prosedur ini dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Flow Aktifitas PIC Dokumen

Terkait Standard Form Ringan Berat  Masalah  Sistem

 Produk (service)  Proses

 Pemecahan masalah di internal institusi  Terselesaik an ?  Mencatat hasil penyelesaian  M

engeluarkan PAR (status open), isi Daftar induk PAR

 M

endistribusikan PAR ke departemen terkait

 R

apat koordinasi jika diperlukan untuk membahas rencana tindakan

pencegahan

 P

elaksanaan rencana tindakan pencegahan

Penemu masalah Kepala Institusi/Tim Kepala Institusi Penemu masalah Penemu masalah Institusi. terkait Institusi. terkait Standar kerja 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 Laporan harian yang sesuai 4.0.000.0.01.0.09 Mulai Penetapan masalah Pemecahan masalah verifikasi closed Keluar PAR Selesai Rencana Tindakan PAR 1/2/20

 Menverifikasi hasil tindakan

pencegahan

 Masalah terselesaikan ?

 Ada masalah baru

Status closed di daftar tindakan PAR itu sendiri.

Mencatat dan meminta tindakan PAR di daftar induk PAR Diarsipkan MR/WarekIII MR/WarekIII MR/WarekIII MR/WarekIII 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00

6. Dokumen dan Rekaman Terkait

1) Prosedur “ Pengendalian Rekaman “ 2.0.000.0.04.0.00 2) Prosedur “ Permintaan Tindakan Perbaikan” 2.0.000.0.03.0.00

7. Lampiran

1) Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR) 4.0.000.0.02.0.01 Rev.00 2) Daftar Induk PAR 4.0.000.0.02.0.02 Rev.00 3) Daftar Tindakan Pencegahan 4.0.000.0.02.0.03 Rev.00

Verifikasi closed Faktor tindakan PAR Masalah closed ? Terjadi masalah baru Periksa Selesai Verifikasi Data

LAMPIRAN 1 :

Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR)

UNIVERSITAS YARSI No. PAR :_{Tanggal terbit :}

PERMINTAAN TINDAKAN PENCEGAHAN (PAR)

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK : PRODUK/ PROSES/ SISTEM*)

Kepada : Rektor/Dekan/ KPS/ Ka. Pusat/ Ka.UPT/ Ka. Bagian/ Lulusan *)

MASALAH :

………

……… …..

……… …..

Diajukan oleh : Diterima oleh : Diputuskan oleh : ………. ………. …………

……. ANALISA :

- PENYEBAB LANGSUNG DAN AKAR

MASALAH : ...

... ....

... ....

... ....

- TINDAKAN SEGERA :

………. - TINDAKAN PERMANEN :

………

Tindakan pencegahan yang akan dilakukan :

……… ……… ………

Hasil Verifikasi :

Tanggal :

Hasil : Open / Closed *)

Tanggapan : ……….. ..……… ………..

Tidak/ Perlu*)

diterbitkan

PAR baru ..._.. Warek III

*)_{coret yang tidak perlu}

4.0.000.0.02.0.01 Rev.00

LAMPIRAN 2 :

DAFTAR INDUK PAR

UNIVERSITAS YARSI

No No. PAR Tgl.Terbit Isi Masalah Yang Mengajukan

Penanggung Jawab

Tindakan Pencegahan

Tanggal Tanda

Tangan Keterang_an Open/Close d/PAR baru

1/2/20 10

4.0.000.0.02.0.02 Rev.00

Lampiran 3 :

DAFTAR TINDAKAN PENCEGAHAN

No.

Tindakan Pencegahan

No. PAR

1/2/20 10

4.0.000.0.02.0.03 Rev.00

1/2/20 10

5.Diagram Alir

Diagram Alir pada prosedur ini dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Flow Aktifitas PIC Dokumen

Terkait Standard Form Ringan Berat  Masalah  Sistem

 Produk (service)

 Proses

 Pemecahan masalah di internal institusi  Terselesaik an ?  Mencatat hasil penyelesaian  M

engeluarkan PAR (status open), isi Daftar induk PAR

 M

endistribusikan PAR ke departemen terkait

 R

apat koordinasi jika diperlukan untuk membahas rencana tindakan

pencegahan

 P

elaksanaan rencana tindakan pencegahan

Penemu masalah Kepala Institusi/Tim Kepala Institusi Penemu masalah Penemu masalah Institusi. terkait Institusi. terkait Standar kerja 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 2.0.000.0.02.0.00 Laporan harian yang sesuai 4.0.000.0.01.0.09 Mulai Penetapan masalah Pemecahan masalah verifikasi closed Keluar PAR Selesai Rencana Tindakan PAR 1/2/20

pencegahan

 Masalah terselesaikan ?

 Ada masalah baru

Status closed di daftar tindakan PAR itu sendiri.

Mencatat dan meminta tindakan PAR di daftar induk PAR

Diarsipkan

MR/WarekIII

MR/WarekIII

MR/WarekIII

2.0.000.0.02.0.00

2.0.000.0.02.0.00

2.0.000.0.02.0.00

6. Dokumen dan Rekaman Terkait

1) Prosedur “ Pengendalian Rekaman “ 2.0.000.0.04.0.00 2) Prosedur “ Permintaan Tindakan Perbaikan” 2.0.000.0.03.0.00 7. Lampiran

1) Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR) 4.0.000.0.02.0.01 Rev.00 2) Daftar Induk PAR 4.0.000.0.02.0.02 Rev.00

Verifikasi

closed Faktor tindakan

PAR Masalah

closed ?

Terjadi masalah baru

Periksa

LAMPIRAN 1 :

Permintaan Tindakan Pencegahan (PAR)

UNIVERSITAS YARSI No. PAR :_{Tanggal terbit :}

PERMINTAAN TINDAKAN PENCEGAHAN (PAR)

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK : PRODUK/ PROSES/ SISTEM*)

Kepada : Rektor/Dekan/ KPS/ Ka. Pusat/ Ka.UPT/ Ka. Bagian/ Lulusan *)

MASALAH :

………

……… …..

……… …..

Diajukan oleh : Diterima oleh : Diputuskan oleh :

………. ………. …………

……. ANALISA :

- PENYEBAB LANGSUNG DAN AKAR

MASALAH : ...

... ....

... ....

... ....

- TINDAKAN SEGERA :

………. - TINDAKAN PERMANEN :

………

……… Hasil Verifikasi :

Tanggal :

Hasil : Open / Closed *)

Tanggapan : ……….. ..……… ………..

Tidak/ Perlu*)

diterbitkan

PAR baru ..._.. Warek III

*)_{coret yang tidak perlu} 4.0.000.0.02.0.01 Rev.00

LAMPIRAN 2 : DAFTAR INDUK PAR

UNIVERSITAS YARSI

No No. PAR Tgl.Terbit Isi Masalah Yang Mengajukan

Penanggung Jawab

Tindakan Pencegahan

Tanggal Tanda

Tangan Keterang_an Open/Close d/PAR baru 1/2/20

4.0.000.0.02.0.02 Rev.00

Lampiran 3 :

DAFTAR TINDAKAN PENCEGAHAN

No.

Tindakan Pencegahan

No. PAR

1/2/20 10

4.0.000.0.02.0.03 Rev.00

1/2/20 10