Sistem Informasi Pengelolaan Pupuk di PT. Hurip Utama

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Jurusan Manajemen Informatika Jenjang D3 Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

Disusun oleh : Fiqri Iqbal 1.09.05.035

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iii

Alhamdulillahi Robbil ‘alamiin, puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas hanya izin, kehendak, dan taufiq serta hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini dengan judul “ Sistem Informasi Pengelolaan Pupuk di PT.Hurip Utama “.

Penyusun Laporan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi persyaratan Kelulusan Diploma III Jurusan Managemen Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Komputer Indonesia.

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, hal ini karena keterbatasan kemampuan dan pengalaman, oleh karena itu penulis dengan senang hati menerima saran serta kritik dari semua pihak yang sifatnya mendorong, membangun serta memberikan peningkatan kwalitas pada Laporan Tugas Akhir ini di masa yang akan datang.

Pada kesempatan ini secara khusus sebagai penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini diantaranya kepada:

iv

Adik, saudara yang selalu memberikan semangat dan dukungan, serta doa yang tak pernah henti-hentinya untuk penulis.

3. Ibu R. Fenny Syafariani, S. Si.,M.Stat, selaku Dosen Wali dan selaku Dosen Pembimbing yang banyak meluangkan waktu dan tenaga

4. Bpk Ir. Eddy Suryanto Soegoto M. Mc, selaku Rektor UNIKOM 5. Bpk Prof. Ir. Ukun Sastraprawira, M. Se, selaku Dekan Fakultas teknik

6. Bpk Dadang Munandar,S.E.,M.Si selaku Ketua Jurusan Managemen Informatika

7. Dosen-dosen di Jurusan Manajemen Informatika.

8. Semua staf Tata Usaha Fakultas Teknik Informatika, Universitas Komputer Indonesia yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

9. Bpk alm. Drs. Agus hikmatullah, selaku kabag sdm dan pembingbing selama kerja praktek dan seluruh staf PT.Hurip Utama.

10. Semua staf Perpustakaan UNIKOM, terima kasih atas kerja sama dan bantuannya.

11. Rekan – rekan Mahasiswa Manajemen Informatika 2005, terima kasih atas dukungan dan motivasinya kepada Penulis, tekhusus untuk sahabat-sahabatku di kelas MI-9 yang selalu memberikan dukungan.

12. Kepada semua pihak yang telah membantu Penulis dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, Andi dan anak-anak kostan kubus.

v

pada kesempatan lain, akhirnya semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, terutama Penulis.

Wassalamualaikum warah matullahhi wabarokatuh

Bandung, Januari 2009

vi

ABSTRACT ii

KATA PENGANTAR iii

DAFTAR ISI vi

DAFTAR GAMBAR xi

DAFTAR TABEL xiv

DAFTAR SIMBOL xv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Identifikasi Masalah dan rumusan masalah 3

1.3 Rumusan Masalah 3

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian 4

1.5 Kegunaan Penelitian………..4 1.6 Batasan Masalah 6 1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian……….6 BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem………8 2.1.1 Karakteristik Sistem……….9 2.1.2 Bentuk Umum Sistem………..12

vii

2.2.2 Siklus Informasi………...15

2.2.3 Kualitas Informasi ………. 16

2.2.4 Nilai Informasi……….17

2.3 Pengertian Sistem Informasi………17

2.3.1 Komponen sistem informasi………18

2.3.2 Kegiatan sistem informasi ………..19

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ………...……... 19

2.5 Perancangan Sistem Informasi…….………...20

2.6 Pengertian Pengelolaan……..………...……….21

2.7 Pengertian Penjualan…………..……….21

2.7 Pengertian Pembelian...23

2.8 Sekilas Tentang Visual Basic………..24

2.9 Microsoft SQL Server 2000………24

BAB III OBJEK PENELITIAN DAN METODE 3.1 Objek Penelitian………26

3.1.1 Sejarah singkat PT. Hurip utama...…....………..26

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan………..………..28

3.1.3 Struktur Organisasi ……… 28

viii

3.2.2.1 Sumber Data Primer………33

3.2.2.1 Sumber Data Sekunder………...34

3.2.3 Metode pendekatan / Pengenbangan system..………34

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem………35

3.2.3.2 Metode pengembanga system ………36

3.2.3.3 Metode Penyelesaian………..36

3.2.3.4 Alat bantu analisis dan perancangan ………..39

3.2.3.4.1 Diagram Alir Dokumen (flow map).. ……….39

3.2.3.4.2 Diagram Konteks ………....39

3.2.3.4.3 Data flow (DFD)….. ………...40

3.2.3.4.4 Kamus Data...………...40

3.2.3.4.5 Perancangan Basis Data………....40

3.2.3.4.5.1 Normalisasi………...40

3.2.3.4.5.2 Tabel Relasi………41

3.2.4.5.5.3 Entity Relasionalship Diagram………...42

3.2.4 pengujian software..………...42

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisa Sistem yang berjalan ………...………43

ix

4.1.2.3 Prosedure Penjualan barang ………...47

4.1.2.4 Prosedure Pembuatan laporan...47

4.1.3 Evaluasi system yang sedang berjalan ………59

4.2 Perancangan system ...62

4.2.1 Tujuan perancangan ………62

4.2.2 Gambaran umum yang di ususlkan ……….63

4.2.3 Perancangan prosedur yang di usulkan ………...63

4.2.3.1 Flow Map ……….. ……….………....63

4.2.3.2 Diagram konteks ……….65

4.2.3.3 Data flow diagram ………..66

4.2.3.4 Kamus data ……….72

4.2.4 Perancangan basis data ………...73

4.2.4.1 Normalisasi ……….76

4.2.4.2 Relasi table ………..79

4.2.4.3 Entity relationship diagram ……….79

4.2.4.4 Struktur File ………80

4.2.4.5 Kodifikasi ………...84

4.2.5 Perancangan antar muka ……….86

x

5.1. Implementasi…………...………...104

5.1.1 Implementasi perangkat lunak ………..104

5.1.2 Implementasi perangkat Keras ………....……….105

5.1.3 Implementasi basis data ………...….106

5.1.4 Implementasi perancangan antar ………...116

5.1.5 Implemenasi Instalasi Program ………...143

5.2 Pengujian ………...……...147

5.2.1 Rencana pengujian ………...…...….147

5.2.2 Kasus dan hasil pengujian ………...….……147

5.2.3 Kesimpulan hasil pengujian ………..155

BAB VI I KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan ...156

7.2 Saran ...157 DAFTAR PUSTAKA

i informasi yang cepat sekaligus relevan.

Dalam penulisan Tugas akhir ini, penulis menggunakan teknik observasi yaitu dengan pengamatan yang sistematis terhadap objek penelitian sehingga menghasilkan suatu hasil yang objektif. Selain itu penulis juga menggunakan teknik wawancara yaitu dengan Tanya jawab yang dilaksanakan dengan narasumber yaitu Bapak Agus Hikmatullah selaku Kabag SDM. Penulis juga melakukan penelitian dengan menggunakan studi pustaka agar lebih memahami masalah yang dihadapi melalui buku referensi dan literatur sebagai acuan dalam peneyelesaian masalah sedangkan untuk perangkat lunaknya yaitu Visual Basic 6.0 yang dibangun ini menggunakan perangkat lunak Database MYSQL server 2000.

PT. Hurip Utama sebagai salah satu vendor pupuk seringkali dihadapkan dengan sebuah transaksi, sebab itu kebutuhan sistem informasi khususnya sistem informasi pengelolaan pupuk pada PT. Hurip Utama sebagai alat Bantu mutlak diperlukan dan dirasa dapat memeberikan tingkat efisien dan efektif yang lebih tinggi.

ii quickly relevant at the same time.

.In writing of this final duty, writer use prototype method research descriptively research where in it’s data collecting has conducted by using observation technique that is with systematic perception to research object so can give an objective result. Besides that, writer also use interview technique with resource person namely Mr. Agus Hikmatullah, as owner of PT Hurip Utama. Writer also has been conduct the research bu using book can more comperehending the problem that is faces passing reference book and literature as reference in finishing the problem while fir this it’s software, this web use Visual Basic 6.0 and Database MYSQL server 2000.

PT. Hurip Utama as one of the vendor in Indonesia has confronted with a transation, of ten times. That cause of requirement of information system specially order information system on-line as appliance assist absolutely needed and felt can give effective and efficient in higher level

1 1.1 LATAR BELAKANG PENELITIAN

Semakin berkembangnya peranan computer saat ini sangat penting salah satunya pada perusahaan atau instansi dalam kaitannya untuk memperoleh informasi dengan cepat. Sebagai sarana untuk memberikan informasi, computer memberikan pengaruh yang cukup besar dalam penghematan dan efisiensi waktu.

Dengan semakin kompleknya masalah yang ada di perusahaan, salah satunya dengan pengelolaan barang pada perusahaan dagang PT. Hurip Utama yang bergerak di bidang penyaluran dan distribusi maka membutuhkan informasi yang cepat dan akurat, mengingat persaingan yang ketat dalam dunia usaha memaksa setiap perusahaan harus memaksimalkan kemampuan yang ada sehingga mampu bersaing dengan perusahaan lain. Untuk itu sistem pengelolaan barang merupakan salah satu factor yang mempunyai andil yang tidak kalah penting dengan bagian yang ada pada perusahaan.

Pada sistem pengelolaan pupuk, sistem yang ada masih menggunakan sistem manual. Hal ini dikarenakan belum adanya sistem aplikasi yang sepenuhnya dapat mengolah data-data secara otomatis. Selain itu belum tersedianya database yang dapat menyimpan data pengelolaan pupuk. Dengan demikian data yang telah di-input tidak pernah diperbaharui, sehingga pada saat ada bon penjualan dan pembelian yang hilang laporan akan menjadi tidak sesuai dan terjadi selisih yang menghambat dalam pembuatan laporan pengelolaan pupuk.

Dalam penelitian ini, penulis mencoba melakukan penelitian dengan tujuan sebagai salah satu tahap dalam mencari informasi yang dibutuhkan pada penyelesaian Tugas Akhir yang sedang penulis susun. Sedangkan dengan adanya sistem informasi ini akan menjadi masukan yang besar bagi penunjang kemajuan serta keberhasilan Perusahan.

Pengembangan sistem informasi dalam sebuah perusahaan, memberikan dampak yang sangat penting dalam mendapatkan informasi yang akurat dan cepat. Maka dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja, terutama dalam jangka panjang dapat menjadi satu usulan yang dapat bermanfaat bagi PT. Hurip Utama. Dengan menggunakan sistem yang baru, diharapkan dapat mempercepat pelayanan dan meningkatkan efektivitas kinerja karyawan, sehingga memberikan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan relevan, serta memuaskan para konsumen.

Dalam menghadapi masalah tersebut, maka penulis bermaksud untuk membangun sebuah sistem informasi pengelolaan pupuk yang baru yang tentunya bisa memperbaiki kelemahan sistem yang sedang berjalan.

Oleh sebab itu penulis mengambil judul ‘Sistem informasi Pengelolaan pupuk Di PT. Hurip Utama, jln. A Yani no.39 Dauwan Cikampek , pada tugas akhir ini penulis merancang suatu system yang dapat menangani pengelolaan pupuk.

1.2 IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH

Dengan beragamnya jenis akan kebutuhan informasi dan teknologi informasi, maka timbul permasalahan yang diantaranya adalah ‘bagaimana’ menyatakan secara pasti tentang apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna informasi dan teknologi informasi serta bagaimana menyampaikan informasi tersebut, dengan tetap memperhatikan kebutuhan, kelengkapan, kemampuan, aktualitas, kualitas, dan kuantitas informasi.

Dengan menganalisis dan merancang system pengelolaan barang, terdapat berbagai masalah yang harus di identifikasi yaitu cara pengelolaan pupuk dapat melakukan :

1. Pemenuhan transaksi pemesanan, transaksi pembelian, transaksi penjualan dan retur barang masih secara manual.

2. Pencarian data barang berdasarkan pesanan dan pencarian arsip masih secara manual dan memakan waktu.

3. Adanya Penyimpanan Arsip yang menumpuk.

Maksud penelitian yang dilakukan penulis ini adalah untuk menghasilkan dan memberikan wawasan serta pandangan baru baik itu bagi penulis maupun bagi objek tugas akhir dengan menerapkan dan mengaplikasikan beberapa pengetahuan yang diperoleh penulis selama kegiatan berlangsung.

Tujuan dari penelitian ini sebagai membangun perangkat lunak untuk suatu sistem informasi pengelolaan pupuk PT. Hurip Utama, yang dapat memberikan informasi secara akurat, aktual, dan efisien bagi semua pihak yang berkepentingan, dengan memanfaatkan teknologi informasi yang memadai, sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja sistem dengan acuan dari hasil studi dan penelahaan yang dilakukan penulis sebelumnya

1.4. KEGUNANAAN PENELITIAN

Kegunaan penelitian ini dapat di bedakan menjadi kegunaan praktis dan kegunaan akademis yang akan dijelaskan sebagai berikut :.

1.4.1 Kegunaan Praktis

Kegunaan praktis kegunaan yang dapat dicapai dari penerapan pengetahuan hasil penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. kegunaan bagi organisasi, untuk mengurangi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada perusahaan, dan perancangan sistem pengolahan data yang di buat ini dapat mempermudah penyampaian untuk seluruh karyawan.

2. kegunaan bagi peneliti, menambah wawasan tentang sistem pengelolaan gudang di PT. Hurip Utama

data pada PT. Hurip Utama, dalam hal ini semua bagian yang terkait dengan pengolahan data, sehingga dari pihak perusahaan mendapatkan kenyamanan dan kepuasan dalam melakukan tugas melayani konsumennya. Begitu pula pihak lain yang merasakan manfaat dari sistem yang baru.

4. Secara umum pihak yang merasakan manfaat dari adanya sistem yang baru ialah, semua pihak yang terkait dengan sistem itu sendiri, antara lain semua karyawan PT. Hurip Utama.

1.4.2 Kegunaan Akademis

1. Penulis yaitu dengan melakukan penelitian ini penulis akan lebih dapat memahami penerapan teori-teori yang didapat selama dibangku kuliah terutama yang berkaitan dengan judul yang dipilih.

2. Kegunaan yang dapat dicapai dari masalah yang diteliti ini ini adalah memperluas ilmu pengetahuan tentang system informasi pengelolaan gudang.

Permasalahan yang disajikan oleh penulis pada penelitian ini mencakup beberapa hal yaitu:

1. Tidak menangani persediaan kas perusahaan.

2. Pembahasan difokuskan pada pemesanan, pembelian, stok barang dan retur.

3. Keuntunggan penjualan 2,5% dari harga beli supplier. 4. Pembayaran barang secara cash.

5. Ketentuan retur barang disepakati oleh kedua belah pihak (perusahaan dan supplier) biasanya dalam waktu satu bulan. 6. Persediaan stok barang minimum 100

1.6. LOKASI DAN JADWAL PENELITIAN

Dalam melakukan penelitiannya, penulis mengambil objek penelitiannya di PT. Hurip Utama, jln. A Yani no.39 Dauwan Ciampek (0264)303552. Adapun lamanya penelitian yang dilakukan oleh penulis dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

No Nama Kegiatan

Mar-09 Apr-09 Mei-09 Jun-09 Jul-09

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Studi literatur

2 Pemilihan judul

3 Bimbingan 4 Mengidentifikasi Kebutuhan 5 Mengembangkan Prototype 6 Menetukan prototype dapat diterima 7 Mengadakan Software

8 Menguji Software

9 Menentukan sistem software 10 Implementasi sistem 11 Seminar 12 RefisiLlaporan

8

Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan, yaitu:

1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya: Pendekatan prosedur adalah pendekatan yang menekankan pada konsep sistem berdasarkan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem.

2. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu.

Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005 : 2) Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu.

Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005 : 1) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Definisi sistem menurut Azhar (2004:18 ) Sistem adalah kumpulan atau group dari bagian atau komponen apapun baik pisik maupun non pisik

yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Ketiga pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu kumpulan dari sub sistem atau jaringan kerja yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah(proses) dan sasaran atau tertentu. 1. Komponen Sistem(Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem(Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan kerjanya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.

3. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

4. Lingkungan Luar Sistem(Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

5. Penghubung Sistem(Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. 6. Masukan Sistem(Input)

Masukan (input), adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang

dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

7. Keluaran Sistem(Output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalkan untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

8. Pengolahan Sistem(Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

9. Sasaran Sistem(Object)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai oleh sistem, kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan berguna. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 2.1Karakteristik Sistem

[Sumber : [Jogiyanto 2005]] 2.1.2 Bentuk Umum Sistem

Bentuk umum dari sistem terdiri dari atas masukan (input), proses, dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.

Gambaran umum mengenai sistem ditunjukan pada gambar berikut ini :

Gambar 2.1 Bentuk Umum Sistem [Sumber: [Azhar 2004]]

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi seperti berikut antara lain: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia.

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machin.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sistem tertentu adalah beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh denngan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya.

Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruhi dengan lingkungan luarnya.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Pada konsep dasar informasi akan menjelaskan mengenai definisi informasi, siklus informasi kualitas informasi dan nilai informasi.

2.2.1 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Definisi Informasi menurut Azhar (2004: 40) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Definisi Informasi menurut Jogiyanto (2005 : 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Definisi Data menurut Jogiyanto (2005 : 8)

Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengamatan keputusan.

Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kejadian nyata (fact) adalah berupa suatu object nyata seperti tempat-tempat, orang-orang, yang betul-betul terjadi.

Definisi Data Menurut Azhar (2004 : 40) Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi.

2.2.2 Siklus Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna. Data yang diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima informasi tersebut dan membuat keputusan serta diwujudkan dengan suatu tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditanggap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus.

Untuk lebih jelasnya siklus informasi dapat dijelaskan dengan gambar sebagai berikut ini:

PROSES (MODEL) INPUT (data) DATA (ditangkap) PROSES (tindakan) DASAR DATA OUTPUT (information) PENERIMA Keputusan Tindakan

Gambar 2.2 Siklus Informasi [Sumber:[Jogiyanto 2005]]

2.2.3 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu: 1. Akurat(accurate)

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat waktu(time line)

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai tinggi lagi, karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil keputusan.

3. Relevan(relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat oleh pemakai, dimana relevansi untuk tiap-tiap individu tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.

4. Ekonomis (economy)

Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi.

5. Dapat dipercaya (reliability)

Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya. Misalkan output suatu

program komputer, bisa dikategorikan sebagai reability, karena program komputer akan memberikan output sesuai dengan input yang diberikan, dan outputnya tidak pernah dipengaruhi oleh iming-iming jabatan, ataupun setumpuk nilai rupiah.

2.2.4 Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11) pengertian nilai informasi adalah:

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Definisi sistem informasi menurut Jogiyanto (2005 : 11)

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Definisi sistem informasi menurut azhar (2004 : 55)

Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama dan berkerja sama secara

harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu pengolahan data menjadi informasi yang berguna.

Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas didalam perusahaan.

Dari beberapa definisi, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi adalah:

1. Kumpulan interaksi sistem-sistem informasi.

2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua pihak. 2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Komponen Sistem informasi terdiri dari beberapa hal sebagai berikut: a. Hardware, terdiri dari computer, printer, dan jaringan.

b. Software, merupakan kumpulan dari perintah yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan computer dalam melaksanakan tugas tertentu.

c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan sebuah informasi.

d. Manusia (human), yang terlibat dalam komponen seperti manusia, operator, dan sebagainya.

e. Prosedur, terdiri atas dokumen prosedur, buku panduan operasional tertentu dan sebagainya.

2.3.2 Kegiatan sistem informasi

Kegiatan yang terdapat dalam sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Input (Input), menggambarkan bagaimana suatu kegiatan

menyediakan data untuk diproses.

2. Proses (Process), menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tinggi.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan proses yang diatas.

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi

tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang fundamental bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari sistem informasi.

Definisi menurut Jogiyanto (2005 : 11)

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Suatu sistem informasi harus mampu mendukung para pengelola untuk menganalisis permasalahan, menyajikan kesimpulan dari hasil analisa melalui grafik-grafik dan tabel-tabel. Sistem informasi yang baik memiliki

sistematika yang jelas, mulai dari tahap penginputan data, dan penyajian output yang telah di dapat kemudian mendistribusikan, menyimpan data dan informasi.

Sistem informasi adalah suatu kumpulan atau susunan kesatuan dari komponen-komponen yang saling berkaitan, saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengintegrasikan serta mengolah data menjadi suatu informasi, kemudian menyimpan data dan informasi, serta mendistribusikannya ke tiap entitas maupun departemen yang membutuhkan demi mencapai tujuan yang diharapkan dengan baik.

2.5 Perancangan Sistem Informasi

Perancangan sistem informasi adalah tahap yang dilakukan setelah melakukan analisis sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, dan persiapan untuk merancang bangun implementasi sistem dengan menggambarkan sistem yang akan dibangun. Perancangan sistem dimulai dengan memahami sistem yang sedang berjalan dan kriteria-kriteria sistem yang akan dibangun biasanya menggunakan pemakaian secara terstruktur yang digambarkan oleh grafik atau diagram.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang dan membangun sebuah sistem adalah :

1. Kebutuhan Perusahaan, organisasi, atau lembaga, yaitu dengan cara memahami bidang yang akan dikembangkan, sasaran yang dituju serta media yang akan di kembangkan.

2. Kebutuhan Operator, yaitu kebutuhan operator untuk memperoleh sistem yang sudah di pahami dan dioperasikan serta tampilan yang interaktif. Kebutuhan operator dapat diperoleh melalui proses wawancara atau kuisioner.

3. Kebutuhan Pemakai, yaitu keinginan-keinginan dari si pemakai sistem informasi, seperti jaminan keamanan, standarisasi tampilan, kecepatan akses, dan kemudahan dalam pengoperasian.

4. Kebutuhan Teknis, yaitu meliputi arsitektur dan konfigurasi sistem. Secara teknis peralatan dan teknologi yang digunakan, termasuk pertimbangan penggunaan peralatan yang tidak standar, seperti peralatan multimedia, kebutuhan interface, database, dan perangkat lunaknya

2.6 Pengertian pengelolaan

a) proses, cara, perbuatan mengelola;

b) proses melakukan kegiatan tertentu dng menggerakkan tenaga orang lain;

c) proses yg membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi;

d) proses yg memberikan pengawasan pd semua hal yg terlibat dl pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan;

2.7 Pengertian Penjualan

Penjualan [http://peminatanakuntansikeuangan010.blogspot.com] adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna

mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Warwan ,1986). Penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, ada penjualan yang dilakukan secara tunai dan ada yang dilakukan secara kredit. Penjualan tunai dilakukan apabila barang yang diberikan oleh penjual langsung saat barang tersebut diterima dan ini sudah umum dilakukan juga dianggap sebagat penjulan yang lazim, dan penjualan yang dilakukan secara kredit adalah merupakan hal tagihan yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa, dan merupakan komponen besar dalam aktiva lancar. Piutang dagang memiliki kecairan nomor dua setelah kas/ bank.

Penjualan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan, karena dapat memasarkan produknya. Yaitu dengan cara menjual hasil produknya tersebut.

Menyangkut pengertian tentang penjualan:

Selling (melakukan penjualan) adalah suatu kegiatan yang ditunjukkan untuk mencari pembeli, mempengaruhi, dan memberi petunjuk agar pembelian dapat menyelesaikan kebutuhannya dengan produksi yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua pihak.

Kegiatan penjualan terbagi kedalam dua cara, yaitu: 1. Penjualan Tunai

Penjualan secara langsung kepada pembeli atau konsumen dengan pembayaran secara tunai atau pada saat itu juga.

Penjualan barang yang dilakukan dengan cara mengirim barang atau menjual barang sesuai dengan pesanan dari pembeli dan tidak ada pembayaran tertentu dan perusahaan mempunyai waktu tagihan pada pembeli tersebut.

2.8 Pembelian

Pembelian merupakan salah satu kegiatan dari pembelanjaan. Pembelian juga mempunyai peranan yang penting, sama halnya dengan penjualan yaitu untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Menyangkut pengertian tentang pembelian:

Pembelian adalah membeli aktiva produk untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan yang digunakan untuk mencatat pembelian barang dagangan selama satu periode, hanya digunakan untuk mencatat pembelian barang dagangannya.

Pembelian juga terbagi kedalam dua cara, yaitu: 1. Pembelian Tunai

Pembelian barang secara langsung kepada produsen atau pemasok barang dengan pembayaran secara tunai atau pada saat itu juga.

2. Pembelian Kredit

Pembelian barang secara tidak langsung kepada produsen atau pemasok barang dengan pembayaran tidak langsung melainkan berangsur sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

2.9 Sekilas Tentang Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (GUI). Dengan menggunakan metode Grafical User Interface (GUI) Visual Basic memudahkan pemograman untuk berinteraksi langsung dengan elemen-elemen untuk setiap bentuk pemrograman.

Visual Basic (yang sering juga disebut dengan VB) selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai saran (Tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya seperti:

1. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.

2. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya control AktiveX, File Help, aplikasi internet, dan sebagainya.

3. Menguji program (Debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, dapat langsung dijalankan. 2.10 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL server 2000 merupakan database modern yang mengetengahkan kemudahan, kecepatan, ketepatan dan kecanggihan dalam mengelola sebuah database modern berskala kecil, menengah dan besar.

Microsoft SQL adalah sebuah database relational yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan arsitektur client server, dimana database terdapat pada komputer pusat yang disebut sebagai server dan informasi digunakan bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di dalam komputer

lokal yang disebut dengan client. Dengan teknologi ini semua informasi bisa digunakan secara bersama dan tentu saja informasi yang digunakan juga sama. Sehingga tidak akan terjadi perbedaan informasi antara satu user dengan lainnya. Database dalam Microsoft SQL Server dibagi ke dalam beberapa komponen logikal, antara lain tabel, view, dan elemen-elemen lain yang terlihat oleh user. Elemen-elemen ini secara fisik disimpan dalam dua atau lebih file dalam suatu media penyimpanan data. Sedangkan mengenai format file atau lokasi elemen-elemen logik ditulis tidak diketahui oleh user.

26

3.1. Objek Penelitian

Penulis melakukan penelitian Sistem informasi Pengelolaan pupuk PT. Hurip Utama yang beralamat jln. A Yani no.39 Dauwan Cikampek, merupakan sistem utama dalam pengadaan pupuk PT. Hurip Utama. Sistem informasi pengelolaan pupuk juga dimaksudkan untuk melihat kemungkinan-kemungkinan peningkatan penjualan produk yang sesuai dengan keinginan pasar dan seiring dengan

majunya teknologi penjualan.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Dengan berdirinya PT Pupuk Kujang pada tahun 1975, telah membuka peluang usaha bagi masyarakat yang berada dilingkungan kawasan pabrik untuk menjadi mitra kerja PT Pupuk Kujang dalam hal memenuhi kebutuhan-kebutuhan atau penyediaan keperluan PT Pupuk Kujang yang tidak bisa secara langsung dipenuhi atau disediakan oleh PT Pupuk Kujang sendiri.

Begitu pula dalam hal ketenagakerjaan, dimana PT Pupuk Kujang tidak mungkin menampung karyawan tetap untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat temporer atau borongan.

Oleh karena itu Management PT Pupuk Kujang berpikir untuk mendirikan perusahaan yang berbadan hukum diluar organisasi PT Pupuk Kujang sebagai mitra kerja PT Pupuk Kujang dalam menunjang kegiatan rutin produksi dan

operasional, dimana perusahaan-perusahaan tersebut bisa memenuhi atau menyediakan keperluan yang dibutuhkan oleh PT Pupuk Kujang.

Atas dasar itulah, maka PT Hurip Utama didirikan pada tanggal 19 Desember 1979, dengan Akte Notaris Ny. Ida Rosida Suryana, SH No. 33 yang mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman pada tanggal 08 Pebruari 1980 No : Y. A. 5/7/21 dan didaftarkan pada Pengadilan Negeri Karawang tanggal 16 Pebruari 1980.

Sejalan dengan pesatnya perkembangan pabrik-pabrik di Kawasan Industri Pupuk Kujang, maka PT Hurip Utama melirik peluang bisnis yang ada, yaitu dengan memperluas jaringan kerja sama dan bisnis yang saling menguntungkan dengan perusahaan-perusahaan yang ada di Kawasan Industri Pupuk Kujang Cikampek dalam bidang ketenagakerjaan. Sehingga PT Hurip Utama tidak hanya bergantung pada PT Pupuk Kujang saja.

Bahkan PT Hurip Utama sudah bisa ikut bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang berada diluar Kawasan Industri Pupuk Kujang, tidak hanya dalam bidang ketenaga kerjaan saja tetapi sudah bisa memperluas bidang usaha lainnya, diantaranya bidang Perdagangan, Jasa Angkutan, Jasa Konstruksi dan Jasa penyewaan Alat Berat.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi perusahaan memperluas jaringan kerja sama dan bisnis yang saling menguntungkan dengan perusahaan-perusahaan yang ada di Kawasan Industri Pupuk Kujang Cikampek.

Misi meberikan kesejahteraan kepada masyarakat sekitar PT. Hurip Utama.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan dalam menjalankan tugasnya selalu berusaha menciptakan suatu tata kerja yang baik, teratur dan rapi sebagai alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan digariskan oleh perusahaan itu sendiri.

Tata kerja yang baik, teratur dan rapi diharapkan dapat terwujud dan terlaksana apabila ada struktur organisasi yang baik pula, yaitu struktur organisasi yang sederhana dapat bekerja secara efisien serta memungkinkan adanya pemisahan tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas pada setiap bagian yang ada dalam perusahaan itu sendiri.

Dengan demikian kesinambungan antar pimpinan dan staff dibawahnya dapat tercapai dengan baik. Untuk penggambaran lebih jelasnya dapat dilihat secara detail pada struktur organisasi PT. Hurip Utama.

Adapun struktur organisasi yang ada di PT. Hurip Utama dapat dilihat pada gambar.

3.1.4. Deskripsi Tugas

Struktur organisasi PT Hurip Utama berbentuk organisasi garis dan staf (line and staff), dimana staf adalah sebagai unit yang bertugas memberikan bantuan kepada unit line. Dengan demikian konsep garis dan staf ini berlaku untuk semua posisi atau bagian fungsional yang dibagi menjadi 2 (dua) kelompok. Kelompok pertama adalah pejabat yang dapat mengambil suatu keputusan dan dapat melaksanakan fungsi manajemen yang sesungguhnya dan kelompok kedua adalah staf yang memberikan saran-saran atau melaksanakan fungsi yang sifatnya teknis.

Susunan struktur organisasi PT Hurip Utama adalah sebagai berikut :

1.Unsur Pimpinan

Dijabat oleh seorang Direktur yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan hasil usaha perusahaan secara keseluruhan.

Tugas pokok :

a. Mengendalikan jalannya perusahaan.

b. Menentukan arah kebijakan seluruh kegiatan dari perusahaan yang ingin dicapai. Uraian tugas :

a. Menentukan harga

b. Menerima laporan dari kegiatan-kegiatan perusahaan Tanggung Jawab dan wewenang :

a. Mempunyai hak penuh dalam pengambilan keputusan

b. Melakukan akses ke setiap bagian untuk memperoleh data/informasi yang diperlukan

2.Unsur Pembantu Pimpinan

Adalah Kepala Bagian yang merupakan pembantu dari Direktur dan bertugas menangani bidang intern dan ekstern perusahaan, yang terdiri dari :

• Kepala Bagian SDM

Bertanggung jawab kepada Direktur yang membawahi Seksi Personalia, Seksi Jasa Tenaga Kerja dan Seksi Jasa Konstruksi.

• Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan

Bertanggung jawab kepada Direktur yang membawahi Seksi Akuntansi, Seksi Keuangan, Seksi Anggaran & Verifikasi dan Seksi Umum.

• .Kepala Bagian Pemasaran

Bertanggung jawab kepada Direktur yang membawahi Seksi Penjualan Urea, Seksi Penjualan Non Urea.

• Kepala Bagian Operasi

Bertanggung jawab kepada Direktur yang membawahi Seksi Pemeliharaan, Seksi Jasa Angkutan Karyawan dan Seksi Jasa Angkutan Produk.

3. Bagian Gudang Tugas Pokok:

a. Mengecek barang yang masuk dan keluar

b. Membuat laporan barang setiap bulan kepada pimpinan 3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data, baik berupa data primer maupun data sekunder yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun karya ilmiah atau penelitian dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh.

3.2.1. Desain Penelitian

Dalam menentukan desain penelitian, penulis malakukannya di PT. Hurip Utama, jln. A Yani no.39 Dauwan Ciampek Maka penulis akan melakukan penelitian pada perusahaan ini untuk membangun sebuah Program pengelolaan gudang. Dengan metode deskriptif pada pendekatan kasus di PT. Hurip Utama, yaitu suatu metode yang pada tahap pertama penulis melakukan dengan cara mengumpulkan data dan bahan yang diperlukan terlebih dahulu, dan pada tahap berikutnya penulis mengolah dan membahas sampai pada suatu kesimpulan yang pada akhirnya dapat dibuat suatu laporan untuk melampirkan semua kegiatan yang dikerjakan selama dilakukannya penelitian di PT. Hurip Utama.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang lengkap berhubungan dengan penelitian ini dilakukan dengansurvey. Data yang diperlukan adalah dataprimer dan datasekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Pengumpulan bahan dan materi kerja praktek. Pengumpulan bahan dan materi ini dapat berupa buku referensi ataupun dalam bentuk informasi yang diperoleh penulis melalui internet atau sumber lainnya. Dalam teknik perolehan Informasi penulis menerapakan 3 (tiga) teknik pengumpulan informasi, sebagai berikut :

1. Teknik Interview (wawancara)

Dengan mengadakan suatu interview kepada para pakar sehingga penulis akan mendapatkan informasi yang lebih lengkap dan jelas, selain itu juga tentunya akan mendapat jawaban yang bebas dan terbuka dalam usaha pengkajian suatu topik.

2. Teknik Pengamatan (observasi)

Dengan mengadakan penelitian langsung dilapangan maka informasi yang dikumpulkan akan memiliki tingkat kebenaran yang tinggi (ada validasinya), dengan demikian dapat menggambarkan lingkungan fisik dari topik yang sedang dikaji.

3. Teknik studi literatur

Dengan mengadakan studi dan mempelajari lebih dalam mengenai topik yang dipelajari, dan membuat suatu kesimpulan dari hasil studi tersebut.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

1. Dokumentasi

Dilakukan untuk mendasari pemikiran dari bahan yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan penyusunan program maupun laporan. Kepustakaan diperoleh dari sumber-sumber berupa buku-buku yang berkaitan dengan objek penelitian, dokumen, dan catatan buku kuliah.

3.2.3. Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah dengan pendekatan terstruktur. Tujuannya adalah supaya pada akhir pengembangn sistem akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Analisis sistem secara terstruktur mengacu pada dokumen atau data yang berjalan dalam sistem,

Hal yang harus diperhatikan dalam pengembangan sistem (system development) agar dapat menghasilkan suatu sistem yang baik dan dapat melengkapi informasi yang akan dibutuhkan maka di perlukan metode-metode perancangan sistem yang akan dibuat.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem berorientasi pada data yaitu analisis dan perancangan terstruktur. yang menekankan pada karakteristik data yang akan diproses diamana data yang digunakan adalah data barang, data nota penjualan dan pembelian dan data laporan pembayaran, dengan alat bantu :

1. Diagram Alir Dokumen (Flowmap) 2. Diagram Konteks

3. Data Flow Diagram 4. Kamus Data

5. Normalisasi 6. Tabel Relasi

7. Entity Relasionalship Diagram

Metode untuk mendapatkan data-data bagi penelitian dalam penulisan tugas akhir ini digunakan teknik-teknik sebagai berikut :

1. Studi observasi, yaitu peninjauan secara langsung ke PT Hurip Utama

2. Interview (wawancara), yaitu dengan melakukan wawancara langsung dengan personal yang terkait.

3. Tinjauan dokumen dilakukan dengan melihat formulir-formulir yang digunakan kemudian dianalisis dan digunakan untuk pembentukan deskripsi masalah.

4. Studi pustaka, yaitu dengan mempelajari buku-buku, referensi-referensi yang ada kaitannya dengan pembuatan laporan ini.

3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang akan digunakan adalah model Prototipe. Karena model tersebut lebih memperhatikan kebutuhan sistem pemakai, Prototype memberikan ide bagi pembuat maupun potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya, proses menghasilkan sebuah prototype disebutprototyping.

3.2.3.3.Metode Penyelesaian

Dalam memecahkan masalah yang ada pada suatu penelitian di perlukan penelitian yang hati-hati, teratur dan terus menerus. Sedangkan untuk mengetahui bagaimana seharusnya langkah-langkah penelitian yang di lakukan penulis menggunakan metode penyelesaian. Metode penyelesaian adalah teknik atau cara mencari, memperoleh mengumpulkan atau mencatat data, baik berupa data primer maupun data sekunder yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun karya ilmiah.

Metodologi yang digunakan adalah paradigma atau penggambaran prototyping. Langkah umum penggambaran prototyping adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai. Pada tahap ini analis system akan melakukan studi kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pemakai. Baik yang meliputi model interface, teknik procedurl maupun dalam teknologi yang akan digunakan.

2. Mengembangkan prototype. Pada tahap ini analis system bekerjasama dengan pemograman mengembangkan prototype system untuk memperlihatkan kepada pemesan pemodelan system yanga akan digunakan.

3. Menentukan apakah prototype dapat diterima oleh pemesan atau pemakai. Analis system pada tahap ini akan mendeteksi dan menidentifikasikan sejauh mana pemodelan yang dibuatnya dapat diterima oleh pemesan atau bahkan harus merombak secara keseluruhan.

4. Mengadakan system operasional melalui pemograman system oleh pemograman berdasarkan pemodelan system yang telah disepakati oleh pemesan system.

5. Menguji system operasional. Pada tahap ini, pemograman akan melakukan uji coba baik menggunakan data sekunder maupun data primer untuk memastikan bahwa system dapat berlangsung dengan baik dan benar sesuai kebutuhan pemesan. 6. Menentukan system operasional apakah dapat diterima oleh pemesan, apabila diterima maka sistem operasi dapat digunakan. Apabila tidak dapat diterima maka akan dikembangkan kembali sesuai dengan keinginan pemesan.

7. Jika system telah disetujui, maka tahap terakhir adalah melakukan implementasi system.

Gambar 3.2 Model Prototype [Sumber:[Jogiyanto 1999] Mengidentifikasi kebutuhan pemakai Mengembangkan prototype Prototype dapat diterima?

Mengadakan syst em operasional

Menguji syst em operasional Prototype dapat diterima? Menggunakan system operasi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ya Ya Tidak Tidak 1.

3.2.3.4. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat Bantu pemodelan sistem informasi sangat dibutuhkan dalam proses perancangan sistem, alat-alat pemodelan sistem informasi terdiri diagram alir dokumen /flow map, diagram konteks/context diagram, diagram arus data/data flow diagram, kamus data dan perancangan basis data.

3.2.3.4.1. Diagram Alir Dokumen (Flowmap)

Flow map merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan. Bagan alir program ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan didalam alir sistem yang menggambarkan suatu prosedur dalam sistem. Komponen yang digunakan yaitu dokumen, menunjukkan input dan output baik proses secara manual, berupa data stok barang, nota penjualan, nota permintaan, laporan penerimaan adapun kegiatan manual, menunjukkan proses yang dilakukan secara manual berupa pengecekan data barang, membuat nota penjualan, membuat laporan penerimaan.

3.2.3.4.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Adapun diagram konteks yang sedang berjalan adalah bag.gudang memberikan pesanan barang yang akan diproses di sistem informasi Pengelolaan pupuk, kemudian data akan diproses dan dibuatkan laporan pembelian barang dan berikan kepada manajer, bagian sistem informasi Penjualan membuatkan laporan stok barang untuk diberikan kepada manajer.

3.2.3.4.3. Data Flow Diagram

Pada DFD sistem informasi kepegawaian pada sistem yang sedang berjalan terdapat dua proses secara umum (global) yaitu : proses pengecekan stok barang, proses pembuatan nota pejualan.

3.2.3.4.4. Kamus Data

Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

Kamus data ikut berperan dalam dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi karena peralatan ini berfungsi untuk :

Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran dalam DFD.

Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran. Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.

3.2.3.4.5. Perancangan Basis Data

Basis data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

3.2.3.4.5.1.Normalisasi

Normalisasi adalah suatu tekhnik untuk mengorgainisasi data ke dalam tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam suatu organisasi.

Tujuan normalisasi :

2. Untuk mengurangi komplektisitas

3. Untuk mempermudah pemodifikasian data

Ada beberapa urutan dalam melakukan normalisasi diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Bentuk normal ke satu (1 Nf)

Menghilangkan beberapa perulangan group data pada tabel dan mengidentifikasikan tabel dengan memberikan primary key pada tabel.

2. Bentuk normal kedua (2Nf)

Buat tabel barudimana semua field-fieldnya sudah bergantung penuh pada primary key dan ciptakan hubungan anta tabel dengan menggunakanforeign key

3. Bentuk Normal ketiga (3Nf)

Hilangkan ketergantungan transitif pada tabel, yaitu field yang tidak bergantung padaprimary key

3.2.3.4.5.2.Relasi Tabel

Relasi tabel menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Dari adanya relasi tabel tersebut terdapat kardinalitas relasi yang menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Terdapat empat kemungkinan kombinasi

kardinalitas yaitu : satu ke satu (One To One), satu ke banyak (One to Many)

3.2.3.4.5.3.Entity Relasionalship Diagram

Merupakan model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan, ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data dengan ERD, kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan.

3.2.4. Pengujian Software

Metode pengujian yang digunakan oleh penulis adalah Metode Pengujian Black-Box. Metode ini berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujianblack box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.

Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut:

1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang 2. Kesalahaninterface

3. Kesalahan dalam struktur data atau aksesdatabse eksternal 4. Kesalahan kinerja

43

Sistem adalah sekumpulan elemen dan unsur yang saling berkaitan dan mempunyai tujuan bersama untuk mencapai target yang diinginkan.

Analisis sistem adalah penjelasan dari suatu sistem informasi kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

PT. Hurip Utama merupakan perusahaan yang salah satunya kegiatannya adalah pengadaan barang. Untuk menjalankan kegiatan tersebut diperlukan suatu sistem yang dapat mengendalikannya. Sistem tersebut adalah sistem persediaan barang.

Sistem persediaan barang disini meliputi proses permintaan barang ke bagian pembelian, proses pembelian barang, proses penjualan barang dan retur barang. Analisis sistem dilakukan untuk mengamati sistem yang sedang berjalan di suatu lingkungan kerja. Sehingga dapat diketahui peran sistem terhadap kelancaran kinerja di lingkungan kerja tersebut.

Oleh karena sistem informasi yang berjalan akan digunakan untuk merancang sistem informasi baru yang lebih baik dari sistem yang sudah ada maka tahapan ini harus dilakukan sebaik mungkin.

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan aliran sistem informasi pengelolaan pupuk yang sedang berjalan diperoleh keterangan sebagai berikut :

4.1.1 Analisis Dokumen

Adapun data-data yang digunakan dalam system informasi pengelolaan pupuk yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Data Barang

Sumber : Karyawan

Fungsi : Daftar pembelian dari Konsumen Periode Pembuatan : Pada saat pembelian barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, Jenis_brg

2. Nama Dokumen : Nota

Sumber : karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui transaksi - transaksi Periode Pembuatan : Pada saat penjualan barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, Jenis_brg, Tgl_pembelian

3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Sumber : Karyawan

Fungsi : Untuk memberitahu barang yang telah terjual Periode Pembuatan : Pada saat barang terjual

Tgl_penjualan, Persediaan_brg 4. Nama Dokumen : Laporan Persediaan

Sumber : Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui persediaan barang

Periode Pembuatan : Pada saat akan membuat dokumen permintaan barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, Jenis_brg, Tgl_penjualan, Jumlah barang yang akan dibeli 5. Nama Dokumen : Permintaan Barang

Sumber : Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang akan dibeli Periode Pembuatan : Pada saat permintaan barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, satuan, Tgl_penjualan, Jumlah barang yang akan dibeli 6. Nama Dokumen : Laporan pembelian Barang

Sumber : Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang diterima Periode Pembuatan : Pada saat penyediaan barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, satuan, Jml_brg

7. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran Sumber : Bagian akutansi

Pembelian barang

Periode Pembuatan : Pada saat pembelian barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, Jenis_brg, satuan, Jml_brg

4.1.2 Analisis Prosedur Yang berjalan

4.1.2.1. Prosedur Pemeriksaan stok barang

Dalam prosedur ini ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan bagian gudang, kegiatan-kegiatan itu antara lain :

1. Pemeriksaan jumlah barang yang tersedia meliputi nama barang, jumlah barang, kondisi barang dan tanggal pemeriksaan,

2. Pengecekan stok standar gudang meliputi nama barang, jumlah barang, data barang retur dan tanggal pemeriksaan.

3. Pembuatan permintaan barang untuk supplier jika ditemukan barang kurang dari stok standar yang ditetapkan untuk gudang meliputi nama barang, jumlah barang pesan dan keterangan. Keterangan digunakan apabila ada kondisi barang tidak sesuai dan sudah melebihi waktu penggunaanya.

4.1.2.2. Prosedur Pembelian Barang

Dalam prosedur ini ada beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain 1. Penerimaan form permintaan

2. Pemeriksaan kondisi barang yang diterima dan mencatat jumlah barang yang di terima apakah sama dengan yang di pesan. Apabila

barang yang diterima berbeda dengan data barang pesan dan ada kondisi barang rusak maka akan melakukan retur.

3. Penyimpanan barang ke dalam gudang. 4.1.2.3. Prosedur Penjualan barang

Pada penjualan barang adanya aksi terlebih dahulu yaitu berupa permintan barang oleh bag gudang kepada karyawan dimana kegiatan-yang dilakukan ialah :

1. Penerimaan form pesanan dari bag gudang meliputi nama barang, jumlah barang dan tanggal pesan.

2. Pemeriksaan barang yang dipesan meliputi nama barang, jumlah barang, tanggal pesan, dan nama bag gudang.

3. Pengecekan stok standar bag gudang meliputi penjumlahan stok dan jumlah barang yang dipesan oleh karyawan dan laporan penjualan oleh bag gudang. meliputi nama barang, jumlah barang, 4. Pencatatan jumlah barang yang keluar meliputi nama barang,

jumlah barang, tanggal barang keluar dan nama karyawan. 4.1.2.4. Prosedur Pembuatan Laporan

Prosedur pembuatan laporan merupakan suatu prosedur yang akan menghasilkan suatu catatan laporan data barang yang ada pada gudang (stok), laporan pembelian barang, laporan pembelian barang dan laporan retur barang dalam kondisi rusak dimana akan dilakukan penukaran dengan barang baru. Dari Laporan diatas maka akan menjadi bahan pertimbangan oleh manajer. Dimana kegiatan yang berlangsung :

1. Menerima Laporan seluruh data barang yang ada dari bagian gudang. 2. Laporan jumlah data penjualan barang dimana meliputi nama barang,

jumlah barang.

3. Laporan Jumlah pembelian barang yaitu seluruh data pemesanan barang lengkap dengan tanggal, nama barang, jumlah barang yang diterima.

4. Laporan retur barang yang rusak dimana barang tersebut di kembalikan kepada supplier meliputi tanggal, nama barang, jumlah barang.

4.2.1 Flowmap

Flowmap dapat memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan. Dari sistem yang sedang berjalan maka akan ditemukan data-data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang di usulkan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan sehingga diharapkan sistem yang berjalan jauh lebih baik.

4.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.5 dibawah ini.

4.2.3 DFD pengelolaan pupuk yang Sedang Berjalan

Data flow diagram ( diagram alir data ) adalah representasi graphis dari suatu sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya.

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil analisis, di PT. Hurip Utama masih mengalami masalah dalam melakukan aktivitas pengelolaan pupuk. Adapun masalah-masalah yang dihadapi PT. Hurip Utama adalah dapat dilihat pada table 4.1 di bawah ini.

Tabel 4.1 analisis sistem yang berjalan No Nama

Prosedur

Peran Prosedur

Proses Detail Hasil Analisis

1 Prosedur Pemeriksa an Stok Barang Berperan untuk mengetahui jumlah barang yang ada pada gudang

1.1 Pemeriksaan jumlah barang yg tersedia

1.2 Pengecekan stok minimum gudang. 1.3 Pembuatan permintaan barang

Prosedur

pemeriksaan barang sudah cukup baik tetapi penyimpanan data masih kurang tersusun apabila ada bantuan komputer maka data akan tersusun secara rapi.

2 Prosedur pembelian barang Berperan untuk menerima barang yang masuk dan memeriksa kondisi barang

2.1 Penerimaan form permintaan.

2.2 .Pemeriksaan kondsi barang dan mencatat jumlah barang apabila ada

Prosedur Pembelian barang dirasakan sudah cukup memenuhi dalam pemeriksaan barang.

serta mencatat jumlah. kesalahan maka melakukan komplain. 2.3 Penyimpanan Barang. 3 Prosedur penjualan Barang Berperan untuk mengetahui pihak mana yang membutuhkan barang dan berapa jumlah barang yang dibutuhkan dan memberikan status terhadap pengajuan itu.

3.1 Penerimaan Form Pesanan.

3.2 Pemeriksaan barang yang dipesan 3.3. Pengecekan stok. 3.4 Pencatatan jumlah barang yang keluar.

Prosedur penjualan Barang dirasakan sudah cukup apabila menggunakan

komputer dirasakan akan lebih efisien karena tidak melakukan pengecekan jumlah stok. 4 Pembuatan Laporan Berperan untuk laporan yang akan diberikan kepada pihak Manajer.

4.1 Mengumpulkan seluruh laporan. 4.2 Membuat laporan 4.3 Memberikan kepada pihak manajer.

Prosedur pembuatan laporan cukup baik, tetapi proses rekapitulasi data barang masih dilakukan secara

manual sehingga mungkin terjadi kesalahan. 5 Retur barang Berperan untuk megecek barang yang masuk dan memeriksa kondisi barang

5.1 Penerimaan form penerimaan barang. 5.2 .Pemeriksaan kondsi barang dan mencatat jumlah barang apabila ada kesalahan maka melakukan komplain. 5.3 pengembalian barang bila tidak sesuai Prosedur retur barang dirasakan sudah cukup memenuhi dalam pemeriksaan barang.

Untuk mengatasi masalah-masalah diatas, PT.Hurip Utama perlu membangun sebuah system informasi pengelolaan pupuk yang terkomputerisasi untuk menunjang segala aktivitas perusahaan terutama di bagian gudang sehingga dapat memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru, atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Pada bab ini penyusun akan memberikan usulan yang merupakan sistem informasi secara komputerisasi yang diharapkan akan membantu dan mempermudah pekerjaan.

4.2.1 Tujuan Peracangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem yang di usulkan yaitu : 1. Memperbaiki pengelolahan data menjadi komputerisasi

2. Sistem dapat memberikan informasi atau laporan secara cepat dan akurat.

3. Dapat menyimpan data, mengolah data, melakukan pencarian data dan menampilkan data-data dan informasi secara cepat dan tepat waktu. 4. Sistem dapat menyimpan data proses persediaan dalam jangka

panjang, sehingga apabila diperlukan suatu saat dapat dengan mudah diakses kembali sesuai kebutuhan.

5. Sistem dapat menanggulangi penumpukan arsip sehingga apabila diperlukan proses pencarian atau pemeriksaan data tidak membutuhkan waktu yang lama.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang di usulkan

Disini penulis melakukan penelitian dan analisis untuk memperbaiki system yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien.

Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus

Data).

2. Perancangan basis data (Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur File, Kodifikasi).

3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input dan Output).

4.2.3. Perancangan prosedur yang Di Usulkan

Dalam perancangan prosedur ini meliputi flow map, diagram kontek, data flow diagram dan kamus data yang bertujuan untuk memudahkan dalam pembuatan program dan memudahkan dalam menganalisa alir dokumen.

4.2.3.1 Flow Map yang di usulkan

Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan- tembusannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar Flow Mapberikut ini:

4.2.3.2 Diagram Konteks yang di usulkan

Diagram konteks ini sering juga disebut data alir diagram level 0. Gambar di bawah ini adalah gambar diagram konteks usulan program penjualan dan pembelian di PT. Hurip Utama

4.2.3.3 Data Flow Diagram yang di usulkan

Berdasarkan flow map yang telah diusulkan maka DFD yang di usulkan adalah sebagai berikut :

Gambar di bawah ini akan memperlihatkan aliran data pada tahapan level 1 .

Gambar di bawah ini akan memperlihatkan aliran data pada tahapan level 2 mengenai permintaan barang :

Gambar di bawah ini akan memperlihatkan aliran data pada tahapan level 2 mengenai pembelian barang:

Gambar di bawah ini akan memperlihatkan aliran data pada tahapan level mengenai penjualan barang:

Gambar di bawah ini akan memperlihatkan aliran data pada tahapan level 2 mengenai pemeriksaan stok barang :

Gambar di bawah ini akan memperlihatkan aliran data pada tahapan level 2 mengenai retur barang :

4.2.3.4. Kamus Data

Dalam perancangan sistem informasi penjualan dan pembelian barang, arus data yang mengalir di DFD sifatnya global. Kamus data digunakan dalam perancangan basis data yang dipakai dalam pembuatan program aplikasi.

Fungsi kamus data adalah sebagai berikut:

1. Menjelaskan arti dari aliran data dan penyimpanan dalam DFD. 2. Menjelaskan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran. 3. Menjelaskan komposisi penyimpanan data.

Adapun kamus data dari sistem penjualan dan pembelian di PT. Hurip Utama yang diusulkan dapat dilihat pada data dibawah ini:

karyawan = {NIK + Nama + Alamat + Jabatan}

Laporan _Stok_Barang = {Kode + Nama + Tanggal + Jumlah } Laporan_Barang_

Masuk = {Kode Permintan + Tanggal + Kode barang + Jumlah } Laporan_Barang_

Keluar = { Kode Pesan +Tanggal + Kode barang + Nip karyawan + Jumlah }

Laporan_Permintaan_

Barang = {Kode Permintaan + Tanggal + Kode barang + Jumlah } Permintaan _Barang = {Kode permintan + Tanggal + Kode barang + Nama

Penerimaan_Barang = { Kode permintan + Tanggal + Kode barang + Nama Barang + Jumlah }

Pesanan_Barang = {No. Pesan + Tanggal + Nip Leader + Kode barang + Jumlah }

Barang_Minta = { Kode permintan + Tanggal + Kode barang + Kode Supplier + Jumlah + Harga + Total Harga }

Barang_Masuk = { Kode permintan + Tanggal + Kode barang + Jumlah + Harga + Total Harga }

Barang_Keluar = { Kode Pesan + Tanggal + Kode barang + Jumlah + Harga + Total Harga }

Stok_Barang = {Kode + Jenis + Nama + Jumlah }

Jumlah_Barang_

Permintaan = {No. Faktur + Tanggal + Kode barang + Nama Barang Kode Supplier + Jumlah }

Jumlah_Barang_

Terima = {Kode Permintan + Tanggal + Kode barang + Nama Barang + Kode Supplier + Jumlah }

Jumlah_Barang_

Pesan = { Kode Pesan + Tanggal + Kode barang + Kode Supplier + Nip Leader + Jumlah }

Jumlah_Stok_Barang = {Kode + Jenis + Nama + Kode Supplier + Jumlah}

Retur_Leader = { NiK Leader + Tgl + Kode Barang + Jumlah Barang} Barang_Retur = { Nip + Kode Barang + Jumlah Barang + Tgl }

Pembelian_Barang = { Kode Barang + Tal Pembelian + Jumlah + Nip Gudang }

4.2.4. Perancangan Basis Data

Perancangan Database dalam sistem informasi penjualan dan pembelian ditujukan agar dalam pengoperasian dan pengimplementasian, dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap serta dapat membantu mempermudah proses manipulasi data. Pada perancangan basis data ini akan dibahas mengenai Normalisasi,Entity-Relationship Diagram (ERD), Relasi Tabel, dan Struktur File. Karena struktur data dan hubungan antar data relatif kompleks, maka ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, secara umum ada tiga macam simbol yang digunakan, yaitu Entity,Atribut DanRelation.

Diagram E-R dibuat dahulu dalam merepresentasikan basis data dan selanjtnya dapat menentukan objek-objek yang terlibat dalam sistem pengelolaan gudang yang dibuat, relasi yang terjadi antara objek tersebut dan penentuan key atribut yang dapat mewakili objek tersebut. Objek-objek tersebut antara lain : 1. Barang

2. Supplier 3. Bag gudang. Relasi :

1. Permintaan 2. Pemeriksaan. 3. Retur.

Gambar 4.19 Diagram E-R Keterangan :

4.2.4.1. Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya, untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhibungan dengan pengolahan data dalam database.

Adapun normalisasi dari sestem informasi penjualan dan pembelian ini adalah sebagai berikut:

1. BentukUnNormal

Dalam kamus data di atas terdapat atribut- atribut sebagai berikut ini : {kode_barang,nama_barang,jumlah,stock_min,harga,kode_supplier,nama_ supplier,alamat_supplier,No_telp_supplier,kode_transaksi_jual,tgl_transak si_jual,kode_barang,nama_barang,jumlah_barang,harga_barang,total_baya r,kode_transaksi_beli,tgl_transaksi_beli,kode_barang,nama_barang,kode_s upplier,nama_supplier,jumlah_barang,harga_barang,total_beli}

2. BentukNormalKe -1

Bentuk normalisasi pertama dapat terpenuhi, apabila tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain bernilai sama seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini :

{kode_barang,nama_barang,jumlah_barang,harga_barang,kode_supplier,n ama_supplier,alamat_supplier,no_telp_supplier,

Kodetransaksi_jual,tgl_transaksi_jual,total_bayar,kode_transaksi_beli,tgl_ transaksi_beli,total_beli}

3. BentukNormalKe -2

Bentuk Nomal kedua didasari atas konsep ketergantungan fungsional sepenuhnya, berikut bentuk dari normal kedua.

Barang = {kode_barang*,nama_barang,jumlah_barang,harga_barang, satuan_barang }

Supplier = {kode_supplier*,nama_supplier,alamat_supplier,no_telp supplier}

Penjualan = {kode_transaksi_jual*,tgl_transaksi_jual,kode_barang, jumlah_barang,harga_barang,total_bayar}

Pembelian = {kode_transaksi_beli*,tgl_transaksi_beli,kode_barang, Kode_supplier,harga_beli,total_beli,}

4. Normalisasi Ketiga

Bentuk tahap ketiga terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk pada primary key memiliki ketergantungan fungsional primary key secara utuh, adapun perbedaan dari normalisasi kedua dan ketiga adalah pada normalisasi kedua tidak terdapat field – field yang dijadikan kunci tamu dan kunci primer tiap- tiap tabel sedangkan pada normalisasi ketiga sudah ditentukan field-field mana saja yang dijadikan kunci tamu dan kunci primer pada tiap tabel sebagai relasi/ penghubung tabel satu ke tabel yang lain. Seperti terlihat dibawah ini :

1. Supplier ={kode*_supplier,nama_supplier,alamat_supplier, tlp_supplier }

2. Barang = {Kode_Barang*, Nama_barang, Jumlah_barang, Harga_barang, stok_minimal}.

3. karyawan = {Nik*, Nama, Alamat, Telepon, Tgl lahir, password, jabatan}.

4. Pemeriksaan = {Nik*, Tanggal, Kode_Barang*, Jumlah, Keterangan}

5. Pesan = {Kode*, Tgl*, Nik*, Kode pesan*, satuan, jumlah } 6. Permintaan = {Kode_permintaan*, Tgl_permintaan*, Nik*,

#Kode_barang, jumlah, status, Nama_barang}

7. Retur = {Kode_retur*, Kode_barang*, tgl*, Nik*, jumlah, keterangan}

4.2.4.2. Relasi Tabel

Relasi Tabel adalah data yang menggambarkan hubungan antara tabel yang satu dengan yang lainnya dapat dilihat pada gambar ini:

Gambar 4.20 Relasi Tabel 4.2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Bentuk entity relationship merupakan salah satu cara untuk mengolah database sehingga data tersebut dapat diketahui hubungan antara file dan tehnik ini dapat digunakan untuk mengatasi terjadinya redundasi data atau sejenisnya dan bentukentity relationship tersebut dapat dilihat pada gambar ini :

Gambar 4.21 ERD 4.2.4.4. Struktur File

File adalah sekumpulan data yang disimpan pada suatu media penyimpanan. Pada sistem ini file tersebut disimpan pada media yang berbantuan komputer. Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat memudahkan sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemprograman komputer. Tujuan dari perancangan struktur file ini yaitu untuk menentukan nama field, type field, lebar field dan keterangan dari field tersebut yang ada pada setiap file. Adapun struktur file pada sistem informasi penjualan dan pembelian yaitu

1. File Master Tabel 4.2

Nama file : Barang No Nama Item

Data

Type Lebar Keterangan

1 Kode_Brg Char 6 Kode barang (kunci)

2 Jenis_Brg Varchar 10 Jenis barang yang ada di gudang 3 Nama_Brg Varchar 50 Nama barang yang ada di gudang 4 Satuan Varchar 10 Satuan barang

5 Harga Money 8 Harga item barang.

6 Jumlah Int 4 Menyatakan Jumlah barang yang ada.

Tabel 4.3

Nama file : karyawan No Nama Item

Data

Type Lebar Keterangan

1 NIK Varchar 8 Nomor induk karyawan (kunci)

2 Nama Varchar 30 Nama karyawan

3 Jabatan Varchar 30 Jabatan karyawan

4 Alamat Varchar 60 Menunjukan tempat tinggal karyawan 5 Telepon Varchar 15 Telepon dari karyawan

6 Password Varchar 50 Password dari karyawan untuk login 7 Status_Login Varchar 20 Status untuk login karyawan

Tabel 4. 4

Nama file : Supplier No Nama Item

Data

Type Lebar Keterangan

1 Kode_Sup Char 6 Kode supplier (kunci) 2 Nama_Sup Varchar 50 Nama dari Supplier

3 Kontak Varchar 30 Kontak person

4 Alamat Varchar 60 Alamat dari supplier

5 Telepon Varchar 15 Nomor telepon dari supplier

2. File Transaksi Tabel 4.5

Nama file : Barang_Masuk No Nama Item

Data

Type Lebar Keterangan

1 No_SPB char 12 No surat permintaan barang (kunci) 2 No_Faktur Varchar 15 No fatur dari supplier

3 No_SJ Varchar 15 No surat jalan

4 No_Retur Char 10 No retur

5 Kode_Sup Char 6 Kode supplier

6 Tgl_SPB Datetime 8 Tanggal permintaan barang 7 Tgl_Terima Datetime 8 Tanggal penerimaan barang 8 Tgl_retur Datetime 8 Tanggal retur barang 9 Ket_Retur Varchar 50 Keterangan retur barang

Tabel 4.6

Nama file : barang_keluar No Nama Item

Data

Type Lebar Keterangan

1 No_Nota char 10 No Nota penjualan (kunci) 2 Tgl_Jual Datetime 8 Tanggal penjualan barang 3 karyawan Varchar 20 Nama karyawan

4 konsumen varchar 20 Nama konsumen

5 Bayar money 8 Bayar

6 Kembalian money 8 Kembalian

Tabel 4.7

Nama file : detail_barang_masuk No Nama Item

Data

Type Lebar Keterangan

1 No_SPB char 12 No surat permintaan barang

2 Kode_Brg Char 6 Kode barang

3 Jml_masuk int 4 Jumlah barang masuk

4 Jml_retur Int 4 Jumlah barang yang diretur

5 Harga_beli money 8 Harga beli

Tabel 4.8

Nama file : detail_barang_keluar No Nama Item

Data

Type Lebar Keterangan

1 No_nota char 10 No nota penjualan

2 Kode_Brg Char 6 Kode barang

3 Jml_keluar int 4 Jumlah barang keluar

4.2.4.5. Kodifikasi

Pengkodean ini berguna untuk mengklasifikasikan data, guna mempermudah dalam mengelompokkan data dan memprosesnya. Pengkodean juga mempersingkat dalam mengidentifikasikan suatu objek, sehingga suatu kesalahan dalam mengidentifikasikan objek dapat terhindarai.

Pengkodean yang dibuat yaitu: 1. Kode barang

Kode yang digunakan terdiri dari 6 digit yaitu : a) Tiga digit pertama menerangkan nama barang. b) Tiga digit terakhir no urut identitas barang PUK001

PUK : menunjukan nama barang

001 : Menunjukan no urut identitas barang 2. No SPB

Kode yang digunakan terdiri dari 12 digit, yaitu :

a) Empat digit pertama menunjukan identitas permintaan barang b) Empat digit tengah menunjukan tahun dan bulan.

c) Empat digit terakhir menerangkan no urut dari permintaan kepada pihak supplier.

SPB-0907.001

SPB : menunjukan identitas permintaan barang 0907 : menunjukan tahun dan bulan

3. NIK

Kode yang digunakan terdiri dari 8 digit, yaitu : a) tiga digit pertama menunjukan jabatan. b) Dua digit tengah menunjukan tahun masuk c) Tiga digit terakhir menunjukan identitas leader. 10905035 :

109 = Jabatan. 05 = Tahun masuk.

035 = Menunjukan identitas karyawan 4. No Retur

Kode yang digunakan terdiri dari 10 digit unutk mrnunjukan no urut dari retur barang.

a) Dua digit pertama menunjukan identitas retur

b) Empat digit tengah menunjukan bulan dan tahun transaksi c) Empat digit terakhir menunjukan identitas retur

R-0907.002 R : identitas retur

0907 : tahun dan bulan transaksi

5. Kode Penjualan (No Nota)

Kode yang digunakan terdiri dari 10 digit untuk menunjukan no urut dari pemesanan barang oleh bag gudang.

a) dua digit pertama menunjukan identitas nota

b) Empat digit tengah menunjukan bulan dan tahun transaksi c) Empat digit terakhir menunjukan identitas nota

N-0907.002 N : identitas nota

0907 : tahun dan bulan transaksi 001 = no urut dari penjualan barang. 4.2.5. Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka dimaksudkan untuk menjelaskan tampilan antar muka perangkat lunak . Perancangan antar muka biasanya merupakan sebuah gambaran sederhana mengenai struktur proses dari tahap program tersebut dipakai.

4.2.5.1. Struktur Menu

Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut. Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

156 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan

Perancangan sistem yang dilakukan merupakan salah satu usaha untuk untuk menghasilkan dan memberikan wawasan serta pandangan baru baik itu bagi penulis maupun bagi objek tugas akhir dengan menerapkan dan mengaplikasikan beberapa pengetahuan yang diperoleh penulis selama kegiatan berlangsung. Berdasarkan sistem informasi yang telah dibuat mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Pupuk di PT. Hurip Utama, dapat diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem informasi pengelolaan pupuk ini maka pembuatan laporan data barang, permintaan penjualan dan pembelian akan lebih mudah.

2. Dengan adanya sistem informasi Pengelolaan Pupuk di PT. Hurip Utama, maka karyawan akan lebih mudah dalam melakukan transaksi pengelolaan barang, pencarian data barang stok dan retur barang bagi kinerja perusahaan.

3. Memberikan informasi yang cepat dan akurat tentang data barang yang ada di gudang kepada pihak – pihak yang berkepentingan.

4. Sistem dapat menyimpan data barang dalam jangka waktu yang panjang. Sehingga pengaksessannya dapat dilakukan sewaktu-waktu diinginkan.

157

5. Sistem dapat mengatasi keamanan datanya, jadi orang yang tidak berhak mengakses sistem, dia tidak dapat menggunakan program aplikasi sistem.

6.2 Saran

Berdasarkan hasil dari perancangan sistem informasi pengelolaan pupuk, masih banyak memiliki kekurangan maka masih memungkinkan untuk dikembangkan lagi sehingga hasil yang diperoleh dapat lebih baik dan optimal. Maka saran yang dapat penulis kemukakan yaitu diharapkan pengembangan dari sistem informasi pengelolaan pupuk yang akan datang tidak hanya berfokus pada pengelolan pupuk saja dan dapat menggunakan sistem yang berbasis web ( pengelolaan melalui internet) supaya memperluas cakupan pasar dengan melakukan transaksi secara online melalui internet.

DAFTAR PUSTAKA

Fat07] Han if Al Fatt a.Analisis dan P erancangan S istem Informasi STMIK AMIKOM, Andi, Yogyakar ta . 2007

Jog99] Jogiyanto, MBA, Ph.D.Pengen ala n Komputer , Das ar Ilmu Komputer, Pemrogram an , Sistem Informasi dan Inte le gens I bu atan.

Yogyaka rta. 1999.

[Jog05] Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph. DAnalisi s dan De sain S iste m Informasi

Andi, Yogyaka rta . 20 05

Kur99] Adi Ku rniad i.Pe mrogram an Microsoft Visua l Basic 6, E lex Med ia

Informasi Aku ntansi, 2008.

[Sus04] Dr . Azh ar Susant o ,MBus,AKsystem informasi manajemen

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASi PENGELOLAAN PUPUK

DI

PT. HURIP UTAMA

FIQRI IQBAL NIM. 1.09.05.035

Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai Tugas Akhir Pada Tanggal :

Menyetujui, Pembimbing

R. FENNY SYAFARIANI S. SI.,M.Stat NIP. 4127. 70. 26. 016

Dekan Fakultas Ketua Jurusan Teknik dan Ilmu Komputer Manajemen Inforamatika

Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc Dadang Munandar, SE , M.Si NIP. 4127. 70. 006 NIP. 4127. 70. 26. 019

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN

Saya yang bertandatangan dibawah ini : Nama : Fiqri Iqbal

Nim : 10905035

Judul : Sistem Informasi pengelolaan pupuk di PT. Hurip Utama

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa karya tulis ini merupakan hasil penelitian, pemikiran dan pemaparan asli, baik untuk naskah laporan maupun kegiatan membuat program, yang tercantum sebagai bagian naskah laporan tugas akhir. Apabila terdapat referensi terhadap karya orang lain atau pihak lain, penulis akan menyebut sumber secara lengkap dan jelas dalam daftar pustaka.

Penulis

Fiqri Iqbal

BIODATA PENULIS

Nama Lengkap : Fiqri Iqbal

NIM : 10905035

Tempat/Tanggal Lahir : Karawang, 27 April 1987 Jenis Kelamin : Laki-laki

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Kp. Babakan sereh Rt/Rw: 02/02 desa dauwan barat Kec. Cikampek Kab. Karawang 41373

No.Telp/HP : 08172342303

E-Mail :che_anciel@yahoo.co.id

Pendidikan

1993-1999 : SD Negeri 1 Cikampek selatan-Karawang 1999-2002 : SLTP Negeri 1 Cikampek- Karawang 2002-2005 : SMU Negeri 1 Cikampek- Karawang 2005-2009 : Universitas Komputer Indonesia Bandung

Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Jurusan Manajemen Informatika.

Bandung, 2009