26
satu atau lebih dari satu dan mengeluarkan nilai baik berupa skalar maupun tabular berbentuk tabel.
2.6. Konsep Dasar Pengarsipan
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang
lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara
etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu archief, dan dalam bahasa Ingris disebut arcihive, berasal dari kata arche bahasa Yunani yang berarti
permulaan. Kemudian dari kata “arche berkembang menjadi kata ta archia yang berarti catatan. Selanjutnya kata ta archia berubah lagi menjadi kata archeon
yang berarti gedung pemerintahan. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan,
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dan sebagainya.
Dalam bahasa Inggris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet,
dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran catatan, bahan tertulis, daftar,
27
rekaman, dan sebagainya., dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangung
jawaban atas suatu peristiwakejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas,
yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
2.7. Pengertian Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh seseorang pada orang lain baik dinas maupun pribadi. Informasi
tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan peringatan dan lain - lain. Surat kerap kali menghendaki tanggapanbalasan dengan demikian terjadilah
hubungan surat menyuratkorespondensi. Sebagai alat komunikasi , surat juga berfungsi sebagai :
a. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian,keputusan dan sebagainya. b. Alat pengingat , misalnya surat yang telah di arsipkan
c. Dokumen histories misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
d. Pedoman tindakan misalnya surat perintah,surat tugas,dan surat edaran.
28
2.7.1. Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu instansi pemerintahan organisasi, perusahaan maupun pihak lain yang berasal dari pihak intern maupun
extern. Misalnya surat ijin,permohonan naik gaji,cuti. Pengertian surat masuk Notaris dan PPAT adalah surat yang datang dari pihak
luar yang kemudian diterima, diolah dan di catat oleh bagian administrasi ke dalam buku surat masuk untuk selanjutnya dibuat tanda terima untuk diserahkan ke
pengirim dan laporan ke notaris.
2.7.2. Pengertian Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikeluarkandikirimkan oleh suatu instansi pemerintahan organisasi, perusahaan maupun pihak lain yang berasal dari pihak
extern maupun intern. Misalnya surat balasan, permohonan revisi, pengiriman berkas. Pengertian surat keluar Notaris dan PPAT adalah surat yang diberikan kepada
pihak yang besangkutan baik sebuah peusahaan,organisasi atau pihak lain yang
bersangkutan dengan surat masuk yang dikirimkan.
2.8. Notaris dan PPAT
Menurut pasal 15 UUJN nomor 30 tahun 2004, yang dimaksud dengan Notaris adalah pejabat umum yang satu-satunya berwenang membuat akta otentik
mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam
29
suatu akta otentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan grosse, salinan dan kutipannya, semuanya sepanjang pembuatan akta itu
oleh suatu peraturan umum tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain.
Definisi PPAT berdasarkan bunyi pasal 1 ayat 1 dari Peraturan Pemerintah No 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah bahwa yang
dimaksud dengan PPAT atau Pejabat pembuat Akta Tanah adalah pejabat umum yang diberikan kewenangan untuk membuat akta-akta otentik mengenai perbuatan hukum
tertentu mengenai hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun.
30
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Suharsimi Arikunto 2006 : 118 menyatakan, “Objek penelitian dipandang sebagai apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian”, Selanjutnya Suharsimi
Arikunto 2006: 145 menyatakan, “Subjek penelitian adalah subjek yang dituju untuk diteliti oleh peneliti sedangkan responden adalah orang yang diminta
memberikan keterangan atau pendapat tentang suatu fakta”. Objek dari penelitian skripsi adalah sebuah Kantor Notaris dan PPAT SEPTY KUARTA ICHTIANI, SH.
Kategori