LKP : Sistem Informasi Absensi dan Penggajian pada PT.Citra Persada Indonesia.

SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN

PADA PT.CITRA PERSADA INDONESIA

KERJA PRAKTEK

Disusun Oleh :

Nama : SEPTIAN RAHMAWANTO NIM : 09.39010.0027

Program : DIII (Diploma)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

iv ABSTRAK

Peranan Teknologi Informasi dalam setiap proses informasi sangat penting dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. PT. Citra Persada Indonesia merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang pengiriman barang yang ingin menerapkan teknologi informasi untuk sistem kepegawaian di perusahaan tersebut.

Permasalahan dari proyek ini adalah bagaimana merancang dan membuat sistem informasi absensi dan penggajian pegawai yang efektif dan efisien pada PT. Citra Persada Indonesia. Pembahasan dibatasi hanya dengan menangani beberapa proses yaitu proses absensi pegawai dan perhitungan gaji pegawai.

Namun untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu menganalisa sistem, melalui wawancara dengan tujuan mendapatkan informasi tentang mekanisme absensi, pendataan pegawai, kemudian mendesain sistem meliputi merancang system flow, context diagram,

Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), struktur tabel, dan desain input output. Selanjutnya

mengimplementasikan sistem, dan melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem.

Kata Kunci: Sistem Informasi, Absensi Dan Penggajian, PT. Citra Persada Indonesia

vii DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1 Sejarah Perusahaan ... 7

2.2 Struktur Organisasi ... 8

2.3 Deskripsi Jabatan ... 8

2.4 Visi ... 9

2.5 Misi ... 9

BAB III LANDASAN TEORI ... 10

3.1Definisi Sistem Informasi ... 10

viii

3.3Desain Sistem ... 11

3.4Absensi Pegawai ... 11

3.5Penggajian Pegawai... 12

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 13

4.1 Analisis Sistem ... 13

4.1.1 Identifikasi Masalah ... 13

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi ... 14

4.1.3 Lingkungan Operasi ... 14

4.2 Dokumen Flow ... 14

4.2.1 Dokumen Flow Pendataan Pegawai ... 15

4.2.2 Dokumen Flow Pendataan Jabatan ... 16

4.2.3 Dokumen Flow Absensi ... 17

4.2.4 Dokumen Flow Ijin Absensi Pegawai ... 18

4.2.5 Dokumen Flow Penggajian Pegawai ... 19

4.3 Sistem Flow ... 20

4.3.1 Sistem Flow Maintenance Pegawai ... 20

4.3.2 Sistem Flow Maintenance Jabatan ... 21

4.3.3 Sistem Flow Absensi ... 22

4.3.4 Sistem Flow Ijin Absensi Pegawai ... 23

4.3.5 Sistem Flow Penggajian Pegawai ... 24

4.3.6 Context Diagram ... 25

4.3.7 Diagram Berjenjang... 26

4.4 Data Flow Diagram(DFD) ... 26

ix

4.4.2 DFD Level 1 ... 28

4.5 Entity Relational Diagram(ERD) ... 30

4.5.1 Conceptual Data Model ... 30

4.5.2 Physical Data Model... 31

4.5.3 Struktur Basis Data dan Tabel ... 32

4.6 Desain Input Output ... 34

4.6.1 Implementasi Dan Evaluasi ... 43

4.6.2 Kebutuhan Sistem ... 43

4.6.3 Hasil Implementasi ... 44

4.6.4 Implementasi Dan Penjelasan Program ... 44

BAB V PENUTUP ... 54

5.1 Kesimpulan ... 54

5.2 Saran ... 54

DAFTAR PUSTAKA ... 55

x

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Tabel Pegawai ... 32

Tabel 4.2 Tabel Jabatan ... 32

Tabel 4.3 Tabel Tunjangan ... 33

Tabel 4.4 Tabel Detail Absensi ... 33

Tabel 4.5 Tabel Absensi ... 33

Tabel 4.6 Tabel Detail Gaji ... 34

xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Citra Persada Indonesia ... 08

Gambar 4.1 Dokumen Flow Pendataan Pegawai ... 15

Gambar 4.2 Dokumen Flow Pendataan Jabatan ... 16

Gambar 4.3 Dokumen Flow Absensi ... 17

Gambar 4.4 Dokumen Flow Ijin Absensi Pegawai ... 18

Gambar 4.5 Dokumen Flow Penggajian Pegawai ... 19

Gambar 4.6 Sistem Flow Maintenance Pegawai ... 20

Gambar 4.7 Sistem Flow Maintenance Jabatan ... 21

Gambar 4.8 Sistem Flow Absensi ... 22

Gambar 4.9 Sistem Flow Ijin Pegawai ... 23

Gambar 4.10 Sistem Flow Penggajian ... 24

Gambar 4.11 Context Diagram ... 25

Gambar 4.12 Hipo(Diagram Berjenjang) ... 26

Gambar 4.13 DFD Level 0 ... 27

Gambar 4.14 Dfd Level 1 Sub Sistem Maintenance User ... 28

Gambar 4.15 Dfd Level 1 Sub Sistem Absensi ... 28

Gambar 4.16 Dfd Level 1 Sub Sistem Ijin Absensi Pegawai ... 28

Gambar 4.17 Dfd Level 1 Sub Sistem Penggajian ... 28

Gambar 4.18 Dfd Level 1 Sub Sistem Laporan-laporan ... 29

Gambar 4.19 Conceptual Data Model(CDM) ... 30

Gambar 4.20 Physical Data Model ... 31

xii

Gambar 4.22 Desain Pendataan Pegawai ... 36

Gambar 4.23 Desain Pendataan Bagian ... 37

Gambar 4.24 Desain Form Data Jabatan,Gaji, dan Tunjangan ... 38

Gambar 4.25 Desain Form Jenis Tunjangan ... 39

Gambar 4.26 Desain Form Absensi ... 40

Gambar 4.27 Desain Form Ijin Absensi Pegawai ... 41

Gambar 4.28 Desain Form Penggajian ... 42

Gambar 4.29 Tampilan Form Login ... 44

Gambar 4.30 Tampilan Error Login ... 45

Gambar 4.31 Tampilan Utama Bagian Admin ... 45

Gambar 4.32 Tampilan Maintenance User Bagian Admin ... 46

Gambar 4.33 Tampilan Utama Kepala Bagian Administrasi ... 46

Gambar 4.34 Tampilan Maintenance Pegawai ... 47

Gambar 4.35 Tampilan Maintenance Jabatan ... 48

Gambar 4.36 Tampilan Utama Kabag Keuangan ... 49

Gambar 4.37 Tampilan Form Penggajian ... 50

Gambar 4.38 Tampilan Form Maintenance Jenis Tunjangan ... 51

Gambar 4.39 Tampilan Form Absensi Pegawai ... 51

Gambar 4.40 Tampilan Laporan Data Pegawai ... 52

Gambar 4.41 Tampilan Laporan Pegawai Berdasar Bagian ... 52

Gambar 4.42 Tampilan Laporan Penggajian Pegawai ... 53

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pembangunan diberbagai bidang mengalami kemajuan yang pesat seiring berkembangnya jaman. Maka seiring dengan hal tersebut, tiap-tiap instansi sangat membutuhkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Pemanfaatan komputer adalah salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Sebagai suatu sarana yang penting dalam perusahaan, sistem yang terkomputerisasi sangat berperan dalam meningkatkan produktifitas kerja. Untuk itu tiap-tiap perusahaan pada umumnya diupayakan agar dapat memiliki suatu cara kerja kepegawaian agar dapat berdayaguna dalam proses operasional perusahaan.

PT. Citra Persada Indonesia sebagai suatu instansi yang bergerak di bidang Pengiriman barang menghendaki peningkatan produktivitas pegawainya telah memanfaatkan komputer. Data-data yang akurat mengenai jumlah kehadiran pegawai serta pengolahannya sangat diperlukan untuk mengetahui dan mengupayakan peningkatan kinerja perusahaan karena selama ini PT. Citra Persada Indonesia menggunakan sistem absensi dan penggajian yang manual yang membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengolahan data.

Karena itu, diperlukan sebuah sistem yang terkomputerisasi untuk memaksimalkan informasi kepegawaian yang ada dan memudahkan proses pengolahan data pegawai dalam perusahaan tersebut.

2

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahannya adalah bagaimana membuat sistem informasi absensi dan penggajian pegawai pada PT. Citra Persada Indonesia.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah yang ada dalam sistem informasi kepegawaian ini adalah sebagai berikut:

1. Data yang diambil berasal dari bagian administrasi PT. Citra Persada Indonesia yaitu Data absensi pegawai pada bulan januari tahun 2012.

2. Proses absensi pegawai.

Sistem ini hanya mengolah Proses absensi pegawai setiap harinya, Yaitu absen masuk dan absen pulang. Dan setiap bulan akan menghasilkan rata-rata jumlah masuk setiap pegawai.

3. Proses Penggajian pegawai

Sistem ini hanya mengolah Proses perhitungan gaji setiap pegawai yang di dalamnya juga ada perhitungan tunjangan anak dan tunjangan kesehatan. 4. Pada sistem informasi tersebut dapat diketahui informasi antara lain: a. Informasi data pegawai.

b. Informasi absensi harian setiap pegawai. c. Informasi penggajian setiap pegawai. 1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem informasi ini adalah Membuat sistem informasi absensi dan penggajian yang efektif pada PT. Citra Persada Indonesia yang awalnya masih dikerjakan secara manual menjadi terkomputerisasi.

3

1.5 Manfaat

Manfaat yang diberikan kepada PT. Citra Persada Indonesia melalui sistem informasi ini adalah pemanfaatan teknologi informasi untuk mengelola semua data pegawai yang bekerja di berbagai bagian, memantau ketepatan waktu dan kedisiplinan para pegawai dalam hal absensi setiap harinya dan juga dalam setiap bulan nantinya, dan menghitung gaji, Tunjangan anak, Tunjangan kesehatan, dan uang makan yang nantinya berpengaruh pada total gaji dan akan diterima oleh tiap pegawai disetiap bulannya. Lebih detilnya manfaat sistem informasi ini adalah sebagai berikut:

1. Direktur

Manfaat dari sistem informasi ini bagi direktur adalah agar direktur bisa mendapat laporan tentang semua hal yang bersangkutan dengan pegawai yaitu semua data pegawai berdasarkan jabatan, absensi pegawai yang mempengaruhi penggajian, dan penggajian setiap pegawai.

2. Kepala Bagian Administrasi

Manfaat dari sistem informasi ini bagi kepala bagian administrasi adalah kepala bagian administrasi bisa mengatur kegiatan maintenance jabatan dan pegawai, absensi dan ijin pegawai, mengelola laporan data pegawai, dan juga laporan absensi pegawai disetiap bulan yang nantinya akan dipertanggungjawabkan kepada direktur utama.

3. Kepala Bagian Keuangan

Manfaat dari sistem informasi ini bagi kepala bagian keuangan adalah kepala bagian keuangan bisa mengatur transaksi penggajian pegawai dan juga

4

mengelola laporan keuangan di PT. Citra Persada Indonesia yang nantinya akan dipertanggungjawabkan kepada direktur utama.

4. Staff

Manfaat dari sistem informasi ini bagi staff di PT. Citra Persada Indonesia adalah berupa kemudahan dalam menjalankan segala transaksi yang menjadi tugas Staff. Seperti absensi yang dijalankan oleh staff disetiap harinya dan juga memudahkan bagian staff untuk meminta ijin tidak masuk dengan alasan yang jelas.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan sistem informasi absensi dan penggajian pegawai pada PT. Citra Persada Indonesia adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah,tujuan yang ingin dicapai,manfaat sistem bagai perusahaan,serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini membahas tentang gambaran umum PT Citra Persada Indonesia, struktur organisasi, dan deskripsi tugas setiap bagian.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah.

5

BAB IV DESKRIPSI SISTEM

Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan dalam bentuk Document Flow serta dalam bentuk System

Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram mengenai

perancangan sistem yang dibuat. Selain itu juga disertai struktur tabel dan desain input/output serta detil aplikasi sistem informasi ini.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dari perancangan dan pembuatan sistem informasi absensi dan penggajian pada PT. Citra Persada Indonesia terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangan sistem dimasa mendatang.

7 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

PT. Citra Persada Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman barang yang berdiri sejak tahun 2001 dengan direktur utama Sukaery T. Efendy, S.E. Instansi ini bertempat di jalan tanjung batu blok 4, perak Surabaya.

Sebagai perusahaan yang ingin maju dan terorganisir, PT. Citra Persada Indonesia menilai bahwa peran ketepatan waktu dan kedisiplinan pegawai sangatlah penting. Seiring dengan proses pekerjaan yang dilakukan, bukan tidak mungkin pegawai mempunyai masalah ketepatan waktu dan kehadiran. Masalah kehadiran dan kedisiplinan pegawai yang kurang dapat menyebabkan kinerja pegawai menjadi turun. Di sinilah absensi ini berperan dalam kedisiplinan pegawai. Selain itu faktor gaji juga mempengaruhi kinerja pegawai, Dimana perhitungan gaji yang tepat akan meningkatkan kinerja setiap pegawai. Dan di sinilah sistem penggajian ini berperan.

Saat ini PT. Citra Persada Indonesia merencanakan perubahan terhadap cara absensi dan penggajian pegawainya. Mereka ingin melakukan sebagian aktifitas kinerjanya secara terkomputerisasi. Beberapa aktifitas yang dibantu dengan komputer adalah absensi pegawai, pendokumentasian laporan tentang kehadiran dan penggajian pada setiap pegawainya.

8

2.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Citra Persada Indonesia ini terdapat beberapa bagian atau divisi yang menangani semua kegiatan yang ada pada organisasi ini. Bagian tersebut adalah bagian administrasi, bagian keuangan, bagian personalia, bagian pengadaan barang dan bagian umum yang langsung bertanggung jawab langsung kepada pimpinan seperti gambar 2.1

DIREKTUR

SEKRETARIS

KABAG ADMINISTRASI

KABAG

PERSONALIA KABAG UMUM

KABAG PENGADAAN

BARANG KABAG

KEUANGAN

BAGIAN GUDANG

BAGIAN BURUH

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT. Citra Persada Indonesia 2.3 Deskripsi Jabatan

Berdasarkan struktur organisai pada gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:

a. Direktur

Memimpin seluruh bagian dan pegawai serta mengawasi jalannya proses pengiriman barang. Dan juga, orang yang paling bertanggung jawab terhadap sukses atau tidaknya proses pengiriman barang yang ada di perusahaan ini. b. Sekretaris

Membantu kinerja direktur dan mengurusi proses sesuai bidang yang ditentukan.

9

c. Kepala Bagian Administrasi

Bertanggung jawab atas proses administrasi dan surat-menyurat yang dilakukan perusahaan.

d. Kepala Bagian Personalia

Bertanggung jawab atas proses kepegawaian yang dilakukan perusahaan. e. Kepala Bagian Keuangan

Bertanggung jawab atas proses keuangan yang dilakukan perusahaan. f. Kepala Bagian Pengadaan Barang

Membantu melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan dalam proses yang ada di perusahaan.

g. Kepala Bagian Umum

Bertanggung jawab atas kinerja dari bagian gudang dan bagian buruh. h. Bagian Gudang

Berkewajiban menerima dan mengatur barang masuk dari kepala bagian umum.

i. Bagian Buruh

Berkewajiban membantu proses bongkar muat di kapal maupun di gudang. 2.4 Visi

Visi PT. Citra Persada Indonesia adalah member layanan terbaik untuk para klien.

2.5 Misi

Misi PT. Citra Persada Indonesia adalah menyediakan dan

10 BAB III LANDASAN TEORI

Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang menjelaskan tentang ilmu yang terkait dalam penyelesaian dalam kerja praktek.

3.1 Sistem Informasi

Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih (Joseph. W. Wilkinson, 2005). Informasi berbeda dengan data, data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya (Joseph. W. Wilkinson, 2005). Maka sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan. (Joseph. W. Wilkinson, 2005).

3.2 Analisis sistem

Menurut (Jogiyanto, 2006) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

11

diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.

3.3 Desain Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut (Jogiyanto, 2006) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Menyangkut konfigurasi dari komponen–komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

3.4 Absensi Pegawai

Absensi pegawai adalah pencatatan dan pengolahan kehadiran pegawai yaitu dilakukan secara terus menerus untuk menunjang peningkatan kinerja pegawai, pencatatan dilakukan setiap hari jam kerja.

3.5 Penggajian Pegawai

Penggajian pegawai adalah Pemberian upah kepada setiap pegawai dan yang membedakan besarnya gaji tersebut adalah bedasarkan jabatan masing-masing pegawai.

12

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1 Analisis Sistem

Berdasarkan hasil analisis yang didasarkan pada PT. Citra Persada Indonesia, ditemukan masih banyak hal-hal yang perlu dibenahi, yaitu sering kali mengalami kesalahan dalam melakukan pengecekan absensi, dan masih banyak ditemukan kesalahan dalam proses penggajian.

Mengacu pada permasalahan yang ada, PT. Citra Persada Indonesia membutuhkan sistem absensi, dan penggajian yang terkomputerisasi agar lebih efektif.

4.1.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Masih sering ditemukan kesalahan dalam pencatatan absensi.

2. Sistem absensi yang sering keliru, mengakibatkan rekap absensi akan menjadi lama.

3. Pembuatan laporan penggajian pegawai yang membutuhkan waktu lama karena masih menggunakan cara manual.

13

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi

Pengembangan dari aplikasi ini harus dapat :

 Me-maintenance Data Pegawai, dan juga Jabatan.

 Mengolah data absensi dan penggajian.

 Menampilkan informasi absensi dan penggajian untuk direktur utama.

 Menampilkan data absensi untuk kabag administrasi.

 Menampilkan data penggajian untuk kabag keuangan. 4.1.3 Lingkungan Operasi

Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut:

 Sistem Operasi Windows

Sistem Operasi yang disarankan adalah Windows XP, Vista, Seven.

 Sql Server 2005

Sql Server 2005 digunakan karena software database ini bisa digunakan untuk membuat sistem informasi berbasis client-server.

4.2 Dokumen Flow

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolahan data yang baik. Sistem pengolahan data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Kepegawaian PT. Citra Persada Indonesia yang akan dibuat.

Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Citra Persada Indonesia, selain itu juga data tentang calon

14

pegawai, pegawai yang telah diterima, absensi, penggajian dan lain sebagainya. Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung Sistem Informasi Kepegawaian dan terintegrasi. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data calon pegawai, pegawai yang telah diterima, absensi, laporan data pegawai, laporan absensi, laporan penggajian dan lain sebagainya yang juga dibutuhkan.

Rencana kerja serta rancangan sistem yang menjadi landasan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Citra Persada

Indonesia adalah dengan menggunakan VB.Net 2005 dan menggunakan database

SQL Server 2005. Berikut gambaran Dokumen Flow yang ada pada PT. Citra

Persada Indonesia:

4.2.1 Dokumen Flow Pendataan Pegawai

Dokflow pendataan pegawai

Kabag Administrasi Pegawai

Mulai

Membuat form pegawai

Form Pegawai Form Pegawai

Mengisi form pegawai

Form Pegawai terisi

Data pegawai

Selesai Merekap

data pegawai

15

Gambar 4.1. menjelaskan tentang dokumen flow pendataan pegawai. Proses manual ini dimulai dari kabag administrasi membuat form pegawai yang kemudian form tersebut diberikan kepada pegawai untuk diisi. Kemudian form yang telah terisi akan di rekap oleh kabag administrasi dan di simpan.

4.2.2 Dokumen Flow Pendataan Jabatan

Dokflow pendataan jabatan

Kabag Administrasi Direktur utama

Mulai

Membuat form pendataan

jabatan

Form pendataan jabatan Form pendataan

jabatan

2

Form pendataan jabatan terisi 1

Form pendataan jabatan terisi

Selesai Menentukan gaji

dan Mengisi form pendataan jabatan

Gambar 4.2 Dokumen Flow Pendataan Jabatan

Gambar 4.2 menjelaskan tentang dokumen flow pendataan jabatan. Proses manual ini dimulai dengan kabag administrasi membuat form pendataan jabatan dan form tersebut diserahkan kepada direktur utama dimana direktur

16

utama akan menentukan gaji dengan jabatannya. Form yang telah terisi akan direkap, Rekapan akan di arsip dan yang lain diberikan kabag administrasi.

4.2.3 Dokumen Flow Absensi

Dokumen Flow Absensi Pegawai

Kabag Administrasi

3

Direktur Utama Pegawai

Mulai

Membuat form absensi Form Absensi

Mengisi form absensi

Form Absensi

Form Absensi yang terisi

Form Absensi yang terisi

Membuat rekap absensi

Rekap absensi

Membuat laporan absensi

2

Laporan absensi 1

A

Selesai Laporan absensi

17

Gambar 4.3 menjelaskan tentang dokumen flow Absensi Pegawai. Proses manual ini dimulai dari kabag administrasi membuat form absensi. Form tersebut akan diisi pegawai yang masuk. Form yang telah terisi akan dibuatkan rekapan oleh kabag administrasi. Rekapan akan diarsip, diberikan direktur utama, dan diberikan kepada kabag keuangan untuk menentukan gaji setiap pegawai.

4.2.4 Dokumen Flow Ijin Absensi Pegawai

Dokflow ijin absensi

Direktur utama Kabag Administrasi

Pegawai Mulai

Membuat Surat ijin tidak masuk

Surat ijin tidak masuk

Surat ijin tidak masuk

Mengganti status absensi

di laporan absensi

2 Laporan absensi 1

Laporan absensi

Selesai

Gambar 4.4 Dokumen Flow Ijin Absensi

Gambar 4.4 menjelaskan tentang dokumen flow ijin absensi. Proses ini dilakukan secara manual. Dimulai dari pegawai yang membuat surat ijin untuk tidak masuk. Surat itu ditujukan untuk kabag administrasi. Kabag administrasi kemudian mengganti status absensi pegawai yang bersangkutan, Kemudian kabag administrasi akan membuat laporan absensi yang akan di berikan kepada direktur utama.

18

4.2.5 Dokumen Flow Penggajian Pegawai

Dokumen Flow Penggajian

Direktur Utama

Kabag Keuangan Pegawai

A

Mulai

Menghitung dan membuat

slip gaji Lapopran

absensi 3

Membuat Laporan penggajian 2

Slip gaji 1

Laporan penggajian

Laporan penggajian Slip gaji

1

Selesai

Gambar 4.5 Dokumen Flow Penggajian Pegawai

Gambar 4.5 menjelaskan tentang dokumen flow penggajian pegawai. Proses manual ini dimulai dari kabag keuangan menghitung dan membuat slip gaji setiap pegawai berdasar laporan absensi dari kabag administrasi. Kemudian kabag administrasi membuat laporan penggajian berdasar slip gaji yang telah dibuat. Laporan penggajian tersebut akan diserahkan kepada direktur utama.

19

4.3 Sistem Flow

Desain sistem ini meliputi sistem flow, context diagram, HIPO, DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational Diagram), dan Desain Database. 4.3.1 Sistem Flow Maintenance Pegawai

Sistem Flow maintenance pegawai

Direktur utama Kabag Administrasi Pegawai Sistem informasi kepegawaian Mulai Mengambil data pegwai Pegawa i Data Pegawai Input Data Pegawai Pegawai=baru Update data pegawai T Form pendataan pegawai Y Form pendataan pegawai terisi Input Data Pegawai baru Pegawa i Simpan data pegawai Pegawai 3 2 Laporan pendataan pegawai 1 Laporan pendataan pegawai 2 Laporan pendataan pegawai 3 Selesai

Gambar 4.6 Sistem Flow Maintenance Pegawai

Gambar 4.6 menjelaskan tentang Sistem flow maintenance pegawai. Proses ini telah terkomputerisasi. Segala prosesnya dilakukan oleh sistem mulai dari membuat form pendataan pegawai, cetak form pendataan pegawai, hingga cetak laporan pendataan pegawai.

20

4.3.2 Sistem Flow Maintenance Jabatan

Sistem Flow maintenance jabatan

Kabag Administrasi Sistem informasi

kepegawaian Direktur Utama

Mulai Membuat form

pendataan jabatan Form pendataan

jabatan

Laporan jabatan dan gaji Menyimpan data

jabatan dan gaji

Jabatan

Gaji

Laporan jabatan dan gaji

Selesai Input Data Jabatan

dan gaji

Form pendataan jabatan

2

Laporan jabatan dan gaji 1

Gambar 4.7 Sistem Flow Maintenance Jabatan

Gambar 4.7. menjelaskan tentang Sistem flow maintenance jabatan. Proses ini telah terkomputerisasi. Segala prosesnya dilakukan oleh sistem mulai dari membuat form pendataan jabatan, cetak form pendataan jabatan, hingga cetak laporan pendataan pegawai dan gaji setiap jabatan.

21

4.3.3 Sistem Flow Absensi Sistem Flow absensi

Sistem informasi

kepegawaian Kabag Administrasi Direktur Utama Pegawai Mulai Absensi Mengambil data Absensi Pengecekan waktu dan data

pegawai _Pegawa i Simpan data absensi Absensi 3 2 Laporan absensi pegawai 3 Selesai Laporan absensi pegawai 1 1 Detil absen si Sesuai=ya Y T Absensi

Input user dan password

Laporan absensi pegawai 1

Gambar 4.8 Sistem Flow Absensi

Gambar 4.8 menjelaskan tentang Sistem flow absensi pegawai. Proses ini telah terkomputerisasi. Segala prosesnya dilakukan oleh sistem mulai dari mengambil data absensi pegawai, pengecekan waktu absensi, hingga cetak laporan absensi pegawai.

22

4.3.4 Sistem Flow Ijin Pegawai

Gambar 4.9 Sistem Flow Ijin Pegawai

Gambar 4.9 menjelaskan tentang Sistem flow ijin pegawai. Proses ini telah terkomputerisasi. Segala prosesnya dilakukan oleh sistem mulai dari mengecek data pegawai yang ijin hingga cetak laporan absensi pegawai.

Sistem Flow ijin pegawai

Direktur Utama Kabag Administrasi Sistem informasi kepegawaian Pegawai Mulai

Surat ijin tidak masuk

Mengecek karyawan yang

ijin

Surat ijin tidak masuk Mengecek tanggal Tanggal=hari ini P e g a w a i T Update absensi Y A b se n s i Laporan absensi pegawai Selesai Laporan absensi pegawai

23

4.3.5 Sistem Flow Penggajian

Sistem Flow penggajian

Direktur Utama Sistem informasi

kepegawaian

Pegawai Kabag Keuangan

Mulai Perhitungan gaji pegawai Pegawa i Laporan gaji pegawai Selesai Laporan absensi pegawai 1 Cek waktu kehadiran Absensi Mengelompokan pegawai yang terlambat Laporan keterlambatan pegawai Penghapusan upah makan pegawai yang terlambat 2 Slip gaji pegawai 1

Gaji

Slip gaji pegawai

Laporan keterlambatan pegawai

Gambar 4.10 Sistem Flow Penggajian

Gambar 4.10 menjelaskan tentang Sistem flow penggajian pegawai. Proses ini telah terkomputerisasi. Segala prosesnya dilakukan oleh sistem mulai dari cek waktu absensi hingga cetak laporan gaji pegawai.

24

4.3.6 Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari Data Flow Diagram (DFD). Dalam Context Diagram ini terdapat 4 entity diantaranya adalah pegawai, Kabag Keuangan, Kabag Administrasi, Dan Direktur utama. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 4.11.

Pada external entity pegawai memberikan data pegawai, dan data surat ijin. External entity Kabag Administrasi, petugas memberikan data gaji, data jabatan, data pegawai, dan data surat lamaran. Sedangkan Kepala bagian Keuangan memberikan Slip gaji Pegawai. Direktur utama mendapatkan laporan Jabatan, Pegawai, Absensi, Gaji, Serta data-data Transaksi tersebut.

Laporan jabatan Laporan peg awai

Laporan gaji peg awai

Slip g aji pegawai Data surat ijin

Laporan abs ens i pegawai Input us er

Laporan data jabatan Laporan gaji

Data g aji Data jabatan

Laporan data pegawai Data pegawai

0 Sis tem informasi kepeg awaian pada PT Citra Pers ada Indonesia

+

Peg awai

Kabag adminis trasi

Kabag keuang an

Direktur utama

25

4.3.7 Diagram Berjenjang

Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat HIPO terlebih dahulu. Karena dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. HIPO disini terdiri dari Maintenance Pegawai dan Jabatan, Transaksi Perekrutan pegawai, absensi, ijin absensi, penggajian. Untuk pelaporan ada 4 laporan yaitu Laporan Pencatatan pegawai, laporan jabatan dan gaji, laporan absensi, dan laporan pegawai dan jabatan.

0 Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Citra Persada Indonesia

1 Maintenance 2 Transaksi 3 Pelaporan 1.1 Pegawai 1.2 Jabatan 2.1 Absensi 2.2 Ijin Absensi 3.1 Laporan Pendataan pegawai 3.2 Laporan Jabatan dan gaji 3.3 Laporan Absensi pegawai 2.3 Penggajian 3.4 Laporan pegawai dan jabatan Gambar 4.12 HIPO(Diagram Berjenjang)

4.4. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

26

4.4.1. DFD level 0 Sistem Informasi Kepegawaian

Berikut ini adalah Data Flow Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian, dari sinilah kita bisa mengetahui aliran data yang ada didalam sistem yang terstruktur. Dalam perancangan sistem Informasi penggunaan DFD adalah suatu cara yang mungkin harus digunakan, hal ini disebabkan supaya dapat mempermudah dalam memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan ataupun badan usaha.

Data g aji Data absensi

Data jabatan

Data pegawai

Slip g aji pegawai

Laporan jabatan Laporan peg awai

Laporan gaji peg awai Laporan abs ens i pegawai Laporan data jabatan

Laporan gaji Laporan data pegawai Data surat ijin

Input us er Data g aji

Rekap data g aji Rekap data absensi Rekap data jabatan Rekap data pegawai

Data jabatan Data pegawai Kabag adminis trasi Direktur utama Kabag adminis trasi Kabag adminis trasi Direktur utama Direktur utama Peg awai Direktur utama Peg awai Kabag keuang an Direktur utama Kabag adminis trasi Direktur utama Direktur utama 1 Maintenance data mas ter + 2

T rans aksi

3

Cetak laporan

1 Peg awai

2 Jabatan

3 Absensi

4 Gaji

Gambar 4.13 DFD Level 0

27

4.4.2. DFD level 1 Sistem Informasi Kepegawaian

Berikut ini adalah Data Flow Diagram level 1 Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian, dari sinilah kita bisa mengetahui Detail dari setiap proses besar DFD level 0

Rekap data jabatan Data jabatan

Rekap data pegawai Data pegawai

Kabag adminis tras i

Kabag adminis tras i

6 Pegawai_ 7 Jabatan_ 1 Pegawai 2 Jabatan

Gambar 4.14 Dfd Level 1 Sub Sistem Maintenance Master

Data pegawai_ Detail data absensi

Rekap data abs ens i Input us er

Pegawai 8 Absensi_ 9 Detil_absensi 6 Pegawai_ 1 Absensi_

Gambar 4.15 Dfd Level 1 Sub Sistem Absensi

Data pegawai1 Data surat ijin

Pegawai

6 Pegawai_

1 Ijin absensi_

Gambar 4.16 Dfd Level 1 Sub Sistem Ijin Absensi

Data jabatan_ Rekap data gaj i Data gaj i

Kabag adminis tras i

10 Gaj i_

7 Jabatan_

1 Penggaj i an_

28

Laporan peg awai Laporan jabatan Data g aji_

Data absensi

Laporan gaji peg awai Laporan absensi pegawai

Slip g aji Laporan data jabatan Laporan gaji

Data jabatan1

Laporan data pegawai Data pegawai2 Direktur utama Direktur utama Direktur utama Direktur utama Direktur utama Direktur utama Direktur utama 8 Absensi_ 10 Gaji_

6 Peg awai_

7 Jabatan_ 1 Laporan pendataan pegawai 2 Laporan jabatan dan g aji

3 Laporan absensi peg awai

5 Laporan pegawai dan jabatan Kabag keuang an

29

4.5. Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram menggambarkan hubungan data dari tabel

satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah Entity Relational Diagram (ERD) dari sistem informasi absensi dan penggajian pada PT. Citra Persada Indonesia

4.5.1. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan struktur sistem informasi. Dengan CDM kita bisa membangun design awal sistem informasi dan kita tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data Model (PDM).

Bentuk Conceptual Data Model dari Rancang bangun sistem informasi

kepegawaian PT. Citra Persada Indonesia adalah sebagai berikut:

Gambar 4.19 CDM

Dimiliki Mengambil Mempunyai Mempengaruhi Melakukan Peg awai NIK Nama Jabatan Alamat Jenis_kelamin Tgl_lahir Telepon Email Kota Tempat_lahir Pass word Status Absensi Kode_absensi Tang g al_absensi Jumlah_masuk Jumlah_libur

Gaji Id_g aji Tgl_peng g ajian Total_g aji Tunjangan Id_tunjang an Tgl_pemberian_tunj Tunjangan Status Jabatan Id_jabatan Nama_jabatan

30

4.5.2. Physical Data Model

Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan diimplementasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, referential integrity, view, physical storage, trigger dan stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.

Bentuk Physical Data Model dari generate Conceptual Data Model

untuk Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian PT. Citra Persada

Indonesia adalah sebagai berikut:

Gambar 4.20 PDM ID_JABATAN = ID_JABATAN

ID_TUNJANGAN = ID_TUNJANGAN

ID_GAJI = ID_GAJI ID_GAJI = ID_GAJI KODE_ABSENSI = KODE_ABSENSI NIK = NIK

KODE_ABSENSI = KODE_ABSENSI PEGAWAI NIK char(9) ID_JABATAN char(10) NAMA varchar(50) JABATAN varchar(50) ALAMAT varchar(50) JENIS_KELAMIN varchar(10) TGL_LAHIR datetime TELEPON varchar(13) EMAIL varchar(50) KOTA varchar(50) TEMPAT_LAHIR varchar(50) PASSWORD varchar(50) STATUS varchar(20) ABSENSI KODE_ABSENSI char(6) TANGGAL_ABSENSI datetime JUMLAH_MASUK int JUMLAH_LIBUR int GAJI ID_GAJI char(10) TGL_PENGGAJIAN datetime TOTAL_GAJI int TUNJANGAN ID_TUNJANGAN char(10) TGL_PEMBERIAN_TUNJ datetime TUNJANGAN int STATUS varchar(20) JABATAN ID_JABATAN char(10) ID_GAJI char(10) ID_TUNJANGAN char(10) NAMA_JABATAN varchar(20) DETAIL_ABSENSI KODE_ABSENSI char(6) NIK char(9) STATUS varchar(50) DETAIL_GAJI KODE_ABSENSI char(6) ID_GAJI char(10) GAJI_POKOK int

31

4.5.3. Struktur Basis data dan Tabel

Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian berikut:

A. Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : NIK

Foreign Key : ID_Jabatan

Fungsi : Untuk menampung data dari masing–masing pegawai.

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

NO Field Type Data Length Constraint

01 NIK Char 9 Primary Key

02 ID_Jabatan Char 10 Foreign Key

03 Nama Varchar 50

04 Jabatan Varchar 50

05 Alamat Varchar 50

06 Jenis_Kelamin Varchar 10

07 Tanggal_lahir Datetime

08 Telepon Varchar 13

09 Email Varchar 50

10 Kota Varchar 50

11 Tempat_Lahir Varchar 50

12 Password Varchar 50

13 Status Varchar 20

B. Nama Tabel : Jabatan

Primary Key : ID_Jabatan

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menentukan jabatan beserta gajinya.

Tabel 4.2 Tabel Jabatan

NO Field Type Data Length Constraint

01 ID_Jabatan Char 10 Primary Key

02 ID_Gaji Char 10

03 ID_Tunjangan Char 10

32

C. Nama Tabel : Tunjangan

Primary Key : Id_Tunjangan

Fungsi : Menentukan tunjangan pegawai.

Tabel 4.3 Tabel Tunjangan

NO Field Type Data Length Constraint

01 Id_Tunjangan Char 10 Foreign Key

02 Tgl_Pemberian_tunjangan Datetime Primary Key

03 Tunjangan Int

04 Status Varchar 20

D. Nama Tabel : Detail Absensi

Primary Key : Kode_Absensi

Foreign Key : NIK

Fungsi : Menampung detail absensi pegawai.

Tabel 4.4 Tabel Detail Absensi

NO Field Type Data Length Constraint

01 Kode_Absensi Char 6 Foreign Key

02 NIK Char 9 Primary Key

03 Status Varchar 50

E. Nama Tabel : Absensi

Primar Key : Kode_Absensi

Foreign Key :

Fungsi : Menampung absen setiap pegawai

Tabel 4.5 Tabel Absensi

NO Field Type Data Length Constraint

01 Kode_Absensi Char 6 Primary Key

02 Tanggal_Absensi Date time

03 Jumlah_Masuk Int

33

F. Nama Tabel : Detail Gaji

Primary Key : Kode_Absensi

Foreign Key : Id_Gaji

Fungsi : Untuk menampung detail data gaji pegawai per bulan.

Tabel 4.6 Detail Gaji

NO Field Type Data Length Constraint

01 Kode_Absensi Char 6 Primary Key

02 ID_Gaji Char 10 Foreign Key

03 Gaji_Pokok Int

G. Nama Tabel : Gaji

Primary Key : Kode_Absensi

Foreign Key : Id_Gaji

Fungsi : Untuk menampung data gaji pegawai per bulan.

Tabel 4.7 Tabel Gaji

NO Field Type Data Length Constraint

01 ID_Gaji Char 10 Primary Key

02 Tanggal_Penggajian Date time Foreign Key

03 Total_Gaji Int

4.6. Desain Input Output

Desain Input Output ini dapat kita lakukan sebelum desain interface yang sesungguhnya kita buat dengan melalui program. Dengan desain ini, para user dapat membayangkan apakah sistem yang akan dibuat tersebut sesuai dengan kebutuhan yang ada di instansi tersebut. Jika ya, maka penulis dapat meneruskan dengan membuat program, jika tidak maka penulis harus membuat lagi desain yang baru sampai desain tersebut disetujui oleh pengguna. Dengan desain ini, diharapkan antara pengguna dan penulis dapat bekerja sama sehingga program

34

atau sistem yang baru dapat dibuat. Dalam system ini terdapat beberapa desain input dan output, antara lain :

A. Form Login

Login Login

User Password

320001 *********

Login Cancel

Gambar 4.21. Desain Login

Pada Gambar 4.21. merupakan gambar desain untuk form login. Form desain login menggunakan dua textbox untuk NIK dan password, serta dua tombol untuk masuk(login) dan batal(cancel). NIK harus berisi hanya teks saja, sedangkan password boleh berisi karakter apa saja. Panjang karakter dalam

textbox dibatasi hingga 10 karakter. Tombol masuk(login) digunakan untuk

validasi NIK dan password pengguna aplikasi apabila benar. Sedangkan tombol batal digunakan untuk membatalkan pengguna untuk masuk dalam program aplikasi.

35

B. Pendataan Pegawai

Pendataan Pegawai Pendataan Pegawai Cari NIK Nama Jabatan Alamat Jenis kelamin Agama Laki-laki Perempuan 24/April/2012 Telepon Email

Tmpt & Tgl Lhr Kota

Password

Simpan Ubah Batal Keluar

32001 NIK Septiano pato Nama Kabag Keu Jabatan Gryia unik Alamat Laki-laki Jns kel 24-Apr_12 Tgl lhr 085790 Telepon Septiano_xxx@yahoo.co Email Ngawi Tmpt lhr Surabaya Kota qwerty Password Tetap Status

Gambar 4.22. Desain Pendataan Pegawai

Pada Gambar 4.22 merupakan gambar desain pendataan pegawai. Disini

Admin dapat mencari, menambah, mengubah dan menghapus data-data pegawai

yang ada di dalam database. Dan untuk keterangan NIK telah di tentukan oleh Perusahaan.

36

C. Pendataan Bagian

Bagian Bagian

Kode Nama

Ubah dan Simpan _Keluar

PU ST GU KK KA Kode

Pembantu Umum Staff Bagian Gudang Kabag Keuangan Kabag Administrasi

Nama

Gambar 4.23. Desain Pendataan Bagian

Pada Gambar 4.23. merupakan gambar desain pendataan bagian. Disini semua data-data bagian di-update. Apabila update data telah selesai dilakukan, maka admin dapat menekan tombol “Ubah dan Simpan” untuk menyimpan data bagian tersebut. Data yang telah dimasukkan ke dalam database dapat dipanggil kembali melalui klik pada data grid view dan dapat dilakukan pengubahan data maupun penghapusan data. Tombol keluar digunakan setelah admin selesai melakukan perubahan.

37

D. Form data jabatan,gaji,tunjangan Data jabatan,gaji,tunjangan

Data jabatan,gaji,tunjangan

Kode

Nama jabatan Gaji pokok

Simpan Ubah Keluar

Tunjangan

Tunjangan anak Tunjangan kesehatan

/per 1 anak

/Bulan PU ST GU KK KA Kode 2.000.000 4.000.000 3.000.000 5.000.000 5.000.000 Gaji Pokok 100.000 200.000 250.000 500.000 500.000 Tunj. Anak Pembantu Umum Staff Bagian Gudang Kabag Keuangan Kabag Administrasi Nama Jabatan 100.000 150.000 200.000 400.000 400.000 Tunj. Kesehatan

Gambar 4.24. Desain Form data jabatan,gaji,tunjangan Pada Gambar 4.24 merupakan gambar desain form jabatan, gaji, dan tunjangan. Data-data mengenai jabatan-jabatan, gaji, serta tunjangan yang ada di perusahaan di-maintenance di form ini. Teknik jalannya form sama dengan

form-form master lainnya. User memasukkan kode, jabatan, gaji, serta tunjangan secara

valid, kemudian menekan tombol Simpan untuk menyimpannya langsung ke dalam database. Jika ingin melihat hasil simpan, lihat pada data grid view. Dari sana user dapat mengubah maupun menghapus data yang ada.

38

F. Jenis Tunjangan

Jenis Tunjangan Jenis Tunjangan

Id Tunjangan

Tunjangan Status

Simpan Ubah Hapus Batal Keluar

Baru

Id Tunjangan Status Tunjangan

Gambar 4.25. Desain Form jenis tunjangan

Pada desain form jenis tunjangan Kepala bagian keuangan dapat menentukan Id tunjangan baru yang nantinya juga berhubungan dengan status tunjangan yaitu tunjangan anak atau tunjangan kesehatan. Di dalam form tersebut terdapat tombol Baru untuk menampilkan id tunjangan secara otomatis, tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data-data yang telah diisi, tombol Ubah berfungsi untuk menyimpan data yang telah diubah sebelumnya, tombol Hapus berfungsi untuk menghapus Data yang sebelumnya telah terisi, tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data yang telah diisi namun belum disimpan, tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form.

39

G. Form absensi

Absensi Absensi

NIK Password

Tanggal Hari

Jam Digital

Keluar

NIK Nama Tanggal Jam masuk Jam keluar Status

Gambar 4.26. Desain Form Absensi

Pada Gambar 4.26. merupakan gambar desain form transaksi absensi pegawai. Masukkan NIK, tekan enter, maka akan muncul nama pegawai yang sesuai dengan NIK tersebut, tanggal dan jam masuk secara otomatis akan muncul pada database. Untuk waktu pulang pegawai juga melakukan absen lagi dengan cara yang sama maka akan muncul pada tampilan dan database jam pulang.

40

H. Form Ijin Pegawai

Ijin Pegawai Ijin Pegawai

NIK

NIK Nama Tanggal Alasan

NIK Nama Tanggal

Alasan

Simpan

Gambar 4.27. Desain Form Ijin Pegawai

Pada Form ijin pegawai ini user tinggal memasukkan NIK dan tekan enter maka akan muncul NIK, Nama pada kolom bagian bawah. Tanggal akan muncul sesuai tanggal pada database. Masukkan alasan tidak masuk sesuai dengan yang user terima. Tekan simpan maka otomatis akan tampil pada kolom bagian atas dan juga akan tersimpan pada database.

41

I. Form penggajian

Penggajian Penggajian

Tanggal 19/09/2012 Enter Text

NIK Nama Jabatan

320001

Kaka

Pembantu Umum

Tunjangan Gaji Pokok Tunjangan anak Tunjangan kesehatan

2.000.000

200.000

100.000

Uang Makan/hari Rp. 10.000

Potongan absensi - 20.000

Simpan Keluar

Total gaji 2.580.000

Gambar 4.28 Desain Form Penggajian

Pada gambar 4.28 ditampilkan desain form penggajian. Pada form ini semua detail gaji dari pegawai dihitung beserta tunjangan-tunjangan yang ada. Potongan absensi adalah potongan uang makan per-hari jika pegawai tidak masuk. Disini admin dapat menyimpannya ke dalam database.

Potongan absensi 20.000 adalah potongan uang makan selama dua hari, dikarenakan pegawai terlambat atau tidak masuk.

42

4.6.1. Implementasi dan Evaluasi

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil aplikasi sistem informasi kepegawaian di PT. Citra Persada Indonesia, serta menjelaskan form- form yang ada.

Mengimplementasikan sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Implementasi harus sesuai dengan hasil analisis sistem.

4.6.2. Kebutuhan Sistem

Hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Kepegawaian pada PT. Citra Persada Indonesia, yaitu:

a. Hardware

1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi.

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung

Microsoft Windows.

3. RAM 512 atau yang lebih tinggi.

b. Software

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home/7

2. Sql Server 2005

3. .NET Framework 2.0

4. Crystal Report Engine

43

4.6.3. Hasil Implementasi

Implementasi dilakukan berdasarkan analisis sistem dan desain input output yang menghasilkan desain program.

4.6.4. Implementasi dan Penjelasan Program

Bab ini menjelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman login, halaman login seperti yang terlihat pada Gambar 4.29. Menu login digunakan untuk validasi user dalam penggunaan program. Selain itu juga ada Link absensi untuk digunakan pegawai menjalankan absen setiap harinya. Dalam menu login terdapat data username dan password yang harus diisi oleh user, Jika username

atau password tidak cocok dengan yang ada pada database, maka akan muncul

pesan error. Seperti pada Gambar 4.30. Tampilan error login.

44

Gambar 4.30. Tampilan error login

A.Maintenance User Oleh Admin

Untuk maintenance user dan menentukan password dari setiap user bagian admin memiliki kendali penuh. Menu utama bagian admin dapat dilihat pada gambar 4.31. dan pada Gambar 4.32. adalah form untuk maintenance user yang dilakukan oleh admin.

45

Gambar 4.32. Tampilan Maintenance User Bagian Admin

B.Form Untuk Kepala Bagian Administrasi

Untuk kepala bagian administrasi terdapat form yang berisi maintenance pegawai dan jabatan, Serta Laporan pegawai yang diterima, pegawai yang ditolak, laporan data pegawai, dan laporan pegawai berdasarkan jabatan. Seperti terlihat pada gambar 4.33.

46

Pada maintenance pegawai, Kepala bagian administrasi dapat mengubah-ubah data pegawai yang telah diisi sebelumnya oleh pegawai tersebut. Tombol Ubah digunakan untuk menyimpan data pegawai yang telah diubah, tombol Batal digunakan untuk membatalkan inputan data pegawai, dan tombol keluar berfungsi untuk keluar dari form tersebut, seperti terlihat pada gambar 4.34.

Gambar 4.34. Tampilan Maintenance Pegawai

Pada maintenance jabatan Kepala bagian administrasi dapat menentukan Id_jabatan baru yang menentukan nama jabatan, dan juga dapat menentukan Gaji berdasarkan jabatan yang sebelumnya telah ditetapkan oleh Bagian keuangan. Di dalam form tersebut terdapat tombol Baru untuk menampilkan id jabatan secara otomatis, tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data-data jabatan yang telah diisi, tombol Ubah berfungsi untuk menyimpan data jabatan yang telah diubah sebelumnya, tombol Hapus berfungsi untuk menghapus Data yang sebelumnya

47

telah terisi, tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data jabatan yang telah diisi namun belum disimpan, tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form. Sedangkan kolom cari berfungsi untuk mencari data jabatan yang diinginkan dengan menulis nama jabatan. Seperti terlihat pada gambar 4.36.

Gambar 4.35. Tampilan Maintenance Jabatan C.Form Untuk Kepala Bagian Keuangan

Untuk kepala bagian keuangan terdapat form yang berisi maintenance jenis tunjangan, Transaksi penggajian pegawai, Serta Laporan penggajian. Seperti terlihat pada gambar 4.36.

48

Gambar 4.36. Tampilan Utama Kabag Keuangan

Transaksi Penggajian menjadi tanggung jawab bagian keuangan. Pada transaksi ini bagian keuangan tinggal mengisi kolom NIK pegawai yang akan ditentukan gajinya karena kolom id gaji sudah terisi secara otomatis. Setelah mengisi NIK maka data-data akan keluar secara otomatis dan tinggal mengisi uang makan yang sebelumnya telah ditetapkan peraturannya, tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data-data yang telah diisi, tombol Ubah berfungsi untuk menyimpan data-data yang telah diubah sebelumnya, tombol Hapus berfungsi untuk menghapus Data yang sebelumnya telah terisi, tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data-data yang telah diisi namun belum disimpan, tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form. Sedangkan kolom cari berfungsi untuk mencari data yang diinginkan dengan menulis NIK atau nama. Seperti terlihat pada gambar 4.37.

49

Gambar 4.37. Tampilan Form Penggajian

Pada maintenance jenis tunjangan Kepala bagian keuangan dapat menentukan Id tunjangan baru yang nantinya juga berhubungan dengan status tunjangan yaitu tunjangan anak atau tunjangan kesehatan. Di dalam form tersebut terdapat tombol Baru untuk menampilkan id tunjangan secara otomatis, tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data-data yang telah diisi, tombol Ubah berfungsi untuk menyimpan data yang telah diubah sebelumnya, tombol Hapus berfungsi untuk menghapus Data yang sebelumnya telah terisi, tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data yang telah diisi namun belum disimpan, tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form. Seperti terlihat pada gambar 4.38.

50

Gambar 4.38. Tampilan Form Maintenance Jenis Tunjangan

D.Form Absensi Untuk Pegawai

Untuk pegawai form yang akan digunakan adalah form absensi. Dalam hal ini nantinya pegawai akan melakukan proses absen saat masuk. Maka dalam form akan tersimpan jam masuk tepat saat pegawai melakukan absen. Saat pegawai pulang pegawai harus melakukan absen lagi untuk mengetahui waktu pegawai pulang. Seperti gambar 4.39.

51

E.Laporan-laporan 1. Laporan Data Pegawai

Laporan ini berisi data-data pegawai dan berfungsi sebagai laporan lengkap tentang pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut.

Gambar 4.40. Tampilan Laporan Data Pegawai 2. Laporan Pegawai Berdasarkan Jabatan atau Bagian

Laporan ini berisi data-data pegawai yang tergolong pada jabatan masing-masing dan berfungsi sebagai laporan lengkap tentang pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut.

52

3. Laporan Penggajian Pegawai

Laporan penggajian pegawai berisi rincian gaji setiap pegawai. Berfungsi sebagai bukti laporan kepada Direktur utama.

Gambar 4.42. Tampilan Laporan Penggajian Pegawai 4. Laporan Absensi Bulanan Pegawai

Laporan Absensi bulanan pegawai berisi jumlah masuk dan tidak masuknya setiap pegawai. Laporan ini berfungsi sebagai bukti laporan kepada Direktur utama .

53 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Sistem Informasi absensi dan sistem informasi penggajian yang telah dibuat dapat mengubah sistem kerja yang semula masih manual menjadi terkomputerisasi dan terintegrasi satu dengan lainnya sehingga untuk melakukan penggajian pegawai dapat langsung dilakukan secara terkomputerisasi tanpa harus menghitung jumlah kehadiran pegawai secara manual.

5.2 Saran

Software ini memiliki potensi yang bagus dalam perkembangannya. Kedepannya untuk itu perlu adanya pengembangan aplikasi, sebagai saran yaitu: 1. Penambahan Fitur untuk inventarisasi document dan tracking document. 2. Penambahan Fitur penilaian kinerja pegawai.

54

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan

terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta

Kendall & Kendall, Analisis Dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo, Jakarta,2003.

Wilkinson, Joseph. 1993. Sistem Akunting dan Informasi, Alih bahasa Agus Maulana.Edisi ketiga jilid satu. Jakarta.

Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya: STIKOM Surabaya.

Gambar 4.37. Tampilan Form Penggajian

Pada maintenance jenis tunjangan Kepala bagian keuangan dapat menentukan Id tunjangan baru yang nantinya juga berhubungan dengan status tunjangan yaitu tunjangan anak atau tunjangan kesehatan. Di dalam form tersebut terdapat tombol Baru untuk menampilkan id tunjangan secara otomatis, tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data-data yang telah diisi, tombol Ubah berfungsi untuk menyimpan data yang telah diubah sebelumnya, tombol Hapus berfungsi untuk menghapus Data yang sebelumnya telah terisi, tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data yang telah diisi namun belum disimpan, tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form. Seperti terlihat pada gambar 4.38.

50

Gambar 4.38. Tampilan Form Maintenance Jenis Tunjangan

D.Form Absensi Untuk Pegawai

Untuk pegawai form yang akan digunakan adalah form absensi. Dalam hal ini nantinya pegawai akan melakukan proses absen saat masuk. Maka dalam form akan tersimpan jam masuk tepat saat pegawai melakukan absen. Saat pegawai pulang pegawai harus melakukan absen lagi untuk mengetahui waktu pegawai pulang. Seperti gambar 4.39.

Laporan ini berisi data-data pegawai dan berfungsi sebagai laporan lengkap tentang pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut.

Gambar 4.40. Tampilan Laporan Data Pegawai 2. Laporan Pegawai Berdasarkan Jabatan atau Bagian

Laporan ini berisi data-data pegawai yang tergolong pada jabatan masing-masing dan berfungsi sebagai laporan lengkap tentang pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut.

52

3. Laporan Penggajian Pegawai

Laporan penggajian pegawai berisi rincian gaji setiap pegawai. Berfungsi sebagai bukti laporan kepada Direktur utama.

Gambar 4.42. Tampilan Laporan Penggajian Pegawai 4. Laporan Absensi Bulanan Pegawai

Laporan Absensi bulanan pegawai berisi jumlah masuk dan tidak masuknya setiap pegawai. Laporan ini berfungsi sebagai bukti laporan kepada Direktur utama .

53 5.1 Kesimpulan

Sistem Informasi absensi dan sistem informasi penggajian yang telah dibuat dapat mengubah sistem kerja yang semula masih manual menjadi terkomputerisasi dan terintegrasi satu dengan lainnya sehingga untuk melakukan penggajian pegawai dapat langsung dilakukan secara terkomputerisasi tanpa harus menghitung jumlah kehadiran pegawai secara manual.

5.2 Saran

Software ini memiliki potensi yang bagus dalam perkembangannya. Kedepannya untuk itu perlu adanya pengembangan aplikasi, sebagai saran yaitu: 1. Penambahan Fitur untuk inventarisasi document dan tracking document. 2. Penambahan Fitur penilaian kinerja pegawai.

54

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta

Kendall & Kendall, Analisis Dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo, Jakarta,2003.

Wilkinson, Joseph. 1993. Sistem Akunting dan Informasi, Alih bahasa Agus Maulana.Edisi ketiga jilid satu. Jakarta.

Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya: STIKOM Surabaya.