Perancangan Sistem Informasi Reminding Training Sistem Pada PT. Telkom Unit HR Area 09 Dengan Menggunakan Bahasa Pemograman Visual Basic 6.0

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat telah memungkinkan pemanfaatan teknologi tersebut secara maksimal, dalam mendukung berbagai aktivitas di segala aspek kehidupan, komputer dengan segala kelengkapannya telah mampu memberikan kemudahan yang dibutuhkan. Berbagai informasi yang memerlukan kecepatan dan akurasi tinggi, telah dapat dipenuhi dengan bantuan perangkat tersebut. Teknologi informasi modern tersebut telah menembus batas jarak dan waktu, yang sering menjadi kendala dalam kehidupan masyarakat. Dengan kemampuannya dalam pengolahan data secara cepat dan akurat, penyajian informasi secara menarik dan mudah dibaca, serta kemudahan pengoperasiannya, perangkat komputer sangat efektif dan layak digunakan untuk mendukung pekerjaan rutin para pemakainya.

PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA (TELKOM) Merupakan sebuah perusahaan jasa yang bergerak dibidang penyediaan jasa telekomunikasi di Indonesia, sehingga pemanfaatan dan perkembangan teknologi khususnya dalam bidang informasi sangatlah di perlukan dan di maksimalkan penggunaanya. Namun dengankemajuan dan perkembangan teknologi yang sangat cepat ini pun harus di imbangi dengan SDM yang juga harus memadai dan mendukung dalam pemanfaatan teknologi tersebut. Dalam hal proses penginputan dan pengolahan data training order di dalam unit usaha ini masih menggunakan sistem lama,

(2)

meskipun sudah terkomputerisasi tetapi sistem lama ini masih memiliki beberapa kekurangan yang dapat menghambat proses pengolahan data, diantaranya tidak adanya suatu sistem yang dapat mengingatkan kepada user bahwa akan ada event-event pelatihan yang telah di di inputkan dan harus di selenggarakan oleh perusahaan dalam jangka waktu 1 minggu kedepan karena kegiatan pelatihan sudah dianggap perlu untuk diikuti oleh karyawan agar kompetensi individu mampu ditingkatkan dan SDM perusahaan menjadi meningkat dan lebih berkualitas. Sehingga kegiatan pelatihan ini sangat di perlukan dan sangat penting sekali bagi perusahaan. Ketika terjadi kesalahan atau human error yang di akibatkan penginput data lupa akan jadwal pelatihan yang sudah di input dan harus dilaksanakan, maka dapat mengakibatkan kesalahan dan kekacauan jadwal pelatihan. Oleh karena itu salah satu cara menyelesaikan masalah tersebut yaitu dengan melakukan pengembangan terhadap sistem lama sebagai pelengkap atau pembanding untuk memperbaiki kekurangan yang ada.

Berdasarkan permasalahan terhadap kekurangan-kekurangan pada sistem lama maka penulis mengusulkan sesuatu sistem perangkat lunak yang mampu melengkapi dan memperbaiki kekurangan yang ada pada sistem lama yang penulis tulis pada laporan kerja praktek yang telah penulis buat dengan judul “Perancangan sistem informasi Reminding Training Sistem pada PT. TELKOM unit HR AREA 09 dengan Menggunakan Bahasa Pemograman Visual Basic 6.0”

(3)

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian diatas, terdapat kesalahan yang biasa terjadi yaitu masih terjadinya Human Error karena sistem tidak dilengkapi dengan pengingat pesan yang dapat memberitahukan jadwal pelatihan yang harus dilakukan pada minimal dalam waktu 1 minggu kedepan sebelum hari pelatihan dimulai.

1.2.2 Rumusan Masalah

Adapun terdapat rumusan masalah yang yang dapat di tarik dari indentifikasi masalah, yaitu:

 Bagaimana Sistem Informasi Training Order yang kini sedang berjalan di PT. TELKOM UNIT HR AREA 09

 Bagaimana membuat sistem yang dapat mengingatkan kepada user tentang jadwal pelatihan yang akan dilakukan satu minggu ke depan  Bagaimana implementasi Sistem Informasi Pengingat Pesan di PT.

TELKOM UNIT HR AREA 09 1.3 Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud

Maksud dari Kerja Praktek yang penulis telah lakukan adalah untuk membuat suatu system aplikasi yang dapat mengingatkan user pengguna terutama karyawan di HR COM DEV Divisi HR AREA IX PT. TELKOM yang berfungsi mengingatkan jadwal pelatihan – pelatihan yang harus

(4)

diselenggarakan seminggu sebelum pelatihan tersebut dilaksanakan serta maksud lain dari kerja praktek ini yaitu penulis Ingin mengimpelmentasikan pengetahuan yang penulis dapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.

1.3.2 Tujuan

Tujuan penulis melaksanakan Kerja Praktek ini, adalah:

 Untuk memenuhi nilai mata kuliah Kerja Praktek yang merupakan salah satu syarat penulis untuk membuat Skripsi

 Untuk mengetahui system yang kini sedang berjalan di PT. TELKOM UNIT HR AREA 09 Untuk membuat suatu system informasi pengingat Pesan yang di butuhkan oleh PT. TELKOM UNIT HR AREA 09

 Membuat suatu system informasi yang dapat mengingatkan kepada user sehingga dapat mengurangi resiko human error

1.4 Metode pengembangan Sistem

Metode pengembangan yang dilakukan oleh penulis adalah metode pengembangan Prototipe, dikarenakan system yang penulis buat belum ada pada system lama yang kini sedang berjalan.

1.5 Batasan Masalah

Adapun ruang lingkup yang dibahas akan sangat luas, untuk itu perlu adanya batasan masalah yang akan dikupas yang menitikberatkan pada analisa sistem, perancangan, dan desain sistem informasi Pengingat Pesan sebagai

(5)

penyempurna sistem atau aplikasi yang ada di PT. TELKOM UNIT AREA 09. Adapun batasan masalah yang telah penulis tetapkan yaitu:

 Sistem Informasi ini Merupakan hanya berfungsi sebagai pengingat jadwal pelatihan dengan waktu 1 minggu ke depan pada PT. TELKOM UNIT HR AREA 09

 Data peserta pelatihan merupakan dari kalangan internal TELKOM itu sendiri

 Bahasa pemograman yang di gunakan adalah Visual Basic 6.0  Database yang digunakan adalah Microsoft Acces 2000

1.6 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek 1.6.1 Lokasi

Penulis melaksanakan kegiatan Kerja praktek di PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA (UNIT HR AREA 09) yang beralamat di Jl. Gegerkalong Hilir No. 47 Bandung. Yang dimulai pada tanggal 6 Juli – 31 Juli 2009 yaitu selama kurang lebih 1 bulan hari kerja, dimulai pkl 08.00 – 17.00 WIB.

1.6.2 Jadwal Kerja Praktek

(6)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut.

Menurut Jog [2] “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur, yang telah dijabarkan diatas lebih menekankan pada urutan – urutan operasi di dalam sebuah sistem, yang berarti suatu sistem merupakan jaringan kerja dari berbagai operasi yang berurutan, berhubungan, berkumpul bersama dan bekerjasama demi penyelesaian suatu tujuan tertentu, sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Jog [2] “ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Sebuah sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) masing-masing dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem dapat tercapai.

(7)

2.1.1. Elemen Sistem

Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu:

 Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.  Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.  Adanya hubungan diantara elemen sistem.

 Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). Di bawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing karakteristik tersebut:

a. Komponen Sistem (components)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

(8)

b. Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (environment)

2 Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara karena merupakan energi dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem.

d. Interface

Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya.

(9)

e. Input

Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input.

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output.

f. Output

Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain. • Pengolah Sistem (process) Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

g. Sasaran Sistem (objective)

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan ke melalui beberapa sudut pandang, diantaranya:

(10)

 Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical sistem). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.  Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan

sistem buatan manusia (human made system). 3 Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.

 Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga

output dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

 Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, tetapi yang ada hanyalah

relatively closed system (secara relatif tertutup, tetapi tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input

(11)

dan menghasilkan output untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

Lingkungan Luar

Interface

Boundari

Gambar 1 Karakteristik suatu sistem

[ Sumber : Jogianto HM. Analisis &Desain Sistem, 1989 ]

2.2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat di rasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada masa mendatang.

Sub Sistem

Sub Sistem Sub

Sistem

input Pengo-lah

(12)

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknolgi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi tertentu.

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur 2.4.1. Flow Map

Bagan alir Flowmap menunjukkan arus dari pekerjaan secara keseluruhan dari sistem termasuk arus laporan dan formulir beserta tembusan-tembusannya. Bagan alir ini digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowmap ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

(13)

2.4.2. Diagram Kontek

Diagram konteks merupakan sebuah alat struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara sederhana. Diagram Kontek adalah kasus khusus dari data alir diagram yang berpungsi memetakan model lingkungan yang refresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

Tabel 3. Simbol Yang Digunakan Dalam Konteks Diagram

SIMBOL KETERANGAN

PROSES

ENTITY

ARUS DATA

2.4.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. DFD merupakan diagram yang menyatakan notasi-notasi untuk menggambarkan aliran data. Sebuah DFD menggambarkan aliran informasi tanpa representasi

(14)

logika prosedural yang eksplisit yang dimana data tersebut mengalir atau akan disimpan.

Data Flow Diagram (DFD) sering digambarkan untuk menjelaskan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup popular sekarang ini karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

DFD level 0 disebut juga diagram konteks yang mempresentasikan seluruh elemen sistem sebagai lingkaran tunggal dengan data input/ output ditunjukan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan

DFD level 1 merupakan partisi dari level 0 untuk mengungkapkan secara detail fungsi-fungsi yang ada dalam DFD level 0 atau diagram konteks. DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD yaitu antara lain:

a. External Entity (entitas eksternal)

Merupakan kesatuan lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan masukan atau

(15)

menerima keluaran dari sistem, dan dilambangkan dengan simbol kotak, dimana eksternal entity ini diitentifikasikan dengan nama entitasnya dengan cara menuliskan di dalam kotak tersebut.

b. Data Flow

Arus data dilambangkan dengan tanda panah dan arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data atau media penyimpanan dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk sistem dan keluaran hasil proses sistem

c. Process (proses)

Merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar proses. Proses dilambangkan dengan ujung-ujung tumpul tergantung dari tipe chartnya, setiap proses memberikan penjelasan antara lain dengan memberikan nomor proses dan nama proses yang ditulis didalam lingkaran atau segi empat tumpul.

d. Data Store (Simpanan data)

Merupakan simpanan data yang dapat berupa file atau database di dalam sistem komputer maupun arsip atau catatan manual. Data storagedilambangkan dengan sepasang garis pararel horizontal yang ujungnya tertutup dan diidentifikasikan dengan nama data storeatau nomor/kode yang ditulis didalamnya.

(16)

Tabel 4. Simbol – Simbol Yang Digunakan Dalam DFD

SYMBOL BENTUK KETERANGAN

Lingkaran

Persegi Panjang

Dua Garis Sejajar

Tanda Panah

Menggambarkan Proses

External entity (kesatuan luar)

Simpanan data (data store)

Arus data (data flow)

2.4.4. Kamus Data

Kamus Data (KD) atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah sistems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan- kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap, kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan pada tahap analisis maupun tahap perancangan sistem.

Kamus data merupakan kumpulan data yang meberikan informasi mengenai deskipsi formal dari elemen-elemen yang ada pada Data Flow Diagram. Informasi tersebut mencakup definisi, struktur serta pemakai data.

(17)

2.4.5. Normalisasi

Salah satu cara untuk perancangan basis data adalah dengan menerapkan Normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui. Dalam pendekatan normalisasi, perancang basis data bertitik tolak dari situasi yang nyata, yakni melalui item-item data yang siap ditempatkan dalam baris dan kolom pada tabel relasional. Untuk kepentingan evaluasi dan dokumentasi, hasil normalisasi diwujudkan dalam sebuah model data yang kemudian bisa dimodifikasi.

Normalisasi lebih menitik beratkan tinjauan terhadap atribut pembentuk tabel, yang juga dijadikan sebagai key, atribut deskriptif, atribut sederhana ataupun atribut komposit, dan sebagainya.

Bentuk-bentuk normalisasi menurut Abd [4] adalah sebagai berikut:

1. Bentuk normalisasi tahap pertama

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama, jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.

2. Bentuk normalisasi tahap kedua

Bentuk normalisasi tahap kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke satu, semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.

(18)

3. Bentuk normalisasi tahap ketiga

Bentuk normalisasi ketiga haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak memiliki depedensi transitif terhadap kunci primer.

2.4.6. ERD

Model Entity-Relationship yang berisi komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia nyata’ yang ditinjau, dan dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Dagram E-R).

Komponen-komponen yang digunakan dalam ERD, antara lain:

1. Entity, adalah suatu hal dalam bentuk apapun yang apabila datanya dikumpulkan, dapat berupa objek, orang, konsep ataupun kejadian.

2. Relationship, adalah hubungan antara entitas dengan dirinya sendiri atau dengan entitas lainnya. Suatu relationship dapat digambarkan sebagai garis yang menghubungkan entitas-entitas yang dipandang memiliki hubungan antara satu dengan yang lainnya. Pada garis relationship terdapat derajat atau kardanalitas hubungan, dimana terdapat tiga jenis hubungan dalam relationship, yaitu:

(19)

b. Hubungan satu ke banyak (one to many relationship) c. Hubungan banyak ke banyak (many to many relationship) 3. Atribut, disebut sebagai properti yang merupakan

keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelas sebuah entitas.

2.4.7. Basis Data

Pengertian Basis Data menurut Jog [2], yaitu “Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam simpanan luar computer, dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya”. Proses dasar yang dimiliki oleh database ada 4, yaitu :

1. Pembuatan data-data baru (create database). 2. Penambahan data (insert)

3. Mengubah data (update) 4. Menghapus data (delete)

Pemanfaatan basis data untuk memenuhi sejumlah tujuan / objektif sebagai berikut :

a. Kecepatan dan kemudahan (Speed) b. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) c. Keakuratan (Accurancy)

d. Ketersediaan (Availability) e. Kelengkapan (Completeness)

(20)

f. Keamanan (Security)

g. Kebersamaan Pemakaian (Shatability)

Adapun permasalahan yang sering timbul dalam penyusunan basis data adalah sebagai berikut :

a. Data Redudansi, yaitu munculnya data-data yang sama secara berulang-ulang pada file basis data yang semestinya tidak diperlukan.

b. Data Tidak Konsisten, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada atribut yang sama untuk beberapa file yang kuncinya sama. c. Data Terisolasi, disebabkan oleh pemakaian beberapa file basis

data, dimana program aplikasi tidak dapat mengakses data-data dari file tertentu.

d. Keamanan Data, bahwa data-data dalam basis data merupakan sumber informasi yang bersifat sangat penting dan rahasia.

e. Kesatuan Data, dimaksudkan sebagai suatu sarana untuk meyakinkan bahwa data-data yang tersimpan dalam basis data selalu berada dalam kondisi yang benar, up to date, konsisten dan selalu tersedia.

Menurut Fat[1], Basis Data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :

1. Himpunan Kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanpaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

(21)

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

2.5. Perangkat Lunak Pendukung

Penerapan sistem informasi berbasis teknologi informasi membutuhkan sebuah perangkat lunak (software) untuk mengorganisasikan atau mengolah fakta tersebut sehingga menjadi keluaran berupa informasi yang diinginkan. Aplikasi yang akan dibuat ini menggunakan beberapa perangkat lunak untuk menunjang dalam pembuatan program aplikasi ini yaitu :

2.5.1. Sekilas Tentang Visual Basic

Menurut FIR[3] dalam bukunya yang berjudul 7 jam Belajar

Visual BasicUntuk Orang

Awam : Visual Basic adalah sebuah bahasa pemograman yang sangat mudah untuk dimengerti dan sangat popular, Visual Basic

diciptakan pada tahun 1991 oleh Microsoftuntuk menggantikan bahasa pemograman Basic.

Visual Basic diperkenalkan pada 1991. Pendekatan bagi menghubungkan bahasa pengaturacaraan kepada antaramuka pengguna grafik diambil dari prototaip yang dimajukan oleh Alan Cooper yang dikenali sebagai Tripod.

(22)

Microsoft menggajikan Cooper dan rakan niaganya untuk memajukan Tripod kepada kerangka boleh program bagi Windows 3.0, di bawah nama kod Ruby (tiada kaitan dengan bahasa pengaturcaraan Ruby).

Tripod tidak disertakan dengan bahasa pengaturcaraan sama sekali, dan Ruby mengandungi hanya penproses perintah asas mencukupi bagi peranannya sebagai kerangka Windows. Microsoft memutuskan untuk menggunakan kerangka program manager mudah bagi Windows 3.0 bukannya Ruby, dan mengabungkan Ruby dengan bahasa Basic untuk menghasilkan Visual Basic.

2.5.2. Sekilas Tentang Microsoft Acces 2000

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access. Para pengguna/programmeryang telah berpengalaman dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang berpengalaman dapat menggunakanya karena Microsoft Accsess merupakan program yang telah disetting sedemikian rupa agar

(23)

para penggunanya baik dari para programmer yang handal atau tidak. Access juga menawarkan teknik-teknik pemrograman berorientasi objek.

(24)

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

PT TELKOM, perusahaan yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh negara, merupakan provider utama layanan sambungan telepon tidak bergerak di Indonesia. Sesuai Anggaran Dasar, PT TELKOM didirikan untuk jangka waktu tak terbatas. Maksud dan tujuan PT TELKOM adalah untuk mengoperasikan jaringan telekomunikasi dan menyediakan jasa informasi dan telekomunikasi.

Pada tahun 1991, Perumtel diubah menjadi “Persero”, atau perseroan terbatas milik negara dengan tujuan komersial dan diganti namanya menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia, yang dikenal sebagai PT TELKOM.

Pada tahun 1995, PT Telkom merekstrukturisasi operasinya dengan mengubah dua belas witel menjadi tujuh divisi regional ( Divisi I Sumatera, Divisi II Jakarta, Divisi III Jawa Barat, Divisi IV Jawa Tengah, Divisi V Jawa Timur, Divisi VI Kalimantan, dan Divisi VII Kawasan Timur Indonesia) dan satu Divisi Network.

Pada 14 November 1995, pemerintah melakukan penjualan saham PT Telkom mealui penawaran saham perdana (Initial Public Offering).

(25)

a. Pada tahun 2005 manajemen PT TELKOM telah menetapkan goal

untuk mencapai kapitalisasi pasar sebesar USD 30 miliar pada tahun 2010 (PT TELKOM Goal 2010).

b. PT TELKOM telah menerapkan sejumlah kaidah bisnis seperti yang telah dilaksanakan oleh perusahaan-perusahaan internasional, seperti ISO dan Malcolm Baldrige.

c. Pada bulan Maret 2007 PT TELKOM membentuk PT Telekomunikasi Indonesia International, sebagai landasan bisnis PT TELKOM untuk beroperasi di luar negeri.

d. PT TELKOM menjadi Model Korporasi Terbaik Indonesia. (Annual Report PT Telkom tahun 2006 )

3.1.1. Visi, Misi, Sasaran, Arti Logo, Arti kredo, maskot dan budaya Perusahaan

3.1.1.1 VISI

Menjadi perusahaan InfoComm terkemuka di kawasan regional. 3.1.1.2 MISI

1. Menyediakan layanan InfoComm terpadu dan lengkap dengan kualitas terbaik dan harga kompetitif.

(26)

3.1.1.3 SASARAN

Sasaran strategis PT Telkom adalah menciptakan nilai unggul untuk mencapai kapitalisasi pasar sebesar US$ 30 miliar pada tahun 2010.

3.1.1.4 ARTI LOGO

a. Bentuk bulatan dari logo melambangkan : Keutuhan Wawasan Nusantara ; Ruang gerak PT TELKOM secara nasional dan internasional;

b. PT TELKOMyang mantap, modern, luwes, dan sederhana c. Warna biru tua dan biru muda bergradasi melambangkan

teknologi telekomunikasi tinggi/canggih yang terus berkembang dalam suasana masa depan yang gemilang

d. Garis-garis tebal dan tipis yang mengesankan gerak pertemuan yang beraturan menggambarkan sifat komunikasi dan kerjasama yang selaras secara berkesinambungan dan dinamis

(27)

e. Tulisan

menggambarkan sebagai

Telecom

3.1.1.5 ARTI KREDO

a. Selalu fokus ke b. Selalu

yang tinggi se c. Selalu

terbai d. Selalu

dalam pe

e. Selalu berusaha me 3.1.1.6 MASKOT

a. Antena perubahan b. Mahkota Kemena c. Mata yang Tajam

Tulisan INDONESIA dengan huruf Futura Bold

menggambarkan kedudukan perusahaan ; PT TELKOM sebagai Pandu Bendera Telekomunikasi Indonesia (Indonesian Telecommunication Flag Carrier).

5 ARTI KREDO

Selalu fokus kepada pelanggan

Selalu memberikan pelayanan yang prima dan mutu yang tinggi serta harga yg kompetitif

Selalu melaksanakan segala sesuatu melalui cara terbaik (Best Practices)

Selalu menghargai karyawan yang proaktif dan dalam peningkatan produktivitas dan kontribusi kerja Selalu berusaha menjadi yang terbaik .

6 MASKOT

Antena Lebah Sensitif terhadap segala keadaan perubahan

Mahkota Kemenangan Mata yang Tajam dan Cerdas

Futura Bold Italic, PT TELKOM

Indonesian

dan mutu produk

cara-cara yang

dan inovatif, busi kerja

(28)

d. Sayap Lincah dan Praktis

e. Tangan Kuning Memberikan Karya Yang Terbaik 3.1.1.7 BUDAYA PERUSAHAAN

THE PT TELKOM WAY 135 sebagai budaya korporasi yang dikembangkan PT TELKOM merupakan bagian terpenting dari upaya perusahaan untuk meneguhkan hati, merajut pikiran, dan menyerasikan langkah semua Insan PT TELKOM dalam menghadapi persaingan bisnis InfoCom. Di dalamnya terkandung beberapa unsur, yang secara integral harus menjiwai insan PT TELKOM, yakni :

a. 1(satu) asumsi dasar yang disebut

b. 3 (tiga) nilai inti, yaitu customer value, excellent service, dan

competent people.

c. 5 (lima) langkah perilaku untuk memenangkan persaingan,

stretch the goal, simplify, involve everyone, quality is my job,

(29)

3.2. STRUKTUR ORGANISASI

3.2.1. Struktur Organisasi PT TELKOM TBK.

Gambar 2. Struktur Organisasi PT. TELKOM Sumber: Annual Report PT Telkom Tbk. Tahun 2006

Berdasarkan Keputusan Direksi nomor : KD 04/PS150/CTG-10/2006 tanggal 13 Januari 2006 tentang Organisasi Kantor Perusahaan serta Instruksi Direksi nomor ID.01/PS150/COP-B0030000/2007 tanggal 8 Maret 2007 tentang Tugas dan Tanggung Jawab Direksi pada Organisasi Eksisting TELKOM Berdasarkan KD.04/PS150/CTG-10/2006 tanggal 13-01-2006, mulai tanggal 8 Maret 2007 Direktorat SDM berubah menjadi Direktorat Human Capital & General Affair (HC & GA). Instruksi Direksi tersebut menugaskan Direktur HC & GA untuk mengambil alih tanggung jawab dan pengelolaan seluruh fungsi Direktorat SDM termasuk

(30)

pengendalian seluruh unit organisasi yang berada di bawah kendali Direktorat SDM.

Gambar 3. Struktur Organisasi Direktorat HC & GA

Sumber: Laporan Dir. Human Capital & General Affair Triwulan II Tahun 2007

Tugas pokok Direktorat HC & GA adalah memberdayakan secara optimal seluruh SDM Perusahaan guna merealisasikan strategi perusahaan dalam mewujudkan tujuan Perusahaan.

3.2.2. STRUKTUR ORGANISASI HR CENTER DAN HR AREA 09 HR Area 09 berada di bawah koordinasi organisasi HR Center, secara struktural digambarkan dalam gambar 4.

DIREKTUR HUMAN CAPITAL & GENERAL AFFAIR

VP INDUSTRIAL RELATION

VP ORGANIZATION DEVELOPMENT VP HUMAN RESOURCES

POLICY

DIREKTUR HUMAN CAPITAL & GENERAL AFFAIR

VP INDUSTRIAL RELATION

VP ORGANIZATION DEVELOPMENT VP HUMAN RESOURCES

POLICY

HR CENTER

CDC HR ASSEMENT

TRAINING CENTER MCC

(31)

Gambar 4 struktur organisasi HR center dan HR area 09

Dalam keorganisasian HR Area 09 terdapat beberapa unit kerja yang dipimpin oleh seorang manajer untuk membantu OSM HR Area, unit kerja tersebut adalah Career Development, Administration & Service, Competency Developent, dan Employee Relation. Selain unit kerja tersebut OSM HR Area 09 dibantu oleh HR Representative.

Penulis melaksanakan magang di HR Area 09 Bagian

Competency Development. Adapun Bagian Competency Development

terdiri dari:

Manajer Competency Development, Officer 1 – TNA & Training Evaluation, Officer 1 – Competency Assesement & Development, Officer 2 – Competency Assesement & Development, Officer 2 – TNA & Training Evaluation, dan Staff Administrasi.

(32)

Competency Development mempunyai fungsi mengelola penilaian kompetensi (nilai K), mengelola penilaian SKI (nilai P), dan mengelola karyawan pendidikan.

Unit kerja Competency Development dipimpin oleh seorang Manager yang bertanggung jawab memastikan kualitas & efektivitas penyelenggaraan pengembangan kompetensi dan assessment

kompetensi karyawan di area layanannya untuk meningkatkan kompetensi dan atau mengurangi gap kompetensi karyawan serta mendapatkan nilai kompetensi yang obyektif dengan berpedoman pada kebijakan dan strategi pengembangan kompetensi perusahaan. Pihak-pihak yang berada dalam Competency Development adalah Officer TNA & Training Evaluation, Officer Competency Assesment & Development, dan staff administrasi.

3.2. DESKRIPSI KERJA

3.2.1. HUMAN RESOURCE CENTER (HR CENTER)

Pusat Pengelola Sumberdaya Manusia Perusahaan, yang selanjutnya disebut HR Center, adalah unit organisasi Corporate Service yang merupakan unit organisasi di bawah Direktorat Human Resources yang diberikan otoritas dan peran sebagai penyelenggara operasi fungsional dan layanan SDM Perusahaan untuk seluruh unit organisasi TELKOM.

HR Center memberikan dukungan fungsional SDM kepada seluruh Unit Bisnis/ Unit Organisasi TELKOM, dengan aktivitas yang

(33)

dilaksanakan di lokasi masing-masing Unit Bisnis melalui unit-unit areanya, sehingga seluruh aktivitas fungsional dan layanan SDM di soluruh unit organisasi TELKOM merupakan otoritas dan tanggung jawab dari unit HR Center.

Pengelolaan SDM Perusahaan dilaksanakan secara terpusat dengan pengaturan hubungan antar penyelenggara fungsional SDM sebagai berikut:

a. Pengelolaan strategi dan kebijakan SDM secara fundamental, jangka panjang, dan mencakup seluruh aspek manajemen SDM dilakukan oleh Corporate Office yaitu oleh VP HR Policy. b. Pengelolaan.implementasi kebijakan Perusahaan dengan fokus

pada mekanisme hubungan industrial dilakukan oleh Corporate Office yaitu oleh VP Industrial Relation.

c. Penyelenggaraan layanan dukungan SDM dan penyelenggaraan fungsi SDM yang merupakan implementasi strategi dan kebijakan SDM di seluruh Unit Bisnis dilakukan oleh HR Center.

HR Center adalah sebagai unit Corporate Service yang dibentuk untuk menjalankan peran sebagai berikut:

a. Penyelenggara pengelolaan fungsi dan layanan SDM di seluruh unit organisasi TELKOM.

(34)

b. Penyelenggara implementasi kebijakan dan program SDM, khususnya yang memerlukan pengendalian secara terpusat.

Organisasi HR Center terdiri atas:

a. Pimpinan HR Center, yaitu Senior General Manager HR Center b. Pengelola fungsi-fungsi SDM terpusat:

1. Bidang Job Management.

2. Bidang Competency Development. 3. Bidang Career Development 4. Bidang HR Budget.

5. Bidang HRIS.

c. Pengelola fungsi dukungan management, yaitu Bidang General Support.

Pengelola operasional SDM, yaitu HR Area dan HR Representatif

3.2.2. HUMAN RESOURCE AREA 09 (HR AREA 09)

HR Area 09 adalah unit organisasi pelaksana operasional HR Center yang berlokasi di di wilayah Bandung untuk memberikan fungsi dan layanan SDM, yang dipimpin oleh seorang Operation Senior Manager, yang disebut Operation Senior Manager HR Area 09.

Tugas pokok OSM HR Area 09 adalah bertanggung jawab atas efektivitas pelaksanaan dukungan fungsi dan layanan SDM kepada seluruh unit organisasi TELKOM di wilayah Bandung yang menjadi tanggung jawabnya, dengan melaksanakan aktivitas sebagai berikut:

(35)

1. Mengelola penyelenggaraan pendayagunaan SDM, yang mencakup promosi, mutasi, rotasi, serta penugasan, dalam rangka pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dan optimalisasi SDM bagi penyelenggaraan aktivitas bisnis.

2. Melaksanakan pengendalian biaya SDM, kontrol dan proses payroll.

3. Mengkoordinasikan pelaksanaan proses staffing.

4. Mengelola pengembangan kompetensi dan pemenuhan kebutuhan training.

5. Mengkoordinasikan pengelolaan HRIS dan layanan informasi SDM.

6. Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan SDM, yang beroperasi di sub areanya.

7. Mengelola, meng-update, dan memelihara data dan dokumentasi SDM.

Dalam penyelenggaraan aktivitasnya, OSM HR Area 09 berinteraksi antara lain dengan:

a. Para EGM, SGM, atau pimpinan unit organisasi lainnya di areanya, dalam hal pemenuhan kebutuhan SDM (staffing, promosi/ mutasi/ rotasi) dan layanan SDM .lainnya.

b. OSM Finance di areanya, dalam hal koordinasi anggaran dan pembayaran payroll.

(36)

c. Para pengelola logistik di seluruh Unit Organisasi di wilayah lokasi HR dalam hal koordinasi pemenuhan kebutuhan operasional HR Area.

Dalam pelaksanaan tugasnya, OSM HR 09 Area dibantu oleh beberapa Manager, yaitu:

a. Manager Employee Relation. b. Manager Career Development. c. Manager Training & Development. d. Manager Administrasi.

e. HR Service Representative (1.n).

HR Area 09 (Non DIVRE) lokasi kerjanya berada di Bandung, yaitu di gedung M komplek Telkom Training Center, HR Area 09 (Non DIVRE) merupakan HR Area yang mempunyai lingkup kewenangan dalam hal kebijakan SDM untuk 9 unit bisnis, kewenangan tersebut adalah melakukan pengelolaan SDM yang ada dalam unit bisnis. Adapun unit bisnis yang berada di bawah kewenangan HR Area 09 adalah:

a. HR Center

HR Center, adalah unit organisasi Corporate Service yang merupakan unit organisasi di bawah Direktorat Human Capital & General Affair yang diberikan otoritas dan peran sebagai penyelenggara operasi fungsional dan layanan SDM Perusahaan untuk seluruh unit organisasi

(37)

TELKOM. HR Center dipimpin oleh seorang Senior General Manager HR Center.

b. TELKOM CDC

TELKOM CDC merupakan sebuah unit bisnis yang berperan sebagai unit bisnis yang mengelola Usaha Kecil dan Menengah sehingga UKM yang ada bisa berkembang dan menghasilkan sebuah produk yang berkualitas dan bisa bersaing di pasar. Dengan peran CDC dalam mengelola UKM, diharapkan terjadinya peningkatan image TELKOM di masyarakat dan berdampak dalam penjualan dan penggunaan produk TELKOM.

c. Learning Center

Learning Center adalah penyelenggara jasa pengembangan kompetensi SDM khusus untuk lingkup TELKOM dan TELKOMGroup sesuai dengan kebutuhan, tuntutan dan perkembangan bisnis.

d. Finance Centre

Pusat Pengelolaan Keuangan Perusahaan, yang selanjutnya disebut

Finance Centre,adalah unit bisnis Corporate Serviceyang merupakan unit organisasi di bawah Direktorat Keuangan yang diberikan otoritas dan peran sebagai penyelenggara operasi fungsional keuangan Perusahaan untuk seluruh unit organisasi TELKOM.

(38)

e. HR Assesment

Unit organisasi Support Service yang merupkan unit organisasi di bawah Direktorat Human Resources yang diberikan otoritas dan peran sebagai penyelenggara layanan HR Assesment. HR Assesment memberikan layanan jasa HR Assesment kepada internal TELKOM (termasuk Subsidiary TELKOM Group) dan kepada pengguna dari eksternal TELKOM.

f. TELKOM Information Service Center (ISC)

ISC merupakan unit pendukung sistem informasi bagi unit-unit internal TELKOM yang berada dibawah kendali Direktur SDM dan Bisnis Pendukung yang sekaligus menjabat sebagai CIO (Chief of Information Officer). Seluruh laporan performansi organisasi TELKOM ISC kepada BoD (Board of Director) dilaporkan melalui DIR SDM (CIO) dan evaluasinya dibantu oleh Asisten Bisnis Pendukung Direktorat SDM.

g. TELKOM MCC

TELKOM Management Consulting Center (TELKOM MCC) sebagai salah satu unit bisnis pendukung dibentuk untuk memberikan jasa konsultansi di bidang manajemen berupa pemikiran strategis maupun operasional kepada seluruh unit bisnis di lingkungan TELKOM guna mengantisipasi tantangan ke depan.

(39)

h. TELKOM MSC

TELKOM Maintenace Service Center (TELKOM MSC ) adalah suatu Organisasi di PT. TELKOM yang dibentuk sebagai Pembentukan Pusat Pelayanan Pemeliharaan dan Perbaikan Alat Produksi Perusahaan. Organisasi ini merupakan penyempurnaan dari organisasi sebelumnya, yaitu Divisi Atelir.

Tujuan pembentukan TELKOM MSC adalah terbentuknya pengelola jasa pelayanan pemeliharan dan perbaikan alat produksi perusahaan yang terpusat sehingga menciptakan iklim yang lebih kondusif di dalam mengoptimalkan dukungan pelayanan pemeliharaan dan perbaikan alat produksi kepada unit-unit bisnis dalam portofolio TELKOM. Kantor Perusahaan dan seluruh unit bisnis TELKOM merupakan pengguna jasa TELKOM MSC.

i. TELKOM Research & Development Center (RDC)

Yaitu bidang usaha pengembangan produk aplikasi dan layanan berbasisi jaringan (network based services), pengembangan infrastruktur jaringan untuk semua unit bisnis TELKOM serta aktifitas riset lainnya yang dibutuhkan perusahaan.

(40)

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

4.1.1 Analisis Dokumen

dokumen analisis berisi tentang informasi yang akan dibuatkan perangkat lunak agar dapat dipahami para pembuat program atau lebih dikenal dengan Programmer yang bertujuan untuk memudahkan para programmer untuk membuat perangkat lunak yang di inginkan.

Dalam Analisis Dokumen ini, terdapat Flowmap, Digram Konteks, DFD, dan Kamus data yang merupakan rancangan atau desain dari sitem yang sekarang telah berjalan den system yang di usulkan penulis untuk memperbaiki dan mengembangkan system yang saat ini telah berjalan di PT. TELKOM khususnya di divisi HR COMP DEV yang merupakan bagian dari HR AREA IX yang berlokasi di Jl. Gegerkalong Hilir No. 47 Bandung.

Suatu dokumen analisis harus mempubyai sasaran yakni:  Menggambarkan apa yang dibutuhkan dan di inginkan

para pengguna perangkat lunak yang akan di buat

 Membangun dasar bagi pembuatan desain perangkat lunak yang akan dibuat

(41)

4.1.2 Analisis prosedure yang sedang berjalan

Prosedure penerbitkan Training Order yang sedang berjalan yaitu:

1. Lembaga Pelatihan memberikan undangan pelatihan yang ditujukan bagi kepada HR Center

2. HR Center menerima undangan dari lembaga pelatihan, kemudian memeriksa undangan tersebut apakah sesuai dengan kebutuhan pengembangan kompetensi yang dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas karyawan apa tidak, jika di setujui, maka HR Center Mengirim undangan tersebut kepada unit HR COM DEV, jika tidak HR Center akan menolak undangan pelatihan tersebut.

3. HR COM DEV menerima undangan dan segera membuat jadwal dan daftar nama-nama peserta yang akan mengikuti pelatihan.

4. Data jadwal dan peserta pelatihan yang telah di buat, kemudian di inputkan ke Sistem Informasi Training Order.

5. Kemudian HR COM DEV mencetak laporan data jadwal dan data peserta yang kemudian di kirimkan ke lembaga pelatihan sebagai konfirmasi.

6. HR COM DEV membuat Nota Dinas yang di tujukan kepada HR center yang akan digunakan sebagai konfirmasi para

(42)

peserta yang akan mengikuti pelatihan dan dijadikan sebagai arsip untuk HR COM DEV.

4.1.2.1 Flow Map

(43)

4.1.2.2 Diagram Kontek

Gambar 6. Diagram Konteks sistem yang sedang berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram

a. DFD level 1

(44)

b. DFD level 2 proses 1

Gambar 8. DFD level 2 proses 1 sistem yang sedang berjalan

c. DFD level 2 proses 2

(45)

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang berjalan

Sistem yang berjalan sekarang ini sudah sangat baik, tetapi ada sedikit kekurangan yang bisa berakibat fatal, yaitu tidak adanya system yang dapat mengingatkan atau memperingatkan user yang memakai system secara otomatis bahwa akan ada pelatihan yang telah di jadwalkan dan di inputkan kedalam system yang harus dilaksanakan oleh para peserta minimal 1 minggu sebelum hari pelatihan dimulai.

Oleh sebab itu, penulis membuat “Perancangan sistem informasi Reminding Training Sistem pada PT. TELKOM unit HR AREA 09 dengan Menggunakan Bahasa Pemograman Visual Basic 6.0” yang penulis harapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh system yang sekarang sedang berjalan ini.

4.2 Usulan Perancangan Sistem

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan dari perancangan sistem yang telah penulis buat yaitu untuk memperbaiki kekurangan sistem informasi yang kini telah berjalan sehingga menjadikan sistem informasi yang telah berjalan tersebut menjadi lebih baik.

(46)

4.2.2 Perancangan prosedure yang diusulkan

Prosedure penerbitkan Training Order yang di Usulkan yaitu:

1. Lembaga Pelatihan memberikan undangan pelatihan yang ditujukan bagi kepada HR Center

3. HR COM DEV menerima undangan dan segera membuat jadwal dan daftar nama-nama peserta yang akan mengikuti pelatihan.

4. Data jadwal dan peserta pelatihan yang telah di buat, kemudian di inputkan ke Sistem Informasi Training Order. 5. Kemudian HR COM DEV mencetak laporan data jadwal

dan data peserta yang kemudian di kirimkan ke lembaga pelatihan sebagai konfirmasi.

6. HR COM DEV membuat Nota Dinas yang di tujukan kepada HR center yang akan digunakan sebagai konfirmasi

(47)

para peserta yang akan mengikuti pelatihan dan dijadikan sebagai arsip untuk HR COM DEV.

7. Sistem reminding Training system akan secara otomatis muncul ketika ada jadwal pelatihan seminggu sebelum hari pelatihan dimulai

4.2.2.1 Flow Map

(48)

4.2.2.2 Diagram Kontek

Gambar 11. Diagram konteks yang diusulkan

4.2.2.3 Data Flow Diagram a. DFD level 1

(49)

b. DFD level 2 proses 1

Gambar 13. DFD level 2 proses 1 sistem yang diusulkan c. DFD level 2 proses 2

(50)

4.2.2.4 Kamus Data a. Kamus Data

Nama Aliran Data : Undangan_pelatihan

Alias :

-Arus Data : HR CENTER – Proses 1 Atribut : kode_lembaga, no_surat,

tempat_pelatihan, materi_pelatihan, nama_pelatihan, nama_lembaga, kode_pelatihan

Nama Aliran Data : Data_Jadwal_dan_Peserta_Pelatihan

Alias :

-Arus Data : Proses1 – F_Pelatihan, F_Pelatihan-Proses2, Proses2 – F_Training_Order, F_Training_Order – Proses4,

F_Training_Order - Proses3, Proses3 – LEMBAGA PELATIHAN

Atribut : nik, nama_pegawai, jabatan, jenis_kelamin, tanggal_mulai, tanggal_selesai

Nama Aliran Data : Nota_Dinas

Alias :

(51)

Atribut : no_nota, kode_devisi, nama_pegawai, jabatan, kode_lembaga, nama_pelatihan, tempat_pelatihan, tanggal_mulai, tanggal_selesai

b. Normalisasi Unnormal :

Kode_pelatihan, kode_lembaga, no_surat, tempat_pelatihan, materi_pelatihan, nama_pelatihan, nama_lembaga, nik, nama_pegawai, jabatan, jenis_kelamin, tanggal_mulai, tanggal_selesai, no_nota, kode_devisi, nama_pegawai, jabatan, kode_lembaga, nama_pelatihan, tempat_pelatihan, tanggal_mulai, tanggal_selesai

Normalisasi I

Normalisasi II

Tbl_lembaga :

kode_lembaga *, no_surat, nama_lembaga

Tbl_peserta :

Nik*, nama_pegawai, jabatan, jenis_kelamin, tanggal_mulai, tanggal_selesai

(52)

Tbl_pelatihan :

Kode_Pelatihan*, kode_devisi, no_nota, tempat_pelatihan, materi_pelatihan, nama_pelatihan, tanggal_mulai, tanggal_selesai

Normalisasi III

Tbl_lembaga :

kode_lembaga *, no_surat, nama_lembaga

Tbl_peserta :

nik*, nama_pegawai, jabatan, jenis_kelamin

Tbl_pelatihan :

kode_Pelatihan*, kode_devisi, tempat_pelatihan, materi_pelatihan, nama_pelatihan, nik**

Tbl_jadwal :

no_nota, tanggal_mulai, tanggal_selesai, nik**, kode_pelatihan**

Normalisasi Boy Code

Tbl_lembaga :

kode_lembaga *, no_surat, nama_lembaga

Tbl_peserta :

nik*, nama_pegawai, jabatan, jenis_kelamin

Tbl_pelatihan :

kode_Pelatihan*, kode_devisi, tempat_pelatihan, materi_pelatihan, nama_pelatihan, nik**

(53)

Tbl_jadwal :

tanggal_mulai, tanggal_selesai, nik**, kode_pelatihan**

Tbl_nota :

no_nota*, kode_lembaga**, kode_pelatihan**, nik**

4.2.3 Evaluasi Sistem yang diusulkan atau dirancang

Setelah sistem ini selesai di buat dan di implementasikan serta di uji coba, ternyata dapat membantu para user khususnya para karyawan yang berada di HR COM DEV dalam hal mengurangi resiko human error dalam hal mengingatkan jadwal pelatihan yang harus di ikuti oleh para peserta sehingga kinerja dan kualitas SDM khususnya di HR COM DEV semakin meningkat dan juga dengan adanya sistem informasi riminding training sistem ini dapat meningkatkan kinerja dari sistem yang sedang berjalan saat ini

(54)

4.3 Tampilan Program

(55)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN

Setelah penulis melakukan Kerja Praktek lapangan dan melakukan analisa secara keseluruhan terhadap system yang sekarang sedang berjalan, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa system yang sekarang sedang berjalan masih memiliki kekurangan, maka dari itu penulis mengajukan dan membuat suatu system informasi yang dapat di gunakan untuk memperbaiki system yang sekarang sedang berjalan dengan maksud agar system sekarang yang sedang berjalan bisa lebih bagus kinerjanya dan bisa lebih optimal dalam pemakaiannya dan lebih mudah di gunakan oleh para penggunanya sehingga SDM pengguna aplikasi ini pun bisa lebih baik dari kualitas maupun kuantitas kinerja pekerjaannya.

5.2 SARAN

PT. TELKOM khususnya unit HR Competency Development yang berada pada divisi HR AREA IX, disarankan system training order yang sekarang sedang berjalan untuk kedepannya dikembangkan kedalam system informasi yang telah berbasis online agar lebih bisa meningkatkan kualitas dan kuantitas serta efektifitas dalam pembuatan training order dan dapat mengurangi resiko human error dari para penggunanya.

(56)

DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMOGRAMAN

VISUAL BASIC 6.0

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Yanwadi Permana NIM. 10506281

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(57)

iv LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3

1.2.1. Indentifikasi Masalah ... 3

1.2.2. Rumusan Masalah... 3

1.3. Maksud dan Tujuan ... 3

1.3.1. Maksud ... 3

1.3.2. Tujuan... 4

1.4. Metode Pengembangan Sistem ... 4

1.5. Batasan Masalah... 4

1.6. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 5

1.6.1. Lokasi ... 5

(58)

2.1.1. Elemen Sistem ... 7

2.1.2. Karakteristik Sistem ... 7

2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 9

2.2. Pengertian Informasi... 11

2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 12

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 12

2.4.1. Flow Map ... 12

2.4.2. Diagram Kontek... 13

2.4.3. Data Flow Diagram... 13

2.4.4. Kamus Data ... 16

2.4.5. Normalisasi... 17

2.4.6. ERD... 18

2.4.7. Basis Data... 19

2.5 Perangkat Lunak Pendukung ... 21

2.5.1. Sekilas Tentang Visual Basic ... 21

2.5.2 Sekilas Tentang Microsoft Acces 2000... 22

BAB III PROFIL PERUSAHAAN... 24

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 24

3.1.1. Visi, Misi, Sasaran, Arti Logo, Arti kredo, maskot dan budaya Perusahaan... 25

(59)

3.1.1.4. Arti Logo... 26

3.1.1.5. Arti Kredo ... 27

3.1.1.6. Maskot ... 27

3.1.1.7. Budaya Perusahaan... 28

3.2. Struktur Organisasi... 29

3.2.1. Struktur Organisasi PT TELKOM TBK ... 29

3.2.2. Struktur Organisasi HR CENTER dan HR AREA 09 ... 30

3.3. Deskripsi Kerja... 32

3.3.1. Human Resource Center (HR Center) ... 32

3.3.2. Human Resource Area 09 (HR Area 09) ... 34

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK ... 40

4.1. Analisis Sistem... 40

4.1.1. Analisisis Dokumen ... 40

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan... 41

4.1.1.1. Flow Map ... 42

4.1.1.2. Diagram Kontek ... 43

4.1.1.3. Data Flow Diagram... 43

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan... 45

4.2. Usulan Perancangan Sistem ... 45

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 45

(60)

vii

4.2.2.3. Data Flow Diagram ... 48

4.2.2.4. Kamus Data... 50

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan/Dirancang ... 53

4.3 Tampilan Program ... 54

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 55

5.1. Kesimpulan ... 55

5.2. Saran ... 55

DAFTAR PUSTAKA... 56 LAMPIRAN - LAMPIRAN

(61)

viii

Table 1. Kegiatan Kerja Praktek... 5

Tabel 2. Simbol Yang Digunakan Dalam Flow Map ... 12

Tabel 3. Simbol Yang Digunakan Dalam Konteks Digram... 13

Tabel 4. Simbol Yang Digunakan Dalam DFD... 16

(62)

Gambar 1. Karakteristik Suatu Sistem... 11

Gambar 2. Struktur Organisasi PT. TELKOM... 29

Gambar 3. Struktur Organisasi Direktorat HC dan GA... 30

Gambar 4. Struktur Organisasi HR Center dan HR Area 09 ... 31

Gambar 5. Flow Map Sistem Yang Sedang Berjalan ... 42

Gambar 6. Diagram Kontek Sistem yang Sedang Berjalan ... 43

Gambar 7. DFD level 1 Sistem Yang Sedang Berjalan ... 43

Gambar 8. DFD level 2 Proses 1 Sistem Yang Sedang Berjalan ... 44

Gambar 9. DFD level 2 Proses 2 Sistem Yang Sedang Berjalan ... 44

Gambar 10. Flow Map Sistem Yang Diusulkan... 47

Gambar 11. Diagram Kontek Sistem yang Yang Diusulkan ... 48

Gambar 12. DFD level 1 Sistem Yang Diusulkan... 48

Gambar 13. DFD level 2 Proses 1 Sistem Yang Diusulkan... 49

Gambar 14. DFD level 2 Proses 2 Sistem Yang Diusulkan... 49

(63)

DAFTAR PUSTAKA

[1]. Agus, M., dan Alam, J. 2001. Pemrograman Visual Basic 6.0. Jakarta : P.T. ElexMedia Komputindo.

[2]. Fathansyah. 1992. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Manajemen Informatika UGM.

[3]. Jogiyanto, H. M., 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : PT. Andi Offset.

[4]. http://wss-id.org/blogs/debby_ratnasari_sby/archive/2007/09/23/apa-ya-microsoft-access.aspx; Tanggal 6 Oktober 2009

(64)

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis melimpahkan rahmat dan hid dan anugerah-Nya lah maka syarat mata kuliah Kerja

Informatika ini dapat terselesaikan dengan baik Laporan Kerja Praktek

Reminding Training Sistem Menggunakan Bahasa mengenai perbaikan system khususnya di HR AREA aplikasi riminding yang dapat di ikuti peserta satu minggu se

Penulis menyadari sempurna. Untuk itu, penulis

sifatnya membangun guna kesempurnaan laporan kerja Dengan segala kerendahan

ucapan terima kasih yang membantu penulis hingga l

1. Kedua orang tua kami yang selalu memberikan doa da

um Wr. Wb.

syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang mpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, karena hanya dengan re

lah maka Laporan Kerja Praktek yang merupakan

kuliah Kerja Praktek Program Strata 1 Jurusan Manajemen ka ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Kerja Praktek ini berjudul “Perancangan sistem informasi Training Sistem pada PT. TELKOM unit HR AREA 09

Bahasa Pemograman Visual Basic 6.0”. Laporan ini perbaikan system yang kini sedang berjalan di PT. TELKOM

AREA 09 unit HR COM DEV dengan penambahan yang dapat mengingatkan adanya jadwal pelatihan yang peserta satu minggu sebelum pelatihan dimulai.

menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih jauh itu, penulis sangat mengharapkan koreksi, kritik dan saran

guna kesempurnaan laporan kerja praktek ini.

segala kerendahan hati, perkenankanlah penulis menyampaikan kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang nulis hingga laporan kerja praktek ini selesai, terutama kepada : Kedua orang tua kami yang selalu memberikan doa dan kasih sayangnya;

Esa yang telah karena hanya dengan restu merupakan salah satu Jurusan Manajemen tepat pada waktunya.

sistem informasi AREA 09 dengan Laporan ini berisi PT. TELKOM penambahan suatu pelatihan yang harus

masih jauh dari kritik dan saran yang

menyampaikan pihak yang telah utama kepada :

(65)

3. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia;

4. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia;

5. Ibu Sintya Sukarta, S.T, selaku dosen pembimbing dan dosen wali MI-6 yang telah banyak meluangkan waktu dan memberikan pengarahan kepada penulis;

6. Seluruh Staff Dosen dan Sekretariat Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia;

7. Bapak Tri Sugiharto, selaku Manager HR COM DEV dan Pembimbing Lapangan yang telah memberikan ijin dan bantuannya kepada penulis; 8. Seluruh karyawan dan para staf PT. TELKOM Khusunya HR AREA 09

unit HR COM DEV yang tidak dapat disebutkan satu persatu, Terima Kasih atas bantuan dan dukungannya;

9. Teman-teman seperjuangan kami, Terima Kasih atas dukungan, informasi dan kebersamaannya;

10. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang secara langsung atau pun tidak langsung yang turut membantu penyelesaian laporan kerja praktek ini.

(66)

iii

Bandung, Oktober 2009

(67)

PADA PT. TELKOM UNIT HR AREA 09

DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMOGRAMAN

VISUAL BASIC 6.0

Laporan kerja praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Yanwadi Permana NIM. 10506281

Bandung, ……….2009

Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,

Sintya Sukarta, ST., MT Tri Sugiharto

NIP. 4127. 70. 26.015 NIK. 621377

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4217. 70. 26. 019

(1)

Gambar 1. Karakteristik Suatu Sistem... 11

Gambar 2. Struktur Organisasi PT. TELKOM... 29

Gambar 3. Struktur Organisasi Direktorat HC dan GA... 30

Gambar 4. Struktur Organisasi HR Center dan HR Area 09 ... 31

Gambar 5. Flow Map Sistem Yang Sedang Berjalan ... 42

Gambar 6. Diagram Kontek Sistem yang Sedang Berjalan ... 43

Gambar 7. DFD level 1 Sistem Yang Sedang Berjalan ... 43

Gambar 8. DFD level 2 Proses 1 Sistem Yang Sedang Berjalan ... 44

Gambar 9. DFD level 2 Proses 2 Sistem Yang Sedang Berjalan ... 44

Gambar 10. Flow Map Sistem Yang Diusulkan... 47

Gambar 11. Diagram Kontek Sistem yang Yang Diusulkan ... 48

Gambar 12. DFD level 1 Sistem Yang Diusulkan... 48

Gambar 13. DFD level 2 Proses 1 Sistem Yang Diusulkan... 49

Gambar 14. DFD level 2 Proses 2 Sistem Yang Diusulkan... 49

(2)

DAFTAR PUSTAKA

[1]. Agus, M., dan Alam, J. 2001. Pemrograman Visual Basic 6.0. Jakarta : P.T. ElexMedia Komputindo.

[2]. Fathansyah. 1992. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Manajemen Informatika UGM.

[3]. Jogiyanto, H. M., 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : PT. Andi Offset.

[4]. http://wss-id.org/blogs/debby_ratnasari_sby/archive/2007/09/23/apa-ya-microsoft-access.aspx; Tanggal 6 Oktober 2009

(3)

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis melimpahkan rahmat dan hid dan anugerah-Nya lah maka syarat mata kuliah Kerja

Informatika ini dapat terselesaikan dengan baik Laporan Kerja Praktek

Reminding Training Sistem Menggunakan Bahasa mengenai perbaikan system khususnya di HR AREA aplikasi riminding yang dapat di ikuti peserta satu minggu se

Penulis menyadari sempurna. Untuk itu, penulis

sifatnya membangun guna kesempurnaan laporan kerja Dengan segala kerendahan

ucapan terima kasih yang membantu penulis hingga l

1. Kedua orang tua kami yang selalu memberikan doa da i

um Wr. Wb.

syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang mpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, karena hanya dengan re

lah maka Laporan Kerja Praktek yang merupakan

kuliah Kerja Praktek Program Strata 1 Jurusan Manajemen ka ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Kerja Praktek ini berjudul “Perancangan sistem informasi Training Sistem pada PT. TELKOM unit HR AREA 09

Bahasa Pemograman Visual Basic 6.0”. Laporan ini perbaikan system yang kini sedang berjalan di PT. TELKOM

AREA 09 unit HR COM DEV dengan penambahan yang dapat mengingatkan adanya jadwal pelatihan yang peserta satu minggu sebelum pelatihan dimulai.

menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih jauh itu, penulis sangat mengharapkan koreksi, kritik dan saran

guna kesempurnaan laporan kerja praktek ini.

Esa yang telah karena hanya dengan restu merupakan salah satu Jurusan Manajemen tepat pada waktunya.

sistem informasi AREA 09 dengan Laporan ini berisi PT. TELKOM penambahan suatu pelatihan yang harus

masih jauh dari kritik dan saran yang

menyampaikan pihak yang telah utama kepada :

(4)

2. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung;