3.3.2 Data Flow Diagram
Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram DFD
yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang
baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan
DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikembangkan.
a. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data
secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Data Jabatan Data Pengembalian
Data Peminjaman Data Arsip Keluar
Data Arsip Keluar
Data Karyawan
Data Arsip Inaktif Data Arsip Aktif
Laporan Retensi Arsip Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip
Laporan Keluar Masuk Arsip Data Disposisi
Data Media Data Sarana
Data Lokasi Arsip Data Berkas Arsip
Data Rubrik Arsip Data Unit Kerja
Data Jenis Arsip Data Kategori Arsip
Data Arsip Masuk Unit Kerja Data Arsip Masuk Direksi
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP
+
Instansi Luar
Sekretaris Unit Kerja
Direktur
Gambar 3.5 Context Diagram Sistem informasi manajemen arsip b.
Diagram Berjenjang Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan
kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang diawali dari context diagram sampai Data Flow Diagram DFD level n dan
menunjukan sub proses-sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang yang terdapat dalam manajemen arsip. Diagram berjenjang ini menjelaskan
hirarki proses sistem informasi manajemen arsip pada RSBS. Diagram berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram
berjenjang sistem informasi manajemen arsip ini terdiri dari tiga proses utama yaitu mengelola data master, mengelola transaksi, dan mengelola laporan.
Masing masing dari sistem proses tersebut akan dijabarkan kedalam beberapa sub proses. Mengelola data master memiliki sepuluh proses yaitu mengelola
data kategori arsip, mengelola data jenis arsip, mengelola data unit kerja, mengelola data rubrik arsip, mengelola data berkas arsip, mengelola data
lokasi, mengelola data media arsip, mengelola data sarana arsip, mengelola data karyawan, mengelola data jabatan. Mengelola transaksi memiliki lima
proses yaitu mengelola transaksi arsip, mengelola transaksi peminjaman arsip, mengelola transaksi pengembalian arsip, mengelola disposisi, mengelola
retensi arsip. Mengelola laporan memiliki tiga proses yaitu membuat laporan keluar masuk arsip, membuat laporan peminjaman dan pengembalian arsip,
membuat laporan retensi arsip. Perancangan dari diagram berjenjang sistem pengendalian pemakaian material ini dapat dilihat pada Gambar 3.6.
c. DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
Berdasarkan context diagram Gambar 3.5 maka dapat dirancang DFD Level 0 Sistem informasi manajemen arsip dapat dilihat pada Gambar 3.7
d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master
Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.6 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada Gambar 3.8 terdapat delapan proses yaitu mengelola data kategori arsip,
mengelola data jenis arsip, mengelola data unit kerja, mengelola data rubrik arsip, mengelola data berkas arsip, mengelola data lokasi,mengola data media
arsip, mengelola data sarana arsip. e.
DFD Level 1 Proses Mengelola Transaksi Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.6 maka dapat dirancang DFD Level 1
pada Gambar 3.9 terdapat lima proses yaitu mengelola transaksi arsip, mengelola transaksi peminjaman arsip, mengelola transaksi pengembalian
arsip, mengelola mengelola disposisi arsip, dan mengelola jadwal retensi arsip.
Gambar3.6 Diagram berjenjang sistem informasi manajemen arsip
Gambar 3.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
Data Jabatan Data Jabatan
Data Disposisi [Data Jabatan]
[Data Pengembalian]
Data Retensi Data Peminjaman
Data Retensi Data Peminjaman
Data Arsip Keluar Data Arsip Masuk Direksi
Data Arsip Masuk Unit
Data Arsip Keluar Data Arsip Masuk Unit
Data Arsip Masuk Direksi Data Media
Data Karyawan Data Lokasi
Data Sarana Data Berkas Arsip
Data Rubrik Arsip Data Unit Kerja
Data Jenis Arsip Data Kategori Arsip
Data Media Data Karyawan
Data Lokasi Arsip Data Sarana
Data Berkas Arsip Data Rubrik
Data Unit Kerja Data Jenis Arsip
Data Kategori Arsip
[Laporan Retensi Arsip] [Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip]
[Laporan Keluar Masuk Arsip] [Data Peminjaman]
[Data Arsip Keluar]
[Data Arsip Inaktif] [Data Arsip Aktif]
[Data Arsip Keluar] [Data Disposisi]
[Data Arsip Masuk Direksi]
[Data Arsip Masuk Unit Kerja] [Data Karyawan]
[Data Media] [Data Sarana]
[Data Lokasi Arsip] [Data Berkas Arsip]
[Data Rubrik Arsip] [Data Unit Kerja]
[Data Jenis Arsip] [Data Kategori Arsip]
Instansi Luar Unit Kerja
Sekretaris Sekretaris
Unit Kerja
Sekretaris Sekretaris
Sekretaris Sekretaris
Sekretaris Unit Kerja
Direktur Direktur
Direktur Sekretaris
Sekretaris Unit Kerja
Unit Kerja Instansi Luar
Unit Kerja
1 Mengelola Data Master
+
2
Mengelola Data Transaksi
+
3 Mengelola Laporan
+
1 Kategori
2 Jenis Arsip
3 Unit Kerja
4 Rubrik
5 Berkas
6 Sarana
7 Lokasi
8 Karyawan
9 Media
10 Arsip Masuk Direksi
11 Arsip Masuk Unit
12 Arsip Keluar
13 Peminjaman
14 Retensi
Unit Kerja
15 Disposisi
Sekretaris
16 Jabatan
34
[Data Jabatan] [Data Jabatan]
[Data Unit Kerja]
[Data Lokasi Arsip]
[Data Media] [Data Sarana]
[Data Berkas Arsip]
[Data Karyawan] [Data Rubrik]
[Data Jenis Arsip] [Data Kategori Arsip]
[Data Media] [Data Karyawan]
[Data Sarana] [Data Lokasi Arsip]
[Data Berkas Arsip] [Data Rubrik Arsip]
[Data Unit Kerja] [Data Jenis Arsip]
[Data Kategori Arsip]
Sekretaris Sekretaris
Unit Kerja
Sekretaris Sekretaris
Sekretaris Sekretaris
Sekretaris Unit Kerja
1.1 Mengelola
Data Kategori Arsip
1.2 Mengelola
Data Jenis Arsip
1.3 Mengelola Data
Unit Kerja 1.4
Mengelola Data Rubrik
Arsip 1.5
Mengelola Data Berkas
Arsip 1.6
Mengelola Data Lokasi
Arsip 1.7
Mengelola Data Sarana
Arsip 1.8
Mengelola Data Karyawan
1.9 Mengelola
Data Media 1
Kategori
2 Jenis Arsip
3 Unit Kerja
4 Rubrik
5 Berkas
6 Sarana
7 Lokasi
8 Karyawan
9 Media
Sekretaris
1.10 Mengelola
Data Jabatan Sekretaris
16 Jabatan
Gambar 3.8 DFD Level 1 Mengelola Data Master f.
DFD Level 1 Proses Pelaporan Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.6 maka dapat dirancang DFD Level 1
pada Gambar 3.10 terdapat tiga proses yaitu pembuatan laporan keluar masuk arsip, laporan peminjaman dan pengembalian arsip dan laporan retensi arsip.
g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip
DFD Level 2 pada Gambar 3.11 terdapat dua proses yaitu peminjaman arsip dan pengembalian arsip.
[Data Jabatan] Data Arsip Masuk Direksi
Data Arsip Masuk Unit Data Arsip Keluar
Data Disposisi Data Arsip Keluar
Data Arsip Masuk Unit Data Arsip Masuk Direksi
Data Peminjaman [Data Disposisi]
[Data Pengembalian] Data Pengembalian
[Data Disposisi] [Data Arsip Keluar]
[Data Retensi] [Data Arsip Inaktif]
[Data Arsip Aktif] [Data Peminjaman]
[Data Peminjaman] [Data Arsip Keluar]
[Data Arsip Masuk Direksi] [Data Arsip Masuk Unit]
[Data Media]
[Data Lokasi] [Data Karyawan]
[Data Sarana] [Data Berkas Arsip]
[Data Rubrik Arsip] [Data Unit Kerja]
[Data Jenis Arsip] [Data Kategori Arsip]
[Data Arsip Keluar] [Data Arsip Masuk Unit Kerja]
[Data Arsip Masuk Direksi] Instansi
Luar
Unit Kerja Unit Kerja
Sekretaris Sekretaris
Unit Kerja Instansi
Luar
Unit Kerja 2.1
Mengelola Transaksi Arsip
1 Kategori
2 Jenis Arsip
3 Unit Kerja
4 Rubrik
5 Berkas
6 Sarana
7 Lokasi
8 Karyawan
9 Media
11 Arsip Masuk Unit
10 Arsip Masuk Direksi
12 Arsip Keluar
2.2 Mengelola
Transaksi Peminjaman
Arsip
+
2.3 Mengelola
Transaski Pengembalian
Arsip 13
Peminjaman
14 Retensi
2.4 Mengelola Disposisi
Arsip
2.5 Mengelola Retensi
Arsip
Unit Kerja 15
Disposisi
16 Jabatan
Gambar 3.9 DFD Level 1 Mengelola Transaksi
36
Data Arsip Keluar Data Arsip Masuk Unit
Data Arsip Masuk Direksi [Data Retensi]
[Data Peminjaman]
[Laporan Retensi Arsip] [Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip]
[Laporan Keluar Masuk Arsip] [Data Arsip Keluar]
[Data Arsip Masuk Unit] [Data Arsip Masuk Direksi]
Direktur Direktur
Direktur 10
Arsip Masuk Direksi 11
Arsip Masuk Unit 12
Arsip Keluar 3.1
Membuat Lapoaran Keluar Masuk Arsip
3.2 Membuat Laporan
Peminjaman Dan Pengembalian Arsip
3.3 Membuat Laporan
Retensi Arsip 13
Peminjaman 14
Retensi
Gambar 3.10 DFD Level 1 Pembuatan Laporan
Data Arsip Masuk Unit Data Arsip Masuk Direksi
Data Peminjaman Data Peminjaman
[Data Arsip Keluar] [Data Arsip Masuk Unit]
[Data Peminjaman] [Data Peminjaman]
[Data Arsip Masuk Direksi]
10 Arsip Masuk Direksi
11 Arsip Masuk Unit
12 Arsip Keluar
Unit Kerja 13
Peminjaman 2.2.1
Meminjam Arsip
2.2.2 Mengkonfirmasi
Peminjaman
Gambar 3.11 DFD Level 2 Peminjaman Arsip
3.3.3 Entity Relationship Diagram
Kategori