Sistem Informasi Manajemen Pada Perpustakaan

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERPUSTAKAAN Oleh Nurdin Salmi

1. PENDAHUKUAN

Sistem informasi telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan terbukti sangat berperan dalam kegiatan perekonomian dan strategi penyelenggaraan pelayanan. Keberadaan sistem informasi mendukung kinerja peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktivitas organisasi perpustakaan dan dunia usaha, serta mendorong pewujudan masyarakat yang maju dan sejahtera. Sistem informasi yang dibutuhkan, dimanfaatkan, dan dikembangkan bagi keperluan perpustakaan adalah sistem informasi yang terutama diarahkan untuk menunjang pelayanan. Hal ini perlu diingat karena telah terjadi perubahan paradigma menuju pelayanan perpustakaan yang prima di berbagai aspek.

Dengan adanya Sistem Informasi dan Manajemen pada perpustakan ini, diharapkan dapat menata berbagai aspek data perencanaan secara terintegrasi dan komprehensif, baik dalam hal struktur, jenis maupun format data untuk perencanaan.

2. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung

suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan

3. PENGERTIAN MANAJEMEN

Sebuah proses untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen Seperti merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), memimpin (leading) dan mengendalikan (controlling) sedangkan menurut Mary Parker Follett adalah “Seni untuk mencapai sasaran melalui orang lain”.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan kumpulan dari sistem informasi: dalam perusahaan :

 Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

informasi dan transaksi keuangan.

 Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

 Sistem informasi personalia (personal information systems).

 Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

 Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

4. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN.

Perpustakaan, adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan dapat digunakan oleh pemakainya sebagai sumber informasi, adapun fungsi Perpustakaan :

1. Penyimpanan, menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau perpustakaan.

2. Informasi, menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat.

3. Fungsi Pendidikan, menyediakan berbagai informasiuntuk masyarakat

4. Rekreasi, masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya.

5. Kultural, untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas seperti pameran, pertunjukan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya.

Berdasarkan fungsi dari perpustaakaan tersebut maka perpustakaan memerlukan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk menunjang pelayanan kepada pemustaka (user), karena sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang

diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam kegiatan manajemen perpustakaan.

Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada perpustakaan diperlukan

Software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah kegiatan antara lain seperti pengusulan untuk pengadaan, penataan koleksi, katalog, data anggota, transaksi peminjaman, transaksi pengembalian (sirkulasi), dll.

4.1 Pemilihan Software

Dengan mempertimbangkan beberapa kriteria sbb.:

1. Kegunaan: fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilakn informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan keputusan

2. Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan

3. Kehandalan: mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekwensi besar dan terus menerus

4. Kapasitas: mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat

5. Sederhana: menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna

6. Fleksibel: dapat diaplikasikan dibeberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Fitur – fitur yang biasakan digunakan dalam menerapkan sistem SIM pada perpustakaan :

1. Modul data induk anggota , menyediakan fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data anggota serta cetak kartu dan bebas pinjam

2. Modul data induk buku, fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data buku-buku perpustakaan

3. Modul data induk inventaris buku, digunakan untuk memasukan data inventaris buku (fisik), seperti nomor inventaris, tanggal inventaris dan asal buku

4. Modul transaksi, merupakan fasilitas untuk mencatat peminjaman, pengembalian maupun perpanjangan peminjaman.

5. Modul pencatatan buku hilang, atau rusak dan sedang dalam perbaikan 6. Pendataan buku yang hilang atau rusak serta biaya penggantiannya

7. Konfigurasi, sistem seperti jumlah maksimal peminjaman buku, lama peminjaman, denda perhari, jumlah maksimal perpanjanagn buku dll.

8. Cetak laporan:

 Rekap pendaftaran anggota

 Rekap buku berdasarkan jurusan

 Rekap inventaris buku

 Rekap peminjaman perperiode,

 Rekap buku terpinjam

 Rekap bebas pinjam

 Rekap buku kembali

 Histori peminjaman anggota

 Histori buku dipinjam,

 Rekap buku hilang dan rusak, dll. 9. Statistik – statistik

 Anggota/fakultas

 Bebas pinjam/fakultas/tahun

 Peminjam/fak./hari/bulan/tahun

 Buku baru

 Buku dipinjam/fak./hari/bulan.tahun

 Buku dipinjam per Anggota

 Buku dikembalikan

 Pengunjung/hari/bulan/tahun

 Dll.

4.3 Fungsi SIM di Perpustakaan

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen, fungsi ini disebut dengan automasi perpustakaan, adapun bidang bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan adalah :

 Pemilihan /Pengadaan

 Inventarisasi

 Katalogisasi

 Database

 OPAC

 Pengelolaan anggota

 Statistik

2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, sering disebut perpustakaan digital

Kedua fungsi penerapan di atas dapat terpisah atau terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung pada kemampuan software, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi yang mendukungnya.

4.4 Fitur Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web

 Katalog / Kategori Buku, membagi buku/makalah atau produk lain yang ingin ditampilkan pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan apa yang dibutuhkannya.

 Informasi Lengkap Buku, informasi lengkap buku/produk, akan ditampilkan screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa, sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat dari buku/produk.

 Peminjaman, peminjaman buku yang sesuai dengan yang diinginkan dan dibawa ke petugas sirkulasi, untuk dilakukan proses peminjaman. Apabila dibutuhkan dapat mencetak dan membawa hasil print (cetak) sebagai bukti peminjaman dan pada saat melakukan pengembalian dan perpanjanagan buku.

 Stok (Ketersediaan) Buku, melakukan proses peminjaman, stok (ketersediaan) buku yang tersedia belum akan berkurang. Setelah diproses secara otomatis stok buku akan berkurang. Di Database menunjukan Buku dalam keadaan “dipinjam". Setelah dikembalikan di database menunjukan buku tersebut “ada” atau kalau diperbaiki di database menunjukan “diperbaiki”

 Statistik Perpustakaan, pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri akan ditampilkan dalam bentuk kalender.

 Tampilan Random Buku Perpustakaan, buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik, maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi lengkap buku tersebut.

 Internal Search Engine, fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku perpustakaan. Informasi Terbaru, fitur ini untuk menampilkan informasi-informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.

 Ruangan Pengelola, merupakan ruangan tempat pengelola menambah buku, memperbaharui atau memeriksa status ketersedian buku, pengaturan keamanan dan pengaturan-pengaturan lainnya sehingga program dapat berjalan dengan baik.

 Kewenangan Akses, kewenangan anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya.

 Fungsi Laporan, pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada fungsi yang dapat digunakan sebagai Pelaporan, dimana data-data buku, yang mengajukan permohonan peminjaman, sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel (.XLS)

 Pengelolaan User, sistem informasi ini memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan atau dinon-aktifkan oleh pengelola.

 Online Help, program memiliki panduan online, yang akan mempermudah pengelola memahami fitur yang ada.

 Dokumentasi Online, selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur yang ada pada program.

 Menggunakan database MySQL, sistem informasi perpustakaan berbasis web ini menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan terstruktur dengan baik.

5. MANFAAT PENERAPAN SISTEM INFORMASI

 Mengefesiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan

 Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna

 Meningkatkan citra perpustakaan

6. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA USU

• Perangkat lunak aplikasi SIM yang tersedia dikelompokkan ke dalam 4 kategori yait

(subsistem)

7. PENUTUP

a. Teknologi informasi tidak dapat berjalan dengan baik bila tidak didukung dengan sumber daya manusia sebagai manejer dalam sebuah perpustakaan. b. Pustakawan harus segera prakarsa untuk mengekplorasi potensi

mengembangkan sistem untuk penangannannya termasuk menyiapkan SDM, organisasi, infrastruktur teknologi informasi dan infrastruktur hukum yang diperlukan.

c. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi dibutuhkan kerjasama yang optima dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

1.

2.

3. http://uin-suka.info/perpustakaan/index.php?option=com_ content&task =view&id=64&Itemid=55

4.

 Histori peminjaman anggota

 Histori buku dipinjam,

 Rekap buku hilang dan rusak, dll. 9. Statistik – statistik

 Anggota/fakultas

 Bebas pinjam/fakultas/tahun

 Peminjam/fak./hari/bulan/tahun

 Buku baru

 Buku dipinjam/fak./hari/bulan.tahun

 Buku dipinjam per Anggota

 Buku dikembalikan

 Pengunjung/hari/bulan/tahun

 Dll.

4.3 Fungsi SIM di Perpustakaan

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen, fungsi ini disebut dengan automasi perpustakaan, adapun bidang bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan adalah :

 Pemilihan /Pengadaan

 Inventarisasi

 Katalogisasi

 Database

 OPAC

 Pengelolaan anggota

 Statistik

2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, sering disebut perpustakaan digital

Kedua fungsi penerapan di atas dapat terpisah atau terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung pada kemampuan software, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi yang mendukungnya.

4.4 Fitur Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web

 Katalog / Kategori Buku, membagi buku/makalah atau produk lain yang

ingin ditampilkan pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan apa yang dibutuhkannya.

 Informasi Lengkap Buku, informasi lengkap buku/produk, akan

ditampilkan screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa, sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat dari buku/produk.

 Peminjaman, peminjaman buku yang sesuai dengan yang diinginkan dan

dibawa ke petugas sirkulasi, untuk dilakukan proses peminjaman. Apabila dibutuhkan dapat mencetak dan membawa hasil print (cetak) sebagai bukti peminjaman dan pada saat melakukan pengembalian dan perpanjanagan buku.

 Stok (Ketersediaan) Buku, melakukan proses peminjaman, stok (ketersediaan) buku yang tersedia belum akan berkurang. Setelah diproses secara otomatis stok buku akan berkurang. Di Database menunjukan Buku dalam keadaan “dipinjam". Setelah dikembalikan di database menunjukan buku tersebut “ada” atau kalau diperbaiki di database menunjukan “diperbaiki”

 Statistik Perpustakaan, pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri akan ditampilkan dalam bentuk kalender.

 Tampilan Random Buku Perpustakaan, buku-buku perpustakaan yang

ada akan ditampilkan secara random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik, maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi lengkap buku tersebut.

 Internal Search Engine, fitur yang memungkinkan pengunjung mencari

data buku perpustakaan. Informasi Terbaru, fitur ini untuk menampilkan informasi-informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.

 Ruangan Pengelola, merupakan ruangan tempat pengelola menambah

buku, memperbaharui atau memeriksa status ketersedian buku, pengaturan keamanan dan pengaturan-pengaturan lainnya sehingga program dapat berjalan dengan baik.

 Kewenangan Akses, kewenangan anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya.

 Fungsi Laporan, pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada

fungsi yang dapat digunakan sebagai Pelaporan, dimana data-data buku, yang mengajukan permohonan peminjaman, sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel (.XLS)

 Pengelolaan User, sistem informasi ini memiliki fasilitas untuk

bergabung yang bisa diaktifkan atau dinon-aktifkan oleh pengelola.

 Online Help, program memiliki panduan online, yang akan mempermudah pengelola memahami fitur yang ada.

 Dokumentasi Online, selain Online Help, juga tersedia sebuah

dokumentasi online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur yang ada pada program.

 Menggunakan database MySQL, sistem informasi perpustakaan berbasis

web ini menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan terstruktur dengan baik.

5. MANFAAT PENERAPAN SISTEM INFORMASI

 Mengefesiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan

 Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna

 Meningkatkan citra perpustakaan

6. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA USU

• Perangkat lunak aplikasi SIM yang tersedia dikelompokkan ke dalam 4 kategori yait

(subsistem)

7. PENUTUP

a. Teknologi informasi tidak dapat berjalan dengan baik bila tidak didukung dengan sumber daya manusia sebagai manejer dalam sebuah perpustakaan. b. Pustakawan harus segera prakarsa untuk mengekplorasi potensi

mengembangkan sistem untuk penangannannya termasuk menyiapkan SDM, organisasi, infrastruktur teknologi informasi dan infrastruktur hukum yang diperlukan.

c. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi dibutuhkan kerjasama yang optima dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

1.

2.

3. http://uin-suka.info/perpustakaan/index.php?option=com_ content&task =view&id=64&Itemid=55

4.