Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana SP2D untuk disetujui.
b. Bendaharawan
Setiap tanggal 1, dan yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor
fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di tingkat Fakultas Gaji dibagi ke pegawai maupun dosen.
Khusus untuk pegawai maupun dosen yang golongan III dan IV, gaji dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian dilakukan
secara berkala selama dua tahun sekali. Besarnya uang yang dimintanya oleh pihak Fakultas adalah sesuai yang dibutuhkan.
c. Internal Auditor
Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur- prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan
sebagaimana yang telah ditentukan. Menurut Mulyadi 2001:14 sistem penggajian terdiri dari jaringan
prosedur yaitu :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk
mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada
pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. 2.
Prosedur pencatat waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan
Universitas Sumatera Utara
distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi
pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. 4.
Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang
menikmati menfaat tenaga kerja. 5.
prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat
perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Menurut Hasibuan 2005:124 System penghitungan gaji dan upah dapat digolongkan kedalam tiga golongan yaitu :
1. Sistem menurut upah dan waktu Dibedakan atas upah pekerjaan, upah perminggu, dan upah
perbulan. 2. Sistem upah menurut kesatuan hasil
Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yanng akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan
dalam perusahaan yang memproduksi barang-barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang
diterimanya tergantung dari kegiatan kerja. 3. Sistem borongan
Universitas Sumatera Utara
Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama
mengerjakannya.
Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan teori yang ada
bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian
pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta
d. Prosedur Perhitungan Gaji
Istilah internal control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai control intern atau sering juga di tulis sebagai pengawasan intern
atau pengendalian intern. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.
Sebelum menulis lebih lanjut penulis akan memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.
Menurut Hermanto 2002:110 memberikan definisi sebagai berikut:
“Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas,
tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia 2002:341 dalam buku Standard
Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa: “Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa
tujuan satuan yang spesifik akan tercapai”. Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat –alat yang dikoordinasikan terutama
yang menyangkut dan berhubungan dengan gaji dan upah. Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik
maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu
orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapt memungkinkan trjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh
dilakukan oleh bagian yang membutuhkan. Adapun bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern
gaji dan upah menurut Zaki Baridwan 2001:125 adalah :
1. Mandor Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah
untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan
gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir
Universitas Sumatera Utara
dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistic gaji dan upah.
3. Bagian Personalia Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah
meneliti nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tarif gaji dan potongannya.
4. Auditor Tugas auditor dalm pengawassan gaji dan upah adalah
mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah. 5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengawasan intern gaji dan upah yang baik pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan upah yang pelaksanannya melibatkan beberapa bagian yaitu :
1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja
baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
membutuhkan. Kemudian berdasarkan formulir baru tersebut bagian
Universitas Sumatera Utara
personalia akan memeriksa permintaan karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang ada.
Tetapi apabila belum ada permohonan yang masuk, maka bagian personalia akan mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber
tenaga kerja seperti : a.
Teman – teman pegawai perusahaan. b.
Badan – badan penempatan tenaga kerja c.
Advertensi d.
Dan lain – lain Bardasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian
bagian personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon – calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa
karyawan yang diterima. Kemudian mereka akan diminta untuk mengikuti test kesehatan,
bagi karyawan yang lulus test pertama. Setelah test kesehatan mereka kemudian akan diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, maka
penentuan karyawan yang diterima akan ditentukan untuk diterima menjadi karyawan baru dalam perusahaan tersebut.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan diangkat menjadi karyawan dengan masa percobaan selama 3
bulan, selama masa percobaan dilakukan, akan ditentukan karyawan tersebut akan mendapat kedudukan dan penggajian sesuai dengan
ketentuan yang telah berlaku.
Universitas Sumatera Utara
2. Bagian Pengawasan Waktu
