Temuan Gap antara Praktik dan Teori

A. Temuan Gap antara Praktik dan Teori

1. Praktik

a) Layanan Front Office

Front office merupakaan layanan pertama yang akan menyambut kedatangan pemustaka yang berada di depan pintu masuk, front office/information desk merupakan sarana tata usaha pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim. Beberapa layanan yang dilayani pada front office/information desk adalah layanan informasi, layanan bebas bahan pustaka, layanan keanggotaan, layanan kartu sakti. Di layanan ini terdapat petugas yang bernama Bapak Mohammad Syahriel dan Bapak Edi Wasno.

a. Layanan Informasi Pengguna Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim beragam terdapat mahasiswa Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, mahasiswa asing, dosen, karyawan dan mahasiswa di luar Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim. Pemustaka yang ingin mendapatkan informasi dapat bertanya pada bagian front office. Bagian front office akan menjawab pertanyaan-pertanyaan pemustaka yang bersifat umum, informasi umum tersebut antara lain: jam layanan perpustakaan, informasi tata tertib perpustakaan, persyaratan bebas pustaka serta informasi lain yang diajukan pemustaka yang berkaitan dengan layanan yang terdapat pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.

b. Layanan bebas bahan pustaka, surat keterangan cuti dan pindah

Layanan bebas tanggungan pemustaka adalah layanan yang melayani permintaan surat bebas tanggungan perpustakaan oleh pemustaka baik yang akan mengajukan cuti/terminal, pindah jurusan Layanan bebas tanggungan pemustaka adalah layanan yang melayani permintaan surat bebas tanggungan perpustakaan oleh pemustaka baik yang akan mengajukan cuti/terminal, pindah jurusan

1) Pemeriksaan

a. Petugas meminta kartu tanda mahasiswa

b. Petugas memindai KTM untuk menampilkan data mahasiswa serta memeriksa validasi data tanggungan.

c. Petugas memastikan jika mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki tanggungan pada perpustakaan baik tanggungan bahan pustaka maupun tanggungan denda.

d. Petugas menentukan jenis bebas pustaka: wisuda, pindah jurusan/transfer ke universitas lain, mahasiswa cuti.

e. Untuk mahasiswa yang meminta surat bebas pustaka dengan alasan cuti/terminal dan pindah/transfer ke jurusan atau Universitas lain wajib membawa surat keterangan bebas pustaka atau surat cuti/pindah dari fakultas. Sedangkan untuk mahasiswa yang ingin mengajukan bebas pustaka untuk keperluan wisuda harus mengumpulkan softcopy dan hardcopy skripsi ke Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.

2) Penerbitan surat keterangan, petugas memberikan tanda tangan dan stempel perpustakaan pada surat keterangan bebas pustaka. Lalu mengklik bebas pustaka untuk yang akan wisuda.

3) Penonaktifan dan penghapusan keanggotaan

a. Data mahasiswa di database dihapus oleh petugas untuk keperluan wisuda dan pindah ke universitas lain

b. Petugas menonaktifkan keanggotaan mahasiswa untuk keperluan cuti

c. Petugas menyerahkan surat bebas pustaka serta KTM

4) Mengarsipkan dan membuat laporan, petugas mengarsipkan surat bebas pinjam dengan mencatat tanggal, nama mahasiswa, jurusan, NIM, serta keterangan kebutuhan mahasiswa.

c. Registrasi perpanjangan keanggotaan perpustakaan Layanan keanggotaan pada front office meliputi input data mahasiswa baru serta aktivasi keanggotaan mahasiswa baru, perpanjangan kartu anggota serta pembuatan kartu sakti.

1) Mahasiswa baru Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim secara otomatis menjadi anggota baru Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim. Petugas telah memperoleh data mahasiswa dari akademik. Cara input data mahasiswa baru menggunakan SLIMS:

a. Buka SLIMS – masukkan username dan password – setelah aplikasi terbuka pilih keanggotaan – pilih tambah keanggotaan baru maka secara langsung akan muncul form input data mahasiswa baru.

b. Petugas memasukkan data mahasiswa baru yang meliputi ID anggota, nama, tanggal lahir, anggota sejak*, tanggal registrasi, berlaku hingga, institusi, tipe keanggotaan (mahasiswa S1, S2, S3), jenis kelamin, alamat, kode pos, alamat surat, nomor telepon, nomor faks, nomor identitas, catatan, tunda keanggotaan, foto, email, kata sandi baru, konfirmasi kata sandi baru, setelah itu klik simpan.

c. Sedangkan untuk mahasiswa yang setelah cuti maka mahasiswa tersebut harus memberikan tanda bukti pembayaran SPP semester pada perpustakaan. Kemudian petugas mengedit data keanggotaan mahasiswa yang bersangkutan untuk menghilangkan tanda centang pada bagian tunda keanggotaan.

2) Pendaftaran dan Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan Front office melayani pendaftaran dan pembuatan keanggotaan perpustakaan baik dari staf pengajar ataupun dosen, pegawai, security dan dosen luar biasa (dosen yang belum tercatat sebagai dosen Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim). Untuk dapat 2) Pendaftaran dan Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan Front office melayani pendaftaran dan pembuatan keanggotaan perpustakaan baik dari staf pengajar ataupun dosen, pegawai, security dan dosen luar biasa (dosen yang belum tercatat sebagai dosen Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim). Untuk dapat

a. Pemeriksaan kelengkapan persyaratan

1. Petugas memverifikasi validasi SK dan dokumen lainnya

2. Petugas memeriksa identitas yang berlaku (KTP/SIM)

3. Petugas kelengkapan penunjang KTA (pas foto)

b. Pendaftaran Keanggotaan

1. Buka SLIMS – masukkan username dan password – setelah aplikasi terbuka pilih keanggotaan – pilih tambah keanggotaan baru maka secara langsung akan muncul form input data mahasiswa baru.

2. Petugas memasukkan data mahasiswa baru yang meliputi ID anggota, nama, tanggal lahir, anggota sejak*, tanggal registrasi, berlaku hingga, institusi, tipe keanggotaan (karyawan, dosen, dosen luar biasa), jenis kelamin, alamat, kode pos, alamat surat, nomor telepon, nomor faks, nomor identitas, catatan, tunda keanggotaan, foto, email, kata sandi baru, konfirmasi kata sandi baru, setelah itu klik simpan.

3. Petugas mencetak kartu anggota kemudian meminta tanda tangan kepala perpustakaan. Jika kartu telah ditandatangani maka petugas dapat melaminasi kartu anggota.

4. Mendokumentasi dan membuat laporan Data pemohon dicatat oleh petugas untuk dijadikan dokumentasi.

3) Perpanjangan kartu anggota Perpanjangan kartu anggota digunakan bagi mahasiswa yang melebihi waktu tempuh pendidikan di UIN Maulana Malik Ibrahim. Mahasiswa harus memperpanjang masa keanggotaannya agar mahasiswa tersebut dapat kembali menggunakan layanan pada perpustakaan. Prosedur perpanjangan kartu anggota yaitu:

a. Mahasiswa memberikan KTM a. Mahasiswa memberikan KTM

4) Pembuatan Kartu Sakti Permohonan pembuatan “Kartu Sakti” sebagai sarana untuk masuk ke perpustakaan yang bergabung dalam Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN). Syarat pembuatan kartu sakti adalah:

a. Mahasiswa tergabung dalam Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN)

b. Foto kopi KTM sebanyak 1 lembar

c. Pas foto berwarna ukuran 3x4 sebanyak 1 lembar

d. Membayar biaya pembuatan kartu sakti Rp 15. 000,00 Peraturan kartu sakti sebagai berikut:

a. Registrasi kartu sakti sebesar Rp 15. 000,00

b. Masa berlaku kartu sakti adalah 3 (tiga) bulan

c. Selain mahasiswa, pengajar atau dosen dapat membuat Kartu Sakti Prosedur pembuatan kartu sakti yaitu:

a. Pemeriksaan kelengkapan persyaratan

b. Petugas mengisi biodata pemohon pembuatan kartu sakti

c. Petugas mencetak kartu sakti, meminta tanda tangan kepala perpustakaan dan tanda tangan pemohon, selanjutnya melaminasi kartu sakti

d. Petugas menyerahkan KTM dan kartu sakti kepada pemohon

5) Layanan Penerimaan Skripsi, Tesis, dan Disertasi Bagi mahasiswa yang telah selesai menyusun tugas akhir maka wajib menyerahkan tugas akhirnya pada Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim. Penyerahan tugas akhir tersebut dalam bentuk softcopy dan hardcopy. Tugas akhir yang diserahkan mahasiswa pada perpustakaan menjadi syarat wajib untuk memperoleh keterangan bebas pustaka dari perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda.

Prosedur penerimaan tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, dan disertasi), yaitu:

a. Memeriksa halaman pengesahan untuk memastikan pihak terkait sudah menandatangani,

b. Meriksa kelengkapan naskah tugas akhir,

c. Memeriksa kelengkapan dan manajemen file yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku (terlampir),

d. Menkopi file ke dalam direktori database,

e. Menyusun laporan penerimaan tugas akhir per semester,

f. Mengantarkan file cetak dan digital ke bagian pengolahan tugas akhir.

b) Layanan Peminjaman

Layanan peminjaman merupakan salah satu jenis dari layanan pemustaka. Layanan ini melayani peminjaman bahan pustaka. Pada bagian ini yang bertugas adalah Bapak Mujiono. Letak layanan peminjaman berada di lantai satu terpisah dengan layanan pengembalian. Pada layanan peminjaman mengunakan sistem otomasi perpustakaan yang mengunakan software SLIMS. Pemustakan yang dapat meminjam koleksi perpustakaan adalah mahasiswa, dosen serta karyawan UIN Maulana Malik Ibrahim yang terdaftar di perpustakaan sedangkan anggota dari luar tidak diperbolehkan untuk meminjam koleksi perpustakaan hanya saja diperbolehkan untuk dibaca di perpustakaan dan difotokopi di dalam Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim. Syarat dan ketentuan peminjaman koleksi dalam Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim, yaitu:

a. Peminjam adalah Mahasiswa, Dosen, Karyawan UIN Maulana Malik Ibrahim yang telah terdaftar menjadi anggota perpustakaan. Setiap anggota perpustakaan dibedakaan menjadi beberapa tipe anggota yaitu:

1. Mahasiswa S1 = maksimal peminjaman 6 eksemplar

2. Mahasiswa S2 = maksimal peminjaman 10 eksemplar

3. Mahasiswa S3 = maksimal peminjaman 15 eksemplar

4. Staff pengajar = maksimal peminjaman 20 eksemplar

5. Karyawan = maksimal peminjaman 10 eksemplar

6. Dosen luar biasa = maksimal peminjaman 8 eksemplar

7. Mahasiswa dalam pengerjaan skripsi = maksimal peminjaman 10 eksemplar Jika telah melampaui batas maksimal peminjaman, maka peminjaman selanjutnya tidak dapat diproses. Selain itu terdapat peringatan bagi pemustaka yang sebelumnya masih memiliki tanggungan pembayaran denda, maka saat melaksanakan peminjaman, pada tipe keanggotaan terdapat peringatan sebagai berikut:

a) Warning 1 = adalah peringatan yang diberikan kepada pemustaka yang akan melaksanakan peminjaman, namun tidak bisa karena adanya peyalahgunaan KTM atau KTA. Penyalahgunaan KTM atau KTA memiliki resiko yang sangat besar. Sanksi yang diberikannya, yaitu tidak dapat melaksanakn peminjaman selama 3 bulan serta harus membayar denda sebesar Rp 15. 000,00.

b) Warning 2 = adalah peringatan kepada pemustaka yang memiliki denda belum terbayarkan sebelumnya, sehingga pemustaka tidak dapat melaksanakan peminjaman lagi sebelum denda terbayarkan.

b. Memiliki dan menyerahkan KTM atau KTA pada petugas peminjaman (tidak dapat diwakilkan).

c. Waktu peminjaman maksimal 20 hari tanpa perpanjangan.

d. Bahan perpustakaan yang dapat dipinjam adalah bahan perpustakaan umum yang terdapat di lantai tiga. Sedangkan untuk bahan perpustakaan berupa referensi yang terdapat di lantai satu dan bahan perpustakaan berbahasa Arab (kitab) yang terdapat di lantai dua tidak untuk dipinjamkan, hanya dapat dibaca di tempat maupun dikopi dalam Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim.

e. Dengan otomatis transaksi peminjaman tersimpan dalam sistem komputer.

Layanan peminjaman menggunakan sistem automasi perpustakaan yang menggunakan sotfware SLIMS dengan diintegrasikan mesin scan barcode KTM dan juga barcode buku serta alat-alat security. Layanan peminjaman dilakukan secara manual yang di operasikan oleh staf.

Alur kerja petugas layanan peminjaman koleksi bahan perpustakaan di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim, yaitu:

1. Petugas layanan peminjaman membuka sofware SLIMS kemudian dengan memasukkan username dan password.

2. Pilih menu sirkulasi.

3. Selanjutnya scaning barcode KTM atau KTA pemustaka pada barcode reader.

4. Dilanjutkan dengan scan barcode buku pada barcode reader, jika barcode tidak dapat terbaca maka dapat dimasukkan kode barcode secara manual.

5. Kemudian muncul jumlah buku yang akan dipinjam, setelah data sesuai semuanya maka klik selesai transaksi.

6. Buku dan KTM atau KTA diberikan pada pemustaka selanjutnya pemustaka dapat menggesekkan punggung buku pada magnetic desensitizer yang terdapat di meja layanan peminjaman. Hal ini bertujuan untuk menonaktifkan security koleksi yang berupa tatle tape yang terpasang pada buku, sehingga apabila melewati security gate tidak akan berbunyi. Setelah buku dikembalikan pada layanan pengembalian maka security koleksi juga akan diaktifkan kembali.

Alat pengaman koleksi yang terpasang pada pintu keluar Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim terdapat dua jenis, yaitu collection security based electronic system (security gate system) yaitu produk 3M (metal detector) dan Elims (RFID Detector), namun untuk saat ini yang berfungsi hanyalah collection security based electronic system (security gate system) yaitu produk 3M (metal detector) yang dapat mendeteksi tatle tape pada bahan perpustakaan dengan memanfaatkan frekuensi radio sebagai sarana identifikasi koleksi.

Selain itu juga terdapat CCTV dalam perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim yang dipasang di tempat-tempat tertentu, hal ini untuk memantau semua aktifitas yang terjadi dalam perpustakaan. Semua itu bertujuan untuk mengamankan koleksi dan menghindarkan dari peminjaman tanpa transaksi serta untuk menjaga keamanan dan kenyamanan pemustaka lainnya.

c) Layanan Pengembalian

Layananan pengembalian merupakan bagian dari sirkulasi yang melayani pemustaka untuk mengembalikan bahan pustaka serta membayar denda keterlambatan buku yang dipinjam. Pada layanan pengembalian yang bertugas adalah Bapak Fadli Syahmi dan Bu Zulaikha. Dalam transaksi pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim menggunakan software SLIMS. Pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim sebenarnya sudah memiliki layanan peminjaman dan layanan pengembalian secara mandiri tanpa bantuan petugas perpustakaan melalui bookdrop. Namun pada awal tahun 2014 bookdrop sudah tidak difungsikan lagi.

Syarat yang ada dalam layanan pengembalian yang harus dilakukan pemustaka adalah sebagai berikut:

a. Peminjam wajib mengembalikan sebelum batas peminjaman berakhir.

b. Peminjam diharapkan datang sendiri dan membawa dan menyerahkan KTM atau KTA.

c. Setiap pengembalian akan dicatat otomatis oleh komputer. Sedangkan alur yang harus dilakukan oleh petugas pada layanan pengembalian adalah sebagai berikut:

1) Buka software SLIMS, masukkan username dan password yang sudah dimiliki oleh masing-masing petugas kemudian pilih menu sirkulasi

2) Meminta KTM atau KTA dari peminjam untuk melihat member ID yang dimiliki. Setelah itu, scan barcode yang ada pada KTM atau KTA agar member ID tersebut bisa terdeteksi oleh SLIMS.

Selanjutnya adalah scan barcode buku –buku yang dipinjam untuk mengeluarkan buku.

3) Menginformasikan tanggungan denda yang dimiliki oleh peminjam. Apabila peminjam memiliki denda maka diselesaikan di layanan pengembalian. Setelah itu klik selesai transaksi.

4) Setelah proses transaksi selesai buku tersebut digesek dengan menggunakan mesin pengaktif tattle tape agar pengaman yang ada didalam buku tersebut bisa berfungsi kembali.

5) Kemudian buku-buku tersebut di urutkan sesuai dengan nomor klasifikasi dan di letakan di troli kemudian melakukaan shelving ke rak sesusai dengan urutan nomor klasifikasi DCC.

d) Pengolahan Bahan Pustaka

Salah satu bagian terpenting dalam perpustakaan adalah pengolahan bahan pustaka. Petugas yang bertugas di pengolahan pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim adalah Ibu Ari Zuntriana.

Alur yang terdapat pada pengolahan bahan perpustakaan di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4. 8 Alur Pengolahan Bahan Pustaka Sumber: Standart Operating Procedure UIN Maulana Malik Ibrahim, 2012

Di bagian pengolahan, penulis mendapat bimbingan pengolahan bahan perpustakaan berupa buku. Pengolahan bahan perpustakaan berupa buku untuk lebih jelasnya sebagai berikut:

1) Pengadaan Pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, pengadaan buku diperoleh dari membeli dan juga sumbangan, baik itu sumbangan dari instansi lain maupun sumbangan secara pribadi. Pengadaan dengan membeli ada 2 cara, yakni dari lelang jika harga lebih dari RP 200.000.000,00 dan dapat dengan penunjukan langsung jika kurang dari RP 200.000.000,00. Lelang dilakukan ULP yang ada di Kantor Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim. Setelah buku yang diadakan datang maka dilakukan pengecekan terhadap buku, pengecekan meliputi :

a) Pencocokan kesesuaian antara daftar kiriman dengan buku yang datang.

b) Memastikan jumlah eksemplarnya.

c) Menandai daftar buku yang tidak sesuai.

d) Memilah buku yang sesuai dan tidak sesuai.

e) Membuat berita acara pemeriksaan.

2) Sebelum dilakukan pengatalogan maka buku dibubuhkan stempel Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim. Kemudian menuliskan jumlah eksemplar pada buku pertama, dan mengelompokan eksemplar pertama.

3) Pengatalogan Dalam pengatalogan ada beberapa hal yang harus dilakukan, diantaranya:

a. Memastikan buku apakah benar-benar baru atau hanya penambahan eksemplar.

b. Mengalokasikan nomor registrasi.

c. Menduplikasikan data buku, jika buku tambahan eksemplar.

d. Menganalisa subyek buku.

e. Menetapkan nomor klasifikasi, nomor klasifikasi dilakukan dengan 3 cara yakni menggunakan DDC 23, DDC 21 for Windows dan menggunakan sistem klasifikasi Islam versi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim yang mana sistem klasifikasi tersebut diperoleh dari perpaduan DDC seksi Islam dengan sistem klasifikasi Islam Versi Depag RI. Sistem klasifikasi Islam versi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim hanya digunakan untuk mengklasifikasikan bahan perpustakaan mengenai Islam. DDC 21 for Windows digunakan untuk mempermudah pustakawan dalam menetapkan nomor klasifikasi, karena dalam DDC 21 pustakawan tinggal memasukkan subyek buku dan otomatis nomor klasifikasi buku tersebut akan muncul. Namun jika subyek buku tersebut tidak ada pada DDC 21 for Windows, maka pustakawan mencarinya pada DDC 23.

f. Menetapkan tajuk subyek.

g. Memasukan data bibliografi, nomor klasifikasi dan tajuk subyek pada Senayan Library Management System (SLIMS). Langkah memasukkan data bibliografi pada SLIMS antara lain:

a) Login pada SLIMS menggunakan username dan password pegawai

perpustakaan. Setelah itu pilih menu Bibliography untuk menambahkan daftar bibliografi baru.

Gambar 4. 12 Tampilan menu pada SLIMS Sumber: Olahan penulis, 2015 Gambar 4. 12 Tampilan menu pada SLIMS Sumber: Olahan penulis, 2015

AACR2 yakni huruf kapital dalam judul ada pada awal kalimat, selain itu huruf kapital juga digunakan untuk menunjukkan nama orang, nama agama, nama tempat.

- Pengarang: pada menu Tambah Pengarang, kita bisa memasukkan nama pengarang berdasarkan Nama Orang, Badan Organisasi dan Badan Konferensi. Lalu kita pilih tipe pengarang apakah pengarang tersebut sebagai Pengarang Utama, Pengarang Tambahan, Penyunting, Penerjemah, Direktur, Produser, Penggubah, Ilustrator, Pencipta, atau Kontributor. Setelah itu klik menu Sisipkan dalam Bibliografi.

Gambar 4. 13 Menu Tambah Pengarang Sumber: Olahan penulis, 2015

- Pernyataan tanggung jawab: merupakan sumber utama informasi untuk memperlihatkan siapa yang menulis, menyusun, membuat ilustrasi, atau berkontribusi dengan cara apapun. Jika pada buku tidak ada illustrator maka tidak usah diisi.

- Edisi: Edisi merupakan penambahan baru karena perkembangan keilmuan itu. Pada Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim

Malang, penulisan edisi menggunakan bahasa Inggris. Contoh: 2 nd

ed. - Info Detil Spesifik: Digunakan apabila memasukkan data bibliografi berupa koleksi non buku. Untuk koleksi buku, maka kolom ini dikosongkan saja.

- Data Koleksi: Pada menu ini kami memasukkan data eksemplar seperti kode eksemplar, kode inventaris, tipe koleksi, dan sumber perolehan.

- GMD: Menunjukkan bentuk koleksi bahan pustaka. - Kala Terbit: Hanya digunakan untuk memasukkan data bibliografi

dari terbitan berkala seperti majalah, jurnal, dll. - ISBN/ISSN: Merupakan nomor publikasi yang unik dari setiap cetakan. - Penerbit: Pada kolom ini kami bisa memasukkan data penerbit dari bahan pustaka tersebut. - Tahun Terbit: Pada kolom ini kami bisa memasukkan tahun terbit dari bahan pustaka tersebut. - Tempat Terbit: Pada kolom ini kami bisa memasukkan tempat terbit dari bahan pustaka tersebut. - Deskripsi Fisik: Pada kolom ini kami bisa memasukkan deskripsi fisik dari bahan pustaka meliputi lebar, panjang, tinggi buku, serta jumlah halaman buku.

- Judul Seri: Judul seri merupakan judul buku yang dikeluarkan secara bertahap dengan judul sebelumnya yang dikeluarkan oleh penerbit yang sama.

- Klasifikasi: Pada kolom ini kita memasukkan nomor klasifikasi yang diperoleh dari pengklasifikasian subyek menggunakan DDC 23 dan DDC 21 for Windows.

- No. Panggil: Kolom ini berisi nomor panggil buku pada jajaran koleksi di rak yang ditempel pada punggung buku. Contoh: U 297. 1 Lee m C. 1 U menunjukkan tipe koleksi yaitu koleksi umum. 297. 1 menunjukkan nomor klasifikasi buku. Lee menunjukkan nama pengarang. m menunjukkan huruf pertama pada judul buku yang ditulis dengan

huruf kecil.

C. 1 menunjukkan copy pertama/jumlah eksemplar dari bahan pustaka. - Subyek: Kolom ini berisi subyek dari bahan pustaka tersebut. - Bahasa: Menunjukkan bahasa yang digunakan dalam buku tersebut. - Abstrak/Catatan: Berisi abstrak atau catatan publikasi bahan pustaka. - Gambar Sampul: Bila terdapat file gambar sampul dari bahan

pustaka tersebut sebaiknya dimasukkan. Namun jika tidak ada maka dikosongkan saja.

c) Setelah itu klik Perbaharui maka data bibliografi dari bahan pustaka akan tersimpan di database perpustakaan dan dapat diakses melalui OPAC UIN Maliki Malang yang dapat diakses oleh pemustaka melalui alamat http://lib.uin-malang.ac.id

4) Pembuatan, pencetakan, dan penempelan call number dan barcode pada buku.

Gambar 4. 14 Tampilan nomor panggil buku pada punggung buku Sumber: Olahan penulis, 2015

Keterangan lambang pada call number:

a) U menunjukan jenis koleksi karena disitu tertera U maka koleksi tersebut masuk jenis koleksi umum, untuk koleksi referensi lambangnya berupa huruf R.

b) 150 menunjukan nomor klasifikasinya.

c) JAR, 3 huruf ini menunjukkan nama pengarang.

d) t menunjukan huruf pertama dari judul buku tersebut. e)

C. 7 menunjukan bahwa buku tersebut merupakan copy-an ketujuh dari judul buku yang sama di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.

Ukuran dari call number adalah 4,5 cm X 6,5 cm, pemasangannya di punggung buku diukur 4 cm dari bawah.

Gambar 4. 15 Tampilan barcode Sumber: Olahan penulis, 2015

Keterangan barcode :

a) 2 digit awal dari barcode melambangkan tahun pembelian.

b) Digit ketiga pada barcode melambangkan asal muasal buku tersebut diperoleh (jika digit ketiga tertera angka 2 maka buku tersebut berasal dari sumbangan, dan jika tertera angka 3 maka buku tersebut diperoleh dengan cara membeli).

c) Digit setelah ketiga merupakan nomor urut dari buku tersebut.

d) Ukuran barcode 2,5 cm X 5,5 cm. Setiap buku memiliki 3 barcode yang diletakan pada sampul depan, halaman judul, dan sampul belakang buku. Barcode tersebut harus menutupi barcode yang asli tercetak pada buku, misalnya barcode ISBN.

5) Pemasangan keamanan buku, berupa tatle tape. Alur pemasangan tatle tape sebagai berikut:

Gambar 4. 16 Alur pemasangan tatle tape Sumber: Olahan penulis, 2015

Persiapan terdiri dari :

a) Menyiapkan buku, tatle tape, dan peralatan stempel.

b) Membuka bagian yang akan dipasangi tatle tape. Pemasangan tatle tape terdiri dari : - Menempelkan tatle tape pada dasar buku agar tidak terlihat. - Menutup kembali buku yang telah ditempel tatle tape dan ditekan

kuat-kuat agar tatle tape menempel. - Pemberian stempel untuk buku yang sudah dipasangi tatle tape.

6) Penyampulan

Penyampulan dilakukan dengan menyiapkan kertas sampul. Ukuran kertas sampul disesuaikan dengan ukuran buku. Tata cara penyampulan seperti penyampulan pada buku secara umumnya. Meletakan buku diantara sampul dan kemudian direkatkan dengan isolasi.

7) Buku siap dijajarkan pada rak koleksi. Penjajaran buku pada rak

disesuaikan dengan nomor klasifikasi. Hal ini dilakukan guna mempermudah temu kembali informasi.

e) Pengolahan Tugas Akhir Menggunakan Software Eprints 3

Setiap perpustakaan mempunyai Institutional Repository (IR) untuk mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan kepada khalayak umum. Isi dari Institutional Repository (IR) tersebut adalah berupa hasil karya ilmiah yang dibuat oleh instansi bersangkutan, hasil penelitian berupa jurnal baik tercetak maupun digital. Dalam mengolah Institutional Repository (IR) berupa tugas akhir mahasiswa, maka Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim memilih software Eprints. Software Eprints adalah perangkat lunak opensource yang dikembangkan oleh School of

Electronics and Computer Science, University of Southampton, England United Kingdom. Alasan Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim memilih software Eprints adalah aplikasi perpustakaan digital yang sederhana dan dapat dengan mudah dikelola. Selain itu, Eprints sudah terintegrasi dengan metadata dan mampu melakukan penelusuran advanced search serta fitur lainnya. Aplikasi ini dapat dimodifikasi dan disesuaikan dengan kebutuhan pemustakanya.

Sebelum tugas akhir disajikan pada halaman http://etheses.uin- malang.ac.id dan disajikan di rak, maka ada prosedur-prosedur yang harus dilakukan, antara lain:

1) Prosedur penerimaan hardcopy dan softcopy tugas akhir:

a. Memeriksa halaman pengesahan untuk memastikan pihak terkait sudah menandatangani.

b. Meriksa kelengkapan naskah tugas akhir.

c. Memeriksa kelengkapan dan manajemen file yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku (terlampir).

d. mengkopi file ke dalam direktori database.

e. Menyusun laporan penerimaan tugas akhir per semester.

f. Mengantarkan file cetak dan digital ke bagian pengolahan tugas akhir.

2) Prosedur pengolahan tugas akhir tercetak:

a. Menetapkan subyek dan memberi nomor panggil berdasarkan sistem klasifikasi ANZRSC (Australian and New Zealand Standard Research Classification ).

b. Mencetak label.

c. Menempelkan label.

d. Menutup label dengan isolasi/selotip bening.

3) Prosedur pengelolaan tugas akhir cetak dan digital:

1. Menerima dan memeriksa file digital dan cetak dari pangkalan data,

2. Pengolahan file tugas akhir digital 2. Pengolahan file tugas akhir digital

b. Membuat meta data tugas akhir, dengan tata urutan input sebagai berikut:

a) Login pada http://etheses. uin-malang. ac. id

Gambar 4. 19 Form Login http://etheses. uin-malang. ac. id Sumber: Olahan penulis, 2015

b) Memilih tipe dokumen yang akan di upload. Pada menu ini kita pilih button Thesis.

Gambar 4. 20 Menu Type Dokumen Sumber: Olahan penulis, 2015 Gambar 4. 20 Menu Type Dokumen Sumber: Olahan penulis, 2015

V, Daftar Pustaka, Lampiran, Ringkasan.

Gambar 4. 21 Menu Upload File Sumber: Olahan penulis, 2015

d) Mengisi Detail File, antara lain Tittle, Author, Abstract (Indonesia dan Inggris), Uncontrolled Keywork, Division, dan Contact .

Gambar 4. 22 Menu Detail File Sumber: Olahan penulis, 2015 Gambar 4. 22 Menu Detail File Sumber: Olahan penulis, 2015

Gambar 4. 23 Menu Subject Sumber: Olahan penulis, 2015

f) Memasukkan nama supervisor dan nomor panggil. Setelah itu sebelum mengklik menu Deposit, kita klik menu save and return untuk melihat apakah ada kesalahan dalam penulisan atau apakah ada kolom yang belum diisi.

Gambar 4. 24 Menu Custom Sumber: Olahan penulis, 2015 Gambar 4. 24 Menu Custom Sumber: Olahan penulis, 2015

Gambar 4. 25 Menu Detail Sumber: Olahan penulis, 2015

h) Mengklik menu deposit untuk menyimpan data yang kemudian akan direvisi oleh admin.

Gambar 4. 26 Menu Deposit Item Sumber: Olahan penulis, 2015

4) Peletakan tugas akhir di rak.

a. Mengelompokkan tugas akhir berdasarkan nomor klasifikasi ANZRSC,

b. Menata tugas akhir cetak di rak sesuai dengan nomor klasifikasi ANZRSC

c. Memberi tanda/informasi pada masing-masing rak sesuai dengan nomor klasifikasi ANZRSC

f) Shelving

Shelving adalah suatu kegiatan penataan kembali koleksi perpustakaan pada rak setelah koleksi dipergunakan atau dipinjam. Tujuan dari kegiatan shelving adalah agar koleksi tertata rapi sesuai dengan nomor klasifikasinya serta dapat memudahkan pustakawan maupun pemustaka dalam proses temu kembali informasi. Kegiatan shelving di perpustakaan pusat UIN Maulana Malik Ibrahim dilakukan oleh semua pegawai perpustakaan. Tiap pegawai mendapatkan jatah rak buku masing- masing.

Ruang lingkup shelving adalah seluruh koleksi yang telah digunakan baik koleksi sirkulasi, koleksi referensi, koleksi Arabian Corner, serta koleksi tugas akhir mahasiswa. Sarana yang dipergunakan untuk shelving adalah rak sortir buku dan troli. Rak sortir terletak pada layanan pengembalian. Pada rak sortir telah ditempelkan nama pegawai yang berfungsi bahwa nama pegawai yang bersangkutan tersebut mempunyai tanggung jawab untuk melakukan shelving koleksi yang ada pada bagian raknya masing-masing. Sarana berupa troli berfungsi untuk mengangkut koleksi dari rak sortir ke rak koleksi.

Secara umum kondisi penataan koleksi di Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim menggunakan DDC yang dikelompokkan menjadi sepuluh kelas utama. Pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim, koleksi pada rak ditata sesuai dengan nomor klasifikasi serta diurutkan berdasarkan abjad awalan huruf dari judul buku. Hal ini untuk memudahkan pemustaka dalam proses temu kembali informasi.

Prosedur yang digunakan untuk shelving sesuai dengan SOP (Standard Operating Procedure) Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim dibagi menjadi dua yaitu pra pergerakan dan pasca pergerakan. Pada pra pergerakan yang dilaksanakan adalah mendistribusikan koleksi dari layanan pengembalian ke rak shelving serta mengumpulkan koleksi yang berada di meja baca. Pada meja baca terdapat banyak koleksi yang telah dibaca oleh pemustaka namun tidak dikembalikan pada rak koleksi, hal tersebut menjadi tanggung jawab petugas shelving untuk mengumpulkan ke rak shelving agar meja baca pemustaka terjaga kerapiannya serta koleksi segera tersedia pada rak.

Prosedur shelving yang kedua adalah pasca pergerakan, pada pasca pergerakan yang dilaksanakan adalah menyortir sesuai dengan call number dan menata koleksi sesuai dengan call numbernya. Pada saat menata koleksi apabila ditemukan koleksi yang rusak maka koleksi tersebut diambil untuk selanjutnya dilakukan perbaikan. Shelving sebenarnya bukanlah hal yang sulit dilakukan oleh petugas, namun perlu ketelitian dan kesabaran. Setiap pegawai yang telah mendapatkan tugas shelving bertanggung jawab atas kerapian koleksi. Apabila koleksi yang berada pada rak sortir tidak segera dishelving maka yang terjadi adalah koleksi tidak segera tersaji serta jika koleksi tersebut banyak yang dipinjam pemustaka maka koleksi tidak tersedia pada rak penyajian dan hanya menumpuk di rak sortir.

2. Temuan GAP antara Pratik dan Teori

a) Temuan GAP pada Layanan Front Office

Layanan front office merupakan layanan perpustakaan yang berhadapan langsung dengan pemustaka. Menurut Tarto, tujuan layanan front office yaitu untuk membantu memenuhi kebutuhan informasi pemakai secara tepat dan akurat, yaitu melalui penyediaan bahan pustaka dan penyediaan sarana penelusurannya. Di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, layanan front office memiliki fungsi memberi Layanan front office merupakan layanan perpustakaan yang berhadapan langsung dengan pemustaka. Menurut Tarto, tujuan layanan front office yaitu untuk membantu memenuhi kebutuhan informasi pemakai secara tepat dan akurat, yaitu melalui penyediaan bahan pustaka dan penyediaan sarana penelusurannya. Di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, layanan front office memiliki fungsi memberi

Menurut Hermintatik (2012), tugas staf front office adalah menguasai konsep layanan prima. Kunci konsep layanan prima tersebut antara lain:

1. Memberi nilai pada diri sendiri (memberi layanan yang baik kepada orang berarti memberi nilai baik kepada diri sendiri).

2. Melampaui apa yang diharapkan: orang lain belajar aku belajar, orang lain bermain aku belajar.

3. Rebut Kembali (Recover) minimal mempertahankan prestasi yang sudah ada.

4. Visi/impian jangka panjang hendaknya dipadukan dengan rencana yang solid supaya bisa diwujudkan hasil-hasil yang berjangka panjang pula.

5. Peningkatan (improvement) kita tidak boleh cepat puas dengan apa yang kita capai.

6. Perhatian Care: setiap pekerjaan dalam sebuah organisasi (utamanya perpustakaan) adalah pekerjaan layanan, maka setiap orang harus “mengenali pelanggannya”

7. Pemberdayaan (Empowerment). Di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, petugas pada layanan front office sudah menerapkan 7 konsep layanan prima, namun petugas pada layanan front office melakukan tugas yang tidak seharusnya dilakukan di bagian front office yaitu tugas pemeriksaan majalah dan koran. Pemeriksaan yang dilakukan adalah apakah terbitan tersebut berasal dari hadiah/sumbangan atau langganan. Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut. Pemberian stampel pada majalah atau koran pada Perpustakaan Pusat UIN Maulana

Malik Ibrahim juga dilakukan di front office, hal ini dikarenakan majalah dan koran tidak diolah seperti buku yang harus masuk pada ruang pengolahan. Namun walaupun demikian, sebaiknya pemeriksaan serta pemberian stempel pada majalah dan koran dilakukan pada bagian back office saja karena jika dilakukan pada bagian front office maka akan terkesan bahwa bagian front office tidak rapi.

b) Temuan GAP pada Pengolahan Buku dan Tugas Akhir

1) Sistem Klasifikasi

Definisi klasifikasi menurut Mastini Hardjoprakoso (1992 : 48) Klasifikasi adalah suatu sistem pengelompokan atau penggolongan buku-buku menurut suatu aturan yang logis agar memudahkan para pemakai perpustakaan menemukan buku yang dikehendaki. Aturan yang logis itu adalah menurut golongan (kelas) atau cabang ilmu pengetahuan. Menurut Towa P. Hamakonda dan J. N. B Tairas (2001:1) klasifikasi adalah pengelompokkan pada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain kedalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi adalah suatu kegitan dalam pengelompokan bahan pustaka kedalam kelas ataupun ciri-ciri yang sama berdasarkan aturan yang logis agar bahan pustaka dapat tersusun dengan rapi dan mudah untuk melakukan penelusuran.

Sistem klasifikasi yang biasa digunakan di perpustakaan adalah DDC (Dewey Decimal Classification). DDC pertama kali diterbitkan

pada tahun 1876 oleh Melvile Dewey dengan judul “A Classification and Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and Pamphlets of a Library ”. Ciri umum DDC (Permana, 2013):

1. DDC merupakan klasifikasi pengetahuan untuk tujuan penyimpanan bahan pustaka.

2. DDC melakukan pembagian subyek atau ilmu pengetahuan secara hirarkis. Yaitu pembagian suatu subyek umum menjadi khusus.

3. Menggunakan prinsip klasifikasi disiplin, artinya menempatkan klas suatu subyek dikaitkan dengan disiplin ilmu yang membawahinya.

4. Hanya mampu memberikan notasi klas bagi satu subyek. Dalam menghadapi subyek bahan pustaka yang lebih dari satu, DDC harus memilih salah satu dari subyeknya yang paling dominan sebagai dasar pemberian notasi klas (Permana, 2013)

Di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim, sistem klasifikasi yang digunakan untuk mengolah buku menggunakan DDC 23, DDC 21 for Windows , dan sistem klasifikasi Islam versi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim yang mana sistem klasifikasi tersebut diperoleh dari perpaduan DDC seksi Islam dengan sistem klasifikasi Islam Versi Depag RI.

Sedangkan untuk mengklasifikasikan tugas akhir, perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim menggunakan sistem klasifikasi Australia and New Zealand Standard Research Clasification (ANZSRC). Sistem klasifikasi ini baru diterapkan di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim dan bahkan baru satu-satunya di terapkan di Indonesia. Sistem klasifikasi menggunakan ANZSRC ini hanya digunakan khusus untuk hasil penelitian saja. Sistem klasifikasi ini digunakan di Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim untuk mengklasifikasikan tugas akhir karena tugas akhir merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa UIN tingkat akhir untuk memperoleh gelar akademis.

Seperti yang penulis ketahui bahwa dalam pengurutan tugas akhir di rak biasanya akan diklasifikasikan berdasarkan tahun dan fakultas saja. Namun dengan menggunakan sistem klasifikasi ANZSRC, penataan tugas akhir di rak adalah dengan menggunakan nomor klasifikasi yang telah ditetapkan berdasarkan subjek atau divisinya. Tahun pembuatan tugas akhir tidak menjadi pedoman untuk menata buku di rak. Contohnya ketika ada tugas akhir mahasiswa fakultas Seperti yang penulis ketahui bahwa dalam pengurutan tugas akhir di rak biasanya akan diklasifikasikan berdasarkan tahun dan fakultas saja. Namun dengan menggunakan sistem klasifikasi ANZSRC, penataan tugas akhir di rak adalah dengan menggunakan nomor klasifikasi yang telah ditetapkan berdasarkan subjek atau divisinya. Tahun pembuatan tugas akhir tidak menjadi pedoman untuk menata buku di rak. Contohnya ketika ada tugas akhir mahasiswa fakultas

Tapi pada dasarnya klasifikasi menggunakan ANZSRC ini dapat memudahkan pemustaka dalam menemukan hasil penelitian yang diinginkan dengan mudah karena hasil penelitian yang sama topiknya berada pada satu rak. Sedangkan cara akses tugas akhir di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim dengan menggunakan sistem open access, yaitu setiap pengunjung website http://etheses.uin-malang.ac.id dapat mengakses tugas akhir secara full text dan dapat diunduh serta dibaca oleh orang seluruh di seluruh dunia.

2) Buku Tandon

Buku tandon atau reserve book adalah buku teks perpustakaan yang jumlahnya terbatas dan peminatnya banyak atau buku tertentu dan pertimbangan tertentu yang hanya boleh di baca di tempat. Kebijaksanaan ini diambil untuk pemerataan pemanfaatan koleksi kepada para pemustaka. Penentuan kriteria buku tandon ini tergantung pada kebijaksanaan masing-masing perpustakaan dan yang jelas buku ini bukan buku reference menurut Lasa (1990:51). Sedangkan dalam kamus istilah perpustakaan (1990:11-12), buku tandon yaitu buku teks yang disimpan di perpustakaan sebagai buku cadangan. Sebenarnya judul buku tersebut banyak tersedia di perpustakaan tetapi judul buku tersebut banyak diperlukan oleh anggota perpustakaan. Oleh karena itu pihak perpustakaan menyimpan satu eksemplar buku sebagai cadangan. Sedangkan yang lainnya dipinjamkan untuk di bawa pulang.

Macam-macam bahan pustaka yang dapat menjadi koleksi tandon: - Dokumen dari lembaga induk seperti: laporan kegiatan, laporan proyek, laporan penelitian, standar kerja, laporan tahunan, memorandum, notulen, dokumen paten, dokumen presentasi, denah perusahaan, pamflet/brosur dan sebagainya.

- Buku-buku standar, spesifikasi, katalog perdagangan, klipping.

- Koleksi karya mahasiswa berupa tugas akhir/skripsi/laporan kerja praktik, seminar mahasiswa, tugas, laporan studi ekskursi dan sejenisnya.

- Koleksi dosen, baik berupa skripsi/disertasi, makalah, hasil penelitian, maupun hasil seminar rutin untuk kegiatan jurusan. - Koleksi buku wajib /buku penuntun untuk staf pengajar/karyawan yang jumlahnya terbatas tetapi banyak dibutuhkan. - Koleksi makalah seminar, lokakarya, proceedings dan sejenisnya baik yang diperoleh dari staf yang mengikuti pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan oleh pihak luar, ataupun yang diselenggarakan oleh instansi sendiri.

- Koleksi buku-buku yang dianggap langka dan penting. - Koleksi pribadi yang "dipinjamkan" ke perpustakaan.

Di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim koleksi umum dan buku tandon tercampur menjadi satu. Dan untuk perlakuan peminjaman buku tandon tersebut sama seperti koleksi umum lainnya, yaitu dapat dipinjam untuk dibawa pulang. Yang membedakan antara buku tandon dengan koleksi umum adalah kode pada label buku. Untuk koleksi tandon diberi label KK dan koleksi umum tidak memiliki kode. Padahal dalam teori yang telah disebutkan diatas, seharusnya koleksi tandon tersebut tidak boleh dipinjam dengan alasan bahwa koleksi tersebut banyak diperlukan oleh pemustaka perpustakaan. Sehingga setidaknya perpustakaan memiliki 1 eksemplar koleksi tandon yang hanya bisa dibaca di tempat agar bisa digunakan oleh pemustaka yang lain.