LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pemantauan Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Barang Milik Negara Berbasis Web Pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung.

RANCANG BANGUN APLIKASI PEMANTAUAN

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA BERBASIS

WEB PADA KANTOR PELAYANAN KEKAYAAN

NEGARA DAN LELANG (KPKNL) BANDUNG

KERJA PRAKTEK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

Septian Dwi Kusuma Putra 11.41010.0145

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

iv DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Metodelogi Penelitian... 4

1.7 Systematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1 Sejarah Perusahaan ... 7

2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 10

2.3 Struktur Organisasi ... 11

2.3.1 Struktur Organisasi...11

2.3.2 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi KPKNL Bandung... 11

2.3.3 Urain Jabatan pada KPKNL Bandung... 13

v

v

3.1 Teori Terkait dengan Penyelesaian Masalah ... 16

3.1.1 Prosedur... 16

3.1.2 Pemantauan... 16

3.1.3 Standard Operating Procedure... 17

3.1.4 Barang Milik Negara... 18

3.2 Konsep Dasar Basis Data ... 18

3.2.1 System Basis Data... 18

3.2.2 Database ... 19

3.2.3 Database Management System ... 20

3.3 Website ... 20

3.4 PHP ... 21

3.5 HTML ... 22

3.6 MySQL ... 22

3.7 Intranet ... 23

3.8 Aplikasi ... 23

3.9 Desain System ... 23

3.9.1 Document Flow ... 24

3.9.2 Data Flow Diagram ... 25

3.9.3 Entity Relational Diagram ... 27

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 32

4.1 Analisa System ... 32

4.1.1 Identifikasi Masalah ... 33

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi ... 33

4.2 Document Flow ... 34

4.2.1 Document Flow Penerimaan Surat Permohonan ... 35

4.3 System Flow ... 36

4.3.1 System Flow Login ... 36

4.3.2 System Flow Master Kota ... 37

4.3.3 System Flow Master Kementerian Lembaga ... 38

4.3.4 System Flow Master Kelengkapan ... 39

4.3.5 System Flow Master Satker ... 40

4.3.6 System Flow Master Permohonan ... 41

4.3.7 System Flow Penindaklanjutan ... 42

4.3.8 System Flow Cetak Surat Diterima ... 43

4.3.9 System Flow Cetak Surat Ditolak ... 44

4.3.3 System Flow Melihat Lama Surat ... 45

4.3.11 Context Diagram ... 45

4.3.12 Diagram Jenjang ... 46

4.3.13 Data Flow Diagram (DFD) ... 47

4.3.14 DFD Level 0 ... 47

4.3.15 DFD Level 1 ... 48

4.4 Entity Relational Diagram (ERD) ... 50

4.4.1 Conceptual Data Model (CDM) ... 50

4.4.2 Physical Data Model (PDM) ... 51

4.4.3 Struktur Basis Data dan Tabel ... 52

4.5 Disain Input Output ... 55

vii

4.5.2 Kebutuhan Sistem ... 66

4.5.3 Penjelasan Program ... 66

BAB V Penutup ... 75

5.1 Kesimpulan ... 75

5.2 Saran ... 75

DAFTAR PUSTAKA ... 76

BIODATA PENULIS ... 77

v

1

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi (TI) yang cukup pesat dari masa ke masa, menjadikan setiap pengguna terus aktif dalam memaksimalkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) baik untuk kepentingan individu, kelompok atau organisasi. Teknologi informasi menjadi hal penting yang harus dimiliki oleh instansi pemerintahan, salah satunya dimanfaatkan untuk memantau proses berjalannya Standar Operating Procedure (SOP).

Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang sebagai instansi vertikal di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang merupakan salah satu unit eselon I di Kementerian Keuangan Republik Indonesia selalu berusaha menjadi yang terbaik untuk melayani masyarakat. Upaya meningkatkan kualitas pelayanan kepada satuan kerja instansi Pemerintah Pusat sebagai stakeholders dilakukan secara berkesinambungan melalui perbaikan proses bisnis yang berjalan pada KPKNL Bandung. Khusus untuk SOP Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN), proses yang masih berlangsung saat ini, satuan kerja memberikan surat pemohonan pengelolaan barang milik negera (BMN) kepada pegawai KPKNL Bandung untuk diperiksa kelengkapannya dan disetujui. Dikarenakan KPKNL Bandung membawahi banyak satuan kerja di dua kota (Bandung dan Cimahi) dan tiga kabuten (Kab.Bandung, Kab.Bandung Barat dan Kab.Sumedang), mengakibatkan keterlambatan janji layanan dari surat permohonan pengelolahan BMN yang seharusnya janji layanan maksimal lima hari kerja. Pelaksanaan pekerjaan yang diatur dengan SOP tersebut masih dipantau secara manual yakni

2

dengan memeriksa semua arsip yang diterima dan belum terakomodasi dalam suatu sistem sehingga data pantauan pelaksanaan SOP tersebut belum dapat dilaporkan secara cepat dan akurat karena sangat bergantung pada arsip data manual dan sumber daya manusia yang mengelolanya.

Berdasarkan permasalahan di atas, KPKNL Bandung membutuhkan suatu aplikasi yang dapat memantau kegiatan-kegiatan yang terikat dengan SOP Pengelolaan Barang Milik Negara tersebut. Dengan adanya aplikasi tersebut, diharapkan pemantauan pelaksanaan SOP pada KPKNL Bandung akan menjadi lebih mudah dan juga menjadi suatu early warning system bagi pejabat dan pegawai pada KPKNL Bandung agar pelayanan kepada stakeholders dapat terlaksana dengan tepat waktu.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang tersebut d iatas, penulis dapat merumuskan masalah Bagaimana merancang dan membangun suatu Aplikasi Pemantauan Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Barang Milik Negara Berbasis Web Pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah pada hal-hal sebagai berikut:

a. Aplikasi yang dibangun hanya untuk melakukan pemantauan SOP surat

permohonan pada KPKNL Bandung.

b. Dalam pembuatan aplikasi, tools yang digunakan menggunakan bahasa

pemograman Hypertext Preprocessor (PHP) dan menggunakan database MySQL.

c. Laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem ini diantaranya adalah laporan surat permohonan diterima dan surat permononan ditolak.

1.4 Tujuan

Berdasarkan latar belakang dan batasan masalah tersebut diatas, tujuan pembuatan aplikasi pemantauan SOP tersebut adalah menghasilkan aplikasi yang dapat memantau SOP pada KPKNL Bandung.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat-manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari Aplikasi Pemantauan SOP Pengelolaan Barang Milik Negara ini bagi para penggunannya antara lain adalah:

a. Petugas Front Office

Dapat mempercepat proses penerimaan surat dan memberikan informasi yang terkini terhadap setiap berkas permohonan yang diterima dari stakeholeders. b. Pegawai selaku verifirfikator

Memudahkan dan mempercepat proses verifikasi berkas permohonan serta dapat memperoleh peringatan dini dari aplikasi mengenai berkas yang sedang aktif dalam proses.

c. Kepala Seksi PKN

Dapat memperoleh informasi terkini mengenai berkas yang sedang diproses dari early warning system yang dibangun dalam aplikasi dan memperoleh

informasi mengenai beban kerja yang sedang ditangani oleh

4

d. Kepala KPKNL

Dapat memperoleh informasi terkini dengan cepat dan akurat melalui informasi yang terinput pada sistem sehingga ketergantungan pada informasi manual dapat dikurangi dan juga dapat memantau proses penerbitan produk hukum berupa surat permohonan, baik melalui tampilan sistem maupun laporan yang tersaji dari aplikasi.

1.6 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang dilakukan dalam rangka menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan rancang bangun aplikasi yang sedang dibuat antara lain adalah:

a. Observasi

Dalam pelaksanaan kerja praktek pada KPKNL Bandung ini penulis melaksanakan penelitian lapangan secara langsung pada proses penerimaan berkas permohonan dan juga membantu (getting involved) pada proses tersebut. Dengan kegiatan tersebut, penulis dapat membandingkan antara materi keilmuan yang dimiliki dengan kenyataan/masalah-masalah yang dihadapi oleh KPKNL Bandung sehingga penulis dapat merumuskan suatu aplikasi yang dapat membantu penyelesaian masalah-masalah tersebut.

b. Wawancara

Kegiatan wawancara yang dilaksanakan penulis selama pelaksanaan kerja praktek di KPKNL Bandung dilakukan untuk memperoleh informasi dan data-data terkait yang diperlukan sebagai dasar untuk melakukan rancang bangun aplikasi tersebut. Untuk itu, penulis melakukan wawancara terhadap

pihak-pihak yang berkompeten dan menguasai dalam pelaksanaan SOP Pengelolaan Barang Milik Negara tersebut.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam rangka memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai bab-bab yang akan dibahas didalamnya, maka sistematika penulisan yang akan dilaksanakan oleh penulis secara garis besar adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi pengguna, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan laporan.

BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Bab ini membahas tentang gambaran umum, visi dan misi Direktorat Jenderal Kekayan Negara, struktur organisasi dan uraian jabatan KPKNL Bandung.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini membahas teori-teori yang mendukung perancangan aplikasi penilaian kinerja yang berhubungan dengan teori dasar sistem informasi, sistem informasi penilaian kinerja, analisis dan perancangan sistem.

Teori-teori ini dijadikan dasar acuan oleh penulis untuk menyelesaikan masalah.

6

BAB IV DESKRIPSI SISTEM

Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, serta batasan masalah yang dibuat. Pembahasannya dalam bentukDocument Flow, Data Flow Diagram(DFD), Entity Relationship Diagram

(ERD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM) mengenai perancangan aplikasi yang dibuat. Selain itu juga disertai struktur table dan desain input /output serta detail aplikasi ini.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini membahas tentang kesimpulan dari perancangan dan pembuatan aplikasi Aplikasi Pemantauan Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Barang Milik Negara Berbasis Web

Pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangan sistem dimasa mendatang.

LAMPIRAN

Pada bab ini penulis akan menyertakan beberapa lampiran mengenai aplikasi sebagai penunjang dalam menyelesaikan laporan kerja praktek.

7

2.1 Sejarah KPKNL Bandung

KPKNL Bandung terbentuk sejak tahun 2006 sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 135/PMK.01/2006 yang diubah terakhir dengan PMK Nomor: 170/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) Kementerian Keuangan. KPKNL Bandung adalah instansi vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kanwil DJKN Jawa Barat dan saat ini berkedudukan di Jalan Ambon No. 1 Bandung. KPKNL Bandung adalah unit operasional yang merupakan instansi vertikal dari DJKN sebagai unit eselon I dilingkungan Departemen Keuangan RI.

Dengan berlakunya Peraturan Menteri tersebut maka pada DJKN terdapat 17 Kantor Wilayah dan 85 Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang. Dari 17 Kantor Wilayah tersebut satu diantaranya adalah Kantor Wilayah DJKN Jawa Barat dan dari 85 Kantor Operasional itu salah satunya adalah KPKNL Bandung. Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi DJKN tersebut Menteri Keuangan Republik Indonesia mengeluarkan surat Keputusan Nomor : 254/KM.1/UP.11/2007 tangal 12 April 2007 tentang Mutasi Pejabat Eselon I di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dan Pelantikan dilaksanakan pada tanggal 26 April 2007, sehingga terhitung mulai tanggal 7 Mei 2007 Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung melakukan tugas operasionalnya.

8

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, KPKNL Bandung mempunyai wilayah kerja yang terdiri atas 2 Kota dan 3 Kabupaten di Jawa Barat yaitu:

1. Kota Bandung;

2. Kota Cimahi;

3. Kabupaten Bandung;

4. Kabupaten Bandung Barat dan

5. Kabupaten Sumedang.

Kemudian, khusus dalam menjalankan fungsinya di bidang pengelolaan kekayaan negara, KPKNL Bandung bertugas untuk melayani 345 satuan kerja (satker)

instansi pemerintah pusat yang merupakan unit vertikal dari

Kementerian/Lembaga yang berada di dalam wilayah kerja tersebut.

Adapun rincian satuan kerja Kementerian/Lembaga (kode: KD/KP) yang merupakan stakeholders KPKNL Bandung adalah sebagai berikut:

Tabel 2. 1 Kementrian/Lembaga

No. Kementerian/Lembaga Jumlah

Satker

1. Badan Pemeriksa Keuangan 2

2. Mahkamah Agung 20

3. Kejaksaan RI 5

4. Kementerian Dalam Negeri 2

5. Kementerian Pertahanan 63

6. Kementerian Hukum dan HAM 11

7. Kementerian Keuangan 21

8. Kementerian Pertanian 5

9. Kementerian Perindustrian 6

10. Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral 11

11. Kementerian Perhubungan 4

12. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 15

13. Kementerian Kesehatan 7

No. Kementerian/Lembaga Jumlah Satker

15. Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi 3

16. Kementerian Sosial 4

17. Kementerian Kehutanan 3

18. Kementerian Kelautan dan Perikanan 1

19. Kementerian Pekerjaan Umum 20

20. Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif 1

21. Badan Pusat Statistik 6

22. Badan Pertanahan Nasional 6

23. Kementerian Komunikasi dan Informatika 2

24. Kepolisian Negara RI 29

25. BPOM 1

26. Badan Narkotika Nasional 2

27. BKKBN 1

28. BMKG 1

29. Komisi Pemilihan Umum 6

30. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia 9

31. Badan Tenaga Nuklir Nasional 1

32. LAPAN 3

33. Lembaga Administrasi Negara 2

34. Badan Kepegawaian Negara 1

35. BPKP 1

36. Kementerian Perdagangan 2

37. BNP2TKI 1

38. BASARNAS 1

39. BAWASLU 1

40. LPP RRI 1

41. LPP TVRI 1

Jumlah 345

Sumber: KPKNL Bandung

Selain itu, terdapat 114 satuan kerja perangkat daerah (kode: DK/TP/UB) yang juga merupakan stakeholders KPKNL tetapi instansi-instansi tersebut dikecualikan dalam laporan ini dan tidak dimasukkan dalam database aplikasi yang akan dibangun.

10

2.2 Visi dan Misi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN)

Pada rencana strategis terakhir yang tercantum dalam Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 63/KN/2013 tanggal 25 April 2013 tentang Perubahan atas Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor KEP-38/KN/2010 tentang Rencana Strategis Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Tahun 2010-2014 terdapat penajaman visi dan misi DJKN. Adapun visi dan misi DJKN sesuai keputusan tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1. Visi DJKN adalah "menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat".

2. Misi DJKN adalah sebagai berikut:

a. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan

efektivitas pengelolaan kekayaan negara.

b. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.

c. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi

pemerintah.

d. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan

dalam berbagai keperluan.

e. Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien,

transparan, dan akuntabel.

f. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan

kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.

2.3 Struktur Organisasi, Kedudukan, Tugas, dan Fungsi serta Uraian Jabatan pada KPKNL Bandung

2.3.1 Struktur Organisasi KPKNL Bandung

Adapun struktur organisasi KPKNL Bandung adalah tergambar pada bagan berikut ini.

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi KPKNL Bandung

2.3.2 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi KPKNL Bandung

Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) adalah instansi vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah dan dipimpin oleh seorang Kepala. KPKNL mempunyai tugas melaksanakan pelayanan di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang.

Dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut, KPKNL menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:

Tedy Syandriadi Kepala KPKNL Bandung

Welly Koeswendi

Kepala Seksi Piutang Negara

Rennie Kameswara Kepala Seksi Pelayanan

Penilaian

Tantri Dewayani Kepala Subbagian Umum

Wisratno Eko Wibowo Kepala Seksi Hukum dan

Informasi Mohammad Akhyas

Kepala Seksi Pelayanan Lelang Ilma Diana R

Kepala Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara

Elisabeth Meilina Pratiwi Kepala Seksi Kepatuhan

Internal

Kelompok Jabatan fungsional  Pejabat lelang  Juru Sita  Penilai Pemerintah

12

a. inventarisasi, pengadministrasian, pendayagunaan, pengamanan kekayaan

negara;

b. registrasi, verifikasi dan analisa pertimbangan permohonan pengalihan serta penghapusan kekayaan negara;

c. registrasi penerimaan berkas, penetapan, penagihan, pengelolaan barang jaminan, eksekusi, pemeriksaan harta kekayaan milik penanggung hutang/penjamin hutang;

d. penyiapan bahan pertimbangan atas permohonan keringanan jangka waktu

dan/atau jumlah hutang, usul pencegahan dan penyanderaan penanggung hutang dan/atau penjamin hutang serta penyiapan data usul penghapusan piutang negara;

e. pelaksanaan pelayanan penilaian;

f. pelaksanaan pelayanan lelang;

g. penyajian informasi di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang;

h. pelaksanaan penetapan dan penagihan piutang negara serta pemeriksaan

kemampuan penanggung hutang atau penjamin hutang dan eksekusi barang jaminan;

i. pelaksanaan pemeriksaan barang jaminan milik penanggung hutang atau

penjamin hutang serta harta kekayaan lain;

j. pelaksanaan bimbingan kepada Pejabat Lelang;

k. inventarisasi, pengamanan, dan pendayagunaan barang jaminan;

l. pelaksanaan pemberian pertimbangan dan bantuan hukum pengurusan piutang

m. verifikasi dan pembukuan penerimaan pembayaran piutang negara dan hasil lelang; dan

n. pelaksanaan administrasi KPKNL.

2.3.3 Uraian Jabatan pada KPKNL Bandung

a. Sub Bagian Umum

Mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, keuangan, tata usaha, rumah tangga, serta penatausahaan, pengamanan, dan pengawasan barang milik negara di lingkungan KPKNL.

b. Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan penetapan status penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penghapusan, pemindahtanganan, bimbingan teknis, pengawasan dan pengendalian, penatausahaan dan akuntansi serta penyusunan daftar barang milik negara/ kekayaan negara.

c. Seksi Pelayanan Penilaian

Mempunyai tugas melakukan penilaian yang meliputi identifikasi

permasalahan, survei pendahuluan, pengumpulan dan analisa data, penerapan metode penilaian, rekonsiliasi nilai, kesimpulan nilai dan laporan penilaian terhadap obyek-obyek penilaian sesuai dengan ketentuan, serta penyusunan basis data penilaian.

d. Seksi Piutang Negara

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penetapan dan penagihan piutang negara serta pemeriksaan kemampuan penanggung hutang dan/atau

14

pertimbangan keringanan hutang, pengusulan pencegahan ke luar wilayah RI, pengusulan dan pelaksanaan paksa badan, penyiapan pertimbangan penyelesaian atau penghapusan piutang negara, usul pemblokiran surat berharga milik penanggung/penjamin hutang yang diperdagangkan di bursa efek, usul untuk memperoleh keterangan mengenai simpanan nasabah debitur, pengelolaan dan pemeriksaan barang jaminan milik penanggung hutang.

e. Seksi Pelayanan Lelang

Mempunyai tugas melakukan pemeriksaan dokumen persyaratan lelang, penyiapan dan pelaksanaan lelang, serta penatausahaan minuta risalah lelang, pembuatan salinan, kutipan, dan grosse risalah lelang, penatausahaan hasil lelang, penggalian potensi lelang, pelaksanaan lelang kayu kecil P . Perhutani (Persero) dan penatausahaan bea lelang Pegadaian.

f. Seksi Hukum dan Informasi

Mempunyai tugas melakukan penanganan perkara, pengelolaan dan pemeliharaan perangkat, jaringan, infrastruktur teknologi informasi dan

komunikasi, penyajian informasi dan hubungan kemasyarakatan,

implementasi sistem aplikasi, penyiapan bahan penyusunan rencana strategik, laporan akuntabilitas, dan laporan tahunan, penatausahaan berkas kasus piutang negara, serta verifikasi penerimaan pembayaran piutang negara dan hasil lelang.

g. Seksi Kepatuhan Internal

Mempunyai tugas melakukan pemantauan pengendalian intern, pengelolaan kinerja, pengelolaan risiko, kepatuhan terhadap kode etik dan disiplin, dan

tindak lanjut basil pengawasan, serta perumusan rekomendasi perbaikan proses bisnis.

h. Kelompok Jabatan Fungsional

Mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

16

BAB III LANDASAN TEORI

Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal-hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.

3.1 Teori yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah

3.1.1 Prosedur

Menurut Mulyadi (2001), yang dimadsud dengan prosedur ialah urutan kritikel, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, disusun untuk menjamin penanganan secara seragam terhadapa perusahaan yangterjadi berulang-ulang.

Sedangkan menurut Azhar (2007) menyatakan bahawa prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan bersama-sama.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis mengambil kesimpulan bahwa Prosedur adalah suatu rangkaian dari langkah demi langkah pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain.

3.1.2 Pemantauan

Pemantauan adalah penilaian secara terus menerus terhadap fungsi kegiatan-kegiatan program-program di dalam hal jadwal penggunaan

input/masukan data oleh kelompok sasaran berkaitan dengan harapan-harapan yang telah direncanakan. Adapun pengertian monitoring menurut para ahli :

a. Menurut Cassely dan Kumar (1987) pemantauan merupakan program yang

terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari.

b. Menurut Calyton dan Petry (1983) Pemantauan sebagai suatu proses

mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan

informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen

program/proyek.

Dari uraian diatas maka penilis mengambil kesimpulan bahwa pemantauan adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa yang sudah untuk memeriksan bahwa semua berjalan untuk direncanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis.

3.1.3 Standard Operating Prosedure (SOP)

Menurut Tathagati (2013) SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilaksanakan sehari-hari, dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dilaksanakan secara benar, tepat, kosisten untuk menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manfaat SOP sebagai berikut:

a. Sebagai standar yang digunakan pegawai untuk melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.

b. Mengurangi faktor kesalahan dan ketidak tertiban pegawai.

c. Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh pegawai untuk mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.

18

Memberikan inforrmasi mengenai peningkatan kompetensi pegawai.

3.1.4 Barang Milik Negara

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor : 27 TAHUN 2014 Tentang: Pengelolaan Barang Milik Negara adalah Barang Milik Negara (BMN) adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

3.2 Konsep Dasar Basis Data

3.2.1 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004) sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengolah record-record mengunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahan sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk prosse pengambilan keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data (database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai (user), aplikasi lain (bersifat operasional).

Keuntungan sistem basis data adalah :

a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data

yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.

b. Menjaga konsistensi data.

c. Keamanan data dapat tejaga.

d. Integritas dapat dipertahankan.

f. Menyediakan recovery.

g. Memudahkan penerapan standarisasi.

h. Data bersifat mandiri (data independence).

i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pendidikan keselarasaqn data.

Kerugian sistem basis data adalah :

a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

c. Perangkat lunaknya relatif mahal.

d. Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian yang terkait.

3.2.2 Database

Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu mengunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan data, isoalasi data untuk standarisasi, multile user (banyak pemakai), dan masalah keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data).

20

3.2.3 Database Management System (DBMS)

Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data., menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

3.3 Website

Menurut Yuhefizar dkk (2009), website adalah keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi. Sebuah website biasanya dibanggun atas banyak halaman web yang saling berhubungan. Selain itu, website dapat digunakan sebagai alat promosi, tetapi bukan sebagai alat promosi utama.

Saat ini pengguna internet semakin hari semakin bertambah banyak, sehingga hal ini adalah potensi pasar yang berkembang terus. Dilihat dari kegunaannya, pada saat ini orang lebih suka mencari informasi tentang berbagai hal melalui internet.

Kelebihan website dibandingkan media cetak elektronik adalah kelengkapan informasi yang disajikan dengan biaya relatif murah. Kekurangannya adalah produk yang ditampilkan serta pasar yang dituju lebih segmented (terpusat pada kalangan/kelompok konsumen tertentu). Oleh karena itu, maka kita harus memanfaatkan kekurangannya menjadi strong point dalam pemasaran, yaitu produk yang kita tawarkan harus segmented.

3.4 Hypertexy Prepceprocessor (PHP)

Menurut Wahyono (2005), Hypertexy Prepceprocessor (PHP) merupakan program yang dikembangkan secara bersama oleh para programer dari seluruh dunia yang menekuni dunia open source. PHP dikembangkan khususnya untuk mengakse dan memanipulasi data yang ada di database server open sorce seperti MySQL. Bahasa pemograman ini ditemukan oleh Rasmus Lerdorf yang bermula dari keinginan sederhana untuk mempunyai alat bantu atau tools dalam memonitor pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Oleh sebab itu, pada awalpengembangannya, PHP merupakan akronim dari Personal Home PageTools sebelum akhirnya menjadi PHP.

Pertengahan tahun 1995, dirilis PHP/FI (PHP-Form Interpreter) yang memiliki kemampuan dasar membanggun aplikasi web, memproses form dan mendukung database MySQL. Sebagai sebuah bahasa pemograman server-side, PHP juga memiliki keunggulan, antara lain:

a. Source program atau script tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view

HTML source , seperti keperluan database connection. Saat ini, PHP sudah mampu melakukan koneksi dengan berbagai basisdata seperti MySQL, IBM DB2, Interbase, Ubix DBM, dan bahkan semua database yang mempunyai provider ODBC seperti Microsoft Access, dll.

b. Pada aplikasi yang dibuat dengan PHP, saat dijalankan server akan mengerjakan

script dan hasilnya dikirimkan ke web browser. Hal itu menyebabkan aplikasi

tidak memerlukan kompatibilitas web browser atau harus menggunakan web browser tertentu dan pasti dikenal oleh web browser apapun.

22

c. PHP dapat melakukan semua aplikasi program GUI, seperti form, menghasilkan

halaman web yang dinamis, mengirimkan dan menerima cookies. PHP juga dapat berkomunikasi dengan layanan yang menggunakan protocol IMAP, SNMP, NNPP, POP3, HTTP, dll.

3.5 HyperText Markup Language (HTML)

Menurut Prasetio (2010), HyperText Markup Language (HTML) adalah bahasa yang mempelopori hadirnya web dan internet. Bahasa ini merupakan bahasa pemograman yang digunakan oleh sebagian besar situs web yang dikunjungi oleh setiap orang. HTML saat ini dikenal oleh hampir semua komputer yang ada di dunia dan merupakan universal untuk membuat sebuah dokumen. HTML tidak memiliki variasi format terbaik dan bahkan tidak menjamin bahwa halaman web yang yang dibuat sama persis di setiap browser, tetapi perlu diingat bahwa tanpa HTML, tidak akan ada internet.

3.6 My Structure Query Language (MySQL)

Menurut Anhar (2009), My Structure Query Language (MySQ)L adalah salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain-lain. Pemrograman PHP juga sangat mendukung dengan penggunaan database MySQL.

Keunggulan dari MySQL adalah cepat dan mudah digunakan. MySQL semula berkembang karena memerlukan SQL Server yang dapat mengatasi sebuah perintah database.

3.7 Intranet

Menurut Lee dan Johnsen (2004), intranet merupakan suatu bentuk pemanfaatan teknologi internet dalam sebuah organisasi/ perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, intranet dapat dioperasikan dalam sebuah Local Area Network (LAN), dan untuk skala yang lebih besar, intranet dapat dioperasikan pada Wide Area Network (WAN).

Untuk membangun intranet ada beberapa hal yang harus disediakan, yaitu infrastruktur dan aplikasi. Infrastruktur yang harus disediakan adalah LAN yang menggunakan TCP/IP, dan sebuah komputer server yang akan dijadikan sebagai web server, dan aplikasi berbasis web yang mendukung semua aktivitas pada intranet yang dibuat. Sedangkan pada komputer client harus terinstal web browser.

3.8 Aplikasi

Menurut Jogiyanto (2006) aplikasi (application) adalah penerapan, penggunaan atau penambahan pada suatu software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas - tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas - tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data.

3.9 Desain Sistem

Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2006) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

24

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.

c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

d. Menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan

perangkat keras dari suatu sistem.

3.9.1 Document Flow

Menurut Sudarmo (2008) document Flow adalah bagan yang menunjukkan alur dalama program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagn alur digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur sistem digambar dengan menggunakan simbol – simbol antara lain sebagai berikut :

Tabel 3.1 Simbol

No. Simbol Nama Simbol

Flowchart

Fungsi

1. Dokumen Untuk menujukkan

dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.

2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan

dari operasi program komputer.

No. Simbol Nama Simbol Flowchart

Fungsi

3. Database Untuk menyimpan data.

4. Penghubung Menunjukkan hubungan

di halaman yang sama.

5. Penghubung Halaman

Lain

Menunjukkan hubungan di halaman lain.

6. Terminator Menandakan awal/akhir

dari suatu sistem.

7. Decision Menggambarkan logika

keputusan dengan nilai true atau false.

8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan

pekerjaan yang dilakukan secara manual.

9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file

non-komputer yang diarsip urut angka.

3.9.2 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kendall (2003: 241), Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut DFD, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Menurut Kendall (2003:

26

265), dalam memetakan DFD, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara lain:

1. External entity

Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.

Gambar 3.1 Simbol External Entity

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.

Gambar 3.2 Simbol Data Flow

3. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.

Flow_1 Flow_1

Gambar 3.3 Simbol Process

4. Data Store

Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data.

Gambar 3.4 Simbol Data Store

3.9.3 Entity Relational Diagram ( ERD )

Menurut Marlinda (2004: 28) entity relationship diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Attribute yaitu uraian dari entitas

dimana mereka dihubungkan atau dapat dikatakan sebagai identifier atau descriptors dari entitas.

Entitas digolongkan menjadi independent atau dependent entity. Independent entity adalah apa yang tidak bersandar pada yang lain sebagai

identifikasi. Suatu dependent entity adalah apa yang bersandar pada yang lain sebagai identifikasi. Selain digolongkan menjadi independent atau dependent entity, terdapat jenis- jenis entitas khusus yaitu:

a. Associative Entity

28

Associative Entity (juga dikenal sebagai intersection entity) adalah entitas yang

digunakan oleh rekanan dua entitas atau lebih untuk menyatukan suatu

hubungan benyak - ke - banyak (Many to Many) b. Subtypes Entity

Subtypes Entity digunakan di dalam hierarki generalisasi (generalization

hierarchies) untuk menyajikan suatu subset kejadian dari entitas orangtua,

yang disebut supertype, tetapi yang memiliki atribut atau hubungan yang berlaku hanya untuk subset.

Menurut Marlinda (2004), atribute sebagai kolom di sebuah relasi mempunyai macam-macam jenis atribute yaitu :

a. Key Atribute

Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute

lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.

Gambar 3.5 Key Attribute b. Particial key Atribute

Adalah Attribute yang tidak menjadi atau merupakan anggota dari Key Primer. Misalnya antara Cabang (toko) dan kode cabang.

Gambar 3.6 Particial Key Attribute c. Single Vallue Atribute

Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa

dengan atribute-nya Umur (Tanggal lahir).

Gambar 3.7 Single Value Attribute d. Multi Vallue Atribute

Atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan

atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

Gambar 3.8 Multi Value Attribute e. Composite Atribute

Atribute yang memiliki dua harga, misalnya nama besar (nama kerja) dan nama

kecil (nama asli)

Gambar 3.9 Composite Attribute f. Derived Attribute

Attribute yang yang nilai-nilainya diperoleh dari pengolahan atau dapat

diturunkan dari table Attribute atau table lain yang berhubungan.

30

Model Entity - Relationship (ER) mula-mula pada tahun 1976 adalah cara untuk mempersatukan pandangan basis data jaringan dan relasional. Langkah sederhana dari model ER adalah model data konseptual yang memandang dunia nyata sebagai kesatuan (entities) dan hubungan (relationship).

Komponen dasar model merupakan diagram entity-relationship yang digunakan untuk menyajikan objek data secara visual. Entity Relationship Diagram mengilustrasikan struktur logis dari basis data yang mempunyai

metodologi sebagai berikut:

Tabel 3.2 Ilustrasi Pembuatan ERD

Proses Keterangan

1. Menentukan Entitas Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal

nyata, dan konsep dimana pengguna akan menyimpan data.

2. Menentukan Relasi Tentukan hubungan antara pasangan

entitas menggunakan matriks relasi.

3. Gambar ERD Sementara Entitas digambarkan dengan kotak dan

relasi dengan garis yang menghubungkan entitas.

4. Isi Kardinalitas Tentukan jumlah kejadian dari satu

entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan.

5. Tentukan Kunci Utama Tentukan atribut yang mengidentifikasi

satu dan hanya satu kejadian pada masing-masing entitas.

6. Gambar ERD berdasar Kunci

Hilangkan relasi Many-to-Many dan masukkan primary dan kunci tamu pada masing-masing entitas.

7. Menentukan Atribut Tuliskan field-field yang diperlukan oleh

sistem.

8. Pemetaan Atribut Pasangkan atribut dengan satu entitas

yang sesuai pada masing-masing atribut. 9. Gambar ERD dengan

Atribut

Aturlah ERD dari langkah 6 dengan menambahkan entitas atau relasi yang ditemukan pada langkah 8.

10. Periksa Hasil Apakah ERD sudah menggambar sistem

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perandang database. Untuk itu, entity relationship diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data model (CDM)

Conceptual Data model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

32

4.1 Analisis System

Analisa system adalah langkah pertama untuk membuat suatu system baru. Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme pemantauan SOP surat permohonan. Selanjutunya dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ada pada KPKNL Bandung, khususnya mengenai system pemantauan SOP.

Berdasarkan hasil wawancara dan analisis proses pada KPKNL Bandung, ditemukan masih banyak hal-hal yang perlu dibenahi, yaitu seringkali mengalami keterlambatan pemprosesan surat permohonan yang tidak sesuai dengan SOP yang berlaku.

Mengacu pada permasalahan yang ada, KPKNL Bandung membutuhkan aplikasi pemantauan SOP yang terkomputerisasi agar lebih efektif sehingga dapat mengetahui berapa lama surat permohonan yang seharusnya diproses sesuai SOP yang berlaku.

Oleh karena itu, dirancanglah sebuah aplikasi pemantauan SOP yang diharapakan dapat mengatasi permasalahan tersebut.

33

4.1.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada proses pemantauan SOP ini adalah sebagai berikut:

a. Sering ditemukan keterlambatan dalam memproses surat permohonan.

b. Pembuatan laporan surat permohonan yang membutuhkan waktu lama karena dengan

menggunakan cara manual, yakni menggunakan pencatatan tangan

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi

Pembuatan aplikasi ini diharapkan dapat:

a. Penindaklanjutan surat permohonan

b. Pencatatan data master

c. penindaklanjutan surat permohonan

d. Melihat lama surat permohonan dan pencetakan laporan

e. Memberikan laporan , bentuk dalam aplikasi pemantauan SOP antara lain:

1. Laporan surat permohonan diterima

2. Laporan surat permohonan ditolak

4.1.3 Lingkungan Operasi

Untuk mengembangkan aplikasi sesui dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut:

a. System Operasi Windows

System operasi yang disarankan adalah Windows XP, Vista, Seven, Eight.

b. My SQL

My SQL digunakan karena software database ini digunakan untuk membuat system berbasis web dan client-server

4.2 Document Flow

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan system pengelolaan data yang diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada aplikasi pemantauan SOP yang akan dibuat.

Documentt flow menggambarkan proses yang sudah ada menurut hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada KPKNL Bandung.

35

4.2.1 Document Flow Penerimaan Surat Permohonan

Doc Flow Penerimaan Surat

Front Office

Satker Kepala Seksi Pelaksana

P

h

as

e

Surat Permohonan Surat Permohonan

Cek dan catat Data Surat Permohonan Mulai

Data Surat Permohonan

Cek Data Surat Permohonan Membuat Formulir Disposisi Folmulir Disposisi Menirima Formulir disposisi Menerima Surat Permohonan 1 Memeriksa Kelengkapan Surat Permohonan Surat Permohonan 1 Cek Kelengkapan Surat Permohonan Menerima laporan kekurangan kelengkapan surat permohonan Tidak Lengkap Surat permohonan Di

ACC lengkap Selesai Membuat Surat kekurangan kelengkapan Surat kekurangan kelengkapan Gambar 4.1 Document Flow Penerimaan surat permohonan

Gambar 4.1 meruakan proses penerimaan surat permohonan awalnya dilakukan oleh satker dengan memberikan surat permohonan kepada petugas front office (FO) kemudian petugas FO melakukan pencatatan data surat permohonan dan data surat permohonan tersebut diberikan kepada kepala seksie, selanjutnya kelapa seksie

melakukan disposisis surat kepada pegawai untuk melakukan pemeriksaan kelengkapan surat permohonan. Jika lengkap maka surat diterima dan jika tidak petugas FO akan menerima laporan kekurangan kelengkapan surat permohonan yang nantinya diberikan kepada satker.

4.3 System Flow

Desain system ini meliputi system flow, context diagram, diagram berjenjang, DFD, (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational Diagram), dan Desain Database.

4.3.1 System Flow Login

System Flow Login System

Pengguna System

P

h

a

se

Mulai

User dan password

Cek User dan password

Menu Utama/ Dashboard

Ya Tidak

Selesai T. User

Otentifikasi

Gambar 4.2 System Flow Login

Pada gambar 4.2 diatas merupakan proses login dilakukan pada saat pengguna/ user mengisi username dan password pada form login untuk dapat masuk pada aplikasi

37

pemantauan SOP jika gagal saat proses otentifikasi maka akan kembali pada halaman login.

4.3.2 System Flow Master Kota

System Flow Master Kota

Pengguna System

P

ha

se

Mulai Menu Utama/

dasboard

Menu From Kota

Proses Menyimpan Kota

T. Kota Pilih Menu Form

Kota

Input Kota

Tampil Kota Selesai

Gambar 4.3 System Flow Master Kota

Pada gambar 4.3 diatas merupakan proses pencatatan master kota dimulai dari pegawai memilih menu form kota kemudian mengisi data kota yaitu nama kota selanjutnya disimpan pada tabel kota.

4.3.3 System Flow Master Kementerian/Lembaga

System Flow Master Kementerian/Lembaga

Pengguna System

Ph

as

e

Mulai Menu Utama/_dasboard

Menu From Kementrerian/

Lembaga

Proses Menyimpan Data K/L

T. Kementerian/ Lembaga Pilih Menu Form

Kementrian/ Lembaga

Input Kode K/l dan Nama K/L

Tampil Kementerian/

Lembaga Selesai

Gambar 4.4 System Flow Master Kementerian/Lembaga

Pada gambar 4.4 diatas merupakan proses pencatatan master

Kementerian/Lembaga dimulai dari pegawai memilih menu form Kementerian/Lembaga kemudian mengisi data Kementerian/Lembaga yaitu ID K/L dan nama K/L selanjutnya disimpan pada tabel Kementerian/Lembaga.

39

4.3.4 System Flow Master Kelengkapan

System Flow Master Kelengkapan

Pengguna System

Ph

as

e

Mulai Menu Utama/

dasboard

Menu From Kelegkapan

Proses Menyimpan Kelengkapan

T. Kelengkapan Pilih Menu Form

Kelengkapan

Input Nama Kelengkapan

Tampil Kelengkapan selesai

Gambar 4.5 System Flow Master Kelengkapan

Pada gambar 4.5 diatas merupakan proses pencatatan master Kelengkapan dimulai dari pegawai memilih menu form Kelengkapan kemudian mengisi data Kelengkapan yaitu nama kelengkapan selanjutnya disimpan pada tabel Kelengkapan.

4.3.5 System Flow Master Satker

System Flow Master Satker

Pengguna System

P

h

a

se

Mulai Menu Utama/

dasboard

Menu From Satker

Proses Menyimpan Satker

T. Satker Pilih Menu Form

Satker

Input Kode Satker, K/L, kota, nama

Satker, alamat

Tampil Satker Selesai

T. Kementerian

T. Kota

Gambar 4.6 System Flow Master SATKER

Pada gambar 4.6 diatas merupakan proses pencatatan master Satker dimulai dari pegawai memilih menu form Satker kemudian mengisi data Satker yaitu kode satker, kementerian lembaga, nama satker dan alamat selanjutnya disimpan pada tabel Satker.

41

4.3.6 System Flow Master Permohonan

System Flow Master Surat Permohonan

Pengguna System

P

ha

se

Mulai Menu Utama/

dasboard

Menu From Permohonan

Proses Menyimpan permohonan

T. Surat Permohonan Pilih Menu Form

Permohonan

Input no surat, saker, jenis permohonan tanggal, nama,

lapiran

Selesai T. satker

T. Kota

Gambar 4.7 System Flow Master Surat Permohonan

Pada gambar 4.7 diatas merupakan proses pencatatan permohonan dimulai dari pegawai memilih menu form permohonan kemudian mengisi data Pemohonan yaitu no surat, satker, jenis permohonan, tanggal surat diterima, nama pemomohon dan lampiran selanjutnya disimpan pada tabel Satker.

4.3.7 System Flow Penindaklanjutan

System Flow Penindaklanjutan

Pengguna System

P

ha

se

Mulai Menu Utama/

dasboard

Daftar surat masuk Pilih Menu proses

pada for wait respo d

Pilih surat yang akan ditindaklanjuti pada from daftar surat

masuk

Tampil pada form penindaklanjuta

n

Men-Cheklist kengkapan

Memeriksa kelengkapan

Lengkap?

lengkap

Surat Di ACC

Tampil surat diacc

Surat ditolak Tidak

Tampil surat diacc

Selesai

43

Pada gambar 4.8 diatas merupakan proses penindaklanjutan permohonan dimulai dari pegawai memilih menu form waiting respond kemudian tampil daftar surat masuk dan memilih surat permohonan yang akan ditindaklanjuti pada form daftar surat masuk kemudian melakukan chek list kelengkapan selanjutnya dilakukan proses memeriksa kelengkapan oleh system jika lengkap maka suarat di acc dan sebaliknya jika kelengkapan kurang maka surat ditolak.

4.3.8 System Flow Cetak Surat Diterima

System Flow cetak laporan surat diterima

Pengguna System

Ph

as

e

Mulai Menu Utama/

dasboard

Menu From cetak laporan

diterima

Proses menapilkan laporan surat

diterima

T.surat permohonan Report Surat

diterima

Input tanggal

Tampil laporan sura t diterima Selesai

Cetak laporan dsurat diterima

La poran surat diterima

Pada gambar 4.9 diatas merupakan proses cetak laporan surat permohonan diterima dimulai dari pegawai memilih menu form cetak laporan surat diterima kemudian mengisi periode laporan selanjutnya system akan menampilkan laporan surat diterima berdasarkan inputan dari pegawai berupa file dalam bentuk Pdf.

4.3.9 System Flow Cetak Surat Ditolak

System Flow cetak laporan surat ditolak

Pengguna System

Ph

as

e

Mulai Menu Utama/

dasboard

Menu From cetak laporan

ditolak

Proses menapilkan laporan surat

ditolak

T.surat permohonan Report Surat ditolak

Input tanggal

Tampil laporan surat ditolak Selesai

Cetak laporan dsurat diterima

Laporan surat diterima

Gambar 4.10 System Flow Cetak Laporan Ditolak

Pada gambar 4.10 diatas merupakan proses cetak laporan surat permohonan ditolak dimulai dari pegawai memilih menu form cetak laporan surat ditolak kemudian

45

mengisi periode laporan selanjutnya system akan menampilkan laporan surat ditolak berdasarkan inputan dari pegawai berupa file dalam bentuk Pdf.

4.3.10 System Flow Melihat Lama Surat

System Flow melihat lama surat permohonan

Pengguna System

P

h

a

se

Mulai Menu Utama/

dasboard

Form lama surat

Melihat for wait respo d

Mulai

Gambar 4.11 System Flow Melihat Lama Surat

Pada gambar 4.11 diatas merupakan proses Melihat lama surat permohonan dimulai dari pegawai memilih menu utama/Dasboard kemudian melihat form wait respond selanjutnya system akan menampilkan form lama surat yang berisi daftar surat

permohonan yang belum ditindaklanjuti.

4.3.11 Context Diagram

Context Diagram pada gambar 4.12 adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram (DFD). Dalam context diagram ini terdapat 2 entitiy diantaranya adalah pegawai,

Pada gambar context diagram menjelaskan secara umum tentang input dan output proses pencatatan data master dan pemantauan SOP.

Gambar 4.12 Context Diagram

4.3.12 Diagram Jenjang

Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari system akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang disini terdiri pencatatan data

Data Kota

Data Kementerian Lembaga Data Satker

Data Kelengkapan

Data Penindaklanjutan

Laporan Surat Diterima

Laporan Suarat Diterima Data Lama Surat

Laporan Surat Ditolak

Data Penindak Lanjutan

Data Lama Surat

Laporan Surat Diterima Data Surat Permohonan

1

Aplikasi Pemantauan Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Barang Milik Negara

Berbasis Web Pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan

Lelang (KPKNL) Bandung. Pegawai

KEPALA SEKSI Satker

47

master, pencatatan surat permohonan, penindaklanjutan surat permohonan, melihat lama surat permohonan dan pencetakan laporan. Diagram berjenjang dapat dilihat pada gambar 4.13. 1 Login 2 Mengolah Data Master 4 Penindak lanjutan surat permohonan 5 Melihat lama surat permohonan Surat 5 Cetak Laporan Surat Permohonan 0 Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

3 Mengelola Data Surat Permohonan 5.1 Laporan Surat Diterima 5.2 Laporan Surat Di

Tolak 2.1 Mengolha Data Kota 2.2 Mengolah Data Satker 2.3 Mengolah Data K/L 2.4 Mengolah Data Kelengkapan

Gambar 4.13 Diagram Berjenjang

4.3.13 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan system yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada system secara jelas.

4.3.14 DFD Level 0

Gambar 4.14 merupakan diagram level 0 merupakan hasil decompose atau penjabaran dari Context Diagram. Pada DFD level 0 terdapat empat proses yang merepresentasikan diagram berjenjang diatas, yaitu mengolah data master, mengolah data surat permohonan, melihat lama surat permohonan dan mencetak laporan surat permohonan.

Gambar 4.14 DFD Level 0

4.3.15 DFD Level 1

Diagram Level 1 Mengolah Data Master

Pada gambar 4.15 merupakan data flow diagram hasil dari breakdown proses no 2 yaitu mengolah data master, yang didalamnya terdapat 4 sub proses yaitu mengolah data kota, mengolah data satker, mengolah data K/L dan mengolah data kelengkapan.

Data Surat Permohonan

Surat Permohonan Data Surat Permohonan

Data Kelengkapan

Data Kelengkapan

Data Surat Permohonan Data Kelengkapan

Data Surat Permohonan

Data Surat Permohonan Data Surat Permohonan

Data Surat Permohonan diTerima

Data Surat Permohonan di Tolak Data Surat Permohonan

Diterima

Data Surat Permohonan diTolak

Data Master _{Data Master}

Data Master Pegawai

KEPALA SEKSI 1.1

Mengola Data Surat Permohonan

1 T Surat Permohonan

1.2 Penindak lanjutan

2 T. Kelengkapan

1.3 Lama Surat 1.4

Cetak Laporan Surat Permohonan

1.5 Mengola Data Master

49

Gambar 4.15 DFD Level 1 Mengolah Data Master

Diagram Level 1 Cetak Laporan

Pada gambar 4.16 merupakan data flow diagram hasil dari breakdown proses no 6 yaitu cetak laporan laporan, yang didalamnya terdapat 2 sub proses yaitu cetak laporan surat permohonan diterima atau disetuji dan cetak laporan surat permohonan ditolak.

Data Kota Data Kota Data Satker

Data Satker

Data K/L

Data K/L Data Kelengkapan Data Kelengkapan

Pegawai

1.5.1 Mengola Data Kota 1.5.2

Mengolah Data Satker

1.5.3 Mengolah Data K/L 1.5.4

Mengolah data Kelengkapan

4 T Kota 5 T Satker

6 Data Store_6 7 T Kelengkapan

Gambar 4.16 DFD Level 1 Cetak Laporan

4.4 Entity Relational Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan

hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM), lebih jelasnya adalah sebagai berikut :

4.4.1 Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) pada gambar 4.16 adalah gambaran secara

keseluruhan struktur aplikasi. Dengan CDM kita bisa membangun desain awal system dan tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data Model (PDM).

Bentuk Conceptual Data Model dari aplikasi pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL Bandung adalah sebagai berikut :

Data Surat Permohonan

Data Surat Permohonan Laporan Surat

Diterima

Laporan Surat Ditolak

Laporan Surat Ditolak

KEPALA SEKSI Pegawai

1 T Surat Permohonan 1.4.1

Cetak Laporan Surat Ditolak

1.4.2 Cetak Laporan Surat

51

Gambar 4.17 Physical Data Model

4.4.2 Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) pada gambar 4.17 menggambarkan struktur data

sebagaimana akan di implemtasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, refrential integrity, view, physical

storage, trigger and stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal

itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.

Bentuk Physical data model dari generate conceptual data model untuk aplikasi pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL Bandung adalah sebagai berikut :

Relationship_1 Relationship_2 Relationship_3 Relationship_4 Relationship_5 Relationship_6 u_user # o user password

Variable characters (1024) <Undefined> t_satker # o o o id_satker kode_satker satker alamat Integer

Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (30)

t_kementerian lembaga # o o id_kl kode_kl kementerian_lembaga Integer

Variable characters (20) Variable characters (20)

t_kota # o id_kota kota Integer

Variable characters (1024) t_kelengkapan # o id_kelengkapan kelengkapan Integer

Variable characters (75)

t_status # o id_status status Integer

Variable characters (20) t_jenis_permohonan # o id_jns_permohonan jns_permohonan Integer

Variable characters (1024)

t_surat_permohonan # o o o o no_tiket no_surat tanggal_diterima nama_pejabat_pemohon lampiran Integer

Variable characters (20) Date

Variable characters (75) Variable characters (100)

Gambar 4.18 Physical Data Model

4.4.3 Struktur Basis data dan Tabel

Struktur tabel digunakan dalam pembuatan aplikasi pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL Bandung. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu secara detil dari struktur tabel system.

a. Nama Tabel : Kementerian Lembaga

Primary Key : id_kl

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data kementerian lembaga

Tabel 4.1 kementerian Lembaga

No. Name Type Size Keterangan

1. Id_kl int - Primary Key

2. Kode_kl Varchar 20 -

u_user user password varchar(1024) <Undefined> <pk> t_satker id_satker id_kota id_kl kode_satker satker alamat int int int varchar(20) varchar(20) varchar(30) <pk> <fk1> <fk2> t_kementerian lembaga id_kl kode_kl kementerian_lembaga int varchar(20) varchar(20) <pk> t_kota id_kota kota int varchar(1024) <pk> t_kelengkapan id_kelengkapan kelengkapan int varchar(75) <pk> t_status id_status status int varchar(20) <pk> t_jenis_permohonan id_jns_permohonan jns_permohonan int varchar(1024) <pk> t_surat_permohonan no_tiket id_kelengkapan id_status id_satker id_jns_permohonan no_surat tanggal_diterima nama_pejabat_pemohon lampiran int int int int int varchar(20) date varchar(75) varchar(100) <pk> <fk3> <fk2> <fk4> <fk1>

53

No. Name Type Size Keterangan

3. Kementerian

lembaga Varchar 20 -

b.Nama Tabel : Kota

Primary Key : id kota

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data kota

Tabel 4.2 Kota

No. Name Type Size Keterangan

1. id_kota Int Primary Key

2. kota Varchar 50 -

c. Nama Tabel : Satker (Satuan Kerja)

Primary Key : id Satker

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data Satker

Tabel 4.3 Satker

No. Name Type Size Keterangan

1. id_satker Int Primary Key

2. Kode_satker Varchar 20 -

3 satker varchar 20

4 alamat varchar 30

5 Id_kota int Foreign Key

6 Id_kl int Foreign Key

d.Nama Tabel : Status

Primary Key : id status

Foreign Key : -

Tabel 4.4 Status

No. Name Type Size Keterangan

1. id_status Int Primary Key

2. status Varchar 20 -

e. Nama Tabel : Kelengkapan

Primary Key : id kelengkapan

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data kelengkapan surat permohonan

Tabel 4.5 Kelengkapan

No. Name Type Size Keterangan

1. id_kelengkapan Int Primary Key

2. kelengkapan Varchar 75 -

f. Nama Tabel : Jenis Permohonan

Primary Key : id jns kelengkapan

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data jenis permohonan surat permohonan

Tabel 4.6 Jenis Permohonan

No. Name Type Size Keterangan

1. id_jns_permohonan Int Primary Key

2. Jns_permohonan Varchar 100 -

g. Nama Tabel : Surat Permohonan

Primary Key : no tiket

Foreign Key : -

55

Tabel 4.7 Surat Permohonan

No. Name Type Size Keterangan

1. No_tiket Int Primary Key

2. No_surat Varchar 20

3 Tanggal_diterima Date

4 Nama_pejabat_pemohon Varchar 75

5 Lampiran Varchar 100

6 Id_kelengkapn Int Foreign Key

7 Id_status Int Foreign Key

8 Id_satker Int Foreign Key

9 Id_jns_permohonan Int Foreign Key

h.Nama Tabel : User

Primary Key : User

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data user/pengguna

Tabel 4.8 User

No. Name Type Size Keterangan

1. user Varchar 100 Primary Key

2. Password Varchar 100 -

4.5 Desain Input Output

Desain Input Output ini dapat kita lakukan sebelum desain interface yang sesungguhnya kita buat dengan melalui program. Dengan desain ini, para user dapat membayangkan apakah sistem yang akan dibuat tersebut sesuai dengan kebutuhan yang ada di instansi tersebut. Jika ya, maka penulis dapat meneruskan dengan membuat program, jika tidak maka penulis harus membuat lagi desain yang baru sampai desain tersebut disetujui oleh pengguna. Dengan desain ini, diharapkan antara pengguna dan

penulis dapat bekerja sama sehingga aplikasi dapat dibuat. Dalam sistem ini ini terdapat beberapa desain input dan output, antara lain:

a. Desain Form Input Login

Form Login

Koko

XXXX User Name

Password

Login

Gambar 4.19 Desain Input Form Login

Form login yang ditunjukan gambar 4.19 digunakan untuk masuk kedalam

system dan menentukan hak akses user dalam sistem, antara lain sebagai pegawai, Kepala Seksie. Form ini terdapat satu button dan dua textbox untuk mengolah semua proses login.

b. Desain Form Input Halaman Utama/Dashboard

Halaman Utama/Dashboard

Dashboard

Form Kota Form K/L Form Kelengkapan Form Satker Form Permohonan

Report S.Diterima Report S.Ditolak

User

Logout Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

57

Form utama utama yang ditunjukan gambar 4.20 di atas memiliki beberapa

menu, diantaranya ada menu master kota, master Kementerian Lembaga, master kelengkapan, master satker, permohonan, cetak laporan surat diterima dan laporan surat ditolak. Fungsi dari tiap menu tersebut akan dijelaskan pada bagian dibawah ini.

c. Desai Form Input Kota

Form Kota

Form Kota

Daftar Kota

Dashboard

Form Kota Form K/L Form Kelengkapan Form Satker Form Permohonan

Report S.Diterima Report S.Ditolak

User

Logout

1 Bandung Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

ID KOTA Kota

Save Cancel

Data Kota

Gambar 4.21 Desain Input Form Kota

Form Kota yang ditunjukan gambar 4.21 digunakan untuk melakukan input

kota. Form ini terdapat dua button, dua textbox untuk mengolah semua proses pencatatan data kota.

d. Desain Form Input Kementerian lembaga

Form Kementerian Lembaga

Form Lembaga

Daftar Kementerian Lembaga

Dashboard

Form Kota Form K/L Form Kelengkapan Form Satker Form Permohonan

Report S.Diterima Report S.Ditolak

User

Logout

1

Departemen Agama Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

ID K/L K/L

Save Cancel

Data Kementerian Lemabaga

Gambar 4.22 Desain Input Form Kementerian Lembaga

Form kementerian lembaga seperti yang ditunjukan gambar 4.22 digunakan

untuk melakukan input kementerian lembaga. Form ini terdapat dua button, dua textbox untuk mengolah semua proses pencatatan data kementerian lembaga.

59

e. Desain Form Input Kelenkapan

Form Kelengkapan

Form Kelengkapan

Daftar Kementerian Lembaga

Dashboard

Form Kota Form K/L Form Kelengkapan Form Satker Form Permohonan

Report S.Diterima Report S.Ditolak

User

Logout

1

Suarat Permohonan Penghapusan Suarat Permohonan Penghapusan Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

ID kelengkapan Kelengkapan

Save Cancel

Data Kelengkapan Jenis Permohonan

Gambar 4.23 Desain Input Form kelengkapan

Form kelengkapan pada gambar 4.23 digunakan untuk melakukan input

kelengkapan surat permohonan. Form ini terdapat dua button, dua textbox dan satu combo box untuk mengolah semua proses pencatatan data kelengkapan surat permohonan.

f. Desain Form Input Satker

Form Satker

Form Satker

Daftar Satker Dashboard

Form Kota

Form K/L Form Kelengkapan Form Satker

Form Permohonan

Report S.Diterima

Report S.Ditolak

User

Logout

1

Departemen Agama

Bandung

Jalan buah Batu Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

Kode Satker

K/L

Save Cancel

Data Satker Kota

Alamat

Gambar 4.24 Desain Input Form Satker

Form satker pada gambar 4.24 digunakan untuk melakukan input satker. Form

ini terdapat dua button, dua textbox dan dua combo box untuk mengolah semua proses pencatatan data satker.

61

g. Desain Form Input Permohonan

Form Permohonan Form Permohonan Dashboard Form Kota Form K/L Form Kelengkapan Form Satker Form Permohonan Report S.Diterima Report S.Ditolak User Logout 1 123 Man Cimahi

Surat Permohonan Penjualan

DD-MM-YYYY

Dedy Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

No Tiket No Surat Choose File Cancel Satker Jenis Permohonan Taanggal Pemohon Lampiran Xxx.png Save

Gambar 4.25 Desain Input Form Permohonan

Form permohonan pada gambar 4.25 digunakan untuk melakukan input surat

permohonan. Form ini terdapat tiga button, satu tanggal, tiga textbox dan tiga combo box untuk mengolah semua proses pencatatan data surat permohonan.

h. Desain Form Cetak Laporan Diterima

Form Cetak Laporan Surat Diterima

Form Cetak Laporan

Dashboard

Form Kota Form K/L Form Kelengkapan Form Satker Form Permohonan

Report S.Diterima Report S.Ditolak

User

Logout

DD-MM-YYYY DD-MM-YYYY Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

Tanggal Start Tanggal End

Proses

Gambar 4.26 Desain Form Cetak Surat Diterima

Form cetak surat diterima pada gambar 4.26 digunakan untuk melakukan

mencetak surat permohonan yang telah diterima atau disetujui. Form ini terdapat satu button dan dua tanggal untuk mengolah semua proses cetak laporan surat yang telah

63

i. Desain Form Cetak Laporan Ditolak

Form Cetak Laporan Surat Ditolak

Form Cetak Laporan Dashboard

Form Kota Form K/L Form Kelengkapan Form Satker Form Permohonan

Report S.Diterima Report S.Ditolak

User

Logout

DD-MM-YYYY DD-MM-YYYY Main

Form Master

Laporan

Aplikasi Pemantauan SOP KPKNL Bandung

Tanggal Start Tanggal End

Proses

Gambar 4.27 Desain Form Cetak Surat Ditolak

Form cetak surat ditolak pada gambar 4.27 ini digunakan untuk melakukan

mencetak surat permohonan yang tidak disetujui atau kurang kelengkapannya. Form ini terdapat satu button dan dua tanggal untuk mengolah semua proses cetak laporan surat permohonan yang tidak disetujui atau kurang kelengkapannya.

j. Desain Form Output Laporan Surat Diterima

Gambar 4.28 Desain Output Laporan Surat Permohonan Diterima Laporan surat permohonan diterima pada gambar 2.28 ini merupakan output dari report diterima yang tujuannya adalah bukti surat permohonan telah diterima atau disetujui.

65

k. Desain Form Output Laporan Surat Ditolak

Gambar 4.29 Desain Output Laporan Surat Permohonan Ditolak Laporan surat permohonan ditolak pada gambar 2.29 merupakan output dari report ditolak yang tujuannya adalah bukti surat permohonan tidak lengkap.

4.5.1 Implementasi dan Evaluasi

Implementasi system ini akan menjelaskan detail aplikasi pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL Bandung, serta menjelaskan form-form yang ada.

Menginplementasikan system merupakan tahap penggujian dimana desain system dapat berjalan dengan baik. Implementasi harus sesuai dengan hasil analisis system.

4.5.2 Kebutuhan System

Hardware dan software yang dibutuhkan untuk mengunakan program aplikasi pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL Bandung, yaitu:

a. Hardware

1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi.

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung Microsoft

Widows.

3. RAM 512 atau yang lebih tinggi

b. Software

1. System Oprasi Micrososft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home/7/8

2. Xampp 1.7

3. .NET Framework 2.0

4. Crystal Report Engine

4.5.3 Penjelasan Program

Dibawah ini merupakan penjelasan mengenai penggunaan masing-masing form yang ada pada sistem aplikasi pemantauan SOP surat permohonan pada KPKNL

67

a. Form Login

Gambar 4.30 Form Login

Form Login pada gambar 4.30 berfungsi sebagai alat keamanan system,

sehingga siapapun tidak bisa masuk kedalam sistem sebelum mempunyai user name dan hak aksesnya pun akan dibatasi agar pengguna sistem mempunyai bagian aksesnya masing-masing. Hal ini dilakukan supaya system bisa digunakan dengan baik dari segi keamanan dan level usernya.

b. Form Menu Utama Pegawai

Seperti yang dijelaskan pada gambar 4.30 form login diatas bahwa setiap pengguna mempunyai hak aksesnya masing-masing, maka form menu pegawai pada gambar 4.31 pegawai biasa memiliki hak akses dengan 2 menu yaitu pertama : form master, berisi input data master kota , kementerian lembaga, kelengkapan, satker dan permohonan , kedua cetak laporan surat diterima dan ditolak.

c. Form Penindaklanjutan Pegawai

Gambar 4.32 Form Menu Penindaklanjutan Pegawai

Seperti yang dijelaskan pada form penindaklanjutan seperti gambar 2.32 diatas bahwa pegawai dapat melalukan penindaklanjutan terhadap surat permohonan untuk menentukan apakah surat permohonan tersebut disetuji atau ditolak.

69

d. Form Menu Utama Kepala Seksie

Gambar 4.33 Form Menu Utama Kepala Seksie

Seperti dijelaskan pada form login pada gambar 4.30 diatas bahwa setiap pengguna mempunyai hak aksesnya masing-masing, maka dalam form utama kepala seksie yang dijelaskan pada gambar 4.33 ini kepala seksie bisa memiliki hak akses dengan 2 menu yaitu pertama : penindaklanjutan surat permohonan, kedua cetak laporan surat diterima dan ditolak.

e. Form Penindaklanjutan Kepala Seksie

Seperti yang dijelaskan pada form penindaklanjutan seperti gambar 4.34 bahwa pegawawai dapat melalukan penindaklanjutan terhadap surat permohonan untuk menentukan apakah surat permohonan tersebut disetuji atau ditolak.

f. Form Master Kota

Gambar 4.35 Form Master Kota

Form master kota digunakan untuk mencatat kota baru seperti pada gambar 4.34.

Ada dua field yang harus diisi yaitu kode kota diisi secara otomatis oleh sitem dan nama kota. Apabila dari field tersebut ada yang tidak diisi maka sistem tidak bisa menyimpannya dan mengajurkan untuk mengisi dengan lengkap.

71

g. Form Master Kementerian Lembaga

Gambar 4.36 Form Master Kementerian Lembaga

Form master kementerian lembaga pada gambar 4.36 digunakan untuk mencatat

kementerian lembaga baru,. Ada dua field yang harus diisi yaitu kode kementerian lembaga dan nama kementerian lembaga. Apabila dari field tersebut ada yang tidak diisi maka system tidak bisa menyimpannya dan mengajurkan untuk mengisi dengan lengkap.

h. Form Master Kelengkapan

Form master kelengkapan pada gambar 4.37 digunakan untuk mencatat

kelengkapan surat permohonan baru,. Ada dua field yang harus diisi yaitu id kelengkapan diisi secara otomatis oleh sitem dan nama kelengkapan dan satu drop down untuk memilih jenis kelengkapan yang datanya diambil dari tabel jenis kelengkapan. Apabila dari field tersebut ada yang tidak diisi maka system tidak bisa menyimpannya dan mengajurkan untuk mengisi dengan lengkap.

i. Form Master Satker

Gambar 4.38 Form Master Satker

Form master satker pada gambar 4.38 digunakan untuk mencatat satker baru,.

Ada dua field yang harus diisi yaitu kode satker, nama satker dan alamat dan dua drop down untuk memilih jenis kementerian lembaga yang datanya diambil dari tabel

kementerian lembga dan memlih kota yang datanya diambil dari tabel kota. Apabila dari field tersebut ada yang tidak diisi maka system tidak bisa menyimpannya dan

73

j. Form Permohonan

Gambar 4.39 Form Permohonan

Form permohonan pada gambar 4.39 digunakan untuk mencatat surat

permohonan yang baru masuk,. Ada empat field yang harus diisi yaitu nomer tiket yang diisi secara otomatis oleh system , nomer surat, tanggal dan pemohon dan dua drop down untuk memilih satker yang datanya diambil dari tabel satker dan memlih jenis permohonan yang datanya diambil dari tabel jenis permohonan. Apabila dari field tersebut ada yang tidak diisi maka system tidak bisa menyimpannya dan mengajurkan untuk mengisi dengan lengkap.

73

j. Form Permohonan

Gambar 4.39 Form Permohonan

Form permohonan pada gambar 4.39 digunakan untuk mencatat surat

permohonan yang baru masuk,. Ada empat field yang harus diisi yaitu nomer tiket yang diisi secara otomatis oleh system , nomer surat, tanggal dan pemohon dan dua drop down untuk memilih satker yang datanya diambil dari tabel satker dan memlih jenis permohonan yang datanya diambil dari tabel jenis permohonan. Apabila dari field tersebut ada yang tidak diisi maka system tidak bisa menyimpannya dan mengajurkan untuk mengisi dengan lengkap.

Gambar 4.40 laporan Surat Diterima

Gambar 4.40 diatas merupakan laporan surat yang diterima atau disetujui sesuai periode waktu yang diinginkan. Semua surat yang disetujui mulai dari nomer surat, pemohon, satker dan tanggal masuk surat akan tercetak pada laporan ini.

l. Laporan Surat Ditolak

Gambar 4.41 laporan Surat Ditolak

Gambar 4.41 diatas merupakan laporan surat yang ditolak atau kurang lengkap sesuai periode waktu yang diinginkan. Semua surat yang kurang lengkap kelengkapannya mulai dari nomer surat, pemohon, satker tanggal masuk surat dan kekuranggan akan tercetak pada laporan ini.

75 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Pada proses pembuatan Rancang Bangun Sistem Informasi Pemantauan Standart Operating Procedure (SOP) berbasis Web pada KPKNL Bandung dapat

diambil beberapa kesimpulan :

a. Implementasi dari sistem ini menghasilkan output berupa laporan surat permohonan diterima dan laporan surat ditolak. laporan yang dihasilkan dapat digunakan untuk mendukung dan mengevaluasi surat permohonan.

b. Sistem yang telah dihasilkan dapat memberi informasi yang dibutuhkan oleh KPKNL Bandung salah satunya untuk memantau SOP surat permohanan. Salah satu informasi yang didapat dari pemantauan SOP surat permohonan dapat membantu KPKNL bandung untuk melihat surat masuk yang sudah masuk untuk melakukan sebuah tindakan.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut :

a. Sistem ini dapat lebih dikembangkan lagi dan dilengkapi dengan proses bisnis yang ada pada KPKNL Bandung secara mendetail sehingga dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat.

b. Dalam pengembangan sistem dapat menambahkan fungsi aplikasi dimana dapat menyimpan surat secara digital.

76

Anhar. 2010. Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Ortodidak . Jakarta : Media Kita.

Azhar, Sutanto. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta : T. Lingga Jaya.

Casely, D dan Kumar, K. 1987. Project Monitoring and Evaluation in Agriculture. Baltimore : Jhon Hopkins

Clayton, Eric dan Petry, Francoise. 1983. Monitoring System for Agricultural and Rulal Development Projects. Volume 2 : Food & Agriculture Org.

Jogiyanto. 2006. Analisis dan Desain Sistem Informasi Edisi III . Yogyakarta : Andi Ofset.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta : Prenhallindo.

Lee, Monle dan Jonshon, Carla. 2004. Prinsip-Prinsip Pokok Periklanan dalam Perspektif Global . Jakarta : Prenada Media.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data, Yogjakarta : Andi Ofset. Mulyadi. 2006. Sistem Akuntansi, Yogjakarta : STIE YKPN.

Republik Indonesia. 2014. Peraturan Pemerintah No. 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. Lembaran Negara RI Tahun 2014, No.78. Seketariat Negara. Jakarta.

Peter. 1976. The Entity-Relationship Model. Wokingham, England: Addison-Wesley. Prasetio, Adhi. 2005. Cara Mudah Membuat Desain Web untuk Pemula. Jakarta :

Media Kita

Sudarmo. 2008. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Ofset

Tahgati, Arini. 2013. Step by Step Membuat SOP, Jakarta : PT Alex Media Komputindo.

Wahyono, Teguh. 2005. Sistem Informasi: Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Jakarta : Graha Ilmu.

Yuhefezar, dkk. 2009. Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content Management System Joomla (CMS) Edisi Revisi, Jakarta : PT Alex Media Komputindo.