TA : Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung.

Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Pengelolaan

Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Pelayanan

Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

Septian Dwi Kusuma Putra 11410100145

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

iv

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 5

1.5 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Pengertian Administrasi ... 8

2.2 Pengertian Surat ... 9

2.2.1 Penggolongan Surat...9

2.2.2 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ...12

2.3 Pengertian Arsip ... 21

2.3.1 Jadwal Retensi Arsip... 21

2.3.2 Manajemen Arsip Elektronis... ...22

2.4 Pengertian Disposisi ...23

v

2.6 Pembanding pada Penelitian Sebelumnnya ...30

2.7 Sistem ...31

2.8 Aplikasi ...32

2.9 Website ...32

2.10 Hypertext Prepceprocessor (PHP) ...33

2.11 My Structure Query Language (MySQL) ...33

2.12 Konsep Basis Data ...33

2.12.1 Sistem Basis Data... ...33

2.12.2 Database... ...35

2.12.3 Database Management System (DBMS)... ...35

2.13 Desain Sistem ...36

2.14 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) ...36

2.14.1 Kebutuhan Perangkat Lunak... ...36

2.14.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak... ...37

2.15 Teknik Wawancara ...38

2.16 Teknik Observasi ...39

2.17 Pengertian Black Box Testing ...39

vi

Halaman

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan ... 41

3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk... 42

3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar... 44

3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat... ...46

3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif... ...47

3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip... ...49

3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Perjalanan Dinas... 51

3.2 Analisis Kebutuhan ... 51

3.3 Perancangan Sistem ... 54

3.3.1 Alur Sistem... ...55

3.3.2 Data Flow Diagram... ...78

3.3.3 Entity Relationship Diagram... ...87

3.3.4 Struktur Database... ...91

3.3.5 Desain Interface... ...98

3.3.5 Desain Uji Coba...140

3.3.7 Desain Kuesioner...148

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...149

4.1 Kebutuhan Sistem ...149

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ...149

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ...150

4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem ...151

4.2 Uji Coba ...151

vii

4.2.3 Uji Coba Kesesuaian SOP ...212

4.3 Evaluasi ...215

BAB V Penutup ...216

5.1 Kesimpulan ... 216

5.2 Saran ... 217

DAFTAR PUSTAKA ... 218

Biodata Penulis…... 221

1

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung adalah unit Eselon III di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Kementerian Keuangan Republik Indonesia yang terbentuk berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 170/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Disebutkan bahwa Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) merupakan unit instansi vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Sebagai unit instansi vertikal, KPKNL melaksanakan tugas pelayanan di bidang pengelolaan kekayaan negara, penilaian, pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang.

Untuk menunjang kegiatan pengelolaan persuratan yang telah telah diatur secara tegas dan terstandar melalui Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013 tentang Standard Operating Procedures (SOP) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang. Didalam keputusan tersebut, secara spesifik diatur SOP mengenai penyelenggaraan administrasi surat masuk dan surat keluar yang masing-masingnya ditetapkan dalam waktu satu hari sejak tiap-tiap jenis surat tersebut diterima untuk dikelola oleh Sub Bagian Umum.

Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan, masalah yang ditemui saat ini adalah pengelolaan surat yang masih dilakukan dengan cara

melakukan pencatatan pada buku register surat masuk dan buku register surat keluar. Dengan cara pembukuan tersebut seringkali arsip surat sulit ditemukan karena sangat tergantung pada penomoran pada buku-buku register tersebut. Apalagi dengan volume surat yang berkisar rata-rata lima puluh surat masuk dan lima puluh surat keluar perharinya tentunya cukup riskan apabila hanya dikerjakan secara tanpa proses komputerisasi dan menjadi beban kerja sub bagian umum. Pendistribusian surat masuk setelah memperoleh disposisi hanya dipantau secara manual melalui buku ekspedisi surat, sehingga kemungkinan surat tidak tercatat dan tidak terdistribusi dengan benar. Dalam rangka penyelenggaraan surat keluar juga masih dikelola tanpa proses komputerisasi, sehingga kemungkinan surat keluar tersebut belum atau bahkan tidak terkirim juga besar mengingat tidak ada sistem kendali yang dapat memantau keadaan tersebut.

KPKNL Bandung membutuhkan aplikasi untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada stakehorder-nya, meningkatkan transparasi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep good governance dan clean governance serta memenuhi Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013 tentang Standard Operating Procedures (SOP) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang.

Dari penjelasan di atas bahwa permasalahan yang dihadapi oleh KPKNL Bandung membutuhkan aplikasi kendali administrasi yang terkomputerisasi, sehingga dapat membantu pemenuhan pelaporan terkait penerimaan surat masuk dan penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Pelaporan

tersebut merupakan kewajiban bagi KPKNL Bandung yang telah diatur format dan standarnya serta tenggang waktu penyampaiannya. Dengan adanya aplikasi tersebut dapat KPKNL Bandung dapat memenuhi Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013 tentang Standard Operating Procedures (SOP) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang. sesuai dengan peraturan pemerintah untuk menuju konsep good govermance. Selain itu pelaporan tersebut juga sebagai alat bukti untuk proses audit yang dilakukan oleh pihak Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK).

Saat ini KPKNL Bandung sudah memiliki infrastruktur dan fasilitas teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasionalnya, akan tetapi perangkat keras yang ada spesifikasinya tidak sesuai dengan perangkat lunak generasi 4GL, misalnya Visual Basic yang merupakan pemrograman visual yang berbasis desktop. Bahasa pemrograman berbasis desktop masih menggunakan arsitektur stand-alone, sehingga semua kegiatan pemrosesan informasi berlangsung pada komputer itu sendiri. Dengan demikian aplikasi yang akan dibuat harus memperhatikan keterbatasan tersebut dan KPKNL Bandung membutuhkan aplikasi yang dapat menghubungkan banyak orang/pegawai tanpa perlu installer/unistaller, proses update dan proses penanggan bug/error sangat mudah, dan kemudahan untuk proses notifikasi, sehingga pada penelitian ini akan dibuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis web.

Dari permasalahan di atas perlu dibuat aplikasi administrasi berbasis web yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar yang sesuai dengan SOP Penyelenggaraan Surat yang diasumsikan dapat membantu pihak KPKNL

Bandung dalam melakukan pencarian/tracking arsip melalui penomoran arsip dan pengkodean surat sesuai ketentuan unit Eselon IV. Pembuatan aplikasi ini dapat membantu pemantauan disposisi dan distribusi surat, membantu tata letak pengarsipan, membantu pemilahan jenis surat, dan membantu proses pembuatan laporan bulanan/triwulanan/tahunan yang terkait dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar melalui cetakan due date arsip tersebut.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah maka dapat dirumuskan

permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung saat ini, yaitu : Bagaimana merancang dan membangun aplikasi administrasi untuk mendukung pengelolaan surat masuk dan surat keluar di KPKNL Bandung.

1.3Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas, adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Adapun data sampel surat masuk dan surat keluar adalah data surat yang

terhimpun dalam buku surat masuk dan buku surat keluar mulai bulan Januari 2014.

2. Pengadministrasian hanya dilakukan terhadap surat masuk yang telah

diterima secara resmi dan diberi nomor surat masuk sedangkan pengadministrasian surat keluar juga hanya dilakukan terhadap surat yang diotorisasi lengkap, yaitu telah ditandatangani Kepala Kantor, distempel, dan diberi nomor surat keluar.

3. Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ini meliputi

Milik Negara (BMN), surat permohonan Rekon, surat keseketariatan, surat kepegawaian, surat perlengkapan, dan tidak termasuk pada pengelolaan surat berkualifikasi khusus atau produk hukum seperti Surat Rahasia, Security Paper, Surat Perintah, Surat Keputusan, Memo, Kawat, serta Telegram pada KPKNL Bandung sesuai SOP Penyelenggaraan Surat.

4. Proses pencarian/tracing arsip surat dilakukan berdasarkan nomor, kode, dan

tahun surat.

5. Proses penyelenggaraan administrasi persuratan dilaksanakan berdasarkan

Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013 tentang Standar Prosedur Operasi (Standard Operating Procedures) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang.

6. Untuk penerbitan Surat Tugas (ST) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) hanya

sebatas pencatatan, tidak membahas soal anggaran tugas dan perjalanan dinas.

7. Proses pemindahan dokumen surat dengan cara petugas men-scan surat

masuk dan surat keluar, kemudian hasil dari scan diunggah ke dalam database.

8. Pengamanan jaringan hanya sebatas pengamanan website yang meliputi

pemberian hak akses dan security login.

1.4Tujuan

Dengan melihat perumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah menghasilkan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar di KPKNL Bandung yang dapat membantu pencatatan dan pengarsipan surat dan membantu memenuhi Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013 tentang Standar Prosedur Operasi

(Standard Operating Procedures) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang, sehingga dapat memudahkan akses terhadap arsip surat yang telah masuk dan keluar dan dapat mengoptimalisasi proses disposisi dan distribsusi surat. Selain itu KPKNL Bandung mampu meminimalisir kesalahan dalam pencatatan surat, sehingga aman saat ada proses audit yang dilakukan oleh BPK dan KPK.

1.5Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar segala aktivitas yang dilakukan dalam tugas akhir ini dapat terekam dalam bentuk laporan secara jelas dan sistematis. Penyajiannya dibagi beberapa bab.

Bab pertama menguraikan pendahuluan secara garis besar. Isi pendahuluan meliputi tentang latar belakang dari kasus yang diangkat menjadi topik dalam tugas akhir ini, serta perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan yang mendiskripsikan semuanya sebagai pengantar.

Bab kedua menjelaskan tentang landasan teori-teori penunjang. Landasan teori yang dibahas berupa landasan dari teori yang terkait dengan masalah maupun, landasan teori yang yang digunakan untuk memecahkan suatu permasalahan yang ada.

Bab ketiga menjelaskan proses bisnis masalah, perancangan sistem, sistem yang ada dan sitem yang akan dirancang meliputi Diagram Alir Sistem (System Flow Diagram), Diagram Konteks, Diagram Alur Data (Data Flow Diagram), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur dari tabel-tabel database, desain I/O, dan analisis kebutuhan sistem.

Bab keempat menjelaskan tentang pembuatan aplikasi, mulai dari tampilan utama hingga output yang hasil oleh aplikasi.

Bab kelima berisi kesimpulan dari aplikasi yang dibuat apakah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai serta berisikan saran-saran untuk proses pengembangan aplikasi kedepannya.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Administrasi

Menurut Hidayat (2007) Administrasi adalah perbaikan atau perubahan atas organisasi dan manajemen pemerintahan negara dari bentuk yang berlaku sebelumnya.

Administrasi merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta

memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam

hubungannya satu sama lain (Silalahi, 2008). Kegiatan administrasi dapat dibagi menjadi dua yaitu :

1. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim

atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

2. Pengarsipan (filing), yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan

informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

Dengan demikian dapat disimpulkan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.2 Pengertian Surat

Surat dapat didefinisikan dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. (Purwanto, 2008) .

Persayaratan tertentu sekaligus menjadi ciri pembeda antara surat dan karangan tertulis lainya dalam hal :

1. Penggunaan kertas

2. Penggunaan model dan bentuk

3. Penggunaan kode dan notasi

4. Pemakaian bahasa yang khas

5. Pencantuman tanda tangan

Walaupun surat memerlukan proses yang agak lambat, surat masih tetap dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih dewasa ini. Surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi modern yang cepat. Surat memiliki bukti otentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki alat komunikasi lisan. Selain itu surat juga berfungsi sebagai wakil sebuah organisasi. Dengan jasa surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisasi yang sangat jauh tempatnya tanpa harus menghadirkan pejabatnya. Dengan surat wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab dalam surat dapat dituliskan secara jelas tentang tugas, hak dan kewajiban seseorang.

2.2.1 Penggolongan Surat

1. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang terdiri dari kertas beserta amplopnya. Isi surat bersampul boleh beberapa lembar kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan PT. Pos Indonesia bila berat sudah melebihi batas yang ditetapkan, perangkonya harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang ditentukan.

2. Kartu Pos

Kartu pos adalah surat yang berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm X 15 cm yang dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia. Ada juga yang berukuran lebih besar, antara 15 cm X 20 cm yang dikeluarkan oleh perusahaan swasta. Karena ukurannya yang demikan terbatas itu, kartu pos hanya berisi berita singkat. Kartu pos lazim dikirim tanpa amplop karena isinya tidak bersifat rahasia.

3. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat membentuk amplop. Ke dalam amplop warkat pos tidak boleh diisi benda apa pun.

4. Telegram dan Teleks

Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram (graf) yang berarti tanda yang dicetak. Jadi, makna kata telegram selengkapnya adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh.

5. Memo dan Nota

Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberikan

informasi serta petunjuk antar pejabat kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengah folio atau setengah quarto.

6. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk folmulir yang dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara kedua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan suatu hal. Wujud surat tanda bukti sangat beraneka ragam. Ada yang kecil berupa potongan kertas saja dan ada pula yang besar. Contoh surat tanda bukti adalah faktur, kuitansi, tanda terima, dan kartu-kartu identitas.

Sedengkan penggolongan surat menurut pemakaiannya yaitu :

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama. Jika dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam

a. Surat pribadi yang isinya yang bersifat prive, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat/keluarga. Surat ini memiliki kebebasan dalam pemakian bentuk dan bahasa. Bentuk surat pribadi boleh menyimpang dari aturan surat resmi dan bahasanya pun tidak baku. b. Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat pribadi yang dikirim

kepada pejabat instansi atau organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan. Surat pribadi yang resmi harus menggunakan bentuk dan bahasa yang baku.

2. Surat Pemerintah

Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintahan untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Mengingat surat pemerintah adalah surat resmi, bahasanya pun harus resmi. Surat pemerintah dipakai oleh instansi pemerintah mulai dari tingkat yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi.

3. Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perussahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli. Surat-surat bisnis memakai bentuk bervariasi, namun mengikuti ketentuan surat resmi. Pemakaian bahasa dalam surat bisnis lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah.

4. Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya yayasan, perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi lainnya yang bersifat nonprovit.

2.2.2 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar A. Pengertian Prosedur

Prosedur menurut Moekijat (2001) adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupakan bagian penting dalam tiap perusahaan.

Menurut Amsyah (2005) prosedur adalah langkah-langkah atau kegiatan yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan. Dari pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah

suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.

B. Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

(Poerwadarminta, 2006)

Pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau yang memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga orang lain. (Syamsi, 2008)

Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah suatu proses dalam menjalankan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu.

C. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku

pengiriman. Menurut Hidajat dalam bukunya “Pembimbing Administrasi dan

Surat-menyurat” surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain. Sedangkan surat keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. (Wursanto, 2003).

C.1 Pengelolaan Surat Masuk

Dalam pengelolaan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik dan sistematis. Adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan

Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang mengantar surat tersebut. Tugas penerima adalah:

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk;

b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat;

c. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian;

d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah

diterima.

2. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

3. Pencatatan

Setelah surat dicatat, distempel serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima, maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

4. Mengagendakan Surat Masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Setiap surat yang masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

5. Pengarahan dan Penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

6. Penyampaian Surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda

b. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang

bersangkutan.

c. Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat dalam

buku pengarahan.

7. Penggandaan

Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotokopi.

8. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada sinstansi tersebut.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan surat masuk :

Aliran Pengelolaan Surat Masuk

P

h

as

e

Pencatatan dan Penyortiran

Surat Dinas

Penggandaan

Surat Dinas Rahasia Langsung disampaikan

Kepada Pimpinan

Surat Pribadi disampaikan kepada yang Bersangkutan

Surat Dinas bukan Rahasia

Pendistribusian Surat

Pendisposisian Surat

Penyampaian Surat

Gambar 2.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk

Sumber : Modul Melakukan Prosedur Administrasi (Wursanto, 2003). Pada gambar 2.1 menjelaskan tentang tata aliran pengelolaan surat masuk:

1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah

menjadi 2 macam, yaitu:

a. Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.

b. Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan bukan

2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya terus dicatat pada buku agenda.

3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didiposisi. Biasanya

disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau bagian kiri atas sebelum salam pembuka. Disposisi berupa : alamat disposisi, isi disposisi, paraf dan tanggal disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan disalurkan ke alamat disposisi (biasanya Kepala Bagian).

4. Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca isi surat akan memproses

surat tersebut sesuai dengan disposisi yang dibubuhkan pimpinan. Apabila surat telah selesai diolah, Kepala Bagian akan membubuhkan disposisi di bawah disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat diserahkan kepada Arsiparis.

5. Selanjutnya Arsiparis akan mencatat surat pada buku arsip sesuai dengan

pokok soal.

C.2 Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pembuatan konsep surat

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

2. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti dalam memeriksa hasil pengetikan konsep surat tersebut hingga konsep surat tersebut menjadi bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada, setelah melalui koreksi kesalahan.

3. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

4. Penandatangganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berewenang untuk menandatangani.

5. Pencatatan

Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:

a. Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti lampiran dan amplop.

b. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas yang

disebut agendaris.

c. Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat

tersebut siap untuk dikirim.

6. Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim secara langsung atau melalui pos.

Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.

Berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar : Aliran Pengelolaan Surat Keluar

P

h

as

e

Perintah/intruksi pembuatan

surat Pembuatan konsep surat Persetujuan Konsep Surat

Penomoran surat

Pengetikan dan penelitian surat

Penandatanggan surat Pencatatan

Tembusan Arsiparis

Diarsipan

Ekspeditor Asli

Dikirim

Gambar 2.2 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Keluar

Sumber : Modul Melakukan Prosedur Administrasi (Wursanto, 2003) Pada gambar 2.2 menjelaskan tentang tata aliran pengelolaan surat masuk:

1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan

kepada Unit Pengolah.

2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.

3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan

4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke bagian verbalis untuk mendapatkan nomor surat.

5. Konsep surat diserahkan kepada juru tik dan siap untuk diketik.

6. Tugas juru ketik adalah :

a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk

diarsipkan)

b. Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf pada lembar

konsep, dan

c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha

untuk dicocokkan dengan konsep surat apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.

7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan

instruksi untuk ditandatangani.

8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis

untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli diserahkan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian arsip.

9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan

10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.

2.3 Pengertian Arsip

Menurut (Amsyah, 2005) menyatakan “Arsip adalah setiap

catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah naskah-naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali.

2.3.1 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing. (Keputusan Menteri Keuanggan Nomor 769/KM.1/2010 Tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kementerian Keuangan).

2.3.2 Manajemen Arsip Elektronis

Komputerisasi dokumen dibangun berpacu pada suatu kertas yaitu data di-scan/ di-copy disimpan dalam harddrive, indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor, dan tanggal pembuatan. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara terkomputerisasi. Terdapat empat komponen dasar dalam pemilihan sistem. (Munir, 2007).

1. Memindahkan dokumen

a. scanning, memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data

gambar yang dapat disimpan di komputer.

b. Conversion, merupkan proses mengubah dokumen word processing atau

spreadsheet menjadi gambar permanen untuk disimpan kedalam komputer. Tampilan ini disimpan sebagai kualitas arsip .tiff (Tagged Image File Format) atau .pdf (Portable Document Format).

c. Importing, metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti

dokumen, grafik, audio atau video kedalam komputer.

2. Menyiapkan dokumen

Data yang telah dipindahkan kedalam sistem, sistem penyimpanan ini harus mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu yang lama.

3. Mengindeks dokumen

Dokumen yang telah disimpan dalam kantor, agar dapat bermanfaat dokumen tersebut diberikan pelabelan, sortir, indeks, ditempat pada folder, dan dimasukkan dalam filling cabinet. Terdapat 3 metode dalam pengindeksan arsip elektronis.

a. Index field, metode ini harus memungkinkan dilakukannya perubahan oleh pengguna untuk memodifikasi indeks, misalnya tanggal dibuat, nomor surat, dan karakter lainnya.

b. Folder / file struktur, metode ini menyediakan visual dalam pencarian

dokumen. File dapat ditemukan dengan mencari pada folder atau filling.

4. Mengontrol akses

Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses file. Metode ini digunakan untuk mengintegrasikan seluruh komputer dengan setiap pengguna (client baseduser interface) akan memungkinkan pen-scan-an, pengindeksan, maupun penemuan kembali suatu arsip.

5. Keamanan

Hal ini memungkinkan administrator sistem mengontrol folder dan dokumen apa yang bisa diakses, dilihat, dan di-copy bahkan diedit atau dihapus oleh seorang pengguna.

2.4 Pengertian Disposisi

Disposisi surat adalah petunjuk atau perintah singkat mengenai kelanjutan surat yang ditulis oleh Kepala Kantor untuk ditindaklanjuti atau diproses, biasanya diparaf atau diberi tanda dan biasanya menggunkan lembaran. (Basir Barthos, 2009).

2.5 Pengertian Standard Operating Prosedure (SOP)

Menurut Tathagati (2013) SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilaksanakan sehari-hari, dengan

tujuan agar pekerjaan tersebut dilaksanakan secara benar, tepat, dan kosisten untuk menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Manfaat SOP sebagai berikut:

a. Sebagai standar yang digunakan pegawai untuk melakukan tugas-tugasnya

sehingga lebih terarah dan tepat guna.

b. Mengurangi faktor kesalahan dan ketidaktertiban pegawai.

c. Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh pegawai untuk

mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.

d. Memberikan inforrmasi mengenai peningkatan kompetensi pegawai.

2.5.1 SOP Penunjang Penelitian

Tugas Akhir yang dikerjakan ini berpedoman pada Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013 Tentang SOP kearsipan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang. Berikut merupakan SOP kearsipan yang digunakan dalam penetian ini :

1. SOP penyelenggaraan urusan surat masuk.

2. SOP penyelenggaraan surat keluar.

3. SOP penataan arsip inaktif.

5. SOP Penyelenggaraan Urusan Surat Masuk

Tabel 2.1 SOP Urusan Surat Masuk

6. SOP Penyelenggaraan Urusan Surat Keluar

Tabel 2.2 SOP Urusan Surat Keluar

7. SOP Penataan Arsip Inaktif

Tabel 2.3 SOP Penataan Arsip Inaktif

8. SOP Penyusutan Arsip Yang Telah Memenuhi Jadwal Retensi Arsip

Tabel 2.4 SOP Penyusutan Arsip Yang Telah Memenuhi Jadwal Retensi Arsip

2.6 Pembanding pada Penelitian Sebelumnya

Penulis telah melakukan observasi pada penelitian sebelumnya dengan judul berikut:

1. Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web pada Perusahan

Daerah Pasar Surya. (Setiawan : 2014)

2. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web pada

Rumah Sakit Bedah Surabaya. (Pascaprahastyan : 2014)

3. Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web pada Dinas

Perhubungan Kota Surabaya (Gunawan :2015)

Judul tugas akhir pertama “Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat

Berbasis Web pada Perusahan Daerah Pasar Surya” membahas tentang

permasalahan menangani administrasi yang masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun eksternal, menjalankan administrasi surat keluar internal dan eksternal, dan melakukan pengiriman surat. Solusi yang diusulkan oleh tugas akhir tersebut adalah menggunakan aplikasi berbasis web untuk melakukan proses penyimpanan rekaman arsip surat, pemberian kode otomasi, dan mendistribusikan surat melalui jaringan online.

Pada judul tugas akhir kedua “Rancang Bangun Sistem Informasi

Manajemen Arsip Berbasis Web pada Rumah Sakit Bedah Surabaya” membahas

permasalahan tentang belum terdapat tata letak kearsipan dan penentuan masa kadaluwarsa arsip dan dokumen. Solusi yang diusulkan oleh tugas akhir tersebut adalah menggunakan sistem informasi berbasis web agar menghasilkan informasi yang relevan dan berguna, dapat menentukan kadaluarsa arsip, dan dapat

memudahkan dalam mengakses dan pendistribusian arsip atau dokumen secara cepat dan aman.

Pada judul tugas akhir ketiga “Rancang Bangun Aplikasi Manajemen

Surat Berbasis Web Pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya” membahas

permasalahan pada sub bagian Kesekertariatan yang mengalami kesulitan dalam berberapa proses, meliputi proses pendistribusian surat yang membutuhkan tindak lanjut dengan dilengkapi surat disposisi, kesulitan dalam proses penyimpanan surat (pengarsipan), kesulitan dalam dalam pencarian surat dan, penyusustan surat. Solusi yang yang diusulkan tugas akhir tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi yang berdasarkan pada konsep manajemen surat untuk mendukung proses penerimanan, pendataan, pendistribusian, pengarsipan, dan pengiriman surat, sehingga diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada dan proses administrasi surat menyurat berjalan lebih baik dengan pemanfaatan elektronik saat ini.

Pada Tugas Akhir yang penulis kerjakan ini memiliki perbedaan dibanding ketiga judul tugas akhir di atas yaitu dari segi proses bisnis KPKNL Bandung yang sesuai dengan SOP manajemen surat masuk, dan surat keluar, adanya notifikasi melalui e-mail, dan dapat melakukan sinkronisasi dengan google calender untuk agenda harian elektronis pegawai KPKNL Bandung.

2.7 Sistem

Dalam pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh dari sistem yang didefinisikan sebagai pendekatan ini misalnya adalah sitem komputer yang

didefiniskan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. (Jogiyanto, 2003).

2.8 Aplikasi

Aplikasi adalah perangkat lunak yang ada pada komputer digunakan untuk melyani berbagai macam kebutuhan. Menurut Jogiyanto (2003), teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila intruksi-intruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Intruksi-intruksi tersebut disebut perangkat lunak (software).

2.9 Website

Menurut Yuhefizar dkk (2009), website adalah keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi. Sebuah website biasanya dibanggun atas banyak halaman web yang saling berhubungan. Selain itu, website dapat digunakan sebagai alat promosi, tetapi bukan sebagai alat promosi utama.

Saat ini pengguna internet semakin hari semakin bertambah banyak, sehingga hal ini adalah potensi pasar yang berkembang terus. Dilihat dari kegunaannya, pada saat ini orang lebih suka mencari informasi tentang berbagai hal melalui internet.

Kelebihan website dibandingkan media cetak elektronik adalah kelengkapan informasi yang disajikan dengan biaya relatif murah. Kekurangannya adalah produk yang ditampilkan serta pasar yang dituju lebih segmented (terpusat pada kalangan/kelompok konsumen tertentu). Oleh karena itu, maka kita harus memanfaatkan kekurangannya menjadi strong point dalam pemasaran, yaitu produk yang kita tawarkan harus segmented.

2.10 Hypertext Prepceprocessor

Menurut Wahyono (2005), Hypertext Prepceprocessor (PHP) merupakan program yang dikembangkan secara bersama oleh para programer dari seluruh dunia yang menekuni dunia open source. PHP dikembangkan khususnya untuk mengakses dan memanipulasi data yang ada di database server open sorce seperti MySQL. Bahasa pemrograman ini ditemukan oleh Rasmus Lerdorf yang bermula dari keinginan sederhana untuk mempunyai alat bantu atau tools dalam memonitor pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Oleh sebab itu, pada awal pengembangannya, PHP merupakan akronim dari Personal Home PageTools sebelum akhirnya menjadi PHP.

2.11 My Structure Query Language (MySQL)

Menurut Anhar (2009), My Structure Query Language (MySQL) adalah salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain-lain. Pemrograman PHP juga sangat mendukung dengan penggunaan database MySQL.

Keunggulan dari MySQL adalah cepat dan mudah digunakan. MySQL semula berkembang karena memerlukan SQL Server yang dapat mengatasi sebuah perintah database.

2.12 Konsep Basis data 2.12.1 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004) sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengolah record-record mengunakan komputer untuk menyimpan

organisasi/perusahan sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data (database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai (user), aplikasi lain (bersifat operasional).

Keuntungan sistem basis data adalah :

a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data

yang berbeda-beda sehingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.

b. Menjaga konsistensi data.

c. Keamanan data dapat tejaga.

d. Integritas dapat dipertahankan.

e. Data dapat digunakan bersama-sama.

f. Menyediakan recovery.

g. Memudahkan penerapan standardisasi.

h. Data bersifat mandiri (data independence).

i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini

sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pendidikan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah :

a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian yang terkait.

2.12.2 Database

Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redudansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isoalasi data untuk standardisasi, multiple user (banyak pemakai), dan masalah keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data).

2.12.3 Database Management System (DBMS)

Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

2.13 Desain Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian

memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2006) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.

c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

d. Menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan

perangkat keras dari suatu sistem.

2.14 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) 2.14.1 Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus dipamerkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata (IEEE Computer Society, 2004). Dalam menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses, fungsional atau non-fungsional, dan properti yang akan muncul. Keseluruhan proses tersebut dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat lunak. Kedua, yaitu proses dari kebutuhan itu sendiri. Didalamnya digambarkan model, aktor, dukungan dan manajemen serta kualitas dan pengembangan dari proses itu sendiri. Ketiga, yaitu elisitasi kebutuhan yang menjelaskan dari mana kebutuhan perangkat lunak berasal dan bagaimana caran mendapatkannya. Keempat, yaitu

analisis kebutuhan yang membahas konflik antar kebutuhan, interaksi perangkat lunak dengan lingkungan sekitar, dan mengkolaborasikan antara kebutuhan sistem dengan perangkat lunak. Selain itu, termasuk di dalamnya klasifikasi kebutuhan, pemodelan konseptual, desain arsitektur dan alokasi kebutuhan, dan negosiasi kebutuhan. Kelima, yaitu spesifikasi kebutuhan yang menghasilkan dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Keenam, yaitu validasi kebutuhan yang memastikan kebutuhan perangkat lunak yang diabarkan benar-benar telah sesuai sebelum digunakan. Yang terakhir, ketujuh yaitu, pertimbangan praktis yang menggambarkan beberapa topik yang perlu dupahami dalam pelaksanaannya, seperti sifat berulangnya sebuah proses, manajemen dan pemeliharaan, dan pengukuran kebutuhan.

2.14.2 Analis dan Desain Perangkat Lunak

Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall dan Kendall (2003), analisis dan perancangan sistem berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output

informasi dalam konteks bisnis khusus. Kemudian, analisis dan perancangan

sistem tersebut dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan

mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Proses selanjutnya adalah menganalis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.

2.15 Teknik Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik pengambilan data oleh peneliti dengan langsung berdialog dengan responden untuk menggali informasi dari responden. Dalam wawancara, peneliti tidak harus bertatap muka secara langsung, tetapi dapat melalui media tertentu misalnya telepon, teleconference, chatting melalui internet, bahkan melalui short message service (SMS) dan e-mail. (Suliyanto, 2006).

Teknik ini merupakan salah satu teknik yang paling sering digunakan oleh peneliti untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan terkait penelitian yang dilakukan. Di dalam dunia TI, para pengembang sebuah sistem sering menggunakan teknik ini untuk menggali informasi yang dibutuhkan

stakeholder atau pemilik kepentingan.

2.16 Teknik Observasi

Teknik obervasi merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan pancaindra, jadi tiddak hanya pengamatan menggunakan mata. Mendengarkan, mencium, mengecap, dan meraba termasuk salah satu bentuk observasi. Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan lembar pengamatan, serta bisa juga berupa catatan singkat mengenai hal-hal apa saja yang diobservasi. (Suliyanto, 2006).

Observasi sering digunkan sebagai teknik pengumpulan data tambahan selain wawancara, namun ada juga yang menggunakan observasi tanpa menggunakan wawancara. Di dalam melakukan observasi, pancaindra yang paling berperan adalah pengamatan dengan mata atau melihat.

2.17 Pengertian Black Box Testing

Menurut Rizky (2011), pengertian dari Black Box Testing adalah suatu tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Berdasarkan hal tersebut, para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya “kotak hitam” yang tidak terlihat isinya, tetapi dikenai proses testing bagian luarnya saja.

Black Box Testing hanya memandang perangkat lunak dari sisi spesifikasi dan kebutuhan yang telah ditentukan pada awal perancangan.

Keuntungan dari jenis testing ini antara lain:

1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan

teknis program.

2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug sering ditemukan oleh komponen

tester yang berasal dari pengguna.

3. Hasil dari balck box testing dapat memperjelas kontradiksi ataupun kerancuan

yang mungkin timbul dari eksekusi sebuah perangkat lunak.

41

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku.

Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen (document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk

Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk

Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1, proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan kegiatan surat masuk. Selanjutnya Pelaksana :

a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani tanda terima surat.

b. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum,

sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya.

c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat

atau dokumen yang masuk

d. membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor

e. menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor

kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang

tugasnya. Kemudian Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk

mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor. Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala Seksi/Kasubbag sesuai disposisi Kepala Kantor.

3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar

Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar

Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor, jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya pada Pelaksana :

a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah ditandatangani;

b. mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat

keluar;

c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas.

Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana :

a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju;

b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi;

c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda

tangan penerima;

3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat

Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat

Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas :

a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja;

b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai

dengan permohonan;

c. mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda.

Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas :

a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja;

b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda;

c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.

Penggandaan Surat dan Dokumen

Kasubbag Umum

Unit Kerja Pelaksana

D o c u m e n t Fl o w D ia g ra m Mulai Melakukan permohonan penggandaan surat / dokumen

Mencatat permohonan penggandaan Meminta Pelaksana untuk melakukan penggandaan Buku Agenda Penggandaan Surat Melakukan penggandaan surat Mencatat hasil penggandaan Surat hasil penggandaan Memeriksa surat hasil penggandaan Meminta Pelaksana untuk memberikan kepada Unit Kerja ybs

Surat hasil penggandaan Surat hasil penggandaan Selesai Sesuai? Ya Tidak

Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil penggandaan kepada unit yang bersangkutan.

3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif

Penataan Arsip Inaktif

Pelaksana Kasubbag Umum D o c u m e n t F lo w D ia g ra m Mulai Menugaskan pelaksanaan urusan arsip inaktif Arsip yang dipindahkan Memeriksa kesesuaian dgn Daftar Arsipnya Daftar Arsip Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Berita Acara Pemindahan Arsip Menandatangani Berita Acara Berita Acara ter-ttd Menugaskan penataan arsip Mengklasifikasikan, menyusun, dan menyimpan arsip Arsip Inaktif Selesai Sesuai? Ya Tidak

Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif

Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan dari unit kerja ke Kasubbag Umum dan Pelaksana memeriksa kesesuaian arsip

yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya menyimpan dan menata dalam box arsip sesuai dengan labelnya.

3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) nya. Selanjutnya Pelaksana meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap

dinas keputusan pembentukan Tim/Panitia Penyusutan Arsip serta

menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota tim/panitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah (Kanwil) meneruskan surat usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat,

Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk

menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan Tim/Panitia Penyusutan Arsip untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah ditetapkan. Terakhir tim penyusutanArsip KPKNL Bandung melakukan pemusnahan arsip.

3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas

Penerbitan ST (Surat Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas)

Kasubbag Umum

Kepala Kantor Pelaksana Bendahara

D o c u m e n t F lo w D ia g ra m Mulai Menerima permohonan penerbitan ST /

SPD Mendisposisikan permohonan Mendisposisikan permohonan Nota Permohonan Nota Permohonan Membuat konsep ST / SPD

Konsep ST / SPD

Memeriksa dan memaraf konsep ST / SPD

Konsep ST / SPD Menandatangani

konsep ST / SPD

ST / SPD

ter-ttd Memberi

stempel

ST / SPD ter-ttd dan terstempel Melakukan proses selanjutnya yg diperlukan Selesai Sesuai? Ya Tidak

Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas

Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum, selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya.

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan identifikasi dan analisis permasalahan dapat didapat bahwah permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung adalah kesulitan dalam pencarian

dokumen surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan pendistribusian arsip menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan mengetahui jadwal retensi arsip, dan juga KPKNL Bandung diharuskan untuk mematuhi SOP tentang kearsipan yang diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013. Dengan penerapan sistem aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat membantu Sub Bagian Umum dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan arsip pada KPKNL Bandung.

Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini akan melibatkan pengguna di dalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini berserta kebutuhannya :

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan

1 Sub Bagian Umum a. Mampu mengimputkan

arsip surat masuk dan surat keluar menjadi data digital.

b. Mampu melakukan

pendisposisian secara terkomputerisasi.

c. Dapat mengetahui

dimana arsip terdisposisi.

d. Mampu menanggani

peminjaman dan penggembalian arsip

e. Dapat menentukan

jadwal retensi arsip

f. Mampu merubah status

arsip

a. Data arsip digital

b. History disposisi arsip

c. Data arsip aktif dan inaktif

d. Laporan surat masuk dan

surat keluar

e. Laporan disposisi surat

f. Laporan peminjaman dan

pengembalian arsip

g. Laporan arsip inaktif

h. Laporan retensi arsip

2 Kepala Kantor a. Dapat mengakses

laporan surat masuk dan surat keluar perperiodik

b. Dapat mengakses

laporan disposisi surat

a. Laporan surat masuk dan

surat keluar

b. Laporan disposisi surat

c. Laporan peminjaman dan

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan

c. Dapat mengakses

laporan retensi arsip secara periodik

d. Dapat mengakses

laporan peminjaman dan pengembalian arsip secara periodik

e. Dapat mengakses

laporan arsip inaktif

f. Dapat mengakses

laporan retensi arsip

d. Laporan arsip inaktif

e. Laporan retensi arsip

3 Kepala Seksi a. Mampu melakukan

peminjaman dan pengembalian arsip secara terkomputerisasi

b. Mampu mengetahui

arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan

c. Mampu melakukan

pendisposisian secara terkomputerisasi

a. History peminjaman dan

penggembalian arsip

b. History disposisi arsip

4 Pelaksana a. Mampu melakukan

peminjaman dan pengembalian arsip

b. Mampu mengetahui

arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan

c. Mengetahui arsip apa

saja yang pernah didisposisikan

d. Dapat melakukan

pembuatan draft surat keluar

a. History peminjaman dan

penggembalian arsip

b. History disposisi arsip

Terdapat beberapa pengguna sistem didalam aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Dalam hal ini sub bagian umum bertindak sebagai admin dari aplikasi yang digunakan, terdapat beberapa user

pelaksana, kepala seksi dan kepala kantor yang mempunyai hak akses yang berada dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat pada gambar 3.7.

Server

Cloud

Sub Bagian Umum

Kepala Kantor Kepala Seksi Pelaksana

Gambar 3.7 Analisis Pengguna Sistem

3.3 Perancangan Sistem

Rancangan aplikasi ini akan dibuat berdasarkan analisis sitem yang berjalan pada KPKNL Bandung, yaitu aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang akan digunakan untuk membantu seluruh pegawai di KPKNL Bandung dalam mengelola arsip serta memberikan informasi kepada Sub Bagian Umum atau Kepala Kantor untuk mendukung pengambilan keputusan. Sebelum proses pembuatan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi baik sesuai dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat membatu Sub Bagian Umum dalam pengelolaan arsip serta membantu Kepala Kantor dan pegawai yang bersangkutan untuk mendukung penggambilan keputusan. Dalam perancangan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD), enttity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji coba.

3.3.1 Alur Sistem

Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok diagram dan system flow.

A. Blok Diagram

Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung.

Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar, data penerima surat, dan jadwal retensi arsip.

Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut, antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan pengembalian, laporan inaktif, dan laporan retensi.

Diagram IPO

Proses

Input Ourput

D

ia

g

ra

m

I

P

O

Surat Masuk

Pengarsipan

Inaktif

Retensi

Surat Keluar Pelaporan

Surat Masuk

Pelaporan Inaktif

Pelaporan Retensi Jenis Surat

Pegawai

Pengirim Surat (mail sender) Penerima Surat

(mail receiver)

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Disposisi

Pelaporan Disposisi Peminjaman dan

Pengembalian

Pelaporan Peminjaman dan

Pengembalian Pelaporan Surat

Keluar

Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar B. System Flow

Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

B.1 System Flow Master Jabatan

System Flow Master Jabatan

Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mulai

Mencatat Data Jabatan

Proses Pencatatan Data

Jabatan

Jabatan

Proses Menampilkan

Data J abtan

Displ ay Jabatan

Ubah?

Proses Menampilkan Da ta Ubah J abtan

Ubah Data Jabatan

Proses Ubah Jabatan

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Jabatan

Proses Hapus Jabatan

Ya

Displ ay Jabatan Displ ay Ubah

Jabatan

Gambar 3.9 System Flow Master Jabatan

Pada Gambar 3.9 merupakan system flow mengelola data master jabatan yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data jabatan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jabatan. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.2 System Flow Master Unit Kerja

System Flow Master Unit Kerja

Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mu lai

Mencatat Data Unit Kerja Proses Penca tatan Da ta

Unit Kerj a

Unit Kerja Proses

Menampilka n Da ta Unit Kerja Displ ay Unit

Kerja Ubah? Menampilka n Da ta Ubah Unit

Kerja

Ubah Data Unit Kerja Proses Uba h Unit

Kerja Ha pus

Tidak

Selesai Tidak

Pilih Data Unit Kerja Proses Hapus

Unit Kerj a

Ya

Displ ay Unit Kerja

Ya

Displ ay Unit Kerja

Gambar 3.10 System Flow Master Unit Kerja

Pada Gambar 3.10 merupakan system flow mengelola data master unit kerja yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data unit kerja ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel unit kerja. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.3 System Flow Master Pegawai

System Flow Master Pegawai

Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mulai Mencatat Data

Pegawai Proses Penca tatan Da ta

Pegawai

Pegawai Proses

Menampilkan Da ta Pegawai

Displ ay Pegawai

Ubah? Proses Menampilkan

Da ta Ubah Pegawai

Ubah Data Pegawai Proses Uba h

Pegawai

Ya

Ha pus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Pegawai Proses Hapus Da ta Pegawai

Ya

Displ ay Pegawai Displ ay

Pegawai

Gambar 3.11 System Flow Master Pegawai

Pada Gambar 3.11 merupakan system flow mengelola data master Pegawai yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data pegawai ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel pegawai. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data pegawai yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.4 System Flow Master Jenis Surat

System Flow Master Jenis Surat

Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mu lai Mencatat Data

Jenis Surat Proses Penca tatan J enis

Surat

Jenis Surat Proses

Menampilka n Da ta J enis Sura t

Displ ay Jenis Surat

Ubah? Proses Menampilka n Da ta Ubah J enis

Surat

Ubah Data Jenis Surat Proses Uba h Jen is

Surat Ya Ha pus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Jenis Surat Proses Hapus Da ta J enis Sura t

Ya

Displ ay Jenis Surat Displ ay Jenis

Surat

Gambar 3.12 System Flow Master Jenis Surat

Pada Gambar 3.12 merupakan system flow mengelola data master jenis surat yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data jenis surat ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jenis surat. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jenis surat yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.5 System Flow Master Lokasi

System Flow Master Lokasi

Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mulai

Mencatat Data Lokas i

Proses

Pencatatan Lokas i Lokas i

Proses Menampilkan

Data Lokasi

Displ ay Lokasi

Ubah?

Proses Menampilkan Data Ubah Lokasi

Ubah Data Lokasi

Proses Ubah Lokasi

Ya

Hapus

Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Lokas i

Proses Hapus Data Lokasi

Ya

Displ ay Lokasi Displ ay

Lokasi

Gambar 3.13 System Flow Master Lokasi

Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master lokasi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data lokasi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel lokasi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data lokasi yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.6 System Flow Master Media

System Flow Master Media Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mulai

Mencatat Data Media

Proses Pencatatan

Media

Media

Proses Menampilkan

Data M edi a Displ ay

Media

Ubah? Proses Menampilkan Data Ubah M edi a

Ubah Data Media

Proses Ubah Media

Ya

Hapus Tidak

Selesai

Tidak

Pilih Data Media

Proses Hapus Data M edi a Ya

Displ ay Media Displ ay

Media

Gambar 3.14 System Flow Master Media

Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master media yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data media ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

ke dalam tabel media. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.7 System Flow Master Pengaturan Retensi

System Flow Master Pengaturan Retensi

Sub Bagian Umum

Ph as e Mu lai Mencatat Data Retensi Proses Penca tatan Retensi Retensi Proses Menampilka n Da ta R etens i

Displ ay Retensi

Ubah? Proses Menampilka n

Da ta Ubah Retensi

Ubah Data Retensi Proses Uba h

Retensi Ya Ha pus Tidak Selesai Tidak

Pilih Data Retensi Proses Hapus

Da ta R etens i

Ya Displ ay Retensi Jenis Surat Displ ay Retensi

Gambar 3.15 System Flow Master Pengaturan Retensi

Pada Gambar 3.15 merupakan system flow mengelola data master retensi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data retensi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel retensi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

B.8 System Flow Master Pengaturan Inaktif

System Flow Master Pengaturan Inkatif

Sub Bagian Umum

Ph

as

e

Mu lai

Mencatat Data Inaktif

Proses Penca tatan

Ina ktif

Inaktif Proses

Menampilka n Da ta I naktif

Displ ay Ina ktif Ubah? Proses Menampilka n Da ta Ubah I naktif

Ubah Data Inaktif Proses Uba h

Ina katif

Ya

Ha pus

Tidak

Selesai Tidak

Pilih Data Inaktif Proses Hapus

Da ta I naktif

Ya

Displ ay Ina ktif Jenis

Surat

Displ ay Ina ktif

Gambar 3.16 System Flow Master Pengaturan Inaktif

Pada Gambar 3.16 merupakan system flow mengelola data master inaktif yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data inkatif ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel inkatif. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

215

Tingkat persetujuan secara keseluruhan adalah : 92,5% + 90% + 97,5% + 80% = 360% / 4 = 90 % Tingkat persetujuan akhir secara keseluruhan adalah 90%.

Menurut tabel 4.28 angka persetujuan 90% ini menjelaskan bahwa 90% responden yaitu Kepala Kantor, Kepala Seksie dan pelaksana KPKNL Bandung menilai aplikasi pengelolaan administrasi surat masuk dan surat keluar sangat memuaskan dan dapat dipastikan bahwa aplikasi ini sesuai dengan SOP kearsipan yang diatur oleh Keputusann DIRJEN Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013.

4.3 Evaluasi

Berdasarkan hasil uji coba sistem menggunakan black box testing, uji coba pengguna dan uji coba kesesuaian sistem dengan SOP menggunakan kuesioner yang dilakukan, aplikasi pengelolaan administrasi surat masuk dan surat keluar ini dapat menghasilkan laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan disposisi surat, laporan peminjaman dan pengembalian surat, laporan penggandaan surat, laporan surat inaktif, dan laporan jadwal retensi arsip. Hasil dari uji coba black box testing aplikasi berjalan 100%, sedangkan hasil dari kuesioner uji coba pengguna aplikasi mendapatkan nilai 92% dan hasil dari kuesioner uji coca kesesuaian aplikasi dengan SOP mendapatkan nilai 90% yang berarti aplikasi berada dalam range “Sangat Memuaskan” sehingga telah dipastikan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan di KPKNL Bandung dan juga dapat berjalan dengan baik.

216 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan implementasi dan hasil evaluasi yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa:

1. Aplikasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk mengelola arsip surat masuk dan arsip surat keluar yang terdapat pada KPKNL Bandung, mempercepat waktu pencarian arsip, meminimalkan kesalahan dalam pencatatan, pengarsipan, dan pendistribusian surat.

2. Aplikasi yang dihasilkan menunjang SOP tentang kearsipan yang diatur oleh keputusan DIRJEN Kekayaan Negara nomer 145/KN/2013.

3. Aplikasi yang dihasilkan dapat memberikan informasi arsip surat masuk dan arsip surat keluar dalam bentuk digital, pendisposisian arsip, peminjaman dan pengembalian arsip, data arsip inaktif, data retensi arsip, laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan disposisi surat, laporan peminjaman dan pengembalian surat, laporan penggandaan surat, laporan surat inaktif, dan laporan jadwal retensi arsip. Informasi dan data yang dihasilkan tersebut dapat digunakan sebagai landasan untuk mengambil keputusan oleh pihak KPKNL Bandung.

4. Dalam uji coba seluruh fitur yang terdapat dalam aplikasi pengelolaan administrasi surat masuk dan surat keluar ini telah melewati tes uji coba yaitu uji coba sistem menggunakan metode black box testing dan uji coba pengguna

217

menggunakan kuesioner. Hasil dari uji coba sistem, aplikasi berjalan 100%, sedangkan hasil dari uji coba pengguna mendapatkan nilai 92% dan uji coba kesesuaian aplikasi dengan SOP kearsipan mendapatkan nilai 90% yang berarti

aplikasi berada dalam range “Sangat Memuaskan” sehingga telah dipastikan

aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan di KPKNL Bandung dan juga dapat berjalan dengan baik.

5.2 Saran

Saran yang dapat disampaikan dalam pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yaitu:

1. Aplikasi pengelolaan administrasi surat masuk dan surat keluar ini dapat dikembangkan lagi ke dalam aplikasi berbasis mobile sehingga lebih mudah diakses oleh penggunanya.

2. Aplikasi pengelolaan administrasi surat masuk dan surat keluar ini dapat dikembangkan lagi untuk melakukan legalitas surat secara digital.

218

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka utama.

Anhar. 2009. Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Ortodidak. Jakarta : Media Kita.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Gunawan, Nanda Lutfian . 2015. Proposal TA : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web Pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya. Undergraduate thesis, STIKOM Surabaya.

Hidayat, L. Misbah. 2007. Reformasi Administrasi Kajian Komperatif Pemerintahan Tiga Presiden. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

IEEE Computer Society. 2004. Guide to the Software Engineering Body of Knowledge. California : The Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc.

Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta : Penerbit Andi.

Jogiyanto. 2006. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta : Prenhallindo.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Ofset.

Menteri Keungan Republik Indonesia. 2013. Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013 Tentang Standart Operating Procedure(SOP) Kantor Pelayanan Kekayaan dan Lelang. Jakarta.

Menteri Keungan Republik Indonesia. 2010. Keputusan Menteri Keuanggan Nomor 769/KM.1/2010 Tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kementerian Keuangan. Jakarta.

Menteri Keungan Republik Indonesia. 2010. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK/01/2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan. Jakarta.

219

Menteri Keungan Republik Indonesia. 2012. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 170/PMK/01/2012 Tentang Organisasi Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jendderal Kekayaan Negara. Jakarta.

Moekijat. 2001. Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni

Munir, Badri Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Penerbit Erlangga

Pascaprahastyan, Rizki Alfiasca. 2014. TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web pada Rumah Sakit Bedah Surabaya. Undergraduate thesis, STIKOM Surabaya.

Poerwadarminta. 2006. KUBI. Jakarta : Balai Pustaka

Purwanto, Djoko. 2008. Korespodensi Bisnis Modern. Surakarta : Penerbit Erlangga

Riduwan. 2010. Dasar-Dasar Statistika. Bandung : CV Alfabeta.

Rizky, S. 2011. Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.

Setiawan, Rahmat Iwan. 2014. TA : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya. Undergraduate thesis, STIKOM Surabaya.

Silalahi, Ulbert. 2008. Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung : Sinar Baru Algesindo.

Sugiyono. 2002. Metode Penelitian Bisnis. Bandung : CV Alfabeta. Suliyanto. 2006. Metode Riset Bisnis. Yogyakarta : Andi Ofset.

Suprapto. 2006. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi Bahasa Indonesia. Bandung : Mandar Maju.

Syamsi, Ibnu. 2008. Sistem dan Prosedur Kerja. Jakarta : Bumi Aksara

Tahgati, Arini. 2013. Step by Step Membuat SOP. Jakarta : PT Alex Media Komputindo.

Wahyono, Teguh. 2005. Sistem Informasi: Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Jakarta : Graha Ilmu

Wursanto, Ignasius. 2003. Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Yogyakarta : Kanisius.

Yuhefezar, dkk. 2009. Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content Management System Joomla (CMS) Edisi Revisi, Jakarta : PT Alex Media Komputindo.