Analisis Sistem Informasi Surat Masuk Pada Bidang Bina Usaha Di Dinas Peternakan Dan Perikanan (DISNAKAN)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini Teknologi Informasi dan Komunikasi sudah berkembang dengan pesat. Banyak hal yang dapat diambil dari pesatnya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Salah satu teknologi informasi yang berkembang pesat adalah teknologi komputer. Penggunaan komputer saat ini sudah menjadi kebutuhan dalam setiap institusi kerja karena fungsinya yang dapat mempermudah pekerjaan. Walau begitu, masih ada instansi / institusi kerja yang belum bisa memanfaatkan penggunaan komputer sebagai alat bantu kerja secara menyeluruh.

Salah satu institusi kerja / instansi yang belum memanfaatkan penggunaan komputer secara menyeluruh sebagai alat bantu pekerjaan diantaranya adalah Kantor Dinas Peternakan dan Perikanan ( DISNAKAN ) Kabupaten Bandung. Salah satu bentuk pekerjaan yang belum menerapkan penggunaan komputer ialah seperti pengelolaan surat masuk di Kantor Dinas Peternakan dan Perikanan ( DISNAKAN ) Kabupaten Bandung.

Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain atau perorangan baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Dalam hal ini, pengelolaan data surat masuk di Kantor DISNAKAN masih menggunakan cara manual, yaitu salah satunya menulis pada sebuah buku khusus yang telah disediakan. Dengan melihat cara kerja sistem yang seperti itu, maka ada beberapa kelemahan yang dapat dijumpai antara lain :

1. Belum efektifnya sistem pengelolaan data surat masuk, sehingga

memperlambat waktu pengerjaan.

2. Masih terdapat kesalahan dalam memasukkan data surat masuk

sehingga menggangu dan memperlambat pekerjaan.

3. Proses pengarsipan yang masih belum optimal membuat arsip menjadi

kurang tertata rapih dan akan lebih sulit untuk mencari bila arsip tersebut dicari lagi.

Dengan adanya kelemahan-kelemahan yang telah disebutkan diatas, diperlukan sebuah sistem pengolahan data surat masuk untuk mengatasi kekurangan tersebut. Hal tersebut diharapkan dapat mempercepat proses entri data surat masuk sehingga pekerjaan dapat menjadi lebih efektif dan arsip data surat masuk dapat dibuat dengan lebih rapih sehingga tidak sulit untuk mencarinya bila data tersebut dibutuhkan lagi.

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dipaparkan oleh penulis diatas, maka dapat dibuat rumusan masalahnya sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pengelolaan data surat masuk yang berjalan di Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)

2. Bagaimana sistem pengelolaan data surat masuk yang diusulkan di Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)

1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

Maksud penulis melaksanakan kerja praktek ini adalah untuk mengimplementasikan ilmu yang didapat selama kuliah. Sehubungan permasalahan yang telah dikemukakan maka tujuan dari Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui sistem pengelolaan surat masuk yang sedang

berjalan di Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)

2. Untuk membuat perancangan sistem pengelolaan surat masuk di Dinas

Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN)

1.4. Batasan Masalah

Batasan masalah merupakan pembatasan ruang lingkup kerja praktik terkait system yang diusulkan untuk perusahaan/instansi, dalam hal ini DISNAKAN, agar penulis memiliki arah dan tujuan yang jelas dalam penulisan laporan. Maka dari itu, penulis hanya akan membatasi permasalahan dengan batasan-batasan sebagai berikut :

1. Proses yang terdapat dalam system informasi pengelolaan data surat

masuk di Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN) terdiri dari pencatatan data surat masuk oleh bagian kepegawaian, pencatatan isi

disposisi, pengarsipan data surat masuk sampai pembuatan laporan surat masuk.

1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Kerja Praktek ini dilaksanakan di kantor Dinas Perikanan dan Peternakan (DISNAKAN) Kabupaten Bandung di Komplek Perkantoran Pemerintahan Kabupaten Bandung Jl. Raya Soreang Km.17, selama kurang lebih 1 bulan terhitung dari tanggal 12 Juli 2010 sampai dengan 12 Agustus 2010. Berikut adalah jadwal kegiatan kerja praktek :

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan Kerja Praktik

N

O AKTIVITAS

WAKTU

Juli Agustus September

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengajuan Kerja

Praktek

2 Penerimaan Kerja

Praktek

3 Pelaksanaan Kerja

Praktek

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Banyak para pakar yang mencoba mengungkapkan pengertian sistem dari berbagai sudut pandang yang berbeda, namun inti dan tujuannya sama.

Menurut Jogiyanto (1999 : 4) yang dimaksud dengan system adalah jaringan daripada elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari system tersebut.

2.1.1 Elemen Sistem

1.Hardware (Perangkat Keras)

Hardware/Perangkat keras adalah peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah.

2.Software (Perangkat Lunak)

Software/Perangkat lunak adalah program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data.

3.Brainware

Manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.

4.Basis Data (DataBase)

Basis Data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata

yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,

yaitu mempunyai komponen (component), batas sistem (boundary),

lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface),

masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan tujuan

(goal).

1. Komponen sistem (component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsitem-subsitem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan

luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun yang terdapat diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsitem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input)

dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah

energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran

(objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system)

dari sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem

yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system)

dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah

adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic

system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan

sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem

yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Tetapi pada kenyataanya tidak ada sistem yang

benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system

(sistem relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.

2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (1999:692), Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk

pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu

yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa

suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu diantaranya :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi

gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak

boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan

keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada ahli teknik perusahaan akan lebih relevan bila dibandingkan kepada akuntan perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk akuntan bila dibandingkan dengan meminta informasi kepada ahli teknik.

2.3.Pengertian Sistem Informasi

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, menurut Jogiyanto (1999:697) Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang diajukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

2.4.Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Flowmap merupakan prosedur kerja atau Functional Flowchart (Diagram Alir Fungsional). Flow Map/Functional FlowChart merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan

proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus

menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi.

Simbol-simbol yang digunakan dalam Flow Map :

1. Dokumen

Dokumen adalah data-data yang mengalir di dalam sistem informasi. Dokumen dengan dokumen dalam satu kolom, tidak dihubungkan secara langsung.

2. Proses pengolahan data (komputerisasi)

Proses yang terjadi dengan menggunakan perangkat komputer (komputerisasi)

3. Disk atau database

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

2.4.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem

sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Ada 4 simbol atau komponen yang digunakan dalam DFD, yaitu :

1. Komponen Terminator / Entitas Luar

Terminator mewakili entitas luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya Terminator sering dikenal dengan nama entitas luar (External Entity) dan digambarkan dalam bentuk kotak.

2. Komponen Proses

Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasi input menjadi output. Komponen proses digambarkan dalam bentuk lingkaran.

3. Komponen Data Store

Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store jaga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya. Data store dapat disimbolkan dengan garis horizontal parallel yang ditutup salah satunya.

4. Komponen Data Flow / Alur Data

Suatu data flow/alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari suatu bagian system ke bagian lainnya.

2.4.3. Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analisis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store.

Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga

pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem.

Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu, pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dan database.

2.4.4. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan langkah awal dari analisis struktur dan level teratas dari diagram arus data dan merupakan penggambaran sistem secara garis besar. Diagram konteks menggambarkan hubungan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem atau entitas-entitas yang terletak diluar sistem (output) atau menerima data dari sistem tersebut (input). Satu hal yang perlu diperhatikan, diagram konteks hanya menggunakan satu lingkungan proses yang mewakili proses dari semua sistem.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umun Perusahaan

3.1.1. Gambaran Secara Umum Perusahaan

Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Bandung merupakan salah satu organisasi yang dibentuk berdasarkan Perda Nomor 20 Tahun 2007, Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Bandung terletak di Komplek Perkantoran Pemerintah Kabupaten Bandung, Jl. Raya Soreang Km. 17 Soreang 40911.

Dinas Peternakan dan Perikanan mempunyai tugas pokok merumuskan kebijaksanaan teknis dan melaksanakan kegiatan operasional di bidang pelayanan dan pengembangan peternakan dan perikanan serta melaksanakan ketatausahaan dinas.

Dinas Peternakan dan Perikanan mempunyai tugas dalam pembangunan peternakan dan perikanan yang merupakan bagian dari

pembangunan ekonomi yang diarahkan untuk meningkatkan

pendapatan, kesejahteraan, taraf hidup, kapasitas dan kemandirian peternak atau petani. Pembangunan yang dilakukan oleh Dinas Peternakan dan Perikanan dalam artian luas terus mengembangkan dan memajukan tingkat efisiensi agar meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi serta keanekaragaman hasil peternakan dan perikanan melalui diversifikasi, intensifikasi dan rehabilitasi daya dukung lingkungan

serta bahan baku industri, sehingga mampu memanfaatkan peluang pasar dalam dan luar negeri, memperluas kesempatan usaha dan lapangan kerja.

3.1.2. Visi dan Misi

Visi Dinas Peternakan dan Pertanian :

Visi Dinas peternakan Mengandung makna bahwa dalam kurun

waktu 2005 – 2010 , dinas peternakan berupaya untuk :

1. Mendorong peran serta seluruh lapisan masyarakat peternakan dan

perikanan sehingga masnyarakat mandiri dalam mewujudkan usaha yang menyeluruh mulai pra, proses dan pasca produksi.

2. Memaksimalkan pencapaian target pembangunan peternakan dan

perikanan 2010 yang berperan dalam pembangunan ekonomi, fisik, dan kultural masyarakat kabupaten Bandung.

3. Meminimalkan dampak negatif dari proses pembangunan peternakan

dan perikanan dengan mengoptimalkan pemanfaatan dan

pengelolaan sumber daya.

Misi Dinas Peternakan dan Pertanian :

Untuk mewujudkan Visi Dinas Peternakan dan Pertanian tersebut, ditetapkan Misi sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan

mengoptimalkan pertisipasi masyarakat dan propesionalisme apatur dalam rangka melaksanakan pelayanan prima

2. Meningkatkan produksi dan produktivitas yang berdaya saing dengan memanfaatkan sumber daya alan, pengembanagan kawasan usaha, serta mengembangkan informasi dan teknologi

3. Mendorong peningkatan ketahanan pangan melalui pengendalian

penyakit hewan menular dan pengawasan kesmavet serta ketersediaan daya dukung lingungan.

3.1.3. Tujuan dan Sasaran

Adapun tujuan dan sasaran dari program kerja Dinas Peternakan dan Perikanan adalah :

1. Terwujudnya kelembagaan masyarakat yang mandiri dan berdaya

saing

2. Terwujudnya Apatur yang propesional

3. Meningkatkanya populasi, produksi dan konsumsi komoditas

peternakan dan perikanan

4. Meningkatnya penerapan teknologi peternakan dan perikanan

5. Terwujudnya kualitas, kuantitas dan kontinuitas produk peternakan

dan perikanan yang sesuai standar

6. Tersedianya hewan yang sehat dan produktif serta pengelolaan

lingkungan peternakan dan perikanan.

Berdasarkan Peraturan Bupati Bandung Nomor 5 Tahun 2008 tanggal 26 Pebruari 2008, disebutkan bahwa struktur organisasi Dinas Peternakan dan Pertanian Kabupaten Bandung terdiri dari :

1. Kepala Dinas

2. Sekretaris

2.1. Sub Bagian Penyusunan Program

2.2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

2.3. Sub Bagian Keuangan

3. Jabatan Fungsional

4. Bidang Peternakan

4.1. Seksi Pembibitan

4.2. Seksi Produksi

4.3. Seksi Pengembagan

5. Bidang Perikanan

5.1. Seksi Pembibitan

5.2. Seksi Produksi

5.3. Seksi Kesehatan Ikan dan Lingkungan

6. Bidang Kesehatan Hewan

6.1. Seksi Pengendalian Penyakit Hewan

6.2. Seksi Sarana dan Pelayanan Kesehatan Hewan

6.3. Seksi Kesehatan Masyarakat Veteriner

7. Bidang Bina Usaha

7.2 Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan

7.3 Seksi Pelayanan Peternakan dan Perikanan

8. UPTD Perbibitan Ternak

9. UPTD Pembenihan Ikan

10.UPTD Rumah Potong Hewan

11.UPTD Pusat Kesehatan Hewan dan Laboratorium

Struktur Organisasi Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN) Kabupaten Bandung :

3.3. Deskripsi Kerja

Berdasarkan Peraturan Bupati Bandung Nomor 5 Tahun 2008 tanggal 26 Pebruari 2008, maka deskripsi kerja struktur organisasi yang ada di Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Bandung antara lain :

1. Kepala Dinas :

Kepala Dinas Perternakan dan Perikanan mempunyai tugas memimpin, mengatur, merumuskan, membina, mengendalikan, mengkoordinasikan dan merumuskan serta mempertanggungjawabkan kebijkan teknis pelaksanaan urusan pemerintah daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang kelautan dan perikanan serta sebagian bidang pertanian dan ketahanan pangan.

2. Sekretaris :

Sekretaris mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan, dan

mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan pelayanan

kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian penyusunan program, pengelolaan umum dan kepegawaian serta pengelolaan keuangan.

2.1.Sub Bagian Penyusunan Program

Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan dan pengkoordinasian penyusunan rencana dan program.

2.2.Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas

pelaksanaan tugas pelayanan administrasi umum dan kerumahtanggaan serta administrasi kepegawaian.

2.3.Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan,

melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayanan administrasi dan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan dinas.

3. Jabatan Fungsional

Pengaturan tugas pokok dan fungsi jabatan fungsional diatur lebih lanjut setelah dibentuk dan ditetapkan jenis dan jenjangnya oleh Bupati sesuai

dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

4. Bidang Peternakan

Bidang Peternakan mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan peternakan yang meliputi perbibitan, produksi dan pengembangan

4.1.Seksi Perbibitan

Seksi Perbibitan mempunyai tugas merancanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayan pembibitan peternakan.

4.2.Seksi Produksi

Seksi Produksi mempunyai tugas merancanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayan produksi peternakan.

Seksi Pengembangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan tugas pelayanan pengembangan peternakan.

5. Bidang Perikanan

Bidang Perikanan mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan perikana yang meliputi pembenihan, produksi serta kesehatan ikan dan lingkungan.

5.1. Seksi Pembenihan

Seksi Pembenihan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan pembenihan perikanan.

5.2. Seksi Produksi

Seksi Produksi mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan produksi perikanan.

5.3.Seksi Kesehatan Ikan dan Lingkungan

Seksi Kesehatan Ikan dan Lingkungan mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan

pelaksanaan tugas pelayanan kesehatan ikan dan lingkungan.

6. Bidang Kesehatan Hewan

Bidang Kesehatan Hewan mempunyai tugas memimpin,

mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan perikana yang meliputi pengendalian penyakit hewan, sarana dan

pelayanan kesehatan hewan serta kesehatan masyarakat veteriner (kesmavet).

6.1.Seksi Pengendalian Penyakit Hewan

Seksi Pengendalian Penyakit Hewan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan pengamatan, penyelidikan pencegahan, pemberantasan dan mengendalikan penyakit hewan.

6.2.Seksi Sarana dan Pelayanan Kesahatan Hewan

Seksi Sarana dan Pelayanan Kesahatan Hewan mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan

pelaksanaan tugas pelayanan sarana pelayanan kesehatan hewan.

6.3.Seksi Kesehatan Masnyarakat Ventriner

Seksi Kesehatan Masnyarakat Ventriner mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan

pelaksanaan tugas kesmavet dan kesejahteraan hewan.

7. Bidang Bina Usaha

Bidang Bina Usaha mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan pembinaan usaha peternakan dan perikanan yang meliputi pengolahan dan pemasaran hasil peternakan, pengelolaan dan pemasaran hasil peternakan, pengolahan dan pemasaran hasil perikanan serta peternakan dan perikanan.

Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Peternakan mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan

pelaksanaan tugas pelayanan pengolahan dan pemasaran hasil peternakan.

7.2.Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan

Seksi Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan

pelaksanaan tugas pelayanan pengolahan dan pemasaran hasil perikanan.

7.3.Seksi Pelayanan Peternakan dan Perikanan

Seksi Pelayanan Peternakan dan Perikanan mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan

pelaksanaan tugas pelayanan peternakan dan perikanan

8. UPTD Perbibitan Ternak

UPTD Perbibitan Ternak mempunyai tugas memimpin, merencanakan, melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian fungsi dinas di bidang pelayanan dan pengembangan pembibitan ternak.

9. UPTD Pembenihan Ikan

UPTD Pembenihan Ikan mempunyai tugas memimpin, merencanakan, melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian fungsi dinas di bidang pelayanan dan pengembangan pembenihan ikan.

UPTD Rumah Potong Hewan mempunyai tugas memimpin, merencanakan, melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian fungsi dinas di bidang pelayanan dan pengendaliann rumah potong hewan (HPH) dan rumah potong unggas (RPU).

11.UPTD Pusat Kesehatan dan Laboratorium

UPTD Pusat Kesehatan dan Laboratorium mempunyai tugas memimpin, merencanakan, melaksanakan mengevaluasi dan melaporkan sebagian fungsi dinas di bidang pelayanan dan pengenbangan pusat kesehatan hewan di laboratorium.

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

Analisis yang dilakukan meliputi analisis sistem yang berjalan dan analisis sistem yang penulis ajukan.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan langkah penganalisaan, dokumen apa saja yang berjalan yang melewati sistem informasi pengelolaan data masuk. Dokumen yang digunakan diantaranya :

1. Nama Dokumen : Surat Masuk

Deskripsi : Merupakan form isian data surat masuk

Sumber : Bagian Kepegawaian

Tujuan : Bidang Bina Usaha

Bentuk : Kartu

Fungsi : Sebagai form pengisian data surat masuk

Frekuensi : Setiap ada surat masuk

2. Nama Dokumen : Disposisi

Deskripsi : Merupakan form isian data disposisi surat masuk.

Tujuan : Bidang Bina Usaha

Bentuk : Kartu

Fungsi : Sebagai form pengisian data disposisi surat masuk

Frekuensi : Setiap ada surat masuk

3. Nama Dokumen : Laporan

Deskripsi : Merupakan laporan data surat masuk

Sumber : Bidang Bina Usaha

Tujuan : Kepala Dinas

Bentuk : Dokumen

Fungsi : Sebagai laporan data surat masuk

Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Prosedur kerja yang sedang berjalan dalam rangka memasukan data surat masuk, penulis mencoba menyajikannya dalam bentuk FlowMap, konteks diagram dan DFD.

4.1.2.1 Flow Map

Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik,

entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi.

Penulis mencoba menggambarkan pergerakan proses pengolahan data surat masuk dalam bentuk Flowmap.

Sistem Pengelolaan Surat Masuk

Bag.Kepegawaian Kepala Dinas Bidang Bina Usaha Pengirim

Form yang telah diisi

Penandatangan an Mencatat data form surat masuk Kartu surat masuk & disposisi Laporan Surat Masuk Kartu Surat Masuk & Disposisi Mengisi Form Surat Masuk Surat

Form Surat Masuk Form Surat Masuk Surat

Form yang telah diisi Kartu Surat Masuk & Disposisi Kartu Surat Masuk & Disposisi Kartu surat masuk & disposisi Mencatat isi disposisi

Buku catatan surat masuk Laporan Surat Masuk Menyimpa n Lembar Ke-2 Surat Masuk Membuat Laporan Surat Masuk

4.1.2.2 Diagram Konteks

SI SURAT MASUK

Pengirim Kepala Dinas

Data SuratMasuk Data

SuratMasuk

Gambar 4.2. Diagram konteks sistem yang sedang berjalan

4.1.2.3 Data Flow Diagram

Pengirim

1.0

Pengisian Form Form Surat Masuk

2.0 Mencatat Isi Form

Surat Masuk & Disposisi

3.0 Penandatanganan Surat Masuk &

Disposisi 4.0

Menyerahkan Surat Masuk & Disposisi Surat Data surat masuk Data Form Data Form Data surat masuk Data surat masuk Data surat masuk 5.0 Mencatat isi disposisi

Buku arsip surat masuk 6.0 Membuat laporan surat masuk Laporan surat masuk Kepala Dinas Data surat masuk Data surat masuk Data surat

masuk Laporan surat masuk

Laporan surat masuk

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan

Sistem yang sedang berjalan di Dinas Peternakan dan Perikanan (DISNAKAN) Kabupaten Bandung khususnya dalam pengelolaan surat masuk pada dasarnya sudah dibuat semudah mungkin agar prosesnya tidak memakan waktu yang lama. Namun yang menjadi kendala adalah saat proses pencatatan isi disposisi ke dalam buku arsip surat masuk, karena masih menggunakan cara manual, sehingga proses yang terjadi justru memperlambat kerja saat memasukkan isi disposisi tersebut. Selain itu, data dalam buku arsip surat masuk dapat berpotensi hilang dan rusak lebih besar dari data yang sudah terkomputerisasi. Maka dari itu penulis

mencoba membuat solusi permasalahan diatas agar

pencatatan/pemasukan data menjadi lebih cepat. Salah satunya dengan membuat pengentrian data menggunakan komputer sehingga proses pencatatan dan pengarsipan dapat lebih cepat dan dapat dengan mudah dicari bila dibutuhkan.

4.2 Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem yang penulis ajukan, dapat memuat beberapa solusi yang setidaknya dapat mengefisienkan waktu, karena terdapat proses yang dihilangkan dan diganti dengan proses yang telah terkomperisasi, tetapi tidak mengganggu atau merubah prosedur kerja yang sedang berjalan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dimana perancangan sistem yang baru dibuat adalah diantaranya untuk :

1. Agar proses pengelolaan data surat masuk lebih cepat.

2. Agar proses penyimpanan data surat masuk dapat lebih efisien karena

proses pengarsipan yang telah terkomputerisasi sehingga bila dibutuhkan dapat dicari lebih cepat.

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perbedaannya dari prosedur yang sedang berjalan yakni terdapat proses yang diganti dengan proses yang telah terkomputerisasi dalam prosedur yang diusulkan, supaya dapat mempercepat pengelolaan data dan dapat mengefisienkan waktu. Karena dalam proses yang sedang berjalan pencatatan data surat masuk masih menggunakan proses manual sehingga memperlambat waktu kerja.

4.2.2.1 Flow Map

Alur dokumen atau kegiatan proses yang diusulkan dalam sistem surat masuk disajikan dalam flowmap di bawah ini.

Sistem Pengelolaan Surat Masuk

Bag.Kepegawaian Kepala Dinas Bidang Bina Usaha Pengirim Surat

Surat Surat

Form Surat Masuk Form Surat Masuk

Mengisi Form Surat Masuk Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk Kartu Surat masuk & Disposisi Kartu Surat Masuk & Disposisi Kartu Surat Masuk

Entry data surat masuk

DB _Sura

t Ma su k Mencata t data form surat masuk Penand atangan an Membuat Laporan Surat Masuk Form yang telah

diisi

Form yang telah diisi Kartu Surat masuk & Disposisi Kartu Surat Masuk & Disposisi Menyimpa n Lembar Ke-2 Surat Masuk

Proses sistem pengelolaan surat masuk yang sebelumnya belum terkomputerisasi diubah menjadi lebih terkomputerisasi dengan mengganti proses pencatatan kartu surat masuk dan isi disposisi yang sebelumnya manual (mencatat ke buku catatan surat masuk) menjadi terkomputerisasi (entry data surat masuk), agar proses pengelolaan data dapt lebih cepat dan efektif.

Hal terpenting yang yang diubah dalam sistem surat masuk adalah proses pencatan data yang sebelumnya mencatat di buku catatan surat masuk, diganti dengan entry data ke dalam komputer dan disimpan di database surat masuk. Hal ini dilakukan agar proses pencatatan dan pengelolaan data surat masuk yang tadinya tidak efektif dan memiliki potensi kesalahan yang besar menjadi lebih cepat, lebih efektif dari prosedur system yang sedang berjalan dan mengurangi potensi kesalahan yang ada. Proses untuk pengarsipan pun dapat lebih efisien dari sistem yang berjalan sebelumnya karena tidak lagi membutuhkan ruang/tempat yang besar (menggunakan filling cabinet), cukup dengan disimpan dan diarsipkan di database surat masuk yang sudah tersedia di komputer.

4.2.2 Evaluasi Sistem yang Diusulkan/Dirancang

Dalam system yang diusulkan, penulis menambahkan elemen-elemen yang belum ada dalam system yang sedang berjalan dengan tidak merubah prosedur dasar system tersebut. Dalam system yang diusulkan, penulis merubah proses pencatatan dan penyimpanan data surat masuk yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi sehingga diharapkan pemrosesan dan pengelolaan data surat masuk menjadi lebih cepat. Diharapkan juga system yang diusulkan penulis dapat mengurangi beban penyimpanan arsip data surat-surat yang masuk yang semakin hari semakin banyak yang menyebabkan data surat masuk sulit dicari bila suatu saat dibutuhkan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan data surat masuk dan mencoba memberikan solusi dengan membuat system informasi yang telah diusulkan, penulis mendapat beberapa kesimpulan dan saran dalam perbaikan prosedur sistem.

5.1 Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan yang dapat ditarik penulis dalam penulisan laporan kali ini, diantaranya :

1. System informasi surat masuk yang sedang berjalan di DINAS

PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) masih terdapat

beberapa kelemahan karena system yang masih belum

terkomputerisasi.

2. Proses pencatatan kartu surat masuk dan lembar isi disposisi di DINAS

PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) masih

menggunakan proses manual dengan cara mencatat di sebuah buku catatan surat masuk sehingga memperlambat proses kerja dan memunculkan potensi kesalahan pencatatan yang besar.

3. System informasi surat masuk yang diusulkan di DINAS

PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) dibuat dengan mengganti proses pencatatan kartu surat masuk dan lembar isi disposisi

yang masih menggunakan cara manual (mencatat data ke buku catatan surat masuk) dengan proses entry ke computer dan disimpan di database surat masuk

4. Dengan system informasi surat masuk yang penulis usulkan

diharapkan dapat menutupi kekurangan system sehingga membuat proses kerja dapat lebih cepat.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang dapat dikemukakan dalam laporan kerja praktek adalah sebagai berikut:

1. Agar proses pengelolaan dapat berjalan lebih cepat, diharapkan

minimal terdapat sebuah computer untuk membantu proses pemasukan data agar lebih cepat

2. Agar resiko kehilangan data pada database tidak terjadi, hendaknya

selalu membackup database dalam kurun waktu tertentu.

3. Agar sistem berjalan dengan baik maka diperlukan orang atau

karyawan yang mengerti dengan sistem program yang sedang dijalankan.

i

ANALISIS SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

PADA BIDANG BINA USAHA

DI DINAS PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN)

KABUPATEN BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Bangga Aria Purwaraga NIM. 10507149

Sholeh Hamdani NIM 10507169

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

Sistem Pengelolaan Surat Masuk

Bag.Kepegawaian Kepala Dinas Bidang Bina Usaha Pengirim Surat

Surat Surat

Form Surat Masuk Form Surat Masuk

Mengisi Form Surat Masuk Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk Kartu Surat masuk & Disposisi Kartu Surat Masuk & Disposisi Kartu Surat Masuk

Entry data surat masuk

DB _Sura

t Ma su k Mencata t data form surat masuk Penand atangan an Membuat Laporan Surat Masuk Form yang telah

diisi

Form yang telah diisi Kartu Surat masuk & Disposisi Kartu Surat Masuk & Disposisi Menyimpa n Lembar Ke-2 Surat Masuk

Proses sistem pengelolaan surat masuk yang sebelumnya belum terkomputerisasi diubah menjadi lebih terkomputerisasi dengan mengganti proses pencatatan kartu surat masuk dan isi disposisi yang sebelumnya manual (mencatat ke buku catatan surat masuk) menjadi terkomputerisasi (entry data surat masuk), agar proses pengelolaan data dapt lebih cepat dan efektif.

Hal terpenting yang yang diubah dalam sistem surat masuk adalah proses pencatan data yang sebelumnya mencatat di buku catatan surat masuk, diganti dengan entry data ke dalam komputer dan disimpan di database surat masuk. Hal ini dilakukan agar proses pencatatan dan pengelolaan data surat masuk yang tadinya tidak efektif dan memiliki potensi kesalahan yang besar menjadi lebih cepat, lebih efektif dari prosedur system yang sedang berjalan dan mengurangi potensi kesalahan yang ada. Proses untuk pengarsipan pun dapat lebih efisien dari sistem yang berjalan sebelumnya karena tidak lagi membutuhkan ruang/tempat yang besar (menggunakan filling cabinet), cukup dengan disimpan dan diarsipkan di database surat masuk yang sudah tersedia di komputer.

4.2.2 Evaluasi Sistem yang Diusulkan/Dirancang

Dalam system yang diusulkan, penulis menambahkan elemen-elemen yang belum ada dalam system yang sedang berjalan dengan tidak merubah prosedur dasar system tersebut. Dalam system yang diusulkan, penulis merubah proses pencatatan dan penyimpanan data surat masuk yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi sehingga diharapkan pemrosesan dan pengelolaan data surat masuk menjadi lebih cepat. Diharapkan juga system yang diusulkan penulis dapat mengurangi beban penyimpanan arsip data surat-surat yang masuk yang semakin hari semakin banyak yang menyebabkan data surat masuk sulit dicari bila suatu saat dibutuhkan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan data surat masuk dan mencoba memberikan solusi dengan membuat system informasi yang telah diusulkan, penulis mendapat beberapa kesimpulan dan saran dalam perbaikan prosedur sistem.

5.1 Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan yang dapat ditarik penulis dalam penulisan laporan kali ini, diantaranya :

1. System informasi surat masuk yang sedang berjalan di DINAS PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) masih terdapat beberapa kelemahan karena system yang masih belum terkomputerisasi.

2. Proses pencatatan kartu surat masuk dan lembar isi disposisi di DINAS

PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) masih

menggunakan proses manual dengan cara mencatat di sebuah buku catatan surat masuk sehingga memperlambat proses kerja dan memunculkan potensi kesalahan pencatatan yang besar.

3. System informasi surat masuk yang diusulkan di DINAS PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN) dibuat dengan mengganti proses pencatatan kartu surat masuk dan lembar isi disposisi

yang masih menggunakan cara manual (mencatat data ke buku catatan surat masuk) dengan proses entry ke computer dan disimpan di database surat masuk

4. Dengan system informasi surat masuk yang penulis usulkan diharapkan dapat menutupi kekurangan system sehingga membuat proses kerja dapat lebih cepat.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang dapat dikemukakan dalam laporan kerja praktek adalah sebagai berikut:

1. Agar proses pengelolaan dapat berjalan lebih cepat, diharapkan minimal terdapat sebuah computer untuk membantu proses pemasukan data agar lebih cepat

2. Agar resiko kehilangan data pada database tidak terjadi, hendaknya selalu membackup database dalam kurun waktu tertentu.

3. Agar sistem berjalan dengan baik maka diperlukan orang atau karyawan yang mengerti dengan sistem program yang sedang dijalankan.

i

ANALISIS SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

PADA BIDANG BINA USAHA

DI DINAS PETERNAKAN DAN PERIKANAN (DISNAKAN)

KABUPATEN BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Bangga Aria Purwaraga NIM. 10507149

Sholeh Hamdani NIM 10507169

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG