Data Flow Diagram APLIKASI OPERASIONAL CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT LAYANAN AKADEMIK DAN KEUANGAN BERBASIS WEBSITE DAN SMS GATEWAY.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab III ini akan dibahas alur analisa dan perancangan pembuatan aplikasi berbasis website dan sms gateway, antara lain: Data Flow Diagram dan Graphical User Interface.

3.1 Data Flow Diagram

DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Sistem penyajian data akademik dan keuangan berbasis website dan sms gateway yang akan dikembangkan dalam Tugas Akhir ini. Sistem yang mengimplementasikan konsep Operational CRM tersebut digambarkan dengan DFD yang beorientasi pada customer.

3.1.1. Berbasis Website

Portal web merupakan istilah dalam dunia internat dimaksudkan untuk website yang menyediakan beraneka ragam informasi untuk para pengunjungnya dan mendapatkan perhatian khusus karena bagi banyak pengguna, portal web merupakan halaman yang pertama kali dibuka oleh pengunjung.

3.1.1.1. Context Diagram

Contect diagam adalah menggambarkan hubungan inputoutput antara sistem dengan dengan dunia luarnya kesatuan luar dan selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mengawali proses dari seluruh sistem. 27 data user baru login permintaan record siswa konfirmasi login data user data identitas yang dicari data asrama yang dicari data aktifitas yang dicari analisa skor absensi analisa nilai analisa syahriyah data identitas data asrama data aktifitas data skor absensi data nilai data syahriyah konfirmasi login permintaan NIS siswa Login konfirmasi login laporan sms masuk laporan senditems sms info baru login data sms masuk data senditems sms APLIKASI OPERASIONAL CRM LAYANAN AKADEMIK DAN KEUANGAN BERBASIS WEBSIT E 1 wali murid Internal Admin Gambar 3.1 Context Diagram Berbasis Website DFD context digaram digambarkan dengan 3 entitas luar. Entitas pertama user internal adalah user yang memiliki hak akses username dan password khusus. Pada aplikasi ini, seorang hanya bisa melakukan proses view data dan report pada semua siswa dengan memasukkan nis dan punya hak akses untuk menambah user. Kedua wali muird adalah user yang mempunyai hak akses username NIS dan password khusus. Pada aplikasi ini, seseorang wali muird hanya bisa melakukan proses view data dan report pada 1 siswa saja, yaitu dibatasi pada waktu login dengan memasukkan username dengan nis. Ketiga admin adalah user yang mempunyai hak akses username dan password untuk menambah user baru, mengelola content website setiap waktu, melihat report sms masuk dan melihat report sms yang terkirim. Yang dimaksud User di sini ialah seluruh pengunjung website. Entitas User digambarkan untuk menjelaskan bahwa sebelum ketiga entitas di atas melakukan proses login, mereka belum dikenali sebagai Wali Murid, Internal, Admin. Mereka masih dianggap pengunjung umum yang hanya dapat membaca berita terbaru yang dipampangkan di halaman utama. Pada DFD context diagram di atas, entitas Wali Murid dan Internal sama- sama mengalirkan data permintaan record akademik dan syahriyah ke dalam sistem. yang membedakan user Wali Murid dan Internal adalah hak akses untuk menambah user dan mengatur modul yang hanya didapatkan oleh Internal untuk yang berbasis website. Entitas Admin hanya bertugas mengalirkan info-info karya ilmiah dan karya tulis terbaru, menambah user dan menu dan mengelola report sms akademik.

3.1.1.2. DFD Level 1

Data flow diagram level 1 terdiri dari beberapa bagian proses yang terjadi didalam aplikasi, tapi yang diturunkan ke level 2 hanya beberapa proses yaitu manajamen user berisi tentang menambah user baru dan merubah password. Analisa skor absensi berisikan analisa skor absensi berdasarkan tahun ajaran, bulan dan jenis skor absensi. Analisa nilai berisikan analisa nilai rata-rata berdasarkan tahun ajaran, nilai rata-rata berdasarkan beberapa kelas, nilai rata-rata tertinggi dan terendah setiap kelas. Analisa syahriyah berisikan pelunasan syahriyah berdasarkan tahun ajaran, berdasarkan bulan dan jenis syahriyah. Admin website berisikan penambahan user baru dan mengelola content website. login konfirmasi login data tambah user konfirmasi user baru pencarian identitas siswa data identitas yang dicari pencarian asrama siswa data asrama yang dicari pencarian aktifitas siswa data aktifitas siswa yang dicari permintaan analisa skor absensi hasil analisa skor absensi permintaan analisa nilai hasil analisa nilai permintaan analisa syahriyah hasil analisa syahriyah NIS data skor absensi NIS data aktifitas NIS data asrama NIS NIS data syahriyah data nilai NIS data identitas data identitas data asrama data aktifitas data syahriyah data nilai data skor absensi data aktifitas data asrama data identitas konfirmasi password baru data sms masuk konfirmasi sms masuk data pesan terkirim konfirmasi data sms terkirim NIS konfirmasi password baru info baru data inbox data senditems data username konfirmasi data username konfirmasi data asrama konfirmasi data asrama NIS NIS NIS NIS NIS NIS konfirmasi data inbox konfirmasi data senditems konfirmasi data identitas password baru proses login username 1.1 Manajemen user Internal 2.1 proses pencarian data identitas 3.1 proses pencarian data asrama 4.1 admin sms akademik proses pencarian data aktifitas 5.1 1 identitas aktifitas asrama 2 4 3 proses analisa skor absensi 6.1 proses analisa nilai 7.1 proses analisa syahriyah 8.1 proses menampilkan syahriyah 9.1 proses menampilkan nilai 10.1 proses menampilkan skor absensi 11.1 proses menampilkan aktifitas 12.1 proses menmpilkan asrama 13.1 proses menampilkna identitas 14.1 proses update login 15.1 wali murid skor absensi syahriyah nilai 5 7 6 proses menampilkan sms masuk 16.1 proses menampilkan senditems sms 17.1 konfirmasi login login mengelola website 18.1 admin website konfirmasi login login senditems 10 inbox 8 Gambar 3.2 DFD Level 1 Berbasis Website Di dalam proses Login, entitas User memasukkan username dan password yang kemudian dicocokkan dengan username dan password yang tersimpan di dalam database user. Selain mengambil username dan password, proses Login juga mengambil informasi mengenai level user dari dalam database untuk kemudian diolah menjadi hak akses bagi setiap User yang melakukan proses Login. Proses Login juga memberikan umpan balik berupa konfirmasi status proses Login, apakah berhasil atau tidak. Segera setelah proses Login dilakukan, User yang semula belum dikenali langsung diberikan hak akses sesuai levelnya masing-masing. Dan kemudian ketiga kelompok user itu mengakses prosesnya masing-masing, entitas Wali Murid mengakses proses Menampilkan record untuk Wali Murid, entitas Internal mengakses proses Menampilkan record untuk Internal, entitas Admin sms akademik mengelola report sms masuk dan kirim sms dan admin website mengakses proses Mengelola content website dan menambah user baru.

3.1.1.3. DFD Level 2 Manajemen User

password lama konfirmasi password baru data user baru konfirmasi data user baru konfirmasi data user baru data user baru konfirmasi password baru password baru Internal proses tambah user baru 2.1.1 proses ganti password 2.1.2 username 1 Gambar 3.3 DFD Level 2 Manajemen User Berbasis Website DFD Level 2 Menjemen User menggambarkan fungsionalitas seorang administrator, untuk prose manajemen user. Terdapat dua proses utama, yaitu Menambah user baru serta merubah password. Dalam proses menambah user baru, entitas internal menginputkan data user baru yang ingin diberi hak akses untuk dapat login sebagai internal maupun wali murid. Sedangkan pada proses Merubah password, entitas internal maupun wali muird yang telah diberi hak akses dapat berupah password sesuai dengan levelnya.

3.1.1.4. DFD Level 2 Analisa Skor Absensi

permintaan analisa skor absensi tahun ajaran informasi skor absensi tahun ajaran permintaan analisa skor absensi perbulan informasi data skor absensi perbulan informasi data skor absensi tahun ajaran informasi data skor absensi perbulan permintaan analisa jenis skor absensi informasi data jenis skor absensi data analisa jenis skor absensi data analisa skor absensi tahun ajaran data analisa skor absensi perbulan informasi data jenis skor absensi internal proses analisa skor absensi tahun ajaran 1.6.1 proses analisa skor absensi bulan 1.6.2 absensi 5 proses analisa skor absensi jenis 1.6.3 Gambar 3.4 Level 2 Analisa Skor Absensi Berbasis Website DFD Level 2 Analisa skor absensi terdapat tiga proses utama, yaitu analisa skor absensi tahun ajaran, analisa skor absensi bulan serta analisa skor absensi jenis. Dalam proses analisa skor absensi tahun ajaran, entitas internal bisa memantau skor absensi berdasarkan tahun ajaran yang ada. Pada proses skor absensi bulan, entitas internal dapat memantau perkembangan skor absensi bulanan. Sedangkan pada proses skor absensi jenis, entitas internal dapat memantau perkembangan jenis skor absensi tertinggi dalam bulan tertentu.

3.1.1.5. DFD Level 2 Analisa Nilai

permintaan analisa nilai tahun ajaran informasi data nilai tahun ajaran permintaan analisa nilai perkelas informasi data nilai perkelas informasi data nilai tahun ajaran informasi data nilai perkelas permintaan analisa kelas informasi data nilai kelas data analisa nilai kelas data analisa nilai tahun ajaran data analisa nilai perkelas informasi data nilai kelas internal proses analisa nilai rata tahun ajaran 1.7.1 proses analisa nilai rata semua kelas 1.7.2 nilai 6 proses analisa nilai kelas 1.7.3 Gambar 3.5 Level 2 Analisa Nilai Berbasis Website DFD Level 2 Analisa nilai terdapat tiga proses utama, yaitu analisa nilai rata tahun ajaran, analisa nilai rata semua kelas serta analisa nilai kelas. Dalam proses analisa nilai rata tahun ajaran, entitas internal bisa memantau nilai rata berdasarkan tahun ajaran yang ada. Pada proses nilai rata semua kelas, entitas internal dapat memantau perkembangan nilai rata semua kelas. Sedangkan pada proses nilai kelas, entitas internal dapat memantau perkembangan nilai tertinggi dan terendah kelas tertentu.

3.1.1.6. DFD Level 2 Analisa Syahriyah

permintaan analisa syahriyah tahun ajaran permintaan analisa syahriyah bulan informasi syahriyah perbulan informasi data syahriyah tahun ajaran informasi data syahriyah perbulan permintaan analisa jenis syahriyah informasi jenis syahriyah informasi data jenis syahriyah informasi data syahriyah tahun ajaran data analisa syahriyah tahun ajaran data analisa syahriyah perbulan data analisa jenis syahriyah internal proses analisa syahriyah tahun ajaran 1.8.1 proses analisa syahriyah bulan 1.8.2 syahriyah 7 proses analisa spp syahriyah jenis 1.8.3 Gambar 3.6 Level 2 Analisa Syahriyah Berbasis Website DFD Level 2 Analisa Syahriyah terdapat tiga proses utama, yaitu analisa syahriyah tahun ajaran, analisa syahriyah bulan serta analisa syahriyah jenis. Dalam proses analisa syahriyah tahun ajaran, entitas internal bisa memantau pelunasan syahriyah berdasarkan tahun ajaran yang ada. Pada proses syahriyah bulan, entitas internal dapat memantau perkembangan pelunasan syahriyah semua bulan. Sedangkan pada proses syahriyah jenis, entitas internal dapat memantau perkembangan pelunasan syahriyah berdasarkan jenis.

3.1.1.7. DFD Level 2 Admin Website

data user baru update content website konfirmasi updata content website konfirmasi update content website konfirmasi data user baru data update content website konfirmasi data user baru data user baru admin website Manajemen user 18.1.1 Mengelola content website 18.1.2 berita 11 username 1 Gambar 3.7 Level 2 Admin Website Berbasis Website DFD Level 2 Administrator menggambarkan fungsionalitas seorang Administrator Website, untuk administrator mengelola wesbite dari belakang layar. Terdapat dua proses utama, yaitu Meng-update content website serta Mengelola User. Dalam proses Meng-update content website, entitas Administrator menginputkan karya ilmiah dan karya tulis terbaru yang ingin ditampilkan pada halaman utama website. Sedangkan pada proses Menglola user, Administrator menginputkan data user terbaru, baik itu user baru atau update profile user atau bahkan penghapusan user. Yang dimaksud user untuk dikelola di sini ialah Admin lain yang levelnya editor.

3.1.2. Berbasi SMS Gateway

SMS Gateway adalah suatu platform yang menyediakan mekanisme untuk menghantar dan menerima SMS dari peralatan mobile HP, PDA phone, dan lain- lain yang menggunakan keyword tertentu.

3.1.2.1. Context Diagram

permintaan no telp permintaan format sms data nilai matapelajaran data nilai ujian data nilai akhir data nilai rata-rata data absensi semester data syahriyah bulan sekarang data syahriyah bulan tertantu infor format sms data absesensi harian wali murid APLIKASI CRM LAYANAN AKADEMIK DAN KEUANGAN BERBASIS SMS GAT EWAY 1 Gambar 3.8 Contect Diagram Berbasis SMS gateway Wali Murid mengirimkan sms dengan format tertentu yang berkaitan dengan skor absensi, nilai dan syahriyah, Jika format perintah benar maka SMS akan diproses untuk mengirimkan nilainya. Namun jika tidak sesuai, maka tetap diproses dengan mengirimkan pesan kesalahan dalam bentuk SMS pula.

3.1.2.2. DFD Level 1

permintaan skor absensi semester informasi skor absensi semester permintaan nilai ujian hasil nilai ujian informasi data absensi semester hasil spp syahriyah permintaan spp syahriyah permintaan no telp informasi skor absensi harian informasi data skor absensi harian data skor absensi semester data skor absensi harian wali murid proses kirim skor absensi 1.1 proses kirim nilai 1.2 absensi 5 proses kirim syahriyah 1.3 proses kirim absensi harian 1.4 Gambar 3.9 DFD Level 1 Berbasis SMS Gateway Di dalam proses kirim skor absensi, entitas User wali murid mengirimkan sms sesuai dengan format sms yang telah ditentukan, kemudian Jika format perintah benar maka SMS akan diproses untuk mengirimkan nilainya begitu juga sebaliknya bila format sms salah, maka tetap diproses dengan mengirimkan pesan kesalahan dalam bentuk SMS pula. Selain mengambil permintaan berdasarkan sms tertentu, juga mengirimkan nilai skor absensi harian yang dimasukan admin pada saat meng-update data.

3.1.2.3. DFD level 2 Proses Kirim Nilai

perm i ntaan ni l ai m atapel aj aran i nform asi ni l ai m atapel aj aran perm i ntaan ni l ai uj i an i nform asi ni l ai uj i an i nform asi data ni l ai matapel aj aran i nform asi data ni l ai uj i an i nform asi ni l ai akhi r permi ntaan ni l ai akhi r i nform asi data ni l ai akhi r perm i ntaan ni l ai rata-rata i nformasi ni l ai rata-rata i nform asi data ni l ai rata-rata data ni l ai matapel aj aran data ni l ai uj i an data ni l ai akhi r data ni l ai rata-rata wal i m uri d proses ki ri m ni l ai matapel aj aran 1.2.1 proses ki ri m ni l ai uj i an 1.2.2 ni l ai 6 proses ki ri m ni l ai akhi r 1.2.3 proses ki ri m ni l ai rata-rata 1.2.4 Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses Kirim Nilai Berbasis SMS Gateway DFD Level 2 Proses kirim nilai terdapat empat proses utama, yaitu kirim nilai matapelajaran, kirim nilai ujian, kirim nilai akhir serta kirim nilai rata-rata. Dalam proses kirim nilai matapelajaran, entitas wali murid bisa memantau nilai matapelajaran berdasarkan semester. Pada proses nilai ujian, entitas wali murid bisa memantau nilai ujian berdasarkan semester. Pada proses nilai akhir, entitas wali murid bisa memantau nilai akhir berdasarkan semester. Sedangkan pada proses nilai rata-rata, entitas internal dapat memantau nilai rata-rata semester.

3.1.2.4. DFD Level 2 Proses Kirim Syahriyah

permintaan syahriyah bulan sekarang informasi syahriyah bln sekarang permintaan syahriyah bulan tertentu informasi syahriyah bulan tertentu informasi data syahriyah bulan sekarang informasi data syahriyah bulan tertentu data syahriyah bulan sekarang data syahriyah bulan tertentu wali murid proses kirim syahriyah sekarang 1.3.1 proses kirim syahriyah bulan tertentu 1.3.2 syahriyah 7 Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses Kirim Syahriyah Berbasis SMS Gateway DFD Level 2 Proses kirim syahriyah terdapat dua proses utama, yaitu kirim syahriyah waktu sekarang serta kirim syahriyah pada bulan tertentu. Dalam proses kirim syahriyah waktu sekarang, entitas wali murid bisa memantau pembayaran syahriyah pada bulan sekarang. Pada proses kirim syahriyah bulan tertentu, entitas wali murid bisa memantau pemabayaran syahriyah pada bulan- bulan tertentu.

3.2. Desain Graphical User Interface