Aplikasi sistem distribusi surat dan monitoring digital disposition di Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan
BIODATA
Nama
: Lifardi Muhammad
NIM
: 10109537
Tempat/Tgl. Lahir
: Jakarta, 2 Nopember 1992
Jenis Kelamin
: Laki – Laki
Alamat
: Jl. Tubagus Ismail Dalam Gang Kubangsari 1 No 39
Bandung Jawa Barat
No. Telp./HP.
: 087766989268
E-mail
: ardhy@ymail.com
Riwayat Pendidikan
1997 – 1998 : SD Negeri 06 Pagi Jakarta Timur
1998 – 1999 : SD Dawan Tengah 5
1999 – 2002 : SD Negeri 1 Dompu
2002 – 2005 : SMP Negeri 1 Dompu
2005 – 2008 : SMA Negeri 1 Dompu
2009 – 2014 : Program Studi S1 Jurusan Teknik Informatika
Universitas Komputer Indonesia Bandung
APLIKASI SISTEM DISTRIBUSI SURAT DAN MONITORING
DIGITAL DISPOSITION DI BADAN KARANTINA IKAN,
PENGENDALIAN MUTU, DAN KEAMANAN HASIL
PERIKANAN
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
Program Studi S1 Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
LIFARDI MUHAMMAD
10109537
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2014
DAFTAR ISI
ABSTRAK................................................................................................................i
ABSTRACT............................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... x
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii
DAFTAR SIMBOL .............................................................................................. xvi
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xx
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ......................................................................................... 2
1.4 Batasan Masalah .............................................................................................. 3
1.5 Metodologi Penelitian ...................................................................................... 4
1.6 Sistematika Penulisan ...................................................................................... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 9
2.1 Tinjauan Instansi.............................................................................................. 9
2.1.1 Profil Instansi ............................................................................................... 9
2.1.2 Visi dan Misi .............................................................................................. 10
2.1.2.1 Visi .......................................................................................................... 11
2.1.2.2 Misi ......................................................................................................... 11
2.1.3 Struktur Organisasi ..................................................................................... 12
2.1.4 Deskripsi Kerja Struktur Organisasi Instansi ............................................... 13
2.2 Landasan Teori .............................................................................................. 15
2.2.1 Konsep Dasar Sistem................................................................................. 16
2.2.1.1 Pengertian Sistem .................................................................................... 16
v
2.2.1.2 Bentuk Umum Sistem .............................................................................. 16
2.2.1.3 Karakteristik Sistem ................................................................................ 16
2.2.2 Sistem Informasi ....................................................................................... 18
2.2.2.1 Pengertian Sistem Informasi.................................................................... 18
2.2.2.2 Tujuan dan Aktifitas Sistem Informasi .................................................... 18
2.2.2.3 Kriteria Umum Sistem Informasi ............................................................ 18
2.2.3 Monitoring ................................................................................................ 19
2.2.4 Tata Naskah Dinas .................................................................................... 20
2.2.5 Surat ......................................................................................................... 20
2.2.5.1 Pengertian Surat ....................................................................................... 20
2.2.5.2 Jenis-Jenis Naskah Dinas ......................................................................... 21
2.2.6 Lembar Disposisi ...................................................................................... 25
2.2.7 Paperless Office ........................................................................................ 26
2.2.8 Metode Cost and Benefeit Analysis............................................................ 28
2.2.9 Basis Data (Database) ................................................................................. 31
2.2.9.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ...................................................... 31
2.2.9.2 Diagram Konteks ................................................................................... 33
2.2.9.3 Diagram Arus Data ............................................................................... 33
2.2.9.4 Kamus Data ........................................................................................... 34
2.2.10 Mobile Web .............................................................................................. 35
2.2.11 MySQL..................................................................................................... 35
2.2.12 PHP .......................................................................................................... 37
2.2.13 CSS .......................................................................................................... 38
2.2.14 jQuery Mobile .......................................................................................... 38
2.2.15 JavaScript ................................................................................................. 39
2.2.16 Ajax.......................................................................................................... 39
2.2.17 Adobe Dreamweaver CS6 ......................................................................... 39
2.2.18 WampServer ............................................................................................. 40
vi
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN ........................................................ 41
3.1 Analisis Sistem .............................................................................................. 41
3.1.1 Analisis Masalah ........................................................................................ 41
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ........................................................ 42
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis Penyusunan Surat Dinas .......................................... 51
3.1.4 Analisis Penomoran Naskah Dinas.............................................................. 53
3.1.4 Analisis Monitoring Disposisi ..................................................................... 57
3.1.5 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) ........................................ 61
3.1.6 Analisa Basis Data ...................................................................................... 63
3.1.7 Kamus Data ERD ....................................................................................... 65
3.1.8 Analisa Kebutuhan Non Fungsional .......................................................... 68
3.1.8.1 Analisa Perangkat Keras .......................................................................... 68
3.1.8.2 Analisa Perangkat Lunak ........................................................................ 69
3.1.8.3 Analisa Pengguna .................................................................................... 70
3.1.9 Analisa Kebutuhan Fungsional ................................................................... 72
3.1.9.1 Diagram Konteks ..................................................................................... 72
3.1.9.2 Data Flow Diagram (DFD) ...................................................................... 73
3.1.9.3 DFD Level 1 ............................................................................................ 74
3.1.9.4 DFD Level 2 Proses Surat Masuk............................................................ 75
3.1.9.5 DFD Level 2 Proses Surat Keluar............................................................ 76
3.1.9.6 DFD Level 2 Proses Disposisi ................................................................. 77
3.1.9.7 DFD Level 2 Proses Laporan .................................................................. 77
3.1.9.8 DFD Level 2 Proses Profil ...................................................................... 78
3.1.9.9 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Master ......................................... 78
3.1.9.10 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data User ............................................ 79
3.1.9.11 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Jabatan ...................................... 79
3.1.9.12 Spesifikasi Proses .................................................................................. 80
3.1.9.14 Kamus Data ......................................................................................... 101
vii
3.2 Perancangan Sistem ..................................................................................... 106
3.2.1 Perancangan Basis Data ............................................................................ 106
3.2.1.1 Diagram Relasi ...................................................................................... 106
3.2.1.2 Struktur Tabel ........................................................................................ 107
3.2.2 Perancangan Struktur Menu .................................................................... 112
3.2.2.1 Struktur Menu Operator ........................................................................ 113
3.2.2.2 Struktur Menu Staf................................................................................ 113
3.2.2.3 Struktur Menu Eselon ........................................................................... 114
3.2.3 Perancangan Antarmuka ........................................................................... 114
3.2.3.1 Perancangan Antarmuka Operator.......................................................... 115
3.2.3.2 Perancangan Antarmuka Eselon ............................................................. 122
3.2.3.3 Perancangan Antarmuka Staf ................................................................. 126
3.2.4 Perancangan Pesan Kesalahan ................................................................. 128
3.2.5 Perancangan Jaringan Semantik .............................................................. 129
3.2.5.1 Jaringan Semantik Operator ................................................................... 129
3.2.5.2 Jaringan Semantik Eselon ...................................................................... 130
3.2.5.3 Jaringan Semantik Staf .......................................................................... 130
3.2.6 Perancangan Prosedural ............................................................................ 131
3.2.6.1 Perancangan Prosedural Login .............................................................. 131
3.2.6.2 Perancangan Prosedural Tambah Data User .......................................... 132
3.2.6.3 Perancangan Prosedural Ubah Data User............................................... 132
3.2.6.4 Perancangan Prosedural Hapus Data User ............................................. 133
3.2.6.5 Perancangan Prosedural Cari User ....................................................... 133
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ................................................. 135
4.1 Implementasi Sistem .................................................................................... 135
4.1.1 Perangkat Keras Yang Digunakan ........................................................... 135
4.1.2 Perangkat Lunak Yang Digunakan .......................................................... 135
4.1.3 Implementasi Database ............................................................................ 136
viii
4.2
Implementasi Antarmuka ........................................................................ 143
4.2.1
Implementasi Antarmuka Operator ....................................................... 143
4.2.2
Implementasi Antarmuka Eselon ........................................................... 144
4.2.3
Implementasi Antarmuka Staf ............................................................... 145
4.3. Pengujian Perangkat Lunak ........................................................................ 145
4.3.1 Pengujian Sistem ...................................................................................... 146
4.3.1.1 Skenario Pengujian ................................................................................ 146
4.3.2 Butir Pengujian ......................................................................................... 148
4.3.2.1 Butir Pengujian Sistem Operator ............................................................ 149
4.3.2.2 Butir Pengujian Sistem Eselon ............................................................... 173
4.3.2.3 Butir Pengujian Sistem Staf ................................................................... 184
4.3.3 Kesimpulan Pengujian .............................................................................. 191
4.3.4 Pengujian Beta .......................................................................................... 191
4.3.4.1 Skenario Pengujian Beta ........................................................................ 191
4.3.4.1.1 Skenario Pengujian Beta Eselon.......................................................... 191
4.3.4.1.2 Skenario Pengujian Beta Operator ...................................................... 194
4.3.4.1.3 Skenario Pengujian Beta Staf .............................................................. 195
4.3.5 Kesimpulan Pengujian Beta ...................................................................... 196
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 197
5.1. Kesimpulan ................................................................................................ 197
5.2. Saran .......................................................................................................... 198
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 199
ix
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ian Sommerville, Software Enginering, Rekayasa Perangkat Lunak, 6th ed.
Jakarta: Erlangga, 2003.
[2]
Andri Kristanto , Konsep Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI, 2003.
[3]
Jogiyanto Hartono , Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI
OFFSET, 2005.
[4]
Prahasta, Konsep-konsep Dasar Sistem Informasi Geografis. Bandung: C.V,
2002.
[5]
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Kelautan dan
Perikanan, Nomor: Per.03/MEN/2011.
[6]
Mengukur Kelayakan Ekonomis Proyek Sistem Informasi Manajemen
Menggunakan Metode “Cost & Benefit Analysis” dan Aplikasinya dengan MS
EXCEL 2000. Prabantoro, Gatot. pp. 1-14
[7]
Kadir, Abdul. Mastering Ajax dan PHP. Yogyakarta: Andi, 2009.
[8]
Wibisono, Yudi. Pengantar jQuery Mobile. Ilmu Komputer Universitas
Pendidikan Indonesia, 2013.
[9]
Afeanpah, Fredolinus ( 08.45, 26 Agustus 2009) , Papperless Office,
http://prastowo.staff.ugm.ac.id/?modul=baca&dir=artikel&artikel=PaperlessOffice
199
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan
(BKIPM) adalah institusi yang bertugas dan memiliki kompetensi untuk
melindungi kelestarian sumberdaya hayati perikanan dari serangan hama penyakit
berbahaya yang berpotensi merugikan melalui tindakan karantina ikan, melakukan
pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan baik yang diimpor ataupun
yang diekspor. Saat ini BKIPM masih menggunakan cara konvensional dalam
mengelola dokumentasi persuratan. Hal ini menimbulkan banyak masalah dalam
mengelola dokumentasi persuratan seperti kesulitan dalam penyampaian
informasi, keterlambatan informasi, pencarian berkas surat yang memakan waktu,
terjadinya pengendapan surat karena respon pegawai yang lama terhadap disposisi
yang diterima sehingga terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu, serta
tidak efisiennnya proses penggandaan surat yang dilakukan yang mengakibatkan
pemborosan penggunaan sumber daya khususnya dari sisi operasional. Banyaknya
surat yang dikelola tiap harinya oleh BKIPM mengakibatkan terjadinya
penumpukan berkas surat dan ini menyebabkan banyak berkas-berkas yang
terpisah dan tidak terpelihara dengan baik dan kurangnya pemeliharaan dapat
mengakibatkan terjadinya resiko kehilangan, kerusakan dan salah simpan, atau
masalah lain seperti surat belum diterima atau tidak sampai dikarenakan
pengelolaan surat yang tidak terkelola dengan baik.
Dalam proses distribusi naskah dinas dengan cara konvensional saat ini,
human error seringkali terjadi pada bagian persuratan dan ini mengakibatkan
peluang terjadinya kesalahan dalam pengiriman disposisi juga cukup besar yang
kemudian mengakibatkan para penerima disposisi lanjutan juga melakukan
kesalahan dalam redisposisi. Permasalahan lain adalah ketika pimpinan atau
pejabat eselon sedang tidak ada diruang kerja sedangkan ada surat masuk yang
harus didisposisi ini menyebabkan terjadinya penundaan terhadap proses
1
2
disposisi. Pejabat eselon juga tidak bisa secara langsung mengetahui keberadaan
dan status naskah dinas yang sudah diproses dan didisposisi, hal ini menyebabkan
kesulitan dalam memantau surat ataupun disposisi. Dengan tuntutan reformasi
birokrasi saat ini, pimpinan wajib mengelola dan mengawasi jalannya birokrasi,
maka semua informasi mengenai status surat, waktu respon terhadap surat,
feedback serta waktu aksi dari para penerima disposisi harus bisa didapatkan
dengan cepat dan dengan waktu singkat sebab ini merupakan informasi yang
sangat dibutuhkan bagi pimpinan,
namun saat ini di lingkungan BKIPM
pimpinan belum bisa mendapatkan informasi-informasi tersebut sehingga
terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dibutuhkan pembangunan Aplikasi
Sistem Pengelolaan Distribusi Surat Dan Monitoring Digital Di Badan Karantina
Ikan, Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka rumusan masalah yang didapat
adalah bagaimana cara membangun Aplikasi Sistem Pengelolaan Distribusi Surat
Dan Monitoring Digital Disposition Di Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu
Dan Keamanan Hasil Perikanan.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah membangun Aplikasi Sistem
Pengelolaan Distribusi Surat Dan Monitoring Digital Disposition Di Badan
Karantina Ikan, Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan.
Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Memudahkan dalam penyampaian informasi, penyimpanan, penggandaan
dan pencarian naskah dinas.
2. Menghindari terjadinya pengendapan surat dengan melakukan monitoring
status surat untuk mengingatkan pegawai yang mendapatkan disposisi
sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.
3
Menjamin keamanan naskah dinas dengan pengelolaan digital dari resiko
kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain seperti naskah
dinas belum diterima.
3. Memudahkan pejabat eselon dan bagian persuratan dalam melakukan
pelacakan keberadaan disposisi dokumen naskah dinas.
4. Menghindari kesalahan dalam melakukan pengelolaan disposisi baik dalam
melakukan pengiriman disposisi maupun dalam proses redisposisi.
5. Memudahkan eselon dalam memonitoring disposisi mengenai status surat,
waktu respon terhadap surat, status disposisi surat, status aksi surat, waktu
aksi surat, serta feedback dari para penerima disposisi.
6. Menerapkan paperless office di lingkungan instansi.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka dibuat
batasan masalah agar ruang lingkup penelitian skripsi ini jelas batasannya.
Adapun batasan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut:
1. Jenis naskah dinas dibatasi hanya pada naskah dinas korespondensi, arahan,
dan khusus yaitu memorandum, undangan, nota dinas,surat dinas, surat biasa,
surat rahasia, surat edaran, surat keputusan, surat pengumuman dan surat
tugas.
2.
Proses yang ada dalam aplikasi ini adalah proses pengelolaan surat berupa
pengolahan surat masuk, surat keluar, disposisi, monitoring disposisi, dan
pembuatan laporan surat masuk, surat keluar, serta disposisi.
3.
User yang terlibat dalam sistem ini diantaranya operator, eselon, dan staf.
4.
Bentuk monitoringnya adalah informasi dalam tabel mengenai status surat,
waktu respon, feedback, waktu feedback dan penelusuran keberadaan surat.
5.
Output laporan berupa rekapitulasi surat masuk dan keluar di BKIPM,
statistik surat masuk dan keluar, surat masuk yang belum didisposisi dan
yang sudah didisposisi.
4
6.
Fitur email notification digunakan untuk mempermudah dan menguatkan
penyampain ketersediaan informasi kepada para user ketika menerima
disposisi.
7.
Berkas naskah dinas yang di lampirkan hanya bisa berupa gambar dan
dokumen dengan format pdf.
8.
Metode analisis yang akan digunakan dalam pembangunan system ini
berdasarkan analisis terstruktur, dimana pemodelan datanya menggunakan
ERD (Entity Relationship Diagram) serta untuk menggambarkan pemodelan
fungsionalnya menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
9.
Metode paperless yang digunakan adalah metode Cost & Benefit Analysis
dengan batasan masing-masing komponennya adalah :
a. Komponen Biaya (Cost): Start Up Cost, Project Related Cost, dan Ongoin
Cost.
b. Komponen Manfaat (Benefit) : Tangible Benefits.
10. Aplikasi dibangun berbasis web mobile.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir
ini adalah
sebagai berikut :
1. Metode pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
a. Studi Literatur.
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, paper dan bacaanbacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
b. Observasi.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan
langsung terhadap permasalahan yang diambil.
c. Interview.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung yang
ada kaitannya dengan topik yang diambil.
5
2. Metode pengembangan perangkat lunak.
Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
paradigma perangkat lunak secara waterfall, karena menghasilkan sestem yang
terstruktur dengan baik di tiap prosesnya. Waterfall merupakan salah satu model
pengembangan software, dimana kemajuan suatu proses dipandang sebagai aliran
yang mengalir ke bawah seperti air terjun. Maka tahapan dalam model ini disusun
bertingkat, setiap tahap dalam model ini dilakukan berurutan. Selain itu dari satu
tahap kita dapat kembali ke tahap sebelumnya, gambar dan tahapan yang meliputi
beberapa proses tersebut yaitu:
Terdapat beberapa tahapan dalam pembuatan perangkat lunak pada model
waterfall menurut Ian Sommerville [1], diantaranya:
a. Requirements analysisand definition : Pada tahap ini mengumpulkan
kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan
yang harus di penuhi oleh program yang akan di bangun. Fase ini harus
dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.
b. System and software desaign : tahap ini dikerjakan setelah kebutuhan selesai
dikumpulkan secara lengkap.
c. Implementation and unit testing : Tahap desain program diterjemahkan ke
dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah
ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.
d. Integration and system testing : Tahap penyatuan unit-unit program kemudian
di uji secara menyeluruh.
e. Operation
and
Maintenance
:
Tahap
mengoperasikan
program
dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau
perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.
6
Requirements
analysis and
definition
System and
software design
Implementation
and unit testing
Integration and
system testing
Operation and
maintenance
Gambar 1.1 Waterfall [1]
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran
umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dipaparkan mengenai hal-hal yang menyebabkan
penelitian ini dilakukan sampai dengan bagaimana pendekatan yang dilakukan
untuk mencapai hasil akhir penelitian. Hal-hal tersebut mencakup latar belakang
mengapa penelitian dilakukan, masalah penelitian, maksud dan tujuan penelitian,
batasan masalah penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas tentang profil Badan Karantina Ikan, Pengendalian
Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan yang memaparkan struktur organsasi, dan
job description serta penjelasan tentang berbagai konsep dasar dan teori-teori yang
berkaitan dengan pembuatan sistem pengelolaan distribusi surat dan monitoring
digital disposition di Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, dan Keamanan
Hasil Perikanan beserta hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan.
BAB III. ANALISIS MASALAH
Bab ini membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna, diantaranya
yaitu analisis masalah, analisis prosedur yang berjalan, analisis basis data, analisis
7
kebutuhan fungsional, dan perancangan sistem yang dimulai dari perancangan
data, perancangan menu, dan perancangan Antarmuka program (interface).
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini berisi tentang tahap implementasi sistem, terdiri dari beberapa
langkah diantaranya yaitu menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan
implementasi, dan tindak lanjut implementasi. Selain itu berisi pengujian program
yang dikerjakan.
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada akhir laporan akan dilakukan penarikan kesimpulan berdasarkan
hasil penelitian pada bab sebelumnya yang memuat semua pembahasan, yaitu inti
masalah dan tanggapan dari penulis, serta saran untuk pengembangan sistem lebih
lanjut agar menjadi lebih baik.
8
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Instansi
Tinjauan Instasi terdiri dari profil instansi, visi dan misi, struktur organisasi dan
deskripsi kerja struktur organisasi.
2.1.1 Profil Instansi
Melalui Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 dibentuk Badan Karantina
Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan atau disebut BKIPM, yang
diamanatkan sebagai institusi yang bertugas dan memiliki kompetensi untuk
melindungi kelestarian sumberdaya hayati perikanan dari serangan hama penyakit
berbahaya yang berpotensi merugikan melalui tindakan karantina ikan, melakukan
pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan baik yang diimpor ataupun yang
diekspor.
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 ditetapkan dibentuk
suatu Badan setingkat eselon I di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan
yang melaksanakan tugas perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan
hasil perikanan yaitu Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil
Perikanan. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan
Nomor KEP. 15/MEN/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan
dan Perikanan, ditetapkan Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan
Hasil Perikanan (BKIPM) melaksanakan tugas pengembangan, pembinaan,
pemantauan dan evaluasi perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan
hasil perikanan.
Tanggungjawab, tugas dan fungsi BKIPM adalah melindungi sumberdaya
perikanan seluruh wilayah negara kesatuan RI dari serangan hama dan penyakit ikan
karantina dan melaksanakan pengendalian mutu - keamanan hasil perikanan.
9
10
Pelaksanaan tugas dan tanggungjawab tersebut dilaksanakan oleh BKIPM dengan
didukung oleh 45 Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan 285 satker yang melaksanakan
tugas fungsi tindak karantina dipintu pemasukan dan pengeluaran wilayah di
beberapa propinsi. Rentang kendali BKIPM dalam mengemban tugas pokok bersifat
nasional dan luas.
Kedudukan UPT BKIPM ditempat-tempat pemasukan dan pengeluaran
wilayah yaitu di bandar udara, pelabuhan laut, pelabuhan sungai, pelabuhan
penyeberangan, pos lintas batas dan kantor pos, berperan penting dalam mencegah
masuk tersebarnya hama penyakit ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil
perikanan yang dilalulintaskan. Keberadaan karantina ikan di bandar udara diatur
dalam annex 9 tentang fasilitasi (fasilitation) Organisasi Penerbangan Sipil
Internasional (International Civil Aviation) Sedangkan di pelabuhan laut diatur
dalam organisasi kemaritiman internasional (IMO).
Selain 45 UPT yang tugas dan fungsinya ditempat-tempat pemasukan dan
pengeluaran wilayah, pelaksanaan tugas fungsi BKIPM didukung pula oleh Balai Uji
Standar Karantina Ikan (BUSKI) yang melaksanakan tugas : Validasi metode uji
laboratorium karantina ikan, Uji coba teknis dan metoda tindak karantina terhadap
media pembawa HPIK, Penyiapan bahan penyempurnaann dan pengembangan
metoda serta prosedur teknis pengujian, Pengkajian dan penyiapan bahan
standardisasi dan panduan mutu laboratorium, pelaksanaan pembuatan koleksi
standar HPIK dan pengelolaan sistem informasi dan publikasi hasil pengujian
laboratorium.
2.1.2 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi dari Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan
Keamanan Hasil Perikanan adalah sebagai berikut :
11
2.1.2.1 Visi
Visi pembangunan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil
Perikanan Tahun 2011-2014 adalah :
“Hasil perikanan yang sehat bermutu, aman konsumsi dan terpercaya”
2.1.2.2 Misi
Sejalan dengan upaya pencapaian visi pembangunan Karantina Ikan,
pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Tahun 2010-2014 tersebut, maka
misi yang diemban adalah:
“Mewujudkan Pencegahan Penyebaran HPIK serta Pengendalian Mutu dan
Keamanan Hasil Perikanan yang Mampu Menjamin Lalu Lintas Hasil Perikanan yang
Sehat, Bermutu, Aman konsumsi dan Terpercaya”
12
2.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
13
2.1.4 Deskripsi Kerja Struktur Organisasi Instansi
Deskripsi kerja di BKIPM dikelompokan dalam beberapa bagian dan bagian
itu sendiri diperjelas dengan uraian tugas dan tanggung jawab utama masing-masing
diantaranya:
A. Kepala Badan
Jabatan ini memimpin pelaksanaan penyiapan dan perumusan kebijakan,
pemantauan, analisis & evaluasi, dan pelaporan di bidang perkarantinaan ikan,
pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan. Adapun uraian tugas nya sebagai
berikut :
1.
Melaksanakan
penyusunan
kebijakan
teknis,
rencana
dan
program
perkarantinaan ikan serta pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan.
2.
Melaksanakan perkarantinaan ikan serta pengendalian mutu dan keamanan hasil
perikanan.
3.
Melaksanakan penyusunan rancangan peraturan perundang-undangan di bidang
perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan.
4.
Melaksanakan penataan organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan BKIPM.
5.
Melaksanakan pembinaan dan disiplin pegawai di lingkungan BKIPM.
6.
Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
7.
Melaksanakan pelaporan kegiatan.
8.
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
B. Sekretaris Badan
Jabatan ini memimpin pelaksanaan penyerasian program dan anggaran, kerja
sama, serta pembinaan dan pemberian dukungan administrative kepada semua unsur
di lingkungan BKIPM. Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :
14
1. Melaksanakan penyerasian dan penyusunan rencana, program, anggaran,
monitoring dan evaluasi, serta penyusunan kerjasama di bidang karantina ikan,
pengendalian mutu, dan keamanan hasil perikanan.
2. Melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan dan tata usaha,
kepegawaian dan jabatan fungsional.
3. Melaksanakan perumusan rancangan peraturan perundang-undangan.
4. Melaksanakan pengelolaan dokumentasi dan pengembangan sistem informasi
hukum.
5. Melaksanakan, penyempurnaan organisasi dan ketatalaksanaan.
6. Melaksanakan perbendaharaan, administrasi keuangan, dan barang kekayaan
milik negara, serta pelaksanaan urusan persuratan, tata usaha, rumah tangga dan
perlengkapan.
7. Melaksanakan
pengembangan
pengelolaan
sistem
sarana
informasi,
dan
prasarana
publikasi,
teknologi
perpustakaan,
informasi,
kehumasan,
pengelolaan data dan pelaporan serta layanan pengaduan.
8. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
9. Melaksanakan pelaporan kegiatan.
10. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
C. Kepala Bagian Keuangan dan Umum
Jabatan ini memimpin pelaksanaan pengelolaan perbendaharaan, administrasi
keuangan, urusan rumah tangga dan perlengkapan, serta urusan tata usaha. Adapun
uraian tugasnya sebagai berikut :
1. Melaksanakan penyiapan bahan rencana operasional kegiatan Bagian Keuangan
dan Umum sesuai dengan rencana program BKIPM.
2. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan.
3. Melaksanakan pengelolaan administrasi barang kekayaan milik Negara, rumah
tangga dan perlengkapan
15
4. Melaksanakan pengelolaan ketatausahaan, persuratan dan kearsipan.
5. Melaksanakan pengelolaan PNBP dilingkungan BKIPM.
6. Melaksanakan tindak lanjut hasil audit.
7. Melaksanakan pembinaan dibidang administrasi barang kekayaan milik negara,
keuangan, perlengkapan, ketatausahaan dan rumah tangga dilingkungan BKIPM.
8. Melaksanakan pelaporan kegiatan.
9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
D. Subbagian Tata Usaha dan Persuratan
Jabatan ini melaksanakan penyiapan bahan pembinaan persuratan, pelaksanaan
urusan surat menyurat, penggandaan dan pencetakan, ekspedisi, dan pengembangan
sistem persuratan di lingkungan BKIPM Kementerian Kelautan dan Perikanan.
Melakukan urusan kearsipan dan dokumentasi, pengembangan sistem kearsipan, dan
penyiapan bahan pembinaan kearsipan. Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :
1. Penyiapan bahan pembinaan/sosialisasi persuratan.
2. Pelaksanaan urusan surat menyurat.
3. Pelaksanaan penggandaan dan pencetakan.
4. Pelaksanaan Ekspedisi.
5. Pengembangan sistem persuratan.
6. Melakukan urusan kearsipan dan dokumen
serta pengembangan sistem
kearsipan.
2.2 Landasan Teori
Landasan teori adalah teori-teori yang relevan dan dapat digunakan untuk
menjelaskan variabel-variabel penelitian. Landasan teori ini juga berfungsi sebagai
dasar untuk memberi jawaban sementara terhadap rumusan masalah yang diajukan,
serta membantu dalam penyusunan penelitian. Teori-teori yang digunakan tersebut,
16
bukan sekedar pendapat dari pengajaran saja, melainkan teori yang sudah teruji
kebenarannya.
2.2.1 Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem ini meliputi pengertian dasar dari sistem, bentuk umum
sistem, karakteristik sistem dan analisis sistem.
2.2.1.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan komponennya. Sistem yang menekankan pada
prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada komponennya
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu [3].
2.2.1.2 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses, dan
keluaran (output). Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 2.. Dalam bentuk umum sistem
ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan
keluaran sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Input
Proses
Output
Gambar 2.2 Model sistem sederhana
2.2.1.3 Karakteristik Sistem
Adapun karakteristik dari suatu sistem, yaitu :
1.
Komponen-komponen (Components)
17
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerjasama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian
dari sistem.
2.
Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara satu
sistem yang lain atau dengan linkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan
suatu sistemdipandang sebagai satu kesatuan.
3.
Lingkungan Luar Sistem(Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
4.
Perhubungan (Interface)
Perhubungan merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan
subsistem lain.
5.
Masukan (Input)
Masukan adalah energi yang dinasukkan kedalam sistem.
6.
Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna.
7.
Pengolahan
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8.
Sasaran (Object)
18
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran-sasaran dari sistem sangat
membutuhkan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem.
2.2.2 Sistem Informasi
2.2.2.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem (gabungan) manusia-mesin yang terpadu
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam organisasi. Definisi lain menyatakan bahwa sistem
informasi adalah sekumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan
bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi terkait untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan
pengendalian [4].
2.2.2.2 Tujuan dan Aktifitas Sistem Informasi
Tujuan sistem informasi adalah untuk menyediakan dan mensistematikkan
informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk
mengendalikan operasi suatu organisasi. Sedangkan kegiatan yang dimaksud adalah
mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi (komunikasi) yang
diperlukan di dalam mengoperasikan seluruh aktifitas organisasi yang bersangkutan.
2.2.2.3 Kriteria Umum Sistem Informasi
Kriteria umum sistem informasi merupakan variabel keluaran sistem yang
dianggap sebagai ukuran unjuk-kerja. Kriteria umum tersebut mencakup:
1.
Debit, yaitu jumlah data dan informasi yang mengalir (bits) per-satuan waktu.
2.
Response time, yaitu waktu antara event, reaksi terhadap event sampai dengan
proses terhadap event selesai dilakukan (makin cepat makin baik).
3.
Cost, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari data (makin
rendah makin baik).
19
4.
Pemenuhan fungsi, maksudnya fungsi-fungsi yang didefinisikan (requirements)
harus dapat dijalankan sebagaimana direncanakan.
2.2.3 Monitoring
Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan
atas objektif program. Memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran.
Monitoring menyediakan data mentah untuk menjawab pertanyaan sedangkan
evaluasi adalah meletakkan data-data tersebut agar dapat digunakan dan dengan
demikian memberikan nilai tambah. Evaluasi adalah tempat belajar kejadian,
pertanyaan yang perlu dijawab, rekomendasi yang harus dibuat, menyarankan
perbaikan. Namun tanpa monitoring, evaluasi tidak akan ada dasar, tidak memiliki
bahan baku untuk bekerja dengan, dan terbatas pada wilayah spekulasi oleh karena itu
Monitoring dan Evaluasi harus berjalan seiring.
Adapun tujuan monitoring adalah sebagai berikut:
1. Mengkaji apakah kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan
rencana.
2.
Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi
3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah
tepat untuk mencapai tujuan kegiatan.
4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran
kemajuan.
5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang
dari tujuan.
Sistem monitoring merupakan suatu proses untuk mengumpulkan data dari
berbagai sumber daya. Biasanya data yang dikumpulkan merupakan data yang real
time. Secara garis besar tahapan dalam sebuah sistem monitoring terbagi ke dalam
tiga proses besar seperti yang terlihat pada gambar 2.3 , yaitu:
1. proses di dalam pengumpulan data monitoring
20
2. proses di dalam analisis data monitoring
3. proses di dalam menampilkan data hasil montoring .
Gambar 2.3 Proses Dalam Sistem Monitoring
2.2.4 Tata Naskah Dinas
Dalam pedoman umum tata naskah dinas di Lingkungan Kementerian
Kelautan dan Perikanan ini yang dimaksud dengan naskah dinas adalah:
1. Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Kelautan
dan Perikanan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
2. Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2.2.5 Surat
Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai pengertian surat dan jenis-jenis
naskah dinas.
2.2.5.1 Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan,
permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti
21
historis; dan pedoman kerja. Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus
memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu:
a. Bahasa yag digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika
b. Menarik, padat, dan jelas
c. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu sebagai berikut:
a. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih
b. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya
c. Alat pengingat, yatu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan
d. Bukti
historis/sejarah,
yaitu
menggambarkan
perkembangan
sebuah
instansi/lembaga
2.2.5.2 Jenis-Jenis Naskah Dinas
Berdasarkan kepentingan maupun pemakainnya naskah dinas dikelompokan
sebagai berikut:[5]
1. Naskah dinas arahan
Naskah dinas arahan adala naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau
kebijakan
pelaksanaan
yang
harus
dipedomani
dan
dilaksanakan
dalam
penyelenggaraan tugas kegiatan yang berupa produk hokum yang bersifat pengaturan,
penetapan, dan penugasan.
a. Naskah dinas pengaturan
Pengaturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok,
bersifat umum, berlaku untuk seluruh unit kerja di lingkungan instansi dan dapat
merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya
b. Naskah dinas penetapan
22
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan,
tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk
:
1. Menetapkan/mengubah status kepagawaian/ personil/ keanggotaan/ material/
peristiwa
2. Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitian/tim
3. Menetapkan pelimpahan wewenang
c. Naskah dinas penugasan (surat perintah/surat tugas)
Surat perintah/surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat
yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang
memuat apa yang harus dilakukan
2. Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah dinas korespondensi intern
1. Nota Dinas
Nota dinas adalah bentuk naskah dinas korespondensi intern yang dibuat
oleh pejabat antarunit eselon I lingkup instansi yang berbeda dalam
melaksanakan
tugas
untuk
menyampaikan
petunjuk,
pemberitahuan,
pernyataan atau permintaan kepada pejabat lain, serta memuat hal yang
bersifat rutin, catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang
panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang
dituju
2. Memorandum
Memorandum adalah bentuk naskah dinas korespondensi intern antara
Menteri dan pejabat Eselon I atau antarpejabat dalam unit kerja eselon I yang
sama yang bersifat mengingatkan suatu masalah dan menyampaikan arahan,
peringatan, saran, dan pendapat kedinasan
b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
23
permintaan, penyampaian, naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan
lainnya kepada pihak lain di luar instansi yang bersangkutan
c. Naskah Dinas Korespondensi Intern dan Ekstern (Surat Undangan)
Surat undangan adalah naskah dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu
acara kedinasan tertenti seperti rapat, upacara, dan pertemuan
3. Naskah Dinas Khusus
a. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang
obyek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan
tindakan atau perbuatan hokum yang telah disepakati bersama
b. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada
badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas
namanya untuk melakukan suatu tindakan tertenu dalam rangka kedinasan
c. Berita Acara
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang prose pelaksanaan
suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi
d. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal atau
seseoang untuk kepentingan kedinasan
e. Surat Pengantar
Surat
pengantar
adalah
naskah
dinas
yang
digunakan
untuk
mengantar/menyampaikan naskah dinas atau barang
f. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan kepada semua pejabat/pegawai di lingkungan instansi atau
perseorangan dan golongan di dalam maupun di luar instansi
g. Surat Panggilan
24
Surat panggilan adalah naskah dinas yang berisi panggilan dari pejabat yang
berwenang agar orang-orang yang dipanggil melaksanakan sesuatu sesuai
dengan isi surat dimaksud
h. Pengantar Faksimile
Pengantar facsimile adalah berita yang dikirim melalui mesin faksimile
i.
Surat Peringatan
Surat peringatan adalah naskah dinas yang berisi suatu teguran/peringatan atas
kealpaan/kelalaian/kekeliruan yang telah dilakukan oleh pejabat/pegawai,
yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
j.
Surat Izin
Surat izin adalah naskah dinas yang berisi keterangan yang diberikan kepada
seorang pejabat tentang izin untuk melakukan sesuatu kegiatan, menggunakan
fasilitas, dan/atau pembebasan dari suatu kewajiban dalam batas waktu
tertentu
k. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian
l.
Telaahan Staf
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf
yang membuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar atau pemecahan yang disarankan
m. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah formulir untuk mencatat, menyampaikan, menelusuri
lokasi, dan sebagai pengganti arsip
n. Surat Penghargaan
Surat Penghargaan adalah tanda atau surat keterangan/pernyataan tertulis atau
tercetak dari Menteri kepada pegawai/seorang atas jasa atau partisipasinya
dalam suatu hal/kegiatan atau peristiwa
25
2.2.6 Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah formulir untuk proses tindak lanjut seorang pejabat
mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas, yang langsung dituliskan dalam
lembar disposisi tersebut.
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat,
ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Beberapa unsur
dalam lembar disposisi meliputi:
a. Kewenangan penandatanganan lembar disposisi:
1. Menteri
2. Sekretaris Jenderal/Direktur Jenderal/Inspektur Jenderal/Kepala Badan
3. Sekretaris Direktorat Jenderal/Sekretaris Inspektorat Jenderal/Sekretaris
Badan/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat
4. Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala Subdirektorat
b. Lembar disposisi ditujukan hanya kepada pejabat yang tercantum dalam formulir
lembar disposisi
c. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah/surat dinas yang
bersangkutan, dan apabila surat bersifat rahasia perlakuan pengirimannya sama
dengan pengiriman surat rahasia
d. Lembar disposisi hanya digunakan oleh pejabat structural, pihak lain yang tidak
berwenang tidak boleh mengetahui isi dan menerima/menyimpan lembar
disposisi, terutama terhadap naskah dinas yang bersifat rahasia
Dalam lembar disposisi sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Nomor surat
b. Tanggal surat
c. Dari (pengirim)
d. Indeks
e. Kode
26
f. Bunyi disposisi
2.2.7 Paperless Office
Paperless office merupakan suatu kebutuhan dalam administrasi managemen
modern. Hal ini merupakan suatu sistem yang mendukung efektifitas, efisiensi dan
produktivitas organisasi.
Sistem paperless
office
merupakan dampak dari
perkembangan teknologi computer, ulasan tentang hal ini mulai dikenal melalui
artikel Busines Week, 1975.[9]
Yang mendorong pemanfaatan paperless office adalah kebutuhan internal dan
kebutuhan eksternal organisasi,
Nama
: Lifardi Muhammad
NIM
: 10109537
Tempat/Tgl. Lahir
: Jakarta, 2 Nopember 1992
Jenis Kelamin
: Laki – Laki
Alamat
: Jl. Tubagus Ismail Dalam Gang Kubangsari 1 No 39
Bandung Jawa Barat
No. Telp./HP.
: 087766989268
: ardhy@ymail.com
Riwayat Pendidikan
1997 – 1998 : SD Negeri 06 Pagi Jakarta Timur
1998 – 1999 : SD Dawan Tengah 5
1999 – 2002 : SD Negeri 1 Dompu
2002 – 2005 : SMP Negeri 1 Dompu
2005 – 2008 : SMA Negeri 1 Dompu
2009 – 2014 : Program Studi S1 Jurusan Teknik Informatika
Universitas Komputer Indonesia Bandung
APLIKASI SISTEM DISTRIBUSI SURAT DAN MONITORING
DIGITAL DISPOSITION DI BADAN KARANTINA IKAN,
PENGENDALIAN MUTU, DAN KEAMANAN HASIL
PERIKANAN
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
Program Studi S1 Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
LIFARDI MUHAMMAD
10109537
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2014
DAFTAR ISI
ABSTRAK................................................................................................................i
ABSTRACT............................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... x
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii
DAFTAR SIMBOL .............................................................................................. xvi
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xx
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ......................................................................................... 2
1.4 Batasan Masalah .............................................................................................. 3
1.5 Metodologi Penelitian ...................................................................................... 4
1.6 Sistematika Penulisan ...................................................................................... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 9
2.1 Tinjauan Instansi.............................................................................................. 9
2.1.1 Profil Instansi ............................................................................................... 9
2.1.2 Visi dan Misi .............................................................................................. 10
2.1.2.1 Visi .......................................................................................................... 11
2.1.2.2 Misi ......................................................................................................... 11
2.1.3 Struktur Organisasi ..................................................................................... 12
2.1.4 Deskripsi Kerja Struktur Organisasi Instansi ............................................... 13
2.2 Landasan Teori .............................................................................................. 15
2.2.1 Konsep Dasar Sistem................................................................................. 16
2.2.1.1 Pengertian Sistem .................................................................................... 16
v
2.2.1.2 Bentuk Umum Sistem .............................................................................. 16
2.2.1.3 Karakteristik Sistem ................................................................................ 16
2.2.2 Sistem Informasi ....................................................................................... 18
2.2.2.1 Pengertian Sistem Informasi.................................................................... 18
2.2.2.2 Tujuan dan Aktifitas Sistem Informasi .................................................... 18
2.2.2.3 Kriteria Umum Sistem Informasi ............................................................ 18
2.2.3 Monitoring ................................................................................................ 19
2.2.4 Tata Naskah Dinas .................................................................................... 20
2.2.5 Surat ......................................................................................................... 20
2.2.5.1 Pengertian Surat ....................................................................................... 20
2.2.5.2 Jenis-Jenis Naskah Dinas ......................................................................... 21
2.2.6 Lembar Disposisi ...................................................................................... 25
2.2.7 Paperless Office ........................................................................................ 26
2.2.8 Metode Cost and Benefeit Analysis............................................................ 28
2.2.9 Basis Data (Database) ................................................................................. 31
2.2.9.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ...................................................... 31
2.2.9.2 Diagram Konteks ................................................................................... 33
2.2.9.3 Diagram Arus Data ............................................................................... 33
2.2.9.4 Kamus Data ........................................................................................... 34
2.2.10 Mobile Web .............................................................................................. 35
2.2.11 MySQL..................................................................................................... 35
2.2.12 PHP .......................................................................................................... 37
2.2.13 CSS .......................................................................................................... 38
2.2.14 jQuery Mobile .......................................................................................... 38
2.2.15 JavaScript ................................................................................................. 39
2.2.16 Ajax.......................................................................................................... 39
2.2.17 Adobe Dreamweaver CS6 ......................................................................... 39
2.2.18 WampServer ............................................................................................. 40
vi
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN ........................................................ 41
3.1 Analisis Sistem .............................................................................................. 41
3.1.1 Analisis Masalah ........................................................................................ 41
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ........................................................ 42
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis Penyusunan Surat Dinas .......................................... 51
3.1.4 Analisis Penomoran Naskah Dinas.............................................................. 53
3.1.4 Analisis Monitoring Disposisi ..................................................................... 57
3.1.5 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) ........................................ 61
3.1.6 Analisa Basis Data ...................................................................................... 63
3.1.7 Kamus Data ERD ....................................................................................... 65
3.1.8 Analisa Kebutuhan Non Fungsional .......................................................... 68
3.1.8.1 Analisa Perangkat Keras .......................................................................... 68
3.1.8.2 Analisa Perangkat Lunak ........................................................................ 69
3.1.8.3 Analisa Pengguna .................................................................................... 70
3.1.9 Analisa Kebutuhan Fungsional ................................................................... 72
3.1.9.1 Diagram Konteks ..................................................................................... 72
3.1.9.2 Data Flow Diagram (DFD) ...................................................................... 73
3.1.9.3 DFD Level 1 ............................................................................................ 74
3.1.9.4 DFD Level 2 Proses Surat Masuk............................................................ 75
3.1.9.5 DFD Level 2 Proses Surat Keluar............................................................ 76
3.1.9.6 DFD Level 2 Proses Disposisi ................................................................. 77
3.1.9.7 DFD Level 2 Proses Laporan .................................................................. 77
3.1.9.8 DFD Level 2 Proses Profil ...................................................................... 78
3.1.9.9 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Master ......................................... 78
3.1.9.10 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data User ............................................ 79
3.1.9.11 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Jabatan ...................................... 79
3.1.9.12 Spesifikasi Proses .................................................................................. 80
3.1.9.14 Kamus Data ......................................................................................... 101
vii
3.2 Perancangan Sistem ..................................................................................... 106
3.2.1 Perancangan Basis Data ............................................................................ 106
3.2.1.1 Diagram Relasi ...................................................................................... 106
3.2.1.2 Struktur Tabel ........................................................................................ 107
3.2.2 Perancangan Struktur Menu .................................................................... 112
3.2.2.1 Struktur Menu Operator ........................................................................ 113
3.2.2.2 Struktur Menu Staf................................................................................ 113
3.2.2.3 Struktur Menu Eselon ........................................................................... 114
3.2.3 Perancangan Antarmuka ........................................................................... 114
3.2.3.1 Perancangan Antarmuka Operator.......................................................... 115
3.2.3.2 Perancangan Antarmuka Eselon ............................................................. 122
3.2.3.3 Perancangan Antarmuka Staf ................................................................. 126
3.2.4 Perancangan Pesan Kesalahan ................................................................. 128
3.2.5 Perancangan Jaringan Semantik .............................................................. 129
3.2.5.1 Jaringan Semantik Operator ................................................................... 129
3.2.5.2 Jaringan Semantik Eselon ...................................................................... 130
3.2.5.3 Jaringan Semantik Staf .......................................................................... 130
3.2.6 Perancangan Prosedural ............................................................................ 131
3.2.6.1 Perancangan Prosedural Login .............................................................. 131
3.2.6.2 Perancangan Prosedural Tambah Data User .......................................... 132
3.2.6.3 Perancangan Prosedural Ubah Data User............................................... 132
3.2.6.4 Perancangan Prosedural Hapus Data User ............................................. 133
3.2.6.5 Perancangan Prosedural Cari User ....................................................... 133
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ................................................. 135
4.1 Implementasi Sistem .................................................................................... 135
4.1.1 Perangkat Keras Yang Digunakan ........................................................... 135
4.1.2 Perangkat Lunak Yang Digunakan .......................................................... 135
4.1.3 Implementasi Database ............................................................................ 136
viii
4.2
Implementasi Antarmuka ........................................................................ 143
4.2.1
Implementasi Antarmuka Operator ....................................................... 143
4.2.2
Implementasi Antarmuka Eselon ........................................................... 144
4.2.3
Implementasi Antarmuka Staf ............................................................... 145
4.3. Pengujian Perangkat Lunak ........................................................................ 145
4.3.1 Pengujian Sistem ...................................................................................... 146
4.3.1.1 Skenario Pengujian ................................................................................ 146
4.3.2 Butir Pengujian ......................................................................................... 148
4.3.2.1 Butir Pengujian Sistem Operator ............................................................ 149
4.3.2.2 Butir Pengujian Sistem Eselon ............................................................... 173
4.3.2.3 Butir Pengujian Sistem Staf ................................................................... 184
4.3.3 Kesimpulan Pengujian .............................................................................. 191
4.3.4 Pengujian Beta .......................................................................................... 191
4.3.4.1 Skenario Pengujian Beta ........................................................................ 191
4.3.4.1.1 Skenario Pengujian Beta Eselon.......................................................... 191
4.3.4.1.2 Skenario Pengujian Beta Operator ...................................................... 194
4.3.4.1.3 Skenario Pengujian Beta Staf .............................................................. 195
4.3.5 Kesimpulan Pengujian Beta ...................................................................... 196
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 197
5.1. Kesimpulan ................................................................................................ 197
5.2. Saran .......................................................................................................... 198
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 199
ix
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ian Sommerville, Software Enginering, Rekayasa Perangkat Lunak, 6th ed.
Jakarta: Erlangga, 2003.
[2]
Andri Kristanto , Konsep Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI, 2003.
[3]
Jogiyanto Hartono , Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI
OFFSET, 2005.
[4]
Prahasta, Konsep-konsep Dasar Sistem Informasi Geografis. Bandung: C.V,
2002.
[5]
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Kelautan dan
Perikanan, Nomor: Per.03/MEN/2011.
[6]
Mengukur Kelayakan Ekonomis Proyek Sistem Informasi Manajemen
Menggunakan Metode “Cost & Benefit Analysis” dan Aplikasinya dengan MS
EXCEL 2000. Prabantoro, Gatot. pp. 1-14
[7]
Kadir, Abdul. Mastering Ajax dan PHP. Yogyakarta: Andi, 2009.
[8]
Wibisono, Yudi. Pengantar jQuery Mobile. Ilmu Komputer Universitas
Pendidikan Indonesia, 2013.
[9]
Afeanpah, Fredolinus ( 08.45, 26 Agustus 2009) , Papperless Office,
http://prastowo.staff.ugm.ac.id/?modul=baca&dir=artikel&artikel=PaperlessOffice
199
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan
(BKIPM) adalah institusi yang bertugas dan memiliki kompetensi untuk
melindungi kelestarian sumberdaya hayati perikanan dari serangan hama penyakit
berbahaya yang berpotensi merugikan melalui tindakan karantina ikan, melakukan
pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan baik yang diimpor ataupun
yang diekspor. Saat ini BKIPM masih menggunakan cara konvensional dalam
mengelola dokumentasi persuratan. Hal ini menimbulkan banyak masalah dalam
mengelola dokumentasi persuratan seperti kesulitan dalam penyampaian
informasi, keterlambatan informasi, pencarian berkas surat yang memakan waktu,
terjadinya pengendapan surat karena respon pegawai yang lama terhadap disposisi
yang diterima sehingga terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu, serta
tidak efisiennnya proses penggandaan surat yang dilakukan yang mengakibatkan
pemborosan penggunaan sumber daya khususnya dari sisi operasional. Banyaknya
surat yang dikelola tiap harinya oleh BKIPM mengakibatkan terjadinya
penumpukan berkas surat dan ini menyebabkan banyak berkas-berkas yang
terpisah dan tidak terpelihara dengan baik dan kurangnya pemeliharaan dapat
mengakibatkan terjadinya resiko kehilangan, kerusakan dan salah simpan, atau
masalah lain seperti surat belum diterima atau tidak sampai dikarenakan
pengelolaan surat yang tidak terkelola dengan baik.
Dalam proses distribusi naskah dinas dengan cara konvensional saat ini,
human error seringkali terjadi pada bagian persuratan dan ini mengakibatkan
peluang terjadinya kesalahan dalam pengiriman disposisi juga cukup besar yang
kemudian mengakibatkan para penerima disposisi lanjutan juga melakukan
kesalahan dalam redisposisi. Permasalahan lain adalah ketika pimpinan atau
pejabat eselon sedang tidak ada diruang kerja sedangkan ada surat masuk yang
harus didisposisi ini menyebabkan terjadinya penundaan terhadap proses
1
2
disposisi. Pejabat eselon juga tidak bisa secara langsung mengetahui keberadaan
dan status naskah dinas yang sudah diproses dan didisposisi, hal ini menyebabkan
kesulitan dalam memantau surat ataupun disposisi. Dengan tuntutan reformasi
birokrasi saat ini, pimpinan wajib mengelola dan mengawasi jalannya birokrasi,
maka semua informasi mengenai status surat, waktu respon terhadap surat,
feedback serta waktu aksi dari para penerima disposisi harus bisa didapatkan
dengan cepat dan dengan waktu singkat sebab ini merupakan informasi yang
sangat dibutuhkan bagi pimpinan,
namun saat ini di lingkungan BKIPM
pimpinan belum bisa mendapatkan informasi-informasi tersebut sehingga
terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dibutuhkan pembangunan Aplikasi
Sistem Pengelolaan Distribusi Surat Dan Monitoring Digital Di Badan Karantina
Ikan, Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka rumusan masalah yang didapat
adalah bagaimana cara membangun Aplikasi Sistem Pengelolaan Distribusi Surat
Dan Monitoring Digital Disposition Di Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu
Dan Keamanan Hasil Perikanan.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah membangun Aplikasi Sistem
Pengelolaan Distribusi Surat Dan Monitoring Digital Disposition Di Badan
Karantina Ikan, Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan.
Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Memudahkan dalam penyampaian informasi, penyimpanan, penggandaan
dan pencarian naskah dinas.
2. Menghindari terjadinya pengendapan surat dengan melakukan monitoring
status surat untuk mengingatkan pegawai yang mendapatkan disposisi
sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.
3
Menjamin keamanan naskah dinas dengan pengelolaan digital dari resiko
kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain seperti naskah
dinas belum diterima.
3. Memudahkan pejabat eselon dan bagian persuratan dalam melakukan
pelacakan keberadaan disposisi dokumen naskah dinas.
4. Menghindari kesalahan dalam melakukan pengelolaan disposisi baik dalam
melakukan pengiriman disposisi maupun dalam proses redisposisi.
5. Memudahkan eselon dalam memonitoring disposisi mengenai status surat,
waktu respon terhadap surat, status disposisi surat, status aksi surat, waktu
aksi surat, serta feedback dari para penerima disposisi.
6. Menerapkan paperless office di lingkungan instansi.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka dibuat
batasan masalah agar ruang lingkup penelitian skripsi ini jelas batasannya.
Adapun batasan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut:
1. Jenis naskah dinas dibatasi hanya pada naskah dinas korespondensi, arahan,
dan khusus yaitu memorandum, undangan, nota dinas,surat dinas, surat biasa,
surat rahasia, surat edaran, surat keputusan, surat pengumuman dan surat
tugas.
2.
Proses yang ada dalam aplikasi ini adalah proses pengelolaan surat berupa
pengolahan surat masuk, surat keluar, disposisi, monitoring disposisi, dan
pembuatan laporan surat masuk, surat keluar, serta disposisi.
3.
User yang terlibat dalam sistem ini diantaranya operator, eselon, dan staf.
4.
Bentuk monitoringnya adalah informasi dalam tabel mengenai status surat,
waktu respon, feedback, waktu feedback dan penelusuran keberadaan surat.
5.
Output laporan berupa rekapitulasi surat masuk dan keluar di BKIPM,
statistik surat masuk dan keluar, surat masuk yang belum didisposisi dan
yang sudah didisposisi.
4
6.
Fitur email notification digunakan untuk mempermudah dan menguatkan
penyampain ketersediaan informasi kepada para user ketika menerima
disposisi.
7.
Berkas naskah dinas yang di lampirkan hanya bisa berupa gambar dan
dokumen dengan format pdf.
8.
Metode analisis yang akan digunakan dalam pembangunan system ini
berdasarkan analisis terstruktur, dimana pemodelan datanya menggunakan
ERD (Entity Relationship Diagram) serta untuk menggambarkan pemodelan
fungsionalnya menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
9.
Metode paperless yang digunakan adalah metode Cost & Benefit Analysis
dengan batasan masing-masing komponennya adalah :
a. Komponen Biaya (Cost): Start Up Cost, Project Related Cost, dan Ongoin
Cost.
b. Komponen Manfaat (Benefit) : Tangible Benefits.
10. Aplikasi dibangun berbasis web mobile.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir
ini adalah
sebagai berikut :
1. Metode pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
a. Studi Literatur.
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, paper dan bacaanbacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
b. Observasi.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan
langsung terhadap permasalahan yang diambil.
c. Interview.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung yang
ada kaitannya dengan topik yang diambil.
5
2. Metode pengembangan perangkat lunak.
Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
paradigma perangkat lunak secara waterfall, karena menghasilkan sestem yang
terstruktur dengan baik di tiap prosesnya. Waterfall merupakan salah satu model
pengembangan software, dimana kemajuan suatu proses dipandang sebagai aliran
yang mengalir ke bawah seperti air terjun. Maka tahapan dalam model ini disusun
bertingkat, setiap tahap dalam model ini dilakukan berurutan. Selain itu dari satu
tahap kita dapat kembali ke tahap sebelumnya, gambar dan tahapan yang meliputi
beberapa proses tersebut yaitu:
Terdapat beberapa tahapan dalam pembuatan perangkat lunak pada model
waterfall menurut Ian Sommerville [1], diantaranya:
a. Requirements analysisand definition : Pada tahap ini mengumpulkan
kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan
yang harus di penuhi oleh program yang akan di bangun. Fase ini harus
dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.
b. System and software desaign : tahap ini dikerjakan setelah kebutuhan selesai
dikumpulkan secara lengkap.
c. Implementation and unit testing : Tahap desain program diterjemahkan ke
dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah
ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.
d. Integration and system testing : Tahap penyatuan unit-unit program kemudian
di uji secara menyeluruh.
e. Operation
and
Maintenance
:
Tahap
mengoperasikan
program
dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau
perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.
6
Requirements
analysis and
definition
System and
software design
Implementation
and unit testing
Integration and
system testing
Operation and
maintenance
Gambar 1.1 Waterfall [1]
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran
umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dipaparkan mengenai hal-hal yang menyebabkan
penelitian ini dilakukan sampai dengan bagaimana pendekatan yang dilakukan
untuk mencapai hasil akhir penelitian. Hal-hal tersebut mencakup latar belakang
mengapa penelitian dilakukan, masalah penelitian, maksud dan tujuan penelitian,
batasan masalah penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas tentang profil Badan Karantina Ikan, Pengendalian
Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan yang memaparkan struktur organsasi, dan
job description serta penjelasan tentang berbagai konsep dasar dan teori-teori yang
berkaitan dengan pembuatan sistem pengelolaan distribusi surat dan monitoring
digital disposition di Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, dan Keamanan
Hasil Perikanan beserta hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan.
BAB III. ANALISIS MASALAH
Bab ini membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna, diantaranya
yaitu analisis masalah, analisis prosedur yang berjalan, analisis basis data, analisis
7
kebutuhan fungsional, dan perancangan sistem yang dimulai dari perancangan
data, perancangan menu, dan perancangan Antarmuka program (interface).
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini berisi tentang tahap implementasi sistem, terdiri dari beberapa
langkah diantaranya yaitu menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan
implementasi, dan tindak lanjut implementasi. Selain itu berisi pengujian program
yang dikerjakan.
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada akhir laporan akan dilakukan penarikan kesimpulan berdasarkan
hasil penelitian pada bab sebelumnya yang memuat semua pembahasan, yaitu inti
masalah dan tanggapan dari penulis, serta saran untuk pengembangan sistem lebih
lanjut agar menjadi lebih baik.
8
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Instansi
Tinjauan Instasi terdiri dari profil instansi, visi dan misi, struktur organisasi dan
deskripsi kerja struktur organisasi.
2.1.1 Profil Instansi
Melalui Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 dibentuk Badan Karantina
Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan atau disebut BKIPM, yang
diamanatkan sebagai institusi yang bertugas dan memiliki kompetensi untuk
melindungi kelestarian sumberdaya hayati perikanan dari serangan hama penyakit
berbahaya yang berpotensi merugikan melalui tindakan karantina ikan, melakukan
pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan baik yang diimpor ataupun yang
diekspor.
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 ditetapkan dibentuk
suatu Badan setingkat eselon I di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan
yang melaksanakan tugas perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan
hasil perikanan yaitu Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil
Perikanan. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan
Nomor KEP. 15/MEN/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan
dan Perikanan, ditetapkan Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan
Hasil Perikanan (BKIPM) melaksanakan tugas pengembangan, pembinaan,
pemantauan dan evaluasi perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan
hasil perikanan.
Tanggungjawab, tugas dan fungsi BKIPM adalah melindungi sumberdaya
perikanan seluruh wilayah negara kesatuan RI dari serangan hama dan penyakit ikan
karantina dan melaksanakan pengendalian mutu - keamanan hasil perikanan.
9
10
Pelaksanaan tugas dan tanggungjawab tersebut dilaksanakan oleh BKIPM dengan
didukung oleh 45 Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan 285 satker yang melaksanakan
tugas fungsi tindak karantina dipintu pemasukan dan pengeluaran wilayah di
beberapa propinsi. Rentang kendali BKIPM dalam mengemban tugas pokok bersifat
nasional dan luas.
Kedudukan UPT BKIPM ditempat-tempat pemasukan dan pengeluaran
wilayah yaitu di bandar udara, pelabuhan laut, pelabuhan sungai, pelabuhan
penyeberangan, pos lintas batas dan kantor pos, berperan penting dalam mencegah
masuk tersebarnya hama penyakit ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil
perikanan yang dilalulintaskan. Keberadaan karantina ikan di bandar udara diatur
dalam annex 9 tentang fasilitasi (fasilitation) Organisasi Penerbangan Sipil
Internasional (International Civil Aviation) Sedangkan di pelabuhan laut diatur
dalam organisasi kemaritiman internasional (IMO).
Selain 45 UPT yang tugas dan fungsinya ditempat-tempat pemasukan dan
pengeluaran wilayah, pelaksanaan tugas fungsi BKIPM didukung pula oleh Balai Uji
Standar Karantina Ikan (BUSKI) yang melaksanakan tugas : Validasi metode uji
laboratorium karantina ikan, Uji coba teknis dan metoda tindak karantina terhadap
media pembawa HPIK, Penyiapan bahan penyempurnaann dan pengembangan
metoda serta prosedur teknis pengujian, Pengkajian dan penyiapan bahan
standardisasi dan panduan mutu laboratorium, pelaksanaan pembuatan koleksi
standar HPIK dan pengelolaan sistem informasi dan publikasi hasil pengujian
laboratorium.
2.1.2 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi dari Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan
Keamanan Hasil Perikanan adalah sebagai berikut :
11
2.1.2.1 Visi
Visi pembangunan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil
Perikanan Tahun 2011-2014 adalah :
“Hasil perikanan yang sehat bermutu, aman konsumsi dan terpercaya”
2.1.2.2 Misi
Sejalan dengan upaya pencapaian visi pembangunan Karantina Ikan,
pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Tahun 2010-2014 tersebut, maka
misi yang diemban adalah:
“Mewujudkan Pencegahan Penyebaran HPIK serta Pengendalian Mutu dan
Keamanan Hasil Perikanan yang Mampu Menjamin Lalu Lintas Hasil Perikanan yang
Sehat, Bermutu, Aman konsumsi dan Terpercaya”
12
2.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
13
2.1.4 Deskripsi Kerja Struktur Organisasi Instansi
Deskripsi kerja di BKIPM dikelompokan dalam beberapa bagian dan bagian
itu sendiri diperjelas dengan uraian tugas dan tanggung jawab utama masing-masing
diantaranya:
A. Kepala Badan
Jabatan ini memimpin pelaksanaan penyiapan dan perumusan kebijakan,
pemantauan, analisis & evaluasi, dan pelaporan di bidang perkarantinaan ikan,
pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan. Adapun uraian tugas nya sebagai
berikut :
1.
Melaksanakan
penyusunan
kebijakan
teknis,
rencana
dan
program
perkarantinaan ikan serta pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan.
2.
Melaksanakan perkarantinaan ikan serta pengendalian mutu dan keamanan hasil
perikanan.
3.
Melaksanakan penyusunan rancangan peraturan perundang-undangan di bidang
perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan.
4.
Melaksanakan penataan organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan BKIPM.
5.
Melaksanakan pembinaan dan disiplin pegawai di lingkungan BKIPM.
6.
Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
7.
Melaksanakan pelaporan kegiatan.
8.
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
B. Sekretaris Badan
Jabatan ini memimpin pelaksanaan penyerasian program dan anggaran, kerja
sama, serta pembinaan dan pemberian dukungan administrative kepada semua unsur
di lingkungan BKIPM. Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :
14
1. Melaksanakan penyerasian dan penyusunan rencana, program, anggaran,
monitoring dan evaluasi, serta penyusunan kerjasama di bidang karantina ikan,
pengendalian mutu, dan keamanan hasil perikanan.
2. Melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan dan tata usaha,
kepegawaian dan jabatan fungsional.
3. Melaksanakan perumusan rancangan peraturan perundang-undangan.
4. Melaksanakan pengelolaan dokumentasi dan pengembangan sistem informasi
hukum.
5. Melaksanakan, penyempurnaan organisasi dan ketatalaksanaan.
6. Melaksanakan perbendaharaan, administrasi keuangan, dan barang kekayaan
milik negara, serta pelaksanaan urusan persuratan, tata usaha, rumah tangga dan
perlengkapan.
7. Melaksanakan
pengembangan
pengelolaan
sistem
sarana
informasi,
dan
prasarana
publikasi,
teknologi
perpustakaan,
informasi,
kehumasan,
pengelolaan data dan pelaporan serta layanan pengaduan.
8. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
9. Melaksanakan pelaporan kegiatan.
10. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
C. Kepala Bagian Keuangan dan Umum
Jabatan ini memimpin pelaksanaan pengelolaan perbendaharaan, administrasi
keuangan, urusan rumah tangga dan perlengkapan, serta urusan tata usaha. Adapun
uraian tugasnya sebagai berikut :
1. Melaksanakan penyiapan bahan rencana operasional kegiatan Bagian Keuangan
dan Umum sesuai dengan rencana program BKIPM.
2. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan.
3. Melaksanakan pengelolaan administrasi barang kekayaan milik Negara, rumah
tangga dan perlengkapan
15
4. Melaksanakan pengelolaan ketatausahaan, persuratan dan kearsipan.
5. Melaksanakan pengelolaan PNBP dilingkungan BKIPM.
6. Melaksanakan tindak lanjut hasil audit.
7. Melaksanakan pembinaan dibidang administrasi barang kekayaan milik negara,
keuangan, perlengkapan, ketatausahaan dan rumah tangga dilingkungan BKIPM.
8. Melaksanakan pelaporan kegiatan.
9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
D. Subbagian Tata Usaha dan Persuratan
Jabatan ini melaksanakan penyiapan bahan pembinaan persuratan, pelaksanaan
urusan surat menyurat, penggandaan dan pencetakan, ekspedisi, dan pengembangan
sistem persuratan di lingkungan BKIPM Kementerian Kelautan dan Perikanan.
Melakukan urusan kearsipan dan dokumentasi, pengembangan sistem kearsipan, dan
penyiapan bahan pembinaan kearsipan. Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :
1. Penyiapan bahan pembinaan/sosialisasi persuratan.
2. Pelaksanaan urusan surat menyurat.
3. Pelaksanaan penggandaan dan pencetakan.
4. Pelaksanaan Ekspedisi.
5. Pengembangan sistem persuratan.
6. Melakukan urusan kearsipan dan dokumen
serta pengembangan sistem
kearsipan.
2.2 Landasan Teori
Landasan teori adalah teori-teori yang relevan dan dapat digunakan untuk
menjelaskan variabel-variabel penelitian. Landasan teori ini juga berfungsi sebagai
dasar untuk memberi jawaban sementara terhadap rumusan masalah yang diajukan,
serta membantu dalam penyusunan penelitian. Teori-teori yang digunakan tersebut,
16
bukan sekedar pendapat dari pengajaran saja, melainkan teori yang sudah teruji
kebenarannya.
2.2.1 Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem ini meliputi pengertian dasar dari sistem, bentuk umum
sistem, karakteristik sistem dan analisis sistem.
2.2.1.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan komponennya. Sistem yang menekankan pada
prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada komponennya
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu [3].
2.2.1.2 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses, dan
keluaran (output). Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 2.. Dalam bentuk umum sistem
ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan
keluaran sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Input
Proses
Output
Gambar 2.2 Model sistem sederhana
2.2.1.3 Karakteristik Sistem
Adapun karakteristik dari suatu sistem, yaitu :
1.
Komponen-komponen (Components)
17
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerjasama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian
dari sistem.
2.
Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara satu
sistem yang lain atau dengan linkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan
suatu sistemdipandang sebagai satu kesatuan.
3.
Lingkungan Luar Sistem(Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
4.
Perhubungan (Interface)
Perhubungan merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan
subsistem lain.
5.
Masukan (Input)
Masukan adalah energi yang dinasukkan kedalam sistem.
6.
Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna.
7.
Pengolahan
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8.
Sasaran (Object)
18
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran-sasaran dari sistem sangat
membutuhkan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem.
2.2.2 Sistem Informasi
2.2.2.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem (gabungan) manusia-mesin yang terpadu
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam organisasi. Definisi lain menyatakan bahwa sistem
informasi adalah sekumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan
bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi terkait untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan
pengendalian [4].
2.2.2.2 Tujuan dan Aktifitas Sistem Informasi
Tujuan sistem informasi adalah untuk menyediakan dan mensistematikkan
informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk
mengendalikan operasi suatu organisasi. Sedangkan kegiatan yang dimaksud adalah
mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi (komunikasi) yang
diperlukan di dalam mengoperasikan seluruh aktifitas organisasi yang bersangkutan.
2.2.2.3 Kriteria Umum Sistem Informasi
Kriteria umum sistem informasi merupakan variabel keluaran sistem yang
dianggap sebagai ukuran unjuk-kerja. Kriteria umum tersebut mencakup:
1.
Debit, yaitu jumlah data dan informasi yang mengalir (bits) per-satuan waktu.
2.
Response time, yaitu waktu antara event, reaksi terhadap event sampai dengan
proses terhadap event selesai dilakukan (makin cepat makin baik).
3.
Cost, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari data (makin
rendah makin baik).
19
4.
Pemenuhan fungsi, maksudnya fungsi-fungsi yang didefinisikan (requirements)
harus dapat dijalankan sebagaimana direncanakan.
2.2.3 Monitoring
Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan
atas objektif program. Memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran.
Monitoring menyediakan data mentah untuk menjawab pertanyaan sedangkan
evaluasi adalah meletakkan data-data tersebut agar dapat digunakan dan dengan
demikian memberikan nilai tambah. Evaluasi adalah tempat belajar kejadian,
pertanyaan yang perlu dijawab, rekomendasi yang harus dibuat, menyarankan
perbaikan. Namun tanpa monitoring, evaluasi tidak akan ada dasar, tidak memiliki
bahan baku untuk bekerja dengan, dan terbatas pada wilayah spekulasi oleh karena itu
Monitoring dan Evaluasi harus berjalan seiring.
Adapun tujuan monitoring adalah sebagai berikut:
1. Mengkaji apakah kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan
rencana.
2.
Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi
3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah
tepat untuk mencapai tujuan kegiatan.
4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran
kemajuan.
5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang
dari tujuan.
Sistem monitoring merupakan suatu proses untuk mengumpulkan data dari
berbagai sumber daya. Biasanya data yang dikumpulkan merupakan data yang real
time. Secara garis besar tahapan dalam sebuah sistem monitoring terbagi ke dalam
tiga proses besar seperti yang terlihat pada gambar 2.3 , yaitu:
1. proses di dalam pengumpulan data monitoring
20
2. proses di dalam analisis data monitoring
3. proses di dalam menampilkan data hasil montoring .
Gambar 2.3 Proses Dalam Sistem Monitoring
2.2.4 Tata Naskah Dinas
Dalam pedoman umum tata naskah dinas di Lingkungan Kementerian
Kelautan dan Perikanan ini yang dimaksud dengan naskah dinas adalah:
1. Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Kelautan
dan Perikanan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
2. Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2.2.5 Surat
Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai pengertian surat dan jenis-jenis
naskah dinas.
2.2.5.1 Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan,
permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti
21
historis; dan pedoman kerja. Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus
memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu:
a. Bahasa yag digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika
b. Menarik, padat, dan jelas
c. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu sebagai berikut:
a. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih
b. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya
c. Alat pengingat, yatu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan
d. Bukti
historis/sejarah,
yaitu
menggambarkan
perkembangan
sebuah
instansi/lembaga
2.2.5.2 Jenis-Jenis Naskah Dinas
Berdasarkan kepentingan maupun pemakainnya naskah dinas dikelompokan
sebagai berikut:[5]
1. Naskah dinas arahan
Naskah dinas arahan adala naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau
kebijakan
pelaksanaan
yang
harus
dipedomani
dan
dilaksanakan
dalam
penyelenggaraan tugas kegiatan yang berupa produk hokum yang bersifat pengaturan,
penetapan, dan penugasan.
a. Naskah dinas pengaturan
Pengaturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok,
bersifat umum, berlaku untuk seluruh unit kerja di lingkungan instansi dan dapat
merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya
b. Naskah dinas penetapan
22
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan,
tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk
:
1. Menetapkan/mengubah status kepagawaian/ personil/ keanggotaan/ material/
peristiwa
2. Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitian/tim
3. Menetapkan pelimpahan wewenang
c. Naskah dinas penugasan (surat perintah/surat tugas)
Surat perintah/surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat
yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang
memuat apa yang harus dilakukan
2. Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah dinas korespondensi intern
1. Nota Dinas
Nota dinas adalah bentuk naskah dinas korespondensi intern yang dibuat
oleh pejabat antarunit eselon I lingkup instansi yang berbeda dalam
melaksanakan
tugas
untuk
menyampaikan
petunjuk,
pemberitahuan,
pernyataan atau permintaan kepada pejabat lain, serta memuat hal yang
bersifat rutin, catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang
panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang
dituju
2. Memorandum
Memorandum adalah bentuk naskah dinas korespondensi intern antara
Menteri dan pejabat Eselon I atau antarpejabat dalam unit kerja eselon I yang
sama yang bersifat mengingatkan suatu masalah dan menyampaikan arahan,
peringatan, saran, dan pendapat kedinasan
b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
23
permintaan, penyampaian, naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan
lainnya kepada pihak lain di luar instansi yang bersangkutan
c. Naskah Dinas Korespondensi Intern dan Ekstern (Surat Undangan)
Surat undangan adalah naskah dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu
acara kedinasan tertenti seperti rapat, upacara, dan pertemuan
3. Naskah Dinas Khusus
a. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang
obyek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan
tindakan atau perbuatan hokum yang telah disepakati bersama
b. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada
badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas
namanya untuk melakukan suatu tindakan tertenu dalam rangka kedinasan
c. Berita Acara
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang prose pelaksanaan
suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi
d. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal atau
seseoang untuk kepentingan kedinasan
e. Surat Pengantar
Surat
pengantar
adalah
naskah
dinas
yang
digunakan
untuk
mengantar/menyampaikan naskah dinas atau barang
f. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan kepada semua pejabat/pegawai di lingkungan instansi atau
perseorangan dan golongan di dalam maupun di luar instansi
g. Surat Panggilan
24
Surat panggilan adalah naskah dinas yang berisi panggilan dari pejabat yang
berwenang agar orang-orang yang dipanggil melaksanakan sesuatu sesuai
dengan isi surat dimaksud
h. Pengantar Faksimile
Pengantar facsimile adalah berita yang dikirim melalui mesin faksimile
i.
Surat Peringatan
Surat peringatan adalah naskah dinas yang berisi suatu teguran/peringatan atas
kealpaan/kelalaian/kekeliruan yang telah dilakukan oleh pejabat/pegawai,
yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
j.
Surat Izin
Surat izin adalah naskah dinas yang berisi keterangan yang diberikan kepada
seorang pejabat tentang izin untuk melakukan sesuatu kegiatan, menggunakan
fasilitas, dan/atau pembebasan dari suatu kewajiban dalam batas waktu
tertentu
k. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian
l.
Telaahan Staf
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf
yang membuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar atau pemecahan yang disarankan
m. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah formulir untuk mencatat, menyampaikan, menelusuri
lokasi, dan sebagai pengganti arsip
n. Surat Penghargaan
Surat Penghargaan adalah tanda atau surat keterangan/pernyataan tertulis atau
tercetak dari Menteri kepada pegawai/seorang atas jasa atau partisipasinya
dalam suatu hal/kegiatan atau peristiwa
25
2.2.6 Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah formulir untuk proses tindak lanjut seorang pejabat
mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas, yang langsung dituliskan dalam
lembar disposisi tersebut.
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat,
ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Beberapa unsur
dalam lembar disposisi meliputi:
a. Kewenangan penandatanganan lembar disposisi:
1. Menteri
2. Sekretaris Jenderal/Direktur Jenderal/Inspektur Jenderal/Kepala Badan
3. Sekretaris Direktorat Jenderal/Sekretaris Inspektorat Jenderal/Sekretaris
Badan/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat
4. Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala Subdirektorat
b. Lembar disposisi ditujukan hanya kepada pejabat yang tercantum dalam formulir
lembar disposisi
c. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah/surat dinas yang
bersangkutan, dan apabila surat bersifat rahasia perlakuan pengirimannya sama
dengan pengiriman surat rahasia
d. Lembar disposisi hanya digunakan oleh pejabat structural, pihak lain yang tidak
berwenang tidak boleh mengetahui isi dan menerima/menyimpan lembar
disposisi, terutama terhadap naskah dinas yang bersifat rahasia
Dalam lembar disposisi sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Nomor surat
b. Tanggal surat
c. Dari (pengirim)
d. Indeks
e. Kode
26
f. Bunyi disposisi
2.2.7 Paperless Office
Paperless office merupakan suatu kebutuhan dalam administrasi managemen
modern. Hal ini merupakan suatu sistem yang mendukung efektifitas, efisiensi dan
produktivitas organisasi.
Sistem paperless
office
merupakan dampak dari
perkembangan teknologi computer, ulasan tentang hal ini mulai dikenal melalui
artikel Busines Week, 1975.[9]
Yang mendorong pemanfaatan paperless office adalah kebutuhan internal dan
kebutuhan eksternal organisasi,