Sistem pengelolaan distribusi surat dan monitoring disposisi digital di Politeknik Negeri Bandung
(2)
Nama NIM
Judul Skripsi
: Rizal Muhammad Firdaus :10109252
: Sistem Pengelolaan Disfribusi Surat dan Monitoring Disposisi Digital di Politeknik Negeri Bandung
Menyatakan bahwa saya tidak melakukan tindakan meniru, menyalin atau menjiplak skripsi atau karya ilmiah yang telah ada. Apabila saya terbukti melakukan tindakan tersebut, maka saya bersedia untuk menerima sanksi yang diberikan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dan berlaku di Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.
Mengetahui,
(Rizal Mrfiammad Firdaus)
(3)
(4)
(5)
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
NAMA : RIZAL MUHAMMAD FIRDAUS NIM : 10109252
TEMPAT/TANGGAL LAHIR : BANDUNG, 23 APRIL 1991 JURUSAN/PROGRAM : TEKNIK INFORMATIKA
ALAMAT : JALAN TAMAN MERKURI TIMUR V NO.8 RT.03 RW.04 BANDUNG 40286
NO. TELEPON : 081910462255
E-MAIL : rizalmfirdaus@gmail.com RIWAYAT PENDIDIKAN :
1. 1999 – 2005 : SDN Karang Pawulang 4, Jawa Barat 2. 2005 - 2007 : SMPN 34 Bandung, Jawa Barat 3. 2007 - 2009 : SMAN 7 Bandung, Jawa Barat
(6)
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Studi S1 Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh :
RIZAL MUHAMMAD FIRDAUS
10109252
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2013
(7)
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya dan dengan disertai kerja keras akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul Sistem Pengelolaan Distribusi Surat dan Monitoring Disposisi Digital di Politeknik Negeri Bandung.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas ini masih terdapat banyak kekurangan dan kelemahan, oleh karena itu kritik dan saran membangun akan sangat diharapkan untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu dan memberikan dorongan semangat hingga selesainya penulisan tugas akhir ini, terutama ditujukan kepada :
1. Bapak Irawan Afrianto, S.T., M.T., selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika.
2. Bapak Eko Budi Setiawan, S.Kom., M.T., selaku dosen pembimbing dan dosen wali.
3. Bapak Irfan Maliki, S.T., M.T., selaku penguji 1 yang telah memberikan arahan untuk kemajuan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Sufaatin, S.T., M.Kom., selaku penguji 3 yang telah memberikan arahan untuk kemajuan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Ibu Dra. Evy Widiarty, selaku Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan.
6. Bapak Eko M. Yanuar, S.Si., selaku pembimbing lapangan I. 7. Bapak Budi Mazmul Hasan, S.T., selaku pembimbing lapangan II.
8. Keluarga penulis yang telah memberikan banyak dorongan dan bantuan baik moril ataupun materiil.
9. Seluruh dosen dan Staf Tata Usaha Program Studi Teknik Informatika. 10.Rekan-rekan mahasiswa Program Studi Teknik Informatika.
(8)
iv
langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Akhir kata penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi guna peningkatan kemajuan bangsa di masa yang akan datang.
Bandung, Juli 2013
(9)
v DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xx
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 3
1.4 Metodologi Penelitian ... 4
1.5 Batasan Masalah ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 8
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 11
2.1 Tinjauan Instansi ... 11
2.1.1 Sejarah Politeknik Negeri Bandung ... 11
2.1.2 Logo Politeknik Negeri Bandung ... 13
2.1.3 Struktur Organisasi ... 14
2.1.4 Visi dan Misi ... 17
2.1.5 Tugas Pokok dan Fungsi ... 17
2.2 Landasan Teori ... 25
2.2.1 Pengertian Sistem ... 25
2.2.1.1 Elemen Sistem ... 25
(10)
vi
2.2.2 Pengertian Informasi ... 28
2.2.2.1 Kualitas Informasi ... 28
2.2.2.2 Fungsi Informasi ... 29
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 30
2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi ... 31
2.2.4 Konsep Perancangan Sistem ... 32
2.2.4.1 Flowmap Diagram ... 32
2.2.4.2 Diagram Konteks... 34
2.2.4.3 Diagram Alir Data ... 34
2.2.5 Basis Data ... 36
2.2.5.1 Pengertian Basis Data... 36
2.2.5.2 DBMS (Database Management System)... 36
2.2.5.3 DDL (Data Definition Language) ... 36
2.2.5.4 DML (Data Manipulation Language)... 36
2.2.5.5 Kamus Data ... 37
2.2.5.6 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 37
2.2.6 PHP... 39
2.2.7 CSS ... 40
2.2.8 SQL ... 41
2.2.9 Perangkat Lunak Pendukung ... 43
2.2.9.1 XAMPP ... 43
2.2.9.2 MySQL ... 44
2.2.9.3 Sublime Text ... 44
2.2.9.4 Web Browser ... 45
2.2.10 Persuratan dan Disposisi ... 45
2.2.10.1 Korespondensi ... 46
2.2.10.2 Manfaat Surat Dinas ... 46
(11)
vii
2.2.10.4 Disposisi ... 47
2.2.11 Pengarsipan ... 47
2.2.11.1 Pengertian Arsip ... 47
2.2.11.2 Tujuan Arsip ... 48
2.2.11.3 Sistem Penyimpanan ... 48
2.2.12 Paperless Office... 50
2.2.13 Teori Kuesioner ... 51
2.2.13.1 Kuesioner (Angket) ... 51
2.2.13.2 Skala Likert ... 54
2.2.14 Analisis Biaya dan Manfaat (Cost & Benefits Analysis) ... 58
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 63
3.1 Analisis Sistem ... 63
3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 63
3.1.1.1 Analisis Masalah ... 63
3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 64
3.1.2.1 Prosedur Surat Masuk ... 64
3.1.2.2 Prosedur Surat Keluar ... 67
3.1.3.1 Proses Bisnis ... 69
3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional... 70
3.1.3.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras ... 70
3.1.3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak ... 71
3.1.3.3 Analisis Pengkodean ... 71
3.1.3.4 Analisis Pengguna ... 73
3.1.3.5 Analisis Kelayakan ... 74
3.1.4 Analisis Basis Data... 78
3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 79
3.1.5.1 Diagram Konteks... 79
(12)
viii
3.1.5.3 Spesifikasi Proses ... 90
3.1.5.4 Kamus Data ... 113
3.2 Perancangan Sistem... 118
3.2.1 Perancangan Basis Data ... 118
3.2.1.1 Skema Relasi ... 118
3.2.1.2 Struktur Tabel ... 119
3.2.2 Perancangan Struktur Menu ... 123
3.2.2.1 Perancangan Struktur Menu Administrasi Umum ... 123
3.2.2.2 Perancangan Struktur Menu Staf TU Unit Kerja ... 124
3.2.2.3 Perancangan Struktur Menu Direktur/Kepala Unit Kerja ... 125
3.2.3 Perancangan Antarmuka ... 126
3.2.3.1. Perancangan Antarmuka (Interface) Administrasi Umum... 126
3.2.3.2. Perancangan Antarmuka (Interface) Direktur/Kepala Unit Kerja ... 158
3.2.3.3. Perancangan Anta Muka (Interface) Staf TU Unit Kerja/Sekretaris ... 171
3.2.4 Perancangan Pesan ... 183
3.2.5 Jaringan Semantik ... 185
3.2.6 Perancangan Prosedural ... 187
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 191
4.1 Implementasi Sistem ... 191
4.1.1 Perangkat Lunak Yang Digunakan ... 191
4.1.2 Perangkat Keras Yang Digunakan ... 192
4.1.3 Impelementasi Basis Data ... 192
4.1.4 Impelementasi Antarmuka ... 196
4.1.4.1 Implementasi Antarmuka Administrasi Umum ... 196
4.1.4.2 Implementasi Antarmuka Staf TU Unit Kerja ... 198
4.1.4.3 Implementasi Antarmuka Direktur/Kepala Unit Kerja ... 199
4.2 Pengujian ... 200
(13)
ix
4.2.1.1 Skenario Pengujian ... 201
4.2.1.2 Butir Pengujian ... 203
4.2.1.2.1 Butir Pengujian Sistem Administrasi Umum ... 203
4.2.1.2.2 Butir Pengujian Sistem Staf TU Unit Kerja ... 228
4.2.1.2.3 Butir Pengujian Sistem Direktur/Kepala Unit Kerja ... 236
4.2.1.3 Kesimpulan Pengujian Alpha ... 243
4.2.2 Pengujian Beta... 243
4.2.2.1 Skenario Pengujian Beta ... 243
4.2.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta ... 256
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 257
5.1 Kesimpulan... 257
5.2 Saran ... 257
(14)
259
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ian Sommerville, Software Engineering (Rekaya Perangkat Lunak). Jakarta: Erlangga, 2003.
[2] Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, 2003.
[3] DeLone W.,McLean E.R, Information System Success : The Quest for The Dependent Variable.: Information System Research, 1992.
[4] Agus Mulyanto, Sistem Informasi Konsep & Aplikasinya. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009.
[5] Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2003. [6] Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi.: Graha Ilmu,
2005.
[7] Rosa A.S., M.Shalahuddin, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur Dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula, 2011.
[8] Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP & MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.
[9] Husni, Pemograman Database Berbasis Web. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007. [10] Mata Toledo, Cushman Ramon A, Dasar-Dasar Database Relasional. Jakarta:
Erlangga, 2007.
[11] Suprapto, Surat Menyurat Dinas Resmi. Bandung: Mandar Maju, 2006.
[12] Agus Sugiarto,Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gavamedia, 2005.
[13] Roodesh Ramsurrun, "The Paperless Office Concept," in The Green ICT Workshop, 2012.
[14] Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualtitatif dan R&D.: Alfabeta, 2010. [15] Frederick H.Wu, Acounting Informations System, Theory And Practice. Tokyo,
(15)
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi saat ini menuntut instansi pemerintah akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat instansi pemerintah. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka suatu instansi pemerintah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai, karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam suatu instansi pemerintah atau organisasi dalam mewujudkan kepemerintahaan yang baik.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 3 tahun 2006 tentang Statuta Politeknik Negeri Bandung, maka salah satu tugas sekretariat unit kerja yaitu melaksanakan kegiatan administrasi. Salah satu kegiatan administratif yaitu mengagendakan surat masuk dan keluar. Admnistrasi persuratan terkait dua hal yaitu legalitas dan effisiensi. Dokumen surat selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan. Di sisi lain, pengelolaan dan pengarsipan dokumen cukup menyita waktu dan tenaga. Pengelolaan surat yang digunakan pihak Polban semua proses dilakukan manual, dokumentasi berupa penulisan di buku agenda dan pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy.
Masalah yang sering dijumpai berkaitan dengan administrasi pada Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung adalah pada saat melakukan surat menyurat khususnya surat masuk beserta disposisi dari pimpinan sampai ke unit-unit yang terkait terkadang tidak sampai. Penyebabnya adalah pengelolaan surat tidak terkelola dengan baik sehingga surat hilang dan disposisi menjadi tidak sampai. Permasalahan lain pada saat sekretaris menyerahkan surat masuk dan lembar disposisi kepada
(16)
pimpinan, sedangkan pimpinan sedang tidak berada di ruang kerjanya atau sedang melakukan perjalanan dinas maka pimpinan tidak dapat mengecek surat sehingga disposisi menjadi tertunda. Surat akan dilakukan disposisi jika pejabat atau pimpinan sudah kembali di ruangan kerjanya. Proses penggandaan naskah disposisi dilakukan di setiap sekretariat unit kerja sebagai upaya dokumentasi arsip yang mana mengakibatkan pengulangan aktifitas yang sama, dan pemborosan penggunaan sumber daya. Selain itu terjadi penumpukan surat karena respon pegawai atau unit yang lama terhadap disposisi yang diterima sehingga terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu. Ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan juga harus diperhatikan.
Dari permasalahan tersebut penerapan teknologi informasi dapat dijadikan dasar pembangunan sistem pengelolaan distribusi surat dan monitoring disposisi berbasis web yang berorientasi terhadap manajemen pekerjaan dengan mengacu kepada konsep paperless office. Paperless Office adalah teknologi administrasi perkantoran dimana hard copy diterjemahkan secara digital ke dalam soft copy. Dengan penerapan konsep ini akan didapatkan suatu hasil dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya didalam pengelolaan surat serta memudahkan didalam proses disposisi.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan dan diidentifikasikan beberapa permasalahan penelitian sebagaimana berikut :
1. Pengelolaan surat belum terkelola dengan baik sehingga kesulitan dalam melakukan pencarian surat.
2. Keamanan surat belum terjamin terkadang surat hilang yang mengakibatkan disposisi menjadi tidak tercapai.
3. Tidak efektifnya pengecekan surat masuk yang dilakukan pimpinan untuk dilakukan disposisi sehingga disposisi menjadi tertunda.
(17)
3
4. Tidak efisiennya proses penggandaan naskah disposisi yang dilakukan di setiap sekretariat unit kerja yang mana mengakibatkan pemborosan penggunaan sumber daya.
5. Terjadi penumpukan surat karena respon pegawai atau unit yang lama terhadap disposisi yang diterima sehingga pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu. 1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah untuk membangun sistem pengelolaan distribusi dan monitoring disposisi digital pada Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung yang dapat membantu di dalam tata kelola surat dan memudahkan didalam pendelegasian tugas.
Adapun tujuan pengembangan sistem pengelolaan distribusi dan monitoring disposisi digital di Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung adalah:
1. Pengelolaan arsip dan dokumentasi surat menjadi lebih baik sehingga memudahkan dalam pencarian surat .
2. Menjamin keamanan surat dengan cara mengelola surat secara digital sehingga disposisi yang tidak tercapai akibat surat hilang tidak terjadi.
3. Mengefektifkan pengecekan surat masuk yang dilakukan pimpinan untuk dilakukan disposisi sehingga disposisi tidak akan tertunda.
4. Mengefisienkan proses penggandaan naskah disposisi cukup dengan upload naskah ke dalam database sehingga naskah dapat diakses bersama dan tidak boros dalam penggunaan sumber daya.
5. Tidak terjadi lagi penumpukan surat dengan melakukan monitoring status surat untuk mengingatkan unit atau pegawai yang mendapatkan disposisi sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.
(18)
1.4 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Tahap pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Studi Literatur.
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan teori dasar serta teori pendukung dari berbagai sumber, terutama meminta data-data dari pihak Politeknik Negeri Bandung, buku, maupun pengetahuan dari internet yang menunjang dalam pembangunan sistem informasi.
b. Observasi.
Observasi atau pengamatan merupakan suatu teknik atau cara mengumpulkan data dengan jalan mengadakan pengamatan terhadap kegiatan yang sedang berlangsung. Kegiatan yang diamati ialah bagaimana sistem pengelolaan surat dan disposisi yang sedang berjalan di Politeknik Negeri Bandung.
c. Wawancara.
Pada tahap ini apabila studi literatur dan observasi dirasa belum mewakili data-data yang diperlukan untuk kebutuhan pembuatan sistem maka kegiatan pengumpulan data di Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung dapat dilakukan dengan interview yakni teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung sesuai dengan batasan masalah yang ada.
2. Tahap pembuatan perangkat lunak.
Model yang digunakan pada tahap pembuatan perangkat lunak adalah waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:
(19)
5
Analisis Definisi Persyaratan
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Implementasi dan Pengujian Unit
Integrasi dan Pengujian Sistem
Operasi dan Pemeliharaan
Gambar 1.1 Metode Waterfall[1] a. Analisis dan definisi persyaratan
Proses pengumpulan kebutuhan dengan cara melakukan wawancara terhadap kepala unit kerja, staf unit kerja, dan staf administrasi umum serta mengumpulkan dokumen-dokumen yang mendukung untuk kebutuhan sistem. Dokumen-dokumen tersebut dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun..
b. Perancangan sistem dan perangkat lunak
Proses perancangan sistem membagi persyaratan dalam sistem perangkat keras atau perangkat lunak. Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan-hubungannya. c. Implementasi dan pengujian unit.
Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan dan diuji sebagai serangkaian program atau unit program. Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemograman PHP. Program yang
(20)
dibangun langsung diuji baik secara unit. Pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.
d. Integrasi dan pengujian sistem.
Unit program atau program individual diintegrasikan dan diuji sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah dipenuhi. Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desain dan masih terdapat kesalahan atau tidak.
e. Operasi dan pemeliharaan.
Pada tahap ini merupakan fase siklus hidup yang paling lama. Sistem diinstal dan dipakai. Pemeliharaan mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada tahap-tahap terdahulu, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan.
1.5 Batasan Masalah
Sistem yang dikembangkan merupakan sebuah sistem dengan batasan masalah dari pengembangan sistem sebagai mana berikut:
1. Aplikasi yang dibangun berdasarkan studi kasus di Sekretariat Unit Kerja Politeknik Negeri Bandung.
2. Pedoman tata naskah yang digunakan adalah Peraturan Direktur Politeknik Negeri Bandung Nomor 1 Tahun 2012.
3. Surat/naskah dinas yang akan dikaji diantaranya a. Peraturan
b. Keputusan c. Nota dinas d. Surat dinas
(21)
7
e. Memo
f. Surat undangan g. Surat pengumuman
4. Terbatas pada pengelolaan surat masuk,surat keluar dan disposisi yang berisi instruksi atau arahan pekerjaan.
5. Secara umum user yang akan menggunakan sistem ini diantaranya Direktur, Kepala Unit Kerja, Sekretaris TU Unit Kerja, dan Administrasi Umum.
6. Sistem pengolahan data :
A. Pemasukan data pada sistem : a. Data pegawai
b. Data surat masuk c. Data surat keluar
B. Pengolahan data pada sistem :
a. Proses pencarian dan pengurutan data/surat berdasarkan nomor surat, tanggal masuk, pengirim, dan status surat.
b. Proses disposisi surat masuk yang berisi instruksi, penanggung jawab, lampiran, dan arahan pekerjaan.
c. Proses monitoring status surat dan penelusuran keberadaan surat. d. Proses pembuatan surat keluar.
C. Keluaran sistem :
a. Laporan rekapitulasi surat masuk dan keluar di Sekretariat Unit Kerja Polban.
b. Laporan berupa statistik surat yang masuk, surat masuk yang masih menunggu untuk dilakukan disposisi, surat masuk yang telah dilakukan disposisi.
c. Surat keluar. D. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah metode terstruktur, dimana tools yang digunakan untuk memodelkan aliran
(22)
data adalah DFD (Data Flow Diagram), diagram untuk memodelkan relasi antara data adalah diagram E-R, dan menggunakan flow map untuk menggambarkan prosedur yang sedang berjalan.
7. Akses terhadap sistem dilakukan melalui teknologi web sehingga membutuhkan koneksi internet dan aplikasi penunjang lain yaitu web browser.
8. Hanya dapat melampirkan berkas elektronik berupa berkas gambar dan dokumen dengan format tertentu.
9. Notifikasi hanya diberikan ketika menerima surat masuk dan disposisi masuk. 1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dipaparkan mengenai hal-hal yang menyebabkan penelitian ini dilakukan sampai dengan bagaimana pendekatan yang dilakukan untuk mencapai hasil akhir penelitian. Hal-hal tersebut mencakup latar belakang mengapa penelitian dilakukan, masalah penelitan, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas tentang profil Politeknik Negeri Bandung yang memaparkan sejarah, logo, struktur organsasi, dan job description serta penjelasan tentang berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan pembuatan sistem pengelolaan distribusi surat dan monitoring disposisi digital di Politeknik Negeri Bandung beserta hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan.
(23)
9
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna, diantaranya yaitu analisis masalah, analisis prosedur yang berjalan, analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional, dan perancangan sistem yang dimulai dari perancangan data, perancangan menu, dan perancangan Antarmuka program (interface).
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini berisi tentang tahap implementasi sistem, terdiri dari beberapa langkah diantaranya yaitu menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi. Selain itu berisi pengujian program yang dikerjakan.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Pada akhir laporan akan dilakukan penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian pada bab sebelumnya yang memuat semua pembahasan, yaitu inti masalah dan tanggapan dari penulis, serta saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut agar menjadi lebih baik.
(24)
(25)
63
BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena apabila terjadi kesalah dalam tahap ini, akan mengakibatkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Pada tahap analisis akan dibahas mengenai analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan,analisis basis data, analisis kebutuhan non fungsional dan kebutuhan fungsional.
3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan memberikan gambaran tentang sistem yang diamati yang saat ini sedang berjalan. Data yang dijadikan bahan uji dan analisis didapatkan dari hasil analisis sistem lama untuk pembangunan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.
3.1.1.1 Analisis Masalah
Sistem yang sedang digunakan dalam pengarsipan di Sekretariat Unit Kerja ini masih menggunakan sistem manual yakni penulisan dilakukan pada buku agenda surat masuk dan keluar, sehingga meskipun sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya namun pelaku sistem merasa kesulitan dalam melakukan proses pencarian data. Proses pencarian data surat yang masuk merupakan hal yang harus dilakukan sebelum memberikan disposisi terhadap surat yang masuk, hal ini disebabkan karena frekuensi surat per hari yg harus ditanggapi oleh top manajemen cukup banyak.
(26)
Frekuensi surat yang banyak membuat surat sering tercecer,keamanan surat tidak terjamin sehingga surat sering hilang dan disposisi menjadi tidak tercapai.
Dengan sistem yang berjalan saat ini memiliki kendala pada saat sekretaris menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi kepada pimpinan, sedangkan pimpinan sedang tidak berada di ruang kerjanya atau sedang melakukan perjalanan dinas maka pimpinan tidak dapat mengecek surat masuk sehingga disposisi menjadi tertunda. Surat akan dilakukan disposisi jika pejabat atau pimpinan sudah kembali di ruangan kerjanya. Pada proses penggandaan naskah disposisi dilakukan di setiap sekretariat unit kerja sebagai upaya dokumentasi arsip yang mana mengakibatkan pengulangan aktifitas yang sama, dan pemborosan penggunaan sumber daya. Selain itu terjadi penumpukan surat karena respon pegawai atau unit yang lama terhadap disposisi yang diterima sehingga terkadang pekerjaan diselesaikan tidak tepat waktu. 3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur yang terlibat dalam sistem ini adalah prosedur pengarsipan surat masuk, prosedur pengarsipan surat keluar dan prosedur pembuatan surat keluar. 3.1.2.1 Prosedur Surat Masuk
Prosedur pengarsipan surat masuk menggambarkan proses pengarsipan surat masuk yang dilakukan di setiap Sekretariat Unit Kerja. Proses-proses yang terdapat dalam prosedur pengarsipan surat masuk yaitu :
1. Surat dari Instansi/Lembaga di luar Polban / unit / bagian / Jurusan diterima, dicatat tanggal diterima dalam buku agenda surat masuk dan penggandaan surat oleh Administrasi Umum.
2. Administrasi Umum mengecek tujuan surat, jika surat masuk ditujukan untuk pimpinan Administrasi Umum surat masuk beserta lembar disposisi dikirimkan kepada pimpinan untuk dilakukan disposisi, tetapi jika surat masuk ditujukan kepada unit kerja lain surat masuk dikirimkan ke unit kerja untuk pengarsipan surat masuk dan penggandaan surat oleh Staf Tata Usaha Unit Kerja atau
(27)
65
Sekretaris. Setelah itu surat masuk dan lembar disposisi diberikan kepada Direktur/Kepala Unit Kerja.
3. Direktur/Kepala Unit Kerja membaca surat masuk dan langsung memberikan disposisi yang berupa instruksi kepada bagian/unit/staf sesuai dengan peta jabatan struktural dibawahnya.
4. Bagian/unit/jurusan membuka atau membaca surat beserta disposisi yang berupa instruksi dari pimpinan dan melaksanakan perintah sesuai disposisi yang diberikan.
(28)
Instansi/Lembaga di Luar Polban/Unit/
Jurusan
Staf TU Unit Kerja
Surat Masuk
Pengagendaan, penggandaan Surat Masuk
Surat masuk yang telah diagendakan
Surat Masuk
A1
Keterangan
A1 : Arsip surat masuk Administrasi Umum A2 : Arsip surat masuk Tata Usaha Unit Kerja
Bagian/Unit/ Jurusan Polban Pimpinan Baca dan buat perintah disposisi Surat masuk yang
digandakan
Surat masuk beserta lembar disposisi
Surat dan perintah disposisi
Surat dan perintah disposisi
Administrasi Umum
Cek tujuan surat apakah ke pimpinan
atau unit kerja ?
Surat masuk yang digandakan Pemberian lembar disposisi Pengagendaan, penggandaan Surat Masuk
Surat masuk yang telah diagendakan
Surat masuk yang digandakan
A2
Surat masuk beserta lembar disposisi
Surat masuk beserta lembar disposisi Pemberian lembar disposisi ya tidak Pengecekan tujuan surat
Gambar 3.1 Flowmap Surat Masuk 3.1.2.2 Prosedur Surat Keluar
Prosedur surat keluar menggambarkan proses pengarsipan surat keluar dan pembuatan surat keluar yang dilakukan di setiap Tata Usaha Unit Kerja. Proses-proses yang terdapat dalam prosedur surat keluar yaitu :
1. Staf TU Unit atau Sekretaris membuat konsep surat keluar sesuai perintah Direktur atau Kepala Unit Kerja.
2. Staf TU Unit Kerja atau Sekretaris memberikan konsep surat keluar kepada Direktur atau Kepala Unit Kerja untuk diteliti kebenarannya.
(29)
67
3. Jika sudah sesuai maka Staf TU Unit/Sekretaris membuat surat keluar dan memberikan nomor surat keluar.
4. Menanda tangankan surat balasan kepada Direktur atau Kepala Unit Kerja. 5. Mencatat dan mengagendakan surat dalam buku agenda keluar.
6. Mengirimkan surat keluar sesuai tujuan surat. Flowmap surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.2
(30)
Direktur/Kepala Unit Kerja
Staf TU Unit Kerja/ Sekretaris
Keterangan
A1 : Arsip agenda surat keluar
Instansi Luar/ Bagian/Unit/ Jurusan Polban
Konsep Surat Keluar Konsep Surat
Keluar
Pemeriksaan Konsep
Surat
Sesuai ?
Konsep surat tidak sesuai Tidak
Konsep Surat Sesuai
Ya
Konsep surat tidak sesuai
Konsep Surat Sesuai
Surat keluar Surat keluar
Penandatanganan surat keluar
Membuat surat keluar dan memberikan nomor surat
Surat keluar yang sudah ditandatangan
Surat keluar yang sudah ditandatangan
Pengagenda an surat
keluar
Surat keluar
A1
2
Surat keluar yang telah diagendakan
1
(31)
69
3.1.3.1 Proses Bisnis
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tententu atau yang menghasilkan produk atau layanan demi meraih tujuan tertentu. Proses bisnis yang terdapat di Administrasi Umum dan setiap Tata Usaha Unit Kerja dalam melakukan penanganan terhadap surat masuk dan surat keluar melibatkan proses penerimaan surat masuk yang dilakukan oleh Administrasi Umum dimana surat masuk akan dicatat kedalam buku agenda surat masuk mulai dari no agenda, tanggal terima surat, no surat,sifat surat, asal surat, perihal, tujuan. Setelah surat masuk dicatat kedalam buku agenda selanjutnya surat disimpan dalam folder atau map surat. Untuk proses bisnis sistem yang akan dibangun nanti dokumen hardcopy terlebih dahulu di scan untuk diterjemahkan menjadi softcopy. Setelah itu diupload ke dalam sistem sebagai upaya pengarsipan.
Setelah penerimaan surat masuk tahap selanjutnya surat diberikan sesuai dengan tujuan surat untuk dilakukan disposisi. Disposisi berupa instruksi dilakukan dari seorang pejabat atau atasan kepada bawahannya. Disposisi dapat ditujukan kepada lebih dari satu bawahannya. Bagian atau unit yang mendapatkan disposisi dapat mendisposisikan kembali kepada jabatan struktural dibawahnya. Pihak yang terlibat memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan setiap instruksi yang ada pada disposisi yang ditujukan kepada dirinya. Isi dari lembar disposisi terdiri dari tanggal surat, tanggal penyelesaian, no agenda, asal, perihal, nomor surat, pengirim disposisi, tujuan disposisi dan instruksi atau isi disposisi.
Pembuatan surat keluar pimpinan memerintahkan staf tata usaha atau sekretaris untuk membuat konsep surat keluar sesuai dengan yang diperintahkan. Jika konsep surat keluar sudah sesuai maka staf tata usaha unit kerja membuat surat keluar sesuai dengan aturan tata naskah yang digunakan di Politeknik Negeri Bandung dengan memberikan nomor surat keluar beserta tanda tangan pimpinan. Setelah itu surat keluar dicatat didalam buku agenda surat keluar mulai dari nomor agenda, tanggal
(32)
pembuatan surat, no surat,sifat surat, asal surat, perihal, tujuan untuk diarsipkan dan surat dikirim sesuai dengan tujuan surat baik masih dalam atau luar instansi Polban.
Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad dan nama terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan atau perusahaan. Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad nama orang terdiri dari nama lengkap atau nama tunggal sedangkan sistem penyimpanan berdasarkan urutan abjad nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swasta, dan nama organisasi. Dokumen-dokumen tersebut sewaktu-waktu akan dibutuhkan kembali. Dokumen atau surat yang bersifat rahasia hanya dapat diakses oleh pihak terlibat. Tidak semua pengguna dapat mengakses surat yang bersifat rahasia.
3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
3.1.3.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Berikut ini spesifikasi perangkat keras yang tersedia di Politeknik Negeri Bandung diantaranya adalah :
Processor : Intel Processor Core i3
RAM : 2 GB
Harddisk : 250 GB
Berikut ini spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan agar dapat menjalankan aplikasi secara optimal pada sisi client yaitu:
Processor : Intel Pentium IV atau AMD 64
RAM : min 1 GB
Harddisk : min 40 GB
Kebutuhan perangkat keras yang dibutuhkan dengan spesifikasi perangkat keras yang ada di Politeknik Negeri Bandung untuk menjalankan aplikasi secara optimal sudah memenuhi.
(33)
71
3.1.3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Analisis perangkat lunak cenderung lebih menekankan kepada aspek pemanfaatan sumberdaya yaitu software yang selama ini telah dimiliki oleh tempat penelitian ini diambil. Didalam pembangunan perangkat lunak harus diperhatikan kebutuhan dari user agar agar aplikasi dapat dijalankan secara optimal diantaranya sebagai berikut :
Perangkat lunak yang dibutuhkan pada sisi client yaitu :
Sistem Operasi : windows (windows XP dan Windows 7) atau Linux (ubuntu, fedora, debian, dan lain-lain) .
Web Browser : firefox, google chrome, opera.
Perangkat lunak yang sudah tersedia di Politeknik Negeri Bandung yaitu menggunakan Sistem Operasi Windows 7 dan web browser yang digunakan yaitu firefox sehingga kebutuhan perangkat lunak sudah memenuhi.
3.1.3.3 Analisis Pengkodean
Pengkodean berguna untuk mempermudah dalam pengelompokan atau mengklasifikasi data sebagai acuan mengidentifikasi suatu objek, sehingga kesamaan dalam mengidentifikasi suatu objek dapat dihindari. Kode-kode yang digunakan dalam proses pengagendaaan surat dan pembuatan surat keluar di Sekretariat Unit Kerja Polban adalah :
(34)
1. Pengagendaan Surat Masuk dan keluar
Kode surat yang terdapat pada proses pengagendaan surat di Sekretariat Unit Kerja adalah :
Format penulisan : 9999/xxxxx/xxx/xx/9999
nomor urut agenda surat keluar / masuk kode instansi dan jabatan Direktur Polban kode sifat surat
kode hal
tahun pembuatan surat Contoh pengkodean :
25/PL1.R/BSA/KP/2012 2. Pembuatan Surat Keluar
Kode surat keluar yang terdapat pada proses pembuatan surat keluar di Sekretariat Unit Kerja Polban adalah :
Format penulisan : 9999/xxxxx/xxx/xx/9999
nomor urut surat keluar
kode instansi dan jabatan Direktur Polban kode sifat surat
kode hal
tahun pembuatan surat contoh pengkodean :
Surat yang berasal dan ditandatangani oleh Direktur yang bersifat rahasia 25/PL1.R/RHS/OT/2012
(35)
73
3.1.3.4 Analisis Pengguna
Analisis pengguna dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja pengguna yang terlibat dalam sistem beserta karakteristik dari pengguna sistem. Administrasi Umum dan Staf TU Unit Kerja/Sekretaris yang bertugas untuk melakukan beberapa pencatatan dari keterangan surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan dan pengagendaan surat keluar, sedangkan pimpinan bertugas untuk menelaah isi dari surat masuk,menanggapi surat masuk.
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan untuk menganalisis keterampilan para pengguna di Politeknik Negeri Bandung ini dapat disimpulkan
1. Para pelaku sistem sudah cukup mahir dalam penggunaan komputer.
2. Para pelaku sistem memiliki wawasan dasar yang cukup mengenai pengisian form.
3. Para pelaku sistem memiliki account jejaring sosial yang dapat disimpulkan bahwa para pelaku sistem sudah terbiasa menggunakan web browser. Sehingga tidak ada masalah dalam segi pengguna aplikasi. Spesifikasi pengguna dapat dilihat di tabel 3.1
Tabel 3.1 Spesifikasi Pengguna
Pengguna Tanggung
Jawab Hak Akses
Tingkat
Keterampilan Pengalaman Direktur/Kepala
Unit Kerja
Memberikan disposisi terhadap surat masuk
Melihat surat masuk, surat keluar Disposisi.
Menguasai komputer, menguasai variable input dalam
pengolahan data
Menggunakan aplikasi pengisian form
Administrasi Umum
Pengagendaan surat masuk dan keluar.
Melakukan pencatatan dan pengagendaan surat baik surat
Menguasai komputer, menguasai variable input
Menggunakan aplikasi pengisian form
(36)
masuk atau surat keluar.
Monitoring status surat dan tracking surat.
dalam
pengolahan data
Staf Tata Usaha Unit Kerja/ Sekretaris
Pengagendaan surat keluar.
pengagendaan surat keluar. Monitoring status surat dan tracking surat.
Menguasai komputer, menguasai variable input dalam
pengolahan data
Menggunakan aplikasi pengisian form
Berdasarkan keterampilan para pengguna di Politeknik Negeri Bandung sudah memenuhi dari spesifikas pengguna yang diperlukan.
3.1.3.5 Analisis Kelayakan
Analisis kelayakan dalam mengimplementasi Sistem Pengelolaan Distribusi Surat dan Monitoring Disposisi Digital ditentukan dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis).
1. Analisis Biaya Sistem
Total biaya investasi awal untuk pembangunan sistem meliputi biaya langsung personil dan biaya langsung non personil adalah sebesar Rp 36.750.000,00 . Implementasi sistem ini dilakukan oleh tim ahli dengan biaya Rp 26.250.000,00 dalam jangka waktu 3 bulan atau 90 hari.
2. Analisis Manfaat Sistem
Manfaat yang akan diperoleh oleh Politeknik Negeri Bandung setelah menerapkan sistem yang baru antara lain pengurangan biaya alat tulis kantor diantaranya seperti biaya kertas, tinta printer dan lain sebagainya dengan rincian sebagai berikut :
(37)
75
Tabel 3.2 Total Biaya Penggunaan ATK
Tahun Biaya Alat Tulis Kantor Tahun 1 11.550.000 Tahun 2 9.930.000 Tahun 3 7.960.000 Tahun 4 6.910.000
Total 36.350.000
Berdasarkan data yang terdapat pada tabel total biaya penggunaan atk maka dapat dihitung penurunan biaya alat tulis kantor sebagai berikut :
Tabel 3.3 Penurunan Biaya Alat Tulis Kantor
Tahun Penurunan Biaya Alat Tulis Kantor Tahun 1
23.600.000 – 11.550.000 = 12.050.000 Tahun 2
11.050.000 – 9.930.000 = 1.120.000 Tahun 3
9.930.000 – 7.960.000 = 2.470.000 Tahun 4
7.960.000 – 6.910.000 = 1.550.000
Total 17.190.000
3. Analisis Kelayakan dengan Return On Investment Method
Diasumsikan aplikasi sudah diterapkan dan sumber daya manusia sudah paham mengoperasikan sistem, diperoleh data bahwa total manfaat dari Pembangunan Sistem Pengelolaan Distribusi Surat dan Monitoring Disposisi Digital di Politeknik Negeri Bandung adalah sebagai berikut dengan umur ekonomis adalah 4 tahun :
(38)
Manfaat tahun ke 1 = Rp 12.050.000 Manfaat tahun ke 2 = Rp 13.670.000 Manfaat tahun ke 3 = Rp 15.640.000 Manfaat tahun ke 4 = Rp 16.690.000 + Total manfaat = Rp 58.050.000
Sedangkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sistem adalah : Biaya tahun ke 0 = Rp 36.750.000
Biaya tahun ke 1 = Rp 2.000.000 Biaya tahun ke 2 = Rp 2.000.000 Biaya tahun ke 3 = Rp 2.000.000 Biaya tahun ke 4 = Rp 2.000.000 + Total biaya = Rp 44.750.000 Nilai ROI yang diperoleh adalah sebesar :
= ((Rp 58.050.000-Rp 44.750.000)/Rp 44.750.000)x100% = 29.72%
Apabila nilai ROI lebih besar dari 0 maka kelayakan diterima. Pada pembangunan sistem ini nilai ROI adalah 0,2972 atau 29,72 %, ini berarti pembangunan sistem ini dapat diterima atau layak, karena memberikan keuntungan sebesar 29,72% dari investasinya.
(39)
77
(40)
3.1.4 Analisis Basis Data
Dalam memodelkan data dan menggambarkan hubungan antara data yang ada pada flowmap yang sedang berjalan tersebut dapat dilihat hubungan antar entitas, sebagai acuan untuk pembuatan ERD(Entity Relationship Diagram). Berikut ini adalah diagram ERD acuan dari sistem yang sedang berjalan pada gambar. 3.3 dibawah : User Surat Keluar Surat Masuk Disposisi Menerima Membuat memiliki Sifat Surat memiliki memiliki Jenis Surat memiliki Unit Kerja memiliki 1 N 1 N
N 1 1 N N
1 1 N N 1 nama nip password
np_agenda_sm no srt_sk
idunit
Nama_unit tgl_sm
asal_sm no_sm
perihal_sm id_sifat sifat_surat
isi_sk tgl_buat_sk no_agenda_sk tujuan_sk perihal_sk id_disposisi isi_disposisi tgl_disposisi tujuan_disposisi Id_jenis nama_jenis Jabatan N 1 kode_jab nama_jab level_jab parent_jab email jml_lmpiran tgl_penyelesaian file_sm level memiliki status_disposisi status_sm file_sk Folder menempati menempati deskripsi nama_folder N N 1 1 pengirim_disposisi tgl_terima_sm id_user Menerima N 1
(41)
79
3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional
3.1.5.1 Diagram Konteks
Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:
Staf TU Unit Kerja/Sekretaris
Direktur/Kepala Unit Kerja
Sistem Pengelolaan Distribusi Surat dan Monitoring Digital Disposition di Politeknik Negeri Bandung
Administrasi Umum
Info dipsosisi Info surat masuk Info surat keluar
Data login
Periode
Info laporan surat
Info surat masuk Info surat keluar Info disposisi Data unit kerja
Data surat masuk Data surat keluar
Data jenis surat Data sifat surat
Data folder
Info unit kerja Info surat masuk
Info surat keluar Info jenis surat
Info sifat surat Info folder Info jabatan
Data login Data user
Info login invalid Data jabatan
Info user Data surat keluar
Info login invalid
Info disposisi
Data disposisi
Data login
Data user
Info login invalid Info user
Info laporan surat Periode
Gambar 3.5 Diagram Konteks
3.1.5.2 Diagram Flow Diagram
DFD adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Data Flow Diagram dari sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :
(42)
1. DFD Level 1
DFD Level 1 yang terdiri dari proses login, pengolahan data master, pengolahan data surat dan pengolahan laporan surat.
1 Login
Direktur/Kepala Bagian
Administrasi Umum Sekretaris/Staf TU Unit
Kerja 2 Pengolahan Data Master 3 Pengolahan Data Surat 4 Pengolahan Laporan Surat user da ta log in data login Data login d at a lo gi n da ta lo gi n val id d at a l ogi n va li d data user
Data login invalid
data user data unit kerja data sifat surat data jenis surat data jabatan d at a sura t m asuk d at a sura t ke lu ar
info surat masuk info surat keluar info disposisi D at a sur at k el uar Inf o sura t ma suk In fo surat kel ua r Info d isp osi si da ta di sposi si unit kerja sifat surat jenis surat periode Surat masuk Surat keluar disposisi
Data surat keluar Data surat masuk data unit kerja
data jenis surat
Info surat masuk Info surat keluar Info disposisi
Data surat keluar data unit kerja
data sifat surat
data jenis surat
In fo log in inval id
Info login invalid
In fo log in i nval id d at a lo gi n va li d
info laporan surat data surat keluar
data surat masuk Data surat masuk
periode info laporan surat
data unit kerja data user
data sifat surat data jenis surat
Data disposisi
Data disposisi data user
info user info unit kerja info sifat surat info jenis surat Info folder info jabatan
data sifat surat
jabatan data jabatan data jabatan data jabatan 5 Pengaturan Profil Data user Data user Info user Info user Data user Info user data login valid
data user data user Folder data folder data folder d at a f ol de r
(43)
81
2. DFD Level 2 Proses 2 Pengolahan Data Master
DFD level 2 proses 2 pengolahan data master terdiri dari proses pengolahan data user, pengolahan data unit kerja, pengolahan data sifat surat, pengolahan jenis surat dan pengolahan data jabatan.
Administrasi Umum
2.1 Pengolahan
data user
2.2 Pengolahan data unit kerja
2.3 Pengolahan data
sifat surat
Unit Kerja
Sifat Surat User
Data unit kerja Data user
Data sifat surat
Data user
Data unit kerja
Data sifat surat Data user Info user
Data unit kerja Info unit kerja
Data sifat surat Info sifat surat
2.4 Pengolahan data
jenis surat
Data jenis surat Info jenis surat
2.6 Pengolahan data
jabatan
Data jabatan Info jabatan
Data jenis surat Data jenis surat
Data jabatan Data jabatan
Jenis surat
Jabatan 2.5
Pengolahan data folder
Folder
Data folder Data folder Info folder Data folder
(44)
3. DFD Level 2 Proses 3 Pengolahan Data Surat
DFD level 2 proses 3 pengolahan data surat terdiri dari proses pengolahan surat masuk dan surat keluar.
Administrasi Umum
Direktur/Kepala Bagian
Staf TU Unit Kerja / Sekretaris
3.1 Pengolahan Surat Masuk 3.2 Pengolahan Surat Keluar Data surat masuk
Info surat masuk
Surat Masuk
Surat Keluar Disposisi
Info surat keluar Data surat keluar
D a ta s u ra t k e lua r Info s u ra t k e lua r Data disposisi Sifat surat Unit Kerja User
Data surat keluar Data surat keluar
Info surat masuk Data unit kerja
Data user
Data user
Data unit kerja Data disposisi D ata di s po s is i
Data surat masuk Data surat masuk
Data sifat surat
Data sifat surat
Info disposisi
Info surat masuk Info surat keluar
Info disposisi Info disposisi Jabatan Data jabatan Data jabatan Folder Data folder Data folder
(45)
83
4. DFD Level 2 Proses 4 Pengolahan Laporan Surat
DFD level 2 proses 4 pengolahan laporan surat keluar terdiri dari proses laporan surat masuk dan surat keluar.
Administrasi Umum Staf TU Unit Kerja/
Sekretaris
4.1 Laporan Surat Masuk
4.2 Laporan Surat Keluar
Surat Masuk
Surat Keluar
Periode Periode
Periode Periode
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Masuk
Data surat keluar Data surat masuk
Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 4 Pengolahan Laporan Surat
5. DFD Level 2 Proses 5 Pengaturan Profil
DFD level 2 proses 5 pengaturan profil terdiri dari proses lihat profil dan ubah profil.
(46)
Administrasi Umum Staf TU Unit Kerja/Sekretaris
5.1 Lihat Profil
5.2 Ubah Profil User
Data user
Direktur/Kepala Bagian
Data user
Data user
Data user Data user Info user
Info user Data user
Data user
Data user
Data user Data user
Info user
Info user
Info user
Info user
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 5 Pengaturan Profil 6. DFD Level 3 Proses 2.1 Pengolahan Data User
DFD level 3 proses 2.1 pengolahan data user terdiri dari proses tambah user, hapus user dan ubah user.
Administrasi Umum
2.1.1 Tambah User
2.1.2 Hapus User
User
2.1.3 Ubah User Data user
Data user
Data user
Data user
Data user Data user
Data user
Data user
Data user Info user
Info user
Info user
Gambar 3.11 DFD Level 3 Proses 2.1 Pengolahan Data User 7. DFD Level 3 Proses 2.2 Pengolahan Data Unit Kerja
DFD level 3 proses 2.2 pengolahan data unit kerja terdiri dari proses tambah unit kerja, ubah unit kerja dan hapus unit kerja.
(47)
85
Administrasi Umum
2.2.1 Tambah Unit
Kerja
2.2.2 Ubah Unit
Kerja
Unit Kerja
2.2.3 Hapus Unit
Kerja
Data unit kerja Data unit kerja
Data unit kerja Info unit kerja
Data unit kerja Data unit kerja
Data unit kerja Info unit kerja
Data unit kerja Data unit kerja
Data unit kerja Info unit kerja
Gambar 3.12 DFD Level 3 Proses 2.2 Pengolahan Data Unit Kerja 8. DFD Level 3 Proses 2.3 Pengolahan Data Sifat Surat
DFD level 3 proses 2.3 pengolahan data sifat surat terdiri dari proses tambah sifat surat, ubah sifat surat dan hapus sifat surat.
Administrasi Umum
2.3.1 Tambah sifat
surat
2.3.2 Ubah sifat
surat
Sifat Surat
2.3.3 Hapus sifat
surat
Data sifat surat Data sifat surat
Data sifat surat Info sifat surat
Data sifat surat Data sifat surat
Data sifat surat Info sifat surat
Data sifat surat Data sifat surat
Data sifat surat Info sifat surat
Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses 2.3 Pengolahan Data Sifat Surat
(48)
DFD level 3 proses 2.4 pengolahan data jenis surat terdiri dari proses tambah jenis surat, ubah jenis surat dan hapus jenis surat.
Administrasi Umum
2.4.1 Tambah Jenis
Surat
2.4.2 Ubah jenis
surat
Jenis surat
2.4.3 Hapus jenis
surat
Data jenis surat Data jenis surat
Data jenis surat Info jenis surat
Data jenis surat Data jenis surat
Data jenis surat Info jenis surat
Data jenis surat Data jenis surat
Data jenis surat Info jenis surat
Gambar 3.14 DFD Level 3 Proses 2.4 Pengolahan Data Jenis Surat 10.DFD Level 3 Proses 2.5 Pengolahan Data Folder
DFD level 3 proses 2.5 pengolahan data folder terdiri dari proses tambah folder, ubah folder dan hapus folder.
Administrasi Umum
2.5.1 Tambah folder
2.5.2 Ubah folder
Folder
2.5.3 Hapus folder
Data folder Data folder
Data foler Info folder
Data folder Data folder
Data folder Info folder
Data folder Data folder
Data folder Info folder
Gambar 3.15 DFD Level 3 Proses 2.5 Pengolahan Data Folder
(49)
87
DFD level 3 proses 2.5 pengolahan data jabatan terdiri dari proses tambah jabatan, ubah jabatan dan hapus jabatan.
Administrasi Umum
2.6.1 Tambah
jabatan
2.6.2 Ubah jabatan
Jabatan
2.6.3 Hapus jabatan
Data jabatan Data jabatan
Data jabatan Info jabatan
Data jabatan Data jabatan
Data jabatan Info jabatan
Data jabatan Data jabatan
Data jabatan Info jabatan
Gambar 3.16 DFD Level 3 Proses 2.6 Pengolahan Data Jabatan 12.DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Surat Masuk
DFD level 3 proses 3.1 pengolahan data surat masuk terdiri dari proses tambah surat masuk, ubah surat masuk, hapus surat masuk dan disposisi.
(50)
Administrasi Umum 3.1.1 Tambah Surat Masuk 3.1.2 Ubah Surat Masuk Disposisi 3.1.3 Hapus Surat Masuk
Staf TU Unit
Kerja Direktur/Kepala Bagian
Surat Masuk 3.1.4
Disposisi
Data surat masuk Info surat masuk
Info surat masuk
Info surat masuk
In fo s u ra t m a su k Da ta c a ta ta n Data disposisi Info disposisi Data disposisi
Data surat masuk Data disposisi
Sifat surat
Unit kerja User
Info surat masuk
Info surat masuk Data surat masuk
Data surat masuk
Data surat masuk
Data surat masuk
D a ta su ra t m a s u k D a ta su ra t m a s u k
Data unit kerja Data user
Data sifat surat
D a ta si fa t su ra t Da ta si fa t s u ra t Da ta u s e r Data user D a ta u n it ke rj a Da ta u n it ke rj a
Info surat masuk Data surat masuk Info surat masuk
Data surat masuk
Jabatan
Data jabatan Data jabatan Data jabatan Info disposisi Info disposisi In fo s u ra t m a su k Folder Data folder Data folder D a ta f o ld e r
Gambar 3.17 DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Surat Masuk
13.DFD Level 3 Proses 3.2 Pengolahan Data Surat Keluar
DFD level 3 proses 3.2 pengolahan data surat keluar terdiri dari proses tambah surat keluar, ubah surat keluar, hapus surat keluar dan cetak surat keluar.
(51)
89 Administrasi Umum 3.1.1 Tambah surat keluar 3.1.2 Ubah surat keluar 3.1.3 Hapus surat keluar
Staf TU Unit
Kerja Direktur/Kepala Bagian
Surat keluar Data surat keluar
Info surat keluar Info surat keluar
Info surat keluar
Sifat surat user Unit kerja
In fo s u rat k el u ar
Info surat keluar data surat keluar
data surat keluar data surat keluar
data surat keluar
data surat keluar
data surat keluar
Data unit kerja Data user
Data sifat surat
Da ta s if at s ur at Da ta s if at s ur at D ata u s e r D at a us er Da ta uni t k er ja D ata uni t k er ja
Info surat keluar data surat keluar Info surat keluar
Data surat keluar
D at a s ur at k e luar D ata s ur at k e luar
data surat keluar
Jenis surat 3.1.4
Cetak Surat
Keluar Data surat
keluar
Data jenis surat Data jenis surat
Data jenis surat
Jabatan Data jabatan Data jabatan Da ta ja batan
Info surat keluar Info surat keluar
D ata j eni s s ur at Folder Data folder Data folder D ata f ol d er
Gambar 3.18 DFD Level 3 Proses 3.2 Pengolahan Data Surat Keluar
14.DFD Level 4 Proses 3.1.4 Disposisi
DFD level 4 proses 3.1.4 disposisi terdiri dari proses tambah disposisi, ubah disposisi, hapus disposisi dan tambah catatan.
(52)
Direktur/ Kepala Bagian 3.1.4.1 Tambah Disposisi 3.1.4.2 Ubah disposisi disposisi 3.1.4.3 Hapus disposisi Data disposisi Data disposisi Data disposisi
Data disposisi Data disposisi
Data disposisi Info disposisi Data disposisi Data disposisi Data disposisi Info disposisi 3.1.4.4 Telusuri disposisi Data disposisi Surat Masuk
Data surat masuk
D a ta su ra t m a su k D a ta su ra t m as uk Administrasi Umum Info disposisi
Staf TU Unit Kerja/Sekretaris
Info disposisi
Info disposisi
Info disposisi
Info disposisi
Data surat masuk Info disposisi Info d is p os is i
Gambar 3.19 DFD Level 4 Proses 3.1.4 Pengolahan Data Disposisi
3.1.5.3 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses bertujuan untuk mendeskripsikan dari setiap fungsi yang ada pada data flow diagram (DFD). Dalam spesifikasi proses setiap elemen proses yang
(53)
91
terdapat dalam program dijelaskan. Penjelasan ini meliputi nama proses, input, output, source, destionation, deskripsi dan logika proses.
Tabel 3.4 Spesifikasi Proses
No. Detail Keterangan
1. Nomor Proses 1 Nama Proses Login
Source Administrasi Umum, Staf TU Unit Kerja/Sekretaris,
Direktur/Kepala Unit Kerja.
Input Data login
Output Info login
Destination Administrasi Umum, Staf Tata Usaha Unit Kerja,
Direktur/Kepala Unit Kerja.
Deskripsi Proses login digunakan oleh administari umum, Staf Tata Usaha Unit Kerja dan Direktur/Kepala Unit Kerja
Logika Proses 1. Admnistrasi Umum, Staf TU Unit Kerja/Sekretaris, Direktrur/Kepala Unit Kerja memasukan data login. 2. Sistem mengecek data login yang dimasukan.
3. Jika data login kosong maka tampil informasi login gagal.
4. Jika data login sudah benar maka dapat masuk ke halama utama sistem
5. Jika data login salah maka tampil informasi gagal login.
2. Nomor Proses 2
Nama Proses Pengolahan Data Master
(54)
Input Data user, data sifat surat, data jenis surat,data folder, data jabatan, data unit kerja
Output Info user, info sifat surat, info jenis surat,info folder, info jabatan, info unit kerja
Destination Admnistrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data master
Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data user, data sifat surat, data jenis surat,data folder, data jabatan, data unit kerja
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan pengisian data. 4. Jika data lengkap dan tepat, maka data akan disimpan
ke dalam database. 3. Nomor Proses 2.1
Nama Proses Pengolahan Data User
Source Administrasi Umum
Input Data user
Output Info user
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data user. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data user
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data user.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data.
(55)
93
disimpan kedalam database. 4. Nomor Proses 2.1.1
Nama Proses Tambah User
Source Administrasi Umum
Input Data User
Output Info User
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data user. Logika Proses 1. Administrasi menambah data user baru.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data user akan disimpan ke database.
5. Nomor Proses 2.1.2 Nama Proses Hapus User
Source Administrasi Umum
Input Data User
Output Info User
Destination Admnistrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data user.
Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data user yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data user batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data user dihapus.
(56)
6. Nomor Proses 2.1.3 Nama Proses Ubah User
Source Administrasi Umum
Input Data User
Output Info User
Destination Admnistrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data user.
Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data user lama dengan data user baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data user lama dengan data user baru.
3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.
7. Nomor Proses 2.2
Nama Proses Pengolahan Data Unit Kerja
Source Administrasi Umum
Input Data Unit Kerja
Output Info Unit Kerja
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data unit kerja. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data unit kerja
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data unit kerja.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data
4. Jika data lengkap dan tepat, maka data unit kerja akan disimpan kedalam database.
(57)
95
Nama Proses Tambah Unit Kerja
Source Administrasi Umum
Input Data unit kerja
Output Info unit kerja
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data unit kerja. Logika Proses 1. Administrasi menambah data unit kerja baru.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data unit kerja akan disimpan ke database.
9. Nomor Proses 2.2.2
Nama Proses Ubah Unit Kerja
Source Administrasi Umum
Input Data unit kerja
Output Info unit kerja
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data unit kerja
Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data unit kerja lama dengan data unit kerja baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data unit kerja lama dengan data unit kerja baru. 3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan
menampilkan pesan kesalahan. 10. Nomor Proses 2.2.3
(58)
Nama Proses Hapus Unit Kerja
Source Administrasi Umum
Input Data unit kerja
Output Info unit kerja
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data unit kerja. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data unit kerja yang akan
dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data unit kerja batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data unit kerja dihapus.
11. Nomor Proses 2.3
Nama Proses Pengolahan Data Sifat Surat
Source Administrasi Umum
Input Data sifat surat
Output Info sifat surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data sifat surat
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data sifat surat.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data
4. Jika data lengkap dan tepat, maka data sifat surat akan disimpan kedalam database.
12. Nomor Proses 2.3.1
(59)
97
Source Administrasi Umum
Input Data sifat surat
Output Info sifat surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data sifat surat.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data sifat surat akan disimpan ke database.
13. Nomor Proses 2.3.2
Nama Proses Ubah Sifat Surat
Source Administrasi Umum
Input Data sifat surat
Output Info sifat surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data sifat surat.
Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data sifat surat lama dengan data sifat surat baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data sifat surat lama dengan data sifat surat baru. 3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan
menampilkan pesan kesalahan. 14. Nomor Proses 2.3.3
Nama Proses Hapus Sifat Surat
(60)
Input Data sifat surat
Output Info sifat surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data sifat surat yang akan
dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data unit kerja batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data sifat surat dihapus.
15. Nomor Proses 2.4
Nama Proses Pengolahan Data Jenis Surat
Source Administrasi Umum
Input Data jenis surat
Output Info jenis surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data jenis surat
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data jenis surat.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data
4. Jika data lengkap dan tepat, maka data jenis surat akan disimpan kedalam database.
16. Nomor Proses 2.4.1
Nama Proses Tambah Jenis Surat
(61)
99
Input Data jenis surat
Output Info jenis surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data sifat surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data jenis surat.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data jenis surat akan disimpan ke database.
17. Nomor Proses 2.4.2
Nama Proses Ubah jenis surat
Source Administrasi Umum
Input Data jenis surat
Output Info jenis surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data jenis surat lama
dengan data jenis surat baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data jenis surat lama dengan data jenis surat baru.
3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.
18. Nomor Proses 2.4.3
Nama Proses Hapus jenis surat
(62)
Input Data jenis surat
Output Info jenis surat
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data jenis surat yang akan
dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data jenis surat batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data jenis surat dihapus.
19. Nomor Proses 2.5
Nama Proses Pengolahan Data Folder
Source Administrasi Umum
Input Data folder
Output Info folder
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data folder. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data folder
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data folder.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data
4. Jika data lengkap dan tepat, maka data folder akan disimpan kedalam database.
20. Nomor Proses 2.5.1
Nama Proses Tambah Folder
(63)
101
Input Data folder
Output Info folder
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data folder. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data folder.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data folder akan disimpan ke database.
21. Nomor Proses 2.5.2 Nama Proses Ubah folder
Source Administrasi Umum
Input Data folder
Output Info folder
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data jabtan lama dengan
data folder baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data folder lama dengan data folder baru.
3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.
22. Nomor Proses 2.5.3
Nama Proses Hapus folder
(64)
Input Data folder
Output Info folder
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data folder.
Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data folder yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data folder batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data folder dihapus.
23. Nomor Proses 2.6
Nama Proses Pengolahan Data Jabatan
Source Administrasi Umum
Input Data jabatan
Output Info jabatan
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan data jabatan. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data jabatan
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data jabatan.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data
4. Jika data lengkap dan tepat, maka data jabatan akan disimpan kedalam database.
24. Nomor Proses 2.6.1
Nama Proses Tambah Jabatan
(65)
103
Input Data jabatan
Output Info jabatan
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data jabatan. Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data jabatan.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data jabatan akan disimpan ke database.
25. Nomor Proses 2.6.2
Nama Proses Ubah jabatan
Source Administrasi Umum
Input Data jabatan
Output Info jabatan
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data jenis surat. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data jabtan lama dengan
data jabatan baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data jabatan lama dengan data jabatan baru. 3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan
menampilkan pesan kesalahan.
26. Nomor Proses 2.6.3
Nama Proses Hapus jabatan
(66)
Input Data jabatan
Output Info jabatan
Destination Administrasi Umum
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data jabatan.
Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data jabatan yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data jabatan batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data jabatan dihapus.
27. Nomor Proses 3.1
Nama Proses Pengolahan Surat Masuk
Source Administrasi Umum, Direktur/Kepala Unit Kerja
Input Data surat masuk, data disposisi
Output Info surat masuk, info disposisi
Destination Administrasi Umum, Direktur/Kepala Unit Kerja, Staf TU
Unit Kerja/Sekretaris
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan surat masuk. Logika Proses 1. Administrasi Umum memasukan data surat masuk
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data surat masuk.
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data
4. Jika data lengkap dan tepat, maka data surat masuk akan disimpan kedalam database.
5. Surat yang masuk dilakukan disposisi oleh Direktur/Kepala Unit Kerja
(67)
105
Nama Proses Tambah surat masuk
Source Administrasi Umum
Input Data surat masuk
Output Info surat masuk
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data surat masuk Logika Proses 1. Administrasi Umum menambah data surat masuk.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data surat masuk akan disimpan ke database.
29. Nomor Proses 3.1.2
Nama Proses Ubah surat masuk
Source Administrasi Umum
Input Data surat masuk
Output Info surat masuk
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah data surat masuk. Logika Proses 1. Administrasi Umum mengubah data surat masuk lama
dengan data surat masuk baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data surat masuk lama dengan data surat masuk baru.
(68)
menampilkan pesan kesalahan. 30. Nomor Proses 3.1.3
Nama Proses Hapus surat masuk
Source Administrasi Umum
Input Data surat masuk
Output Info surat masuk
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data surat masuk. Logika Proses 1. Administrasi Umum memilih data surat masuk yang
akan dihapus dan pilih tombol hapus. 2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data surat masuk batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data surat masuk dihapus.
31. Nomor Proses 3.1.4 Nama Proses Disposisi
Source Direktur/Kepala Unit Kerja
Input Data disposisi
Output Info disposisi
Destination Direktur/Kepala Unit Kerja, Administrasi Umum, Staf TU
Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk melakukan disposisi surat masuk. Logika Proses 1. Direktur/Kepala Unit Kerja melakukan disposisi terhadap surat masuk yang sudah disimpan kedalam database.
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data disposisi.
(69)
107
3. Jika data disposisi tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem akan memberitahu Direktur/Kepala Unit Kerja. 4. Jika data lengkap dan tepat, maka data disposisi
disimpan kedalam database. 32. Nomor Proses 3.1.4.1
Nama Proses Tambah disposisi
Source Direktur/Kepala Unit Kerja
Input Data disposisi
Output Info disposisi
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengirim disposisi
Logika Proses 1. Direktur atau Kepala Unit Kerja menambah data disposisi.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data disposisi akan disimpan ke database.
33. Nomor Proses 3.1.4.2
Nama Proses Ubah disposisi
Source Direktur/Kepala Unit Kerja
Input Data disposisi
Output Info disposisi
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
(70)
Logika Proses 1. Direktur/Kepala Unit Kerja mengubah data disposisi lama dengan data disposisi baru.
2. Jika data masukkan benar maka sistem akan meng-update data surat masuk lama dengan data disposisi baru.
3. Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.
34. Nomor Proses 3.1.4.3
Nama Proses Hapus disposisi
Source Direktur/Kepala Unit Kerja
Input Data disposisi
Output Info disposisi
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus data disposisi.
Logika Proses 1. Direktur/Kepala Unit Kerja memilih data disposisi yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data disposisi batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data disposisi dihapus.
35. Nomor Proses 3.1.4.4
Nama Proses Telusuri Disposisi
Source Direktur/Kepala Unit Kerja
Input Data disposisi
Output Info disposisi
Destination Administrasi Umum, Staf Unit Kerja
(71)
109
Logika Proses 1. Administrasi Umum atau Staf Unit Kerja memilih data surat masuk beserta disposisi yang akan ditelusuri.
2. Pilih tombol telusuri surat masuk.
3. Sistem menampilkan hasil penelusuran data surat masuk beserta disposisi.
36. Nomor Proses 3.2
Nama Proses Pengolahan Surat Keluar
Source Administrasi Umum, Staf TU Unit Kerja
Input Data surat keluar
Output Info surat keluar
Destination Administrasi Umum, Direktur/Kepala Unit Kerja, Staf TU
Unit Kerja/Sekretaris
Deskripsi Proses ini digunakan untuk pengolahan surat keluar.
Logika Proses 1. Administrasi Umum atau Staf TU Unit Kerja memasukan data surat keluar.
2. Sistem akan memeriksa kelengkapan dan ketepatan data surat masuk..
3. Jika data tidak lengkap atau tidak tepat maka sistem menampilkan pesan kesalahan pengisian data atau Staf TU Unit Kerja.
4. Jika data lengkap dan tepat, maka data surat keluar akan disimpan kedalam database.
37. Nomor Proses 3.2.1
Nama Proses Tambah surat keluar
Source Administrasi Umum, Staf TU Unit Kerja/Sekretaris
Input Data surat keluar
Output Info surat keluar
(72)
Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menambah data surat keluar Logika Proses 1. Administrasi Umum atau Staf TU Unit Kerja
menambah data surat keluar.
2. Jika data yang dimasukan belum lengkap maka akan tampil pesan data masih kosong.
3. Jika data yang dimasukan belum benar maka akan tampil pesan kesalahan dalam memasukan data.
4. Jika data yang dimasukan sudah benar maka data surat keluar akan disimpan ke database.
38. Nomor Proses 3.2.2
Nama Proses Ubah surat keluar
Source Administrasi Umum, Staf TU Unit Kerja/Sekretaris
Input Data surat keluar
Output Info surat keluar
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mengubah surat keluar.
Logika Proses 1. Administrasi Umum atau Staf TU Unit Kerja mengubah data surat keluar lama dengan data surat keluar baru. 2. Jika data masukkan benar maka sistem akan
meng-update data surat keluar lama dengan data surat keluar baru.
Jika data masukkan tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.
39. Nomor Proses 3.2.3
Nama Proses Hapus surat keluar
(73)
111
Input Data surat masuk
Output Info surat masuk
Destination Administrasi Umum , Staf TU Unit Kerja, Direktur/Kepala Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk menghapus surat keluar
Logika Proses 1. Administrasi Umum atau Staf TU Unit Kerja memilih data surat keluar yang akan dihapus dan pilih tombol hapus.
2. Tampil pesan konfirmasi penghapusan data.
3. Sistem mengecek jika pilihannya batal, maka data surat keluar batal untuk dihapus tetapi jika pilihannya OK, maka data surat keluar dihapus.
40. Nomor Proses 3.2.4
Nama Proses Cetak surat keluar
Source Administrasi Umum, Staf TU Unit Kerja
Input Data surat keluar
Output Info surat keluar
Destination Administrasi Umum, Staf TU Unit Kerja
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mencetak surat keluar.
Logika Proses 1. Administrasi Umum atau Staf TU Unit Kerja menentukan data surat keluar yang akan dicetak.
2. Jika memilih menu print maka sistem akan mengeksport file surat keluar dan disimpan di media penyimpanan komputer untuk dilakukan print.
41. Nomor Proses 4.1
Nama Proses Laporan surat masuk
(1)
Berdasarkan hasil pengujian
blackbox
yang
telah dilakukan dapat diambil kesimpulan
bahwa secara fungsional sistem pengelolaan
distribusi surat dan monitoring digital
disposition sudah dapat menghasilkan output
(2)
(3)
Sistem informasi yang dibangun mudah digunakan oleh
pengguna.
Sistem informasi yang dibangun telah memenuhi kebutuhan
fungsional sesuai dengan apa yang diharapkan pengguna.
Sistem informasi yang dibangun memudahkan dalam
mengolah pengarsipan surat masuk beserta disposisi
Sistem informasi yang dibangun mampu mengefisienkan
proses penggandaan naskah.
Sistem informasi yang dibangun memudahkan proses
pencarian surat dan menjamin keamanan surat.
Sistem informasi yang dibangun mampu mengefektifkan
pengecekan surat masuk untuk dilakukan disposisi.
Sistem
informasi
yang
dibangun
dapat
mengatasi
permasalahan pengendapan surat.
(4)
Dengan adanya sistem ini pengelolaan arsip dan dokumentasi
surat menjadi lebih baik sehingga memudahkan dalam pencarian surat .
Dengan adanya sistem ini keamanan surat lebih terjamin sehingga
disposisi yang tidak tercapai akibat surat hilang tidak terjadi.
Dengan adanya sistem ini mengefektifkan pengecekan surat
masuk yang dilakukan pimpinan sehingga disposisi tidak akan tertunda.
Dengan adanya sistem ini mengefisienkan proses penggandaan naskah disposisi sehingga naskah dapat diakses bersama dan tidak boros dalam penggunaan sumber daya.
Dengan adanya sistem ini tidak terjadi lagi pengendapan surat sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.
(5)
Pemanfaatan teknologi sms dapat digunakan
untuk memberikan notifikasi agar respon
pengguna lebih cepat terhadap surat masuk
dan disposisi masuk.
Sistem
yang
telah
dibangun
dapat
dikembangkan untuk pengarsipan
dokumen-dokumen lain yang ada di Politeknik Negeri
(6)